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MANUAL ALIADOS RAYCO CÓDIGO MGV-07 VERSIÓN 01 PÁGINA 1 de 27

Elaborado Por: Líder de Calidad – Asistente Comercial Fecha:

Septiembre 25 de 2013

Revisado Por: Líder de Calidad Aprobado Por: Gerente Comercial y de Mercadeo

1. INTRODUCCIÓN El proyecto “ALIADOS RAYCO” es un plan de expansión a bajo costo para lograr mayor cobertura de mercado y poder incrementar la fuerza de ventas y el nivel de ventas en las sucursales de Almacenes Rayco.

2. OBJETIVO El presente manual tiene el propósito de establecer las condiciones, requisitos y procedimientos para la operación del Proyecto “Aliados Rayco”; de interés particular para los Gerentes de Sucursal, Gerentes de Zona, Gerente Comercial, Gerente General y demás participantes en el proyecto. 3. GENERALIDADES

3.1. ¿QUÉ SON ALIADOS RAYCO? Son personas o terceros con intenciones serias de progreso, con sentido de pertenencia por la organización, de gran sentido moral, reconocidos por sus comunidades y con enfoque de servicio el cliente. 3.2. PERFIL DEL ALIADO El Aliado Rayco es una persona honorable, responsable, honesta y emprendedora que goza de excelente reputación; es una persona dispuesta a aprovechar las oportunidades que le permitan crecer e impulsar el crecimiento de su entorno de manera proactiva y dinámica. 3.3. REQUISITOS

Ser mayor de edad; puede ser persona jurídica o natural, con o sin establecimiento, con experiencia en ventas de 2 años si es bachiller o de 1 año si es técnico, tecnólogo o profesional. No pueden ser Aliados Rayco: Empleados de Rayco, Colaboradores de Rayco Contratados por empresas temporales u outsourcing, Agentes Comerciales y BTL de Rayco, personas que tengan vínculos de tercer grado de consanguinidad (Padres, hijos, hermanos, abuelos, nietos, tíos y sobrinos), hasta segundo grado de afinidad (suegros y cuñados), primer grado civil, cónyuge o compañeros permanentes de empleados o colaboradores de Rayco.

3.4. ¿QUÉ PUEDE HACER UN ALIADO? El Aliado puede Comercializar los productos de Rayco, por los Canales de Venta Crédito (Cooperativo e Institucional) y/o Contado.

3.5. ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS PARA EL ALIADO RAYCO?

� Incrementar sus ingresos. � Crear su propio negocio. � Potencializar su negocio actual (si lo tiene).


� Aumentar el tráfico en su negocio (si lo tiene). � Contar con el respaldo de Distribuidora Rayco S.A.S.

4. PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE UN ALIADO RAYCO

Todo el proceso de inscripción de Aliados se realizará por medio de un Módulo virtual creado específicamente para el proyecto “Aliados Rayco”, al cual se puede acceder desde la página www.disrayco.com. Ingresando con el usuario y contraseña y seleccionado el Link “Aliados”. Ver Módulo Aliados Rayco (Numeral 6)

FLUJO DEL PROCESO DE INSCRIPCIÓN


4.1. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA INSCRIPCIÓN

# Descripción Persona Natural

Persona Jurídica

Requerido en el Estado

1 Foto (digital) � � 1 2 Cédula (escaneada) � � 1 3 FGV-10 Solicitud de Vinculación Aliado Rayco

(Anexo 1) � � 1

4 Contrato (Anexo 2) � � 1 5 Consulta a Centrales de Riesgo (DataCrédito) � � 1 6 Hoja de Vida � � 1 7 Pasado judicial � � 1 8 RUT � � 1 9 Cámara de Comercio (si aplica) � � 1

10 Pagaré (Anexo 3) � � 1 11 Carta de instrucciones � � 1 12 Soporte de pago de Seguridad Social Integral � � 1 13 Certificación Bancaria � � 1 14 Declaración de Renta � 1 15 Foto Fachada (si tiene establecimiento) � � 1 16 Foto interior (si tiene establecimiento) � � 1 17 Póliza � � 7 18 Recibo de pago de la póliza � � 7

Nota: El detalle de los Estados se encuentra en el numeral 6.2. Durante el proceso de inscripción, en el Módulo Aliados se atraviesan una serie de etapas que para este documento y de aquí en adelante se denominarán ESTADOS, en los cuales interviene un responsable de ejecutar ciertas actividades correspondientes al estado, descritas en el siguiente numeral. 4.2. ESTADOS DEL MÓDULO ALIADOS RAYCO Son las diferentes etapas, 9 en total, del Módulo Aliados que comprenden desde la creación de un nuevo Aliado hasta su aprobación; momento a partir del cual el Aliado puede iniciar su labor comercial. Cada Estado es brevemente descrito, definiendo las actividades propias del mismo y el responsable de realizarlas. Para mayor detalle y visualización del Módulo consultar la sección 6. Módulo Aliados Rayco, del presente documento. Cuando ocurre un cambio de Estado, se envía desde el Módulo Aliados, de manera automática un correo electrónico informativo a los responsables tanto del Estado anterior como del nuevo Estado.

Tabla De Estados

ESTADO RESPONSABLE 1. Pendiente Documentos Gerente de Sucursal 2. Pendiente Validación Gerente De Zona Gerente de Zona 3. Validación Jurídico Asesor Jurídico 4. Pendiente Nómina Coordinador de Nómina 5. Pendiente Soporte Líder POS


6. Pendiente Crédito Auxiliar de Crédito - AC 7. Pendiente Póliza Y Recibo De Pago Gerente de Sucursal 8. Pendiente Aprobación Gerente De Zona Gerente de Zona 9. Aliado Activado Todos

Nota: Los documentos soportes requeridos en cada Estado se detallan en la sección “DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA INSCRIPCIÓN” del presente manual.

ESTADO 1. PENDIENTE DOCUMENTOS A este primer estado se llega posterior a ingresar al Módulo Aliados, seleccionar “Crear un Nuevo Aliado”, diligenciar los datos generales del Aliado, pero previo a cargar los documentos soporte requeridos. Responsable: Gerente de Sucursal. Actividades:

a) Selección del Candidato: según el perfil del aliado y condiciones comerciales determinadas por la Gerencia Comercial.

b) Inscripción del Aliado: Para la inscripción del aliado se debe ingresar al Módulo “Aliados”, seleccionar la opción “Crear Nuevo Aliado”, diligenciar completamente la información solicitada, dar clic en Registrar Aliado.

c) Impresión y firma de documentos: Se debe descargar el formato FGV-10 FORMATO DE INSCRIPCIÓN ALIADO RAYCO y el CONTRATO, hacer firmar por el Candidato los documentos anteriores y realizar consulta a Centrales de Riesgo.

d) Creación del Aliado: Una vez se hayan cargado todos los documentos adjuntos requeridos y registrado actualización de la información, queda Creado el Aliado en el Módulo “Aliados”.

Pasa al estado 2.

Notas:

• La información del aliado consignada en el Módulo debe ser de donde éste va a estar radicado. • Los documentos soporte físicos deben ser guardados en una carpeta identificada como Documentos Aliado “Nombre del aliado” y archivada (bajo llave) en la sucursal, hasta el momento de envío de los mismos a la Administración Central. • Las fotografías del establecimiento del Aliado solicitadas en este estado deben cumplir con los siguientes lineamientos definidos por el departamento de Mercadeo y Publicidad de Rayco:

- Debe ser una foto limpia: sin vehículos parqueados (carros, motos), vendedores ambulantes, bicicletas.

- La foto debe mostrar el almacén abierto, la vitrina no debe tener ningún tipo de material que no sea el aprobado por Mercadeo.

- Las fotos deben ser de un tamaño superior a 1mb

- Hay dos tipos de toma de fotografía: i. Establecimiento Esquinero

Se requieren 3 fotos de fachada:


- 1 por cada frente. (es decir, en total 2 fotos) - 1 Plano Esquina.

ii. Establecimiento No esquinero Se requieren 3 fotos de fachada:

- - 1 Frontal - - 2 Diagonales

ESTADO 2. PENDIENTE VALIDACIÓN GERENTE DE ZONA Etapa durante la cual se valida la información del Nuevo Aliado y se emite respuesta sobre el candidato. Responsable: Gerente de zona Actividades:

e) Validación y respuesta aprobado/Negado/Devuelto sobre el candidato. • Aprobado. Si es aprobado, se pasa al estado 3. • Negado. Si la respuesta es Negado, se pasa al estado “Negado por Gerente de Zona”

y termina el proceso. • Devuelto. Si es devuelto, pasa al estado “Devuelto por Gerente de Zona”

ESTADO 3. VALIDACIÓN JURÍDICO El departamento jurídico valida que estén todos los documentos soporte requeridos, correctamente diligenciados y emite cualquiera de las siguientes respuestas: aprobado/Negado/Devuelto. Responsable: Asesor Jurídico asignado


Actividades: f) Validación de la documentación soporte y respuesta aprobado/Negado/Devuelto sobre el

candidato. • Aprobado. Si la respuesta es Aprobado. Pasa al estado 4. • Negado. Si la respuesta es Negado, se pasa al estado “Negado por Jurídico”. • Devuelto. Si es de devuelto, pasa al estado “Devuelto por Jurídico”.

ESTADO 4. PENDIENTE NÓMINA

En este estado se incluye al candidato en el sistema de Rayco para liquidación y pago de comisiones. Responsable: Coordinadora de Nómina Actividades:

g) Visualización de la información y Creación del Aliado en el Sistema Putty, de acuerdo a la tabla de liquidación de comisiones y a las condiciones comerciales consignadas en el Módulo Aliados. Actualización del estado a Usuario Creado.

Pasa a estado 5.

ESTADO 5. PENDIENTE SOPORTE

Para que las ventas sean asignadas al Aliado y se puedan reportar para el pago de su comisión, se debe crear en SAP un código de identificación de asesor (en este caso Aliado). Responsable: Soporte – Administrador Aliados (Asistente Comercial) Actividades:

h) Soporte es informado por medio de GLPI sobre la solicitud de creación de código de identificación del asesor. Realiza la creación del código denominado “CÓDIGO SAP” y lo registra en el GLPI como nuevo seguimiento.

i) El Administrador realiza el registro del código SAP en el Módulo Aliados. Actualización del Estado a “Usuario Creado”, en el Módulo.

Pasa a estado 6.

ESTADO 6. PENDIENTE CRÉDITO

Para que el Aliado pueda ingresar al Score de Crédito, se le asigna un permiso de ingreso (usuario y clave). El usuario equivale al nombre que aparece en el correo electrónico empresarial asignado sin incluir el @; la clave inicial es la cédula del aliado. Ejemplo: para el Aliado con correo electrónico [email protected] el usuario asignado

para ingreso al Score será “aliado1101” y su clave será su número de cédula.


Responsable: Auxiliar de Crédito asignado en Administración Central. Actividades:

j) Asignación de permiso (usuario y clave) para ingreso al Score de Crédito. Registro del permiso en el Módulo Aliados. Actualización del Estado en el Módulo a “Usuario Creado”.

Pasa a estado 7.

ESTADO 7. PENDIENTE PÓLIZA Y RECIBO DE PAGO Para completar la documentación requerida en el proceso de inscripción, se debe adjuntar en el Módulo Aliados, la Póliza y el Recibo de Pago de la misma. Responsable: Gerente de Sucursal Actividades:

k) Adjuntar al Módulo la Póliza y el Recibo de Pago de la misma. Actualización del Estado en el Módulo.

Pasa a estado 8.

ESTADO 8. PENDIENTE APROBACIÓN GERENTE DE ZONA

En este estado se realiza la validación final del proceso de inscripción del Aliado, para definir si ésta se Aprueba/Niega/Devuelve. Responsable: Gerente de Zona Actividades:

l) Valida que el proceso de inscripción cumpla con todos los requisitos y etapas. Emite respuesta aprobado/Negado/Devuelto. Actualización del Estado en el Módulo.

Pasa a estado 9.

ESTADO 9. ALIADO ACTIVADO

Significa que el Candidato ha culminado exitosamente su proceso de inscripción y es Vinculado como ALIADO RAYCO. A Partir de este momento puede iniciar su labor comercial.

Responsable: Todos

OTROS ESTADOS

Negado por Gerente de Zona: Significa que el Candidato no cumple con alguno o varios de los requisitos del proceso de inscripción y por lo tanto NO puede ser aceptado como Aliado


Negado por Jurídico: Significa que el Candidato no cumple con alguno o varios de los requisitos del proceso de inscripción y por lo tanto NO puede ser aceptado como Aliado. Devuelto por Gerente de Zona: Cuando la información proporcionada está incompleta o necesita paz y salvo. Retrocede al paso anterior. Devuelto por Jurídico: Cuando ocurre una devolución porque la información proporcionada está incompleta o necesita paz y salvo, retrocede al paso anterior, es decir al Estado 2. Pendiente por Recibo Soportes Físicos: El Gerente de sucursal tendrá un plazo de 8 días calendario para hacer llegar la carpeta con la documentación del Aliado al departamento jurídico en la Administración Central. Superado el plazo, en el módulo quedará inhabilitado temporalmente el Aliado, hasta tanto no se reciba la documentación.

5. COMISIONES ALIADOS RAYCO

Los Aliados Rayco recibirán los honorarios por su labor comercial, según la siguiente tabla:

LÍNEA DE VENTA COMISIÓN

Crédito Institucional 5.5 % Crédito Cooperativo 5.5 % Contado 0.7 %

Adicionalmente, los Aliados recibirán bonos (no acumulables) por alcanzar metas de venta, los cuales corresponden al 1% del valor de la meta así:

META DE VENTA BONO

$ 30.000.000 $ 300.000 $ 50.000.000 $ 500.000 $ 100.000.000 $ 1.000.000 $ 150.000.000 $ 1.500.000 $ 200.000.000 $ 2.000.000

Nota: Si el Aliado vende menos de 30.000.000 No recibirá bono alguno; si vende cualquier valor por encima de una meta pero sin alcanzar la siguiente meta, recibirá el bono correspondiente a la primera meta. Para el PAGO DE LAS COMISIONES, se deberá hacer llegar a la Coordinación de Nómina en la Administración Central todos los documentos soporte del Aliado requeridos, con un plazo máximo de entrega es de 8 días calendario. Por lo cual se sugiere tener en cuenta los tiempos de envío. El proceso de pago de comisiones es el siguiente:


1. El primer día de cada mes, el Aliado debe descargar (de la página web del Aliado www.aliadosrayco.com) y firmar la Cuenta de Cobro y la “Carta Retención Ley 1607” (Anexo 4)

2. El Aliado debe entregar al Gerente de la Sucursal los documentos anteriores, adjuntando los soportes de pago de Seguridad Social Integral del mes en curso.

3. El Gerente de Sucursal (o la persona que éste designe), elabora una factura equivalente por el valor relacionado en la Cuenta de Cobro del Aliado.

4. Todos los documentos antes mencionados son enviados desde la sucursal a la Coordinadora de Nómina en la Administración Central, antes de los 8 primeros días hábiles del mes.

6. MÓDULO ALIADOS RAYCO

Es el sistema WEB SERVICE, que permite crear y administrar los Aliados Rayco. A continuación se visualiza cada uno de los Estados para la creación y gestión del Aliado en el Módulo Aliados:

6.1. CREAR ALIADO

6.1.1. Con establecimiento

• Formulario Solicitud Vinculación Aliado

• Solicitud de Dotación


6.1.2. Sin establecimiento

• Formulario Solicitud Vinculación Aliado


• Solicitud de Dotación

6.2. ESTADO 1. PENDIENTE DOCUMENTOS

6.2.1. Pantalla principal

6.2.2. Actualizar datos Aliado


6.2.3. Solicitud de documentos

6.2.4. Cargue de documentos


6.2.5. Verificación de documentos guardados

6.2.6. Documentos completos


6.3. ESTADO 2. PENDIENTE VALIDACIÓN GERENTE DE ZONA

6.3.1. Pantalla inicial

6.3.2. Detalles del Aliado

6.3.3. Decisión


6.4. ESTADO 3. PENDIENTE VALIDACIÓN JURÍDICO

6.5. ESTADO 4. PENDIENTE NÓMINA

6.6. ESTADO 5. PENDIENTE SOPORTE


6.7. ESTADO 6. PENDIENTE CRÉDITO

6.8. ESTADO 7. PENDIENTE PÓLIZA Y RECIBO DE PAGO


6.9. ESTADO 8. PENDIENTE APROBACIÓN GERENTE DE ZONA

6.10. PENDIENTE RECIBO DE SOPORTES FÍSICOS


7. PÁGINA WEB DEL ALIADO

Es el lugar virtual donde el aliado puede consultar las herramientas para realizar su labor y hacer seguimiento a la misma. La página web del aliado es www.aliadosrayco.com Para más información sobre la página Web del Aliado consultar el documento IGV-07 Instructivo Página Web del Aliado. 8. DESVINCULACIÓN DE ALIADO Cuando sea necesaria la desvinculación de un aliado, el gerente del punto de venta deberá reportar lo anterior, por escrito al departamento jurídico, detallando los datos del aliado. Esta acción debe ser con 30 días de anticipación a la fecha de retiro. Adicionalmente, se debe informar al departamento de publicidad ([email protected]) para que los artes asignados al aliado sean recogidos y/o destruidos. El departamento Jurídico elabora una carta de desvinculación del Aliado, donde se especifica que el contrato caduca a los 30 días y la envía al Gerente de Sucursal. Por ejemplo, si el gerente pasa

el reporte el 25 de septiembre, el contrato del Aliado se cancelará el 25 de octubre.

La carta de desvinculación debe ser firmada por el Aliado y enviada de vuelta al departamento jurídico. En este momento se podrá inactivar al Aliado tanto en la página web como en el Módulo “Aliados”. Para inactivar al Aliado, Jurídico envía reporte a nómina y a soporte para estos realicen la inactivación en el sistema. 9. RESPONSABLES Este procedimiento debe ser conocido por: Gerente Comercial y de Mercadeo, Gerente de Sucursal, Gerente de Zona, Administrador Aliados, Asesor Jurídico, Coordinador de Nómina, Líder POS, Auxiliar de Crédito. La ejecución de este procedimiento es responsabilidad del Gerente de Sucursal, Gerente de Zona, Administrador Aliados, Asesor Jurídico, Coordinador de Nómina, Líder POS, Auxiliar de Crédito. El cumplimiento de este procedimiento es responsabilidad de la Gerencia de Comercial y de Mercadeo. 10. DOCUMENTOS ASOCIADOS

� IGV-07 Instructivo Página Web del Aliado. � FGV-10 Solicitud De Vinculación Aliado Rayco � Carta Retención Ley 1607.


CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del Cambio

Descripción del Cambio Pasa a Versión

Responsable

25/09/2013 Creación del documento 01 Gerente Comercial y de Mercadeo


ANEXO 1. FGV-10 Solicitud De Vinculación Aliado Rayco (Ejemplo)


ANEXO 2. CONTRATO

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ASESORÍA Y VENTAS

CONTRATANTE: DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S

CONTRATISTA: (Nombre del Aliado)

TERMINO: 1 AÑO A PARTIR DE LA SUSCRIPCION DEL CONTRATO

La empresa DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S con NIT 890.206.611-5 constituida mediante escritura pública N° 4947 del día 13 de diciembre de 1978 de la notaria segunda inscrita en el folio 295 libro 9 tomo 17, representada por (NOMBRE DEL GERENTE DE PUNTO DE VENTA), mayor de edad, domiciliado en el municipio de (NOMBRE DEL MUNICIPIO), identificado con la cédula de ciudadanía número (No. Cedula) de (lugar de expedición), quien actúa en calidad de gerente de la sucursal (NOMBRE DE LA SUCURSAL) y quien para efectos del presente contrato se denominara EL CONTRATANTE, de una parte y de la otra, (Nombre del Aliado), mayor de edad identificada con la cedula de ciudadanía número (Numero de cedula) de (lugar de expedición), domiciliado en el municipio de (Departamento), quien para efectos de este contrato se denominara EL CONTRATISTA, se ha celebrado el siguiente contrato de prestación de servicios de asesoría, ventas de productos y servicios del portafolio de RAYCO además de servicios complementarios que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. EL CONTRATISTA se obliga para EL CONTRATANTE a prestar los servicios de asesoría y ventas de productos o servicios del portafolio de DISTRIBUIDORA RAYCO en el municipio de (Nombre del municipio) o en cualquier zona del país que se requiera. SEGUNDA: FORMA DE PAGO: EL CONTRATISTA se compromete a radicar diariamente totalmente diligenciadas con sus anexos todas las ventas de productos y servicios realizados para su respectiva aprobación por EL CONTRATANTE. EL CONTRATISTA se compromete a radicar en la oficina de RAYCO la relación de productos o servicios (aprobados) con corte al último día de cada mes y, se procederá a cancelar el valor de la remuneración dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación por parte del ALIADO de Soportes de Pago de Seguridad social, la Cuenta de Cobro, Factura de Venta o documento equivalente, Certificado Retención Mensual, el cual deberá cumplir con todos y cada uno de los requisitos exigidos por las autoridades fiscales y tributarias de Colombia. TERCERA: VALOR DEL PAGO. Como compensación económica que retribuye el servicio que surge por virtud del presente contrato, CONTRATISTA recibirá el valor estipulado en el ACUERDO DE SERVICIOS (Anexo 1 a este documento el cual hace parte íntegra de este clausulado. CUARTA: DURACION: El presente contrato tiene una duración de UN AÑO (1) contado a partir de la fecha de suscripción. No obstante, dicho plazo se prorrogará automáticamente por un periodo igual si con treinta días (30) calendario de anticipación al vencimiento del mismo ninguna de las partes da aviso a la otra de su intención de darlo por terminado. QUINTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Son obligaciones del CONTRATISTA: 1) Poner al servicio de EL CONTRATANTE toda su experiencia y conocimiento para cumplir a cabalidad con el trabajo de asesoría y ventas de productos y servicios del portafolio de Rayco. 2) Contratar el personal que se requiera para la ejecución de los trabajos y/o servicios, asumir por su cuenta y riesgo el pago de los salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y demás derechos sociales, así como los aportes legales, parafiscales y de cualquier otra índole que le impongan las leyes, a que tengan derecho los trabajadores. 3) Todos los empleados y en general el personal que labore para el contratista deberán de estar afiliados a los sistemas generales de pensión y de salud, y a un sistema de riesgos profesionales. 4) Presentar a EL


CONTRATANTE en los plazos que se indican y en forma impresa y/o en medio magnético los informes que eventualmente se soliciten. 5) No divulgar, entregar o suministrar total o parcialmente, el resultado de las asesorías y ventas de productos o servicios del portafolio de RAYCO que son materia de este contrato a persona diferente de EL CONTRATANTE 6) el CONTRATISTA se compromete a entregar mensualmente los comprobantes de pago y aportes de seguridad social de cada uno de los empleados y en general el personal que labore para el contratista. SEXTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Son obligaciones de EL CONTRATANTE: Suministrar la información veraz y oportuna requerida por la CONTRATISTA para la realización de trabajos acordados. Brindar los espacios y el apoyo necesario para la ejecución de la asesoría y venta de productos o servicios del portafolio de RAYCO como son: a.) Cumplir con el pago oportuno, según se observe por parte de EL CONTRATISTA de manera íntegra las cláusulas del presente contrato. b.) Suministrar los medios de publicidad, los volantes y las demás previamente acordados por las partes. SEPTIMA: PROHIBICIONES: Al CONTRATISTA le queda prohibido: 1) Recibir dineros; 2) Hacer efectivo cheques recibidos para o a nombre del CONTRATANTE sin su autorización; 3) Autorizar o ejecutar operaciones que afecten los intereses del CONTRATANTE; 4) Negociar bienes o mercancías del CONTRATANTE en provecho propio; 5) Desarrollar actitudes nocivas que puedan afectar los intereses del CONTRATANTE o su reputación, la presencia de alguna de las anteriores circunstancias será causa suficiente para dar por terminado unilateralmente el contrato por parte del CONTRATANTE, sin derecho a indemnización alguna. OCTAVA: IMPUESTOS. Cualquier impuesto, tasa o gravamen que pudiera afectar el costo del trabajo estipulado en este contrato será a cargo de EL CONTRATANTE. NOVENA: RELACIONES LABORALES: Los empleados, trabajadores, agentes, representantes, subcontratistas y los trabajadores de ellos y otro personal empleado por el CONTRATISTA en desarrollo del presente contrato, son empleados, trabajadores, agentes, representantes y subcontratistas del mismo y no de EL CONTRATANTE, y que por lo tanto, el CONTRATISTA tendrá a salvo a EL CONTRATANTE de cualquier reclamación, salario, beneficio, prestación y otra cantidad pagadera a cualquiera de las personas mencionadas o de cualquier responsabilidad, daño, indemnización, costo o gasto reclamado por ellas. DECIMA: PROPIEDAD Y RESERVA DEL TRABAJO. Los Estudios, informes o resultados materia de este contrato serán de propiedad de EL CONTRATANTE: DECIMA PRIMERA: CLAUSULA COMPROMISORIA. Cualquier diferencia que surja entre las partes con ocasión de la celebración, interpretación o liquidación de este contrato, será dirimida por un Tribunal de Arbitramiento designado por el director del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de (nombre de la ciudad a la cual está asignada el agente), que se sujetara a las normas legales existentes sobre las materias de acuerdo con las siguientes reglas: a.) los árbitros serán elegidos de la lista oficial que para tal efecto lleva el centro de conciliación y arbitraje. b.) el Tribunal estará integrado por tres árbitros. c.) la organización interna del Tribunal, se sujetara a los reglamentos previstos para el efecto por el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de (nombre de la ciudad a la cual está asignada el agente). d.) el Tribunal decidirá en derecho. e.) el tribunal funcionara en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de (nombre de la ciudad a la cual está asignada el agente). Igualmente las partes hacen constar expresamente que el Laudo Arbitral que se dicte será vinculante para ellas. DECIMA SEGUNDA. CESION DEL CONTRATO: El contrato y los derechos y obligaciones que de él emanen, no podrán cederse total ni parcialmente por EL CONTRATISTA, sin el consentimiento previo, expreso y por escrito de EL CONTRATANTE. DECIMA TERCERA: CONFIDENCIALIDAD: Teniendo en cuenta que en virtud del presente contrato el EL CONTRATISTA, a través de sus empleados o directamente, tendrá acceso a la información relacionada con los clientes del CONTRATANTE, las partes dejan claramente establecido que toda la información que se maneje, conozca, administre o archive el EL CONTRATISTA con ocasión del presente contrato será manejada, estudiada y realizada bajo estricta confidencialidad. En tal virtud, el EL CONTRATISTA se obliga a guardar confidencialidad en relación con cualquier información, datos o documentos, que hayan sido recibidos del CONTRATANTE directamente o a través de sus sistemas, archivos, documentos, u otros


empleados, contratistas, subcontratistas, personal extra, auxiliares, directivos, o, cualesquiera otra persona vinculada directa o indirectamente con ella en desarrollo y ejecución del presente contrato; por lo tanto, no podrá utilizar dicha información, datos o documentos confidenciales para fines diferentes a los requeridos para la ejecución del presente convenio, así como tampoco podrá divulgar o publicar a terceros dicha información, datos o documentos, u, obtener copias de los mismos, salvo en los siguientes casos: a) Cuando así lo exijan las disposiciones legales vigentes; b) Cuando así lo exija una autoridad competente: c) Con autorización previa y escrita del CONTATANTE a través única y exclusivamente de su Representante Legal. DECIMA CUARTA: GARANTIAS: Una vez suscrito el contrato y antes de la ejecución de cualquier obra, EL CONTRATISTA deberá presentar a EL CONTRATANTE las siguientes garantías expedidas por una compañía de Seguros debidamente establecidas en el país: (i) una garantía que ampare el adecuado cumplimiento de todas las obligaciones adquiridas por el CONTRATISTA en virtud del presente contrato, por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el término de duración del mismo y treinta (30) días más; (ii)Una garantía que ampare el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones al personal que EL CONTRATISTA emplee en desarrollo del contrato, por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y por el término de duración del mismo y tres (3) años más. PARAGRAFO: Para los efectos previstos en esta CLAUSULA el valor del contrato se calcula inicialmente en la suma de 30.000.000 (Treinta millones de pesos m/c), el cual se reajustará cuando las ordenes de servicios asignadas a EL CONTRATISTA superen dicho monto. EL CONTRATISTA deberá constituir las garantías establecidas en esta CLAUSULA en favor de EL CONTRATISTA y deberá mantener actualizadas sus cuantías durante el término de vigencia del contrato. DECIMA QUINTA: CAUSALES DE TERMINACION: El presente contrato podrá ser terminado por las causas legales y especialmente por las siguientes: 1) Por mutuo acuerdo. 2) Por incumplimiento de cualquiera de las partes de todas, de una o algunas de las obligaciones derivadas del presente contrato 3) Unilateralmente por EL CONTRATANTE, dando aviso al CONTRATISTA con una antelación no menor a treinta (30) días calendario, sin que haya lugar a indemnización alguna. 4) En cualquier momento por parte del CONTRATANTE cuando por incumplimiento reiterado de las obligaciones del CONTRATISTA, se le hayan ocasionado perjuicios graves que sean suficientes para mermar la confianza. DECIMA SEXTA: COMUNICACIONES ENTRE LAS PARTES: Las comunicaciones que las partes deben dirigirse, se enviaran a las siguientes direcciones: EL CONTRATANTE: (Dirección del almacén al cual está asignado el Agente) EL CONTRATISTA: (Dirección del Agente) (Municipio) (Departamento). DECIMA SEPTIMA: PERFECCIONAMIENTO: el presente contrato se perfecciona mediante la suscripción del mismo por los representantes legales de las partes.

DECIMA OCTAVA: FIRMAS: Para constancia de lo aquí convenido, las partes suscriben el presente contrato en dos originales de igual contenido, a los (XX) días del mes de (XXXXX) de 201X en el municipio de (municipio en donde se firma el contrato).

______________________________ ___________________________________

(Nombre del gerente) (Nombre del aliado)

C.C XXXXXX de XXXXX C.C. XXXXXXX de XXXXXX

Distribuidora Rayco S.A.S El Contratista

El Contratante


ANEXO 3. PAGARÉ

DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S NIT. 890.206.611-5

PAGARE N. 0(CONSECUTIVO) POR $______________________ VENCIMIENTO FINAL: _________________________________ (NOMBRE DEL AGENTE) mayor de edad, domiciliado en el municipio de (NOMBRE DEL MUNICIPIO), identificado como aparece al pie de mi correspondiente firma, declaro: 1) Que pagare en dinero en efectivo, a la orden de DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S, a quien represente sus derechos o a quien tenga el carácter de tenedor legítimo del presente título valor, incondicional, indivisible y solidariamente, en sus oficinas ubicadas en la ciudad de Bogotá el día ( ) de de ( ),la suma de ($ ) moneda legal colombiana . 2) Que en caso de mora y mientras ella subsista pagare a la orden de DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S, a quien represente sus derechos o a quien tenga el carácter de tenedor legítimo del presente título valor, intereses moratorios a la tasa máxima legal permitida sobre la suma antes referida, sin necesidad de requerimiento previo y sin que ello implique prorroga del plazo o novación, sin perjuicio de las acciones legales que pueda iniciar DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S, quien represente sus derechos o a quien tenga el carácter de tenedor legítimo del presente título valor. 3) Que expresamente declaro excusada la presentación para el pago, el aviso de rechazo y protesto. 4) Que en caso de cobro judicial o extrajudicial, serán de mi cuenta los costos y gastos de cobranza juridica y/o prejuridica, incluyendo los honorarios de abogado, comisiones y seguros. 5) Que conozco y aceptos que DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S, se encuentra legalmente facultada para, cuando lo considere procedente, endosar o ceder el presente título valor a cualquier persona y a cualquier título. 6) Que todos los gastos o impuestos que cause este título valor serán de mi cargo, así como los gastos de cobranza y honorarios de abogado a que haya lugar, los cuales pagare según la tarifa de honorarios fijada para el efecto por DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S, con el abogado a quien encomiende el cobro. En caso de muerte de los deudores, el acreedor queda con el derecho a exigir la totalidad del crédito a uno o cualquiera de los herederos, sin necesidad de demandarlos a todos. Así mismo el acreedor podrá declarar vencido el plazo y exigible de una vez el pago total de la obligación, mas los intereses remuneratorios, la mora, y demás accesorios en los siguientes casos: a) Mora o retardo en el pago de uno o más de los vencimientos de capital o intereses señalados o por concepto de prima de seguros respecto al deudor (deudores) y bienes dados en garantías; b) el incumplimiento de cualquiera otra obligación que directa o indirectamente tenga el deudor (deudores) para con el acreedor; c) Si los bienes de deudor (deudores) son embargados o perseguidos judicial o administrativamente en ejercicio de cualquier acción; d) El giro de cheques sin provisión de fondos o del no pago de los mismos por parte del deudor, codeudores o avalistas; e) Si el deudor ( deudores) codeudores o avalistas fuere (n) admitido (s) a proceso concursar por concordato o liquidación forzosa, o incurra (n) en causal de disolución, o sea (n) sometido a liquidación forzosa, administrativa o hagan ofrecimiento de cesión de bienes a sus acreedores; f) Si las garantías que se otorguen para amparar las obligaciones a cargo del (los) deudor (deudores) y a favor de DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S NIT. 890.206.611-5 resultaren insuficientes o se depreciaren o deterioraren a juicio del acreedor o si fueren perseguidas judicialmente por terceros. Para esto bastara simplemente la declaración escrita por DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S en comunicación dirigida al Deudor por carta o telegrama; comunicación que este acepta como prueba suficiente y plena del incumplimiento; g) Cuando el deudor


enajene sin autorización de DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S los bienes que garantizan las obligaciones; h) Si los deudores dejaren de mantener asegurados los bienes que sirven de garantía a las obligaciones; i) Si los deudores enajenaren sin autorización del acreedor los bienes que garantizan las obligaciones que por este pagaré se contraen; j) La entrega de títulos valores aceptados por el deudor y distintos al presente, respecto de los cuales se incumpla con el pago; k) en caso de muerte del deudor, codeudores o avalistas. En el presente pagare el Deudor acepta desde ahora cualquier cesión o endoso o traspaso que de este pagare haga DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S a cualquier persona natural o jurídica y renuncia a favor de DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S a todo derecho que por ley, decreto o resolución se consagre a nuestro favor y que tienda a disminuir el valor de las obligaciones contenidas en este documento o a eludir y dilatar el cumplimiento de ellas Pagaremos mora sobre el total de las respectivas cuotas ( capital, intereses, y seguros). En caso de mora, sin perjuicio de las acciones legales a que tenga derecho el acreedor me (nos) obligo (amos) a pagar la tasa máxima del interés moratorio permitida por la ley expresada en términos efectivos anuales. Firmamos en a los días del mes de del año ___________________________________ (NOMBRE DEL AGENTE) C.C (NUMERO DE CEDULA) de (CIUDAD)


(MES, DIA, AÑO) Señores DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S Bogotá (NOMBRE DEL AGENTE) mayor (es) de edad, domiciliado (s) en el municipio de (DOMICILIO DEL AGENTE), e identificado como aparece al pie de mi correspondiente firma me permito autorizar para llenar los espacios en blanco dejados en el pagaré pre-formado No.(DEBE LLEVAR UN NUMERO CONSECUTIVO) a mi nombre, sin necesidad de dar aviso previo a los suscriptores del mismo, de conformidad a lo establecido en el Art. 622 del Código de Comercio y de acuerdo a las siguientes instrucciones: 1. La cuantía del pagaré equivaldrá al monto de todas las sumas de dinero que DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S haya tenido que pagar con ocasión de cualquier reclamación judicial o extrajudicial relacionada con el pago de cualquier suma de dinero derivada del incumplimiento de las obligaciones adquiridas por nosotros para con DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S. o de cualquier otro tipo de obligación, tales sumas se referirán, entre otras, al pago de las mercancías puestas en consignación, facturas a crédito; así como dineros pertenecientes a DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S Que por causa imputable al DEUDOR resultare como faltante en los estados de cuenta de cartera colocada a crédito en la sede del DEUDOR; Dicho valor deberá de ser llenado tanto en letras como en números, en el encabezamiento y en su correspondiente texto.

� La fecha de Vencimiento final del pagaré corresponderá a la fecha en que dicho título valor sea diligenciado por DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S. o por quien tenga la calidad de tenedor del mismo, conforme a las presentes instrucciones. Los demás espacios del pagaré tales como nombres, identificación, domicilio y las firmas del mismo ya van impresos y debidamente firmados, de tal forma que DISTRIBUIDORA RAYCO S.AS. Solo tendrá que llenar los espacios en blanco que expresamente se autorizan en esta carta. Declaramos que copia de estas instrucciones han quedado en nuestro poder. Atentamente, _________________________________ (NOMBRE DEL AGENTE) C.C (NUMERO DE CEDULA) de (CIUDAD)


ANEXO 4. CARTA RETENCIÓN LEY 1607.

Bucaramanga, dd,mm,aa Señores: DISTRIBUIDORA RAYCO S.A.S Ciudad Yo _______________________________________ identificado con la cédula No. _____________ expedida en ___________________, certifico bajo la gravedad de juramento que el pago o abono en cuenta del mes _____________ de 2013, están amparados por la legislación civil y corresponde a: Marque con una x la opción seleccionada:

Honorarios: ______ Servicios: ______ Comisiones: ______

Para cada uno de los siguientes ITEMS, marque con una x la respuesta SI o NO:

ITEM SI NO

1. Soy empleado bajo relación laboral o legal y reglamentaria, en los términos del artículo 329 del ET

2. Soy empleado profesional independiente y/o prestatario de servicios técnicos en los términos del art. 329 ET

3. Mis ingresos totales en el año gravable inmediatamente anterior (2012), sean iguales o superiores a cuatro mil setenta y tres (4.073) UVT ò 106.097.577. (Valor UVT año 2012 $26.049)

4. Soy residente en el país según el Art. 10 ET 5. Presto mis servicios de manera personal y la labor que desarrollo es por

cuenta y riesgo del contratante

6. Mi actividad o profesión liberal requiere la utilización de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado

7. Mis ingresos en el transcurso del presente año corresponden a un porcentaje igual o superior al 80% producto del ejercicio de mis actividades.

8. Soy Declarante del impuesto sobre la Renta y Complementarios 9. Hay bajo mi cargo personas como dependientes, en los términos del

parágrafo 3 del artículo 2 del DR 099 de enero 25 de 2013

Adjunto a esta comunicación soporte del documento PILA que contiene el pago de los aportes a la seguridad social correspondiente al 40% del valor del contrato. Con lo anterior solicito que se me aplique la norma en los términos establecidos por la Ley. Cordial saludo,

_______________________________________

Nombre: Cédula: Dirección: Teléfono:

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