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Bogotá D.C., 20 de abril de 2020

Doctor Pedro Medellín Torres Director Nacional Escuela Superior de la Administración Pública. Ciudad

Asunto: Reporte Derechos de Autor y Licencias de Software ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor DNDA - Periodo 2019

Respetado Doctor Medellín,

Dando cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, Decretos reglamentarios, Directiva Presidencia No. 01 de 1999 y No. 02 de 2002, Circular No. 04 de 2006 y 07 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y Circular No. 17 de 2011 de la Unidad Administrativa Especial de Derechos de Autor, me permito informarle que el día 18 de marzo del presente, se realizó el reporte ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor – DNDA, a través de la página web de la misma, con base en la información reportada por la Jefatura de la Oficina de Sistemas e Informática.

Es preciso manifestar que al momento de presentar el informe el pasado 18 de marzo, no se generó el reporte masivo del recibido por la DNDA, por lo cual se realizó solicitud por parte de la ESAP desde la Oficina de Control Interno a la línea de atención al ciudadano de la DNDA, y una vez cumplido el término de respuesta, fue recibido el oficio que se adjunta como constancia de la entrega del informe antes de la fecha límite para su cumplimiento, 20 de marzo de 2020.

Adjunto copia del registro de la información reportada a la DNDA y copia de la información enviada por la Jefatura de la Oficina de Sistemas e Informática.

Cordialmente,

MARIA MAYERLY PEDREROS PINZON Jefe Oficina Control Interno Anexo: 2 documentos.1. Oficio de respuesta reporte de la DNDA, en 3 folios

2. Información reportada por la Oficina de Sistemas e Informática ESAP – 2019, en 4 folios Proyectó: Nancy Rodríguez Pascuas – Profesional Especializada. Contratista OCI

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Bogotá D.C. A-2.2. Doctora NANCY RODRIGUEZ PASCUAS Contratista OCI Escuela Superior de Administración Pública-ESAP Correo: nancy.rodriguezp@esap.edu.co; maria.pedreros@esap.edu.co Ciudad Asunto: Respuesta a radicado 1-2020-26752 Respetada doctora Nancy Pascuas: En atención a sus peticiones realizadas a través del correo electrónico del 19 de marzo del 2020, y por vía telefónica, comedidamente me permito informarle que de conformidad con el artículo 5 del Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, las peticiones de información que se encuentren en curso o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria deberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción. Por tanto, teniendo en cuenta que su primera petición fue radicada el pasado 19 de marzo de 2020, es decir, durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria y se encontraba en curso cuando se expidió el Decreto antes señalado, el término de respuesta vence el próximo 21 de abril 2020; no obstante, lamentamos las dificultades que se hubieran podido generar y, por ello, ofrecemos excusas y procedemos a dar respuesta de fondo. Una vez realizada la anterior precisión, comedidamente le informamos que luego de verificar en nuestros archivos, se encontró que efectivamente en el presente año se remitió el informe de software, con los siguientes datos.

Orden Nacional

Sector Función Pública

Departamento Bogotá D.C.

Municipio Bogotá D.C.

Entidad Escuela Superior de Administración Pública ESAP

Nit 8999990547

X:\A-DIRECCION\A-2 Asesores\A-2.2 Peticiones\Informes Software\Sol ESAP, MROJAS, juriza, abril de 2020.docx 2

Nombre funcionario Maria Mayerly Pedreros Pinzón

Dependencia Oficina de Control Interno

Cargo Jefe de Oficina de Control Interno

1.Con cuantos equipos cuenta la entidad

4868 equipos (PC, servidores físicos y portátiles)

2. El software se encuentra debidamente licenciado?

SI

3. ¿Qué mecanismos de control se han implementado para evitar que los usuarios instalen programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva?

Todos los equipos están en el Domino de la entidad (Active Directory - Microsoft) y a través de políticas de seguridad se ha bloqueado la posibilidad que el usuario instale software en las máquinas. 1. Los usuarios tienen perfil estándar. 2. Solo los administradores pueden instalar software. 3. Revisión por personal técnico de soporte, para verificación de software instalado en los equipos de la Entidad a nivel Nacional. 4. Hojas de vida de vida equipos- mantenimientos 2018 5. Formatos de revisión de software instalado en los equipos. 6. Guía interna para el control de software.

4. ¿Cuál es el destino final que se le da al software dado de baja en su entidad?

La oficina de sistemas emite conceptos técnicos para que el Grupo de Almacén e Inventarios de la Subdirección Administrativa y Financiera, surta el PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES. En el año 2019 y recientemente, el software en su mayoría tiene una modalidad de licenciamiento por suscripción, lo que implica que es un intangible que no requiere de copias físicas, sino que se descargan de la web y se renuevan anualmente Para la vigencia de 2019, no se realizó baja a ningún software.

Finalmente, me permito informarle que una vez envía el informe de software a través del aplicativo dispuesto por la Dirección Nacional de Derecho de Autor para tal efecto, automáticamente se remite un correo de recibido con toda la información suministrada al correo electrónico reportado en el diligenciamiento, que para el caso concreto fue: maria.pedreros@esap.edu.co En este orden de ideas, amablemente le sugiero verificar en la bandeja de entrada o en el spam un

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correo proveniente de la cuenta sistemas.derechodeautor@gmail.com, el cual, también, le servirá como constancia de la remisión del referido informe. Cualquier otra inquietud estaremos atentos a responderla a través del número telefónico (571) 7868220 ext. 1114, o al correo electrónico info@derechodeautor.gov.co Cordialmente,

[Firmado en original por] MIGUEL ANGEL ROJAS CHAVARRO Asesor de la Dirección General Proyectó: Jeisson Esteban Uriza Cantor

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PUBLICAANEXO

VERIFICACIÓN, RECOMENDACIONES Y SEGUIMIENTO SOBRE EL CUMPLIMIENTO'DE LAS NORMAS EN MATERIA DE DERECHO DE AUTOR SOBRE SOFTWARE

1) CON CUANTOS EQUIPOS CUENTA LA ENTIDAD?

La ESAP cuenta con 4868 equipos. (PC, servidores físicos y portátiles)

2)¿ EL SOFTWARE INSTALADO EN ESTOS EQUIPOS SE ENCUENTRA DEBIDAMENTELICENCIADO?

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NO

3) ¿ QUE MECANISMOS DE CONTROL SE HAN IMPLEMENTADO PARA EVITAR QUE LOSUSUARIOS INSTALEN PROGRAMAS O APLICATIVOS QUE NO CUENTEN CON LA LICENCIA

RESPECTIVA?

Todos los equipos están en el Domino de la entidad (Active Directory - Microsoft) y a través de políticasde seguridad se ha bloquedo la posibilidad que el usuario instale software en las máquinas.1. Los usuarios tienen perfil estándar.2. Solo los administradores pueden instalar software.3. Revisión por personal técnico de soporte, para verificación de software instalado en los equipos de laEntidad a nivel Nacional.

4. Hojas de vida de vida equipos- mantenimientos 20185. Formatos de revisión de software instalado en los equipos.6. Guía interna para el control de software.

4)¿ CUAL ES EL DESTINO FINAL QUE SE LE DA AL SOFTWARE DADO DE BAJA EN SUENTIDAD?

La oficina de sistemas emite conceptos técnicos para que el Grupo de Almacén e Inventarios de la SubdlrecciónAdministrativa y Financiera, surta el PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES.

En el año 2019 y recientemente, el software en su mayoría tiene una modalidad de licénciamiento por suscripción, lo queImplica que es un Intangible que no requiere de coplas físicas sino que se descargan en la web y se renuevan anualmente

Para la vigencia de 2019, no se realizó baja a ningún software.

NEZ AGUDELO

Jefe Oficina de Sistemas e Informática

El Jefe de la Oficina de Control Interno, de conformidad con la ley 87 de 1993, y sus normas concordantes y reglamentariasDirectiva Presidencial N° 2 de 2002, Circular N" 001/05, y en desarrollo de su función de seguimiento suscribe estedocumento sin que ello se entienda como autorización o refrendación alguna, previa verificación del cumplimiento de lasnormas en el uso de software de la Escuela Superior de Administración Pública.

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