MANUAL UTILITARIO 1.5.docx

ZGS SERVICE TECNOLOGIES S.A.C Ideando soluciones a sus necesidades

MZA. C LOTE. 9 GRU. 13 SECTOR 3 (FRENTE A LA MUNICIPALIDAD DE V.E.S.) LIMA - LIMA - VILLA EL SALVADOR

CONTENIDO1. INGRESAR AL UTILITARIO...................................................................................................3

2. MENU PRINCIPAL...............................................................................................................4

1.1. ARCHIVO.....................................................................................................................4

a. Parámetro...................................................................................................................4

b. SALIR...........................................................................................................................5

1.2. HERRAMIENTAS..........................................................................................................6

1.2.1. EXPORTAR CLIENTES........................................................................................6

1.2.2. EXPORTAR PROVEEDORES...............................................................................9

1.2.3. EXPORTAR HONORARIOS...............................................................................13

1.2.4. PROVISIÓN VENTAS:......................................................................................17

1.2.5. PROVISION DE COMPRAS..............................................................................26

1.2.6. PROVISION DE HONORARIOS.........................................................................33

1.2.7. CANCELACIÓN DE REGISTROS........................................................................41

1.3. Ventana:...................................................................................................................52

1.4. Ayuda:.......................................................................................................................52



1. INGRESAR AL UTILITARIO Para ingresar al utilitario de sistemas contables hacer clic en el icono que se muestra a continuación:

Ingresar la clave de acceso. Y presionar el botón ingresar.

Seguido nos aparece la pantalla principal.

Barra de herramientas.

Menú principal.



2. MENU PRINCIPAL

La barra del menú principal del utilitario de sistemas contables está compuesta por cuatro (4) submenús:

1.1. ARCHIVO Este menú se encuentra las opciones de parámetro y salir.

a. ParámetroNos permite ver el parámetro.

CONCAR CODEBASE

INGRESAR EL NOMBRE ODBC

BUSCAR DONDE ESTA LA BASE DE DATOS.



CONCAR SQL

Una vez ingresado los campos, hacer clic en el botón aceptar.

b. SALIRPermite salir de la pantalla principal. Hacer clic en el botón Sí.

NOMBRE DE LA BASE DE DATOS.

EL NOMBRE DE EQUIPO DEL SERVIDOR.

BOTÓN PROBAR CONEXIÓN.



1.2. HERRAMIENTASEste submenú se encuentra las opciones: Exportar clientes, exportar proveedores, exportar honorarios, provisión de ventas, provisión de compras, provisión de honorarios y cancelación de registros.

1.2.1. EXPORTAR CLIENTESANTES DE EXPORTAR: Para exportar los datos al sistema contable, tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Nota: Recuerda si nos aparece cualquier ventana de error se tiene que cerrar el UTILITARIO DE SISTEMAS CONTABLES, para que actualicé los datos y luego exportar nuevamente (no puede continuar el proceso).

1. El nombre del archivo tiene que ser igual. (Anexo-Clientes).NOTA: En caso de ser distinto el nombre del archivo nos aparece el siguiente aviso.

2. Los nombres de las columnas debe de ser igual al formato.NOTA: En caso sea distinto el nombre de cualquiera de las columnas aparece la siguiente ventana.

3. El Ruc (11 caracteres) y el DNI (8 caracteres). Nota: En caso que el sistema encuentre un espacio en blanco en este campo en determinado registro, el sistema a partir de ese registro no subirá los demás registros.4. Debe estar registrado la razón social del cliente.5. Las personas naturales, es obligatorio ingresar apellido paterno, apellido materno y nombres.



EXPORTAR CLIENTES

Para exportar al sistema contable el anexo clientes, hacer clic en el menú principal en herramientas, seguido clic en exportar clientes.

Hacer clic en el botón ruta.

Seguido nos aparece la siguiente ventana. Ubicamos el archivo. Luego hacer clic en el botón guardar.

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2

Verificar el nombre del archivo sea igual al formato.



Seleccionar la empresa.

Hacer clic en el botón exportar. Seguido nos aparece la ventana de confirmación. Presionar sí para exportar.

Una vez exportado los datos nos aparece el siguiente aviso.

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5

Botón exportar

Ver que el proceso se ha completado al 100 %



Como vimos en la ventana anterior nuestra exportación fue un éxito, ahora cerrar el utilitario y abrir el sistema contable. Una vez dentro del sistema contable Reindexar los datos.

Una vez abierto el Sistema Contable, hacer clic en el menú principal, en utilitarios, seguido hacer clic en reindexar base de datos principal.

Luego de reindexar nos aparece el siguiente mensaje, hacer clic en aceptar.

Verificar si se encuentran los clientes en el sistema contable.

1.2.2. EXPORTAR PROVEEDORES

ANTES DE EXPORTAR: Para exportar los datos al Sistema Contable, tener en cuenta las siguientes recomendaciones:


1. El nombre del archivo tiene que ser igual al formato. (Anexo-Proveedores).NOTA: En caso de ser distinto el nombre del archivo nos aparece el siguiente aviso.

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El ruc (11 caracteres). Nota: En caso que el sistema encuentre un espacio en blanco en este campo en determinado registro, el sistema a partir de ese registro no subirá los demás registros.

3. Debe estar registrado la razón social del proveedor.4. Las personas naturales, es obligatorio ingresar apellido paterno, apellido materno y nombres.

EXPORTACIÓN DE PROVEEDORES

Para exportar al sistema Contable el anexo Proveedores, hacer clic en el menú principal en herramientas, seguido hacer clic en exportar proveedores.


1

Botón ruta





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3

Botón exportar



Hacer clic en el botón exportar. Seguido nos aparece la ventana de confirmación. Presionar sí para exportar.


Como vimos en la ventana anterior nuestra exportación fue un éxito, ahora cerrar el utilitario y abrir el Sistema Contable. Una vez dentro de Sistema contable Reindexar los datos.

Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el menú principal, en utilitarios, seguido hacer clic en Reindexar base de datos principal.

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Luego de Reindexar, nos aparece el siguiente mensaje, hacer clic en aceptar.

Verificar si se encuentran los Proveedores en el Sistema Contable.

1.2.3. EXPORTAR HONORARIOSANTES DE EXPORTAR: Para exportar los datos al Sistema Contable, tener en cuenta las siguientes recomendaciones:


1. El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (Anexo-Honorarios).NOTA: En caso de ser distinto el nombre del archivo nos aparece el siguiente aviso.



2. Los nombres de las columnas deben ser igual al formato.NOTA: En caso sea distinto el nombre de cualquiera de las columnas aparece la siguiente ventana.

3. Deben de registrase los campos RUC (11 caracteres) /DNI (8 caracteres).Nota: En caso que el sistema encuentre un espacio en blanco en este campo en determinado registro, el sistema a partir de ese registro no subirá los demás registros.

4. Debe estar registrado la razón social.5. Debe ingresarse la dirección, apellido paterno, apellido materno y nombres.

EXPORTAR HONORARIOS:

Para exportar al Sistema Contable el anexo de honorarios, hacer clic en el menú principal seguido clic en exportar honorarios.


1





2

3

Botón exportar



Hacer clic en el botón exportar. Seguido nos aparece la ventana de confirmación. Presionar si para exportar.


Como vimos en la ventana anterior nuestra exportación fue un éxito, ahora cerrar el utilitario y abrir el Sistema Contable. Una vez dentro de Sistema contable Reindexar los datos.

Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el menú principal, en utilitarios, seguido hacer clic en Reindexar base de datos principal.

Luego de Reindexar nos aparece el siguiente mensaje.

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5

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Verificar si se encuentran los honorarios en el sistema contable.

1.2.4. PROVISIÓN VENTAS:Para acceder a esta opción. Hacer clic en el menú principal en herramientas, seguido clic en provisión ventas.

ANTES DE EXPORTAR provisión de ventas se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:




1. Recuerda ingresar el tipo de cambio en el Sistema contable.

Nota: En caso que falte registrar el tipo de cambio, nos mostrará la siguiente ventana.

Seguido hacer clic en el botón Sí. Luego nos aparece la siguiente ventana para guardar el archivo Excel con tipo de cambio no registrado, ubicar donde se guardará. Hacer clic en guardar.

Luego registrar en el Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha que falta registrar, con ayuda del Excel que guardaste.

2. El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (Provision-Ventas).NOTA: En caso de seleccionar el archivo incorrecto, se mostrará la siguiente ventana.



3. El nombre de las columnas debe ser igual al formato.NOTA: Si cualquiera de las columnas esta distinta al formato no se procederá a exportar.

4. Verificar que la fecha de emisión este registrado.5. La fecha de emisión tiene que estar dentro del periodo.6. El tipo es obligatorio ingresar.7. Número de documento es obligatorio ingresar.8. En la moneda soles tiene que ser igual al del formato (S/.)

Nota: En caso no sea igual al formato lo tomará como dólar.9. El RUC tiene que tener 11 caracteres y DNI 8 caracteres.10. Registrar la razón social del cliente es obligatorio.11. La sumatoria de valor + exonerado + igv + percepción=Total.NOTA: En caso de error de ingreso de datos, el utilitario nos aparece una ventana para la corrección.

12. Registrar el sub-diario en cada registro.13. Registrar cuenta contable de cada registro.14. Se debe registrar el costo obligatoriamente.15. Ingresar la glosa.La glosa solo acepta 40 dígitos. NOTA: Al estar vacío la glosa se tomará el nombre + tipo + el número de factura.

En caso de nota de crédito y débito se debe ingresar además de lo antes mencionado los siguientes campos:



TDOC REF: Ingresar tipo de documento.NÚMERO REF: ingresar el número de referencia.FECHA REF: ingresar el número de referencia.IGV REFERENCIA: Ingresar el IGV de referencia.BASE IMP. REF: Ingresar el importe.

PROVISIÓN VENTAS:

CONFIGURAR LAS CUENTAS

Para bloquear volver a presionar el botón modificar cuentas.

Ingresar las cuentas.

Botón para activar los cuadros para modificar.



Elegir la empresa.

Seleccionar el año, el mes.

1

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Presionar el botón ruta.

Una vez presionado el botón ruta aparece la siguiente ventana. Rutear el archivo de Excel, y presionar el botón guardar.

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Verificar la empresa, año, mes y la ruta del archivo y nombre de este.

Hacer clic en exportar, seguido nos aparece la siguiente ventana para generar la provisión de ventas. Hacer clic en si para confirmar.

Seguido nos aparece la siguiente ventana de confirmación de que se ha generado con éxito.

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Como vimos en la ventana anterior nuestra exportación fue un éxito, ahora cerrar el utilitario y abrir el SISTEMA CONTABLE. Una vez dentro de Sistema contable Reindexar los datos.

Una vez abierto el sistema Contable, hacer clic en el menú principal, en utilitarios, seguido hacer clic en REINDEXAR BASE DE DATOS PRINCIPAL Y REINDEXAR BASE DE DATOS MOVIMIENTOS.

Verificar las ventas en el sistema contable.

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DESHACER VENTAS:

Para deshacer la exportación de ventas, elegir la empresa, elegir el año, elegir el mes.

Seguido hacer clic en el botón DESHACER. Luego nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic en Si para deshacer.

Después nos aparece la ventana que ha terminado de procesar, hacer clic en Aceptar.



1.2.5. PROVISION DE COMPRASANTES DE EXPORTAR provisión de ventas se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:


1. El nombre del archivo debe ser igual al del formato. (Provision-Compras).Nota: En caso de seleccionar el archivo incorrecto, se mostrará la siguiente ventana.

2. El nombre de las columnas debe ser igual al formato.Nota: Si cualquiera de las columnas esta distinta al formato NO se procederá a exportar.



3. Recuerda debes de registrar el tipo de cambio en el Sistema Contable antes de utilizar el utilitario.Nota: En caso de no estar registrada el tipo de cambio en el sistema contable, aparece la siguiente ventana.


Luego registrar en Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha que falta registrar, con ayuda del Excel que guardaste.4. La fecha de emisión tiene que registrarse obligatoriamente.5. La fecha de emisión debe ser igual o menor al periodo de año y mes del utilitario.6. Ingresar la fecha de vencimiento.7. El tipo es obligatorio ingresar.8. El número es obligatorio ingresar.9. En la moneda soles tiene que ser igual al del formato (S/.) Nota: En caso no sea igual al formato lo tomará como dólar.10. El Ruc (11 dígitos)11. La razón social del proveedor debe registrarse.12. En caso de error de ingreso de datos, el utilitario nos aparece una ventana para la corrección.

Al nombre de archivo puedes aumentar.



13. Se debe registrar el costo obligatorio.14. Se debe ingresar cuenta contable.15. Glosa: Solo nos acepta 40 dígitos.Nota: En caso de no estar registrada la glosa el utilitario tomara la razón social + número de comprobante.

NOTA: En caso sea una nota de débito o crédito se debe agregar los siguientes campos.

TDOC REF: Ingresar el tipo de documento.NÚMERO REF: Ingresar el número ref.FECHA DE REF: ingresar fecha de ref.BASE IMP REF: Ingresar la base ref.



PROVISIÓN DE COMPRAS

CONFIGURACION DE CUENTAS.

Para bloquear volver a presionar el botón modificar cuentas.

Elegir la empresa.

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Ingresar las cuentas.

Botón para activar los cuadros para modificar.



Selecciona el mes y el año.

Presionar el botón ruta , para ubicar el archivo que se exportará, seguido hacer clic en el botón guardar.

Verificar los datos, y la ruta.

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Presionar el botón exportar, seguido hacer clic en el botón sí para exportar.

Seguido nos aparece la siguiente ventana de confirmación de que se generado con éxito.

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Verificar las compras en el sistema contable.

DESHACER COMPRAS

Para deshacer los registros de compra. Seleccionar la empresa, seleccionar el año y seleccionar el mes.

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Seguido hacer clic en el botón DESHACER. Luego nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic en si para deshacer.

Hacer clic en Aceptar.

1.2.6. PROVISION DE HONORARIOSPara acceder a esta opción, hacer clic en el menú principal en herramientas, seguido hacer clic en provisión de honorarios.



Antes de exportar la provisión de honorarios tener en cuenta las siguientes recomendaciones.

1. El nombre del archivo tiene que ser igual. (Provision-Honorarios).NOTA: En caso de ser distinto el nombre del archivo nos aparece el siguiente aviso.


.

3. Recuerda que el tipo de cambio se tiene que registrar.




Luego registrar en Sistema contable el tipo de cambio de cada fecha que falta registrar, con ayuda del Excel que guardaste.

4. La fecha de emisión es obligatorio ingresar. 5. Ingresar fecha de vencimiento.6. El tipo es obligatorio ingresar.7. El número de documento es obligatorio ingresar.8. El Ruc (11 caracteres).9. La razón social debe estar registrado.10. Ingresar valor, renta y total.NOTA: En caso de error de ingreso de datos, el utilitario nos aparece una ventana para la corrección.



11. Ingresar cuenta contable.12. Glosa debe estar registrado (El utilitario acepta hasta 40 dígitos).

NOTA: En caso de no estar registrado el utilitario nos llena con razón social+ número de documento.

PROVISIÓN DE HONORARIOS

CONFIGURACIÓN DE CUENTAS

Botón modificar cuenta contables.

Ingresar cuenta



Seleccionar la empresa. Seleccionar el año y seleccionar el mes.

Hacer clic en el botón ruta. Seguido aparece la siguiente ventana para ubicar el archivo. Hacer clic en guardar.

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Verificar la empresa, el año, el mes y la ruta.

Seguido hacer clic en exportar, nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic en si para generar provisión de honorarios.

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Seguido nos aparece la siguiente ventana de confirmación de que se generado con éxito.



Verificar los honorarios en el sistema contable.

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DESHACER PROVISIÓN DE HONORARIOS

Para deshacer la exportación de honorarios, elegir la empresa, seleccionar el año, elegir el mes.

Seguido hacer clic en el botón DESHACER. Luego nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic en si para deshacer.

Después nos aparece la ventana que ha terminado de procesar, hacer clic en Aceptar.



1.2.7. CANCELACIÓN DE REGISTROS.Para acceder a esta opción hacer clic en el menú principal en herramientas, dentro hacer clic en cancelación de registros.

BUSCAR POR: Ingresar el número de documento. Seguido se resaltara de azul.

FILTRAR RUC: Ingresar un fragmento o todo el ruc. Nos aparece en la parte inferior los registros que contengan en su campo el fragmento del ruc ingresado.

NOTA: Para que se muestre todos los registros, borrar la cuenta de la caja de texto.



ACTUALIZAR LOS DATOS

1. Seleccionar la empresa, seleccionar el año y selecciona el mes.

2. Presionar el botón actualizar datos. Luego nos aparece la siguiente ventana para confirmar la actualización de los datos. Hacer clic en sí.

3. Luego nos aparece la lista con los registros actualizados.

Actualizar datos

ESTAS SON COMPRAS.

ESTAS SON VENTAS.



Nota:

Las letras de color rojo falta cancelar.

Las letras de color negro esta cancelado.

COBRAR O PAGAR CON EFECTIVO:

1. Cobro.- Ingresar la fecha de cobro.

COBRAR O PAGAR CON DEPÓSITO:

1. Cobro.- Ingresar la fecha de cobro.

NOTA: La fecha de cobro no puede ser menor a la fecha del comprobante. Aparece el siguiente aviso.

Tiene que estar marcado para que se active el registro.

Tiene que estar marcado para que se active el registro.



2. Tipo de cobro.- Seleccionar el tipo de cobro por depósito.

3. Cheque/depósito: Ingresa el número depósito.

4. Cuenta: Seleccionar el número de cuenta. Presionar la tecla +.

5. Anexo: Seleccionar el anexo.



Ejemplo: Cuando se cobró o pago varias facturas con un mismo documento de pago o cobro.

Ingresado los datos del cheque o depósito, cuenta, anexo, tipo de pago, fecha.

Si queremos que otra factura obtenga los datos de ese documento de pago o cobro. Seleccionar el medio de pago o cobro e ingresar el número de cheque o

depósito.

Luego presionar la tecla Enter. Luego nos jala los datos del documento que coincide con lo ingresado.



CANCELACIÓN DE REGISTROS.

Por ejemplo: si se va a cancelar estos 7 registros. Hace clic en el botón cancelar.

Hacer clic en el botón cancelar .

Hacer clic en si para procesar la cancelación de los registros. Seguido nos aparece la siguiente ventana.



Como vemos la cancelación al 100%. Y los registros cancelados están de color negro.

Para verificar nos vamos a Reindexar en el sistema contable en la 2° opción.

DESHACER CANCELACIÓN.- Para deshacer la cancelación.

1) Deshacer la cancelación. Ingresa la empresa, el año y el mes. Hacer clic en botón

deshacer Y luego si para deshacer.

2) Seguido nos aparece la siguiente ventana. Hacer clic en aceptar.



Nota: En caso de no estar los datos aparece la siguiente ventana.

Actualizar para poder observar los datos.

BOTÓN ORDENAR:

Para ordenar la lista de documentos de compra o ventas, hacer clic y arrastrar el campo sobre el cuadro de columnas.

Cuadro de columna.



C ONFIGURACIÓN: Esta opción sirve para configurar las cuentas.

Todas las compras.- Si queremos que se vea solo compras. Realizar los siguientes pasos.

1. Para ver solo compras, colocar -- en venta.

2. Hacer clic en aceptar, seguido actualizar los datos, confirmar haciendo clic en sí.

Seleccionar el plan contable.



3. Seguido hacer clic en actualizar datos .4. Como se ven en la lista todas las compras.

Nota: Para ver solo ventas, colocar – en compra y ventas dejar la cuenta.



VISUALIZAR DOCUMENTO DE COBRO O PAGO:Para visualizar los documentos de cobro o pago (cheque, depósito).

Para que nos muestre nuevamente todos los registros y nos oculte el documento de cobro o pago.

Se muestra los registros que contienen el mismo tipo de documento, cuenta, anexo y tipo de pago, fecha. Seleccionar el documento de cobro o pago.



1.3. Ventana:

1.4. Ayuda:Acerca de…

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