Metodologia para simplificacion administrativa sgdis grppat

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

Gerencia Regional de

Planeamiento, Presupuesto y

Acondicionamiento Territorial

UNIDAD DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

Agenda de Trabajo

Marco Normativo

Objetivos de la Simplificación Administrativa

Recomendaciones Finales

Anexos

Etapas de la Simplificación Administrativa


Objetivos de la Metodología de Simplificación Administrativa

• Brindar pautas a las entidades públicas para la eliminación y simplificaciónde trámites utilizando un modelo estandarizado bajo un enfoque integral.

• Orientar a las entidades públicas en la eliminación y simplificación detrámites desde un enfoque integral (procesos, legal, costos, infraestructura,equipamiento, etc.).

• Generar modelos estandarizados de simplificación, para intercambio deiniciativas y buenas prácticas en la región.

• Optimizar Costos, de los trámites actuales en beneficio de la ciudadanía.

• Contribuir, a la implantación de una gestión pública por procesos, con énfasisen gestión horizontal y no funcional.

• Facilitar, la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa de las entidadespúblicas, para una mejor relación Estado/Sociedad.


Agenda de Trabajo

Marco Normativo



Anexos



Marco Normativo

Marco normativo de soporte:

• Ley Nº 27444 - Ley del ProcedimientoAdministrativo General.

• Ley Nº 29158 - Ley del Poder Ejecutivo (LOPE).

• Ley Nº 29060 - Ley del Silencio Administrativo.

• Ley Nº 29091 – Ley de Publicación deDocumentos de Gestión en el Portal del Estado.

• Ley Nº 28335 - Ley que crea el Índice deBarreras Burocráticas de Acceso al Mercadoimpuestas a nivel local.


Agenda de Trabajo

Marco Normativo



Anexos




Etapas del Proceso de Simplificación Administrativa

Preparatoria

Plan de trabajo del proyecto de simplificaciónPlan de trabajo del proyecto de simplificación

Identificación de los actores involucradosIdentificación de los actores involucrados

Identificación y priorización de los trámites a simplificarIdentificación y priorización de los trámites a simplificar

Caracterización del procedimiento y herramientas a utilizarCaracterización del procedimiento y herramientas a utilizarDiagnóstico legalDiagnóstico legalDiagnóstico de equipamiento e infraestructuraDiagnóstico de equipamiento e infraestructuraDiagnóstico de CostosDiagnóstico de CostosMapeo de las capacidades de los Recursos HumanosMapeo de las capacidades de los Recursos Humanos

DiagnósticoAnálisis del procedimientoAnálisis del procedimiento

Rediseño

Modificación o Elaboración del marco normativo que regule el procedimiento rediseñadoModificación o Elaboración del marco normativo que regule el procedimiento rediseñado

RediseñoRediseño

Presentación al Comité de Dirección del Proyecto de SimplificaciónPresentación al Comité de Dirección del Proyecto de SimplificaciónElaboración de la propuesta finalElaboración de la propuesta final

Capacitación y sensibilización a las áreas InvolucradasCapacitación y sensibilización a las áreas Involucradas

Implementación

Mejora continua y Sostenibilidad

Aprobación del marco normativo del proceso rediseñadoAprobación del marco normativo del proceso rediseñadoAdecuación de ambientes y difusión de característicasAdecuación de ambientes y difusión de característicasDifusión masiva de la reforma emprendidaDifusión masiva de la reforma emprendida

Capacitación y sensibilización de los equiposCapacitación y sensibilización de los equipos

Identificación y Conformación del EquipoIdentificación y Conformación del Equipo

Presentación de resultados al Comité de dirección del proyecto de simplificaciónPresentación de resultados al Comité de dirección del proyecto de simplificación

Propuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamientoPropuesta de acondicionamiento de la infraestructura y el equipamientoPropuesta de rediseño de costosPropuesta de rediseño de costosPropuesta de fortalecimiento de capacidadesPropuesta de fortalecimiento de capacidades

(i) Preparatoria, (ii) Diagnóstico, (iii) Rediseño, (iv) Implementación; (v) Monitoreo y Evaluación; y, (vi) Mejoramiento continuo y sostenibilidad



Etapa de Preparatoria – Planificando el Proyecto

i) identificar y conformar el equipo a cargo de la simplificación;

ii) identificar y priorizar los trámites a simplificar;

iii) mapear a los actores involucrados en los trámites a simplificar; y,

iv) planificar el proceso en general a efectos de determinar responsables, actividades, plazos, recursos, entre otros.

Fase: Identificación y Conformación del Equipo




Conformar un equipo especializado para las capacitaciones:

• Facilitador de talleres• Especialista en Sistemas / Programador• Especialista en rediseño de infraestructura• Especialista en comunicaciones

Fase: Capacitación y Sensibilización de los Equipos

Costos

Legal

Comunicaciones

Equipo básicoEquipo básico

Equipo ampliado

SistemasProgramación

Facilitaciónde Talleres

Rediseño de Infraestructura

Procesos




Fase: Identificación y Priorización de los Trámites a Simplificar

1) Identificar el universo de trámites2) Eliminar trámites innecesarios o que

no añaden valor3) Alineamiento del trámite con los

objetivos y procesos esenciales de la entidad

4) Marco jurídico del trámite5) Demanda/queja del trámite6) Impacto en actividades económicas7) Tiempos de respuesta elevados8) Elevado costo




Fase: Identificación de los Actores Involucrados

1) Actores Externos2) Actores Internos

GRUPO DE ACTORES

ACTOR ROL EN EL PROYECTO

RELACION PREDOMINANTE

JERARQUIZACIÓN DE SU PODER

Clasificación de los diferentes actores

Conjunto de personas con intereses homogéneos que participan en un proyecto NOMBRE

Funciones que desempeña cada actor y el objetivo que persigue con sus accionar

Se define como las relaciones de afinidad (confianza) frente a los opuestos (conflicto) 1. A FAVOR 2. INDIFERENTE 3. EN CONTRA

Capacidad del actor de limitar o facilitar las acciones 1. ALTO 2. MEDIO 3. BAJO

Solicitud y requisitos

Procesos esencialesSubprocesos

Procedimientos

Resultados(Servicios)

Escucha al usuario

Usuario se traslada a Salón

Usuario espera

Usuario espera

Se traslada a zona Defensa Civil

Usuario indaga donde debe dirigirse

Asesora digita en pantalla

Entrega ticket al usuario

Verifica requisitos, si tiene dudas llama o

va a tercer piso

¿ Es conforme ?

Llama según sistema ordenador de colas

Escucha al usuario

Indica que realice pago

Verifica requisitos

¿ Es conforme ?


Escucha al usuario

Verifica requisitos

¿ Es conforme ?


Realiza el pago de Licencia de

Funcionamiento y Defensa Civil

Usuario espera

Actividades

Recursos Humanos y Materiales

Eficacia (lograr resultados) – Eficiencia (con recursos óptimos)




Fase: Plan de Trabajo del Proyecto de Simplificación

1) Establecer Etapas y asociarlas con actividades específicas.

2) Establecer plazos por cada actividad.3) Identificar los recursos

(humanos, financieros, tecnológicos) para realizar estas actividades.

4) Elaborar plan de monitoreo, evaluación y contingencia.



Etapa de DiagnósticoFase: Caracterización del Procedimiento y Herramientas a Utilizar

1) Tabla ASME – Versión Mejorada.1) Recorrido Físico2) Construcción de la Tabla

ASME-VM2) Diagrama de Bloques.

1) Construcción del Diagrama de Bloques.

TABLA ASMEDIAGRAMA DE

BLOQUES




Recorrido Físico(TUPA/MAPRO)

¿Qué objetivo tiene este procedimiento?¿En qué área se inició?¿Porqué área ha pasado?¿Hacia qué área se dirige?¿Cuánto tiempo ha pasado desde que se inició, hasta que llegó a este punto?¿Qué requisitos se solicitaron en el área de inicio?¿Se solicita en esta área un requisito adicional?

¿Para qué sirve cada uno de los requisitos de este procedimiento? ¿Cuál es la norma que los establece? ¿Qué formatos, útiles de oficina, equipos, recursos humanos participan para atender este procedimiento en esta área?¿Cuándo calcula que terminará este procedimiento?¿Dónde y cuándo termina este procedimiento?




Construcción de la Tabla ASME

Área Tiempo Operación Revisión Traslado Espera Archivo VA Control SVA

R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7

1 Llamar al siguiente usuario en cola Informes 1 0 0 1 0 0 0 0 1

2 Preguntar al usuario sobre trámite que desea Informes 2 0 0 1 0 0 0 0 1

3 Escuchar al usuario Informes 5 0 0 1 0 0 0 0 1

4 Verificar los requisitos que trae Informes 10 0 0 1 0 0 0 1 1

5 Indicar al usuario que pase a Orientación Informes 1 0 0 1 0 0 0 0 1

6 Llamar al usuario Orientación 1 0 1 0 0 0 0 0 1

7 Verificar requisitos que trae Orientación 10 0 1 0 0 0 1 1 1

8 Llenar formularios con el usuario Orientación 15 0 1 0 0 1 1 1 1

9 Archivar expediente Orientación 3 0 1 0 0 0 1 0 1

10 Firmar cargo a usuario Orientación 1 0 1 0 0 0 1 0 1

49 0 5 5 0 1 4 3 7 2 1

Tipo de valorContador de Recursos

Recursos Humanos Otros RecursosPaso Actividad

Tipo de actividad




Nomenclatura de la Tabla ASME

Uso del símbolo Símbolo

Operación: identifica las actividades más relevantes del procedimiento. Ejemplo: orientar a un administrado, consultar una base de datos o firmar un documento.

Revisión: identifica actividades que son dedicadas a verificar la “calidad” de algo. Ejemplo: verificar que los requisitos sean completos y correctos.

Traslado: identifica actividades en la que documentos o personas deben trasladarse. Es útil diferenciarlas, pues permite analizar, si este traslado es realmente inevitable.

Espera: identifica actividades que no revisten acción y que detienen temporalmente el flujo del procedimiento. Ayuda a detectar cuellos de botella, pues las actividades de “espera” debieran ser idealmente pocas o de corta duración.

Archivo: identifica acciones orientada a archivar documentos o expedientes; el detectar que se archivan demasiados documentos o expedientes, sugiere analizar si realmente es necesario solicitarlos.

Valor Descripción

VA = valor añadido.

Cuando su realización contribuye al resultado final del procedimiento. Por ejemplo, el firmar un expediente, confirmar que los documentos requeridos están completos, orientar a un administrado respecto de los pasos a seguir para su trámite, genera valor añadido, pues está dando información necesaria al interesado.

Control = si es una actividad de control.

Actividad que permite garantizar la calidad del procedimiento. Por ejemplo, revisar un expediente para garantizar que está completo antes que se produzca la siguiente actividad. Se debe estar atento, pues en general, en muchas entidades, se detectan actividades de control repetidas.

SVA = sin valor añadido.

Actividad que se realiza y no genera valor al procedimiento. Por ejemplo el poner el VºBº sobre un expediente, que ya tiene un VºBº de otro funcionario autorizado, es una actividad SVA (sin valor añadido).




Construcción del Diagrama de Bloques

Uso del símbolo Símbolo

Rectángulo: es un “bloque” que registra una actividad específica del procedimiento.

Símbolo que se utiliza para graficar el inicio y el fin del procedimiento.

Rombo: se utiliza para ilustrar una decisión, la misma que puede llevar el flujo en dos

direcciones diferentes.

Flecha: muestra el flujo lógico del procedimiento.



Etapa de DiagnósticoFase: Diagnóstico Legal

• Número, descripción, fecha y artículo de las principales normas que regulan el procedimiento.

• TUPA, Reglamento de Organización y Funciones (ROF), MAPRO vigentes.

• Registro sobre la existencia de propuestas de modificación de cada una de las normas descritas y descripción del estado de las propuestas de modificación.

Nombre del procedimiento:

Normas Fecha Modificaciones

Ley/ordenanza Nº que regula el procedimiento

Decreto Supremo Nº que regula el procedimiento

Otros:

Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA, aprobado por

Reglamento de Organización y Funciones de la entidad, aprobado por… Nº .

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:



Etapa de DiagnósticoFase: Diagnóstico de Equipamiento e Infraestructura

• Armar un Checklistpara el diagnóstico de equipamiento e infraestructura.

Información relevante

Persona de Contacto/Responsable de la Oficina de Sistemas

Número de computadoras

Personal de desarrollo

Personal de soporte

Estado de la red

Estado general de los sistemas

Estado del Módulo de Trámite Documentario

Estado del Módulo que gestiona el procedimiento

Manejador de Base de Datos

Lenguaje de Programación



Etapa de DiagnósticoFase: Mapeo de las Capacidades de los Recursos Humanos

• Identificar las habilidades y destrezas del personal.• Contar con información veraz sobre el nivel de

asimilación por parte de los funcionarios del proceso de simplificación, con el fin de reforzar los puntos débiles y aclarar las dudas en futuros talleres y en el posterior monitoreo del proceso.

• Detectar futuras necesidades de capacitación.• Identificar personas que puedan ejercer las

funciones de orientadores o gestores del procedimiento.

Intrapersonal Interpersonal Capacidad de adaptarse

al cambio Manejo del estrés

Comprensión de sí mismo: La persona conoce y entiende sus sentimientos y emociones

Empatía: La persona es consciente de los sentimientos y necesidades de los otros

Solución de problemas: La persona tiene la habilidad de reconocer y definir problemas, así como para generar e implementar soluciones potencialmente efectivas

Tolerancia al estrés: La persona enfrenta situaciones estresantes de manera activa y positiva

Asertividad: La persona es capaz de expresar sus sentimientos, pensamientos y creencias abiertamente

Relaciones interpersonales: La persona es capaz de establecer y mantener relaciones mutuamente satisfactorias

Prueba de realidad: La persona es realista y “con los pies en la tierra”

Control de impulsos: La persona rara vez se impacienta o sobresalta

Autorrealización: La persona está comprometida en proyectos que le dan significado a su vida

Responsabilidad social: La persona es colaboradora y miembros constructivos de grupos sociales

Flexibilidad: La persona es capaz de adecuar sus emociones, sentimientos, pensamientos y comportamiento a situaciones y condiciones cambiantes

Independencia: La persona es autónoma y confía en sí misma. No dependen de los demás para tomar decisiones



Etapa de DiagnósticoFase: Mapeo de las Capacidades de los Recursos Humanos



Etapa de DiagnósticoFase: Presentación de Resultados al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación Administrativa



Etapa de Re DiseñoFase: Análisis del Procedimiento

• ¿Es necesaria esta actividad?• ¿No es redundante con una

anterior y no lo será con una subsiguiente?

• ¿Cuál será lo lógica más eficiente que deba seguir el procedimiento para que éste sea seguro y eficiente a la vez?

Tabla ASME-VM Diagrama de Bloques

¿Hay demasiadas etapas de revisión?

¿Hay demasiadas etapas de traslado?

¿Hay demasiadas etapas de espera?

¿Demora demasiado esta operación?

¿Es excesivo el tiempo de espera?

¿Hay actividades que se repiten?

¿Participa demasiado personal en la actividad?

¿Participan demasiados recursos de tecnología?

¿Las actividades de control son repetidas?

¿Hay actividades sin valor añadido?

¿Es necesaria la participación de estas áreas?

¿Hay retroceso en el flujo del procedimiento?

¿El flujo del procedimiento regresa sobre áreas

que ya pasó?

¿Se están repitiendo actividades?

¿Deben pasar tantas actividades para llenar el

formulario?



Etapa de Re DiseñoFase: Rediseño del Procedimiento

• Eliminar actividades innecesarias y/o modificar la secuencia correspondiente.



Etapa de Re DiseñoFase: Rediseño del Procedimiento

• Generación de la Nueva Tabla ASME-VM y del Nuevo Diagrama del Rediseño del Proceso Mejorado.

Actual Propuesto Diferencia

Actividades 10 7 -3

Con valor añadido 7 6 -1

De control 2 1 -1

Sin valor añadido 1 0 -1

Tiempo 49 minutos 37 minutos -12 minutos

Número de Requisitos

Costo

Cantidad de áreas participantes 2 1 -1

Recursos

R1 0 0 0

R2 5 3 -2

R3 5 4 -1

R4 0 0 0

R5 1 1 0

R6 4 3 -1

R7 3 2 -1



Etapa de Re DiseñoFase: Modificación o Elaboración del Marco Normativo que Regule el Procedimiento Rediseñado

• Elaboración de Propuesta de Directiva / Normativa.

COD CA. CENTRO ACTIVIDAD COD ACT. ACTIVIDAD COD. RECURSO RECURSO CANTIDADCOSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL

CA017.1 TRÁMITE DOCUMENTARIO ACT003REGISTRAR EN EL VISUAL TRÁMITE Y EN

LA NOTA DE ENVIOB71720005.0001

PAPELES

BOND1.0 0.0470 0.0470

CA028GERENCIA REGIONAL DE

DESARROLLO SOCIALACT202

EFECTUAR EL REGISTRO EN FORMATO

DIGITAL Y FÍSICO PRE ESTABLECIDO.B71720005.0001

PAPELES

BOND3.0 0.0470 0.1410



ELABORAR LAS FICHAS DE

ORGANIZACIONES, INFORME TÉCNICO Y

EL OFICIO.

B71720005.0001PAPELES

BOND8.0 0.0470 0.3760



ELABORAR LAS FICHAS DE

ORGANIZACIONES, INFORME TÉCNICO Y

EL OFICIO.

B71850008.0002 GRAPAS 4.0 0.0010 0.0040

Costo de

material

fungible por

prestación

0.6

anexo nro. 2



Etapa de Re DiseñoFase: Propuesta de Acondicionamiento de la Infraestructura y el Equipamiento

• Elaboración de Propuesta de Infraestructura y Equipamiento.



Etapa de Re DiseñoFase: Propuesta de Rediseño de Costos (http://sgp.pcm.gob.pe/)

• Elaboración y comparación de Costos del Proceso Actual versus el Proceso Rediseñado Mejorado.

2

3

ANEXOS

COSTO POR

PRESTACIÓN

S/.

Anexo 1 40.1

Anexo 2 0.7

Anexo 3 0.0

Anexo 4 0.2

Anexo 5 0.0

Anexo 6 5.2

Anexo 7 1.9

48.1

MATERIAL FUNGIBLE

D. COSTO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

1

Pautas Metodológicas a seguir para la determinación del costo del Procedimiento Administrativo:

Se seguirán los procedimientos establecidos en el Decreto Supremo N° 064-2010-PCM "determinación de costos

de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad y su guia metodológica.

Declaración de la Entidad: Se declara haber seguido los pasos establecidos en el D.S. 064-2010-PCM

Registro de los costos parciales del Procedimiento Administrativo que se sustentan en Anexos N°s 1 al 7

CLASIFICACIÓN POR ELEMENTO DE

COSTO

COSTOS IDENTIFICABLES

PERSONAL

COSTO TOTAL DEL PROCED. ADMINISTRATIVO gratutito

SERVICIOS DIRECTOS

COSTOS NO IDENTIFICABLES

MATERIAL NO FUNGIBLE

SERVICIOS DE TERCEROS

DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN

FIJOS

http://sgp.pcm.gob.pe/

http://sgp.pcm.gob.pe/



Etapa de Re DiseñoFase: Propuesta de Fortalecimiento de Capacidades




Etapa de Re DiseñoFase: Presentación al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación

• Presentación de la Propuesta Integral (Interfaces de Usuario).



Etapa de Re DiseñoFase: Elaboración de la Propuesta Final




Etapa de ImplementaciónFase: Capacitación Específica y Sensibilización Específica a Todas las Áreas Involucradas

• Taller de Capacitación y Sensibilización.



Etapa de ImplementaciónFase: Aprobación del Marco Normativo que Fundamente el Nuevo Procedimiento Rediseñado

• Instrumentos de gestión: muchas veces el ROF yel MOF tendrán que modificarse; en casos másespecíficos, habrá que modificar el CAP.

• Norma que regula el trámite: la quecorresponda.

• Texto Único de Procedimientos Administrativos.• Manual de Procedimientos.• Norma que aprobó los derechos de tramitación.



Etapa de ImplementaciónFase: Adecuación de Ambientes, Difusión de Características del Procedimiento Simplificado y su aplicativo TIC



Etapa de ImplementaciónFase: Difusión Masiva de la Reforma Emprendida



Etapa de Monitoreo y EvaluaciónFase: Monitoreo

• La gestión del proyecto, es decir si se están cumpliendo las actividades, los plazos, y los objetivos y metas planteados.

• Cuál es el avance del trámite rediseñado en términos de reducción de pasos, requisitos, tiempos, costos, recursos empleados, etc., respecto de los indicadores trazados como línea de base en la etapa de diagnóstico.

Indicadores Ejemplos de indicadores

Indicadores sobre el avance de la gestión del proyecto de simplificación:

- % de avance de actividades realizadas de acuerdo con el plan.

- Número de metas cumplidas - % de presupuesto ejecutado

Indicadores sobre los logros de la simplificación en términos del trámite resideñado

- Número de pasos simplificados - Número de requisitos - Número de rechazos de solicitudes

presentadas. - Costo del trámite - Plazo para el pronunciamiento de

la entidad



Etapa de Monitoreo y EvaluaciónFase: Evaluación

• Evaluación Ex-Ante.• Evaluación.• Evaluación ExPost.• Evaluación de Impacto.

Evaluación del Impacto de la Simplificación

Administrativa



Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad

Fase: Mejora Continua

• Planear.• Hacer.• Verificar.• Actuar.

Tipos de indicadores

Indicadores de economía: expresan la relación entre los costos reales

frente a los costos previstos.

Indicadores de eficiencia: expresan si es adecuada la relación entre la

prestación de los servicios y los recursos utilizados para su producción.

Indicadores de eficacia: Expresan la relación entre los resultados obtenidos

y los resultados previstos.

Indicadores de efectividad: Miden el impacto final en el conjunto de la

población frente al impacto previsto.



Etapa de Mejoramiento Continuo y Sostenibilidad

Fase: Sostenibilidad

• Documentar el Proyecto.• Difusión.• Reglamentar el Procedimiento.• Acceder a Certificaciones.• Cartas de Compromiso al Ciudadano.


Agenda de Trabajo

Marco Normativo



Anexos




• Las diferentes etapas del proyecto de simplificación no son necesariamenteconsecutivas, sino que más bien se entrelazan y en algunos momentos se desarrollan demanera paralela, por ejemplo alguna fase de la etapa de diseño como el mapeo de actoresse continuará realizando mientras se realiza la etapa de implementación.

• El proceso de cambio es continuo, en tal sentido culminado el proyecto de simplificación deacuerdo con las fases antes descritas se debe seguir evaluando si los procedimientos puedenseguirse mejorando. Para ello se sugiere utilizar las herramientas descritas en la etapa demejora continua.

• Las fases de presentación a las instancias políticas son importantes y deben realizarse pormas tortuoso que fuese; ello por cuanto es la forma de asegurar el proyecto desimplificación.

• No son indispensables ingentes recursos para desarrollar proyectos de simplificaciónadministrativa. Los elementos más importantes son la voluntad política de las autoridades yel empuje de los funcionarios y el personal.

• La comunicación interna y externa masiva para informar al público usuario es importantepara asegurar la sostenibilidad de los proyectos, por cuanto de esta manera se contará conuna ciudadanía informada que apoya la simplificación.


Agenda de Trabajo

Marco Normativo



Anexos



Anexos

• Formato de Tabla ASME-VM.• Formato de Diagrama de Bloques.• Formato de Estructura de Datos.• Formato de Interface Gráfica de Usuario.• Formato de Reunión de Trabajo PMBOOK-PMI.• Formato de Plan de Trabajo con Línea de Tiempo en Open Project.

“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”“Juntos por un Huánuco Productivo, Competitivo y Exportador”

Gerencia Regional de

Planeamiento, Presupuesto y

Acondicionamiento Territorial

UNIDAD DE DESARROLLO

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