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MANUAL DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO ESPECÍFICO Programa: Organización de Grupos y Convenciones Carrera: Hospitalidad Turística Área: Comercio, Administración y Turísmo Derechos Reservados D.R. © 2005, Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica Este Material es vigente a partir de agosto 2005 Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin autorización por escrito del Conalep. Av. Conalep #5, Col. Lázaro Cárdenas, C.P. 52140, Metepec, Estado de México

HECHO EN MÉXICO Primera Edición ISBN: En trámite www.conalep.edu.mx

Hospitalidad Turística / Organización de Grupos y Convenciones 3 Cualquier documento impreso o en medio electrónico, diferente al original, que se encuentre fuera de los archivos de DDCFO del Conalep será considerado como COPIA NO CONTROLADA

Directorio Director General José Efrén Castillo Sarabia Secretario General Juan Manuel García Rodríguez Secretario de Administración Horacio Bernal Rodríguez Secretario de Desarrollo Académico y de Capacitación Marco Antonio Norzagaray Gámez Secretario de Planeación y Desarrollo Institucional Fernando Alfredo Iturribarría García Secretaria de Servicios Institucionales María del Carmen Baca Villarreal Director Corporativo de Asuntos Jurídicos José G. Chapa Leal Director Corporativo de la Unidad de Estudios e Intercambio Académico Juan Manuel Turrubiate Martínez Director Corporativo de Informática y Comunicaciones David G. Sepúlveda Ruvalcaba Titular de la Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal Carlos Bello González Titular del Órgano Interno de Control del Conalep Rubén González Rodríguez Director de Diseño Curricular de la Formación Ocupacional Gustavo Flores Fernández Coordinador de las Áreas de Automotriz, Electrónica y Telecomunicaciones e Instalación y Mantenimiento Jaime G. Ayala Arellano Coordinadora de las Áreas de Comercio, Administración, Informática, Salud y Turismo María Cristina Martínez Mercado Coordinador de las Áreas de Metalmecánica y Metalurgia y Procesos de Producción y Transformación: Rubén Ramírez Arce

4 Hospitalidad Turística / Organización de Grupos y Convenciones Cualquier documento impreso o en medio electrónico, diferente al original, que se encuentre fuera de los archivos de DDCFO del Conalep será considerado como COPIA NO CONTROLADA

Directorio

Grupo de Trabajo para el Diseño del Módulo Asesoría externa Instituto de Investigación y Desarrollo de Educación Avanzada S.C. (IIDEA) Asesoría interna Especialistas de Contenido Laura Elena González Villalobos Revisión Pedagógica Patricia Toledo Márquez Revisores de la Contextualización Agustín Valerio

Armando Guillermo Prieto Becerril


Índice I. Mensaje al alumno 7II. Como utilizar este manual 8III. Propósito del curso módulo ocupacional 10IV. Normas de competencia laboral 11V. Especificaciones de evaluación 12VI. Mapa curricular del curso módulo ocupacional 13 Capítulo 1 Planeación y organización de eventos de negocios, sociales y culturales

14

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje 15

1.1.1. Eventos 16 Definición 16 Tipos 16 Servicios y accesorios 17 Servicios básicos 20 1.1.2. Planeación de actividades para un evento de negocios, social o

cultural. 23

Tipo de evento. 23 Tipos de montaje. 26 Determinación del aforo. 29 Objetivo del evento. 36 Servicios requeridos 38 Duración del evento 38 Menú 40 1.2.1. Organización de actividades de un evento de negocios, social o

cultural 45

Coordinador General. 46 Tipos de Comités 47 Integración de comités 53 Definición de funciones 54 Asignación de actividades 55 1.2.2 Contratación de un evento de negocios, social o cultural 55 Tipos de contrato 56 Presupuesto 57

Resumen 60Autoevaluación de conocimientos del capítulo 1 61


Capítulo 2 Control y evaluación de eventos de negocios, sociales y culturales

62

Mapa curricular de la unidad de aprendizaje 63 2.1.1 Control en la organización de un evento de negocios, social o cultural 64 Importancia. 64 Definición 65 Clasificación 65 Aplicación de los medios de control 67 2.2.1. Evaluación del evento. 73 Definición 73 Evaluación estándar 74 Quejas y sugerencias 75 Recomendaciones finales 75 Importancia de la evaluación 75

Prácticas y Listas de Cotejo 76Resumen 92Autoevaluación de conocimientos del capítulo 2 93Respuestas a la Autoevaluación de Conocimientos por Capítulo 94Glosario de Términos E-CBNC 96Glosario de Términos E-CBCC 98Glosario de Términos Técnicos 100Referencias Documentales 101


I. Mensaje al alumno

¡CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL MANUAL TEÓRICO – PRÁCTICO ORGANIZACIÓN DE GRUPOS Y CONVENCIONES ! Este manual ha sido diseñado bajo la Modalidad Educativa Basada en Normas de Competencia, con el fin de ofrecerte una alternativa efectiva para el desarrollo de habilidades que contribuyan a elevar tu potencial productivo, a la vez que satisfagan las demandas actuales del sector laboral. Esta modalidad requiere tu participación e involucramiento activo en ejercicios y prácticas con simuladores, vivencias y caso reales para proporcionar un aprendizaje a través de experiencias. Durante este proceso deberás mostrar evidencias que permitirán evaluar tu aprendizaje y el desarrollo de la competencia laboral requerida. El conocimiento y la experiencia adquirida se verán reflejados a corto plazo en el mejoramiento de tu desempeño de trabajo, lo cual te permitirá llegar tan lejos como quieras en el ámbito profesional y laboral.

II. Como utilizar este manual


• Las instrucciones generales que a continuación se te pide que realices, tienen la intención de

conducirte a que vincules las competencias requeridas por el mundo de trabajo con tu formación de profesional técnico.

• Redacta cuales serían tus objetivos personales al estudiar este manual.

• Analiza el Propósito del módulo autocontenido específico que se indica al principio del manual y

contesta la pregunta ¿Me queda claro hacia dónde me dirijo y qué es lo que voy a aprender a hacer al estudiar el contenido del manual? si no lo tienes claro pídele al docente que te lo explique.

• Revisa el apartado especificaciones de evaluación son parte de los requisitos que debes cumplir

para aprobar el módulo. En él se indican las evidencias que debes mostrar durante el estudio del módulo ocupacional para considerar que has alcanzado los resultados de aprendizaje de cada unidad.

• Es fundamental que antes de empezar a abordar los contenidos del manual tengas muy claros los

conceptos que a continuación se mencionan: competencia laboral, unidad de competencia (básica, genéricas específicas), elementos de competencia, criterio de desempeño, campo de aplicación, evidencias de desempeño, evidencias de conocimiento, evidencias por producto, norma técnica de institución educativa, formación ocupacional, módulo ocupacional, unidad de aprendizaje, y resultado de aprendizaje. Si desconoces el significado de los componentes de la norma, te recomendamos que consultes el apartado glosario de términos, que encontrarás al final del manual.

• Analiza el apartado «Normas Técnicas de competencia laboral, Norma técnica de institución

educativa».

• Revisa el Mapa curricular del módulo autocontenido Específico. Está diseñado para mostrarte esquemáticamente las unidades y los resultados de aprendizaje que te permitirán llegar a desarrollar paulatinamente las competencias laborales que requiere la ocupación para la cual te estás formando.

• Realiza la lectura del contenido de cada capítulo y las actividades de aprendizaje que se te

recomiendan. Recuerda que en la educación basada en normas de competencia laborales la responsabilidad del aprendizaje es tuya, ya que eres el que desarrolla y orienta sus conocimientos y habilidades hacia el logro de algunas competencias en particular.

• En el desarrollo del contenido de cada capítulo, encontrarás ayudas visuales como las siguientes, haz

lo que ellas te sugieren efectuar. Si no haces no aprendes, no desarrollas habilidades, y te será difícil realizar los ejercicios de evidencias de conocimientos y los de desempeño.


Imágenes de Referencia

Estudio individual Investigación documental

Consulta con el docente Redacción de trabajo

Comparación de resultados con otros compañeros Repetición del ejercicio

Trabajo en equipo

Contextualizaciòn

Realización del ejercicio Resumen

Observación Consideraciones sobre seguridad e higiene

Investigación de campo Portafolios de evidencias


III. Propósito del Manual Teórico – Práctico

Al finalizar el módulo, el alumno desarrolla la organización de eventos de negocios, social y cultural que identifican las necesidades del cliente opciones, firman un contrato, hacen la planeación del evento, realizan las contrataciones necesarias y finalmente supervisan el evento.


IV. Normas de Competencia Laboral

Para que analices la relación que guardan las partes o componentes de la NTCL o NIE con el contenido del programa del módulo autocontenido específico de la carrera que cursas, te recomendamos consultarla a través de las siguientes opciones:

• Acércate con el docente para que te permita revisar su programa de estudio del módulo

autocontenido específico de la carrera que cursas, para que consultes el apartado de la norma requerida.

• Visita la página WEB del CONOCER en www.conocer.org.mx en caso de que el programa de

estudio del módulo autocontenido específico esté diseñado con una NTCL.

• Consulta la página de Intranet del CONALEP http://intranet/ en caso de que el programa de estudio del módulo autocontenido específico esté diseñado con una NIE.


V. Especificaciones de Evaluación Durante el desarrollo de las prácticas de ejercicio también se estará evaluando el desempeño. El docente mediante la observación directa y con auxilio de una lista de cotejo confrontará el cumplimiento de los requisitos en la ejecución de las actividades y el tiempo real en que se realizó. En éstas quedarán registradas las evidencias de desempeño. Las autoevaluaciones de conocimientos correspondientes a cada capítulo además de ser un medio para reafirmar los conocimientos sobre los contenidos tratados, son también una forma de evaluar y recopilar evidencias de conocimiento. Al término del módulo deberás presentar un Portafolios de Evidencias1, el cual estará integrado por las listas de cotejo correspondientes a las prácticas de ejercicio, las autoevaluaciones de conocimientos que se encuentran al final de cada capítulo del manual y muestras de los trabajos realizados durante el desarrollo del módulo, con esto se facilitará la evaluación del aprendizaje para determinar que se ha obtenido la competencia laboral. Deberás asentar datos básicos, tales como: nombre del alumno, fecha de evaluación, nombre y firma del evaluador y plan de evaluación.

1El portafolios de evidencias es una compilación de documentos que le permiten al evaluador, valorar los conocimientos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el alumno, y a éste le permite organizar la documentación que integra los registros y productos de sus competencias previas y otros materiales que demuestran su dominio en una función específica (CONALEP. Metodología para el diseño e instrumentación de la educación y capacitación basada en competencias, Pág. 180).


VI. Mapa Curricular del Módulo Autocontenido Específico

Organización de Grupos y

Convenciones

90 hrs.

1. Planeación y organización de eventos de negocios, sociales y culturales

40 hrs

1.2. Planear la realización de eventos de negocios, sociales y culturales, de acuerdo a los requerimientos del cliente / huésped.

20 hrs.

1.2. Organizar los eventos de negocios, sociales y culturales, de acuerdo a los requerimientos del cliente / huésped.

20 hrs.

2. Control y evaluación de eventos de negocios, sociales y culturales

50 hrs..

2.1 Verificar que el desarrollo del evento de negocios, social o cultural se lleve a cabo de acuerdo a la planeación del mismo.

30 hrs.

2.2. Evaluar los tipos de evento a través de los estándares establecidos por el hotel.

20 hrs.


1 Planeación y organización de eventos de negocios, sociales y culturales Al finalizar la unidad, el alumno realizará acciones para la planeación y organización de eventos de acuerdo con los requerimientos del cliente/huésped para el logro del mismo.


Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje

Organización de Grupos y

Convenciones

90 hrs.


40 hrs

1.2. Planear la realización de eventos de negocios, sociales y culturales, de acuerdo a los requerimientos del cliente / huésped.

20 hrs.

1.2. Organizar los eventos de negocios, sociales y culturales, de acuerdo a los requerimientos del cliente / huésped.

20 hrs.


50 hrs..


Sumario • Eventos • Planeación de Actividades para un Evento de Negocios, Social o Cultural. RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.1. Planear la realización de eventos de negocios, sociales y culturales, de acuerdo a los requerimientos del

cliente / huésped. 1.1.1 Eventos. • Definición Acontecimiento importante, actividad que permite la integración de grupos de personas con intereses comunes. • Tipos - Coloquio.-es una reunión que agrupa a un distinguido número de especialistas o expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos acerca de uno o varios temas en particular. - Conferencia.- es un tipo de reunión donde el formato consiste en sesiones de trabajo, a las cuales se invita por lo general a los exponentes destacados de una especialidad. - Congreso.- es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares y que se reúnen en fechas y lugares establecidos previamente, para convivir, tratar de asuntos de interés común y tomar decisiones. En la mayoría de los casos, este término se aplica a reuniones internacionales de ciencias médicas o profesionales, sin excluir otro tipo de organizaciones. - Convención.- es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente para convivir, tratar asuntos de interés común. - Curso.- es una reunión que agrupa a individuos con el objeto de aprender un tema, impartir un conocimiento en un tiempo y lugar determinado. - Grupo de trabajo.-son reuniones con un determinado grupo de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Los resultados o trabajos obtenidos de este tipo de reunión pueden ser temas de discusión en otras reuniones. - Mesa redonda.- es una reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos, así como participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos bajo la guía y control de un conductor o coordinador. - Panel.-es una reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presidium quienes ulteriormente discuten o responden a temas específicos de sus ponencias con el auditorio participante, controlado y guiado por un presidente. En el panel, los ponentes comparten los mismos o similares conceptos, mientras que en el foro los ponentes deben externar conceptos opuestos. - Reunión técnica.- son reuniones con un determinado grupo de personas para establecer temas delineados para realizar o cubrir un objetivo de un tema predeterminado.


- Seminario.-es una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten su interés por el tema. - Concursos.-es una reunión o concurrencia de gente para realizar una competición o prueba entre varios participantes para alcanzar un premio. - Sociales.-es una reunión de personas que realizan, eventos para el festejo de un fin común relacionados con objetivos personales. (bodas, conmemoraciones, bautizos). - Culturales.-es la reunión que propicia el intercambio de experiencias de orden cultural, manifestada por la presentación o realización de artistas de diversos ramas del Arte pueden ser Plásticas, Literatura, Música, Danza entre otras. Ejemplo subastas, exposiciones de artistas, conciertos, monólogos, obras teatrales. - Deportivos.-reunión que fomenta una actividad física, propicia el intercambio de experiencias de orden competitivo o la exposición de temas relacionados al deporte. Ejemplo competencias deportivas, carreras de caballos, de autos, olimpiadas, torneos, entre otros. • Servicios y accesorios Los requerimientos necesarios para la realización de un evento, depende del objetivo y tipo de reunión que se vaya a realizar sin embargo algunos elementos a considerar, deben encontrarse los siguientes:

- Hoteles, salones y recintos para eventos - Banquetes para cualquier tamaño y tipo de evento - Equipo audiovisual e iluminación - Medios de comunicación - Escenografía y ambientación - Música y animación - Artículos promocionales - Actividades recreativas - Viajes, transportación y hospedaje Otros elementos a considerar: Equipos Profesionales de: Edecanes Ejecutivas, Hostess para eventos sociales, Traductores simultáneos, Maestros de ceremonia, Fotógrafos y camarógrafos. Renta de Equipo para Eventos: Toldos, sillas, mesas, mantelería, cuchillería, audio y video, proyectores y pantallas, tarimas, gradas. Renta de Equipo para Fiestas: Inflables, puestos de feria, juegos mecánicos, shows

Sin embargo hay que establecer el objetivo de la reunión, que permita conocer el tipo de reunión que se va desarrollar, una vez considerado este aspecto se inicia con la etapa de planeación para determinar los requerimientos del evento contratado. Al asumir la responsabilidad de desarrollar una reunión, se debe estar consiente de ciertas consideraciones generales que afectarán de forma directa o indirecta y en cierto grado una o varias de las acciones que integran el proceso administrativo, es decir las fortalezas y debilidades se analizan para indicar que elementos son susceptibles de mejora, los Recursos Humanos, Materiales, Técnicos y Financieros, una vez establecido el inventario de recursos, se procede a nombrar a un responsable. A este responsable le denominamos OPR organizador profesional de reuniones, el papel de este profesional puede ser tan amplio o tan limitado como la empresa o la asociación lo estime conveniente. Tal ejecutivo


puede integrarse totalmente desde el inicio de la reunión, o asumir funciones de asesoría externa o responsabilidades ejecutivas en ciertas áreas de la reunión. Según la responsabilidad de ejercer las acciones que el proceso administrativo de una reunión requiere, a menuda deberá tratar asuntos con personas y situaciones de diversas características y niveles. Las multifacéticos acciones y detalles que se interrelacionan durante el proceso administrativo de una reunión, exigen ciertas cualidades personales, recomendables para quién realizará una reunió. En seguida se describen algunas de las más sobresalientes, las cuales, bajo ningún motivo, son limitativas o exclusivas. Tener habilidad para percibir con detalle todos los elementos económicos, políticos, sociales y de otra índole, que intervengan en la realización de la reunión. Estar consiente de la significativa inversión de tiempo, dinero y recursos humanos que representa para la asociación o empresa, así como para los delegados asistentes a la reunión. Tener siempre una actitud positiva, o sea, o sea afrontar las situaciones que se presenten y tomar las acciones correctivas necesarias sin refugiarse en la irresponsabilidad, fallas y deficiencias de terceros. Ganarse el respeto de sus superiores y subalternos con base en los conocimientos profesionales propios de la aplicación de éstos. Estar dispuesto a defender los principios de sus conocimientos y profesionalismo cuando éstos vean amenazados o violados. Nunca dar nada por hecho. Mantener una supervisión estricta sobre las responsabilidades y acciones delegadas a terceros y verificar su ejecución. Tener el ánimo de aprender aun en aquellas áreas que no sean de su responsabilidad directa. Estar siempre dispuesto a compartirlas ideas que surjan para el enriquecimiento de la reunión. Saber trabajar en grupo o individualmente; practicar el arte de un comunicador eficaz, y manifestar las instrucciones con claridad y precisión para no generar malas interpretaciones. Seleccionar a los colaboradores y ayudantes de acuerdo con sus capacidades y conocimientos, más no por recomendación o compromisos. Nunca perder de vista los detalles pequeños, sin importar que tan pequeños parezcan. Saber conciliar los intereses de la asociación o empresa con los de los delegados asistentes a la reunión y tener presentes sus diferencias. Características de las reuniones En México, al igual que en otras partes del mundo, las reuniones se dividen primordialmente en dos tipos: a) de asociaciones (médicas, científicas, comerciales, industriales, de servicio, profesionales, etc.), b) empresariales (de alta gerencia, ventas, accionistas, producción, distribuidores, etc.). Por supuesto, existe otro tipo de reuniones, como las de Organismos Oficiales, políticos, etc., cuya organización se puede incluir entre los esquemas de organización de las mencionadas anteriormente. A su vez, las reuniones se manifiestan en los planos local, regional, estatal, nacional, continental e internacional.


El proceso administrativo, tanto para reuniones de asociaciones como para las empresariales, es básico para la garantía de una exitosa reunión y el logro de los objetivos, sin embargo, la aplicación, extensión, profundidad, tiempo y otras acciones que el proceso administrativo exige estarán condicionados al tipo de reunión: las particularidades y situaciones especiales de cada tipo de reunión requerirán las adaptaciones y cambios correspondientes. Características de las reuniones de asociaciones La asistencia de sus delegados es “voluntaria”, en la mayoría de los casa. Numéricamente, la asistencia a esas reuniones es mayor que a las de carácter empresarial, pero sin ninguna garantía. Se financian mediante las cuotas de registro, subsidios de diversas fuentes, contribuciones y en ocasiones por préstamos. Los recursos económicos son escasos. En la mayoría de los casos, dichas reuniones se celebran una vez al año. Características de las reuniones empresariales En la mayoría de los casos la asistencia es “obligatoria” Numéricamente, la asistencia a es reuniones es poca pero organizada. La reunión se financia mediante recursos económicos presupuestados por la empresa o compañía al empezar su año fiscal. No existen problemas de recursos económicos para iniciar las acciones. En el transcurso de un año, las empresas suelen celebrar varias reuniones a diversos niveles ejecutivos. Tales características y diferencias entre las reuniones de asociaciones empresariales conllevan importantes consideraciones para el OPR. Cabe mencionar que todas ellas están sujetas a las políticas internas de cada asociación o compañía y no son exclusivas o limitativas. De estas características se desprenden las cuestiones siguientes: Reuniones de asociaciones Por tratarse de una asistencia voluntaria a este tipo de reuniones, se requiere un cuidadoso estudio de los objetivos del programa, de la promoción, de los costos de inscripción, etc. La incertidumbre de la asistencia final obstaculiza negociaciones con los hoteles, transportistas, etc., que justificadamente desean depósitos en garantía, conocimientos de volumen etc. La elaboración del presupuesto requerirá la máxima atención, investigación y protección, de acuerdo con experiencias del pasado y con anticipación de los resultados. Sujetos a la extensión del evento (local, estatal, nacional, etc.), el tiempo y los recursos humanos se deben tomar en cuenta. Reuniones empresariales La obligación de asistencia al evento facilita las negociaciones con hoteles, transportistas, restaurantes, agencias, etc. La asistencia limitada que muestra este tipo de evento facilita las diversas acciones del proceso administrativo.


Desde su inicio, se cuenta con los recursos económicos que exige la organización del evento. Por sus características, el tiempo de organización suele ser relativamente corto, así como los recursos humanos son escasos. Todos los servicios y accesorios son todos aquellos elementos que por política o decisión internas de la asociación o empresa, influirán en el proceso administrativo de la reunión por celebrarse. Ninguna empresa o asociación es totalmente autosuficiente para no considerar en alguna etapa considerar la necesidad de contratar a particulares o a empresas para el desarrollo y ejecución de actividades específicas que por su naturaleza requieren un tipo especial de entrenamiento, capacidad profesionalismo, conocimientos, etc. El comité organizador, detectará a su debido tiempo las limitaciones de los recursos humanos y materiales con que se cuenta. La necesidad de recurrir externamente a los servicios profesionales en las diversas ramas que a continuación se indican, se determinarán de acuerdo a las siguientes condiciones:

Tipo de evento: internacional, nacional, local o regional. Programa de la reunión: técnico-científico, de ventas, deportivo, educacional, cultural, etc. Magnitud del evento: número de asistentes, procedencia, etc. Recursos económicos: que tan amplios o limitados son para la contratación de servicios profesionales.

• Servicios básicos Para organizar un viaje, prácticamente todo mundo ha recurrido a las agencias de viajes para su asesoramiento profesional; sin embargo, es importante señalar que no lados las agencias de viajes son profesionales en el manejo y experiencia de reuniones o eventos similares. Como en toda clase de negocios, las agencias de viajes tiene ciertas características que vale la pena enumerar:

Agencias de viajes mayoristas. Agencias de viajes detallistas o minoristas. Agencias de turismo de exportación Agencias de turismo receptivo. Agencias de viaje especializadas.

Es importante mencionar que los servicios de una agencia de viajes se ven remunerados con las comisiones que éstas perciben de hoteles, líneas aéreas, transportistas terrestres, agencias de alquiler de automóviles, excursiones, etc. Cuando un comité organizador, en su legítimo deber, realiza acciones que limitan los intereses económicos de un agente de viajes, éste no tendrá interés en ejercer sus obligaciones de la misma manera que cuando existe el incentivo económico. A este respecto, vale la pena señalar que es importante que los comités organizadores de reuniones consideren la intervención de una agencia de viajes. A continuación se enumera una serie de acciones en las cuales una agencia de viajes puede ejercer su experiencia y profesionalismo.


- Hospedaje Reservación de cuartos en el hotel sede y en hoteles de apoyo. Negociaciones con los hoteles en cuanto a las políticas de sus tarifas, depósitos, cancelaciones, garantías, cortesías, atenciones VIP, control de cuenta maestra, etc. Obtención de tarifas preferenciales. Control general de reservaciones de cuartos, depósitos, listas de hospedaje, etc. Reservaciones de salones para banquetes y sala de conferencia. - Alimentos y bebidas Banquete es el término empleado par cubrir el servicio de reuniones especiales en un establecimiento, está separado del servicio normal y se encuentra en los diferentes restaurantes, parrillas, en los pisos y salones, incluirá reuniones tales como comidas, conferencias, cócteles, bodas, cenas bailes, etcétera. En grandes establecimientos las reuniones tendrán lugar dentro de un salón banquetes y estarán bajo el control administrativo de un gerente de banquetes. El comité organizador se encargará de: Verificar los espacios y capacidad de servicio. Reservar los espacios adecuados Verificar los menús y seleccionar en relación al tipo de asistentes y tipo de reunión. - Transportación Aéreo Bloqueo de asientos en determinado número de vuelos Expedición de boletos para el comité organizador, invitados, conferencistas. Estudio de tarifas y rutas más convenientes para excursiones. Posible intervención de la agencia para obtener tarifas preferenciales, asignación de vuelos especiales. Control de seguimiento de reservaciones de transporte aéreo. Posible intervención de la agencia para obtener cortesías, curiosidades, trato preferencial. Mesa o mostrador de confirmación de reservaciones. Terrestre Masivo Contratación del número estimado de autobuses Elaboración de rutas y horarios de transporte


Control y supervisión del servicio. Individual Alquiler de unidades requeridas y tipo de vehículos Contratación y asignación de chóferes Supervisión y control. - Recepción Lo puntos más importantes en la organización administrativa de los grupos por el hotel son los siguientes: Memorándum de operación de grupo. Días antes de la llegada de un grupo, el Departamento de Ventas enviará el comunicado de operación del grupo y las obligaciones de cada departamento en el hotel, según lo establecido con los organizadores del grupo o convención, de las cuales se desprenderán tales como desayunos, comidas, cenas, tours, reuniones, cócteles, horas de llegad y sala, pago de cuentas y manejo, trabajos especiales para algunos departamentos tales como mantenimiento, ama de llaves, cocina, etc. Lista de grupo El departamento de ventas deberá solicitar a la mayor brevedad posible las listas de grupo, ya que son muy importantes para el preregistro. Preregistro Con las listas de huéspedes del grupo, recepción procederá al llamado al preregistro. Prerregistrar un grupo es llenar las tarjetas de registro y folios de los futuros huéspedes con sus nombres y los datos proporcionados por la compañía. Así, cuando llegue el grupo, los huéspedes solo firmarán la tarjeta de registro y el folio, evitando larga fila de personas y con ahorro de tiempo. Cuenta maestra En algunas ocasiones tratándose de grupos, la compañía o la agencia de viajes pagará alguna parte de la estancia del huésped y lo restante será pagado por el aquél. Entonces se deberán abrir dos cuentas, la de la agencia (maestra) y la del huésped (extras). En la cuenta maestra, solo se cargará lo que viene especificado en el Memorando de operación del grupo que se envío con anterioridad al Departamento de ventas. Ejemplo:

Cuenta maestra: cargar habitaciones e impuestos. Extras: alimentos, bebidas, lavandería, larga distancia, etc. (pagados por el cliente). Cuenta maestra: habitaciones, alimentos, renta de salones e impuestos. Extras; bebidas, largas distancia y lavandería. Así pueden existir una gran variedad de combinaciones, según los organizadores del grupo.

- Guías especializados La actividad de Guías de turistas representa para el turismo, el conducto por el que se da a conocer el patrimonio natural y cultural de los destinos turísticos con que cuenta un país. Las tendencias en la demanda turística, exige contar con guías altamente capacitados, son aquellas personas que tienen conocimientos y/o experiencias acreditables sobre algún tema o actividad específicos y


que les permite orientar y proporcionar información profesional sobre el patrimonio turístico, cultural, y de atractivos relacionados con el turismo así como servicios de asistencia. Por lo anterior los grupos requieren de personal para guiar en la comunidad a la que se arriba especialistas de información. - Espectáculos Se establecen programas de acuerdo al tipo de evento organizado, presentando programas cuyos temas se diversifican y estos pueden ser: Culturales, artísticos, turísticos, deportivos, Lúdicos, de recreación en el hotel para la recepción del grupo, bienvenidas, cócteles de recepción, etc. - Excursiones Viajes de reunión previa o posterior. Establecimiento previo de recorridos temporales durantes la estancia de los grupos que visitan la comunidad donde se realiza el evento. Seleccionar los atractivos susceptibles de visitar. Planear tiempos de visita. Considerar los recursos necesarios para efectuar los recorridos, guías, transporte, instalaciones, capacidad de recepción del lugar visitado. Horarios de atención. Servicios proporcionados. - Salones Los espacios físicos destinados en un Hotel, Centro de Convenciones, deben considerar la capacidad de recepción que se tiene de la llegada de los visitantes. Instalaciones adecuadas, ventiladas, cómodas, iluminadas. Adhoc para este tipo de eventos. Entradas y salidas accesibles, considerando los requerimientos de higiene y seguridad básicos para desarrollar un evento de gran magnitud. 1.1.2 Planeación de Actividades para un Evento de Negocios, Social y Cultural • Tipo de evento Se definieron anteriormente, sin embargo para efectos de planeación se mencionan nuevamente Coloquio.-es una reunión que agrupa a un distinguido número de especialistas o expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos acerca de uno o varios temas en particular. Conferencia.- es un tipo de reunión donde el formato consiste en sesiones de trabajo, a las cuales se invita por lo general a los exponentes destacados de una especialidad.


Congreso.- es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares y que se reúnen en fechas y lugares establecidos previamente, para convivir, tratar de asuntos de interés común y tomar decisiones. En la mayoría de los casos, este término se aplica a reuniones internacionales de ciencias médicas o profesionales, sin excluir otro tipo de organizaciones. Convención.- es la reunión de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente para convivir, tratar asuntos de interés común. Curso.- es una reunión que agrupa a individuos con el objeto de aprender un tema, impartir un conocimiento en un tiempo y lugar determinado. Grupo de trabajo.-son reuniones con un determinado grupo de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Los resultados o trabajos obtenidos de este tipo de reunión pueden ser temas de discusión en otras reuniones. Mesa redonda.- es una reunión formada por un número limitado de técnicos o expertos, así como participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos bajo la guía y control de un conductor o coordinador. Panel.-es una reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presidium quienes ulteriormente discuten o responden a temas específicos de sus ponencias con el auditorio participante, controlado y guiado por un presidente. En el panel, los ponentes comparten los mismos o similares conceptos, mientras que en el foro los ponentes deben externar conceptos opuestos. Reunión técnica.- son reuniones con un determinado grupo de personas para establecer temas delineados para realizar o cubrir un objetivo de un tema predeterminado. Seminario.-es una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten su interés por el tema. Concursos.-es una reunión o concurrencia de gente para realizar una competición o prueba entre varios participantes para alcanzar un premio. Sociales.-es una reunión de personas que realizan, eventos para el festejo de un fin común relacionados con objetivos personales. (bodas, conmemoraciones, bautizos). Culturales.-es la reunión que propicia el intercambio de experiencias de orden cultural, manifestada por la presentación o realización de artistas de diversos ramas del Arte pueden ser Plásticas, Literatura, Música, Danza entre otras. Deportivos.- reunión que fomenta una actividad física, propicia el intercambio de experiencias de orden competitivo o la exposición de temas relacionados al deporte. La planeación es el curso por seguir, de modo que se establecen las reglas, políticas y procedimientos que habrán de orientar los objetivos, la secuencia de las operaciones para efectuarlos y la determinación de tiempo, elementos y presupuestos con qué lograrlos. En todo proceso de planeación existen tres principios que se deben tener en cuenta, de acuerdo con las necesidades de cada caso.


Principios de precisión.- toda planeación debe ser precisa y detallada, pues regirá acciones concretas. Principios de flexibilidad.- toda planeación debe dejar un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control. Principio de unidad.- se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinar todas entre sí. Reglas, políticas y procedimientos Los objetivos generales de la reunión, así como los específicos, según los intereses de la institución organizadora del evento y de los delegados participantes, han sido expuestos en la etapa de previsión. La alta gerencia de una empresa o la directiva de una asociación determinarán, para el caso de la reunión por celebrar, las reglas que estime necesarias de acuerdo con las situaciones y condiciones del momento. Asimismo, estos cuerpos ejecutivos pueden, si desean, manifestar las políticas y procedimientos que habrán de regir durante la reunión. Reglas Las reglas son dictámenes superiores que se establecen, los cuales no están sujetos a discusión, cambio o alteración, como las siguientes: Si las esposas, familiares y/o acompañantes quedan excluidos o no de las sesiones de trabajo durante la reunión. Si la prensa nacional será invitada o no con motivo de la celebración de la reunión. Si el costo de los eventos sociales programados durante la reunión será cubierto o no mediante la venta de boletos a los delegados participantes. Políticas Las políticas son aquello principios generales que sirven para orientar la reunión, así como para formular, interpretar y suplir las normas concretas; en esencia, son el objetivo de acción. Las políticas constituyen uno de los medios básicos para delegar autoridad. Con base en ello, existen diversas recomendaciones para ejecución de las políticas: Se deben establecer claramente, estas políticas, de preferencia por escrito. Se deben difundir en todos los niveles donde serán aplicadas. Se deben difundir en todos los niveles donde serán aplicadas Se deben coordinar e interpretar adecuadamente. Se deben revisar y modificar periódicamente. Procedimientos Los procedimientos señalan la secuencia cronológica más eficaz para obtener los mejores resultados en cada función concreta; en esencia, son la división funcional de cada acto por realizar. Para el desarrollo efectivo de esta acción, se recomienda lo siguiente:


Los procedimientos se deben fijar por escrito y de preferencia gráficamente. Los procedimientos se deben revisar periódicamente para eliminar tanto la rutina (defecto) como la super-especialización (exceso). Se debe evitar la duplicación innecesaria. Los programas son aquellos son aquellos planes que establecen objetivos, secuencia de acciones y tiempo para realizarlos. Es responsabilidad directa del Organizador Profesional de Reuniones (OPR) elaborar dicho programa general de trabajo (otros lo titulan acciones, pero para efectos de este texto se llamará trabajo). Se recomienda que en la elaboración de dicho programa, recurra a sus más cercanos colaboradores para su enriquecimiento, en este programa se deberá verter, en forma de borrador, toda acción posible que de alguna manera se manifestará en mayor o menor grado y que influirá o afectará la reunión. Las revisiones al “primer borrador”, del programa y todos los consecuentes cambios y alteraciones a éste se agruparán de forma lógica diversas acciones que, por sus características y objetivos, deben estar vinculadas. Dichas revisiones, las que fuesen necesarias, acarrearán la duplicidad de funciones o el olvido de algunas. Realizadas las revisiones que según el criterio del OPR sean necesarias y suficientes, las acciones se agruparán bajo una serie de subtítulos que permitan identificar a aquéllas en el logro de plan general de trabajo se agruparán bajo subtítulos, como programa técnico-científico, programa social, de promoción, de hospedaje, de registro, etcétera. Sujetas a la magnitud del evento, al número de asistentes anticipados, a la cantidad de colaboradores, a los recursos económicos y al conocimiento y profesionalismo del comité organizador, la realización y cumplimiento de las acciones agrupadas bajo diversos títulos serán ejecutadas por los subcomités correspondientes. En otros casos, una sola persona o un grupo de ellas tendrá la responsabilidad de efectuar diversas acciones agrupadas bajo un mismo subtítulo. Es importante que en dicha etapa se agrupen y ubiquen de modo congruente las acciones por desarrollar y que se hagan cronológicamente, en cuanto al seguimiento por aplicar y al calendario por ejercer; sin embargo, a veces una acción se podrá ejercer sólo hasta que otra se haya realizado. Como ejemplo cabe señalar que quién está a cargo de promoción, para cuyos efectos los impresos del evento son primordiales, no podrá realizar la distribución y difusión mientras estos materiales el comité responsable de la aprobación de los textos, formatos, etc., no dé su autorización. Como se aprecia, existe una serie relacionada de acciones en las que algunas no se podrán ejercer mientras otras no se cumplan. La relación de acciones, su agrupamiento y secuencia se deben plasmar en hojas de trabajo extensas, las cuales se subdividirán en meses, semanas o días, a fin de programar la fecha en que cierta acción deba iniciarse y aquélla para la cual ha de terminarse. La subdivisión de meses, semanas o días estará sujeta al tiempo en que se efectuará el proceso administrativo de la reunión. De la misma manera, señalar gráficamente los tiempos que cada acción deba iniciarse y aquélla para la cual ha de terminarse. La subdivisión de meses, semanas o días estará sujeta al tiempo en que se efectuará el proceso administrativo de la reunión. De la misma manera, señalar gráficamente los tiempos de cada acción tomará, facilita el seguimiento y supervisión que el OPR deberá efectuar a lo largo del proceso administrativo de la reunión. De la misma manera, señalar gráficamente los tiempos que cada acción tomará, facilita el seguimiento y supervisión que el OPR deberá efectuar a lo largo del proceso administrativo de la reunión. El inicio y cumplimiento sirven también para indicar acciones y fechas críticas, las cuales deben vigilarse y prever las acciones alternas que en un momento dado se puedan aplicar para resolver una eventual crisis.


• Tipos de montaje Para determinar algunas consideraciones en el proceso de planeación del evento, se deben tomar en cuenta dentro del plan de servicio algunos tipos de montaje que habrá que elegir de acuerdo al tipo de reunión a realizar: Eventos especialmente enfocados a tratar asuntos que requieren del trabajo y participación de los reunidos, como seminarios, cursos de capacitación, etc., los participantes se acomodan en tablones para tres personas cada uno, o todas las mesas colocadas en forma de “U”. El e montaje recomendado será de tipo Escuela. En las dos formas de colocar las mesas es necesario montar la mesa de presidium, ceniceros y servicio de agua para todo el salón. Es muy importante que el hotel facilite o rente el organizador, los apoyos audiovisuales necesarios para cada evento, por lo que será necesario que las instalaciones del salón incluyan los dispositivos para la pronta y cómoda utilización de los recursos mencionados (contactos, extensiones, dimers, pantallas, cortinas que impidan el paso de la luz, pc, cañones, laptop, reguladores, micrófonos, etc.), así como que la acústica de los salones evite molestias de un salón a otro. Forma de “U”

Forma de Peine U7=37 personas


Forma “T” Montaje “T” Forma de « I » U7=37 personas Forma “Redonda” Mesa Redonda

Tipo Auditorio


Coffe Break Este servicio se proporciona en los intervalos o descansos de juntas y conferencias, en forma permanente o con horario. Consiste principalmente en servicio de café, té, refrescos y pastas, con cargo extra a la renta del salón, pero ya incluido en el contrato. Conferencias, seminarios y proyecciones Eventos donde sólo existe un expositor (persona o recurso audiovisual) y poca participación de los receptores. El montaje utilizado será tipo Auditorio, donde al frente se colocará, como para las juntas, una mesa de presidium con o sin micrófono. En algunos casos, se instalarán también micrófonos en el área de los asistentes para formular preguntas al expositor. Si el evento lo requiere, se instalarán cabinas de traducción simultánea. • Determinación de aforos Montaje Auditorio El salón se arreglará con mesa de presidium de 2 ó más tablones de 1.80 x 0.70 m. con tres lugares cada uno. El resto del salón, contendrá sillas de 0.50 x 0.50 m. formando filas con circulación entre ellas de 0.50 m. al largo del salón se le descontarán las circulaciones frontal y trasera, así como el espacio que ocupará la mesa de presidium; se disminuirá el ancho debido a circulaciones laterales y central. Describir cuántos tablones se colocan en la mesa de presidium. Mencionar la instalación de arreglos y equipos. Ejemplos de montaje en salones de diferentes dimensiones y tamaños.

SALONES DE REUNIÓN RONDA (50M2) Medidas: 5 de ancho por 10 metros de largo Montaje tipo Escuela: máximo de 20 personas Montaje tipo Teatro: máximo de 30 personas


Montaje tipo "U": máximo de 25 personas NERJA (50M2) Medidas: 6 de ancho por 8 metros de largo” Montaje tipo Escuela: máximo de 30 personas Montaje tipo Teatro: máximo de 50 personas Montaje tipo "U": máximo de 25 personas MARBELLA (50 M2) Medidas: 5.5 de ancho por 9 metros de largo Montaje tipo Escuela: máximo de 30 personas Montaje tipo Teatro: máximo de 40 personas. Montaje tipo "U": máximo de 25 personas. MIJAS (50M2) Medidas: 6 de ancho por 8 metros de largo Montaje tipo Escuela: máximo de 30 personas Montaje tipo Teatro: máximo de 50 personas Montaje tipo "U": máximo de 25 personas

Procedimiento para el Salón (48 x 30) LS = Largo del Salón. LD = Largo disponible del salón AMP = Ancho de la mesa de presidium (con silla y circulación). AMP = Ancho mesa + silla + circulación = 0.70+0.50+0.50=1.70 LD=LS–(circulación frontal + circulación trasera+AMP) LD=48-(1.00+1.50+1.70)=48-4.20=43.80 Filas de sillas = LD (silla + circulación entre sillas) = 43.80: 1:00=43.80 = 44 filas AS = Ancho del Salón AD = Ancho disponible del salón AD = AS- (circulaciones laterales + circulación central) =30-(1.00+1.00+1.50)=30-3.50=26.50 Sillas por fillas = AD: Ancho de silla = 26.50:0.50=53 sillas Aforo= filas sillas por fila= 44x53=2332 personas. Notas: Para montajes Auditorio y Escuela, la circulación central no se considerará, si el salón es menor a doce metros. Para determinar el número de mesas y sillas, las fracciones 0.70 obtenidas en los diferentes cálculos, se sujetarán a la unidad inmediata.


Montaje I

Montaje Escuela Al igual que para el montaje Auditorio se requerirá una mesa de presidium. Para el resto del salón se colocarán tablones con sillas en un solo lado de la mesa (con vista hacia delante). La reducción en circulaciones es igual que para Auditorio. Procedimiento para un salón de 48x30 m. LD = 43.80, A.D.=26.50 (igual que para Auditorio) Filas = L.D: Ancho mesa (AMP)=43.80: 1.70 = 25.76=26 Mesas por filas= AD: Largo de la mesa=26.50:1.80=14.72=15=26 x 15x3= 1170 personas. Dividir el montaje entre 3, para obtener el número de tablones. Mencionar la instalación de los arreglos, equipos, formas de montaje si se desea en “U” y capacidad de la mesa de presidium. Montaje Cocteles y Cena Servicio de bebidas y canapés en un ambiente informal(de pie), donde se celebra un acontecimiento como Boda, promoción, presentación, bienvenida, etc. El montaje requerido es tipo recepción.


Montaje Recepción Para efectos de estudio y práctica, este montaje será con mesas redondas que serán suficientes para colocar en cada una 12 platones, o mesas rectangulares (tablones) para 8, con canapés o bocadillos fríos o calientes. Cada platón colocado en la mesa será suficiente para servicio de 30 personas y el número de éstos depende de la variedad del menú de Buffet o Canapés, pudiendo contener de 6 a 14 platillos diferentes. El área que ocupará una persona en promedio, será de 1 metro cuadrado, ya que, comúnmente permanecerá de pie, se colocarán sillas alrededor del salón al 70% del montaje número de personas). En caso de que haya orquesta se descontará el estrado de 3x6 m. Procedimiento para el salón (48x30m). 48x30 = 1440 m2 = 1440 personas 1440:30 (capacidad de platillos en mesas = 48 mesas para platones Área de reducción por mesas con platones a) Con mesa rectangular 1.80x 0.90= 1.62 m2 x 48 (mesas para platones) = 77.76 m2. b) Con mesas redondas n x r2 =3.1416 x 0.64 = 2.01 x 48 (mesas con platones) = 96.48 m2 AFORO = Área del salón- Área de reducción por mesas con platones 1440-77.76=1362.24 m2 = 1362 personas 1440-96.48=1343.52 m2 =1343 personas Aforo promedio = (a+b):2=(1362+1343):2=1352 personas. Tipo Banquete Se distribuyen en el salón mesa redondas de 1.60 m. de diámetro o tablones de 1.80x0.90m. Se considerarán circulaciones centrales a lo ancho y largo del salón de 1.00 m. Además, se debe recordar que la circulación extra entre la última silla y el muro, es de 0.60 m. También puede colocarse una mesa de honor, por lo cual se tendría que tomar en cuenta esta disminución de espacio para distribución de mesas.


Procedimiento para el salón de 48x30 Utilizando mesas redondas LM = Lado de la mesa LM = 2 sillas (1.00)+ Circulación (0.60)+Diámetro mesa (1.60) LM = 3.20 LD = Largo disponible del salón LD = Largo del Salón –(Circulación central + circulación extra) LD = 48-(1.00+0.60)=46.40 Mesas a lo largo = LD :LM=46.40:3.20=14.50=14 AD = Ancho disponible del salón AD = Ancho del salón-(Circulación central+circulación extra) =30-(1.00+0.60)=28.40 Mesas a lo ancho = AD:LM = 3.20 = 8.87=9 Aforo= Mesas a lo largo x mesas a lo ancho x capacidad de la mesa =14x9x8= 1008 personas Utilizando mesas rectangulares LM = Largo de mesa, AM = Ancho de la mesa LM = 2 sillas + largo mesa(1.80) + circulación (60)= 3.40 AM = 2 sillas + ancho mesa (0.90)+circulación (0.60)= 2.50 Mesas a lo largo LD : AM = 46.40 : 2.50 = 18.56 = 18 LD : LM = 46.40: 3.40 = 13.64 = 13 Aforo= mesas a lo largo x mesas a lo ancho x capacidad de la mesa = 18 x 8 x 8 = 1152 personas Para el montaje de banquetes, se ha visto tan sólo cuando las mesas se colocan en forma aislada, pero por gustos del cliente las mesas rectangulares (1.80 x 0.90) se dispondrán en forma de “U”, “T”, “I”, “Rusa” y “Peine”. Por lo cual, a continuación se muestra la colocación se muestra la colocación de mesas y sus capacidades. El área que se anota bajo la capacidad considera 1.50 m. a los lados de la circulación. Montaje « T »

T5=24 personas 8.40x7.50 m.


Montaje « T »

17=29 personas 11.10x8.40 m. U5=25 personas 8.40x5.70 m. U6=30 personas 6.60x8.40 m. P20=104 personas 17.40x7.50


P9=45 personas 12.00x5.70 m. I6=38 personas 13.80x3.90 m. Rusa 8=28 personas 7.50x7.50 m. En el banquete se requerirán: Montaje entre 8, igual a mesas, en caso de fracciones ajustar a la unidad inmediata. Anotar los arreglos descritos Indicar si se utilizan mesas redondas o tablones y si se colocará mesa de presidium. Cena baile Para este tipo de montaje es necesario descontar el área que ocupará el estrado para músicos que es de 3x6m. lo que representa dos mesas y la pista de baile. Por la imposibilidad de fabricar cada pista, según los requerimientos de cada evento, es recomendable adquirir piezas modulares y fácilmente desarmables. Reducción de mesas por concepto de pista

Mesas según montaje de banquetes

Pista de baile

Reducción de mesas

Cantidad %

Hasta 22 3 x 3 1 4.5 43 3 x 6 2 4.6 79 6 x6 4 5

119 6 x 9 6 5173 9 x 9 9 5.2230 9 x 12 12 5.2


Por lo que se deduce una reducción al montaje de banquetes, para obtener el de Cena Baile de un 5% de mesas y dos mesas menos por estrado. En la cena baile se requiere Determinar el número de mesas. Indicar las medidas de la pista de baile, así como las del estrado. Escribir los arreglos señalados en la órden. Tipo Buffet. El buffet deberá colocarse en un lugar en que puedan verlo todos los invitados cuando estén entrando al salón, pero que al mismo tiempo este lugar esté cerca de las puertas de servicio para facilitar la recolección de los platones vacíos y el reestablecimiento de los mismos. El mantel de la mesa para el buffet deberá estar a 1.27 cm. (1/2 pulgada) del piso y con ambos extremos sujetos a la parte inferior de la mesa. Los pliegues a lo largo de la parte superior y de la parte de enfrente del mantel deberán estar hacia la misma dirección. Entre la mesa del buffet y la pared deberá haber suficiente espacio para que puedan pasar dos personas y para guardar provisiones extras y el equipo necesario. Si la recepción es en un jardín privado con una carpa de lona en el centro, entonces el suelo deberá cubrirse con algún tipo de tapete de yute o petate. El espacio detrás de la mesa de buffet y el área de servicio deberán estar entarimados para evitar que se camine sobre lodo y así ensuciar el tapete de la carpa. El buffet puede dividirse en tres secciones para facilitar el servicio de alimentos, de café y té y de los vinos y las bebidas alcohólicas. La comida debe estar dispuesta en forma atractiva y apetitosa y la vajilla y los cubiertos necesarios deberán colocarse cerca de los lugares de servicio y de una manera decorativa. La comida para reabastecer el buffet deberá estar un poco más elevado para que resalten los platillos. La sección que se instale para el servicio de café y té deberá estar provista de todo el equipo necesario, el cual incluirá: tazas y platos para café y té, cucharas, para café, azucareras, jarritas para leche fría, urnas para el café, cucharas para el café y el té y alacenas para objetos calientes y para colocar las jarras de leche caliente. El servicio de café y té normalmente no comienza hasta que finalmente los brindis. Se recomienda preparar una cantidad mayor a la requerida. La sección del buffet destinada a las bebidas alcohólicas deberá tener destinada tener todos los tamaños de vasos necesarios para las bebidas que se vayan a servir, es decir; licores, cócteles, vinos y champaña aparte de algunas cubetas con hielo para poner a enfriar los vino blanco y rosado, bandejas de servicio, manteles de mesero y todo el equipo adicional necesario para mezclar las bebidas y los cócteles, para dar un servicio eficiente. Cualquier tipo de champaña o vino espumoso que se utilice para el brindis debe estar enfriado a una temperatura aproximada de 7ºC(45ºF). Debe haber algunas cajas adicionales de vasos bajo las mesas de las bebidas. Las bebidas gaseosas deben tenerse a la mano por si se necesitan.

Los detalles arreglos, pastel pueden utilizarse como puntos focales. Para servirse y atender el servicio que depende del tipo de reunión, tamaño del salón, número de invitados.


El cliente también puede pedir que se contraten otros servicios adicionales, fotógrafos, guardarropa, orquestas, entre otros.

Deben determinarse cuántas personas de las que asisten a una reunión se sentarán de las que asisten a una reunión se sentarán en la mesa principal y cuántas en las demás mesas para poder realizar la planeación de las mismas. Asegúrese de tener el número exacto que se sentarán en la mesa principal. Con excepción de la mesa principal todas deben estar numeradas y recuerde eliminar el número trece. En lugar de este número puede usar el número 12ª. Los números de las mesas deben colocarse en soportes que tengan la altura suficiente para que puedan ser vistos desde la entrada del salón de banquetes. La altura aproximada de los soportes debe ser de 75 cm. (30 pulgadas), algunos retiran los números una vez sentados los invitados y antes de que empiece el servicio.

Determinación del Aforo La capacidad que tiene un salón, para desarrollar una reunión, este se ha ido determinando en relación a los tipos de montaje deseados por el usuario o cliente. • Objetivo del evento La fijación de objetivos determina el fin o meta que se persigue. Una acción inmediata es la investigación de todos los factores positivos o negativos, pasados, presentes o futuros, internos o externos, que influirán o afectarán la consecución de las acciones del proceso administrativo para desarrollar la reunión. La investigación tiene como fin determinar los medios y condiciones idóneas para satisfacer y alcanzar los objetivos fijados de la reunión. Durante el proceso de investigación se eliminarán o modificarán aquellos factores que dificulten la obtención de las metas establecidas. Para efectos de la realización de reuniones, la investigación se puede dividir, en dos etapas importantes: - Historia, análisis y evaluación de reuniones previas. - Investigación de factores presentes y futuros, internos y externos, cuya influencia afectarán la reunión. Historia, análisis y evaluación de reuniones previas.- es valiosa para una reunión exitosa como el profundo análisis y evaluación de reuniones celebradas previamente por la asociación o empresa. La información adquirida de estas investigaciones mostrará importantes conceptos y criterios que en cierto caso, permitirán establecer reglas y parámetros dentro de los cuales se deberá regir la conducta de las acciones por celebrar. Las fuentes de información para realizar dichas investigaciones pueden ser los siguientes: a) Registros contables, estadísticos y administrativos que mantengan la asociación o empresa acerca de reuniones celebradas en el pasado. Los registros mencionados no necesariamente permitirán interpretar la totalidad de los resultados de reuniones previas. Abarcarán los resultados en función contable, estadística y/o administrativa, pero no en otros aspectos importantes que pueden ser significativos en cuanto al éxito de la reunión.


b) La memoria o historia que como costumbre mantienen algunas empresas y asociaciones acerca de la realización de sus eventos y reuniones. Es un documento preparado por los organizadores del evento, quienes pueden tener ciertos prejuicios hacia este documento, al no manifestar obstáculos, adversidades o aspectos negativos que se hayan señalado al organizar la reunión. c) Las encuestas o entrevistas con ejecutivos y organizadores de las reuniones celebradas, en las cuales tuvieron intervención. La aplicación previa de estos instrumentos de investigación pueden carecer de objetividad y veracidad en las respuestas, las opiniones personales no dejarán de manifestarse por lo cual se recomienda evaluar adecuadamente las respuestas y resultados de tales entrevistas o encuestas. La apropiada investigación debe proporcionar información importante como: Tipo de sede Fechas de la reunión Asistencia Objetivos Programas Promoción Registro. Ningún punto de vista es exclusivo o limitativo, pues se pueden obtener y valorar más información. Investigación y análisis de factores presentes y futuros. Una vez realizada la investigación, el análisis y la evaluación del pasado, se inician la investigación, el análisis y la evaluación del presente y futuro. El pasado ha mostrado conceptos importantes en cuanto a ciertos lineamientos, parámetros y condiciones de reuniones pretéritas, algunas d ellas justificables e imposibles de cambiar o modificar, mientras que otras no tienen fundamento, solo son tradicionalistas y por el bien de la reunión se pueden considerar alterables. En esta etapa se dictarán ciertas condiciones, las características de la organización que realiza el evento y con la información obtenida de las reuniones del pasado, ofrecerán las opciones óptimas para realizar la reunión. Factores internos.- son todos aquellos elementos que, por políticas o decisión internas de la asociación o empresa, influirán en el proceso administrativo de la reunión por celebrarse. Se deben considerar factores internos, todas aquellas tendencias o predilecciones que los participantes y asistentes a dichas reuniones han mostrado a lo largo de su participación en reuniones anteriores. Factores internos sujetos a investigación: cambios de políticas, nuevas reglas, limitaciones presupuéstales, etcétera. Determinación de objetivos generales y particulares como el tipo de programas para alcanzarlos; predilección de programas por parte de los Delegados asistentes a la reunión y nuevas políticas en cuanto a eventos sociales, deportivos o de esparcimiento. Los presupuestos y políticas referentes a cuotas de inscripciones, registros, patrocinios, cortesías, etc., y políticas sobre invitados especiales, prensa, conferenciantes, familiares, acompañantes, etc. Hay que señalar que los factores internos mencionados, cuya influencia en el proceso administrativo de la reunión se manifestará de modo determinante, son sólo algunos de los que se deberán considerar en la etapa de investigación.


Factores externos Son todos aquellos recursos materiales y servicios que, fuera de la capacidad y control internos de la asociación o empresa, se deberán tener en cuenta debido a que influirán en el proceso administrativo de la reunión. Para obtener las opciones óptimas que determinarán las acciones por seguir en las etapas de planeación y organización de la reunión. Sede Hospedaje Vías de comunicación Condiciones meteorológicas Infraestructura y turística y de apoyo Infraestructura de apoyo técnico-profesional Fechas de la reunión. Al ejercer los trabajos de investigación de los factores externos, es recomendable definir esos que serán determinantes en la selección del destino óptimo o propuesto. Una vez determinada el destino o sede, de acuerdo a los gustos y preferencias de la empresa y asociación, identificará las necesidades que la reunión exige. Para cada tipo de reunión, de acuerdo con los objetivos, programa, el número de asistentes, la clase de asistencia y los factores que se han expresado con anterioridad. La variedad de tipos de reuniones y sus particularidades hacen que la sede que es ideal para una reunión no lo sea para otra.

• Servicios requeridos Los servicios profesionales de recursos humanos para la atención de múltiples funciones y actividades antes, durante y después de la reunión, es una de las menos consideradas por los comités organizadores: La contratación de profesionales en las áreas de secretarias, intérpretes, traductores, edecanes de registro, y edecanes de sala, se cree erróneamente, puede ser atendida por personal de la oficina, amistades o parientes. Las experiencias son desalentadoras cuando prevalecen tales criterios. Vale la pena mencionar que no todo tipo de reunión requiere los servicios profesionales ya que algunas veces el personal propio de la empresa o asociación y aun familiares de miembros del comité organizador pueden realizar adecuadamente estas acciones. Sin embargo no se debe correr el riesgo cuando el tipo de evento requiere el trabajo de profesionales en dichas áreas. De acuerdo con el tipo de reunión, sus características y requisitos, el número de delegados participantes, los recursos humanos disponibles y la capacidad para cumplir los compromisos, se determinará la necesidad de contratar los servicios de recursos humanos, que por lo general abarcan: Edecanes de registro Edecanes de recepción Edecanes de sala Edecanes de presidium Edecanes de la sala de prensa Edecanes de la sala VIP. Secretarias parlamentarias


Secretarias bilingües Traductoras Intérpretes Supervisoras Coordinadores de transporte Mensajería Almacenistas Compaginadores. Seguramente la asociación o empresa mantenga el inventario de equipos técnicos y profesionales que hoy en día exigen una reunión y sus conferencias técnico-científicas. Algunas empresas y hasta ciertas asociaciones mantendrán diversos tipos de equipo que se podrá usar en el transcurso de la reunión, pero la gran mayoría lo tendrán que contratar externamente, tanto el equipo como los operarios, señalándose a continuación algunos de los más solicitados. Cabinas y equipos de recepción para interpretación simultánea.- este equipo se requiere para reuniones internacionales en las que participan delegados ponentes que hablan un idioma distinto. Normalmente se usa en las salas de trabajo y/o en las salas de sesión plenaria. Micrófonos portátiles y receptores con cabina de control.- de nuevo este equipo se usa principalmente en sesiones plenarias de congresos y convenciones internacionales. Pantallas, proyectores y equipos complejos de audiovisuales.- el uso de equipos audiovisuales tan simples y complicados como se soliciten son parte integral de casi todo tipo de reunión, los requerimientos de proyección audiovisual se deben señalar desde un principio, mientras que para obtener los equipos se debe dar un anticipo. Coordinadores artísticos y teatrales.- el tipo de reunión y el evento del programa lo requiere, se deberá considerar la contratación de coordinador artístico o teatral. Contratista de exposiciones, escenografía y diversos.- la necesidad de requerir los servicios profesionales de un contratista de exposiciones para el diseño de los planos de distribución de los lotes, montaje, desmontaje y otros servicios inherentes a esta acción. Diseños gráficos, señalización y ambientación.- la reunión por su naturaleza, puede requerir los servicios profesionales para abarcar estas diversas acciones, las cuales no se realizan fácilmente. Otros servicios de apoyo.- se deben considerar los servicios y materiales de apoyo que en seguida se indican, los cuales pueden ser cubiertos directamente por las asociaciones o empresas con sus mismos recursos. De todas las maneras, estos materiales, en caso de no contar con ellos se puede alquilar. Máquinas de escribir o computadoras Fotocopiadoras o duplicadoras Materiales menores de oficina

Redes Telefónicas de Internet y telefax Servicios Bancarios

Lo recomendable es nombrar a un OPR (Organizador Profesional de Reuniones) confiriendo a esa tercera persona la organización de un evento ésta deberá ser investigada por completo, llamando directamente a los ejecutivos de los eventos, lo que permita cumplir realmente con las expectativas de los organizadores.


Una vez cubierta la parte del recurso humano se deben considerar otros servicios igualmente importantes. Tal es el caso de identificar la sede donde se realizará la reunión, se determina esta sede, entonces debemos considerar, las otras partes: Capacidad de hospedaje. Alimentos y bebidas Salones Áreas para exposiciones Actividades de recreación Transportación Determinado el objetivo de la reunión se da por consiguiente la siguiente fase, integración y desarrollo de la reunión. • Duración del evento El tiempo tiene que ver con la definición del objetivo de la reunión a celebrarse, puede variar indistintamente, el caso de un evento social durará solo unas horas y una convención puede durar semanas, pero ello implica que tan importante es uno como el otro un conferencia puede ser solo dos horas pero implica también trabajo y planeación. Cumple una importante función ya que tiene que ver directamente con el presupuesto para realizar la reunión y si estamos analizando el presupuesto se verifican la contratación de los servicios que se requieren para efectuar la reunión y las políticas que se siguen a manera de ejemplo se mencionan algunos de los más importantes: Anticipos y saldos: en eventos con alimentos y bebidas no se cobrará renta del salón, no se considerarán en este caso el Coffee Break. Como anticipo en eventos con alimentos y bebidas y se cobrará 40% de la venta total, incluyendo IVA y servicio. Como anticipo en renta, o sea en eventos sin venta de alimentos y bebidas, se cobrará el 50%. En caso de horarios mixtos (que abarquen dos horarios), la renta será la suma de la más barata más el 50% de la renta más cara. El saldo del evento se deberá liquidar con 48 horas de anticipación a su celebración y los cargos extras posteriormente originados, el día del evento. Al saldo se le cargará el total del costo de la música, flores y servicios rentados. En caso de bar de consumo, esta cantidad será liquidada al término del evento. Crédito: en caso de solicitud de crédito se llena la forma respectiva par su autorización por el departamento de Crédito y Cobranzas del hotel. Será necesario que la compañía contratante extienda una carta compromiso al hotel para garantizar el pago de los servicios. Garantías y montajes: en el momento del contrato se establecerá la cantidad de personas que se esperan para el evento (Garantía), a lo cual se incrementará un porcentaje de aumento, sin responsabilidad para el cliente. El aumento mencionado será el número de personas para montaje y preparación de alimentos y bebidas. Esto tiene por finalidad brindar un mejor servicio en caso de aumento imprevisto de invitados. El porcentaje que afectará a la Garantía es de 10% para 200 y el 5% para más de 200. En caso de que el día del evento se rebase la garantía pactada, el cliente es responsable del pago de los servicios extras, así como si la garantía no se alcanza, es obligatorio que el contratante la cubra económicamente porque la preparación de los platillos fue con base en lo pactado en el contrato. Cambios y cancelaciones: cualquier alteración en los arreglos, horarios, menús, montajes, garantías, etc., debe hacerse con un mínimo de anticipación de 10 días. Cualquier cambio o cancelación posterior a lo marcado, tendrá una sanción económica. El hotel preparará a solicitud del cliente con los arreglos respectivos. En caso de modificación de los alimentos fuera del plazo antes marcado, el hotel se reservará el hecho de realizar cambios en los menús contratados. El salón seleccionado por el cliente requiere de un mínimo de personas. De ser modificado un cambio en número menor de asistentes se procedería a cambiar


de salón y si no hubiera a la fecha alguno disponible, se mantendrá el ya contratado con la exigencia del pago de la renta respectiva. En caso de contratar música y/o variedad, se podrá a solicitud del cliente, conseguir permisos y licencias respectivas ante autoridades. Cuando el cliente contrate los servicios de músicos y /o artistas, él será responsable de que ellos estén registrados oficialmente. La duración del evento implica también el uso de recursos que requieren estar preparados o programados para la realización del evento, por lo tanto es importante, mencionar desde el registro el tiempo y los datos de conclusión del mismo. En un formato de registro de datos, para hacer una reservación consideraremos lo siguiente: Anotar la fecha del evento, inicio y final con el día de la semana. Determinar el Montaje con base en la garantía marcada Designar salón o salones, revisando. Evento Horario Montaje(número de personas) Cuadro de capacidades y el de reducción de mesas (cena baile). Bloquear el libro de reservaciones, de acuerdo con el horario marcado, en la orden del servicio. Anotar el menú de los platillos seleccionados, ya que el cliente los selecciono previamente. Anotar los precios por persona para alimentos y bebidas Calcular y anotar el anticipo; en caso de eventos con alimentos y bebidas multiplicar la garantía por la suma de los precios por persona, aplicándole los porcentajes de servicio e IVA. A lo anterior, calcular el 40% y anotarlo en el renglón de anticipo, tanto en la orden como en el libro de reservaciones. Para eventos sin venta de alimentos y bebidas, solamente se cobra el 50% de la renta. Calcular el saldo y anotarlo en el renglón respectivo: en el caso de venta de otros cargos se anotará 60 % (flores, coffe break, música etc.), será el saldo. En el otro caso, será del 50% . Determinar montaje de salones. Anotar los datos complementarios, así como marcar con una cruz los círculos de la distribución, según los departamentos a que se enviará una copia de la orden de servicio. Explicar el letrero que habrá en el salón, el cual contendrá nombre de la organización, evento, salón y hora. Para concluir la duración del evento depende de muchos factores, pero el más importante es cubrir el objetivo de la reunión, así como las expectativas de los asistentes. • Menú Todo hotel tiene como objetivo la venta de los servicios, los cuales se agrupan por sus características en; hospedaje, alimentos y bebidas. Por concepto de hospedaje se obtiene mayor porcentaje de ganancias que se complementa con lo relativo a alimentos y bebidas, que clientes y locales y propios del hotel efectúan en restaurantes, bares, centros nocturnos, cafeterías, servicio a cuartos y eventos especiales en salones de banquetes. Si la empresa observa frecuencia y continuidad en los servicios de los banquetes y eventos especiales, tendrá asegurada su rentabilidad; en este caso es necesaria una “brigada” (personal de montajes y servicio) para los eventos más comunes. Para reuniones con gran número de asistentes, se solicitará personal extra que envía el sindicato. Para mantener el óptimo nivel de organización en la operación del departamento de banquetes, es básico el esfuerzo permanente de cada uno de los departamentos y su intercomunicación.


El menú es la parte más importante del trabajo del concesionario y su compilación se considera un arte que se adquiere sólo a través de la experiencia y el estudio. El menú puede comparase con el puente que une al establecimiento con el cliente y determina en parte el volumen de afluencia. Este importante enlace, el menú debe ser compilado por un número determinado de personas que tengan una relación entre ellas o sea el chef de cuisine, el maitre d’ hotel y el gerente. De esta manera el menú consistirá de una comida bien balanceada y apetitosa. - Diseño del menú Existe gran cantidad de consideraciones que deben tenerse en mente cuando se compila un menú: - Tipo Determinar el tipo de comida requerido Determinar el tipo de cocina y personal con los que cuenta en relación con el equipo y destreza. Determinar el tipo de área de servicio de alimentos y su capacidad en relación con la loza, la plata y la cristalería con las que dispone la pericia del personal del área de servicio de alimentos y el número de entradas que se servirán. - Provisiones Provisiones de estación Disponibilidad local de las provisiones - Balance De ligero a pesado y nuevamente ligero. Variar la secuencia de preparación de cada entrada. Cambiar el aderezo, sabor y presentación. Asegurar que los aderezos están en armonía con los platillos principales. - Valor alimenticio Usar los productos y métodos de preparación de los alimentos que conservarán las propiedades nutritivas naturales de las materias primas. - Color Evitar la discordancia de colores así como las repeticiones. - Idioma El menú debe escribirse o bien todo en español o todo en francés para que los clientes en potencia puedan comprenderlo con facilidad. Asegurar que todas las palabras estén escritas adecuadamente, que los términos sean correctos y la secuencia de las entradas sea la apropiada. Clases de menú Aún con la existencia de muchas clases de reuniones que se llevan a acabo a diferentes horas en diversos tipos de establecimientos, existen solamente dos clases básicas de menú, o sea,


Comida corrida

A la carta. La definición de menú de comida corrida consta de los siguientes puntos: El menú tiene un número fijo de entradas. Existe una selección dentro de cada entrada El precio del menú es fijo Todos los platillos estarán listos a una hora determinada. Este tipo de menú puede ofrecerse solo o en unión con un menú a la carta o un menú del día. Es la forma más popular y más sencilla de menú ya que es fácil de controlar aparte que elimina en gran medida desperdicio de alimentos. El precio establecido de un menú de comida corrida se carga ya sea que se consuma o no todo el menú. Un menú a la carta puede definirse mediante los siguientes puntos: Proporcionar una lista completa de todos los platillos que ofrece el establecimiento. Cada platillo tiene un precio individual. Cada platillo tarda un determinado debido a que se cocina contra orden Este tipo de menú puede ofrecerse por si solo en los establecimientos de primera clase o en unión con una forma de comida corrida o menú del día en un establecimiento de menores proporciones. Los platillos del menú a la carta pueden variar de acuerdo con la estación, sin embargo cada platillo tendrá un precio individual. Otra forma de menú a la carta es el plato del día o “especialidad de la casa”. Esto consiste en platillos con precios individuales que pueden cambiarse día a día o permanecer en el menú durante un lapso determinado. Por lo general los platillos que se muestran aquí son las entradas principales, el platillo fuerte, postre y bebidas. - Secuencia Es raro que en la actualidad se sirva el clásico menú francés excepto cuando se tarta de un evento especial o de un menú para banquete. El procedimiento consiste en cuatro o cinco entradas para la cena y cinco o seis para la comida/banquete. Son un total de trece entradas las que forman el menú clásico francés, cada una de las cuales sigue líneas similares a las secciones o entradas del menú a la carta. Esta forma de menú muestra el verdadero arte de compilar el menú o de su diseño, en el cual el balance debe ser el más perfecto a lo largo de todas las entradas especialmente en lo que se refiere a valor nutritivo, método de preparación, color, aderezo, etc. Antes de crear un menú francés se debe asegurar de que la preparación de los alimentos y las áreas de servicio estén equipadas adecuadamente. Entradas.- son de naturaleza condimentada para estimular el apetito, una gran variedad de productos alimenticios encurtidos o bien sazonados de la cual hace su elección el cliente, se sirven en un carro rotatorio o en un bandeja, una pequeña cantidad de cada componente de la variedad se coloca en el plato


para formar una porción, se sirven antes de la sopa como el melón, los ostiones, caviar, trucha ahumada, los cócteles de frutas y mariscos generalmente conocidos como sustitutos de Hors d’oenvre. Sopa.- puede actuar también como aperitivo para las demás entradas. Por lo general se ofrecen dos tipos de sopas en el menú, una sopa clara (consomé) y otra sopa espesa; creme, velouté, puré. También pueden servirse formas especiales de sopa como la Bisque, Bortsh, Petite marmita, etcétera. Aún cuando existe una selección de una sopa ligera y una espesa en el menú, solamente se ofrecerá una en cada reunión. La sopa clara (consomé) siempre se coloca en primer término en el menú. Pescado.- siempre se incluye una entrada de pescado en el menú de la cena o en un banquete. El método de preparación y el tipo de pescado usado puede variar, sin embargo generalmente es de la siguiente forma: salmón poche, turbo, trucha con sus aderezos y una salsa; mariscos calientes, langosta, jaiba, camarones, trucha, salmón y aderezo, boquerones fritos y algunas veces lenguado frito. La carne de pescado es suave y fibrosa y se digiere fácilmente y ayuda a preparar el apetito para las demás entradas, las cuales generalmente son más pesadas. Las entrée.- son por lo general platillos pequeños bien aderezados que salen de la cocina listos para el servicio. Siempre van acompañados por una salsa o gravy. Cuando se sirve un relevés después de un entrée entonces no se sirven patatas. Un entrée es el primer platillo de carne que se sirve en el menú clásico francés. Por lo general los relevés son más abundantes que las entrées y tienen la característica de ser cortes especiales. Estos cortes se asan o se rostizan. Con esta entrada siempre se sirve una salsa o gravy para asado y patatas y vegetales, pude consistir, en lomo de carnero, barón de res, sirloin con hueso, jamón asado, etcétera. Digestivo.- debido al tamaño del menú clásico francés, se considera un “descanso” entre las entradas en el cual los comensales puede obtener un “segundo aire”. Por lo tanto el digestivo debe poder contraatacar la riqueza de los platillos que ya se sirvieron y estimular el apetito para los platillos que faltan. El digestivo es agua helada con merengue italiano al que se le añade sabor de champagne o de algún licor. Este se colocará en una copa para champagne y la copa sobre un plato con una cucharilla. Asado.- consiste en aves o un animal de caza asado: pollo, pavo, pato, faisán, codorniz, etcétera. Cada platillo se acompaña con su propia salsa o gravy, además de una ensalada verde que se debe servir en un plato aparte, esté último se coloca en la esquina superior izquierda del cubierto. Vegetales.- aquí se sirve un platillo de vegetales con su complemento, los vegetales aquí son espárragos, alcachofas entre otras. El postre.- puede ser frío o calientes. Entremeses salados.- estos pueden adquirir la forma de artículos digestivos servidos fríos o calientes sobre una tostada o como un soufflé salado. Todos los tipos de quesos pueden ofrecerse junto con los complementos adecuados. El postre.- todas las formas de frutas frescas y nueces se pueden servir acompañadas de azúcar fundida y sal. Café.- cuando se sirve café debe colocarse en la mesa pastelillos pequeños además de ofrecer licores. Por lo anterior la secuencia en un servicio de comida, si consideramos el estilo francés, se resume en:


Entradas Sopa Platillo fuerte con ensaladas Acompañamiento Postres Café Bebidas durante todo el proceso. - Impresión El mesero tiene como instrumento principal de venta la carta y su poder de sugerencia, la lista de platillos expresadas y su conocimiento es el establecimiento de la relación entre el cliente y la empresa, el mesero tiene el deber de conocer los platillos expresados en el menú así como su elaboración y tiempos de servicio, para lo cual es importante que los aspectos gráficos de las cartas o menús, como la creatividad, colores, material utilizado, formato, tipografía, etc. Son aspectos motivantes que promueven la elección de los platillos y bebidas. Los menús impulsan la venta de alimentos, sean de temporada o de poco movimiento, por medio de sugerencias. De ahí la importancia de que la impresión de un menú sea claro, objetivo y atractivo visualmente. - Portada Después de que el cliente ha sido acomodado en su mesa, el capitán o mesero sugerirá los aperitivos como se detalla en páginas posteriores; si el cliente ha pedido un aperitivo debe esperar a que haya consumido un poco más de la mitad y procede a sugerir una segunda ronda, una vez tomada la segunda orden de bebidas o que se hubiera rechazado, se procede a indicarle al anfitrión o al grupo reunido en la mesa, si desean ver el menú. Por lo anterior, no es recomendable entregar en la mesa inmediatamente la carta al cliente en el momento que ha sido acomodado en la mesa, sino, hasta que se ha promovido la venta doble de aperitivos. En ocasiones en que la carta se coloque o presente a los clientes rápidamente, pero será sólo a solicitud de ellos. Al entregar la carta en la portada se debe manifestar el nombre del establecimiento su logotipo, slogan que lo caracteriza, domicilio del establecimiento, conformados de manera estética para llamar la atención del comensal. 1.2.1 Organización de Actividades de un Evento de Negocios, Social o Cultural. El proceso de coordinar un evento implica verificar todos los detalles que permitan apuntalar el desarrollo del mismo, verificar una y otra vez cada detalle facilita la interrelación así como la comunicación con los responsables de cada área, es importante supervisar pues facilitará el desarrollo y trabajo de todos los involucrados, la coordinación es evaluar que cada etapa se cumplan con las expectativas planteadas, confirmando la realización de todas las tareas. • Coordinador General La importancia de la inversión de recursos económicos humanos y los resultados que justificadamente se esperan de la realización de toda reunión en los niveles profesional, comercial, industrial, gubernamental o de cualquier otro tipo que se celebran hoy en día, requiere el más alto profesionalismo de las personas que asumen bajo su responsabilidad de la ejecución de esos eventos. El OPR (Operador Profesional de Reuniones), según su responsabilidad de ejercer las acciones que se requiere para la organización de una reunión requiere, a menudo deberá tratar asuntos con personas con personas y situaciones de diversas características y niveles. Las multifacéticos acciones y detalles que se


interrelacionan durante el desarrollo de la reunión, exigen ciertas cualidades personales, recomendables para quién realizará una reunión. Algunas de las características más relevantes: Tener habilidad par percibir con detalle todos los elementos económicos, políticos, sociales y de otra índole, que intervengan en la realización de la reunión. Estar consciente de la significativa inversión de tiempo, dinero y recursos humanos que representa la realización de un evento para la asociación o empresa, así como para los delegados asistentes a la reunión. Tener siempre una actitud positiva, o sea, afrontar las situaciones que se presenten y tomar las acciones correctivas necesarias sin refugiarse en la irresponsabilidad, fallas y deficiencias de terceros. Ganarse el respeto de superiores y subalternos con base en los conocimientos profesionales propios de la aplicación de éstos. Estar dispuesto a defender los principios de sus conocimientos y profesionalismo cuando éstos se vean amenazados o violados. Nunca dar nada por hecho. Mantener una supervisión estricta sobre las responsabilidades y acciones delegadas a terceros y verificar su ejecución. Tener el ánimo de aprender aun en aquellas áreas que no sean de su responsabilidad directa. Estar siempre dispuesto a compartir las ideas que surjan para el enriquecimiento de la reunión. Saber trabajar en grupo e individualmente; practicar el arte de un comunicador eficaz, y manifestar las instrucciones con claridad y precisión para no generar malas interpretaciones. Seleccionar a los colaboradores y ayudantes de acuerdo con sus capacidades y conocimientos, más no por recomendaciones o compromisos. Nunca perder de vista los detalles pequeños, sin importar qué tan insignificantes parezcan. Saber conciliar los intereses de la asociación o empresa con los de los delegados asistentes a la reunión y tener presentes sus diferencias. En lo que respecta a la organización de la reunión el OPR tendrá que definir las funciones y obligaciones del personal que estará a su cargo, analizando los puestos, sus funciones, obligaciones y autoridad, además de describir y especificar el nombre o perfil del puesto. En la descripción se distingue lo siguiente: el encabezado o título que debe tener, la descripción general del puesto y la descripción específica del puesto. Las especificaciones de cada puesto deberá contener: la habilidad, el esfuerzo, la responsabilidad y las condiciones de trabajo. Es recomendable elaborar manuales o instrucciones de las responsabilidades, obligaciones y autoridad que el personal ejerce en cada puesto. El trabajo de diseño del manual es compartido entre el OPR y la persona que en determinada etapa se integrará o desarrollar determinado puesto. Así que el coordinador de las reuniones tiene un papel fundamental en el desarrollo de las reuniones. • Tipos de Comités Al contratar, comisionar o responsabilizar al OPR para realizar el proceso administrativo de una reunión, éste se debe someter a influencias y políticas improcedentes que afecten el éxito de la reunión. Por lo tanto, la selección de su equipo se debe basar en los conocimientos, capacidad, experiencia y profesionalismo comprobados de cada colaborador.


Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino, duración, tipo de evento y programas que lo integren se determinarán el tamaño y la extensión del comité organizador. Esté puede atender diversas acciones cuyas interacciones son similares, mientras que en otras ocasiones la importancia de ciertas acciones requerirá de la atención exclusiva de un solo comité, de la misma manera una acción, según su complejidad, puede ser llevada a cabo por diversos subcomités, los cuales atenderán funciones específicas de una acción general. La conformación de un comité de honor y su integración debe estar de acuerdo con preceptos elementales, por lo cual han de tenerse en cuenta las observaciones siguientes: La inclusión e integración de un comité de honor y personalidades que lo formen, tanto del sector

público como del privado, no es garantía del éxito de la reunión. El hecho de que cierta personalidad pública o privada forme parte de un comité de honor y acepte que su nombre sea incluido no significa, que la asistencia y el éxito del evento se hayan logrado.

La inclusión de las personas que formarán parte de un comité de honor debe manifestarse una vez que

aquellas han confirmado su asistencia, bajo ninguna circunstancia se deben incluir el nombre de ninguna persona o institución que representa, debe estar condicionada a la contribución material o económica que anticipe dicha persona u organización.

Un comité de honor y las personas que lo constituyen no son comités de trabajo, ni deben ni deben

estar involucrados en el diario quehacer de la reunión, no se debe esperar la contribución más allá de formar parte de un comité de honor, sin compromisos ni obligaciones.

Se deben prever las atenciones que dichas personas ameritan antes y durante el evento. De acuerdo con el tipo de reunión, en ocasiones una persona del comité de honor muestra un interés

especial y el deseo de participar de manera más directa en la organización de la reunión. Esto debe considerarlo el comité organizador.

- Comité de finanzas El responsable del área de finanzas debe contar con conocimientos financieros tales como contabilidad, ingresos, egresos, pero además debe tener criterio y flexibilidad para coordinar su talento y profesionalismo con otros miembros del comité organizador, quienes recurrirán a él para su apoyo. Por la importancia que representan las finanzas en toda clase de reuniones, se sugiere que se ejerzan los sistemas de control y en ello estriba la función del comité responsable. Directamente vinculado a las finanzas, el control de asistencia o registro de delegados es muy importante, una valiosa información se puede obtener del sistema del control que se establezca en esta acción como un factor determinante en reuniones futuras, del control aplicado a esta acción se puede obtener información valiosa como la siguiente:

Registros anticipados y de última hora. Registros con base en distribución geográfica. Aprovechamiento de promoción de registros. Registro de acompañantes, familiares, etc.

- De programa técnico Como la programación de reuniones, en sus diversos aspectos, es la esencia real de la reunión, el control de esta acción se puede establecer de antemano; asimismo, las opiniones que en este sentido se expresen son subjetivas, y en la valoración de debe tener en cuenta dicho factor.


Las acciones que se tomarán como medio de control, para el programa técnico y como medio fundamental del éxito y garantía de la celebración de reuniones posteriores, la inversión que se realiza al asistir a una reunión es costosa por lo que no se debe considerar programas poco eficientes que minimicen la calidad del evento. Los temas a discutir en las salas de trabajo, el prestigio y renombre de las personalidades que exponen temas o estudios, la posibilidad de una participación activa de los asistentes de diversos trabajos, las visitas a exposiciones y los programas de carácter social y de esparcimiento, son los ingredientes que finalmente evaluarán en la reunión. La totalidad o parte del programa científico, profesional o técnico, así como la presencia de reconocidas personalidades que trasciende sus reconocimientos meramente profesionales, es una oportunidad magnífica para capitalizar y promover la reunión, con ello debe ejercer con ética y restricción, para no dañar el buen nombre de la personalidad. El documento más invaluable de una reunión es el programa oficial de ésta; tal documento impreso llega a ser el más consultado y referido en la reunión, además se convierte en la agenda diaria de actividades del asistente, por lo cual se debe estudiar su elaboración. Programas preliminares.- es el programa que se establece previamente a la reunión y permite expresar los acontecimientos de la reunión de una manera veraz y se da a conocer la información más importante del evento. Programa oficial.- es el documento oficial que suele recibir el participante junto con otros documentos al momento de su registro. Este documento detalla día a día y hora, el lugar, los temas, actividades, las ponencias y las actividades que se realizarán durante el evento. Permite al participante seleccionar la ropa que deberá llevar, se incluirá información complementaria que no necesariamente sea parte de la reunión, como horarios del transporte local, teléfonos de emergencia o información, extensiones del comité organizador o de ejecutivos del hotel, plano de la ciudad e incorporar hojas en blanco membretadas respecto al logotipo del evento. El diseño de los programas puede variar en tamaños, formas y usos estos pueden ser carpetas, folders, trípticos, sobre de bolsillo entre otros. - Ejecutivo Debe ser el OPR responsable de esta área, su experiencia, sus conocimientos y profesionalismo comprobado forman parte integral de la asociación o empresa; éste es contratado externamente y temporalmente para ejercer funciones que exige el puesto. En él recae la responsabilidad de realizar el evento, de modo que se informa al Presidente del Comité Organizador su contratación. La parte ejecutiva se encarga de coordinar y dirigir todas las partes operativas del evento. Contratación de servicios Asignación de funciones Enlace entre comités y reporte de avance Darle seguimiento al evento Evaluación de tareas, supervisión y control. - Promoción Al realizar una reunión, se debe tener en cuenta el costo por concepto de publicidad, ya que es el medio de difusión de apoyo promocional que generará el interés por asistir al evento. En ciertas reuniones, la publicidad puede ser un factor determinante en las metas de asistencia. Para el OPR que en materia promocional se encuentra limitado, los medios, elementos materiales y acciones de apoyo promocional que mediante sectores públicos o privados se puedan obtener para ampliar la promoción de una reunión, aun costo relativamente bajo y en ocasiones gratuito, son diversos.


Encontrar los apoyos suele ser una tarea de negociación y estos pueden ser de tipo oficial algunas dependencias gubernamentales en cualquiera de los niveles local, estatal o nacional tienen el compromiso y función de proporcionar apoyos de índoles diversas para eventos turísticos; por ejemplo en México la Secretaría de Turismo, ya sea a nivel estatal o municipal, la participación de esta dependencia puede ser activa y la asistencia de otras dependencias de gobierno que colaboren al desarrollo de la reunión, es importante dar atención y cortesía a los funcionarios de dicha dependencia por su apoyo y colaboración en el transcurso de la realización del evento, ya sea invitándoles a participar en ciertos eventos o correspondiendo con el crédito debido y el reconocimiento público. Los tipos de apoyo que se pueden solicitar:

Cartas de beneplácito o bienvenida. Carteles y folletos de información turística. Folletos shells impresos sin textos. Facilidades en los trámites aduanales y de migración Facilidades para la circulación de tránsito y estacionamiento. Escolta y vigilancia especial. Atención especial a visitas a museos, zonas arqueológicas y lugares de interés turístico. Facilidad para la autorización de rifas, sorteos, etc. Obtención de testimonios especiales. Patrocinios o contribuciones materiales o económicas.

Respecto a la solicitud de apoyos privados, existen diversas instituciones, asociaciones, organismos, empresas y compañías del sector privado que por las características de la reunión a celebrarse, pueden tener interés especial en participar y colaborar, sus apoyos y contribución obedecen a un interés comercial o de imagen de la reunión: cabe mencionar la participación de cámaras de comercio, asociaciones de restaurantes, cámaras industriales, bancos etc. Los tipos de apoyo que se pueden solicitar:

Patrocinios de eventos sociales. Apoyos publicitarios Patrocinio de materiales de la reunión: gafetes, portafolios, papelería impresa, etc. Patrocinio de servicios: transportación, traslados, recesos de café, eventos folklóricos, etc. Descuentos a los delegados participantes en tiendas, restaurantes, clubes nocturnos, etc.

Las limitaciones económicas que afronta un OPR al realizar una reunión, sobre todo las que se aplican a apoyos promocionales, hacen necesario buscar externamente la colaboración de instituciones públicas o privadas, no debe descartarse la necesidad de recurrir a estas organizaciones para obtener tales beneficios. - De prensa y difusión Para efectos de una reunión, la publicidad se debe manejar con el mismo criterio aplicable a la publicidad de un artículo o servicio comercial, es decir, debe responder a las preguntas siguientes: ¿a quién nos dirigimos?, ¿qué medios son los más prácticos, directos y eficaces para llegar a nuestro mercado? Y ¿cuánto cuesta?. Medios internos.- son aquella vía de comunicación que de forma programada e impresa se utiliza internamente en una asociación, institución o empresa para mantener un contacto con sus asociados, distribuidores, empleados, colaboradores, en esta categoría se incluyen las cartas mensuales, los boletines internos y otros tipos de publicación.


Medios externos.- se pueden subcatalogar en dos tipos: especializados y públicos o generales. Los medios son toda clase de publicaciones comerciales que subsisten por la publicidad pagada y que, de acuerdo con ciertos intereses, se especializan en ciertas profesiones o actividades, como medicina, arquitectura, construcción contabilidad, turismo, etc., los medios públicos o masivos son la prensa, la radio, la televisión, Internet, revistas especializadas, entre otros. Al utilizar la publicidad debe pensarse en:

Integrar en el formato publicitario el logotipo y el lema de la reunión. Señalar claramente el lugar y fechas de la reunión. Indicar con precisión la dirección y el teléfono del comité organizador para informes adicionales. Encontrar a un especialista creativo, para los efectos de imaginación, creatividad y diseño.

El presupuesto para publicidad es excesivamente limitado, por lo que deben considerar ciertos tipos de negociaciones a fin de obtener un incremento en este renglón:

Solicitar patrocinios de la publicidad a empresas comerciales, que estén relacionadas con la profesión o la actividad de los congresistas. Intercambiar publicidad a través del reconocimiento público durante el evento o en otra forma que interese al patrocinador del anuncio. (En caso de exposiciones, cuando hay tales intercambios se debe otorgar un espacio para una campaña publicitaria.)

Según el tipo de reunión que se vaya a celebrar, se debe tener en cuenta la clase de publicidad que se ha de realizar, la difusión del evento a su debido tiempo, con imaginación y creatividad, y con los medios más adecuados, será una acción que formará parte integral del programa de actividades de una reunión. - De transporte El servicio de transportación local que se ofrece a los participantes de una reunión y que pude incluir traslados de ida y vuelta al aeropuerto, así como la transportación a diversos destinos programados durante la reunión, se debe realizar las reservaciones pertinentes y da seguimiento a los servicios contratados. - De recepción y hospitalidad Los arreglos establecidos con el hotel para el registro previo y la asignación de habitaciones a las personas que asistirán a la reunión, cuya inscripción a ha hecho de manera anticipada. Se debe considerar algunos términos básicos que el personal asignado y el OPR deben reconocer sobre todo en la asignación de su hospedaje y que esto se realiza previo a la reunión: VIP: persona importante con atención especial. ETA: tiempo estimado de llegada. ETD: tiempo estimado de salida. PTA: pago previo de un transporte aéreo, boleto de transportación liquidado en un lugar y entregado al interesado en otro lugar. FIT: excursión foránea independiente y arreglos de un viaje o excursión en forma individual, de acuerdo con los requerimientos del cliente. Paquete: excursión que incluye una serie de servicios, como transporte aéreo, traslados, hospedaje, visitas, etc., algunos paquetes incluyen casi todos los servicios, mientras que otros abarcan sólo dos o tres. La recepción y hospitalidad de los participantes a una reunión considera importante destacar los siguientes elementos:


Haber confirmado la asistencia de los participantes previo registro. Confirmar los servicios de hospedaje y alimentación del lugar sede. Confirmar los servicios de transportación. Verificar la llegada de VIP. Recibir y orientar a los participantes. Ser corteses y amables al recibir a los participantes Disponibilidad de trabajo en equipo y trabajar bajo estrés. Flexibilidad de adaptarse en cualquier circunstancia, honestidad y responsabilidad. - De registro Los aspectos generales en a recepción, son; bienvenida, registro, venta, asignación y despedida. Al llegar el huésped a realizar su registro, deberá llegar a la recepción o la mesa asignada para la llegada de grupos y que es atendida por personal asignado para evitar la perdida de tiempo y molestias a los participantes, los cuales deberán registrar su nombre y todos sus datos. En la recepción o mesa asignada para la llegada de grupo, el recepcionista le dará la bienvenida y lo invitará a llenar la tarjeta de registro anotando en ella todos los datos que se le piden. El huésped deberá firmar el folio, esto es para tener registrada su firma y en caso dado la del acompañante, familiar, sólo para identificación si desean firmar cheques de consumo en el restaurante o bar. El recepcionista deberá hacer hincapié en que se anote la fecha de salida del huésped, para un mejor control en las reservaciones futuras y en especial en períodos de alta ocupación. El recepcionista deberá informar al huésped sobre algunas políticas del hotel. También se le dará la carta de bienvenida y material de apoyo de la reunión a la que asiste, así como información de los servicios del hotel. Proporcionar datos acerca de cócteles, buffet, juegos y actividades lúdicas, cursos deportivos, spa entre otros. Se le asignará la habitación adecuada para los clientes, con el fin de evitar cambios posteriores. Notificando a las áreas involucradas la llegada del grupo. Verificar los:

Prerregistros Registros de última hora Gafetes Documentos

- Alojamiento La responsabilidad de asignar habitaciones a los participantes de una reunión, tiene que ser una de las tareas fundamentales en la organización del evento. Cumplir y satisfacer los requerimientos de hospedaje, de acuerdo a:


La sede seleccionada. El hotel sede que es lugar principal donde se habrán de desarrollar las principales actividades de la reunión, en este hotel se alojan los integrantes del comité organizador y el área de registro, llevándose a cabo reuniones de trabajo, excepto cuando se utiliza un centro de convenciones en la sede. Hoteles de apoyo es para dar apoyo logístico en cuanto al hospedaje de los delgados, se puede utilizar alguno para celebrar eventos sociales integrados al programa. Las habitaciones que se ocuparán varían por su tamaño, costo, capacidad y servicios asignados: Habitación sencilla, Habitación doble, Habitación triple, Suite, Suite presidencial. Se considerará su asignación de acuerdo al tipo de reservación realizada en la que previamente se le informo sobre costo. - De alimentos y bebidas Los alimentos y bebidas, se confeccionan los menús pensando en valores nutricionales, sabor, olor y presentación. Establecer los horarios de comidas; desayunos, comidas y cenas, los servicios anexos como coffeé break, cócteles y entremeses entre cada comida. Pensar en el diseño del menú en función de jornadas largas de trabajo, el menú debe acceder a los participantes y será a menos a solicitud de la compañía o empresa, rico en proteínas, fibras y combinaciones de platillos fuertes con ensaladas. Los participantes pueden solicitar otra comida que no sea parte del menú asignado al evento sin embargo esté correrá por la cuenta del participante que solicito el servicio. Respecto a los salones habrá que verificar:

Capacidad por tipo de montaje Accesos de clientes y de servicio Comunicación y extensión Equipos instalados como sonido, iluminación, seccional y de intensidad controlada, aire acondicionado, pantalla fija, etc. Así como el conocimiento de los platillos y variedad de menús que se ofrecerán en el hotel.

- De festejos Los eventos de esparcimiento forman parte integral del programa del programa y pueden tener características deportivas, culturales, turísticas, folklóricas, etc., por ejemplo, el tenis y golf son actividades deportivas que pueden considerar los organizadores profesionales con reuniones, expertos de estos deportes pueden organizar competencias y campeonatos; a su vez , pueden ser patrocinados por una empresa o institución. Ciertos OPR dedican uno o dos días antes de la inauguración oficial del evento a proporcionar este tipo de actividad, pues el tiempo estaría limitado durante la reunión: según el lugar, las facilidades y las instalaciones que la sede ofrezca, se pueden llevar a cabo las actividades siguientes: tornes, carreras, voleibol, pesca, entre muchas otras actividades. - De ornato y rotulación En atención a la promoción de los patrocinadores y logotipo de la reunión habrá que colocarse posters, mantas, pendones, relacionados a la misma, colocarlos en las salas de conferencias, de trabajo y en general en lugar sede de forma que se puede dar a reconocer públicamente de la reunión a celebrarse, se deben colocar de manera estética, cuidando el manejo visual, no saturar, no encimar y ser muy creativos con los diseños y formas, así como los colores.


La ornamentación de acuerdo a la reunión, flores, arreglos, obsequios para panelistas, tienen que tener concordancia y secuencia en relación a quienes vayan destinados, además de estar considerados dentro del presupuesto de la reunión. - De exhibiciones Una exhibición pretende complementar la función de la reunión, los productos o servicios que se exhiben, son de tipo privado se organizan al mismo tiempo que la convención y la admisión es exclusiva para los delegados participantes o invitados especiales. - De servicios generales Servicios de limpieza, mantenimiento y montaje son fundamentales en el desarrollo de la reunión. Recursos humanos, Técnicos, Materiales, Servicios médicos, de seguridad, equipos audiovisuales y la decoración forman parte de los servicios generales a contemplarse en la realización de una reunión. La realidad ha demostrado que todo tipo de reunión, la posibilidad de una emergencia siempre está presente, es obligación del OPR prever las atenciones y trato que en cada caso deben otorgarse para evitar contingencias. Se deben considerar las alternativas para resolver este tipo de sucesos sobre todo por existen ciertas comunidades donde no existe este tipo de servicios. En la parte de planeación de la reunión, se debe considerar los elementos de servicios de emergencia y conocer la forma de comunicarse y contactar con ellos, previendo una situación fuera de control en la reunión, se pueden considerar: Servicios médicos del hotel. Hospitales o sanatorios Servicios de ambulancias o paramédicos Servicios de seguridad de bomberos Servicio de seguridad pública Central de avisos de emergencia Servicio de salvavidas Se debe entregar formas impresas para establecer recomendaciones básicas en caso de contingencias. • Integración de comités La responsabilidad de organizar una reunión no es trabajo de una sola persona, por ello la necesidad de integrar grupos de trabajo que facilite el desarrollo y seguimiento de la reunión. La importancia de un comité es no dejar de lado los detalles cada uno tiene que cumplir tareas específicas que se asignarán por parte del Comité Organizador, lo ideal es que toda reunión integre los grupos de acuerdo a su tamaño e intereses, por lo que deberá considerar dentro de sus comités el de:

Finanzas Logística Inscripciones, reservación y recepción Diseño y promoción Relaciones Públicas Eventos y programas especiales Alimentos, bebidas, cenas y cócteles Transporte


Todos los comités deben cubrir aspectos operativos y contar con un Responsable de cada comité, quién a su vez debe reportar de los avances al OPR, y realizar las reuniones necesarias para evaluar el trabajo y corregir o proponer soluciones para el éxito de la reunión. • Definición de funciones Por su naturaleza, sus objetivos y las metas propuestas, se definirá la importancia de las diversas acciones que se deben desarrollar, lo cuál determinará tanto la delegación de autoridad y responsabilidad, como el nivel jerárquico correspondiente. Existen dos tipos de administración una es la centralizada y la descentralizada, cada una tiene sus propias ventajas y desventajas. La primera la administración centralizada delega poco y conserva el máximo control en los altos niveles, de manera que se reserva a éstos el mayor número de decisiones. La administración descentralizada delga mayor número de decisiones y conserva sólo los controles necesarios en los altos niveles. En lo que respecta a la realización de reuniones, el grado en que conviene centralizar o descentralizar depende de varios factores, entre los cuales se pueden considerar los siguientes:

Las características de la reunión La inversión económica que representa la reunión La confianza y el reconocimiento profesional de las personas que ejercerán las acciones cuya inversión es significativa. Los controles de supervisión que se pueden establecer.

Se debe incluir una definición precisa, clara e inequívoca para cada puesto y nivel jerárquico; dicha definición, por escrito, debe delinear claramente las funciones, obligaciones y autoridades que esa unidad o parte del equipo se responsabiliza a cumplir. Es responsabilidad del OPR analizar los puestos, para cada caso las funciones, obligaciones autoridad, además de describir y especificar el puesto. En general es la parte dinámica, operativa o práctica del proceso administrativo de reuniones es la etapa de actuación, la etapa de ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados; la función ejecutiva que se ejerce mediante la delegación de autoridad y responsabilidad, por medio de eficaces canales de comunicación y con una supervisión tanto permanente como ágil para hacer de modo efectivo lo planeado. Coordinar con astucia y efectividad los legítimos intereses de los departamentos, comités, secciones y hasta los personales, sin que éstos se supriman o se pierdan y continúen subordinados al final general establecido previamente, es básico de la dirección. El seguimiento de los niveles y canales jerárquicos establecidos no se pueden violar, en caso de situaciones extraordinarias se fuerzan a saltar las jerarquías establecidas, la acción se debe notificar y explicar a los jefes intermedios, quienes por situaciones excepcionales fueron sobrepasados. Es importante que al realizar este tipo de supervisión, la persona, en cualquier nivel que la efectúe, esté consciente del avance que la acción debe mantener en el momento de la inspección. Se puede criticar injustificadamente la lentitud de una acción cuando ésta, por su naturaleza, no puede estar más avanzada al hacerse la supervisión. • Asignación de actividades De acuerdo al proceso de planeación establecido y visto los requerimientos necesarios para desarrollar las reuniones, se irán definiendo las tareas que tendrán que ser asignadas, al recurso humano contratado necesariamente para cubrir estas tareas y de acuerdo a los comités formados. La capacidad de la reunión,


tamaño, objetivo tiene que ver con la asignación de actividades, después de todo hay que tomar en cuenta que se ha definido un coordinador y recae en él la autoridad, que es la facultad o derecho de ser obedecido por todos, es la facultad de tomar de decisiones que sean obligatorias, quien decide es el que tiene la autoridad: Para ello existe una clasificación respecto a los tipos de autoridad: Autoridad formal.- es la que ejerce un jefe superior sobre otras personas o subordinados. Constituye una cadena que recae en última instancia, en la persona física o moral de quien se deriva toda autoridad. Autoridad operativa.- es aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino para determinar o decidir acciones por ejemplo; autoridad para reservar habitaciones para ordenar impresiones, para contratar autobuses, etc., ejerciendo actos y no personas necesariamente, aun cuando las acciones pueden ser realizadas por personas. Autoridad técnica.- es la que se tiene en razón del prestigio, capacidad, experiencia y conocimientos teóricos y prácticos que una persona posee, cuentan con conocimientos técnicos específicos para el desarrollo de reuniones. Las órdenes constituyen el ejercicio de la autoridad que transmite un superior a un inferior para actuar en una situación particular, y se debe considerar lo siguiente: Planear la orden:

- Verificar si la persona a quién va dirigida es la adecuada - Determinar si es el momento más oportuno para darla - Establecer la forma más apropiada para darla.

Transmitir la orden:

- Darla con claridad - Proporcionarla con decisión y objetividad. - Darla con palabras que motiven a la acción. - Prestarle importancia. - Otorgarla con seguridad y no con incertidumbre. - Darla con una explicación a quien la recibe.

Revisar el cumplimiento de la orden:

- Solicitar un informe del cumplimiento de la orden - Verificar personalmente el cumplimiento de la orden - Analizar y evaluar la orden.

1.2.2 Contratación de Un Evento de Negocios, Social O Cultural. Los acuerdos y las negociaciones que se establezcan, para la realización de las reuniones, tienen que ir respaldados por un documento que permita confirmar y asegurar la contratación de servicios; los acuerdos en principios pueden ser de forma verbal, sin embargo para confirmar y asegurar los pagos correspondientes se debe establecer la condiciones, tiempos, formas de entrega, y de cómo se estableció las condiciones del contrato. • Tipos de contrato Los tipos de contrato de trabajo son los siguientes:


- El contrato a tiempo parcial - Los contratos formativos - El contrato de interinidad - El contrato de obra o servicio determinado - El contrato eventual por circunstancias de la producción - El contrato indefinido ordinario - Para el fomento de la contratación indefinida

El contrato de relevo La contratación de trabajadores minusválidos El contrato por obra o servicio determinado Tiene por objeto la realización de obras o servicios determinados con autonomía y sustantividad propias dentro de la actividad de la empresa cuya ejecución, aunque está limitada en el tiempo, es de duración incierta. Los convenios colectivos determinarán cuáles son los trabajos o tareas con entidad propia dentro de la actividad normal de la empresa que podrán cubrirse con contratos de estas características. Requisitos: No existen requisitos específicos ni para el trabajador y ni para la empresa. Forma del contrato: El contrato deberá celebrarse por escrito indicando de forma específica en qué consiste la obra o servicio objeto del contrato. Periodo de Prueba: Salvo que se disponga otra cosa en el convenio colectivo aplicable, no podrá ser superior a 6 meses para los técnicos titulados, de 3 meses para los trabajadores en empresas de menos de 25 trabajadores y de 2 meses para el resto de los trabajadores. La duración del contrato: Será la del tiempo necesario para la realización de la obra o servicio determinado. La extinción del contrato: Si la duración del contrato es superior al año, la parte que desee extinguirlo, deberá notificarlo a la otra parte con una antelación mínima de 15 días. La extinción del contrato de trabajo dará lugar en estos casos a una indemnización por importe de 8 días de salario por cada año de servicio, salvo que se determine una indemnización mayor por convenio colectivo. - Definición Es un pacto o acuerdo establecido con ciertas formalidades entre dos ó más personas, en el cual se obligan recíprocamente a cumplir ciertas condiciones y se adjudican a través de un documento escrito. - Características Las características de un contrato de servicios deben establecerse las ventajas, disponibilidad de servicios, horarios de atención, programación de fechas de entrega, condiciones del servicio. Establecer las cláusulas y los responsables es lo que nos indica un contrato. • Presupuesto El programa general de trabajo y su programación cronológica sobre las acciones a realizar, se muestra en su totalidad a corto, mediano y largo plazo.


- Definición Es la formulación de planes para un período determinado y a futuro, dado en términos contables, determina, con la máxima exactitud posible, el capital o inversión requerida para realizar la reunión y debe considerar la recuperación de esta inversión requerida para realizar la reunión y debe considerar la recuperación de esta inversión mediante los diversos recursos disponibles. - Características La elaboración de un presupuesto es un instrumento de planeación y está vinculado directamente con el plan general de trabajo. Debe abarcar toda clase de acciones que manifieste de forma directa o indirecta, tangible o intangible, visible o invisible en una valoración contable. Los presupuestos pueden ser: Presupuestos de egresos e ingresos Presupuestos de tiempo, espacio y Presupuestos de gasto de capital. Presupuestos de efectivo Presupuestos de balance. El presupuesto que debe tomarse en cuenta es de ingresos y egresos, donde se muestre la valoración contable de la reunión. Egresos.- conocidos también como gastos, inversiones, etc., deben representar toda valoración contable que satisface el logro de servicios y elementos materiales en función directa de la reunión. Los diversos renglones y cuantificación de los recursos para el logro de las metas que se indican detalladamente en el plan general de trabajo proporcionarán la totalidad de egresos estimados que exige la reunión. Egresos fijos, son gastos que necesariamente se deben efectuar. Promoción, honorarios, transporte, alojamiento para invitados, ponentes, conferencistas, contrataciones para el entretenimiento: orquestas, variedades, etc. Egresos variables, son aquellos condicionados al número final de asistentes a la reunión: en otras palabras la totalidad de estos egresos depende del número de asistentes, inversión para los materiales de distribución, portafolios, gafetes, programas, etc. Contratación de unidades de transporte local para traslados de los delegados participantes a los diversos lugares que el programa de actividades requiera. Contratación y garantía para los servicios de alimentación y similares. Ingresos Deben representar toda la valoración contable para el beneficio económico, vinculado directamente con la realización de la reunión, generándose a través de: Las cuotas de inscripción, cuotas de acompañantes y cuotas especiales. Otras formas: Venta de boletos para eventos sociales, especiales entre otros, registro de competencias deportivas, torneos, ventas de reproducciones de ponencias, trabajos, estudios, memorias, impresos, grabados, casetes, boletos, rifas sorteos premiaciones etc. Subsidios o contribuciones, patrocinios y exposiciones.


Realización del ejercicio Elaborar un presupuesto para que elija cada alumno.

Consulta con el docente

Comparación de resultados con otros compañeros


Resumen Para entender que son los eventos tendríamos que definirlos como reuniones de personas que cumplen un objetivo común, en un período determinado, en lugar o espacio definido y con características que definen quiénes se van agrupar en ese espacio para la realización del mismo. Requieren de servicios y personal especializado que coordine las tareas de logística previa al evento a eso le llamaremos planeación, durante el desarrollo de los eventos se requiere también de la contratación de servicios, transportación alojamiento, alimentos y bebidas o todos aquellos requerimientos que de acuerdo al período programado se habrán de emplear en la realización del objetivo del evento. Una vez establecido las necesidades la contratación y asignación de tareas se plantearán elementos que permitan evaluar los resultados y metas establecidos para la realización del evento, teniendo un control de manera permanente.


Autoevaluación de Conocimientos del Capítulo 1 1. ¿Cuál es la definición de Coloquio? 2. ¿Qué es una conferencia? 3. ¿Qué es un congreso? 4. ¿Qué es un seminario? 5. ¿Cuáles son los servicios básicos para una reunión? 6. ¿Menciona cuatro tipos de montaje? 7. ¿Qué es un espectáculo? 8. ¿Qué es un buffet? 9. ¿Qué son los comités? 10. ¿De qué se encarga el coordinador general? 11.¿De qué se encarga el comité de finanzas? 12. ¿De qué se encarga el comité de promoción? 13. ¿De qué se encarga el comité de alimentos y bebidas? 14. ¿De qué se encarga el comité de ornato y rotulación? 15. ¿Describe los servicios complementarios? 16. ¿A qué le llamamos evento social? 17. ¿Qué es un presupuesto?


2 Control y evaluación de eventos de negocios, sociales y culturales Al finalizar la unidad, el alumno, realizará acciones para el control y evaluación de un evento negocios, social o cultural de acuerdo con la planeación del mismo para la toma de decisiones.


Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje

Organización de Eventos y

Convenciones

90 hrs.


40 hrs


50 hrs..

2.1 Verificar que el desarrollo del evento de negocios, social o cultural se lleve a cabo de acuerdo a la planeación del mismo.

30 hrs.

2.2. Evaluar los tipos de evento a través de los estándares establecidos por el hotel.

20 hrs.


Sumario • Control en la Organización de un Evento de Negocios, Social o Cultural • Evaluación de Evento RESULTADO DE APRENDIZAJE 2.1. Verificar que el desarrollo del evento de negocios, social o cultural se lleve a cabo de acuerdo a la

planeación del mismo 2.1.1 Control en la Organización de un Evento de Negocios, Social o Cultural. El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control. Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión. Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales. • Importancia Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto


o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo. • Definición El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. • Clasificación Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas. De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación. De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.


De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Reglas del proceso de control Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:

• Establecimiento de los medios de control.

• Operaciones de recolección de datos.

• Interpretación y valoración de los resultados.

• Utilización de los mismos resultados. La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del administrador. La segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico. Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos. ¿Qué mostrará mejor lo que se ha perdido o no se ha obtenido? ¿Qué puede indicarnos lo que podría mejorarse? ¿Cómo medir más rápidamente cualquier desviación anormal? ¿Qué informará mejor "quien" es responsable de las fallas? ¿Qué controles son los más baratos y amplios a la vez? ¿Cuáles son los más fáciles y automáticos? Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización: La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de control. Por eso, cuando el control "rompe" los canales de la organización sistemáticamente, distorsiona y trastorna ésta: los reportes que se obliga a los obreros, entre otros, que entreguen a contabilidad u otro departamento de control "directamente", tienden a distorsionar la organización. Además, los mismos controles pierden eficacia: muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe hacerles el jefe de cada departamento, que es quien tiene la visión general del mismo. Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función controladora, para aplicar el que sea más útil. Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación de los medios de control: Puramente personales, supervisión, revisión de operaciones, entre otros.


Para lo que se refiere a la "naturaleza de la función controladora", ubique lo que se refiere a "los medios de control". Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsión, hace que, o bien no pueda adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control como inservible. Muchos están en contra del empleo de controles, precisamente por su inflexibilidad. Por ello es tan útil el empleo de los presupuestos flexibles. En ellos se registran en forma gráfica sobre el eje de las ordenadas, los gastos fijos, como rectas horizontales, y las variables proporcionales, como líneas oblicuas. En el eje de las abscisas se señala el número de unidades producidas, vendidas, etc. Con ello se puede calcular el costo de producción, venta, etc., que corresponde a cada número de unidades. Así, en el ejemplo usado, el costo de producir 1.000 unidades será de $15.000; el de 3.000 será de $22.000, etcétera. Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones. El control de tipo "histórico", mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces, cuando reporta una desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo más que se pueda. Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen "preestablecida" su norma o estándar, aunque éste sea aproximado,.:presupuestos, pronósticos, estimaciones, etcétera. Los controles debe ser claros para todos cuantos d algunas manera han de usarlos. De ahí la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el máximo efecto del control, y éste no se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo entienden perfectamente. Por la misma razón, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre la necesidad de los controles y sobre su táctica y terminología, a quienes han de intervenir en su operación. Los controles deben llagar lo más concentrados que sea posible a los altos niveles administrativos, que los han de utilizar. Por esta razón debe encarecerse siempre la utilización de gráficas para el control, ya sean simples líneas, gráficas de Gantt, de punto de equilibrio, etc. Nótese además el beneficio de poder aplicar las técnicas de la estadística. Los controles deben conducir por sí mismos de alguna manera a la acción correctiva. No sólo deben decir "que algo está mal", sino "donde, por qué, quien es el responsable, etcétera". En la utilización de los datos debe seguirse un sistema. Sus pasos principales serán:

- Análisis de los "hechos". - Interpretación de los mismos. - Adopción de medidas aconsejables. - Su iniciación, y revisión estrecha. - Registro de los resultados obtenidos. - Es indispensable no confundir "los hechos", con su interpretación valorativa. - El control puede servir para lo siguiente: - Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido). - Corrección de los defectos. - Mejoramiento de lo obtenido. - Nueva planeación general. - Motivación personal.

• Aplicación de los medios de control Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de


control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí. Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la función de control. Selección de recursos humanos y formación de equipos de trabajo: La función de organizar define los requerimientos del trabajo y predetermina los requerimientos de las habilidades de los empleados. Estos requerimientos varían en su grado de especificidad, dependiendo de la naturaleza de la tarea. En el nivel del taller, los requerimientos de las habilidades pueden especificarse tomando en cuenta los atributos físicos y la destreza manual; por otro lado, los requerimientos para las tareas del personal de gerencia que la capacidad de la gerencia es un determinante fundamental del éxito de la organización. Materiales: La materia prima que se transforma en un producto determinado debe ajustarse a los estándares de calidad. Al mismo tiempo, debe mantenerse un inventario suficiente para asegurar el flujo continuo que satisfaga las demandas de los clientes. En años recientes se han diseñado muchos métodos que utilizan el muestreo estadístico para controlar la cantidad de los materiales, el cual consiste en la inspección de las muestras más que de todo el lote. Estos métodos son menos costosos en cuanto al tiempo de inspección, pero existe el riesgo de aceptar materiales defectuosos si la muestra no tiene ningún defecto. El control preliminar de los materiales ilustra un sistema de control que es muy rutinario. El estándar puede medirse fácilmente y la información (la muestra) está disponible de inmediato. La duda de aceptar o rechazar materiales surge con bastante frecuencia y deben tomarse las decisiones con un fundamento justo y uniforme. La decisión para aceptar, rechazar o tomar otra muestra se basa en instrucciones directas; al tener los resultados de la muestra, la decisión es automática. Capital: La adquisición de capital refleja la necesidad de reemplazar el equipo existente o de aumentar la capacidad de la empresa. Las adquisiciones de capital son controladas por el establecimiento de criterios de rentabilidad potencial que deben determinarse antes de que la propuesta sea autorizada. Estas adquisiciones generalmente se incluyen en el presupuesto de capital, un documento de planificación a mediano y largo plazo que detalla las fuentes y usos alternativos de los fondos. Las decisiones de la gerencia que implican el compromiso de los fondos presentes a cambio de los fondos futuros se denominan decisiones de inversión. Los métodos que sirven para cribar las propuestas de inversión se basan en análisis económico. Existen varios métodos ampliamente utilizados, cada uno de los cuales implica la formulación de un estándar al que deben ajustarse para aceptar la adquisición prospectiva del capital: El método del periodo de recuperación: Es el método más simple, se calcula el número de años que se necesitan para recuperar el capital propuesto para pagar el costo original con los futuros ingresos en efectivo. La tasa de rentabilidad sobre la inversión: Es una medida alternativa de rentabilidad. Es la razón de los ingresos netos adicionales sobre el costo original. La tasa de rentabilidad calculada debe compararse con algunos estándares de mínima tolerancia, y la decisión de aceptarla o rechazarla depende de esta comparación.


El método de la tasa descontada de rentabilidad: Tomar en cuenta el valor temporal del dinero y, de una manera similar al método del periodo de recuperación, considera sólo el flujo de efectivo. Se usa ampliamente debido a que se conceptúa como el método correcto para calcular la tasa de rentabilidad. Recursos financieros: Los recursos financieros adecuados deben estar disponibles para asegurar el pago de las obligaciones que surgen de las operaciones actuales. Deben compararse los materiales y pagarse los sueldos, los intereses y los vencimientos; el medio principal para controlar la disponibilidad y el costo de los recursos financieros es el presupuesto, particularmente el de efectivo y de capital de trabajo. Estos presupuestos predicen el flujo y reflujo de las actividades de la empresa cuando se compran materiales, se producen y se pasan al inventario de los productos terminados, las existencias se venden y se recibe efectivo. Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados. Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas. Técnicas para el control Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Gráficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. Métodos cuantitativos Redes Modelos matemáticos Investigación de operaciones Estadística Cálculos probabilísticas A continuación describiremos algunas de ellas:


Reportes e informes Se clasifican en: Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. Para diseñar un informe se considera: Unidad del tema Concentración sobre las acepciones Claridad y concisión Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales Equilibrio entre la uniformada y la variedad Frecuencia de los reportes Evaluación de la información Administración por objetivos: Ha de resaltar que no constituye una técnica o sistema totalmente novedoso, sin embargo ha enfocado realidades muy antiguas y trascendentales. La administración por objetivos coordina diversos aspectos ya conocidos, como por ejemplo el control presupuestal. Principios generales de la administración por objetivos: La administración por objetivos constituye una especial actitud, criterio o filosofía de la administración, que consiste en que los jefes superiores discuten en común con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y estándares que deben establecerse. Una de las características fundamentales de la administración por objetivos, consiste en forzar a la mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetivos que hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga, o eran puramente cualitativos. La administración por objetivos se aplica a lo jefes o administradores de todos los niveles. Consiste realmente en un medio para medir su verdadera aportación. Descripción general del sistema: El requisito básico s que exista un pleno apoyo de la dirección o gerencia general. Ordinariamente deben operar por años. Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la empresa en los términos más exactos que sea posible. Es necesario convertir los objetivos en estándares. Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y sobre todo en la organización de la empresa. Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estándares u objetivos. El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo están haciendo también sus subordinados. Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido señalado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estándares, no habrá problemas. De lo contrario de deberá estudiar el caso y tratar de ponerse de acuerdo y fijar cada uno mejor sus metas o reorganizar las existentes.


Las decisiones adoptadas en estas juntas entre el jefe superior y sus jefes subordinados inmediatos, pueden crear la necesidad de modificar o ajustar los objetivos generales, lo que en realidad constituye una línea de retroalimentación. Durante el desarrollo de los programas en el año, debe revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares prefijados y lo que se ha logrado. Deben pedirse y analizarse las razones por las que no se pudo obtener lo señalado. Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada, podrá ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o ampliarlas. Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares para el siguiente período. Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin. Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de dichas actividades. Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades, entre otros. Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la duración de proyectos, por lo que se conoció como PERT/tiempo, posteriormente se ha introducido en ella los costos de las actividades, para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar el tiempo mínimo compatible con el menor costo posible, dando lugar al sistema PERT/costo. La técnica CPM: Simultáneamente con el estudio del método PERT, aunque de forma independiente, las compañías Dupont de Niemours, y Remington Rand, buscaban un procedimiento que les permitiera resolver problemas típicos de programación. Llegaron al resultado de redes de actividades, como en el caso del PERT, por lo que la primera fase del CPM(Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias previamente registradas, pero a la vez introduce costos estimados de las actividades implicadas en el proyecto, buscando acortar el proyecto al condensar ciertos tiempos, para lograr un mínimo costo. Se podría definir como la técnica que estima un tiempo probable y determina el costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible. La técnica RAMPS: Es el más reciente entre los métodos de Ruta Crítica. Su nombre se forma también de las siglas Resource Allocation and Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos


entre varios proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia. Además de las ideas e instrumentos comunes a PERT y PCM, introduce conceptos de competencia entre varias actividades, que utilizan los mismos recursos a la vez, y que permiten programar dichos recursos en conjunción al programa de actividades. Es posible comparar los costos de diversas alternativas en proyectos, identificar los recursos más efectivos, y es factible, a través del uso de una computadora electrónica, hacer evaluaciones del progreso y perspectiva de trabajo en un momento determinado según opinión de la oficina en México de la firma inventora. Auditorias El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las externas y las internas. Auditorias externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo de verificar si están completos y exactos. La auditoria es realizada por personal contable empleado por un despacho externo de contadores o por contadores contratados al efecto. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus estados financieros y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los principios contables generalmente aceptados y si los ha aplicado debidamente. La auditoria externa se efectúa cuando el período de operaciones de la organización ha concluido y los estados financieros están terminados. Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organización. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. Además sirve a los directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el desempeño de los sistemas de control. El alcance de las auditorias también puede variar, dependiendo del tamaño y las políticas de la empresa. Fallas en el proceso de control Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicación que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como son los siguientes: Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía WEINER "los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicación que el resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente. Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, además, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse. Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas


RESULTADO DE APRENDIZAJE 2.2. Evaluar los tipos de evento a través de los estándares establecidos por el hotel.

2.2.1. Evaluación de un evento Para asegurar los resultados de un evento hay que considerar diversos factores sobre todo si queremos verificar, analizar y medir la satisfacción del cliente a quién se le proporciono el servicio. En los últimos meses, y debido principalmente a la creciente importancia que se le ha dado a la evaluación de la satisfacción del cliente en la revisión del 2000 de la norma ISO 9000 y los modelos de Excelencia (EFQM, Malcolm Baldrige, Premio Deming, etc.), ha aflorado la cantidad de organizaciones que hacen evaluaciones de satisfacción de sus clientes. • Definición La evaluación no es otra cosa más que cuantificar los resultados de alguna circunstancia o elemento que se desea establecer los avances en tareas, presupuesto, metas, u objetivos, pueden ser estos cuantitativos o cualitativos. Es claro que es muy importante conocer la satisfacción del cliente ya que hay relación directa entre la satisfacción del cliente y su fidelidad, y por tanto, con los ingresos de la organización. Obviamente, si los clientes están más satisfechos, serán más fieles y por tanto nos darán mayores ingresos y durante un mayor periodo de tiempo. Pero, en nuestra labor profesional nos encontramos cada vez más a menudo que los análisis de satisfacción de clientes se comenten sistemáticamente tres grandes tipos de errores: 1.- No integrar el análisis de satisfacción del cliente dentro de una estrategia de gestión de relaciones con los clientes. 2.- No desarrollar correctamente los análisis de satisfacción al cliente por una o varias de los siguientes motivos: 2.1.- No haber identificado exactamente que la organización tiene distintos tipos de clientes y cuya satisfacción se basa en distintos parámetros. 2.2.- Falta de metodología para el análisis de satisfacción del cliente 2.3.- Falta de experiencia y conocimientos en el desarrollo de las encuestas, enfoque y objetivos del análisis. 2.4.- Falta de conocimientos sobre aspectos de estadística para poder extraer conclusiones correctamente. 2.5.- Incorrecta ejecución del contenido de los cuestionarios 2.6.- No se optimizan los recursos para la recogida de información 2.7.- Incorrecta metodología de análisis de los datos. 2.8.- Falta de una adecuada plataforma tecnológica que soporte correctamente la recogida y análisis de la información. 3.- No se consideran otras fuentes de información sobre los clientes como por ejemplo: contactos que se tiene con ellos en la actividad diaria de la empresa, reclamaciones, informaciones sobre la competencia, etc. Para hacer un análisis de la calidad del procedimiento que se ha empleado hasta el momento se pueden realizar las siguientes preguntas:


1.- ¿Cuáles son los objetivos que se pretenden conseguir evaluando la satisfacción del cliente? 2.- ¿Qué relación tiene esta evaluación con el resto de acciones relacionadas con el cliente? 3.- ¿Qué procedimiento se ha empleado para definir los parámetros clave que definen la calidad del producto/servicio? ¿Se ha contado con la información por parte de los clientes para definir los parámetros clave? 4.- ¿Se cubren realmente en el cuestionario todos los parámetros clave que definen la satisfacción del cliente? 5.- Las preguntas del cuestionario, ¿son lo suficientemente claras y concisas? 6.- ¿Se ha hecho un análisis estadístico para definir la cantidad mínima de encuestas (tamaño de muestra) necesario? 7.- ¿Se ha desarrollado un análisis estadístico para validar la confiabilidad, es decir, la validez de la información recogida? 8.- ¿Se han empleado análisis estadísticos para validar los cuestionarios antes de su uso masivo? 9.- ¿Se están empleando otras fuentes de información además de los cuestionarios para evaluar la satisfacción del cliente? 10.- ¿Se desarrollan análisis a lo largo del tiempo para analizar la evolución de la satisfacción del cliente? Por ello, un esquema de la metodología a seguir para desarrollar correctamente el análisis sería: 1.- Integrar el análisis de satisfacción de los clientes dentro de una estrategia de gestión de relaciones con los clientes 2.- Definir exactamente cuales son los objetivos del análisis dentro de la estrategia de gestión de relaciones con los clientes. 3.- Definir los parámetros clave que definen la calidad del producto/servicio mediante entrevistas con los clientes así como con la ayuda de expertos internos y externos. Integrar otras fuentes de información dentro del análisis. 4.- Definir el método de muestreo y tamaño de muestra. 5.- Diseño de los cuestionarios 5.1.- Definir los elementos del cuestionario 5.2.- Comprobar la redacción de los elementos 5.3.- Selección del formato de respuesta 5.4.- Hacer un test con un grupo de clientes (en caso de encuestas a gran número de clientes) para validar el cuestionario. 6.- Ejecutar los cuestionarios mediante entrevistas personales, medios electrónicos, teléfono, fax, etc. 7.- Hacer un tratamiento estadístico de la información recogida 9.- Extracción de conclusiones 10.- Seguimiento de la solución empleada Como se puede observar en este artículo, no es sencillo desarrollar correctamente la evaluación de la satisfacción del cliente aunque estas sencillas recomendaciones y la ayuda de expertos en esta área pueden ayudar a que se desarrolle correctamente la evaluación y que se obtengan los resultados esperados. Si no se tiene metodología, experiencia y conocimientos en este área, se tendrá una evaluación del cliente que en lugar de ayudarnos a mejorar, hará que empeoremos nuestra gestión debido a la inexactitud de la información para la correcta toma de decisiones. Definición Estimar, apreciar, calcular el valor de una cosa, comprobar el rendimiento, avance o resultados de una situación o cosa. Recabar los logros de una reunión es el objetivo principal en este apartado. • Evaluación estándar En materia de Desarrollo Turísticos y proyectos de expansión hotelera, se considera a nivel mundial, la satisfacción de los requerimientos mínimos que las convenciones y exposiciones exigen hoy en día, de igual


manera, diversos prestadores de servicios turísticos se especializan en actividades que por su naturaleza exigen la realización de tales eventos: su éxito ha dado lugar a un amplio campo de capacitación y desarrollo profesionales. El logro económico y profesional de cualquier convención o exposición se logra con el más alto sentido de responsabilidad y profesionalismo, así como con los conocimientos y la experiencia necesarios. Un proceso de evaluación permite recabar los avances y logros obtenidos durante la realización de una reunión. La evaluación estándar se medirá por los: Ingresos recabados Sugerencias y recomendaciones de los participantes Número de quejas presentadas Solicitud de un nuevo evento, de la misma naturaleza. La forma de acceder a esta información, pueden ser diversos medios uno es a través de los presupuestos de ingresos, bitácoras colocadas en accesos, formatos de evaluación después de cada conferencista. Contando con estos elementos, se realiza una selección y evalúan los resultados de forma cuantitativa, existen además los resultados cualitativos en los que se basa calificar las actitudes y atención del servicio y conductas del personal. • Quejas sugerencias Al presentarse una queja se debe atender como prioridad, resolver el problema y atender la inquietud del participante de la reunión. En un momento determinado, la queja puede servir para corregir desviaciones inadvertidas e indiscutiblemente como base para realizar y prever en eventos futuros, el problema presentado. Las sugerencias son un medio de mejorar la prestación de los servicios que se ofrecieron en la reunión, pero estas deben ser evaluadas por el Comité Organizador y seleccionar sólo aquellas susceptibles de ser aplicadas en el mejoramiento de la reunión. • Recomendaciones finales Al decidir desarrollar una reunión y establecer todos los elementos que en ella se involucran, deben cuidarse todos los recursos humanos, financieros, técnicos y materiales, los detalles por muy insignificantes que parezcan, deben tomarse en cuenta, que una reunión, convención o exposición exige del conocimiento y experiencia para formularse, por lo que se requiere de ser cuidadosos en el uso de los recursos y planear una reunión que sea exitosa. • Importancia de la evaluación Autoevaluación: la unidad evaluada, a través del Comité de Autoevaluación, describe y valora su situación respecto a los criterios establecidos, identificando inicialmente aquellas propuestas de mejora a partir de las cuales se elaborarán los planes de actuación que deberán ponerse en marcha una vez concluido todo el proceso. El resultado es el “Informe de Autoevaluación”. Evaluación externa: un grupo de evaluadores externos a la unidad evaluada, nombrados bajo las directrices y supervisión de la misma, analiza el Informe de Autoevaluación, tanto a través de un estudio documental, como por medio de una visita a la unidad evaluada, emite sus recomendaciones y propone mejoras. El resultado de esta fase es el “Informe de Evaluación Externa”. Se recogen los principales resultados del proceso de evaluación. En esta fase se lleva a cabo el plan de mejoras de la unidad, en el que se relacionan las acciones de mejora detectadas en la fase de autoevaluación, y se determinan las tareas a realizar para la consecución de las mismas, así como los responsables, los recursos implicados y los plazos para su implantación. Del mismo modo, se identifican los indicadores de seguimiento de las acciones detectadas así como los beneficios esperados de las mismas.


Desarrollo de la Práctica Unidad de aprendizaje: 2 Práctica número: 1 Nombre de la práctica: Diseño de un plan de actividades para un

torneo de ajedrez.

Propósito de la práctica: Al finalizar la práctica, el alumno diseñará un plan de actividades para la

realización de un torneo de ajedrez, de acuerdo con sus características así como de los participantes y recursos financieros.

Escenario: Aula. Duración: 4 hrs.

Materiales Maquinaria y equipo Herramienta • Hojas blancas. • Lápices. • Cartulinas

• Cámara fotográfica. • Rollo fotográfico • PC. • Revistas • Convocatorias de otros

eventos.


Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene.

Evitar la manipulación de líquidos cerca del equipo. Limpiar el área de trabajo.

Para el desarrollo de esta práctica se formarán grupos de cuatro. 1. Diseñar un formato base en el cual se pueda vaciar la siguiente información:

Del cliente: Tipo de evento deportivo, torneo de ajedrez.

Fecha Número de participantes. Accesorios requeridos. Objetivo del evento. Convocatoria Horario del evento. Presupuesto

Nota: LAS SIGUIENTES ETAPAS SE REALIZARAN TOMANDO EN CONSIDERACIÓN LAS POLÍTICAS QUE SE PLANTEAN PARA REALIZAR LA CONVOCATORIA DEL EVENTO. 2. Calcular tiempos de acuerdo con el tipo de evento. 3. Determinar el tipo de comités necesario de acuerdo con el tipo de evento. 4. Elaborar el presupuesto 5. Sugerir la convocatoria. 6. Buscar y analizar los elementos de la convocatoria. 7. Sugerir los accesorios de acuerdo al tipo de evento. 8. Elaborar un reporte de la práctica que incluya:

Convocatoria. Sugerencias de premios

Diplomas o reconocimientos Obsequios o premio en efectivo o en especie.

Las sugerencias de posibles patrocinadores Fotografías del evento.

Utilizar las hojas por ambas caras y las de desecho colocarlas en el recipiente destinado para su posterior envió a reciclaje.


Lista de cotejo de la práctica Número 1:

Diseño del un plan de actividades

Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño

Desarrollo Si No No Aplica

Aplicó las medidas de seguridad e higiene. Evitó la manipulación de líquidos cerca del equipo.

Limpió el área de trabajo. Para el desarrollo de esta práctica se formarán grupos de cuatro. 1.Diseñar un formato base en el cual se pueda vaciar la siguiente información: Del comité organizador

Tipo de evento deportivo, torneo. Fecha Número de participantes. Número de participantes. Objetivo del evento. Convocatoria Horario del evento. Presupuesto

2. Calculó tiempos de acuerdo con el tipo de evento. 3. Determinó el tipo de comités necesarios de acuerdo con el tipo de evento. 4.Elaboró el presupuesto 5. Sugirió la convocatoria. 6. Buscó y analizar los elementos de la convocatoria. 7. Sugirió los accesorios de acuerdo al tipo de evento. 8.Elaboró un reporte de la práctica que incluya:

Convocatoria. Las sugerencias de premios

Diplomas Obsequios, premios en efectivo o en especie.

Fotografías del evento. Utilizó las hojas por ambas caras y las de desecho colocarlas en el

recipiente destinado para su posterior envió a reciclaje.

Observaciones:

PSP:

Hora de

inicio: Hora de

término: Evaluación:


Unidad de aprendizaje: 2 Práctica número: 2 Nombre de la práctica: Visita a Museo. Propósito de la práctica: Al finalizar la práctica, el alumno elaborará un reporte sobre el Montaje de

la exposición que se encuentre en exhibición al momento de la visita..

Escenario: Museo Local Duración: 4hrs.

Materiales Maquinaria y equipo Herramienta • Hojas blancas. • Lápices. • Regla

• Computadora • Impresora

• Solicitud e visita a un

museo, requiriendo guía y explicación el montaje y la exhibición en turno.


Procedimiento


Evitar la manipulación de líquidos cerca del equipo. Limpiar el área de trabajo. Se formarán equipos de cuatro alumnos.

Para el desarrollo de esta práctica se formarán grupos de cuatro. 1. Señalar la actividad a realizar, su número, fecha y lugar. 2. Elaborar el programa de visita y solicitud al Museo. 3. Indicar en la solicitud el apoyo sobre el guía y explicación del montaje de la exhibición. 4. Visitar el museo. 5. Indicar los requerimientos de montaje. 6. Indicar rótulos o letreros que aparecerán en las áreas de acceso 7. Entregar un reporte indicando.

Nombre de la exposición. Duración de la exposición si es temporal o permanente. Requerimientos de montaje. Rotulación de objetos. Iluminación. Temperatura. Señalización de la exposición.




Visita a un Museo

Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser

verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño

Desarrollo Sí No No

Aplica Aplicó las medidas de seguridad e higiene.

Evitó la manipulación de líquidos cerca del equipo Limpió el área de trabajo. Se formaron equipos de cuatro alumnos.

1. Señaló la actividad a realizar, su número, fecha y lugar. Desglosó la actividad en las partes en que se desarrolla. 2. El formato de visita y solicitud al Museo. 3. Indicó en la solicitud de apoyo sobre el guía y explicación del montaje en la exhibición.

4. Visitó el museo. 5. Indicó los requerimientos de montaje. 6. Indicó los tipos de rótulos que aparecieron y el lugar para ello y áreas de acceso.

7. Entregó el reporte de visita indicando. Nombre de la exposición. Duración de la exposición. Requerimientos de montaje. Rotulación de objetos. Iluminación. Temperatura. Señalización en la exposición

Utilizó las hojas por ambas caras y las de desecho colocarlas en el recipiente destinado para su posterior envió a reciclaje.

Observaciones:

PSP:

Hora de

inicio: Hora de



Unidad de aprendizaje: 2 Práctica número: 3 Nombre de la práctica: Diseño de un certamen para un Coloquio sobre

cuidados del medio ambiente. Primera etapa.

Propósito de la práctica: Al finalizar la práctica el alumno planeará y ejecutará la realización de un

Coloquio sobre cuidados del medio ambiente. (propuestas visuales o escritas)

Escenario: Taller Duración: 4 hrs.

Materiales Maquinaria y equipo Herramienta • Hojas blancas. • Papelería • Revistas • Fotografías • Cartulinas

• Computadora • Cámara • video • Impresora


Procedimiento


Evitar la manipulación de líquidos cerca del equipo. Limpiar el área de trabajo. Se formarán equipos de cuatro alumnos.

1. Presentarse al taller puntual. 2. Diseñar el plan para programar actividades, se dividirá en dos etapas planeación y ejecución. 3. Nombrar los comités

Registro Logística Premiación Promoción Presupuesto

4. Dar a conocer el evento 5. Promocionar el evento

Posters Cartulinas Dípticos

6. Solicitar requerimientos para exhibición de las propuestas y presentaciones de los participantes. 7. Las propuestas a concursar pueden ser ensayos, videos, álbum fotográfico, etc. 8. El comité de premiación buscará alternativas de financiamiento para los premios. 9. Recabar los permisos y autorizaciones correspondientes para realizar el Concurso.




Diseño de un certamen para un Coloquio sobre cuidados del medio ambiente

Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados

en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño

Desarrollo Si No No


Evitó la manipulación de líquidos cerca del equipo.

Limpió el área de trabajo. 1. Se presento puntual al taller.

Porto el uniforme correspondiente y la credencial del colegio 2. Diseño el plan para programar las actividades correspondientes al Certamen

3. Nombró los comités que se establecieron para la realización del evento Se formó la comité de registro Se formó el comité de logística. Se formó el comité de premiación Se formó el comité de promoción Se formó el comité de presupuesto

4. Dio a conocer el evento Posters Cartulinas Dípticos

5. Solicito requerimientos para exhibición de propuestas de participantes 6. Notificó que las propuestas participantes pueden ser ensayos, vidoes, fotografías.


Observaciones:

PSP:

Hora de

inicio: Hora de



Unidad de aprendizaje: 2 Práctica número: 4 Nombre de la práctica: Diseño de un certamen para un Coloquio sobre

cuidados del medio ambiente. Segunda etapa

Propósito de la práctica: Al finalizar la práctica, el alumno ejecutará el certamen para un Certamen

sobre cuidados del medio ambiente Escenario: Taller. Duración: 5 hrs.

Materiales Maquinaria y equipo Herramienta • Papelería • Hojas • Cartulina Opalina • Cartulinas • Mantas • Folletos • Personificadores para el

presidium. • Área de presentación de

trabajos

• Pantalla • Protector. • T. V. • Videocassetera. • Micrófono. • 1 ó 2 tablones. • Sillas. • Mesa • Mamparas. • Jarras para agua. Para la presentación de los trabajos participantes, se debe seleccionar un área que permita la exhibición y presentación de los mismos y de acuerdo a las características para montar una exposición, en una fecha predeterminada.


Procedimiento


Evitar la manipulación de líquidos cerca del equipo. No introducir objetos extraños en los dispositivos de disco. No utilizar imanes cerca de discos flexibles, discos compactos ó del equipo. Limpiar el área de trabajo.

1. Colocar la mesa de presidium con dos o más tablones, disponiendo tres lugares en cada tablón. 2. Colocar las sillas formando filas como auditorio o solicitar un auditorio. 3. Verificar las instalaciones para colocar la exposición de trabajos en caso de haber fotografías. 4. Colocar mamparas identificando mejor posición e iluminación así como colocar tarjeta informativa de quién es el autor y que significa, fecha de realización. 5. Montar el presidium, para uso de las presentaciones escritas, verificando sonido. 6. Verificar que se asigne un orden de presentaciones y tiempo de exposición verbal. 7. Invitar a posibles jurados que califiquen los trabajos. 8. Entregar invitaciones y confirmar su participación a jurados. 9. Elaborar programa de la final del Certamen (hojas de evaluación). 10. Colocar mesas de recepción. 11. Identificar a los participantes. 12. Recibir y asignar lugares. 13. Colocar los personificadores por cada integrante del presidium o participantes del certamen. 14. Recibir a los invitados especiales y asignar lugares preferenciales para facilitar el proceso de calificación 15. Notificar algunos medios para publicitar el evento y presentar resultados 16. Ayudar en la colocación del equipo de sonido y decorado del salón. 17. Colocar el servicio de coffe break en la parte indicada para ello, si es que se planeo para la presentación de trabajos finalistas. 18. Entrega de reconocimientos a los ganadores 19 Evaluar el evento.




Diseño de un certamen para un Coloquio sobre cuidados del medio ambiente. Segunda etapa



Desarrollo Si No No


Evitó la manipulación de líquidos cerca del equipo. No introdujo objetos extraños en los dispositivos de disco, No utilizó imanes cerca de discos flexibles, discos compactos ó del equipo. Limpió el área de trabajo.

1. Colocó el presidium, dejando suficiente espacio entre cada lugar. 2. Colocó las sillas formando filas como auditorio o solicitar un auditorio.. 3. Verificó las instalaciones para colocar la exposición de trabajos en caso de haber fotografías.

4. Colocó mamparas identificando mejor posición e iluminación así como colocar tarjeta informativa de quién es el autor y que significa, fecha de realización

5. Montar el presidium, para uso de las presentaciones escritas, verificando sonido.

6. Verificar que se asigne un orden de presentaciones y tiempo de exposición verbal, por cada paricipante.

7. Invitó a posibles jurados que califiquen los trabajos. 8. Entregó invitaciones y confirmó su participación a jurados. . 9. Elaborar programa de la final del Certamen (hojas de evaluación). 10. Colocó mesas de recepción. 11. Identificó a los participantes 12. Recibió y asignó lugares. 13. Colocó los personificadores por cada integrante del presidium o participantes del certamen.

14. Recibió a los invitados especiales y asignó lugares preferenciales para facilitar el proceso de calificación

15. Ayudó en la colocación del equipo de sonido y decorado del salón 16. Ayudó en la colocación del equipo de sonido y decorado del salón. 17. Colocó el servicio de coffe break en la parte indicada para ello, si es que se planeo para la presentación de trabajos finalistas.

18. Entregó de reconocimientos a los ganadores 19. Evaluó el evento



Observaciones:

PSP:

Hora de

inicio: Hora de



Unidad de aprendizaje: 2

Práctica número: 5

Nombre de la práctica: Realización de una conferencia.

Propósito de la práctica: Al finalizar la práctica, el alumno realizará una conferencia del tema que más les interese en el momento de su ejecución.

Escenario: Taller.

Duración: 5 hrs.

Materiales Maquinaria y equipo Herramienta • Hojas blancas. • Papelería • Cartulinas • Dípticos • Sobres • Folders • Regla.

• Computadora • Cañon • Pantalla • Proyector de cuerpos

opacos


Procedimiento


Evitar la manipulación de líquidos cerca del equipo. No introducir objetos extraños en los dispositivos de disco. No utilizar imanes cerca de discos flexibles, discos compactos ó del equipo. Limpiar el área de trabajo.

1. Elaborar una tarjeta de datos para el evento. 2. Planear y programar la actividad 3. Definir a los participantes: 4. Nombrar a un Director / Coordinador para la realización de la conferencia 5. Nombrar a un Representante para invitar al posible ponente y seleccionar el tema. 6. Realizar las invitaciones para docentes, personal administrativo, y estudiantes. 7. Solicitar requerimientos para la exposición de la conferencia.

REQUERIMIENTOS: Espacios físicos (auditorios) con un mínimo de 80 participantes Horario de la conferencia Promoción de la conferencia Reconocimiento a los ponentes Equipo de sonido Cañón proyector Pantalla

8. Confirmar la asistencia de los invitados 9. Realización de la conferencia 10. Evaluación del evento.




Realización de una conferencia..



Desarrollo Si No No


Evitó la manipulación de líquidos cerca del equipo. No introdujo objetos extraños en los dispositivos de disco, No utilizó imanes cerca de discos flexibles, discos compactos ó del equipo.

Limpió el área de trabajo. 1. Elaboró una tarjeta informativa para el evento con el siguiente contenido:

Fecha en que se realizará la conferencia. Tema de la conferencia. Ponente.

2. Planeó y programó la actividad 3. Definir a los participantes. 4. Nombró a un Director / Coordinador para la realización de la conferencia 5. Nombró a un Representante para invitar al posible ponente y seleccionar el tema

6. Realizó las invitaciones para docentes, personal administrativo, y estudiantes.

7. Solicitó requerimientos para la exposición de la conferencia. REQUERIMIENTOS:

- Espacios físicos (auditorios) con un mínimo de 80 participantes - Horario de la conferencia - Promoción de la conferencia - Reconocimiento a los ponentes - Equipo de sonido - Cañon proyector - Pantalla 8. Confirmó la asistencia de los invitados 9. Realizó la conferencia 10. Evalúo el evento


Observaciones:

PSP:

Hora de

inicio: Hora de



Resumen

La supervisión y control de un evento es una actividad fundamental, considerando que cada etapa que conforma su desarrollo, hay que ir determinando los avances y si se esta cumpliendo con las expectativas que en principio se plantearon. El establecimiento de controles no es más que cuantificar los avances estos pueden ser desde una simple lista de requerimientos, facturación, pagos, reservaciones, confirmaciones, invitaciones, hasta el balance general del evento. Estos controles permiten tomar decisiones, prever contingencias, buscar alternativas para resolver conflictos sobre cancelaciones, accidentes y eventualidades del evento, equipo en mal estado, falta de personal, una vez que se toman las medidas necesarias para de atender estas circunstancias, se deberán evaluar los resultados y todos los reportes elaborados durante la realización del evento permitirán comparar las metas establecidas al principio e identificar si los objetivos se cumplieron. Para poder establecer las condiciones administrativas adecuadas y dar cumplimiento a las expectativas planteadas, es necesario formalizar a través de un documento que facilite la asignación de tareas por lo que es recomendable elaborar un contrato en el que se establezcan las condiciones económicas, número de participantes, servicios contratados, fechas, lugares, y tipos de requerimientos específicos que requerirán los usuarios del servicio.


Autoevaluación de Conocimientos del Capítulo 2

1. ¿Qué es el control? 2. ¿Qué es un contrato? 3. ¿Quién es el OPR? 4. Menciona dos áreas de apoyo a eventos. 5. Menciona dos tipos de montaje de evento de trabajo. 6. Menciona dos tipos de montaje de evento sociales.


Respuestas a la Autoevaluación de Conocimientos del Capítulo 1 Capítulo 1 1. Son reuniones que agrupan a un distinguido número de especialistas o expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos acerca de uno o varios temas en particular. 2. Son reuniones cuyo formato son sesiones de trabajo a las cuales se invita a un ponente destacado en una especialidad y expone el tema frente a un grupo. 3. Son reuniones de un grupo de personas o de representantes de grupos comparten, intereses similares y que se reúnen en fechas y lugares establecidos previamente, para tratar asuntos de interés común y para tomar decisiones. 4. Consiste en una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus áreas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten su interés por el tema. 5. Cañon, proyector de acetatos, computadora, micrófono, podium, etc. 6. Montaje de cóctel, para buffet, tipo U, de Herradura, tipo auditorio. 7. Un espectáculo es la realización de un evento artístico, deportivo o cultural, que es parte de una convención y forma parte de la actividad lúdica de los participantes. 8. Un Montaje del servicio de alimentos y bebidas en donde se presentan una diversidad de alimentos en colores, formas y sabores para degustar los asistentes a una reunión, que requiere del montaje de mesas y equipo para mantener calientes lo alimentos y servirse por su cuenta los asistentes. 9. Los comités son grupos de trabajo integrados por especialistas para realizar la tarea que se les encomiendan. 10. De hospedaje, promoción, ornato y rotulación, finanzas, servicios generales, etc. 11. Es el responsable de integrar y autorizar a los representantes de todos los comités a través del cual organizara, planeara y supervisara todas las actividades para realizar un evento. 12. Es responsable del aspecto económico, ya que determina cuanto y como debe gastarse. 13. Este comité tienen a su cargo la campaña de publicidad del evento, incluye el diseño y la elaboración del material de promoción. 14. Es el responsable de organizar y supervisar los alimentos y las bebidas durante el evento. 15. Elabora los letreros necesarios para todo tipo de eventos social o de trabajo, supervisar y coordinar la decoración de los salones y salas. 16. Son aquellos que sirven como complemento del evento, pueden ser ferias, exposiciones, etcétera. 17. A los eventos de carácter masivo, cuyo objetivo es realizar un evento que no cuento con objetivo políticos, ni académicos, ni económicos.


Respuestas a la Autoevaluación de Conocimientos del Capítulo 2 Capítulo 2 1. Control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. 2. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. Es donde se especifican las actividades a realizar antes, durante y después del evento, mencionado los responsables de cada operación y tiempos. Es un convenio entre partes que se obligan a respetar en términos generales lo estipulado en el mismo, donde la empresa y el promotor u organizador acuerdan y comprometiéndose a cumplir de conformidad con las condiciones y términos acordados de venta de un servicio de carácter social. 3. OPR, Organizador Profesional de Reuniones o Coordinador general 4. Mantenimiento, Ventas, Relaciones Públicas, Mercadotecnia, Seguridad 5. Tipo auditorio, Forma de “Auditorio” 6. Tipo cóctel, tipo banquete.


Glosario de Términos de E-CBNC Campo de aplicación

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que describe el conjunto de circunstancias laborales posibles en las que una persona debe ser capaz de demostrar dominio sobre el elemento de competencia. Es decir, el campo de aplicación describe el ambiente laboral donde el individuo aplica el elemento de competencia y ofrece indicadores para juzgar que las demostraciones del desempeño son suficientes para validarlo.

Competencia laboral Aptitud de un individuo para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son expresados en el saber, el hacer y el saber-hacer.

Criterio de desempeño Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que se refiere al conjunto de atributos que deberán presentar tanto los resultados obtenidos, como el desempeño mismo de un elemento de competencia; es decir, el cómo y el qué se espera del desempeño. Los criterios de desempeño se asocian a los elementos de competencia. Son una descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el desempeño laboral; permiten establecer si se alcanza o no el resultado descrito en el elemento de competencia.

Elemento de competencia

Es la descripción de la realización que debe ser lograda por una persona en al ámbito de su ocupación. Se refiere a una acción, un comportamiento o un resultado que se debe demostrar por lo tanto es una función realizada por un individuo. La desagregación de funciones realizada a lo largo del proceso de análisis funcional usualmente no sobrepasa de cuatro a cinco niveles. Estas diferentes funciones, cuando ya pueden ser ejecutadas por personas y describen acciones que se pueden lograr y resumir, reciben el nombre de elementos de competencia.

Evidencia de conocimiento

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que hace referencia al conocimiento y comprensión necesarios para lograr el desempeño competente. Puede referirse a los conocimientos teóricos y de principios de base científica que el alumno y el trabajador deben dominar, así como a sus habilidades cognitivas en relación con el elemento de competencia al que pertenecen.

Evidencia por producto

Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de que la persona realizó lo establecido en la Norma Técnica de Competencia Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales, observables y tangibles de las consecuencias del desempeño.


Evidencia de actitud

Las Normas Técnicas de Competencia Laboral incluyen también la referencia a las actitudes subyacentes en el desempeño evaluado.

Evidencia por desempeño

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral, que hace referencia a una serie de resultados y/o productos, requeridos por el criterio de desempeño y delimitados por el campo de aplicación, que permite probar y evaluar la competencia del trabajador. Cabe hacer notar que en este apartado se incluirán las manifestaciones que correspondan a las denominadas habilidades sociales del trabajador. Son descripciones sobre variables o condiciones cuyo estado permite inferir que el desempeño fue efectivamente logrado. Las evidencias directas tienen que ver con la técnica utilizada en el ejercicio de una competencia y se verifican mediante la observación. La evidencia por desempeño se refiere a las situaciones que pueden usarse como pruebas de que el individuo cumple con los requerimientos de la Norma Técnicas de Competencia Laboral.

Formación ocupacional

Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual referido a un grupo común de competencias para el desempeño relevante de diversas ocupaciones en el medio laboral.

Módulo ocupacional Unidad autónoma integrada por unidades de aprendizaje con la finalidad de combinar diversos propósitos y experiencias de aprendizaje en una secuencia integral de manera que cada una de ellas se complementa hasta lograr el dominio y desarrollo de una función productiva.

Norma Técnica de Competencia Laboral

Documento en el que se registran las especificaciones con base en las cuales se espera sea desempeñada una función productiva. Cada Norma Técnica de Competencia Laboral esta constituida por unidades y elementos de competencia, criterios de desempeño, campo de aplicación y evidencias de desempeño y conocimiento.


Glosario De Términos De E-CBCC Competencias contextualizadas

Metodología que refuerza el aprendizaje, lo integra y lo hace significativo.

Competencias Laborales

Se definen como la aptitud del individuo para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son expresadas en el saber, el saber hacer, el saber ser y el saber estar.

Competencias básicas

Son las que identifican el saber y el saber hacer en los contextos científico teórico, tecnológico, analítico y lógico.

Competencias Analíticas

Estas hacen referencia a los procesos cognitivos internos necesarios para simbolizar, representar ideas, imágenes, conceptos u otras abstracciones. Dotan al alumno de habilidades para inferir, predecir e interpretar resultados.

Competencias Científico – Teóricas

Son las que le confieren a los alumnos habilidades para la conceptualización de principios, leyes y teorías, para la comprensión y aplicación a procesos productivos; y propician la transferencia del conocimiento.

Competencias Lógicas

Se refieren a las habilidades de razonamiento que le permiten analizar la validez de teorías, principios y argumentos, así mismo, le facilitan la comunicación oral y escrita. Estas habilidades del pensamiento le permiten pasar del sentido común a la lógica propia de las ciencias. En estas competencias se encuentra también el manejo de los idiomas.

Competencias Tecnológicas

Hacen referencia a las habilidades, destrezas y conocimientos para la comprensión de las tecnologías en un sentido amplio, que permite desarrollar la capacidad de adaptación en un mundo de continuos cambios tecnológicos.

Competencias clave

Son las que identifican el saber, el saber hacer, el saber ser y el saber hacer; en los contextos de información, ambiental, de calidad, emprendedor y para la vida.

Competencias Ambientales

Se refieren a la aplicación de conceptos, principios y procedimientos relacionados con el medio ambiente, para el desarrollo autosustentable.

Competencias de Calidad

Se refieren a la aplicación de conceptos y herramientas de las teorías de calidad total y de aseguramiento de la calidad, y su relación con el ser humano.

Competencias Emprendedoras

Son aquellas que se asocian al desarrollo de la creatividad, fomento del autoempleo y fortalecimiento de la capacidad de autogestoría.

Competencias de información

Se refieren a las habilidades para la búsqueda y utilización de diversas fuentes de información, y capacidad de uso de la informática y las telecomunicaciones.

Competencias para la vida

Competencias referidas al desarrollo de habilidades y actitudes sustentadas en los valores éticos y sociales. Permiten fomentar la responsabilidad individual,


la colaboración, el pensamiento crítico y propositivo y la convivencia armónica en sociedad.

Contextualización

Puede ser entendida como la forma en que, al darse el proceso de aprendizaje, el sujeto establece una relación activa del conocimiento y sus habilidades sobre el objeto desde un contexto científico, tecnológico, social, cultural e histórico que le permite hacer significativo su aprendizaje, es decir, el sujeto aprende durante la interacción social, haciendo del conocimiento un acto individual y social. Esta contextualización de las competencias le permite al educando establecer una relación entre lo que aprende y su realidad, reconstruyéndola.

Matriz de competencias

Describe las competencias laborales, básicas y claves que se contextualizan como parte de la metodología que refuerza el aprendizaje, lo integra y lo hace significativo.

Matriz de contextualización

Presenta de manera concentrada, las estrategias sugeridas a realizar a lo largo del módulo para la contextualización de las competencias básicas y claves con lo cual, al desarrollarse el proceso de aprendizaje, se promueve que el sujeto establezca una relación activa del conocimiento sobre el objeto desde situaciones científicas, tecnológicas, laborales, culturales, políticas, sociales y económicas.

Módulo autocontenido

Es una estructura integral multidisciplinaria y autosuficiente de actividades de enseñanza-aprendizaje, que permite alcanzar objetivos educacionales a través de la interacción del alumno con el objeto de conocimiento.

Módulos autocontenidos transversales

Están diseñados para atender la formación vocacional genérica en un área disciplinaria que agrupa varias carreras.

Módulos autocontenidos específicos

Están diseñados para atender la formación vocacional y disciplinaria en una carrera específica.

Módulos autocontenidos optativos

Están diseñados con la finalidad de atender las necesidades regionales de la formación vocacional. A través de ellos también es posible que el alumno tenga la posibilidad de cursar un módulo de otra especialidad que le sea compatible y acreditarlo como un módulo optativo.

Módulos integradores Conforman una estructura ecléctica que proporciona los conocimientos disciplinarios científicos, humanísticos y sociales orientados a alcanzar las competencias de formación genérica. Apoyan el proceso de integración de la formación vocacional u ocupacional, proporcionando a los alumnos los conocimientos científicos, humanísticos y sociales de carácter básico y propedéutico, que los formen para la vida en el nivel de educación media superior, y los preparen para tener la opción de cursar estudios en el nivel de educación superior. Con ello, se avala la formación de bachiller, de naturaleza especializada y relacionada con su formación profesional.

Unidades de aprendizaje

Especifican los contenidos a enseñar, proponen estrategias tanto para la enseñanza como para el aprendizaje y la contextualización, así como los recursos necesarios para apoyar el proceso de enseñanza-aprendizaje y finalmente el tiempo requerido para su desarrollo.


Glosario de Términos Técnicos

Adhoc. Que esta hecho a la medida.

Aforo Espacio determinado en función del número de participantes.

Check list Relación de elementos que permite identificar el contenido o requerimientos a

verificar.

Coffe break Servicio de café para un reunión.

Cuisine Cocina

Cuenta maestra Establecer un control contable a través de una sola cuenta sobre todo cuando son diversos miembros de una sola empresa.

Entrée Entrada de alimento

Evento Acontecimiento importante

Garantía marcada Se establece en el contrato de acuerdo a la elección hecha por el usuario del servicio o cliente. Otorgando algún aval del servicio por proporcionar.

Lúdico Que se refiere al juego

Montaje Colocación especial de instalaciones o equipo para proporcionar diferentes, servicio de alimentos, de exposiciones, de ferias, de espectáculos entre otros.

Preregistro Realizar el registro de personas de manera previa a un evento

Presidium Lugar destinado para las personas relevantes de un evento.

VIP Very important person/ persona muy importante.


Referencias Documentales 1. Buendia, Juan Manuel, Organización de Reuniones, Convenciones, Congresos y Seminarios, 4a., México, Ed. Trillas, 2002. 2. Báez Casillas, Sixto, Departamento de Recepción, 5ª, México, Ed. CECSA, 1990

3. Bowman, Cliff, La Esencia de la Administración Estratégica, 1ª, México, Ed. Prentice, 1995,

4. Craviotto Magallón, Tonatiuh. Organización de Congresos y Convenciones. México, De. Trillas, 1998. 5. Cruz Gómez Pablo y Salva V. Maria de Lourdes et al Congresos y convenciones. primera edición, México, Ed. Diana ,1999. 6. Lara Martínez Lazcano, Jorge, Dirección de Alimentos y Bebidas en Hoteles, 3ª, México, Ed. Limusa, 1990. 7. Lillicrap D.R., Servicio de Alimentos y Bebidas, 9ª, México, Diana. 1991. 8. Richero, Alicia. Eventos. Guía Práctica para su Planeación y Ejecución. 3ª. México, Ed. Trillas, 1997.

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