Mejora y Cambio en un SGC

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MEJORAMIENTO CONTINUO Y GESTIÓN DEL CAMBIO

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Presentación para la capacitación en temas relacionados en mejoramiento continuo y gestión del cambio

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MEJORAMIENTO CONTINUO Y GESTIÓN DEL CAMBIO

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Porqué iniciar un proceso de cambio? • El cambio debe ser originado por un nuevo requisito del cliente,

de los accionistas, de la organización, reglamentario, legal o como producto del ciclo de mejoramiento continuo.

• No deberían adelantar ninguna acción sin tener un análisis previo de la real necesidad de efectuar los cambios en pro del cumplimiento de los requisitos que tiene el proceso o de la mejora de los procesos.

• Es importante tener conciencia que los cambios que se realicen en los procesos y/o actividades de la organización pueden afectar considerablemente el desempeño de los mismos y los resultados organizacionales esperados.

• El gestor (Gerentes, Directores y/o Jefes) deben participar, de acuerdo al nivel del cambio, en la planificación y gestión de los recursos necesarios para el éxito del cambio.

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Proceso de cambio

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Identificar la pertinencia y necesidad del cambio

Previo al inicio de cualquier actividad de planeación o implementación del cambio, el responsable del proceso afectado debe hacer un análisis de la pertinencia del cambio, verificando si es realmente necesario realizarlo y cuales serán sus beneficios

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Asegurar el interés y/o el compromiso de los involucrados

Muy pocas cosas podrán pasar si no se logra que ellos apoyen tus soluciones. Estos incluyen a los líderes formales e informales y cualquier persona involucrada o afectada por los cambios

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• ¿Quién debe estar informado del problema u oportunidad?

• ¿Cómo puede lograrse su atención e involucramiento?

• ¿Qué líderes parecen estar dispuestos a apoyar la solución del problema o aprovechar la oportunidad?

• ¿Qué debe hacerse para desarrollar un grupo de líderes que apoyen los esfuerzos y provean de apoyo y guía?

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Qué hacer?

• Identificar potenciales amenazas y desarrollar escenarios que muestren lo que podría suceder en el futuro.

• Examinar oportunidades que deben ser o podrían ser explotadas.

• Iniciar debates honestos y dar razones convincentes para hacer a la gente pensar y hablar.

• Solicitar el apoyo de clientes (internos o externos) para reforzar sus argumentos.

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Planear el Cambio • Plantear los resultados esperados (objetivo) luego de la implementación del

cambio y la forma de medir la eficacia del cambio. • Identificar que aspectos del proceso y de la organización son afectados• Listar las barreras de la implementación del cambio en cada “m” del proceso

y organización, proponiendo las posibles soluciones a las mismas • Priorizar las actividades definidas para solucionar las barreras de

implementación • Hacer un mapa diagrama de flujo de la implementación, definiendo la

secuencia lógica de las actividades que se van a realizar.• Definir responsables y fechas de implementación de las actividades definidas

en el punto anterior. • Generar el “plan B” • Plan de seguimiento• Documentar.

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Hacer el Cambio

Se deben ejecutar las actividades definidas en el plan de acción para implementar el cambio deseado por los responsables asignados para cada tarea. Nota: En esta etapa, el responsable de liderar el cambio o el responsable del cambio deseado debería hacer seguimiento a la ejecución de las acciones definidas con el fin de garantizar el éxito del cambio.

Lo más recomendable es realizar pequeñas pruebas o simulacros antes de implementar el cambio. El líder del cambio o el responsable del proceso afectado debería supervisar personalmente estas pruebas.

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Verificar el Cambio

De acuerdo a los parámetros de seguimiento establecidos para el plan de acción; el líder del cambio y/o el responsable del proceso afectado debería verificar el progreso del plan de acción y la eficacia del cambio, verificando los resultados de la implementación.

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Actuar sobre el cambio

• ¿Qué arroja la información sobre la efectividad del cambio?

• ¿Qué cambios pueden ser refinados? Realizar otro ciclo de PHVA.

• ¿Qué lecciones pueden aprenderse sobre los nuevos procedimientos y sobre la implantación de cambios?

• ¿cómo pueden comunicarse o difundirse estas lecciones?

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Normalizar y documentar el cambio

• Debería generarse un informe con los resultados obtenidos a partir del cambio realizado. Este análisis debería hacerlo el líder del cambio o el responsable del proceso afectado con el cambio.

• Finalmente, Una vez el cambio ha sido implementado exitosamente, el líder del cambio o el responsable del proceso afectado debería actualizar, o gestionar la actualización, de las Normas, procedimientos e instructivos que se vieron afectados para el cambio. Si tales documentos no existen, deberían ser elaborados.