Materia Organizacion y Metodos

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CAPITULO I. ORGANIZACIN 1.1 INTRODUCCIN.

Es una tcnica que ayuda al control de mantenimiento en forma administrativa, y estn relacionadas con la administracin en el planteamiento de polticas diagnosticaran a la organizacin en las posibles soluciones a un problema volvindose eficientes y eficaces. Eficiente.- Utiliza recursos que posee la organizacin para satisfacer necesidades y llegar a un objetivo comn. Eficaz.- Optimizar, reducir mxima expresin. 1.2 DEFINICIN, OBJETIVOS E IMPORTANCIA. Las tcnicas de organizacin en general constituyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos administrativos, as como optimizar los recursos disponibles, aplicando principios y formulando diagnsticos que nos permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional. Subordinado Toma de decisin N.S Genera estrategias N.Int N.Op Ejecutivo Directivo

Operacional

Objetivos. Detectar las causas que producen conflictos en la organizacin llamada espina de pescado o diagrama de causa y efecto. Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseo. Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real. Incrementar la productividad mediante la optimizacin de los recursos. Mejorar la calidad de los servicios. Mejorar la estructura y funciones. Garantizar una organizacin sea eficiente y eficaz, reduciendo tiempos y mejorando el uso de los recursos.

Burocracia Real. Una persona a un proceso

1 Burocracia Irreal. Dos personas a un proceso.

2

3

R

2 1 3

4 5 5

Sistema irreal a real donde el usuario se sienta satisfecho. Distribuye los datos. Fluir los datos. Problema Enlace de datos. Generamos tipos de procesos. Condicionamiento en forma lineal. Para eliminar los cuellos de botella. Los datos fluyen.

IMPORTANCIA La organizacin posee un aspecto final, recoge todo lo que pre visiona para mejorar los procesos en las organizaciones. JUSTIFICACIN Y FINALIDADJustificacin

Una vez efectuado el estudio de diagnstico se lleg a la conclusin que los sistemas de administracin existen y nos permiten desarrollar actividades con la eficiente eficacia y control administrativo, por lo tanto recomendamos distribuir actividades y funciones.

Finalidad Asegurar la mxima eficiencia en la mquina administrativa, pero como regla general en organizacin y mtodos se le concede autoridad. RAZONES DEL ESTUDIO DE O Y M. Por iniciativa de los propios directivos en mejorar los procesos por pedido de sus organizaciones. Por la necesidad de satisfacer un medio externo. Por polticas de la organizacin.

UBICACIN JERRQUICA DE O Y M. La mayora de instituciones asigna funciones a las diferentes actividades, pero en base a la estructura se les ha ubicado hoy a O y M entre los niveles superior e intermedio a su lado izquierdo como no tiene grado de autoridad pero si de responsabilidad en el cumplimiento de las asesoras es decir O y M es una unidad asesora, a los niveles que gocen una mayor jerarqua. CONCEPTO DE O Y M. Organizacin.- Conjunto de personas que se renen por un objetivo comn en base de prioridades. Mtodos.- Forma como aplicaremos dichos propiedades. 1 responsabilidad OyM N.S N.Int N.Op Autoridad y responsabilid ad

Unidad asesora a los niveles superior toma decisin de un problema. Esto nos permite tener un acceso directo a los niveles directivos, sin poder de decisin y que nos permite incrementar los estudios pero si se les coloca entre niveles para que asesoren a los niveles superiores para la toma decisiones para lo cual se crea una unidad asesora, un directivo reconoce que no est cumpliendo con los objetivos planteados.

PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O Y M. El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas. ste se encarga de recopilar informacin, analizar el proceso y dar informacin de salida. Con el fin de prestar soluciones alternativas el analista puede ser un tcnico o terico que nos va ayudar a mejorar los procesos en la estructura organizacional. a. Conocimientos Tericos.

Conocimientos en las teoras de administracin como son teora x, y, z , estas nos ayudaran a mejorar los procesos. b. Conocimientos Tcnicos.

Con esto nos permitir diagnosticar los procesos en base a un anlisis, en base a un diagrama o proceso de flujo, organigrama y distribucin de espacios. FUNCIONES Y SERVICIO. Entre las principales funciones tenemos: FUNCIONES

Estudiar y analizar los procesos. Adecuar la organizacin en funcin a sus dependencias. Asesorar a las unidades o dependencias, hacer actividades de promocin. Dictaminar, asesorar o informar.

SERVICIOS. Entre los servicios tenemos:

Tener tiempo para estudiar el problema. Ser independientes de la unidad bajo estudio. Adiestrarse en tcnicas especializadas para dar solucin a un problema. Limitacin de limitaciones o invisiones.

PASOS PARA EL ANLISIS DE O y M: La informacin sobre la entidad administrativa debe ser recopila y analizada y presentada bajo un informe para lo cual se debe generar un tipo de propuesta que nos va ayudar a mejorar dicho anlisis debe seguir los siguientes pasos: a. Conocer el hecho o la situacin que se analiza y describirlo. b. Descomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y negativos.

c. Examinarlo crticamente el hecho o situacin. d. Ordenar cada en modo de prioridades. e. Definir las relaciones que operan entre cada elemento. f. Clasificar la informacin mediante objetivos, estructuras, normas funciones y operaciones. TIPOS DE OPERACIN Entre los principales tenemos: Administracin lineal o militar. Autoridad Jerarquas Responsabilidad > grado responsabilidad Administracin estructural. Partes que forman la estructura: N.S nivel superior. N.Int nivel intermedio. N.Op nivel operacional. Administracin funcional. Es la sumatoria de actividades que es igual a una funcin. Datos Sintaxis Resultado Variables Toma de decisiones Solucin Informacin Cond Problema Administracin Sinttica. La suma de los procesos. Administracin por Objetivos. A P.O Resultados. > grado responsabilidad F > grado autoridad Op > grado autoridad

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA O Y M Cuando hablamos de un sistema hablamos de un conjunto de problemas entre ellos tenemos tres tipos.

1. Simplificacin. 2. Automatizacin. 3. Tercializacin. Simplificacin. No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso en base a procedimientos que son: Eliminacin.- Suprimir datos innecesarios. Adicin.- Agregar procedimientos necesarios. Combinacin o mixtos.- Aplicacin de las dos anteriores. Automatizacin. Introducir nuevas tecnologas de comunicacin e informacin que ayudan a reducir tiempos y espacios. Tercializacin Mecanismo por el cual se apoyan a otros procesos, no es otra cosa que un apoyo de personas externas a la organizacin. OBSTCULOS Y LIMITACIONES Los obstculos y las limitaciones son el orden del da en las organizaciones en especial para las unidades de sistemas entre las que podemos mencionar. 1. 2. 3. 4. Carencia de un programa general de Organizacin Y mtodos. Poca predisposicin de los ejecutivos. Escases de personal idneo o calificado en programas de mejoramiento de procesos. La resistencia al cambio, este punto es el ms perjudicial en las organizaciones ya que la gente que desconoce su propsito, no quiere, no puede y no conoce. 5. La falta de recursos econmicos, tecnolgicos y humanos. LA RESISTENCIA AL CAMBIO El trabajo diferente que deben realizar los empleados de una organizacin, permite una resistencia muy grande en la empresa, existiendo 3 factores. 1. Social. 2. Econmico. 3. Cultural. Generando limitantes que ayudan a: 1. Explicar a los directivos de la organizacin. 2. Reformar los programas o software en las diferentes organizaciones en base a la capacitacin. 3. Realizar un diseo de los propsitos y procesos. 4. Organizar equipos de trabajo cuyo diagnostico se representa de la siguiente manera.

Para el anlisis las empresas deben generar tres estados el antes, el durante y el despus. Antes a corto plazo. Durante mediano plazo. Despus largo plazo. Este proceso va a tener una secuencia y tcnicas inmensas como el cuestionario, entrevistas e investigacin. CUESTIONARIO.- Se le conoce como una encuesta cuyo sesgo se lo maneja bajo tres tipos: Curva de la normal o campana de gauss, solo (v, f) con un margen de error del 10%, e = 10%

-

+

No es real con un margen de error de 15% en adelante e = 15%.

-

+

No concatena los - son mayores que los +

-

+

PASOS. 1.- Observar las necesidades que tiene. Qu es encuesta? Son un banco de preguntas con sesgo cerrado cuyo objetivo es ayudar a dar solucin a un posible problema. Qu es la entrevista?

V

F

Es un conversatorio. ORGANIZACIN DE LA INFORMACION La informacin debe ser organizada bajo tres parmetros. Narrativa.- informes. Grafica.- en base a flujo gramas. Mixta.- verificacin de los dos dando paso al surgimiento de anlisis. El anlisis debe ser rpido, conciso y consignarse por escrito como medio de un respaldo de su trabajo. PRESENTACION DEL INFORME El informe se presenta bajo tres parmetros o esquemas. En forma escrita: 1.- Tema. 2.- Introduccin. 3.- Objetivo general de la interrogacin. 4.- Desarrollo (Desarrollo directo e indirecto). (Encuestas (v, f) o (s, n)). (Entrevistas). (Anlisis). (Tabulacin de datos (suma de datos)). 5.-Analisis de la informacin. 6.- Conclusin. 7.- Recomendacin. 8.-Hoja de anexos. IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES Para implementar las recomendaciones es necesario tener en cuenta los siguientes parmetros. 1. Prueba piloto. 2. Difusin de las recomendaciones. 3. Personal idneo. 4. Preparacin de materiales. 5. Cronograma. Dando paso al surgimiento de evaluaciones. EVALUACION.- Es una comprobacin o una aseveracin dada. IMPORTANCIA.- El analista de sistemas debe conocer las deficiencias y dificultades que presenta un sistema es decir los procesos que genera este durante la ejecucin de procesos en si cuyas caractersticas son:

Flexibilidad, Temporabilidad, Creatividad y Continuidad

SEGUNDO BIMESTREORGANIGRAMASQu es un organigrama? Los organigramas no son otra cosa que la representacin grafica de la estructura normal, cuyo objetivo es plasmar y transferir en forma grafica y objetiva como est compuesta una organizacin en base a los modelos antes mencionados. CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS Analtico Detallado USO Sinttico o Esquemtico FIN 1.- Nivel Superior. 2.- Nivel Intermedio. 3.- Nivel Operacional. 4.- Asesor. 5.- Auxiliar. Por su Uso.- Es aquel que se da en forma continua o cotidiana, se genera en base a un detalle o desglose, se divide en: 1.- Analtico Detallado. Es aquel que parte de un anlisis numrico. Estructural Funcional Posicin o Personal * Circular * Escalar

4

1 2 3

5

Nivel Superior (N. S)

1. Accionistas. 1.1. Junta de accionistas. 1.2. Directorio. 1.3. Junta de Directorio. 1.4. Presidente. 1.5. Vicepresidente. 1.6. Gerente General. 1.7. Sub Gerente General. Se representa: MAYUSCULAS

Nivel Intermedio (N. Int)

2. Gerentes Departamentales. 2.1. Sub Gerentes Departamentales. 2.2. Jefes. 2.3. Coordinadores. 2.4. Supervisores. Se representa: MAYUSCULAS Canal de mando Minsculas

Nivel Operacional (N.Op)

3. Intelectual. (1 3 Ns) 3.1. Matriz.

Asesor.

4. O y M. 4.1. Asesores Generales.

Auxiliares.

5. Secretaria. 5.1. Asistentes.

MAYUSCULAS Asesores Minsculas 4 Minsculas Permanente Minsculas Temporalidad 3 - 12 Meses Canal de comunicacin (responsabilidad) Canal de mando (autoridad, responsabilidad) Auxiliares

Temporalidad 3 Meses Nota: Se representan en rectngulos no en cuadrados. REPRESENTACION DE LA PARTE OPERATIVA Grafica de los Operativos. Existen cuatro maneras: Tipo Lineal o militar.- Lnea - Jerrquica (Autoridad, Responsabilidad).

Tipo Vertical izquierda.

Tipo Vertical derecha.

Tipo Vertical propiamente dicho.

2.- Sinttico Esquemtico. Son los que representan grficamente la estructura de forma definida as que se identificara o se difunde la estructura organizacional. 1.- Analtico. 1. Gerente General. 2. Gerente de Sistemas. 2.1. Gerente de Ventas. 2.2. Jefe Sistemas. 3. Programador. 3.1. Vendedor. 4. O y M. 5. Secretaria. 2.- Modelo Cnico. 1 4 2 2.1 2.2 3 3.1 3.- Organigrama. 5

USO DE LINEAS Para poder representar grficamente los organigramas tenemos que representar con las siguientes lneas.

Canal de Mando.

Canal de Comunicacin.

Limite Geogrfico.

Coordinadores.

Direcciones.

No Diagonales.

Por su Fin. Unidad de Jerarquas. Canal de Mando. Coordinaciones. Genera principio pero no fin. No genera ni principio ni fin

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACCIONISTA OyM Secretaria Gerente de Desarrollo Programador Gerente de RRHH

POSICION O PERSONAL ACCIONISTA Aumenta el capital Compra acciones Vende acciones Controla y Gestiona

OyM Asesora Planifica Organiza Dirige

Gerente Desarrollo Investiga Desarrolla Disea Administra informa Organiza sistemas

Gerente RRHH Contrata y despide Administra Preselecciona personal Dirige contrata

Secretaria Contesta telfono Lleva agenda Organiza eventos Leva caf

Programador Crea programas Estudia y escribe Maneja paquetes Practica investiga

CON SU CON LA

ACCIONISTA Ricardo Patio 1 accionista x 1accionista y 1 accionista z Asistentes 5

OyM # Cdigo # v.a.c 2

Gerente Desarrollo Sofa Vergara 1 Asistente 2

Gerente RRHH Ximena Ulloa 1 Asistente 2

Secretaria Prez Carla 1 Secretaria A 1 Vacante 3

Programador Miguel 1Programador A 1Programador B 3

Adems estos organigramas existen tres, circulares, escalares y mixtos que no forman parte de los organigramas.

CIRCULARES.

N. Op.

N. Int.

N. S.

ESCALARES.

Accionistas Gerente Desarrollo Programador

Gerente RRHH No asesores, no auxiliares.

MIXTOS. ACCIONISTA OyM

Gerente de Desarrollo Programador Analiza Ejecuta Aplica Disea

Gerente de RRHH

UTILIDAD Los organigramas tienen sus ventajas y desventajas en funcin de las necesidades generadas entre las que podemos mencionar: 1.- Forman como fuente de consulta. 2.- Generan o proveen una imagen formal de la organizacin. 3.- Contribuye como elemento tcnico para su crecimiento. Esto representa las unidades de los organigramas. FUNCIONES Para todas las reas de la organizacin, es decir para la administrativa, informtica o de personal. A la persona o analista de O y M ser de suma importancia su aplicacin VENTAJAS Y DESVEMTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS VENTAJAS. Provee una imagen formal de la organizacin. Obligan a los autores a aclarar sus ideas. Muestra quien depende de quin.

Sirve como historial de cambios. DESVENTAJAS. Solamente representa la formalidad y la informalidad. No sealan el grado de autoridad disponible a los distintos niveles. Las personas pueden confundir sus estatus con su autoridad. ADMINISTRACION POR PROCESOS Luego de ver orientado los esfuerzos para medir, controlar y certificar, se deben alcanzar las siguientes mejoras. 1. 2. 3. 4. Disminucin del coste. Disminucin de inventarios. Mayor. Incremento de la mano de obra.

Para lo cual debemos mencionar los siguientes macro procesos. 1. 2. 3. 4. 5. Gobernador (gobierno). Gobernador de valor (prestacin de servicios). Apoyo (asesora). Habilidades (desarrollo) Especiales (mejoramiento).

La unificacin de estos macro procesos nos da como resultantes unos criterios para la preparacin o ejecucin de los organigramas. 1. 2. 3. 4. 5. Sencillo. Preciso. Vigencia. Presentacin. Uniformidad.

1.- Fcil visualizacin. 2.- Relaciones o coordinaciones. 3.- No existe un periodo estable de vigencia. 4.- Debe hacerse en forma horizontal y no vertical. 5.- Debemos utilizar los rectngulos, deben tener uniformidad. Si sale del centro del rectngulo debe llegar al centro del lado opuesto.

EJERCICIOS. Realizar un organigrama analtico, modelo cnico y organigrama de la siguiente estructura. Analtico 2.-Gerente de sistemas secretaria 1.- Accionista 4.1 asesor tcnico 4.- O y M secretaria a 2.1.- Gerente de ventas secretaria b 2.2 Jefe sistemas 3.2 Vendedor 1 3.3 Vendedor 2 3.4 Vendedor 3 3.- Programador 1 3.1 Programador 2 Vertical derecho

secretaria a secretaria b

5

Modelo Cnico.

1

4 4.1

5

2 2.1 2.2

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Organigrama. A ACCIONISTA OyM B Asesor tcnico Gerente sistemas 1Gerente sistemas 1Secretaria 2 Gerente Ventas B Secretaria 1 Secretaria a 1Secretaria b 2

A

Jefe Sistemas

Programador 1 Vendedor 1 Programador 2 Vendedor 2 Vendedor 3

DECONCENTRACION Es la unin de descentralizacin y desconcentracin. Descentralizacin.- Transferir funciones de forma definitiva. Desconcentracin.- Delega actividades. Cuya representacin grafica es:

Autonoma.- Grado de dependencia en las actividades de la organizacin Representacin existen tres tipos: Autonoma Total.- Es aquella que tiene cuatro poderes. Administrativa Financiera Operativa Legal

Autonoma Parcial. Administrativa Operativa Legal

Autonoma limitada. Operativa Legal

EJERCICIO DE AUTONOMIAS. 1.- Gerente General. 2.1.- Gerente Ventas. 2.- Gerente Sistemas. 3.- Programador. 2.2.- Jefe Sistemas. 3.1.- Digitador 1. 3.2.- Digitador 2. 3.3.- Digitador 3. GERENTE GENERAL OyM

Gerente de Sistemas Gerente de Sistemas Programador Autonoma Total

Gerente de Ventas

Secretaria

AUTONOMA TOTAL

Legal

Administrativo

Financiero

Operativo

Autonoma Parcial.

AUTONOMA PARCIAL

Legal

Administrativo

Operativo

Autonoma Limitada

TERCER BIMESTRE MANUALES Los manuales son herramientas de gua de las actividades que deben realizar el personal en la organizacin. Es un compendio de funciones, actividades y tareas que debern asumir las diferentes unidades administrativas. Definicin Los manuales no son otra cosa que la identificacin clara de las estructuras organizacionales y las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Los manuales forman parte de los organigramas cuyas ventajas y desventajas son: Ventajas En cuanto a la organizacin, en cuanto a los ejecutivos, en cuanto al personal de operaciones. En cuanto a la organizacin.- delimitan el campo de accin, funciones, atribuciones y por ende responsabilidades, y analizando la fsica de la misma. En cuanto a los ejecutivos.- Facilita el conocimiento de su rea de competencia, contribuye a determinar su posicin. En cuanto al personal de operacin.- permite un conocimiento de la estructura de organizacin, facilitando el conocimiento de las tareas, la iniciativa y responsabilidades asignadas cuyas desventajas son: 1.- Se impone excesivo formalismo 2.-Su elaboracin demanda esfuerzo y no son beneficiados, es decir su contenido es ocasional y escaso. Partes de un manual Un manual consta de 3 partes: 1.-Parte General 2.-Parte Esencial 3.-Parte Complementaria Una parte general.- que describe una breve historia de la empresa, con sus objetivos, polticas y estrategias y la forma como el personal participar para el logro del mismo es decir para el cumplimiento de sus metas. Una parte esencial.- Describe mediante un anlisis de un estudio de implementacin mediante cuadros de representacin.

Una parte complementaria.- Que es las conclusiones, recomendaciones y anexos. Razones y pasos para la elaboracin de los manuales Las razones son muchas pero las ms importantes ya que se enfocan ms a su claridad, a la responsabilidad, y a la ejecucin del mismo para la cual no se debe descuidar de: A quien va dirigido las polticas de la organizacin, antecedentes de la misma y procedimientos cuyos pasos son los siguientes. 1.-Tema 2.-Antecedentes 3.-Introduccion 4.-Objetivo general de la Institucin 5.-Politicas y estrategias de la Institucin 6.-Desarrollo: a) Observaciones, encuestas y entrevistas b) Tabulacin c) Analtico modelo d) Flujograma e) Diagrama de procesos 7.-Matrices devaluatorias y finales 8.-Manuales acompaados de conclusiones y recomendaciones Cuando hablamos d manuales hablamos d guas, basndonos en un ordenamiento de sus actividades en forma secuencial y lgica, respetando normas internacionales ISO es decir planificando, dirigiendo. Para lo, cual utilizamos el siguiente proceso llamado Diagrama de Procesos. El diagrama de procesos es un documento que describe las actividades que deben seguirse en la realizacin d la funcin de una unidad administrativa que nos permite conocer le funcionamiento interno de una organizacin, cuyo instrumento nos permitir conocer el funcionamiento de dicha organizacin, cuyo objetivo es desarrolla sus actividades con eficiencia y eficacia en cada rea cuyas polticas de control se define mediante las funciones y responsabilidades por unidades y puestos cuya simbologa

Operacin Actividad

Transporte Movimiento

Control Verificacin

Demora Prdida de tiempo Archivo Guardar

Activida d N Actividad/Accion * * * * ? 1 2 3 4 5 6 7 7 Ingresa datos (Medio Externo) Procesa datos Toma decisiones continuas Ingresa gerente programacin Procesa informacin Toma decisiones continuas a programadores Ingreso a programadores X X X X X X X 7 1 6

Movimient o

Verificaci n

Prdida de tiempo X X X X X

Guard ar

Valores ST TOTAL 1 1 1 1 1 1 1 7

X X -

X X X X X

0

4 3 3 4 3 3 4 24

X X 3 1 2 X 7 5 2

X X 7 0 7

Si cuadra en forma horizontal y vertical el proceso esta correcto Estructura De Un Manual De Procedimientos Un manual de procedimientos consta de las siguientes partes: 1.-Introduccion 2.-Objetivos Generales 3.-Analisis Observacin Directa e Indirecta (departamento Actividad a Realizar) Encuestas Entrevistas 4.-Tabulacion 5.-Matriz Inicial Final 6.-Manuales