MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA

TIPO DE PROCESO MACROPROCESOS PROCESOS PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN DE CONTRATOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS,

EJECUCIÓN DE OBRAS Y CONTRATOS DE COMODATO E INTERADMINISTRATIVOS.

CONCILIACIONES Y TRANSACCIONES

PRESENTACIÓN Y CONTESTACIÓN DE ACCIONES DE TUTELA

PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE DERECHOS DE PETICIÓN

REALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA RESPECTIVA ACTUACIÓN JUDICIAL DENTRO DEL

PROCESO.

REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DEL GUAVIARE

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

ESE HOSPITAL SAN JOSÉ DEL GUAVIARE

NIT. 832001966-2

APOYO JURÍDICAGESTIÓN JURÍDICA

Y CONTRATACIÓN

MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA

HOSPITAL


HOSPITAL


ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE

3. MATERIALES Y EQUIPOS QUE INTERVIENEN

5. ACTIVIDADES RELACIONADAS

6. DEFINICIONES

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

SITIO Jurídica y Calidad ACTIVO X

AREA Jurídica y Calidad MUERTO

Nº QUE DEBE HACER FLUJO/ RUTA

8.1 Identificar la Necesidad

8.2 Solicitar cotizaciones u hojas de vida

8.3 Dependencia que detecta la necesidad Después de solicitar cotizaciones o hojas de

vida.Documento análisis de mercado

Realizar estudio de mercado y solicitud de

documentos soportes

Precontractual: Etapa anteriora la celebracióndel contrato.

Contractual: Etapa y actividades que se adelantan desde la suscripción del contrato, hasta la liquidación del mismo.

Si es Interadministrativo se requiere propuesta con documentos

soportes

Si es Prestación de Servicios, se requiere propuesta con los

documentos soportes como hoja de vida de función pública,

fotocopia de la cédula, certificación policial vigente, Registro Unico

Tributario, cuenta bancaria, antecedentes disciplinarios y fiscales,

registro expedido por la secretaria de salud Departamental, recibo

de pago de salud y pensión del mes anterior al contrato. Se envía

copia de los documentos al área de Talento Humano para

Verificación de estudios y certificados de idoneidad.

Dependencia que detecta la necesidad

Enviando oficio al posible contratista, solicitando la cotización o

entega de hoja de vida con el fin de conocer el presupuesto o

requisitos técnicos a solicitar.

Después de identificar la necesidad Oficio

Si es compraventa o Suministro por mínima cuantía (Inferior a 300

SMLMV) se requiere una cotización. Si es menor cuantía (300

SMLMV A 1000 SMLMV) se requiere íinimo dos cotizaciones. Si

es mayor cuantía (Superior a 1000 SMLMV) se requiere elevar a

invitación pública en la página web de la institución.

8- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO


Enviar oficio a la Subgerencia respectiva describiendo la necesidad

de la prestación del servicio, Obra, Suministro, Compraventa,

comodato o Contrato Interadministrativo. En el caso de ser

comodato no se requerirá cotización, hoja de vida, estudio de

mercado, solicitud de CDP y expedición de RP.

Cuando se requiera un servicio o bien Oficio

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACIONDISPOSICION

FINALConservación

Hoja de Ruta: Formato diseñado para el seguimiento y control de las actividades relacionadas con la elaboración, seguimiento, pagos y finalización del contrato.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

RP: Registro Presupuestal

Liquidación:Concretar el pago total de una cuenta, ajustar un cálculo o finalizar un cierto estado de algo.

TALENTO HUMANO: Verificación de títulos académicos.

SUBGERENCIAS: Verificación de antecedentes judiciales y/o legales.

CONTRATISTA: Expedición de pólizas

JURÍDICA: Archivo de Hoja de vida

JURÍDICA: Archivo de Contratación

Adelantar la contratación de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de la misión y visión de la E .S.E. Hospital San José del Guaviare.

Equipo de computo e insumos de oficina, internet.

4. ALCANCE

Inicia: Identificación de la necesidad por parte de la respectiva dependencia.

Termina: Liquidación de contrato.

DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS

APROBOERIKA JANNETH AHUMADA RODRÍGUEZ

2. OBJETIVO

Agente Especial Interventor

MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA NOMBRE FIRMACARGO

Asesor Jurídico Externo

Asesora de Calidad

ELABORO JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO

VALIDO

Fecha:

AREA: Jurídica

1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

PROCEDIMIENTO

Elaboración de contratos para la adquisición de bienes y servicios, ejecución de obras y contratos de comodato e interadministrativos

Código:

Versión: 2.0

INICIO

Identificarnecesidad

Oficio

Solicitar cotizaciones

Oficio

Documento análisis de mercado

Página 4

8.4. Expedir CDP

8.5 Elaborar estudio previo

8.6 Solicitar presentación de propuestas

8.8 Adjudicar la invitación

8.9 Remitir a Jurídica soportes precontractuales

8.10. Elaborar minuta del contrato

8.11. Suscribir el contrato

8.12. Aprobar las garantías conractuales

8.13 Expedir RP

8.14Entregar al contratista el Contrato, copia del

CDP y copia del Registro Presupuestal.

8.15 Archivar documentos

8.16Notificar al Supervisor o Interventor del

contrato

8.7

Acta de evaluación


Ninguno

Enviando oficio de invitación al posible contratista.

Una vez se tenga la hoja de vida o cotización,

estudio de mercado y el CDP

Subgerente que genera la necesidad

Analizar y evaluar técnicamente la propuesta

Si el contrato es de Obra, Suministro o Compraventa es de menor

cuantía, mediante acta motivada se hace evaluación técnica y

económica de las propuestas.


Cuando se recibe la propuesta y soportes

Comité de contratación

Oficio remisorio

Si el contrato es de Obra, Suministro o Compraventa de mínima

cuantía, se evalúa la propuesta.Ninguno

Una vez se tenga el Estudio Previo

Acta de evaluación

Si es prestación de servicios, se evalúa la hoja de vida teniendo en

cuenta el perfil.

Jurídica

Foliando y archivando los docuementos que hacen parte del

contrato, según las normatividad vigente y proceso de gestión

documental de la entidad.

Cuando se tienen todos los documentos

listos.Ninguno

JurídicaRealizando oficio de notificación del contrato y anexando copia del

contrato, CDP, aprobación de garantías y del RP.

Al momento de tener listo el contrato con

todas sus firmas con el RP y aprobación de

las garantías.

Oficio remisorio

Cuando se tienen todos los documentos

listos.Jurídica

Entregando copia del contrato, del CDP y del RP para que le sirvan

como soporte para los informes y los pagos.Ninguno

Técnico de presupuestoVer procedimiento ejecución de gastos presupuestales del proceso

de presupuesto.

Si el contrato es de Obra, Suministro o Compraventa, de mayor

cuantía (Superior a 1000 SMLMV), se hace la evaluación técnica y

económica de las propuestas.

Jurídica

Mediante un documento que contiene la identificación de la

garantía, la persona que adquirió la garantía y los riesgos

amparados.

Una vez suscrito el contrato y allegada la

garantía por el contratista.Escrito de aprobación

Técnico de presupuestoVer procedimiento ejecución de gastos presupuestales del proceso

de presupuesto.

Una vez radicado por parte del área de

jurídica el contrato debidamente firmado por

las partes.

Registro Presupuestal

Jurídica

Mediante un documento que contiene datos del contratante y el

contratista, la necesidad, objeto contractual normatividad base del

contrato, imputación presupuestal, obligaciones contractuales,

garantías a solicitar, supervisor del contrato el cual debe expedir en

dos originales para la firma del contratista y el Gerente.

Al recibir de la Subgerencia los estudios

previos junto con el CDP, la propuesta o la

hoja de vida y los documentos soportes.

Minuta del contrato

Las partes del contrato (Ordenador del

gasto y Contratista)Firmando las minutas contractuales. Una vez elaboradas las minutas del contrato Minuta del contrato firmada

Gerente

Procediendo únicamente cuando el contrato es de Obra,

Suministro o Compraventa, de mayor cuantía, se realiza mediante

Acto Administrativo motivado.

Cuando el comité en el caso de mayor

cuantía o subgerente en el caso de menor

cuantía, haya seleccionado la mejor

propuesta.

Acta de adjudicación

Subgerente que genera la necesidadEnviando el estudio previo junto con CDP, propuesta o la hoja de

vida del proponente y documentos soportes.

Cuando ya se han verificado los documentos

soportes del propponente o se ha adjudicado

la invitación.

Ninguno

Una vez recibida la solicitud de expedición

por parte de la Gerencia.CDP

Estudio previo

Determinando la necesidad, el objeto contractual, normatividad

base del contrato, análisis económico, imputación presupuestal,

condiciones técnicas del objeto contractual, obligaciones

contractuales, riesgos previsibles, garantías a solicitar y el

supervisor del contrato.

CDP

Estudio Previo

Solicitud de procpuestas

Analizar y evaluar propuesta

Acta de adjudicación

Remitir soportes a jurídica

Minuta del contrato

Suscribir contrato

Aprobar garantías contractuales

Registro Presupuestal

Entregardocumentos al

contratista

Archivar

Notificación al supervisor o inteventor del contrato

Página 5

8.17 Elaborar el Acta de inicio

8.18 Elaborar informe de interventoría

8.19 Certificar cumplimiento del contrato

8.20Remitir a Jurídica soportes certificación de

cumplimiento

8.21 Remitir a contabilidad solicitud de pago

8.22 Realizar Acta de liquidación

8.23 Remitir Acta de Liquidación a jurídica

8.24Remitir copia del Acta de Liquidación a

tesorería

8.25Enviar copia del Acta de Liquidación a

Presupuesto

DD 17 1. Actualización documental Total ¿se asigna nuevo código?

MM 12 2. Mejora del documento Parcial Si ______

AAAA 2013 3. Inclusión de registros Ninguna ¿cuál?

4. Omisión de registros

5. Cambio de registros

Si No

8. Sin cambios ni modificaciones

9. Otra ¿cuál? Comentarios:

DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora de Calidad

ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUEZ Agente Especial Intrventor

CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.

JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO Asesor Jurídico Externo

Jurídica Elaborando oficio de remisión con la copia del Acta de Liquidación. Cuando ya tiene las firmas respectivas Oficio remisorio

Oficio remisorio

9. RIESGO

Supervisor o Interventor del Contrato

Diligenciando formato establecido de "Acta de liquidación", la cual

deberá llevar la firma del Gerente, contratista y Visto Bueno del

Asesor Jurídico.

Al momento de culminar el Contrato o antes,

ya sea por mutuo acuerdo o por decisión

unilateral.

Acta de liquidación

Supervisor o Interventor del Contrato Elaborando oficio de remisión con el Acta de Liquidación original. Cuando sea el último pago del contrato Oficio remisorio


Elaborando oficio de remisión con las copias de los documentos

entregados por el Contratista, como son la cuenta de cobro,

certificación de cumplimiento; si es de prestación de servicios

adicionar informe de actividades, formato para disminución de

retención en la fuente

Cuando el contratista allegue la solicitud de

pago.Oficio remisorio

Supervisor o Interventor del ContratoRecibiendo del Contratista el Informe de Actividades, la cuenta de

cobro y el pago de seguridad social del periodo respectivo.Una vez cumplido el objeto del contrato.

Cada que se cumple el período establecido

por el contrato.

Certificación de cumplimiento

No ____

6. Inclusión exigencia

Firma del responsable del documento

FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISIONTIPO DE

MODIFICACIONCODIFICACION

7. Anulación de todo el documento

PARTICIPARON EN LA REVISION DOCUMENTAL. AUTORIZACION DE LA MODIFICACION

NOMBRE Y APELLIDO

10. CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS DE DOCUMENTOS

Jurídica Elaborando oficio de remisión con copia del Acta de Liquidación.

Cuando se establezca en el balance

financiero del acta de liquidación que hayan

saldos a favor de la entidad.

9.1. Pérdida de documentos.

9.2. No suscripción del contrato por el contratista.

9.3 Incumplimiento contractual

9.4 Suspensión del contrato


Elaborando oficio de remisión con las copias de los documentos

entregados por el Contratista, como son informe de actividades,

cuenta de cobro, pago de seguridad social y certificación de

cumplimiento del contrato.

Cuando se ha expedido la certificación de

cumplimiento.Oficio remisorio

Supervisor o Interventor del ContratoDiligenciando el formato que se tiene como modelo de Acta de

inicio.

Cuando ya se ha cumplido con los requisitos

de perfeccionamiento y ejecución del

contrato.

Acta de Inicio


Elaborando periódicamente un informe donde se evalúe las

actividades realizadas por el Contratista según lo establecido en el

contrato.

Informe de Interventoría

Acta de inicio

Informe de interventoría

Certificación de cumplimiento

Remisión de soportes a

jurídica

Remisión de solicitu de pago a

Acta de liquidación

Remitir acta de liquidación a jurídica

Remisión copia de acta a tesorería

Remisión copia del acta a presupuesto

FIN

Página 6

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE



6. DEFINICIONES





1Radicar la solicitud de Conciliación o

Transacción

2Entregar la solicitud de Conciliación o

Transacción

3Citar a los miembros del comité de

Sentencias y Conciliaciones

4Analizar solicitud de conciliación o

transacción

5 Solicitar CDP

Ninguno

El solicitante o convocante en Gerencia y/o

Subgerencias.

Radicando la solicitud ante Gerencia y/o

Subgerencias con todos los soportes

legales para su reclamación o solicitud.

Cuando se genere el derecho. Oficio radicado.

QUIEN LO DEBE HACER

Comité de sentencias y conciliaciones

Solicitando al área de presupuesto se

expida la debida disponibilidad

presupuestal

Cuando se concluya conciliar o transar Solicitud de CDP

COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER DOCUMENTO GENERADO

Comité de sentencias y conciliaciones

El comité de Sentencias y Conciliaciones

debe reunirse a analizar la solicitud, en la

cual se debe decirdir si es procedente o

no celebrar la conciliación o el contrato de

transacción.

En la fecha estipulada Acta del comité

Gerencia y/o Subgerencia, dependiendo

donde haya sido radicada la solicitud.

Remitiendo la solicitud de conciliación o

transacción a la Secretaria Técnica del

Comité de Sentencias y Conciliaciones.

(Asesor jurídico)

Al recibir la solicitud de conciliación o

transacción.

2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION DISPOSICION FINAL Conservación

Área Jurídica

Se debe citar mediante oficio a los

miembros del Comité de Sentencias y

Conciliaciones para que se reunan y así

analizar la procedencia de la solicitud.

Dentro de los 15 dias siguientes al recibo de

la solicitud de conciliación o transacción.

Documento citación miembros del

comité

8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Procesos: Solicitud de certificaión de cumplimiento a la áreas de la E.S.E. Hospital San José del Guaviare

Presupuesto: Solicitud de CDP

CONCILIACIÓN: Es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas (naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras) gestionan por sí mismas, la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado,

denominado conciliador.

RP: Registro Presupuestal.

CDP: Certificaco de Disponibilidad Presupuestal.

Presupuesto: Solicitud RP.

HOJA DE RUTA: Formato diseñado para el seguimiento y control de las actividades relacionadas con la elaboración , seguimiento, pagos y finalización del contrato.

TRANSACCIÓN: La transacción es un contrato por el cual las partes convienen en resolver un litigio de común acuerdo y en forma definitiva , antes o después de iniciado el proceso civil, laboral o contencioso.administrativo.

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS)

Celebrar acuerdos de conciliación o contratos de transacción con el fin de terminar o prever un futuro litigio contra la E.S.E. Hospital San José del Guaviare

Equipos e insumos de oficina, internet.

4. ALCANCE

Inicio: Radicación Solicitud de Conciliación o Solicitud de transacción

Termina: Celebración de la Conciliación o celebración del contrato de transacción

APROBO ERIKA JANNETH AHUMADA RODRÍGUEZ

Asesora de Calidad


2. OBJETIVO


VALIDO DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS

MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA NOMBRE FIRMA



CARGO

PROCEDIMIENTO

Conciliaciones y transacciones

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

AREA: Jurídica

INICIO

Solicitud de conciliación o transacción

Entregar solicitud a comité de sentencias

Citación a comité de sentencias

Acta del comité

Solicitud CDP

Página 8

6 Foliar y archivar

DD 17 1. Actualización documental Total ¿se asigna nuevo código?

MM 12 2. Mejora del documento Parcial Si ______

AAAA 2013 3. Inclusión de registros Ninguna ¿cuál?



Si No

9.1. Pérdida de la petición o solicitud.

9. RIESGO

8. Sin cambios ni modificaciones

Celebrar Conciliación o Contrato de

Transacción




ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUEZ Agente Especial IntrventorFirma del responsable del documento

FECHA DE REVISIONRESULTADOS DE LA REVISION

TIPO DE

MODIFICACIONCODIFICACION

6. Inclusión exigencia

JEFFERSON ALONSO CASTRO ROMERO

9.2. No colaboración por alguna de las áreas de la cual se requiera información.



NOMBRE Y APELLIDO CARGO FIRMAEl responsable del documento autoriza la modificación.

7. Anulación de todo el documento No ____

Jurídica

Foliando y archivando según las normas

de archivo, proceso de gestión documental

y en su carpeta correspondiente todos los

documentos que hacen parte del contrato.

Cuando está dedibamente firmado el contrato

de Transacción y cuando se llevó a cabo la

Audiencia de Conciliación.

Ninguno

5

Si en una solicitud de transacción, y si el

Comité de Sentencias concluyó

procedente celebrar la transacción, se

deberá elevar a un contrato de

transacción.

Cuando se expida el CDP. Contrato de Transacción

Si es una solicitud de conciliación, se debe

asistir a la correspondiente audiencia de

conciliación ante la respectiva

Procuraduría, sea directamente por el

Representante Legal o mediante

apoderado judicial, en la cual manifestará

la decisión del Comité de Sentencias y

Conciliaciones.

En la fecha señalada. Acta de Conciliación

Representante LegalActa de conciliación o contrato de transacción

Archivar

FIN

Página 9

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE



6. DEFINICIONES


SITIOJurídica y

CalidadACTIVO X

AREAJurídica y

CalidadMUERTO


1Recibir notificación de la acción de

tutela

2 Reparto de la acción de tutela

3 Analizar el caso

4 Contestar la Tutela

5Radicar ante el Juzgado la acción de

tutela

6 Recibir notificación del fallo de tutela

MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICANOMBRE FIRMA

7


2. OBJETIVO


Asesor (a) JurídicaRevisar el sentido del fallo de tutela de

primera instancia


Interponer una Acción de tutela con el fin de buscar la garantía o cumplimiento de un derecho fundamental ; o contestar Acciones de tutela que se adelanten contra la E.S.E. Hospital san José del Guaviare con el fin de verificar la procedecia o improcedencia de lo solicitado .


Equipos e insumos de oficina, internet y la legislación vigente.

4. ALCANCE

Inicio: Radicación de la Acción de Tutela.

Termina: Cuando se emite fallo por parte de la autoridad competente, para su posterior archivo.

ALMACENAMIENTO CONSERVACIONDISPOSICION

FINALConservación

Procesos: Búsqueda de información y documentación necesaria.

Mensajería



ACCIÓN DE TUTELA: La acción de tutela es como se denomina al mecanismo previsto en el artículo 86 de la Constitución Política de Colombia vigente, que busca proteger los Derechos constitucionales fundamentales de los individuos "cuando quiera que éstos resulten

vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública" .

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años

Funcionario encargado de correspondencia

Radicando en el libro

corespondiente la notificación

recibida de la acción de tutela.

Inmediatamente se reciba la notificación de la acción

de tutela.

Recibido de notificación de la

acción de tutela.

Asesor (a) Jurídica

Recibido de la contestación de

tutela


Radicando en el libro de

correspondencia y enviando a la

Oficina Jurídica.

Inmediatamente se recibe el fallo de tutela

Una vez radicada en el libro radicador la acción de

tutela.

Mensajero (a)

Presentando el documento de

contestación de tutela en original y

copia para el recibido

Cuando la contestación de tutela esté impresa y

firmada

Asesor (a) JurídicaInvestigando los hechos y la

normatividad relacionada al caso.Inmediatamente se reciba la acción de tutela.

Elaborando el escrito de tutela

Asesora de Calidad

Ninguno

Cuando se haya recaudado todo el material

probatorioContestación de la tutela

Recibido el el libro de

correspondencia de gerencia y

recibido de la oficina jurídica

Foliando y archivando el Fallo de

tutela, según las normas

establecidas en Archivo central

Cuando el fallo de primera instancia es favorable para

la ESE Hospital San José del GuaviareNinguno

Funcionario encargado de correspondenciaEntregando a la Oficina Jurídica la

acción de tutela.

PROCEDIMIENTO

Presentación y contestación de acciones de tutela

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

AREA: Jurídica

Firma en el libro radicador.


CARGO


INICIO

Recibir notificación de tutela

Entregar a jurídica acción de tutela

Analizar el caso

Contestación de la tutela

Radicar ante juzgado

Notificación de fallo de tutela

Requiere impugnación?

Página 11

8Radicar ante el Juzgado la

impugnación

9Recibir notificación del fallo de tutela

de segunda instancia

10Foliar y archivar el recibido del fallo de

tutela

9. RIESGO

Recepción de Necesidades

DD 18 1. Actualización documental 6. Inclusión exigencia Total ¿se asigna nuevo código?

MM 12 2. Mejora del documento 7. Anulación de todo el documento Parcial Si ______

AAAA 2013 3. Inclusión de registros 8. Sin cambios ni modificaciones Ninguna ¿cuál?



Si No

7

Radicando en el libro de

correspondencia y enviando a la

Oficina Jurídica.

Inmediatamente se recibe el fallo de segunda

instancia

Recibido en el libro de

correspondencia de gerencia y

recibido de la oficina jurídica

Asesor (a) JurídicaRevisar el sentido del fallo de tutela de

primera instancia

Cuando el escrito de impugnación está impreso y

firmado

Recibido de la impugnación de

tutela

Impugnando el fallo dentro de los

términos establecidos en la

Constitución y la Ley.

Auxiliar Administrativo

Foliando y archivando según las

normas de archivo, proceso de

gestión documental y en su carpeta

correspondiente todos los

documentos que hacen parte de la

contestación de la acción de tutela.

Cuando se recibe el fallo definitivo de la tutela Ninguno.

9.1. Vencimiento de términos

Cuando el fallo de primera instancia no es favorable

para la ESE Hospital San José del GuaviareEl escrito de impugnación de tutela

Mensajero (a)


9.2.La no redirección inmediata por parte del funcionario de correspondencia.

9.3. La no revisión de notificación del fallo.


Nombre del documento revisado: Código del documento Área responsable del documento

FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISIONTIPO DE MODIFICACION

CODIFICACION

No _____






ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUEZ Agente Especial Intrventor Firma del responsable del documento


impugnación de tutela en original y

copia para el recibido.

Requiere impugnación?

SI

NO

Radicarimpugnación ante el

juzgado

Notificación del fallo de tutela segunda

Archivar

FIN

Página 12

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE



6. DEFINICIONES






MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICANOMBRE FIRMA

1

APROBO ERIKA JANNETH AHUMADA RODRÍGUEZ

2. OBJETIVO



Presentar peticiones respetuosas ante personas naturales o jurídicas de derecho público o privado y responder dentro de los términos legales los derechos de petición que se presenten contra la E .S.E.Hospital San José del Guaviare.

Equipos e insumos de oficina, internet.

4. ALCANCE

Inicia Radicación del Derecho de Petición

Termina: Notificación o entrega al interesado del Derecho de petición.

CONSERVACION DISPOSICION FINAL Conservación

Procesos: Solicitud de informacion a el área involucrada de la E.S.E. Hospital San José del Guaviare.

Mensajería

DERECHO DE PETICIÓN: Es un derecho fundamental según nuestra Constitución Política. Consiste en el derecho que tienen todos los habitantes del territorio Nacional de hacer peticiones respetuosas a las autoridades del país y a obtener pronta respuesta .



HOJA DE RUTA: Formato diseñado para el seguimiento y control de las actividades relacionadas con la elaboración , seguimiento, pagos y finalización del contrato.

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO

2Elaborar la respuesta a la petición o

solicitud

Si es una Petición de información o

consulta, deberá darse respuesta dentro

de los 30 días siguientes al recibo de la

petición.

Al momento de recibir la solicitud o peticiónDocumento de respuesta a la

petición

Si es una Petición de copias de

documentos, deberá darse respuesta

dentro de los 10 días siguientes al recibo

de la petición.

Al momento de recibir la solicitud o petición Documento de respuesta la petición

Petición por parte de la ESE

Hospital san José del Guaviare.

Radicar el derecho de petición

El área de la institución que requiera

información.

Para presentar la petición, se entrega la

misma a la entidad requerida, .Cuando esté elaborada la petición.

El interesado

Para responder la petición, entregando la

petición o solicitud en la Gerencia o

cualquiera de las Subgerencias.

Cuando el solicitante tenga la necesidad. Petición radicada.


CARGO


Asesora de Calidad


PROCEDIMIENTO

Presentación y respuesta de derechos de petición

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

AREA: Jurídica

INICIO

Petición para responder?

SI

Recibir o radicar derecho de petición

NO

Petición por parte del

HSJG

Respuesta de petición

3Suscribir la respuesta Derecho del

Petición

4Remitir al interesado la respuesta del

Derecho de Petición

5Foliar y archivar el recibido del

derecho de petición.







Si No

Asesor (a) Jurídica2Elaborar la respuesta a la petición o

solicitud

Si la petición está incompleta, se requerirá

al peticionario para que dentro de un mes

corrija o aclare la petición. De no aclarar o

correjir se entenderá desistido la petición.

Al momento de recibir la solicitud o petición.Documento de solicitud de

aclaración de la petición

Gerente o jefe de área al cual va dirigido

la petición

Firmando el escrito de respuesta de la

petición.

Una vez elaborada la respuesta del derecho

de petición

Documento respuesta de petición

firmada

Asesor (a)JurídicaEnviando la respuesta del derecho de

petición debidamente firmada

Cuando la minuta tenga las firmas

correspondientes.

Recibido de la respuesta del

derecho de petición

Asesor Jurídico y/o Auxiliar Administrativo


de archivo, proceso de gestión

documental y en su carpeta

correspondiente todos los documentos

que hacen parte de la respuesta del

derecho de petición.

Cuando tiene el recibido del peticionario. Ninguno.

9. RIESGO

9.1. Pérdida de la petición o solicitud.

9.2. No colaboración por alguna de las áreas de la cual se requiera información.



FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISION

TIPO DE

MODIFICACION CODIFICACION

No _____





ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUEZ Agente Especial Intrventor Firma del responsable del documento


Suscribir respuesta

Remitir respuesta

Archivar

FIN

ESTADO

DOCUMENTALVIGENTE



6. DEFINICIONES





1 Recibir la respectiva demanda.

3 Otorgar poder para actuar

4 Contestar o redactar la demanda.

Secretaria de Gerencia

5 Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial

SUJETO PASIVO: Es aquel contra quien se dirige una acción.

Escrito de demanda.

Elaborando el escrito de contestación de

la demanda.

Cuando se haya fijado en lista por parte del

Juzgado, por el término establecido en la ley.Contestación de la demanda

Redactando el escrito de demanda.

Insumos y equipos de oficina, internet, legislación vigente.


Cuando se cuenta con todo el material

probatorio.

MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA NOMBRE FIRMA

Gerente y asesor (a) jurídico

Cuando está elaborado y se la he hecho la

respectiva presentación personal ante

Notaría.

Poder auténticado.


2. OBJETIVO

Ejercer la defensa judicial y extrajudicial de la entidad de forma pertinente, ágil y eficaz a través del estudio, análisis y sustanciación para la defensa de los intereses jurídicos para evitar el daño antijurídico mediante la emisión de actos administrativos , conceptos

y el ejercicio de actuaciones conforme a derecho.



4. ALCANCE

Inicia: Notificación de la demanda por parte del juzgado.

Termina: Ejecutoriada la sentencia de segunda instancia

ACTO PROCESAL: Acto jurídico emanado de las partes, de los agentes de la jurisdicción o aún de los terceros ligados al proceso, susceptibles de crear, modificar o extinguir efectos procesales”.

Procesos: Búsqueda de información y documentación necesaria.

Mensajería

Notaria: Trámite notarial

Dependiente judicial: Vigilancia de los procesos

ACTUACION JUDICIAL: Son todos los actos de un proceso judicial como providencias, autos, declaraciones, emplazamientos, notificaciones y demás diligencias que debidamente autorizados constituyen el proceso. Revisten el carácter de documentos públicos.

HECHOS PROCESALES: Son aquellos acontecimientos de la vida que tienen consecuencias sobre el proceso, independientemente de la voluntad humana.

TIEMPO DE RETENCION (AÑOS) 2 años ALMACENAMIENTO CONSERVACION DISPOSICION FINAL Conservación

SUJETO ACTIVO: Es aquel que ejecuta la acción.

SUSTANCIAR: Conducir o tramitar un proceso hasta el estado de sentencia.

Después de recibir la demanda cuando el

hospital es sujeto pasivo.



Radicando en el libro corespondiente la

notificación recibida de la demanda y

entregándolo inmediatamente a la Oficina

Jurídica.

Recibida la notificación de la demanda. Registro en libro.

Otorgando facultades al abogado para

actuar dentro de la demanda.

2 Asesor (a) JurídicaInvestigando los hechos y la normatividad

relacionada al caso. Cuando existan causales para interponer

demanda.

Radicar ante el Juzgado o la oficina

judicial la demanda o la contestación

de la demanda.


contestación de la demanda en original y

copia para el recibido .

Cuando la contestación de la demanda esté

impresa y firmada.

Recibido de la contestación de la

demanda.

Analizar, estudiar e investigar el caso. Ninguno

PROCEDIMIENTO

Realización y presentación de la respectiva actuación judicial dentro del proceso

Código:

Fecha:

Versión: 2.0

AREA: Jurídica


CARGO


Asesora de Calidad


INICIO

Recibir demanda

Analizar, estudiar e

Poder autenticado

Demanda contestada o

redactada

Radicar demanda

Página 15

6

Revisar el expediente para verificar el

auto que admite demanda y abre a

pruebas.

8 Subsanar la demanda

9Radicar el documento de subsanación

de demanda

10

Revisar el expediente para verificar el

auto que admite demanda y abre a

pruebas.

11 Realizar la práctica de pruebas

12Revisar el expediente para cierre de

etapa probatoria.

16 Elaborar los alegatos de conclusión

Asesor (a) Jurídico (a)Revisar el sentido del fallo18

Asesor (a) Jurídico (a)

Tomando como base el escrito o

contestación de la demanda, las pruebas

aportadas y la jurisprudencia respectiva

para argumentar y lograr un fallo

favorable.

Una vez emitido el auto por parte del

juzgado, dentro de los términos establecidos

por la ley. Si es acción de reparación directa,

fija fecha y hora para celebrar audiencia de

conciliación.

Ninguno

Al momento de recibir el fallo de primera

instancia


notificación recibida del juzgado y


Jurídica.

Inmediatamente se reciba la notificación de

la sentencia de primera instancia.

Las partes involucradas y el Juez

Secretaria de Gerencia.

Si el fallo es a favor del hospital, queda en

espera a que la contraparte interponga

recurso de apelación.

17Recibir notificación de sentencia de

primera instancia

Escrito de alegatos de conclusión.

Según lo ordenado por el Juez y dentro de

los términos establecidos por él.

Actas de audiencias y/o recibidos

documentos.

Aportando las pruebas decretadas por el

Juez, las solicitadas de parte tanto

documentales como testimoniales.

Ninguno

5 Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial

Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial

Solicitando el expediente en el juzgado

para ver el Auto emitido por el respectivo

Juez.

De manera frecuente desde el momento en

que se radica la demanda Ninguno

Cuando el auto sale del Despacho del Juez. Auto de juzgado

Presentando el documento de escrito de

la demanda en original, copia para el

recibido y copia para el traslado de la

demanda.

Cuando esta terminado el escrito de

demanda y se cuenta con el respectivo

poder para actuar.

Recibido de la demanda.

Si la demanda es inadmitida se debe

subsanar en los términos establecidos por

la ley.

Si la demanda es admitida comienza la

etapa probatoria

7Revisar admisión o inadmisión de la

demandaAsesor (a) Jurídica o Dependiente judicial

Radicar ante el Juzgado o la oficina

judicial la demanda o la contestación

de la demanda.

Corrigiendo las falencias enunciadas en el

auto que inadmitió la demanda.

Dentro de los términos establecidos por la

ley.

Ninguno



Juez.

Periódicamente, desde el momento en que

se radica el documento de subsanación de

la demanda.

Asesor (a) Jurídica o Dependiente judicial Antes del vencimiento de términos

Documento de subsanación de

demanda.


subsanación de demanda al Juzgado en

original y copia para el recibido. Nota: Si

la demanda no se subsana se toma por

no contestada la misma y sigue la etapa

probatoria.

Recibido del documento de subsanación

de demanda.

Radicado de notificación de la sentencia

de primera instancia.

NingunoDentro de los términos de ley.

Si no se notifica personalmente la

sentencia de primera instancia, el juzgado

notifica por edicto.




Juez, verificando el auto que tiene como

pruebas los documentos allegados al

proceso y cierra la etapa probatoria.

Periódicamente



Radicar demanda

Revisar expediente

Demanda inadmitida?

SI

NO

Subsanaciónde demanda

Radicar documentode subsanación

Revisar expediente

Práctica de

Actas y/odocumentos

Revisar expediente

Alegatos de conclusión

Notificación de sentencia de primera

instancia

Revisar fallo en

Página 16

20 Recibir el fallo de segunda instancia

22 Foliar y archivar







Si No

Asesor(a) Jurídico (a)Revisar el fallo de segunda instancia21

Si el fallo es condenatorio para la ESE se

remite a subgerencia administrativa y

financiera para fines pertinentes.

Oficio


notificación recibida del juzgado y


Jurídica.

Dentro de los términos de ley.

Si se concilia con la contraparte, se

termina el proceso y queda ejecutoriada

la sentencia.

Si no se concilia, sigue el proceso en

segunda instancia y se espera el fallo.

Si el fallo es a favor de la ESE se

procederá al archivo del expediente.Ninguno

Al momento de recibir la sentencia de

segunda instancia

Asistir audiencia de conciliación de

segunda instancia19

Asesor (a) Jurídico (a)Revisar el sentido del fallo18


Inmediatamente se reciba la notificación de

la sentencia de segunda instancia.

Radicado de notificación de la sentencia

de segunda instancia.

Cuando se declara fallida la audiencia de

conciliación

Al momento de recibir el fallo de primera

instancia

Acta de audiencia de conciliación

Secretaria de Gerencia.

Auxiliar administrativo


de archivo y en su carpeta

correspondiente todos los documentos

que hacen parte de la demanda

Cuando se recibe el fallo de segunda

instanciaNinguno

Escrito de apelación

Si el fallo es en contra del hospital, se

interpone recurso de apelación y si este

es aceptado por el juez, se cita a

audiencia de conciliación.

9. RIESGO

9.1. Vencimiento de términos

9.2. La no redirección inmediata por parte de la secretaria de Gerencia

9.3. La no revisión de notificación del fallo



FECHA DE REVISION RESULTADOS DE LA REVISIONTIPO DE

MODIFICACION CODIFICACION

No _____



ERIKA JANNETH AHUMADA RODRIGUES Agente Especial Intrventor Firma del responsable del documento




Revisar fallo en contra o a favor

Acta de audiencia de conciliación

Recibir fallo segundainstancia

Revisar fallo segundainstancia

Archivar

FIN

Página 17

MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA

Documents

Transcript of MAPA DE PROCESOS ÁREA DE JURÍDICA