Microsoft Office 365Caso de Estudio de Cliente

Correo en la nube: más capacidad, más disponibilidad y más ahorro.

ResumenPaís: España.Industria: Administración Pública.

Perfil de clienteLa Asamblea de Madrid (Madrid) es el órgano representativo y legislativo del pueblo de Madrid. Está formado por 129 diputados y cuenta con 200 empleados públicos.

SituaciónLa Asamblea de Madrid contaba con una plataforma de correo que al haber quedado obsoleta, ya no satisfacía sus necesidades ni en términos de capacidad ni de servicios asociados.

SoluciónLos responsables de tecnología decidieron migrar su anterior plataforma on premises a Office 365 Exchange Online, confiando la dirección del proyecto a Microsoft Servicios para minimizar el riesgo.

Beneficios Ahorro de costes de mantenimiento y

gestión Disponibilidad del servicio Mayor capacidad Simplificación de la gestión

“Office 365 Exchange Online ha satisfecho nuestras necesidades de capacidad, disponibilidad y ahorro de costes, además de permitirnos contar con el soporte Premier que es, sin duda, un valor añadido”.

Javier Bodega, Jefe del Departamento de Informática de la Asamblea de Madrid.

La Asamblea de Madrid contaba con una infraestructura de correo on premises que dado se había quedado obsoleta y estaba cercana a su límite de capacidad, ya no satisfacía los exigentes requerimientos de este organismo público. El Parlamento madrileño necesitaba aumentar la capacidad y disponibilidad de sus buzones y, al mismo tiempo, dada la actual coyuntura económica, reducir costes asociados al mantenimiento, tanto desde el punto de vista del licenciamiento como de la infraestructura técnica.

Por todo ello, después de barajar distintas opciones, la Asamblea de Madrid decidió apostar por Office 365-Exchange Online, y ponerse en manos de Microsoft Servicios para minimizar los riesgos de adopción de una tecnología puntera y novedosa como Office 365, y maximizar su impacto, obteniendo así el máximo rendimiento al mínimo coste.

SituaciónLa Asamblea de Madrid, el órgano legislativo de los madrileños, fue creada en 1983. Actualmente está formada por 129 diputados que se agrupan en cuatro grupos políticos. Desde el punto de vista laboral, la Asamblea cuenta con 200 empleados, si bien, el número de usuarios del correo asciende a 400.

A finales de 2011, los responsables de tecnología de la Asamblea constataron, definitivamente, que su infraestructura de correo on premises, basada en Microsoft Exchange 2003, no respondía plenamente a sus necesidades actuales dada su obsolescencia y su límite de capacidad casi agotado: “Recibíamos constantes peticiones de mayor capacidad de almacenamiento, poder disponer de adjuntos más grandes, tener garantía de seguridad de las comunicaciones, capacidad de recuperación en caso de fallo en plazos más cortos o bien mayor ventana de recuperación (datos de buzón de 15 días antes, etc.-), afirma Lisset Alfaro, Jefe de Servicio de Informática de la Asamblea de Madrid.

Todo ello hacía necesaria la búsqueda de una solución que, además, ayudara a reducir costes tanto en términos de licenciamiento como de infraestructura técnica.

SoluciónCon ese punto de partida, a comienzos de 2012, los responsables de tecnología de la Asamblea de Madrid decidieron ponerse manos a la obra. “Después de ver diversas posibilidades y analizar la relación calidad/precio y las prestaciones del

servicio, concluimos que la solución en la nube de Office 365-Exchange Online era mucho más ventajosa que otras a largo plazo”, dice Alfaro.

“Nuestro objetivo era migrar a una solución basada en el servicio, que desvinculara a la Organización del soporte de infraestructura de la solución (hardware y software) y garantizara la seguridad e integridad de los buzones corporativos”, añade.

Adicionalmente se pretendía satisfacer los requisitos de disponibilidad y capacidad que demandaban los usuarios del servicio, así como que el servicio fuera accesible desde distintos dispositivos. “Elegimos 365-Exchange Online porque satisfacía todos los requisitos de nuestra organización no solo en cuanto a capacidad y disponibilidad, sino también en lo que se refiere a seguridad, integración con los paquetes ofimáticos de uso común en la Asamblea (Office 2010 y Windows 7) y, por supuesto, por la posibilidad de contar con el soporte Premier de Microsoft que, sin duda, es un valor diferencial”, señala Javier Bodega, Jefe del Departamento de Informática de la Asamblea de Madrid.

En este sentido, los responsables del proyecto tuvieron claro desde el primer momento que contarían con Microsoft Servicios para la puesta en marcha de la solución: “Microsoft Servicios no solo nos ha asesorado de principio a fin, entendiendo las necesidades de una organización como la nuestra, sino que se han ocupado de ejecutar tareas complejas garantizándonos, además, un periodo de coexistencia sin problemas entre el entorno on premises y en la nube”. Bodega señala, además, que “en el caso de la Asamblea, el

24

“Después de ver diversas posibilidades y analizar la relación calidad/precio y las prestaciones del servicio, concluimos que, esta solución en la nube era mucho más ventajosa que otras soluciones a largo plazo”.Javier Bodega, Jefe del Departamento de

Informática de la Asamblea de Madrid.

papel de Microsoft Servicios ha sido vital dada la arquitectura de la que se partía y su peculiar configuración. Contar con el conocimiento y experiencia del fabricante, que ha puesto a nuestra disposición un equipo de especialistas en Exchange y Office 365, ha sido clave para conseguir implementar el entorno de coexistencia y ejecutar las diferentes oleadas de migración de las cuentas de correo corporativas con total garantía”.

En esta misma línea, la Jefe de Servicio de Informática de la Asamblea de Madrid asegura que “la disponibilidad y la capacidad de colaboración de Microsoft Servicios ha sido total, todo ello sustentado por un buen entendimiento y comprensión de la problemática del cliente. Además es tranquilizador saber que se cuenta con el constructor de ambas soluciones la antigua y la nueva, lo que facilita el procedimiento de migración”.

Ambos responsables no dudan en destacar la labor de Microsoft Servicios y recomendar su trabajo a organizaciones similares “porque cuentan con los recursos para analizar y solventar situaciones específicas que puedan presentarse”.

En lo que a la implementación se refiere, esta se realizó en tiempo y coste, y las desviaciones que se produjeron se resolvieron satisfactoriamente gracias al trabajo conjunto Microsoft-Asamblea.

Una vez puesta en marcha la solución y, a día de hoy, a pleno rendimiento, Bodega asegura que Office 365-Exchange Online les ha supuesto una simplificación enorme a la hora no solo de implementar el correo sino de gestionarlo: “La solución elegida

simplifica mucho la implementación del correo corporativo, al pasar a un modelo de servicio que nos libera de la contratación de alojamiento, servicios de backup, antivirus, antispam, almacenamiento de datos, seguridad, etc. Además, Office 365 Exchange Online cumple los requisitos establecidos por los estándares de mercado, así como con las normativas de seguridad y calidad de diversas organizaciones de estandarización (normas ISO y equivalentes). También cuenta con los correspondientes certificados y además se somete a procedimientos de auditaría externa e interna que les permiten mantener dichas certificaciones que avalan cuestiones como la calidad, la seguridad, la satisfacción del cliente, etc.”, añade Bodega

BeneficiosTanto para Alfaro como para Bodega, los beneficios de haber adoptado Office 365-Exchange Online son ya evidentes: “Hemos mejorado la disponibilidad del servicio, así como la capacidad y funcionalidad de los buzones, que han pasado de 400 Mb 25 Gb y los adjuntos de 5 Mb a 25 Mb. Además, ahora no es necesario disponer de una estafeta antispam, solución AV, ni gestionar el alojamiento de la infraestructura, ni el soporte de licencias. Hemos simplificado considerablemente la gestión del servicio de correo corporativo”, concluye Alfaro.

Ahorro de costes de mantenimiento de la infraestructura y gestión del servicio.

Mayor capacidad y disponibilidad.

Integración.

Funcionalidades.

34

“Estamos convencidos del sistema Cloud. Ahora más que nunca,la flexibilidad, los costes ajustados y el poder acceder desde cualquier lugar y dispositivo son un valor añadido”Carlos De Cózar, Director de Sistemas de

la Cámara de Valencia

“Con Office 365 estamos seguros de que tendremos acceso a la información que necesitamos estemos donde estemos e independientemente del dispositivo con el que nos conectemos”Carlos De Cózar, Director de Sistemas de

la Cámara de Valencia

“La solución simplifica mucho la implementación del correo corporativo al pasar a un modelo de servicio que nos libera de la contratación de alojamiento, servicios de backup, almacenamiento de datos, antivirus, antispam, seguridad, etc”.

Lisset Alfaro, Jefe de Servicio del Informática de la Asamblea de Madrid.

Seguridad.

Administración TI simplificada.

Menor impacto en la percepción del usuario.

Microsoft Office 365Microsoft Office 365 incorpora las versiones Cloud de nuestros productos más reconocidos de comunicación y colaboración —Microsoft SharePoint Online, Exchange Online, y Lync Online—con la última version de nuestra suite de Office y aplicaciones web para negocios de todos los tamaños. Office 365 ayuda a ahorrar tiempo y dinero y libera recursos valiosos que pueden usarse para otras cosas.

Simple de usar y fácil de administrar, con un acuerdo de servicios que garantiza un 99% de disponibilidad, respaldado financieramente. Características de máxima seguridad, soporte técnico 24x7, georredundancia para casos de recuperación de desastres, controles de privacidad adecuados para las organizaciones empresariales públicas y privadas, y todos los estándares que se pueden esperar de un proveedor de servicios de nivel mundial.

Para más información sobre Microsoft Office 365, visite:www.office365.com

Microsoft ServiciosMicrosoft Servicios colabora con los clientes a realizar todo su potencial mediante software y servicios de Microsoft. Durante todas las fases del ciclo de vida de los sistemas de información, Microsoft Servicios se enfoca en producir un impacto duradero en los clientes, comprometiéndose con su éxito y compartiendo su experiencia con la comunidad de partners de Microsoft.

Para más información sobre Microsoft Servicios, pueden visitar la página:http://www.microsoft.com/spain/enterprise/servicios

44

Para más informaciónPara obtener más información acerca de los productos de Microsoft y sus servicios, pueden contactar con las subsidiarias locales de Microsoft, cuya información está disponible en: www.microsoft.com

Puede obtener más información también en la web www.microsoft.es

Para más información sobre la Asamblea de Madrid, visite la web: www. asambleamadrid.es

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published agosto 2012

Software y Servicios Office 365− Microsoft Exchange Online