PROCEDIMIENTO PARA EL

MANEJO DE LA PROPIEDAD

DEL CLIENTE

Código: MG-P-007

Versión: 000

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COPIA CONTROLADA

Elaboró: Equipo Técnico Revisó: Representante de Calidad

Aprobó: Comité de Calidad

Firma: Firma: Firma:

Fecha: 10-03-2009 Fecha: 10-03-2009 Fecha: DD/MM/AAAA

1. OBJETIVO

Establecer lineamientos claros para identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente cuando el funcionario público los tenga en

su poder en la prestación del servicio. 2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la identificación de la propiedad del cliente y termina

con su devolución o conservación. Y aplica para los procesos misionales que en su prestación de servicios maneje

propiedad del cliente. 3. RESPONSABLES

El Gerente de Calidad, el Representante de Calidad y los funcionarios de cada dependencia que utilicen información o productos del cliente, son responsables de velar por la aplicación y actualización de este documento. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

PROPIEDAD DE CLIENTE: La entidad debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo su control o los esté usando. La entidad debe

identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto y/o servicio. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso, debe ser registrado

(véase el numeral 4.2.4) y su estado comunicado al cliente. NOTA: La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.

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COPIA CONTROLADA 5. POLITICAS DE OPERACIÓN

Es responsabilidad del Servidor Público salvaguardar toda información o bien

que sea de propiedad del cliente, y a su vez realizar los registros necesarios para su control, ingreso y entrega del mismo.

Las dependencias que apliquen este procedimiento debe tener espacios adecuados para la conservación y salvaguarda de los bienes y registros.

Si la dependencia no tiene espacios apropiados puede contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, digitalización y conservación de

archivo con las especificaciones establecidas en el programa de gestión

documental. 6. CONTENIDO

No. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO

1

Identifica la propiedad del cliente en la prestación del servicio o en la ejecución de un

proyecto o programa específico y elabora los registros necesarios según el servicio

prestado. Ver listado por dependencias anexo 1.

Servidor Público

Inmediatamente

2

Comunica al cliente las condiciones encontradas en el bien y registra su estado en los formatos definidos en cada dependencia anexo 1.

Servidor Público

Inmediatamente

3 Vela por la conservación del bien del cliente mientras esté bajo su control hasta el momento de su reintegro.

Servidor Público Inmediatamente

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Entrega el bien y evalúa si la entrega fue

conforme a las condiciones pre-establecidas con el usuario: Si la entrega fue conforme, o durante la utilización no se registraron deterioros o pérdidas del bien, se actualizan los registros de acuerdo al formato del anexo 1. Si la entrega NO fue conforme o durante la utilización se registraron deterioros o pérdida

del bien, le comunica al cliente y toma las medidas necesarias para cumplirle y de ser necesario aplica el procedimiento para la toma de acciones (MG-P-001).

Servidor Público Inmediatamente

7. PUNTOS DE CONTROL

Antes de oficializar el tramite o solicitud por parte del cliente se debe verificar la

realización de los registros de inventario o inspección del bien a salvaguardar. El Servidor Publico en el momento de custodiar o guardar un bien tangible o

intangible, debe verificar que el registro este firmado por el cliente o testigo en constancia de su aceptación.

Verificar que los espacios establecidos para conservación de los documentos cumplan los requisitos definidos en el programa de gestión documental y del bien tangible sean acordes al tipo de bien a proteger.

En el momento de entregar el bien al cliente, debe realizar una revisión de los registros iniciales y su estado, en presencia del cliente o apoderado y hacer firmar el registro de entrega.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Procedimiento para toma de Acciones MG-P-001 Programa de Gestión Documental. 9. REGISTROS

Anexo 1. Según listado de formato por área.

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COPIA CONTROLADA 10. NOTAS DE CAMBIO

No. VERSIÓN

INICIAL BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN

FINAL FECHA

11. ANEXOS

Anexo Nro. Listado de formatos por área. Código Formato Dependencia

VC-F-074 VC-F-075

Inventario de vehículo Inventario de Moto Orden de salida de vehículos

Secretaria de Transportes y Transito

AA-F-015 Acta de Compromiso Medio Ambiente VC-F-059 Acta de Incautación (Espacio Público)

Acta de Entrega Gobierno

Desarrollo Económico Educación Salud Obras públicas Bienestar Social y

Desarrollo Comunitario Equidad de Genero Hacienda