MF1096_3 Veladas y espectáculos con fines de animación

3MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

MF1096_3. Veladas y espectáculos con Fines de aniMación

Índice

•INTRODUCCIÓN..............................................................................

•UNIDADDIDÁCTICA1.Cajayterminalpuntodeventa.................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta

1.1.1. Funcionamiento .............................................................................

1.1.2. Características .................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales ..................................................................................

1.2.1. Caja registradora .............................................................................

1.2.2. Datáfono .........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV .........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV ..........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto ..................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV ...........................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros) ..............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV .............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta) .......................................

RESUMEN........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN.......................................................................

•UNIDADDIDÁCTICA2.Procedimientosdecobroypagode las

operacionesdeventa............................................................................

2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago ...................

2.1.1. Efectivo ...........................................................................................

2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria .......................................

2.1.3. Tarjeta de crédito y débito ............................................................

2.1.4. Pago contra reembolso ..................................................................

2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros .................................

2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico

2.2. Los justificantes de pago .............................................................................

2.2.1. El recibo: elementos y características ..........................................

2.2.2. Justificantedetrasferencias ..........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo ..............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial

2.4. Devoluciones y vales ...................................................................................

2.4.1. Normativa .......................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión ............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago ...........................................

2.6. Arqueo de caja ..............................................................................................

2.6.1. Conceptoyfinalidad ......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV ..............

RESUMEN........................................................................................

Le dedico este libro a mi familia, a mi padre Agustín, mi hermano Álvaro y mi madre María, por acompañarme siempre en mis aventuras y alentarme a desarrollar mi imaginación a través de la escritura. También se lo dedico a mi abuelo Manuel, a quien se lo leeré en voz alta por ser y haber sido un amante de los acontecimientos sociales.

He de mencionar a mis amigos, sin los cuales este libro nunca hubiese sido lo mismo. En primer lugar a Silvia Meno, por haberme cedido sus fotografías con tanto cariño, a Ife Onyekwe por compartir sus experiencias como cantautora y a Andrea Araujo Passanisi por ceder una imagen tan especial que forma parte de su biografía.

Por último, también se lo dedico a ustedes, para que lo disfruten pero sobre todo para que lo pongan en práctica y se atrevan a crear algo para el deleite de los demás.

Lorena Álvarez Martínez

6 MF1096_3. Veladas y espectáculos con fines de animación

Índice

•INTRODUCCIÓN..............................................................................

•UNIDADDIDÁCTICA1.Cajayterminalpuntodeventa.................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta

1.1.1. Funcionamiento .............................................................................

1.1.2. Características .................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales ..................................................................................

1.2.1. Caja registradora .............................................................................

1.2.2. Datáfono .........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV .........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV ..........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto ..................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV ...........................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros) ..............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV .............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta) .......................................

RESUMEN........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN.......................................................................

•UNIDADDIDÁCTICA2.Procedimientosdecobroypagode las


operacionesdeventa............................................................................

2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago ...................

2.1.1. Efectivo ...........................................................................................

2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria .......................................

2.1.3. Tarjeta de crédito y débito ............................................................

2.1.4. Pago contra reembolso ..................................................................

2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros .................................

2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico

2.2. Los justificantes de pago .............................................................................

2.2.1. El recibo: elementos y características ..........................................

2.2.2. Justificantedetrasferencias ..........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo ..............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial

2.4. Devoluciones y vales ...................................................................................

2.4.1. Normativa .......................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión ............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago ...........................................

2.6. Arqueo de caja ..............................................................................................

2.6.1. Conceptoyfinalidad ......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV ..............

RESUMEN........................................................................................

Índice

datos de los autores

Lorena Álvarez Martínez es licenciada en Psicología por la Universidad de Santiago de Compostela. Además cuenta con estudios de posgrado en diferentes especialidades, entre las que se encuentra la gestión de equipos humanos y aprendizaje.

Durante su trayectoria profesional ha desarrollado y participado en la gestión de proyectos educativos, así como en instituciones sociales y no gubernamentales tanto a nivel nacional como internacional. Actualmente ejerce su labor en el campo de la psicología, colaborando en diferentes proyectos en organizaciones no gubernamentales y desarrollando su tesis doctoral en la Universidad de Vigo.

Veladas y espectáculos con fines de animación. actiVidades físicas y deportiVas.

no está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2017, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16481-14-9Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 90-2017Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Silvia Mino Sarmiento (cedida para su uso en este manual).

Ficha

Veladas y espectáculos con fines de animación. Actividades físicas y deportivas

1ª EdiciónCertia Editorial (Cenepo Consult, SLU), 2017

Autora: Lorena Álvarez Martínez

Formato: 170 x 240 mm •405 páginas.

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11

Índice

•Introducciónalagestióndeveladasyespectáculos........................... 21

1.1. Organización de veladas y espectáculos ............................................24

1.2. Objetivos de la producción de eventos y espectáculos ...................24

1.3. Descripción de un plan de proyecto .................................................29

1.3.1. La gestión de proyectos ..........................................................29

1.3.2. El ciclo de vida de un proyecto .............................................30

1.3.3. Planificacióndeproyectos ......................................................30

1.3.4. El análisis del rendimiento ....................................................32

1.4. Planificaciónestratégicadeveladasyespectáculos .........................33

1.5. Técnicas para la gestión de proyectos ...............................................35

Autoevaluación............................................................................. 41

•UF1939.Concretaryorganizarveladas,espectáculosyeventosconfinesdeanimación...............................................................................45

unidad didáctica 1. concreción de Veladas y espectáculos ......... 49

1.1. Las veladas y espectáculos en el contexto de un proyecto de animación ...............................................................................................52

1.1.1. Objetivos de la animación ......................................................52

1.1.2. Indicaciones generales ............................................................55

1.1.3. Interdependencia entre la animación diurna y nocturna ....................................................................................56

1.2. Elementos de la programación ...........................................................58

12

1.2.1. Música disc-jokey o música en vivo .........................................58

1.2.2. Juegos de entretiempo ............................................................58

1.2.3. Entrega de premios de las actividades diurnas ...................58

1.2.4. Juegos de baile o champagne .....................................................58

1.2.5. Juegos locos .............................................................................58

1.2.6. Concursos o espectáculos de complemento .......................59

1.2.7. Elecciones o concursos ..........................................................59

1.2.8. Cabarés de clientes ..................................................................59

1.2.9. Fiestas ........................................................................................59

1.2.10. Cabarés de animadores ...........................................................59

1.2.11. Sketches .......................................................................................59

1.2.12. Musicales ...................................................................................60

1.2.13. Shows externos ..........................................................................60

1.2.14. Espectáculos de producción mixta .......................................60

1.3. Niveles de la programación en la animación nocturna ...................60

1.3.1. Estructura de la velada ............................................................60

1.3.2. Criterios de temporalización de veladas ...............................63

1.4. Programación ........................................................................................65

1.4.1. Metodología de elaboración ...................................................65

1.4.2. Carácter de las actividades ......................................................67

1.4.3. Fichas de actividad .................................................................69

1.5. Publicidad y métodos de captación ...................................................72

1.5.1. Expositores ...............................................................................72

13

1.5.2. Captación de grupos ...............................................................72

1.5.3. Contacto personal....................................................................73

1.5.4. Ambientación de áreas comunes ...........................................73

1.5.5. Anuncios ...................................................................................73

1.5.6. Caracterización y disfraces .....................................................74

1.5.7. Frozen image ................................................................................74

1.5.8. Gags ............................................................................................74

1.5.9. Radio station ...............................................................................74

1.6. Clasificaciónsegúnlatipologíadelcolectivodestinatario ..............75

1.6.1. Adultos y mayores ..................................................................76

1.6.2. Niños .........................................................................................83

1.6.3. Teenagers .....................................................................................89

1.7. Clasificaciónsegúntipodeparticipaciónrequerida:activa,pasiva o compartida .........................................................................................91

1.7.1. Veladas y espectáculos participativos ...................................92

1.7.2. Veladas y espectáculos contemplativos ................................92

1.7.3. Producciones mixtas ...............................................................92

1.8. Clasificaciónsegúnsurelaciónconlaanimacióndiurna:mañanas,tardes y días especiales .........................................................................93

1.9. Diferentes tipos de veladas y espectáculos .......................................94

1.9.1. Concursos .................................................................................94

1.9.2. Musicales ...................................................................................99

1.9.3. Elecciones .................................................................................99

1.9.4. Fiestas ..................................................................................... 104

14

1.9.5. Entregas de premios ........................................................... 106

1.9.6. Juegos de baile o champagne .................................................. 107

1.9.7. Juegos de minidisco de niños ............................................. 109

1.9.8. Sketches .................................................................................... 112

1.9.9. Cabarés de animadores y/o clientes ................................. 113

Autoevaluación........................................................................... 115

unidad didáctica 2. organización de Veladas y espectáculos con Fines de aniMación ........................................................................ 123

2.1. Gestión, disponibilidad e idoneidad de los recursos humanos y materiales ............................................................................................ 127

2.1.1. Introducción a la organización de los recursos humanos ................................................................................. 127

2.1.2. Secuencia de acciones organizativas .................................. 128

2.1.3. Trámites y acciones de gestión para la disponibilidad de espacios y recursos de desarrollo de veladas y espectáculos confinesdeanimación ........................................................ 130

2.1.4. Entidades y organizaciones tipo relacionadas con este tipo de actividades ........................................................................ 135

2.1.5. Criterios para la valoración de la idoneidad ...................... 136

2.1.6. Pautas para asegurar la disponibilidad de los recursos humanos y materiales ........................................................... 143

2.1.7. Criterios para la adaptación de materiales y adecuación de espacios e instalaciones a usuarios con limitaciones en el ámbito de la autonomía personal ....................................... 148

2.2. Criterios de uso y logística de los recursos materiales en veladas y espectáculosconfinesdeanimación .............................................. 149

2.2.1. Organización y distribución del material en función de las

15

características de los usuarios, número de participantes en la actividad, objetivos que se persiguen, experiencia manipulativa de los usuarios, estructura organizativa de la actividad ................................................................................. 149

2.2.2. Protocolos de utilización ..................................................... 155

2.2.3. Reposición, circulación y condiciones de almacenamiento ................................................................... 156

2.2.4. Situaciones de riesgo habituales en instalaciones y recursos materiales .............................................................................. 159

2.2.5. Medidas y protocolos de seguridad e higiene en el uso y mantenimiento ...................................................................... 161

2.2.6. Inventario ............................................................................... 164

2.3. Cronograma y desarrollo organizativo ........................................... 165

2.3.1. Convocatoria ......................................................................... 165

2.3.2. Horarios ................................................................................. 165

2.3.3. Criterios de organización ..................................................... 166

2.3.4. Coordinación con otros departamentos ........................... 167

2.3.5. Criterios para el reparto de roles entre los participantes .......................................................................... 168

2.3.6. Materiales necesarios ............................................................ 168

2.3.7. Ensayos previos, criterios de oportunidad y guión de actuación de los distintos participantes ............................ 168

2.4.Cumplimentacióndeunafichatécnicademontaje ....................... 171

Autoevaluación........................................................................... 175

EVALUACIÓNFINAL................................................................... 179

•UF1940.Dirigiryconducirveladasyespectáculosconfinesdeanimación........................................................................................... 183

unidad didáctica 1. técnicas de expresión y representación ..... 187

1.1. Clasificaciónycaracterísticas ........................................................... 190

1.2. Técnicas de expresión corporal ....................................................... 193

1.3. Técnicas de sonido ............................................................................ 197

1.3.1. Diferentes reproductores de sonido ................................. 198

1.3.2. Procedimiento de conexión ............................................... 201

1.3.3. Procedimiento de desconexión ......................................... 202

1.3.4. Limpieza del equipo ............................................................. 202

1.3.5. Normas de seguridad ........................................................... 202

1.4. Técnicas de expresión oral ............................................................... 203

1.4.1. Tipos de micrófono.............................................................. 204

1.4.2. Entonación y dicción ........................................................... 205

1.4.3. Composición del mensaje ................................................... 206

1.4.4. Guión de presentación ....................................................... 208

1.5. Técnicas de expresión musical ....................................................... 212

1.5.1. Estilos musicales ................................................................... 213

1.5.2. Estilos de baile ...................................................................... 218

1.5.3. Seguimiento musical en veladas y espectáculos ............... 224

Autoevaluación........................................................................... 229

unidad didáctica 2. técnicas escenográFicas y decoración de espacios .......................................................................................... 235

16

17

2.1. Clasificaciónycaracterísticas ........................................................... 238

2.2. La puesta en escena ........................................................................... 239

2.3. Etapas para la realización y producción de un montaje .............. 240

2.4. Técnicas de iluminación y efectos especiales ............................... 242

2.4.1. Sistema de iluminación ........................................................ 243

2.4.2. Uso de la luz .......................................................................... 249

2.4.3. Efectos especiales ................................................................. 252

2.4.4. Normas de seguridad ........................................................... 253

2.5. Técnicas de ambientación ................................................................ 255

2.5.1. El escenario ........................................................................... 256

2.5.2. Resto de espacios .................................................................. 261

2.5.3. Tipos de ambientación y combinación de elementos ..... 263

2.5.4. Materiales básicos de decoración ....................................... 265

2.6. Rotulaciónygrafismo ....................................................................... 270

2.6.1. Elementos que se usan en animación ................................ 270

2.6.2. Las proporciones .................................................................. 271

2.6.3. Teoría del color ..................................................................... 272

2.6.4. Uso de los colores ................................................................ 273

2.6.5. Uso de las letras ................................................................... 275

Autoevaluación........................................................................... 277

unidad didáctica 3. técnicas de Maquillaje y caracterización .. 281

3.1. Técnicas de maquillaje ...................................................................... 284

18

3.1.1. Los materiales y productos habituales en animación ...... 285

3.1.2. Procedimiento para realizar un maquillaje ........................ 292

3.1.3. Tipos de maquillaje............................................................... 295

3.1.4. Caracterizaciones de maquillaje ......................................... 297

3.1.5. Normas de seguridad e higiene .......................................... 298

3.2. El disfraz y el vestuario en los espectáculos .................................. 301

3.3. Estudio del vestuario escénico ........................................................ 302

3.3.1. En espectáculos existentes .................................................. 303

3.3.2. En espectáculos de nueva creación .................................... 303

3.3.3. Caracterización del vestuario .............................................. 306

3.4. Presupuestos ....................................................................................... 307

3.5. Mantenimiento de vestuario o props ................................................ 308

Autoevaluación........................................................................... 309

unidad didáctica 4. dirección y conducción de Veladas y espectáculos .................................................................................. 317

4.1. Criterios metodológicos en la dirección de veladas y espectáculos ........................................................................................ 320

4.1.1. Optimización de la participación e implicación de los usuarios .................................................................................. 320

4.1.2. Selección y secuenciación de las actividades .................... 321

4.1.3. Organización de los recursos humanos y profesionales .......................................................................... 325

4.1.4. Organización de los participantes ..................................... 326

4.1.5. Identificaciónderiesgosypropuestasdesolución ......... 328

19

4.2. Elaboración de guiones o scripts ...................................................... 329

4.2.1. Script general de la velada o espectáculo ............................ 329

4.2.2. Script de vestuario y props ..................................................... 330

4.2.3. Script de luces, incluyendo el cañón de seguimiento ........ 331

4.2.4. Script de música ..................................................................... 332

4.2.5. Script de escenografía ............................................................ 333

4.2.6. Lafichatécnica ..................................................................... 333

4.3. Métodos de control de tiempos ...................................................... 337

4.3.1. En las presentaciones ........................................................... 337

4.3.2. En el desarrollo de los juegos ............................................. 338

4.3.3. En los espectáculos contemplativos .................................. 338

4.3.4. Enlasfiestas ......................................................................... 338

4.4. Funciones del animador o del showman ...................................... 339

4.5. Trabajo en equipo .............................................................................. 341

4.6. Supervisión del desarrollo de veladas y espectáculos .................. 342

4.6.1. Captación ............................................................................... 342

4.6.2. Material informativo ............................................................ 342

4.6.3. Decoración ............................................................................ 343

4.6.4. Equipamiento de luz y sonido ............................................ 343

4.6.5. Preparación del material ...................................................... 343

4.6.6. Preparación de los clientes .................................................. 343

4.6.7. Preparación del jurado ......................................................... 344

Autoevaluación........................................................................... 345

20

unidad didáctica 5. eValuación y control en Veladas y espectáculos en aniMación ........................................................... 351

5.1. El concepto de evaluación ............................................................... 354

5.1.1. Definicióndeevaluación ..................................................... 354

5.1.2. Tipos de evaluación .............................................................. 355

5.1.3. Finalidad de la evaluación .................................................... 358

5.2. Métodos de evaluación ..................................................................... 359

5.2.1. Instrumentos más habituales en la evaluación de veladas y espectáculos ........................................................................... 359

5.2.2. Cuestionarios de satisfacción de clientes .......................... 363

5.2.3. Entrevistas personalizadas .................................................. 363

5.2.4. Mecanismos de autoevaluación: en base a scripts y en base a manuales de procedimiento ................................................ 364

5.2.5. Formulariosdecuestionesespecíficas ............................... 365

5.2.6. Seguimiento directivo ........................................................... 365

5.2.7. Reuniones periódicas con la dirección .............................. 372

5.3. Elaboracióndeinformesdeevaluación:finalidad,estructuraypresentación ....................................................................................... 372

5.4. Estrategias e instrumentos para evaluar ........................................ 376

5.4.1. La adecuación de los espacios ............................................ 378

5.4.2. Los instrumentos y materiales empleados y su adecuación a la actividad y a las características y expectativas de los participantes .......................................................................... 379

5.4.3. Las personas implicadas en la actividad ............................ 380

5.4.4. El desarrollo de la función .................................................. 381

5.4.5. Los elementos complementarios ...................................... 382

21

5.5. Pautas para el establecimiento de mecanismos de mejora a partir de los resultados de la evaluación ................................................... 382

Autoevaluación........................................................................... 385

EVALUACIÓNFINAL................................................................... 389

•RESUMENFINALDEMÓDULOFORMATIVO......................... 395

•EVALUACIÓNFINALDEMÓDULOFORMATIVO................... 397

•SOLUCIONES.................................................................................. 399

•BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA...................................................... 401

introducción a la gestión de Veladas y espectáculos

23MF1096_3.Veladasyespectáculosconfinesdeanimación


Introducción

En este tema se ofrece al estudiante una pequeña introducción teórica acerca de la organización de veladas y espectáculos. Para ello se analizarán las funciones básicas que persigue la gestión de proyectos en el área recreativa, haciendo especial hincapié en conceptos como la planificación, la gestión y la evaluación de proyectos.

Al final, se hace una breve referencia a las técnicas de gestión de proyectos más utilizadas en la producción de espectáculos.

La gestión de espectáculos puede resultar compleja, y debe ajustarse a la perfección a sus múltiples características y variables. Este capítulo pretende mostrar al estudiante un punto de vista global acerca del significado y la complejidad que conlleva «producir un espectáculo».

Al final del tema se adjuntan las correspondientes actividades de evaluación.

Objetivos

- Conocer los objetivos de la organización y producción de veladas y espectáculos.

- Conocer las diferentes fases en la planificación y gestión de proyectos.

- Conocer algunas técnicas básicas para la gestión de proyectos.


1.1.OrganizacióndeveladasyespectáculosLa organización de veladas y espectáculos implica planificar, organizar

y gestionar los recursos económicos, materiales, técnicos y humanos para la producción de audiovisuales, radio y espectáculos, asegurando el cumplimiento de los planes u objetos de la producción en el tiempo y las condiciones de coste y calidad establecidas.

1.2. Objetivos de la producción de eventos yespectáculos

A continuación se analizan los objetivos principales que persigue la planificación de veladas y espectáculos. Se resumen en los siguientes:

- Analizar las diferentes temáticas y tipos de eventos, estableciendo según la finalidad de los mismos las representaciones escénicas, espectáculos o veladas cumpliendo con los objetivos previamente establecidos.

- Identificar los recursos necesarios para la realización de representaciones escénicas y/o espectáculos, obteniendo, organizando y analizando la información, documentación y objetivos del proyecto, y programando las diferentes fases de su desarrollo.

Figura 1. Veladas y espectáculos


Análisis o interpretación del libreto1 o «escaleta»2.• El género de la obra: dramático, comedia, informativo, deportivo, etc.• Los aspectos formales, expresivos o estéticos de la obra: época, estilo artístico,

aspectos relacionados con la puesta en escena, iluminación, sonido, etc.• Las necesidades de los equipos, maquinaria y materiales.• Las necesidades de recursos humanos y técnicos.• Las necesidades de recursos humanos y artísticos.• Las necesidades y características de los espacios escénicos.Elaboración de listados, agrupando información afín de las distintas secuencias o fa-ses del programa.Identificacióndeequipamientoymaterialtécnico,segúnlapropuestadelosdiferentesprofesionales implicados.Identificacióndelasfuentesdefinanciamientoyaccesoalasmismasparalaobtenciónde recursos económicos.Planificacióndediferentesfasesdemontajedelaobraoespectáculo:ensayos,contra-tación de personal artístico y técnico, construcción de decorados.Elaboración de un plan de trabajo que optimice los tiempos y recursos humanos, téc-nicos y materiales, asegurando el cumplimiento de los plazos establecidos.

- Elaborar partidas presupuestarias de un proyecto para un evento o espectáculo, determinando los recursos económicos y optimizando la asignación de los mismos de acuerdo con los objetivos establecidos y especificaciones recibidas.

El presupuesto contempla la disponibilidad de recursos propios y la necesidad de recursos externos.Distribución de las cargas económicas en función de la importancia de las distintas fasesdelprocesoydelascaracterísticaspreviamenteespecificadasenellibreto.Especificacióndelnúmero,característicasycostedelasdiferentespartidaspresupues-tarias teniendo en cuenta la oferta y los precios del mercado, optimizando siempre al máximo la producción.Optimización de los recursos en calidad y coste.Identificacióndelasdistintasformasdefinanciacióndeveladasyespectáculos,selec-cionando las óptimas para la consecución de la intencionalidad de la obra.

1 Un libreto es el texto que se canta o declama en las diferentes obras musicales o escénicas.2 Una escaleta o step outline es, en cinematografía, cada una de las escenas que componen

una historia.

Figura 2. Tabla. Objetivos generales de la producción de espectáculos

Figura 3. Tabla. Partidas presupuestarias


- Gestionar la selección y contratación de los recursos humanos (artísticos y técnicos) necesarios en las diferentes fases del proceso, asegurando su disponibilidad, capacitación e idoneidad, para garantizar la realización del proyecto con el coste y plazo preestablecidos.

Selección del equipo técnico, teniendo en cuenta todas las fases del proceso y las ca-racterísticasespecíficasdelacapacitacióndelpersonal.Número de personal del equipo técnico, que asegura la correcta realización del espec-táculo, garantizando su calidad y el plazo preestablecido.Seleccióndelpersonalartístico(actores,músicos,ponentes,figurantes,presentadores,etc.), que tiene en cuenta sus características y cantidad, en función de las necesidades del guión.Contacto con los agentes o representantes de los artistas para establecer la disponibi-lidad del personal artístico y asegurar que la selección es correcta.Organización de las pruebas para la selección de personal artístico, con las técnicas y equipamiento necesario.Contratos ajustados a los cachés de los artistas y técnicos, teniendo en cuenta los con-venios colectivos y optimizando el presupuesto disponible.

- Identificar las necesidades de caracterización del personal artístico y gestionar su manufactura, adquisición o alquiler, siguiendo los criterios del director de la obra (director de escena) o director artístico (de proyecto).

Establecimineto de las necesidades de vestuario, complementos, maquillaje, peluque-ría, accesorios de los participantes del espectáculo.Elementos de vestuario y maquillaje, que deben ser adecuados a las características de laobraytenerlacalidadnecesaria(coste/eficiencia).Pruebas, que permiten ajustar cada intérprete a su indumentaria.Determinación de la necesidad de alquilar, adquirir o confeccionar vestuario y com-plementos en función de las características especiales del evento y la disponibilidad del stock.

- Gestionar la disponibilidad, localización, construcción o alquiler de los espacios y materiales escénicos, garantizando que sus calidades se correspondan con la intencionalidad narrativa y expresiva del espectáculo, respetando los costes y plazos preestablecidos.

Figura 4. Tabla. Recursos humanos

Figura 5. Tabla. Necesidades de caracterización


Los espacios de representación deben estar disponibles en los plazos estipulados, y su dotación técnica será la estipulada para la realización del evento.Se encargarán los decorados y elementos escénicos adecuados determinando las ca-racterísticas, calidades y plazos de entrega aplicando las técnicas de negociación.Los decorados y escenarios deben responder a las características estéticas y técnicas, y se deben instalar en los plazos previstos.Las localizaciones para la realización del espectáculo deben ser las estipuladas y los permisos deben haber sido gestionados. Los elementos del atrezzo deben responder a los criterios estéticos preestablecidos.Los efectos especiales (si los hay) deben estar operativos y cumplir con las normas de seguridad.

- Gestionar la localización, compra o alquiler de los recursos materiales y técnicos necesarios, asegurando calidades, plazos, y mantenimiento, en función de los criterios y costes preestablecidos.

El equipamiento técnico y los materiales deben ser los apropiados para la representa-ción del espectáculo.Elequipamientoestarádisponibleconlasuficienteantelaciónpararealizarlosensayosy pruebas de la representación.Sedebenasegurarlascaracterísticastécnicasespecíficasycalidades,optimizandoelpresupuesto disponible.Es necesario distribuir el material de acuerdo con las distintas fases de desarrollo de la representación o espectáculo.El aprovisionamiento de los equipos y materiales se debe gestionar con prontitud y eficacia,aportandosolucionesalternativasalasposiblescontingencias.

- Gestionar y controlar los recursos económicos de forma que se asegure la finalización y el desarrollo de la representación o del espectáculo, en los plazos previstos y con las calidades requeridas y dentro del presupuesto establecido, proponiendo en su caso, medidas correctoras.

Gestión de solicitud de subvenciones de la Administración pública, aplicando el pro-cedimiento preestablecido.Gestióndeladocumentaciónnecesariaparalaobtencióndefinanciación.Control de los gastos, que asegura el cumplimiento de los plazos para la realización del espectáculo.

Figura 6. Tabla. Espacios materiales escénicos

Figura 7. Tabla. Necesidades de material


Realización puntual de los pagos según la normativa vigente.Realización de un balance cuantitativo para comparar los recursos económicos, com-parando las realizaciones con las previsiones y proponiendo acciones correctoras (si no se encuentran en un margen aceptable).Gestión y elaboración de documentación administrativa de forma clara y precisa.

- Coordinar y supervisar las giras y desplazamientos del espectáculo (de ser preciso), asegurando plazos y compromisos establecidos.

El montaje y desmontaje de escenarios y decorados han de llevarse a cabo en el tiem-po estipulado.Sedebenprevenirconlasuficienteantelaciónlasnecesidadesdealojamiento,despla-zamientos, etc. de los equipos humanos, técnicos y materiales, gestionando y contra-tando los servicios necesarios.Hay que asegurar el desplazamiento de todos los participantes del espectáculo de la forma más segura posible.Se gestiona la contratación de medios especializados para el transporte de escenarios, maquinaria escénica (si fuese necesario).Se gestiona la contratación de personal técnico y artístico en los lugares de represen-tación.Los equipos técnicos y materiales se almacenan y mantienen en las condiciones de seguridad apropiadas.

- Intervenir en la coordinación del espectáculo.

La promoción y difusión del espectáculo es la establecida, y se realiza en los medios predeterminados, y en los tiempos y soportes adecuados.Laidentificacióndelespectáculoenunlugarderepresentacióneslaacordada.La supervisión de la campaña de relaciones públicas (invitaciones, entrevistas, reseñas de los medios de comunicación etc.) permite la adecuada promoción de la obra o espectáculo.

- Cumplir y hacer cumplir la normativa laboral, de seguridad, higiene y medioambiente de acuerdo con la legalidad vigente.

Figura 8. Tabla. Control de recursos económicos

Figura 9. Tabla. Control de desplazamientos

Figura 10. Tabla Coordinación y difusión del espectáculo


Se respeta la legislación vigente en torno a los derechos de autor y la propiedad inte-lectual.Se respeta la normativa en torno al espectáculo.Se determina la necesidad de seguridad, organizando su actividad, utilizando el servi-cio de fuerzas públicas (de ser necesario) o servicios de empresas especializadas.Se cumple la normativa en seguridad, higiene del trabajo y medio ambiente.Se prevé la toma de decisiones oportunas ante la aparición de una emergencia.

1.3.DescipcióndeunplandeproyectoA lo largo de los siguientes apartados veremos en qué consiste un plan de

proyecto.

1.3.1.Lagestióndeproyectos

La GP (gestión de proyectos) es la disciplina del planteamiento, la motivación y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos.

Un proyecto es un emprendimiento temporal diseñado para producir un único producto, servicio o resultado con un principio y un final definido (normalmente limitado en el tiempo) que es emprendido para alcanzar objetivos únicos y que dará lugar a un cambio positivo.

Las organizaciones que quieren modificar su enfoque o dirección reconocen que implantar verdaderos cambios requiere la introducción de nuevos productos, procesos, programas de manera oportuna y de manera eficiente en costes. De ahí, el creciente interés por la GP en los últimos años.

Figura 11. Tabla. Normativa laboral

El desafío de la GP consiste en optimizar al máximo la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar losobjetivospredefinidos.


1.3.2.Elciclodevidadeunproyecto

La siguiente figura representa el ciclo de vida de un proyecto, clasificado en cuatro etapas:

1.3.3.Planificacióndeproyectos

Una vez que la organización decide seguir adelante con una propuesta de proyecto, los gestores deben terminar el plan del proyecto. Las partes de la mayoría de los planes de proyecto se establecen en el «esquema del plan de proyecto».

Debe prepararse una guía de procedimientos que incluya todas las reglas y procedimientos del proyecto. Esta guía debe contener información acerca de

Formulacióny

selección

Planificación

Programacióny control

Implantaciónyentregadelproyecto

Figura 12. Diagrama. Ciclo de vida de un proyecto

RECUERDAQUE…En el lenguaje de GP (gestión de proyectos):• Administración: es el proceso para lograr objetivos a través de las personas.• Proyecto: es el conjunto de actividades que se deben realizar para alcanzar

un objetivo.• Estrategia: es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo.• Objetivo: es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de acti-

vidades.• Meta: es lo que se desea lograr en términos cuantitativos.


quién es el responsable de cada subsistema y del contenido de cada una de las tareas. También suele incluir un apartado con las especificaciones contables, así como asuntos relacionados con el personal, las contrataciones, las prácticas de trabajo, etc.

En el siguiente esquema se describe el contenido general de un plan de proyecto:

La estructura desglosada del trabajo (EDT). Árbol decomponentes

La parte más interesante de la planificación es la EDT (estructura desglosada del trabajo), conocida como «diagrama de componentes». La EDT define un conjunto de tareas independientes (también denominadas actividades o paquetes de trabajo) que constituyen el proyecto, facilitando la asignación de recursos, estimaciones de tiempo y coste, así como sistemas de control.

Figura 13. Esquema. Plan de trabajo


Se puede definir como una jerarquía de productos finales que muestra cómo se pueden subdividir en tareas (paquetes de trabajo elementales). Los niveles sucesivos proporcionan una identificación más detallada de las tareas individuales.

‹‹La EDT es semejante a una lista de materiales que se usa en los procesos de fabricación –o una receta que define los elementos de un plato» (Ted Klastorin, 2010)3.

Es muy frecuente ver este tipo de árbol genealógico en la planificación de eventos y espectáculos. A continuación mostramos un ejemplo:

1.3.4.Elanálisisdelrendimiento

Existen seis medidas de éxito en un proyecto (Might y Fisher, 1985): 4

1. General: ¿cuál es la percepción general del éxito en un proyecto?

2. Coste: ¿es el coste superior o inferior al presupuesto inicial?

3 Cita tomada de T. KLASTORIN (2010), Project Management: Tools and Trade-Offs, London. Prentice Hall.

4 Cita tomada de R. M. MCKINNIE (2007), The application of Complexity Theory to the field of project management (doctoral dissertation), Minneapolis, Walden University.

Figura 14. Esquema. Estructura desglosada del trabajo (EDT)


3. Plazo: ¿el tiempo de entrega fue mayor o menor del programado?

4. Meta técnica 1: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con las especificaciones iniciales?

5. Meta técnica 2: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con otros proyectos de la organización?

6. Meta técnica 3: ¿cuál es la percepción general del rendimiento técnico del proyecto comparado con los problemas encontrados durante el proyecto?

1.4. Planificación estratégica de veladas yespectáculos

La planificación estratégica se define como el proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar unos determinados propósitos u objetivos.

Para alcanzar dichos objetivos, la planificación ha de centrarse en objetivos concretos y acciones necesarias para la consecución de los mismos. El proceso de planificación aumenta la capacidad para solucionar problemas, generar alternativas posibles y estrategias para comunicarse de forma más eficiente con el personal.

En la organización de espectáculos, la planificación ocupa un eje central (Hannagan, 2008) , ya que es imprescindible la adaptación a las circunstancias de cambio.

5 Cita tomada de G. A. BOWDIN (2010), Events Management, New York. Routledge.

Laplanificaciónestratégicamantienebajocontrollaincertidum-bre con respecto el futuro, reduce la resistencia al cambio en la organización, mantiene claros los roles y funciones de cada parti-cipanteyfacilitaelcaminoalaconsecucióndelametafinal.


A continuación vamos a analizar brevemente el proceso de planificación de un evento. Se representa en el siguiente cuadro sinóptico.

En cuanto a la gestión de proyectos aplicada al mundo del espectáculo, se podría hablar de cinco fases: iniciación, planificación, implementación, transcurso del evento y cierre (evaluación).

Figura 15. Esquema. Planificación estratégica de espectáculos


En el siguiente cuadro sinóptico se puede ver los elementos básicos situados en horizontal aplicados en un tiempo determinado a lo largo de estas fases anteriormente descritas.

1.5.TécnicasparalagestióndeproyectosExisten numerosas técnicas en la gestión de espectáculos. Es muy importante

conocer el funcionamiento de estas herramientas, ya que dependiendo de la magnitud del evento (número de asistentes, número de actividades, etc.) responderán a las necesidades específicas de gestión.

Las técnicas que se mencionan a continuación son las más utilizadas en la actualidad, pero esto no implica que debamos utilizarlas todas en cada uno de los proyectos, sino que hemos de adaptarnos a las características de la velada o espectáculo optando por las más interesantes en función de la magnitud, número de asistentes o complejidad de las tareas.

En este cuadro se pueden ver de forma resumida las diferentes técnicas utilizadas en gestión de eventos.

6 Tomado de W. O’TOOLE (2004), Event Project Management System [CD-ROM], Sydney, EPMS.net.

Figura 16. Fases en la gestión de un proyecto. Eventos y espectáculos (EPMS, 2006) 6


DiagramadeGantt

El diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo determinado.

En la gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas.

Este tipo de gráfico se ha convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, ya que sitúan en una línea de tiempo las diferentes actividades, de modo que resulta altamente eficiente.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de diagrama de Gantt:

HerramientasparaGP

Horarios

Gráfico de responsabilidades

Hojas de actividad/tareas

Paquetes de trabajo

Desglose de estructura de trabajo Gráfico de Gantt

Análisis de tareas

Tareas

Tiempos asignados a cada tarea

Prioridades y progreso

Figura.17 Esquema. Herramientas para la gestión de proyectos

Figura 18. Gráfico de Gantt. Progresión de tarea


Se puede crear fácilmente un diagrama de Gantt a partir de una hoja de cálculo de Excel.

1. Ventajas del diagrama de Gantt:

- Nos permite analizar la progresión de las tareas (tareas a lo largo del tiempo).

- Se puede diseñar fácilmente a través de una hoja de cálculo de Excel.

- Nos permite gestionar tareas.

- Nos permite controlar los tiempos y asignarlos a cada una de las tareas.

- Nos permite establecer prioridades.

- Es representativo (forma de cuadrícula).

- Nos permite observar los avances que vamos haciendo en las tareas.

2. Desventajas del diagrama de Gantt:

- No nos permite analizar la relación existente entre cada una de las actividades.

ModeloPERT

PERT significa Project Evaluation and Review Techniques, lo que podríamos traducir como ‘Técnicas de revisión y evaluación de proyectos’. El PERT es un método que nos sirve para analizar las tareas involucradas para completar un determinado proyecto, especialmente el tiempo dedicado a cada una de las tareas, e identificar el tiempo necesario para completar el proyecto en total.

Realiza tres tipos de operaciones:

Existe software libre para trabajar con diagramas de Gantt. Algu-nos ejemplos son OpenProj, KMkey,Plan, GanttProject, Planner, NavalPlan o Project Libre.


- Cálculo de los tiempos de inicio y término más tempranos.

- Cálculo de los tiempos de inicio y término más tardíos.

- Holguras, actividades críticas y rutas críticas

Requiere un uso más especializado que el simple diagrama de Gantt.

MétodoADM

ADM significa en inglés Arrow Diagraming Method, y podríamos traducirlo como el ‘método de diagramas por flechas’. Se trata de una técnica de red de proyecto donde las actividades se representan como flechas que indican la dependencia entre nodos.

El PDM (Precedence Diagram Method) o método del diagrama de las preferencias es una técnica de red de proyecto enfocada en las preferencias de las actividades.

Herramientassoftware:MicrosoftOfficeProject

Existen software en el mercado muy útiles para la gestión de proyectos. Un ejemplo es el programa Microsoft Office Project, que nos permite administrar proyectos en el desarrollo de planes, asignar recursos a tareas, dar seguimiento al proceso, administrar los presupuestos y analizar las cargas de trabajo. No

Figura 19. Diagrama PERT


obstante, en el contexto de la animación utilizaremos procedimientos más simples dependiendo de la magnitud del proyecto que vayamos a gestionar.

Esquemasdelaestructuradetrabajo

Las estructuras organizativas nos permiten representar gráficamente las diferentes jerarquías de responsabilidades en el trabajo, mostrando las áreas de actividad y objetivos que se busca conseguir.

Script

Un script es un guión de órdenes utilizado en el ámbito audiovisual que nos sirve para detallar todos los aspectos de la puesta en escena.

A lo largo de este manual veremos detalladamente las herramientas más utilizadas para organizar y dirigir espectáculos. Esto implicará un conjunto de técnicas que englobará desde árboles de trabajo para la gestión de recursos humanos, inventarios de material, hojas de comprobación o checklist, fichas técnicas de montaje, scripts, etc.


autoeValuación

Marcacon«x»laopcióncorrecta:

1. Elobjetivodelaorganizacióndeveladasyespectáculoses:

a. Gestionar los recursos humanos, económicos, técnicos y materiales para la producción de espectáculos, según unas condiciones preestablecidas.

b. Gestionar los recursos humanos para la producción de veladas y espectáculos.

c. Gestionar la puesta en escena de un espectáculo.

d. Gestionar tan solo la actividad de los animadores durante la puesta en escena.

2. ¿Quéimplicaelanálisisdeunlibretooescaletaenelámbitodelosespectáculos?

a. Analizar el género de la obra.

b. Analizar los recursos técnicos y artísticos para el funcionamiento del show.

c. Analizar las características de los espacios escénicos.

d. Ninguna de las anteriores es correcta.

3. Las necesidades de equipo humano en la producción deespectáculos:

a. Siempre se cumplen con el personal de la empresa.

b. Se contrata el equipo humano en función de las características del espectáculo.


4. Organizarunespectáculoimplica:

a. Establecer las necesidades de vestuario, complementos y peluquería.

b. Organizar los elementos decorativos del escenario y de la sala.

c. Tan solo organizar la puesta en escena del espectáculo.

d. «a» y «b» son correctas.

5. Lagestiónlogística,¿esunodelosobjetivosdelaorganizacióndeespectáculos?

a. Sí.

b. No, de eso se encarga otro departamento.

6. ¿Cuáleselobjetivodelagestióndeproyectos?

a. Asignar recursos para alcanzar los objetivos, independientemente del coste.

b. Asignar lamínimacantidadde recursos,con lafinalidadde reducircostes.

c. Optimizar al máximo la asignación de recursos para alcanzar objetivos predefinidos.

d. La gestión de proyectos no implica la asignación de recursos.

7. Lasfasesgeneralesenlaplanificacióndeunproyectoson:

a. Visión general, planificación, programación, supervisión y control,finalización.

b. Visión general, programación, planificación, supervisión y control,finalización.

8. Laestructuradesglosadadetrabajo(EDT):

a. Implica una subdivisión de tareas, facilita la asignación de recursos y otros sistemas de control.

b. No implica la asignación de tiempo y coste.


c. Es también conocida como diagrama de componentes.

d. «a» y «c» son correctas.

9. ¿PorquéresultaútiltrabajarcongráficosdeGanttenlaorganizacióndeespectáculos?

a. Nos permiten llevar un control de las tareas que tenemos pendientes.

b. Podemos establecer prioridades entre las tareas.

c. Podemos crearlo nosotros mismos en una hoja de Excel.

d. Todas las anteriores son correctas.

10.¿QuénospermiteMicrosoftOfficeProject?

a. Asignar recursos a tareas.

b. Hacer un seguimiento de la progresión de las tareas.

c. Administrar presupuestos.

d. Todas las respuestas son correctas.

Actividadesparadesarrollar:

1. Describe a grandes rasgos los aspectos básicos que debe contener un plan de proyecto.

2. Describe en qué consiste el ciclo de vida de un proyecto.

3. ¿Por qué es importante poseer unos conocimientos básicos de gestión de proyectos para la producción de eventos? Justifica tu respuesta.

MF1096_3 Veladas y espectáculos con fines de animación

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