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MATERIAL DE APOYO Guía operativa ANEC, FEDEX, FACTURAS, DEPÓSITOS, PAPELERÍA, VIÁTICOS, NORMATIVA Y COMUNICACIÓN INTERNA.
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Guía operativa
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ANEC, FEDEX, FACTURAS, DEPÓSITOS, PAPELERÍA,
VIÁTICOS, NORMATIVA Y COMUNICACIÓN INTERNA.
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ÍNDICE
Proceso ANEC
Envíos de FedEx
Depósitos y facturas
Papelería
o Solicitud y comprobación
Viáticos
o Solicitud y comprobación
Normativa de solicitudes y comprobaciones
Comunicación interna
Anexos
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Proceso ANEC Que los expedientes lleguen al ANEC (Archivo Nacional de Expedientes) es una de las
partes más importantes de los procesos de INFOVIT; nuestro trabajo no está completo
hasta que los expedientes han llegado al Archivo.
Es de suma importancia que este proceso se lleve a cabo con dedicación y esmero, ANEC
nos exige hacerle llegar el expediente de un crédito aceptado con todos los documentos y
el contrato de acuerdo a las normas y características que éste solicita.
El Proceso ANEC se constituye por las siguientes etapas y aquí te explicaremos cada una:
Orden de los documentos en el expediente
Archivar los expedientes (Especificaciones y rótulos en fólder)
Cómo llenar el Formato ANEC V1.1
Cómo enviar el archivo
Los documentos deben venir con las especificaciones y el orden siguiente:
1.- Pantalla DocSolution: Impresión que valida el “crédito aceptado”.
2.- Solicitud de crédito: Con firma y huellas digitales de los dedos pulgares derecho e
izquierdo a un costado de la firma, como en el siguiente ejemplo:
3.- Copia de IFE-INE o Pasaporte: Con sello de cotejo con todos los datos (sin olvidar la
firma) y revisando todas las medidas de seguridad de las identificaciones.
4.- Consulta nominal: Validación emitida por la página del INE de la credencial de elector
(en el caso del pasaporte se omite).
5.- Copia de acta de nacimiento: Con sello de cotejo con todos los datos (sin olvidar la
firma).
6.- Copia de comprobante de domicilio: No mayor a tres meses de antigüedad, con sello
de cotejo con todos los datos (sin olvidar la firma).
Orden de los documentos
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7.- Aviso de retención: Con fecha, nombre y firma de quien lo recibe y el sello de la
empresa (en caso de no contar con sello, se adjunta una carta membretada de la empresa
detrás del Aviso de Retención, esto no suple el nombre y la firma en el Aviso).
8.- Autorización de consulta en buró de crédito: Con firmas.
9.- Carátula de contrato: Con firma y huellas digitales de los pulgares.
10.- Acuse de recibo de tarjeta: Con firma.
11.- Contrato: Con todas las páginas firmadas, las últimas páginas deberán llevar nombre
completo y firma del derechohabiente donde el contrato lo solicite, mismas que tienen
que estar acompañadas de las huellas digitales pulgares.
*12.- Fotografía de la última página del contrato: con IFE/INE o Pasaporte (por ambas
caras).
*13.- Fotografía de la entrega de la tarjeta Mejoravit (MULTIVA): El derechohabiente
debe sostener la tarjeta Mejoravit y su identificación oficial.
*14.- Documento preventivo de Derechohabiente: Deberá ser llenado de puño y letra del
derechohabiente, exclusivamente.
SI EL DERECHOHABIENTE FIRMA CON SU NOMBRE, DEBERÁ ESCRIBIRLO DOS VECES
DONDE SE SOLICITE NOMBRE Y FIRMA.
*SELLOS DE COTEJO: Deberás llenar TODOS los datos (Nombre, establecimiento, firma y fecha)
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A fin de evitar conflictos como la usurpación de identidad, se han tomado las siguientes
medidas:
Se deberán tomar dos fotografías de la última página del contrato con la identificación
oficial:
1.- Con la parte de en frente de la identificación oficial. 2.- Con la parte de atrás de la identificación oficial.
Ambas fotografías deberán ser visibles y tendrán que ser escaneadas y cargadas en el
sistema de Asesor virtual (DocSolution) en hojas diferentes, además se integran al
expediente que se envía al ANEC a continuación del contrato.
*Nuevas medidas de seguridad
Fotografía de identificación oficial en la última página del contrato
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Esta fotografía debe ser tomada con el derechohabiente sosteniendo su identificación
oficial y su tarjeta, deberá ser visible su rostro y su credencial o pasaporte.
Esta fotografía deberá escanearse para ser cargada al sistema de Asesor Virtual
(DocSolution) y debe anexarse al expediente detrás de las fotografías de la identificación
en el contrato para enviarse al ANEC.
Fotografía de la entrega de tarjeta
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El siguiente documento debe ser llenado de puño y letra del Derechohabiente para luego
ser escaneado y cargado a Asesor Virtual y anexado al expediente para su envío al ANEC:
Documento preventivo de Derechohabiente
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Revisión del pasaporte
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Todos los documentos de la lista anterior, exceptuando la impresión de la pantalla de
DocSolution, deberán estar engrapados a un fólder, mismo que debe ser marcado con el
nombre del derechohabiente en la pestaña, comenzando por el apellido paterno,
materno y nombre(s), como se muestra en el siguiente ejemplo:
El expediente completo (solicitud de crédito, documentos identificación oficial, consulta
nominal, en caso de IFE, acta de nacimiento, comprobante de domicilio aviso de
retención, consulta de buró, carátula de contrato, acuse de tarjeta, contrato, fotografías
de identificación oficial en la última página del contrato, fotografía de entrega de tarjeta
multiva y documento preventivo de DH) siempre debe estar impreso en hojas blancas,
NO recicladas, además no se debe incluir ningún otro documento que esta guía no
especifique como necesario.
Es necesario verificar que se tiene la versión actual del formato para la captura de
expedientes Formato ANEC V1.1,
Estevez Pérez Miriam Stefany
Archivar los expedientes
Formato ANEC v1.1
2 1
3
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En la imagen se hace referencia tres puntos de suma importancia:
1.- Capturar datos del promotor: Se deben llenar esos campos con el nombre completo
del asesor (comenzando por apellidos), el estado y la localidad donde se encuentran, todo
debe ir en mayúsculas.
2.- Datos del envío: Se debe capturar el número de guía y la fecha en que se está
realizando el envío.
3.- Datos de los derechohabientes: En la primer columna vacía se debe capturar el
número de crédito, en la segunda el nombre del derechohabiente al que corresponde,
siempre en mayúsculas y comenzando por apellido y en la última debe estar el número
del Seguro Social (NSS) del cliente.
La lógica de los envíos de expedientes es la siguiente:
Fecha originación Fecha de envío de expedientes
a Bahía
Fecha aprox. de llegada a
Bahía
Fecha de conteo
Fecha de revisión
de a
16/xx/2016 30/xx/2016 05/xx/2016 10/xx/2016 11/xx/2016 15/xx/2016
01/xx/2016 15/xx/2016 20/xx/2016 25/xx/2016 26/xx/2016 30/xx/2016
Es decir: Los expedientes se enviarán ÚNICAMENTE los días 5 y 20 (en caso de ser día
feriado o fin de semana, el envío deberá hacerse un día antes).
Envíos del día 5: Deben ser enviados TODOS LOS EXPEDIENTES CORRESPONDIENTES A LA
ORIGINACIÓN DEL DÍA 16 AL DÍA 30 DEL MES ANTERIOR INMEDIATO.
Envíos del día 20: Deben ser enviados TODOS LOS EXPEDIENTES CORRESPONDIENTES A
LA ORIGINACIÓN DEL DÍA 1 AL DÍA 15 DEL MISMO MES.
Esto, a fin de que todos los expedientes sean revisados en un máximo de 10 días
posteriores a su envío y así, evitar rezagos y cargas de trabajo que retrasen la llegada de
esos expedientes al ANEC.
Días de envío de expedientes
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Este archivo de Excel deberá ser guardado de la siguiente forma:
Año, mes y día, localidad, estado, nombre del promotor comenzando por apellidos y el
número de expedientes, separado por comas y guion bajo, según lo indica el ejemplo:
20160129_Toluca, Estado de México_López Sánchez Pedro_150exp
Y llevará la misma estructura en el asunto del correo. Es importante que una vez que el
envío de expedientes físicos a Bahía se haya realizado, se envíe la lista de Excel y la guía de
FedEx escaneada como datos adjuntos al correo de:
con copia al gerente de tu zona y tu líder regional correspondiente al estado donde
laboras:
[email protected] [email protected] Zona Norte Zona Sur
Al hacer tu envío vía FedEx, deberás incluir en la caja de expedientes la lista de Excel
impresa.
Olga de los Ríos Gilead Sánchez Ricardo Hernández Leonel Martínez
ESTA
DO
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Chihuahua Durango Coahuila Baja California Norte
Sonora Nuevo León Baja California Sur
Sinaloa
Envío de la lista de Excel
Líderes regionales
Zona Norte
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Antonio Bado Nancy Domínguez Alejandro Gallegos
ESTA
DO
[email protected] [email protected] [email protected]
Tabasco Aguascalientes Guerrero
Yucatán CDMX Hidalgo
Veracruz Edo. De México Jalisco
Querétaro Michoacán
Morelos
Nayarit
Puebla
Zona Sur
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Envíos de FedEx Al llenar la guía de FedEx deben considerar (por cuestión de costo):
El envío debe ser siempre NACIONAL ECONÓMICO.
Para calcular el peso: 10 expedientes igual a 1 Kilo.
Si tienen más de un paquete de expedientes, no deben generar una guía por
paquete.
Una guía puede incluir hasta 10 paquetes.
Los equipos deben ser enviados con guías individuales (laptop, multifuncional,
módulo, etc.)y deben ser asegurados declarando el costo proporcionado por Bahía.
NO envíes paquetes con espacio sobrante, procura que la caja sea de acuerdo al
número de expedientes (FedEx cobra peso y dimensiones, es decir, si envías 20
expedientes en una caja grande se cobrará por el tamaño del paquete).
Acceder a la dirección: http://www.fedex.com/mx/
En la parte superior izquierda se selecciona la pestaña de Enviar y hacemos clic en Envía
nacional – con cuenta y registro fedex.com.
PASO 1
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En la siguiente pantalla debes ingresar el usuario y la contraseña que te fue
proporcionado.
Una vez que se accede a FedEx aparece un formulario que debe llenarse con la siguiente
información:
País/Ubicación: México
Compañía: Pony Compra Colectiva
Nombre del contacto: Irma Lera
Dirección 1: Bahía de Santa Bárbara 145 Bis.
Dirección 2: Col. Verónica Anzures
Código postal: 11300
Teléfono: (55) 25812700 Ext: 4457
PASO 2
PASO 3
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En los Detalles del paquete y del envío se deben llenar los campos con la información
correcta:
Fecha del envío: Día en el que se está realizando
Cantidad de paquetes: En caso de ser dos o más se debe especificar si son o no idénticos,
de no serlo tendrás que especificar las características de cada uno de ellos (peso y
dimensiones). Con una misma guía se pueden enviar hasta 10 paquetes.
Peso: Para calcular el peso, toma en cuenta que cada 10 expedientes tienen un peso
aproximado de 1 kg.
1 paquete: Sólo se especifican su peso y sus dimensiones (Largo, Ancho y Alto).
En caso de ser equipos (como laptop, multifuncional, scanner, BAM, banners, módulos,
etc.) SE DEBE DECLARAR SU VALOR (solicitar al correo: [email protected] el
valor de la factura del equipo que vas a enviar) Y ENVIARSE CON UNA SOLA GUÍA, SI SON
DOS O MÁS EQUIPOS CADA UNO DEBERÁ TENER SU PROPIA GUÍA.
2 o más paquetes idénticos: Los paquetes deben tener el mismo peso y las mismas
dimensiones. Se colocan las especificaciones de un sólo paquete.
2 o más paquetes diferentes: Se deben especificar el peso y las dimensiones de cada uno.
1 paquete
PASO 4
2 o más paquetes idénticos 2 o más paquetes diferentes
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Se deberá especificar el tipo de servicio y tipo de paquete, donde:
Tipo de servicio: SIEMPRE Nacional Económico (XS)
Tipo de paquete: SIEMPRE Su embalaje
El valor declarado va de acuerdo a la siguiente tabla:
Equipo Costos sin
IVA Peso
LIMONERO $4,955.00
PORTATIL $6,340.50 8 kg
ORO $18,900.00 100 kg aprox
DOBLE ORO $24,200.00 100 kg aprox
ELITE $44,000.00
LAPTOP * 3 kg
IMPRESORA/ESCANER * 3.9 kg
MULTIFUNCIONAL * 8 kg
AMBOS (Impresora, Escaner y Multifuncional) * 11.9 kg
BAM $1,293.10 200 gm
*En el caso de estos equipos debes comunicarte a las oficinas de Bahía, a fin de
corroborar el valor de la factura y declarar el costo exacto.
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En Detalles de facturación, esta debe ser cargada a PONY COMPRA COLECTIVA -547
En Referencia se debe colocar el número de los expedientes que se están enviando, plaza
y promotor, cuando se trate de algún equipo se debe especificar qué se está enviando y
cuál es su número de serie, por ejemplo:
Recolección / dejar en oficina de FedEx
Aquí se coloca el tipo de envió que se realizará. Debes seleccionar Programar una
recolección cuando quieras que tu envío sea recogido en tu plaza, o bien, Dejar un
paquete en una oficina de FedEx cuando tú lo lleves personalmente, si es el segundo
caso, debes cerciorarte de que los datos del paquete(s) y la referencia que capture el
personal de FedEx sean los correctos.
PASO 5
PASO 6
PASO 7
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El último paso es completar el servicio dando clic en el cuadro Enviar en la esquina inferior
derecha.
Una vez que lo selecciones, se generará la guía o guías de tu envío, mismas que deberás
imprimir tres veces.
Guía de FedEx 1: Se coloca en los paquetes enviados
Guía de FedEx 2: Se entrega al personal de FedEx al momento de la recolección.
Guía de FedEx 3: Pueden ser dos opciones, en caso de equipos y en caso de expedientes:
EN CASO DE EQUIPOS: Se debe escanear para notificar que se realizara un envío y mandar
al correo:
EN CASO DE EXPEDIENTES: Se debe escanear y enviarse junto con el archivo de Excel
(lista de expedientes) al correo:
Con copia al gerente de tu zona y el líder regional de tu estado (se especifica en Proceso
ANEC)
LOS ENVÍOS DE EXPEDIENTES A BAHÍA DEBEN HACERSE LOS DÍAS 5 Y 20 DE CADA MES
(en caso de ser día feriado o fin de semana deberán enviarse un día antes).
LOS ENVÍOS DE EQUIPOS SÓLO PUEDEN SER DE LUNES A VIERNES
Deberás rastrear el envío en el portal de FedEx, para asegurarte que llegue a su destino.
Recuerda que los envíos únicamente son de lunes a viernes
PASO 8
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Depósitos y facturas Debes conocer muy bien los depósitos y las facturas, pues son indispensables para los
procesos de solicitud y comprobación de viáticos y papelería.
Más adelante se especifica cada uno de los procesos, pero antes, es necesario que te
familiarices con estos documentos.
Las solicitudes de papelería se envían en lunes cada dos semanas (es decir, un lunes sí,
un lunes no), las solicitudes de viáticos se envían semanalmente y el viernes inmediato
al envío de tu solicitud, el contador hará los depósitos y te enviará una notificación como
esta:
La fecha registrada en la notificación deberás ponerla en la comprobación, en Fecha de
anticipo.
En caso de no comprobar la cantidad completa, en la siguiente solicitud se te depositará lo
requerido menos el saldo no comprobado del depósito anterior (por ejemplo: una semana
solicitas $1000 y sólo compruebas $500, y en la siguiente semana solicitas $1500, sólo se
te depositarán $1000, pues aún tienes $500 como saldo del depósito anterior).
Depósito
1
2
1.- Fecha de instrucción
2.- Importe
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* Datos de la comprobación Deberás poner en tu comprobación los siguientes datos:
No. De factura
Fecha de compra
R.F.C del comercio
Descripción del producto
Cantidad
Costo s/IVA - Costo c/IVA
Costo total
La factura deberá tener los siguientes datos:
PONY COMPRA COLECTIVA S.A de C.V
RFC: GRO100719TQ7
Dirección: Acueducto Río Hondo No.30 Col. Lomas de Chapultepec II Sección Del. Miguel
Hidalgo C.P 11000 México D.F
Nota importante: Los gastos de papelería sólo se pueden comprobar con facturas, de no
contar con ellas o si estas tienen algún error el gasto lo cubrirá el asesor.
Facturas
1.- Datos a verificar
No. De
factura
Fecha de
compra
RFC
Cantidad
Descripción
del producto
1
Costos
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Papelería Del proceso de papelería depende que el asesor cuente con el material necesario para
generar créditos, de ahí la importancia de aprenderlo correctamente a fin de que el asesor
y todos los involucrados conozcan los lineamientos que se deben llevar a cabo al solicitar
recursos para la compra de papelería, así como saber qué responsabilidad lleva recibir
dicho recurso y cómo se comprueba.
*El dato Total Solicitud se carga en automático tras la captura de los montos de DATO
ASESOR y ese es el monto que debe ponerse en la comprobación en Total Depositado (no
siempre coincide con el depósito dado que este se ajusta con los reembolsos y el saldo del
depósito anterior).
Solicitud de papelería Paso 1
Paso 2
Paso 4
Paso 5
4
3 2
1
4
*
5
Escribe el estado y la localidad donde se encuentra tu
plaza.
Selecciona la casilla que está debajo de Nombre del
Promotor al hacerlo, aparecerá un triángulo, mismo
que presionarás para desplegar la lista de
promotores, donde tendrás que seleccionar tu
nombre; en automático se cargará tu banco, tu
número de cuenta y tu cuenta CLABE, además, se
personaliza el formato.
La única columna que debes llenar es DATO ASESOR,
y sólo tendrás que poner los costos de lo que se va a
comprar (tóner, hojas, folders u otros). En caso de ser
más de una pieza por artículo deberás sumar el costo
de las que necesitas y poner el total. Es decir, si vas a
adquirir 3 tóner, multiplicas su costo por 3 y colocas el
total en la casilla correspondiente.
Paso 3
Escribe el nombre de la plaza donde estás laborando.
En caso de ser necesario, escribe cualquier
observación o comentario que tengas.
NOTA:
ESTE PROCESO
NO APLICA
PARA LAS
PLAZAS CON
PAPELERÍA
CENTRALIZADA
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Primero, debes verificar que cuentes con la Versión 2.0 de la Comprobación de Papelería
Selecciona tu nombre en la casilla correspondiente y automáticamente se cargará tu
cuenta CLABE y tu banco.
Fecha de comprobación: Debes poner el día (o los días) en que las compras fueron
realizadas.
Fecha de anticipo: Se llena con la fecha registrada en la notificación del depósito (Fecha
de operación/instrucción).
Llena estos dos campos con el nombre de la plaza donde estás laborando.
Comprobación de papelería
Paso 2
Paso 1
1 2
3
4
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Captura los datos de la comprobación de la siguiente manera:
Tipo de comprobante: Siempre tendrás que seleccionar FACTURA.
Número de factura: Escribe el número de folio de la factura.
Tipo de gasto: La casilla tiene un menú desplegable, donde sólo deberás
seleccionar cuál fue tu compra.
RFC: Deberás capturar el RFC de la empresa donde realizaste la compra.
Fecha: Fecha en que realizaste la compra.
Lugar: La plaza donde laboras.
Subtotal pesos: Costo sin IVA de la compra (En caso de no tener IVA, colócalos en
donde se especifica).
IVA y Total: Se cargan automáticamente.
*Artículos sin IVA: Sólo en caso de existir
Los totales funcionan de la siguiente manera:
Total en pesos: Se carga de forma automática.
Total depositado: Es el total aprobado para tu papelería, que aparece como
TOTAL SOLICITUD, dentro de tu solicitud, no es el total depositado.
Total descuento próxima solicitud: Se carga automáticamente.
El resto de la comprobación está protegida y se llena de manera automática.
Si tienes una factura con más de un artículo de diferente índole (hojas, tóner, etc.)
deberás desglosar por concepto:
Es decir, una misma factura comprueba la compra de tóner y hojas por lo que debes
capturar los datos de la factura (RFC, número y fecha) para cada uno de los artículos, sólo
cambiando “Tipo de gasto” y “Costos”. Si compras dos o más piezas de cada artículo NO
DEBES capturar cada una de las piezas, sino el total de esa compra.
Paso 3
Paso 4
Notas
*
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Viáticos En este proceso se involucran mayores gastos, por lo tanto es importante saber
ejecutarlo de la manera correcta, con el fin de que el asesor que viaje compruebe los
gastos realizados y estos le sean cubiertos íntegramente.
Recuerda que los presupuestos de la empresa son:
CON FACTURA SIN FACTURA
Desayuno: $75 Desayuno: $40
Comida: $150 Comida: $80
Cena: $75 Cena: $40
**En el caso de presupuesto para hospedaje, transporte local o terminal, se ajusta a tu
histórico de viajes.** CONSULTA LA POLÍTICA DE VIAJES EN LOS ANEXOS DE ESTE
MANUAL.
Solicitud de viáticos
2
5
6
*
4 4.1
1 Paso 2
Paso 4
Ingresa cuál es la fecha en que saldrás y cuál es la fecha
en que regresarás. Paso 3
Deberás escribir de cuántos días y cuántas noches
será tu viaje, en automático se llenarán los datos de
Monto solicitado, Total viáticos, reembolso,
descuento y total a depositar (4.1).
Selecciona la casilla que está debajo de Nombre del
Promotor al hacerlo, aparecerá un triángulo, mismo
que presionarás para desplegar la lista de promotores,
donde tendrás que seleccionar tu nombre; en
automático se cargará tu banco, tu número de cuenta
y tu cuenta CLABE, además, se personalizará la última
parte del formato ( ). *
Paso 5
Ingresa el nombre de la plaza a donde irás, no la plaza
donde laboras comúnmente. Paso 6
En Observaciones coloca cuál es el motivo del viaje
que vas a realizar. Presupuesto
3
Paso 1
Ingresa cuál es la fecha en que estás haciendo la
solicitud y cuál es la localidad a la que vas a ir.
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Selecciona tu nombre en la casilla correspondiente y en automático se cargarán tu cuenta
CLABE y tu banco, además se personalizará el formato.
Fecha de comprobación: Debes poner el periodo de tu estancia.
Fecha de anticipo: Se llena con la fecha registrada en la notificación del depósito (Fecha
de operación/instrucción).
Llena estos dos campos con el nombre de la plaza que visitas.
Comprobación de viáticos
1 2
3
4
5
Paso 1
Paso 2
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Captura los datos de la comprobación de la siguiente manera:
Tipo de comprobante: Aquí podrás seleccionar cuál es el comprobante (Factura,
comprobante o vale de caja).
Número de factura: Las Facturas siempre deberán llevar el número, cuando sea
Comprobante sólo se pone en caso de tener número, los vales de caja se quedan en
blanco.
RFC: Las Facturas siempre deberán llevar el RFC, cuando sea Comprobante sólo se pone
en caso de tenerlo, los vales de caja se quedan en blanco.
Exclusivo hotel # de noches: Este campo deberá llenarse con las noches que se
hospedaron, comprobable únicamente con factura.
Fecha: Que corresponde al comprobante, factura o vale.
Lugar: La plaza donde estás de visita.
Subtotal pesos: El costo sin IVA de lo que se está comprobando.
IVA: Aparece automáticamente al introducir el costo sin IVA.
ISH: Se refiere al hospedaje y se carga automáticamente.
Propina: Se debe introducir cuánto fue lo que se dio de propina, y ésta siempre debe ser
comprobable a través de la factura o el ticket.
Total: Se carga de forma automática.
Los totales funcionan de la siguiente manera:
Total en pesos (espacio en blanco): Se carga automáticamente
Total depositado: Es el total aprobado para tus viáticos, que aparece como TOTAL
VIÁTICOS, dentro de tu solicitud, NO es el total depositado.
Total descuento próximo viático: Se carga de manera automática.
Paso 3
Paso 4
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Normativa de comprobaciones y solicitudes Las comprobaciones y solicitudes de papelería se envían en lunes cada dos semanas
ANTES DE LAS 18:00 HRS (es decir, un lunes sí, un lunes no), por ejemplo: enero 11 y 25,
febrero 8 y 22, marzo 7 y 21, abril 4 y 18, mayo 2 , 16 y 30, junio 13 y 27, julio 11 y 25,
etc…
Las comprobaciones y solicitudes de viáticos se envían en lunes cada semana.
Y deberán ser enviadas al correo de Gabriela Molina:
Con copia al correo del contador Ángel Martínez:
La comprobación siempre será a través de facturas en el caso de la papelería y facturas,
comprobantes y vales de caja en el caso de viáticos. A partir de la fecha de compra tienes
30 días naturales para enviar la factura, de no hacerlo este gasto tendrás que cubrirlo tú.
El mismo lunes o el martes inmediato a la comprobación, Gabriela Molina te enviará el
formato de Excel revisado, lo siguiente es imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo
nuevamente a su correo antes del miércoles a las 12 del día con copia al contador Ángel
Martínez.
Si existe alguna inconformidad, esta deberá ser aclarada antes de firmar la comprobación,
pues al hacerlo estarás aceptando las condiciones de la misma.
Si se presentan errores en la factura que la invaliden como comprobante de papelería,
puedes enviarla en la siguiente comprobación, de no hacerlo, serás tú quien deba cubrir el
gasto.
Si realizas alguna compra fuera del depósito realizado y necesitas el reembolso, tienes 30
días naturales para presentar la autorización de tu gerente junto con la factura de la
compra que realizaste, de lo contrario, será imposible realizar el pago del mismo.
El correo debe ser enviado a Gabriela Molina:
Con copia al correo del contador Ángel Martínez:
Firma del formato
Reembolso
Cómo enviar los correos
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Y debe estar estructurado de acuerdo al proceso que vas a realizar (solicitar o comprobar),
y será de la siguiente manera:
Asunto del correo: Deberás indicar si es solicitud, comprobación o reembolso de
papelería o bien solicitud, comprobación o reembolso de viáticos a fin de evitar
confusiones. Por ejemplo:
Si envías únicamente la solicitud, la comprobación o el reembolso, el asunto sólo tendrá el
envío correspondiente; si envías más de uno, especifícalo en el asunto.
Cuerpo del correo: En comprobaciones sólo deberás indicar el periodo que se está
comprobando y en solicitudes el periodo en el que la usarás.
Documentos adjuntos:
Formato de Excel: Ya sea de la solicitud o la comprobación.
PDF: Un sólo archivo PDF que contenga todas las facturas correspondientes, no
se deben enviar con un PDF por cada factura.
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Comunicación Interna En la búsqueda de una mayor comunicación y la creación de vínculos más directos entre
los promotores y quienes integramos el equipo de INFOVIT al interior de las oficinas se
creó una revista digital y un correo dirigido a la comunicación y retroalimentación de
ambas partes.
INFOVIT busca aprovechar las ventajas tecnológicas para estar cerca de ti a través de esta
herramienta de comunicación.
En la revista encontrarás el directorio de las oficinas de INFOVIT, artículos, entrevistas,
procesos de nuestra empresa, cumpleaños, aniversarios y avisos importantes.
No olvides visitarla y comentarla en:
revista.infovit.mx
Revista INFOVIT
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Si tienes alguna duda con respecto a los procesos o sabes cuál puede ser una buena
manera de hacerlos más eficientes, haz escuchar tu voz y envía tus inquietudes al correo
de:
comunicació[email protected]
De igual forma, por esta vía puedes hacernos llegar tus sugerencias y propuestas para la
revista.
Si deseas que alguna aclaración, algún tema, alguna fotografía o cualquier otra cosa de
esta índole, sea publicada en el portal, envía un correo a este e-mail.
Correo institucional: Comunicación
MATERIAL DE APOYO
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Anexos
Objetivo
Determinar cuáles son las normas que rigen los Gastos de Viaje con el fin de facilitar su
administración y control.
Políticas Generales
1. Es responsabilidad de todo empleado o colaborador conocer las disposiciones contenidas en la presente política y comprobar adecuadamente los gastos de viaje.
2. Para que los gastos de viaje sean considerados como tales, tendrán que realizarse después de una franja de 50km, del domicilio fiscal de las oficinas correspondientes a las oficinas en las que se encuentre el empleado o colaborador.
3. No serán autorizados ni rembolsados gastos que rebasen los límites establecidos en el punto 29 de esta política, ni gastos adicionales generados por alguna situación extraordinaria no descrita en la presente política, tales como:
a. Seguros adicionales (no obligatorios) b. Pérdida de equipaje, llaves, etc. c. Ascenso de categorías d. Reparación o refacciones de vehículos no pertenecientes a la compañía
utilizados en viajes de trabajo e. Cargos por disposición de efectivo en hoteles f. Bebidas alcohólicas, cigarros, dulces, revistas, películas, etc. g. Instalaciones deportivas, saunas, masajes, etc. h. Artículos y gastos personales i. Servicios de Taxis entre ciudades j. Gastos de teléfono celular o llamadas de avión
Como excepción a lo anterior, toda comprobación de gastos que presente alguna de las restricciones establecidas en este punto, deberá ir acompañada de una justificación por escrito firmada por el Director General. Dicho documento quedara como antecedente de autorización del mismo.
4. Al momento que el empleado o colaborador deje de prestar sus servicios, todos los gastos y anticipos de viaje deberán ser comprobados y liquidados en su totalidad,
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Tesorería
Política interna de Pagos
Área: Finanzas y Administracion
Fecha de emisión: 4 de Octubre de 2014
Clave No. 001 Fecha de actualización: 18 de mayo de 2015
Política de viajes VARIV
MATERIAL DE APOYO
Guía operativa
Guía operativa
de lo contrario la Dirección de Recursos Humanos podrá descontar los saldos pendientes de su finiquito o liquidación correspondiente.
Políticas Generales
5. Las notas y comprobantes de gastos de viaje nacionales deberán ser expedidos por el establecimiento a nombre del empleado.
6. La comprobación de los gastos erogados se deberá realizar mediante la documentación que reúna los requisitos fiscales necesarios que expidan las empresas de servicios de transporte, hospedaje y alimentos y es objeto de verificación de los comprobantes correspondan con la fecha o periodo de la comisión que motive el traslado.
Trámite de Anticipo para Gastos de Viaje
7. Queda estrictamente prohibido realizar préstamos personales a los colaboradores bajo el concepto de “Anticipos de Viaje”
8. Los anticipos para gastos de viaje deberán solicitarse en función de los días que durará el viaje y con base a los límites máximos que establece la presente política.
9. En caso de que el proyecto cuente con una tabla de planeación de gastos de viaje distinta a la presente política, es necesario entregar esta tabla debidamente autorizada por la Dirección General al área de Contabilidad & Finanzas. En caso de no contar con una tabla definida para estos efectos, el empleado o colaborador deberá limitarse a los montos autorizados en la presente política.
10. Los Anticipos de Viaje deberán ser autorizados por el Director General o su equivalente dentro de la empresa correspondiente, y validado por el área de Contabilidad y Finanzas a través del formato de solicitud de gastos de viaje (Anexo 1).
11. Los anticipos deberán tramitarse con por lo menos 72 horas hábiles previo a la fecha de inicio del viaje.
12. Los anticipos serán depositados en moneda nacional en la cuenta bancaria donde recibe actualmente su nómina el empleado.
13. No se otorgaran anticipos de gastos de viaje a colaborador o colaboradores que tengan pendiente comprobar un anticipo o boleto de avión. Excepcionalmente, aquellos que por sus actividades realicen viajes por más de 3 semanas continuas, podrán solicitar anticipos o boletos de avión, con la salvedad de que tengan únicamente un solo trámite pendiente de comprobación.
14. Si por cancelación de viaje programado, el anticipo tramitado no es utilizado, el colaborador deberá depositar íntegramente el mismo en las cuentas bancarias que se especifican en el Anexo 2. Dentro de un plazo no mayor de 3 días hábiles, haciendo entrega del comprobante correspondiente al área de Contabilidad & Finanzas para la cancelación del mismo. No se otorgaran anticipos de gastos de viaje a colaboradores que tengan pendiente el depósito de un anticipo no utilizado.
MATERIAL DE APOYO
Guía operativa
Guía operativa
Reservación de Hotel y Avión
15. Es responsabilidad del colaborador presentar tres opciones de vuelo y habitación de hotel para que él área de Contabilidad & Finanzas autorice las reservaciones de los mismos.
16. Los empleados o colaboradores deberá solicitar sus boletos de avión con 8 días de anticipación para con ello garantizar la tarifa más económica.
17. Todo colaborador deberá viajar en clase turista. 18. Todo boleto que no sea utilizado por cancelación de viaje, deberá notificarse al área
de Contabilidad & Finanzas en un plazo no mayor de 5 días de su expedición. La cancelación del boleto será responsabilidad del colaborador.
19. Todos los boletos de avión que no sean debidamente notificados al área de Contabilidad & Finanzas no serán reembolsados al colaborador responsable.
20. En caso de extravío de boletos de avión, el empleado o colaborador será responsable del valor de los mismos por lo que deberán reportarlos de manera inmediata a su superior inmediato para su cancelación o reposición correspondiente.
21. Solo se permitirá por una sola ocasión el cambio de vuelo, horario o la liquidación de una diferencia en tarifa de boletos adquiridos. El colaborador que requiera posteriormente un nuevo cambio, deberá pagar por su cuenta el importe que cause el mismo y solicitar el comprobante respectivo para que este, en su caso, sea anexado y autorizado en su comprobación de gastos correspondiente.
22. En cargos por exceso de equipaje, estos deberán ser rembolsados a los colaboradores únicamente cuando viajen con materiales pesados, voluminosos o equipo necesario para el desarrollo de sus actividades.
23. El uso de vehículos particulares deberá ser autorizado por el Director General o responsable de la empresa y será validado siempre y cuando el costo del mismo no sea mayor a otras formas de transporte. Así mismo, la distancia de la localidad a la que se pretende viajar no podrá exceder de 450 Kilómetros (Viaje sencillo Origen-Destino). Cualquier distancia mayor deberá ser justificada y autorizada por el Dirección General.
24. El colaborador que requiera hacer uso de su vehículo particular para viajes de trabajo conforme a los términos del punto 3 de la presente política le pagara a razón de $2.30 M.N. (DOS PESOS 30/100 M.N.) por cada kilómetro recorrido. Para efecto de rembolso de kilometraje, el colaborador deberá comprobar como mínimo por concepto de gasolina y lubricantes erogados en el recorrido el 45% del monto total que resulte de multiplicar el factor correspondiente por kilometraje del viaje. Así mismo, deberá incluir un reporte que detalle los kilómetros recorridos entre las localidades visitadas, tomando como base las distancias establecidas por la Secretaria de Comunicaciones y Transportes en su página de internet wwww.sct.gob.com.mx
25. El colaborador deberá comprobar con ruta trazada en mapa los kilómetros recorridos desde la oficina al destino y/o de la casa del empleado o colaborador al destino como parte de la justificación de los kilómetros recorridos, se rembolsara el recorrido que sea menor en cada caso.
MATERIAL DE APOYO
Guía operativa
Guía operativa
26. El vehículo utilizado deberá de contar con una póliza de seguro vigente que ampare riesgos de responsabilidad civil y gastos médicos de la cual se anexara copia fotostática.
27. Los gastos por concepto de casetas serán reembolsados al colaborador, presentando para ello los comprobantes correspondientes.
Responsabilidades del Colaborador en el Viaje
28. Cuando acudan a un mismo restaurante varios colaboradores viajeros, cada uno deberá solicitar y liquidar su cuenta por separado.
29. Sera responsabilidad del colaborador verificar que el establecimiento de consumo de alimentos cuenta con facturas.
30. Al realizar pagos por consumo en restaurantes o cierre de cuenta en hotel, el empleado o colaborador deberá solicitar el desglose de los cargos en factura o ticket de consumo. En caso de ser incorrectos no se considerará como valido el comprobante y se descontara del total a comprobar o reembolsar según sea el caso.
31. Los desembolsos por concepto de alimentación, hospedaje y otros gastos, asociados a los viajes de trabajo, deberán estar apegados a la tabla de límites máximos que a continuación se establece con base en las funciones que desempeñan:
Límite de gasto diario personal Directivo y mandos medios
Tipo de gasto Observaciones Territorio nacional
Extranjero
Hotel 1,500.00 2,000.00
Desayuno 200.00 300.00
Comida 400.00 600.00
Cena 150.00 250.00
Trastlado hogar – aeropuerto/terminal Pago por traslado 250.00 250.00
Transporte en sitio
Variable con respecto al destino y actividades
Comidas de negocio
A reembolso con previa autorización de DG
Otros Solo con autorización
previa
* Montos en moneda nacional; incluyen IVA Límite de gasto diario personal operativo
Tipo de gasto Observaciones Territorio nacional
Extranjero
Hotel 650.00 Desayuno 75.00 COMIDA 150.00 Cena 75.00
Traslado hogar – Pago por traslado 250.00 250.00
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aeropuerto/terminal
Transporte en sitio Variable con respecto al destino y actividades
Depende del plan de trabajo
Comidas de negocio N/A N/A N/A
Otros Solo con previa autorización
* Montos en moneda nacional; incluyen IVA Esta tabla únicamente es aplicable cuando la comprobación de gastos vengan con su factura correspondiente. En caso de que la comprobación de gastos carezca de factura, se aplicarán los montos que se expresan en la siguiente tabla:
Tabla de montos autorizados para gastos de alimentación
Tipo de gasto Observaciones
Autorizado
Facturado Sin factura
Desayuno El importe facturado es con iva
75.00 40.00
Comida 150.00 80.00
Cena 75.00 40.00
* Esto es únicamente aplicable a alimentos.
31b. Todos los gastos de hospedaje deberán de contar con factura, de lo contrario no se considerará el gasto en su comprobación. 31c. Los gastos por concepto de transporte deberán de contar con comprobante, de lo contrario no se considera el gasto de su comprobación. 31d. Los gastos que excedan los límites aquí establecidos correrán por cuenta del colaborador. En el caso de reembolsos no se considerarán, y en caso de anticipo de viáticos deberán de ser reembolsados. 31e. El comisionado deberá rendir un informe de comisión que deberá contener un breve resumen de las actividades realizadas, las conclusiones y/o resultados obtenidos. Los únicos exceptos son aquellos comisionados que se encuentren comisionados para un proyecto.
Reembolso de Gastos de Viaje
MATERIAL DE APOYO
Guía operativa
Guía operativa
32. En caso de que el colaborador, previa autorización, realice un viaje sin anticipo de viáticos, podrá tramitar el reembolso, siempre y cuando los gastos se apeguen a los puntos antes mencionados.
33. Toda solicitud de reembolso deberá realizarse a través del formato correspondiente (Anexo 1) durante los siguientes 5 días hábiles posteriores a su regreso.
La siguiente política es de observación general y aplicación inmediata a partir de la fecha
de publicación de la misma.
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Contabilidad & Finanzas
Operaciones (Javier Morales de León García)
Contraloría (Bernardo García Soto)
Ernesto Vargas Director General
