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MEJORA EN LA OPERACIÓN DEL ALMACEN

INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:

NOMBRE DEL RESIDENTE

LUIS FERNANDO CÁRDENAS PUGA

Nombre del Asesor

Mc Miguel Ríos Farías

Nombre de la Carrera

Ingeniería Industrial

Villa de Álvarez, Col., a 22 de Mayo del 2018

Mejora en la Operación del Almacén en La Habanera

Nombre del Residente

14460009 Luis Fernando Cárdenas Puga

Nombre del Asesor

MC Miguel Ríos Farías

Nombre de la Carrera

Ingeniería Industrial

Villa de Álvarez, Colima, Junio de 2018

INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:

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Tabla de contenido

Tabla de contenido...................................................................................................................... 2

1. Introducción.......................................................................................................................... 3

2. Justificación.......................................................................................................................... 3

3. Objetivos .............................................................................................................................. 5

3.1 Objetivo general .................................................................................................................... 5

3.2 Objetivos específicos ...................................................................................................... 5

4. Problemas a resolver .......................................................................................................... 6

5. Procedimiento o metodología ............................................................................................. 8

6. Descripción de las actividades realizadas....................................................................... 11

7. Resultados, planos, graficas, diseños, programas, entre otros. ................................... 12

8. Anexos ................................................................................................................................... 28

9. Conclusiones y recomendaciones. ...................................................................................... 34

10. Competencias desarrolladas y/o aplicadas. ..................................................................... 36

11. Referencias bibliográficas y virtuales. ............................................................................... 36

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1. Introducción

La Residencia Profesional, en el Tecnológico Nacional de México (TecNM), también

conocida como prácticas profesionales en otras instituciones de educación superior,

tiene como propósito, que el estudiante de cualquier carrera del sistema, al terminar

su formación académica reticular, realice una estancia durante un semestre, dentro

de una organización empresarial formal, o en una institución de gobierno, para

desarrollar un proyecto con el cual se solucionen problemas reales y específicos

detectados dentro de la organización, de tal manera que aplique en la práctica los

conocimientos teóricos recibidos a lo largo de su formación académica en las aulas.

Con el presente proyecto de residencia profesional, se pretende analizar el control

de inventario para el eficaz funcionamiento en el área de almacén en la empresa de

razón social “La Habanera”, ubicada en la ciudad de Colima, Colima. A fin de reducir

los costos por inventario, y obtener una mejora en la operación del almacén,en lo

referente al orden y almacenamiento de las mercancías, reducir las pérdidas por

falta de rotación de los productos, reducir los faltantes de productos y mejorando el

ordenamiento y funcionamiento de la tienda.

2. Justificación

Debido a la necesidad de obtener una garantía en el control de inventario que

permita que el almacén tenga una buena gestión de manera que el personal dentro

de la empresa pueda ejecutar las actividades en tiempo y forma contribuyendo a

obtener grandes mejoras y solución de diferentes dificultades presentadas.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo

contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como

también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación

económica de la empresa.

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Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas

para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el

almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Estas consideraciones, permiten entender que el inventario es parte del núcleo en

torno al cual debería girar siempre la política de cualquier empresa, además de la

vocación de servicio al cliente. Superadas las teorías que sitúan el producto como

eje primordial, se impone un cambio radical en la cultura de las empresas hacia la

adecuación de sistemas y procedimientos de control de los inventarios, concebido

éste como el motor de vida de las organizaciones y ante el que se supeditan todos

los procesos, incluidos los referentes a atención del cliente en forma oportuna y

selección de los productos y “stock” de mercancía y servicios que se ofertan y, por

supuesto, su confiabilidad de acuerdo a la realidad. La investigación propuesta

busca el estudio y análisis de la teoría y conceptos básicos del control de

inventarios, contribuir con la empresa “La Habanera” que se dedica a la compra-

venta de cereales, semillas, especias y frutos secos.

Este trabajo de investigación se fundamenta de la necesidad que se presenta

particularmente la empresa “La Habanera” en cuanto al análisis del control de

inventario en el área de almacén, relacionados con el ordenamiento y

almacenamiento de las mercancías, la estimación del valor de inventarios a utilizar

y el conocimiento real del costo de la mercancías vendidas, y por consiguiente la

acertada toma de decisiones financieras. La relevancia del estudio se evidencia por

la importancia que refleja la difusión de conocimientos que contribuyan a satisfacer

las necesidades de la empresa orientados a optimizar el control de inventarios en el

departamento de ventas de la empresa y apoyar teóricamente a investigaciones

futuras orientadas al tema de investigación. Las organizaciones a menudo se

convierten en estructuras mecanizadas a medida que se incrementa su tamaño se

requiere ampliar políticas, reglas y procedimientos para dirigir empleados, por lo

mismo; esta investigación aporta conocimiento que reafirman la formación

académica y sus fundamentos teóricos dando así una marcada influencia de las

políticas de inventario de mercancía dentro de la organización.

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¿Cuál es la situación actual que presenta el departamento de almacén en La

Habanera?

¿Cuáles son las funciones administrativas que se llevan a cabo dentro del almacén?

¿Los procesos de entrada y salida de productos son verificables Semanalmente,

quincenalmente, entre los departamentos solicitados?

¿Qué programas se utilizan para realizar el inventario y checar entradas y salidas

de los productos?

¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?

¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?

¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?

3. Objetivos

3.1 Objetivo general

Mejorar la eficiencia en la operación del almacén de la empresa.

Reducir los costos de inventario.

Reducir las pérdidas por falta de rotación de los productos.

3.2 Objetivos específicos

Diagnosticar la situación actual del Almacén de La Habanera

Reducir los costos por inventario, por lo menos en un 5%.

Mejorar el orden y acomodo de los productos dentro del almacén, mínimo en 30%.

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4. Problemas a resolver

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,

acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en

los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de

los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez. Que le

aseguraran la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales.

Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para

sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Los Inventarios son bienes

tangibles que posee una persona natural o jurídica para la venta en el curso

ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios

para su posterior comercialización. La base de toda empresa comercial es la compra

y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por

parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control

oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado

confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario

constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir,

toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de

adquisición, para la venta o para ejecutar actividades productivas. El inventario tiene

como propósito fundamental proveer de materiales necesarios para que las

empresas sean públicas o privadas, posean un continuo y regular desenvolvimiento

según la razón de ser de ellas, es decir el inventario juega un papel vital para el

funcionamiento acorde y coherente dentro del mercado en el cual compiten o

prestan servicios y de esta forma, afrontar las demandas o la satisfacción de las

necesidades de los clientes. Por consiguiente la administración de inventario implica

la determinación del control de inventarios en el área de almacén en la empresa La

Habanera la cantidad de materiales que deberá mantenerse, la fecha en que

deberán colocarse las solicitudes para reposición del mismo y las cantidades de

unidades a ordenar. El inventario afecta todo el proceso productivo y el resultado

final del producto, por dicha razón, el manejo de los inventarios se considera como

una operación del sistema de producción, y por lo tanto requieren de controles

internos seguros que permitan que la información financiera contenida en los libros

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y documentos de la empresa sean exactos y confiables; ya que de estos depende

el análisis crítico del pasado y la toma de decisiones a futuro. Dentro de los controles

que deben establecerse para el funcionamiento del almacén, está la toma física

diaria de inventario en otras palabras no es más que el cotejo de lo físico con lo

teórico, siendo esto último, el movimiento de salida y entrada de mercancía de los

productos. Las causas que originan la situación de la problemática es debido a que

el personal de las áreas por la rapidez de los movimientos de los procesos no

entregan primero al departamento de almacén el formato de transferencia (entrada

y salida), para solicitar los materiales y luego es que elaboran el formato, lo que trae

como consecuencia un descontrol de inventario; de no ser así la empresa puede

lograr un mejor funcionamiento en cuanto a las actividades planificadas. En efecto

se debe tomar en cuenta, que se deben cumplir las políticas de inventarios que

posee la empresa, definiendo así la planificación del nivel óptimo de inversión que

se tiene de inventario dentro de la organización para satisfacer la demanda de los

clientes. Los diferentes productos que se tienen en el almacén principal se

encuentra en desorden ya que el personal que no es del almacén, al entrar a

escoger los productos los cambian a diferentes lugares y se extravían y

desacomodan totalmente, lo viable será hacer un acomodo de producto por anaquel

en el área de almacén para llevar una adecuada exactitud de las existencias

actuales y así cada vez que se realice inventario ahorrar tiempo facilitando el trabajo

para un mejor proceso de continuidad de las actividades consecutivas llevadas a

cabo. Ver figura #15 a la hora de realizar el conteo físico se pierde bastante tiempo

localizando productos faltantes por falta de acomodo con esto se pretende, un mejor

control al realizar inventario mejorando el conteo de producto en los anaqueles

Implementando tarjetas que muestren la cantidad existente que se debe mantener

al igual que el personal a cargo este en constante observación para verificar que si

este el producto que marca la tarjeta para así se realice el agilizamiento de este

proceso. Al ver los anexos nos podemos dar cuenta que este almacén se encuentra

en la distribución constantemente de producto hay un cierto descontrol en saber

cuánta cantidad de producto salió o entro ya que mantienen diferentes proveedores

y cada proveedor maneja diferente mercancías y hacia que sucursal se dirige por

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ello se propone el control de las entradas y salidas de mercancía con los distintos

proveedores por la distribución de material que se realiza agilizando estos proceso

para llevar un mejor manejo de cantidades actuales y distribuidas. Desarrollando un

programa con macros que nos permitan agilizar estos procesos y controlando las

entradas y salidas permitiendo llevar una mejor continuidad es necesario una

ampliación en la Distribución de la planta del área de almacén ya que se encuentra

toda la mercancía sin ampliación para su manejo y manipulación se realizando un

plano para ver su mejor acomodo de las instalaciones ahorrar en el espacio de

almacenamiento y mantener mejor instaladas, buscando tener un producto de

calida. Ver anexos para reducir al máximo lo que se encuentra en almacén y

ordenando justo a tiempo la cantidad de productos que se necesiten por día o mes

para satisfacer la demanda. Se necesita un recuentro de stock depositado en el

almacén ejecutando la metodología de implementación JIT.

5. Procedimiento o metodología

Se realizó el inventario en el tiempo acordado contando con el recurso material y

humano capacitado y adecuado para la ejecución de las diferentes actividades

utilizando el software Microsip y Excel para la obtención de resultados correctos y

agilizando los diferentes procesos que tuvimos que llevar acabo para la obtención

de los resultados obtenidos exactos. Para la facilitación del control de inventario se

realizaron merbetes para los productos donde se incluye nombre y cantidad de

producto que se contó. Elabore un informe de análisis de ventas que me mostrara

las tendencias que se producen en el volumen de ventas de la empresa a través del

tiempo. En su forma más básica, muestra si las ventas van en aumento o en

descenso. En cualquier momento durante el año fiscal al igual para saber la

demanda de los diferentes productos cuales son los más vendidos y los menos

consumibles. Recuentro de stock depositado en el almacén buscando la función de

arbitrar los medios disponibles que nos permiten determinar los datos viables de

existencias de la mercancía de almacén.

Controlar entradas y salidas

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1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para

ella en el almacén.

2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.

3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir

accidentes y deterioro del producto.

4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo

esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).

5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos

en sistema.

6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad

y salida a los de más cercana caducidad.

7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta.

8. Las salidas de almacén a las otras tiendas se deberán realizar mediante el

formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona

que realiza el pedido de mercancías.

9. Toda salida de mercancía hacia las demás tiendas deberá ser registrada en el

sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en la tienda al que se haya hecho

la transferencia.

Implantación de metodología JIT

Esto lo estableceremos por fases ya que es una metodología que consiste en llevar

determinados pasos a seguir para conseguir la implementación del sistema JIT.

Primera fase

La base sobre la cual se construirá la aplicación JIT exige un cambio en la actitud

de la empresa, y esta primera fase será determinante para conseguirlo. Para ello

será necesario dar los siguientes pasos:

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Comprensión básica.

Análisis de costo/beneficio.

Compromiso.

Decisión si/no para poner en práctica el JIT.

Selección del equipo de proyecto para el JIT.

Identificación de la planta piloto.

Segunda fase mentalización clave del éxito

Esta fase implica la educación de todo el personal. Se le ha llamado clave del éxito

porque si la empresa escatima recursos en esta fase, la aplicación resultante podría

tener muchas dificultades. Un programa de educación debe conseguir dos objetivos:

Debe proporcionar una comprensión de la filosofía del JIT y su aplicación en la

industria.

El programa debe estructurarse de tal forma que los empleados empiecen a

aplicarla filosofía JIT en su propio trabajo. No debemos confundir esta etapa de la

educación con la formación. Educación significa ofrecer una visión más amplia,

describir cómo encajan los elementos entre sí. La formación, en cambio, consístete

en proporcionar un conocimiento detallado de un aspecto determinado.

Tercera fase mejorar los procesos

En cuanto a las entradas y salidas.

Cuarta fase mejoras en el control

La forma en que se controle el sistema de fabricación determinará los resultados

globales de la aplicación del JIT. El principio de la búsqueda de la simplicidad

proporciona la base del esfuerzo por mejorar el mecanismo de control de

fabricación:

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Sistema tipo arrastre.

Control local en vez de centralizado.

Control estadístico del proceso.

Calidad en el origen (autocontrol, programas de sugerencias, etc.).

Quinta fase relación cliente proveedor

Constituye la fase final de la aplicación del JIT. Hasta ahora se han descrito los

cambios internos cuya finalidad es mejorar el proceso de fabricación. Para poder

continuar el proceso de mejora se debe integrar a los proveedores externos y a los

clientes externos.

Esta quinta fase se debe empezar en paralelo con parte de la fase 2 y con las fases

3 y 4, ya que se necesita tiempo para discutir los requisitos del JIT con los

proveedores y los clientes, y los cambios que hay que realizar requieren tiempo.

Es importante la selección de proveedores en base a criterios logísticos (entre

otros). Con el JIT, el resultado neto es un aumento de la calidad, un suministro a

más bajo costo, entrega a tiempo, con una mayor seguridad tanto para el proveedor

como para el cliente.

6. Descripción de las actividades realizadas

Se comenzó con la Realización de inventario el día 1 de Febrero del 2018

concluyendo en 5 días toda la información que se requería fue reclutada para

continuar el siguiente proceso el 10 de Febrero del 2018 se dio finalización a la

realización de inventario después de llevar a cabo el conteo de existencia de

mercancía para mantener un mejor control en el almacén. El 12 de Febrero del 2018

procedimos con la verificación y revisión de la cartera de clientes entre ellos se

encuentran consumidores de mayoreo y menudeo concluyendo la revisión el 20 de

Febrero del 2018 elaborando una lista de los consumidores mayores y menores

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separándolos para llevar un mejor control para su mejor atención. El 1 de Marzo del

2018 lleve a cabo la elaboración de un informe de análisis de ventas que me

mostrara las tendencias que se producen en el volumen de ventas de la empresa a

través del tiempo. En su forma más básica, muestra si las ventas van en aumento

o en descenso. En cualquier momento durante el año fiscal al igual para saber la

demanda de los diferentes productos cuales son los más vendidos y los menos

consumibles concluyendo con esto el día 20 de Marzo del 2018 para continuar con

las diferentes actividades planteadas.

Recuentro de stock depositado en el almacén, comenzando esta actividad el día 25

de Marzo del 2018 buscando la función de arbitrar los medios disponibles que nos

permiten determinar los datos viables de existencias de la mercancía de almacén

finalizando esta actividad el día 30 de Marzo del 2018.

El 1 de Abril se procedió a controlar entradas y salidas para la mejora de un buen

control que se implementó llevar un registro de la entrada de proveedores y salidas

de mercancías a las diferentes sucursales donde se envían se elaboró un libro en

Excel que especificara los datos requeridos y nos arrojara los datos que esperamos

finalizando con esta actividad el día 20 de Abril.

Implantación de metodología JIT el día 25 de Abirl del 2018 se desarrolló mediante

una exposición sobre la propuesta de la implementación de estas metodologías a

los encargados y dueños de La Habanera buscando que ellos aprobaran para la

consiguiente realización y aplicación que concluyo el día 5 de Mayo del 2018.

7. Resultados, planos, graficas, diseños, programas, entre otros.

Microsip

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Figura #1 Punto de venta Microsip

Figura #2 Productos Microsip

Microsip como empresa.

Microsip también llamada Aplicaciones y Proyectos Computacionales SA de

CV cuenta con mas de 25 años de experiencia haciendo más productivas, eficientes

y exitosas a las empresas en México y otros países utilizando sus sistemas

administrativos.

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En la figura #1 se muestra el punto de venta del sistema que se usa en la empresa.

En la figura #2 se muestran en un mapa todos los productos que nos puede brindar

el sistema Microsip, el cual es con el que se trabaja en la empresa La Habanera.

Módulos Microsip

Microsip es un sistema modular permitiéndole adaptarse a las necesidades

específicas de cada usuario los módulos Microsip son:

Microsip Contabilidad.

Microsip Bancos.

Microsip Nomina.

Microsip Cuentas por pagar.

Microsip Compras.

Microsip Inventarios.

Microsip Cuentas por cobrar.

Microsip Ventas.

Microsip Punto de venta.

MicrosipManufacturing.

Microsip en ruta.

CEO Móvil Microsip.

El inventario

Es aquel registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes a una

persona física, a una comunidad y que se encuentra realizado a partir de mucha

precisión y prolijidad en la plasmación de los datos. También y como consecuencia

de la situación recién mencionada, se llama inventario a la comprobación y

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recuento, tanto cualitativo como cuantitativo de las existencias físicas con las

teóricas que fueron oportunamente documentadas.

En la empresa la habanera se trabaja en el módulo de inventarios del sistema

Microsip, que se cuenta con movimientos de entradas y salidas también, como se

muestra en la figura #3. En la figura #4 se muestra un ejemplo del marbete que se

utiliza a la hora de hacer el conteo de la mercancía en un inventario físico y en la

figura #5 se muestra el total de marbetes recaudados durante el inventario que se

tomo del almacén en La Habanera.

Figura #3 Modulo de inventarios

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Figura #4 Ejemplo de marbete en inventario físico

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Figura #5 Marbetes totales de inventario físico

Lo que hace el inventario es registrar el conjunto de los bienes propios y disponibles

de una empresa para la venta a sus clientes y que por tanto son considerados como

activo corriente.

Los bienes que son plausibles de ser sometidos a inventario se encuentran

destinados a la venta directa o a aquellas actividades destinadas de manera interna

al proceso productivo, como es el caso de las materias primas, los productos

inacabados, las piezas de recambio destinadas a mantenimiento, materiales de

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embalaje, bienes de la empresa, bienes terminados, bienes parcialmente

terminados, bienes en tránsito.

Existe una numerosa cantidad de tipos de inventarios, entre los más recurrentes se

cuentan: inventarios finales (se lleva a cabo cada vez que se cierra el período fiscal,

generalmente el 31 de diciembre), inventarios periódicos (se realiza cada

determinado tiempo), inventarios iniciales (se registran todos los bienes de la

empresa), inventarios de liquidación legal, inventario de materias primas, inventario

de seguridad, inventario de gestión de inventarios, inventario físico entre otros.

Entre las razones que existen en las empresas para realizar un inventario podemos

citar: para reducir costos de adquisición, para reducir costos de calidad por

arranque, para reducir costos. Aunque, también existen otras tantas razones que

convierten al inventario en una cuestión engorrosa, compleja para la empresa en

cuestión como ser: costos por almacenaje, dificultades para responder a los

clientes, los costos de coordinar su producción, los costos de los productos

defectuosos al tratarse de lotes grandes.

La importancia del orden en los almacenes y la estantería

Cuando hablamos de almacenes hacemos referencia a un concepto que ha ido

mutando y evolucionando con los años y que hoy apunta a aquellas unidades que

forman parte de la estructura funcional de una compañía tanto industrial como

comercial. El almacén es un elemento clave dentro de la empresa y no solo provee

todo lo necesario para el manejo de los inventarios sino que puede llegar a incluso

producir un valor agregado extra.

Para que un almacén pueda funcionar como corresponde y resultar eficiente es

fundamental que se cuente con un orden determinado, con una cadena de acción y

que se lleven adelante estrategias de gestión de almacenes especiales para cada

caso en particular. Para que todo esto se pueda lograr, es fundamental conocer

cuáles son las zonas de este tipo de espacios y cuál es la finalidad de cada uno:

Recepción. En este lugar se llevan adelante todas las actividades vinculadas al

proceso de recepción.

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Stock o reserva. Este sitio es el especialmente destinado para los productos

almacenados en cuestión. Cada almacén deberá adaptarse completamente al tipo

de mercancía que se reserve allí, dedicando incluso espacios o zonas específicas

para productos dependiendo de su naturaleza: mercancía especial, productos en

estado de devolución, entre otras.

Este es el espacio destinado a la “preparación de pedidos” y es donde se almacena

todo aquello que viene de la zona de reserva y que debe ser preparado para ser

expedido.

Verificación o salida. Aquí se producen efectivamente las expediciones de los

productos y se realiza una inspección final del producto.

Son espacios que se destinan únicamente al paso tanto de las maquinas como de

las personas que circulan por el almacén.

Aquí se ubican las zonas destinadas a los trabajadores auxiliares a toda operación

propia del mismo almacén.

Cartelera de clientes

La cartera de clientes es un registro o directorio de los compradores actuales y de

los posibles clientes, que te permite tenerlos bien ubicados: saber quiénes son,

dónde y cuándo encontrarlos, sus posibilidades de compra, su dirección, teléfono o

correo electrónico.

Es importante que cuentes con una de éstas en tu PYME porque en temporadas de

ventas bajas o cuando la competencia se hace más fuerte, la cartera de clientes es

una herramienta fundamental para ampliar el mercado y superar las dificultades.

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Figura #6 Clientes

Lo más importante para formar una cartera es definir un perfil de cliente y el mercado

objetivo al que quieres llegar. Existen grandes oportunidades de venta sobre la

cartera actual de las empresas. Esto no significa dejar de lado la búsqueda de

nuevos clientes, pero debemos de tener presente que siempre resulta más fácil,

rápido y barato vender más servicios a clientes ya existentes.

En la figura #6 se puede observar una parte de la cartera de clientes que se realizó

en La Habanera, y en la figura #7 se muestra un ejemplo detallado de los puntos

que lleva un cliente dentro del módulo, se puede observar que los puntos más

importantes son el nombre, RFC, las direcciones que tiene, los artículos más

importantes que consume, los datos particulares y el historial de compras que han

hecho, esto para darle seguimiento total al cliente.

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Figura #7 Ejemplo cliente

Análisis de ventas

Muestra las tendencias que se producen en el volumen de ventas de la empresa a

través del tiempo. En su forma más básica, muestra si las ventas van en aumento

o en descenso. En cualquier momento durante el año fiscal, los gerentes de ventas

pueden analizar las tendencias del informe para determinar el mejor curso de

acción. Los administradores a menudo los utilizan para identificar oportunidades de

mercado y las áreas donde podrían aumentar el volumen. Por ejemplo, un cliente

puede mostrar una historia de aumento de las ventas durante ciertos períodos.

Estos datos se pueden utilizar para hacer nuevos negocios durante estos períodos.

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Figura #8 Lista de departamentos

Se utiliza la lista de departamentos de productos para clasificar los productos. Por

ejemplo, la empresa La Habanera distribuye y almacena diferentes productos como

tal se clasifican los departamentos mostrados en la figura #8. La empresa a estudiar

no cuenta con un orden adecuado y un buen control técnico sobre la entrada y salida

de sus productos el cual no le permite saber con exactitud los movimientos que se

generan dentro de su almacén y por ende la situación actual de sus productos, la

empresa La Habanera dedicada a la distribución y venta de cereales, especias y

frutos secos, por eso nos es necesario realizar un diagnóstico exhaustivo para que

dicha empresa pueda tener una sólida estructura en el control técnico de almacén

el cual nos ayudara a proteger nuestras existencias y asegurar el buen manejo de

los movimientos de los productos de la empresa.

Entradas y salidas

Es un sistema de control de almacenes destinado principalmente a organizar las

entradas y salidas de los mismos. Los ficheros con los que opera son los de, código

(clave de artículo), nombre, unidad de medida, unidades, costo y costo total. Con

las funciones básicas para controlar y gestionar stocks, productos y clientes.

Gracias a su función de control de entradas y salidas se podrá conocer en todo

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momento el stock actual de cada uno de los productos. En la figura #9 podemos

observar un ejemplo de una entrada del almacén, la cual se especifica el origen, el

almacén al que se le está dando la entrada, la fecha y un folio para poder llevar un

orden. En la figura #10 se muestra el ejemplo de una salida, en la cual se especifica

almacén de donde salió al mercancía y el origen al que se va a mandar, y al igual

que la entrada un folio para llevar un orden en los inventarios. Al momento de dar

salida de mercancía a un almacén, se tiene que especificar a donde se está

mandando y al igual al momento de una entrada al almacén especificar de donde

viene la mercancía.

Figura #9 Ejemplo de entrada

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Figura #10 Ejemplo de salida

Etiqueta para control de almacén

Esta etiqueta controla el tiempo de entrada y permanencia de un producto en el

almacén. Se instala al momento de recibir el producto. La etiqueta para control de

almacén con complemento contiene un área determinada en la que se coloca otra

etiqueta más pequeña la cual indica el día en el que se recibió el producto. Esta

etiqueta cada día está identificado por un color diferente.

En la figura #11 se muestra un ejemplo de la etiqueta que se propone para controlar

los productos del almacén.

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Figura #11 Prototipo de etiqueta

Características:

Material: Papel Couche.

Adhesivo especial para humedad.

Pre corte que permite su fácil aplicación.

Fácil lectura e identificación.

Posibilidad de escritura e impresión.

Método A, B, C.

Es un método de categorización de inventario que consiste en la división de los

artículos en tres categorías, A, B y C: Los artículos pertenecientes a la categoría A

son los más valiosos, mientras que los que pertenecen a la categoría C son los

menos valiosos. Este método tiene como objetivo llamar la atención de los gerentes

hacia los pocos artículos de importancia crucial (artículos A) en lugar de hacia los

muchos artículos triviales (artículos C).

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En la figura #12 se puede observar el análisis del método ABC con algunos

departamentos de La Habanera.

Figura #12 Método A,B,C

Diseño y distribución de la planta

En un entorno globalizado cada vez más las compañías deben asegurar a través de

los detalles sus márgenes de beneficio. Por lo tanto, se hace imperativo evaluar con

minuciosidad mediante un adecuado diseño y distribución de la planta, todos los

detalles acerca del qué, cómo, con qué y dónde prestar un servicio, así como los

pormenores de la capacidad de tal manera que se consiga el mejor funcionamiento

de las instalaciones. Se aplica a las instalaciones en las que se presten servicios.

En la figura #13 se puede observar la propuesta del diseño del nuevo almacén de

La Habanera, el cual esta dividido por una zona de descarga y una de carga para

facilitar la operación al momento de tener camión descargando y otro cargando,

también se organizo en espacios de mayor a menor rotación.

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Figura #13 Diseño de planta

El objetivo del trabajo de diseño y distribución en planta es hallar una ordenación de

las áreas de trabajo y del equipo que sean la más eficiente en costos, al mismo

tiempo que sea la más segura y satisfactoria para los colaboradores de la

organización. Específicamente las ventajas una buena distribución redundan en

reducción de costos de fabricación como resultados de los siguientes beneficios:

Reducción de riesgos de enfermedades profesionales y accidentes de trabajo

Se contempla el factor seguridad desde el diseño y es una perspectiva vital desde

la distribución, de esta manera se eliminan las herramientas en los pasillos; los

pasos peligrosos, se reduce la probabilidad de resbalones, los lugares insalubres,

la mala ventilación, la mala iluminación, etc.

Mejora la satisfacción del trabajador

Con la ingeniería del detalle que se aborda en el diseño y la distribución se

contemplan los pequeños problemas que afectan a los trabajadores, el sol de frente,

las sombras en el lugar de trabajo, son factores que al solucionarse incrementan la

moral del colaborador al sentir que la dirección se interesa en ellos.

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Incremento de la productividad

Muchos factores que son afectados positivamente por un adecuado trabajo de

diseño y distribución logran aumentar la productividad general, algunos de ellos son

la minimización de movimientos, el aumento de la productividad del colaborador,

etc.

Optimización del espacio

Al minimizar las distancias de recorrido y distribuir óptimamente los pasillos,

almacenes, equipo y colaboradores, se aprovecha mejor el espacio. Como principio

se debe optar por utilizar varios niveles, ya que se aprovecha la tercera dimensión

logrando ahorro de superficies.

Reducción del material en proceso

Al disminuir las distancias y al generar secuencias lógicas de producción a través

de la distribución, el material permanece menos tiempo en el proceso.

Optimización de la vigilancia

En el diseño se planifica el campo de visión que se tendrá con fines de supervisión.

La función principal de una instalación nueva es la de permitir una distribución más

eficiente. En éste caso se tiene la oportunidad de eliminar todos aquellos aspectos

estructurales y de diseño que restringen un óptimo funcionamiento de la

organización.

8. Anexos

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Figura #14 Almacén de la tienda La Habanera

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Figura #15 Productos fuera de su lugar de almacén

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Figura #16 Producto con desorden en almacén

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Figura #17 Producto bien acomodado y organizado

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Figura #18 Cajas acomodadas en anaquel

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Figura #19 Almacén bien organizado

9. Conclusiones y recomendaciones.

El objetivo de la presente investigación fue realizar un control de inventario en el

área de almacén en la empresa La Habanera, para el eficaz funcionamiento del área

de distribución, permitiendo en el desarrollo de la investigación determinar la

existencia de factores claves para la correcta ejecución de las actividades

inherentes al área de inventario, como lo son la existencia de un control de entradas

y salidas implementación de tarjetas para un rápido conteo, la implementación de

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JIT, pero el desconocimiento de los mismos por parte de personal encargado de

esta área; igualmente se observó que existen dentro la muestra Individuos que

conocen las funciones relativas a la reposición de inventario y otros que no han sido

informados al respecto lo que ocasionaría errores considerables, por

desconocimiento del área; igualmente es importante destacar que hoy en día para

que una empresa sea altamente competitiva es necesario contar con información

acertada y en cuanto a la empresa en estudio se observó que los registros de

inventarios no se encuentran disponibles ni actualizados, así mismo se evidencia

que el área de almacenaje no se encuentra adecuada para el control respectivo del

Inventario de mercancía así como tampoco se realizan supervisión del inventario ni

de las actividades realizadas por el personal encargado del departamento de

inventario, punto clave en el cual la muestra está totalmente de acuerdo con que la

supervisión evitaría cometer errores que afecten la información financiera de La

Habanera.

El objetivo principal de llevar un adecuado control de inventario es contar con

información suficiente y útil para minimizar costos de producción, aumentar la

liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología

con la consecuente disminución de gastos operativos; sin embargo La Habanera, el

hardware no cuenta con adecuado control del inventario a pesar de contar con, los

programas de cómputo los cuales son excelentes, pero sin embargo, el que estén

bien estructurados no garantiza que vallan a cubrir las necesidades de información,

si no son alimentados con información real y constante. Mediante el control de

inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera capacitada

puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir el

material. Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo, de

modo que sea más rápido. El objetivo es que el dueño siempre cuente con

información valiosa para un mejor control de sus costos y su flujo de efectivo.

Recomendaciones.

A fin de mejorar el funcionamiento del almacén de La Habanera, se recomienda

diseñar un sistema de control interno, realizando previamente un análisis de los

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procesos y funciones del área o departamento de inventario de la organización con

el fin de identificar las debilidades inherentes, conocer los riesgos y, derivado de

ello, definir las medidas a utilizar para reducirlos, el objetivo se logró al 100%.

10. Competencias desarrolladas y/o aplicadas.

Trabajar con mutua colaboración de todos los encargados de áreas y buena

disposición para la realización de las diferentes tareas aplicables.

Analizar la información constituyendo ideas relevantes, de las distintas fuentes de

información.

Almacenar y recuperar la información contenida

Desarrollar proyectos principalmente elementos y factores que pueden ser externos

e internos.

Se práctica el trabajo en equipo.

Relacionarse con personal en diferentes niveles jerárquicos.

Trabajar con orden y bajo un programa establecido.

11. Referencias bibliográficas y virtuales.

Inventarios. [1].Molina Aznar, V. (2011). Administración de almacenes y control de

inventarios. México DF.: ISEF. Salas, H. G. (2009). Inventarios. México DF.: ECOE

Ediciones.

MICROSIP https://www.microsip.com/

Método A, B, C.

[3].http://www.aulafacil.com/cursos/l20107/empresa/organizacion/gestion-

destock/el-metodo-abc-en-la-gestion-de-stock.