Microsoft Excel 2007 - Basico & Avanzado

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Organización Educativa Leonardo Davinci Curso: Excel 1 Nivel: Avanzado NOTA: La información contenida en este material, tiene un fin exclusivamente didáctico, y por lo tanto, no está previsto su aprovechamiento a nivel profesional o industrial. Organización Leonardo Da Vinci no será jurídicamente responsable por errores u omisiones; daños y perjuicios que se pudieran atribuir al uso de la información comprendida en este libro, ni por la utilización indebida que pueda dársele.

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Los nombres comerciales que aparecen en este libro son marcas registradas de sus propietarios y se mencionan únicamente con fines didácticos, por lo que Organización Leonardo Da Vinci no asume ninguna responsabilidad por el uso que se dé a esta información, ya que no infringe ningún derecho de registro de marca.

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Curso: Excel 1 Nivel: Avanzado  

NOTA: La información contenida en este material, tiene un fin exclusivamente didáctico, y por lo tanto, no está previsto su aprovechamiento a nivel profesional o industrial. Organización Leonardo Da Vinci no será jurídicamente responsable por errores u omisiones; daños y perjuicios que se pudieran atribuir al uso de la información comprendida en este libro, ni por la utilización indebida que pueda dársele.

 

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Curso: Excel 2 Nivel: Avanzado  

Los nombres comerciales que aparecen en este libro son marcas registradas de sus propietarios y se mencionan únicamente con fines didácticos, por lo que Organización Leonardo Da Vinci no asume ninguna responsabilidad por el uso que se dé a esta información, ya que no infringe ningún derecho de registro de marca. Colaboró con la recopilación de esta información: Ing. Nathaly Prado Ramírez

    

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Curso: Excel 3 Nivel: Avanzado  

ÍNDICE DE CONTENIDOS  

FILTROS DE DATOS ................................................................................................................ 6 

FILTROS DE DATOS ............................................................................................................ 7 

AUTOFILTRO ....................................................................................................................... 7 

FILTROS AVANZADOS ......................................................................................................... 9 

VALIDACIÓN DE DATOS .................................................................................................... 11 

PRÁCTICA GUIADA .......................................................................................................... 14 

EXCEL FINANCIERO .............................................................................................................. 15 

FUNCIONES FINANCIERAS ............................................................................................... 16 

FUNCIÓN PAGO ................................................................................................................ 16 

FUNCIÓN PAGOINT .......................................................................................................... 20 

FUNCIÓN PAGOPRIN ........................................................................................................ 22 

FUNCIÓN VALOR ACTUAL NETO (VNA) ............................................................................ 24 

FUNCIÓN TIR .................................................................................................................... 27 

PRÁCTICA GUIADA .......................................................................................................... 30 

BASE DE DATOS I ................................................................................................................. 31 

FUNCIONES BASE DE DATOS ........................................................................................... 32 

CREAR BASE DE DATOS .................................................................................................... 32 

FUNCIÓN BDCONTARA ..................................................................................................... 33 

FUNCIÓN BDCONTAR ....................................................................................................... 35 

FUNCIÓN BDMAX ............................................................................................................. 37 

FUNCIÓN BDMIN .............................................................................................................. 39 

FUNCIÓN BDPRODUCTO .................................................................................................. 41 

FUNCIÓN BDPROMEDIO .................................................................................................. 43 

FUNCIÓN BDSUMA .......................................................................................................... 45 

PRÁCTICA GUIADA .......................................................................................................... 47 

BASE DE DATOS II ................................................................................................................ 48 

APLICACIÓN DE LAS BASE DE DATOS ............................................................................... 49 

CONSULTA DE BASE DE DATOS ........................................................................................ 49 

OBTENER DATOS EXTERNOS ........................................................................................... 52 

IMPORTAR DESDE ACCESS ............................................................................................... 52 

IMPORTAR DESDE WEB .................................................................................................... 53 

IMPORTAR DESDE TEXTO ................................................................................................. 55 

PRÁCTICA GUIADA .......................................................................................................... 58 

TABLAS DINÁMICAS............................................................................................................. 59 

TABLAS DINÁMICAS ........................................................................................................ 60 

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Curso: Excel 4 Nivel: Avanzado  

INGRESO Y ANÁLISIS DE DATOS ....................................................................................... 60 

DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA ..................................................................................... 60 

GENERAR GRÁFICO DINÁMICO ........................................................................................ 63 

PRÁCTICA GUIADA .......................................................................................................... 66 

ANÁLISIS DE DATOS ............................................................................................................. 68 

ANÁLISIS DE DATOS ........................................................................................................ 69 

ESCENARIOS ..................................................................................................................... 69 

SUBTOTALES ..................................................................................................................... 72 

TABLAS DE DATOS ............................................................................................................ 74 

TABLAS DE DATOS DE UNA VARIABLE ............................................................................. 75 

TABLAS DE DATOS DE DOS VARIABLES ............................................................................ 77 

BUSCAR OBJETIVO............................................................................................................ 79 

PRÁCTICA GUIADA .......................................................................................................... 81 

OPTIMIZACIÓN .................................................................................................................... 82 

OPTIMIZAR DATOS EN EXCEL .......................................................................................... 83 

FUNCIÓN SOLVER ............................................................................................................. 84 

DEFINIR Y RESOLVER UN PROBLEMA ............................................................................... 85 

CREAR INFORMES ............................................................................................................ 88 

ADMINISTRAR RESTRICCIONES ........................................................................................ 91 

SOLVER Y PROGRAMACIÓN LINEAL ................................................................................. 93 

PRÁCTICA GUIADA .......................................................................................................... 99 

FORMULARIOS ...................................................................................................................100 

FORMULARIOS EN EXCEL ...............................................................................................101 

FORMULARIOS ............................................................................................................... 101 

CONTROLES DE FORMULARIOS EN EXCEL ..................................................................... 102 

DISEÑO Y CREACIÓN DE FORMULARIOS ........................................................................ 103 

PRACTICA CLASE ............................................................................................................111 

MACROS I ...........................................................................................................................116 

CREACIÓN DE MACROS ..................................................................................................117 

SEGURIDAD PARA MACROS ........................................................................................... 117 

GRABAR MACROS .......................................................................................................... 117 

EJECUTAR MACROS ........................................................................................................ 120 

ASIGNAR MACROS A OBJETOS ....................................................................................... 121 

CREAR MACROS MANUALMENTE .................................................................................. 122 

EL ENTORNO DEL EDITOR DE VISUAL BASIC .................................................................. 123 

GUARDAR LIBROS EN EXCEL CON MACROS ................................................................... 126 

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Curso: Excel 5 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA .........................................................................................................128 

FORMULARIOS DE VBA .......................................................................................................129 

FORMULARIOS DE VISUAL BASIC PARA MACROS ...........................................................130 

USERFORM ..................................................................................................................... 130 

CREAR USERFORM ......................................................................................................... 130 

CONTROLES DE USERFORM ........................................................................................... 132 

PROGRAMACION DE LOS CONTROLES ........................................................................... 135 

ENLAZAR CONTROLES A LAS CELDAS ............................................................................. 136 

PRÁCTICA GUIADA .........................................................................................................142 

11 MACROS III ....................................................................................................................144 

PROGRAMACION EN VISUAL BASIC PARA MACROS .......................................................145 

DECLARACIÓN DE VARIABLES ........................................................................................ 145 

ESTRUCTURA IF… THEN…ELSE ....................................................................................... 145 

ESTRUCTURA FOR … TO … NEXT .................................................................................... 147 

ESTRUCTURA WHILE … WEND ....................................................................................... 150 

PRÁCTICA GUIADA .........................................................................................................154 

 

   

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Curso: Excel 6 Nivel: Avanzado  

Sesión 1

FILTROS DE DATOS

 

 

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Curso: Excel 7 Nivel: Avanzado  

FILTROS DE DATOS AUTOFILTRO Seleccionar los datos que forman la lista y elegir la ficha Datos, elegir

opción Filtro. O también desde la Ficha Inicio, seleccionar Ordenar y Filtrar y seleccionar la opción Filtro.

Los nombres de campo que están como encabezados de las columnas

pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la selección. Desde la opción de Autofiltro, podemos seleccionar los datos que se

desean mostrar.  

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Curso: Excel 8 Nivel: Avanzado  

Ejemplo: Mostrar todos los productos cuyo precio base es mayor que S/. 180.

Ingresar la condición respectiva.

EL resultado sería:

 

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Curso: Excel 9 Nivel: Avanzado  

También podemos ordenar los datos de mayor a menor o viceversa. Ejemplo: Mostrar todos los productos ordenados por PrecioBase de Mayor a Menor:

El resultado mostrará todos los datos de la siguiente manera:

FILTROS AVANZADOS Es una manera de seleccionar algunos datos y mostrarlos en una ubicación diferente. Esta opción utiliza los cuadros de criterios vistos en las funciones de Base de Datos. Ejemplo 01: Filtrar los datos de los Abarrotes: Crear el cuadro de Criterios:

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Curso: Excel 10 Nivel: Avanzado  

Seleccionar la opción de Filtro Avanzado de la Ficha Datos: El resultado sería:

Ejemplo 02: Filtrar los datos de las golosinas cuyo precio base sea menor que S/. 220 Crear el cuadro de Criterios:

Destino de los Datos

Cuadro de Criterios

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Curso: Excel 11 Nivel: Avanzado  

Seleccionar la opción de Filtro Avanzado de la Ficha Datos: El resultado sería:

VALIDACIÓN DE DATOS Se utiliza para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les notifiquen las entradas incorrectas. Seleccionar las celdas para validación, luego seleccione ficha Datos, en

el grupo Herramienta de datos, hacer clic en el botón Validación de datos, y se muestra la siguiente figura:

Destino de los Datos

Cuadro de Criterios

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Curso: Excel 12 Nivel: Avanzado  

Ficha Configuración: Permite ingresar la condición que debe cumplir el contenido de la celda. Ejemplo: Que la celda no acepte números menores que 0.

Ficha Mensaje Entrante:

Se define un mensaje informativo donde se indican los valores que se deben ingresar en esa celda.

Ficha Mensaje de Error:

Es un mensaje de Error que se mostrará cada vez que se ingresan número que no cumplen con la condición ingresada en la celda.

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Curso: Excel 13 Nivel: Avanzado  

En la celda se mostrará el Mensaje de Entrada, tal como se muestra en

la siguiente figura. Si se ingresa un dato que no cumple con la condición, se mostrará el

mensaje de error:

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Curso: Excel 14 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA En un nuevo libro de trabajo, copiar los siguientes datos y resolver lo

que se te pide. Validar el ingreso de datos de la columna de Hijos, sólo debe aceptar

números, en caso contrario debe mostrar un mensaje de Error. Grabar el libro con el nombre de Filtros. Usando la opción Autofiltro ordenar los datos de mayor a menor por

Número de Hijos. Usando la opción Autofiltro ordenar los datos de menor a mayor por

Bonificación. Usando Filtros avanzados: Filtrar todos los vendedores. Filtrar todos los que no tienen hijos. Filtrar a los gerentes con hijos. Filtrar a los que ganan mas de S/. 1,000 o menos de S/. 800. Filtrar a los Técnicos con hijos o a los Vendedores cuya bonificación es

mas de S/. 80. Filtrar a los que apellidan rojas y no tienen hijos o a las Secretarias

cuyo sueldo neto es menos que S/. 900. Filtrar a los que no tienen asignación familiar y el descuento por AFP es

mas de S/. 70.

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Curso: Excel 15 Nivel: Avanzado  

Sesión 2

EXCEL FINANCIERO

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

Trabaja eficientemente con una hoja

de Cálculo.

Identifica y aplica adecuadamente

los distintos formatos de celdas.

Usa correctamente las referencias

relativas y absolutas.

 

 

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Curso: Excel 16 Nivel: Avanzado  

FUNCIONES FINANCIERAS FUNCIÓN PAGO Objetivo: Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Estructura: = PAGO(tasa, nper, va, [vf], [tipo]) Tasa: Es el tipo de interés del préstamo. Nper: Es el número total de pagos del préstamo. Va: Es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos.

También se conoce como valor bursátil. Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr

después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo: Es el número 0 ó 1, Indica cuándo vencen los pagos.

0 u omitido Al final del período 1 Al inicio del período

NOTA: El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero

no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.

Categoría: Financieras Pasos:

 

1. Seleccionar la celda donde se mostrará el resultado.

2. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 17 Nivel: Avanzado  

También puede usar la ficha Fórmulas.

Categoría Financieras

Seleccionar la función PAGO

Seleccionar las celdas a evaluar

Categoría Financieras

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Curso: Excel 18 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

El resultado sale con signo negativo debido a que se trata de un pago a realizarse. Para visualizar el resultado con signo positivo se debe agregar la función de valor absoluto a la función pago para que se muestre solo el valor numérico del resultado.

Obteniendo como resultado: Se debe mantener uniformidad en el uso de las unidades con las que

especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para tasa y 4 para nper.

 

Fórmula insertada

Resultado de la operación

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Curso: Excel 19 Nivel: Avanzado  

¿Cuánto se pagaría mensualmente? Se deben expresar los datos en meses.

¿Cuál es el pago total por el préstamo? ¿Cuánto se paga de Intereses?

 

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Curso: Excel 20 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN PAGOINT Objetivo: Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Estructura: = PAGOINT(tasa, período, nper, va, [vf], [tipo]) Período: Es el período para el que se desea calcular el interés y que

debe estar entre 1 y el argumento nper. Categoría: Financieras Pasos:

1. Seleccionar la celda donde se mostrará el resultado.

Categoría Financieras

Seleccionar la función PAGOINT

2. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 21 Nivel: Avanzado  

También puede usar la ficha Fórmulas. Expresamos los pagos en Meses Usando la función ABS, el resultado sería:

 

Fórmula insertada

Resultado de la operación

Seleccionar las celdas a evaluar

Categoría Financieras

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Curso: Excel 22 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN PAGOPRIN Objetivo: Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante Estructura: = PAGOPRIN(tasa, período, nper, va, [vf], [tipo]) Período: Especifica el período, que debe estar entre 1 y el valor de

nper. Categoría: Financieras Pasos:

1. Seleccionar la celda donde se mostrará el resultado.

Categoría Financieras

Seleccionar la función PAGOPRIN

2. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 23 Nivel: Avanzado  

También puede usar la ficha Fórmulas. Expresamos los pagos en Meses Usando la función ABS, el resultado sería: Pago del principal para el 5to. mes del préstamo.

 

Resultado de la operación

Seleccionar las celdas a evaluar

Categoría Financieras

Fórmula insertada

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Curso: Excel 24 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN VALOR ACTUAL NETO (VNA) Objetivo: Calcula el Valor Neto Presente de una inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valores negativos) e ingresos (valores positivos). Estructura: = VNA(tasa,valor1,valor2, ...) Tasa: Tasa de descuento a lo largo de un período. Valor1, valor2, ...: Son de 1 a 254 argumentos que representan los

pagos e ingresos. Deben tener la misma duración y ocurrir al final de cada período.

VNA usa el orden de valor1; valor2; ... para interpretar el orden de los flujos de caja. Asegúrese de escribir los valores de los pagos y de los ingresos en el orden adecuado.

La inversión VNA comienza un período antes de la fecha del flujo de caja de valor1 y termina con el último flujo de caja de la lista. El cálculo VNA se basa en flujos de caja futuros. Si el primer flujo de caja se produce al principio del primer período, el primer valor se debe agregar al resultado VNA, que no se incluye en los argumentos valores. Para obtener más información, vea los siguientes ejemplos.

Si n es el número de flujos de caja de la lista de valores, la fórmula de VNA es:

VNA es similar a la función VA (valor actual). La principal diferencia

entre VA y VNA es que VA permite que los flujos de caja comiencen al final o al principio del período. A diferencia de los valores variables de flujos de caja en VNA, los flujos de caja en VA deben permanecer constantes durante la inversión. Para obtener más información acerca de anualidades y funciones financieras, vea VA.

Categoría: Financieras Pasos:

1. Seleccionar la celda donde se mostrará el resultado.

2. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 25 Nivel: Avanzado  

También puede usar la ficha Fórmulas.

Seleccionar la función VNA

Seleccionar las celdas a evaluar

Categoría Financieras

Categoría Financieras

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Curso: Excel 26 Nivel: Avanzado  

El resultado sería: Al resultado obtenido le sumamos la inversión inicial y nos obtendremos

el resultado real del Valor Actual Neto de la Inversión.

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Curso: Excel 27 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN TIR Objetivo: Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los números del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por qué ser constantes, como es el caso en una anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o años. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que se producen en períodos regulares. Estructura: = TIR(valores, [estimar]) Valores: Es una matriz o una referencia a celdas que contienen los

números para los cuales desea calcular la tasa interna de retorno. El argumento valores debe contener al menos un valor positivo y uno

negativo para calcular la tasa interna de retorno. TIR interpreta el orden de los flujos de caja siguiendo el orden del

argumento valores. Asegúrese de escribir los valores de los pagos e ingresos en el orden correcto.

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto.

Estimar es un número que el usuario estima que se aproximará al resultado de TIR.

Microsoft Excel utiliza una técnica iterativa para el cálculo de TIR. Comenzando con el argumento estimar, TIR reitera el cálculo hasta que el resultado obtenido tenga una exactitud de 0,00001%. Si TIR no llega a un resultado después de 20 intentos, devuelve el valor de error #¡NUM!

En la mayoría de los casos no necesita proporcionar el argumento estimar para el cálculo de TIR. Si se omite el argumento estimar, se supondrá que es 0,1 (10%).

Categoría: Financieras Pasos:

1. Seleccionar la celda donde se mostrará el resultado.

2. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 28 Nivel: Avanzado  

También puede usar la ficha Fórmulas. Expresamos los pagos en Meses

Seleccionar la función TIR

Seleccionar las celdas a evaluar

Categoría Financieras

Categoría Financieras

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Curso: Excel 29 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

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Curso: Excel 30 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA

 

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Curso: Excel 31 Nivel: Avanzado  

Sesión 3

BASE DE DATOS I

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

 

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Curso: Excel 32 Nivel: Avanzado  

FUNCIONES BASE DE DATOS Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema. Está compuesta por Columnas (Campos) y por Filas (Registros). CREAR BASE DE DATOS Seleccionar todos los datos que formarán la Base de Datos.

En la Ficha Fórmulas, seleccionar la opción asignar nombre a un rango: En el ejemplo, la Base de Datos se llama Productos, y tiene 10

Campos y 15 Registros.

 

Crear una Base de Datos

Ingresar el Nombre de la Base de Datos

Campos

Reg

istr

os

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Curso: Excel 33 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN BDCONTARA Objetivo: Cuenta las celdas no vacías dentro de una columna (campo) que cumple con ciertas condiciones o criterios. Estructura: BDCONTARA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Donde: Base de Datos: Es el nombre de la base de datos. Nombre de Campo: Es el nombre campo que se desea contar. Criterios: Son las condiciones que deben cumplir los datos. Se deben ingresar en una tabla aparte, la cual lleva como encabezado el nombre del Campo que se desea Evaluar junto a la condición respectiva. Ejercicio:

1. Crear Cuadro de Criterios.

2. Seleccionar la celda donde se el resultado

Categoría Base de Datos

Seleccionar la función BDCONTARA

3. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 34 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

 

Fórmula insertada

Resultado de la operación

Base de Datos: Productos

Nombre del Campo a Evaluar

Celdas que contienen los criterios

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Curso: Excel 35 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN BDCONTAR Objetivo: Cuenta las celdas con contenido numérico dentro de una columna (campo) que cumple con ciertas condiciones o criterios. Estructura: BDCONTAR(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Donde: Base de Datos: Es el nombre de la base de datos. Nombre de Campo: Es el nombre campo que se desea contar. Criterios: Son las condiciones que deben cumplir los datos. Se deben ingresar en una tabla aparte, la cual lleva como encabezado el nombre del Campo que se desea Evaluar junto a la condición respectiva. Ejercicio:

1. Crear Cuadro de Criterios.

2. Seleccionar la celda donde se el resultado

Categoría Base de Datos

Seleccionar la función BDCONTAR

3. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 36 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

 

Fórmula insertada

Resultado de la operación

Base de Datos: Productos

Nombre del Campo a Evaluar

Celdas que contienen los criterios

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Curso: Excel 37 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN BDMAX Objetivo: Devuelve el valor máximo de un campo especificado. Estructura: BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Donde: Base de Datos: Es el nombre de la base de datos. Nombre de Campo: Es el nombre campo que se desea contar. Criterios: Son las condiciones que deben cumplir los datos. Se deben ingresar en una tabla aparte, la cual lleva como encabezado el nombre del Campo que se desea Evaluar junto a la condición respectiva. Ejercicio:

 

1. Crear Cuadro de Criterios.

2. Seleccionar la celda donde se el resultado

Categoría Base de Datos

Seleccionar la función BDMAX

3. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 38 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

 

Fórmula insertada

Resultado de la operación

Base de Datos: Productos

Nombre del Campo a Evaluar

Celdas que contienen los criterios

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Curso: Excel 39 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN BDMIN Objetivo: Devuelve el valor mínimo de un campo especificado. Estructura: BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Donde: Base de Datos: Es el nombre de la base de datos. Nombre de Campo: Es el nombre campo que se desea contar. Criterios: Son las condiciones que deben cumplir los datos. Se deben ingresar en una tabla aparte, la cual lleva como encabezado el nombre del Campo que se desea Evaluar junto a la condición respectiva. Ejercicio:

 

1. Crear Cuadro de Criterios. 2. Seleccionar la celda

donde se el resultado

Categoría Base de Datos

Seleccionar la función BDMIN

3. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 40 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

Fórmula insertada

Resultado de la operación

Base de Datos: Productos

Nombre del Campo a Evaluar

Celdas que contienen los criterios

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Curso: Excel 41 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN BDPRODUCTO Objetivo: Devuelve la multiplicación de los Datos de un campo especificado. Estructura: BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Donde: Base de Datos: Es el nombre de la base de datos. Nombre de Campo: Es el nombre campo que se desea contar. Criterios: Son las condiciones que deben cumplir los datos. Se deben ingresar en una tabla aparte, la cual lleva como encabezado el nombre del Campo que se desea Evaluar junto a la condición respectiva. Ejercicio: En este caso se tienen que evaluar que se cumplan una de las dos condiciones: que sea Pera O que sea Papel.

 

1. Crear Cuadro de Criterios.

2. Seleccionar la celda donde se el resultado

Categoría Base de Datos

Seleccionar la función BDPRODUCTO

3. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 42 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

 

Fórmula insertada

Resultado de la operación

Base de Datos: Productos

Nombre del Campo a Evaluar

Celdas que contienen los criterios

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Curso: Excel 43 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN BDPROMEDIO Objetivo: Devuelve el Promedio de los Datos de un campo especificado. Estructura: BDPROMEDIO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Donde: Base de Datos: Es el nombre de la base de datos. Nombre de Campo: Es el nombre campo que se desea contar. Criterios: Son las condiciones que deben cumplir los datos. Se deben ingresar en una tabla aparte, la cual lleva como encabezado el nombre del Campo que se desea Evaluar junto a la condición respectiva. Ejercicio: En este caso se tienen que evaluar que se cumplan dos condiciones: que sea Fruta Y que su Ganancia sea mayor que 40.

 

1. Crear Cuadro de Criterios.

2. Seleccionar la celda donde se el resultado

Categoría Base de Datos

Seleccionar la función BDPROMEDIO

3. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 44 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

 

Fórmula insertada

Resultado de la operación

Base de Datos: Productos

Nombre del Campo a Evaluar

Celdas que contienen los criterios

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Curso: Excel 45 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN BDSUMA Objetivo: Devuelve la suma de los Datos de un campo especificado. Estructura: BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios) Donde: Base de Datos: Es el nombre de la base de datos. Nombre de Campo: Es el nombre campo que se desea contar. Criterios: Son las condiciones que deben cumplir los datos. Se deben ingresar en una tabla aparte, la cual lleva como encabezado el nombre del Campo que se desea Evaluar junto a la condición respectiva. Ejercicio: En este caso se tienen que evaluar que se cumplan las condiciones: que sea Golosina y que cueste menos de 150 o Abarrotes y que cueste más de 200.

 

1. Crear Cuadro de Criterios.

2. Seleccionar la celda donde se el resultado

Categoría Base de Datos

Seleccionar la función BDSUMA

3. Buscar la Fórmula

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Curso: Excel 46 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

 

Fórmula insertada

Resultado de la operación

Base de Datos: Productos

Nombre del Campo a Evaluar

Celdas que contienen los criterios

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Curso: Excel 47 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA Copie y complete la siguiente tabla.

Comisión: 4.8% del Monto Vendido SueldoFinal: SueldoBase + Comisión.

Convierta la Tabla en una Base de Datos con el nombre Ventas. Responda: ¿Cuántos Contadores ganan entre 1000 y 1100? ¿Cuántos empleados con nombre Rosa han realizado ventas superiores a

15000? ¿Cuál es sueldo total de los jefes? ¿Cuántos empleados que apellidan Pérez tienen sueldo mayor a 1500? ¿Cuál es el sueldo promedio de todos los empleados? ¿Cuál es la venta máxima de aquellos empleados que apellidan

Bocanegra? ¿Cuál es la venta mínima los empleados cuyo sueldo es mayor 950? Grabe el libro en su carpeta de Trabajo con el nombre de Base de Datos.

 

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Curso: Excel 48 Nivel: Avanzado  

Sesión 4

BASE DE DATOS II

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

 

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Curso: Excel 49 Nivel: Avanzado  

APLICACIÓN DE LAS BASE DE DATOS CONSULTA DE BASE DE DATOS Se trata de Insertar datos existentes en una base de datos, hacia una hoja de cálculo nueva, se pueden insertar todos los datos, o sólo aquellos que cumplan con determinada condición o Criterio.

 

Seleccionar Importar Datos

Elegir el origen de datos, en este caso Excel.

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Curso: Excel 50 Nivel: Avanzado  

Elegir el archivo que contiene la Base de Datos

Seleccionar los Datos que se desean consultar

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Curso: Excel 51 Nivel: Avanzado  

En este ejemplo se filtraran solo los productos de Tipo abarrotes. Si se desean todos los datos, no se colocará ningún filtro.

 

Seleccionar el campo por el que se desea ordenar los datos

Seleccionar la celda a donde se copiaran

los datos

Resultado de la Consulta a la Base de Datos

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Curso: Excel 52 Nivel: Avanzado  

OBTENER DATOS EXTERNOS IMPORTAR DESDE ACCESS Permite insertar en Excel datos de una Base de Datos hecha en Access. Seleccionar Ficha Datos, Obtener Datos externos, luego seleccionar

Desde Access: Se mostrarán todas las tablas existentes en la Base de Datos. Seleccionar y abrir el archivo de la Base de Datos en Access

Seleccionar la celda a donde se importarán los Datos.

Seleccionar Obtener Datos Externos

Desde Access

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Curso: Excel 53 Nivel: Avanzado  

El resultado sería todos los datos existentes en la Tabla en Access copiados en una Hoja de Cálculo en Excel:

IMPORTAR DESDE WEB Permite insertar en Excel datos de alguna tabla mostrada en una Página Web. Luego seleccionar Desde Web, tal como se muestra en la siguiente

Figura:

Seleccionar Obtener Datos Externos

Desde Web

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Curso: Excel 54 Nivel: Avanzado  

Escribir la Página Web que se desea importar. Marcar con un aspa la tabla que se desea importar:

Seleccionar la celda a donde se importarán los Datos.

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Curso: Excel 55 Nivel: Avanzado  

El resultado sería todos los datos existentes en la Página Web, copiados en una Hoja de Cálculo en Excel:

IMPORTAR DESDE TEXTO Permite insertar en Excel datos de alguna tabla mostrada en una Página Web. Luego seleccionar Desde Texto:

Seleccionar el Archivo que se desea Importar:

Seleccionar Obtener Datos Externos

Desde Texto

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Curso: Excel 56 Nivel: Avanzado  

Se iniciarán los 3 pasos del Asistente de Importación: Seleccionar Tipo de Datos.

Personalizar el ancho da las columnas importadas.

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Curso: Excel 57 Nivel: Avanzado  

Seleccionar el tipo de datos de cada columna. Seleccionar la celda a donde se importarán los Datos.

El resultado sería todos los datos existentes en el archivo de Texto,

copiados en una Hoja de Cálculo en Excel:

 

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Curso: Excel 58 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA Copie y complete la siguiente tabla.

Comisión: 4.8% del Monto Vendido SueldoFinal: SueldoBase + Comisión.

Convierta la Tabla en una Base de Datos con el nombre Ventas.

En un nuevo Libro, importe: Todos los datos de los Contadores. Todos los datos de los que tienen Comisión menor a 3000. Todos los datos de los que ganan menos de 1500. Grabe el libro en su carpeta de Trabajo con el nombre Datos

Importados.

 

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Curso: Excel 59 Nivel: Avanzado  

Sesión 5

TABLAS DINÁMICAS

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

Ejecutar Aplicaciones

 

 

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Curso: Excel 60 Nivel: Avanzado  

TABLAS DINÁMICAS INGRESO Y ANÁLISIS DE DATOS Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés. Se utiliza un informe de tabla dinámica cuando se desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA En la Ficha Insertar, seleccionar Tabla Dinámica.

Seleccionar la Tabla que contiene los datos que se desean analizar.

 

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Curso: Excel 61 Nivel: Avanzado  

Diseñar la Tabla Dinámica En la opción Valores se colocan los Datos numéricos centrales del

Análisis En Rótulos de Fila y/o Columna, se ingresan los criterios de Análisis

(Tipo de Producto, producto, Marca, Color, etc.)

Clasificación de los Datos

Datos Numéricos

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Curso: Excel 62 Nivel: Avanzado  

Por defecto la operación usada es la SUMA. Para modificar el Criterio del Análisis de los Datos, se puede seleccionar otra operación aritmética. Seleccionar el campo respectivo y se mostrará el menú contextual siguiente:

Seleccionar la operación respectiva. Se puede cambiar también el texto

del campo.

 

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Curso: Excel 63 Nivel: Avanzado  

La Tabla Dinámica Final sería: GENERAR GRÁFICO DINÁMICO A partir de cada Tabla Dinámica, se puede generar un Gráfico Dinámico, con solo seleccionar la opción Gráfico Dinámico de la Ficha Herramientas de Tablas Dinámicas. Seleccionar el tipo de Gráfico.

 

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Curso: Excel 64 Nivel: Avanzado  

Y se mostrará automáticamente el Gráfico Dinámico respectivo.

Se pueden hacer consultas a los Gráficos Dinámicos, para mostrar u ocultar algunos datos; estas consultas también afectarán a la Tabla correspondiente.

 

Seleccionar la

Categoría

Seleccionar los Datos a mostrar Sólo se

mostrarán Frutas y Útiles

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Curso: Excel 65 Nivel: Avanzado  

Y el gráfico y la tabla a mostrarse se modificarán de la siguiente manera:

 

Sólo se muestran

Frutas y Útiles

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Curso: Excel 66 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA Copie los datos de la siguiente tabla:

Crear una Tabla Dinámica que permita analizar los ingresos de todas

las AFP por Semanas, de acuerdo a los siguientes requerimientos: Organizar los datos por semanas. Para Integra Mostrar el Máximo Ingreso. Para Prima Mostrar la Suma total. Para Unión mostrar el Promedio de los ingresos. Para ProFuturo mostrar el mínimo ingreso.

Crear un Gráfico Dinámico que muestre los aportes de los Meses de Enero, Marzo y Junio.

 

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Curso: Excel 67 Nivel: Avanzado  

Copiar las siguientes tablas: Usando tabla de Datos de una entrada, evaluar que pasaría con el

saldo, si el alquiler cambiara a S/. 1,000 y S/. 1,800. Usando Tabla de Datos de doble entrada, evaluar que pasaría con el

saldo. Si el alquiler cambiara a S/. 1,600 y 1,800, y los Servicios cambiaran a S/. 1,200 y S/. 1,450.

 

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Curso: Excel 68 Nivel: Avanzado  

Sesión 6

ANÁLISIS DE DATOS

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

Realiza satisfactoriamente análisis a

los datos ingresados en las hojas de

cálculo.

Usa correctamente tablas dinámicas

para análisis de datos.

Simula eficazmente cambios de

escenarios de problemas planteados.

 

 

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Curso: Excel 69 Nivel: Avanzado  

ANÁLISIS DE DATOS ESCENARIOS Conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo. Ejercicio:

Desarrollo: Calcular el Valor Hora.

Seleccionar la opción Administrador de Escenarios, de la ficha datos:

Agregar los escenarios respectivos.

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Curso: Excel 70 Nivel: Avanzado  

Definir las opciones del Escenario:

Definir un escenario con los datos iniciales, para preservar los valores

originales de las celdas que se cambiarán. Agregar uno a uno los demás escenarios e ingresar los valores

planteados en el ejercicio.

Nombre del Escenario

Celdas Cambiantes

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Curso: Excel 71 Nivel: Avanzado  

Valores para Empresa1: Una vez agregados todos los escenarios, se mostrará la siguiente

ventana. Seleccionar Resumen. Seleccionar la celda Resultado, que es la que se analizará en el

ejercicio. Se mostrará una Nueva Hoja conteniendo el Resumen del Escenario

que nos permitirá comparar los valores de la Celda de Resultado.

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Curso: Excel 72 Nivel: Avanzado  

Para MODIFICAR un escenario: Para ELIMINAR un escenario:

SUBTOTALES Puede calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista de datos o calcular subtotales de una columna utilizando el comando Subtotal del grupo Esquema de la ficha Datos; en base a una función de resumen (Sumar, Contar, Promedio). Ejemplo: Dada la siguiente tabla de Datos, calcular el Promedio de Ventas por

Tipo de Producto.

Seleccionar Escenario

Clic en Modificar e ingresar los nuevos valores

Seleccionar Escenario

Clic en Eliminar

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Curso: Excel 73 Nivel: Avanzado  

Solución: Para poder calcular el subtotal por Tipo de Producto, debemos de tener

ordenados los datos por este criterio. El resultado de los datos ordenados por Tipo de Producto sería:

Seleccionar la opción Subtotal de la Ficha Datos:

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Curso: Excel 74 Nivel: Avanzado  

Ingresar las consideraciones del Ejercicio: El resultado del SubTotal sería:

TABLAS DE DATOS Las tablas de datos forman parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Es un rango de celdas que muestra cómo afecta el cambio de algunos valores de las fórmulas a los resultados de las mismas. Constituyen un método abreviado para calcular varias versiones en una sola operación, así como una manera de ver y comparar los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo.

Criterio del SubTotal

Función a Utilizar

Campo a Analizar

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Curso: Excel 75 Nivel: Avanzado  

Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una variable y tablas de dos variables. TABLAS DE DATOS DE UNA VARIABLE Los valores de entrada aparezcan en una columna (orientación por

columnas) o en una fila (orientación por filas). Las fórmulas que se utilicen en la tabla de una variable deberán hacer

referencia a una celda de entrada (celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos).

Escriba la lista de valores que desea sustituir en la celda de entrada debajo de una columna o en una fila.

Ejercicio: Se desea saber qué pasaría con la Utilidad si el costo de producción varia a S/.30000, S/. 25000 y S/. 60000. Platear el Problema y calcular la Utilidad

Ingresar los valores cambiantes

Utilidad: Venta Neta – Total Gastos

Cambios en el costo de Producción

Dato a

Reemplazarse

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Curso: Excel 76 Nivel: Avanzado  

Seleccionar el rango de datos a analizar Seleccionar la opción Tabla de Datos de la Ficha Datos:

Si la tabla de datos está orientada por columnas, escriba la referencia

de la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (columna). Si la tabla de datos está orientada por filas, escriba la referencia de

celda de la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (fila). En nuestro ejemplo, los datos están ordenados en Columnas, pues en

una columna se muestran los Costos de Producción cambiados y en otra columna se desea mostrar las utilidades respectivas. Por lo tanto para nuestro caso debemos ingresar la Celda de Entrada (el costo de producción inicial) en Columna.

Incluir celda que contiene el valor de

las utilidades.

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Curso: Excel 77 Nivel: Avanzado  

La tabla llena con los nuevos datos de utilidades sería: TABLAS DE DATOS DE DOS VARIABLES Las tablas de datos de dos variables solamente utilizan una con dos

listas de valores de entrada. La fórmula deberá hacer referencia a dos celdas de entrada la que se

sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Inserte una lista de la segunda variable a lado de la fórmula.

Ejercicio: Ejemplo: Al ejemplo anterior agregarle la variable de deudas con los cambios de 10,000 y 8,000. Seleccione el rango de celdas que contenga la fórmula y los valores de fila y de columna. Ingresar los valores cambiantes

Seleccionar el rango de datos a analizar

Cambios en el costo de Producción

Incluir celda que contiene el valor de

las utilidades.

Cambios en las Deudas

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Curso: Excel 78 Nivel: Avanzado  

Seleccionar la opción Tabla de Datos de la Ficha Datos: Ingresar las referencias de las Celdas.

La tabla llena con los nuevos datos de utilidades sería:

 

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Curso: Excel 79 Nivel: Avanzado  

BUSCAR OBJETIVO Permite determinar el valor de una celda o rango de celdas, de tal manera que se llegue a cumplir un objetivo. Ejemplo: ¿Qué valor debe tener las ventas y los costos de producción, para que mi utilidad sea de S/. 60,000? Plantear los Datos

Seleccionar la Función Buscar Objetivo de la Ficha Datos:

Ingresar el valor Objetivo.

Datos que se busca cambiar

Valor a Ajustar

Valor a Ajustar

Celda Objetivo

Valor Objetivo

Celdas Cambiantes

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Curso: Excel 80 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

 

Nuevo Valor para Deudas

Nuevo Valor para Costo

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Curso: Excel 81 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA Copiar las siguientes tablas:

Usando tabla de Datos de una entrada, evaluar que pasaría con el

saldo, si el alquiler cambiara a S/. 1,000 y S/. 1,800. Usando Tabla de Datos de doble entrada, evaluar que pasaría con el

saldo. Si el alquiler cambiara a S/. 1,600 y 1,800, y los Servicios cambiaran a S/. 1,200 y S/. 1,450.

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Curso: Excel 82 Nivel: Avanzado  

Sesión 7

OPTIMIZACIÓN

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

Utiliza correctamente la función

Solver para ajustes de gastos y

maximización de ganancias.

Elabora reportes de comparación de

ingresos y egresos para solucionar

problemas de inversiones.

 

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Curso: Excel 83 Nivel: Avanzado  

OPTIMIZAR DATOS EN EXCEL Un problema de optimización consiste en encontrar aquellos valores de ciertas variables que optimizan (es decir, hacen máxima o mínima, según el caso), una función de estas variables. A las variables las llamaremos variables controlables o variables de decisión. Matemáticamente, significa encontrar los valores de x1, x2,..., xn, tales que hacen máxima (o mínima) a la función f (x1, x2,..., xn). El método más conocido para encontrar el óptimo de una función es a través del análisis de sus derivadas. Este método tiene dos limitaciones: no siempre la función es derivable, y, además, no siempre el óptimo nos da una solución que tenga sentido en la práctica. Debido a la primera limitación, surgieron los métodos numéricos, que parten de una solución inicial, y mediante algún algoritmo iterativo, mejoran sucesivamente la solución. Debido a la segunda limitación, surgieron los métodos de optimización restringida. El nombre se debe a que podemos ponerle restricciones a las variables, de modo que cumplan una o más condiciones. La restricción más común que se da en la práctica es que las variables deben ser no negativas. No tiene ningún sentido una "solución" que implique producir cantidades negativas, o sembrar un número negativo de hectáreas, o llevar un número negativo de paquetes, por ejemplo. Pero, además, surgen naturalmente otras restricciones en el mundo real, debido a limitaciones de horas de trabajo, capital, tiempo, insumos, o a que quizás deseamos imponer ciertos mínimos o máximos de calidad, riesgo, etc.. Estas restricciones pueden ser funciones de las variables controlables. Podríamos resumir diciendo que en un problema de optimización restringida buscamos los valores de ciertas variables que optimizan una función objetivo, sujetas a restricciones, dadas también en términos de funciones. Matemáticamente, significa encontrar los valores de x1, x2, ..., xn, tales que hacen máxima (o mínima) a f (x1, x2, ..., xn), sujeto a restricciones de tipo gj (x1, x2, ..., xn) , = ó cj , donde cj es una constante.

No

Sí Solución Inicial

¿Es óptima? Fin

Nueva Solución

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Curso: Excel 84 Nivel: Avanzado  

FUNCIÓN SOLVER Solver es una herramienta para resolver y optimizar ecuaciones mediante el uso de métodos numéricos. Con Solver, se puede buscar el valor óptimo para una celda, denominada celda objetivo, en donde se escribe la fórmula de la función objetivo f (x1, x2,

..., xn). Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes, y que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo. En estas celdas se encuentran los valores de las variables controlables x1, x2, …, xn. Puede agregar restricciones a Solver, escribiendo una fórmula gj (x1, x2, ..., xn)

en una celda, y especificando que la celda deberá ser mayor o igual, igual, o menor o igual que otra celda que contiene la constante cj. También puede especificar que los valores sean enteros, para evitar dar resultados absurdos de algunos problemas, tales como que se necesitan 3,5 empleados. Solver ajustará los valores de las celdas cambiantes, para generar el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Instalar Solver En el menú Herramientas, fíjese si aparece el comando Solver. Si no aparece, deberá instalar el complemento o macro automática Solver.

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Curso: Excel 85 Nivel: Avanzado  

En la ficha Datos aparecerá la siguiente opción: DEFINIR Y RESOLVER UN PROBLEMA Puede utilizar Solver para determinar el valor máximo de una celda cambiando el valor de otra. Las dos celdas deben estar relacionadas por medio de las fórmulas de la hoja de cálculo. Si no es así, al cambiar el valor de una celda no cambiará el valor de la otra celda. Ejemplo: Llenar los datos y completar la tabla según las

consideraciones siguientes:

 

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Curso: Excel 86 Nivel: Avanzado  

Datos: Se Obtienen los siguientes resultados:

Ejercicio: Se desea saber cuánto es necesario gastar en publicidad para generar el máximo beneficio en el primer trimestre. El objetivo es MAXIMIZAR el beneficio cambiando los gastos en publicidad.

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Curso: Excel 87 Nivel: Avanzado  

Solución: Seleccionar la opción Solver de la Ficha Datos. En el cuadro Celda objetivo, seleccione la celda B15. Seleccione la opción Máximo. En el cuadro Cambiando las celdas, seleccione la celda B11.

Haga clic en Resolver. Aparecerá un mensaje advirtiendo que Solver ha encontrado una solución.

Haga clic en Utilizar la solución de Solver y, a continuación, haga clic en Aceptar para mantener los resultados que se muestran en la pantalla.

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Curso: Excel 88 Nivel: Avanzado  

Interpretación: El resultado es que un gasto en publicidad en T1 de S/. 17,093.06 produce un beneficio máximo de S/. 15,093.06 El margen de beneficio, sin embargo, ha disminuido.

CREAR INFORMES Al utilizar la herramienta Solver, también se pueden generar informes de la solución encontrada para el caso planteado. Antes de aceptar la solución se debe dar clic en la opción Informe de

Respuestas. Se generará una nueva hoja de Cálculo mostrando la solución

encontrada.

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Curso: Excel 89 Nivel: Avanzado  

Ejercicio 02: Optimizar una Función de Varias Variables También puede utilizar Solver para encontrar los valores que deben tomar varias celdas a la vez para maximizar o minimizar otra celda que tenga una fórmula que dependa de ellas. Utilizando los datos del ejercicio anterior, averigüe cuál es el presupuesto publicitario de cada trimestre que produce el mayor beneficio durante el año. Debido a que el factor de temporada en la fila 3 se tiene en cuenta en el cálculo de la unidad de ventas en la fila 5 como multiplicador, parece lógico que se gaste más del presupuesto publicitario en el trimestre T4 cuando la respuesta a las ventas es mayor, y menos en el T3 cuando la respuesta a las ventas es menor. Solución: Seleccionar la opción Solver de la Ficha Datos. Clic en Restablecer todo, para anular la solución anterior y recuperar

los datos originales. Confirmar la acción:

En el cuadro Celda objetivo, escriba f15 o seleccione la celda F15

(beneficios totales del año) en la hoja de cálculo. Asegúrese de que la opción Máximo está seleccionada. En el cuadro Cambiando las celdas, escriba b11:e11 o seleccione las

celdas B11:E11 (el presupuesto publicitario de cada uno de los cuatro trimestres) en la hoja de cálculo.

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Curso: Excel 90 Nivel: Avanzado  

Haga clic en Resolver. Haga clic en Utilizar la solución de Solver y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

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Curso: Excel 91 Nivel: Avanzado  

Acaba de solicitar a Solver que resuelva un problema de optimización no lineal moderadamente complejo, es decir, debe encontrar los valores para las incógnitas en las celdas de B11 a E11 que maximiza el beneficio anual. Se trata de un problema no lineal debido a los exponentes utilizados en las fórmulas de la fila 5.

El resultado de esta optimización sin restricciones muestra que se

pueden aumentar los beneficios durante el año a S/. 79,705.62 si se gastan S/. 89,705.59 en publicidad durante el año, de la siguiente manera:

ADMINISTRAR RESTRICCIONES Hasta ahora, el presupuesto recupera el costo publicitario y genera beneficios adicionales, pero se está alcanzado un estado de disminución de flujo de caja. Debido a que nunca es seguro que el modelo de ventas y publicidad vaya a ser válido para el próximo año (de forma especial a niveles de gasto mayores), no parece prudente dotar a la publicidad de un gasto no restringido. Ejercicio 03: Agregar Restricciones Supongamos que desea mantener el presupuesto original de publicidad

en S/. 40.000. Agregue al problema una restricción que limita la cantidad en publicidad durante los cuatro trimestres a S/. 40.000.

Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar restricción.

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Curso: Excel 92 Nivel: Avanzado  

En el cuadro Referencia de celda, escriba f11 o seleccione la celda F11 (total en publicidad) en la hoja de cálculo.

La celda F11 debe ser menor o igual a S/. 40.000. La relación en el

cuadro Restricción es <= (menor o igual que) de forma predeterminada, de manera que no tendrá que cambiarla.

En el cuadro que se encuentra a la derecha de la relación, escriba

40000. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Resolver.

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Curso: Excel 93 Nivel: Avanzado  

Haga clic en Utilizar la solución de Solver y, luego clic en Aceptar para mantener los resultados que se muestran en la pantalla.

La solución encontrada por Solver realiza una redistribución del

presupuesto original de S/. 40,000, desde un mínimo de S/. 5 117 en el T3 hasta S/. 15 263 en el T4.

El beneficio total aumentó desde S/. 69,662 en el presupuesto original a S/. 71 446.79, sin ningún aumento en el presupuesto publicitario.

SOLVER Y PROGRAMACIÓN LINEAL Veremos ahora la utilización de Solver para resolver casos de Programación Lineal, aplicándolas a un ejemplo muy elemental, tomado del libro de Eppen, Gould y Schmidt, Investigación de Operaciones en la Ciencia Administrativa, 3ra edición, Editorial Prentice Hall. En éste y en otros libros de Investigación Operativa, se encontrarán numerosas aplicaciones de Programación Lineal y no Lineal. Nota: Las inestabilidades (por malas soluciones iniciales) del algoritmo de optimización no lineal no se presentan en casos de Programación Lineal, dado que Solver utiliza el Método Simplex. Ejercicio 04: El Modelo de la Protrac La Protrac Inc., fabrica dos tipos de productos químicos, E y F, cuya utilidad neta es de $5000 y $4000 por tonelada respectivamente. Ambos pasan por operaciones de 2 departamentos de producción, que

tienen una disponibilidad limitada. El departamento A dispone de 150 horas mensuales; cada tonelada de

E utiliza 10 horas de este departamento, y cada tonelada de F, 15 horas.

El departamento B tiene una disponibilidad de 160 horas mensuales. Cada tonelada de E precisa de 20 horas, y cada tonelada de F precisa de 10 horas para su producción.

Para la producción global de E y F, se deberán utilizar al menos 135 horas de verificación en el próximo mes; el producto E precisa de 30 horas y F de 10 horas por tonelada de verificación.

La alta gerencia ha decretado que es necesario producir al menos una tonelada de F por cada 3 de E.

Un cliente ha solicitado 5 toneladas, cualquiera sea su tipo, de E o F.

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Curso: Excel 94 Nivel: Avanzado  

Por otro lado, es evidente que no pueden producirse cantidades negativas de E ni de F.

Se trata de decidir, para el mes próximo, las cantidades a producir de cada uno de los productos para maximizar la utilidad global. Solución: Variables controlables

E: toneladas de tipo E a producir; F: toneladas de tipo F a producir;

Modelo: Max 5000 E + 4000 F

{Función objetivo: maximizar la utilidad global} Sujeto a: {escribimos ahora las restricciones o requerimientos} 10 E + 15 F 150 {horas del departamento A} 20 E + 10 F 160 {horas del departamento B} 30 E + 10 F 135 {horas de verificación} E - 3 F 0 {al menos una de F cada 3 E significa E 3 F} E + F 5 {al menos 5 toneladas} E 0, F 0 {no negatividad}

Copiar la fórmula indicada

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Curso: Excel 95 Nivel: Avanzado  

Observe que en la planilla hemos introducido la función objetivo en la celda A2; el lado izquierdo de las restricciones en el rango D7:D11, y el lado derecho de las restricciones en el rango F7:F11. Solución: Seleccione de la Ficha Datos la opción Solver. Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, en la que

ingresaremos los datos. Con el cuadro de diálogo abierto, haga clic en la celda A2 de la planilla.

En la caja debajo de Celda objetivo se borra el contenido anterior y se muestra $A$2.

Haga clic en la opción Máximo. Haga clic en la caja debajo de Cambiando las celdas. Haga clic en la

celda B5, y arrastre el mouse sin soltarlo para seleccionar también la celda C5.

Para Ingresar las restricciones, hacemos clic en el Botón Agregar, y

aparecerá la siguiente ventana, donde se deben ingresar las restricciones respetivas.

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Curso: Excel 96 Nivel: Avanzado  

Use Referencia de la celda para ingresar la restricción. Use la lista desplegable del centro para elegir la condición adecuada. Use Restricción para completar la restricción.

Haga clic en el botón Agregar para agregar más restricciones, o en el

botón Aceptar para finalizar. El cuadro de diálogo Parámetros de Solver debe quedar:

Aceptar la solución de Solver:

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Curso: Excel 97 Nivel: Avanzado  

Solver nos devolverá las siguiente solución: Haga clic en el botón Opciones, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Solver. Como nuestro modelo es lineal, seleccione la casilla de verificación

Adoptar modelo lineal, y luego haga clic en el botón Aceptar. Solución Una vez introducidos estos datos, seleccione Resolver, y Solver, si todo anduvo bien, mostrará un mensaje con:

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Curso: Excel 98 Nivel: Avanzado  

Informe de Respuestas:

 

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Curso: Excel 99 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA

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Curso: Excel 100 Nivel: Avanzado  

Sesión 8

FORMULARIOS

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

Diseñar correctamente formularios

en Excel.

Usar eficientemente las propiedades

de los controles de formularios.

Crear adecuadamente aplicaciones

con formularios para solucionar

problemas.

 

 

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Curso: Excel 101 Nivel: Avanzado  

FORMULARIOS EN EXCEL FORMULARIOS Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios que se proporcionan con Excel para escribir datos en rangos, listas o en otras bases de datos. Se pueden diseñar formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, así como para abrirlos en Excel o incluirlos en páginas Web. Para capturar y organizar los datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un libro de Excel u otro programa o base de datos. Formularios integrados para datos de Excel

Para los rangos o listas en hojas de cálculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscar filas basándose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas del rango o de la lista.

Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes

Excel proporciona Soluciones de hoja de cálculo: plantillas predefinidas que le ayudarán a crear informes de gastos, facturas y pedidos. Estas plantillas también permiten almacenar la información que se escribe en los formularios de una base de datos.

Diseñar un formulario propio en Excel

Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o utilizarlos en pantalla. Los formularios en pantalla pueden incluir controles (objetos de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.), como botones de opción y listas desplegables. Puede proteger un formulario en pantalla de modo que sólo estén disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y también puede validar los datos para asegurarse de que los usuarios sólo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse desde Excel, en páginas Web o desde programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA: versión del lenguaje de macros – de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.).

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Curso: Excel 102 Nivel: Avanzado  

CONTROLES DE FORMULARIOS EN EXCEL Los controles son objetos gráficos que se colocan en un formulario para mostrar o introducir datos, realizar una acción o facilitar la lectura del formulario. Estos objetos incluyen cuadros de texto, cuadros de lista, botones de opciones, botones de comandos y otros elementos. Los controles ofrecen al usuario opciones para seleccionar botones en los que hacer clic para ejecutar macros (acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.), o secuencias de comandos Web (tipo de código de equipo que se utiliza para realizar tareas en páginas Web tales como incrementar el contador de "número de visitantes" cada vez que hay un nuevo visitante. Es posible escribir las secuencias de comandos Web en varios lenguajes de secuencias de comandos. No es necesario compilar las secuencias de comandos para ejecutarlas.). Para insertar los controles debemos mostrar la ficha Programador. Microsoft Excel tiene dos tipos de controles: Los controles ActiveX (Control, como una casilla de verificación o un

botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.), son apropiados para la mayor parte de las situaciones y funcionan con las macros y secuencias de comandos Web de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

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Curso: Excel 103 Nivel: Avanzado  

Los controles de la barra de herramientas Formularios son compatibles con versiones anteriores de Excel, comenzando por Excel 5.0, y pueden utilizarse en hojas de macro XLM.

DISEÑO Y CREACIÓN DE FORMULARIOS Cuadro Combinado Ejemplo: Insertar un Cuadro Combinado que muestre la lista de trabajadores escritos en las celdas A3:A8. Arrastre el control y dibújelo en la Hoja de Cálculo.

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Curso: Excel 104 Nivel: Avanzado  

Ahora tenemos que personalizar el Cuadro Combinado. Para ello damos Anticlic sobre el Control y seleccionamos Formato del Control.

Seleccionar el Rango de Entrada. Es la lista de Celdas que contienen los

datos que se mostrarán en el Cuadro Combinado. Seleccionar la celda con la cual se vinculará el Cuadro Combinado, en

esta celda se mostrará el índice del Elemento seleccionado.

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Curso: Excel 105 Nivel: Avanzado  

El resultado sería: Al seleccionar un Dato de la lista, en la celda Vinculada se mostraría el

índice respectivo. Botón de Opción Permite seleccionar una opción de una lista de mostrada. Ejercicio: Permitir seleccionar el Estado Civil de un trabajador. Arrastre el control y dibújelo en la Hoja de Cálculo.

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Curso: Excel 106 Nivel: Avanzado  

Escribir el texto respectivo para cada Botón de Opción. Ahora tenemos que personalizar el Botón de Opción. Para ello damos

Anticlic sobre el Control y seleccionamos Formato del Control.

Vincular el control con alguna celda.

Automáticamente los Botones de Opción restantes se vinculan con la

celda seleccionada en el control anterior. Si agregamos una opción, también se vinculará con la misma celda.

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Curso: Excel 107 Nivel: Avanzado  

Casilla de Verificación Permite seleccionar varias opciones de una lista, mostrando los valores de Verdadero o Falso según sea el caso seleccionado. Ejemplo: Marcar los días que trabajó alguna persona Arrastre el control y dibújelo en la Hoja de Cálculo.

Ahora tenemos que personalizar la Casilla de Verificación. Para ello

damos Anticlic sobre el Control y seleccionamos Formato del Control. Vincular el control con alguna celda, en la que se mostrará VERDADERO

en caso de que la opción sea seleccionada y FALSO en caso contrario.

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Curso: Excel 108 Nivel: Avanzado  

Agregar los controles que sean necesarios y a cada uno de ellos se lo vincula con una celda diferente, obteniéndose:

Control de Número Muestra datos numéricos que avanzan o retroceden con un intervalo determinado. Ejemplo: Permitir que una persona seleccione el Número de Hijos que tiene. Arrastre el control y dibújelo en la Hoja de Cálculo.

Ahora tenemos que personalizar el Control de Número. Para ello damos

Anticlic sobre el Control y seleccionamos Formato del Control.

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Curso: Excel 109 Nivel: Avanzado  

Indicar el Mínimo y Máximo valor que se mostrará en la celda, así como el incremento.

Vincular el control con alguna celda, en la que se mostrará el valor

correspondiente. Al ir haciendo clic en el control el valor de la celda vinculada irá

aumentando o disminuyendo. Cuadro de Lista Muestra una lista de datos y devuelve el índice respectivo del elemento seleccionado. Ejemplo: Seleccionar el cargo del Trabajador

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Curso: Excel 110 Nivel: Avanzado  

Arrastre el control y dibújelo en la Hoja de Cálculo. Ahora tenemos que personalizar el Cuadro de Lista. Para ello damos

Anticlic sobre el Control y seleccionamos Formato del Control. Seleccionar el rango de entrada, que son los datos que se mostrarán en

el Cuadro de Lista. Vincular el control con alguna celda, en la que se mostrará el índice

correspondiente al cargo seleccionado. Al seleccionar un dato del Cuadro de Lista, se mostrará el índice

respectivo en la celda Vinculada.

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Curso: Excel 111 Nivel: Avanzado  

PRACTICA CLASE Agregue una Nueva Hoja y colóquele como nombre DATOS. Copie los siguientes datos:

Agregue una Nueva Hoja y colóquele como nombre DATOS. Diseñe el siguiente formulario, teniendo en cuenta los siguientes

criterios: o En la celda D13 inserte un Cuadro combinado cuyo rango de entrada

son las Celdas G5:G7 de la Hoja Datos. Y vincularlo con la celda F13 de la hoja Ejemplo.

o En la celda J13 inserte un Cuadro combinado cuyo rango de entrada son las Celdas E5:E7 de la Hoja Datos. Y vincularlo con la celda M13 de la hoja Ejemplo.

      

o Combine la Celdas C19 con D19 e inserte un Cuadro combinado cuyo rango de entrada son las Celdas B5:B14 de la Hoja Datos. Y vincularlo con la celda F19 de la hoja Ejemplo. Repetir para las filas 21, 23, 25, 27 y 29.

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Curso: Excel 112 Nivel: Avanzado  

o En la celda F19 debe salir el índice el producto seleccionado, con el cual se debe realizar una búsqueda del precio y mostrarlo en la celda H19. Repetir para las filas 21, 23, 25, 27 y 29.

o En la Celda L19 ingresar un Cuadro de Número que muestra valores del 1 al 15 incrementándose de 1 en 1; vincularlo a la celda J19. Repetir para las filas 21, 23, 25, 27 y 29.

o En la celda M19, multiplicar el precio unitario por la cantidad. Repetir para las filas 21, 23, 25, 27 y 29.

o En la Celda M31, calcular el Sub Total sumando todos los Importes. o En la Celda M33, calcular el I.G.V. multiplicando Sub Total por 19%. o En la Celda M35, calcular el Total sumando Sub Total + I.G.V.

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Curso: Excel 113 Nivel: Avanzado  

o El resultado, seleccionando algunos datos sería:

o En las Celdas C36 D36, Ingresar Botones de Opción con el texto Contado y Crédito respectivamente; vincularlos con la celda F39.

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Curso: Excel 114 Nivel: Avanzado  

o En la Celda D41 inserte un Cuadro combinado cuyo rango de entrada son las Celdas J5:J9 de la Hoja Datos. Y vincularlo con la celda F41 de la hoja Ejemplo.

o En la Celda J41, buscar el interés respectivo según la tarjeta seleccionada.

o En la celda L43, ingresar un Cuadro de Número que muestre datos desde 1 hasta 36, incrementándose de 1 en 1; simulando el número de cuotas. Vincularlo con la celda J43.

o En la Celda J45, calcular el valor de la cuota según el interés respectivo. Si el número de cuotas es 1, el valor de la cuota es el mismo que el Total, no tiene ningún incremento.

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Curso: Excel 115 Nivel: Avanzado  

o En la Celda M47, mostrar el total a Pagar, teniendo en cuenta que si la compra es al Crédito el total a Pagar es el Valor de la cuota, si la compra es al contado, el Total a Pagar es el Total Inicial calculado.

o El diseño final del detalle de pago sería:

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Curso: Excel 116 Nivel: Avanzado  

Sesión 9

MACROS I

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

 

Modificar correctamente la seguridad

en Excel para el uso de las Macros.

Grabar y ejecutar adecuadamente

las macros.

Asignar eficientemente las macros

creadas a los controles de los

formularios.

 

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Curso: Excel 117 Nivel: Avanzado  

CREACIÓN DE MACROS SEGURIDAD PARA MACROS Las “macros", son una serie de comandos, funciones, instrucciones o tareas previamente guardadas y encadenadas, las que son ejecutadas en forma automática cada vez que el usuario así lo disponga. Estas tareas o instrucciones son almacenadas en lo que técnicamente se denomina como módulo. Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. En Microsoft Office Excel, puede cambiar la configuración de seguridad de macros para controlar qué macros se ejecutan y en qué circunstancias al abrir un libro. Por ejemplo, puede permitir la ejecución de macros en función de si están firmadas digitalmente por un programador de confianza. Para modificar las opciones de seguridad de Macros en Excel se selecciona la ficha Programador, luego en el grupo de opciones Código, abrir Seguridad de Macros. Se mostrará la siguiente ventana, en la cual se debe seleccionar la opción Habilitar Todas las Macros. GRABAR MACROS La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder a la Ficha Vista y despliega el

submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro.

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Curso: Excel 118 Nivel: Avanzado  

O también desde la Ficha Programador.

Al seleccionar la opción Grabar macro, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el

libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o

cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.

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Curso: Excel 119 Nivel: Avanzado  

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Realizar las acciones que se desean grabar en la macro.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos

sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en Detener Grabación.

La Macro quedará grabada en el Libro de Trabajo. Para visualizarlas

debemos seleccionar Ver macros de la opción Macros.

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Curso: Excel 120 Nivel: Avanzado  

EJECUTAR MACROS Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Las opciones para ejecutar la macro encuentran en el menú Macros de

la pestaña Vista. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón

Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso: Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el

editor de programación de Visual Basic. Modificar: Abre el editor de programación de Visual Basic para

modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.

Eliminar: Borra la macro. Opciones: Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la

tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Page 121: Microsoft Excel 2007 - Basico & Avanzado

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Page 122: Microsoft Excel 2007 - Basico & Avanzado

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Curso: Excel 122 Nivel: Avanzado  

CREAR MACROS MANUALMENTE Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. El lenguaje de programación Visual Basic, es un lenguaje orientado a objetos, es decir, la filosofía de los lenguajes orientados a objetos es que el mundo real lo podemos abstraer de tal forma que lo podemos representar como objetos y programar con ellos. Un objeto es algo con entidad propia dentro de una clase. Y una clase es un conjunto de objetos que tienen propiedades en común y se comportan de una manera igual o similar al resto de objetos pertenecientes a esa misma clase. Por ejemplo tenemos la clase "persona" que tiene una serie de propiedades y comportamiento claramente diferenciables de la clase "casa" y dentro de la clase "persona" existen muchos objetos que son cada una de las personas por ejemplo pertenecientes a un colegio. Las propiedades hemos dicho que son aquellas características que definen a los objetos de una clase, diferenciándolos del resto de clases, siguiendo con el ejemplo persona unas propiedades podrán ser, la estatura, el peso, el color del pelo, el sexo, el color de los ojos, y todas aquellas propiedades que puedan diferenciar más a cada objeto dentro de una clase, como nombre, apellido, DNI, etc. Además de las propiedades, hemos dicho que las clases se caracterizan por su comportamiento, en orientado a objetos se le suele llamar métodos que están diferenciados en funciones y procedimientos. Los métodos característicos de la clase persona sería, hablar, andar, escribir, escuchar, estudiar, etc. La diferencia fundamental entre funciones y procedimientos, es que las funciones al llevarse a cabo devuelven algún tipo de valor mientras que los procedimientos realizan su cometido y pueden o no devolver algún valor. Por ejemplo los métodos mencionados en el párrafo anterior se pueden clasificar la mayoría como procedimientos porque no tienen necesariamente que devolver ningún valor, pero por ejemplo el método estudios se podría calificar como función que devuelve los últimos estudios de esa persona. En la programación orientada a objetos existe también un concepto muy importante que son los eventos. Los eventos son sucesos que son provocados por algún tipo de estímulo externo y que hacen que pueda alterarse el comportamiento de la clase. Seguimos con el ejemplo persona, un evento sobre persona sería el evento "despertarse", que provoca que la persona comience a funcionar, o un evento externo como "llamar", que provoca que la persona atienda a la persona que le ha llamado.

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Curso: Excel 123 Nivel: Avanzado  

EL ENTORNO DEL EDITOR DE VISUAL BASIC Para acceder al entorno de programación de Excel debemos: Abrir el editor Visual Basic desde la Ficha Programador o también

presionando la combinación de teclas Alt + F11. Insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de

las funciones o procedimientos de las macros. Plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que

devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor).

Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar → Procedimiento.

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Curso: Excel 124 Nivel: Avanzado  

Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre.

También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad.

Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.

Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos

sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro.

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Curso: Excel 125 Nivel: Avanzado  

Como hemos dicho, el lenguaje que utiliza Excel para las macros es el Visual Basic, por lo tanto veamos algunas sentencias de programación básicas. Seleccionar una celda específica:

Range("A1").Select Escribir texto en una celda específica:

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ofimática Empresarial" Escribir 0 en un rango de celdas:

Range(“A2:A10”).Value = 0 Borrar el contenido de un rango de celdas:

Range(“B5:G10”).Clear Copiar el texto de un rango de celdas seleccionadas.

Selection.Copy

Pegar el texto de un rango de celdas copiadas. ActiveSheet.Paste

Cortar el texto de un rango de celdas seleccionadas. Selection.Cut

Insertar y Eliminar Fila Selection.EntireRow.Insert Selection.EntireRow.Delete

Insertar y Eliminar Columna Selection.EntireColumn.Insert Selection.EntireColumn.Delete

Abrir un Libro en Excel Workbooks.Open Filename:="C:\libro.xls"

Grabar un Libro en Excel ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\libro.xls"

Colocar Negrita, Cursiva o Subrayar texto de un rango seleccionado de celdas. Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Italic = True Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle

Alinear el texto de un rango seleccionado de celdas: Selection.HorizontalAlignment = xlCenter Selection.HorizontalAlignment = xlLeft

Selection.HorizontalAlignment = xlRight

Cambia el tipo de letra de un rango seleccionado de celdas. Selection.Font.Name = "Garamond"

Cambia el tamaño de letra de un rango seleccionado de celdas. Selection.Font.Size = 15

 

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Curso: Excel 126 Nivel: Avanzado  

GUARDAR LIBROS EN EXCEL CON MACROS Cuando guardamos un libro en Excel y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Ingresar el nombre con que se desea guardar. Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos

mostrará este anuncio bajo la banda de opciones: Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros.

Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.

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Curso: Excel 127 Nivel: Avanzado  

Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón Opciones para activarlas.

Aparecerá este cuadro de diálogo: Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar

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Curso: Excel 128 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA En un nuevo libro de trabajo, crea las siguientes Macros usando el

editor de Visual Basic de Excel. Escribe el código del procedimiento, lo escrito en verde son comentarios, pueden ser omitidos.

En una hoja del libro, ingresar botones y asignar la macro respectiva a

control: Ejecuta las macros creadas.

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Curso: Excel 129 Nivel: Avanzado  

Sesión 10

FORMULARIOS DE VBA

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

Crea eficientemente los formularios

de Visual Basic para ingresar datos

en Excel.

Automatiza correctamente el ingreso

de datos en Excel mediante

formularios.

Programa adecuadamente macros

para los formularios.

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Curso: Excel 130 Nivel: Avanzado  

FORMULARIOS DE VISUAL BASIC PARA MACROS USERFORM Un objeto UserForm es una ventana o cuadro de diálogo que conforma una parte de la interfaz de usuario de una aplicación. Los formularios de usuario tienen propiedades que determinan la apariencia, como posición, tamaño y color; y diversos aspectos de su comportamiento. Los formularios de usuario también pueden responder a eventos iniciados por un usuario o activados por el sistema. Por ejemplo, puede escribir código en el procedimiento de evento Initialize del UserForm para inicializar variables a nivel de módulo antes de mostrar el UserForm. Además de propiedades y eventos, puede utilizar métodos para manipular formularios de usuario utilizando código. Por ejemplo, puede utilizar el método Move para cambiar la ubicación y tamaño de un UserForm. Cuando diseña formularios de usuario, establezca la propiedad BorderStyle para definir bordes, y establezca la propiedad Caption para colocar texto en la barra de título. En código, puede utilizar los métodos Hide y Show para hacer invisible o visible un UserForm en tiempo de ejecución. CREAR USERFORM Para crear un UserForm se debe hacer anticlic en la carpeta módulos,

luego seleccionar insertar UserForm.

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Curso: Excel 131 Nivel: Avanzado  

Se mostrará la siguiente ventana con el formulario creado. Junto a la pantalla anterior se utilizan las ventanas de Propiedades y de

Herramientas.

Page 132: Microsoft Excel 2007 - Basico & Avanzado

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Page 133: Microsoft Excel 2007 - Basico & Avanzado

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Curso: Excel 133 Nivel: Avanzado  

Control: Etiqueta Permite mostrar texto. Propiedad Name: lblPracticaI, lblPRacticaII, lblPracticaIII Propiedad Caption: Practica I, Practica II, Practica III

Control: Cuadro de Texto

Permite al usuario ingresar texto. Propiedad Name: txtPracticaI, txtPRacticaII, txtPracticaIII

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Curso: Excel 134 Nivel: Avanzado  

Agregamos los controles necesarios para mostrar el promedio. Pero en este caso la caja de texto promedio solo debe mostrar el resultado, no debe permitir el ingreso de datos, por lo tanto vamos a desactivarla colocando en falso su propiedad Enabled.

Control: Botón de Comando

Permite al usuario ejecutar acciones. Propiedad Name: cmdCalcular.

El resultado final sería:

Page 135: Microsoft Excel 2007 - Basico & Avanzado

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Curso: Excel 135 Nivel: Avanzado  

PROGRAMACION DE LOS CONTROLES Ejemplo 01: Enviar Datos de las Cajas de Texto a Celdas Específicas al dar clic en un Botón. Para programar cada control insertado en el formulario, se debe dar

doble clic en el control respectivo y se generaran los procedimientos respectivos.

Código para el botón Cerrar: Código para el Botón Borrar:

Código para el Botón Calcular

 

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Curso: Excel 136 Nivel: Avanzado  

Explicación

Permite declarar 3 variables llamadas a, b y c que son de tipo entero.

Captura el valor de las cajas de texto y los almacena en sus variables respectivas.

Calcular el promedio de las 3 notas y lo muestra en la caja de texto txtPromedio.

Para comprobar la programación se debe Presionar F5, o dar click en el botón Ejecutar.

El resultado final sería:

ENLAZAR CONTROLES A LAS CELDAS Ahora vamos a enviar datos del formulario a las celdas en Excel:

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Para el Formulario anterior, copiar el siguiente código: El resultado sería:

 

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Ejemplo 02: Enviar Datos de las Cajas de Texto a Celdas Específicas al escribir: Diseñar el Siguiente formulario, asignándole correctamente los

nombres a cada control. Copiar los siguientes códigos en cada control.

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Curso: Excel 139 Nivel: Avanzado  

Explicación: La acción txtNombre_Change(), se lleva a cabo cuando el usuario

ingresa datos en una caja de texto. La opción Range(“A3”).Select, selecciona la celda A3. La opción ActiveCell.FormulaR1C1 = txtNombre.Text, asigna el

contenido de la caja de texto txtNombre a la celda seleccionada. La opción Selection.EntireRow.Insert, inserta una nueva fila donde

se insertarán los datos escritos en las cajas de texto. La opción txtNombre.Text = Empty, borra el contenido de la caja de

texto txtNombre. La opción txtNombre.SetFocus, ubica el cursor en la caja de texto

txtNombre. El resultado sería:

 

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Curso: Excel 140 Nivel: Avanzado  

Ejemplo 03: Realizar cálculos con el contenido de las cajas de texto y pasar los datos a las celdas. Diseñar el Siguiente formulario, asignándole correctamente los

nombres a cada control. Copiar los siguientes códigos en cada control.

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Curso: Excel 141 Nivel: Avanzado  

El resultado sería:

 

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Curso: Excel 142 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA Diseñar el siguiente Formulario, asignándole los correctos nombres a

cada control: Agregar las siguientes líneas de código a cada control:

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Curso: Excel 143 Nivel: Avanzado  

Explicación:

Busca el texto escrito en la caja txtNombre.

ActiveCell.Offset(0, 1).Select permite moverse una columna a la derecha, por lo tanto después de la búsqueda de las primeras líneas con Cell.Find si encuentra el Nombre de la persona se mueve a la siguiente columna y la línea txtapellido.text= ActiveCell Permite capturar el valor de la celda al txtapellido y así mostrar el dato de la celda en el txtapellido, luego hace lo mismo con la dirección.

Muestra los datos encontrados en las celdas respectivas.

El resultado sería:

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Sesión 11

MACROS III

Al finalizar la Sesión usted será capaz de:

Utiliza correctamente las estructuras

de programación en VBA para Excel.

Desarrolla eficientemente sistemas

en VBA para ser aplicados en Excel.

 

 

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Curso: Excel 145 Nivel: Avanzado  

PROGRAMACION EN VISUAL BASIC PARA MACROS DECLARACIÓN DE VARIABLES Para declarar variables (cada variable tiene un nombre único que la identifica dentro de su nivel de ámbito. Puede especificar un tipo de datos o no) se utiliza normalmente una instrucción Dim. La instrucción de declaración puede incluirse en un procedimiento para crear una variable de nivel de procedimiento. O puede colocarse al principio de un módulo, en la sección Declarations, para crear una variable de nivel de módulo. Sintaxis: Dim Nombre_variable As Tipo_dato Ejemplo: ESTRUCTURA IF… THEN…ELSE Se puede usar la instrucción If...Then...Else para ejecutar una instrucción o bloque de instrucciones determinadas, dependiendo del valor de una condición. Sintaxis: Ejercicio 01: Programar una macro que muestre el estado de un alumno de acuerdo

a su promedio. Si el promedio es mayor o Igual a 10.5 el estado debe ser “Aprobado”, sino debe ser “Desaprobado”.

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Curso: Excel 146 Nivel: Avanzado  

El código de programación a usarse sería: Si el contenido de la celda activa es Mayor 0 Igual a 10.5 escribir

“Aprobado”. De lo contrario escribir “Desaprobado”

El resultado al ejecutar la macro sería:

 

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Curso: Excel 147 Nivel: Avanzado  

ESTRUCTURA FOR … TO … NEXT La Instrucción For … To … Next es un ciclo contador que permite ejecutar acciones un determinado número de veces.

Sintaxis:

En este caso, la instrucción se repetirá 4 veces, desde que la variable i toma el valor de 3 hasta que llega a 6 (incrementándose de 1 en 1). I es una variable numérica que irá almacenando el valor de cada iteración. Ejercicio 01: Agregar un nuevo módulo y crear una macro llamada sueldo, que

permita sumar el rango de celdas de C2:F2, usando la sentencia for para desplazarse a través de las celdas.

La macro debe ejecutarse desde el Botón Sumar. Desarrollo: Para referenciar una celda sin usar la etiqueta del nombre como A1,

B2, etc., podemos usar lo siguiente:

Asigna el valor de 8 a la Celda de la Fila 5 y Columna 2.

Asigna el valor de 9 a la Celda de la Fila 5 y Columna 3.

Asigna el texto “hola” a la Celda de la Fila 5 y Columna 4. El resultado de la explicación anterior sería:

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Curso: Excel 148 Nivel: Avanzado  

Para el ejercicio, podemos utilizar: Debemos sumar las celdas (2,3), (2,4), (2,5) y (2,6). Y mostrar el

resultado en la celda (2,7). Declaramos las variables que vamos a utilizar:

I será en contador. Suma será la variable que almacenará la suma del contenido de las celdas.

El contador i, recorrerá las celdas (2,3), (2,4), (2,5) y (2,6), debido a que la fila 2 es fija y solo caría el número de la columna.

La variable suma, se irá incrementando en cada iteración del bucle.

Finalmente se mostrará el resultado en la celda (2,7)

El código completo sería:

El resultado sería:

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Curso: Excel 149 Nivel: Avanzado  

Ejercicio 02: Crear un Procedimiento que incremente en un 50% los valores

contenidos en un rango de celdas seleccionadas. Diseñar:

El ejercicio consistirá en ir incrementando en 50% los precios de los

productos al hacer clic en el Botón Incrementar. Usaremos el siguiente código:

El resultado al ejecutar la macro sería:

 

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Curso: Excel 150 Nivel: Avanzado  

ESTRUCTURA WHILE … WEND Es un Bucle de validación, indica una condición para que se ejecuten diversas instrucciones, si esa condición se cumple. Sintaxis: Las sentencias se repetirán mientras que la condición se cumpla, de lo

contrario finalizará el bucle. Ejercicio 01: Elaborar una macro que ubique el cursor en la primera celda vacía

después de una lista de datos. Copiar los siguientes datos.

El resultado de la macro debe ser que el cursor debe ubicarse en la

celda A12, después de todos los datos de la lista. Debemos recorrer una a una las celdas que contienen texto.

Luego debemos avanzar una fila:

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Curso: Excel 151 Nivel: Avanzado  

El código completo sería: Asignamos la macro a un botón y ejecutamos. El resultado de ejecutar la macro sería:

Si deseamos que seleccione el último elemento de la lista, después del

fin del While, agregamos la siguiente línea: El código completo sería:

Después de ejecutar, la celda seleccionada sería A11.

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Curso: Excel 152 Nivel: Avanzado  

Ejercicio 02 Elaborar una Macro que borre toda una fila de acuerdo a un valor

ingresado por el usuario, usando los datos del ejercicio anterior: Solicitamos un dato al usuario mediante un InputbBox y leer ese valor.

Debemos recorrer una a una todas las filas que contienen los datos y

comparar si el contenido de la celda es igual al valor ingresado por el usuario. Si es igual debemos eliminar toda la fila, de lo contrario debemos avanzar a la siguiente fila.

Siendo el código completo:

Asignamos la macro a un botón y ejecutamos.

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Curso: Excel 153 Nivel: Avanzado  

El resultado sería: Como se puede observar, el Alumno A003 fue eliminado de la lista.

 

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Curso: Excel 154 Nivel: Avanzado  

PRÁCTICA GUIADA Elaborar una macro que elimine filas que contienen ceros o valores

negativos. Elaborar una macro que permita convertir el valor de la celda

seleccionada a Dólares, con un formato de 2 decimales Elaborar una macro que redondee el valor de una celda a 2 decimales.

Elaborar una macro que eleve al cuadrado el valor de una celda

seleccionada

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Curso: Excel 155 Nivel: Avanzado  

Diseñe el siguiente formulario con el nombre de frmIngreso: Escriba los siguientes códigos de programación:

cmdAceptar:

cmdCancelar:

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Curso: Excel 156 Nivel: Avanzado  

Ingresar los siguientes datos en una hoja en Excel: Al botón asígnele la macro Mostrar_formulario:

El resultado sería:

Mostrándose los datos en las celdas.