Martín ghirardotti pres.resguarda.iaia.2012
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VII Encuentro Nacional de Auditoria Interna
MARTÍN GHIRARDOTTI - RESGUARDA
Líneas de denuncias Nuevas tendencias
¿Qué es una línea de denuncias?
DEFINICIÓN TRADICIONAL: Una línea de denuncias es un canal de información que puede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personas vinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) que deseen reportar fraudes, irregularidades y situaciones que vayan en contra de los objetivos éticos de la empresa.
NUEVA DEFINICIÓN: Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de información que puede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personas vinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) que deseen dar a conocer reportar fraudes, irregularidades y/o propuestas de mejoras en procesos, calidad, ambiente de trabajo, etc.
En la actualidad el canal, debe ser utilizado para reportar y sugerir mejoras en procesos, temas de RRHH y cualquier otra sugerencia que le permita a la
organización lograr sus objetivos estratégicos
¿Qué es una línea de denuncias?
¿SE MODIFICAN LOS CONTROLES DESPUÉS DE SUFRIR FRAUDES? (*)
* ©2010 Association of Certified Fraud Examiners,
Inc.
Nuevas tendencias en Líneas de DenunciasEstadísticas
Problemas que enfrentan las líneas éticas en el Mundo
Se desconocen en la empresa,
Están atendidas por personas poco preparadas y uso de formularios de preguntas “muy pobres”.
No se informa a los nuevos colaboradores sobre su existencia, Descreimiento de los denunciantes, Riesgo a represalias,
Falta de incentivos para el denunciante (los costos son mayores a los beneficios)
Canales de reporte
Web
Log-in con clave única
solo para quien reporta
(garantizando
anonimato) con
posibilidad de
seguimiento de la
denunciaEntrevista Personal
Fax
Carta
E-mail Tel (0800 sin caller ID)
Canales de reporte
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Funcionamiento
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
PROCESO
REPORTE
24 hs.
Comité Receptor de la Empresa
Derivación al sector
involucrado
RECEPCIÓN
Seguimiento del Reporte
Funcionamiento
Personal de la empresa (Operativo / Administrativo)Clientes – Proveedores – Contratistas – Etc.
Irregularidades, asuntos de RRHH y Mejoras en Procesos
ESQUEMA DE CANAL DE REPORTES
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Estadísticas
3The sum of percentages in this chart exceeds 100% because several cases involved schemes from more than one category.
* ©2010 Association of Certified Fraud Examiners,
Inc.
Estadísticas
* ©2010 Association of Certified Fraud Examiners,
Inc.
PÉRDIDAS PROMEDIO POR TIPO DE FRAUDE (*)
EstadísticasEstadísticas
* ©2010 Association of Certified Fraud Examiners,
Inc.
TIEMPO PROMEDIO DE DETECCION (*)
Estadísticas
CÓMO SE DETECTA EL FRAUDE (*)
* ©2010 Association of Certified Fraud Examiners,
Inc.
Estadísticas
ORIGEN DE LAS DENUNCIAS (*)
* ©2010 Association of Certified Fraud Examiners,
Inc.
Estadísticas
DETECCION DE FRAUDES CON Y SIN LINEAS DE DENUNCIA(*)
* ©2010 Association of Certified Fraud Examiners,
Inc.
Estadísticas
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Nuevas tendencias
REPORTE
IRREGULARIDADES EFICIENCIA
Recepción. Asignación de número de ticket. Procesamiento y categorización
• Fraude
• Maltrato
• Descuido de bienes
• Otros
• Mejora de procesos administrativos
• Reporte de errores, problemas en controles de calidad
• Ideas y sugerencias en gral.
El canal de reportes adquiere
una nueva función. Se dan a
conocer ideas sobre mejora de
procesos internos
Nuevas tendencias
• Mejoras de procesos administrativos• Seguridad en el lugar de trabajo• Problemas de comunicación• Problemas o mejoras en el control de calidad• Nuevas ideas o soluciones a problemas• Recomendaciones para mejoras a la organización
RECEPCIÓN DE REPORTES SOBRE
Nuevas tendencias
En la mayoría de los casos, los reportantes no saben diferenciar con claridad un fraude de un error o problema en un proceso
La posibilidad de generar estos reportes agregar más valor a la organización y muestra el compromiso del Management con la mejora continua
Manejar a tiempo los temas de acoso y discriminación puede traer importantes descuentos.
RECEPCIÓN DE REPORTES SOBRE
Nuevas tendencias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Comunicación del servicio
Fraude Corrupción Investigación Deshonestidad Crimen Robo Ladrón
Evitar palabras como: Reemplazarlas por:
• Transparencia• Responsabilidad• Ética• Calidad• Eficiencia• Mejora de procesos
CAMBIOS EN LA FORMA DE REFERIRSE A LAS LINEAS DE DENUNCIAS
Comunicación del servicio
Nuevos conceptos para denominar a los canales de denuncias:
Dependiendo de la cultura de cada tipo de organización dependerá el modelo de comunicación a utilizar
• Speak up (Pepsi CO)• Canal de Mejora Continua• Cuidando nuestros activos• Es correcto reportar lo incorrecto• El elemento esencial es usted• Ahorre dinero, tiempo y recursos valiosos
Nuevas tendencias
• Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan aportes sobre mejoras operativas utilizando el canal.
• Premio económico para el denunciante en caso de que la empresa recupere parte del monto siniestrado.
• En toda documentación corporativa, señalar la existencia del canal y la importancia del aporte de los colaboradores.
NUEVAS MEDIDAS ADOPTADAS PARA RECIBIR MAS DENUNCIAS
Nuevas tendencias
Gestión eficiente de líneas de denuncias
• Alcance de los eventos a reportar
• Esquema de clasificación eficiente
• Estructura y nivel de gestión interna
• Proceso auditable
GESTIÓN EFICIENTE DE LOS REPORTES
Gestión eficiente de líneas de denuncias
• Resulta clave identificar claramente los tipos de eventos que se van canalizar a través del canal, esto es uno de los determinantes el caudal de eventos que se van a recibir.
• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de mejoras de procesos a efectos hacer más amigable el canal y prevenir fraudes.
• La clasificación de los reportes por parte del receptor o gestor del canal deben ser claros para los usuarios de las líneas de reporte. Esto permite recibir mayor cantidad de reportes.
ALCANCE DE LOS EVENTOS A REPORTAR
Gestión eficiente de líneas de denuncias
• Se debe confeccionar un adecuado esquema de clasificación eficiente de eventos reportados, el cual va a formar la plataforma para la gestión de las denuncias. • El esquema de clasificación se debe consolidar en base a la criticidad de cada evento reportado y se debe diseñar dependiendo de los usuarios que analizan los eventos.
• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos que establezcan los niveles de procedimientos y el alcance a considerar para cada evento reportado.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN EFICIENTE
Gestión eficiente de líneas de denuncias
• Se forma un Comité de recepción de eventos/denuncias, que generalmente se corresponde con personal responsable de las áreas de Auditoría Interna, Legales, Fraude y Recursos Humanos.
• Se debe implementar un esquema adecuado de gestión de los eventos canalizados a través de las líneas de reportes que sea adecuadamente trazable y permita un correcto seguimiento.
• Dependiendo de la regionalización y el tamaño de la empresa se puede optar por plataformas o sistemas especialmente diseñados para la gestión de denuncias.
ESTRUCTURA DE GESTIÓN INTERNA
Gestión eficiente de líneas de denuncias
• Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por las áreas correspondientes. • Los principales de drivers de control interno vinculados con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la información y la disponibilidad del servicio.
• La calidad del servicio (Atención y capacitación del personal) y los tiempos de respuestas también deben estar sujetos a revisiones de calidad.
GENERACIÓN DE UN PROCESO AUDITABLE
Gestión eficiente de líneas de denuncias
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¡MUCHAS GRACIAS!
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Muchas gracias por su
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