ELEMENTOS INICIALES PROPIOS DE LA GESTION DE

UN PROYECTO EDUCATIVO

MARTHA ISABEL PALACIOS PEÑA

PROFESORA

ELSA CRISTINA ARENAS MARTÌNEZ

INGENIERA DE SISTEMAS, ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIÒN

UNIVERSIDAD DE SANTANDER – UDES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

BOGOTA

2017

ELEMENTOS INICIALES PROPIOS DE LA GESTION DE

UN PROYECTO EDUCATIVO

Al evocar los conceptos centrales de la gestión de proyectos, debemos realizar una

retrospectiva visionaria frente a qué tan probable es que con la incorporación de una

actividad se puedan obtener resultados organizacionales que favorezcan la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas inherentes de la administración de una

entidad o institución.

Una adecuada gestión de proyectos es, un componente esencial que encamina el auto

sostenimiento y crecimiento de una empresa o institución educativa en nuestro caso. La

gestión de proyectos se enmarca dentro del ciclo de la mejora continua, vinculando

procesos de inicio y de cierre desde diferentes áreas del conocimiento aplicables en los

proyectos, entre ellas, están:

1. Gestión de la integración

2. Gestión del alcance

3. Gestión del tiempo

4. Gestión del costo

5. Gestión de la calidad

6. Gestión de los recursos humanos

7. Gestión de las comunicaciones

8. Gestión de los riesgos y

9. Gestión de las adquisiciones.

Estas áreas de conocimiento de describen y proyectan minuciosamente en cada fase del

proyecto, considerándoseles en la mayoría de las ocasiones, como un método estructurado

capaz de describirlo y anexando ideas verificables que potencien la probabilidad de éxito

del mismo.

Ahora bien al dar respuesta al cuestionamiento de: ¿Qué es el Plan de Gestión de la

integración y cuál es su importancia y aplicación en proyectos educativos?

Puedo afirmar, que el plan de gestión de la integración posee implícitamente la toma de

decisiones sobre el destino que deben tener los recursos y esfuerzos, también, debe

presentar de forma preventiva y estratégica los posibles inconvenientes, brindando un

manejo pertinente en la medida que surjan. Lo anterior, implica dar prioridad a objetivos

existentes y la identificación de diferentes alternativas para llevarlos a cabo. Por ejemplo, la

estimación de costos en este proceso de gestión requiere de procedimientos como los

tiempos y riesgos estimados, integrándolos con el plan de trabajo proyectado.

Respecto a los esfuerzos implementados por mantener el proyecto de forma coherente, de

deben involucrar procesos y herramientas:

Crear el acta de constitución que informe los lineamientos básicos del patrocinador

del proyecto y el motivo por el cual se generó.

Asignar recursos.

Dentro de las funciones del acta de constitución se encuentran: documentar los motivos que

dieron origen al proyecto, y estos documentos contienen de forma puntual los siguientes

aspectos: Requisitos de los interesados, necesidades del negocio, propósito o justificación

del proyecto, gerente de proyecto asignado y su nivel de autoridad, resumen de hitos,

influencia de los interesados, participación de la estructura funcional, supuestos,

restricciones, presupuesto resumido.

Es relevante agregar, que dentro del proceso para la integración del proyecto está la

creación de un plan de gestión consolidado que se alimenta de los distintos esfuerzos de

planificación que realiza el equipo del proyecto.

Debo resaltar que el gerente de proyecto está comprometido a mantener un enfoque

integrador siempre que ejecute, controle o cierre un proyecto, y debe evaluar el impacto de

cada acción sobre el objetivo general del mismo.

Surge un segundo cuestionamiento: ¿Qué es el Plan de Gestión del alcance y cuál es la

importancia de su aplicación en proyectos educativos?

Y para dar respuesta a este, nos corresponde delimitar lo que existe y lo que no está

incluido en el proyecto, pues ello es un elemento primordial para alcanzar su éxito. Ya

dentro del contexto o realidad, el plan de gestión del alcance se puede aplicar a:

Un producto del proyecto

Un proyecto (debe realizarse para generar el entregable).

Para definir el alcance del proyecto, partimos de un primer paso: “la recopilación de

requisitos de los distintos interesados en el proyecto”, estos deben influir positiva o

negativamente respecto al resultado de un proyecto. En segundo lugar, se encuentran los

requerimientos, que equivales a las necesidades documentadas y cuantificadas de los

principales interesados del proyecto. En tercera instancia, la gestión debe definir las

expectativas del cliente del proyecto, pues es un elemento que define parte del éxito del

mismo.

Una herramienta aplicable eficientemente para esa descomposición es la estructura de

desglose del trabajo (EDT), que jerarquiza el trabajo del proyecto en partes manejables y

controlables, a través de subproyectos, utilizando las fases del ciclo de vida del proyecto,

permitiendo así, que se alcancen los objetivos y se generen los entregables medibles.

Se hace necesario que la Estructura de desglose de trabajo contenga un diccionario de la

EDT, con los distintos componentes en detalle. Allí se puede incluir información como:

• Identificador de código de cuentas

• Estimación de recursos necesarios

• Enunciado del trabajo

• Estimación de costos

• Organización responsable

• Lista de hitos

• Información sobre contratos

• Requisitos de calidad

• Referencias técnicas

• Lista de actividades relacionadas.

El proceso de gestión del alcance posee procedimientos de seguimiento, control y

verificación; con el propósito de evitar desvíos, por ello, se bene involucrar posibles

modificaciones.

Dentro de los elementos de la gestión de proyectos, también se plantea otra pregunta: ¿Qué

es el Plan de Gestión del tiempo y cuál en qué radica la importancia de aplicarlos en

proyectos educativos?

Cuando nos vemos inmersos en el plan de gestión del tiempo para la realización de un

proyecto, un elemento básico planeado en los objetivos del mismo, establece concretamente

instantes o intervalos específicos obligatorios para considerar exitosos un proyecto. Esta

gestión involucra:

• Desarrollar mediciones de desempeño (identifican variaciones en forma temprana).

• Planificar las posibles variaciones o modificaciones (determinar cómo serán

trabajadas9.

• Definir los procedimientos de control de cambios para el cronograma

• Establecer líneas base (medir el desempeño del proyecto respecto al cronograma).

Para la gestión del tiempo se deben realizar valoraciones a cada procesos, siendo esto un

punto en el que se debe profundizar en la descomposición de actividades que lo componen

las diferentes fases del proyecto (aplicando la dinámica en el diseño de la EDT) y

establecer las posibles falencias del mismo a nivel cronológico (secuencial), permitiendo

valorar las actividades que pueden ser realizables y dependientes del ritmo en el que se

desarrollan las otras actividades, a esto se le denomina “dependencias”. Estas pueden

presentarse, así:

• Obligatorias (generalmente implican limitaciones físicas).

• Discrecionales (implican una secuencia deseable, aunque existen otras aceptables).

• Externas (Implican una secuencia derivada de factores externos al proyecto).

Las dependencias entre actividades pueden encuadrarse dentro de cuatro tipos:

• Fin a inicio: el inicio de la actividad sucesora depende de la finalización de la

predecesora

• Fin a fin: el fin de la actividad sucesora depende de la finalización de la predecesora

• Inicio a inicio: el inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la predecesora

• Inicio a iin: la finalización de la actividad sucesora depende del inicio de la

predecesora.

Una vez secuenciadas las actividades, se deberán estimar los recursos necesarios para su

ejecución (personas, materiales y equipamiento). El proceso de estimación de recursos está

relacionado con el proceso de estimación de costos. Para los recursos estimados se debe

prever aspectos importantes como: disponibilidad, capacidad de producción y necesidades

de administración. Junto a lo anterior se debe estimar el número de períodos de trabajo

necesarios para completar las actividades definidas con los recursos estimados. Este

proceso requiere:

• Estimaciones de la cantidad de esfuerzo necesario

• Estimaciones de la cantidad de recursos a ser aplicados

• Determinación de la cantidad de períodos laborales necesarios

• Documentación de datos y supuestos de respaldo.

El cronograma de un proyecto debe incluir: fecha de inicio y una de fin para cada actividad.

Este aspecto debe ser controlado, a través de la comparación con el tiempo estimado en el

que avance el proyecto, con el que originalmente fue definido en el cronograma del

proyecto. Pero ante todo lo anterior, es muy importante dar validez a elementos como:

• Ante demoras concretas, ajustar futuras partes del cronograma, previo a solicitar

extensiones de tiempo.

• Ajustar o eliminar métricas que no brinden al director de proyecto información

necesaria para su administración.

• Utilizar siempre el sistema de control de cambios ante cualquier modificación.

Y para finalizar, con los elementos iniciales propios de la gestión de un proyecto, se da

respuesta al último cuestionamiento: ¿Qué es el Plan de Gestión de costos y su aplicación

en proyectos educativos?

Respecto a la parte administrativa financiera de proyectos se incluyen aspectos necesarios

para planificar, estimar y controlar los costos, de modo que el proyecto pueda concluirse de

acuerdo al presupuesto acordado. El presupuesto de costos implica sumar los costos

individuales estimados para cada tarea, con base a las necesidades de recursos, con el

objeto de definir una línea base de costo para el proyecto. Dentro del presupuesto, se deben

detallar cuestiones tales como las reservas. El control de costos se realizará comparando

entre el costo del avance del proyecto comparado contra el presupuestado para el mismo

nivel de avance. Los desvíos detectados deben ser analizados y comunicados, si

corresponde.

CONCLUSIONES

Es importante tener en cuenta que el desarrollo de un proyecto depende de todos los

integrantes, cada uno debe cumplir con su rol y las responsabilidades a su cargo, de

esta participación activa surgen las innovaciones que facilitan su difusión,

promoción y sostenibilidad.

Al estimar los recurso, tiempos y costos de un proyecto educativo o empresariales

deben emplear herramientas como la EDT que permite visual y estratégicamente

tener una idea sobre las distintas fases, responsables, alcances que presentara un

proyecto, esto debe realizarse en durante la planeación del mismo.

El acta de constitución de un proyecto corresponden a la carta de navegación del

proyecto, debido a que permite tener un viraje proyectivo, anticipatorio y correctivo,

debido a que algunas circunstancias puedes surgir en el desarrollo de este.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Romano, Gabriel y Yacuzzi, Enrique.(2011) Elementos de la Gestión de Proyectos.

Recuperado de: Elementos de la Gestión de Proyectos.

https://youtu.be/FsLkmRhFa6M?t=22

Cassanelli, A. N., Guarino, M. C. G., & Sánchez, G. F. (2014). PROYECTOS DE

I+ D, CARACTERIZACIÓN DEL TIPO DE INVESTIGACIÓN Y EL ROL DE

GERENTE DE PROYECTOS. Iberoamerican Journal of Project Management, 5(2),

01-16. Recuperado de: Proyectos de I+D, Caracterización del Tipo de

Investigación y el Rol de Gerente de Proyectos.

Barbosa, E. F., & de Moura, D. G. (2013). Proyectos Educativos y Sociales:

Planificación, gestión, seguimiento y evaluación (Vol. 125). Narcea Ediciones.

Recuperado de: Proyectos Educativos y Sociales.

Way, E. D. T. (2012). El educador, sujeto ético y político. Educación, 15(29), 35-

51. Recuperado de: El educador, sujeto ético y político.

Castaño, Gladys Gbegnedji (2012) Crear la EDT/WBS. Recuperado de:

Crear la EDT/WBS.