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MAPA DE PROCESOS Y FLUJOS DOCUMENTALES DE LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión Preliminar

Servicios Postales Nacionales S.A. / 4-72 Febrero – Abril de 2018

MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENBLE

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN. ................................................................................................................................. 5

2. GENERALIDADES SOBRE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................................... 6

3. MARCO REGULATORIO...................................................................................................................... 9

3.1. MARCO LEGAL ............................................................................................................................. 9

3.2. MARCO NORMATIVO ................................................................................................................... 9

4. TÉRMINOS BÁSICOS ........................................................................................................................ 10

5. PRIMERA PARTE. .............................................................................................................................. 12

MAPAS DE PROCESOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE .............................................................................................. 12

5.1. ACERCAMIENTO TEÓRICO....................................................................................................... 12

5.1.1. MAPAS DE PROCESOS .......................................................................................................... 12

5.1.2. MAPA FUNCIONAL .................................................................................................................. 13

5.2. ANTECEDENTES ........................................................................................................................ 14

5.3. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 14

5.3.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 14

5.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................ 14

5.4. MAPAS DE PROCESOS ............................................................................................................. 15

5.4.1. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ............................................................................................................................ 15

5.4.2. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PRODUCCIÓN ..................................... 16

5.4.3. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE ......................... 16

5.4.4. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN .................................. 16

5.4.5. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA ............................... 16

5.4.6. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL ........................... 16

5.4.7. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO .... 16

5.4.8. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE VALORACIÓN ...................................... 17

6. SEGUNDA PARTE. ............................................................................................................................ 18

FLUJOS DOCUMENTALES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE .............................................................................................. 18

6.1. ACERCAMIENTO TEÓRICO....................................................................................................... 18

6.2. ANTECEDENTES ........................................................................................................................ 18

6.3. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 18

6.3.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 19

6.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................ 19

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6.4. FLUJOS DOCUMENTALES ........................................................................................................ 19

6.4.1. FLUJO DOCUMENTAL DE PLANEACIÓN ......................................................................... 19

6.4.2. FLUJO DOCUMENTAL DE PRODUCCIÓN ........................................................................ 24

6.4.3. FLUJO DOCUMENTAL DE GESTIÓN Y TRÁMITE ............................................................ 29

6.4.4. FLUJO DOCUMENTAL DE ORGANIZACIÓN ..................................................................... 34

6.4.5. FLUJO DOCUMENTAL DE TRANSFERENCIA .................................................................. 41

6.4.6. FLUJO DOCUMENTAL DE DISPOSICIÓN .............................................................................. 47

6.4.7. FLUJO DOCUMENTAL DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ...................................... 54

6.4.8. FLUJO DOCUMENTAL DE VALORACIÓN ......................................................................... 55

7. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................... 60

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Índice de Tablas

Tabla 1. Procesos de la Gestión Documental - Fuente: Ibiscom (Ibiscom, 2017).......................................... 8

Tabla 2. Ficha técnica del proceso de planeación de la documentación – Fuente: Elaboración propia ...... 22

Tabla 3. Ficha técnica flujo documental del proceso de planeación de la documentación – Fuente:

Elaboración propia ....................................................................................................................................... 24

Tabla 4. Ficha técnica del proceso de producción – Fuente: Elaboración propia ........................................ 27

Tabla 5. Ficha técnica flujo documental producción – Fuente: Elaboración propia ..................................... 28

Tabla 6. Ficha técnica del proceso gestión y trámite - Fuente: Elaboración Propia ..................................... 32

Tabla 7. Ficha técnica flujo documental gestión y trámite – Fuente: Elaboración propia ............................. 34

Tabla 8.Ficha técnica del proceso de organización - Fuente: Elaboración propia ....................................... 39

Tabla 9. Ficha técnica flujo documental proceso de organización - Fuente: Elaboración propia ................. 41

Tabla 10. Ficha técnica proceso de transferencia - Fuente: Elaboración propia ......................................... 45

Tabla 11. Ficha técnica flujo documental del proceso de Transferencia (Primaria y Secundaria) – Fuente:

Elaboración propia. ...................................................................................................................................... 47

Tabla 12. Ficha técnica del proceso Disposición – Fuente: Elaboración propia .......................................... 52

Tabla 13. Ficha técnica flujo documental Disposición - Fuente: Elaboración propia ................................... 53

Tabla 14.Ficha técnica del proceso de valoración de documentos - Fuente: Elaboración propia ................ 57

Tabla 15. Ficha técnica del diagrama documental del proceso de valoración - Fuente: Elaboración propia59

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Índice de gráficas

Gráfica 1. Diagrama de un procedimiento - Fuente: Webyempresas.com .................................................. 12

Gráfica 2. Esquema Mapa Funcional – Fuente: https://es.slideshare.net/ninachele/analisis-funcional-o-

mapa-funcional-julio-nancy-salgado-2014-37371616 .................................................................................. 13

Gráfica 3. Diagrama flujo documental proceso de Planeación de la documentación – Fuente: Elaboración

propia........................................................................................................................................................... 21

Gráfica 4. Diagrama flujo documental proceso de Producción – Fuente: Elaboración propia ..................... 26

Gráfica 5. Diagrama flujo documental proceso Gestión y Trámite – Fuente: Elaboración propia ................ 31

Gráfica 6. Diagrama flujo documental del proceso de Organización (Archivo de gestión) – Fuente:


Gráfica 7. Diagrama flujo del proceso de Organización (Archivo Central) - Fuente: Elaboración propia ..... 37

Gráfica 8. Diagrama flujo documental del proceso de Organización (Consulta y Préstamo) - Fuente:


Gráfica 9. Diagrama flujo documental del proceso de Transferencia (Primaria) – Fuente: Elaboración

propia........................................................................................................................................................... 43

Gráfica 10. Diagrama flujo documental del proceso de Transferencia (Secundaria) – Fuente: Elaboración

propia........................................................................................................................................................... 44

Gráfica 11. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Conservación Total) - Fuente:


Gráfica 12. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Eliminación) - Fuente: Elaboración

propia........................................................................................................................................................... 50

Gráfica 13. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Selección) - Fuente: Elaboración propia

.................................................................................................................................................................... 51

Gráfica 14. Diagrama flujo documental del proceso de Valoración – Fuente: Elaboración propia ............... 56

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1. INTRODUCCIÓN.

La expedición del Decreto 2609 de 2012, compilado posteriormente en el Decreto 1080 de 2015, dio vida a

los instrumentos archivísticos –un total de 9– dentro de los cuales se encuentra “Mapas de procesos, flujos

documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad”.

La definición o la descripción aportada por el Archivo General de la Nación nos aclara que como tal no son

instrumentos propios del orden archivístico, textualmente cita: “Aunque no son instrumentos específicos de

la función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás

instrumentos archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las

funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.” En ese sentido, este

instrumento no es más que el establecimiento de un puente entre las funciones y los procesos, en el sentido

más amplio que permite la interpretación indicada por el ente rector.

Ahora bien, dentro del marco de ejecución del contrato interadministrativo 569 de 2017 suscrito entre

Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 (SPN 4-72) y el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible

(MADS), se estableció que para la elaboración de este instrumento no archivístico se desarrolle a partir de

los ocho (8) procesos de la Gestión Documental descritos en el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9, los

cuales son: 1) Planeación, 2) Producción, 3) Gestión y trámite, 4) Organización, 5) Transferencia, 6)

Disposición de documentos, 7) Preservación a largo plazo, 8) Valoración. En ese sentido, la elaboración de

los mapas de procesos y flujos documentales debe estar asociada a estos ocho procesos y la manera como

éstos se han implementado en el MADS, implementación que está documentada en el respectivo Programa

de Gestión Documental (PGD), procedimientos y demás documentos aprobados a través del Sistema de

Calidad del Ministerio.

A partir de esta directriz, se presenta al Ministerio el siguiente documento con su anexo, en los cuales se

establecieron los mapas de procesos y flujos documentales del proceso de Gestión Documental del MADS,

el cual está dividido en tres grandes secciones: la primera describe los aspectos generales que se tuvieron

en cuenta como la definición de los ocho procesos de gestión documental a partir de la definición del ente

rector, Archivo General de la Nación; la regulación normativa presente en su elaboración, así como la puesta

en común de términos empleados a lo largo del documento. Esta sección abarca los capítulos 2, 3 y 4 del

documento. La segunda sección consta de la justificación en la realización de los mapas de procesos

asociados a los ocho procesos de la Gestión Documental aplicados al Ministerio, con sus respetivos

objetivos y descripción; que se encuentra en el capítulo 5 y la tercera sección (capítulo 6) indica el proceso

de elaboración de los flujos documentales, con su respectiva ficha y flujo asociado a los procesos de la

Gestión Documental enfocados en su implementación en el Ministerio. El documento está acompañado de

la respectiva bibliografía que se tomó como base para la fundamentación teórica de cada una de las

secciones, junto con el anexo alusivo al mapa de procesos enfocado a los ocho 8 procesos de la gestión

documental del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

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2. GENERALIDADES SOBRE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Los procesos de Gestión Documental se encuentran establecidos en el artículo 2.8.2.5.9 del Decreto 1080

de 2015, están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración; se

fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia,

medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica, orientación al ciudadano,

entre otros, se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea y requieren ser

desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.

A modo de ejemplo y desde la perspectiva ilustrativa del mismo, se presenta el siguiente cuadro:

Proceso Objetivo Elementos

Planeación

Conjunto de actividades encaminadas a la

planeación, generación y valoración de los

documentos de la entidad, en cumplimiento

con el contexto administrativo, legal,

funcional y técnico. Comprende la creación y

diseño de formas, formularios y documentos,

análisis de procesos, análisis diplomático y

su registro en el sistema de gestión

documental.

Tener un subproceso para administrar la

solicitud, evaluación y aprobación de tipos

documentales y sus formas.

Contar con un procedimiento para

actualizar la TRD y demás instrumentos

archivísticos acorde con la dinámica de la

entidad.

Control centralizado de las tipologías para

garantizar su adecuada generación.

Producción

Actividades destinadas al estudio de los

documentos en la forma de producción o

ingreso, formato y estructura, finalidad, área

competente para el trámite, proceso en que

actúa y los resultados esperados.

Producir los documentos como parte de la

ejecución de procesos organizacionales

Incluir información contextual, en forma de

metadato a los documentos digitales. Esta

información debe ser registrada por el

responsable de su generación

Controlar el ingreso oportuno de los

documentos en los expedientes adecuados

en el momento de su creación

Controlar la producción de los documentos

en la Organización y del uso de las

respectivas plantillas o formas

Controlar cada etapa del ciclo de vida

conforme a lo definido en la TRD

Administrar el paso de los documentos

acorde con su organización a los diferentes

archivos

Gestión y trámite Conjunto de actuaciones necesarias para el

registro, la vinculación a un trámite, la

Implementar un sistema de distribución de

los documentos que ingresan a la

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distribución incluidas las actuaciones o

delegaciones, la descripción (metadatos), la

disponibilidad, recuperación y acceso para

consulta de los documentos, el control y

seguimiento a los trámites que surte el

documento hasta la resolución de los

asuntos.

Organización de manera que sus

destinarios puedan darle tramite.

Facilitar la distribución de los documentos

que deben fluir entre las diferentes

áreas de la entidad.

Manejar esquemas operativos que

garanticen la ejecución de los trámites y el

control de tiempos de respuesta o de

generación de acciones.

Contar con mecanismos que faciliten la

consulta de los documentos según se

requiera

Contar con políticas que reglamenten el

acceso a los documentos de archivo.

Asegurar la capacidad de las herramientas

usadas para localizar, recuperar, y

consultar cualquier documento o

información en el menor tiempo posible,

independientemente del medio en el cual

haya sido creado o la fecha de creación.

Organización

Conjunto de operaciones técnicas para

declarar el documento en el sistema de

gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en

el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo

adecuadamente.

Identificar los documentos que se utilizarán

en los diferentes procesos y registrarlos en

la TRD y CCD.

Contar con un repositorio documental

clasificado según la estructura documental

definida y registrada en los instrumentos

archivísticos.

Facilitar la actualización de los diferentes

expedientes que obedecen a la

organización establecida en la estructura

documental.

Incluir mecanismos para identificar,

organizar y conservar los documentos

siguiendo estándares archivísticos y

tecnológicos que faciliten su consulta y

recuperación en el menor tiempo posible y

oportunamente.

Facilitar el manejo de expedientes

electrónicos.

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Transferencia

Conjunto de operaciones adoptadas por la

entidad para transferir los documentos

durante las fases de archivo, verificando la

estructura, la validación del formato de

generación, la migración, refreshing,

emulación o conversión, los metadatos

técnicos de formato, los metadatos de

preservación y los metadatos descriptivos.

Tener procedimientos y mecanismos que

permitan registrar las transferencias de los

documentos acorde con las edades de los

expedientes en los archivos de gestión y

central.

Disposición de

documentos

Selección de los documentos en cualquier

etapa del archivo, con miras a su

conservación temporal, permanente o a su

eliminación, de acuerdo con lo establecido

en las tablas de retención documental o en

las tablas de valoración documental.

Mantener controles que faciliten la

selección de los documentos que deben

ser transferidos o mantenidos acorde con

las diferentes etapas de archivo.

Mantener controles de fecha inicial y final

de actualización de cada expediente.

Preservación a

largo plazo

Conjunto de acciones y estándares

aplicados a los documentos durante su

gestión para garantizar su preservación en el

tiempo, independientemente de su medio y

forma de registro o almacenamiento.

Tener definidos los medios y estándares

que se van a usar para garantizar la

preservación de los documentos físicos

como digitales.

Valoración

Proceso permanente y continuo, que inicia

desde la planificación de los documentos y

por medio del cual se determinan sus valores

primarios y secundarios, con el fin de

establecer su permanencia en las diferentes

fases del archivo y determinar su destino

final (eliminación o conservación temporal o

definitiva).

Facilitar la actualización de las tipologías

documentales, series, subseries derivados

de los cambios en la gestión de la entidad.

Manejar un proceso permanente de

valoración de los documentos y contar con

facilidades para disponer del destino final

de los mismos.

Tabla 1. Procesos de la Gestión Documental - Fuente: Ibiscom (Ibiscom, 2017)

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3. MARCO REGULATORIO

3.1. MARCO LEGAL

Decreto 2609 de 2012 – “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los

artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental

para todas las Entidades del Estado.” Artículo 8, Literal h

Decreto 1080 de 2015 – “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

Libro II, parte VIII, Título II, Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental.

3.2. MARCO NORMATIVO

NTC ISO 15489-1:2010: Información y documentación. Gestión de Documentos.

ISO 26122: Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de

documentos.

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4. TÉRMINOS BÁSICOS

ARCHIVO CENTRAL- AC : En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general ARCHIVO DE GESTIÓN - AG: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN: es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro país y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva COMUNICACIÓN OFICIAL: Toda aquella recibida o producida en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada

en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada,

y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida

por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y

procesos archivísticos.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID: Herramienta archivística utilizada para llevar

control de la documentación – Inventarios Documentales- de un área o entidad.

FLUJOS DOCUMENTALES: Son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos

archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y

los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.

MAPAS DE PROCESOS: Instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Aunque no

son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad estos son herramientas esenciales para

la construcción de los demás instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas para la descripción de las

relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión (Archivo

General de la Nación, 2018).

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES Y DENUNCIAS – PQRSD: Toda persona tiene

derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y

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a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para

garantizar los derechos fundamentales.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD : Es un documento estratégico de la gestión documental,

en el cual se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo la implementación y el

mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de

programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD está armonizado con los otros sistemas

administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando alcance y cumplimiento a la

aplicación de la normatividad vigente en la materia.

QUERY: en base de datos es una búsqueda o pedido de datos almacenados en una base de datos.

Sinónimo de consulta.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos

y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total,

acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el

adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual

se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,

originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión,

hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital. (Instituto Amazónico de

Investigaciones Científicas SINCHI, sf)

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD: Instrumento que permite la clasificación documental de la

entidad acorde a su estructura orgánico-funcional, e indica los criterios de retención y disposición final

resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD: Las Tablas de Valoración Documental son el listado de

asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así ́ como su disposición

final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).

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5. PRIMERA PARTE.

MAPAS DE PROCESOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE

AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

5.1. ACERCAMIENTO TEÓRICO

5.1.1. MAPAS DE PROCESOS

Un proceso, es un concepto muy amplio y utilizado en diversos campos de estudio, desde la biología hasta

la ingeniería. En esta entrada se han redactado 2 definiciones: (Web y Empresas, 2017)

a) Sucesión e interrelación de pasos, tareas y decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre

sí para transformar un insumo en un producto o servicio.

b) Son los pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir elaborar productos o servicios a

partir de determinados insumos.

Gráfica 1. Diagrama de un procedimiento - Fuente: Webyempresas.com

La norma ISO 9001:2015 tiene las siguientes definiciones para proceso y procedimiento:

» Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

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» Un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Cuando

se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede, se

tiene un procedimiento.

5.1.2. MAPA FUNCIONAL Una función administrativa es la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás. Las funciones administrativas según Fayol se reparten jerárquicamente en toda la empresa. La capacidad de las personas de los niveles inferiores constituye la capacidad profesional y la capacidad esencial de la directiva constituye la capacidad administrativa, respecto se asciende en la escala jerárquica dentro de la organización, aumentan las funciones administrativas, y en la parte baja predominan las funciones técnicas (Web y Empresas, 2017).

Gráfica 2. Esquema Mapa Funcional – Fuente: https://es.slideshare.net/ninachele/analisis-funcional-o-mapa-funcional-julio-nancy-salgado-

2014-37371616

Mapa funcional, o árbol funcional, es la representación gráfica de los resultados del análisis funcional. Su forma en "árbol" (dispuesto horizontalmente) refleja la metodología seguida para su elaboración en la que, una vez definido el propósito clave, este se desagrega sucesivamente en las funciones constitutivas.

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5.2. ANTECEDENTES

Los mapas de procesos por definición del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado no es instrumento archivístico, pero tiene como finalidad permitir describir la relación que existe entre procesos y funciones. A partir de esta premisa tendremos que establecer dos niveles de funciones y contrastar cada uno de ellos contra el Sistema de Gestión de la Calidad. Lo primero es relacionar las funciones generales del Ministerio con los niveles de los procesos para establecer que funciones macro pertenecen a cada nivel; estratégico, misional, de apoyo y las de control y seguimiento. Lo segundo es a través del resultado anterior establecer relaciones entre los procedimientos de los diferentes niveles con las funciones de cada unidad orgánica del Ministerio de Ambiente. Los mapas documentales en el marco del contrato suscrito entre Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y Servicios Postales Nacionales 4-72, se ciñe a los procesos de la gestión documental. 5.3. OBJETIVOS

5.3.1. OBJETIVO GENERAL

Proveer al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de una herramienta que le permita

describir la relación entre las Funciones y los Procesos.

5.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mostrar la relación que existe entre procedimientos y funciones por áreas.

Clasificar las funciones en concordancia con los tipos de procesos.

Desplegar la producción documental producto de la relación función/procedimiento

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5.4. MAPAS DE PROCESOS

Los mapas de procesos son instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión (Archivo General de la Nación, 2018). Siendo los mapas una herramienta que permite describir la forma de relación entre las funciones y los procesos, es importante tener claro que es común tener un conjunto de funciones sin procedimientos asociados, pero generando en algunos casos documentación que evidencia el quehacer del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. Las funciones de cualquier entidad están orientadas a satisfacer una necesidad, y en este nivel son un conjunto reducido en número pero grande en complejidad. Una vez desagregadas las funciones en una estructura orgánica estas crecen y se especializan. Una vez apropiados los conceptos de Funciones y Procesos, nos remitimos a la realidad del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible en el sentido de ver el comportamiento de funciones versus procedimientos. Para el ejercicio, los conceptos expuestos se llevan a un mayor nivel de detalle que el que exige o plantea el instrumento archivístico, para este caso, Función – Proceso. Lo anterior se evidencia en la presencia de los productos de esta relación y que el caso de la Gestión Documental son las Series y/o subseries, además de ciertos elementos de carácter ejecutivo como son los manuales, guías e instructivos. El libro Excel que acompaña este documento (Mapa de Procesos) permite la revisión de los macro procesos misionales, estratégicos y de apoyo. Al seleccionar cualquier proceso de gestión documental se despliegan los procedimientos asociados y para cada uno de ellos, la o las funciones que desarrollan y muestra las series/subseries asociadas, para los procesos de la gestión documental en los cuales no se genere producto se tendrán como resultado los Manuales, Guías e Instructivos que se desprenden de esta relación, de igual forma se muestran los actos administrativos que generan las funciones y las normas que dan vida a las series/subseries.

5.4.1. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN El Sistema de Gestión de la Calidad – SGC, establece relación puntual con el proceso a través del MANUAL

DE GESTIÓN DOCUMENTAL y una relación recurrente con el MANUAL ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Es importante aclarar que para este proceso de la gestión documental, el nivel de proceso es de apoyo, lo

anterior debido a que tanto la función como el proceso están clasificados dentro de este nivel y su producción

no se enmarca dentro de los restantes niveles como puede ocurrir con alguno(s) de los restantes procesos

de la gestión documental.

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5.4.2. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PRODUCCIÓN La producción documental se caracteriza por generación de documentación ya sea recibida o generada, pero sin el asocio a ningún proceso específico del MADS. Se establece una relación con el MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL y la ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES.

5.4.3. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE El mayor producto se genera en este proceso en razón a que es aquí donde la documentación se asocia a los procedimientos del MADS. Por tal razón aquí se encuentran todos los niveles de procesos: estratégico, misional, de apoyo y de control y seguimiento. Aquí es importante realizar un esfuerzo para procedimentar todas las operaciones asociadas a las funciones.

5.4.4. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN La relación la establecen las acciones que se describen en el INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACION

DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEL MADS, el INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN, el

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL y procedimientos de ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL y

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

5.4.5. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA Los procedimientos que se establecen para el proceso están dados por el MANUAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL de manera general y se especifican en procedimientos para TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES PRIMARIAS y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS.

5.4.6. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL La relación establecida aquí es genérica y se plasma en el MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL, que

termina ejecutándose a través de la aplicación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de

Valoración Documental, dependiendo del estado de los documentos.

5.4.7. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

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Dado que este proceso de la gestión documental –incorporado en el Sistema Integrado de Conservación

SIC del MADS- es un conjunto de normas aplicables a los documentos, no existe una relación tangible que

se puede describir en las actuales condiciones de desarrollo.

5.4.8. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE VALORACIÓN Se cuenta con líneas de acción de orden general, pero que no se aterrizan a procesos específicos dentro

del Mapa de Procesos del MADS.

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6. SEGUNDA PARTE.

FLUJOS DOCUMENTALES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO

DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

6.1. ACERCAMIENTO TEÓRICO

A través de búsquedas sobre específicamente el concepto de Flujos Documentales tenemos las siguientes

definiciones:

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un

símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del

proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. (AITECO, s.f.)

Es una asignación de documentos en secuencia del sistema que pertenecen directamente a una operación. El flujo

de documentos le ofrece un resumen de los documentos en secuencia y de su status. (SAP Knowledge Warehouse,

2003)

De lo anterior se puede extraer que un flujo documental es un diagrama de flujo que permite ver en un paso

a paso la creación de las series/subseries.

6.2. ANTECEDENTES

Los flujos documentales como tal, han permanecido en la sombra hasta la promulgación del decreto

2609/2012, dado que se encuentra inmerso en los flujos de los procesos, en los cuales se les materializa

como “evidencias”.

Con la aparición de las herramientas informáticas, las cuales en sus inicios se encargaban de dar la

ubicación y una breve descripción de los documentos –de manera dispersa, sin aplicar el concepto de

expediente y mucho menos los de serie, subserie-, se intenta tener control sobre los mismos, luego se busca

determinar que sistemas de información son apoyo a la gestión y que producción documental tienen.

Con el análisis de los procesos y la incorporación de la gestión de los mismos, aparecen los flujos de

procesos que llevan inmersos los flujos de documentos. Las Tablas de Retención Documental agrupan por

función la documentación en serie, subseries; pero se requiere contar con un instrumento que permita

recolectar de los procedimientos la documentación anexa. Este es el origen del Instrumento denominado

Flujos Documentales y Mapas de Procesos.

6.3. OBJETIVOS

de 60

6.3.1. OBJETIVO GENERAL

Formular los flujos documentales de los procesos de gestión documental del Ministerio de Ambiente y

Desarrollo Sostenible.

6.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mostrar en cada proceso de la gestión documental los documentos generados.

Desplegar los responsables de la generación de cada documento en cada uno de los procesos.

Establecer un marco general de flujos documentales para el Ministerio de Ambiente y Desarrollo

Sostenible.

6.4. FLUJOS DOCUMENTALES

Se presentan a continuación los diagramas de los flujos documentales de los procesos de la gestión

documental para el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS). Estos diagramas están basados

en los procedimientos y demás documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio a fin de tener

el acercamiento a su diagramación.

Cada uno cuenta con una introducción a lo que se enmarca como el flujo, el diagrama del flujo

correspondiente, la ficha del proceso como referencia que permite entender el contexto y la ficha técnica del

flujo documental.

6.4.1. FLUJO DOCUMENTAL DE PLANEACIÓN

Introducción

En el “Manual Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión” (M-E-SIG-01), se establece

la secuencia de actividades orientadas a la planeación de documento.

En el diagrama de flujo de documentos propuesto recoge en gran medida estas mismas, asociándoles una

evidencia.

Descripción del Flujo

Inicia con la necesidad puntual de una dependencia, la cual está sujeta a que las responsabilidades y

competencias vinculadas con la gestión documental se encuentren definidas y asignadas, como lo expresa

la norma NTC ISO 15489-1:2010 en el numeral 6.3.

de 60

En concordancia con el numeral 7.1 de la mencionada norma, los documentos se crean, reciben y utilizan

durante las actividades propias; esto conlleva a que no se produzcan documentación innecesaria. Dentro de

los principios que debe cubrir un plan de gestión de documentos –bajo esta misma norma- están:

a. Determinar los documentos que deben incluirse en cada proceso y la información que es necesario

incluir en dichos documentos.

b. Se decida la forma y la estructura en que los documentos se deben crear e incorporar al sistema, y

las tecnologías que deben usarse.

c. Se determinen los metadatos que deben crearse junto al documento.

f. Se evalúen los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos que testimonien las

actividades realizadas.

g. Se conserven los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo del tiempo con objeto

de satisfacer las necesidades de la organización.

h. Se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la

organización.

k. Se identifiquen y evalúen las oportunidades para mejorar la eficiencia, eficacia o calidad de los

procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de

los documentos.

Concuerda esto con el hecho de establecer la viabilidad del documento cuya creación es solicitada.

Posteriormente, se identifica las actividades de Creación, post evaluación y el registro en el sistema de

gestión de la calidad.

de 60

Flujo Documental Proceso de Planeación de la documentación

SGCArea Competente Grupo Gestión Documental

Pro

ceso

Pla

neac

ión

de la

Doc

umen

taci

ón

Inicio

Documento

Necesidad /

OportunidadViable

Análisis

diplomático

Diseño

forma/

formulario/

documento

Si

PROCESO

VALORACIÓN

Creación

Forma /

Formulario /

Formato

Registro en

SGC

Formato

RegistradoFin

No

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

Gráfica 3. Diagrama flujo documental proceso de Planeación de la documentación – Fuente: Elaboración propia

de 60

Ficha de proceso

Proceso Versió

n Revisión

Planeación documental 1

Misión del proceso

Planear, generar y valorar los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,

funcional y técnico.

Actividades que conforman el proceso

Análisis de la necesidad en el proceso

Valoración del proceso

Crear forma/formulario para el documento

Registrar el

formato

Responsable(s) del proceso

Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento de Gestión documental y MADSIG.

Entradas del proceso Salidas del proceso

Necesidad puntual de evidenciar funciones.

Forma/formato

para el documento.

Registro del

formato

Procesos relacionados

Valoración documental.

Recursos

Herramienta software que corresponda a la necesidad

específica. Puede ser Word, Writer o cualquier elemento de

una suite ofimática o de desarrollo, o pieza de software (incluye

ficheros ofimáticos, formatos, formularios físicos o electrónicos)

que corresponda con el momento de la planeación.

Unidades de conservación

Acceso a internet

Acceso a intranet

Documentos aplicables

Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01

Tabla 2. Ficha técnica del proceso de planeación de la documentación – Fuente: Elaboración propia

de 60

Ficha Técnica Flujo Documental

Proceso Planeación de la documentación

Columnas

Descripción

Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos

los íconos que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa

área o dependencia tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la

cabecera de la columna tiene relación con el color del ícono de documento y

representa su custodio final.

Responsables Gestión documental, Áreas competentes, Sistema de Gestión de la Calidad

Íconos

Ícono Nombre Descripción Características Actividades del

proceso

Inicio/fin

Da inicio/fin al

diagrama (proceso)

No representa una

actividad formal del

proceso.

N/A

Subproceso

Conjunto de

actividades que tienen

una secuencia lógica

para cumplir un

propósito.

Es un proceso que

hace parte de un

proceso más grande.

Busca cumplir un

objetivo (documento)

Análisis, Creación

del Documento,

Registro en el

Sistema de Gestión

de la Calidad.

Proceso

Conjunto de



para cumplir un

propósito.

Se compone de

subprocesos.

Se obtiene un

resultado

(documento)

Valorar el documento

Condicional

Actividad que evalúa

una condición

especifica.

Produce dos

resultados en

función del resultado

de la evaluación.

Se evalúa como una

pregunta

¿Es viable?

de 60


proceso

Se considera un sub

proceso

Documento Resultado o punto de

partida de un proceso

Puede ser el

resultado final de un

proceso o la entrada

necesaria para

empezar uno.

Puede ser realizado

o utilizado por

cualquier

responsable

Formato de

documento

Tabla 3. Ficha técnica flujo documental del proceso de planeación de la documentación – Fuente: Elaboración propia

6.4.2. FLUJO DOCUMENTAL DE PRODUCCIÓN

Introducción

La producción documental refleja las actividades de cualquier entidad. La producción en sí tiene dos (2)

componentes, el primero hace referencia a toda la documentación que recepciona el Ministerio de Ambiente

y Desarrollo Sostenible (MADS) y que en razón de sus funciones debe gestionar y la segunda con la

documentación que por acción de la recepción debe generarse como respuesta y que es recibida por

cualquiera de los canales dispuestos para tal fin por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible –

MADS..

Sin importar el canal de recepción, toda documentación debe ser radicada, como lo indica el “Manual de

Gestión Documental” (M-A-DOC-01), teniendo como directriz “Todas las comunicaciones oficiales

producidas y generadas por los procesos internos de las diferentes dependencias del Ministerio de Ambiente

y Desarrollo Sostenible en desarrollo de sus funciones”, como se menciona en el numeral 9.3 del

mencionado manual.


Inicia con el recibo, ya sea por el área competente previa radicación en la Ventanilla Única de

Correspondencia o por el área de Gestión Documental o por la Dependencia que a cargo tenga la

administración de la Ventanilla Única de Correspondencia, cuando ésta ingresa a la entidad producto de una

solicitud o trámite por parte del ciudadano o cualquier parte interesada.

de 60

Se procede a la radicación de la comunicación oficial y su direccionamiento al área de competencia del

asunto. En este momento se dispara el proceso de Gestión y Trámite para permitir solución o respuesta al

trámite.

Una vez generada la respuesta, ésta junto con sus antecedentes si son requeridos se remiten al interesado

previa radicación y enviados a través del o de los medio(s) especificado(s) por la misma.

El flujo diagramado reúne los elementos mencionados en la definición del proceso de producción

documental: “forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite,

proceso en que actúa y los resultados esperados”

de 60

Flujo Documental Proceso de Producción

Área CompetenteGGD / UCGA

Pro

ce

so

Pro

du

cció

n

Inicio

Radicación y

Direccionamiento

Comunicación

Oficial de

Solicitud

Radicación,

Verificación

Entrega

Fin

PROCESO GESTIÓN

Y TRÁMITE

Comunicación

Oficial de

Respuesta

GGD: Grupo de Gestión Documental

UCGA: Unidad Coordinadora para el Gobierno Abierto

Gráfica 4. Diagrama flujo documental proceso de Producción – Fuente: Elaboración propia

de 60

Ficha de proceso

Proceso Versión Revisión

Producción documental 1

Misión del proceso

Estudiar los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área

competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.


Recibo

Solicitud de información

Creación de formato

Digitalización de documento

Radicación de documento

Producción de comunicaciones

oficiales

Radicación de comunicaciones

oficiales


Todas las dependencias del MADS. Gestión documental.


Propuestas de creación, modificación o recibo de documentos

por parte de las dependencias del Ministerio de Ambiente y

Desarrollo Sostenible (MADS).

Registros, Documentos actualizados.


Todos los procesos en los cuales se crean documentos. En general, todos los procesos de gestión

documental.

Recursos

Herramienta software que se ajuste al tipo de documento

Procedimientos o normatividad vigente

Unidades de conservación

Acceso a internet

Acceso a intranet



Tabla 4. Ficha técnica del proceso de producción – Fuente: Elaboración propia

de 60


Proceso Producción

Columnas

Descripción

Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los íconos

que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o dependencia

tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera de la columna tiene

relación con el color del ícono de documento y representa su custodio final.

Responsables Gestión documental, Dependencias competentes

Íconos


proceso

Inicio/fin

Da inicio/fin al

diagrama (proceso)

No representa una


proceso.

N/A

Subproceso

Conjunto de



para cumplir un

propósito.

Es un proceso que

hace parte de un

proceso más grande.

Busca cumplir un

objetivo (documento)

Radicación

Proceso

Conjunto de



para cumplir un

propósito.

Se compone de

subprocesos.

Se obtiene un

resultado

(documento)

Devolución,

Notificación de

radicación

Documento Resultado o punto de

partida de un proceso

Puede ser el

resultado final de un

proceso o la entrada

necesaria para

empezar uno.

Puede ser realizado

o utilizado por

cualquier

responsable

Imagen digital,

radicado,

Comunicación oficial,

notificación de la

radicación

Tabla 5. Ficha técnica flujo documental producción – Fuente: Elaboración propia

de 60

6.4.3. FLUJO DOCUMENTAL DE GESTIÓN Y TRÁMITE

Introducción A partir de la definición podemos establecer actividades y las evidencias que se generan. Se mencionan las siguientes actividades:

1. Registro

2. Vinculación a trámite

3. Distribución {Actuaciones o Delegaciones}

4. Descripción

5. Disponibilidad

6. Recuperación

7. Acceso para Consulta

8. Control y seguimiento

En el diagrama de flujo de documentos propuesto se recogen estas mismas, asociándoles una evidencia.

Descripción del Flujo Inicia con el registro en el sistema SIGDMA, -recoge de todos los canales dispuestos por el Ministerio de

Ambiente y Desarrollo Sostenible-, que genera como evidencia la comunicación entrante (Comunicación

oficial). Aquí se realiza una descripción inicial de la documentación recibida (PQRSD), con efectos de

garantizar su disponibilidad, recuperación y acceso para consulta.

Junto al registro se genera una segunda evidencia que tiene que ver con la notificación al interesado de

acuerdo al canal utilizado, para la comunicación registrada (Comunicación Oficial) en la Ventanilla Única de

Radicación, la evidencia no es explícita como en los restantes canales en los que existe un mensaje de

respuesta.

A continuación y como parte de la misma tarea se incorpora la comunicación oficial a un trámite

(Clasificación y Tipificación), asignando inicialmente una oficina como responsable.

Posteriormente, se realiza la distribución –ya sea electrónica o en físico cuando así se requiera-,

evidenciando ésta con planillas de distribución interna de correspondencia. La comunicación oficial se

conforma como evidencia para la oficina receptora.

de 60

La oficina destinataria de esta asignación valida su competencia en el tema, haciendo la devolución cuando

así no fuera. A continuación verifica si su ámbito le permite responder directamente y completamente la

solicitud (comunicación oficial), o si por el contrario requiere la colaboración de otras áreas o traslado a otras

Entidades para atender lo que no fuere de competencia del Ministerio. En esta tarea se realiza una

descripción más profunda de la documentación recibida con el fin de garantizar su inclusión en un

expediente, su disponibilidad, recuperación y acceso para consulta.

En caso de que la comunicación oficial aborde temas adicionales fuera de la competencia del Ministerio, se

genera comunicación oficial haciendo traslado de los temas que no sean de manejo del Ministerio. Aquí se

genera como evidencia la comunicación oficial enviada por el Ministerio.

Cuando la dependencia competente necesitare de otras dependencias genera comunicación oficial interna

solicitando pronunciamiento sobre el (los) tema(s) de competencia de ella(s). Se hará de manera implícita

seguimiento a la solicitud de colaboración cuando existan términos para la resolución.

Recibida la respuesta colaborativa se realiza la compilación de la misma o se hace referencia a la misma en

la comunicación que se genera como respuesta al interesado.

Se efectúa a continuación la radicación en el sistema SIGDMA, para su remisión al interesado de acuerdo

al canal solicitado por el peticionario. Implícitamente aquí la comunicación oficial es la evidencia que se

incorpora en el expediente correspondiente.

Toda la documentación resultante del proceso a partir de la asignación al área de competencia será

responsabilidad de la misma.

Las notificaciones de envío exitoso o fallido hacen parte de la tarea implícita de seguimiento. Cuando la

entrega no fuera exitosa, regresará para entrega nuevamente al área de competencia del asunto, para que

se realicen los ajustes que garanticen la entrega exitosa. Unidades administrativas y Unidad de

Correspondencia del Grupo de Gestión Documental, realizan esta tarea de acuerdo al proceso

Administración de PQRSD (P-A-DOC-02)

de 60

Flujo Documental Proceso Gestión y Trámite

Unidad Coordinadora para el

Gobierno AbiertoGrupo Gestión Documental Unidad Administrativa CompetenteSIGDMA

Unidad Administrativa

ColaborativaEntidad Externa

Proc

eso G

estió

n y Tr

ámite

INICIO

Radicar y digitalizar las comunicaciones oficiales

Documento Análogo, E-mail, Msg, Registro

SIGDMA, SMS, Registro Chat

Notificar las radicaciones de las PQRSD

Comunicación oficial con

el adhesivo, Correo

electrónico,

PQRSD con el adhesivo

Audio de

llamada,

Historial de

Chat, SIGDMA -

Auditoría

SIGDMA -

Auditoría

Clasificar

PQRSD

TipifIcar y

Asignar

PQRSD

Entregar

fisico

PQRSD

Competencia?

No

Asigna

responsable,

genera

respuesta

Si

Comunicación

Oficial -

Respuesta

F-A-DOC-14

Radicación

para envío

Envío de

acuerdo a

Canal

Notificación

SIPOSTAviso de fijación

Registro

SIGDMA

Requiere

colaboración

Interna

Si

SiMemorando

Comunicación

OficialNo

Comunicación

Respuesta

Recibo,

Asignación,

Generación

Respuesta

No

Fin

Entrega

exitosa

Si

No

SIGDMA:Sistema Integrado de Gestión Documental Ministerio de Ambiente

Gráfica 5. Diagrama flujo documental proceso Gestión y Trámite – Fuente: Elaboración propia

de 60


Proceso Gestión y trámite

Columnas

Descripción

Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los íconos que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o dependencia tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera de la columna tiene relación con el color del ícono de documento y representa su custodio final.

Responsables Gestión documental, Áreas competentes, Entidades externas

Íconos

Ficha de proceso


Gestión y trámite 1

Misión del proceso

Registrar la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.


Radicar comunicaciones

Notificar radicaciones

Clasificar PQRSD

Tipificar y asignar PQRSD

Entregar PQRSD

Asignar responsable de respuesta

Recibo de asignación de respuesta

Radicar para enviar respuesta

Envió de Comunicación oficial acuerdo al canal de comunicación que corresponda.


Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento de Gestión documental. Unidad Coordinadora para Gobierno Abierto. Entidad externa colaborativa,


Comunicación oficial. (PQRSD.)

Notificación SIPOST. Aviso de fijación. Registro SIGDMA.


Organización documental. Producción documental.

Recursos

Herramienta software que corresponda a la necesidad específica. Unidades de conservación Acceso a internet

Acceso a intranet



Tabla 6. Ficha técnica del proceso gestión y trámite - Fuente: Elaboración Propia

de 60


proceso

Inicio/fin

Da inicio al diagrama (proceso)

No representa una actividad formal del proceso.

N/A

Subproceso

Conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica para cumplir un propósito.

Es un proceso que hace parte de un proceso más grande.

Busca cumplir un objetivo (documento)

Radicar comunicaciones oficiales (PQRSD). Notificar radicaciones. Clasificar PQRSD. Tipificar y asignar PQRSD. Entregar físico PQRSD. Asignar responsable de respuesta. Recibir asignación. Radicación para envió. Envióde la comunicación oficvial de acuerdo a canal correspondiente.

Proceso


Se compone de subprocesos.

Se obtiene un resultado (documento)

NA

Condicional Actividad que evalúa una condición especifica.

Produce dos resultados en función del resultado de la evaluación.

Se evalúa como una pregunta

Se considera un sub proceso

¿Es competencia de la unidad administrativa? ¿Requiere colaboración interna o externa?

Documento Resultado o punto de partida de un proceso

Puede ser el resultado final de un proceso o la entrada necesaria para empezar uno.

Puede ser realizado o utilizado por cualquier responsable

PQRSD, comunicación oficial, Respuesta, Notificación, aviso de fijación, registro.

de 60

Tabla 7. Ficha técnica flujo documental gestión y trámite – Fuente: Elaboración propia

6.4.4. FLUJO DOCUMENTAL DE ORGANIZACIÓN

Introducción Con base en los procedimientos “Consulta y préstamo de documentos” (P-A-DOC-08), “Organización de archivo

central” (P-A-DOC-07) y “Organización de archivos de gestión “(P-A-DOC-06) y el Programa de Gestión Documental –PGD– se estructura el proceso de organización documental. La organización de los archivos de gestión es un subproceso asignado a todas las áreas que reciben o

producen documentación; el archivo central es responsabilidad del Grupo de Gestión Documental y la

responsabilidad de Administrar, organizar y controlar los archivos de gestión es de cada dependencia en

cabeza del Jefe de la Dependencia y dicha actividades se asigna a la Secretaria del área Persona designada

por este; el proceso comienza con los documentos transferidos desde las dependencias.

La consulta y préstamo de documentos aplica tanto para los que se encuentran en gestión como para

aquellos que están en archivo central. Sin importar si es gestión o central se debe diligenciar el formato

correspondiente, en el caso de los documentos que estan en archivo central se diligecia la Plantilla de

Préstamo. Para lo que se encuentran en gestión, cada área llevará este control de estos con una herramienta

implementada por cada una de ellas.

Descripción del Flujo Este proceso cuenta con tres(3) flujos documentales, los cuales se describen a continuación:

- En lo que respecta a la organización en archivos de gestión y archivo central, se inicia con una fase

de identificación, se realiza almacenamiento y finalmente se obtiene un registro de la actividad. Son

importantes las fases de verificación, confrontando la documentación con los inventarios y

actualizándolos de ser necesario.

- Por otro lado, como resultado de la organización de los documentos, dando cumplimiento a la

normatividad vigente y teniendo en cuenta las necesidades de las diferentes áreas internas y

externas, la consulta y préstamo de documentos es un subproceso definido dentro del alcance de

las áreas que se encargan de producir, recibir o almacenar documentación.

Este proceso permite la revisión de archivos siempre y cuando el solicitante tenga el nivel de acceso

requerido y el formato de solicitud correctamente diligenciado. Como resultado de la consulta se

debe llevar un registro de consulta y préstamo con el fin de tener una estadística clara y la

trazabilidad del préstamo para su devolución y evitar la pérdida documental.

Se pueden identificar cuatro fases:

de 60

a) Solicitud. El interesado realiza el requerimiento y el área responsable lo recibe.

b) Aprobación. Con base en criterios establecidos en el procedimiento se aprueba o no el

requerimiento.

c) Préstamo. Se realiza ubica el expediente para realizar el respectivo préstamo. Condición: no

se prestan documentos sueltos, siempre se entrega al interesado la carpeta en donde se

encuentra el documento ó información requerida

d) Devolución. El área encargada recibe el expediente y realiza el registro correspondiente en

el formato de seguimiento.

de 60

Flujo Documental Proceso Organización – Archivo de Gestión

Unidad Administrativa

Proc

eso O

rganiz

ación

Inicio

Documento

Expediente creado

Insertar documentos

CrearNo

Si

DuplicadoRetirar

copia mal estado

Si

Foliar documentos

No

Formato de hoja de control

FUiD

Fin

Ubicar en unidad de

conservación

Ubicar en mobiliario

Gráfica 6. Diagrama flujo documental del proceso de Organización (Archivo de gestión) – Fuente: Elaboración propia

de 60

Flujo Documental Proceso de Organización – Grupo Gestión Documental/Archivo Central

Gestión Documental / Archivo Central

Proc

eso

Orga

niza

ción

Inicio

FUID

Lo relacionado con la ubicación corresponde al

inventarioNo

Si

Inventario actualizado

Fin

Clasificar unidades

transferidas

Asignar ubicación

topográfica

Ubicar unidades

Ajuste inventario

Archivar soportes de transferencia

Gráfica 7. Diagrama flujo del proceso de Organización (Archivo Central) - Fuente: Elaboración propia

de 60

Flujo Documental Proceso Organización - Préstamo y Consulta

Dependencia responsable (AG)/ Archivo Central (AC)Interesado

Proc

eso

Org

aniz

ació

n

Inicio

Solicitud de consulta(Formato o

comunicación oficial)

Verificación TRD/FUID

SiUbicación (AG

o AC)

Nivel de acceso

Localizar documento

Dejar tarjeta de afuera

Si

Ficha préstamo de expedientes

Expediente solicitado

Recibir

Formato de devolución

Registro de préstamo y consulta

Fin

No

No

Retirar expediente

Devolver el expediente

Gráfica 8. Diagrama flujo documental del proceso de Organización (Consulta y Préstamo) - Fuente: Elaboración propia

de 60

Ficha de proceso


Organización 1

Misión del proceso

Declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Actividades que conforman los procesos

Solicitud de documentos

Verificación de solicitud

Ubicación del documento

Retirar documento

Diligenciar ficha de préstamo

Recibir documento

Diligenciar formato de devolución

Devolver expediente

Diligenciar formato de registro

Clasificar unidades transferidas

Asignar ubicación topográfica

Ubicar unidades

Confrontar con inventario

Ajustar inventario

Archivar soportes de transferencia

Crear expediente

Insertar documentos

Ubicar en unidad de conservación

Retirar copia en mal estado

Foliar documentos

Ubicar en mobiliario


Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento de Gestión documental.


Solicitud de consulta o préstamo. TRD. Documentos producidos o recibidos. Unidades transferidas.

Registro de préstamo y consulta documental.


Organización documental. Disposición documental.

Recursos


Acceso a intranet


Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01 Tabla de Retención Documental - TRD Consulta y préstamo de documentos P-A-DOC-08 Organización de archivos de gestión P-A-DOC-06 Organización de archivo central P-A-DOC-07 Formato Consulta de Documentos F-A-DOC-06

Tabla 8.Ficha técnica del proceso de organización - Fuente: Elaboración propia

de 60


Proceso Organización

Columnas

Descripción


Responsables Gestión documental, Áreas competentes

Íconos


proceso

Inicio/fin Da inicio al diagrama (proceso)


N/A

Subproceso




Ubicar el documento (archivo central o

archivo de gestión). Localizar físicamente el documento. Dejar

tarjeta (testigo). Recibir el documento.

Crear expediente. Insertar documentos. Retirar copias en mal

estado. Foliar documentos.

Proceso




Retirar documento. Devolver el expediente o documento. Ubicar en unidades de conservación. Ubicar en mobiliario. Clasificar unidades transferidas. Asignar ubicación topográfica. Ubicar unidades de almacenamiento (carpetas de yute). Ajustar inventario. Archivar soportes de transferencia.

Inicio

de 60


proceso

Condicional

Actividad que evalúa una condición especifica.




Verificar si el formato de solicitud está correctamente diligenciado. ¿El solicitante tiene el nivel de acceso necesario para la consulta?¿Expediente creado?¿Documento duplicado?¿ Lo relacionado con la ubicación corresponde al inventario?




Solicitud de consulta, TRD, FUID, Ficha de préstamo, Folio solicitado, formato de devolución, registro de préstamo y consulta. Documento. Formato de hoja de control. FUID. Inventario actualizado.

Inicio/fin

Finaliza el diagrama (Proceso)


N/A

Tabla 9. Ficha técnica flujo documental proceso de organización - Fuente: Elaboración propia

6.4.5. FLUJO DOCUMENTAL DE TRANSFERENCIA

Introducción Con base en el PGD, TRD y los procedimientos de transferencias primarias (P-A-DOC-04) y transferencias

secundarias (P-A-DOC-05) se estructura el proceso de transferencia a continuación descrito.

Debido a las diferencias presentadas en los dos (2) tipos de transferencias se elaboraron dos(2) diagramas

diferentes, juntos forman un único proceso que se encarga de aplicar los lineamientos para transferir

documentos durante las diferentes fases de archivo, de acuerdo a lo dispuesto en la TRD o TVD según

corresponda.

Fin

de 60

Descripción del Flujo Los dos (2) flujos comparten características. Por ser procesos similares se parte de la TRD y el cronograma

de transferencia, con el fin de identificar las series y subseries susceptibles a transferencia.

Se realiza un inventario documental el cual es confrontado en diferentes etapas del proceso por el área que

realiza la transferencia o por el área que recibe la misma. Una vez materializado el traslado, se debe crear

el acta de transferencia en conformidad con las partes involucradas.

La transferencia secundaria tiene actividades específicas como la limpieza documental, donde se revisa si

la documentación tiene biodeterioro para tomar las acciones correspondientes, además de efectuar el debido

traslado al Archivo Histórico según las indicaciones dadas por el Archivo General de la Nación (AGN).

de 60

Flujo Documental Proceso Transferencia - Primaria

Dependencia CompetenteGestión Documental

Proc

eso T

rans

feren

cia

Inicio

Cronograma de

transferencias

Verificación tiempo de

retención de

expedientes

Matriz de

expedientes

Vacia

Acopio,

inventario,

aprobación

No

Formato Unico de

Informacion Documental

Comunicación

oficial (acta)

FIN

Confrontación

No

FUID

Si

Si

Gráfica 9. Diagrama flujo documental del proceso de Transferencia (Primaria) – Fuente: Elaboración propia.

de 60

Flujo Documental de Transferencia - Secundaria

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Gestión Documental AGN

Pro

ceso

Tra

nsfe

renc

ia

Inicio

Identificación

archivos para

transferencia

Comunicación

oficial(Inventario

documental)Aprobación

transferencia

No

Si

Localizar y

organizar

expedientes

Biodeterioro

FUID/inventario de

documento con

afectación DOC 07

formato único de

inventario documental

FUID

transferencia

secundaria

No

Preparación

física

Comunicación

oficial (Oficio,

FUID)

Verificación

documental

No

Traslado físico

Confrontación con

inventario

Si

FUID firmado, acta de

entrada secundaria,

registro de transferencia

Fin

Si

Si

Revisar en TRD/TVD inventario

central

Limpieza documental

No

Gráfica 10. Diagrama flujo documental del proceso de Transferencia (Secundaria) – Fuente: Elaboración propia.

de 60


Proceso Transferencia

Columnas

Ficha de proceso


Transferencia (Primaria y Secundaria) 1

Misión del proceso

Transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.


Verificación de tiempo de retención

Acopio e inventario

Identificación de archivos para trasferencia

Revisar en TRD/TVD inventario central

Aprobar transferencia

Localizar y organizar expedientes

Limpieza documental

Preparación física

Confrontación con inventario

Verificación documental

Traslado físico


Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento de Gestión documental y MADSIG.


Documentación a transferir por parte de las dependencias de MADS. Cronograma de transferencia. TRD. TVD.

Inventario de documentación. Acta de transferencia.


Planeación documental. Organización documental. Disposición documental.

Recursos


Acceso a intranet


Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01 Tabla de retención documental. Transferencias documentales primarias P-A-DOC-04 Transferencias documentales secundarias P-A-DOC-06

Tabla 10. Ficha técnica proceso de transferencia - Fuente: Elaboración propia

de 60

Descripción



Íconos

Ícono Nombre Descripción Características Actividades del proceso



N/A

Subproceso




Verificación del tiempo de retención. Acopio de

inventario y aprobación, Identificación de archivos

para transferencia, preparación física.

Proceso




Revisar en TRD/TVD inventario central. Localizar y organizar expedientes. Preparación física. Limpieza documental. Traslado físico.

Condicional Actividad que evalúa una condición especifica.




¿Matriz de expedientes vacía?1 ¿Confrontación2?¿Inventario correcto? ¿Aprobación de transferencia?¿Documentos con biodeterioro?¿Esta correcta la información consignada?



Cronograma de

transferencias, FUID, FUID

aprobado, Actas de entrega,

FUID/inventario de

documento con afectación

1 Vacía: hace referencia a la no existencia de expedientes para el proceso de transferencia (Primaria ó Secundaria) 2 Confrontación: corresponde a validar que la selección fisica y la que arroja la consulta presenten relación 1:1.

Inicio

de 60



DOC 07 formato único de

inventario documental,

Comunicación oficial (Oficio,

FUID).

Inicio/fin



N/A

Tabla 11. Ficha técnica flujo documental del proceso de Transferencia (Primaria y Secundaria) – Fuente: Elaboración propia.

6.4.6. FLUJO DOCUMENTAL DE DISPOSICIÓN

Introducción

La disposición final de los documentos es la decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa

del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración

Documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y medio técnico.

La Conservación total es la disposición final que se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, aquellos documentos que lo tienen por disposición legal o aquellos que por su

contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas del Ministerio de

Ambiente y Desarrollo Sostenible, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Puede estar

acompañada de técnicas reprográficas (planteadas en el programa específico de reprografía) -como la

digitalización o la microfilmación –con la finalidad de evitar el deterioro de los medios por uso.

La Selección Documental se aplica a aquellas series y/o subserie documentales que no ameritan

conservarse totalmente, pero que poseen valor informativo que se repite o se encuentra registrado en otras

series y/o subserie documentales. Una vez que se efectué la selección, implícitamente se está determinando

eliminación sobre la documentación no seleccionada. Es aconsejable que para la documentación

seleccionada se le acompañe de alguna técnica reprográfica.

La Eliminación Documental “La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos,

deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y

deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité

Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no

existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos; a su vez éste podrá

Fin

de 60

solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.”

(AGN – Artículo 15, Acuerdo 04 de 2013)


Inicia con la verificación de los tiempos de retención de expedientes a través de una consulta a los

inventarios documentales cruzando estos con las TRD para efectos de determinar su disposición.

Esta consulta arroja un listado –matriz de expedientes- a cuyos registros –de no estar vacío- se les aplicará

la decisión consignada en la TRD en la parte correspondiente a “Disposición Final”

En este momento se trifurca el flujo. El primero para “Conservación Total”, el segundo es la “Selección” y el

tercero corresponde a “Eliminación”.

Flujo Conservación Total

La documentación que en la consulta resulte con decisión de Conservación Total se le aplica el Proceso de

Transferencia Secundaria. De tener asociada una técnica reprográfica se dejará la evidencia. Para el caso

de microfilmación existirá el acta. Para el caso de digitalización y solo cuando sea certificada con fines

probatorios existirá un documento que soporte tal acción.

Flujo Eliminación

Validada la existencia de documentación sujeta a esta decisión, se procede a elaborar comunicación –

Propuesta de Eliminación-, que se acompaña del FUID de los expedientes sujetos a esta acción. Se remite

un comunicado al Grupo de Comunicaciones para que se publique el listado de expedientes –FUID de

expedientes para eliminación-. Producto de esta acción pueden recibirse comunicaciones de diverso tipo

respecto a la propuesta de eliminación de los expedientes. La atención y resolución de estos se dará en el

proceso de Gestión y Trámite. De no poder ser resueltas inmediatamente la documentación objetada regresa

al proceso de Valoración. Con la documentación no objetada, se emite el Acta de eliminación y se procede

a su destrucción de acuerdo con lo establecido para estos casos. Al final se genera un Acta producto de

esto último.

Flujo Selección

Básicamente, este flujo hace uso de los expuestos previamente. Una vez se determinen qué expedientes

son sujetos a selección para ser conservados totalmente, se aplican los criterios y se tendrán expedientes

que se incorporan al proceso de Transferencia –secundaria- y otros al sub-proceso de eliminación.

de 60

Flujo Documental Proceso Disposición - Conservación Total

Grupo de Gestión Documental

Pro

ceso

Dis

posi

ción

Inicio

Matriz de

Expedientes

Vacia

Fin

PROCESO

TRANSFERENCIA –

(Secundaria)

Acta de

Microfilmación

Si

MicrofilmaciónSi

No

No

Verificación Tiempo de Retención

por Expediente

Gráfica 11. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Conservación Total) - Fuente: Elaboración propia

de 60

Flujo Documental Proceso Disposición - Eliminación

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Grupo de Gestión

DocumentalGrupo de Comunicaciones

Proc

eso

Dis

posi

ción

Inicio

Matriz de

Expedientes

Comunicación

oficial

(Propuesta

eliminación)

FUID

Vacia

No

Observaciones

atendidas

Comunicación Oficial

(Solicitud Publicación

Inventario de

Eliminación)

Publicación en

Página WEBNo

Acta de

eliminación

Si

Acta de

destrucción

física

Fin

Si

PROCESO

VALORACIÓN

Verificación

Tiempo de

Retención por

Expediente

Gráfica 12. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Eliminación) - Fuente: Elaboración propia

de 60

Flujo Documental Proceso Disposición - Selección

Grupo de Gestión Documental

Proc

eso

Dis

posi

ción

Inicio

Matriz de

Expedientes

Vacia

No

Fin

Documentos de

Conservación Total

PROCESO

TRANSFERENCIA

(Secundaria)

Si

Subproceso

Eliminación

No

Si

Criterios de

selección

Verificación Tiempo

de Retención por

Expediente

Gráfica 13. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Selección) - Fuente: Elaboración propia

de 60


Proceso Disposición de Documentos

Columnas

Descripción

Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los íconos

que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o dependencia

tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera de la columna tiene

relación con el color del ícono de documento y representa su custodio final.

Responsables Gestión documental, Comité Institucional de Gestión y Desempeño, Grupo de Comunicaciones

Íconos

Ficha de proceso


Disposición de documentos 1

Misión del proceso

Seleccionar los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal,

permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental

o en las tablas de valoración documental.


Identificación documental

Proceso de Transferencia

Consulta a inventario documental

Destrucción de documentos

Microfilmación

Digitalización


Gestión Documental. Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Grupo de Comunicaciones.


Documentos recibidos o creados por parte de las dependencias del MADS. Tabla de

Retención Documental. Inventario Documental

Formatos de control

diligenciados.


Transferencia de documentos. Valoración documental.

Recursos

Sistemas informáticos asociados a Gestión Documental

Procedimientos o normatividad vigente

Acceso a internet

Protocolos para eliminación

de documentos


TRD (Tabla de Retención Documental)

TVD (Tabla de Valoración Documental)


Tabla 12. Ficha técnica del proceso Disposición – Fuente: Elaboración propia

de 60


Inicio/fin

Da inicio/fin al

diagrama

(proceso)

No representa una


proceso.

N/A

Subproceso

Conjunto de

actividades que

tienen una

secuencia lógica

para cumplir un

propósito.

Es un proceso que hace

parte de un proceso más

grande.

Busca cumplir un objetivo

(documento)

Eliminación, Verificación

tiempos de retención

Proceso

Conjunto de

actividades que

tienen una

secuencia lógica

para cumplir un

propósito.

Se compone de

subprocesos.

Se obtiene un resultado

(documento)

Transferencia

(Transferencia

Secundaria), Valoración

Condicional

Actividad que

evalúa una

condición

especifica.

Produce dos resultados

en función del resultado

de la evaluación.

Se evalúa como una

pregunta

Se considera un sub

proceso

¿Vacía?3

Documento

Resultado o punto

de partida de un

proceso

Puede ser el resultado

final de un proceso o la

entrada necesaria para

empezar uno.

Puede ser realizado o

utilizado por cualquier

responsable

Evidencia, Resultado

esperado

Matriz de

resultados

Resultado de una

consulta o query

específica

Es una tarea en la cual

se espera obtener un set

o conjunto de datos o

información

Selección de Expedientes

a aplicar proceso

Tabla 13. Ficha técnica flujo documental Disposición - Fuente: Elaboración propia

3 Vacía: hace referencia a la no existencia de expedientes para el proceso de transferencia (Primaria ó Secundaria)

de 60

6.4.7. FLUJO DOCUMENTAL DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Introducción La primera definición que enmarca la preservación sin el complemento a largo plazo, es “Conjunto de

medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los

documentos.” (EcuRed, s.f.)

Según el Instituto de Información Científica y Tecnológica de Cuba, “existen dos corrientes diferentes sobre

la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la

denominada Preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los

documentos, y la Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos

deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman

parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se

ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación

funcional de los documentos deteriorados.

La corriente o teoría anglosajona, habla de la conservación de documentos y la divide en otras dos

disciplinas, la denominada Preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y

durabilidad de los documentos, y la Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración

de los documentos deteriorados. La corriente latina, en la que se contempla una única disciplina llamada

Conservación, de la que forman parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada

Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la

reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados.” (EcuRed, s.f.)

La ley 594 de 2000, en su Título XI – Conservación de Documentos artículos 46 y 47, nos habla de la

obligación de la implementación de un sistema integrado de conservación, de la calidad de los soportes que

garanticen la durabilidad y calidad de la información contenida en ellos. En el artículo 48 menciona que el

Archivo General de la Nación dará pautas e indicarán normas técnicas generales sobre conservación de

documentos incluyendo los nuevos soportes de los mismos.

Puede a partir de lo anteriormente expuesto decirse que el proceso de Preservación a Largo Plazo del que

habla el Decreto 2609/2012, artículo 9 hace referencia al concepto de Conservación Documental y que por

tanto tenemos acciones operativas sobre documentos y la aplicación de estándares reconocidos

internacionalmente que guían estas acciones y que estan contempladas en el Plan de Preservación a Largo

Plazo que es componente del Sistema Integrado de Conservación – SIC del MADS.


de 60

El decreto 2609 de 2012, define la Preservación a Largo plazo como “Conjunto de acciones y estándares

aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,

independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”.

De lo anterior se desprende que la documentación asociada a la preservación es entonces un conjunto de

procedimientos de índole operativo dirigidas a proteger o resguardar la documentación de daños que se

pueden generar por factores diversos.

En razón a lo enunciado arriba, este proceso no genera por sí un flujo documental, puede si tener

procedimientos que generan registros temporales.

6.4.8. FLUJO DOCUMENTAL DE VALORACIÓN

Introducción Con base en el PGD y el procedimiento para la “Elaboración y/o actualización de la Tabla de Retención

Documental” (P-A-DOC-03) se estructura el flujo documental de Valoración teniendo a su vez sustento en

la Circular 003 del 2015 emitida por el AGN.

En el diagrama de flujo presentado se indican los ciclos para realizar una correcta valoración documental

primaria y secundaria partiendo de una identificación documental, análisis de la misma con el ánimo de

determinar su disposición final.

Descripción del Flujo La necesidad de identificar las diferentes cualidades de un documento producido o recibido en función de

ser evidencia documental da paso a la valoración, por medio de la cual, se identifican los valores primarios

y/o secundarios del documento y su disposición final.

Este proceso da como resultado la propuesta de Tabla de Retención Documental (TRD), la cual se da por

de medio de tres 3 fases:

a) Recopilación de información: Recopilación de documentos, manuales, procedimientos,

normatividad, fuentes para la historia institucional, etc.

b) Identificación y clasificación: Series y sub series documentales para cada dependencia.

c) Análisis: Se analiza las series y sub series documentales identificando valores primarios y/o

secundarios obteniendo un criterio de disposición.

De igual manera, la propuesta de TRD debe ser aceptada y aprobada por el Comité Institucional de Gestión

y Desempeño del Ministerio y convalidada ante el AGN.

de 60

Flujo Documental Proceso Valoración

Gestión Documental Área o Dependencia Administrativa Comité Institucional de Gestión y Desempeño AGN

Pro

ce

so

Va

lora

ció

n

Aprobación

Encuestas

diligenciadas/

normograma/

reseña

institucional

Cuadro de

Clasificación

Inicio

Valor histórico / Cultural /

Patrimonial/ CientíficoSi

TRD

Fin

NO

Revisión y ajuste

técnico AGN

Observaciones

Evaluación y

convalidación

Valoración

primaria

Valoración

secundaria

No

Comunicación oficial (acto

administrativo de

convalidación)

Comunicación oficial (Reseña Institucional. Compilación de la

Normatividad. Introducción de la TRD. TRD. Acta de Comité

institucional de Desarrollo Administrativo. Acto administrativo.)

Identificación valor

administrativo/legal/fiscal/

contable/jurídico

Normatividad Aplicable y

fuentes de la Historia

Institucional

Identificación y

clasificación

Gráfica 14. Diagrama flujo documental del proceso de Valoración – Fuente: Elaboración propia

de 60

Ficha de proceso


Valoración documental 1

Misión del proceso

Planificar los documentos y determinar sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación, selección, o conservación definitiva).


Normatividad Aplicable y fuentes de la Historia Institucional

Identificación y clasificación

Identificación valor administrativo/legal/fiscal/contable/jurídico

Valoración histórica, cultural, patrimonial o científica.

Valoración primaria

Valoración secundaria

Aprobación propuesta TRD

Evaluación y convalidación por parte del AGN

Revisión y ajuste técnico AGN


Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento del Grupo de Gestión documental, Comité Institucional de Gestión y Desempeño y AGN.


Necesidad de valorar las cualidades documentales primarias y secundarias

Tablas de Retención Documental


Planeación documental. Organización documental. Disposición.

Recursos

Herramienta software que corresponda a la necesidad específica. Acceso a internet

Acceso a intranet


Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01 Tabla de retención documental. Elaboración y/o actualización de la Tabla de Retención Documental P-A-DOC-03

Tabla 14.Ficha técnica del proceso de valoración de documentos - Fuente: Elaboración propia

de 60


Proceso Valoración de la documentación

Columnas

Descripción



Íconos




N/A

Subproceso




Identificación valor administrativo/legal/fiscal/

Contable/jurídico. Valoración primaria. Valoración

secundaria. Revisión y ajuste técnico AGN.

. Proceso




Normatividad Aplicable y fuentes de la Historia Institucional. Identificación y clasificación, Evaluación y convalidación por parte del AGN.

Condicional

Actividad que evalúa una condición especifica.




¿Tiene algún valor histórico, cultural o patrimonial (valores secundarios)? ¿Es aprobada la propuesta de TRD?

Inicio

de 60





Encuestas

diligenciadas/nomograma/reseña

institucional. Cuadro de

Clasificación. TRD.

Comunicación oficial (TRD).

Observaciones AGN.

Comunicación oficial (acto

administrativo de convalidación).

Comunicación oficial (Reseña

Institucional. Compilación de la

Normatividad. Introducción de la

TRD. TRD. Acta de Comité

institucional de Desarrollo

Administrativo. Acto

administrativo.)

Inicio/fin



N/A

Tabla 15. Ficha técnica del diagrama documental del proceso de valoración - Fuente: Elaboración propia

Fin

de 60

7. BIBLIOGRAFÍA

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administrativas/#Definicion_de_una_funcion_administrativa

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