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NACIONE5 UNIDA5

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Material docente sobre gesti6n y control de proyectos - Programa de capacitacion BIDIILPES

1111111111111111111111111111111111111111111111111111111 900023338 - BIBLIOTECA CEPAL

Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacion Economica y Social, ILPES

Santiago de Chile, agosto de 2000

Este trabajo fue preparado por el Banco Interamericano de Desarrollo - (BID), y el Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacion Economica y Social (ILPES). Por parte del BID, colaboraron activamente en su preparacion, los senores Fadrique Otero, Marcelo Valenzuela, Jose Quibaro, George Montalvan y senora Maria Anfosso y, por parte del ILPES, los senores Edgar Ortegon, Hector Sanin, Eduardo Aldunate y Juan Francisco Pacheco.

Este documento no ha sido sometido a revision editorial.

Publicaci6n de las Naciones Unidas

LC/L.1321-P

LC/IP/L.174

ISBN: 92-1-321596-7 Copyright@ Naciones Unidas, agostode 2000. Todos los derechos reservados

N de venta: 5.00.lI.G.87

Impreso en Naciones Unidas, Santiago de Chile

La autorizaci6n para reproducir total 0 parclalmente esta obra debe soIicltarse al Secretario de la Junta de Publicaciones, Sede de las Naciones Unidas, NueY"d York, N. Y. 10017, Estados Unidos. Los Estados miembros y sus instituclones gubemamentales pueden reproducir esta obra sin autorlzaci6n previa. 5610 sa las soIiclta que rnencionen la fuente e informen a las Naciones Unidas de tal reproducci6n.

http:5.00.lI.G.87

CEPAL - SERlE Manualcs

Indice

Resumen .......................................................................................5

Prologo .......................................................................................7

I. Introduccion a la gestion de proyectos ... .................... 9

Lectura del curso central .......................................................... 1 2

II. Marco logico ......................................................................... 19

III. Preparacion de la ejecucion .... ......................................... 27

IV. Programacion del proyecto ...... ........................................45

V. Control de la ejecucion ... ................................................... 67

VI. Gerencia de proyectos .. .............................................. 83

VII Termino de proyecto y evaluacion de resultados ...... 91

VIII. Instrumentos y procedimientos gerenciales ............... 99

IX. Talleres................................................................................. 135

Taller 1 Construccion del marco logico ................................. 136

Taller 2 Preparacion de la ejecucion - organizacion ............. 139

Taller 3 Preparacion de la ejecucion prograrnacion de

actividades ................................................................ 142

Taller 4 Preparacion de hl ejecucion - programacion de

Taller 5 Practica en MSproject para programacion y

costos y optimizacion de la red de actividades ........ 145

seguimiento del proyecto ......................................... 152

Taller 6 Seguimiento y control de ejecucion del proyecto .... 157

X. Estudio de casos ........................................................ 171

Caso 1: Conformaci6n del pari-passu ........... ....................... 172

Caso 2: Verificaci6J} del pari-passu .................................... 172

Caso 3: Impuestos (IVA) como Contrapartida Local... ......... 172

Caso 4: Instrumentos Financieros como Contrapartida Local .. 173

Caso 5: Falta de Contrapartida Local .................................. 173

Caso 6: Deficit en programa plurianual .............................. 174

Caso 7: Clausulas contractuales ........................................... 175

3

Material docente sabre BIDIILPES

Caso 8: Manejo de desembolsoslFondo Rotatorio ................................................................... 176

Caso 9: Renovacion fondo ratatorio y solicitud para garantia de una carta de credito ............ 177

Caso 10: Transferencia de fondos ............................................................................................... 177

Caso 11: Capacitacion de maestros ............................................................................................. 180

Caso 12: Licitacion sobre publicidad .......................................................................................... 181

Caso 13: Diseno de licitacion ...................................................................................................... 182

Caso 14: Decision sobre el tipo de licitacion .............................................................................. 182

Caso 15: Tenninacion de contrato .............................................................................................. 183

Caso 16: Rescision de un contrato y adjudicacion directa ........................................................ 184

Caso 17: Utilizacion unilateral de la retencion contractual de una empresa .............................. 185

Caso 18: Incremento del valor de un contrato ............................................................................. 185

Caso 19: Prorroga ........................................................................................................................ 186

Caso 20: Descalificacion de empresa consultora ........................................................................ 187

Caso 21: Reorientacion ............................................................................................................... 188

Caso 22: Reformulacion .............................................................................................................. 189



Caso 25: Dispensa para contratacion directa .............................................................................. 190

Caso 26: Actividad complementaria a un prestamo # 1 .............................................................. 192

Caso 27: Actividad complementaria a un prestamo # 2 .............................................................. 192

Indice de Cuadros Cuadro 1 Resultado taller 1 - Una solucion marco logico- construccion de parques comunales ........ 138

Cuadra 2 Marco logico objetivos e indicadores de los componentes del proyecto ...................... 141

Cuadra 3 Tabla de secuencias y precedencias - Fase 1.. .............................................................. 143

Cuadro 4 Taller 3 ........................................................................................................................... 144

Cuadro 5 Resultado taller 4: Prayecto de mejoramiento vial programacion

optimizada - tiempos ..................................................................................................... 150

Cuadro 6 Resultado taller 4: Proyecto de mejoramiento vial - pragramacion original - costos .......... 151

Cuadro 7 Taller 6: Proyecto de asistencia tecnica a ninos menores de seis anos

Programacion original - tiempos ................................................................................... 158

Cuadra 8 Taller 6: Proyecto de asistencia tecnica a ninos menores de seis anos -

Programacion original costos ..................................................................................... 159

Cuadro 9 Taller 6 Proyecto de asistencia a ninos menores de seis anos

curs os disponibles y tasas de costo ............................................................................... 160

Cuadro 10 Taller 6: Proyecto de asistencia tecnica a ninos menores de seis aiios -

Cuadra de asignaci6n de recursos por actividades ....................................................... 161

Cuadro 11 Taller 6: Proyecto de asistencia tecnica a ninos menores de seis- aiios

Informe de seguimiento y avance fisico ....................................................................... 162

Cuadro 12 Taller 6: Proyecto de asistencia tecnica a ninos menores de seis anos - Informe

de ejecucion de costos .................................................................................................. 163

Cuadra 13 Resultado Taller 6: Proyecto de asistencia integral a menores de seis anos ................ 170

Cuadro 14 Cronograma de desembolsos ........................................................................................ 176

Cuadro 15 Transferencia # 1: Contribuci6n del BID en presupuesto original, vigente

y presupuesto en US$ dolares ....................................................................................... 178

Cuadro 16 Transferencia # 2: Transferencia entre categorfas ........................................................ 179

Cuadro 17 Transferencia # 3: Transferencia entre categonas ........................................................ 180

Bibliografia ..................................................................................................................................195

Serie Manuales Numeras publicados ......................................................................................... 197

4

CEPAL SERlE Manuales N7

Resumen

Este documento contiene el material docente empleado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Instituto Latinoamericano de Planificacion Economica y Social (ILPES) en el marco del programa de Capacitacion para los paises C y DI.

El proposito de este programa es contribuir al desarrollo de una capacidad nacional perrnanente de entrenamiento a funcionarios de las instituciones responsables de la gestion de programas y proyectos. Ello, mediante la capacitacion de una masa crftica de funcionarios public os, asi como de instructores en los 19 paises prestatarios de los dos grupos referidos.

En consecuencia, el objetivo central de esta actividad es fortalecer la capacidad institucional y humana para la gestion de los proyectos de inversion, con el fin de que estos sean ejecutados con niveles satisfactorios de eficacia y eficiencia.

Categoria definida por el BID para pafses beneficiarios con las economfas mas pequeiias: Bahamas. Barbados. Belice, Bolivia, Costa Rica, Ecuador, Republica Dominicana, EI Salvador. Guatemala, Guyana. Haiti, Honduras. Jamaica, Nicaragua, Panama, Paraguay, Trinidad y Tobago, Suriname. Uruguay.

5

CEPAL - SERIE Manuales N 7

9

Prlogo

El Curso Gestin de Proyectos forma parte del "Programa deentrenamiento para los pases de los grupos C y D", que lleva a cabo elBID con la colaboracin del ILPES.

El contenido se distribuye en cuatro mdulos que se hanidentificado como temas fundamentales de la agenda del gerente deproyecto: Gestin del Proyecto y Marco Lgico; Programacin de laEjecucin; Instrumentos y Procedimientos Gerenciales; Ejecucin yControl.

El curso se basa en mtodos de capacitacin activa "aprenderhaciendo", apoyndose en herramientas informticas y casosconcretos de aplicacin para el manejo y anlisis gerencial de cadatema. Los estudios de casos se basan en proyectos reales financiadospor el BID

Direccin de Proyectos yProgramacin de Inversiones

ILPES


9

CAPTULO IINTRODUCCIN A LA GESTIN DEPROYECTOS

Material docente sobre gestin y control de proyectos - Programa de capacitacin BID/ILPES

10

Ilustracin 1

Ilustracin 2

SE NECESITA UN GERENTE DE PROYECTO

Ejercicio:A usted se le ha encargado la seleccin del Gerente de laUnidad responsable por la ejecucin de un Proyecto

Usted debe elaborar un Men de Habilidades que servirde base para la seleccin. Liste las 10 principaleshabilidades que a su juicio debe poseer un buen Gerentede Proyecto. Asgneles valor de importancia, as: Valor 10a la ms importante, 9 a la segunda... y assucesivamente, hasta valor 1 a la menos importante.

AUTO-REFLEXIN SOBRE MIS HABILIDADES

DE LAS 10 HABILIDADES DEL LISTADO:

Colocar una F al frente de las 3 en las que meconsidero ms fuerte.

Colocar una D al frente de las 3 en las que meconsidero ms dbil.


11

Ilustracin 3

Ilustracin 4

EL CICLO DEL PROYECTO (BID)

Anlisis yaprobacin

Ejecucin

Evaluacinex-post

Identificacin deideas de proyecto

1

Definicinde objetivos2

Diseo3

4

5

6

Anlisis yaprobacin

Ejecucin

Evaluacinex-post

Identificacin deideas de proyecto

1Definicin

de objetivos2

Diseo3

4

5

6

GESTIONDEL

PROYECTO

LA GESTIN DEL PROYECTO


12

Lectura del curso central

Las etapas o fases del ciclo de los proyectos representadas en el grfico son las siguientes:

Identificacin de ideas de proyecto: en esta fase se identifican ideas de proyectosque parecen de alto inters por los problemas que podrn resolver y las ventajas o beneficios quepotencialmente pueden generar a la sociedad a costos razonables. En vista de que normalmente haym ucha sideas de proyecto, suele exisitir algn mecanismo de jerarquizacin que selecciona cualesideas se continan considerando, lo que supone ciertos criterios de prioridad con los cuales se llevaa cabo la seleccin.

Definicin de objetivos: el propsito es el motor de un proyecto, su razn de ser y loque le da direccin a todas su acciones. Por ello, es particularmente importante definir bien losobjetivos que se buscan. Est incluye, sobre todo, la formulacin precisa del resultado o situacinque se quiere lograr al concluir el proyecto y el mayor consenso posible de los interesados en queese es el resultado que buscan. Esta etapa tambin ahonda en el conocimiento de la situacininicial que se quiere cambiar, incluyendo intereses que podrn resultar adversamente afectados porel proyecto.

Diseo: el primer paso de un buen diseo consiste en estudiar explcitamente las distintasopciones o vas razonables que existen para alcanzar los objetivos del proeycto y seleccionar entreellas la que ms convenga a los intereses de la sociedad. Luego sigue una preparacinprogresivamente refinada de todas las dimensiones del proyecto: tcnicas, econmicas,institucionales, financieras y otras.

Anlisis y aprobacin: antes de comprometer graandes cantidades de recursos en laejecucin de un proyecto, debe somerterse a una explcita evaluacin ex-ante, que en el BID sedenomina anlisis de viabilidad o simplemente el anlisis y examina todas las dimensiones delproeycto previamente perparadas para determinar si se justifica o no el compromiso de los recursosrequeridos. En esta fase se aprueba o no el proyecto, sus recursos financieros y los instrumentoslegales que puedan requierirse para formalizar los compromisos que implica.

Ejecucin: en esta fase los ejecutores llevan a cabo todas las actividades o tareas delproeycto con lo recursos asignados al mismo, buscando lograr sus objetivos en el plazo estipulado.Durante la ejecucin se debe hacer un seguimiento y una evaluaicn continua de la misma pararealizar ajustes en el camino exigidos por las circunstancias que corrijan jposibles deficiencias deldiseo.

Evaluacin ex-post: al finalizar el proyecto suele hacerse una o ms evaluaicones ex-post para determinar en qu medida logr sus objetivos y caus impactos en la sociedad, as comolas lecciones de la experiencia del proyecto que pudieran ser tiles para otros proyectos en elfuturo.


13

Ilustracin 5

Ilustracin 6

EL CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO

PREPARACIN DE LA EJECUCIN

ORGANIZACINY

PROGRAMACIN

1

CONTROLDE LAEJECUCIN

C4

2

EJECUCIN

TRMINO DE PROYECTO

EVALUACIN DE LOGRO DE OBJETIVOS PRODUCTOS) (PROPSITO)

3

GESTIN DEL PROYECTO Conjunto de responsabilidades y de acciones necesarias para

materializar el proyecto (consolidacin de componentes) y pararealizar su objetivo especfico (propsito).

Podemos identificar un Ciclo de Gestin que va: Desde el trmino del diseo (Comienzo de la contratacin) Hasta el cumplimiento de los compromisos contractuales y

cierre del proyecto

En Prstamos BID puede asociarse el Ciclo de Gestin al tiempode desempeo de la Unidad Ejecutora (Coordinadora ) delPrograma o Proyecto.


14

Ilustracin 7

Ilustracin 8

LOS PRINCIPALES OBJETOS DE CONTROL = C4

C4Cantidad

Calidad

Cronologa(Tiempo)

Costo

CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO - FASE 1PREPARACIN DE LA EJECUCIN

Objetivos de la PREPARACIN DE LAEJECUCIN:

Marcar RUMBO

Fijar INDICADORES de desempeo

Analizar y asegurar VIABILIDAD

Propiciar CAPACIDAD de ejecucin

CARTA DE NAVEGACIN: C4 ORGANIZACIN PROGRAMACIN

PREPARACION DE LA EJECUCION

ORGANIZACINY

PROGRAMACION

1


15

Ilustracin 9

Ilustracin 10

CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO - FASE 2CONTROL DE LA EJECUCIN

Objetivos del CONTROL: Asegurar cumplimiento de la ejecucin de conformidad con el

rumbo: C4

Asegurar capacidad de ejecucin.

El control exige: Verificar sistemticamente lo realizado versus lo programado Corregir oportunamente para evitar desvos y recuperar

capacidad de ejecucin

Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas

CONTROL DE LA EJECUCION

C4

2

CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO - FASE 3

TRMINO DE PROYECTO A su trmino todo proyecto requiere:

Evaluacin de cumplimiento deobjetivos de ejecucin

Cierre de proyecto Empalme con fase de operacin

(proyecto generador de capacidad)

Acciones de Trmino de Proyecto Desmontar la UE y elementos

temporales Finiquitar cuentas y cerrar

compromisos Elaborar Informe de Terminacin de

Proyecto (ITP, PCR) Facilitar iniciacin de operacin y

sostenibilidad

TRMINO DE PROYECTO

EVALUACION DE LOGRO DE OBJETIVOS (PRODUCTOS) (PROPSITO)

3


16

Ilustracin 11

Ilustracin 12

INSTRUMENTOS PARA LA GESTIN DEL PROYECTO - 1

Marco Lgico

Redes de Actividades y Cronogramas

Presupuestos y Estados Financieros

Costos

Desembolsos

Indicadores de Avance

C4

Parmetros de Calidad y EspecificacionesTcnicas

Informes: Seguimiento y Monitoreo ISDP (PPMR) = Informe de Seguimiento sobre el

Desempeo del Proyecto ITP (PCR) = Informe de Terminacin de Proyecto

Documentacin fundamental: Contrato de Prstamo e Informe de Proyecto Contratos de Ejecucin, de Suministros y de Servicios Normas, procedimientos y operaciones

Herramientas Informticas: TeamUp-PCM Administradores de Proyectos (MsProject)

INSTRUMENTOS PARA LA GESTIN DEL PROYECTO - 2


17

Ilustracin 13

RESUMEN DE INSTRUMENTOS

EJECUCIN


ORGANIZACINY

PROGRAMACIN

1

CONTROLDE LAEJECUCIN

2

TRMINO DE PROYECTO EVALUACIN

DE LOGRO DE OBJETIVOS

(PRODUCTOS) (PROPSITO)

3

C4

ITP


19

CAPTULO IIMARCO LGICO


20

Ilustracin 14

Ilustracin 14

Ilustracin 15

Ilustracin 15

EL MARCO LGICOUna herramienta para fortalecer el Diseo, la ejecucin y la

Evaluacin de Proyectos

MarcoLgico

Diseo

Evaluacin Ejecucin

M arcoInstrum ento de G estin

Proyecto


21

Ilustracin 16

Ilustracin 17

INDICADORES

Conceptos importantes

Si lo podemos medir; lo podemosadministrar

IndicadoresFin

Propsito

Componentes

Actividades

Indicadores

Indicadores

Resumen delPresupuesto

Los inidcadores deben expresarseen trminos de cantidad, calidad ytiempo o plazo

Los indicadores a nivel dePropsito miden el impacto alterminar la ejecucin del proyecto

RESUMEN NARRATIVO DEL PROYECTO

Fin

Propsito

Componentes

Actividades

Conceptos importantes :- Separar la causa del efecto- Usar frases sencillas y breves- Eliminar mltiples objetivos

Cul es la finalidad del proyecto ?(los beneficios , el impacto a nivelsectorial )

Por qu se lleva a cabo el proyecto ?(impacto directo, resultado de utilizar loscomponentes )

Qu debe ser producido por elproyecto ?

Cmo se producirn losComponentes ?


22

Ilustracin 18

ilustracin 19

MEDIOS DE VERFICACIN - COMO OBTENEMOSLA EVIDENCIA?

Fin

Propsito

Componente

ActividadesMedios deverificacin

Conceptos importantes:

Los indicadores y medios de verificacin

Deben ser prcticos y econmicosMedios deverificacin

Medios deverificacin

Medios deverificacin

Proporcionar las bases para supervisar yevaluar el proyecto

Conceptos importantes:

.

Fin

Propsito

Componentes

Actividades

Supuestos(Sustentabilidad ).

Supuestos

Supuestos

Supuestos

SUPUESTOS Y FACTORES EXTERNOS Cmo podemos manejar los riesgos?

Los indicadores y medios deverificacin deben ser prcticos y

econmicos proporcionar las bases

para supervisar yevaluar el proyecto


23

Ilustracin 20

Ilustracin 20

Ilustracin 21

CONDICIONES NECESARIAS Y SUFICIENTES

Verificacin SupuestoIndicador

Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto

Contribucin encadenada de objetivos(Zigzag)

Supuesto

Supuesto

Supuesto

si ms

entonces

si

si

entonces

entonces

ms

ms

M BITO DE CONTRO L DE LA GERENCIA DE PROYECTO


Fin

Propsito

Com ponente

Actividad

Concepto

m bito de responsabilidad directa Elem entos referenciales, bajo observacin


24

Ilustracin 22

Ilustracin 23


Fin

Propsito

Componente

Actividad

MBITO DE CONTROL DE LA GERENCIA DE OPERACIN

Concepto

Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observacin

DOS TIPOS DE PROYECTOS

Para utilizar adecuadamente el ML como instrumento de controlde gestin, es necesario distinguir entre dos tipos de proyectos:

1. Objetivo especfico contractual:Instalar una capacidad paraoperacin posterior Ejecucin y Operacin diferenciadas en el tiempo Producto principal: Bienes u Obras La responsabilidad de ejecucin se cumple con la entrega

de componentes Realizacin de Propsito posterior a la ejecucin Ejemplo: Proyectos de Infraestructura

2. Objetivo especfico contractual: Cumplir unas metas deatencin Ejecucin y Operacin se confunden Producto principal: Servicios Ejemplo: Proyecto de vacunacin, Proyecto de Capacitacin La responsabilidad de ejecucin abarca entrega de

componentes y logro de propsito (as


25

Ilustracin 24

Ilustracin 25

MBITO DE CONTROL DE LA GERENCIA DE PROYECTO CONOBJETIVO CONTRACTUAL DE INSTALACIN DE CAPACIDAD


Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto



Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto

MBITO DE CONTROL DE LA GERENCIA DE PROYECTOCON OBJETIVO CONTRACTUAL DE CUMPLIMIENTO DE

ATENCIN



26

Ilustracin 26

BIBLIOGRAFA SUGERIDA

Evaluacin: Una herramienta de gestin para mejorar el

desempeo de los proyectos. Oficina de Evaluacin (EVO).

Banco Interamericano de Desarrollo-BID. 1300 New York

Ave., N.W.Washington, D.C. USA. Tel (202) 623-1076 - Fax

(202) 623-3694

Manual de Gestin del ciclo de un proyecto. Enfoque

integrado y Marco Lgico. Comisin Econmica de las

Comunidades Europeas. Serie Mtodos e Instrumentos para

la gestin del ciclo de un proyecto. No.1 Febrero de 1993


27

CAPTULO IIIPREPARACIN DE LA EJECUCIN


28

Ilustracin 27

Ilustracin 28

P R E P A R A C I N D E L AE J E C U C I N

Program a de Entrenamiento para losPases de los Grupos C y D

1

Ciclo de Gestin del Proyecto - Fase 1PREPARACION DE LA EJECUCION

Objetivos de la PREPARACION DELA EJECUCION:

Marcar RUMBO Fijar PARAMETROS de desempeo Propiciar CAPACIDAD de ejecucin

CARTA DE NAVEGACION: C4 ORGANIZACIN PROGRAMACION

PREPARACION DE LA EJECUCION

ORGANIZACINY

PROGRAMACION

1


29

Ilustracin 29

Ilustracin 30

Ilustracin

P R E P A R A C I N D E L A E J E C U C I N

O rg a n iz a c i n

Q u i n va h a c e r q u ?

C o n q u i n e s ?

P ro g ra m a c i n

Q u e s e va a h a c e r?

C u n to ? C u n d o ?

C o n q u ?

ORGANIZACIN DEL PROYECTO

Dos determinantes fundamentales

para definir la estructura

organizativa de un proyecto:

Relaciones institucionales

Composicin interna


30

Ilustracin 31

Ilustracin 32

P ASO S P AR A ANLISIS DE RE LACIO NES

1. M apa de re laciones

2. D iseo de estrategias para la

am bientacin del proyecto y para e l

m anejo de las re laciones

3. Defin icin de un agenda para lagestin de las re laciones

1. MAPA DE RELACIONESIdentificacin de involucrados

UnidadEjecutora

Cmaradel libro

Entidadesfinancieras

Organismosreguladores

Ministeriode educacin

Proveedores

Administradoresdocentes

Facultadesde Educacin

Estudiantes

ProfesoresPadres defamilia

Municipio


31

Ilustracin 33

Ilustracin 34

Ilustracin

1. MAPA DE RELACIONESIdentificacin de involucrados

El ML ayuda a identificar relaciones: En el Fin = Impactos esperados:

Territorio-Comunidad, Marco institucional

En el Propsito y en los Componentes:Usuarios

En los Componentes y en las Actividades: Contratistas

En los Supuestos: actores colaterales, apoyos, oposicin,amenazas.

1. MAPA DE RELACIONES Valoracin de expectativas, fuerzas y resultantes

Expectativa : Apreciacin de la importancia que el involucrado le atribuyeal rea de inters considerada.Positiva (+) si el involucrado percibe beneficios por parte del proyectoNegativa (-) si se percibe que el proyecto traslada costos o lesiona interesesFuerza : Capacidad de influir de alguna forma en el proyecto

Expectativa

5

4

3

2

1

Fuerza

5

4

3

2

1

Resultante

25

16

9

4

1

*

*

*

*

*

=

=

=

=

=

* =


32

Ilustracin 35

Ilustracin 36

1. MAPA DE RELACIONESValoracin de expectativas, fuerzas y resultantes

*

*

=

=

* =IntersInvolucrado Observaciones Fuerza Expectativa Indice

1. Incrementada cobertura

Padres defamilia

+5 4 20

-4 4 -16

*

*

=

= 2.Incrementado valor matrculas

1. Incrementada coberturaProfesores

-2 5 -10

+4 3 12

Alto inters y apoyo a esteobjetivo

Oposicin con capacidad deintervenir

Oposicin con alto poder alaumento de cobertura sin contratams proresores

Hay inters si el incremento del valorsignifica contratacin de msprofesores

2 Incrementado valor matrculas

MAPA DE RELACIONESAnalizar categoras de involucrados por reas de inters u

objetivos de proyecto (componentes)

UnidadEjecutora

Profesores-10Padres de

familia+20

rea de Inters 1:Incrementar lacobertura

rea de Inters 2:

Incrementar valor de las matrculas

Profesores12

Padres defamilia

-16

rea de Inters j


33

Ilustracin 37

Ilustracin 38

Ilustracin

3. DEFINICIN DE UNA AGENDA PARA LA GESTINDE LAS RELACIONES

3.1 Actividades Preparacin y programacin yejecucin de:

Actividades de comunicacin por distintas formas Reuniones, talleres, foros para negociacin Puesta en prctica de compromisos Seguimiento a compromisos3.2 Responsabilidades

Designar encargados de manejar las distintas relaciones: Las de alta importancia estratgica en

cabeza del Gerente de la UE Las de segundo orden en cabeza de gerentes de componentes Apoyarse en otros recursos poltico-institucionales para fortalecer la

capacidad negociadora: El Ministro, el Lder Comunitario, el Lderpoltico, etc.

2. DISEO DE ESTRATEGIAS PARA AMBIENTACIN DELPROYECTO Y MANEJO DE LAS RELACIONES.

2.1 Estrategias generales Divulgacin y promocin para:

Comunicar los objetivos del proyecto Abrirle espacio en la opinin pblica Facilitar apoyo y adepcin sociopoltica

2.2 Estrategias especficas o focalizadas Conocer expectativas de grupos especficos Resolver problemas ligados a expectativas Generar espacios de conciliacin y logro de apoyos Convenir mecanismos para aplicar soluciones

convenidas2.3 Estrategias organizativas

Disear mecanismos de articulacin y decooperacinDefinir grupos consultivos, comitsinterinstitucionales y equipos de seguimiento


34

Ilustracin 39

Ilustracin 40

PASOS PARA EL DISEO DE LA ORGANIZACIN DELPROYECTO

1. Identificar el trabajo a realizar(Componentes y Actividades del ML)

2. Ajustar la Estructura Analtica del Proyecto

3. Definir responsabilidades, delegacionesy autorizaciones (empowerment)

4. Establecer relaciones entregrupos de trabajo

5. Definir insercin institucional

CUATRO GRUPOS DE RELACIONES ESTRATGICAS PARA LAORGANIZACIN DEL PROYECTO

AUTORIDADESPBLICAS

UNIDADEJECUTORA

Gerencia de P.Gerencias de C.

BID(Representacin)

POBLACIN AFECTADA(Demanda)

CONTRATISTAS,PROVEEDORES

(Oferta)


35

Ilustracin 41

Ilustracin 42

PASOS PARA EL DISEO ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO1. Identificar trabajo: Componentes y Actividades del ML


Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto


REFERENCIA

BASICAPARAORGANIZACIN

PUNTO DE PARTIDA PARA LA PROGRAMACINCaso: Construccin Parque Comunal

COMPONENTES:

PARQUE INSTALADO 12 mdulos instalados al tercer mes de

iniciado el proyecto

50 rboles de flora nativa sembrados y 20 eras (canteros) en jardines, al tercer mesde iniciado el proyecto

COMUNIDAD EDUCADA El 80% de las familias capacitadas al trmino

de 4 meses de iniciado el proyecto.


36

lustracin 43

Ilustracin 44

PUNTO DE PARTIDA PARA LA PROGRAMACINCaso: Construccin Parque Comunal

MACROACTIVIDADES:

Realizar actividades preparatorias Instalar infraestructura y dotacin Sembrar rboles y jardines Capacitar a la comunidad para uso

MACROACTIVIDAD 1

Actividad1 Actividad 2 Actividad3

MACROACTIVIDAD 2

COMPONENTE 1 COMPONENTE 2 COMPONENTE 3

OBJETIVO ESPECFICO

* Work Breakdown Structure(WBS)

PASOS PARA EL DISEO ORGANIZACIONALDEL PROYECTO

2. Ajustar la Estructura Analtica del Proyecto - EAP*


37

Ilustracin 45

Ilustracin 46

C o m p o n e n te 1 : J u e g o s in s ta la d o s H ac e r d re n a je s R ea liza r ob ra s In s ta la r ju e go s R ea liza r aca bad o

C o m p o n e n te 2 : A rb o le s y ja rd in es s e m b ra d o s H ac e r hoyo s y ca n te ro s C on s egu ir p la nta s P la n ta r

C o m p o n e n te 3 : C o m u n ida d e d u c ad a R ea liza r p ro m oc in C ap a cita r

E lab o rar p lan d e ta llad o G estio n a r recu rso s

A d q u irir d o ta c i n A d q u irir e qu ip os y h e rra m ie n tas A d q u irir m a te ria les C on tra ta r m an o de o b ra

P A S O S P A R A E L D IS E O O R G A N IZ A C IO N A L D E LP R O Y E C T O

2 . A ju s ta r la E s tru c tu ra A n a ltic a d e l P ro yec to - E A P

C as o : C o n s tru cc i n P a rq u e C o m u n a l

EAP: DEFINICIN DE ACTIVIDADESEJEMPLO: CONSTRUCCIN DEL PARQUE COMUNAL (1/2)

Actividad Descripcin

Adquirir dotacin

Adquirir equipo

Adquirir m ateriales

Contratar M . de Obra

Elaborar plan Actualizacin del plan, programacin, aprobacindel presupuesto y autorizacin de recursos

Consecucin y transporte de los juegos, im plem entosy m obiliario para instalar el parqueConsecucin y transporte de la maquinaria y de lasherram ientas para las obrasConsecucin y transporte de los materialesde construccinReclutam iento, seleccin y contratacin del recursohum ano para ejecutar los trabajos

Hacer drenajes Obras de canalizacin y desages del terreno

GESTION DE RECURSOS

JUEGOS INSTALADOS

Realizar obras Realizacin de las obras fsicas del parque

Instalar Colocacin e instalacin de juegos y m obiliario

Realizar acabado Limpieza, term inado y retoques de las instalaciones


38

Ilustracin 47

Ilustracin 48

ELABORARPLAN

DOTACIN

EQUIPO

MATERIALE

MANO DE OBRA

RECURSOSE INSUMOS

HACER HOYOS

TRAER PLANTAS

PLANTAR

JARDINERA

DRENAJE

CONSTRUCCIN

INSTALACIN

ACABADO

JUEGOS

PROMOCIN

CAPACITACIN

EDUCACINCOMUNITARIA

OBJETIVOCONSTRUCCIN

PARQUECOMUNAL

ESTRUCTURA ANALTICA DEL PROYECTOAJUSTADA

Ejemplo: Construccin del Parque Comunal

Combinacin de 2 criterios de organizacin:* Por producto (por componentes)+ Funcional (por actividades afines)

*+

EAP: DEFINICIN DE ACTIVIDADESEJEMPLO: CONSTRUCCIN DEL PARQUE COMUNAL (2/2)

Actividad Descripcin

Hacer hoyos y eras

Realizar promocin

Capacitar

Apertura de huecos y preparacin de eras y canterospara la siembra de plantas

Divulgacin, convocatoria y activacin de mecanismosde participacin de la comunidad

Diseo, preparacin y ejecucin de eventos decapacitacin para el manejo y cuidado del parque

Conseguir plantas Seleccin, adquisicin y transporte de las plantas quesern sembradas en el parquePlantar Siembra de las plantas y configuracin de jardines

ARBOLES Y JARDINES SEMBRADOS

COMUNIDAD EDUCADA


39

Ilustracin 49

Ilustracin 50

ELABORAR PLAN(Gerente)

DOTACIN

EQUIPO

MATERIALES

MANO DE OBRA

RECURSOSE INSUMOS(Secretaria)

HACER HOYOS

TRAER PLANTAS

PLANTAR

JARDINERIA(Jardinero)

DRENAJE

CONSTRUCCIN

INSTALACIN

ACABADO

OBRAS-JUEGOSMaestro

PROMOCIN

CAPACITACIN

EDUCACINCOMUNITARIA

(Trabajadora Social)

OBJETIVO:CONSTRUCCIN

PARQUE COMUNALRESPONSABLE: GERENTE

PASOS PARA EL DISEO ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO3. Asignar responsabilidades

Caso: Construccin Parque Comunal

Relaciones internas

Interdependencia de las actividades

Funciones de apoyo

CoordinacinRelaciones externas

Grupos de apoyo

Contrataciones

Supervisin

PASOS PARA EL DISEO ORGANIZACIONAL DELPROYECTO

4. Establecer relaciones entre grupos de trabajo


40

Ilustracin 51

Ilustracin 52

PASOS PARA EL DISEO ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO5. Insercin institucional

MODALIDADES DE ORGANIZACIN E INSERCIN

Organizacin por Proyecto

Organizacin Matricial

Organizacin Interinstitucional

reaFuncional

reaFuncional

reaFuncional

DireccinSuperior

ORGANIZACIN POR PROYECTO

rea Funcional 1 rea Funcional 2 Proyecto

Direccin Superior

Asignacin de tareas especficas al proyecto dentro de la Organizacin


41

Ilustracin 53

Ilustracin 54

ORGANIZACIN MATRICIAL

rea Funcional 1 rea Funcional 2 Proyecto

Direccin Superior

Asignacin simultnea de tareas especficas al proyectoy de tareas de las Areas Funcionales de la Organizacin

ORGANIZACIN INTERINSTITUCIONAL

Asignacin de tareas al proyecto en las reas funcionalesde los Organismos involucrados o comprometidos, con unaDireccin de Proyecto radicada en la institucin responsable

Proyecto

Organismo 1 Organismo 2 Organismo j Organismo MatrizOrganismo 2 Organismo jOrganismo 1


42

Ilustracin 55

Ilustracin 56


Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto

RESULTADODE GESTION

MBITO DE CONTROL DE LA GERENCIA DE PROYECTOcuyo objetivo contractual es

Entrega de componentes

mbito deresponsabilidad directa

Elementos referenciales, bajoobservacin


Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto


Elementos referenciales, bajoobservacin

RESULTADODE GESTION

MBITO DE CONTROL DE LA GERENCIA DE PROYECTO cuyoobjetivo contractual es

Cumplimiento de Atencin


43

Ilustracin 57

Ilustracin 58

MBITO DE CONTROL DE LAS GERENCIAS DECOMPONENTES


Fin

Propsito

Concepto

Componente 1Componente 2

Componente n

Actividades C1

Actividades C2

Actividades Cn

RESULTADODE GESTION

DISEO DE LA ORGANIZACIN DEL PROYECTOPrincipios orientadores

Temporal Flexible y Verstil Agilidad en la toma de decisiones Enfasis en control de gestin sobre la ejecucin contratada Dimensin correspondiente con naturaleza y alcance

gerencial Maximizar objetivos del Proyecto y de la Entidad Matrz

Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j

Direccin Superior


45

CAPTULO IVPROGRAMACIN DEL PROYECTO


46

Ilustracin 59

Ilustracin 60

PROGRAMACIN DEL PROYECTO

Parte ICALENDARIODE EJECUCIN


47

Ilustracin 61

Ilustracin 62

V erificac i n S up ues toInd icado r

F in

P rop sito

C o m ponente

A ctiv id ad

P A S O S P AR A L A P R O G R A M AC I N D E AC T IV ID AD E S1. E AP y ac tivid ad es

M L = P un to d e p artid a p ara la p ro g ram aci n

C o ncepto

A m bito de resp ons ab ilida d d irecta E lem en to s re fe rencia les , ba jo o bse rvacin

R E FE R E N C IAB A S IC AP A R AP R O G R A M A C IO N

PROGRAMACIN DE ACTIVIDADESPASOS

1. Definir EAP y actividades2. Definir interdependencias3. Elaborar la red de actividades4. Determinar tiempos de las actividades (funcin

de recursos asignados)5. Calcular tiempos en la red6. Determinar Ruta Crtica7. Optimizar programacin


48

Ilustracin 63

Ilustracin 64

PUNTO DE PARTIDA PARA LA PROGRAMACINCASO: CONSTRUCCIN PARQUE COMUNAL

COMPONENTES:

PARQUE INSTALADO 12 mdulos instalados al tercer mes de iniciado el

proyecto 50 rboles de flora nativa sembrados y 20 eras

(canteros) en jardines, al tercer mes de iniciado elproyecto

COMUNIDAD EDUCADA El 80% de las familias capacitadas al trmino de 4

meses de iniciado el proyecto.

LA PROGRAMACIN SE CENTRA EN LAS ACTIVIDADES:


Fin

Propsito

Componente

Actividades

Concepto


PROGRAMACION


49

Ilustracin 65

Ilustracin 66

ESTRUCTURA ANALTICA DEL PROYECTO - EAP AJUSTADACASO: CONSTRUCCIN PARQUE COMUNAL

Componente 1: Juegos instalados Hacer drenajes Realizar obras Instalar juegos Realizar acabado

Componente 2: Arboles y jardines sembrados Hacer hoyos y canteros Conseguir plantas Plantar

Componente 3: Comunidad educada Realizar promocin Capacitar

Elaborar plan detallado Gestionar recursos

Adquirir dotacin Adquirir equipos y herramientas Adquirir materiales Contratar mano de obra

PASOS PARA LA PROGRAMACION DE ACTIVIDADES2. DEFINIR PRECEDENCIAS Y SECUENCIAS (2)

PRECEDENTE ACTIVIDAD SIGUIENTEElaborar plan Realizar promocin

Adquirir dotacinAdquirir equipoAdquirir materialesContratar Mano de ObraConseguir plantas

Elaborar plan Adquirir equipo Hacer drenajeHacer hoyos y canteros

Elaborar plan Adquirir materiales Hacer drenajeHacer hoyos y canteros

Elaborar plan Contratar Mano de Obra Hacer drenajeHacer hoyos y canteros

Elaborar plan Adquirir dotacin Instalar juegos

Elaborar plan Conseguir plantas Plantar


50

Ilustracin 67

Ilustracin 68

PASOS PARA LA PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES3. Elaborar la red de actividades

Realiz. acabado

Elaborarplan

Adquirir dotacin

Adquirirequipo

ContratarM.Obra

AAdquirir materiales

Conseguir plantas

Hacerdrenajes

Hacer hoyos- eras

Construccin

Plantar

INSTALACIOInstalar

INSTALACIONINSTALACIONEQUIPORealizar promocin Capacitar

T

I

PRECEDENCIAS Y SECUENCIAS (2/2)

PRECEDENTE ACTIVIDAD SIGUIENTEAdquirir equipoAdquirir materialesContratar M.de Obra

Hacer drenaje REALIZAR OBRAS

Adquirir equipoAdquirir materialesContratar M.de Obra

Hacer hoyos y canteros PLANTAR

Hacer drenaje Realizar obras Instalar

Adquirir dotacinRealizar construccin Instalar juegos Realizar acabado

Adquirir plantasHacer hoyos y canteros Plantar Realizar acabado

Elaborar plan Realizar promocin Capacitar

Realizar promocin Capacitar

Instalar Plantar Realizar acabado


51

Ilustracin 69

Ilustracin 70

PASOS PARA LA PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES3. Elaborar la red de actividades

Realiz.acabado

Elaborar plan

Adquirir dotacin

Adquirirequipo

Contratar M.Obra

Adquirir materiales

Conseguir plantas

Hacerdrenajes

Hacer hoyos- eras

Construccin

Plantar

INSTALACIONInstalar

INSTALACIONINSTALACIONEQUIPORealizar promocinCapacitar

T

I

Gestin derecursos

Componente 1

Componente 3

Componente 2

ACTIVIDAD PLAN DOTACION EQUIPO MATERIALES MANO DE OBRA PLANTAS DRENAJE CONSTRUCCION HOYOS-ERAS INSTALACION PLANTACION PROMOCION CAPACITACION ACABADO

TIEMPO (Das) 10 15 6 4 3 3 5 20 8 3 5 8 24 4

PASOS PARA LA PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES4. Determinar duraciones de las actividades


52

Ilustracin 71

Ilustracin 72

PASOS PARA LA PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES5. Calcular tiempos en la red

a) Fechas ms tempranas (primeras fechas)

INSTALACION

Realiz. acabado

. acabado

Elaborar plan Adquirir dotacin

Adquirir equipo

ContratarM.Obra

Adquirirmateriales

Conseguir plantas

hacer drenajes

Hacer hoyos-eras

Construcin

Plantar

Instalar

DOTACIONDOTACIONINSTALACIONINSTALACIONDOTACIONEQUIPORealizar promocin Capacitar

10 15

6

3

4

3

8 24

5

8

20

5

3

4

0 10

10 18 18 42

10 25

10 13

10 14

10 13

16 24

21 41

24 29

41 44

44 48

48

10 16

I

T

Actividad

PFI PFT

DPFI = Primera Fecha de Iniciacin; PFT = Primera Fecha de Terminacin; D = Duracin

16 21

b) Fechas tardas (ltimas fechas)

INSTALACION

Acabado


Adquirir equipo

Contratar M.Obra

Adquirir materiales

Conseguir plantas

Hacer drenajes

Hacer hoyos-eras

Construccin

Plantar

Instalar

DOTACIONDOTACIONINSTALACIONINSTALACIONDOTACIONEQUIPORealizar promocinDOTACIONDOTACIONINSTALACIONINSTALACIONDOTACION

Capacitar

10 15

6

3

4

3

8 24

5

8

20

5

3

4

0 10

10 18 18 42

10 25

10 13

10 14

10 13

16 24

21 41

24 29

41 44

44 48

48

10 16

I

T

44 48

41 44

24 48

4121

2416

4126

44393931

2116

21161610

1613

12

36

16

39

0 10

UFI = Ultima Fecha de Iniciacin; UFT = Ultima Fecha de Terminacin

UFI UFT

Actividad


53

Ilustracin 73

Pasos para la programacin de actividades6. Determinar RUTA CRITICA

INSTALACION

Acabado


Adquirir equipo

CContratar M.Obra

\ Adquirir materiales

Conseguir plantas

Hacer drenajes

Hacer hoyos-eras

Construccin

Plantar

Instalar

DOTACIONDOTACIONINSTALACIONINSTALACIONDOTACIONEQUIPORealizar promocinDOTACIONDOTACIONINSTALACIONINSTALACIONDOTACION

Capacitar

10 15

6

3

4

3

8 24

5

8

20

5

3

4

0 10

10 18 1842

10 25

10 13

10 14

10 13

16 24

21 41

24 29

41 44

44 48

48

10 16

I

T

44 48

41 44

24 48

4121

2416

4126

44393931

2116

21161610

1613

12

36

16

39

0 10

Conseguir plantas

3

10 13

36 39

Construccin

20

21 41

4121Actividad crtica

Actividad con holgura

Material docente sobre gestin y control de proyectos - Program

a de capacitacin BID

/ILPES

54

Ilustracin 74

DIAGRAMA GANTT CON INTERDEPENDENCIAS (ABC)

Proyecto: Construccin del Parque Comunal


55

Ilustracin 75

Ilustracin 76

TIPOS DE PRECEDENCIAS MS COMUNES

A B A = Realizar licitacinB = Firmar contrato

Fin - Inicio

A

B

A = Instalar videobeamB = Realizar tallerInicio - Inicio

A

Btd

A = DifusinB = Reclutamientoy seleccin

Inicio - Iniciocon desfase

A

B

A = Hacer huecosB = Traer plantasFin - Fin

Discutir otros tiposde precedencias y de desfases

LA RUTA CRITICA:

Determina la duracin delproyecto

Es la cadena de mayorduracin

Las actividades crticas notienen holgura

Cualquier retraso o demorade una actividad crticaocasiona ese mismo retrasoen el proyecto


56

Ilustracin 77

Ilustracin 78

PROGRAMACIN DEL PROYECTO

Parte IIRECURSOSY COSTOS

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA PROGRAMACIN

Programacin de la U.E. Actividades de control de

gestin: sobre contratistas Actividades de Ejecucin de

lo no contratado Actividades de apoyo

administrativo-financiero a lagestin

Programacin del Contratista Actividades de Ejecucin Actividades de intercambio

con la UE (recursos).


57

Ilustracin 79

Ilustracin 80

PROGRAMACIN DE RECURSOS Y COSTOSPasos

1. Asignacin de recursos

2. Costo de los recursos3. Otros Costos (Fijos)

4. Costo total del proyecto

5. Nivelacin de recursos

6. Optimizacin del proyecto

CONCEPTO DE RECURSO(SEGN PM*, MSPROJECT)

Factor productivo necesariopara realizar una actividad

No se consume con su uso, nise incorpora al productoresultante de la actividad

Al trmino de la actividad,queda disponible para serasignado a otra actividad oproyecto

Son recursos: Mano de obra Equipos y herramientasNo son recursos: Materiales, combustibles, servicios

* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos


58

Ilustracin 81

Ilustracin 82

PASOS PARA PROGRAMACIN DE RECURSOS Y COSTOS2, 3 y 4. Los costos del proyecto

EQUIPO

HUMANO

COSTOS DE LOS RECURSOS

INSUMOS

SERVICIOS **

OTROS COSTOS(Fijos*)

COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

RECURSO HUMANO

GASTOS ADMINISTRATIVOS

COSTOS DE GERENCIA +

COSTOS GENERALES DEL PROYECTO

COSTOS TOTALES

* Se llaman fijos porque no varan con la duracin de la actividad.** Cmo se trata el costo de una actividad o de un componentecuando se contrata completamente o a todo costo?

+ Sugerencia: asignarlos a una actividadglobal denominada Gerencia, que duralo mismo que el proyecto.

PASOS PARA PROGRAMACIN DE RECURSOS Y COSTOS1. ASIGNACIN DE RECURSOSEJEMPLO: PARQUE COMUNAL

RECURSOSACTIVIDAD Humanos Equipo y Herramienta

Maestro Obrero Jardinero Trabaj.Social

Equipo Herram.Construccin

Herram.Jardin.

Elaborar planAdquirir dotacinAdquirir equipoAdquirir materialesContratar M. de ObraConseguir plantas 1Hacer drenajes 1 3 1 1Realizar construccin 1 2 1 1Hacer hoyos y eras 1 1 1Instalar 1 2 1 1Plantar 1 1Realizar acabado 1 1 1Realizar promocin 1Capacitar 1El Gerente y la Secretaria se asignan al ProyectoglobalmenteSINO AL PROYECTO EN GENERAL. SE REQUIEREN MIENTRAS DURE ELPROYECTO


59

Ilustracin 83

Ilustracin 84

EJEM PLO S D E PR O G R AM AC I N D E C O STO S (2)

U na activ idad se ha contra tado por un va lor to ta l de$240,000 y tiene una duracin previs ta de 90 d as.

C uando una activ idad se contrata , no por tiem po s inopor cantidad de obra entregada, e l va lor to ta l de lcontra to se as igna com o costo fijo .

D uracin(d as)

C ostoto tal de

recursos

90

C ostosfijos

240 ,000 240 ,000

C osto Totalpor

actividadActividad

A ctiv idad 1

Tasa de costo delR ecurso (por d a )

RH 1

N m ero deR ecurso asignado

RH 1

C ostod iarioderecursos

EJEMPLOS DE PROGRAMACIN DE COSTOS (1)

Una actividad dura 60 das y utiliza: Un capataz (RH1), a $300 por da Tres obreros (RH2), a $200 por da Dos unidades de equip (EQ) a $500 por da $30.000 en materiales.

Duracin(das)

Costototal de

recursos

60 114,000

Costosfijos

30,000 144,000

Costo Totalpor

actividadActividad

Actividad 1 200

Tasa de costo delRecurso (por da)

RH1 RH2 EQ

5003003

Nmero deRecurso asignado

RH2 EQ

21

RH1

Costodiarioderecursos

1,900

X = + =

1 x 300 = 3003 x 200 = 6002 x 500 = 1.000suma 1.900


60

Ilustracin 85

EJEMPLOS DE PROGRAMACIN DE COSTOS (3)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 ytiene una duracin prevista de 90 das. Para apoyar suejecucin y hacerle seguimiento, la UE ha asignado unconsultor (RH1)con honorarios de $200 por da.

Duracin(das)

Costototal de

recursos

90 18,000

Costosfijos

240,000 258,000

CostoTotalpor

actividadActividad

Actividad1

Tasa de costodelRecurso(por da)

RH1

200

Nmero deRecurso asignado

1

RH1

Costodiarioderecursos

200

X = + =

CEPA

L - SERIE M

anuales N

7

61

Ilustracin 86

COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOSACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INSUMOS SERVICIOS

Ma e stro BRER Obre ro Ja rdine ro Trab.Soc ia l EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS MATERIALES TRANSPORTE$/da # $/da $Tota l $/da $/da $/da $/da $/da (DIAS) $ $ $

Elaborar plan 10 20 Adquirir dotacin 15 2,000 200 Adquirir equipo 6 80 Adquirir materiales 4 100 Contratar M. de Obra 3Conseguir plantas 50 50 3 150 100 Hacer drenajes 80 3 40 120 60 20 280 5 1,400 1,200 Realizar construccin 80 2 40 80 60 20 240 20 4,800 4,000 Hacer hoyos y eras 1 40 40 50 10 100 8 800 800 Instalar 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 Plantar 50 10 60 5 300 1,100 Realizar acabado 80 1 40 40 20 140 4 560 200 Realizar promocin 80 80 8 640 1,000 80 Capacitar 80 80 24 1,920 2,800 400

TOTAL ACTIVIDADESGerente 100 48 4,800


62

Ilustracin 87

Ilustracin 88

PASOS PARA PROGRAMACIN DE RECURSOS Y COSTOS

5. Nivelacin de recursos

Tiempo

Recursoasignado Recurso

sobreasignado

Lmitedisponible(pool)

1 1

1 11

1

1

11

1

Actividad A

Actividad B

Actividad C

Cantidad del recursopor unidad de tiempoasignada a cada actividad

DURACIN DE LA ACTIVIDAD VS RECURSOS

Duracin variable: Depende de la

intensidad delrecurso asignado:

Ej: Pintura de unedificio

Duracin fija: No depende de la

intensidad delrecurso asignado

Ej: Duracin del Curso

POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLEEN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO


63

Ilustracin 89

Ilustracin 90

ESTRATEGIAS PARA ELIMINAR SOBRECARGA

Nivelar recursos pordesplazamiento deactividades conholguras

Programar trabajoextra

Reingeniera deprocesos

Modificar tecnologa Contratar recurso

adicional

ELIMINACIN DE SOBRECARGA DE RECURSOS PORAMPLIACIN DEL POOL

Tiempo

Recursoasignado

Lmite original

Ampliacin delpool de recursos


64

Ilustracin 91

Ilustracin 92

NIVELACIN DE RECURSOSPOR DESPLAZAMIENTO DE ACTIVIDADES

Tiempo

Recursoasignado

Lmitedisponible

Perfil nivelado

Sobrecarga eliminada

1 1

1 11

1

1

11

1

Actividad A

Actividad B

Actividad C

Cantidad del recursopor unidad de tiempoasignada a cada actividad

Pasos para programacin de recursos y costos6. Optimizacin del proyecto

a) Estrategias para REDUCIR DURACION

Revisar interdependencias ymaximizar ejecuciones simultneas

Asignar ms recursos y/o modificarhorario laboral

Ms das laborables Turnos de trabajo Horas extras

Modificar tecnologa y redefinirprocesos

Mejora de procedimientos Cambio de procesos en actividades Cambio en tecnologa integral

Sistemas de estmulos


65

Ilustracin 93

Reprogramar recursosociosos

Aprovechar capacidadinstalada subutilizada enla empresa

Modificar tecnologa,redefinir procesos ycambiar recursos

Vincular recursoscomunitarios

Sistemas de estmulos Subcontratar la ejecucin

PASOS PARA PROGRAMACIN DE RECURSOS Y COSTOS

6. Optimizacin del proyectob) Estrategias para REDUCIR COSTOS


67

CAPTULO VCONTROL DE EJECUCIN


68

Ilustracin 94

Ilustracin 95

CONTROL DE EJECUCIN

2

Objetivos del CONTROL Asegurar cumplimiento de la ejecucin

de conformidad con el rumbo: C4 Asegurar de capacidad de ejecucin.

El control exige: Verificar sistemticamente lo

realizado versus lo programado Corregir oportunamente para evitar desvos y

recuperar capacidad de ejecucin Reprogramar para mantener metas originales o

mejorarlas

CICLO DE GESTIN DEL PROJECT - FASE 2CONTROL DE LA EJECUCION

CONTROLDE LAEJECUCION

C4

2


69

Ilustracin 96

Ilustracin 97

FASE RESULTADO

EJECUCIN DE LA OBRA OBRA TERMINADA

Tablero de Control = C4

CONTROL DE EJECUCIN DEL PROYECTO

TIEMPO COSTO CALIDADCANTIDAD


Fin

Propsito

Componente

Actividad

MBITO DE CONTROL DE LA GERENCIA DE PROYECTO

Concepto


FOCALIZACINDEL CONTROLDE GESTIN


70

Ilustracin 98

Ilustracin 99

CONTROL DE AVANCE DE LA ACTIVIDADES:Base del Control de Ejecucin


Fin

Propsito

Componente

Actividades

Concepto


CONTROLDE AVANCE

LA LNEA DE BASE(PROGRAMACIN ORIGINAL)

Es la fotografa de la programacin optimizada Se establece para iniciar la ejecucin

Se mantiene como referencia para elseguimiento y la evaluacin de la ejecucin

del proyecto


71

Ilustracin 100

Ilustracin 101

CONTROL C1CRONOLOGA (TIEMPO)

Los indicadores de control temporal informan sobre el avance delas actividades.

Se aplican a cada actividad y al proyecto total. Un buen control focaliza el avance en la Ruta Crtica. Indicador principal: IAF=Indice de Avance Fsico El control temporal implica el Control de la Cantidad de Obra

realizada

INDICADOR DE AVANCE FSICO

IAF=Indice de Avance Fsico IAF=Obra ejecutada/Obra total Expresa la porcin relativa de obra realizada Control grfico:

Momento del control (Tiempo transcurrido)

Retraso

Adelanto

Actividad al da

Duracin programada Porcin ejecutada


72

Ilustracin 102

Ilustracin 103

CONTROL C1CRONOLOGA (TIEMPO)

Control de Avance sobre la parte realizada del proyecto:

Indice de Avance de la Ruta Crtica Indice de Avance de las actividades que se han debido

realizar: Promedio simple de Indices de Avance Promedio ponderado de Indices de Avance

(ponderar por costo).

CONTROL Y REPROGRAMACIN DE TIEMPO

Ante retraso, el objetivo de la gerencia es reponer el retraso y/oevitarlo hacia delante.

Estrategias para recuperacin de tiempo: Intensificar recursos para recuperar el retraso Redefinir procesos para acelerar la actividad Redefinir tecnologa para realizar el proyecto en

menor tiempo Reestructurar la interdependencia de las

actividades Anticipar la iniciacin de actividades futuras. Contratar la realizacin de ciertas actividades

(subcontratar, recontratar) El esfuerzo de reduccin de tiempo debe concentrase en las

actividades de la Ruta Crtica


73

Ilustracin 104

Ilustracin 105

CONTROL C2COSTOS

La gerencia debe asegurarse de que el proyecto seejecute dentro del presupuesto.

El control financiero focaliza dos aspectos: Evitar que las actividades consuman ms

recursos de los previstos Garantizar que los desembolsos se encuentren

disponibles oportunamente.

NDICE DE CUMPLIMIENTO DE COSTOS

Principal indicador utilizado: ndice de Cumplimiento de Costos = ICC se mide por el presupuesto ejecutado en el momento

del control, como proporcin del presupuesto inicial: ICC = Presupuesto ejecutado/Presupuesto inicial El Indice de Cumplimiento de Costos muestra el

avance en la evolucin de los costos reales de laobra.

Su lmite es 1 , pues por encima de dicho valor haysobre-ejecucin del presupuesto inicial.


74

Ilustracin 106

Ilustracin 107

CONTROL DE COSTOSEJEMPLO

En el momento del control la actividad ha consumidorecursos por un valor de $13,500, sobre unpresupuesto de $30,000

ndice de Cumplimiento de Costos :

ICC = 13,500/30,000 = 0.45 = 45%

CONTROL Y REPROGRAMACIN DECOSTOS

Estrategias racionalizadoras: Utilizar recursos ms eficientes (los que logran mayor cantidad de

actividad por unidad de costo) Redisear procesos para disminuir el costo (cambio en la tecnologa) Eliminar vicios de trabajo, evitar desperdicios* y reasignar recursos

ociosos. Aprovechar capacidad instalada subutilizada. Disminuir duracin cuando los costos generales son altos. Revisar precios de insumos y sistemas de adquisicin y de

contratacin Establecer o revisar sistemas de estmulos Vincular recursos comunitarios

* Desperdicio = Conjunto de acciones o de insumosque implican tiempo y costo pero que no agregan ningnvalor a la actividad de la cual forman parte.


75

Ilustracin 108

Ilustraciones 109

CONTROL DE COSTOS

Actualizacin de costosreales

Estimativo de costos porejecutar (inercia actual-i.a)

Actualizacin delpresupuesto global (i.a.)

Estimacin de la DesviacinPresupuestal

Medidas correctivas Reprogramacin

presupuestal

CONTROL DE DESEMBOLSOS

Para el control de fondos la gerencia debe vigilarespecialmente dos aspectos:

La disponibilidad oportuna de los fondosen la cuenta del proyecto, y

La ejecucin de los desembolsos paraasignar los recursos oportunamente a lasactividades.


76

Ilustracin 110

Ilustracin 111

INDICADORES DE DESEMBOLSOS

Dos indicadores para el tablero de control de fondos:

El Indice de Avance Financiero, que expresa los desembolsosefectuados como proporcin del presupuesto total del proyecto.

Indica el grado de compromiso de los fondos disponibles.Para verificar si hay desfases, se debe contrastar con elIndice de Cumplimiento de Costos y con el Indice deAvance de Obra

El Cuadro de desembolsos pendientes Es un dato preventivo. Indica el monto y fecha en que

deben hacerse efectivos los prximos desembolsos.

REPROGRAMACIN PRESUPUESTAL

Tener en cuenta factores, instrumentos y procedimientos que incidenen la reprogramacin presupuestal, como:

Pagos: no exceder % de giro del Fondo Rotatorio Restricciones de cambios entre categoras presupuestales Interferencias por no disponibilidad de giros de contrapartida Prrrogas de ejecucin y de desembolsos Garantizar recursos por compromiso


77

Ilustracin 112

Ilustracin 113

CONTROL C3: CANTIDADEL ML OFRECE LA BASE DEL CONTROL


Fin

Propsito

Componente

Actividades

Concepto


CUNTO SE HA

REALIZADO?

QUCANTIDAD DECOMPONENTESE ENTREGA?

TAMAO YCOBERTURA

DEL PROYECTO

CONTROL C3 CANTIDAD

Control cuantitativo sobre actividades, de la mano delcontrol temporal (seguimiento):

Cunto se ha realizado de lo programado? Control cuantitativo sobre indicadores de objetivos de

componentes (verificacin de producto): Qu cantidad de componente se entrega?


78

Ilustracin 114

Ilustracin 115

CONTROL C4: CALIDADEL ML OFRECE LA BASE DEL CONTROL


Fin

Propsito

Componente

Actividades

Concepto


CUALES SON LOS PARAMETROS

DE EJECUCION?

QUCALIDAD DE

COMPONENTESE ENTREGA?

CALIDADESPERADA PARAEL USO DE LOSCOMPONENTES

CONTROL C4CALIDAD

Parmetros y especificaciones tcnicasclaras y precisas

Buenos trminos de referencia ybuenos procesos de contratacin

Interventora y Auditora de Calidad.Condicionar pagos a verificacin decalidad

Veeduras y control de la comunidad CC en cada punto de responsabilidad,

no tanto al final de la cadena: Factor dexito: Hacer las cosas bien la primeravez CC sobre actividades CC sobre productos


79

Ilustracin 116

Ilustracin 117

EL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIALLOS INFORMES SURGEN DE LOS MEDIOS DE VERIFICACIN


Fin

Propsito

Componente

Actividades

Concepto


RESPONABLES DE INFORMACIN

PARA CONTROLDE EJECUCIN

BASE DEINFORMACIN

PARA LOGRO DECOMPONENTES

INFORMES DE SEGUIMIENTO,CONTROL GERENCIAL Y MONITOREO

Informe de Seguimiento del Desempeo delProyecto- ISDP)

Informes de Control Gerencial Informe de Logro Informe Alertivo Informes de auditoras y veeduras

Monitoreo (Banco) Informe de Evaluacin Intermedia o de

Ejecucin


80

Ilustracin 118

Ilustracin 119

INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO DELPROYECTO

ISDP

El ISDP actualiza sistemticamente el Proyecto son base en lainformacin del Marco Lgico

Se focaliza en respuestas a 5 preguntas fundamentales: Se estn realizando las actividades e insumos en forma

oportuna y eficiente? Siguen vlidos los supuestos o se pueden volver riesgos? Se estn logrando los componentes en trminos de C4? Se estn cumpliendo las clusulas del contrato? Hasta qu punto es probable que el proyecto alcance sus

objetivos de desarrollo?

INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO DELPROYECTO

ISDP: CONTENIDO BSICO

DATOS BASICOSII. OBJETIVOS DE DESARROLLO E INDICADORES

CLAVES DE DESEMPEOIII. PROGRESO EN LA EJECUCION DEL

PROYECTOIV. SUPUESTOS CLAVESV. LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE DESARROLLOVI. RESUMEN DEL ESTADO DEL PROYECTO,

PROBLEMAS Y ACCIONES


81

Ilustracin 120

Ilustracin 121

QU ES EL MONITOREO?

Es el procedimiento por el cual un observador externo de lagestin:

Verifica la eficiencia y eficacia de la ejecucin de unproyecto mediante la identificacin de sus logros ydebilidades y,

en consecuencia, recomiendamedidas correctivas para optimizar losresultados esperados del proyecto.

BENEFICIOS DEL MONITOREO POR EL BANCO

Identifica fallas en los diseos y en el plan de ejecucin Verifica si el proyecto se realiza conforme al plan Examina continuamente los supuestos del proyecto y

determina el riesgo de no cumplir con los objetivos Determina la probabilidad de producir los componentes

de acuerdo con los diseos y con el plan Verifica si los componentes resultarn en el logro del

propsito Identifica problemas recurrentes que exijan atencin Ayuda a identificar soluciones a problemas Recomienda cambios al plan de ejecucin Establece vnculos entre el desempeo de las

operaciones en marcha y la futura asistencia del Bancoal pas.

Monitoreo y Gerencia: 2 caras de la misma moneda Gestindel Proyecto: Todas las partes ganan


82

Ilustracin 122

RELACIONES ESTRATGICAS PARA EL CONTROLDE GESTIN DEL PROYECTO

AUTORIDADESDE GOBIERNO

UNIDADEJECUTORA

Gerencia de P.Gerencias de C.

BID(Representacin)

POBLACION AFECTADA(Demanda)

CONTRATISTAS,PROVEEDORES

(Oferta)


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CAPTULO VIGERENCIA DE PROYECTOS


84

Ilustracin 123

Ilustracin 124

GERENCIA DE PROYECTOS8 ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES

1. Rumbo2. Relaciones3. mbito de responsabilidades4. Comunicacin5. Liderazgo6. Trabajo de Equipo7. Administracin del tiempo8. tica

1. FIJAR Y MANTENER EL RUMBO

Fijar fines y propsitos Precisar objetivos

(productos/componentes) Definir indicadores para verificar rumbo

Fin

Propsito

Componente

Actividad

Tres nivelessuperiores

del MLRUMBO


85

Ilustracin 125

Ilustracin 126

2. ADMINISTRAR RELACIONES Y3. DEFINIR RESPONSABILIDADES

ACTIVIDAD 1

Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3

ACTIVIDAD 2

COMPONENTE 1 COMPONENTE 2 COMPONENTE 3

PROPSITO

* Work Breakdown Structure (WBS)

rea Funcional 1 rea Funcional2

Proyecto

Direccin Superior

Asignacin simultnea de tareas especficas alproyecto y de tareas de las Areas Funcionalesde la Organizacin

Proyecto(U.E.)

RelacionesProyecto/Ambiente

Responsabilidades

Verificac.

SupuestoIndica

Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto


Elementosreferenciales, bajoobservacin

RESULTADO

DE GESTION

Comunicacin oral comunicacin escrita Colocarse en el lugar del destinatario y diferenciarlo Redaccin: lenguaje, ortografa, claridad, concrecin, estilo,

presentacin Verificar que el mensaje se ha entendido Verificar que se estn tomando las acciones esperadas del

mensajeReuniones Productivas: Agenda, Comunicacin previa de objetivos,

Preparacin (Informacin, anlisis, elaboracin de propuestas),Actas, evitar desviaciones, entropas y multlogos divergentes.

Asegurar que se llega a conclusiones, que se asumencompromisos y que se cuenta con la capacidad para cumplirlos.

Clima de comunicacin dentro del equipo


86

Ilustracin 127

Ilustracin 128

5. LIDERAZGO

Rumbo: visin y comunicacin Motivar y Comprometer Delegar y facultar Estimular Capacitar Innovar y Resolver Problemas Gerenciar el cambio Manejar el conflicto Mantener equipo

Tranquiloy agradable

1,9

Comprometidoy estimulante

9,9

Apenassatisfactorio

5,5

Rutinarioy sin vida

1,1

Competitivogana-pierde,tenso

9,11

9

1 9Inters por la tarea

Inte

rs p

or la

Rel

aci

n

6. TRABAJO EN EQUIPO(El Cuadro de Trabajo en Equipo*: Tarea y Relacin)

*

* El Grid Gerencial, Teamwork Grid Blake & Mouton


87

Ilustracin 129

Ilustracin 130

7. ADMINISTRACIN DEL TIEMPOMATRIZ DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO*

Urgente No urgenteN

o im

port

ante

Impo

rtan

te IActividades:CrisisProblemas apremiantesActividades en retraso

IIActividades:PrevencinConstruir relacionesReconocer oportunidadesPlanificacin, recreacin

IIIActividades:Interrupciones, llamadas,reunionitis aguda,ciertos informes, asuntosinmediatos, populismo

IVTrivialidades, cierto correo,algunas llamadas, prdidasde tiempo, actividadesagradables (crucigramas,juegos de computador)

* S.Covey Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva

EL BOMBERO NO SALE DEL CUADRANTE I

Urgente N.U

N. I

.Im

port

ante

S.Covey Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva

II

III IV

I

Resultados :EstrsAgotamientoAdministracin de crisisSiempre apagando incendios


88

Ilustracin 131

Ilustracin 132

EL GERENTE EFICAZTRABAJA EN EL SEGUNDO CUADRANTE

Urgente No urgente

N.I

Impo

rtant

e

II

III IV

I IIResultados:

Visin, perspectivaProaccin, iniciativaClima saludableEquilibrio y ControlPocas crisisSatisfaccin de logros

S.Covey Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva

8. LA ETICA GERENCIAL

La ETICA de la Gerencia de Proyecto consiste en: colocar todos los principios, valores, acciones,

medidas, procedimientos y cultura organizacional al servicio de los objetivos del proyecto, de los

ms altos intereses nacionales, de la comunidad,de los beneficiarios, de los usuarios y de lainstitucin,

para asegurar el logro eficaz y equitativo de losresultados perseguidos, con base en el manejotransparente de los recursos, en el desempeoeficiente de las actividades y funciones y en elcomportamiento idneo de los miembros delequipo.


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Ilustracin 133

Ilustracin 134

TICA DE LA GERENCIA DE PROYECTOBARRERAS CONTRA LA CORRUPCIN

Un Estado moderno, gil y eficiente Una gerencia eficaz y transparente Control poltico Veedura ciudadana Prensa investigadora Justicia capaz de investigar y sancionar Sistemas de control de gestin interno

El clientelismo El nepotismo La corrupcin Las prcticas discriminatorias Las prcticas inequitativas Las practicas desleales Las prcticas contra la moral y los buenos usos El desgreo y el descuido de los bienes pblicos El deterioro del medio ambiente


90

Ilustracin 135

Ilustracin 136

MEDIDAS PARA COMBATIR LACORRUPCIN

Eliminar trmites innecesarios Estimular la competencia Disposiciones para dar transparencia la

administracin pblica Reconocimiento de los derechos de

peticin y de informacin Difusin y publicidad de las decisiones

y actos pblicos Fortalecimiento de la responsabilidad

(accountability) Seleccin basada en mritos Sistemas de estmulos por

productividad Salarios competitivos Regmenes disciplinarios eficaces Reglas de juego claras y transparentes

en los sistemas de contratacin Plazos y silencios administrativos Sistemas de estmulos no perversos

Control y transparencia en elfuncionamiento de los partidos

Proselitismo poltico y gestas electoralesde bajo costo

Financiamiento pblico de las campaaselectorales y control sobre aportesprivados.

Tipificacin de los delitos de corrupcin yde enriquecimiento ilcito

Tipificacin de los delitos de estmulo ala corrupcin (el que peca por la paga yel que paga por pecar)

Control sobre los bienes de losfuncionarios pblicos

Estmulos a las gerencias transparentes Veeduras ciudadanas y otras formas de

vigilancia Investigacin y denuncia por los medios

de comunicacin (con seguimiento, msall de la noticia).

EL GERENTE DE PROYECTO DEBECERRAR LAS VLVULAS DE ESCAPE

Identificar dnde puede haber vlvulas de escape: En los mecanismos de contratacin (con los contratistas y

proveedores del proyecto) En el manejo de los fondos del proyecto En la provisin de cargos y nombramientos En las prcticas internas, trmites y procedimientos En la supervisin de los contratos (recepcin de obra) En las relaciones que afecten a los ciudadanos y usuarios

del proyecto: Su tiempo Su entorno Su actividad econmica Los trmites que debe surtir ante la entidad.


91


91

CAPTULO VIITRMINO DE PROYECTOY EVALUACIN DE RESULTADOS


92

Ilustracin 137

Ilustracin138

A su trmino todo proyecto requiere: Evaluacin de cumplimiento de objetivos de ejecucin Cierre de proyecto Empalme con fase de operacin

(proyecto generador de capacidad) Acciones de Trmino de Proyecto

Desmontar la UE y elementos temporales Finiquitar cuentas y cerrar compromisos Elaborar Informe de Terminacin de Proyecto (ITP, PCR) Facilitar iniciacin de operacin y sostenibilidad

CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO - FASE 3TRMINO DE PROYECTO

TERMINO DE PROYECTO

EVALUACION DE LOGRO DE OBJETIVOS (PRODUCTOS) (PROPOSITO)

3

MBITO DE CONTROL DE LA GERENCIA DE PROYECTOCUYO OBJETIVO CONTRACTUAL ES ENTREGA DE

COMPONENTES


Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto

mbito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observacin

RESULTADODE GESTIN


93

Ilustracin 139

Ilustracin 140

TRMINO DEL PROYECTO

Objetivo de terminacin del Proyecto: Medida de xito de la ejecucin:

Entrega de componentes con ptimo C4

Objetivos de posterminacin: Objetivos de contribucin directa a la calidad de vida de los

beneficiarios ( Propsito ) Objetivos de impacto de desarrollo ( Fin )

La verificacin de estos dos objetivos superiores es posterior altrmino de la ejecucin del proyecto. Pero como son funcin delos supuestos en sus niveles, la validez de los supuestos debeconfirmarse al trmino del proyecto y su anlisis debeincorporarse al ITP.


Fin

Propsito

Componente

Actividad

Concepto

MBITO DE CONTROLDE LA GERENCIA DE PROYECTOCUYO OBJETIVO CONTRACTUAL ES

CUMPLIMIENTO DE ATENCIN


RESULTADODE GESTIN


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Ilustracin 141

Ilustracin 142

INFORMES DE TERMINACIN DEL PROYECTOY DE EVALUACIN EXPOST

Objetivo de terminacin del Proyecto: Informes de Trmino de Proyecto

Un Informe de Trmino de Proyecto - ( ITP por la Gerencia) El Informe de Terminacin de Proyecto del BID ( PCR)

Objetivos de posterminacin: Dentro de 1-2 aos despus de concluido el proyecto:

Anlisis de Ejecucin de Proyectos (PPR) Evaluaciones Expost delPrestatario (BEP)

Entre 3-4 aos despus de concluido el proyecto: Evaluaciones de Impacto en el Desarrollo (EID)

EL INFORME DE TERMINACIN DEPROYECTO

Dos funciones : Ultimo eslabn del control y monitoreo de la

ejecucin Primer eslabn de la evaluacin expost

El ITP satisface requerimientos de varios actores,especialmente: Gobierno Gerencia y equipo de la UE Involucrados Banco

El PCR del Banco lo prepara la Representacin dentrode los 2-3 meses despus del desembolso final.

I T P


95

Ilustracin 143

Ilustracin 144

PARA QU EL ITP?

El ITP se elabora para: Verificar cumplimiento de objetivos (componentes) Describir la experiencia (memoria). Reflexionar sobre el desempeo gerencial de la ejecucin. Aprender de la experiencia para el diseo y ejecucin de

nuevos proyectos. Anticipar seales de alerta para facilitar logros en los objetivos

superiores (Propsito y Fin), durante la fase de operacin oinstitucionalizacin del proyecto.

I TP

ESTRUCTURA DEL ITP

Resumen del Proyecto Objetivos y descripcin del proyecto Resultados del proyecto (C4) Lecciones aprendidas de la experiencia Recomendaciones para proyectos futuros Comentarios adicionales


96

Ilustracin 145

Ilustracin 146

EXPERIENCIA ADQUIRIDA CON EL PROYECTO

Experiencia - aprendizaje de tres tipos: Aprendizaje de ejecucin: de actividades a componentes

(Gerencia) Aprendizaje de operacin (de componentes a propsito) Aprendizaje de desarrollo (de propsito a fin)

Area de anlisis del aprendizaje: todo el ML

Fin

Propsito

Compo-nente

Activida

Aprendizaje de desarrollo

Aprendizaje de operacin

Aprendizaje de ejecucin

DE LA EJECUCIN A LA OPERACIN

Fin

Propsito

Compo-nente

Actividad

Fin

Propsito

Compo-nente

Actividad

Objetivos deTerminacin

Objetivos dePosterminacin

ITP - PCR PPR-BEPEID

A la culminacin Expost

1-2 aos

3-4 aos

2-3 meses


97

Ilustracin 147

EL CICLO DE GESTIN DEL PROYECTO

EJECUCION


ORGANIZACINY

PROGRAMACIN

CONTROLDE LAEJECUCION

C4

TRMINO DE PROYECTO EVALUACIN DE LOGRO DE OBJETIVOS (PRODUCTOS) (PROPSITO)

1

2

3

C4

I TP


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CAPTULO VIIIINSTRUMENTOS YPROCEDIMIENTOS GERENCIALES


100

Ilustracin 148

Ilustracin 149

I INFORMACIN BSICA SOBRE EL BID

1. Recursos Financieros del BID:

! Capital Fondos Especiales (SF)! Capital Ordinario (OC)

Como obtiene el BID sus recursos financieros:

! Fondos Especiales (SF): Aportes en efectivo de los pases donantes

! Capital Ordinario (OC): Venta de bonos en el mercado de capitales

2. Mecanismo para obtencin de recursos OC:

Cada 4 aos el BID suele convocar a sus socios(pases miembros) para que aporten los recursos aser prestados.

Cada pas aporta recursos en proporcin a su capacidad de votoen el Directorio del BID.

Cada pas entrega su aporte en dos formas: (a) una parte enefectivo, para cubrir costos operativos, y (b ) la mayora delaporte en uno o varios pagars avalados por los gobiernos decada pas.

Con base en los pagars s como en las proyecciones dedesembolso de los prstamos en ejecucin y en las previsionessobre nuevas operaciones, el BID emite bonos peridicamenteen el mercado internacional.


101

Ilustracin 150

Ilustracin 151

" Los bonos del BID (y del Banco Mundial) estn clasificadoscomo XAA, lo, cual significa que:

a) Los compradores corrern el menor riesgoexistente en el mercado.

b) Los intereses devengados sern los mnimos en el mercado.

Debido a que los bonos pagan poco inters, con cada emisin el BIDpuede conseguir fondos en efectivo que presta a sus pases miembrosa un inters menor que el del mercado internacional (normalmente 2puntos menos).

" De esta manera se conforma el Capital Ordinario (OC) del BID.

" Quin compra bonos AAA del BID y del Banco Mundial? -Cualquiera, aunque los grandes compradores son los fondos depensiones.

" En resumen, el BID consigue sus fondos en base a:- Credibilidad en el mercado financiero internacional.- Impecable cartera.

" Qu sucedera si algn da el BID le exigiera a cada uno de sussocios que hagan "efectivo" sus pagars?

" Qu sucedera si algn pas decidiera no pagar su deuda al BID?

" Que sucedera si el BID le perdona la deuda a un pas?


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Ilustracin 152

Ilustracin 153

De Ejecucin Plurianual (por etapas): son prstamos en los cualeslos programas de inversiones de un sector o subsector son ajustadosde tiempo en tiempo dentro de los criterios y objetivos globalesacordados con el Banco.

De Ajuste Sectorial: corresponden a una modalidad flexible confondos de rpido desembolso, para apoyar cambios institucionales y depoltica a escala sectorial o subsectorial. Pueden incluir un componentede inversin, en cuyo caso se convierten en Prstamos Hbridos.

3. Tipos de operaciones que ofrece el BID:

" Prstamos: Proyectos Especficos: financian uno o ms proyectos que

estn totalmente definidos al momento de aprobarse laoperacin por el Banco.

Para Programas de Obras Mltiples: financian un conjunto deobras de naturaleza semejante, fsicamente independientes entres.

Globales de Crdito: concedidos a instituciones financierasintermediarias (IFI) o agencias similares, con el objeto de questas faciliten recursos mediante la concesin de crditos asubprestatarios finales.


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Ilustracin 154

Ilustracin 150

Ilustracin 155

Prstamos para Operaciones Innovativas: para programaspiloto o experimentales mediante los cuales se acumulenexperiencias en reas y temas complejos. Ejemplos:demostracin de ventajas de un enfoque en la superacin deproblemas; creacin de consenso; acumulacin de expe

Material docente sobre gestión y control de proyectos ... · Por parte del BID, colaboraron...

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