MICROSOFT EXCEL 2016

Introducción• Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar

operaciones con números organizados en una cuadrícula, operacionesmatemáticas, proyectos, esquemas empresariales. Excel no solo trabajacon herramientas de cálculos, también incluye una serie de gráficosmejorados para realizar estadísticas visuales.

• Excel 2016 presenta una manera más limpia y fácil de trabajo con datos,pues Excel está preparado para trabajar de manera táctil en PCs, Tablets oSmartphones, ahora con la novedad de poder insertar objetos en 3D a finde ver todos los angulos, mejorando el efecto visual y Creativo

¿Qué es una hoja de cálculo?

• Es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

• Re-cálculo automático: Si se realiza cambio en los datosde la hoja, Excel automáticamente vuelve a calc3,ulartodo.

• Ingresar texto o incluso poner gráficos de logotipos encualquier parte de la hoja.

• Elaborar gráficos a partir de los datos introducidos.

¿Qué podemos realizar con una hoja de cálculo?

Novedades de Excel 2016

Gráficos: la novedad de la que todo el mundo habla• La novedad más destacable de

Excel 2016 es sin duda la de los seis nuevos tipos de gráfico que complementan a los ya existentes. Los comento brevemente:

Gráficos en cascada, Histograma yGrafico Pareto, caja y bigotes,Mapa de Árbol y proyección solar

• Consultas mejoradas, mapas en3D integrados a Excel eincorporación de Powermap yPowerpivot

La Hoja de Trabajo

La hoja de trabajo en Excel 2016, es como una gran hoja cuadriculada formada por 1048576 Filas y 16384 Columnas

Columna: Conjunto de celdasseleccionadas verticalmente. Cadacolumna se reconocen por letras,por ejemplo A, B, C….AA, AB,…XFD,que numéricamente da 16384

Fila: Es la selección horizontal deun conjunto de celdas de unahoja de datos. Se enumeradesde 1 hasta 1,048,576.

Celda en Excel

Celda: Es el espaciorectangular que se formaen la intersección de unafila y una columna,ejemplo C4 en donde C esla columna y 4 es la fila. Enuna celda se puedeintroducir cualquierinformación como textos,números, fórmulas oinstrucciones para realizarun determinado cálculo otarea

Celda activa: es una celda resaltadao señalada por un rectángulo negrode bordes gruesos Esto también sedenomina la celda actual o celdaresaltada

Punteros en Excel

Selección, flecha color Blanco, seleccionar herramientas.Selección Cruz color blanco: se usa para seleccionar celdas.Trasladar Celdas y la información contenida en ellas.Copiar selección por arrastre y completar series.Seleccionar Filas.Seleccionar columnas.Edición de texto intermitente.Para seleccionar texto.Para Ampliar ColumnasPara Ampliar Filas

Rango: Es el bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como unaunidad. Los rango son vitales ya que todo tipo de operaciones se realizan a base derangos.

Libro de trabajo: Es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemosen este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajode Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.

El Libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 1 hojaaunque el número de éstas puede variar en función de la memoria disponible.

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplotodas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en unsólo libro.

Iniciar Excel 2016• Desde el botón Inicio,

situado normalmente en laesquina inferior izquierdade la pantalla. Al hacer clicen Inicio botón inicio ,iremos a una pantalla conun nuevo menú. Paraencontrar la aplicación deExcel en el menú deWindows 10 o por losdetalles del menú verticala la izquierda del menú.

Aparece una nueva pantalla: la de aplicaciones. Enella aparece un listado de todas las aplicaciones quetenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nosaparece el icono de Excel en pantalla, deberemosdejar el puntero del ratón en el lateral derecho de lapantalla, lo que provocará que se desplace el listadode aplicaciones. También podemos utilizar la barrade desplazamiento horizontal que aparece en laparte inferior de la pantalla para desplazarnos hastaencontrar el icono de Excel. Una vez localizado elicono botón inicio acompañado del texto Excel 2016,sólo deberemos pulsar en él para abrir una nuevahoja de Excel.

Vista BackstageIniciar un nuevo Archivo Información sobre Excel

Archivos recientes que se ha abierto (si los hay)

La Pantalla InicialAl iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

• Si abrimos un Libro en blanco, dando clip sobre laprimera opción del menú de la derecha, se nosmostrará una hoja de cálculo.

Barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene lasoperaciones más habituales de Excel comoGuardar, Imprimir, Deshacer o Rehacer.

Desplegaremos la opción Personalizarbarra de herramientas de acceso rápidohaciendo clic sobre el pequeño icono conforma de flecha negra hacia abajo. En eldesplegable que aparece, si haces clic enuna opción esta aparecerá marcada yaparecerá en la barra de acceso rápido. Deforma similar, si vuelves a hacer clic sobreella se eliminará de la barra. Si noencuentras la opción en la lista que tepropone, puedes seleccionar Máscomandos.

Barra de Título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando enese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombreprovisional Libro1, hasta que se lo guarde y dar el nombre al archivo. Enel extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar orestaurar y cerrar.

Guardar Deshacer Rehacer Insertar controles Libro activo opciones de presentación la cinta de opciones cerrar

Personaliza barra de herramientas de acceso rápido Minimizar Maximizar/Restaurar

La Barra de fórmulas está formada de tres partes. En el extremo izquierdo de la Barra de fórmulas, el Cuadro de Nombres muestra la ubicación de la celda activa.

El área Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de fórmula y muestrala información almacenada en la celda activa. Si una celda contiene una fórmula apareceen el área Contenido de Celda, mientras que el resultado de la fórmula aparece en lacelda activa. Si la celda activa contiene una entrada muy grande, puede usar en elextremo derecho del área Contenido de celda para expandir el tamaño del áreaContenido de Celda verticalmente.

Barra de Fórmula

Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones queayudan a ingresar información. Antes que comience a escribir en una celda, soloaparece el botón Insertar Función. Una vez que comience a escribir, dos botonesmás aparecen; clic en Introducir (visto bueno) para aceptar la entrada que apareceen el área Contenido de Celdas, o clic en Cancelar (una X) para abortar cualquierescritura y regresar a los contenidos de la celda.

La Ficha ArchivoLa pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierdade la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás verlas acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendoGuardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

Contiene elementos como: Información, Imprimir, Abrir, o Guardarcomo. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarásque tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nosmostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupandotoda la superficie de la ventana Excel.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC ohacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquinasuperior izquierda.

La Cinta de Opciones• Lo principal en una Cinta de opciones son sus fichas. Excel 2013 cuenta

con 7 fichas que aparecen por defecto (Inicio, Insertar, Diseño depágina, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista).

• Cada ficha organiza sus comandos en grupos, por ejemplo, en la FichaInicio los comandos para aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado seencuentran organizados en el grupo Fuente.

• Algunos grupos poseen un pequeño botón (al extremo derecho delnombre de grupo) que permite activar o desactivar algunos cuadros dediálogo o paneles.

• alguna agregada como NitroPro9 o PowerPivot

La Cinta de VistaLA FICHA VISTA

• Vistas del libro: Normal, Ver salto de página, diseño de página, vistaspersonalizada

• Mostrar: Regla, Barra de Fórmulas, Línea de cuadrícula, Encabezados

• Zoom: Zoom, 100%, Ampliar selección.

• Ventana: Nueva ventana, Organizar todo, Inmovilizar, Dividir, ocultar,mostrar, ver en paralelo, Desplazamiento sincrónico, restablecer posiciónde la ventana

• Macros.

La Cinta de Opciones

LA FICHA INICIO

• Pegar, cortar, copiar, pegar, portapapeles.

• Fuentes: tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color, relleno, bordes.

• Alineación de texto, orientación, sangría, ajuste de texto, combinar y centrar celdas.

• Formato de número, disminuir y aumentar decimales.

• Estilos de celda, dar formato a tablas y condicionales.

• Celdas: Insertar, eliminar, formato de la celda.

• Modificar: Rellenar celdas, autosuma, borrar contenido, ordenar y filtra, buscar y seleccionar información.

Vista del libro

Diseño de Página Vista Normal

La Cinta de Opciones

LA FICHA INSERTAR

• Insertar tabla dinámica, tablas.

• Ilustraciones: Imágenes, imágenes prediseñadas, formas, SmartArt.

• Gráficos: Columnas, líneas, Circular, Barra, Área, Dispersión, Otros gráficos.

• Vínculos: Hipervínculos.

• Texto: Cuadro de texto, encabezado y pie de página, WordArt, Línea de firma, Objeto, símbolo.

La Cinta de Opciones

LA FICHA DISEÑO DE PÁGINA

• Temas, colores, fuentes, efectos.

• Configuración de la página: Márgenes, orientación, tamaño, área deimpresión, saltos de página, fondo, impresión de títulos.

• Ajustar área de impresión: Ancho, alto, escala.

• Organizar: Paneles de selección, alineación, agrupar, girar, traer al fondo, traeral frente.

La Cinta de Opciones

LA FICHA FÓRMULA

• Biblioteca de funciones: Insertar función, autosuma, financieras, lógicas,texto, fecha y hora, matemáticas y trigonométricas, mas funciones.

• Nombres definidos.

• Auditorias de fórmulas.

La Cinta de Opciones

LA FICHA DATOS

• Obtener datos externos.

• Ordenar y filtrar datos.

• Herramientas de datos.

La Cinta de Opciones

LA FICHA REVISAR

• Ortografía y gramática.

• Comentarios.

• Cambios y protección en el libro, hoja.

Operadores• Excel permite que en una

función tengamos variosoperadores para tratar losdatos.

• Los operadores sonsímbolos que identificaExcel con operacionesaritméticas y es el enlaceentre 2 argumentos.

Operadores más utilizados:

SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA

+ SUMA

- RESTA

* MULTIPLICA

/ DIVIDE

^ EXPONENCIACIÓN

& UNIÓN / CONCATENAR

= Comparación IGUAL QUE

> Comparación MAYOR QUE

< Comparación MENOR QUE

>= Comparación MAYOR IGUAL QUE

<= Comparación MENOR IGUAL QUE

<> Comparación DISTINTO

Precedencia de los operadores• Excel como cualquier

operador matemáticotiene unas ciertas reglaspara saber queoperaciones debe realizarprimero para que elresultado obtenido sea elcorrecto.

• En la siguiente tablamostramos lasprecedencias establecidaspor Excel.

SIMBOLO DEL

OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA PRECEDENCIA

^ EXPONENCIACIÓN 1

* MULTIPLICA 2

/ DIVIDE 2

+ SUMA 3

- RESTA 3

& UNIÓN / CONCATENAR 4

= Comparación IGUAL QUE 5

> Comparación MAYOR QUE 5

< Comparación MENOR QUE 5

>= Comparación MAYOR IGUAL QUE 5

<= Comparación MENOR IGUAL QUE 5

<> Comparación DISTINTO 5

• En una fórmula o función pueden utilizarse tantos operadores como seannecesarios teniendo en cuenta siempre que los operadores hacenreferencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamentecomplejas.

Ejemplo:= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7))/(SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

• Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir, laoperación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.

Tipos de DatosEn una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.La fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc.En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datosCuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir quese produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede queExcel nos avise o no.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

##### se produce cuando el ancho de una columna no essuficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡VALOR! La fórmula incluye un argumento u operando del tipo

equivocado. Un operando se refiere a una valor o referencia de

celda que una fórmula usa para calcular un resultado.

Errores en los datos#NOMBRE? Este error también es muy común dentro de una hoja de Excel, indica que está mal escrito el nombre de una fórmula, o quizá porque ha incluido el nombre de un rango sin ser todavía creado. Generalmente este error es un error de sintaxis, para poder resolverlo, deberá revisar la fórmula detenidamente.

#¡NULO! Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza correctamente los separadores de lista (,) o (;)

En la función: =SUMA(A2:A6 B2:B6), no aparece ningún símbolo de separación de argumentos o listas y el resultado será #¡NULO!, la fórmula correcta seria: =SUMA(A2:A6;B2:B6)

Valor de error Explicación

Errores en los datos

#¡NUM! Este error en Excel, nos indica que existe un error en algún número que funciona como argumento en nuestra fórmula.

Si se utiliza =RCUAD(B4) y tenemos en B4 un valor negativo, el resultado eserror #¡NUM!, pues la función raíz no puede operar ante un número negativo,para solucionarlo puede utilizar la siguiente fórmula: =RAIZ(ABS(B4))

#N/A Este error es muy común, nos indica que no está disponible el valordeseado y que la fórmula no podrá mostrar el resultado correcto.

Algunos usuarios utilizan la función ND a propósito, para indicar que faltandatos.

Fórmulas y funcionesUna función es una fórmula predefinida por Excel 2013 (o por elusuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado queaparecerá directamente en la celda.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas: • Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el

signo = • Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.

No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

• Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

• Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo deoperación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas ytrigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha yhora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y deinformación.

Guardar un libro de trabajoExisten dos formas de guardar un libro de trabajo:

• 1. Guardar como: Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.

• 2. Guardar: Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo.

Guardar un libro de trabajoPara almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como. Dejamos seleccionadala opción por defecto, Equipo. De esta manera el archivo se almacenará en lamemoria de nuestro equipo.

Pulsamos el botón Examinar.

GUARDAR COMO…En OneDrive En el Escritorio

Este Pc

Examinar

Documentos

Guardar como…• Aparecerá un cuadro de diálogo: Dirección de

Guardado

Nombre del archivo

Tipos de archivo

Guardar

Guardar un libro de trabajoSi el fichero ya existía, es decir, ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombrede archivo su antiguo nombre. Si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva rutade archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. O dar clicsobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También puedes utilizar lacombinación de teclas Ctrl + G. Por el contrario, si se crea otro documento nuevo conlas modificaciones que se han realizado sin cambiar el documento original se tendráque seguir estos pasos:

• Seleccionar la carpeta donde se va a guardar el trabajo. Para ello deberás utilizar elexplorador que se incluye en la ventana.

• En el recuadro Nombre de archivo, se escribe el nombre que se va a colocar alarchivo.

• Y por último clic sobre el botón Guardar.

¿Cómo cerrar la aplicación Excel?• Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:

1. Clic en el botón de la barra de título.

2. Combinar teclas ALT+F4.

Para cerrar la libro actual sin cerrar Excel:

1. Clic en la Ficha Archivo y clic en opción Cerrar.