Marzo 19 2019 Recepciأ³n Facturaciأ³n electrأ³nica SAP ERP negocio de nuestros clientes,...

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  • Recepción Facturación electrónica

    SAP ERP

    John Ferro – Socio Director

    Marzo 19 2019

  • ¿Quiénes somos?

    Somos una empresa de servicios profesionales

    de consultoría enfocada en lograr que la

    tecnología apoye y potencialice los procesos de

    negocio de nuestros clientes, orientándonos en

    su satisfacción a través de servicios de calidad

    para enfrentar y resolver los retos a nivel

    operativo y estratégico de las organizaciones.

    Nuestros valores

     Respeto

     Innovación

     Honestidad

     Servicio

     Integridad

    Colombia +57 4 7477171

    México +52 55 416 11 450

     Calidad

     Responsabilidad

  • Nuestras líneas de negocio

    Consultoría SAP

    Apoyamos y potencializamos sus

    procesos de negocio a través de

    soluciones SAP

    BI y Analítica

    Le ayudamos a tomar buenas

    decisiones y a resolver sus

    preguntas de negocio

    Partner:

  • Nuestro portafolio de servicios SAP

  • Nuestros servicios en BI y Analítica

    Inteligencia de negocios

    Analítica avanzada

    Planificación y consolid. financiera

    Analítica de costos y

    rentabilidad

    Machine learning

    IoT

  • Algunos de nuestros clientes

    file://localhost/Users/jchez/Desktop/Success Story Juan Valdez.mov file://localhost/Users/jchez/Desktop/Success Story Juan Valdez.mov

  • Normatividad vigente emisión

    En la actualidad hay dos

    formas para habilitarse

    como facturador

    electrónico Proveedor

    tecnológico

    Habilitación

    Directa

    Habilitación por software propio: “El software propio se refiere a que el facturador electrónico tiene

    los derechos de uso de una aplicación informática de

    facturación electrónica que cumple lo previsto en el

    Decreto 2242-2015, y con el cual realiza el proceso de

    activación ante la DIAN.”

    Habilitación con software de proveedor

    tecnológico: El proveedor tecnológico prestará el servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas

    a través de un software, cumpliendo con lo dispuesto

    por el Decreto 2242-2015.

  • ¿A quién va dirigido?

    La DIAN espera vincular a más de 450.000

    contribuyentes en los próximos años,

    ¿Qué documentos aun no regula?

    Documentos Equivalentes, Facturas POS,

    Comprobantes de Retención, Guías de

    Remisión, Comprobantes de Nómina.

    Normativa Involucrada

    Decreto 2242/2015 - Decreto 1626/2016.

    Resolución 0019/2016 - Resolución 0055/2016.

    Decreto 1349 de 2016 - Artículo 684-2 del E.T.

    Resol. 072 de 2017 – Res. 010 de 2018.

    Comunicado Prensa 153 de 2018.

    ¿Qué documentos ampara la normativa?

    Facturas de Venta, Facturas de Exportación,

    Notas Crédito, Notas Debito.

    ¿Cómo es la comunicación ante la DIAN?

    Las facturas emitidas deben ser reportadas a

    la DIAN en un periodo no mayor a 48 horas.

    ¿Cómo será la recepción de F.E.?

    Los emisores electrónicos se convertirán en

    receptores de facturas electrónicas.

    Normatividad vigente

  • Características

     Formato XML

    • Factura + App Response

     Lenguaje UBL 2.1

     Almacenadas en la nube

    Normatividad por venir: Validación previa

    Validaciones

     Calidad y consistencia (264 validaciones -

    opcionales y obligatorias).

     Se eliminan personalizaciones estándar UBL

    2.1.

     Identificación para impuestos retenidos.

     Consistencia aritmética

     Tags de UBL para facilitar reportes de

    sectores a nivel de ítem

     Claridad en reporte de descuentos, cargos e

    impuestos a nivel de

     ítem y a nivel de factura

  • Nuestra Solución de

    Recepción de Facturación Electrónica

  • Proceso de Recepción en SAP

    Desde el punto de vista de adquiriente, es posible realizar el procesamiento de las facturas

    recibidas, teniendo en cuenta el proceso definido en SAP para cada organización y su

    viabilidad técnica.

    Facturas recibidas

  • Enfoque de solución

  • Proceso General

    PI

    Carga de archivos Servidor On Premise

    ERP Cargar

    Documentos

    Validación Proceso XML

    Verificación Reglas de Negocio

    Monitor Visualización

    Descarga de archivos XML generados por los

    emisores (proveedor FE o emisor directo) e

    inclusión documentos manuales (ventanilla)

    1

    Archivos ubicados en un repositorio

    On Premise en el cliente2

    Validación y

    procesamiento en

    SAP ERP

    3

    Dtos. Proceso

    manual

    (ventanilla)

  • Proceso Detallado

    Extracción de documentos

    Descargar los adjuntos de los correos

    electrónicos a la ubicación requerida,

    bien sea una ruta local, un servicio FTP,

    consumo de web service o una cuenta

    de almacenamiento en la nube

    (Dropbox, Google Drive, entre otros).

    Componentes • Conexión a Cuentas de Correo: Utilizando un protocolo POP, se realiza la conexión al servidor de correo

    requerido y se descargan los archivos mail con sus respectivos adjuntos en una ubicación local

    • Búsqueda de Archivos: Gestiona los procesos de copia o movimiento de cada tipo de archivo (XML, PDF, ZIP,

    entre otros) a una ubicación local o remota

    • Notificación: Programa y ejecuta las notificaciones del estatus del proceso realizado, a través del envío de un

    correo electrónico o en un archivo de registro log

  • Proceso Detallado

    Cargar documentos

    • Carga de los archivos XML y PDF con estructura válida en el monitor de

    facturación.

    • Log de ejecución en donde se indicarán los archivos procesados y su resultado.

    • Carga de facturas recibidas de forma manual (ventanilla) a partir de un archivo

    Excel

    Validación y procesamiento

    Validación y proceso XML

    • Validaciones básicas a nivel del documento XML

    • En caso de error, envío automático de mensaje de correo al proveedor y

    responsable interno

    • Visualización de la representación gráfica (con o sin pdf)

    Validación reglas de negocio

    • Validación objetos de negocio contenidos en el documento XML (pedido, orden

    de compra, entrada de mercancía o aprobación del servicio)

    • Relacionamiento de los documentos adjuntos referenciados en SAP (automático y

    manual)

    • Para los documentos correctos, el sistema permitirá el llamado de la transacción

    SAP estándar

  • Funcionalidades

    El motor de facturación electrónica es un programa desarrollado en ABAP el cual puede ser programado o ejecutarlo en línea y permite la carga de los archivos de facturación electrónica XML y PDF.

    Motor de recepción de facturación electrónica

  • Funcionalidades

    Nuestro sistema de recepción de facturación electrónica provee un monitor, el cual permite ver la información de facturas.

    Adicionalmente, permite ver el log de errores y el documento XML y PDF recibido, para que el usuario de facturación electrónica pueda gestionar los documentos.

    Monitor de recepción de facturación electrónica

  • Propuesta de valor

    Integración nativa con SAP ERP.

    Usar un solo sistema para el proceso de recepción de facturación electrónica.

    Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los

    errores desde SAP.

    Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización y validaciones específicas de reglas de

    negocio.

    Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje.

    Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de recepción$

  • Servicios e Implementación

  • Servicios

    Parametrización en los

    módulos de SD y/o FI para

    la recepción de facturacion

    electrónica

    Soporte en diferentes

    modalidades para cubrir

    cambios en la normatividad

    Consultoría en la definición

    de procesos de recepción

    de facturas y su impacto

    Integraciones a través de SAP

    PI/PO, HCI o Talend Open Studio

    Consultora técnica ABAP y BASIS

    para customizaciones y

    adecuaciones del sistema

  • Cronograma de implementación

    S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12

    PREPARACION INICIAL 1

    BBP 5

    REALIZACION

    Ejecución Desarrollos ABAP 5 5 5 5 5

    Pruebas Integrales 5

    PREPARACION FINAL 5

    SALIDA EN VIVO Y ESTABILIZACION 5

    MES 3

    FA C

    TU R

    A C

    IO N

    E LE

    C TR

    O N

    IC A

    R EC

    EP C

    IO N

    FASES MES 1 MES 2

  • Demostración

  • Q &