Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

448
MANUAL DEL USUARIO CUENTAS POR COBRAR Versión 6.00

description

Manual ERP modulo cuentas por cobrar Exactus

Transcript of Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Page 1: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

MANUAL DEL USUARIO

CUENTAS POR COBRAR

Versión 6.00

Page 2: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o transmitida de ninguna forma, ni por cualquier

medio, ya sea electrónico o mecánico, con ningún propósito, sin la previa autorización de EXACTUS DE

COSTA RICA ECR.

© 2012 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados. Softland, el logo de Softland, Exactus

y el logo de Exactus ERP son marcas registradas o marcas comerciales de Softland Inversiones S.L. en

Latinoamérica, España y/u otros países. Todas las demás marcas son propiedad de sus respectivos

fabricantes.

Page 3: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Índice General i

ÍNDICE GENERAL

Acerca de esta Guía 1

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1 Audiencia .................................................................................................................................. 1

Conocimiento Necesario ............................................................................................ 1 Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1 Documentación Adicional ........................................................................................................ 2

Introducción a Cuentas por Cobrar 3

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 3 Características ........................................................................................................................... 3 Beneficios ................................................................................................................................. 7 Definiciones .............................................................................................................................. 8

Cliente ........................................................................................................................ 8 Documento ............................................................................................................... 10 Reglas del Cargo y el Abono .................................................................................... 11 La Cuenta ................................................................................................................. 11 Cuenta de Clientes .................................................................................................... 11 Cuenta de Anticipos de Clientes ............................................................................... 12 Abono Extraordinario ............................................................................................... 12 Amortización Fija ..................................................................................................... 12 Cuota Fija ................................................................................................................. 12 Fracciones de Intereses ............................................................................................. 12 Garantías ................................................................................................................... 13 Montos ...................................................................................................................... 13 Principal ................................................................................................................... 13

Definición de las Características Generales de la Compañía 15

Nota Introductoria ................................................................................................................... 15 Integración .............................................................................................................................. 15 ¿Cómo se Implanta el Módulo? .............................................................................................. 16 Parámetros del Módulo ........................................................................................................... 18

General ..................................................................................................................... 18 Contable ................................................................................................................... 23 Textos Adicionales ................................................................................................... 27

Page 4: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

ii Índice General Cuentas por Cobrar

Valores Adicionales ..................................................................................................28

Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 31

Nota Introductoria ...................................................................................................................31 Subtipos de Documentos .........................................................................................................31

Ingreso de Datos ........................................................................................................32 Tipos de Retenciones ...............................................................................................................34

Ingreso de Datos ........................................................................................................35

Clientes 43

Nota Introductoria ...................................................................................................................43 Función Especial .......................................................................................................44

Ingreso de Datos ......................................................................................................................45 Funciones Especiales ...............................................................................................................69 Ingreso de Datos Iniciales .......................................................................................................70 Instrucciones Específicas.........................................................................................................71

¿Cómo Definir los Vendedores de un Cliente? .........................................................71 ¿Cómo Definir las Direcciones de Embarque de un Cliente? ...................................72 ¿Cómo Enviar un Correo a un Cliente?.....................................................................73 ¿Cómo definir Retenciones para un Cliente? ............................................................75 ¿Cómo Crear un Reporte de Clientes? ......................................................................77

Transacciones 79

Nota Introductoria ...................................................................................................................79 Documentos .............................................................................................................................80

Ingreso de Datos ........................................................................................................86 Funciones Especiales ..............................................................................................110 Instrucciones Específicas ........................................................................................114

Contrarecibos.........................................................................................................................154 Convenios ..............................................................................................................................155

Funciones Especiales ..............................................................................................158 Ingreso de Datos ......................................................................................................158

Carga Masiva de Documentos ...............................................................................................165 Forma Manual .........................................................................................................166 Forma Automática ...................................................................................................172

Consulta 181

Nota Introductoria .................................................................................................................181 Consulta de Documentos .......................................................................................................181

Consulta General .....................................................................................................182 Consulta Corporativa ..............................................................................................190 Funciones Especiales ..............................................................................................192

Page 5: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Índice General iii

Instrucciones Específicas ........................................................................................ 193 Consulta de Contrarecibos .................................................................................................... 202 Mejores Clientes ................................................................................................................... 204

Reportes 209

Nota Introductoria ................................................................................................................. 209 Cuentas por Cobrar ............................................................................................................... 211 Estados de Cuenta ................................................................................................................. 214 Saldos por Cuenta ................................................................................................................. 218 General de Cuentas ............................................................................................................... 221 Proyección por Vencimiento ................................................................................................ 222 Análisis de Vencimiento ....................................................................................................... 226 Análisis de Antigüedad ......................................................................................................... 231 Reportes por Moneda ............................................................................................................ 236

Estados de Cuenta .................................................................................................. 236 Proyección por Vencimiento .................................................................................. 238 Análisis de Vencimiento ......................................................................................... 246 Análisis de Antigüedad ........................................................................................... 251 Movimiento Diario ................................................................................................. 256

Movimiento Diario ............................................................................................................... 259 Por Documento ....................................................................................................... 260 Por Cliente .............................................................................................................. 261 Resumen Diario ...................................................................................................... 263

Documentos Pendientes ........................................................................................................ 264 Tipo de Documento .............................................................................................................. 265 Por Aplicación ...................................................................................................................... 267 Aplicaciones ......................................................................................................................... 269 Diferencias Cambiarias ......................................................................................................... 271 Intereses de Mora .................................................................................................................. 272 Clientes Corporativos ........................................................................................................... 274

Jerarquía de Clientes............................................................................................... 274 Listado de Documentos de Clientes Corporativos .................................................. 276

Retenciones ........................................................................................................................... 279 Listado de Retenciones ........................................................................................... 279 Listado de Retenciones por Número de Contribuyente .......................................... 281

Libro de Ventas (Guatemala) ................................................................................................ 284 Libro de Ventas al Consumidor ............................................................................................ 287

Descripción de Carpetas ......................................................................................... 288 Libro de Ventas a Contribuyentes......................................................................................... 291

Descripción de Carpetas ......................................................................................... 295 Retenciones Percepciones de IVA ........................................................................................ 300

Descripción de Carpetas ......................................................................................... 301 Diferencias de Cambio (Histórico) ....................................................................................... 305 Reporte de Ventas Bienes y Servicios (Rep. Dominicana) ................................................... 307

Page 6: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

iv Índice General Cuentas por Cobrar

Reporte de NCF Anulados (Rep. Dominicana) .....................................................................309

Procesos 313

Nota Introductoria .................................................................................................................313 Modificación de Documentos ................................................................................................313 Aprobar Movimiento Diario ..................................................................................................319 Facturación - Cargar ..............................................................................................................321 Procesos Contables ................................................................................................................323

Diferencias Cambiarias ...........................................................................................324 Intereses de Mora ....................................................................................................327

Días Promedio de Atraso .......................................................................................................333 Manejo de Días de Revisión ..................................................................................................333

Ingreso de Datos ......................................................................................................336 Funciones Especiales ..............................................................................................337 Instrucciones Específicas ........................................................................................338

Recálculo de Saldos ...............................................................................................................342 Purga de Datos.......................................................................................................................343 Generación de Transacciones Contables ...............................................................................344

Mensajes de Exactus 347

Nota Introductoria .................................................................................................................347

Parámetros en Archivos *.ini 351

Nota Introductoria .................................................................................................................351 ImprimirMontoConMoneda ....................................................................................351 CC_MontoBaseDescProntoPago ............................................................................351 CC_FechaDeAplicacion ..........................................................................................352 CC_Validar_Monto_Transaccion_CG ....................................................................352 CC_DesplegarClientesEnCero ................................................................................352 CC_DescProntoPagoFinal .......................................................................................352 [EMAIL] .................................................................................................................353 CC_TIPOFECHA_REP_ESTADOSCUENTA ......................................................353 CC_OmitirValidarDocAsoc ....................................................................................354

Conversión de Estados Financieros 355

Nota Introductoria .................................................................................................................355 Parámetros Iniciales ..............................................................................................................356

Moneda del Cliente y Característica Multimoneda .................................................356 Integración Contable ...............................................................................................357 Cuentas Contables ...................................................................................................359 Cuentas para Diferencias Cambiarias......................................................................360

Filosofía de Trabajo del Módulo ...........................................................................................360

Page 7: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Índice General v

Transacciones que Soportan FASB-52 ................................................................................. 361 Registro de Documentos por Cobrar ...................................................................... 361 Aplicación de Documentos ..................................................................................... 364 Proceso de Diferencias Cambiarias ........................................................................ 372 Reportes emitidos por Cuentas por Cobrar ............................................................. 375

Opciones Configurables en el Módulo 379

HOOK para la Generación del Plan de Pagos ....................................................................... 379 Variables globales del Hook ................................................................................... 379 Funciones globales del Hook .................................................................................. 386

Hook para la Generación de Asientos Contables .................................................................. 400 Variables ................................................................................................................. 401 Funciones ............................................................................................................... 403 Detalles de implementación.................................................................................... 408

Hook de Sugerencia de impuestos genérico ......................................................................... 412

Integración Contable 415

Nota introductoria ................................................................................................................. 415 Manejo de la Integración Contable ....................................................................................... 416

Control de Seguridad 419

Nota Introductoria ................................................................................................................. 419 Definición de los Privilegios ................................................................................................. 419

Esquema de Bloqueos 423

Nota Introductoria ................................................................................................................. 423 Jerarquía de Bloqueos ........................................................................................................... 423 Reglas para establecer bloqueos ........................................................................................... 424

Asientos Contables y Diferencias Cambiarias 427

Nota Introductoria ................................................................................................................. 427 Caso 1: Igual moneda, diferentes Tipos de Cambio ............................................................. 428 Caso 2: Revaluación / Devaluación ...................................................................................... 430 Caso 3: Monedas y Tipos de Cambio Diferentes .................................................................. 432

Glosario 435

Page 8: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 9: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Índice General 1

INTRODUCCIÓN GENERAL

Acerca de esta Guía

NOTA INTRODUCTORIA El módulo de Cuentas por Cobrar se encarga de manejar la información con

respecto a los documentos pendientes de cobro y los pagos de los clientes a su

empresa.

Registra los movimientos en la cuenta de clientes de las cuentas por cobrar en

el cuadro de cuentas contables. Por lo tanto, se considera como un auxiliar del

módulo de Contabilidad General.

AUDIENCIA Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el módulo de

Cuentas por Cobrar y que requiera realizar movimientos que impliquen

transacciones contables desde módulos auxiliares.

CONOCIMIENTO NECESARIO Este manual asume que el lector conoce el ciclo básico operativo de la

Contabilidad General y de las Cuentas por Cobrar.

CONVENCIONES UTILIZADAS A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato

utilizado en esta guía.

Característica Se refiere a...

Negrita Especial Texto que se desea recalcar

Negrita Cursiva Módulos u opciones de Exactus

Nota Presenta condiciones importantes sobre el tema

Page 10: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

2 Acerca de esta Guía Cuentas por Cobrar

Advertencia Muestra situaciones de cuidado en el

proceso descrito

Tip Brinda consejos al usuario que le facilitarán

el uso de Exactus

Además se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se presentarán a

lo largo de la guía y que se considera que el usuario acepta como normal:

cuando se hace referencia al término "sistema", se trata del conjunto

de todos los módulos que componen el producto.

por lo tanto, el término "módulo" se refiere a cada unidad que

compone el sistema. Los módulos serán: Contabilidad General,

Administración del Sistema, Cuentas por Cobrar, Control Bancario, etc.

la guía tomará por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las

opciones y características posibles que identifican al sistema, de

manera que, el desarrollo de los temas de cada opción se presentará

con base en este criterio.

DOCUMENTACIÓN ADICIONAL A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser

consultados y que se relacionan con este módulo.

Si desea conocer de... Refiérase a... Seguridad de Exactus Manual de Administración del Sistema

Configuración de Exactus Manual de Configuración del Exactus.ini

Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema

Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema

Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema

Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema

Manejo del Cargador Dinámico Manual de Cargadores Dinámicos

Page 11: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar 3

CAPÍTULO 1

Introducción a Cuentas por Cobrar

NOTA INTRODUCTORIA Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Cuentas por

Cobrar. Se detalla:

las características generales de Cuentas por Cobrar

el manejo general del sistema

la ejecución de funciones estándar del sistema Exactus

los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Cuentas por

Cobrar

definiciones

CARACTERÍSTICAS El módulo de Cuentas por Cobrar (CC) se encarga de manejar la

información con respecto a los documentos pendientes de cobro y los pagos de

los clientes a su empresa.

Registra los movimientos en la cuenta de Clientes de las Cuentas por

Cobrar en el cuadro de cuentas contables. Por lo tanto, se considera como un

auxiliar del módulo de Contabilidad General (CG).

Entre las características que hacen de Cuentas por Cobrar un módulo de

gran utilidad están:

Manejo del listado de clientes de la compañía

o presenta información general de identificación del cliente

o permite el manejo de clientes que utilicen multimoneda, de

modo que los pagos serán recibidos en terceras monedas

o establece el tipo de cliente que es, y en consecuencia, el rango

de precios al cual se le venderá

o permite determinar las condiciones de pago que se impondrán

al cliente, así como el límite de crédito que se le otorgará

Page 12: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

4 Introducción a Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

o ajusta los montos de las facturas generadas de acuerdo a las

necesidades de cada cliente, en cuanto a exenciones de

impuestos

o almacena direcciones del cliente, tanto para embarque de

mercadería así como cobro de facturas pendientes

o relaciona los vendedores específicos de cada cliente, para

determinar aquellos empleados que le darán atención

Permite registrar documentos de débito que aumentan la cuenta por

cobrar del cliente y documentos de crédito para aplicar pagos a los

documentos por cobrar pendientes y cancelarlos.

Cuentas por cobrar organizadas por cliente, para mejor control del

pago y condición del saldo de cada uno de ellos.

o clasificación detallada de los documentos según el fin para el

que serán utilizados

o permite la creación de documentos de anticipo, por cliente,

con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre aquellos

documentos por cobrar pendientes

o control de vendedor y condición de pago válidos para cada

documento

o acepta manejo de documentos de cobro y pago en múltiples

monedas

o detalle de los rubros que conforman el documento, que

considera descuentos, impuestos, gastos por seguro,

transporte y retenciones.

o manejo de retenciones a nivel de documento de cada cliente,

con distintas modalidades de aplicación

o permite pagos distribuidos de documentos por cobrar

pendientes, es decir, con un mismo documento se pueden

abonar o cancelar varios documentos pendientes

o permite realizar consultas directas sobre los documentos por

cobrar y los que han sido asociados al mismo para el pago del

monto pendiente

o permite anulación de documentos cuando se presenta algún

error

Page 13: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar 5

o aprobación de documentos de modo que no puedan ser

alterados posteriormente

Agiliza el proceso de cobro de documentos pendientes al agruparlos

en un solo documento tipo débito, denominado contra recibo.

o obtiene comprobantes del documento generado, para entregar

al cliente

Integración directa con los módulos de Contabilidad General, Control

Bancario y Facturación

Consulta detallada de los documentos existentes para cada cliente, así

como el detalle de los documentos de pago con los cuales se canceló o

abonó un documento por cobrar pendiente, y viceversa.

o permite la impresión de reportes relacionados con los

movimientos de los documentos

o localización rápida de documentos específicos

Presenta reportes variados acerca de las principales características del

módulo, tales como:

o el reporte de Cuentas por Cobrar presenta el listado de los

documentos por cobrar pendientes, en una misma moneda

o el reporte de Estado de Cuenta muestra el listado de todos los

movimientos de documentos de un período específico, así

como los documentos pendientes de cancelación, para cada

cliente

o el reporte de Saldos por Cuenta emite el listado de

movimientos de saldos para un período específico, detallado

por documento o bien un resumen por cliente.

o el reporte General de Cuentas presenta todos los clientes que

tengan documentos pendientes

o el reporte de Proyección por Vencimiento despliega los

documentos pendientes por cliente a una fecha de corte

específica. La información presentada se basa en el monto por

el que fueron creados los documentos, el saldo actual y el

saldo vencido. Además se ubican los saldos no vencidos en

intervalos de tiempo, que el usuario puede configurar, los

cuales contemplan los días faltantes para el vencimiento del

documento

o el reporte de Análisis de Vencimiento presenta los

documentos pendientes por cliente, y realiza un estudio del

vencimiento de los mismos hasta la fecha límite que

establezca el usuario

Page 14: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

6 Introducción a Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

o el reporte de Análisis de Antigüedad mide el tiempo

transcurrido desde que el documento fue creado hasta la fecha

límite. Este análisis se realiza sobre los documentos

pendientes.

o el reporte de Movimiento Diario presenta los documentos que

no han sido aprobados, agrupados por tipo de documento o

por cliente y en una moneda determinada

o el reporte de Documentos Pendientes despliega para una

moneda específica, el listado de todos los documentos, por

cliente, ya sea que estén vencidos o no, que hayan sido

creados antes de una fecha específica y que a la fecha actual

no se hayan cancelado en su totalidad

o el reporte de Tipos de Documento presenta el listado de todos

los documentos del mismo tipo creados en un rango de fechas

específico

o el reporte de Aplicación de Documentos despliega todos

aquellos documentos que tienen definida una aplicación (o

motivo del documento) que cumpla con un patrón específico

o el reporte de Aplicaciones obtiene todos los documentos por

cobrar que hayan sido pagados parcial o totalmente, en un

período de tiempo específico. Además muestra el detalle de

los documentos con los cuales se hizo dicho pago

o el reporte de Diferencias Cambiarias presenta las diferencias

obtenidas entre una moneda u otra al comparar el monto

original del documento y el saldo correspondiente a la fecha

actual

o el reporte de Intereses de Mora despliega el listado de los

documentos por cobrar vencidos a una fecha de corte

específica y definida por el usuario y calcula el monto

correspondiente por cobrar debido a los intereses moratorios

generados.

o el Listado de Retenciones detalla todas las retenciones

recaudadas o que serán recaudadas por el cliente sobre los

documentos por cobrar emitidos a su nombre.

Permite ajustar los tipos de documentos a las características propias de

la empresa, al definir subtipos específicos de acuerdo con las

transacciones que la compañía realiza

Page 15: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar 7

Permite ajustar los tipos de retenciones que se aplican sobre los

documentos por cobrar de los clientes, según el tipo de servicio

ofrecido a cada cliente

Realiza aprobaciones de documentos para evitar que sean modificados

posteriormente, y controlar la veracidad de los mismos.

Integración con el módulo de Facturación, al cargar todas las facturas

generadas por ventas a crédito. Cuentas por Cobrar se encargará de

darle seguimiento a las mismas.

Integración con el módulo de Contabilidad General al realizar asientos

por transacciones propias de cuentas por cobrar, diferencias

cambiarias y generación de intereses de mora por el atraso en el pago

de documentos pendientes

Permite eliminar datos que antiguos de la base de datos, por ejemplo

de períodos contables pasados, con el fin de limpiar el disco de

información obsoleta.

Cálculo automático de los días promedio de atraso de los documentos

por cobrar asociados con cada cliente, para el control de los

documentos vencidos.

Presenta varias opciones para la configuración general de las

funciones del módulo.

BENEFICIOS Resulta de gran utilidad para compañías multinacionales y / o

empresas exportadoras, que requieren llevar control de cobros en

varias monedas.

Brinda un conjunto de funciones que permiten el control,

administración y seguimiento centralizado de las cuentas por cobrar de

la empresa.

Provee una combinación de funciones manuales y automáticas para

registro de documentos por cobrar, permitiendo al usuario flexibilidad

en la utilización del mismo.

Cuenta con facilidades para revisión de transacciones antes de

aplicarlas, con el objeto de minimizar errores. No obstante, en caso de

un error pueden generarse transacciones de ajuste para efectos de

corrección. Estas facilidades ponen en manos de los usuarios

herramientas para asegurar la veracidad de los datos almacenados en

el sistema.

Page 16: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

8 Introducción a Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

La integración con los módulos de Facturación, Control Bancario y

Contabilidad General asegura un flujo confiable y seguro de datos

entre departamentos.

Asegura la correcta explotación de los datos debido a amplias

facilidades de consulta y reporte de información.

Apoya la labor de recaudación de retenciones al manejar directamente

este aspecto, en cada documento que se genera a los clientes.

DEFINICIONES

CLIENTE Un cliente es una persona, física o jurídica, que adquiere un producto o

servicio y espera calidad del servicio y del producto como recompensa por su

inversión.

En un diccionario, "clientes" generalmente quiere decir aquellos que compran

de una empresa, esto es, compradores. Si se amplía la palabra "clientes" para

incluir a todas las personas sobre quienes repercuten los procesos y los

productos; entonces se verá que estas personas pueden clasificarse como

clientes internos o externos. Para fines de la funcionalidad de este módulo

interesa solamente el concepto de clientes externos, el cual se presenta a

continuación.

Clientes externos: el término "clientes externos" se usa para indicar las

personas, físicas o jurídicas, que adquieren o compran los productos de la

empresa.

En el módulo de Cuentas por Cobrar, la palabra "cliente", siempre se

referirá a un cliente externo.

Los clientes externos pueden clasificarse según su importancia para la

compañía. Para responder a las diferencias en importancia se puede hacer uso

del Principio de Pareto, el cual permite clasificar a los clientes en dos

categorías básicas:

1. Unos relativamente pocos ("pocos vitales"), cada uno de los cuales

tiene gran importancia para la compañía.

2. Un número relativamente elevado de clientes, cada uno de los cuales

sólo tiene importancia modesta para la compañía (los "muchos útiles").

Page 17: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar 9

La siguiente figura muestra la relación en forma gráfica:

Análisis de Pareto: Clientes / Impacto sobre el Volumen de Ventas

Las categorías de los clientes podrían establecerse con base en este principio y

en otros específicos de interés para la compañía.

Aparte del concepto tradicional de clientes independientes, Exactus ofrece la

oportunidad de trabajar en un esquema corporativo, donde se tiene establecida

una jerarquía organizacional en la cual se asocian clientes a uno principal

llamado Corporación o Matriz de Corporación.

En la siguiente figura se ilustra el esquema de Clientes Corporativos, donde se

tiene un Cliente Principal que es la Corporación y dos clientes que son

sucursales o subsidiarias de dicha corporación.

Page 18: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

10 Introducción a Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

Es importante mencionar que este esquema sólo puede trabajar a dos niveles, o

sea un cliente que es sucursal o subsidiaria no puede tener otros clientes

asociados a él, únicamente puede estar asociado a una Corporación.

El procedimiento para definir las características de los clientes se presenta en

"Clientes" en la página 43.

DOCUMENTO Se refiere a todos aquellos documentos relacionados con las cuentas por

cobrar que se deben crear para registrar las transacciones realizadas con los

clientes.

Las transacciones que aumentan el saldo de la Cuenta por Cobrar Clientes se

registran mediante documentos de débito. Por ejemplo: Factura, Letra de

Cambio, Intereses de Mora, Nota de Débito y Otro Débito.

Las transacciones que disminuyen el saldo de la Cuenta por Cobrar Clientes

se registran mediante documentos de crédito. Por ejemplo: Depósito, Recibo,

Transferencia Electrónica de Fondos, Nota de Crédito y Otro Crédito.

Los documentos tipo crédito pueden ser aplicados parcial o totalmente a uno o

varios documentos por cobrar (tipo débito), el usuario podrá definir el monto y

la forma en que se abonen o cancelen estos documentos, en cualquier

momento.

El manejo de los documentos utilizados para registrar las transacciones

asociadas con las Cuentas por Cobrar se presenta en "Transacciones" en la

página 79.

Page 19: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar 11

REGLAS DEL CARGO Y EL ABONO Las cinco cuentas básicas de la contabilidad son: activo, pasivo, capital,

ingresos y gastos. Las transacciones que se llevan a cabo en una compañía

afectan alguna de las cuentas mencionadas. Para aumentar o disminuir estas

cuentas la contabilidad ha establecido dos reglas muy sencillas: las reglas del

Cargo y el Abono.

Un Cargo, Débito o Debe representa un aumento en una cuenta de activo o

una disminución en una cuenta de pasivo o capital.

Un Abono, Crédito o Haber representa una disminución en una cuenta de

activo o un aumento en una cuenta de pasivo o de capital.

LA CUENTA La Cuenta es el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones de cada

partida provocados por los componentes de una transacción de negocios. En el

sistema contable existe una cuenta por separado para cada clase de activo,

pasivo, capital, ingreso y gasto.

Cada cuenta tiene una columna para anotar los aumentos y otra para registrar

las disminuciones. El saldo de la cuenta o cantidad restante es la diferencia es

la diferencia entre las columnas del debe y el haber.

El saldo normal o habitual de una cuenta se conoce como lo que se necesita,

cargo o abono, para incrementarla. Para aumentar las cuentas de activo y

gastos se necesita un cargo, por lo tanto, el saldo normal de éstas es un debe

(deudor). Para aumentar un pasivo, una cuenta de capital o una de ingresos, se

necesita un abono, por lo tanto, el saldo normal de éstas es un haber

(acreedor).

CUENTA DE CLIENTES Concepto: en la cuenta de Clientes se registran las ventas a crédito, que la

compañía realiza a sus clientes. Por lo tanto, corresponde a un Activo.

Naturaleza: el saldo normal de esta cuenta es un debe (deudor).

Documentos soporte: Documentos a favor de la empresa firmados por el

cliente, facturas, recibos, depósitos.

Se carga (aumenta):

Por el importe de las ventas a crédito.

Se abona (disminuye):

Por el importe total o parcial del cobro de la deuda al cliente.

Page 20: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

12 Introducción a Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

CUENTA DE ANTICIPOS DE CLIENTES Concepto: la cuenta de Anticipos de Clientes representa los anticipos

(adelantos de dinero) realizados por los clientes de la empresa para la compra

de bienes, por ejemplo materias primas, o servicios. Por lo tanto, corresponde

a un Pasivo.

Naturaleza: el saldo normal de esta cuenta es un haber (acreedor).

Documentos soporte: recibos y depósitos donde se cite monto del anticipo.

Se abona (aumenta):

Por el monto de los anticipos autorizados y recibidos.

Se carga (disminuye):

Al finalizar la transacción, amortizando o aplicando sobre un documento tipo

débito (por ejemplo, una factura de venta del cliente que realizó el anticipo) el

pago total o parcial del anticipo.

ABONO EXTRAORDINARIO Se refiere a los abonos extras que hagan los clientes a sus deudas.

AMORTIZACIÓN FIJA Tipo de condición de pago en el que para todas las cuotas, el monto que se

amortiza al principal es siempre el mismo.

CUOTA FIJA Tipo de condición de pago en el que todas las cuotas son por el mismo monto,

pero el monto que se amortiza al principal y los intereses que se calculan para

cada cuota varían.

FRACCIONES DE INTERESES Se refiere a la modalidad de cálculo de porciones de intereses, que puede ser

utilizada al cancelar un pago antes de la fecha de pago o pagos parciales de

cuotas.

Page 21: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar 13

GARANTÍAS Se refiere a los fiadores y prendas que se indiquen para respaldar la deuda.

MONTOS Tipo de condición de pago en el que se definen manualmente los montos de

cada pago.

PRINCIPAL Monto de la deuda incurrida por el cliente sin tomar en cuenta los intereses.

Page 22: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 23: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía 15

CAPÍTULO 2

Definición de las Características

Generales de la Compañía

NOTA INTRODUCTORIA En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse

tanto en el módulo de Cuentas por Cobrar como en otros módulos de

Exactus relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades

particulares de cada compañía.

Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:

La integración de Cuentas por Cobrar con los otros módulos de

Exactus.

La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.

La definición de los Parámetros del Módulo

INTEGRACIÓN Cuentas por Cobrar está integrado con los módulos de

Administración del Sistema, Contabilidad General, Control

Bancario y Facturación.

Del módulo de Administración del Sistema utiliza información

contenida en las tablas de datos, por ejemplo: Países y Categorías de

Proveedores.

Los asientos generados desde el módulo de Cuentas por Cobrar

actualizan el saldo en la Cuenta por Cobrar de Clientes del catálogo de

cuentas contables. Por lo tanto, es un auxiliar del módulo de Contabilidad

General.

Las deudas de los clientes canceladas desde el módulo de Cuentas por Cobrar,

mediante Depósitos y Transferencias Electrónicas de Fondos,

aumentan el saldo de las cuentas bancarias de la compañía, manejadas desde el

módulo de Control Bancario.

Page 24: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

16 Definición de las Características Generales de la Compañía Cuentas por Cobrar

Desde Facturación, se carga la información necesaria para la actualización

de las cuentas por cobrar de las Facturas y las Devoluciones.

Además, con Flujo de Caja se tiene integración en cuanto a las

transacciones de los clientes que participan en los flujos de efectivo de este

módulo.

La integración de Cuentas por Cobrar se observa en la siguiente figura:

Integración del Módulo

¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO? Para poder implantar el módulo de Cuentas por Cobrar, deben haberse

terminado las respectivas implantaciones de los módulos de

Page 25: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía 17

Administración del Sistema, Contabilidad General y Control

Bancario.

El orden en que se inicializarán los datos es el siguiente:

Del módulo de Administración del Sistema

Tipos de Cambio

Códigos de Impuesto

Monedas

Categorías de Cliente. Esta tabla contiene información con respecto a

cada uno de los pares centro de costo - cuenta contable en los cuales se

registran las transacciones relacionadas con las cuentas por cobrar, si el

usuario establece en los Parámetros del Módulo de Cuentas

por Cobrar la Generación de Asientos por Categoría.

Países. Esta tabla contiene información con respecto a cada uno de los

pares centro de costo - cuenta contable en los cuales se registran las

transacciones relacionadas con las cuentas por cobrar, si el usuario

establece en los Parámetros del Módulo de Cuentas por

Cobrar la Generación de Asientos por País.

Zonas

Rutas

Cobradores

Vendedores

Nivel de Precios

Condiciones de Pago

Tarjetas de Crédito

Números de Identificación Tributaria (NIT's)

Del módulo de Contabilidad General

Paquetes Contables

Tipos de Asiento

Cuadro de Cuentas Contables

Del módulo de Control Bancario

Cuentas Bancarias

Del módulo de Cuentas por Cobrar

Parámetros del Módulo

Tipos de Retenciones

Subtipos de Documentos

Page 26: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

18 Definición de las Características Generales de la Compañía Cuentas por Cobrar

Clientes

Saldos iniciales

PARÁMETROS DEL MÓDULO En esta sección se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como

de contenido, que afectarán las funciones del módulo. La pantalla de

Parámetros del Módulo funciona por medio de carpetas o tabs, que

controlan los diferentes tópicos por definir en el módulo.

GENERAL Contiene aspectos generales del manejo del módulo tales como: la integración

con otros módulos, las características generales de los clientes, las

características generales de los documentos y otros.

Generales: En esta sección se presentan cinco opciones que definen aspectos

variados tanto en el manejo de documentos como en la aplicación de los

movimientos que implican los documentos en la contabilidad de la empresa.

Las opciones son las siguientes:

Limpiar Aplicación

Detalle Obligatorio

Introducir Facturas

Asociación de facturas a un contra recibo

Integración contable

Permitir NIT's Duplicados

Refrescar a partir de NIT

Copiar Notas en asientos

Asociación entre documentos

Al activar la opción de limpiar aplicación el sistema elimina la frase de la

casilla de Aplicación de la carpeta de Crédito o Débito (según el tipo de

documento registrado), después de registrar el documento. De modo que si se

va a ingresar un nuevo documento, el usuario debe escribir nuevamente la

aplicación del mismo.

Page 27: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía 19

La opción de detalle obligatorio implica que el usuario debe ingresar todos

los montos correspondientes a la carpeta de Detalle. Si se desactiva esta

opción, el sistema sugiere los montos correspondientes a cada rubro, que

pueden ser modificados por el usuario.

La opción de introducir facturas implica que desde este módulo se pueden

crear documentos tipo Factura. En caso contrario, es decir, si se desactiva la

opción, el usuario no podrá crear estos documentos desde la opción de

Documentos, debido a que en la casilla Tipo de la carpeta General, no se

desplegará este tipo de documento. En este caso únicamente se podrán cargar

las facturas que hayan sido generadas desde el módulo de Facturación.

La opción Permitir NIT's Duplicados, permite ingresar en la casilla

Contribuyente de la carpeta General en la pantalla Creación - Modificación de

Clientes, un NIT existente y asociarlo con la Descripción o Razón Social y el

Alias para el cliente. Si no se activa esta opción, cuando el usuario ingresa un

NIT existente, el sistema no permite asociar el NIT con la Descripción o

Razón Social y el Alias para el cliente.

Si se marca la opción Refrescar a partir de NIT's, entonces cuando el

usuario ingresa un NIT en la casilla Contribuyente de la carpeta General en la

pantalla Creación - Modificación de Clientes, se actualizarán,

automáticamente, la Descripción o Razón Social y el Alias del cliente.

La opción Notas en Asientos incluye a los asientos generados la carpeta de

Notas que se encuentra en la carpeta de Notas de la opción documentos.

A continuación se muestra un ejemplo de la Carpeta Notas de la

Generación de Asientos Contables.

Page 28: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

20 Definición de las Características Generales de la Compañía Cuentas por Cobrar

Carpeta Notas de Generación de Asientos

La opción de integración contable permite que todos los movimientos

generados en el módulo de Cuentas por Cobrar se incorporen a la

Contabilidad General de la compañía. Si no se marca esta opción, la

carpeta denominada Contable se desactivará, dado que en ella se maneja el

detalle de dicha integración.

La opción Asociación entre Documentos permite manejar agrupaciones

de documentos (Facturas y sus documentos asociados) de manera que se

puedan relacionar entre sí créditos y débitos para documentos dependientes.

Al activar esta opción el usuario podrá:

Asociar cualquier tipo de documento a una factura

Llevar un saldo conjunto del grupo de documentos (factura y

documentos asociados)

Realizar consultas y reportes de los conjuntos de documentos y su

saldo en un momento determinado

Page 29: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía 21

Esta opción habilita una casilla llamada Doc.Asociado en las carpetas de

Débito y Crédito del mantenimiento de Documentos. Ahí es donde se hace la

asociación de documentos.

Si se tiene activada la opción Asociación de Facturas a Contrarecibos

el sistema no permitirá grabar ningún documento en el menú transacciones si

no se ha registrado el número de contra recibo al cual se va a asociar. Si se

indica un número de contra recibo que no existe el sistema le pregunta que si

lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema generará el nuevo

contra recibo.

Es importante señalar que al asociar los documentos del cliente a un contra

recibo, los documentos adquieren automáticamente las condiciones de pago

y fecha rige del contra recibo.

Esta opción afecta directamente el campo Contra recibo de la tabla de

creación y mantenimiento de documentos.

Utilizar NCF para Recibos: este parámetro se despliega para las compañías

que manejen NCF’s y que además tengan definido el país como República

Dominicana, en caso de que se utilice este parámetro, el sistema deshabilitará

el uso del NCF para los documentos de tipo Factura y lo habilitará para los

recibos, en caso de que no lo use, el sistema trabajará los NCF’s para las

facturas.

Rubros en Débitos: los rubros se despliegan en la carpeta de Detalle de la

opción de creación - modificación de documentos. Cuando se activa la

opción de usar rubros, los campos correspondientes en la carpeta de Detalle

se activan y aceptan el ingreso de montos.

Al permitir el uso de rubros se activan los dos campos correspondientes al

nombre de cada uno de ellos. El nombre que se establezca en Parámetros del Módulo será el que se despliegue en las casillas correspondientes en la

carpeta de Detalle.

Documento Pronto Pago: cuando se crean documentos, es preciso

establecer la condición de pago para el documento. Si el cliente adquiere

mercadería a crédito, se establece un descuento por pronto pago. Entonces, si

el documento se cancela en el período considerado como pronto pago se debe

generar un documento que considere el descuento involucrado.

El usuario debe definir el tipo de documento que se generará por pronto pago

del listado que despliega el sistema, estos documentos son todos de tipo

crédito porque disminuyen la cuenta por cobrar del cliente.

Ultima Compresión: en esta casilla el sistema despliega la fecha en que se

ejecutó por última vez el proceso de purga de datos.

Page 30: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

22 Definición de las Características Generales de la Compañía Cuentas por Cobrar

Rubros Adicionales: al activar esta opción, se activa la carpeta de Valores

Adicionales dentro de Parámetros del Módulo. Esto servirá para configurar los

Rubros Adicionales que se utilizarán en el manejo de Clientes.

Impuesto en Débitos: corresponde al código de impuestos, definidos desde

el módulo de Administración del Sistema, que será utilizado para calcular

el porcentaje por concepto de impuestos que se aplicarán a los documentos

tipo débito de los clientes.

El código de impuesto que se elija involucra dos porcentajes por concepto de

impuestos. Estos porcentajes serán los que el sistema calcule en la carpeta de

Detalle de la opción de Creación - Modificación de Documentos.

Diferencias Cambiarias: esta casilla que es de tipo consulta, muestra la

fecha en que se corrió por última vez el proceso de Diferencias Cambiarias.

Ultima Compresión: esta casilla que es de tipo consulta, muestra la fecha en

que se corrió por última vez el proceso de compresión de la información del

sistema.

Consecutivo de Retenciones: en este campo, el usuario puede definirle

un consecutivo específico a los documentos de retención generados por el

módulo de cuentas por cobrar. Esta casilla es un F1 de los consecutivos de

retenciones de CC, que existen en lo sistema, agregados desde el Consecutivos

Globales, de Administración del Sistema.

Page 31: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía 23

Carpeta General

CONTABLE En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la

integración entre Cuentas por Cobrar y Contabilidad General.

Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la

opción de Integración Contable en la carpeta General.

Asientos por: debe establecerse el parámetro por el que se generarán los

asientos, entre las alternativas:

País del Cliente

Page 32: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

24 Definición de las Características Generales de la Compañía Cuentas por Cobrar

Categoría del Cliente

En el módulo de Administración del Sistema existen cuentas contables

asociadas con las Cuentas por Cobrar tanto en la tabla de países como

en la tabla de categorías de proveedores. Por lo tanto, el usuario debe

especificarle al sistema cuáles cuentas contables debe utilizar para generar los

asientos, las de País o las de Categoría.

Generación de asientos: esta opción establece la forma en que se realizará

la integración contable de las transacciones de este módulo. Cuando se realiza

una transacción de cualquier tipo, se generará un registro en la contabilidad de

la empresa.

Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinación

que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:

Visualizar

Modificar

Aplicar en forma automática

Existen las siguientes modalidades de la integración contable, según se

marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas

modalidades corresponden a:

a) Si no se marca ninguna opción, el sistema genera el asiento contable y

lo registra en el diario, pero éste no se puede ver desde este módulo:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

b) Al marcar únicamente la opción de aplicar en forma automática, el

asiento contable se genera y se registra directamente al mayor,

tampoco se puede ver desde este módulo:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

c) Si se marca solamente la opción de visualizar, el usuario podrá ver el

asiento contable desde este módulo, sin hacerle ninguna modificación

y el sistema registra el asiento en el diario de la contabilidad:

Page 33: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía 25

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

d) En esta opción se puede ver y modificar el asiento contable desde este

módulo y el sistema registra el asiento al diario de la contabilidad

para su posterior aprobación:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

e) Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el

asiento desde el módulo de Cuentas por Cobrar, el sistema

registra el asiento directamente al mayor de la contabilidad:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

f) En esta opción se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede

hacer ninguna modificación. El sistema registra el asiento

directamente al mayor:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

Contabilidad por omisión: el usuario debe establecer si los asientos que se

generen de las transacciones de cuentas por pagar afectarán directamente la

contabilidad fiscal, la contabilidad corporativa o ambas.

Asientos para: permite establecer los tipos de documento para los cuales el

sistema generará asientos contables. El usuario debe marcar aquellos

documentos de crédito y de débito para los cuales el sistema generará asientos

contables. Presenta las siguientes opciones:

Facturas

Intereses

Letra de Cambio

Notas de Débito

Otros Débitos

Intereses Corrientes

Recibos

Page 34: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

26 Definición de las Características Generales de la Compañía Cuentas por Cobrar

Depósito

T.E.F.

Notas de Crédito

Otros Créditos

Paquetes Contables: se deben definir los códigos de los paquetes

contables que contendrán los asientos generados por las transacciones de

Cuentas por Cobrar. Los asientos debidos a la integración contable de

cuentas por pagar pueden guardarse separadamente en la contabilidad, según

el tipo de documento, ya sea de crédito o de débito.

Tipos de Asiento: se deben definir los códigos de los tipos de asiento en los

que se ingresarán los movimientos debido a las transacciones de Cuentas por Cobrar. Es preciso establecer un tipo de asiento para cada tipo de

documento, crédito y débito.

Page 35: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía 27

Carpeta Contable

TEXTOS ADICIONALES En esta carpeta se establece si se utilizaran campos de texto adicionales y el

nombre de los campos en las carpetas de mantenimiento de clientes. Si se

marca la opción Usar Rubros, entonces aparecerán cinco campos llamados

Nombre Rubro. Estos campos pueden ser usados para ampliar información

del cliente, de hecho estos rubros son los que aparecen en la carpeta de textos

en la opción de Cliente.

Si el usuario desea utilizar la funcionalidad de Manejo de Días de

Revisión, deberá utilizar uno de estos rubros para que se pueda establecer

los días de revisión en el mantenimiento de Clientes. Dicha funcionalidad

será desplegada solo para los documentos con saldo mayor a 0.

Además de los campos para configurar los rubros, se tiene una casilla más

llamada Rubro de Días de Pago, en ella se debe indicar el número del

rubro que se desea utilizar para configurar los días de revisión por cliente.

Page 36: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

28 Definición de las Características Generales de la Compañía Cuentas por Cobrar

A continuación se presenta la pantalla de Textos Adicionales:

Carpeta de Textos Adicionales

VALORES ADICIONALES Esta carpeta presenta una tabla donde el usuario podrá configurar los “Rubros

Configurables” o “Valores Adicionales”, los cuales serán utilizados en la

definición de características de los clientes.

En general, se propone una funcionalidad que permita almacenar por cliente

una serie de datos que servirán de apoyo a diversos procesos que se requieran

para su manejo.

Esta tabla permitirá configurar varios aspectos:

Page 37: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía 29

Nombre: nombre del rubro para mostrar como etiqueta en el mantenimiento

de Clientes.

Tipo: en este campo el usuario debe definir el tipo de dato que se va a registrar

en esta casilla. Se presenta un combo box con tres opciones: Fecha, Numérico

y Alfanumérico.

Longitud: se aplica solamente para tipo alfanumérico y representa el número

de caracteres permitido para el campo.

Decimales: esta información se utiliza sólo para datos de tipo numérico e

indica el número de decimales del campo.

Modificable: esta columna es un check box que indica si el campo va a poder

ser modificable una vez asignado al cliente.

Se tiene un total de 10 “Rubros Configurables” de los cuales se podrá hacer

uso para la recopilación de otros datos referentes a los clientes.

Pantalla de Valores Adicionales

Una vez ingresados los datos deberá activarse la opción de Grabar para

grabar la información definida.

Page 38: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 39: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 31

CAPÍTULO 3

Información General para las

Transacciones de Cuentas por Cobrar

NOTA INTRODUCTORIA En este capítulo se presentan las opciones del menú en las que se debe hacer

ingreso de información para alimentar el sistema.

Específicamente se detallan:

La creación de Subtipos de Documentos

La creación de los Tipos de Retenciones

SUBTIPOS DE DOCUMENTOS Cuando el usuario registra un documento tanto de crédito como de débito en

los Datos Generales del documento debe establecer tanto el Tipo como el

Subtipo asociado con documento.

La casilla denominada Subtipo de Documento tiene como objetivo

clasificar de una manera más específica los documentos que se registren. Por

ejemplo, un Tipo de Documento de débito es la Factura, un Subtipo de Factura

podría ser Factura por Venta de Producto Terminado o Factura por Servicios

Profesionales.

Por lo tanto, la opción de Subtipos de Documentos se relaciona

directamente con la opción de Documentos del menú de Transacciones.

Para definir un subtipo de documento únicamente se requiere especificar:

Tipo de Documento: clasificación general para los documentos de crédito

o de débito. Para clasificar de manera específica un documento se asocian

Subtipos al Tipo de documento.

Descripción del Subtipo de Documento: establece la descripción o

naturaleza específica del Tipo de documento de crédito o de débito

seleccionado.

A continuación se presenta la pantalla principal de esta opción:

Page 40: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

32 Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

Tabla Subtipo de Documento

INGRESO DE DATOS Cuando se agrega un Subtipo de Documento el sistema despliega una

tabla en la cual es necesario ingresar información en tres columnas: Tipo de

Documento, Descripción del Subtipo de Documento y Subtipo de Control

Bancario.

La columna Tipo de Documento, es de tipo combo box y en ella se debe

seleccionar del listado desplegado, la opción con la cual asociará el subtipo

por agregar.

Se debe ingresar la Descripción del Subtipo de Documento, en la

columna del mismo nombre, la cual es un campo alfanumérico de 25

caracteres.

Para agregar un documento (Tipo Débito o Crédito) y Subtipo Anticipo

solamente digite la palabra Anticipo(s) al inicio de la Descripción del Subtipo

del Documento. Es importante que inicie con la palabra “Anticipo” pues de lo

contrario el subtipo se tomará como “Normal”, además debe ir escrito con la

letra inicial en mayúscula y las demás en minúsculas, sino el sistema no

utilizará las cuentas contables definidas para los Anticipos.

Page 41: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 33

La columna Subtipo de Documento, es de tipo combo box y en ella se

debe seleccionar del listado desplegado, la opción la cual será homóloga a los

documentos generados en el módulo de Control Bancario. Por la lógica

del sistema, para definir el dato en esta columna es necesario haber definido

previamente los Subtipos de documentos en el módulo de Control

Bancario.

Creación de Registros para Subtipos de Documento

Centro de Costo: código del centro de costo asignado al subtipo de

documento, el mismo se usará para la definición de la línea de cierre de la

transacción contable del documento generado.

Descripción Centro Costo: descripción del centro de costo asociado al

subtipo de documento.

Cuenta Contable: código de la cuenta contable asignada al subtipo de

documento, la misma se usará para la definición de la línea de cierre de la

transacción contable del documento generado.

Descripción Cuenta Contable: descripción de la cuenta contable asociada

al subtipo de documento.

Page 42: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

34 Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

Paquete Contable: este campo es un F1 de los códigos de los paquetes

contables cuando se quiere asignar a un subtipo de documento en particular,

un paquete contable diferentes al asignado por defecto.

Descripción Paquete Contable: al ingresar el código de paquete, el

sistema agregará de manera automática la información correspondiente a la

descripción del paquete para identificar más claramente el paquete contable.

Tipo de Asiento: al igual que los paquetes contables, para cada subtipo se

puede definir el tipo de asiento a generar cuando se realizan documentos de un

subtipo específico. Este campo es un F1 de los tipos de asientos que se

encuentran agregados en la base de datos.

Descripción Tipo de Asiento: este campo describe de manera automática

el detalle acerca del tipo de asiento agregado.

Nota

En caso de no definirse datos contables para los subtipos de documentos, el

sistema tomará los datos de las cuentas contables definidos en la categoría

del cliente o en el país, según haya sido parametrizado el módulo.

TIPOS DE RETENCIONES Esta opción permite definir los tipos de retenciones posibles que se aplican

sobre los documentos por cobrar (débitos) de los clientes.

Los distintos tipos de retenciones se aplican según las características tanto del

cliente como de los documentos tipo débito que se generen.

El sistema permite eliminar y agregar las retenciones que el usuario considere

necesarias para cada documento tipo débito.

Por lo tanto, la tabla de Retenciones se relaciona directamente con la

generación de Documentos desde la opción de Transacciones,

específicamente cuando se crean documentos tipo débito.

A continuación se presenta la pantalla principal de esta opción:

Page 43: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 35

Tabla de Tipos de Retenciones

INGRESO DE DATOS Cuando se agrega una Retención el sistema despliega una pantalla que

agrupa la información del registro en carpetas, General y Contable. Sin

embargo, dos datos de la información son compartidos, el Código que es una

identificación alfanumérica de la retención y la Descripción o nombre de la

retención.

General

La pantalla de esta carpeta es la siguiente:

Page 44: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

36 Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

Pantalla de Carpeta General de Retenciones

En esta carpeta se deben definir los siguientes conceptos:

Modo de Aplicación: establece el momento en que la retención se aplique

al documento de crédito. Se presentan la alternativa:

Aplicar al registrar

Page 45: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 37

Esto indica que la retención será calculada sobre el documento cuando éste se

registra. Por lo tanto, cuando se introduce un documento de crédito que tiene

retenciones, entonces la retención en particular será creada y aplicada a dicho

documento.

Por ejemplo, si se tiene una factura por un monto de $100.00 con una

retención de 8% al registrar, entonces al momento de ingresar la factura se

creará la retención y se aplicará a dicha factura, por lo que ésta mostrará un

saldo actual de $92.00. (El $8.00 estará en la cuenta de retenciones).

Si no se marca esa opción, se asume que la retención será calculada sobre el

documento hasta el momento en que se cancela por completo. Por ejemplo, si

se tiene una factura por un monto de $100.00, con una retención de 5% al

cancelar, el saldo por pagar será de $100.00, por lo que al registrar un pago, se

pagará $95.00 sobre la factura, se creará en forma automática la retención por

$5.00 y se aplicará a la factura, cancelándola por completo.

Montos: este es uno de los parámetros para el cálculo del monto sugerido de

la retención. Esta opción permite seleccionar un criterio para la aplicación de

la retención, mediante dos casillas:

Porcentaje

Mínimo

El usuario debe establecer el Porcentaje que se aplicará sobre la suma de los

montos del Detalle, seleccionados, del documento de crédito al cual se aplica

la retención.

El usuario debe ingresar el monto Mínimo asociado con la suma de los

montos del Detalle, seleccionados, del documento de crédito a partir del cual

aplica la retención. Este monto se debe establecer en la moneda local del

sistema y generalmente es definido por el fisco.

Activa: indica si la retención aplica o no. El estado activo posibilita el cálculo

de la retención. En caso de que la casilla no esté marcada, este tipo de

retención no será calculado.

Aplicar Retenciones: presenta una serie de opciones, que corresponden a

los montos del Detalle del documento de crédito sobre el cual aplicará la

retención. El usuario podrá definir una o cualquier combinación entre las

opciones. De esta manera, para calcular el monto de la retención se aplicará el

Porcentaje establecido sobre la suma de los montos respectivos, si esta

cantidad es mayor o igual que el monto Mínimo.

Por ejemplo, si se crea una retención con un porcentaje de 20%, que aplica

sobre el monto, se calculará la retención por un 20% del monto especificado

en la opción Transacciones Sin embargo, si el equivalente en moneda local del

monto es menor que el monto mínimo especificado, entonces la retención no

Page 46: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

38 Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

será aplicada. Por ejemplo, el cálculo de la retención fue de 1.000 en moneda

local, pero el mínimo es de 5.000, entonces la retención no será calculada.

Estas opciones corresponden a los campos del detalle, se debe de seleccionar

únicamente una opción.

Monto: la retención se calcula sobre el monto del crédito

Subtotal: la retención se calcula sobre el monto el subtotal del

crédito

Subtotal – Descuento: la retención se calcula sobre el monto del

crédito menos el descuento factura

1er. Impuesto: la retención se calcula sobre el monto del primer

impuesto

2do. Impuesto: la retención se calcula sobre el monto del segundo

impuesto

1er. Rubro: la retención se calcula sobre el monto del primer rubro

2do. Rubro: la retención se calcula sobre el monto del segundo

rubro

1er Impuesto Asumido No Descontable: la retención se

calcula sobre el impuesto asumido de acuerdo al régimen fiscal,

donde se paga la retención sobre ese impuesto pero el impuesto no se

registra en la cuenta impuestos, si no que se asume como parte de la

compa.

1er Impusto Asumido Descontable: la retención se calcula

sobre el porcentaje de impuestos, pero el impuesto 1 no se registra en

una cuenta de impuestos.

Otro retención: este campo está habilitado para que el usuario

defina sobre que retención de las que ya ha sido creada guardada en

la base de datos, se necesita calcular esta retención.

Otras Características: en esta sección se definen datos varios como:

Activa: define si la retención se encuentra en uso o no dentro del

sistema.

Asumida: bajo este criterio, el sistema no descuenta del documento

el monto de retención si no que lo hace hasta el momento en que se

paga el documento.

Page 47: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 39

Autoretenedora: esta opción es utilizada para los proveedores que

son Gran Contribuyente y aplica sólo para retenciones que tienen el

Modo de Aplicación definido como Aplicar al Registrar. Al utilizar

esta opción se deben definir en la carpeta Contable las cuentas

contables y los centros de costo que se manejan para los registros

propios por concepto de autoretención.

No generar si el proveedor es autoretenedor: este parámetro

excluye esta retención en específico para casos donde el proveedore

es autoretenedor.

Excepciones por porcentaje

En esta sección se pueden definir las políticas de excepciones que maneja la

compañía de acuerdo a régimen y/o ciudad haciendo click en los siguientes

botones:

Por ciudad: esta opción en realidad lo que indica es que no se

poseen excepciones en la retención. Este botón habre una pantalla

donde el ususario puede definir un centro de costo y cuenta contable

donde se almacenen los montos de la excepción.

Pantalla de Carpeta Excepciones por Ciudad

En esta ventana se debe definir la siguiente información:

o División Geográfica 2: es un F1 de las ciudades que el sistema almacena. La división geográfica 2 es el nivel más

detallado de ciudad que mantiene el sistema y es en la que se

subdivide la división geográfica 1.

o División Geográfica 1: es la división a la que pertenece la

división geográfica 1. Esta información aparece

automáticamente al seleccionar la división geográfica anterior.

Page 48: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

40 Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

o Descripción: aparece de automáticamente al seleccionar las

divisiones geográfica y describe con información más

específica la ciudad seleccionada.

o Porcentaje: aquí el usuario define el porcentaje de excepción

que el sistema aplicará a documentos asociados a la ciudad

seleccionada previamente.

o Centro de Costo: es un F1 de los centros de costo del

sistema que facilita que el usuario defina uno diferente al que

aparece por default para la retención, cuando se define calcula

una excepción a la retención.

o Cuenta Contable: es un F1 de las cuentas contables del

sistema que facilita que el usuario defina una diferente a la que

aparece por default para la retención, cuando se define calcula

una excepción a esta retención.

Régimen: permite definir el porcentaje de exoneración sobre la

retención que se tiene de acuerdo al régimen de donde provenga el

documento. Al presionar este se presenta la siguiente pantalla:

Pantalla de Carpeta Excepciones por Régimen

Page 49: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 41

En este mantenimiento se debe definir:

o Régimen: es un F1 de los regímenes que se tienen

almacenados en el sistema. También se puede ingresar esta

información de manera manual.

o Descripción: esta información aparece de manera automática

al seleccionar el régimen.

o Porcentaje: aquí el usuario define el porcentaje de excepción

que el sistema aplicará a los documentos provenientes del

régimen seleccionado previamente.

o Centro de Costo: es un F1 de los centros de costo del

sistema que facilita que el usuario defina uno diferente al que

aparece por default para la retención, cuando se define calcula

una excepción a la retención.

o Cuenta Contable: es un F1 de las cuentas contables del

sistema que facilita que el usuario defina una diferente a la que

aparece por default para la retención, cuando se define calcula

una excepción a esta retención.

Contable

En esta carpeta se encuentran dos secciones:

Centro-Cuenta: esta sección se define de costo asociado con la retención

que se utilizara para la generación de los asientos contables por concepto del

cálculo de retenciones. Al establecer el código del Centro de Costo el usuario

podrá seleccionar una de las Cuentas Contables asociado con el mismo. El

otro campo de esta sección es el de Cuenta: se debe indicar la cuenta

contable asociada con la retención, para la generación de los asientos

contables por concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código de

la cuenta contable el usuario podrá seleccionar uno de los Centros de Costo

asociado con la cuenta contable.

Centro-Cuenta: esta sección se define la información de Centro de Costo, en esta casilla se debe indicar el centro de costo asociado con la

retención que se utilizara para la generación de los asientos contables por

concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código del Centro de

Costo el usuario podrá seleccionar una de las Cuentas Contables asociado con

el mismo. El otro campo de esta sección es el de Cuenta: se debe indicar la

cuenta contable asociada con la retención, para la generación de los asientos

Page 50: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

42 Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

contables por concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código de

la cuenta contable el usuario podrá seleccionar uno de los Centros de Costo

asociado con la cuenta contable.

La pantalla de esta carpeta es la siguiente:

Pantalla de Carpeta Contable de Retenciones

Page 51: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 43

CAPÍTULO 4

Clientes

NOTA INTRODUCTORIA La opción de Clientes desplegada dentro de la opción del menú principal

Mantenimiento de Clientes en Cuentas por Cobrar: crea, modifica y

elimina registros. Posteriormente, es posible realizar transacciones con los

clientes existentes.

La tabla de clientes también se utiliza en el módulo de Facturación, por

lo tanto, la información manejada desde cualquiera de los dos módulos se verá

reflejada en ambos. Por ejemplo, si en el módulo de Facturación se crea el

cliente CL0002 con características específicas, entonces también se desplegará

en la tabla de clientes de módulo Cuentas por Cobrar.

La información desplegada en la tabla Clientes se visualizará dependiendo de

la aplicación que se le dé al filtro, el mismo permite filtrar los clientes por

Código, Nombre, País, Zona, Ruta, Condición de Pago, Nivel de Precios,

Vendedor, Moneda, Clase, Categoría de Cliente, Rango de Saldo, Estado

(Activo o Inactivo), Impuesto, Estado de Cobro, Documento a Generar y Clase

de Documento.

Algunos campos que se despliegan en las diferentes carpetas de la pantalla

Creación-Modificación de Clientes, no aplican directamente a las

transacciones propias del módulo Cuentas por Cobrar, sino que

corresponden a información necesaria para el funcionamiento de

Facturación. Sin embargo, el usuario puede modificar tales datos desde

Cuentas por Cobrar.

La pantalla principal de esta opción es la siguiente:

Page 52: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

44 Clientes Cuentas por Cobrar

Tabla de Clientes

Nota

De acuerdo con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión

de los Particulares de México se incluye en la Bitácora de Procesos del

módulo de Administración del Sistema (AS) los registros correspondientes a

las operaciones de ingreso, modificación o eliminación de registros en el

catálogo de clientes, así como impresión, filtrado, edición de columnas y

exportación a Excel.

FUNCIÓN ESPECIAL

Botón Función Descripción

Ver detalle de

saldo del

cliente seleccionado

Con este botón se permitirá visualizar la información de saldos

del cliente seleccionado en la tabla, permitiendo consultar de

manera ágil tanto el saldo como el límite de crédito del cliente

expresado tanto en moneda local como dólar y moneda del

cliente.

Page 53: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 45

Invocar

Cargador Dinámico

Se encuentra únicamente en la pantalla principal del

mantenimiento, al presionarlo se levanta una herramienta que

permite la modificación masiva y/o la carga de datos. El

mismo cuenta con un wizard de carga que es alimentado por

un archivo de Excel que el usuario ha completado

previamente.

Para mayor información y detalle del uso del Cargador

Dinámico, recurra al documento Cargadores Dinámicos, el

cual se encuentra en su instalación del ERP, en la carpeta Manuales.

INGRESO DE DATOS En la pantalla de definición de datos del cliente, en primer lugar, se definirá:

Código: campo alfanumérico de 20 caracteres en el que se define una

identificación corta del cliente

El manejo del código del cliente tiene una condición especial, pues en caso de

que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de

Administración del Sistema, un registro para los clientes y el usuario

cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del código

será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para los clientes

en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del código del

cliente, quedará sujeta a la longitud definida para el consecutivo.

Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de

Administración del Sistema.

Descripción: campo o casilla que se habilita para definir un nombre o

descripción del cliente que se está ingresando, el mismo es campo

alfanumérico de 80 caracteres.

Saldo: este botón , se utiliza solo para clientes existentes, al oprimirlo,

el sistema actualizará en la casilla adjunta el monto del saldo de deudas que en

ese momento tiene el cliente consultado.

Cuando se hayan definido estos datos, el usuario procederá a definir el detalle

de la información del cliente, la cual el sistema la organizará en un conjunto de

carpetas.

Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña

correspondiente, o bien se puede oprimir la tecla que identifique la letra

subrayada en la pestaña de la carpeta.

Page 54: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

46 Clientes Cuentas por Cobrar

Descripción de Carpetas

La opción de Clientes presenta las siguientes carpetas: General,

Condiciones, Otros, Comprobantes Fiscales, Documentos Electrónicos,

Direcciones, Tarjeta, Rubros Texto o Valores Adicionales, Corporativo y

Notas.

General

La información de esta carpeta consiste en aspectos generales de identificación

del cliente, tales como: fecha de ingreso, alias, contacto, cargo del contacto,

número de identificación tributaria del cliente, números de teléfono y fax,

categoría del cliente y otros.

Fecha Ingreso: se debe establecer la fecha en la cual el cliente empezó

relaciones comerciales con la empresa.

Alias: es un nombre alterno utilizado en la empresa para identificar al cliente.

Inicialmente, el sistema conserva la Descripción o Razón Social asociada con

el cliente, aunque puede cambiarse a conveniencia del usuario por un nombre

abreviado.

Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa cliente, con el

cual se puede establecer contacto directo, para atender situaciones específicas

de los pagos de documentos de débito pendientes.

Cargo: puesto, o posición dentro del organigrama, que tiene el Contacto.

Contribuyente: número de identificación tributaria (NIT) con que ha sido

registrada la empresa cliente, en el Registro Mercantil de un país específico,

por ejemplo la Cédula Jurídica.

Si presiona la tecla F1 en el campo Contribuyente, entonces se desplegará la

Tabla de NIT's, definida en el módulo de Administración del Sistema.

Cada registro de esta tabla contiene los campos: Número de Identificación

Tributaria, Descripción o Razón Social y Alias, asociados con un proveedor o

un cliente.

Si en los Parámetros del Módulo de Cuentas por Cobrar se ha

marcado Refrescar a partir de NIT's, entonces cuando el usuario ingresa un

NIT o selecciona un registro de la tabla de NIT's se actualizarán,

automáticamente, la descripción o razón social y el alias del cliente.

Si en los Parámetros del Módulo de Cuentas por Cobrar se ha

marcado Permitir NIT's duplicados, entonces cuando el usuario ingresa un

Page 55: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 47

NIT existente o selecciona un registro de la tabla de NIT's, el sistema permite

asociar el NIT con la Descripción o Razón Social y el Alias para el cliente.

Si la opción Permitir NIT's Duplicados está marcada, entonces la Tabla

de NIT's almacenará únicamente el primer registro en el cual se han

asociado un Número de Identificación Tributaria, una Razón Social o

Descripción y un Alias.

Para mayor detalle sobre el establecimiento de Refrescar a partir de NIT's y

Permitir NIT's Duplicados, consulte la carpeta General de la sección

"Parámetros del Módulo" que se presenta en la página 18.

Ingreso de un nuevo NIT

Si el usuario ingresa está definiendo un cliente para el cual no se ha definido

el NIT, presionando el botón de NIT el sistema desplegará el Mantenimiento

de NIT’s.

En dicho mantenimiento se deben definir los siguientes datos: el Tipo de NIT

(definidos previamente), el código del Número de Identificación Tributaria, si

es Sucursal o no, la Razón Social y un Alias, para más detalle consulte el

manual de Administración del Sistema, en el capítulo Tablas, sección Otros,

apéndice NIT’s.

Sucursal: identificación de la sucursal del cliente, en caso de que el cliente

sea una sucursal, se debe definir un NIT que mantenga dicho esquema.

Teléfonos y Fax: números telefónicos y de fax de las instalaciones del

cliente, especialmente donde se puede ubicar al contacto.

Modelo Rte: en este campo se debe definir, en caso de que el cliente maneje

un modelo de retención, el modelo que aplica al cliente, el campo cuenta con

la ayuda del F1 para traer los modelos definidos en Administración del

Sistema.

Categoría: clasificación del cliente según se definió en la tabla de Categorías

de Cliente del módulo de Administración del Sistema.

Esta categoría se establece con base en la importancia del cliente para la

compañía, mediante criterios tales como: volumen de compras, pronto pago,

pago de contado, antigüedad y otros.

Nota: Si en Parámetros del Módulo se ha establecido la generación de

Asientos por Categoría, entonces habrá un par centro de costo - cuenta

contable para una cuenta de mayor Clientes, conocida como cuenta de

control, que contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales

de los clientes incluidos en la Categoría.

Page 56: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

48 Clientes Cuentas por Cobrar

Para cada Categoría de Cliente existe un par centro de costo - cuenta contable

asociado con las siguientes cuentas:

- La cuenta de Letras por Cobrar.

- La cuenta de Descuentos por Pronto Pago.

- La cuenta de Intereses por Mora.

- La cuenta para Recibos.

- La cuenta para el Impuesto 1.

- La cuenta para el Impuesto 2.

- La cuenta para el Rubro 1.

- La cuenta para el Rubro 2.

- La cuenta para Anticipos.

- La cuenta para el Cierre de Débitos.

- La cuenta para el Cierre de Créditos.

Clase: establece otra forma de clasificar a los clientes de la compañía. Se

basa en el siguiente principio: "Una pequeña cantidad de clientes dentro de un

grupo estará asociado con la mayor parte de las ventas totales".

De esta manera se clasificará a los clientes basándose únicamente en las

cantidades y montos comprados, del total disponible para la venta. Así por

ejemplo, los mejores clientes tendrán categorías A, B o C, por el contrario, los

clientes menos prioritarios para la empresa, debido al volumen de compra,

tendrán categorías X, Y o Z.

Clase de Documento: en esta casilla se debe definir el tipo o clase de

documento que se le asignará por defecto a determinado cliente en el momento

de generarse una transacción a su nombre desde este módulo.

Impuestos: en esta casilla se define el tipo de impuesto que rige para cada

cliente.

Régimen Tributario: en este espacio se debe llenar la información

correspondiente al régimen asignado a cada cliente, lo que le facilita al usuario

el cálculo de retenciones.

Ubicación: como su nombre lo indica, en esta casilla se debe definir la

ubicación geográfica del cliente, con el fin de contar con una mayor cantidad

de datos de localización.

Corporación: Check box que indica si el cliente es de tipo Corporación, es

decir, si es el principal de un grupo corporativo.

Page 57: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 49

Si este check se encuentra marcado y ya se ha registrado al menos un

documento a este cliente en atención a alguno de sus clientes sucursales o

asociados, al mostrar la información de este cliente, el check aparecerá

deshabilitado para impedir así su edición.

Por otro lado, si el check se encuentra marcado y no se ha agregado ningún

documento al cliente Corporación que haya sido originado por uno de sus

clientes sucursales, y se decide desmarcarlo, entonces se verifica si para algún

cliente ya se ha indicado que dicho cliente es su cliente Corporación, si existe

alguna asociación, entonces se muestra un diálogo en el cual se le informa al

usuario de la situación y se le pregunta si desea continuar con el cambio, de

ser así, todos y cada uno de los clientes asociados son desligados del cliente

que se tenía como Corporación.

El valor por defecto de este campo es ‘S’, esto quiere decir que todos los

clientes serán corporaciones por defecto, aun cuando el esquema de cliente

corporativo no tenga sentido para algunos de ellos, entendiéndose que cuando

se ingresa un cliente al cual no se le ha indicado un cliente corporación al cual

esté asociado y además no se ha indicado que se trata de un cliente

corporación, al grabar la información del cliente éste va a quedar con este

campo igual a ‘S’.

Si para un cliente no se le define como corporación, entonces será necesaria la

definición de los datos que hay en la carpeta Corporativo, pues implicaría que

se está indicando que dicho cliente pertenece a una corporación que ya se creó

anteriormente.

Cliente inactivo: cuando esta opción se activa, mediante un check mark,

solamente se pueden ingresar documentos tipo Crédito para el cliente. Un

cliente inactivo no puede eliminarse si tiene transacciones registradas.

Además, recuerde que un cliente Inactivo puede ingresar solamente

documentos tipo Crédito, mas no de Débito, pero dichos créditos no pueden

ser por más del saldo que tiene disponible.

Multimoneda: cuando esta opción se activa, mediante un check mark, es

posible ingresar documentos tipo débito y documentos de crédito en varias

monedas diferentes de la moneda asociada con el cliente en la carpeta Otros.

Origen: esta opción se utiliza para el manejo de los Números de

Comprobante Fiscal, NCF, determinando así si se trata de un cliente Local, al cual se le habilitará el que el sistema le sugiera los NCF, según el tipo de

contribuyente se defina en la carpeta de Comprobantes Fiscales del registro

del cliente. Mientras que para los clientes clasificados como de origen

Exterior, el sistema no les debe sugerir un consecutivo para Comprobante

Fiscal. El registro de los NCF aplica únicamente para las Facturas, Notas de

Débito y Notas de Crédito.

Page 58: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

50 Clientes Cuentas por Cobrar

IMPORTANTE: al definir el registro de un NCF en el módulo de

Administración del Sistema, existe la opción de definir el Tipo de

Contribuyente como TODOS, este tipo de contribuyente aplica únicamente

para el módulo de Cuentas por Cobrar, en el registro de documentos tipo

Notas de Débito y Notas de Crédito, a lo que el sistema debe buscar el último

generado para el contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor. Para

las facturas, el NCF sugerido variará de acuerdo al Tipo de Contribuyente que

se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro del cliente.

Nivel de Precios: esta casilla no se utiliza para fines de las transacciones

propias de Cuentas por Cobrar.

Su objetivo es definir al cliente un nivel de precios específico para establecer

el monto a pagar cuando se facturan las cantidades de los artículos adquiridos.

El nivel de precios se refiere a diferentes escalas de precios que se definen

para los artículos y con los que se vende al cliente, en función por ejemplo de

las cantidades que adquiere.

El nivel de precios asociado con un cliente se utiliza directamente cuando se

facturan los artículos adquiridos, por lo tanto, esta casilla se utilizará

específicamente en el módulo de Facturación.

Documentos a Generar: esta casilla es de uso exclusivo del módulo de

Facturación. Se utiliza para definir el documento que se va a generar por

omisión para la facturación. Las opciones de Boleta y Remisión de Boleta se

deben activar en los parámetros del módulo de Facturación y son utilizados

especialmente en Sur América. Para el consecutivo de las Boletas se debe

consultar el número máximo ingresado para Boletas en Cuentas por Cobrar y a

partir de este sugerir el siguiente, además los documentos tipo Boleta.

Participa en cálculos de Flujo de Caja: esta opción solo se muestra

cuando se utiliza el módulo de Flujo de Caja. Esto activa la participación del

cliente a registrar en en cálculos de flujo de caja.

Page 59: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 51

Carpeta General

Condiciones

La información contenida en esta carpeta está relacionada con la manera de

realizar las negociaciones entre el cliente y la compañía. Incluyen: la

condición de pago, el límite de crédito, los intereses corrientes, los intereses de

mora y el porcentaje de descuento, entre otros.

Condiciones de Pago: se refiere al período de crédito que se le concede al

cliente para el pago de documentos. Las condiciones de pago se definen desde

el módulo de Administración del Sistema y se caracterizan por los

siguientes parámetros:

código: identificación alfanumérica de la condición de pago para uso

del sistema.

descripción: nombre de la condición de pago.

días neto: días de crédito que acepta la condición de pago. Los días

neto se contabilizan a partir de la Fecha Rige que se define al

documento. Una vez vencido este plazo, se cobrarán los intereses por

mora correspondientes.

días de descuento: lapso en que, si el documento es cancelado, se

aplica un descuento sobre el monto adeudado. Los días de descuento se

Page 60: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

52 Clientes Cuentas por Cobrar

calculan a partir de la Fecha Rige del documento, por lo tanto, es de

suponer que, este parámetro tendrá que ser menor que los días neto.

tasa de descuento: porcentaje que se descuenta si el documento es

cancelado durante el período de tiempo mencionado anteriormente.

Intereses Corrientes: casilla informativa en la cual se debe ingresar la tasa

de interés por pagar sobre el monto adeudado, debido al financiamiento (a un

plazo específico) de un documento de débito.

Intereses de Mora: es la tasa de interés anual que el cliente debe pagar,

sobre el monto adeudado (saldo vencido), debido al vencimiento de un

documento tipo débito.

Nota: La tasa de interés anual asociada con Intereses de Mora se

utiliza en el proceso contable Cálculo de Intereses de Mora.

Descuento: porcentaje a descontar sobre el total del documento de débito

debido a condiciones especiales, tales como:

cliente clase A

cantidad facturada

y otros

Este descuento se utiliza en el módulo de Facturación, corresponde al

descuento que el cliente tiene por defecto en pedidos y facturas y se asigna al

rubro denominado descuento general 1.

En la sección facturación se presenta dos opciones:

Facturar en Múltiplos de Venta: cuando esta opción se activa, mediante

un check mark, el cliente únicamente aceptará embarques en múltiplos de la

unidad de empaque del artículo. Por el contrario, si no se marca la opción, el

cliente aceptará embarques que contengan fracciones de esta unidad de

empaque.

Por ejemplo, supóngase que el artículo son latas de refrescos, desde el módulo

de Control de Inventarios se define que estas latas sólo se venden en six-

packs (con 6 latas por paquete). Si el cliente dice que factura en múltiplos de

venta sólo se le puede vender y en consecuencia, embarcar six-packs (o sea, 6,

12, 18, …). Si el cliente no requiere facturar en múltiplos de venta entonces se

puede vender cualquier cantidad de refrescos (7, 15, 33, …).

La opción de múltiplos de venta se utiliza directamente cuando se facturan los

artículos adquiridos, por lo tanto, esta casilla se utilizará específicamente en el

módulo de Facturación.

Page 61: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 53

Asociación de Facturas a Contrarecibos: si esta opción está marcada,

obliga al usuario a asociar cada documento generado para este cliente con un

contra recibo. Por lo tanto, el sistema no permitirá grabar ningún documento si

no se ha registrado el número de contra recibo al cual se va a asociar. Si se

indica un número de contra recibo que no existe el sistema le pregunta que si

lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema generará el nuevo

contra recibo.

Esta opción aparecerá habilitada únicamente si se ha definido en

Parámetros del Módulo la Asociación de Facturas a Contrarecibos.

Es importante señalar que al asociar los documentos del cliente a un contra

recibo, los documentos adquieren automáticamente las condiciones de pago y

fecha rige del contra recibo.

Permitir Modificar Nombre al Cliente: si se tiene esta opción activada se

le permite al usuario hacer modificaciones al nombre del cliente desde el

módulo de facturación (FA) al momento de generar facturas.

En la sección Crédito se presentan dos opciones:

Exceder Límite: cuando esta opción se activa, mediante un check mark, el

cliente puede exceder su Límite de Crédito definido.

Si la opción no está activada, entonces el sistema no permite introducir un

documento tipo débito asociado con el cliente y cuyo Monto aumente el

saldo del cliente de modo tal que exceda el Límite de Crédito.

Límite de Crédito: casilla de tipo check que indica que el cliente tiene un

monto límite para obtener los débitos.

Máximo: cantidad en moneda local o dólar, según se haya definido en la

carpeta General, que especifica hasta cuál monto puede negociar el cliente,

bajo una condición de pago de crédito.

Esta opción se habilitará o deshabilitará en función del check box Límite de Crédito y de un privilegio incluido en el árbol de la Seguridad de Exactus

llamado “Definir Límite de Crédito” que define quien puede modificar o no

esta información. Este privilegio, que se usa para modificar la información del

límite de crédito, funciona de forma independiente a los otros privilegios

(Clientes/Agregar, Modificar, Editar, entre otros).

Si un usuario ingresa un cliente nuevo pero no se posee privilegios sobre la

información de crédito, el sistema por defecto le adjudicará un “0” (cero)

como límite de crédito, es decir, será un cliente de contado.

Tip: Si a un cliente se le ha establecido el valor de cero en el Límite de

Crédito, entonces el sistema verificará el límite de crédito y lo tomará

como un cliente al que sólo se le puede vender de contado.

Page 62: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

54 Clientes Cuentas por Cobrar

Cobro Judicial: establece si el cliente se encuentra en estado de cobro

judicial, por no cancelar los saldos de los documentos tipo débito vencidos.

Permite llevar control de status por cobros.

Sobre este tipo de campos de captura se utiliza una marca de revisado "check

mark" que indica ACTIVADO (SI). De lo contrario, aparecen en blanco que

indica DESACTIVADO (NO).

Exento de Impuestos: la opción activada, mediante un check mark, indica

un cliente exento de manera parcial o total del pago del Impuesto 1 y / o el

Impuesto 2 cuando se ingresa un documento tipo débito, en este caso en una

factura.

Esta condición se utiliza solamente desde Facturación, cuando se

confecciona la factura para el cliente.

Recuerde que, el nombre tanto del Impuesto 1 como del Impuesto 2 se definen

desde los Parámetros del Módulo de Administración del Sistema y el

porcentaje asociado con el Impuesto 1 y el Impuesto 2 se establecen en la tabla

de Códigos de Impuesto del módulo de Administración del Sistema.

% de Impuesto 1: si la opción Exento de Impuestos está activada,

entonces el usuario puede ingresar el porcentaje de exoneración sobre el

Impuesto 1.

Por ejemplo, si el porcentaje asociado con el Impuesto 1 en la tabla de

Códigos de Impuesto es de 12 % y el porcentaje de exoneración sobre el

Impuesto 1 es de 50 %, entonces sobre las facturas del cliente el porcentaje

utilizado para calcular el Impuesto 1 será de 6 %.

Impuesto 2: si la opción Exento de Impuestos está activada, entonces el

usuario puede ingresar el porcentaje de exoneración sobre el Impuesto 2.

La sección Acepta Backorder se utiliza únicamente en el módulo de

Facturación, para determinar si un cliente acepta que un pedido sea

entregado en distintas fechas, en caso de que las existencias disponibles no

sean suficientes para satisfacer el pedido.

En esta sección se presentan tres opciones:

Admite: establece si el cliente acepta que la cantidad facturada sea menor a la

cantidad pedida, el faltante se pone en backorder para satisfacerlo cuando se

cuente con las existencias necesarias.

No Admite: determina si el cliente no acepta que su pedido sea abastecido

parcialmente, es decir, que la cantidad facturada sea menor que la cantidad

pedida.

Page 63: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 55

Cancelar: establece si el cliente acepta que únicamente se facture la cantidad

disponible y se cancele la cantidad faltante, es decir, el cliente no acepta que el

pedido original sea completado posteriormente.

Carpeta Condiciones

Otros

En esta carpeta se definen características importantes del cliente tales como: el

país donde se ubican sus instalaciones, la moneda, el cobrador asignado, el

vendedor principal y otras.

País: código de la nación donde el cliente tiene sus instalaciones. La

información relacionada con el país se toma de la tabla de datos definida en el

módulo de Administración del Sistema.

Tip: Si en Parámetros del Módulo se ha establecido la generación

de Asientos por País, entonces habrá un par centro de costo - cuenta

contable para una cuenta de mayor Clientes, conocida como cuenta de

control, que contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales

de los clientes asociados con el País.

Para cada País existe un par centro de costo - cuenta contable asociado con las

siguientes cuentas:

- La cuenta de Letras por Cobrar.

- La cuenta de Descuentos por Pronto Pago.

- La cuenta de Intereses por Mora.

Page 64: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

56 Clientes Cuentas por Cobrar

- La cuenta para Recibos.

- La cuenta para el Impuesto 1.

- La cuenta para el Impuesto 2.

- La cuenta para el Rubro 1.

- La cuenta para el Rubro 2.

- La cuenta para Anticipos.

- La cuenta para el Cierre de Débitos.

- La cuenta para el Cierre de Créditos

División Geográfica 1 y 2: estas divisiones están relacionadas entre sí y

permite establecer la región geográfica en las que se divide y subdivide el país

que se le definió al cliente. Estos campos facilitan el cálculo de las retenciones

que están asociadas a la ubicación de los clientes.

Moneda: debe definirse la moneda en la cual el cliente realiza las

transacciones con la compañía. Este dato se toma de la tabla de monedas

del módulo de Administración del Sistema.

Por omisión, el sistema despliega la moneda definida en esta casilla cuando el

usuario ingresa los documentos tipo débito y crédito asociados con el cliente.

Si el cliente no realiza transacciones en múltiples monedas (opción

multimoneda desactivada), entonces todos los documentos tipo débito y

crédito asociados con el cliente solamente podrán introducirse en la moneda

definida para esta casilla.

Zona: código de la zona a la que pertenece el cliente, estas zonas son

definidas según la conveniencia de la empresa. La información de las zonas

definidas se encuentra en el módulo de Administración del Sistema.

Ruta: código de la ruta a la que pertenece el cliente, las rutas son definidas

según la conveniencia de la empresa. La información de las rutas definidas se

encuentra en el módulo de Administración del Sistema.

Cobrador: código de la persona definida como responsable de visitar al

cliente para realizar los cobros de los documentos tipo débito expedidos. La

lista de cobradores se define desde el módulo de Administración del

Sistema.

Vendedor principal: código del empleado que realiza las ventas para este

cliente. Si el usuario no recuerda el código respectivo, puede hacer un doble

clic o presionar la tecla F1 cuando el cursor esté sobre este campo. Se

desplegará la tabla de vendedores asignados al cliente.

Page 65: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 57

La lista de vendedores del cliente se define desde la opción Vendedores en

el submenú de Registro, o bien, por medio del icono .

Abastecimiento: es la cantidad de días que transcurre entre la fecha de

facturación del pedido y la fecha en la cual el cliente recibirá los artículos

solicitados.

Este período es tomado en cuenta para hacer el análisis de vencimiento de

lotes al momento de facturar, con el objeto de no facturar artículos que le

lleguen vencidos a los clientes. Por lo tanto, el dato se utiliza solamente en el

módulo de Facturación.

Tiene Convenio de Suministros: esta opción es necesaria para las

transacciones del módulo de Facturación. Si se activa la casilla, mediante

un check mark, el cliente sí utiliza el convenio de suministros. Por lo tanto, el

precio de los artículos puede ser modificado desde las líneas de los pedidos o

de las facturas.

Requiere Orden de Compra: esta opción es para el funcionamiento del

módulo de Facturación. Si se activa la casilla, mediante un check mark, el

cliente requiere que los pedidos y las facturas especifiquen la orden de compra

que los origina.

Cobros: bajo este título se definen los términos que delimitarán el crédito del

cliente. Las casillas que se encuentran dentro de este apartado son:

Días de Cobro: en esta casilla se definen el o los días de la

semana en los que el cobrador pasará a efectuar el cobro del pago.

Día anterior a fecha de vencimiento: esta opción se utiliza

para realizar el ajuste de la fecha de cobro, con el fin de que el

mismo se dé una día antes de la fecha de vencimiento.

Día posterior a fecha de vencimiento: esta opción se utiliza

para realizar el ajuste de la fecha de cobro, con el fin de que el

mismo se dé una día después de la fecha de vencimiento.

Page 66: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

58 Clientes Cuentas por Cobrar

Carpeta Otro

Comprobantes Fiscales

En esta carpeta se define la opción que determinará el o los prefijos de los

NCF que se podrán usar para con los documentos que se le definirán al cliente

en mención. Entre las opciones que se tienen para definir el Tipo de Contribuyente, se tiene:

Consumidor Final: utilizado para cuando las transferencias de

bienes o servicios es a consumidores finales.

Organizado: utilizado para cuando las transferencias se dan

directamente con un cliente que se encuentra debidamente

registrado ante la DIAN.

Régimen Especial: este parámetro determina la realización de

transferencias con un cliente acogido al régimen tributario especial.

Gubernamental: utilizado para cuando el cliente con el cual se

realizan las transferencias es una institución del Estado.

Page 67: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 59

Carpeta Comprobantes Fiscales

Documentos Electrónicos

En esta carpeta se definen el Global Localization Number del cliente, la

ubicación, la dirección a la que se enviarán los documentos electrónicos, la

dirección para los pedidos EDI.

Además, se definen una serie de indicadores para establecer si el cliente acepta

documentos electrónicos, además si el cliente confirma de forma electrónica

los documentos recibidos.

También están los parámetros relacionados con los documentos EDI, con base

en estos indicadores, ser realizará la carga de los documentos desde la base de

datos intermedia hacia el ERP. De igual forma se realizarán las notificaciones

de errores y de envió de pedidos. En caso de que se genere un error, se

realizará la notificación a la dirección de correo electrónico destinada para

estos fines (Notificación de Errores Pedido EDI). Esta notificación se

efectuará siempre que el indicador de notificar errores se encuentre marcado.

La pantalla desplegada por esta opción es la siguiente:

Page 68: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

60 Clientes Cuentas por Cobrar

Carpeta Documentos Electrónicos

Direcciones

En esta carpeta se definen la dirección tanto E-Mail como de cobro para el

cliente. Además, se presenta un campo para establecer la dirección donde

embarcar la mercadería del cliente.

E-Mail: dirección electrónica del cliente, en el sistema Internet.

Dirección de Cobro: dirección geográfica donde se deben realizar los

cobros de los documentos tipo débito.

La dirección de cobro en esta pantalla no es modificable. Para editarla el

usuario debe presionar el icono , con esto se desplegará otra pantalla donde

se podrá detallar la dirección de cobro.

Esta otra pantalla muestra el código y nombre del Cliente (no modificables).

El tipo de Dirección que se va a utilizar, estos tipos se definen en el módulo

de Administración del Sistema, donde se configura el número y nombre

de las casillas disponibles para detallar la dirección (para mayor detalle sobre

la configuración de Direcciones consulte el manual del módulo de

Page 69: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 61

Administración del Sistema). Los tipos registrados en

Administración del Sistema aparecerán como un combo-box donde el

usuario podrá elegir la que más se ajuste a sus necesidades.

Aparte de los campos detallados, el usuario deberá indicar la información

solicitada, la cual, como se mencionó anteriormente, depende del tipo

dirección seleccionada. Esta información aparecerá en la carpeta Direcciones

una vez que se presione el botón aceptar.

Pantalla de Dirección Detallada

Embarcar Mercadería a: código de la dirección de embarque donde deben

ser transportados los artículos adquiridos.

Si el usuario no recuerda el código respectivo, puede desplegar el listado con

las direcciones disponibles, por medio de la flecha situada junto a la casilla. La

lista de direcciones de embarque del cliente se define desde la opción Direcciones de Embarque en el submenú de Registro, o bien, por medio

del icono .

Page 70: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

62 Clientes Cuentas por Cobrar

Carpeta Direcciones

Tarjeta

Cuando el cliente maneja una cuenta con tarjeta de crédito, se definirá aquí si

usa tarjeta o no, cuál es el número de esa tarjeta y el tipo de tarjeta (nombre de

la marca o financiera que la respalda), y la fecha de vencimiento.

Usa Tarjeta de Crédito: un clic sobre este campo genera una marca de

revisado “check mark” la cual indica que el cliente efectivamente usa

tarjeta de crédito. Además, se activan los otros campos de captura.

Número: deberá escribirse aquí el número de la tarjeta de crédito, en un

campo alfanumérico de 20 caracteres.

Tipo de Tarjeta: los tipos de tarjeta de crédito fueron definidos en el módulo

Administración del Sistema, al hacer clic sobre la flecha de este espacio,

Page 71: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 63

se despliega la lista de tipos de tarjeta , de la cual se puede escoger alguno de

ellos.

Vence: toda tarjeta de crédito presenta una fecha de vencimiento, a partir de

la cual no puede utilizarse para realizar transacciones comerciales.

Pantalla carpeta Tarjeta

Auditoría

Este tab muestra básicamente la información correspondiente al usuario que

ingresó y/o modificó la información de un registro en el mantenimiento de

clientes.

Page 72: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

64 Clientes Cuentas por Cobrar

Ventana de Auditoría del Mantenimeinto de Clientes

Esta ventana muestra el usuario que realizó la acción de ingreso y la última

modificación así como la fecha en que se realizaron estos procesos.

Rubros Texto

Esta carpeta puede usarse para escribir textos asociados a alguna variable del

cliente que la administración considere importantes, además de configurar los

Días de Revisión para este cliente. Estos campos son definidos desde

Parámetros del Módulo en el menú Administración.

El campo asignado para definir los Días de Revisión debe contener las

iniciales de los días de la semana (L,K,M,J,V,S,D) en los cuales se van a

revisar las facturas de este cliente.

Para mayor detalle de esta funcionalidad refiérase a "Parámetros del Módulo"

en la página 18.

Page 73: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 65

Pantalla de Textos

Rubros Valores CC

Esta es una carpeta totalmente modificable por el usuario. En ella se permite

almacenar por cliente una serie de datos que servirán de apoyo a diversos

procesos que se requieran dentro del ámbito del manejo de estos.

Se tiene un total de 10 casillas denominados “Rubros Configurables” o

“Valores Adicionales” de los cuales se podrá hacer uso para complementar la

información de los clientes.

Se denominan así debido a que los mismos se definirán una vez que el sistema

esté corriendo.

La definición del número, nombre y tipo de campos se debe hacer en

Parámetros del Módulo. Para mayor información refiérase a "Parámetros del

Módulo" en la página 18.

Page 74: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

66 Clientes Cuentas por Cobrar

Carpeta Valores Adicionales

Corporativo

En esta carpeta se definirán las características para el trabajo bajo el esquema

de Clientes Corporativos. Los detalles de cada uno de los campos se muestran

seguidamente.

Cliente Corporación: esta opción sólo aparecerá activa si no se tiene

seleccionada la opción “Corporación” de la carpeta General, esto quiere decir

que el registro que se está ingresando es una sucursal.

Este campo servirá para establecer la relación entre el Cliente Corporación y

las sucursales asociadas.

Al solicitarse la ayuda de este campo (F1) se mostrará una tabla con la lista de

todos los clientes Corporación que se tengan registrados hasta el momento. El

Page 75: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 67

valor de este campo aparecerá inhabilitado en el caso de los clientes que sean

de tipo Corporación.

Para el caso de un cliente que sea sucursal de otro, es decir que ya se encuentre

asociado a un cliente que sea Corporación, este campo no será modificable si

el cliente sucursal ya tiene registrado en la Corporación algún documento en

su nombre, con esto se quiere decir que no se permitirá que un cliente tenga

registrado documentos en dos corporaciones a la vez y además tampoco se

permite que una sucursal se desasocie de un cliente Corporación si existe al

menos un documento en la Corporación que haga referencia a ese cliente

sucursal en particular.

Permitir aplicaciones abiertas: check box mediante el cual se indica si el

cliente que se tiene, permite realizar pagos tanto de documentos propios como

de documentos originados por él pero registrados en el cliente Corporación al

que se encuentre asociado, lo anterior sería para el caso de cliente sucursales.

Para clientes del tipo Corporación marcar este check indicaría que se pueden

hacer pagos a documentos propios y de las distintas sucursales asociadas no

necesariamente registrados en la corporación.

Al activar esta opción, también se activa el botón de “Mostrar documentos de

las Sucursales” ubicado en la barra de herramientas de la ventana de

aplicaciones. Este servirá para verificar cuáles documentos se deben mostrar

en la tabla de documentos pendientes.

Registrar documentos en la Corporación: Con esta opción se provee la

posibilidad de elegir dónde se deben registrar los documentos o transacciones

de los distintos clientes que funcionan como sucursales. De manera tal que los

documentos de una sucursal pueda ser registrada a la sucursal o a la

Corporación.

Si se tiene que un cliente que es sucursal tiene marcado este check, entonces

todas las facturas y notas de crédito se registraran utilizando las cuentas del

cliente Corporación al que esté asociado, si por otro lado el check box se

encuentra en blanco, entonces las cuentas que se utilizarán para registrar las

facturas y notas de crédito serán sus propias cuentas.

Este check box se mostrará habilitado para edición siempre y cuando se trate

de un cliente asociado a un cliente Corporación.

Verificar límite de crédito corporativo: esta opción sirve para proveer la

posibilidad que un usuario pueda definir si la verificación de crédito de la

Corporación se debe realizar o no.

El límite de crédito de las sucursales asociados a una Corporación deberá ser

menor o igual que el de la misma, por lo tanto si a una sucursal se le define un

límite de crédito superior, se le presentará un mensaje indicándole que esto no

puede ser posible.

Page 76: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

68 Clientes Cuentas por Cobrar

Por otro lado, si se quiere asociar un cliente a una Corporación y en el

momento de asociarlo como sucursal ya tiene documentos que exceden el

límite de crédito de la Corporación entonces se muestra un mensaje que indica

que el cliente no podrá ser asociado porque los documentos de tipo crédito que

tiene exceden el límite de crédito corporativo. Si el caso es que todo está bien,

pero a la nueva sucursal se le había definido un límite de crédito mayor,

entonces antes de proceder con la asociación se le muestra al usuario otro

mensaje que indica que el límite de crédito que ésta tiene definido será

actualizado con el de la Corporación.

La validación de los límites de crédito de los distintos clientes de una

corporación se realiza, como es normal, cuando se agrega un documento de

tipo crédito, la idea aquí es verificar el ingreso del nuevo documento (o nuevo

monto del documento en caso de una modificación ) primero, contra el límite

de crédito del cliente al cual se registrará dicho documento, esto en el caso de

una sucursal. Luego, si se puede continuar, se verifica el monto contra el

crédito de la Corporación. Si el documento está dentro de los límites de crédito

de ambos clientes se agrega o actualiza, pero si no lo está entonces se muestra

un mensaje en el cual se indica cual es el límite de crédito que impide guardar

el documento.

Nótese que la habilitación de este check sólo tiene sentido si se trata de un

cliente del tipo sucursal.

Utilizar el descuento corporativo: con esta opción se permitirá asociar

descuentos a la Corporación de manera que éstos puedan ser trasladados o

heredados a sus sucursales.

Esta opción sólo aplica para los clientes del tipo sucursal.

Utilizar dirección de embarque de la corporación: indica si el cliente

usa por defecto la dirección de embarque del cliente corporación al que se

encuentre asociado.

Page 77: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 69

Carpeta Corporativo

Notas

Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un

apuntador de comentarios, notas, observaciones, en forma libre acerca del

cliente desplegado.

FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle

refiérase a la sección "Instrucciones Específicas" en la página 71.

Botón Función Teclas Descripción

Permite enviar

correos

electrónicos a los clientes

El sistema accede al programa MS Outlook y

envía el correo al cliente seleccionado o a un

grupo de clientes dentro de la tabla de datos por

medio del highlight. Para mayor detalle de esta

función refiérase a ¿Cómo Enviar un Correo a un Cliente?.

Page 78: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

70 Clientes Cuentas por Cobrar

Permite definir

los vendedores

asociados a

cada cliente

Se desplegarán todos los vendedores que

fueron definidos en la tabla vendedores del

módulo de Administración del Sistema, entonces, se deberá escoger cuáles

de ellos se podrían relacionar con el cliente

específico. Para mayor detalle de esta función

refiérase a ¿Cómo Definir los Vendedores de

un Cliente?

Permite definir

las direcciones

de embarque para los clientes

Despliega la tabla direcciones de embarque, donde se definen todas las

posibles direcciones del cliente, una de las

cuales se utilizará para enviar la mercadería

adquirida por el cliente. Para mayor detalle de

esta función refiérase a ¿Cómo Definir las Direcciones de Embarque de un Cliente?

Permite definir

Retenciones

Con este botón se procede a definir las posibles

retenciones que se van a manejar desde el

módulo para cada cliente. Para mayor detalle de

esta función refiérase a “¿Cómo definir Retenciones para un Cliente?”

INGRESO DE DATOS INICIALES En el módulo de Cuentas por Cobrar los saldos de los clientes se deben

inicializar al momento de instalar Exactus. Existen dos situaciones:

Que la empresa registre todos los documentos previos a la instalación

del sistema Exactus lo que sería ideal porque se conservaría un

registro exacto de todas las transacciones realizadas.

Que la empresa registre solo los saldos para los clientes de manera que

se dé como punto de partida la instalación del módulo de Cuentas por

Cobrar. En este caso os saldos iniciales deben ser insertados

manualmente para asegurar que el sistema trabajará sobre un saldo

existente.

Page 79: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 71

INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS

¿CÓMO DEFINIR LOS VENDEDORES DE UN

CLIENTE? Una vez que se hayan grabado los datos del cliente, puede proceder a

establecer la lista de vendedores encargados de atender al cliente.

Para definir la lista de los vendedores del cliente, el usuario debe ubicarse en

la pantalla de Creación - Modificación de Clientes y tener desplegado

el registro del cliente al cual se le asignarán los vendedores.

El procedimiento por seguir es el que se muestra a continuación:

1. Presione el icono o la opción Vendedores del submenú

Registro, para desplegar la pantalla de Vendedores del

Cliente, la cual contiene el listado de vendedores disponibles en la

compañía.

Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:

Vendedores del Cliente

Page 80: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

72 Clientes Cuentas por Cobrar

2. Seleccione todos los vendedores que podrán atender al cliente

específico, pasándolos a la sección denominada Vendedores del

Cliente. Los vendedores que quedarán en la otra sección no aplicarán

a este cliente, sin embargo, pueden ser asignados a otros clientes.

Un mismo vendedor puede atender varios clientes, dado que el listado

que se desplegará en todos los clientes es idéntico.

Los vendedores que aparecerán en la pantalla fueron definidos

previamente desde el módulo de Administración del Sistema.

3. Una vez definidos todos los vendedores asignados al cliente, se

procede a grabar los datos, por medio del icono Aceptar, situado en

la parte inferior de la pantalla.

¿CÓMO DEFINIR LAS DIRECCIONES DE

EMBARQUE DE UN CLIENTE? Una vez que se hayan grabado los datos del cliente, puede proceder a

establecer la lista de direcciones de embarque para el cliente.

Para definir las direcciones de embarque del cliente, el usuario debe ubicarse

en la pantalla Creación - Modificación de Clientes y tener desplegado

el registro del cliente al que se asignarán las direcciones.

El procedimiento es el siguiente:

1. Presione el icono o la opción Direcciones de Embarque del

submenú Registro, para desplegar la tabla Direcciones de

Embarque.

Page 81: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 73

Direcciones de Embarque

2. Ingrese la siguiente información:

código de la dirección

descripción

contacto

cargo

teléfono 1

teléfono 2

fax

e-mail

¿CÓMO ENVIAR UN CORREO A UN CLIENTE? La función para envío de correos se puede acceder de dos formas:

Page 82: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

74 Clientes Cuentas por Cobrar

desde la tabla principal de la opción de Clientes por medio del icono

o de la opción Correo bajo el submenú Registro.

desde la ventana de mantenimiento de Clientes.

Para que la función de correo funcione correctamente se deben ingresar en el

archivo SPS.INI una serie de parámetros tal como se explica en la sección

“Parámetros en Archivos *.ini” en la página 351.

El procedimiento para realizar esta operación se describe a continuación:

1. Seleccione el cliente al cual va a crear un correo por medio del

highlight. El sistema permite seleccionar varios clientes para crear un

mismo correo, para esto debe seleccionarlos con el highlight. Esta

operación se realiza posicionando primero el cursor del ratón sobre el

renglón inicial del bloque, y manteniendo presionado el botón

izquierdo del mismo, se desplaza el cursor hacia abajo hasta localizar

el renglón final del bloque.

2. Una vez seleccionado el o los clientes a los cuales se enviará el correo,

el usuario debe presionar el icono para que el sistema despliegue

la pantalla titulada Envío de Correos de Exactus.

Page 83: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 75

Pantalla Principal de Envío de Correos

3. En la parte superior de la pantalla se presenta una función especial la

cual se describe a continuación:

Enviar ( ): Por medio de este icono el usuario envía el correo

definido para los clientes seleccionados.

4. Dentro de la pantalla de envío de correo se debe ingresar la siguiente

información:

Para: dentro de esta casilla se ingresa la dirección "email" del cliente.

El sistema despliega por omisión la dirección ingresada dentro del

mantenimiento de clientes. Cuando el usuario selecciona un grupo, el

sistema despliega dentro de esta casilla "*Grupo" que significa que el

correo está dirigido a un grupo de clientes.

Asunto: Dentro de esta casilla el usuario ingresa el motivo o título

identificador del correo electrónico que enviará.

Archivo: dentro de esta casilla el usuario define el archivo vinculado

que sea enviado en conjunto con el correo electrónico.

En la parte inferior de la ventana se despliega un espacio donde el

usuario ingresa el contenido del correo.

5. Una vez que finaliza la redacción del correo, el usuario debe presionar

el icono para que el mensaje sea enviado. Si el mensaje es

enviado correctamente el sistema envía un mensaje al usuario.

¿CÓMO DEFINIR RETENCIONES PARA UN

CLIENTE? La opción de Retenciones se utiliza de la siguiente manera:

1. Ya sea que se esté definiendo un nuevo cliente o que se esté

modificando los datos de uno existente, en el formulario donde se

encuentran los datos del mismo, se procederá a pulsar el botón de

, a lo que se desplegará la siguiente pantalla:

Page 84: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

76 Clientes Cuentas por Cobrar

Pantalla de Definición de Retenciones por Cliente

2. Una vez estando en la pantalla de Retenciones por Cliente, en la

cual además se presentan las retenciones que anteriormente se hayan

definido para el cliente en cuestión, seleccione proceda a pulsar el

icono o Ctrl + N. Al realizar esta acción, el sistema habilitará en

primer lugar, las columnas de la tabla desplegada en la pantalla.

3. Proceda a definir los siguientes datos:

Retención: columna que se utiliza para elegir entre los diferentes

tipos de retenciones que se hayan definido en el módulo de Cuentas

por Pagar. Esta es una columna que cuenta con la ayuda de la tecla

F1, en caso de que no se recuerde el código de la retención.

Descripción: en esta columna se completa automáticamente al

definir la retención, en la misma se presenta la descripción de la

retención que se haya dado en Cuentas por Pagar.

Estado: en esta columna se completa automáticamente al definir la

retención, en la misma se presenta el Estado que la retención tenga en

el módulo de Cuentas por Pagar.

Page 85: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Clientes 77

Tipo: en esta columna se completa automáticamente al definir la

retención, en la misma se presenta el tipo de la retención que se haya

dado en Cuentas por Pagar.

Notas: en esta columna se presenta un espacio adecuado para los

comentarios necesarios para la retención definida para el cliente.

¿CÓMO CREAR UN REPORTE DE CLIENTES? Este reporte corresponde a un listado de clientes, en el cual aparecerán como

datos las columnas desplegadas en la tabla de clientes.

Cuando se vaya a hacer un reporte, el procedimiento es el siguiente:

1. Asegúrese que la información desplegada en la tabla es la que se

requiere imprimir. Para configurar el despliegue de columnas consulte

el manual de Administración del Sistema.

2. Si solamente se desea obtener ciertos registros específicos en el

reporte, elija la opción de Filtrar Registros bajo el menú de

Despliegue o presione el icono , para establecer el patrón de

datos que desea sean desplegados. El filtro permite seleccionar

clientes de acuerdo a uno o varios de los siguientes tópicos: código,

país, condición de pago, vendedor, clase, categoría de cliente, nombre,

zona, nivel de precios, moneda, rango de saldo, estado (activo,

inactivo), impuesto (exento o no) y estado de cobro (normal o

judicial).

3. Presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción Reporte! o

actívelo con el icono .

4. La ventana que aparecerá a continuación permitirá decidir si se desea

enviar el reporte a Pantalla, Impresora o Archivo.

Para desplegar el reporte en Pantalla presione el icono Imprimir

que se ubica en la parte inferior. Este despliegue permite hacer un

"preview" o vista preliminar de la impresión y controlar el despliegue

de las páginas, para que posteriormente el usuario pueda enviar el

reporte a impresora.

En caso de elegir Impresora se deberá determinar si se desean

imprimir todas las páginas o un rango específico y el número de

copias de cada página. Se recomienda sin embargo, que se vea

primero el despliegue en pantalla para que se pueda determinar las

páginas que se desean imprimir.

Finalmente, el reporte en Archivo creará un archivo de tipo TXT en

formato ASCII.

Page 86: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 87: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 79

CAPÍTULO 5

Transacciones

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se detallan las operaciones que deben realizarse para el manejo

de documentos relacionados con Cuentas por Cobrar: crear, modificar,

aplicar y consultar aplicaciones. Se presentan tres opciones: Documentos,

Contrarecibos, Convenios y Carga Masiva de Recibos.

La opción de Documentos se utiliza para registrar documentos tipo débito

que aumentan la cuenta por cobrar del cliente o documentos de crédito para

aplicar pagos a los documentos por cobrar pendientes y cancelarlos.

También, se puede consultar la relación entre documentos asociados y sus

aplicaciones.

Otra función consiste en el manejo y asignación de retenciones a los

documentos tipo débito, que son descontadas de los mismos.

Además, es posible crear documentos tipo crédito y subtipo Anticipo por

cliente, con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre los documentos tipo

débito del cliente.

La opción de Contrarecibos permite agrupar un conjunto de documentos

tipo débito, por ejemplo facturas, en un solo documento tipo débito

denominado contra recibo. Esta opción permite agilizar el proceso de

Cuentas por Cobrar, porque para cancelar el contra recibo del cliente se

debe generar un solo documento de crédito, por ejemplo un depósito.

La opción Convenios permite sistematizar los arreglos de pago: Consiste en

un proceso que guía al usuario para que pueda convertir varios documentos

por cobrar vencidos (o por vencer) por otros pendientes, con plazos de

vencimiento distribuidos en forma periódica y que además calcula los

intereses.

La opción Carga Masiva de Recibos permite apoyar la gestión del cobro

en ruta de una manera automática o manual, facilitando el ingreso de la

información al sistema de Exactus tanto al módulo de Cuentas por

Cobrar como al módulo de Control Bancario.

Page 88: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

80 Transacciones Cuentas por Cobrar

DOCUMENTOS El propósito de esta opción es crear los documentos necesarios para registrar

las transacciones realizadas por cada cliente.

Se pueden crear, modificar, aplicar, consultar o eliminar documentos tipo

débito, tales como: facturas, intereses de mora, letras de cambio, notas de

débito y otros débitos; o bien, documentos de crédito, como los son: depósitos,

recibos, notas de crédito, otros créditos y transferencias electrónicas de

fondos.

Los pagos sobre un documento tipo débito pueden hacerse de manera parcial o

total. Por ejemplo, para cancelar una factura, es posible generar dos

documentos de crédito: un depósito y una nota de crédito. Los documentos de

crédito se aplican al documento de débito seleccionado y se descuentan del

saldo por cobrar pendiente.

Además, se tiene la opción de asignarles a las facturas condiciones de pago

que participen en el monto total de la misma en dos o más pagos, facilitando a

los clientes el poder liquidar estas deudas con base en los flujos de caja y

distintas etapas por las que atraviesa una determinada empresa.

El abono o cancelación de un documento tipo débito puede definirse según la

conveniencia del usuario, mediante uno o varios documentos de crédito,

girados desde diferentes cuentas bancarias. Además, un único documento de

crédito puede aplicarse simultáneamente sobre varios documentos tipo débito.

Por otra parte, si al definir el cliente se especificó que acepta multimoneda,

entonces se pueden generar documentos de crédito en monedas distintas al

débito, para abonar o cancelar el saldo por cobrar pendiente. En este caso,

todos los documentos tanto tipo débito como de crédito, pueden estar en

monedas distintas a la que el cliente tiene definida como local.

Otra función que se realiza desde aquí se relaciona con el control de las

retenciones que el cliente ha recaudado sobre los documentos tipo débito y que

corresponden a un porcentaje sobre cualquier rubro del detalle del documento,

según se haya definido al crear la retención. Refiérase a "

Centro de Costo: código del centro de costo asignado al subtipo de

documento, el mismo se usará para la definición de la línea de cierre de la

transacción contable del documento generado.

Descripción Centro Costo: descripción del centro de costo asociado al

subtipo de documento.

Page 89: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 81

Cuenta Contable: código de la cuenta contable asignada al subtipo de

documento, la misma se usará para la definición de la línea de cierre de la

transacción contable del documento generado.

Descripción Cuenta Contable: descripción de la cuenta contable asociada

al subtipo de documento.

Paquete Contable: este campo es un F1 de los códigos de los paquetes

contables cuando se quiere asignar a un subtipo de documento en particular,

un paquete contable diferentes al asignado por defecto.

Descripción Paquete Contable: al ingresar el código de paquete, el

sistema agregará de manera automática la información correspondiente a la

descripción del paquete para identificar más claramente el paquete contable.

Tipo de Asiento: al igual que los paquetes contables, para cada subtipo se

puede definir el tipo de asiento a generar cuando se realizan documentos de un

subtipo específico. Este campo es un F1 de los tipos de asientos que se

encuentran agregados en la base de datos.

Descripción Tipo de Asiento: este campo describe de manera automática

el detalle acerca del tipo de asiento agregado.

Nota

En caso de no definirse datos contables para los subtipos de documentos, el

sistema tomará los datos de las cuentas contables definidos en la categoría

del cliente o en el país, según haya sido parametrizado el módulo.

Tipos de Retenciones" en la página 33.

Para clientes corporativos, cuando se le agregan y aplican documentos su

saldo se actualiza mediante la corrida de un proceso que verifica el tipo de

transacción que se está aplicando (Corporación – Sucursal) y tratarlo como

cliente especial para poder actualizar su saldo a nivel de la tabla de clientes,

sin que el recálculo de saldos, haga del saldo un dato incorrecto. Hacer esto

provoca que el saldo del cliente corresponda efectivamente a la suma de los

saldos de los documentos. Veamos un ejemplo:

Page 90: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

82 Transacciones Cuentas por Cobrar

Diagrama de Ejemplo

Al Cliente B se le ingresa un documento tipo Factura por un monto de 5000.

Al Cliente A con referencia B se le ingresa un documento tipo Recibo por un

monto de 5000.

En este momento tenemos lo siguiente:

Saldo Cliente A = -5000

Recibo = 5000

Saldo Cliente B = 5000

Factura = 5000

Este saldo es producto del ingreso de los movimientos respectivamente, al

momento de aplicar el recibo a la factura del cliente B se actualizan los saldos

de los documentos únicamente.

La aplicación de los documentos sería la siguiente:

Posteriormente a la aplicación los saldos deben quedar de la siguiente manera:

Saldo

Cliente A 0

Page 91: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 83

REC 0

Cliente B 0

FAC 0

Cada vez que se corre el proceso de recálculo de saldos, el sistema valida si el

cliente tiene al menos una sucursal asociada, en caso de ser así, se tomará en

cuenta las aplicaciones hechas a otros clientes y a este saldo le sumará los

débitos y créditos que tenga a su nombre, para finalmente actualizar los saldos,

local y dólar, de cada cliente.

En caso de que el cliente a procesar sea una sucursal que pertenece a una

corporación, se hará la misma consulta para determinar que parte de su saldo

está siendo aplicado por una corporación y así proceder con la actualización

respectiva.

******

También, es posible crear documentos tipo crédito y subtipo Anticipo por

cliente, con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre los documentos tipo

débito del cliente. Para mayor detalle sobre la definición de los Anticipos,

consulte la sección "Subtipos de Documentos" en la página 31.

Una vez que los documentos de un cliente han sido aprobados por medio de la

opción Aprobar Movimiento Diario del menú de Administración, los

documentos no pueden ser modificados, anulados o eliminados.

Si el documento es de crédito, el sistema permite aplicarlo sobre documentos

tipo débito para abonar o cancelar totalmente el saldo por cobrar pendiente.

Si el documento es tipo débito, el sistema permite hacer la asociación sobre

otros documentos de débito o de crédito, esto con el fin de poder manejar las

facturas como documentos principales y a su vez un conjunto de documentos

asociados a ellas.

La pantalla principal de la opción es la siguiente:

Page 92: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

84 Transacciones Cuentas por Cobrar

Pantalla Principal de Documentos

En la parte superior de la pantalla principal de esta opción, se presenta el

Código y la Descripción o Razón Social del cliente, sobre el cual se

realizarán las transacciones.

Si en la casilla de cliente se selecciona uno, los documentos que se

desplegarán serán únicamente los de ese cliente, si el usuario deja esta casilla

en blanco, se desplegarán todos los documentos registrados para todos los

clientes.

En relación con el cliente, se despliegan además el NIT o Contribuyente, y en

caso de tener definido el uso de sucursales, el código definido para este cliente

por concepto de sucursal también se desplegará.

En el extremo derecho se despliega el Saldo de las transacciones (esta casilla

aparecerá en 0.00 si no se ha especificado un cliente). Si el usuario ha

seleccionado un cliente aparecerá también el Código de la Moneda

asociada con este.

Page 93: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 85

Si el valor desplegado en la casilla de saldo es positivo (monto > 0), significa

que existen documentos por cobrar, o débitos pendientes, es decir, sobre los

mismos no se han aplicado los créditos necesarios para su cancelarlos.

Si el valor desplegado es negativo (monto < 0), entonces existen documentos

de pago, o créditos, que no aplican a ningún débito, todos los documentos tipo

débito están cancelados, es decir, el monto en el saldo es favorable para el

cliente.

El siguiente campo corresponde al rango de fechas en el que se encuentran los

documentos que se desplegarán en pantalla. Si la fecha inicial está vacía

entonces el sistema toma como dato predeterminado la fecha menor entre el

primer día del mes actual y el valor de la fecha final. Si la fecha final está

vacía entonces el sistema toma la fecha actual.

La tabla de datos despliega todos los documentos que han sido creados, ya sea

que estén o no aplicados y / o aprobados, pero que estén dentro del rango de

fechas definido. Cuando un documento ha sido aprobado, el sistema marca la

línea correspondiente con . Refiérase a "Aprobar Movimiento Diario" en la

página 319.

Cabe hacer un par de aclaraciones relacionadas con el manejo de las

parcialidades en los documentos:

Para aquellos documentos que NO tengan parcialidades, se mostrara

en la columna "Fecha Rige", la fecha en que rige el documento y en la

columna "Fecha Vence", se mostrará la fecha en que vence dicho

documento.

Para aquellos documentos que SI tengan parcialidades, se mostrará en

la columna "Fecha Rige", la fecha en que rige la parcialidad y en la

columna "Fecha Vence", se mostrará la fecha en que vence dicha

parcialidad.

Inicialmente, desde esta pantalla en la columna Fecha Rige, si se trata de una

parcialidad se mostrará la fecha rige, pero si el documento no tiene

parcialidades se desplegará la fecha de creación del documento. Por otro lado,

en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada

documento o parcialidad.

Además, es posible saber en qué momento han sido aprobados los documentos

y por ende el estado de aprobación de los mismos a la fecha de corte, datos

que se guardarán en la carpeta bitácora de la pantalla donde se crean o

modifican documentos.

El filtro de la tabla de introducción de documentos consta de cinco carpetas:

General, Créditos, Débitos, Auditoría y Otros. A continuación se

describe el contenido de cada una de ellas.

Page 94: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

86 Transacciones Cuentas por Cobrar

INGRESO DE DATOS Cuando se agrega un documento el sistema desplegará una pantalla con un

conjunto de carpetas que juntas agrupan la información total del registro.

Digite el código del cliente para el cual se van a ingresar los documentos en el

campo respectivo, este es un campo del tipo F1. Desde la pantalla donde se

ingresan los datos del nuevo documento al igual que en la pantalla principal de

la opción se puede consultar el monto del Saldo, específicamente los datos de

Límite de Crédito del Cliente y la Corporación convertido a las monedas que

se maneje en el sistema tomando el tipo de cambio vigente a la fecha.

Si para un cliente específico se ha marcado la opción Cliente Inactivo en la

carpeta General de la pantalla de Creación - Modificación de Clientes,

el sistema solamente permitirá ingresar documentos tipo crédito para el

cliente.

A un Cliente Inactivo la compañía no le vende productos, entonces no

se pueden registrar documentos que aumenten el monto adeudado por el

cliente a la compañía. Por lo tanto, no se pueden agregar documentos

tipo Débito.

Un Cliente Inactivo, se desplegará en el listado de la siguiente manera:

El sistema desplegará la información correspondiente al Código y la

Descripción o Razón Social del cliente, así como el saldo actual y la moneda

asociada con el cliente.

Es posible crear un documento de crédito o un documento de débito.

Al registrar un documento, este se registrará al tipo de cambio histórico (o

bien al tipo de cambio seleccionado por el usuario), pero se tiene la

particularidad de que para los tipos de documento que se integran con el

módulo de Control Bancario, se mantendrá siempre el tipo de cambio de la

cuenta bancaria para la afectación contable de la cuenta correspondiente.

Igualmente cabe destacar que el sistema siempre sugerirá el tipo de cambio a

la fecha del documento, sin embargo el usuario podrá variar el tipo de cambio

a conveniencia por medio de la interfaz para estos efectos.

Si el usuario desea agregar un documento tipo débito, la carpeta denominada

Crédito se desactiva. Cuando el usuario desea agregar un documento tipo

crédito, las carpetas Débito y Retenciones se desactivan.

Page 95: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 87

Descripción de Carpetas

La opción de documentos presenta las siguientes carpetas: Detalle,

Paquete, Auditoría y Notas; éstas son comunes para los documentos tipo

crédito y débito. En cada una de ellas existen una serie de campos donde se

debe ingresar la información correspondiente al documento. A continuación se

describen los campos.

Débito

Nota: Las transacciones que aumentan el saldo de la Cuenta por

Cobrar Clientes se registran mediante documentos tipo débito.

La información de esta carpeta consiste en características específicas

que tendrá el documento tipo débito, tales como: tipo y subtipo de

documento, número consecutivo, fecha asociada, aplicación, monto,

moneda y condición de pago.

Tipo de Documento: se refiere al tipo de documento de débito que se

creará, es decir, el tipo de documento en el cual se registrará el monto que el

cliente adeuda a la empresa por la compra de bienes o servicios a crédito. Los

documentos tipo débito disponibles son: Factura, Intereses de Mora, Letra de

Cambio, Nota de Débito u Otro Débito.

Aunque el manejo de facturas es propio del módulo de Facturación, la

diferencia entre la definición de una factura en Cuentas por Cobrar y

dicho módulo, es el nivel de detalle de la compra que se le puede dar en el

mismo, la cual se hace por artículo en el tab de Detalle.

Subtipo: despliega el listado de las subdivisiones o subclasificaciones

definidas para cada documento. Los subtipos son definidos desde la opción de

Subtipos de Documentos en el menú de Administración.

Si no se ha definido ningún Subtipo para el documento seleccionado, el

sistema desplegará el mismo nombre que el Tipo.

En la pantalla principal de Documentos, el usuario tiene la posibilidad de

ordenar los registros mediante la columna Subtipo de Documento, sin

embargo, dicho ordenamiento no se puede hacer por orden alfabético sino más

bien se pueden agrupar por subtipo, similar al ordenamiento de la columna

Tipo de Documento.

Número: corresponde a una identificación del documento dentro del sistema,

dicho campo acepta un máximo de 20 caracteres alfanuméricos.

Dicho número de documento va a ser sugerido automáticamente por el

sistema, sin embargo, dicha sugerencia puede variar de acuerdo a si el sistema

Page 96: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

88 Transacciones Cuentas por Cobrar

maneja o no consecutivos globales, en Administración del Sistema,

para el usuario que esté logueado en ese momento.

El manejo del número del documento, como se mencionó, tiene una condición

especial, pues en caso de que se le haya definido en el manejo de

Consecutivos Globales de Administración del Sistema, un registro

para el número de los documentos y el usuario cuente con los privilegios

indicados en dicho registro, el campo del número será un F1, con lo que traerá

todos los consecutivos definidos para los números del tipo de documento

definido, en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del

código del número del documento, quedará sujeta a la longitud definida para

el consecutivo.

Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de

Administración del Sistema.

Nota: Un usuario en particular tendrá el privilegio de incluir y cambiar el

número del documento de tipo Factura y Nota de Débito. De no tener este

privilegio, el usuario deberá trabajar con los consecutivos que sugiere el

sistema. Refiérase a la sección de "Control de Seguridad" en la página 419

para mayor detalle sobre los privilegios de los usuarios.

NCF: Número de Comprobante Fiscal, el mismo se trata de un requerimiento

legal en el registro e impresión de documentos. (Requerimiento Fiscal de

República Dominicana). Dicho campo es sustentado por el mantenimiento de

NCF’s definido en el módulo de Administración del Sistema, dicho

número está conformado por 19 caracteres, de los cuales 11 son fijos y 8

variables. Este número será desplegado en la impresión de los documentos que

lo tengan definido.

IMPORTANTE: al definir el registro de un NCF en el módulo de

Administración del Sistema, existe la opción de definir el Tipo de

Contribuyente como TODOS, este tipo de contribuyente aplica únicamente

para el módulo de Cuentas por Cobrar, en el registro de documentos tipo

Notas de Débito, a lo que el sistema debe buscar el último generado para el

contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor.

Para las facturas, el NCF sugerido variará de acuerdo al Tipo de

Contribuyente que se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro

del cliente.

Además, en caso de que se utilice el parámetro Utilizar NCF para recibos,

el sistema no sugerirá para las facturas, pues lo hará para los recibos.

Page 97: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 89

Doc. Asociado: esta opción permite hacer agrupaciones de documentos

(Facturas y sus documentos asociados) de manera que se puedan relacionar

entre sí créditos y débitos para documentos dependientes. Este es un campo

tipo F1, por lo que al presionar esta tecla se despliega una tabla de

documentos a los cuales se puede asociar el registro que se está manejando.

Esta casilla aparecerá únicamente si se tiene activa la opción Asociación entre Documentos en los Parámetros del Módulo.

Fecha: en este apartado se deben definir tres fechas:

Doc: corresponde a la fecha asociada con el documento, por omisión el

sistema despliega la fecha en la cual fue creado el documento. Sin embargo, el

usuario puede modificar esta fecha y establecer cualquier otra. La fecha de

creación quedará registrada, en la carpeta Auditoría, como la que

corresponde al día en que se creó el documento tipo débito.

Rige: esta es la fecha en la cual entra en vigencia el documento. Esto se

utiliza especialmente para contabilizar el plazo del crédito otorgado al cliente.

Además, se utiliza para llevar control sobre la fecha de vencimiento del

documento tipo débito. El sistema automáticamente sugiere la fecha en la que

se está introduciendo el registro.

Vence: esta corresponde a la fecha de vencimiento del documento. El sistema

sugiere la fecha tomando en cuenta la condición de pago, sin embargo el

usuario puede cambiarla. Por ejemplo, si se crea un documento el 22 de

Setiembre y el cliente maneja una condición de pago de 30 días, el sistema le

sugerirá como fecha vence el 22 de Octubre.

Nota: una vez que se emitió un documento, a este se le puede modificar la

fecha solamente si el usuario cuenta con este privilegio (definido en

Seguridad del Módulo de Administración del Sistema).

Proyectada: este campo solo se muestra cuando se utiliza el módulo de

Flujo de Caja. Aquí el usuario puede colocar la fecha en que pronostica que se

recibirá el pago de dicha factura. El sistema sugiere por defecto, la fecha vence

del documento, pero esta información puede ser modificada por el usuario a

conveniencia.

% de Recuperación: este campo también se muestra cuando se tiene

instalado el módulo de Flujo de Caja. En este espacio el usuario puede digitar

el porcentaje de la factura que se recuperará una vez cobrado. El sistema

sugiere por defecto el 100% pero el usuario puede modificar esta información.

Concepto: es un espacio donde se especifica la referencia o motivo de la

creación del documento de débito

Origen: indica el cliente origen del documento que se está agregando o

modificando.

Page 98: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

90 Transacciones Cuentas por Cobrar

Cuando se agrega un documento nuevo, luego de seleccionar el cliente en el

cual se registrará dicho documento, en el campo “Origen” se va a copiar el

cliente seleccionado, con esto se quiere decir que para un documento el cliente

origen será el mismo cliente de registro, a menos que se indique algo distinto.

El campo de ayuda “Origen” (F1) sólo se encontrará habilitado para aquellos

clientes que sean de tipo Corporación ya que son estos los únicos que tendrán

la posibilidad de indicar un cliente distinto en este campo.

Cuando se está agregando o modificando un documento de un cliente

Corporación y se presiona F1 sobre el nuevo campo, se va a desplegar una

tabla de clientes en la cual se listarán todos los clientes sucursales que la

Corporación tenga asociados.

Este campo no deberá ser dejado en blanco cuando se grabe el documento, de

ser así se le desplegará un mensaje que le indique al usuario el motivo por el

cual no se puede grabar el documento. Una vez que se haya registrado el

documento este campo no podrá ser modificado si el documento respectivo

tiene aplicaciones.

Recibo: casilla modificable, utilizada para incluir el número de Contra

recibo en el cual se incluyó el documento tipo débito.

Esta opción aparecerá habilitada únicamente si se ha definido en

Parámetros del Módulo la Asociación de Facturas a Contrarecibos.

Si se tiene activada la opción Asociación de Facturas a Contrarecibos: de la

tabla Agregar-Modificar Clientes, el sistema no permitirá grabar ningún

documento si no se ha registrado el número de contra recibo al cual se va a

asociar. Si se indica un número de contra recibo que no existe el sistema le

pregunta que si lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema

generará el nuevo contra recibo.

Es importante señalar que al asociar los documentos del cliente a un

contra recibo, los documentos adquieren automáticamente las

condiciones de pago y fecha rige del contra recibo.

Monto: representa el valor total original del documento tipo débito.

Cuando los documentos (facturas) se cargan del módulo de Facturación

este valor corresponde al monto total, que incluye descuentos, impuestos,

gastos y demás rubros calculados desde ahí cuando se genera el documento al

cliente.

Moneda: en este campo se determina la moneda del documento tipo débito.

Page 99: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 91

Si el cliente realiza transacciones en múltiples monedas (opción

multimoneda activada), entonces el usuario puede ingresar la moneda. Si no

recuerda el código de la moneda, presione la tecla F1 en esta casilla y se

desplegará la tabla de Monedas definida en el módulo de Administración

del Sistema.

Tip: Si el documento tipo débito se crea con una moneda diferente de la

moneda asociada con el cliente en la carpeta General de la opción

Clientes!, el sistema despliega un mensaje de advertencia.

Si el cliente no realiza transacciones en múltiples monedas (opción

multimoneda desactivada), entonces el campo no será modificable, y el

sistema despliega la moneda asociada con el cliente.

Cobrador: Por omisión, el sistema despliega el código del empleado que ha

sido asignado como cobrador principal del cliente.

Vendedor: esta casilla se activa únicamente cuando se crean facturas. Por

omisión, el sistema despliega el código del empleado que ha sido asignado

como vendedor principal del cliente.

Sin embargo, si el usuario desea asignar otro vendedor para este documento

específico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble clic sobre el campo,

para desplegar la tabla de vendedores definidos en la base de datos.

Datos del Débito: es este apartado de la pantalla se presentan los datos

relacionados específicamente con el débito.

Condición: define la forma en la cual el cliente realizará el pago del

documento tipo débito, se refiere al período de crédito que la empresa concede

al cliente. Incluye el porcentaje de descuento por pronto pago y las

parcialidades (si estas fueron definidas).

Si la condición de pago incluye parcialidades, el sistema automáticamente

particionará esta factura en las correspondientes (definidas en la condición de

pago). Sin embargo estas partes son independientes del documento original.

Cabe destacar aquí que el documento principal no se ve afectado, solamente se

registran las parcialidades para dar soporte a consultas y reportes que

requieran del desglose.

El sistema, por omisión, despliega la condición de pago asociada con el cliente

en la carpeta Condiciones de la opción Clientes!, sin embargo, esta condición

puede ser reemplazada por otra, que se ajuste mejor a las características del

documento tipo débito.

Si no recuerda el código de la condición que desea asignar, presione la tecla

F1 en esta casilla para desplegar la tabla de Condiciones de Pago, definida en

el módulo de Administración del Sistema allí mismo es donde se

definen las parcialidades.

Page 100: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

92 Transacciones Cuentas por Cobrar

Contrarecibo: en esta casilla se define el código del contrarecibo al que se le

va a asociar el documento.

Tipo C.Pago: casilla en la que se define el tipo de Condición de Pago para el

documento en cuestión.

Ubicación Geográfica: en este espacio se define la ubicación de la

transacción contable de acuerdo con las divisiones geográficas definidas en el

Mantenimiento de Clientes. Esta información facilita el cálculo de las

retenciones especificadas a ciertas zonas geográficas.

Carpeta Débito

Crédito

La información de esta carpeta consiste en características específicas que

tendrá el documento de crédito, tales como: tipo y subtipo de documento,

Page 101: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 93

número, fecha asociada, aplicación, monto, moneda, cobrador y cuenta

bancaria.

Tipo de Documento: se refiere al tipo de documento de crédito que se

creará, el cual servirá para abonar o cancelar los documentos tipo débito

pendientes. Se despliega un listado donde el usuario puede escoger una de las

opciones: Depósito, Nota de Crédito, Otro Crédito, Recibo o Transferencia

Electrónica de Fondos.

En caso de que al grabar los datos del crédito el asiento generado aparezca con

una única línea se debe a que no se han definido todas las cuentas a nivel de la

cuenta bancaria.

Subtipo: despliega el listado de las subdivisiones o subclasificaciones

definidas para cada documento. Los subtipos son definidos desde la opción de

Subtipos de Documentos en el menú de Administración.

Si no se ha definido ningún Subtipo para el documento seleccionado, el

sistema desplegará el mismo nombre que el Tipo.

Doc. Asociado: esta opción permite hacer agrupaciones de documentos

(Facturas y sus documentos asociados) de manera que se puedan relacionar

entre sí créditos y débitos para documentos dependientes. Este es un campo

tipo F1, por lo que al presionar esta tecla se despliega una tabla de

documentos a los cuales se puede asociar el registro que se está manejando.

Esta casilla aparecerá únicamente si se tiene activa la opción Asociación entre Documentos en los parámetros del módulo.

Número: corresponde a una identificación del documento dentro del sistema,

dicho campo acepta un máximo de 20 caracteres alfanuméricos.

Dicho número de documento va a ser sugerido automáticamente por el

sistema, sin embargo, dicha sugerencia puede variar de acuerdo a si el sistema

maneja o no consecutivos, en Administración del Sistema, para el

usuario que esté logueado en ese momento.

En caso de que no se haya definido el uso del manejo de Consecutivos Globales, el sistema sugerirá el número de documento, dependiendo

únicamente del cliente y tipo de documento, sin embargo, no es necesario usar

el siguiente número de documentos de un mismo tipo, no obstante, el sistema

no permite repetir el número del documento. Por ejemplo, el sistema no

permite ingresar una factura con número 5 si anteriormente se había registrado

una factura con este número.

El manejo del número del documento, como se mencionó, tiene una condición

especial, pues en caso de que se le haya definido en el manejo de

Consecutivos Globales de Administración del Sistema, un registro

para el número de los documentos de tipo Recibo y el usuario cuente con los

Page 102: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

94 Transacciones Cuentas por Cobrar

privilegios indicados en dicho registro, el campo del número será un F1, con

lo que traerá todos los consecutivos definidos para los números de los

Recibos, en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del

código del número del documento, quedará sujeta a la longitud definida para

el consecutivo.

Los Consecutivos para los documentos de tipo Crédito aplican únicamente

para los Recibos, para los demás documentos tipo Crédito la asignación se

hará normalmente, por ejemplo, para las TEF y Depósitos, el número de

documento se sugerirá en función de la cuenta bancaria que se defina, y para

las Notas de Crédito y Otros Débito, el último guardado en las globales más

uno.

Para conocer el manejo completo de Consecutivos Globales, consulte la

guía de Administración del Sistema.

Nota: Un usuario en particular tendrá el privilegio de incluir y cambiar el

número de consecutivo del documento tipo Nota de Crédito. De no tener este

privilegio, el usuario deberá trabajar con los consecutivos que sugiere el

sistema. Refiérase a la sección de "Control de Seguridad" en la página 419

para mayor detalle sobre los privilegios de los usuarios.

NCF: Número de Comprobante Fiscal, el mismo se trata de un requerimiento

legal en el registro e impresión de documentos. (Requerimiento Fiscal de

República Dominicana). Dicho campo es sustentado por el mantenimiento de

NCF’s definido en el módulo de Administración del Sistema, dicho

número está conformado por 19 caracteres, de los cuales 11 son fijos y 8

variables. Este número será desplegado en la impresión de los documentos que

lo tengan definido.

IMPORTANTE: al definir el registro de un NCF en el módulo de

Administración del Sistema, existe la opción de definir el Tipo de

Contribuyente como TODOS, este tipo de contribuyente aplica únicamente

para el módulo de Cuentas por Cobrar, en el registro de documentos tipo

Notas de Crédito, a lo que el sistema debe buscar el último generado para el

contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor.

Para las facturas, el NCF sugerido variará de acuerdo al Tipo de

Contribuyente que se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro

del cliente.

Otro punto a mencionar en relación con los NCF, es el tema del documento

que se genera por pronto pago, pues si en los parámetros del módulo está

definido como Nota de Crédito como el Documento Pronto Pago, y al aplicar

un documento antes de que se cumpla el tiempo que se le da al cliente y la

Page 103: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 95

condición de pago tiene un descuento, el sistema habilitará el campo para el

NCF para realizar dicha aplicación.

Además, en caso de que se utilice el parámetro Utilizar NCF para recibos,

el sistema no sugerirá para las facturas, pues lo hará para los recibos.

Fecha: corresponde a la fecha asociada con el documento, por omisión el

sistema despliega la fecha en la cual fue creado el documento. Sin embargo, el

usuario puede modificar esta fecha y establecer cualquier otra.

La fecha de creación quedará registrada, en la carpeta de Auditoría, como la

que corresponde al día en que se creó el documento de crédito.

Nota: Para el proceso de Diferencias Cambiarias el Tipo de

Cambio asociado con el Documento de Crédito corresponde al

valor del Tipo de Cambio Histórico para la fecha definida en esta

casilla o para la fecha anterior más cercana a la misma.

Concepto: espacio donde se especifica la referencia o motivo de la creación

del documento de crédito.

Origen: indica el cliente origen del documento que se está agregando o

modificando.

Cuando se agrega un documento nuevo, luego de seleccionar el cliente en el

cual se registrará dicho documento, en el campo “Origen” se va a copiar el

cliente seleccionado, con esto se quiere decir que para un documento el cliente

origen será el mismo cliente de registro, a menos que se indique algo distinto.

El campo de ayuda “Origen” (F1) sólo se encontrará habilitado para aquellos

clientes que sean de tipo Corporación ya que son estos los únicos que tendrán

la posibilidad de indicar un cliente distinto en este campo.

Cuando se está agregando o modificando un documento de un cliente

Corporación y se presiona F1 sobre el nuevo campo, se va a desplegar una

tabla de clientes en la cual se listarán todos los clientes sucursales que la

Corporación tenga asociados.

Este campo no deberá ser dejado en blanco cuando se grabe el documento, de

ser así se le desplegará un mensaje que le indique al usuario el motivo por el

cual no se puede grabar el documento. Una vez que se haya registrado el

documento este campo no podrá ser modificado si el documento respectivo

tiene aplicaciones.

Monto: es el valor del documento de crédito para pagar los saldos pendientes.

Por omisión, el sistema despliega el monto total del saldo adeudado por el

cliente específico.

El sistema permite abonar o cancelar con un documento de crédito uno o

varios documentos tipo débito. Por lo tanto, el usuario puede editar esta casilla

de acuerdo al monto del documento generado.

Page 104: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

96 Transacciones Cuentas por Cobrar

Impuesto: en esta casilla se define el código del impuesto que se usará para

saber que cuentas contables usar en la inclusión de las líneas en la transacción

contable por concepto de impuestos.

Cabe resaltar que, en caso de que no se haya activado el parámetro de Utilizar

Distribución Contable por tipo de Impuesto, el sistema no tomará en cuenta el

código de impuesto definido en este campo, por lo que para la generación de

las líneas contables por concepto de impuesto, tomará las definidas para tal

efecto, en la categoría del cliente o país, según esté parametrizado el módulo.

Moneda: en este campo se determina la moneda del documento de crédito. Si

el cliente realiza transacciones en múltiples monedas (opción multimoneda

activada) los documentos de crédito pueden tener monedas diferentes de la

asociada con el cliente en la carpeta Otros de la opción Clientes!.

El sistema mantiene la integridad de la relación entre la moneda de la cuenta

bancaria y las transacciones asociadas con los documentos de crédito, tanto

para la empresa como para el cliente:

Cuando se crea un depósito, la moneda de esta casilla será igual a la de la

cuenta bancaria en la cual se registrará el depósito.

Cuando se crea una T.E.F., la moneda de esta casilla será igual a la de la

cuenta bancaria en la cual se registrará la Transferencia Electrónica de Fondos.

En el caso de Recibos, Notas de Crédito y Otros Créditos, el usuario puede

definir la moneda del documento.

Cobrador: esta casilla se activa únicamente cuando se crea un documento de

crédito tipo Recibo.

El sistema despliega el código del empleado que ha sido asignado como

cobrador del cliente. Sin embargo, si el usuario desea asignar otro cobrador

para este documento específico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble

clic sobre el campo, se desplegará la tabla de cobradores definida en el módulo

de Administración del Sistema.

Vendedor: esta casilla se activa en la creación de todo tipo de documentos de

tipo Crédito. Por omisión, el sistema despliega el código del empleado que ha

sido asignado como vendedor principal del cliente.

Sin embargo, si el usuario desea asignar otro vendedor para este documento

específico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble clic sobre el campo,

para desplegar la tabla de vendedores definidos en la base de datos.

Cuenta: esta casilla se activa únicamente cuando se crean documentos de

crédito tipo Depósito o Transferencia Electrónica de Fondos. Ingrese el

Page 105: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 97

código de la cuenta bancaria de la empresa en la cual el cliente realiza los

pagos de los documentos tipo débito pendientes.

Si no recuerda el código de la cuenta bancaria, presione la tecla F1 en esta

casilla, y se desplegará la tabla de Cuentas Bancarias.

Ubicación Geográfica: en este espacio se define la ubicación de la

transacción contable de acuerdo con las divisiones geográficas definidas en el

Mantenimiento de Proveedores. Esta información facilita el cálculo de las

retenciones especificadas a ciertas zonas geográficas.

Carpeta Crédito

Detalle

Esta carpeta se despliega únicamente cuando se crea o revisa un documento

tipo débito (Factura, Interés de Mora, Letra por Pagar, Nota de Débito u Otro

Débito), una Nota de Crédito u Otro Crédito. Se utiliza para registrar el detalle

de los montos que conforman el total del documento.

Si en Parámetros del Módulo se ha establecido o activado la opción

Detalle Obligatorio, el usuario debe digitar los montos solicitados. Por lo

tanto, el usuario debe ingresar nuevamente el Monto Total del documento.

Page 106: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

98 Transacciones Cuentas por Cobrar

Si en Parámetros del Módulo se ha desactivado la opción Detalle

Obligatorio, cuando se ha digitado el Monto del documento el sistema

completará los montos del detalle de manera tal que se ajuste el detalle al

Monto Total. El usuario puede modificar los valores desplegados.

Luego de digitar el SubTotal y el Descuento, entonces el sistema le calculará

automáticamente los valores para el impuesto_1 e impuesto_2, si se ha

definido algún código para el impuesto en débitos en los Parámetros del

Módulo, estos valores pueden ser verificados por el usuario y ajustados si es

necesario.

Finalmente, los dos últimos campos modificables corresponden al Rubro_1 y

el Rubro_2, los cuales estarán habilitados solamente si se especificó esta

condición en los Parámetros del Módulo.

El Monto Total que se calcula a partir del detalle especificado debe ser igual

que el Monto del documento digitado en la carpeta Débito (Factura, Interés

por Pagar, Letra por Pagar, Nota de Débito u Otro Débito) o en la carpeta

Crédito (Nota de Crédito u Otro Crédito). De esta manera, el sistema garantiza

un doble control cuando se introduce el documento.

Las casillas que se presentan en esta opción son las siguientes:

SubTotal: monto asociado con el precio total de los bienes o servicios,

comprados por el cliente a crédito, que se registran en el documento.

El monto por ingresar en la casilla SubTotal debe ser tal que al aplicar los

descuentos, impuestos y otros gastos, el valor en la casilla Monto Total de la

Carpeta Detalle sea igual al valor en la casilla Monto de la Carpeta Débito o

Crédito.

Descuento: monto del descuento otorgado al cliente sobre el precio de los

bienes o servicios adquiridos a crédito, el descuento se rebaja del monto

correspondiente al SubTotal.

SubTotal Descontado: corresponde a la diferencia entre el SubTotal y el

Descuento. Esta casilla no es modificable.

El sistema no calculará el descuento cada vez que se realice un pago parcial, si

no que el sistema consultará si se está cancelando el total del documento

aplicando inmediatamente el descuento, si solo es una parte no realiza ningún

cálculo.

Page 107: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 99

Impuesto_1: monto calculado con base en el porcentaje asociado con el

impuesto_1, en la tabla de Códigos de Impuesto del módulo de

Administración del Sistema, para el código de impuesto definido como

Impuesto en Débitos desde los Parámetros del Módulo. Recuerde que, el

nombre de esta casilla se define desde los Parámetros del Módulo de

Administración del Sistema.

El sistema calcula, automáticamente, el porcentaje que corresponde al

Impuesto_1 sobre el monto del SubTotal Descontado. Si se modifica el

SubTotal Descontado por variaciones en el SubTotal o en el Descuento,

entonces el usuario deberá presionar el icono adjunto ( ), para recalcular el

Impuesto_1 por cobrar.

Impuesto_2: monto calculado con base en el porcentaje asociado con el

impuesto_2, en la tabla de Códigos de Impuesto del módulo de

Administración del Sistema, para el código de impuesto definido como

Impuesto en Débitos desde los Parámetros del Módulo. Recuerde que, el

nombre de esta casilla se define desde los Parámetros del Módulo de

Administración del Sistema.

El sistema calcula, automáticamente, el porcentaje que corresponde al

Impuesto_2 sobre la sumatoria del SubTotal Descontado y el Impuesto_1. Si

alguno de los datos anteriores es modificado, entonces el usuario deberá

presionar el icono adjunto ( ), para recalcular el Impuesto_2 por cobrar.

Rubro 1 y 2: los montos que se cargarán en estos campos corresponden a

gastos que aumentan el Monto Total del documento, por ejemplo: transporte,

documentación y almacenaje. Estos rubros se refieren a gastos no

considerados en las casillas anteriores.

El usuario puede establecer si requiere su utilización y definir su nombre

desde los Parámetros del Módulo.

Monto Total: se calcula a partir del detalle especificado y debe ser igual que

el Monto del documento digitado en la carpeta Débito (Factura, Interés por

Pagar, Letra por Pagar, Nota de Débito u Otro Débito) o en la carpeta Crédito (Nota de Crédito u Otro Crédito). De esta manera, el sistema garantiza un

doble control cuando se introduce el documento.

Retenciones Aplicadas: monto aplicado, hasta el momento, por concepto

de Retenciones al documento.

Page 108: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

100 Transacciones Cuentas por Cobrar

Si el modo de aplicación de una retención es Aplicar al Registrar, entonces el

monto asociado con la retención se desplegará en la casilla Retenciones

Aplicadas hasta que el documento sea salvado ( ).

Monto Cobrado: total real que se ha liquidado o abonado al documento por

la aplicación de documentos de crédito.

Advertencia: El Monto Cobrado no incluye las Retenciones.

Saldo Actual: cantidad pendiente por cancelar al documento, es decir por

cobrar, luego de descontar el monto por Retenciones Aplicadas y el Monto

Cobrado.

Retenciones por Aplicar: corresponde al monto por concepto de

Retenciones que será aplicado cuando el documento sea cancelado.

Si el modo de aplicación de la retención es Aplicar al Cancelar, el monto

asociado con la retención se desplegará en la casilla Retenciones Aplicadas

hasta que se cancele el documento.

Monto por Cobrar: monto total que falta por cancelar al documento.

Page 109: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 101

Carpeta Detalle

Retenciones

La carpeta de Retenciones solamente se activa para documentos tipo débito.

El sistema, por omisión, despliega todas las que se definieron para el

proveedor. Se calcularán, automáticamente, con base en las características de

cada una y los valores digitados en la carpeta Detalle del documento.

Además, al aplicar una retención se utilizará la fecha del sistema.

La tabla modificable en esta carpeta permite al usuario agregar retenciones,

eliminar las que no se deben aplicar y modificar los montos calculados por el

sistema como valores sugeridos.

Las retenciones disponibles en el sistema se obtienen del listado definido en

Tipos de Retenciones del menú Administración.

Una retención cuenta con las siguientes características:

Retención (código)

Descripción

Modo de aplicación

Montos (porcentaje y mínimo)

Rubro a aplicar

Page 110: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

102 Transacciones Cuentas por Cobrar

Cuenta

Autoretenedora

Si está activa

Las columnas modificables a nivel de la tabla son el código de la retención y

el monto, todas las demás son campos informativos.

Un documento de Retención solamente se puede asociar con un documento

tipo débito único.

Una vez que se salve ( ) el documento tipo débito, se deshabilitan los iconos

para agregar, recalcular o eliminar retenciones. Es decir, las retenciones

pueden ser consultadas como un documento más del sistema.

Las retenciones no pueden reversarse ni borrarse porque están estrictamente

ligadas con el documento tipo débito. Por lo tanto, solamente se eliminan si se

borra el documento tipo débito con el cual están asociadas.

Columnas de la Tabla de Retenciones

Las columnas que despliega la tabla de datos de la carpeta de Retenciones

son:

Retención: corresponde al código de identificación de la retención definido

desde la opción de Tipos de Retenciones del menú de Administración.

Descripción: nombre de la retención. Al establecer el código de la retención,

el sistema despliega automáticamente su nombre.

Monto: se despliega la cantidad por retener, según el porcentaje y el

mínimo establecido al definir la retención.

Nota: Si el monto mínimo para cada tipo de retención desplegado es

mayor que el monto del rubro sobre el cual aplica la retención, definido

en la carpeta Detalle, el sistema establecerá este valor como cero

(0.00), dado que el documento no cumple con los requisitos del tipo de

retención.

Referencia: permite ingresar información importante con respecto a la

retención asociada con el documento tipo débito.

Aplicada: informa si una retención ha sido aplicada o no, con base en el

Modo de Aplicación asociado con la retención desde la opción de Tipos de Retenciones del menú de Administración. Cuando se ingresen

documentos que tienen asociadas retenciones que hayan sido marcadas como

Page 111: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 103

“Aplicadas”, no se le generará dichas retenciones en ese momento sino hasta

que el documento sea aprobado. El comportamiento de esta casilla se muestra

por medio de la siguiente tabla:

MODO APLICACIÓN

ESTADO (antes de salvar el

documento)

ESTADO (después de salvar el

documento) Al Registrar Se aplicará Aplicada

Al Cancelar Se registrará Pendiente

Documento: el sistema despliega el consecutivo, considerado con base en

las retenciones creadas en todos los documentos tipo débito del cliente. Es el

número que tendrá el documento tipo crédito generado al aplicar la retención.

Base: aplica solo para las retenciones Autoretenedoras, se indica la base

sobre la cual se calculó el monto de la retención.

Autoretenedora: en esta casilla se indica si la retención es autoretenedora o

no. Las retenciones de calificadas como autoretenedoras no generarán

documento de retención, sólo generarán asiento contable que se podrá ver

desde el módulo de Contabilidad General, en las opciones Transacciones /

Diario o en Consulta / Del Mayor / Asientos.

La pantalla de la carpeta es la siguiente:

Page 112: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

104 Transacciones Cuentas por Cobrar

Carpeta Retenciones

Es importante aclarar que después de aplicar una retención al registrar (con el

botón de aplicar retenciones), cuando se quiere borrar desde la tabla de

documentos del cliente, no se puede, inclusive el sistema despliega un mensaje

de que el documento no puede ser eliminado. Sin embargo, si se entra al

documento al que pertenece la retención y en la carpeta de Retenciones se

quiere borrar la retención, el sistema la hace sin ningún problema, solo

desplegando el mensaje en que se indica si se está seguro de que se desea

borrar el documento.

Contable

Esta carpeta se utiliza para especificar el paquete contable en el cual se

registrará el asiento generado por los documentos de crédito y por los

documentos de débito.

Créditos: el usuario debe ingresar el código del paquete contable en el cual

desea registrar los asientos generados por la creación de un documento de

Page 113: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 105

crédito. Por omisión, el sistema despliega el paquete contable asociado con los

Créditos en la carpeta Contable de Parámetros del Módulo.

Débitos: el usuario debe ingresar el código del paquete contable en el cual

desea registrar los asientos generados por la creación de un documento de

débito. Por omisión, el sistema despliega el paquete contable asociado con los

Débitos en la carpeta Contable de Parámetros del Módulo

Si no recuerda el código del paquete contable, presione la tecla F1 en la casilla

correspondiente y se desplegará la tabla de Paquetes Contables definida

en el módulo de Contabilidad General.

Transacción Contable: en esta casilla, a modo de consulta se presenta el

código de la transacción contable que se genera al crear el documento.

Recuerde que el nombre de esta casilla es “costumizable” en los parámetros de

Contabilidad General.

Nota: La casilla modificable corresponde al tipo de documento: si está

creando un documento de tipo Crédito, la casilla Créditos es la única

modificable; si está creando un documento de tipo Débito, la casilla

Débitos es la única modificable.

Carpeta Paquete

Page 114: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

106 Transacciones Cuentas por Cobrar

Pagos

En esta carpeta muestra el desglose de las parcialidades asignadas al

documento.

Las parcialidades constituyen una herramienta visual y de análisis que permite

ver el modo en que una factura deberá ser pagada, asimismo se pueden hacer

distintos tipos de estimaciones y análisis respecto del vencimiento y

antigüedad de las facturas y en su caso de las parcialidades de una factura.

Para que esta carpeta se active, se debe elegir una condición de pago que

incluya parcialidades, estas se definen en la carpeta Débito del mantenimiento

de Documentos. Además, recuerde que las Condiciones de Pago se

configuran en el módulo de Administración del Sistema en la opción

Tablas/ Tipos/ Condiciones de Pago.

Las columnas que se despliegan son:

Consecutivo Parcialidad

Fecha Rige: Fecha a partir de la cual rige el pago a realizar.

Fecha Vence: Fecha a partir en la cual vence el pago a realizar.

Porcentaje (%)

Monto

Saldo

Subtotal

Descuento

Impuesto 1 y 2

Rubros 1 y 2.

Monto del Principal: Monto del Principal, en el primer pago debe ser

igual al monto de la deuda, para los siguientes, será el resultado de la

resta del Monto Principal del pago anterior menos el Monto de la

Amortización también del pago anterior. Visible sólo si se trata de una

condición de pago de tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos.

Monto de la Amortización: Monto de la amortización, corresponde a

la porción de la cuota que se abona al principal. Visible sólo si se trata

de una condición de pago de tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o

Montos.

Page 115: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 107

Saldo de la Amortización: corresponde al monto restante de la

amortización que no cubrió el pago realizado a la deuda, esto para

casos en los que no se cancela la totalidad de la cuota, ya que siempre

se busca cubrir la totalidad de los intereses del período que se cancela

y lo restante del pago realizado se amortiza al principal. Inicialmente

será igual al monto de la amortización. Visible sólo si se trata de una

condición de pago de tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos

Monto del Interés: Monto del Interés: se refiere al monto

correspondiente a intereses por el financiamiento proporcionado y

corresponde a una parte de la cuota definida para el período

correspondiente. Visible sólo si se trata de una condición de pago de

tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos.

Saldo del Interés: Saldo del Interés: corresponde al monto restante del

interés que no cubrió el pago realizado a la deuda, esto para casos en

los que no se cancela la totalidad de la cuota, ya que siempre se busca

cubrir la totalidad de los intereses del período si el monto pagado así

lo permite. Inicialmente será igual al monto del interés de

financiamiento. Visible sólo si se trata de una condición de pago de

tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos.

Monto de la Cuota: Monto de la Cuota: Se establece de acuerdo al tipo

de condición de pago y corresponde al monto del pago a realizar en el

período correspondiente. Se calcula sumando el monto del interés y el

de la amortización. Visible sólo si se trata de una condición de pago

de tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos.

Saldo de la Cuota: Saldo de la Cuota: Corresponde al monto restante

de la cuota que no cubrió el pago realizado a la deuda, esto para casos

en los que no se cancela la totalidad de la cuota definida para el

período respectivo. Inicialmente será igual al monto de la cuota.

Visible sólo si se trata de una condición de pago de tipo: amortización

Fija, Cuota Fija o Montos.

Saldo del Principal: Resultado de la resta del interés menos el Monto

de la amortización para el período correspondiente. Valor calculado de

amortizaciones por el sistema basado en la amortización de la misma

fila. Visible sólo si se trata de una condición de pago de tipo:

amortizaciones Fija, Cuota Fija o Montos.

Las únicas columnas modificables en esta tabla son la Fecha Rige y al Fecha

Vence.

Además se muestran en la carpeta las casillas:

Condición de pago: código de la condición de pago.

Page 116: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

108 Transacciones Cuentas por Cobrar

Plazo: Plazo de la condición de pago especificado en el módulo de

Administración del Sistema.

Contrato No.: código del contrato al que se encuentra asociado el

documento de financiamiento, la casilla es de tipo combo box, por lo que al

presionar el botón se desplegarán los códigos de los contratos que se pueden

seleccionar.

Interés (%): Porcentaje del interés establecido para el financiamiento.

Valores aceptados entre 0 y 100

Es importante mencionar que el valor que se indique en el campo interés y la

condición de pago del documento, no podrán ser modificados una vez que se

haya realizado la primera aplicación o pago del documento, o cuando éste

haya sido aprobado.

Carpeta Pagos

Page 117: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 109

Auditoría

En esta carpeta se despliega información relacionada con el usuario que ha

creado el documento o realizado modificaciones al documento.

Además, se presenta el consecutivo de asiento generado por la transacción que

representa el documento.

Tanto para la creación como para la última modificación del documento se

presentan el usuario, la fecha y la hora asociadas con tales acciones.

También, se presenta la información sobre en qué momento han sido

aprobados los documentos y su estado de aprobación a la fecha de corte.

Estos datos son de consulta, el sistema los determina y despliega, por lo tanto,

no pueden ser modificados.

Notas

Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un

apuntador de comentarios, notas u observaciones con respecto a la transacción

que representa el documento. Si se desean modificar las notas de un

documento aprobado que se encuentra en un periodo cerrado es necesario que

el usuario cuente con el privilegio correspondiente, el cual se define en el

módulo de Administración del Sistema.

Garantías

Las garantías que se registren pueden ser fiadores o prendas.

Para registrar las prendas se cuenta con una tabla con las siguientes columnas:

Identificación de la prenda, Tipo, Descripción, Observaciones, Artículo y

Descripción del Artículo (estas últimas columnas estarán disponibles

únicamente su en la compañía actual está instalado el módulo de Control de

Inventario). Sólo es obligatoria la información de identificación y tipo, por lo

que el resto es opcional.

La información de las garantías puede ser modificable por cualquier usuario

que tenga privilegios de modificación en la pantalla de Transacciones –

Documentos del módulo de Cuentas por Cobrar, cuando el documento no esté

aprobado. Si un documento está aprobado, únicamente un usuario con un

privilegio especial podrá modificar las garantías de los documentos.

Para los fiadores es posible indicar lo siguiente: Identificación del fiador,

Nombre, Ocupación, Tipo de Fiador, Dirección del Domicilio, Teléfono del

Domicilio, Lugar de trabajo, Dirección del trabajo, Teléfono del trabajo,

Observaciones y Contrato. Es obligatorio ingresar la Identificación del fiador,

el resto se debe ingresar a conveniencia.

Page 118: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

110 Transacciones Cuentas por Cobrar

Si el fiador es un cliente de Exactus, existe una columna para especificar el

código de éste en el sistema, con lo cual se toma la información posible del

cliente y el resto debe ser completada por el usuario.

Si se modifica la fecha rige o de vencimiento de un documento y se cuenta con

un plan de pagos definido, entonces se debe generar un nuevo plan que se base

en las nuevas fechas.

Carpeta Garantías

FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales se describen a continuación, para mayor detalle

refiérase a la sección "Ingreso de Datos" en la página 86.

Botón Función Teclas Descripción

Page 119: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 111

Aplicar

documentos

Relaciona un documento tipo crédito (el que

haya sido seleccionado con el highlight), con

algún débito que vaya a ser abonado o

cancelado. Se despliega una pantalla donde se

realiza el proceso. Para mayor detalle refiérase

a "¿Cómo Aplicar los Documentos?" en la página 114.

Cambiar a Modo

Automático / Manual

En el modo manual, el usuario puede elegir

el documento tipo débito que será abonado o

cancelado con la aplicación del crédito.

Además, el crédito no necesariamente tiene que

ser abonado en su totalidad. Los documentos

tipo débito desplegados en la tabla de datos

pueden estar definidos en diferentes monedas.

Para la consulta del uso de esta función

refiérase a "¿Cómo se utiliza el modo manual?" en la página 118.

En el modo automático, el sistema

selecciona los documentos tipo débito

pendientes más antiguos, con base en la casilla

Fecha de la carpeta Débito, para pagarlos

con el crédito desplegado. Los documentos tipo

débito desplegados en la tabla de datos están

definidos en la misma moneda que la

establecida en la casilla Moneda de los

Débitos. Para la consulta del uso de esta

función refiérase a "¿Cómo se realiza la

Generación de la tabla del Plan de Pagos?" en la página 122.

Aplicar el

Crédito

Cuando se presiona este icono se realiza el

proceso de aplicación del crédito. La aplicación

varía según el modo de pago seleccionado

(manual o automático). Para mayor detalle

refiérase a "¿Cómo se Aplica un Crédito a un

Cliente Multimoneda?" en la página 128.

Mostrar

documentos

pendientes de las sucursales

Permite observar los documentos que se

encuentran pendientes, tanto para las sucursales

como a la corporación a la cual pertenecen.

Para mayor detalle refiérase a "¿Cómo mostrar

los documentos pendientes de las sucursales?" en la página 131.

Mostrar Parcialidades

Este botón indica si se deben mostrar las

parcialidades de los documentos en vez de los

documentos originales, para ser sujetos de

aplicación independientes. (En este punto el

sistema no restringirá la aplicación de

documentos sobre una determinada parcialidad

de una factura, es decir, la aplicación se podrá

realizar sobre las parcialidades en cualquier orden)

Page 120: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

112 Transacciones Cuentas por Cobrar

Consultar

Aplicaciones

La consulta se puede hacer sobre documentos

de crédito o de débito indistintamente. Al

presionar el icono se presenta una pantalla con

los créditos que se cargan sobre el débito

consultado, o bien, con los débitos a los cuales

paga el crédito consultado. Para mayor detalle

refiérase a "¿Cómo Realizar Consultas sobre

Aplicaciones?" en la página 132.

Crear

Contrarecibos

Permite agrupar un conjunto de documentos

tipo débito, por ejemplo facturas, en un

documento de débito único. Simplifica el

proceso cancelación de documentos tipo débito

porque permite cancelar un grupo de

documentos de débito con un solo documento

de crédito. Para mayor detalle de esta función

refiérase a "¿Cómo Crear Contrarecibos?" en la página 134.

Anular

Documentos

Se utiliza para convertir en cero el Monto de

un documento de crédito o débito. El sistema

genera un asiento contable para anular la

transacción que corresponde al registro y

conserva el número de documento.

No se permite anular un documento cuyo

estado sea conciliado temporal o conciliado en

firme. Si el documento se encuentra en un

periodo cerrado, el sistema desplegará un wizard de anulación.

Para mayor detalle refiérase a "¿Cómo Anular

Documentos?" en la página 143.

Generar Asiento

Contable

Permite generar manualmente el asiento

contable de la transacción registrada si éste no ha sido generado.

Nota: Esta opción se activa solamente si se

tiene integración contable.

En la tabla de Creación-Modificación de

Documentos esta opción aparece activa solamente si el documento no posee asiento.

Aprobar-

Esta opción permite aprobar un documento si

este no ha sido aprobado. Recuerde que un

documento aprobado no puede ser eliminado.

Tip: Las líneas de los documentos aprobados

tienen el símbolo al inicio del renglón.

Al aprobar un documento se genera la

transacción contable correspondiente para

Page 121: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 113

aquellos documentos que al momento de su

aprobación no cuenten con un asiento asociado.

La fecha de este asiento sería igual a la fecha

del documento.

Desaprobar

Esta opción permite desaprobar un documento

que ya ha sido aprobado. Sólo los documentos

con el símbolo al inicio del reglón son los

que están aprobados. Esta funcionalidad es

posible usarla aún para los documentos generados desde otros módulos.

Si se tiene activa la opción Asociación entre

documentos en parámetros del módulo, y se

trata de desaprobar un documento que está

asociado a otro, éste tenga que ser desaprobado con anterioridad.

Ver Asiento

Contable

Permite visualizar el asiento del documento

seleccionado, siempre y cuando el documento

lo tenga, de lo contrario, desplegará un mensaje

de error indicando que el documento seleccionado no tiene asiento contable.

Generar/No

Generar Asientos

Esta opción aparece únicamente en la tabla de

Creación-Modificación de Documentos y si

existe integración contable. Si el icono está

oprimido, genera automáticamente los asientos

al salvar el documento. Si no se encuentra

oprimido y en Parámetros del Módulo no se

encuentra activada la opción Aplicación

Automática de Asientos Contables el asiento

se tendrá que generar con el icono .

Imprimir

Documento

Permite imprimir el documento que se

encuentra en la tabla de Creación-

Modificación de Documentos. Al

accionar este botón el sistema despliega una

pantalla de diálogo, en ella se debe especificar

el concepto del documento, o sea, la razón o aplicación de éste.

Este Concepto queda almacenado en la Base

de Datos, por lo tanto, si el usuario accede

nuevamente esta pantalla, la descripción

señalada se conserva. Para más detalle consulte

◘ De igual manera, si se desea anular un

Depósito creado en Cuentas por Cobrar que

forma parte de un grupo de depósitos asociados

a un depósito de Control Bancario, el sistema

sólo anulará el depósito de Cuentas por Cobrar.

Si se quiere anular el depósito de Control

Bancario, el usuario deberá ir a dicho módulo y ejecutar el respectivo proceso de anulación.

¿Cómo imprimir un Documento? En la página

Page 122: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

114 Transacciones Cuentas por Cobrar

150.

Documentos

Asociados

Esta función permite visualizar los documentos

que están asociados al registro seleccionado. Al

oprimir este icono se despliega una pantalla que contiene un encabezado y una tabla.

El encabezado indica el tipo, código,

descripción, monto y moneda del registro

seleccionado.

La tabla muestra la información

correspondiente a los documentos asociados al registro elegido.

Esta función se encuentra en la tabla de mantenimiento de documentos únicamente.

Recalcular

Al elegir las retenciones que se aplicarán sobre

el documento tipo débito, el sistema

automáticamente calcula el valor para cada una

de las retenciones. Si se cambia alguno de los

valores de las casillas de la carpeta Detalle o el

Monto en la Carpeta General, de modo que se

afecte el monto de la retención, mínimo o

porcentaje, el recálculo de este monto tendrá

que hacerse manualmente, por medio de este botón.

Ver información

del cliente seleccionado

Este botón le permite al usuario visualizar los

datos del cliente que esté seleccionado en ese

momento. El botón se presenta tanto en la

pantalla principal de la opción como en la de

ingreso de datos, esta opción realiza la misma

función que el botón del form de datos.

Cargador

Dinámico

Esta opción llama al Cargador Dinámico, el

cual permite realizar cargas de datos o

modificaciones masivas. Para mayor detalle

refiérase al manual de “Cargadores

Dinámicos”.

INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS

¿Cómo Aplicar los Documentos?

Nota: Únicamente se pueden aplicar documentos de Crédito.

Page 123: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 115

Un usuario en particular podría tener el privilegio de Aplicar documentos

tipo crédito para disminuir o cancelar el saldo pendiente de los documentos

tipo débito. Para más información sobre la asignación de privilegios consulte

"Control de Seguridad" en la página 419.

Cuando se agrega un documento de crédito, el sistema automáticamente

despliega la pantalla de Aplicación del Documento. No obstante, el

usuario puede decidir si lo aplica posteriormente, esto se hace desde la pantalla

principal de Documentos, al ubicar el highlight sobre el crédito

correspondiente y activar el icono .

Sólo se puedan aplicar créditos que hayan sido previamente contabilizados

(siempre y cuando la integración contable esté activa), por lo que si se solicita

aplicar un documento de este tipo sin asiento el sistema desplegará un mensaje

indicando que se debe contabilizar antes el documento para poder proceder a

hacer un pago con el mismo, pero si el documento no se encuentra aprobado al

momento de la aplicación entonces el sistema lo deberá aprobar

automáticamente.

Todos los documentos que surjan como producto de la aplicación deberán

crearse como documentos aprobados y contabilizados, como el caso de

documento por pronto pago, etc.

Se permitirá aplicar documentos a Parcialidades de Factura, en cuyo

caso se deberá registrar la aplicación de la parcialidad y la aplicación de la

factura principal. Además se permitirá aplicar documentos a facturas con

parcialidades en cuyo caso el monto se distribuirá en el orden establecido

según el vencimiento de las parcialidades, hasta que el monto de la aplicación

esté completo.

Si al momento de realizar la aplicación de un documento no ha sido aprobada

pero si se encuentra contabilizado, el sistema aprobará previamente los

documentos involucrados. Si esta condición no se da, el sistema enviará un

mensaje, indicando que debe realizar la aprobación del documento a pagar de

forma manual, con el fin de revisar y ajustar la contabilización. Pero si no hay

integración contable esta restricción no aplica y en todo momento se podría

aprobar un documento aunque no esté contabilizado.

Información Importante:

En cuanto a la fecha de aplicación, se tomará por default, la fecha mayor de

entre los dos documentos.

Es necesario aclarar que en el EXACTUS.INI se puede definir para que tome

diferentes fechas al momento de la aplicación. Por lo tanto, para variar este

parámetro se tiene que tener clara la siguiente información.

Page 124: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

116 Transacciones Cuentas por Cobrar

La variable CC_FechaDeAplicacion, podría llegar a tener tres valores posibles

que se citan a continuación:

a) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Sistema

Bajo este escenario, el sistema toma la fecha del sistema y la coloca en la fecha

de aplicación del documento.

b) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Documento

Este es el parámetro que tiene por defecto el sistema, donde coloca en la fecha

de aplicación la fecha mayor entre ambos documentos (débito y crédito).

c) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Aplicacion

Esta constante estaría respetando el valor que el usuario ingrese en el campo

Fecha de la tabla de Aplicaciones, y el sistema no estaría haciendo alguna

validación al respecto, simplemente al momento de aplicar le estaría asociando

esa fecha a todos los documento que se calculan, tanto en la aplicación manual

como automática, también aplica para pagos parciales.

Importante mencionar que este último mecanismo citado puede llegar a

generar inconsistencias en la reconstrucción de saldos, por lo tanto la

utilización de este valor queda en responsabilidad total del cliente.

Además, la aplicación de documentos presenta las siguientes peculiaridades

que se deben tomar en consideración:

1. Al registrar retenciones asociadas a documentos, las mismas

serán aplicadas en el momento de aprobación de los documentos a

los que se encuentran asociadas.

2. Al realizar la aplicación de documentos no aprobados éstos serán

aprobados automáticamente.

3. En relación con la consideración anterior, se cuenta con auditoría

para la aprobación de documentos, por lo que se podrá saber el

responsable y hora de dicha aprobación. Se cuentan para la

aprobación y desaprobación de documentos con privilegios

independientes.

La pantalla de Aplicación del Documento, puede desplegarse de dos maneras,

en función de si se utiliza el Modo Automático o el Modo Manual para

Page 125: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 117

la aplicación de los documentos de crédito. En esta pantalla se despliegan los

registros asociados con los documentos tipo débito que estén pendientes.

Las casillas de la pantalla de Aplicación del Documento de crédito son:

Moneda Documento: código y nombre de la moneda en la cual se creó el

documento de crédito.

Monto Total: corresponde a la casilla Monto de la carpeta Crédito.

Representa la cantidad de dinero, en Moneda Documento, por el que fue

creado el documento de crédito.

Monto Restante: monto disponible, en Moneda Documento, para aplicar

sobre otros documentos tipo débito.

Fecha: esta es la fecha con la que va a quedar registrada la aplicación de los

documentos que se van a aplicar. Es importante porque limita los documentos

que se despliegan en pantalla y también influye en la generación de asientos

por eso tiene que estar dentro de los períodos de trabajo establecidos en

Administración del Sistema.

Moneda de los Débitos: esta casilla se despliega únicamente cuando la

opción está en Modo Automático. Corresponde al código y nombre de la

moneda en la cual se crearon los documentos tipo débito.

Tipo de Cambio: despliega el tipo de cambio de la Moneda de los Débitos

con relación a la Moneda Documento.

Tipo de cambio moneda débito con

respecto a la moneda local del sistema

Tipo de Cambio = ____________________________________

Tipo de cambio moneda crédito con

respecto a la moneda local del sistema

Monto Equivalente: es el monto, en la Moneda de los Débitos, que

corresponde al valor del Monto Restante del documento de crédito. Se obtiene

por medio de la siguiente razón:

Monto Restante

Monto Equivalente = __________________

Tipo de Cambio

Tabla de Datos: en la tabla de datos se despliegan todos los documentos

tipo débito pendientes, es decir, aquellos que no han sido cancelados en su

totalidad.

Si la opción está en Modo Manual, el sistema desplegará todos los

documentos tipo débito pendientes, sin verificar la moneda en la cual hayan

sido creados.

Page 126: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

118 Transacciones Cuentas por Cobrar

Si la opción está en Modo Automático, el sistema desplegará únicamente

los documentos tipo débito pendientes, con moneda igual a la establecida en la

casilla Moneda de los Débitos.

Nota: La diferencia de monedas entre documentos de Crédito y

documentos de Débito se aplica solamente cuando para el cliente está

activada la opción multimoneda.

¿Cómo se utiliza el modo manual?

Si el documento por Aplicar es tipo Crédito y subtipo Anticipo,

entonces solamente se puede aplicar en modo Manual.

Al igual que en la pantalla principal de la funcionalidad, en la pantalla de

aplicación de Documentos, para la columna Fecha Rige si se trata de una

parcialidad se mostrará la fecha rige, pero si el documento no tiene

parcialidades se desplegará la fecha de creación del documento. Por otro lado,

en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada

documento o parcialidad.

La pantalla de aplicación de documentos en Modo Manual es la siguiente:

Page 127: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 119

Aplicación de Documentos en Modo Manual

Para aplicar un documento de débito en el Modo Manual, siga el siguiente

procedimiento:

1. Presione el icono desde la tabla de Documentos. Si el

documento de crédito ha sido recién creado, el sistema

automáticamente desplegará la pantalla de Aplicación del Documento.

2. Asegúrese que el Modo Manual esté activado, el icono debe

desplegarse de la siguiente forma

3. Ubique el highlight sobre la línea de la tabla de datos para

seleccionar el registro asociado con el documento tipo débito que

desea abonar o cancelar con el documento de crédito. Cada línea

corresponde a un documento tipo débito con saldo pendiente.

4. Presione el icono para aplicar el crédito. Se desplegará la pantalla

de Aplicación del Cobro.

Page 128: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

120 Transacciones Cuentas por Cobrar

Aplicación del Cobro en Modo Manual

En caso de que el sistema maneje el uso de Números de

Comprobantes Fiscales o NCF, y si en los parámetros del módulo

está definido como Nota de Crédito como el Documento Pronto Pago,

y al aplicar un documento antes de que se cumpla el tiempo que se le

da al cliente y la condición de pago tiene un descuento, el sistema

Page 129: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 121

habilitará el campo para el NCF para realizar dicha aplicación.

Mostrando una pantalla como la siguiente:

Aplicación del Cobro en Modo Manual con NCF

5. En los Datos del Pago establezca el Monto a Aplicar, monto del

crédito que desea aplicar para abonar o cancelar el documento tipo

débito. Este monto se aplica sobre el Saldo Restante, monto por

pagar una vez descontadas las retenciones y los montos abonados

mediante otros documentos de crédito, del documento tipo débito.

6. En los Datos del Débito el sistema sugiere el Descuento, monto

por rebajar sobre el Saldo Restante, si se abona o cancela el

documento tipo débito dentro de la cantidad de días asociada con el

porcentaje de descuento por pronto pago.

Page 130: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

122 Transacciones Cuentas por Cobrar

El Descuento se calcula con base en el Monto a Aplicar y en el

porcentaje de descuento por pronto pago asociado con la

Condición de Pago, establecida para el documento tipo débito.

El sistema permite ingresar un monto para el Descuento diferente

del monto sugerido.

7. En la sección Descuento por Pronto Pago el sistema despliega el

tipo de documento, por omisión, en el cual se registrará la transacción

asociada con el descuento por pronto pago y su número de

identificación consecutivo. El tipo de documento por omisión se

establece en los Parámetros del Módulo, sin embargo, el usuario

puede cambiarlo.

8. Presione el icono Aplicar para completar el proceso.

¿Cómo se realiza la Generación de la tabla del Plan de Pagos?

Es proceso permite calcular la tabla del plan de pagos dependiendo claro del

tipo de condición de pago seleccionada y de información del débito.

La generación del plan de pagos para un documento se da en el momento de

su registro o cuando se modifique algún dato básico para su definición como

lo son: la condición de pago, el monto del documento, el porcentaje de interés

o la fecha rige. Para cualquiera de estas modificaciones el sistema verifica que

los nuevos datos no tengan conflictos con el plan de pagos existente, de darse

alguna incompatibilidad, notifica al usuario de la situación y pregunta si se

debe proseguir con el recálculo del nuevo plan de pagos basado en los nuevos

datos, si la respuesta es negativa entonces se recuperará la información

modificada. Esta funcionalidad aplica únicamente para documentos generados

en Cuentas por Cobrar o para Pedidos generados en el módulo de Facturación.

La modificación de los parámetros de financiamiento que se definen en el

módulo de Administración del Sistema no provoca un recálculo de la tabla de

pagos de los documentos, no obstante se toman en cuenta en el próximo

recálculo de pagos si se llega a dar, por lo que se debe tener en cuenta este

aspecto al realizar este tipo de cambios.

Page 131: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 123

Si se modifica el plazo de una condición de pago asociada a algún documento,

dicho plazo no se considera en el plan de pagos de ese documento hasta que se

realice alguna modificación en él que amerite el recálculo de tabla de pagos.

Cada vez que se realice un recálculo de plan de pagos se incluye en la tabla de

auditoria de procesos del sistema un registro que evidencie este hecho, para

tener así una forma de rastrear al responsable de dicho cambio, así como la

información base del plan de pagos anterior al cambio.

El tipo de condición de pago que se especifique para el documento determina

la forma de generación del plan de pagos correspondiente. A continuación se

indica cada una de los esquemas utilizados:

Documentos con Condiciones de Pago Tipo Montos: bajo esta modalidad el

plan de pagos se genera en su totalidad de forma manual, ya que es el usuario

el que determine los montos de los pagos, los montos por concepto de interés,

las fechas rige y vence de los pagos, así como la cantidad de pagos a realizar.

Debido a esto y sólo en este caso, los botones para agregar y borrar líneas a la

tabla y las columnas de la tabla (excepto la del consecutivo) se habilitan para

su edición.

El sistema verifica lo siguiente:

La fecha rige del primer pago debe ser igual a la fecha rige del

documento.

La fecha de vencimiento del último pago debe ser igual a la fecha

vence del documento.

La sumatoria de todas las amortizaciones debe ser igual al monto del

documento.

Para el primer pago el monto del principal debe ser igual al monto del

documento.

No debe haber traslape de fechas, es decir, todos los períodos de los

pagos son consecutivos y en ningún momento deben cruzarse o tener

días en común.

El valor de la columna Monto del Principal va ser calculado

automáticamente.

El valor de la columna Monto de la Amortización va ser digitado por

el usuario.

El valor de la columna Monto del Interés va ser digitado por el

usuario.

El valor de las columna Monto de la Cuota va a ser calculado

automáticamente, como suma de Monto de Amortización + Monto del

Interés.

Ninguna columna visible debe quedar en blanco.

Page 132: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

124 Transacciones Cuentas por Cobrar

Para las columnas numéricas no se deben aceptar valores negativos.

Las columnas Saldo Principal, Saldo Amortización, Saldo Interés y

Saldo Cuota, serán asignados automáticamente con los valores de las

columnas respectivas: Monto del Principal, Monto de Amortización,

Monto de Interés y Monto de la Cuota.

Documentos con Condiciones de Pago Tipo Cuota Fija: bajo esta

modalidad la tabla del plan de pagos se genera en su totalidad de forma

automática ya que se toma información del documento y de su condición de

pago para construir el detalle de los distintos pagos. La forma en que se

obtienen los valores de las columnas se indica a continuación:

Sigla Columna o Campo de

dato

Fórmula

S Saldo del documento El que el documento tenga especificado.

I Tasa mensual El documento tiene definida una tasa mensual

P

Plazo Indicado en la Condición de Pago

CF Monto de la Cuota Fija S / [ 1 - (1 + (I/100)) ^ (- P)] / (I/100)

MP Monto del Principal Si es el primer pago entonces MP = S

Si es otro pago MP = SP de la fila o pago anterior.

En el último pago realizado coincide con el saldo actual del documento

MA Monto de la Amortización MA = MC – MI

SA Saldo de la Amortización SA = MA

MI Monto del Interés MI = MP * ( I / 100 )

SI Saldo del Interés SI = MI

MC Monto de la Cuota MC = CF

SC Saldo de la Cuota SC = MC

SP Saldo del Principal SP = MP – MA

La edición de la tabla de pagos no se permite en este esquema por lo que los

botones para agregar y borrar líneas se deshabilitan.

Page 133: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 125

Documentos con Condiciones de Pago Tipo Amortización Fija: bajo esta

modalidad el plan de pagos también se genera en su totalidad de forma

automática ya que se toma la información del documento y de su condición de

pago para construir la información de los distintos pagos. La forma en que se

obtienen los valores de las columnas se indica a continuación:

Sigla Columna o Campo de dato Fórmula

AF Monto de la Amortización Fija AF = M / P

M Monto del documento Dato dado por el usuario

S Saldo del documento Indicado en el documento

I Tasa Mensual Tasa de interés del documento

MP Monto del Principal Si es el primer pago entonces MP = S

Si es otro pago MP = SP de la fila o pago anterior.

MA Monto de la Amortización MA = AF

SA Saldo de la Amortización SA = MA

MI Monto del Interés MI = MP * ( (I/ 100 )

SI Saldo del Interés SI = MI

MC Monto de la Cuota MC = AF + MI

SC Saldo de la Cuota SC = MC

SP Saldo del Principal SP = MP – MA

La edición de la tabla de pagos no se permite en este esquema por lo que los

botones para agregar y borrar líneas se deshabilitan. Así mismo el campo

cuota fija no tiene sentido en esta modalidad.

El cálculo de la tabla de pagos se realizará mediante la utilización de un nuevo

hook llamado Hk_GenPP.apd, el cual se describe a continuación:

¿Cómo se realiza la Generación de los documentos por concepto de interés?

La generación de los documentos por concepto de interés corriente se realiza

en el proceso de aplicación de documentos de Cuentas por Cobrar y en la

opción de Generación de Pagos, ya que es en esas opciones donde se registran

los pagos que se hacen a los documentos.

Para poder diferenciar entre los documentos que se registren por interés de

financiamiento y por interés de mora se define un tipo de documento que sea

Page 134: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

126 Transacciones Cuentas por Cobrar

Interés Corriente y cuyo subtipo sea Intereses, este subtipo se incorpora a la

definición de los otros subtipos base del sistema.

Cuando se selecciona el documento a pagar el sistema determina si se trata de

un documento con financiamiento y si tiene definido un porcentaje de interés,

de ser así se obtiene el monto correspondiente por concepto de intereses y se

procede a realizar la aplicación de los documentos por el monto a pagar menos

el monto que corresponda al interés por cobrar.

Una vez que se hace la aplicación y se registra se procede a crear el

documento tipo Interés Corriente por el monto de intereses que se calculó para

el pago. El asiento de este documento se hace utilizando la cuenta de interés

corriente que se definió en el módulo de Administración del Sistema, tomando

del país o de la categoría de cliente según sea la modalidad de generación de

asientos que se definió en los parámetros de Cuentas por Cobrar.

Luego de su creación, el documento de los intereses es asociado a la

aplicación de documentos que le dio origen. Además, se agrega la aplicación

del documento tipo crédito con el cual se hizo el pago con el de intereses para

dar así fin al pago realizado.

Luego de la aplicación, los saldos de todos los documentos involucrados se

actualizan, así como los saldos para el registro correspondiente de la tabla del

plan de pagos del documento con financiamiento, con tal de reflejar en el

mismo la acción realizada y actualizar de esta forma el estado de la deuda.

Si en algún momento se reversa la aplicación de un documento con

financiamiento que generó documento por intereses entonces lo que se hace es

eliminar dicho documento y reversar la aplicación solicitada.

Los documentos de interés corriente sólo se pueden eliminar cuando se reverse

la aplicación de documentos que los generó.

¿Cómo se realiza el Recálculo de la tabla del Plan de Pagos del documento financiado?

Los documentos tipo crédito que se quieran utilizar para realizar abonos

extraordinarios deben tener el subtipo Abono Extraordinario no importando

el tipo de crédito que sea. Adicionalmente, también se debe contar con otro

subtipo Devolución Extraordinaria.

Los abonos extraordinarios o devoluciones extraordinarias a los documentos

financiados hacen necesario realizar el recálculo de la tabla del plan de pagos

de la deuda. Por lo que cada vez que esto ocurra el sistema pregunta al usuario

Page 135: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 127

si lo que desea es reducir la cuota de los siguientes pagos o reducir el plazo y

basado en la respuesta el sistema procede a recalcular el plan de pagos.

El recálculo toma como base el saldo del documento luego de la aplicación del

abono extraordinario.

Un aspecto importante de mencionar es que aunque se indique mantener la

cuota, en algunos casos va a ser necesario ajustar la última cuota de la deuda

para que se pueda terminar de planificar los pagos de la misma en el plazo

respectivo.

El proceso como se mencionó con anterioridad va a recalcular el plan de pagos

a partir de la aplicación del abono extraordinario al monto principal de la

deuda, los ajustes que se harán al plan dependerán de si el usuario indica:

mantener el plazo, reducir el plazo o mantener la cuota.

El monto del abono extraordinario se incluye dentro del monto amortizado del

primer pago pendiente, sin embargo si se debe alguna porción de los montos a

pagar del pago anterior, es decir, hay saldos con valores mayor a cero además

del Saldo del Principal, entonces estos deben ser cancelados antes de aplicar el

abono, dado que éste se hace realmente por el monto restante del abono

extraordinario luego de cancelar la parte del pago anterior que quedó

pendiente.

¿Cómo Utilizar la Multimoneda en Cuentas por Cobrar?

Este módulo de cuentas por cobrar permite asociar a cada cliente diferentes

documentos (crédito y débito) con diferentes tipos de moneda (multimoneda).

Para que esta opción funcione, el cliente debe tener activada la casilla

multimoneda. Para mayor detalle, ver "General" en la página 46.

La creación del documento de débito con diferente moneda del cliente se

realiza exactamente igual a que si fuera la moneda local, la excepción radica

en que la casilla moneda debe ser cambiada por la moneda del documento y el

monto también debe expresarse en moneda anteriormente definida. Para

realizar el registro contable, el sistema de cuentas por cobrar convierte el tipo

de moneda usada a la moneda local y a la moneda dólar usando los tipos de

cambio de la Tabla de Monedas en Administración del Sistemas.

Un cliente puede tener documentos en multimoneda; estos pueden ser

consultados y mantienen un registro individual, pero el saldo del cliente se

mantendrá en la moneda definida en mantenimiento de clientes. Por ejemplo,

un proveedor cuya moneda es Marco Alemán puede tener depósitos en Libras

Esterlinas, Yenes, Colones, etc., pero el saldo del proveedor se mantiene en

Marcos.

Page 136: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

128 Transacciones Cuentas por Cobrar

Es importante actualizar los Tipos de cambio de las Monedas ubicados

en el módulo de Administración del Sistema para que los tipos de cambio

utilizados sean confiables y las transacciones en multimoneda sean razonables

en términos monetarios.

¿Cómo se Aplica un Crédito a un Cliente Multimoneda?

Para crear un documento crédito para cancelar las cuentas por cobrar se debe

ingresar a Documentos, crear un documento crédito y especificar la moneda.

Como generalmente las empresas no manejan cuentas bancarias para todos los

tipos de moneda de sus clientes, es necesario hacer una conversión para poder

pagar el documento.

Por ejemplo, se tiene la factura 5 por 15.000 Libras Esterlinas. Se desea hacer

un pago, pero la empresa sólo tiene cuentas corrientes en colones y dólares. Se

hará un pago por 10.000 dólares. Los tipos de cambio de las monedas con

respecto al colón se muestran a continuación:

Moneda Código Tipo de cambio con respecto al colón

Libra M-05 370.00 colones por Libra

Dólar M-02 285.65 colones por Dólar

Luego de realizar el documento de crédito, en este caso una nota de crédito en

dólares por 10.000, se debe aplicar a la factura 5 por 15.000 Libras.

A continuación se muestra la pantalla de aplicación:

Page 137: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 129

Pantalla de aplicación usando multimonedas

Entonces los 10.000 dólares deben ser convertidos en 7810.43 libras y el tipo

de cambio usado de 1.2953. Lo anterior debido que el tipo de cambio usado es

el de libra / dólar, es decir, cuantos dólares se necesita para obtener una libra

esterlina (285.65 colones por dólar es igual 370 colones por libra, esto implica

que una libra equivale a 1.2953 dólares).

Modo Automático

Al igual que en el modo Manual se resalta que para la columna Fecha Rige si

se trata de una parcialidad se mostrará la fecha rige, pero si el documento no

tiene parcialidades se desplegará la fecha de creación del documento. Por otro

lado, en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada

documento o parcialidad.

La pantalla de aplicación de Documentos en Modo Automático es la siguiente:

Page 138: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

130 Transacciones Cuentas por Cobrar

Aplicación Automática de Documentos

Para aplicar un documento de crédito en el Modo Automático proceda de la

siguiente manera:

1. Presione el icono desde la tabla de Documentos. Si el

documento de crédito ha sido recién creado, el sistema

automáticamente desplegará la pantalla de Aplicación del Documento.

2. Asegúrese de que el Modo Automático esté activado, el icono debe

desplegarse de la siguiente forma: .

3. Elija la moneda de los documentos tipo débito que desea se

desplieguen en la tabla de datos. Escriba el código de la moneda en

la casilla Moneda de los Débitos. El sistema automáticamente

desplegará los valores de los campos de Tipo de Cambio y Monto Equivalente.

Page 139: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 131

Si no recuerda el código de la moneda, haga un doble clic sobre la

casilla o presione la tecla F1. Se desplegará una pantalla con el listado

de las monedas existentes en la base de datos.

4. Presione el icono para aplicar el crédito. El sistema despliega el

Monto total del documento de crédito, en la moneda de los débitos. Sin embargo, el usuario puede modificarlo y establecer el

Monto que desea aplicar.

Aplicación del Documento de Crédito

5. Presione el botón Aplicar.

¿Cómo mostrar los documentos pendientes de las sucursales?

Para aplicar créditos es necesario presionar el icono . Este botón solo se

presentará activo si el cliente que realizó el pago tiene activo el check que

permite las aplicaciones abiertas.

Si el botón no se encuentra presionado y se trata de la aplicación de un

documento de una sucursal entonces en la tabla sólo se mostrarán los

documentos pendientes de la sucursal, registrados en sus propias cuentas. Sin

embargo si el botón está presionado, en la tabla se cargan tanto los

documentos pendientes del cliente sucursal que realiza la aplicación, así como

los documentos que dicho cliente tiene registrados a su nombre pero en la

Corporación.

Si por otro lado, si este botón no se encuentra presionado y se trata de la

aplicación de un documento de alguna Corporación, entonces se muestran los

documentos pendientes propios de la misma además de los documentos

pendientes de las sucursales asociadas que se encuentren registrados en la

Page 140: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

132 Transacciones Cuentas por Cobrar

Corporación. En el caso que el botón si esté presionado se muestran todos los

documentos pendientes registrados en la Corporación, ya sean propios u

originados por otros clientes, así como los documentos pendientes de las

sucursales pero que están registrados en las cuentas de las mismas.

Recuerde que la habilitación de este botón sólo se permitirá cuando se trate de

aplicar documentos de un cliente Corporación o de un cliente Sucursal, que

permite aplicaciones abiertas.

¿Cómo Realizar Consultas sobre Aplicaciones?

La consulta sobre las aplicaciones de un documento de crédito establece

sobre cuáles documentos tipo débito se ha aplicado el documento de crédito.

La consulta sobre un documento tipo débito establece cuáles documentos

tipo crédito se han aplicado sobre el documento de débito.

Un usuario en particular podría tener el privilegio de Consultar aplicaciones.

Para más información sobre la asignación de privilegios consulte "Control de

Seguridad" en la página 419.

Para consultar los documentos, tipo crédito o débito, proceda de la siguiente

manera:

1. Desde el menú principal del módulo, seleccione la opción de

Transacciones, se desplegará un submenú con tres opciones, elija

la primera denominada Documentos. Se desplegará la pantalla

principal de esta opción.

2. Digite el código del cliente para el cual se van a consultar los

documentos. Si no recuerda el código establecido, presione la tecla F1

o haga un doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegará el

listado de clientes existentes en la base de datos.

3. Posicione el highlight sobre el documento que desea consultar y

presione el icono . También, se puede presionar este icono desde

la pantalla de Creación - Modificación de Documentos. Se

desplegará la pantalla de Aplicaciones del Documento.

Si el documento consultado es de tipo débito, las casillas de la pantalla de

Aplicaciones del Documento son:

Número Documento: despliega el Número que se le asignó al documento,

en la carpeta Débito, cuando fue creado.

Page 141: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 133

Monto Total: representa la cantidad de dinero por la cual fue creado el

documento, definida en la casilla Monto de la carpeta Débito.

Monto Restante: cantidad de dinero sobre el Monto Total del documento

tipo débito que aún no ha sido pagada mediante la aplicación de documentos

de crédito.

Aplicación: especifica la referencia o motivo de la creación del documento

tipo débito.

Moneda: moneda en la cual fue creado el documento.

Tabla de datos: se desplegarán todos los documentos de crédito aplicados

sobre el documento tipo débito consultado. En este caso el nombre de la tabla

será Documentos Aplicados.

Aplicaciones del Documento (Débito)

Si el documento consultado es de tipo crédito, las casillas de la pantalla de

Aplicaciones del Documento son:

Número Documento: despliega el Número que se le asignó al documento,

en la carpeta Crédito, cuando fue creado.

Monto Total: representa la cantidad de dinero por la cual fue creado el

documento, definida en la casilla Monto de la carpeta Crédito.

Monto Restante: cantidad de dinero sobre el Monto Total del documento

de crédito que aún no ha sido aplicada para abonar o cancelar documentos tipo

débito.

Aplicación: especifica la referencia o motivo de la creación del documento

de crédito.

Moneda: moneda en la cual fue creado el documento.

Tabla de datos: en la tabla de datos se desplegarán los documentos tipo

débito que han sido pagados con el documento de crédito consultado. En

este caso el nombre de la tabla será Documentos Cobrados.

Page 142: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

134 Transacciones Cuentas por Cobrar

Aplicaciones del Documento (Crédito)

El botón Reversar de la pantalla de Aplicaciones del Documento

revierte el proceso de aplicación de documentos.

En la tabla de Documentos Aplicados, se reversan los documentos tipo

crédito, es decir, se devuelve el monto aplicado sobre el documento tipo

débito consultado al documento de crédito reversado.

En la tabla de Documentos Cobrados, se reversan los documentos tipo

débito, es decir, se devuelve el monto aplicado sobre el documento tipo

débito reversado al documento de crédito consultado.

El botón Regresar de la pantalla de Aplicaciones del Documento se

utiliza cuando finaliza la consulta para regresar a la tabla de Documentos o

a la pantalla de Creación - Modificación de Documentos, según el lugar

donde se activó el icono .

¿Cómo Crear Contrarecibos?

El Contrarecibo es un documento en el cual se pueden agrupar dos o más

documentos tipo débito. Su principal utilidad consiste en agrupar las

facturas para un cliente específico.

Page 143: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 135

Esta facilidad agiliza el proceso de Cuentas por Cobrar porque permite

cancelar varios documentos tipo débito, por ejemplo un grupo de facturas de

un cliente específico, con un documento de crédito.

Cabe hacer la salvedad que, en la opción de Contrarecibos, los documentos

que utilizan condiciones de pago con parcialidades, no tomará en cuenta este

tipo de condiciones de pago, ya que no aplica, por lo que se deben omitir en

Contrarecibos la utilización de la funcionalidad de pagos parcialidades.

Nota: Todas las facturas incluidas en un mismo Contra recibo

adquieren, automáticamente, la Fecha Rige y la Condición del Contra

recibo.

La creación y mantenimiento de contrarecibos se puede hacer desde dos

opciones diferentes, una, en el submenú Documentos con el icono y la

otra directamente en el submenú Contrarecibos que se encuentra en la

opción Transacciones.

A continuación se muestra la pantalla que se despliega.

Captura de Contrarecibos - Cuentas por Cobrar

Desde esta pantalla se puede acceder un filtro que contiene la siguiente

información:

Page 144: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

136 Transacciones Cuentas por Cobrar

General

Contiene la información general por la que se puede filtrar, está compuesta por

las siguientes opciones:

Rango de Contrarecibos: en estas casillas se debe indicar el número

inicial y el número final de los contrarecibos que se desean filtrar.

Rango de fechas de emisión: estas casillas permiten filtrar los

contrarecibos de acuerdo a su fecha de emisión, para ello se debe especificar el

rango de fechas deseado.

Rango de fechas rige: estas casillas permiten filtrar los contrarecibos de

acuerdo a su fecha rige de los mismos, para ello se cuenta con un rango de

fechas que el usuario puede completar.

Rango de Clientes: campos que permite ayuda con F1 para seleccionar el

rango de códigos de cliente que se desean filtrar, a la vez el sistema despliega

el nombre del cliente.

Rango de Condiciones de Pago: en estos campos el usuario debe indicar

el rango de las condiciones de pago de los contrarecibos que se desea filtrar.

Estado de los contrarecibos: check box para seleccionar la clase de

contrarecibos a listar (pendiente, aprobado y cancelado), el sistema permite

elegir una o varias de estas opciones.

Indicador de Contrarecibos: check box que permite al usuario elegir si

los contrarecibos que desea ver están Congelados y / o No Congelados.

Auditoría

La carpeta de Auditoría mostrará la información necesaria que permita filtrar documentos de acuerdo a su auditoría. Su contenido es:

Rango de Fechas de última modificación: este filtro permite al usuario seleccionar documentos que tengan una fecha de última modificación incluida dentro del rango que se debe indicar en estas casillas.

Rango de Usuario de última modificación: el sistema permite filtrar documentos de acuerdo al usuario que realizó la última modificación, para ello se tiene la opción de elegir un rango de usuarios según las necesidades del cliente.

El procedimiento para crear un contra recibo es el siguiente:

Page 145: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 137

1. Desde el menú principal del módulo, seleccione la opción de

Transacciones, se desplegará un submenú con tres opciones, elija

la primera denominada Documentos o la de Contrarecibos. Se

desplegará la pantalla principal de esta opción.

2. Digite el código del cliente para el cual se van a crear los

contrarecibos, este es un campo F1.

3. Si está accesando la pantalla por medio de la opción Documentos,

presione el icono , para desplegar la pantalla Captura de Contrarecibos - Cuentas por Cobrar. En esta opción se tienen

tres casillas modificables:

Cliente: se debe incluir el código asociado con el cliente del cual se quiere

que se desplieguen los contrarecibos. Si esta casilla se deja en blanco, en la

pantalla aparecerán todos los contrarecibos que se encuentren dentro del rango

de fechas especificado. Al ingresar el código del cliente, el sistema

automáticamente despliega el nombre de éste.

Fecha inicial: corresponde a la fecha a partir de la cual se van a desplegar

los contrarecibos en pantalla.

Fecha final: indica la fecha límite de los documentos desplegados en

pantalla.

Estos campos son filtros que permiten seleccionar únicamente los documentos

que se desean ver.

4. Localice en esta pantalla la opción Nuevo y actívela si desea crear un

nuevo registro. .

El primer paso para generar un contra recibo será completar las casillas de la

parte superior de la pantalla:

Cliente: esta casilla es modificable. Se debe incluir el grupo el código del

cliente al cual se le va a generar el contra recibo. El sistema sugiere el código

y la descripción del cliente marcado con el highlight en la tabla principal.

Número: en esta casilla se debe ingresar el número consecutivo de

contrarrecibo asociado con el cliente. El sistema no permite duplicar el

número de contra recibo para un cliente específico.

El manejo del número del contrarrecibo tiene una condición especial, pues en

caso de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de

Administración del Sistema, un registro para los contrarrecibo y el

usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del

número será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para los

contrarrecibos en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud

del número del contrarrecibo, quedará sujeta a la longitud definida para el

consecutivo.

Page 146: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

138 Transacciones Cuentas por Cobrar

Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de

Administración del Sistema.

Condición: define la forma en que se realizará el cobro del contra recibo, se

refiere al período de crédito que la empresa concede al cliente e incluye el

porcentaje de descuento por pronto pago.

Si no recuerda el código de la condición que desea asignar, presione la tecla

F1 en esta casilla para desplegar la tabla de Condiciones de Pago, definida

en el módulo de Administración del Sistema.

Fecha de emisión: indica la fecha en la cual fue creado el documento y no

necesariamente tiene que coincidir con la fecha rige. Este campo tiene como

propósito mantener un control tipo auditoría de la fecha en la cual se crean los

documentos.

Fecha Rige: fecha a partir de la cual entra en vigencia el contra recibo. Es

importante cuando se utilizan condiciones de cobro a crédito y descuentos por

pronto pago.

Estado: esta casilla no es modificable. Un contra recibo puede aparecer con

estado PENDIENTE o CANCELADO, este último se presenta cuando se ha

pagado con un documento de tipo crédito.

La parte inferior contiene un conjunto de carpetas que agrupan la información

total del contra recibo.

Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña

correspondiente, también puede oprimir la tecla que identifique la letra

subrayada en el título de la carpeta.

Funciones Especiales

Crear

Documentos

Este icono permite crear documentos tipo débito desde la pantalla de Creación - Modificación de Documentos.

Asociar

Documentos

Este icono permite asociar los documentos tipo

débito, previamente creados, que aún no han

sido asociados con otro contra recibo o pagados

con algún documento tipo crédito

Comprobante

Permite imprimir un comprobante de los

documentos tipo débito que se han cargado.

Page 147: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 139

Ingreso de Datos

Las carpetas de la pantalla Captura de Contrarecibos son: Documento,

Auditoría y Notas.

Documento

Esta carpeta permite “cargar” los documentos tipo débito en el contra recibo

que está siendo creado. Recuerde que, la aplicación más poderosa de la

función especial Crear Contrarecibos se relaciona con el agrupamiento de

facturas.

La carpeta Documento presenta una tabla donde el usuario puede observar

los documentos tipo débito, por ejemplo facturas, que ha cargado en el contra

recibo.

Existen dos formas de “cargar” los documentos tipo débito en el contra recibo:

1. Crear los documentos de débito. Presione con el botón izquierdo del

ratón la opción Crear Documentos del menú Documentos o al

active el icono .

2. Cargar documentos de débito previamente creados. Presione con el

botón izquierdo del ratón la opción Asociar Documentos del menú

Documentos o active el icono .

Cuando se presiona el icono , se despliega la pantalla Documentos del Cliente sin asociar.

El usuario debe marcar los registros relacionados con los documentos tipo

débito, por ejemplo las facturas, que desea “cargar” en el contra recibo para

ello:

1. Presione el botón izquierdo del ratón sobre el “row header” o

encabezado de la fila que representa el registro.

2. Cuando haya marcado todos los documentos de débito que desea

“cargar” en el contra recibo presione el botón Aceptar.

Page 148: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

140 Transacciones Cuentas por Cobrar

Documentos del Cliente sin Asociar

En la tabla de datos de la carpeta Documento aparecerán los documentos tipo

Débito incluidos en el Contra recibo.

Carpeta Documento

Page 149: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 141

Auditoría

Presenta la información con respecto al Usuario que realizó la última

modificación al contra recibo y la Fecha en la cual ejecutó esta acción.

Notas

Se utiliza para que el usuario ingrese la información que considere relevante

con respecto al contra recibo. El texto digitado en esta carpeta corresponde a

las observaciones en el comprobante del contra recibo.

6. Con la actualización automática de columnas en la pantalla principal

de la opción Documentos:

- En la columna Contra recibo se despliega el número de Contra recibo en el

cual se incluyó el documento de débito.

- En la columna Fecha Rige se despliega la Fecha Rige del Contra recibo en el

cual se incluyó el documento de débito.

- En la Columna Condiciones se despliega la Condición del Contra recibo en

el cual se incluyó el documento de débito.

Instrucciones Específicas

¿Cómo generar un comprobante?

Cuando se han “cargado” los documentos tipo débito al contrarecibo, el

sistema permite imprimir un comprobante. Este comprobante del contra recibo

en estado PENDIENTE es utilizado por el cliente para entregar, contra su

presentación posterior, el documento de crédito que cancela las facturas o

documentos de débito incluidos en el contra recibo. También, el sistema

permite imprimir un comprobante para el contra recibo en estado

CANCELADO.

Para imprimir el comprobante, presione el botón izquierdo del ratón sobre la

opción Comprobante del menú Documentos o active el icono . A

continuación se muestra un ejemplo del comprobante generado con esta

opción.

Page 150: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

142 Transacciones Cuentas por Cobrar

Page 151: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 143

Comprobante de Contrarecibo

¿Cómo Anular Documentos?

El sistema sí permite anular un documento Aprobado pero antes envía

un mensaje indicando que el documento se encuentra aprobado que si

está seguro de anularlo. Pero un documento Conciliado o Anulado no

se podrán anular, resaltamos que el proceso de anulación es

Irreversible y desde este módulo sólo se pueden anular documentos

creados en Cuentas por Cobrar y Facturación!!!

Un usuario en particular podría tener el privilegio de Anular documentos.

Para más información sobre la asignación de privilegios consulte "Control de

Seguridad" en la página 419.

Además existe una particularidad con los documentos de tipo anticipo

provenientes del módulo de Facturación, pues el sistema permite solamente

los documentos que son de tipo anticipo porque Facturación carece de esta

funcionalidad para este tipo de documentos. Es importante recordar que los

Page 152: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

144 Transacciones Cuentas por Cobrar

documento de tipo anticipo se podrán anular siempre y cuando no estén

aprobados.

Los anticipos de facturas anuladas que quedan con saldos en el crédito, pueden

ser aplicados a otras deudas de clientes con el fin de reducir su saldo deudor.

El proceso de anulación variará dependiendo de si el documento se encuentra

en el periodo actual o en uno diferente al actual, esta condición se da pues al

anular un documento que se encuentra en un periodo diferente al actual, se

podrían presentar problemas en los procesos de auditoria, ya que los reportes

generados en el pasado, si se imprimen en la actualidad con fechas pasadas

deberían imprimir la misma información, máxime que se trata de reportes de

información histórica que ya ha sido revisada y auditada.

Aclaración: El sistema permite anular documentos de cualquiera de los

tipos que el sistema maneja!!!

Anulación en el Periodo Actual

Cuando se anula, el sistema convierte en cero el Monto de un documento de

crédito o débito. El sistema genera un asiento contable para anular la

transacción que corresponde al registro y conserva el número de documento.

Para anular un documento, proceda de la siguiente manera:

1. Desde el menú principal del módulo, seleccione la opción de

Transacciones, se desplegará un submenú con dos opciones, elija la

primera denominada Documentos. Se desplegará la pantalla

principal de esta opción.

2. Digite el código del cliente para el cual se anularán los documentos. Si

no recuerda el código establecido, presione la tecla F1 o haga un

doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegará el listado de

clientes existentes en la base de datos.

3. Posicione el highlight sobre el documento que desea anular.

4. Del menú de Documento, escoja la opción Anular o bien presione la

tecla Ctrl, manténgala así y presione la tecla U (Ctrl + U). Si lo

prefiere, active el icono de la barra de herramientas.

El sistema desplegará una pantalla de confirmación para la anulación, una vez

confirmada, se desplegará una pantalla en la que deberá ingresar la fecha de la

anulación, el sistema sugiere la fecha del día. Una vez anulado, se registra en

la carpeta Auditoría la información referente a usuario, fecha contable fecha y

hora del proceso.

Page 153: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 145

Pantalla Anulación / Eliminación de Documentos

5. El sistema desplegará la pantalla de Diario de la Contabilidad

donde se muestra el asiento contable que anula el asiento asociado con

la creación del documento.

A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la anulación de

un documento tipo Débito (Factura):

Cuenta Contable

Débito Colón

Crédito Colón

Cuentas por Cobrar ¢ 500,000.00

Impuesto sobre Ventas ¢ 65,217.39

Cierre Créditos ¢ 434,782.61

Anulación en Periodos Anteriores Diferentes al Actual

Este proceso permite crear un documento de ajuste por efecto de anulación, el

proceso verifica si el documento posee un saldo pendiente, además si el

documento a anular no posee aplicaciones, el nuevo documento se aplica

totalmente, de lo contrario se aplica por el saldo pendiente, del nuevo

documento queda efectivo para realizar pagos futuros, tanto el documento

anulado como el creado por el ajuste quedarán asociados entre sí y no

permitirán ningún tipo de modificación posterior.

Con esto lo que se busca en este proceso es compensar el efecto que creó el

documento que se quiere anular pero sin eliminar montos ni el documento en

sí, por lo que se hace es crear un documento de naturaleza contraria al original

que “mate” el efecto que creó.

El proceso incluye además los documentos de tipo Retención con una pequeña

diferencia en el manejo de los demás documentos, pues al estar ligados a otro

documento, los mismos dependen de dichos documentos, y se podrán anular

manteniendo el consecutivo y por lo tanto la pista de auditoria, reversándose la

Page 154: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

146 Transacciones Cuentas por Cobrar

aplicación de la retención y se eliminándola del tab ‘Retenciones’ del

documento que inicialmente tenía asociada la retención.

Para dicho proceso realice lo siguiente:

1. Desde el menú principal del módulo, seleccione la opción de

Transacciones, se desplegará un submenú con cuatro opciones,

elija la primera denominada Documentos. Se desplegará la pantalla

principal de esta opción.

2. Digite el código del proveedor para el cual se anularán los

documentos. Si no recuerda el código establecido, presione la tecla F1

o haga un doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegará el

listado de proveedores existentes en la base de datos.

3. Posicione el highlight sobre el documento que desea anular.

4. Del menú de Documento, escoja la opción Anular o bien presione la

tecla Ctrl, manténgala así y presione la tecla U (Ctrl + U). Si lo

prefiere, active el icono de la barra de herramientas, que

corresponde a la operación de Anular. El sistema desplegará el

Wizard o Asistente de Anulación, el cual le guía y le facilita el

proceso.

5. La primera pantalla del wizard da una rápida explicación del proceso,

al presionar el botón Siguiente el sistema desplegará la segunda

pantalla donde se visualiza el detalle del Documento por Anular,

Fecha de documento, Tipo, Número, Monto y Saldo. Los mismos le

servirán para confirmar que se trata del documento que se desea

anular, después de confirmar los datos presione el botón Siguiente.

Además, en caso de que el documento tenga aplicaciones, las mismas

se mostrarán en la segunda tabla que se muestra en esta pantalla que

lleva el encabezado Aplicaciones Asociadas. En la que se

visualizan los datos del documento asociado como Fecha de

Aplicación, Fecha, Tipo, Número, Concepto, Moneda, Monto, Monto

Aplicado y Subtipo.

La pantalla desplegada es la siguiente:

Page 155: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 147

Pantalla de Documento por Anular y Aplicaciones Asociadas

6. La tercera pantalla corresponde a la de Documento de Ajuste por Anulación en la que se deben definir los siguientes datos:

Tipo: esta casilla es de tipo combo box, en la misma se define el tipo

de documento que por efecto de la anulación se va a crear. Si el

documento a anular es de tipo Débito el sistema por defecto colocará

en esta casilla una Nota de Crédito, pero el usuario lo puede cambiar

por Otro Crédito. Si el documento a anular es de tipo Crédito el

sistema por defecto colocará en esta casilla una Nota de Débito, pero

el usuario lo puede cambiar por Otro Débito

Subtipo: esta casilla es de tipo combo box y su definición depende

de dos aspectos, en primer lugar depende del tipo de documento que

se defina en la casilla Tipo, y de los Subtipos creados para cada tipo

de documento en el módulo de Cuentas por Cobrar.

Fecha: casilla de tipo F1 en la que se define la fecha del documento

de ajuste que se está creando. Por defecto el sistema propone la fecha

actual. La única restricción con respecto a esta casilla es que la fecha

no puede ser menor a la fecha del documento que se está anulando.

Número: el sistema sugerirá el consecutivo guardado en las globales

según el tipo de documento seleccionado, pero si el usuario lo desea lo

Page 156: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

148 Transacciones Cuentas por Cobrar

pude modificar, siempre y cuando ese consecutivo que elija no haya

sido usado.

Monto: en esta casilla se muestra deshabilitado el monto por definido

para el documento que se está anulando. Este dato no se puede

modificar.

Luego de definir los datos anteriores, presione el botón de Siguiente.

La pantalla desplegada es la siguiente:

Pantalla de Documento de Ajuste por Anulación

7. En la siguiente pantalla, Notas Documento de Ajuste, se definen

los datos que a conveniencia del usuario, le servirán como referencia

para identificar el documento que se creó producto de la anulación. Su

definición es obligatoria y el sistema no permitirá continuar si no se le

define una nota al menos. Estas notas se visualizan en el tab Detalle

del documento creado por dicho proceso, en donde además se

visualiza el tipo y número del documento anulado.

La pantalla desplegada es la siguiente:

Page 157: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 149

Pantalla de Notas Documento de Ajuste

8. En la última pantalla se despliega el siguiente diálogo: “Cuentas

por Cobrar está listo para generar el documento de ajuste creado

por la anulación del documento seleccionado. Presione el botón

Finalizar para realizar el proceso”. Si el usuario tiene la certeza y la

seguridad de que el proceso que está a punto de terminar es correcto,

debe presionar el botón de Finalizar, a lo que el sistema realizará la

anulación correspondiente. En caso de tener algún problema el sistema

enviará el mensaje indicado.

Para poder ver el efecto del proceso, en el mantenimiento de documentos el

usuario debe presionar el botón de Refrescar , con el fin de que se

actualice el detalle del concepto del documento anulado.

Al igual que para los documentos que son anulados en un periodo actual, el

sistema dejará el documento en la base de datos con la descripción de

**ANULADO** pero con la diferencia de que el monto no quedará en cero, si

no quedará con el monto original. Además, se guarda un indicador del

documento que se creó para anular (esto se puede ver en la carpeta Notas del

documento anulado en el mantenimiento de Transacciones en

Documentos).

Page 158: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

150 Transacciones Cuentas por Cobrar

Notas Aclaratorias

Cabe aclarar que si el documento tiene asociado un proceso de diferencias

cambiarias, el proceso de anulación generará un asiento de reversión un

poco especial. El mismo tendrá:

◘ En la fuente del asiento el número del documento que se está

reversando.

◘ En la referencia la leyenda "Reversión de Diferencias

cambiarias".

◘ En las notas del asiento cuales fueron los asientos de diferencias

cambiarias que se están reversando.

Los documentos tipo Depósito anulados en Cuentas por Cobrar, que tenga

asociado un Depósito en Control Bancario tendrán el siguiente

comportamiento:

◘ Si el Depósito creado en Control Bancario se creó producto de la

creación del Depósito en Cuentas por Cobrar, el proceso de

anulación harán que se anulen ambos registros en cada uno de los

módulos.

◘ Si el Depósito de Control Bancario se creó en dicho módulo y

posteriormente se asoció al depósito de Cuentas por Cobrar, el

sistema sólo anulará el depósito de Cuentas por Cobrar. Si se

quiere anular el depósito de Control Bancario, el usuario deberá

ir a dicho módulo y ejecutar el respectivo proceso de anulación.

◘ De igual manera, si se desea anular un Depósito creado en

Cuentas por Cobrar que forma parte de un grupo de depósitos

asociados a un depósito de Control Bancario, el sistema sólo

anulará el depósito de Cuentas por Cobrar. Si se quiere anular el

depósito de Control Bancario, el usuario deberá ir a dicho

módulo y ejecutar el respectivo proceso de anulación.

¿Cómo imprimir un Documento?

Para los documentos ingresados en el módulo de Cuentas por Cobrar, tanto de

débito como de crédito se cuenta con la opción de imprimirlos

individualmente desde la pantalla donde se definen los datos de los mismos, el

procedimiento es el siguiente:

1. Ingrese a la opción Documentos en Transacciones.

Page 159: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 151

2. Desde la pantalla principal de documentos, Documentos-Cuentas

por Cobrar, haga doble click sobre el registro del documento que

desea imprimir, a lo que se desplegará la pantalla de definición de

datos de documentos.

3. En la pantalla de definición de documentos oprima el botón de

, el sistema desplegará la pantalla donde se definen los parámetros

de impresión. La pantalla es la siguiente:

Pantalla de Definición de Parámetros de Impresión

Page 160: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

152 Transacciones Cuentas por Cobrar

4. En general, para cualquier tipo de documento, se habilita un espacio

para definir el concepto o descripción que aparecerá en la impresión

del documento, además de la opción de Incluir detalle de transacción contable del documento.

5. Para los documentos de tipo Recibo en la pantalla se habilitarán las

casillas definidas en la sección Forma de Pago, con el fin de

definir los montos en cada una de las formas (Cheque, Efectivo,

TEF y Otros) en los que se recibió el dinero y la casilla Recibido

de, en la que se define el nombre de la persona que recibió el dinero.

Si el documento es un Débito, las opciones que se le hayan

definido en el mismo habilitarán la sección Reportes adicionales a generar, por lo que el usuario podrá definir datos

que puedan ser requeridos para su correspondiente visualización.

6. Una vez definidos los parámetros que se utilizarán para la impresión

del documento, se procede a generar el mismo, oprimiendo el botón

de Imprimir. El formato es el siguiente:

Page 161: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 153

Formato de la Impresión del Documento

¿Cómo Generar el Reporte de Documentos?

Desde la opción de Documentos, se pueden obtener el reporte de los datos

desplegados en la pantalla principal de Documentos. Por ejemplo: la

referencia, el número, el tipo y el monto asociados con los documentos del

cliente Acrílicos de Centroamérica S.A., además si en la configuración de

Exactus se definió el uso de rubros, el reporte desplegará el nombre de los

mismos y su correspondiente dato.

Page 162: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

154 Transacciones Cuentas por Cobrar

Para generar un reporte de los Documentos relacionados con un cliente

específico, proceda de la siguiente manera:

1. Desde el menú principal del módulo, seleccione la opción de

Transacciones, se desplegará un submenú con tres opciones, elija

la primera denominada Documentos. Se desplegará la pantalla

principal de esta opción.

2. Digite el código del cliente para el cual desea generar el Reporte de

Documentos. Si no recuerda el código establecido, presione la tecla

F1 o haga un doble clic sobre el campo correspondiente y se

desplegará el listado de clientes registrados en la base de datos.

3. Asegúrese de que los datos por imprimir, asociados con los

documentos del cliente, sean los datos desplegados en las columnas de

la tabla. Además, revise la fecha de corte del despliegue de los

documentos.

4. Seleccione la opción de Reporte!, o presione el icono .

5. En la ventana Parámetros de Impresión debe especificar si desea

el reporte en pantalla, impresora o archivo.

El despliegue en Pantalla le permitirá hacer un "preview" o vista

preliminar de la impresión, para controlar el despliegue de las páginas,

luego le permitirá enviar el reporte a impresora.

En caso de elegir Impresora, deberá determinar si desea todas las

páginas o un rango específico y el número de copias de cada página.

Se recomienda, sin embargo, que vea primero el despliegue en pantalla

para que pueda determinar las páginas que desea imprimir.

6. El reporte en Archivo creará un archivo de tipo TXT en formato

ASCII. Presione el botón Imprimir.

CONTRARECIBOS La opción de Contrarecibos se puede acceder también desde el submenú

Documentos, por lo tanto, la información de cómo crear un contra recibo se

encuentra en la sección "¿Cómo Crear Contrarecibos?" en la página 134.

Page 163: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 155

CONVENIOS La opción convenios permite sistematizar los arreglos de pago: Esto consiste

en un proceso que guía al usuario para que pueda convertir varios documentos

por cobrar vencidos (o por vencer) por otros pendientes, con plazos de

vencimiento distribuidos en forma periódica y que además calcula los

intereses y dependiendo de los parámetros generales, toma una de las

siguientes acciones: a) Los adjunta como otro documento pendiente de pago.

b) Suma a cada documento su respectivo interés.

Para facilitar la automatización del punto tratado, la funcionalidad genera

automáticamente los documentos y asientos correspondientes en Cuentas

por Cobrar y en la Contabilidad General, para tener de forma ordenada

la información, así como asegurar el cierre contable y la conciliación bancaria.

El mantenimiento está estructurado en forma de tutor para que el usuario

pueda realizar esta funcionalidad (todo lo que esta opción realiza se puede

hacer desde los mantenimientos existentes, solo que requiere mucho más

tiempo y se puede prestar para incurrir en errores), pero cabe aclarar que de

este proceso no se guarda auditoría alguna de estos movimientos, sólo se

guarda en las notas de los documentos generados, una referencia al

movimiento en general.

En términos generales este tutor se encarga de tomar un grupo de n

documentos pendientes, que cumplan con las restricciones del

refinanciamiento, luego procede a generar un documento de crédito que sea

por un monto igual a la suma de todos los documentos a refinanciar, luego de

esto, se procede a generar m nuevos documentos de débito de tal forma que la

suma de los montos de los documentos de débito sea igual al monto del

documento de crédito, también se deben generan documentos de interés

asociados a cada uno de los documentos de débito y que tendrán la misma

fecha de vencimiento. La gráfica que se muestra a continuación ilustra este

proceso.

Page 164: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

156 Transacciones Cuentas por Cobrar

Page 165: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 157

Gráfica de relación de documentos en la opción Convenios

Los “m” nuevos documentos de débito serán por montos iguales, (excepto el

último que amortiguará los efectos del redondeo en los documentos

anteriores), tendrán fechas de vigencia secuenciales, o sea que cada

documento inicia a regir un día después de que vence el anterior. El primero

de ellos empieza a regir en la fecha rige que se especificó en la carpeta

convenio. Una característica de estos documentos de débito es que la fecha del

documento y la fecha rige serán iguales. Con respecto a los intereses, se podrá

generar uno asociado a cada nuevo documento que tendrá las mismas fechas o

se acumula el monto del interés al monto del documento, esto para no generar

el documento de interés. Si la tasa de interés es cero, entonces no se generarán

los documentos de interés.

Page 166: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

158 Transacciones Cuentas por Cobrar

FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales se describen a continuación.

Botón Función Teclas Descripción

Cargar

Esta opción se encuentra en la carpeta de

documentos y en la carpeta de refinanciamiento.

En la carpeta de documentos permite llamar la

tabla (F1) de documentos, para proceder a

cargarlos.

En la carpeta de refinanciamiento, se utiliza

para pedir al sistema que sugiera todos los

documentos a generar, para llevar a cabo el convenio de pago.

Descargar

Este icono elimina lo hecho con el botón de

cargar , esto es que deja la tabla de la

carpeta de refinanciamiento sin ningún registro

y habilita la edición de los datos del proceso.

Generar

Procede a generar (y aplicar si es el caso) los

documentos sugeridos en la tabla de

refinanciamiento. Este botón no tiene reversión

y luego de su aplicación, los documentos

generados existirán como tales y la única forma

de modificarlos será desde el mantenimiento de documentos.

INGRESO DE DATOS Cuando se agrega un convenio el sistema desplegará una pantalla con un

conjunto de carpetas que juntas agrupan la información total del registro. En

primer lugar se debe digitar en la casilla Cliente, a lo que el sistema

desplegará algunos datos relacionados con el convenio que se pacta con el

cliente.

Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña

correspondiente, también puede oprimir la tecla que identifique la letra

subrayada en el título de la carpeta, es necesario completar todos los datos

requeridos dentro de éstas con el fin de asegurarse la correcta finalización del

proceso. Las carpetas desplegadas en esta opción son las siguientes:

Page 167: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 159

Convenios, Documentos, Otros y Refinanciamiento, éstas se

describen a continuación.

Descripción de Carpetas

Convenio

Las casillas de esta carpeta son:

Número de pagos: indica el número de pagos en los cuales se va a cancelar

el documento vencido.

Tasa de interés: en esta casilla se debe indicar el interés adicional que se

debe cobrar por el extrafinanciamiento. El sistema sugiere "0%". Si se define

un interés, se activan las dos casillas que se detallan a continuación.

Documento independiente: si esta casilla está activada indica que se va a

generar un documento adicional que va a contener los intereses cargados por

el extrafinanciamiento.

Mismo documento: si se encuentra marcada esta opción, significa que los

intereses por sobrefinanciamiento se van a acumular en el mismo documento

de pago

Fecha: indica la fecha con la que van a quedar registrados los documentos de

convenio, el sistema sugiere la fecha del día

Moneda: es la moneda que va a tener el convenio sobre el que se está

trabajando, el sistema sugiere la moneda del cliente

Concepto: texto explicativo que indica la razón del documento de crédito, el

sistema sugiere "Convenio de Pago"

Condición de pago: en esta casilla se debe indicar la condición de pago de

los documentos que se van a generar

Fecha rige: indica la fecha en la cual entra en vigencia el convenio

Fecha vence: muestra la fecha en la que va a vencer el convenio.

A continuación se muestra la pantalla correspondiente a esta carpeta

Page 168: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

160 Transacciones Cuentas por Cobrar

Pantalla de la carpeta "Convenio"

Algunos aspectos importantes que se deben considerar son:

Cuando se entra por primera vez a la carpeta, se cargan o sugieren los

valores iniciales

Mientras la tasa de interés sea cero, los campos que se refieran a interés

permanecerán deshabilitados

Si se incluye alguna línea en la tabla de la carpeta de documentos, el

campo de moneda se debe deshabilitar

Dado que se utiliza el tipo de cambio del día, si se cambia la fecha se

deben re- calcular los montos equivalentes en la tabla de documentos

La fecha rige y la fecha vence, dependen la una de la otra y por tanto

cada vez que una de ellas se edita, la otra se recalcula sumando o

restando la condición de pago. Si lo que cambia es la condición de

pago, estas fechas también se deben recalcular, para esto se deja fija la

última que se modificó.

Page 169: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 161

Documentos

Aquí inicialmente se mostrará la tabla vacía, el usuario deberá agregar

únicamente los documentos a refinanciar, para ello tiene tres opciones:

1. Digitar el tipo documento y número de todos los documentos que desee

refinanciar, en la columna documento. Por ejemplo FAC-00923 para la

factura # 00923. Para poder digitar los datos el usuario tiene que

activar la opción de ingreso de un nuevo documento presionando

simultáneamente las teclas Ctrl + N, o activando el icono ,

2. Utilizar el proceso de selección y carga de documentos que puede ser

llamado mediante el icono .

3. Utilizar la tecla F1, para ello se requiere ingresar un nuevo documento

presionando simultáneamente las teclas Ctrl + N, o activando el icono

.

Al utilizar las dos últimas opciones, el sistema despliega la tabla de

Documentos Pendientes. En esta tabla se listan únicamente los

documentos tipo débito, que estén pendientes a la fecha del arreglo, que

pertenezcan al cliente seleccionado y que estén aprobados.

Tabla de Diálogo Base

En esta tabla el usuario debe señalar con un check los documentos que

desea cargar. Una vez seleccionados oprime el botón cargar y

automáticamente el sistema completa todos los campos de la tabla.

Las columnas de la tabla de Documentos son:

Page 170: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

162 Transacciones Cuentas por Cobrar

Documento (Tipo-Número ): esta es la única casilla que el usuario debe

completar

Subtipo

Descripción

Fecha Documento

Fecha Rige

Fecha Vence

Aplicación

Moneda

Monto

Saldo

Saldo Equivalente

Condición de Pago

Contra recibo

Vendedor

Carpeta Documentos

Page 171: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 163

Otros

En esta carpeta se capturan los parámetros del Tipo, Subtipo y Número del

documento, para los documentos que se van a generar (Documento Crédito,

Documentos Débito e Intereses ).

Con toda esta información se debe generar un documento para cancelar los

que fueron seleccionados en la carpeta anterior y proceder a generar los

nuevos que lo justifiquen y que serán mostrados en el siguiente tab.

Si no se deben generar intereses, ya sea porque la condición de pago es de cero

días o por que la tasa de interés es del 0% el grupo de Documentos de Interés

permanecerá deshabilitado.

La pantalla que se despliega es la siguiente:

Carpeta Otros

Refinanciamiento

¡¡¡ Esta carpeta no se habilita hasta que la información de todas las

anteriores esté debidamente completa !!!

Aquí se muestra una tabla con los documentos generados por el proceso, no se

pueden agregar nuevas líneas, ni borrar las existentes, solo se podrán

modificar algunos datos tales como los subtipos, las fechas, condiciones de

pago, referencias, y notas. Los montos del documento se podrán modificar,

Page 172: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

164 Transacciones Cuentas por Cobrar

pero al ejecutar el proceso, la suma de los débitos debe ser igual al monto

total del convenio, de lo contrario se detiene el proceso. Si la suma de los

documentos tipo interés no concuerda con lo definido en los paramentos del

convenio, solamente se da una advertencia y se permite continuar.

Carpeta Refinanciamiento

La carga de documentos a esta tabla se hace utilizando el botón “Cargar”,

identificado con el icono . Esta operación traerá los datos definidos en las

carpetas anteriores, en caso de que exista algún error en la carga realizada, la

acción puede ser reversada con el botón “Descargar”, identificado con el icono

. Después de haber cargado los datos se procede a generar el nuevo

documento con el botón “Generar”, identificado el icono . Pulsando este

botón el sistema despliega la pantalla de “Generación de nuevos

Documentos”, en donde se da una pequeña explicación del proceso que se va a

realizar, el proceso se ejecuta al hacer click sobre el botón Generar.

Page 173: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 165

Pantalla de Generación de Nuevos Documentos

Nota: Una vez que el documento ha sido generado no tiene reversión y

luego de su aplicación, los documentos generados existirán como tales

y la única forma de modificarlos será desde el mantenimiento de

documentos.

CARGA MASIVA DE DOCUMENTOS La opción Carga Masiva de Documentos permite apoyar la gestión del

cobro en ruta, ya sea automática como manualmente, pues la misma facilita el

ingreso de la información a Exactus tanto al módulo de Cuentas por

Cobrar como al módulo de Control Bancario.

La idea es agilizar la labor de aplicación de los recibos o depósitos ingresados

a los documentos, permitiéndose almacenar un código de documento (que será

un código de documento interno), y adicionalmente habrá un código del

DEPOSITO ó TEF que será el código con que se cargue el documento

correspondiente en el módulo de Control Bancario. Se detalla su manejo

mediante cualquiera de las tres opciones que se mencionan a continuación:

1. El usuario ingresa el documento directamente en Cuentas por

Cobrar (desde el mantenimiento de Transacciones / Documentos) y este módulo se encarga de generar su

correspondiente en el módulo de Control Bancario.

2. El usuario ingresa el depósito directamente en Control Bancario,

y luego registra el documento en Cuentas por Cobrar, y este

documento lo liga al depósito generado.

Page 174: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

166 Transacciones Cuentas por Cobrar

3. El usuario ingresa desde la nueva opción de Carga Masiva de Documentos, tanto la información del depósito en Control

Bancario como la información de cada uno de los documentos (y

facturas que apliquen cuando se desee).

La funcionalidad es un Wizard, cuyo enfoque específico es facilitar el trabajo

a las personas encargadas de digitar depósitos que contemplen muchos pagos a

distintas facturas y clientes; o bien el de cargar el detalle de pagos hechos por

medio de TEF y provenientes de algún banco, agilizando así el ingreso de los

recibos de los cobradores. Este proceso constará de varios pasos, el primero es

definir la forma de hacerlo, pues existen dos formas de realizarlo, ya sea

manual o automáticamente.

FORMA MANUAL

Elección de Carga

El paso número 1 con el que empieza el proceso es donde pregunta si la carga

de datos será manual o en forma automática.

Al seleccionar la opción de carga manual el sistema continuará normalmente

con los pasos establecidos en esta sección.

Además, dentro de la opción manual se muestra otra opción, “Permitir utilizar varias veces el mismo documento”, con la cual a la hora de

asignar los documentos, se permitirá el uso de un documento las veces que sea

necesario, siempre y cuando los documentos creados se asocien a un mismo

cliente con cuentas pendiente.

Ingreso de Datos Generales

En el paso número 2 del asistente de manera general se debe, a modo de

encabezado, digitar la siguiente información del documento en bancos:

• Tipo de Documento: esta casilla es de tipo combo box en la cual

se debe seleccionar entre las opciones recibo, TEF o depósito.

Si se selecciona el tipo de documento recibo, el sistema no solicitará

la información de bancos, por lo que se ingresará solamente la

información en Cuentas por Cobrar.

Page 175: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 167

En caso de que se utilice el parámetro Utilizar NCF para recibos, a la hora de realizar la carga manual y definirle como tipo

de documentos Recibo, el sistema asignará los NCF’s

correspondientes. Este dato no será visible desde el wizard, por lo

que para consultarlo se deberá hacer desde el mantenimiento de

documentos o desde la consulta general de documentos.

• Subtipo de Documento: casilla tipo combo box en la cual

dependiendo del tipo de documento seleccionado, se traerá los

subtipos de documento asociados al documento en Cuentas por

Cobrar. Si los tres tipos de documentos cuentan con un subtipo e

documento asociado, estos se mostrarán en esta casilla.

• Cuenta Banco: casilla asignada al número de Cuenta Bancaria en

la cual se realiza la transacción. Esta casilla se habilita únicamente

para los documentos tipo Depósito y TEF.

• Moneda: en esta casilla se muestra la moneda de la cuenta

bancaria, además la misma no es modificable. Para los documentos

de tipo depósito y TEF esta casilla se deshabilita pues la moneda va

asociada a la cuenta bancaria.

• Número: en esta casilla se debe definir el número de documento

que se usará en el módulo de Control Bancario, el mismo puede

ser un documento nuevo o puede ya existir en Control Bancario.

En los documentos de tipo recibo dicha casilla se deshabilita pues

no existe un consecutivo para los mismos.

• Fecha: en esta casilla se utiliza para la fecha del documento para

Control Bancario, cabe aclara que si el documento ya existe en CB

se toma la fecha del existente y no se permitirá editar, en caso de no

existir se permitirá digitar la misma.

• Monto: en esta casilla, si el documento ya existe, el sistema tomará

el monto del documento de Control Bancario, pero si no existe,

entonces se podrá digitar para dicho módulo. El monto debe

corresponder a la suma de todos los recibos indicados y debe ser

expresado en la moneda de la cuenta bancaria.

• Concepto: casilla utilizada para digitar el concepto general del

depósito, TEF o recibo.

• Cobrador: está casilla es opcional, en la misma se indica el código

del cobrador.

La pantalla del ingreso de datos es la siguiente:

Page 176: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

168 Transacciones Cuentas por Cobrar

Pantalla para Datos Generales

Si el documento ya existe en el módulo de Control Bancario, el sistema

enviará el mensaje indicándolo, y cuando se pretenda cargar a dicho

documento el sistema lo permitirá pero se deshabilitarán los campos de fecha,

moneda, monto y concepto, imposibilitando la acción. Es decir, no se creará

un nuevo documento en Control Bancario, solo se crean los documentos

de Cuentas por Cobrar y se asociarán al ya existente en Control

Bancario. Es necesario hacer la salvedad de que los montos de los

documentos asociados al documento de Control Bancario más los montos

de los documentos de Cuentas por Cobrar generados en este proceso no

deben sobrepasar el monto del documento generado.

Detalle de Recibos

En el tercer paso del asistente se deben especificar los detalles de los recibos,

que conforman el monto proveniente del banco.

La pantalla de la que se hace mención, se muestra a continuación:

Page 177: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 169

Pantalla del Detalle de Recibos

El ingreso de datos del detalle de los recibos se hace en una tabla que se

muestra en la pantalla, para navegar dentro de la misma se puede lograr ya sea

con las teclas Enter o Tab o bien con el Mouse. Dicha tabla se conforma de

una serie de columnas, en donde se debe especificar el detalle que compone a

ese documento, por lo que se ingresará la información de cada recibo en

Cuentas por Cobrar de la siguiente manera:

• Número Documento en CC: en esta casilla se debe especificar

el número de documento correspondiente, por omisión el sistema lo

sugiere únicamente para los depósito así como para las TEF como el

consecutivo de las globales, o bien el de la línea anterior, pero este

puede ser modificado, con la única limitante de que si en la pantalla

inicial no se chequeo la opción “Permite utilizar varias veces el

mismo documento”, no se permitirá repetir números de documento.

Además, no es necesario que se siga el orden lógico de los números.

• Concepto: en esta casilla se debe especificar el concepto

específico del recibo, se sugerirá por omisión el mismo concepto del

depósito, pero se puede modificar.

• Cliente: en esta casilla se debe especificar el código del cliente al

cual se le hace el recibo, el cliente deberá ser multimoneda o tener

Page 178: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

170 Transacciones Cuentas por Cobrar

definida la moneda igual a la que tiene la cuenta bancaria

seleccionada.

• Cliente Origen: esta casilla se utiliza para el código del cliente

origen, que por default trae el mismo del cliente.

• Moneda de Documento: esta casilla se utiliza para definir la

moneda del documento, se sugerirá la moneda de la cuenta bancaria,

no es modificable, por facilidad se asume que los documentos y el

depósito son en la misma moneda.

• Tipo Documento a Pagar: casilla de tipo “combo box” en la

que, tal y como lo dice su título, se designa el tipo de documento

que se va pagar, se muestran los tipos a asociar, entre los que se

puede elegir está Factura, Interés Corriente, Interés de Mora, Letra

de Cambio, Nota de Débito y Otro Débito.

• Documento a Pagar: casilla designada para digitar el número de

documento que cancela el recibo, depósito o TEF, es una casilla de

tipo F1 de los documentos de Cuentas por Cobrar filtrados por

el cliente seleccionado. Se permite no especificar el documento a

pagar.

Un tip que puede ser de utilidad para el usuario es que si no se tiene

asignado cliente, ni tipo de documento, al seleccionar un

Documento a Pagar de la tabla F1 de documentos, se llenarán

automáticamente los campos Cliente y Tipo de Documento, con los

datos respectivos relacionados con el documento seleccionado.

• Moneda Doc a Pagar: esta casilla no es modificable, en la

misma, el sistema presentará automáticamente la moneda que se

haya definido para el documento a pagar.

• Monto Doc a Pagar/Generar: casilla para definir el monto en la

moneda del documento.

• Monto Doc a Pagar en “Moneda Referencia”: esta casilla se

utilizará únicamente en el caso de que la moneda del documento sea

distinta a la Moneda Funcional, de acuerdo al Tipo de Cambio del

día, haciendo la transformación a una moneda con la que se pueda

hacer algún tipo de comparación, p.e., si el documento se encuentra

en Euros, el monto del mismo será transformado a Dólares, o si se

encuentra en Dólares será transformado a Colones.

Page 179: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 171

Los documentos quedarán aplicados de una vez a la factura seleccionada en cada

línea por el usuario. Se asume que con un recibo se abona o cancela en su totalidad a

un único documento de débito (factura, nota de débito, etc.) –funcionalidad de

documentos asociados-. Si se están cancelando más de una factura se deberá realizar

la aplicación manualmente

Es importante destacar que una carga masiva de recibos no podrá quedar

incompleta dado que la información no se almacena en la base de datos, por

tanto, la misma debe ser completada y generada de una sola vez.

En la parte baja de la tabla se muestra la casilla Total, en la cual se muestra la

sumatoria total de los montos de los recibos que se van a generar.

La suma de los documentos asociados más los documentos que se están

ingresando no puede exceder el monto del documento de Control

Bancario. Si los documentos asociados a este documento son iguales al

monto del mismo, se envíe un mensaje de error y no se puedan agregar más

documentos. Si dicho total no coincide con el monto del documento a generar

de Control Bancario, el proceso de la carga masiva no se podrá terminar

con éxito, sino hasta que dichos montos se equiparen. Para solucionar lo

anterior se puede seguir una de estas acciones:

• Modificar, ya sea hacia arriba o hacia abajo, la cantidad de los

montos de los recibos.

• Agregar o eliminar los recibos que sean necesarios para equiparar

los montos.

• Modificar, hacia arriba o hacia abajo, el monto del documento que

se generará en Control Bancario.

Resumen de la Carga

Esta es el último y cuarto paso del asistente cuando se trabaja de forma

manual, en la misma se mostrará el resumen del proceso, con la siguiente

información:

• Cuenta Banco

• Moneda

• Número (Depósito / TEF o Recibo)

• Fecha

• Monto Documentos

• Cant. Documentos

La pantalla desplegada se visualiza de la siguiente manera:

Page 180: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

172 Transacciones Cuentas por Cobrar

Pantalla de Resumen la Carga

Una vez en dicha pantalla el proceso se puede devolver a alguna de las etapas

anteriores para corregir algún error o se puede dar por terminado con el botón

Finalizar, a lo que el sistema enviará un mensaje indicando que el proceso de

carga masiva de recibos a CC ha concluido con éxito.

FORMA AUTOMÁTICA Si el usuario selecciona la opción de “Carga Automática” el sistema lo llevará

a los pasos correspondientes a la carga de recibos (Pasos del Wizard de Carga

de Impulso), para luego continuar con la carga.

Elección de Carga

El paso número 1 con el que empieza el proceso es donde se pregunta si la

carga de datos será manual o en forma automática.

Para acceder a la forma automática se debe elegir dicha opción, con la cual, el

sistema mediante la ayuda de un archivo de tipo CSV, ya sea trabajado en un

Page 181: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 173

programa que procese texto como el Notepad o en el Excel, el usuario podrá

agilizar el proceso descrito en la sección “Forma Manual”.

Archivo de configuración

En el paso 2 de la opción de carga automática se puede definir la ruta donde se

encuentra ubicado el archivo que configura los pasos del procedimiento, este

archivo contiene los parámetros definidos en una carga anterior, para el caso

de que se desee, agilizar la misma con dichos datos. Entre las preferencias que

este archivo guarda, está la cuenta bancaria, con lo que, cuando se selecciona

un archivo de configuración, los datos de las siguientes pantallas a la selección

de éste, se completarán con los datos del mismo. Antes no se llenaba el

campo de cuenta bancaria. Cabe señalar que, este archivo no es necesario

especificarlo, pues lo que hace es seguir los pasos del procedimiento realizado

anteriormente para que se automaticen algunos pasos y ahorrar tiempo.

Archivos de Datos y Bitácora

En este paso se define, en primera instancia, el Archivo Entrada que servirá

de entrada de los datos, que alimentarán la tabla. El mismo, como se dijo

anteriormente, ya sea un archivo de tipo texto plano o un Excel, ambos

grabados como archivo tipo CSV, dándole esta terminación al archivo hará

que posea un formato universal para ser usado en diferentes plataformas de

software y hardware.

Archivos CSV (“Comma Separated Values”): este es un archivo de

texto en que se divide la información por medio de comas. Por ejemplo, se

emite información del Tipo de documento CB, Subtipo de documento CB,

Número de documento CB, Monto documento CB, Fecha documento,

Concepto documento CB, Número documento CC, Concepto documento CC,

Cliente documento CC, Cliente Origen documento CC, Monto documento CC,

Tipo documento CC a pagar, Número documento CC a Pagar, por ejemplo tal

y como se presenta a continuación:

‘DEP’,0,6,5000,09/12/2005,‘texto doc en cb’,000000000020,‘Concepto

20’,00000-0,00000-0,300, ‘FAC’,006618

Cabe aclarar que tanto para los datos alfabéticos como alfanuméricos, en el

archivo *.TXT o *.CSV, la información debe escribirse entre comillas

simples, p.e ‘DEP’, para el archivo hecho en Excel esto no es necesario.

Además, si un dato no aplica para un registro se debe dejar el espacio entre

comas y con comillas simples en caso de ser alfabético o alfanumérico.

Bitácora: este espacio está diseñado para definir el archivo que va a servir

para registrar los eventos ocurridos durante la ejecución de un proceso. Sirve

Page 182: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

174 Transacciones Cuentas por Cobrar

como pista de auditoría en caso de tener que revisar que acciones efectuó el

sistema.

Cuenta Bancaria, Número: en esta casilla se debe indicar número o código

de la cuenta bancaria a la cual se van a cargar los datos. Si el usuario no

recuerda el número de la cuenta bancaria puede presionar la tecla F1 y se

desplegará una tabla de ayuda.

La pantalla es la siguiente:

Pantalla de Archivos de datos y bitácora

Carga Asistida o Definida

Asistente: está opción le llevará a través del proceso de carga de datos sin

mayor dificultad que la de hacer click y definir rutas, al estar predefinido por

el sistema, este tipo de función ofrece poca flexibilidad.

Page 183: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 175

Definida: esta opción lo que hace es utilizar una función definida

previamente por medio de una opción configurable o “Hook”. Si utiliza esta

función no es necesario configurar ningún otro dato.

La ventaja de utilizar la función “definida” es que permite al usuario una

mayor rapidez, pues se puede ajustar la función de tal manera que pueda

reconocer el formato de los datos grabados en el archivo que contiene la

información de configuración.

Al seleccionar la opción “definida”, se habilita el espacio donde el usuario

debe elegir la Función Estándar.

Si está en la opción “definida”, al presionar el botón siguiente aparecerá la

última pantalla del asistente donde se finaliza el proceso, donde se define la

ruta donde se guardarán los datos del archivo de configuración del mismo.

Si se seleccionó la opción “asistente”, presione el botón siguiente y aparecerá

la pantalla donde se define el tipo de datos originales.

Pantalla Disposición de datos

El usuario debe seleccionar uno de los dos tipos de datos que se sugieren:

Delimitados: esta opción se selecciona cuando los datos vienen separados

por algún tipo de separador, por ejemplo comas, punto y coma, tabs, dos

puntos o cualquier otro.

Page 184: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

176 Transacciones Cuentas por Cobrar

Ancho fijo: esta opción se debe seleccionar si todos los datos del archivo no

vienen separados por ningún separador.

El archivo tiene encabezado: los datos para realizar la carga

generalmente se despliegan en columnas, a veces las columnas traen

encabezado, otras veces no. Al marcar este check box se estará indicando que

el archivo del cual se están tomando los datos para la carga contiene

encabezados, por lo que el sistema no tomará en cuenta esta primera fila (la de

los encabezados) para la ejecución del proceso. Para el caso de esta carga, los

datos no llevan encabezado por lo que no se debe marcar dicha opción.

Aparte de los tipos de datos, el sistema ofrece una vista previa del formato de

los datos tal y como están en el archivo.

Cuando se termina de definir la información solicitada en esta pantalla, el

usuario debe presionar el botón siguiente para continuar con el otro paso.

Muy importante mencionar que la sección que se habilite en esta pantalla

dependerá de la selección hecha en el paso anterior. Si se eligió la opción

Delimitados usted deberá definir el tipo de separador que está dividiendo los

datos, por ejemplo, como se pudo observar en la sección “Vista Previa” de la

pantalla anterior el separador es la coma. Si se eligió la opción Ancho Fijo el

usuario deberá indicar manualmente donde se encuentran los saltos de

columnas, para ello debe hacer un clic con el botón izquierdo donde se desea

incluir la marca y luego clic derecho; si por el contrario desea eliminar una

marca, haga lo mismo en la posición donde se encuentre la marca.

Page 185: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 177

Pantalla Especificación del Separador de columnas

Al presionar el botón siguiente, aparecerá la pantalla donde se debe definir las

columnas que aparecerán en la tabla de datos, las cuales debe calzar con la

información contenida en el archivo de la carga, además se deberá realizar la

asociación que existirá entre ambas.

Page 186: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

178 Transacciones Cuentas por Cobrar

Pantalla de Asociación de Columnas

El proceso para realizar la asociación consiste en trasladar del recuadro

"Columnas de la Tabla" al recuadro "Asociación" la columna a la que se le

asociará la columna que esté sin asociar del recuadro "Columnas del Archivo".

El traslado se realiza haciendo doble click sobre el nombre de la columna en el

recuadro "Columnas de la Tabla", lo que la llevará al recuadro "Asociación",

una vez hecho esto, se mantiene marcada con el highlight la columna a asociar

en el recuadro “Asociación”, y se hace doble click sobre la columna de

archivo que se quiere asociar a la columna de la tabla.

También se puede deshacer asociaciones existentes, haciendo doble click

sobre la asociación que se quiere modificar, a lo que el sistema realiza el

desglose entre las columnas que pertenecen al archivo y las que pertenecen a

la tabla.

Si no se va a realizar cambios a las asociaciones se presiona el botón siguiente.

A lo que el sistema despliega la pantalla siguiente:

Page 187: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Transacciones 179

Pantalla de Configuración del Proceso

En la pantalla anterior se debe definir la ruta donde se guardará el archivo de

configuración para realizar la carga automática, lo cual se logra pulsando el

botón “Guardar” que sirve de Browser, al definir la ruta se pulsa el botón

finalizar para procesar el archivo. Este paso no es necesario, pues se permite

no guardar dicho archivo.

Al pulsar el botón de Finalizar, se cargan los documentos, mostrando en la

pantalla principal el resultado final donde se pueden observar los datos

cargados.

Page 188: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 189: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 181

CAPÍTULO 6

Consulta

NOTA INTRODUCTORIA Esta opción permite hacer tres tipos de consultas, una de documentos, otra de

contrarecibos y una de los mejores clientes.

La primera consulta permite examinar la jerarquía existente entre los clientes

corporativos y sus sucursales así como los documentos asociados a cada uno

de ellos. El usuario con ayuda de filtros puede elegir el tipo de datos que desea

que se desplieguen en pantalla.

La consulta de contrarecibos permite visualizar todos los contrarecibos que se

encuentren dentro del rango de fechas establecidos en la pantalla principal de

esta opción. La consulta de contrarecibos permite filtrar los datos, imprimir el

reporte de contrarecibos y mandar los datos a Excel.

La tercera consulta permite observar el listado de los mejores clientes con que

cuenta la empresa. En esta consulta se presenta la información básica del

cliente, como por ejemplo: nombre, código, dirección, razón social, entre

otros. La consulta cuenta con un filtro, por medio del cual se podrán definir los

parámetros de selección de los proveedores, además los datos aquí presentados

pueden ser impresos o exportados a Excel.

CONSULTA DE DOCUMENTOS Un usuario en particular podría tener el privilegio de Consultar documentos.

Para más información sobre la asignación de privilegios consulte "Control de

Seguridad" en la página 419. El usuario puede realizar dos consultas de

documentos: la general y la corporativa, las cuales se explican a continuación.

Page 190: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

182 Consulta Cuentas por Cobrar

CONSULTA GENERAL

Pantalla Principal de Consulta de Movimiento de Clientes

Esta opción permite consultar de los documentos existentes para cada cliente,

los documentos de crédito aplicados sobre un documento tipo débito, los

documentos tipo débito sobre los cuales ha sido aplicado un documento de

crédito, la impresión de reportes relacionados con los movimientos de los

documentos y la localización de documentos específicos.

Se cuenta con un filtro inicial, para filtrar ya sea por Código o parte del

mismo del cliente o por el Nombre o parte del nombre definido al cliente.

En la tabla de datos de la pantalla Consulta de Movimiento de Clientes se

desplegará para cada cliente registrado en la base de datos: el Código, el

Nombre y el País asociados con el cliente, la Moneda y el Saldo de los

documentos del cliente.

Page 191: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 183

En la parte inferior de la pantalla se despliegan tres botones. El botón

Consultar despliega la pantalla de Consulta de Documentos, donde se

despliegan todos los documentos registrados para el cliente seleccionado. El

botón Localizar permite ubicar cualquier documento con base en su Tipo y

Número de identificación. El botón Regresar se utiliza para volver al menú

principal del módulo.

Consultar

Al presionar este botón, el usuario puede consultar los documentos asociados

con un cliente específico, refiriéndose a la pantalla desplegada denominada

Consulta de Documentos.

En la parte superior se despliegan el Código y Nombre del cliente. El campo

de código es modificable, con lo cual el usuario puede definir otro cliente para

consultar, sin tener que regresar a la pantalla de Consulta de Movimiento de Clientes.

Si no recuerda los códigos de los clientes registrados en la base de datos,

ubique el cursor sobre la casilla correspondiente y presione la tecla F1, o haga

un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo; se desplegará el

listado de clientes, desde donde puede seleccionar aquel cliente que desea

consultar.

Además, se presenta el Saldo asociado con los documentos del cliente en tres

monedas: la moneda del cliente, la moneda local del sistema y la moneda dólar

del sistema.

Si el cliente es local, seguramente su moneda será igual a la moneda local del

sistema. Por lo tanto, las dos primeras casillas presentarán montos iguales.

La consulta puede definirse para un rango específico de fechas. El sistema, por

omisión, establecerá las fechas del rango:

Fecha final: fecha del día en el cual se activa el botón Consulta.

Fecha inicial: fecha que corresponde a un mes anterior a la Fecha final.

Los documentos que se desplegarán en la tabla de datos de la Consulta de

Documentos serán aquellos cuya fecha de creación esté comprendida dentro

del rango establecido.

Cada línea de la tabla está asociada con un documento del cliente seleccionado

y presenta: la Fecha de creación, el Tipo de documento, el Número de

documento, el Monto por el cual fue creado el documento, la Moneda asociada

con el documento, el Saldo débito, el Saldo crédito, la Referencia, la

Condición de Pago asociada con el documento y el número de cuenta bancaria

(para depósitos y T.E.F.)

Page 192: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

184 Consulta Cuentas por Cobrar

Además, se presenta el Saldo asociado con el cliente, en la moneda del cliente,

a la fecha en que se estableció como límite superior de la consulta.

Pantalla de Consulta de Documentos para un Cliente Específico

Plan de Pagos

Esta opción le permitirá consultar los documentos de orden general que

presenten un sistema de plan de pago, el procedimiento para usar dicha opción

es el que se describe a continuación:

Marque con el highlight, en la pantalla Consulta de Documentos, el

documento que desea consultar.

Presione el botón de la opción Plan de Pagos.

Al hacer esto el sistema desplegará la pantalla Consulta Plan de Pagos y

Garantías.

Si el documento consultado tiene planes de pago o garantías

asociados a éste, entonces se podrán observar los datos resumidos

en las carpetas respectivas.

Para el caso de la carpeta Plan de pagos presenta una tabla con los datos de la

información asociada a dicha condición.

Page 193: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 185

Pantalla Carpeta de Plan de Pago

Para el caso de la carpeta Garantías, se presentan dos tablas una con los datos

de los fiadores y su respectiva información y la otra tabla presenta la

información de las garantías.

Pantalla Carpeta Garantías

Aplicaciones

Para consultar los documentos de crédito aplicados sobre un documento tipo

débito específico o los documentos tipo débito pagados con documento de

crédito específico:

1. Marque con el highlight, en la pantalla Consulta de Documentos, el

documento que desea consultar.

2. Presione el botón Aplicaciones.

Si el documento consultado es un débito, la pantalla que se

desplegará se denomina Documentos Aplicados. En la tabla de datos

se presentan todos los documentos de crédito que se han utilizado

para cancelar o abonar el documento tipo débito consultado.

Si el documento consultado es de crédito, la pantalla que se

desplegará se denomina Documentos Pagados. En la Tabla de datos

Page 194: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

186 Consulta Cuentas por Cobrar

se presentan todos los documentos tipo débito que han sido

abonados o cancelados con el documento de crédito consultado.

El funcionamiento de esta consulta es similar al que se presenta en las distintas

opciones de Transacciones ( ). La única diferencia radica en que desde

esta opción no se pueden Reversar aplicaciones, solamente se pueden hacer

las consultas respectivas.

Por ejemplo, si realiza la consulta sobre un documento tipo débito la pantalla

que se desplegará se presenta a continuación:

Documentos Aplicados

Ver Transacción

Con esta opción el sistema desplegará el detalle que se muestra al crear y

aplicar un documento de crédito. La misma se puede visualizar en la

descripción de la carpeta Detalle de sección “Documentos” en la página 80.

Page 195: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 187

Refrescar

Esta opción actualiza los registros desplegados en la tabla de datos, debido a

cambios que se hayan realizado a los parámetros de la opción: código del

proveedor y rango de fechas. Tiene la misma función que el icono .

Imprimir!

Despliega un reporte con el detalle de las aplicaciones relacionadas con cada

documento de la tabla de datos. El reporte incluye información tal como:

moneda, monto, saldo, tipo de cambio, monto equivalente, entre otros. Esta

información corresponde tanto a los documentos aplicados (créditos) a un

débito, como a los documentos pagados (débitos) por un crédito.

El reporte que se obtiene es similar al siguiente:

Page 196: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

188 Consulta Cuentas por Cobrar

Reporte de Consulta de Movimientos

Localizar

Esta opción ubica un documento específico, con base en el Tipo y el Número

asociados con el documento.

Page 197: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 189

Localización de Documento

La pantalla Localizar un Documento está conformada por los siguientes

campos:

Tipo: establece el tipo de documento que se desea localizar. El sistema

despliega el listado de todos los tipos de documentos, créditos o débitos,

registrados en la base de datos.

Número: el usuario debe digitar el número del documento que desea

localizar. Este número fue definido cuando se creó el documento.

Localizar

Dependiendo de si el tipo de documento definido en la casilla Tipo se trata de

un Débito o un Crédito, cuando el sistema ubica el documento se despliega

la pantalla Documentos Cuentas por Pagar, en la respectiva carpeta,

Carpeta Débito o Carpeta Crédito, en la cual se presenta el detalle de la

información del documento localizado, por ejemplo: Código y Descripción o

Razón Social del cliente, Tipo de documento, Número de documento, Fecha

de creación, Referencia (aplicación), Condición de pago, Monto, Moneda,

Saldo, entre otros. Por ejemplo a continuación se muestra la pantalla de la

Carpeta Crédito de creación o modificación de Documentos:

Documento Localizado

Page 198: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

190 Consulta Cuentas por Cobrar

CONSULTA CORPORATIVA La pantalla principal de la consulta muestra en el lado izquierdo de la ventana

un listado de los clientes. En el caso de que estos sean de tipo corporación y

que tengan clientes sucursales asociados éstos se mostrarán al dar doble clic

sobre el cliente Corporación (con doble click se vuelve a cerrar el despliegue

que se abrió). En el lado derecho se desplegará la información de los

documentos.

A continuación se muestra la pantalla principal de la Consulta de Documentos

Pantalla principal de consulta de documentos

Cada vez que el usuario seleccione un cliente en la sección izquierda, a la

derecha se van a mostrar los documentos que tiene este registrados. El

despliegue de los documentos que se muestran estará restringido por lo

indicado en el filtro de documentos.

Page 199: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 191

Con un doble clic sobre cualquiera de los documentos se puede acceder la

consulta de aplicaciones.

Si el documento es de débito se muestra la pantalla de documentos aplicados.

En ella se muestra la fecha, número y tipo de documento, la moneda el monto

pagado y el monto aplicado de los documentos aplicados.

Pantalla de documentos aplicados

Si el documento consultado es de crédito se muestra la pantalla de documentos

cancelados. En ella se muestra la fecha, número y tipo de documento, la

moneda el monto pagado y el monto aplicado de los documentos cancelados.

Page 200: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

192 Consulta Cuentas por Cobrar

Pantalla de documentos cancelados

FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle

refiérase a la sección "Instrucciones Específicas" en la página 193.

Botón Función Teclas Descripción

Despliegue

Al activar esta opción se muestra un filtro que

permite definir las características con las cuales

se van a desplegar los datos en la pantalla de consulta.

Filtro Clientes

Este icono llama a una pantalla de filtro que

permite seleccionar los clientes que se desea que se desplieguen en la pantalla.

Imprimir

Permite imprimir reporte de los movimientos del cliente seleccionado.

Page 201: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 193

Ascendente

Este icono ordena los datos del lado izquierdo

de la pantalla de forma ascendente.

Descendente

Con esta opción usted podrá ordenar la

información de los clientes de forma descendente.

Localizar

Documento

Esta opción ubica un documento específico,

con base en el Tipo y el Número asociados

con el documento.

Iconos Grandes

Este icono permite que los datos desplegados

en la parte derecha de la pantalla se muestren

con iconos grandes

Iconos

Pequeños

Si se utiliza esta opción, el despliegue de

documentos será con iconos pequeños.

Lista El despliegue de documentos con esta opción

es en forma de lista.

Detalles

Con este icono la lista de documentos se

desplegará con sus respectivos detalles. Las

columnas que se utilizan para los detalles son

configurables por el usuario, para ello sólo

tiene que presionar el icono y elegir las columnas que desea visibles.

INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS

¿Cómo elegir el despliegue de la consulta de documentos?

Para elegir el despliegue de la consulta de documentos, efectúe el siguiente

procedimiento:

1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción

Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

2. Presione el icono de despliegue , lo cual hará que se presente una

pantalla de filtro, en la cual se deben definir los siguientes campos:

Incluir documentos de las sucursales: esta opción afecta sólo los

clientes que son Corporación e indica si dentro del despliegue de los

documentos se van a incluir los que se registraron en sus sucursales.

Incluir documentos que se registraron en la Corporación: esta

opción sólo afecta a los clientes sucursales. Indica si dentro de los documentos

Page 202: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

194 Consulta Cuentas por Cobrar

se deben mostrar también aquellos que fueron registrados en la Corporación

pero a nombre de la sucursal consultada.

Mostrar el nombre de los clientes junto al código: esta opción le

permitirá al usuario elegir si desea que al lado izquierdo de la pantalla se

despliegue sólo el código del cliente o también el nombre del mismo.

Tipos de letra: permitirá elegir el tamaño y el tipo de letra con que

aparecerán los nombres de los clientes registrados en la base de datos.

A continuación se muestra la pantalla del filtro para el despliegue de datos:

Pantalla de Características de Despliegue

3. Presione el botón de Seleccionar que se muestra en la parte inferior

de la pantalla y a continuación el sistema mostrará la consulta según

las características definidas.

Page 203: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 195

¿Cómo aplicar un filtro a los clientes?

Para elegir el despliegue de la consulta de documentos, efectúe el siguiente

procedimiento:

1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción

Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

2. Presione el icono de filtro , lo cual hará que se presente una

pantalla de filtro, que contiene los siguientes criterios: código del

cliente, estado (del cliente), Moneda, tópico por el cual se va a ordenar

la información (código o nombre), categoría del cliente, nivel de

precios, clase de cliente, condición de pago, zona, ruta, país, vendedor

y / o cobrador.

A continuación se muestra la pantalla del filtro para la selección de clientes:

Pantalla para la selección de Clientes

Page 204: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

196 Consulta Cuentas por Cobrar

3. : Presione el botón de Aceptar que se muestra en la parte inferior de

la pantalla y a continuación el sistema mostrará la consulta según las

características definidas.

Si se usa la opción Todos el sistema desplegará todos los documentos.

¿Cómo imprimir un reporte?

Para elegir el imprimir un reporte de los clientes seleccionados, efectúe el

siguiente procedimiento:

1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción

Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

2. Presione el icono de imprimir , lo cual hará que se presente el

siguiente reporte que incluye el tipo y número del documento, fecha,

moneda, monto, saldo, tipo de cambio y totales:

Reporte de Consulta de Movimientos

¿Cómo localizar documentos?

Para localizar documentos de los clientes seleccionados, efectúe el siguiente

procedimiento:

1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción

Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

2. Presione el icono de localizar documentos , lo que permitirá

ubicar un documento específico, con base en el Tipo y el Número

asociados con el documento.

Page 205: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 197

Localización de Documento

La pantalla Localizar un Documento está conformada por los siguientes

campos:

Tipo: establece el tipo de documento que se desea localizar. El sistema

despliega el listado de todos los tipos de documentos, créditos o débitos,

registrados en la base de datos.

Número: el usuario debe digitar el número del documento que desea

localizar. Este número fue definido cuando se creó el documento.

Localizar

Cuando el sistema ubica el documento se despliega la pantalla Documento Localizado, en la cual se presenta el detalle de la información del documento

localizado, por ejemplo: Código y Descripción o Razón Social del cliente,

Tipo de documento, Número de documento, Fecha de creación, Referencia

(aplicación), Condición de pago, Monto, Moneda, Saldo y Tipo de cambio

Page 206: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

198 Consulta Cuentas por Cobrar

Documento Localizado

En la parte inferior de la pantalla Documento Localizado se presentan dos

botones:

Ver Asiento: al oprimir este botón, el usuario podrá visualizar el asiento que

se generó con el documento consultado.

Regresar: retorna a la pantalla de Localización de Documento.

¿Cómo mostrar los documentos con íconos grandes?

Para mostrar los documentos con íconos grandes, efectúe el siguiente

procedimiento:

1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción

Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

Page 207: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 199

2. Presione el icono de íconos grandes , lo cual hará que se presente

la pantalla de consulta de documentos con este formato. Tal y como se

muestra a continuación.

Consulta de Documentos – Iconos Grandes

¿Cómo mostrar los documentos con íconos pequeños?

Para mostrar los documentos con íconos pequeños, efectúe el siguiente

procedimiento:

1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción

Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

2. Presione el icono de íconos pequeños , lo cual hará que se

presente la pantalla de consulta de documentos con este formato. Tal y

como se muestra a continuación.

Page 208: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

200 Consulta Cuentas por Cobrar

Consulta de Documentos – Iconos Pequeños

¿Cómo mostrar los documentos como lista?

Para mostrar los documentos como lista, efectúe el siguiente procedimiento:

1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción

Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

2. Presione el icono de lista , lo cual hará que se presente la pantalla

de consulta de documentos con este formato. T

Page 209: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 201

Consulta de Documentos – Iconos Lista

¿Cómo mostrar los documentos como detalle?

Para mostrar los documentos como lista, efectúe el siguiente procedimiento:

1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción

Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

2. Presione el icono de detalle , lo cual hará que se presente la

pantalla de consulta de documentos con este formato.

Page 210: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

202 Consulta Cuentas por Cobrar

Consulta de Documentos – Iconos con Detalle

Nota: Si el usuario no tiene visible ninguna columna, la parte derecha de la

pantalla aparecerá en blanco.

CONSULTA DE CONTRARECIBOS Un usuario en particular podría tener el privilegio de Consultar

contrarecibos. Para más información sobre la asignación de privilegios

consulte "Control de Seguridad" en la página 419.

Al ingresar a la opción de Contrarecibos del menú Consulta se despliega

la pantalla principal de esta opción.

Page 211: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 203

Consulta de Contrarecibos

Al ingresar a esta opción se debe digitar el rango de fechas de los documentos

que se desea que se desplieguen en pantalla.

El filtro de datos que presenta esta opción permite escoger los documentos de

acuerdo a los siguientes criterios:

Número de contra recibo

Condición de pago

Rango de clientes

Estado de los documentos (pendiente, aprobado, a cancelar, cancelado)

Rango de fechas rige de los documentos

Usuario que realizó la última modificación

Rango de fechas de la última modificación

Si se desea ver más detalles un contra recibo en especial, el usuario puede

posicionarse en el que le interesa y con el ratón hacer un doble clic al botón

izquierdo, esto dará acceso a la tabla de Creación-Modificación de

Page 212: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

204 Consulta Cuentas por Cobrar

Contrarecibos. Es importante señalar que esta tabla tendrá todas las casillas

deshabilitadas, pues se trata de una consulta.

A continuación se muestra la pantalla desplegada:

Consulta del detalle de Contrarecibos

MEJORES CLIENTES Un usuario en particular podrá tener el privilegio de consultar la lista de

Mejores Clientes, refiérase a la sección "Control de Seguridad" en la página

419.

Al ingresar a la opción de Mejores Clientes del menú Consulta se despliega

la pantalla principal de esta opción.

Page 213: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 205

Pantalla Principal de Mejores Clientes

En esta pantalla es necesario definir el rango de fechas que se considerará para

la selección de los mejores clientes, es decir la Fecha Desde -inicio del ingreso

de clientes- y Fecha Hasta –final de ingreso de clientes-.

Además esta pantalla contiene una tabla con las siguientes columnas:

Código: código de identificación del cliente.

Nombre: nombre del cliente.

Contribuyente: número de identificación con que ha sido registrada la

empresa cliente.

Razón Social: razón social del cliente.

Dirección: dirección física detallada en la cual se puede localizar al cliente.

Recuerde que los datos de las columnas código, nombre del cliente,

contribuyente, razón social y dirección se ingresan desde el menú de

"Clientes" el cual se describe en la página 43.

Subtotal Facturado Dólar: en esta columna el sistema despliega el monto

total en moneda dólar que se le ha facturado al cliente, calculado de la

siguiente manera:

Subtotal Facturado Dólar =

Crédito Notas Subtotal - Débito Notas Subtotal Facturas de Subtotal

Page 214: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

206 Consulta Cuentas por Cobrar

Subtotal Facturado Local: en esta columna el sistema despliega el monto

total en moneda local que se le ha facturado al cliente, calculado de la

siguiente manera:

Subtotal Facturado Local =

Subtotal Facturado Cliente: en esta columna el sistema despliega el

monto total en moneda del cliente que se le ha facturado a éste, calculado de la

siguiente manera:

Subtotal Facturado Cliente =

Crédito Notas Subtotal - Débito Notas Subtotal Facturas de Subtotal

Nota: El sistema despliega en la tabla principal los clientes en orden

ascendente, considerando como parámetro los saldos, ya sea en

moneda local, dólar o en la del cliente.

El usuario puede imprimir el reporte de los mejores clientes presionando el

icono que se ubica en la parte superior de la pantalla. El reporte

desplegado por esa opción es similar al siguiente:

Reporte desplegado por los mejores clientes

Crédito Notas Subtotal - Débito Notas Subtotal Facturas de Subtotal

Page 215: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Consulta 207

Page 216: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 217: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 209

CAPÍTULO 7

Reportes

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se explica la manera para obtener reportes en el módulo de

Cuentas por Cobrar, así como los resultados que el usuario puede esperar.

Los reportes que se obtienen mediante esta opción son:

Cuentas por Cobrar

Estados de Cuenta

Saldos por Cuenta

General de Cuentas

Proyección por Vencimiento

Análisis de Vencimiento

Análisis de Antigüedad

Reportes por Moneda

o Estados de Cuenta

o Proyección por Vencimiento

o Análisis de Vencimiento

o Análisis de Antigüedad

o Movimiento de Diario

Por Documento

Por Cliente

Resumen Diario

Movimiento Diario

o Por Documento

o Por Cliente

o Resumen Diario

Documentos Pendientes

Page 218: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

210 Reportes Cuentas por Cobrar

Tipo de Documento

Por Aplicación

Aplicaciones

Diferencias Cambiarias

Intereses de Mora

Retenciones

o Listado de Retenciones

o Listado de Retenciones por número de Contribuyente

Clientes Corporativos

o Jerarquía de Clientes

o Listado de Documentos de Clientes Corporativos

Libro de Ventas al Consumidor

Libro de Ventas a Contribuyentes

Retenciones Percepciones de IVA

Diferencias Cambiarias (Histórico)

Reporte de Ventas de Bienes y Servicios (Rep. Dominicana)

Reporte de NCF Anulados

En todas las opciones, el usuario debe determinar los rangos que desea

desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden en que la

información es distribuida, o bien, si se prefiere, un reporte detallado o

resumido.

Cada filtro es propio para el reporte que se va a generar. Si el usuario desea

desplegar toda la información contenida en la base de datos, es decir, sin

establecer ningún rango para los parámetros que definen el reporte, solamente

se deben dejar los campos de la pantalla del filtro en blanco, no se debe

ingresar ningún dato.

Un usuario en particular podría tener los privilegios de Generar todos los

reportes, o cualquier combinación entre estos. Para más información sobre la

asignación de privilegios consulte "Control de Seguridad" en la página 419.

Page 219: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 211

CUENTAS POR COBRAR El Reporte de Cuentas por Cobrar despliega todos los débitos, en una

misma moneda, existentes en la base de datos, por cliente, con fecha menor

a la fecha de corte y que tengan saldo mayor que cero.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, Estados de Clientes, de

Niveles de Precios, de Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de

Rutas, de Vendedores, de Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de

NIT’s.

Los documentos que hayan sido generados antes de la fecha de corte y

cancelados después de esta fecha pero antes del día en que se confecciona el

reporte, no se desplegarán. Lo anterior puede explicarse por medio del

siguiente diagrama:

Page 220: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

212 Reportes Cuentas por Cobrar

Comportamiento del reporte de Cuentas por Cobrar

Además se despliega información tal como código, nombre dirección, país,

contacto y teléfono del cliente. En cuanto a los documentos, el reporte

Page 221: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 213

despliega el cliente origen, el número y tipo de documento, Las parcialidades,

la condición de pago que aplica a cada documento en específico, la fecha en la

que empieza a regir, la fecha de vencimiento, la cantidad de días de

vencimiento que tenga un documento, considerados a partir de la fecha de

vencimiento y la fecha en que se despliega el reporte, el monto por el que fue

creado el documento y finalmente, el saldo del documento al día en que se

confecciona el reporte.

Para cada cliente se presentan subtotales de los montos y saldos pendientes,

así como un total general para cada uno de estos rubros.

La carpeta General permite filtrar la información desplegada en el reporte,

según los siguientes parámetros: moneda, condiciones de pago y fecha límite.

El usuario puede decidir si los datos desplegados se ordenan por el código o el

nombre del cliente, si se muestran o no las parcialidades, si desea visualizar el

cliente origen del documento y si se va a hacer un corte por cliente origen.

Además podrá elegir si desea que el reporte se genere utilizando el cliente

registro o el cliente reporte.

Por otra parte, los datos se pueden desplegar para un rango de vendedores y un

rango de cobradores que es lo que se define en las carpetas Vendedor y

Cobrador.

Page 222: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

214 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta General del Filtro del Reporte de Cuentas por Cobrar

La opción filtrar permite además seleccionar los datos por cliente, estado

moneda, categoría de cliente, nivel de precios, clase, condición de pago, zona,

ruta, país, vendedor y / o cobrador.

ESTADOS DE CUENTA El Reporte de Estados de Cuenta permite desplegar todos los

movimientos de documentos del período establecido, así como los documentos

pendientes de cancelación, para cada cliente.

La información que contiene el reporte se refiere a la fecha del documento y la

fecha rige del documento, tipo, número, moneda y monto del documento,

monto en débitos, monto en créditos, saldo actual, parcialidades y cliente

Page 223: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 215

origen para todos los documentos del cliente en el período establecido.

También incluye datos de la compañía como el nombre de la compañía, la

dirección 1, la dirección 2 y el número de teléfono.

Filtro del Reporte de Estado de Cuenta

La opción despliega un filtro donde se define la información que se mostrará

en el reporte tal como: tipos de estado de cuenta (este parámetro define la

información que contendrá el reporte, sólo movimientos, sólo documentos

pendientes o un consolidado que incluye las dos alternativas anteriores), rango

de fechas de los documentos desplegados, el tipo de cliente que se va a utilizar

(cliente registro o cliente reporte), parámetro para ordenar los datos (código o

Page 224: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

216 Reportes Cuentas por Cobrar

nombre del cliente), formato del reporte (si se desea que se imprima la

referencia del documento y/o el control de atraso), si se muestran parcialidades

y por último, si se toma como base la fecha rige o la fecha del documento.

La opción Filtrar permite además de seleccionar los datos por cliente, estado,

moneda, categoría de cliente, nivel de precios, clase, condición de pago, zona,

ruta, país, vendedor y / o cobrador.

Con los Estados de Cuenta se pueden obtener dos tipos de reporte: uno en

Reporte de Estado de Cuenta por Moneda del Cliente y

otro Reporte de Estado de Cuenta por Bimodal es decir, se

imprimirán los saldos, débitos y créditos en moneda local y dólar (incluyendo

el tipo de cambio de la moneda). Para seleccionar los tipos de reporte, el

usuario debe seleccionar en la casilla del filtro Moneda del Reporte la opción

de "Cliente" o "Local y Dólar" respectivamente.

Además, el sistema permite enviar los estados de cuenta por correo

electrónico, indicando el nombre de la compañía que envía el reporte, el cual

se muestra en el encabezado, tal y como lo hace el reporte normal impreso o

de pantalla, esta funcionalidad se habilita activando el flag

en la pantalla de Reportes de Estado de

Cuenta.

Para poder utilizar esta función es necesario contar con los siguientes

requisitos:

Tener en la instalación los archivos ExactusSMTP.dll,

ExactusSMTP.tbl, RegEstadoCuenta.cmd y

UnRegEstadoCuenta.cmd

Ejecutar el RegEstadoCuenta.cmd

Tener habilitado el puerto de salida del SMTP es el 25

Tener habilitado el de POP3 es el 110

Si se utiliza el Exchange, habilitar el Relay

Utilizar el Servidor de Correos

A manera de resumen se despliega el control de atraso para cada cliente,

donde se detalla el monto total adeudado en diferentes intervalos de tiempo.

Page 225: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 217

Filtro del Reporte de Estado de Cuenta

Para enviar la información acerca del Estado de Cuenta vía correo electrónico

el usuario debe definir:

De: la cuenta de correo electrónico origen

CC: dirección electrónica del destinatario.

Cco: copia del Estado de Cuenta.

Asunto: asunto o título con el que el destinatario podrá identificar la

información que está recibiendo.

Page 226: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

218 Reportes Cuentas por Cobrar

Contenido: Aquí se define un poco más detalladamente la información del

correo electrónico.

SMTP Servidor: servidor de correo que se va a utilizar en la empresa.

Usuario: nombre del usuario en el SMTP Servidor.

Contraseña: Contraseña del usuario en el SMTP.

SALDOS POR CUENTA El Reporte de Saldos por Cuenta despliega el listado de movimientos de

los saldos para el rango de fechas establecido por el usuario.

El análisis de estos saldos se basa en el monto de débitos y créditos (según el

tipo de documento) y el total por cliente del saldo anterior, del actual, de los

débitos y de los créditos.

Al final del reporte se calculan los totales generales para cada rubro, así como

la cantidad de saldos negativos (saldo a favor, originados por la emisión de

documentos de crédito) y el monto total del saldo negativo.

Existe también la opción de “Filtrar documentos por”: con éste el usuario

tiene la posibilidad de seleccionar una moneda para filtrar los documentos,

este filtro aplica únicamente para la moneda de los documentos. Además de

que existe un criterio de selección única, Imprimir Reporte en moneda:

Local, Dólar o Cliente , para imprimir el reporte en Moneda Local, Moneda

Dólar o Moneda Cliente, es decir al reporte le podríamos pedir todos los

documentos que estén en la moneda XX y que los imprima en moneda dólar, y

así con las otras dos opciones.

Por medio de esta opción se pueden obtener tres posibles reportes. El primero,

que presenta el Detalle de los Movimientos, despliega toda la

información mencionada anteriormente. Este reporte se genera activando

dentro del filtro la casilla "Detalle de Movimientos"

Por otro lado, la segunda alternativa de reporte, despliega el Reporte resumido de saldos por Cuenta – Totales Únicamente del

saldo anterior, débitos, créditos y saldo actual, así como la cantidad de saldos

negativos y su total, de los documentos que aplican para el rango de fechas

establecido. Para obtener este reporte se debe activar dentro del filtro la casilla

"Totales Únicamente".

Page 227: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 219

Por último se tiene la opción de Reporte de Saldos por Cuenta –

Sin Filtro, en este caso se despliega un reporte que contiene el nombre y

código del cliente, el saldo anterior, los débitos, créditos y el saldo actual.

En la pantalla del filtro se establece la moneda de los documentos

desplegados, el contenido del reporte (totales o detalle de movimientos), la

fecha que se tomará como referencia (la del documento o en la que este entra

en vigencia), si se desean ordenar los datos por código o nombre del cliente, si

se desea que se desplieguen los saldos positivos y / o negativos, el rango de

fechas de los documentos que se desplegarán y por último si se desea

visualizar el cliente origen y si se va a realizar corte de página por cliente

origen.

Page 228: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

220 Reportes Cuentas por Cobrar

Filtro del Reporte de Saldos por Cuenta

La opción Filtrar permite además seleccionar los datos por cliente, estado,

moneda, categoría de cliente, nivel de precios, clase, condición de pago, zona,

ruta, país, vendedor y / o cobrador.

Page 229: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 221

GENERAL DE CUENTAS El Listado General de Cuentas por Cobrar imprime el listado de

clientes que tienen documentos de crédito o de débito pendientes.

La información desplegada en el reporte incluye el código y nombre del

cliente, dirección, teléfono, límite de crédito, saldo cliente, saldo local, saldo

dólar y fecha del último movimiento, para clientes con moneda igual a la

moneda establecida en el filtro de la opción.

Para el reporte general de cuentas es importante aclarar que la información

para este reporte es tomada solamente de la tabla de Clientes.

El agrupamiento por Moneda Cliente para que en el reporte si es que existen

clientes en diferentes monedas no haya confusión, en la presentación del

reporte se agrupará por moneda cliente y así totalizará los saldos

correctamente.

La opción Agrupar por: Moneda Cliente por defecto se desplegará marcada.

Filtro del Listado General de Cuentas por Cobrar

La opción Filtrar permite además seleccionar los datos por cliente, estado,

moneda, categoría de cliente, nivel de precios, clase, condición de pago, zona,

ruta, país, vendedor y / o cobrador.

Page 230: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

222 Reportes Cuentas por Cobrar

PROYECCIÓN POR VENCIMIENTO El Reporte de Proyección por Vencimiento despliega los

documentos pendientes por cliente a la fecha de corte establecida por el

usuario, inclusive toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la

fecha final del reporte. La información desplegada en el reporte se basa en el

monto por el que fueron creados los documentos, el saldo actual y el saldo

vencido.

Además se ubican los saldos NO vencidos en intervalos de tiempo, que el

usuario puede configurar, los cuales contemplan los días faltantes para el

vencimiento del documento.

Por ejemplo, se tienen rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento

que vence el 30 de mayo por 1000 dólares y otro que vence el 30 de junio por

500 dólares. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo Fecha Inicio la fecha de hoy, el reporte indicará que en el rango de 1 a 30 días

vencen 1000 dólares y en el rango de 31 a 60 días vencen 500 dólares.

Si en cambio ingresamos en el campo Fecha Inicio la fecha de 1 de junio, el

reporte indicara que se tienen 1000 dólares ya vencidos y en rango de 1 a 30

días vencen 500 dólares.

En la carpeta General de la pantalla de filtro es posible: ingresar la moneda

de los documentos por incluir en el reporte; configurar los rangos para la

clasificación de los documentos vencidos; establecer el rango para las

condiciones de pago e ingresar la fecha de inicio que afectará directamente los

documentos que se desplieguen en el reporte, dado que documentos

pendientes con fecha anterior a la fecha de inicio no serán considerados en el

análisis. Además, el usuario puede determinar tanto el vendedor como el

cobrador asociados con los documentos por incluir en los reportes.

Page 231: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 223

Carpeta General del Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento

En la carpeta Formato de la pantalla de filtro se puede ordenar la

información desplegada en el reporte por código o por nombre del cliente.

Permite obtener tres clases de reportes de proyección por vencimiento, según

se activen las opciones:

Agregar Días de Atraso

Sólo Totales (excluyente con Desglosar Saldos)

Desglosar Saldos (excluyente con Sólo Totales)

Excluir documentos con saldo por diferencia cambiaria

Mostrar Plan de Pagos (se activa únicamente si se maneja la opción

Desglosar Saldos).

Las opciones presentan estas posibles combinaciones:

1. Sin marcar ninguna de las cinco casillas.

Page 232: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

224 Reportes Cuentas por Cobrar

Se obtiene el Reporte Resumido de Proyección por Vencimiento donde se presenta el análisis de la proyección por

vencimiento únicamente a nivel general por cliente.

2. Si se escoge la opción de Sólo Totales

Esta opción es mutuamente excluyente con la opción de Desglosar

Saldos.

Se desplegarán los Totales del Reporte de Proyección por Vencimiento en función de los saldos, la fecha de inicio y sus

rangos. Esto es, todas las demás casillas de la pantalla del filtro

estarán desactivadas.

El reporte despliega la proyección por vencimiento de indicadores

tales como:

Total General de todos los documentos definidos en moneda local

con fecha rige menor a la fecha de corte.

Total General de todos los documentos definidos en moneda dólar

con fecha rige menor a la fecha de corte.

Total Consolidado en moneda local que involucra el total de los

documentos en moneda local más el total de los documentos en

moneda dólar convertidos a moneda local al tipo de cambio vigente

en la fecha de corte.

Total Consolidado en moneda dólar que involucra el total de los

documentos en moneda dólar más el total de los documentos en

moneda local convertidos a moneda dólar al tipo de cambio vigente

en la fecha de corte.

3. Si se selecciona la opción de Desglosar Saldos.

Esta opción es mutuamente excluyente con la opción de Sólo

Totales.

Se desplegará el Reporte Detallado de Proyección por Vencimiento

donde se detalla el análisis de la proyección por vencimiento de

todos los documentos de aquellos clientes que tengan la moneda

igual a la definida en el filtro.

4. Si se elige Agregar Días de Atraso.

Con esta opción el sistema agregará en el reporte la cifra de los días

promedio de atraso del cliente, dicha opción funciona para los

documentos que estén cerca de su vencimiento.

Page 233: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 225

5. Mostrar Plan de Pagos

Con esta opción el reporte mostrará el desglose de las parcialidades

de los documentos que manejen un plan de pagos.

Además se puede elegir si el cliente lo desea que el reporte tenga como cliente

el cliente origen o el cliente reporte.

Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento

La última carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de

documentos que se considerarán dentro del reporte. Por medio del icono

(Expandir) y el icono (Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos

de documentos y por medio de los iconos (Todos) y (Ninguno) se

seleccionan los tipos y subtipos de documentos.

Page 234: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

226 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento

La opción Filtrar permite además seleccionar los datos por cliente, estado,

moneda, categoría de cliente, nivel de precios, clase, condición de pago, zona,

ruta, país, vendedor y / o cobrador.

ANÁLISIS DE VENCIMIENTO El Reporte de Análisis de Vencimiento es muy similar al

Reporte de Proyección por Vencimiento. Despliega un análisis del

vencimiento de los documentos pendientes por cliente basado en el monto por

el que fueron creados, el saldo actual, el saldo no vencido y la distribución de

los saldos vencidos en distintos rangos de tiempo, inclusive toma en cuenta los

Page 235: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 227

documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte. El sistema no

sólo tomará en cuenta el saldo del cliente sino que además comparará los

saldos de las otras columnas pues un cliente puede tener su saldo actual igual a

cero, pero en rangos de días si ser que pueda tener un saldo.

Por ejemplo, tenemos rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento

por 500 dólares que se hizo el 1 de marzo y que rige a partir del 1 de abril con

un plazo de 30 días. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo

Fecha Límite esa misma fecha, entonces el reporte ubicará ese documento

como vencido en el rango de 1 a 30 días tomando en cuenta la fecha de

vencimiento (cuando se vence el documento) y no la de activación (fecha en

que rige) del documento.

Existe también la opción de “Filtrar documentos por”: con éste, el usuario

tiene la posibilidad de seleccionar una moneda para filtrar los documentos,

este filtro aplica únicamente para la moneda de los documentos. Además de

que existe un criterio de selección única, Imprimir Reporte en moneda:

Local, Dólar o Cliente , para imprimir el reporte en Moneda Local, Moneda

Dólar o Moneda Cliente, es decir al reporte le podríamos pedir todos los

documentos que estén en la moneda XX y que los imprima en moneda dólar, y

así con las otras dos opciones.

La diferencia entre el Reporte de Proyección por Vencimiento y

Reporte de Análisis de Vencimiento es que el primero es un proyección

de los vencimientos de los documentos (se utiliza para calcular cuándo

vencerán los documentos), en cambio el segundo ordena los saldos pendientes

de pago de acuerdo con los días de vencido (tomando en cuenta la fecha de

vencimiento) a determinada fecha.

En la carpeta General de la pantalla de filtro es posible: ingresar la moneda

de los documentos por incluir en el reporte; configurar los rangos para la

clasificación de los documentos vencidos; establecer el rango para las

condiciones de pago; e ingresar la fecha límite que afectará directamente los

documentos que se desplieguen en el reporte, dado que documentos

pendientes con fecha posterior a la fecha límite no serán considerados en el

análisis. Además, el usuario puede determinar tanto el vendedor como el

cobrador asociados con los documentos por incluir en los reportes.

Page 236: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

228 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta General del Filtro para el Reporte de Análisis de Vencimiento

En la carpeta Formato de la pantalla de filtro se puede ordenar la

información desplegada en el reporte por código o por nombre del cliente.

Además, permite obtener tres clases de reportes de análisis de vencimiento,

según se activen las opciones:

Sólo Totales

Desglosar Saldos

Excluir documentos con saldo por diferencia cambiaria

Mostrar Plan de Pagos

Las opciones de Contenido del Reporte consisten en:

Page 237: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 229

1. Sin marcar ninguna de las cuatro casillas.

Se obtiene un reporte donde se presenta el análisis del vencimiento

únicamente a nivel general por cliente, el Reporte General

de Análisis de Vencimiento.

2. Si únicamente se marca la opción de Desglosar Saldos.

Esta opción es mutuamente excluyente con la opción de Sólo

Totales.

El sistema desplegará un reporte donde se detalla el análisis de

vencimiento de todos los documentos de aquellos clientes que

tengan moneda igual a la moneda definida en el filtro, el Reporte

Detallado de Análisis de Vencimiento.

3. Si se escoge únicamente la opción de Sólo Totales

Esta opción es mutuamente excluyente con la opción de Desglosar

Saldos.

En este se activarán únicamente las casillas de saldos y fecha límite.

El reporte obtenido Totales del Reporte General de Análisis de Vencimiento presentará el análisis de

vencimiento de manera general para cada moneda, a saber: local y

dólar. Se presentarán indicadores de montos vencidos tales como:

Total General de todos los documentos definidos en moneda local

con fecha rige menor a la fecha de corte.

Total General de todos los documentos definidos en moneda dólar

con fecha rige menor a la fecha de corte.

Total Consolidado en moneda local que involucra el total de los

documentos en moneda local más el total de los documentos en

moneda dólar convertidos a moneda local al tipo de cambio vigente

en la fecha de corte.

Total Consolidado en moneda dólar que involucra el total de los

documentos en moneda dólar más el total de los documentos en

moneda local convertidos a moneda dólar al tipo de cambio vigente

en la fecha de corte.

4. Mostrar Plan de Pagos

Con esta opción el reporte mostrará el desglose de las parcialidades

de los documentos que manejen un plan de pagos.

El usuario también tiene la posibilidad de elegir si el cliente utilizado para

generar el reporte será el cliente registro o el cliente reporte y si se muestran o

no las parcialidades.

Page 238: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

230 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Análisis de Vencimiento

La última carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de

documentos que se considerarán dentro del reporte. Por medio del icono

(Expandir) y el icono (Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos

de documentos y por medio de los iconos (Todos) y (Ninguno) se

seleccionan los tipos y subtipos de documentos.

Page 239: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 231

Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Análisis de Vencimiento

La opción Filtrar permite además seleccionar los datos por cliente, estado,

moneda, categoría de cliente, nivel de precios, clase, condición de pago, zona,

ruta, país, vendedor y / o cobrador.

ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD El Reporte de Análisis de Antigüedad es bastante similar a los

dos reportes anteriormente descritos. Despliega un análisis de la antigüedad de

los documentos pendientes por cliente basado en el monto por el cual fueron

creados, el saldo actual y la condición de pago asignada. Además, se ubican

los saldos de los documentos pendientes en intervalos de tiempo, que el

usuario puede configurar, los cuales contemplan la cantidad de días

Page 240: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

232 Reportes Cuentas por Cobrar

transcurridos desde la creación del documento. También toma en cuenta los

documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte.

Al igual que en el reporte de Análisis de Vencimiento, para este reporte el

sistema no sólo tomará en cuenta el saldo del cliente sino que además

comparará los saldos de las otras columnas pues un cliente puede tener su

saldo actual igual a cero, pero en rangos de días si ser que pueda tener un

saldo.

Por ejemplo, tenemos rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento

por 500 dólares que se hizo el 1 de marzo y que rige a partir del 1 de abril con

un plazo de 30 días. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo

Fecha Límite esa misma fecha, entonces el reporte ubicará ese documento

en el rango de 31 a 60 días tomando en cuenta la fecha de activación (cuando

rige el documento) y no los días de crédito otorgados. Si fuera el Reporte de Análisis de Vencimiento el documento estaría en el rango de 1 a 30 días

(día actual 15 de mayo menos día de vencimiento 30 de abril = 15 días de

atraso).

En la carpeta General de la pantalla de filtro es posible: ingresar la moneda

de los documentos por incluir en el reporte; configurar los rangos para la

clasificación de los documentos vencidos; establecer el rango o rangos para las

condiciones de pago; e ingresar la fecha límite que afectará directamente los

documentos que se desplieguen en el reporte, dado que documentos

pendientes con fecha posterior a la fecha límite no serán considerados en el

análisis.

Existe también la opción de “Filtrar documentos por”: con éste el usuario

tiene la posibilidad de seleccionar una moneda para filtrar los documentos,

este filtro aplica únicamente para la moneda de los documentos. Además de

que existe un criterio de selección única, Imprimir Reporte en moneda:

Local, Dólar o Cliente , para imprimir el reporte en Moneda Local, Moneda

Dólar o Moneda Cliente, es decir al reporte le podríamos pedir todos los

documentos que estén en la moneda XX y que los imprima en moneda dólar, y

así con las otras dos opciones.

En la sección Filtrar Documentos por Fecha se delimita la impresión del

reporte a una fecha determinada, para lo cual se cuenta con las opciones de

Fecha Límite, esta casilla de tipo F1, permite delimitar la fecha a la cual se

hará el corte para el despliegue de los datos en el reporte, ahora bien, los

documentos tienen varias fechas a la hora de definirlos, entre las que tenemos Fecha Rige y Fecha Doc, por lo que el uso de una de estas opciones (son

Page 241: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 233

excluyentes entre sí) determinará si la fecha límite será aplicada a la fecha en

la que rige o a la fecha propia del documento.

Además, el usuario puede determinar el vendedor y el cobrador asociados con

los documentos por incluir en los reportes.

Carpeta General del Filtro para el Reporte de Análisis de Antigüedad

En la carpeta Formato de la pantalla de filtro se puede ordenar la

información desplegada en el reporte por código o por nombre del cliente.

Además, permite obtener cuatro clases de reportes de análisis de antigüedad,

según se activen las opciones:

Sólo Totales

Desglosar Saldos

Page 242: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

234 Reportes Cuentas por Cobrar

Mostrar Parcialidades

Excluir documentos con saldo por diferencia cambiaria

El usuario también tiene la posibilidad de elegir si el cliente utilizado para

generar el reporte será el cliente registro o el cliente reporte y si se muestran o

no las parcialidades.

Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Análisis de Antigüedad

La última carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de

documentos que se considerarán dentro del reporte. Por medio del icono

Page 243: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 235

(Expandir) y el icono (Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos

de documentos y por medio de los iconos (Todos) y (Ninguno) se

seleccionan los tipos y subtipos de documentos.

Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Análisis de Antigüedad

La opción Filtrar permite además seleccionar los datos por cliente, estado,

moneda, categoría de cliente, estado, nivel de precios, clase, condición de

pago, zona, ruta, país, vendedor y / o cobrador.

Las opciones de Contenido del Reporte consisten en:

1. Sin marcar ninguna de las dos casillas.

Page 244: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

236 Reportes Cuentas por Cobrar

Se obtiene el Reporte General de Análisis de Antigüedad donde se presenta el análisis de antigüedad

únicamente a nivel general por cliente.

2. Si únicamente se marca la opción de Desglosar Saldos.

El sistema desplegará el Reporte Detallado de Análisis de Antigüedad donde se detalla el análisis de antigüedad de

todos los documentos de aquellos clientes que tengan la moneda

igual a la moneda definida en el filtro.

3. Si se escoge únicamente la opción de Sólo Totales.

En este se activarán únicamente las casillas de saldos y fecha límite.

Los Totales del Reporte de Análisis de Antigüedad

presentarán el análisis de vencimiento de manera general para cada

moneda, a saber: local y dólar. Se presentarán indicadores de

montos vencidos tales como:

Total General de todos los documentos definidos en moneda local

con fecha rige menor a la fecha de corte.

Total General de todos los documentos definidos en moneda dólar

con fecha rige menor a la fecha de corte.

Total Consolidado en moneda local que involucra el total de los

documentos en moneda local más el total de los documentos en

moneda dólar convertidos a moneda local al tipo de cambio vigente

en la fecha de corte.

Total Consolidado en moneda dólar que involucra el total de los

documentos en moneda dólar más el total de los documentos en

moneda local convertidos a moneda dólar al tipo de cambio vigente

en la fecha de corte.

REPORTES POR MONEDA

ESTADOS DE CUENTA El Reporte de Estados de Cuenta por Moneda permite desplegar

todos los movimientos de documentos del período establecido, así como los

documentos pendientes de cancelación, de cada cliente. Usted puede

seleccionar imprimir sólo uno de estos o ambos.

Page 245: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 237

La diferencia entre este reporte y el de Estados de Cuenta es que para

el reporte de Estados de Cuenta por Moneda se ordenan los

documentos por moneda y en el otro se despliegan los documentos de las

diferentes monedas revueltos.

La información que contiene el reporte se refiere a la fecha del documento y

fecha rige, tipo, número, moneda y monto del documento, parcialidades,

monto en débitos, monto en créditos y saldo actual, para todos los documentos

del cliente.

A manera de resumen se despliega el control de atraso de cada cliente, donde

se detalla el monto total en diferentes intervalos de tiempo.

La opción establece un filtro donde se define la información que se desplegará

en el reporte tal como: tipos de estado de cuenta (esta opción define la

información que se va a desplegar en el reporte, la cual puede ser sólo

movimientos, sólo documentos pendientes o un consolidado, que incluye las

dos alternativas anteriores), rango de fechas entre los cuales se encontrarán los

documentos mostrados en el reporte, manera en que se ordena la información

en el reporte (código o nombre del cliente), el formato del reporte (si se

imprime la referencia del documento, si se muestran las parcialidades y / o si

se despliega el control de atraso), rango de monedas y la fecha de los

documentos que se va a tomar como base (fecha rige o fecha del documento).

Además se debe indicar el tipo de cliente para el cual se va a generar el

reporte, si va a ser para el cliente registro o si es para el cliente reporte.

El botón Filtrar permite seleccionar datos utilizando la información del

cliente, como el código, estado, moneda, condición de pago, país y también

permite ordenar los datos del reporte por código o por nombre del cliente.

Page 246: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

238 Reportes Cuentas por Cobrar

Filtro del Reporte de Estado de Cuenta

PROYECCIÓN POR VENCIMIENTO El Reporte de Proyección por Vencimiento por Moneda despliega los documentos pendientes por rango de vencimiento, inclusive

toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la fecha final del

reporte.

Por ejemplo, tenemos rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento

que vence el 30 de mayo por 1000 dólares y otro que vence el 30 de junio por

500 dólares. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo Fecha Inicio la fecha de hoy, el reporte indicará que en el rango de 1 a 30 días se

Page 247: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 239

debe pagar 1000 dólares y en el rango de 31 a 60 días se debe pagar 500

dólares.

Si en cambio ingresamos en el campo Fecha Inicio la fecha de 1 de junio, el

reporte indicara que se debe 1000 dólares ya vencidos y en rango de 1 a 30

días se debe pagar 500 dólares.

El filtro definido para este reporte está dividido en tres carpetas, General,

Formato y Tipos.

La carpeta General permite que el usuario configure los rangos para la

clasificación de los documentos por vencer, la fecha de inicio, la cual afectará

directamente las fechas involucradas en los rangos establecidos. Además se

podrá definir el vendedor, el cobrador, el rango de monedas y un rango de

condiciones de pago.

Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento

Page 248: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

240 Reportes Cuentas por Cobrar

En la carpeta Formato de la pantalla de filtro se puede ordenar la información

desplegada en el reporte por código del cliente o por nombre del cliente.

Además, presenta tres opciones para el contenido del reporte:

Agregar días de atraso

Sólo Totales

Desglosar Saldos

Excluir documentos con saldo por diferencia cambiaria

Mostrar Plan de Pagos

El usuario también tiene la posibilidad de elegir si el cliente utilizado para

generar el reporte será el cliente registro o el cliente reporte y si se muestran o

no las parcialidades. Además a cada uno de los reportes de Proyección por

Vencimiento se les puede agregar el control de los días de atraso.

Page 249: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 241

Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento

La carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de documentos

que se considerarán dentro del reporte. Por medio del icono (Expandir) y

el icono (Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos de

documentos y por medio de los iconos (Todos) y (Ninguno) se

seleccionan los tipos y subtipos de documentos.

Este reporte es muy útil para pronosticar las necesidades de efectivo que

tendrá que enfrentar la empresa para cumplir con sus compromisos de cuentas

por pagar.

A continuación se muestra esta carpeta.

Page 250: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

242 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta “Tipos” del filtro del reporte Análisis por Vencimiento

El botón Filtrar permite seleccionar datos utilizando la información del

cliente, como el código, estado, moneda, condición de pago, país y también

permite ordenar los datos del reporte por código o por nombre del cliente.

El sistema genera tres clases de reportes de proyección por vencimiento, según

se seleccionen o no las alternativas:

Desglosar Saldos

Sólo Totales

Las opciones de reportes consisten en:

1. Sin marcar ninguna de las dos casillas.

Page 251: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 243

Se obtiene el reporte de Proyección por Vencimiento General por Cliente donde se presenta el reporte de la

proyección por vencimiento únicamente a nivel general por cliente.

La diferencia entre este reporte y el otro de proyección por

vencimiento es que en el reporte por moneda se presenta un total por

cada tipo de moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro

sólo se presentan los totales para la moneda seleccionada.

Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por

ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local colón y que es

multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y

otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en

el otro reporte, el sistema internamente hace la conversión de las

otras monedas a moneda local y lo totaliza, en este caso, si el tipo de

cambio es 287,00 colones, hace los siguiente cálculos:

1. Primero hace la conversión de los documentos a moneda local:

287,00 * 1.000,00 = 287.000,00

2. Luego totaliza los montos de los diferentes documentos:

287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00

Resumiendo: en el reporte por moneda los datos se presentarían así:

Page 252: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

244 Reportes Cuentas por Cobrar

Mientras que en el otro reporte se vería de la siguiente manera:

El sistema desplegará un reporte donde se detalla el análisis de la

proyección por vencimiento de todos los documentos de todos los

clientes.

La diferencia entre este reporte y el de Proyección por

Vencimiento es que en el de moneda se desglosan todos los

documentos agrupados por moneda, en cambio en el otro, sólo se

muestran los documentos de la moneda seleccionada en el filtro.

Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por

ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local colón y que es

multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y

otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en

el otro reporte, el sistema internamente hace la conversión de las

otras monedas a moneda local. Por lo tanto, en el reporte por

moneda los datos se presentarían así:

Mientras que en el otro reporte se vería de la siguiente manera:

2. Si únicamente se marca la opción de Desglosar Saldos.

El sistema desplegará el reporte de Proyección por

Vencimiento de todos los Documentos de Todos los Clientes.

La diferencia entre este reporte y el de Proyección por

Vencimiento es que en el de moneda se desglosan todos los

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Total 297,000.00

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 1,000.00

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 287,000.00

Page 253: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 245

documentos agrupados por moneda, en cambio en el otro, sólo se

muestran los documentos de la moneda seleccionada en el filtro.

Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por

ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local colón y que es

multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y

otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en

el otro reporte, el sistema internamente hace la conversión de las

otras monedas a moneda local. Por lo tanto, en el reporte por

moneda los datos se presentarían así:

Mientras que en el otro reporte se vería de la siguiente manera:

3. Si únicamente se marca la opción de Sólo Totales.

El sistema desplegará el reporte de Proyección por Vencimiento los montos Totales de los Documentos de los Clientes agrupados por moneda.

La diferencia entre este reporte y el de Proyección por

Vencimiento es que en el de moneda se presentan los totales de los

documentos del cliente agrupados por moneda, en cambio en el otro,

sólo se muestran los documentos de la moneda seleccionada en el

filtro.

De esta forma el reporte desplegaría los montos totales, so por

ejemplo se tiene un cliente X con moneda local colón y que es

multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y

otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los totales de los datos del cliente separados por tipo de

moneda, mientras que en el otro reporte, el sistema internamente

hace la conversión de las otras monedas a moneda local.

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 1,000.00

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 287,000.00

Page 254: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

246 Reportes Cuentas por Cobrar

ANÁLISIS DE VENCIMIENTO El Reporte de Análisis de Vencimiento despliega por rango los

documentos pendientes ordenados por antigüedad, de acuerdo con su fecha de

activación y los días de crédito otorgado. Este reporte despliega el monto de

los documentos por cliente ordenado por rango de vencimiento, inclusive toma

en cuenta los documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Por ejemplo, tenemos rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento

por 500 dólares que se hizo el 1 de marzo y que rige a partir del 1 de abril con

un plazo de 30 días. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo

Fecha Límite esa misma fecha, entonces el reporte ubicará ese documento

como vencido en el rango de 1 a 30 días tomando en cuenta la fecha de

vencimiento (cuando se vence el documento) y no la de activación (fecha en

que rige) del documento.

La diferencia entre el Reporte de Proyección por Vencimiento por Moneda y

Reporte de Análisis de Vencimiento por Moneda es que el primero es un

proyección de los vencimientos de los documentos (se utiliza para calcular

cuándo vencerán los documentos), en cambio el segundo ordena los saldos

pendientes de pago de acuerdo con los días de vencido (tomando en cuenta la

fecha de vencimiento) a determinada fecha.

Además, el botón Filtrar permite seleccionar datos utilizando la información

del cliente, como el código, estado, moneda, condición de pago, país y

también permite ordenar los datos del reporte por código o por nombre del

cliente.

El filtro definido para este reporte está compuesto de tres carpetas.

Page 255: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 247

Filtro para el Reporte de Análisis de Vencimiento

El sistema permite al usuario configurar los rangos para la clasificación de los

documentos vencidos. La fecha límite, la cual afectará directamente los

documentos que se desplieguen en el reporte, dado que documentos

pendientes con fecha posterior a la fecha límite no serán considerados en el

análisis, el vendedor, el cobrador, el rango de monedas y el rango de

condiciones de pago.

La carpeta Formato permite seleccionar el orden en que se desplegarán los

documentos (por código o nombre del cliente) y por otra parte permite definir

el contenido del reporte (sólo totales o desglosar saldos).

El usuario también tiene la posibilidad de elegir si el cliente utilizado para

generar el reporte será el cliente registro o el cliente reporte y si se muestran o

no las parcialidades.

Page 256: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

248 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta Formato del Reporte de Análisis de Vencimiento por Moneda

Además, al igual que en el Reporte de Proyección por

Vencimiento, se pueden elegir los tipos de documentos que se desea se

desplieguen en el reporte. Para mayor detalle refiérase a "Proyección por

Vencimiento" en la página 238.

Por otra parte, es posible obtener tres clases de reportes de análisis de

vencimiento, según se seleccionen o no las alternativas:

Sólo Totales

Desglosar Saldos

Excluir documentos con saldo por diferencias cambiarias

Mostrar Plan de Pagos

Page 257: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 249

Las opciones de reportes consisten en:

1. Sin marcar ninguna de las cuatro casillas.

Se obtiene un reporte de Análisis de Vencimiento

General de todos los documentos existentes.

La diferencia entre este reporte y los otros de análisis de

vencimiento es que en el reporte por moneda se presenta un total por

cada tipo de moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro

sólo se presentan los totales para la moneda seleccionada.

Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por

ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local colón y que es

multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y

otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en

el otro reporte, el sistema internamente hace la conversión de las

otras monedas a moneda local y lo totaliza, en este caso, si el tipo de

cambio es 287,00 colones, hace los siguiente cálculos:

1. Primero hace la conversión de los documentos a moneda local:

287,00 * 1.000,00 = 287.000,00

2. Luego totaliza los montos de los diferentes documentos:

287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00

Resumiendo: en el reporte por moneda los datos se presentarían así:

Mientras que en el otro reporte se vería de la siguiente manera:

2. Si únicamente se marca la opción de Sólo Totales.

El sistema desplegará un reporte donde se detalla el análisis de

vencimiento de los totales de los documentos de todos los clientes

es decir el reporte de Análisis de Vencimiento

Desglosando Saldos.

La diferencia entre este reporte y el de Proyección por Vencimiento es que en el de moneda se desglosan sólo los

totales de todos los documentos agrupados por moneda, en cambio

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Total en moneda Colón M-01 10,000.00

Total en moneda Dólar M-02 1,000.00

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Total 297,000.00

Page 258: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

250 Reportes Cuentas por Cobrar

en el otro, sólo se muestran los totales de los documentos de la

moneda seleccionada en el filtro.

Cabe hacer la salvedad de que esta casilla es excluyente con la

casilla Desglosar Saldos, es decir, sólo es posible emitir un reporte

con los Totales o con el Desglose de los Saldos.

3. Si únicamente se marca la opción de Desglosar Saldos.

El sistema desplegará un reporte donde se detalla el análisis de

vencimiento de todos los documentos de todos los clientes es decir

el reporte de Análisis de Vencimiento Desglosando

Saldos.

La diferencia entre este reporte y el de Proyección por Vencimiento es que en el de moneda se desglosan todos los

documentos agrupados por moneda, en cambio en el otro, sólo se

muestran los documentos de la moneda seleccionada en el filtro.

Cabe hacer la salvedad de que esta casilla es excluyente con la

casilla Sólo Totales, es decir, sólo es posible emitir un reporte con

los Totales o con el Desglose de los Saldos.

Además, al hacer uso de esta opción se activará la posibilidad de

utilizar también la opción de Mostrar Plan de Pagos.

Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por

ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local colón y que es

multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y

otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en

el otro reporte, el sistema internamente hace la conversión de las

otras monedas a moneda local. Por lo tanto, en el reporte por

moneda los datos se presentarían así:

Mientras que en el otro reporte se vería de la siguiente manera:

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 1,000.00

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 287,000.00

Page 259: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 251

4. Si se marca la casilla Excluir documentos con saldo por

diferencias cambiarias.

Si se desea, con esta opción, el sistema permite hacer una

discriminación en cuanto a los documentos que presenten un saldo

que se producto del proceso de diferencias cambiarias. Dicha

funcionalidad es compatible tanto con las opciones de Desglosar

Saldos, Sólo Totales, Mostrar Plan de Pagos o sin marcar ninguna

de éstas.

5. Si se utiliza Mostrar Plan de Pagos.

Esta opción se activa únicamente si el usuario define la utilización

de la opción Desglosar Saldos, a lo que el sistema desplegará en el

reporte, para los documentos que así apliquen, el desglose de los

planes de pago que se hayan definido para los respectivos

documentos.

ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD El Reporte de Análisis de Antigüedad por Moneda es bastante similar al

Reporte de Análisis de Vencimiento por Moneda sólo que ordena los datos de

acuerdo con la fecha de activación del documento y no considera los días de

crédito otorgados para el pago del documento.

Este reporte despliega un análisis de la antigüedad de los documentos

pendientes por cliente basado en el monto por el que fueron creados y el saldo

actual, inclusive toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la

fecha final del reporte. Además se ubican los saldos de los documentos

pendientes en intervalos de tiempo, que el usuario puede configurar, los cuales

contemplan la cantidad de días transcurridos desde la creación del documento.

Por ejemplo, tenemos rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento

por 500 dólares que se hizo el 1 de marzo y que rige a partir del 1 de abril con

un plazo de 30 días. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo

Fecha Límite esa misma fecha, entonces el reporte ubicará ese documento

como en el rango de 31 a 60 días tomando en cuenta la fecha de activación

(cuando rige el documento) y no los días de crédito otorgados. Si fuera el

Reporte de Análisis de Vencimiento por Moneda el documento estaría en el

rango de 1 a 30 días (día actual 15 de mayo menos día de vencimiento 30 de

abril = 15 días de atraso).

El filtro definido para este reporte tiene tres carpetas. La carpeta General permite al usuario configurar los rangos para la clasificación de la antigüedad

de los documentos. La fecha límite que se defina afectará directamente los

documentos que se desplieguen en el reporte, dado que documentos

pendientes con fecha rige posterior a la fecha límite no serán considerados en

Page 260: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

252 Reportes Cuentas por Cobrar

el análisis. También el filtro permite configurar el vendedor, el cobrador el

rango de monedas del reporte y un rango para la condición de pago.

Carpeta General para el Reporte de Análisis de Antigüedad

Por otra parte, en la carpeta Formato se puede seleccionar el orden de los

documentos desplegados (código o nombre del cliente) y el contenido del

reporte (sólo totales, desglosar saldos y / o mostrar parcialidades). También el

usuario deberá decidir si el reporte se genera para el cliente registro o para el

cliente reporte.

Page 261: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 253

Carpeta Formato del Reporte Análisis de Antigüedad

Además, al igual que en el Reporte de Proyección por

Vencimiento, se pueden elegir los tipos de documentos que se desea se

desplieguen en el reporte.

El botón Filtrar permite seleccionar datos utilizando la información del

cliente, como el código, estado, moneda, condición de pago, país y también

permite ordenar los datos del reporte por código o por nombre del cliente.

Es posible obtener tres clases de reportes de Análisis de Antigüedad, según se

seleccionen o no las alternativas Sólo Totales, Desglosar Saldos, Excluir

documentos con saldo por diferencias cambiarias o Mostrar Plan de

Pagos.

Las opciones de reportes consisten en:

Page 262: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

254 Reportes Cuentas por Cobrar

1. Sin marcar ninguna de las cuatro casillas.

Se obtiene el reporte de Análisis de Antigüedad General por Cliente.

La diferencia entre este reporte y el otro de análisis de antigüedad

es que en el reporte por moneda se presenta un total por cada tipo de

moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro sólo se

presentan los totales para la moneda seleccionada.

Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por

ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local colón y que es

multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y

otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en

el otro reporte, el sistema internamente hace la conversión de las

otras monedas a moneda local y lo totaliza, en este caso, si el tipo de

cambio es 287,00 colones, hace los siguiente cálculos:

1. Primero hace la conversión de los documentos a moneda local:

287,00 * 1.000,00 = 287.000,00

2. Luego totaliza los montos de los diferentes documentos:

287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00

Resumiendo: en el reporte por moneda los datos se presentarían así:

Mientras que en el otro reporte se vería de la siguiente manera:

2. Si únicamente se marca la opción de Desglosar Saldos.

El sistema desplegará un reporte donde se detalla el análisis de

antigüedad de todos los documentos de todos los clientes. Este

reporte es el Análisis de Antigüedad Desglosando

Saldo.

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Total en moneda Colón M-01 10,000.00

Total en moneda Dólar M-02 1,000.00

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Total 297,000.00

Page 263: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 255

La diferencia entre este reporte y el de Análisis de Antigüedad es

que en el de moneda se desglosan todos los documentos agrupados

por moneda, en cambio en el otro, sólo se muestran los documentos

de la moneda seleccionada en el filtro.

Cabe hacer la salvedad de que esta casilla es excluyente con la

casilla Sólo Totales, es decir, sólo es posible emitir un reporte con

los Totales o con el Desglose de los Saldos.

Además, al hacer uso de esta opción se activará la posibilidad de

utilizar también la opción de Mostrar Plan de Pagos.

Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por

ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local colón y que es

multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y

otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en

el otro reporte, el sistema internamente hace la conversión de las

otras monedas a moneda local. Por lo tanto, en el reporte por

moneda los datos se presentarían así:

Mientras que en el otro reporte se vería de la siguiente manera:

3. Si únicamente se marca la opción de Sólo Totales.

El sistema desplegará un reporte donde se detalla el análisis de

vencimiento de los totales de los documentos de todos los clientes

es decir el reporte de Análisis de Vencimiento

Desglosando Saldos.

La diferencia entre este reporte y el de Proyección por Vencimiento es que en el de moneda se desglosan sólo los

totales de todos los documentos agrupados por moneda, en cambio

en el otro, sólo se muestran los totales de los documentos de la

moneda seleccionada en el filtro.

Cabe hacer la salvedad de que esta casilla es excluyente con la

casilla Desglosar Saldos, es decir, sólo es posible emitir un reporte

con los Totales o con el Desglose de los Saldos.

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 1,000.00

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 287,000.00

Page 264: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

256 Reportes Cuentas por Cobrar

4. Si se marca la casilla Excluir documentos con saldo por

diferencias cambiarias.

Si se desea, con esta opción, el sistema permite hacer una

discriminación en cuanto a los documentos que presenten un saldo

que se producto del proceso de diferencias cambiarias. Dicha

funcionalidad es compatible tanto con las opciones de Desglosar

Saldos, Sólo Totales, Mostrar Plan de Pagos o sin marcar ninguna

de éstas.

5. Si se utiliza Mostrar Plan de Pagos.

Esta opción se activa únicamente si el usuario define la utilización

de la opción Desglosar Saldos, a lo que el sistema desplegará en el

reporte, para los documentos que así apliquen, el desglose de los

planes de pago que se hayan definido para los respectivos

documentos.

MOVIMIENTO DIARIO La opción de movimiento diario presenta tres alternativas en el despliegue de

reportes:

Movimiento Diario por Cliente

Movimiento Diario por Documento

Resumen Diario

La diferencia radica en la distribución de la información en el reporte, en el

primer caso se despliegan todos los documentos no aprobados clasificados por

cliente al que pertenecen; en el segundo caso, se despliega el listado de todos

los documentos no aprobados, organizados por tipo de documento y en el

tercero se muestra un reporte con los totales diarios por tipo de documento.

Reporte de Movimientos del Diario por Cliente

Este reporte despliega todos los documentos no aprobados de cada cliente por

moneda, a la fecha en que se ingresa a la opción.

La información contenida en el Reporte de Movimientos del

Diario por Cliente se refiere a código y nombre del cliente, fecha de

creación, número, tipo, moneda y monto del documento, monto de créditos o

débitos y finalmente, saldo actual.

Page 265: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 257

El filtro de la opción permite elegir el rango de las monedas de los

documentos que se van a considerar para el reporte y si la información se va a

ordenar por código o por nombre del cliente.

El botón Filtrar permite elegir los datos utilizando la información del cliente,

como el código, estado, moneda, condición de pago, país y también permite

ordenar los datos del reporte por código o por nombre del cliente.

Filtro para el Reporte de Movimientos del Diario por Cliente

Reporte de Movimientos del Diario por Documento

Este reporte despliega todos los documentos no aprobados, ordenados por tipo

de documento y por moneda, existentes en la base de datos a la fecha que se

ingresa a la opción.

La información contenida en el Reporte de Movimientos del Diario por Documento se refiere al tipo y número de documento,

fecha en que rige, aplicación, condición de pago definida para ese documento,

moneda y monto del documento, código y nombre del cliente al que pertenece

el documento y finalmente, monto de crédito o débitos. Al final del reporte el

sistema calcula los montos totales por tipo de documento.

Page 266: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

258 Reportes Cuentas por Cobrar

El filtro de la opción permite escoger las monedas de los documentos.

Filtro para el Reporte de Movimientos del Diario por Documento

Resumen Diario

Este reporte despliega el monto total de los documentos creados cada día,

distribuidos por tipo de documento y el saldo acumulado de los montos por los

que fueron creados los documentos considerados en el reporte.

La información que contiene el reporte de Resumen Diario se refiere a la

fecha de creación del documento, tipo de documento, moneda, monto total por

los que fueron creados los documentos del día (en créditos o débitos, según el

tipo de documento) y el saldo acumulado de los montos de créditos y débitos.

Al final del reporte se despliegan los totales generales de cada tipo de

documento para el rango de fechas establecido.

En el filtro de esta opción se debe establecer la moneda de los documentos que

serán desplegados en el reporte, así como el rango de fechas de creación de

documentos a considerar.

Page 267: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 259

Filtro para el Resumen Diario por Tipo de Documento

MOVIMIENTO DIARIO La opción de movimiento diario presenta tres opciones en el despliegue de

reportes:

Movimiento Diario por Tipo de Documento

Movimiento Diario por Cliente

Resumen Diario

La diferencia entre los dos primeros, radica en la distribución de la

información en el reporte, en el primer caso se despliega el listado de todos los

documentos no aprobados, organizados por tipo de documento; en el segundo

caso, se despliegan todos los documentos clasificados por cliente al que

pertenecen.

Por otro lado, el Resumen Diario despliega los totales de cada tipo de

documento clasificados según la fecha de creación de cada uno de ellos.

Page 268: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

260 Reportes Cuentas por Cobrar

POR DOCUMENTO El Reporte de Movimiento Diario por Documento despliega

todos los documentos no aprobados, ordenados por tipo de documento,

existentes en la base de datos a la fecha que se ingresa a la opción.

La información contenida en el reporte se refiere al tipo y número de

documento, fecha en que rige, aplicación, condición de pago definida para ese

documento, moneda y monto del documento, código y nombre del cliente al

que pertenece el documento y finalmente, monto de crédito o débitos. Al final

del reporte el sistema calcula los montos totales por tipo de documento.

Este reporte se diferencia del Reporte de Diario por Documento por Moneda en que este despliega únicamente los documentos de los

clientes con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y

convierte todos los documentos generados en otra moneda a moneda local

utilizando el tipo de cambio respectivo, mientras que el otro despliega los

documentos ordenados por cliente y por moneda. A continuación se muestra

un ejemplo de la diferencia:

Se tiene un cliente X con moneda local colón y que es multimoneda, él tiene

dos documentos, uno por 10.000,00 colones y otro por 1.000,00 dólares. El

tipo de cambio es 287,00. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en el otro

reporte, el sistema internamente hace la conversión de las otras monedas a

moneda local.

Reporte utilizando sólo moneda local

Reporte por moneda

El filtro de la opción permite únicamente escoger la moneda de los

documentos que serán desplegados en el reporte.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 287,000.00

Documento 1 10,000.00

Documento 2 1,000.00

Page 269: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 261

Filtro para el Reporte de Movimientos Pendientes por Documento

POR CLIENTE El Reporte de Movimiento Diario por Cliente despliega todos

los documentos no aprobados de cada cliente, a la fecha en que se ingresa a la

opción.

La información contenida en el reporte se refiere a código y nombre del

cliente, fecha de creación del documento, número y tipo de documento,

moneda y monto del documento, monto por el que fue creado (en créditos o

débitos, según sea el caso) y finalmente, saldo acumulado actual (la suma de

todos los montos por los que fueron creados los documentos considerados en

el reporte).

Nótese que el Saldo Actual considera el total de cada documento, es decir, el

monto por el que fue creado y no el monto pendiente de aplicación.

Este reporte se diferencia del Reporte de Diario por Cliente por Moneda en que este despliega únicamente los documentos de los clientes

con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y convierte todos

los documentos generados en otra moneda a moneda local utilizando el tipo de

cambio respectivo, mientras que el otro despliega los documentos ordenados

por cliente y por moneda. A continuación se muestra un ejemplo de la

diferencia:

Se tiene un cliente X con moneda local colón y que es multimoneda, él tiene

dos documentos, uno por 10.000,00 colones y otro por 1.000,00 dólares. El

tipo de cambio es 287,00. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en el otro

reporte, el sistema internamente hace la conversión de las otras monedas a

moneda local.

Page 270: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

262 Reportes Cuentas por Cobrar

Reporte utilizando sólo moneda local

Reporte por moneda

El filtro de la opción permite establecer la moneda de los documentos

considerados para el reporte y el ordenamiento de los datos según el código o

el nombre del cliente.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 287,000.00

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 1,000.00

Page 271: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 263

Filtro para el Reporte de Movimiento Diario por Cliente

RESUMEN DIARIO Este reporte despliega el monto total de los documentos creados cada día,

distribuidos por tipo de documento y el saldo acumulado de los montos por los

que fueron creados los documentos considerados en el reporte.

La información que contiene el reporte se refiere a la fecha de creación del

documento, tipo de documento, moneda, monto total por los que fueron

creados los documentos del día (en créditos o débitos, según el tipo de

documento) y el saldo acumulado de los montos de créditos y débitos.

Al final del reporte se despliegan los totales generales de cada tipo de

documento para el rango de fechas establecido.

Este reporte se diferencia del Reporte de Resumen Diario por

Moneda en que este despliega únicamente los documentos de los clientes

con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y convierte todos

los documentos generados en otra moneda a moneda local utilizando el tipo de

cambio respectivo, mientras que el otro despliega los documentos ordenados

por cliente y por moneda. A continuación se muestra un ejemplo de la

diferencia:

Se tiene un cliente X con moneda local colón y que es multimoneda, él tiene

dos documentos, uno por 10.000,00 colones y otro por 1.000,00 dólares. El

tipo de cambio es 287,00. En el reporte por moneda simplemente se

despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en el otro

reporte, el sistema internamente hace la conversión de las otras monedas a

moneda local.

Reporte utilizando sólo moneda local

Reporte por moneda

En el filtro de esta opción se debe establecer la moneda de los documentos que

serán desplegados en el reporte, así como el rango de fechas de creación de

documentos a considerar.

Documento 1 10,000.00

Documento 2 287,000.00

Documento 1 10,000.00

Documento 2 1,000.00

Page 272: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

264 Reportes Cuentas por Cobrar

Filtro para el Resumen Diario por Tipo de Documento

DOCUMENTOS PENDIENTES Este reporte despliega para una moneda específica, el listado de todos los

documentos, por cliente, ya sea que estén vencidos o no, aprobados o no, que

hayan sido creados antes o el mismo día de la fecha límite y que a la fecha

actual no se hayan cancelado en su totalidad.

La información que se despliega en el reporte corresponde a la fecha de

creación del documento, número y tipo, moneda, monto por el que fue creado

el documento y monto en moneda seleccionada, saldo del cliente y saldo

pendiente del documento a la fecha en que se emite el reporte, las

parcialidades y el saldo correspondiente en la otra moneda (dólares, si en el

filtro se establece que se desplieguen los documentos definidos en moneda

local y viceversa) al tipo de cambio vigente el día en que se emite el reporte.

Según el filtro existente para la opción, la información del reporte se puede

ordenar por código o por nombre del cliente. También se puede elegir la

moneda de los documentos, la fecha límite, el rango del vendedor y si se

muestran o no las parcialidades.

Page 273: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 265

La fecha límite afecta directamente los documentos desplegados en el reporte,

dado que no se considerarán aquellos que hayan sido creados en fecha

posterior a la fecha límite.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Filtro para el Reporte de Documentos Pendientes

TIPO DE DOCUMENTO Este reporte despliega todos los documentos de un mismo tipo que fueron

creados dentro del rango de fechas establecido en el filtro.

La información que se despliega en el reporte corresponde al número y tipo de

documento, parcialidades, fecha de creación, aplicación, código y nombre del

cliente, monto por el que fue creado, saldo pendiente a la fecha de emitir el

reporte.

En el filtro de esta opción se divide en dos carpetas, General y Tipos.

Los datos que se pueden filtrar en la carpeta General son: la moneda y el rango

de fechas de los documentos que se desplegarán en el reporte. Además, se

Page 274: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

266 Reportes Cuentas por Cobrar

puede elegir si se desea que se muestren o no las parcialidades y si se quiere

que se separen las líneas del reporte cuando se pierde el consecutivo de los

documentos, como se muestra en el reporte presentado anteriormente.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Recuerde que las fechas se refieren a la fecha en que fue creado el

documento y no a la que empieza a regir.

Carpeta General del Filtro del Reporte por Tipo de Documento

Page 275: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 267

La carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de documentos

que se considerarán dentro del reporte. Por medio del icono (Expandir) y

el icono (Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos de

documentos y por medio de los iconos (Todos) y (Ninguno) se

seleccionan los tipos y subtipos de documentos.

Además da la posibilidad de definir un rango tanto para vendedores como para

cobradores.

Carpeta Tipos del Filtro del Reporte por Tipo de Documento

POR APLICACIÓN El Reporte por Aplicación de Documentos despliega todos

aquellos documentos que tienen definida una aplicación que cumpla con un

patrón específico. Para definir el patrón se pueden utilizar los caracteres "?" o

"*". El "*" establece que puede haber cualquier cantidad de caracteres sin

Page 276: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

268 Reportes Cuentas por Cobrar

importar lo que sean; el "?" significa que puede haber sólo un carácter, sea

cual sea.

Por ejemplo, si quiere obtener las aplicaciones de pago de cualquier concepto,

entonces, en la casilla de aplicación deberá establecerse Pago*. El sistema

buscará todos los documentos en que la aplicación empiece con "Pago" y siga

con cualquier frase.

La información contenida en el reporte se refiere a código y nombre del

cliente, número y tipo de documento, parcialidades, fecha del documento y su

aplicación, moneda y monto del documento, así como el monto de débitos o

créditos, según sea el caso.

Al final se despliegan indicadores correspondientes a los montos totales por

tipo de documento.

En el filtro del reporte se puede establecer el patrón de aplicación requerido, la

moneda de los documentos que serán desplegados, si se muestran o no las

parcialidades y el rango de fechas de los documentos por considerar. También

se puede definir la distribución de los documentos en el reporte, a escoger

entre código o nombre del cliente.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Page 277: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 269

Filtro del Reporte por Aplicación de Documentos

APLICACIONES El Reporte de Aplicaciones imprime todos los documentos de crédito

que hayan sido aplicados ( ) parcial o totalmente, en un período de tiempo

específico.

En el reporte se despliega para cada cliente, fecha, documento, moneda, monto

del documento, aplicación (referencia) de los documentos de crédito aplicados

y posteriormente, los documentos de débito que se abonan o cancelan, las

parcialidades, el monto aplicado a cada débito y el monto total que se aplicó

del documento de crédito.

En el caso de que no se consuma completamente el monto del documento de

crédito se desplegará el monto no aplicado (restante) correspondiente.

En el filtro disponible se pueden escoger los tipos de documento a considerar

en el reporte dentro del listado disponible, únicamente se desplegarán

Page 278: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

270 Reportes Cuentas por Cobrar

documentos de crédito. También, se puede definir la moneda de los

documentos desplegados en el reporte.

Además, es posible establecer un rango de documentos a desplegar en el

reporte, donde se deben digitar los números del primer y el último documento.

De igual forma, es preciso definir un rango de fechas para restringir los

documentos desplegados.

El usuario puede escoger si ordena los datos por código o por nombre del

cliente y si incluye o no las parcialidades.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Page 279: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 271

Filtro para el Reporte de Aplicaciones

DIFERENCIAS CAMBIARIAS El reporte despliega las diferencias cambiarias, en moneda local y en moneda

dólar, de todos los documentos de cada cliente en cualquier moneda y todavía

pendientes.

La información considerada se refiere a la fecha, número y tipo de documento,

la moneda, el monto por el cual fue creado, el saldo pendiente, tipo de cambio

y finalmente, los montos debido a diferencias cambiarias en moneda local y en

dólares.

La construcción del reporte se hará con base en una Fecha de Corte que el

usuario puede definir, además el Tipo de Cambio con el que se calcularán

los montos también es modificable.

El sistema considera TODOS los documentos de la base de datos que estén

pendientes. Por lo tanto, en la pantalla del filtro únicamente se puede

establecer el patrón de ordenamiento de la información desplegada en el

reporte, ya sea por Código o Nombre de cliente.

Page 280: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

272 Reportes Cuentas por Cobrar

Filtro del Reporte de Diferencias Cambiarias

INTERESES DE MORA El Reporte de Intereses de Mora despliega el listado de los documentos

de débito vencidos a la fecha de corte y calcula el monto correspondiente por

cobrar debido a los intereses generados.

El reporte puede obtenerse en dos presentaciones: el Detallado y el

Resumido. En el primer caso se despliega información relacionada con el

número, tipo, fecha, moneda y monto del documento, la fecha de vencimiento,

la cual se define según la condición de pago establecida al documento, días de

vencido, que se contemplan el rango entre la fecha de vencimiento y la fecha

límite, monto por el que el documento fue creado, saldo pendiente a la fecha

de corte, intereses de mora del saldo pendiente.

Page 281: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 273

Por otro lado, el Reporte Resumido de Intereses de Mora despliega

para cada cliente, la fecha en que se corrió por última vez el proceso de

Intereses de Mora del menú de Administración, el saldo de los

documentos vencidos a la fecha límite establecida en el filtro y el monto

correspondiente a los intereses de mora que genera el saldo total de los

documentos vencidos.

Finalmente, se presenta un total general de todos los clientes, tanto para el

saldo vencido como para los intereses de mora por cobrar.

Es importante aclarar que únicamente se desplegarán tanto en el

reporte detallado como en el resumido, los clientes que tengan

documentos vencidos con fecha rige posterior a la fecha de Última

Mora (fecha en que se corrió por última vez el proceso de Intereses de

Mora).

En el filtro de la opción se debe establecer la moneda en la que se desplegarán

los datos del reporte, es decir, la información relacionada con los clientes que

tengan la misma moneda que la definida en el filtro.

Además, es preciso establecer la fecha límite, esto es, se desplegarán los

documentos, o sus respectivos saldos, que a esta fecha estén vencidos, es

decir, hayan sobrepasado los días que determina la condición de pago para su

cancelación.

El usuario debe decidir si desea obtener el reporte detallado o resumido de

intereses de mora. Finalmente, es preciso decidir si se desea que la

información en el reporte se ordene por código o por nombre de cliente.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Page 282: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

274 Reportes Cuentas por Cobrar

Filtro del Reporte de Intereses de Mora

CLIENTES CORPORATIVOS Esta opción permite generar dos tipos de reportes:

Jerarquía de Clientes

Listado de documentos de Clientes Corporativos

Estos reportes reflejan las relaciones entre los clientes de una

corporación, así como las transacciones realizadas bajo dicho esquema.

JERARQUÍA DE CLIENTES Este reporte refleja la relación existente dentro de los clientes de una

corporación. Muestra las relaciones entre los distintos clientes de una

corporación de manera que se pueda identificar quien es el cliente Corporación

y quienes sus sucursales.

Page 283: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 275

El sistema permite generar tres tipos de reportes, uno con la información sólo

de los clientes Corporación, otro, únicamente con los registros de las

sucursales y el último es un consolidado que muestra tanto Clientes

Corporación como Clientes Sucursales. Cada uno de ellos para la moneda

especificada.

La información que muestra el reporte incluye información tanto del cliente

corporación como el cliente sucursal, número de contribuyente o NIT,

moneda, categoría, país, zona, ruta, saldo, saldo local y saldo dólar.

El filtro de este reporte incluye la moneda de los clientes que se van a utilizar

para el reporte, su contenido (sólo cliente sucursal, sólo clientes corporación o

si no marca ninguna despliega la información de ambas), un rango de los

clientes corporación y por último si se ordena por nombre o código del cliente.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Filtro para el reporte de Jerarquía de Clientes

Page 284: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

276 Reportes Cuentas por Cobrar

LISTADO DE DOCUMENTOS DE CLIENTES

CORPORATIVOS Este reporte muestra el listado de los documentos registrados en los distintos

clientes bajo el esquema de Corporaciones. Incluye los documentos que se

encuentren dentro del rango especificado en el filtro. Por otra parte, el usuario

puede elegir si el cliente que se va a utilizar para generar el reporte el cliente

registro o el cliente reporte.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

El filtro de este reporte incluye tres carpetas. La carpeta General permite

hacer las selecciones utilizando: un rango de fechas para el despliegue de

documentos, el cliente registro o el cliente reporte y un rango de monedas.

Page 285: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 277

Carpeta General del Filtro

La carpeta Formato permite seleccionar el contenido del reporte (sólo cliente

sucursal, sólo clientes corporación o si no marca ninguna despliega la

información de ambas), un rango de los clientes corporación y por último si se

ordena por nombre o código del cliente.

Page 286: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

278 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta Formato del Filtro

La carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de documentos

que se considerarán dentro del reporte. Por medio del icono (Expandir) y

el icono (Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos de

documentos y por medio de los iconos (Todos) y (Ninguno) se

seleccionan los tipos y subtipos de documentos.

Page 287: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 279

Carpeta Tipos del Filtro

RETENCIONES En esta opción se presentan dos alternativas:

Listado de Retenciones

Listado de Retenciones por número de Contribuyente

LISTADO DE RETENCIONES Este reporte de Listado de Retenciones detalla todas las retenciones

recaudadas o que serán recaudadas por el cliente sobre los documentos tipo

débito emitidos a su nombre.

La información desplegada en el reporte se clasifica por tipo de retención, es

decir, para cada Tipo de Retención definido en la opción correspondiente

Page 288: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

280 Reportes Cuentas por Cobrar

del menú de Administración. El reporte presenta todos los documentos tipo

débito, por cliente, que tienen definido un tipo de retención específico.

El detalle de los documentos se basa en la fecha, código y nombre del cliente,

tipo y número del documento de débito, código de la retención, moneda,

monto, monto local, monto dólar y un comentario que hace referencia al tipo

de retención y al documento al cual se aplica. Este es un comentario que el

sistema establece automáticamente, sin embargo, el usuario puede definir

cualquier otra leyenda desde la opción de Tipos de Retenciones.

En la pantalla del filtro de la opción se puede determinar el estado de las

retenciones que se desplegarán en el reporte: pendientes y aplicadas. Además,

cuando se marca el estado Aplicada se debe establecer el rango de fechas de

los documentos que se considerarán para generar el reporte. También, se

puede obtener un subtotal por cliente.

Un punto a aclarar, es que para este reporte se permite que el monto de la

factura y el monto por impuesto1 se calculen en forma independiente, para lo

cual el usuario deberá modificar el formato del reporte para poder agregar las

operaciones.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

Caso especial “País Guatemala”

En el reporte de Listado de Retenciones, para el país de Guatemala se cuenta

con la siguiente opción, si el campo “País” de la Licencia, se definió como

Guatemala, el sistema permitirá ingresar retenciones por monto 0 (cero), pero

a la hora de emitir o imprimir el reporte, el sistema desplegará el monto de la

factura y no simplemente los datos en 0, lo anterior se requiere como parte del

requerimiento legal del país, en el cual es necesario que el reporte despliegue

este monto.

Page 289: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 281

Filtro para el Listado de Retenciones

LISTADO DE RETENCIONES POR NÚMERO DE

CONTRIBUYENTE Este reporte despliega un listado de las retenciones de Ventas e Ingresos que

se han realizado a los débitos emitidos a los clientes. El reporte permite

agrupar la información por tipo de retención, además, se puede emitir un

estado de las retenciones pendientes o aplicadas.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

El reporte tendrá tres variantes o niveles de detalle:

Page 290: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

282 Reportes Cuentas por Cobrar

Listado de Retenciones por Número de Contribuyente –

Resumido: muestra para cada retención, el total (sumatoria de las

retenciones) para el período seleccionado en el filtro. Al final de reporte se

mostrará un Total General que equivale al total (sumatoria) de todas las

retenciones. Además de la información mencionada, se incluye la Cuenta

Contable y el Centro de Costo asociados a la retención y el monto base de la

retención tanto en dólares como en moneda local. Esta variante no lleva

desglose por NIT.

Listado de Retenciones por Número de Contribuyente – Con desglose por NIT: esta segunda variante agrupa, por cada retención, los

movimientos por NIT y los totaliza (tomando el NIT de los documentos).

Entonces el reporte mostraría para cada retención una serie de NIT's y sus

totales.

Este reporte tomará como base un rango de retenciones especificadas por el

usuario y un rango de fechas, y mostrará los datos de:

Código de Retención

Descripción de la Retención

Código del Cliente asociado

Cuenta Contable y Centro de costo asociados a la retención

Monto Base de la retención tanto para la moneda local como para el

dólar.

Monto Retenido tanto para la moneda local como para el dólar.

Listado de Retenciones por Número de Contribuyente – Con

desglose por Movimiento: esta tercera variante desplegará, por cada

retención, los movimientos ordenados NIT. Entonces el reporte mostraría para

cada retención todos los movimientos y sus NIT's asociados.

Además de la información mencionada anteriormente el reporte muestra los

siguientes datos:

Fecha del movimiento

Código de Retención

Descripción de la Retención

Número de Retención

Moneda de la Retención

Código y descripción del Cliente asociado

Page 291: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 283

Cuenta Contable y Centro de costo asociados a la retención

Monto Base de la retención tanto para la moneda local como para el

dólar.

Monto Retenido tanto para la moneda local como para el dólar.

El filtro que se presenta para definir los datos que contendrá el reporte incluye

la siguiente información:

Tipos de Retención: en esta parte el usuario puede definir el rango de las

retenciones que desea que se incluyan en el reporte.

No. de Contribuyente: se debe indicar el rango de NIT's que se van a

utilizar para generar el reporte.

Fechas: rango de fechas en el que las retenciones se aplicaron

Estado: presenta dos opciones, el reporte se puede desplegar incluyendo sólo

las retenciones aplicadas o sólo las retenciones pendientes.

Monto base de las Retenciones a Mostrar: en esta sección el usuario

debe indicar los rubros sobre los cuales se aplicaron las retenciones que se van

a incluir en el reporte. Los rubros sobre los cuales se pueden aplicar las

retenciones son:

Monto

Subtotal

Subtotal-Descuento

1er Impuesto

2do Impuesto

1er Rubro

2do Rubro

El usuario puede seleccionar uno o varios de estos rubros.

Formato del reporte: es esta sección el usuario debe definir el tipo de

reporte que desea que se despliegue. Se tienen tres opciones: resumido, con

desglose de NIT's y con desglose de Movimientos.

Un punto a aclarar, es que para este reporte se permite que el monto de la

factura y el monto por impuesto1 se calculen en forma independiente, para lo

cual el usuario deberá modificar el formato del reporte para poder agregar las

operaciones.

A continuación de muestra la pantalla del filtro para este reporte:

Page 292: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

284 Reportes Cuentas por Cobrar

Filtro para el Listado de Retenciones por Número de Contribuyente

LIBRO DE VENTAS (GUATEMALA) El reporte de Ventas hace un desglose de las ventas de Bienes, Exportaciones

y ventas de Servicios. El reporte consiste de un listado de los diferentes

documentos de Venta, desplegando para cada uno su Fecha, No de

Documento, NIT del Cliente, Nombre del Cliente, y los respectivos importes

de Ventas Exentas, Ventas o Bienes, Servicios, Exportaciones, IVA Débito y

Monto Total del documento.

El reporte de Ventas se ubica también en el módulo de Facturación, para el

correcto funcionamiento del mismo es necesario haber definido los subtipos de

documentos Servicios, Bienes y Exportaciones para Facturas, Notas

Page 293: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 285

de Débito y Notas de Crédito, la combinación que el usuario cree,

dependerá de las necesidades que la empresa maneje. Tal y como muestra la

siguiente imagen de asocies:

Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías

que en la casilla País tengan definido Guatemala.

Las casillas por las que se puede filtrar el reporte se describen a continuación,

éstas permiten delimitar la información que se despliega en el reporte, con el

fin de permitir un manejo más fácil y un mejor análisis de dicha información.

Fechas: bajo este encabezado se encuentran dos casilla, Desde y Hasta, en

las que se define el rango de fechas que se usará para la construcción del

reporte.

Filtrar por fecha: este encabezado cuenta con dos opciones excluyentes

entre sí, Documento y Rige, pues con este parámetro el reporte filtrará ya

sea por la fecha definida en la casilla Doc del documento o por la fecha

definida en la casilla Rige del documento.

Incluir Información: este parámetro define si se desea incluir además de la

información de Cuentas por Cobrar, opción default que no se puede

modificar, la información incluida en el módulo de Facturación.

Moneda: con este parámetro se le indica al sistema si desea emitir el reporte

en moneda local (funcional) o en moneda extranjera (reporte).

Docs. Bienes, Servicios y Exportaciones: esta opción presenta un

listado de los diferentes tipos de documentos que se pueden incluir en el

reporte, en el cual se puede hacer una selección múltiple, es decir, la

combinación que el usuario desee.

Folio: en esta casilla se debe digitar el número de folio para el control de la

emisión de reportes y relacionado con el archivado de los mismos. El usuario

deberá definir el número a partir del cual se asignará el folio en las diferentes

páginas del reporte. Es un campo requerido únicamente cuando se indica que

se imprimirá encabezado.

Formato del Reporte: bajo este parámetro se tienen dos opciones,

Imprimir Encabezado con la cual se brinda la opción de imprimir o no el

encabezado del reporte e Imprimir Monto en Miles con la cual el sistema

expresará los montos en miles, por ejemplo, con esta opción el monto 1000000

Page 294: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

286 Reportes Cuentas por Cobrar

se expresará 1000. Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentará una

nota que indica que el reporte está siendo emitido en miles.

Formato de Despliegue: las opciones que se manejan en esta sección son

Totalizado por día, con la que se imprimirá una sola línea por día, en la que

se incluirá el total de los documentos ingresados para esa fecha y Detallado,

con la que se emitirá el desglose por día de los documentos.

Al igual que la mayoría de los reportes, en el presente reporte se cuenta con la

opción Filtrar con la cual se delimitará el despliegue de datos.

Filtro de Reporte de Libro de Ventas

Page 295: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 287

LIBRO DE VENTAS AL CONSUMIDOR El Libro de Ventas al Consumidor se trata de un resumen diario de las ventas,

formadas por todos los documentos de tipo Consumidor Final. El reporte debe

estar agrupado y totalizado por día, imprimiendo el número de factura inicial y

la factura final de cada día, así como columnas de ventas gravadas de

exportación y locales, ventas exentas, el total de venta y ventas a cuentas de

terceros. También se incluye con el reporte un anexo con la información de las

exportaciones realizadas, el cual detalla el número de factura, fecha de la

factura, nombre del Cliente y valor total de la factura, el total de este reporte

debe ser igual al total de la columna de exportaciones del reporte de

Consumidor.

El reporte se imprimirá por fecha y para el caso del reporte detallado se

agrupará por tipo de documento, incluyendo primeo las facturas, después las

notas de débito y por último las notas de crédito, sin colocar totales para cada

uno de estos grupos, pero si, un total general en donde las facturas y notas de

débito suman y las notas de crédito resten.

Este reporte se ubica también en el módulo de Facturación, para el correcto

funcionamiento del mismo es necesario haber definido los subtipos de

documentos Cons Int Propia, Cons Ext Propia, Cons Int Terc y Cons

Ext Terc para Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito, la

combinación que el usuario cree, dependerá de las necesidades que la empresa

maneje. Tal y como muestra la siguiente imagen de asocies:

Tipo Subtipo

Factura Cons Int Propia

Cons Ext Propia

Cons Int Terc

Cons Ext Terc

Nota de Crédito Cons Int Propia

Cons Ext Propia

Cons Int Terc

Cons Ext Terc

Nota de Débito Cons Int Propia

Cons Ext Propia

Cons Int Terc

Cons Ext Terc

Page 296: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

288 Reportes Cuentas por Cobrar

Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías

que en la casilla País tengan definido El Salvador.

Al igual que la mayoría de los reportes, en el presente reporte se cuenta con la

opción Filtrar con la cual se delimitará el despliegue de datos.

Las casillas por las que se puede filtrar el reporte se describen a continuación,

las mismas permiten delimitar la información que se despliega en el reporte,

con el fin de permitir un manejo más fácil y un mejor análisis de dicha

información, están distribuidas en carpetas.

DESCRIPCIÓN DE CARPETAS

General

En esta carpeta se incluyen los siguientes datos:

Fechas: bajo este encabezado se encuentran dos casilla, Desde y Hasta, en

las que se define el rango de fechas que se usará para la construcción del

reporte.

Países: esta sección cuenta con dos casilla, Desde y Hasta, en las que se

define el rango de países que se usará para la construcción del reporte.

Filtrar por fecha: este encabezado cuenta con dos opciones excluyentes

entre sí, Documento y Rige, pues con este parámetro el reporte filtrará ya

sea por la fecha definida en la casilla Doc del documento o por la fecha

definida en la casilla Rige del documento.

Incluir Información: este parámetro define si se desea incluir además de la

información de Cuentas por Cobrar, opción default que no se puede

modificar, la información incluida en el módulo de Facturación.

Moneda: con este parámetro se le indica al sistema si desea emitir el reporte

en moneda local (funcional) o en moneda extranjera (reporte).

Consumidor final: esta opción presenta un listado de los diferentes tipos de

documentos que se pueden incluir en el reporte, en el cual se puede hacer una

selección múltiple, es decir, la combinación que el usuario desee, acá se podrá

ver los subtipos de documentos creados para cada tipo de documento.

Formato de Despliegue: las opciones que se manejan en esta sección son

Totalizado por día, con la que se imprimirá una sola línea por día, en la que

Page 297: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 289

se incluirá el total de los documentos ingresados para esa fecha y Detallado,

con la que se emitirá el desglose por día de los documentos.

NRC: en esta casilla se define el Número de Registro de Contribuyente de la

compañía que emite el reporte. Este campo no puede quedar vacío.

Contador: en esta casilla se define el nombre del contador de la compañía. El

mismo no puede quedar vacío.

La pantalla en la que se definen estos datos es la siguiente:

Carpeta General de Reporte de Ventas al Consumidor

Page 298: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

290 Reportes Cuentas por Cobrar

Otros

En esta carpeta se incluyen los siguientes datos:

Filtrar documentos de Facturación por CLASE: al usar este parámetro

el sistema clasificará los documentos por la clase definida a los mismos, es

decir, si son de clase normal o de crédito fiscal. Si no se usa este parámetro, el

sistema por defecto clasificará los documentos por tipos y subtipos.

Clasificar documentos (Local/Exterior) por PAIS: como su

encabezado lo menciona, esta opción permite clasificar los documentos en

Local o Exterior, según el país definido para el cliente, si no se usa este

parámetro, el sistema por defecto clasificará los documentos por tipos y

subtipos.

Imprimir Encabezado: con la cual se brinda la opción de imprimir o no el

encabezado del reporte.

Imprimir Monto en Miles: con la cual el sistema expresará los montos en

miles, por ejemplo, con esta opción el monto 1000000 se expresará 1000.

Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentará una nota que indica que

el reporte está siendo emitido en miles.

Imprimir Anexo de Exportaciones: brinda la opción de incluir al final del

reporte el anexo de exportaciones en el cual se presenta un mayor detalle de

las mismas.

La pantalla en la que se definen estos datos es la siguiente:

Page 299: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 291

Carpeta Otros de Reporte de Ventas al Consumidor

LIBRO DE VENTAS A

CONTRIBUYENTES Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías

que en la casilla País tengan definido El Salvador.

Page 300: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

292 Reportes Cuentas por Cobrar

El reporte de Libro de Ventas a Contribuyentes (Crédito Fiscal), consiste en

un desglose de todos aquellos documentos de Contribuyentes. El reporte

muestra el detalle de las Facturas, Notas de Débito (N/D) y Notas de Crédito

(N/C), en ese orden, mostrando el número correlativo (consecutivo), fecha del

documento, número de documento, nombre del cliente, Número de Registro

de Contribuyente, Ventas Exentas, Ventas Gravadas, Debito Fiscal (valor de

IVA) y el Total de la Venta.

Al final del reporte no muestra totales por Factura, N/D y N/C, si no que se

totalizan los documentos de Consumidor Final y Crédito Fiscal desglosando el

IVA y su retención, en donde las facturas y notas de débito suman y las notas

de crédito resten.

Este reporte se ubica también en el módulo de Facturación, para el correcto

funcionamiento del mismo es necesario haber definido los siguientes subtipos

de documentos para Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito:

Documentacion En El Salvador, para efectos fiscales, existen dos tipos de documentos, los

documentos de Consumidor Final (No Contribuyentes) y los documentos de

Crédito Fiscal (Contribuyentes). Adicionalmente, se requiere identificar cuales

operaciones se efectuaron de forma local y cuales en el exterior (Importaciones

o Exportaciones), así como conocer cuales operaciones se efectuaron a cuenta

propia y cuales a cuenta de terceros.

Es importante clasificar los documentos en Consumidor Final y Contribuyentes

y a la vez, clasificar estos, en Locales o Exportaciones y en Operaciones

Propias o a Cuenta de Terceros.

En el caso de la información de compras, lo que se requiere es filtrar la

información de Contribuyentes y clasificarla en Locales o Importaciones e

identificar las operaciones con sujetos excluidos.

Para hacer posible la clasificación de la información en todos los conceptos

mencionados con anterioridad, se propone definir algunas Palabras Claves

que se debbn usar en las descripciones de los subtipos de documentos y de esta

forma clasificarlos en documentos de Consumidor Final, Contribuyentes,

operación en el Exterior, operación con Terceros y operación con sujeto

excluido.

Page 301: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 293

Las palabras claves que deberán emplearse son:

Consumidor Final: “Cons.”

Contribuyentes: “Cont.”

Operaciones con el Exterior: “Ext”

Operaciones a cuenta de Terceros: “Terc”

Operaciones con Sujetos Excluidos: “Excluidos”

Comprobantes Excluidos: “Comprobantes de Excluidos”

De esta manera, el usuario podría definir los subtipos de la siguiente manera:

Ejemplo de lista de Tipos y Subtipos de Consumidor Final Completa

Ejemplo de lista de Tipos y Subtipos de Consumidor Final del Exterior

Tipo Descripción Tipo Sub Tipo Descripción Sub Tipo

FAC Factura 1 Cons Int. Propia.

FAC Factura 2 Cons Ext. Propia.

FAC Factura 3 Cons Int. Terc.

FAC Factura 4 Cons Ext. Terc.

N/C Nota de Crédito 1 Cons Int. Propia.

N/C Nota de Crédito 2 Cons Ext. Propia.

N/C Nota de Crédito 3 Cons Int. Terc.

N/C Nota de Crédito 4 Cons Ext. Terc.

N/D Nota de Débito 1 Cons Int. Propia.

N/D Nota de Débito 2 Cons Ext. Propia.

N/D Nota de Débito 3 Cons Int. Terc.

N/D Nota de Débito 4 Cons Ext. Terc.

Tipo Descripción Tipo Sub Tipo Descripción Sub Tipo

FAC Factura 2 Cons Ext. Propia.

FAC Factura 4 Cons Ext. Terc.

N/C Nota de Crédito 2 Cons Ext. Propia.

N/C Nota de Crédito 4 Cons Ext. Terc.

N/D Nota de Débito 2 Cons Ext. Propia.

N/D Nota de Débito 4 Cons Ext. Terc.

Page 302: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

294 Reportes Cuentas por Cobrar

Ejemplo de lista de Tipos y Subtipos de Operaciones de Consumidor Final a cuenta de Terceros

Nota:

Los subtipos CONS solo se ven reflejados en el reporte en los saldos totales

del consumidor final.

Retenciones

Para la elaboración de algunos reportes legales, es importante identificar de

forma separada las retenciones de IVA y las retenciones de Renta para que así,

de esta manera, se muestren únicamente las retenciones que han sido aplicadas

a los documentos.

Por esta razón se propone definir las palabras claves que, al agregarlas a la

descripción de los tipos de retenciones, permitan identificar cuales son de IVA

y cuales son de Renta. Estas palabras claves podrían ser “IVA” y “Renta”.

Al igual que la mayoría de los reportes, en el presente reporte se cuenta con la

opción Filtrar con la cual se delimitará el despliegue de datos.

Las casillas por las que se puede filtrar el reporte se describen a continuación,

las mismas permiten delimitar la información que se despliega en el reporte,

con el fin de permitir un manejo más fácil y un mejor análisis de dicha

información, están distribuidas en carpetas.

Tipo Descripción Tipo Sub Tipo Descripción Sub Tipo

FAC Factura 3 Cons Int. Terc.

FAC Factura 4 Cons Ext. Terc.

N/C Nota de Crédito 3 Cons Int. Terc.

N/C Nota de Crédito 4 Cons Ext. Terc.

N/D Nota de Débito 3 Cons Int. Terc.

N/D Nota de Débito 4 Cons Ext. Terc.

Page 303: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 295

DESCRIPCIÓN DE CARPETAS

General

En esta carpeta se incluyen los siguientes datos:

Fechas: bajo este encabezado se encuentran dos casilla, Desde y Hasta, en

las que se define el rango de fechas que se usará para la construcción del

reporte.

Países: esta sección cuenta con dos casilla, Desde y Hasta, en las que se

define el rango de países que se usará para la construcción del reporte.

Filtrar por fecha: este encabezado cuenta con dos opciones excluyentes

entre sí, Documento y Rige, pues con este parámetro el reporte filtrará ya

sea por la fecha definida en la casilla Doc del documento o por la fecha

definida en la casilla Rige del documento.

Incluir Información: este parámetro define si se desea incluir además de la

información de Cuentas por Cobrar, opción default que no se puede

modificar, la información incluida en el módulo de Facturación.

Moneda: con este parámetro se le indica al sistema si desea emitir el reporte

en moneda local (Funcional) o en moneda extranjera (Reporte).

Formato de Despliegue: las opciones que se manejan en esta sección son

Totalizado por día, con la que se imprimirá una sola línea por día, en la que

se incluirá el total de los documentos ingresados para esa fecha y Detallado,

con la que se emitirá el desglose por día de los documentos.

Incluir Operaciones: bajo este encabezado se muestran dos opciones, por

defecto aparecerá marcada la opción de Retenciones, dependiendo del interés

del usuario, puede cambiarlo a retenciones. Esto normalmente depende de si la

compañía es Gran Contribuyente o no.

NRC del Cliente: en esta sección se incluye el campo Numero de Rubro el cual corresponde al número del rubro del cliente empleado en el reporte, el

mismo se almacena en las preferencias y no se debe dejar vacío.

NRC: en esta casilla se define el Número de Registro de Contribuyente de la

compañía que emite el reporte. Este campo no puede quedar vacío.

Contador: en esta casilla se define el nombre del contador de la compañía. El

mismo no puede quedar vacío.

La pantalla en la que se definen estos datos es la siguiente:

Page 304: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

296 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta General de Reporte de Ventas a Contribuyentes

Documentos

En esta carpeta se incluyen los siguientes datos:

Consumidor final: esta opción presenta un listado de los diferentes tipos de

documentos que se pueden incluir en el reporte, en el cual se puede hacer una

selección múltiple, es decir, la combinación que el usuario desee, acá se podrá

ver los subtipos de documentos “Cons” creados para cada tipo de documento.

Contribuyente: esta opción presenta un listado de los diferentes tipos de

documentos que se pueden incluir en el reporte, en el cual se puede hacer una

Page 305: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 297

selección múltiple, es decir, la combinación que el usuario desee, acá se podrá

ver los subtipos de documentos “Cont” creados para cada tipo de documento.

La pantalla en la que se definen estos datos es la siguiente:

Carpeta Documentos de Reporte de Ventas a Contribuyentes

Retenciones

En este tab se permite definir la lista de retenciones que corresponden a

retenciones por concepto de anticipo al impuesto de transferencia de bienes y a

la prestación de servicios. La elección de retenciones que se elija acá, será

utilizada para el cálculo de las retenciones. En esta carpeta se muestran

únicamente las retenciones que lleven en su descripción la partícula IVA, lo

cual los identifica de las demás retenciones.

Se incluye:

Page 306: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

298 Reportes Cuentas por Cobrar

Disponibles: en esta opción se presenta la lista de retenciones que

corresponden a retenciones por concepto de anticipo al impuesto de

transferencia de bienes y a la prestación de servicios. Esto será utilizado para

el cálculo de las retenciones. Las retenciones incluidas en estas listas muestran

tanto el código como la descripción.

Seleccionadas: en esta opción se mostrarán las retenciones que desde la

opción Disponibles hayan sido elegidas mediante el uso de los botones

indicados para el movimiento de las mismas. Específicamente, para trasladar

una retención sería con , para trasladar todas sería con , para devolver una

se haría con y para devolver todas sería con el botón .

La pantalla en la que se definen estos datos es la siguiente:

Page 307: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 299

Carpeta Retenciones de Reporte de Ventas a Contribuyentes

Otros

Filtrar documentos de Facturación por CLASE: al usar este parámetro

el sistema clasificará los documentos por la clase definida a los mismos, es

decir, si son de clase normal o de crédito fiscal. Si no se usa este parámetro, el

sistema por defecto clasificará los documentos por tipos y subtipos.

Clasificar documentos (Local/Exterior) por PAIS: como su

encabezado lo menciona, esta opción permite clasificar los documentos en

Local o Exterior, según el país definido para el cliente, si no se usa este

parámetro, el sistema por defecto clasificará los documentos por tipos y

subtipos.

Imprimir Encabezado: con la cual se brinda la opción de imprimir o no el

encabezado del reporte.

Imprimir Monto en Miles: con la cual el sistema expresará los montos en

miles, por ejemplo, con esta opción el monto 1000000 se expresará 1000.

Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentará una nota que indica que

el reporte está siendo emitido en miles.

La pantalla en la que se definen estos datos es la siguiente:

Page 308: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

300 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta Otros de Reporte de Ventas a Contribuyentes

RETENCIONES PERCEPCIONES DE

IVA El reporte de Retenciones Percepciones de IVA consiste en un reporte

mensual de retenciones y percepciones que incluye una sección de encabezado

Page 309: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 301

con el Año y Mes del reporte, el NIT y nombre de la compañía, en el cuerpo o

detalle, se muestra el Proveedor, NIT del proveedor, Número de documento,

Agente/Sujeto, Retención/Percepción, Monto de la Transacción y el Monto

Retenido/Percibido. Al final se totalizan los montos de las transacciones y de

los montos retenidos o percibidos.

Por tratarse de un reporte preimpreso, el formato del reporte debe ir sin ningún

tipo de leyendas, ya que anterior a la impresión el usuario deberá ajustarlo

exactamente al espaciado y formato del formulario legal.

Este reporte se ubica también en el módulo de Cuentas por Pagar, para su

correcto funcionamiento, previo a la impresión de este reporte es necesario

haber definido los tipos de Retenciones que incluyan en su descripción la

partícula IVA, dependiendo de las necesidades del usuario, esto con el fin de

que las mismas se incluyan en la carpeta de Retenciones de dicho reporte, el

mismo obtendrá la información de las Facturas y las Notas de Débito de la

compras (Cuentas por Pagar y Caja Chica) y las Facturas y Notas de Crédito

de ventas (Cuentas por Cobrar y Facturación) filtrando la información de las

retenciones o percepciones según lo seleccionado por el usuario.

Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías

que en la casilla País tengan definido El Salvador.

Las casillas por las que se puede filtrar el reporte se describen a continuación,

las mismas permiten delimitar la información que se despliega en el reporte,

con el fin de permitir un manejo más fácil y un mejor análisis de dicha

información, están distribuidas en carpetas.

DESCRIPCIÓN DE CARPETAS

General

En esta carpeta se deben definir los siguientes datos:

Mes: en esta casilla se define el mes por el cual se filtrará la información del

reporte, por defecto se deberá sugerir el mes en curso, pero el usuario lo puede

modificar a su necesidad.

Año: en esta casilla se define el año por el cual se filtrará la información del

reporte, por defecto se sugiere el año en curso, pero el usuario lo puede

modificar a su necesidad.

Incluir Información: en este encabezado incluye cuatro opciones donde se

muestran los módulos que alimentan con información este reporte, por defecto

aparecerán las cuatro opciones marcadas, únicamente no será así cuando se

Page 310: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

302 Reportes Cuentas por Cobrar

determine que alguno de los sistemas no se encuentra instalado, en ese caso la

opción del sistema no instalado deberá estar desmarcada y deshabilitada.

Incluir Operaciones: Por defecto aparecerá marcada la opción de

Retenciones en Compras y Percepciones en Ventas, pero el usuario puede

seleccionar retenciones o percepciones (que corresponderán al monto definido

para los documentos en el campo de impuesto 2) según el reporte de su

interés. Esto normalmente depende de si la compañía es Gran Contribuyente o

no.

Moneda: esta opción define si quieren ver los montos del reporte convertidos

a moneda funcional (local) o bien a moneda de reporte (extranjera).

Page 311: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 303

Carpeta General de Reporte de Retenciones Percepciones de IVA

Retenciones

En esta carpeta se incluyen los siguientes datos:

Disponibles: en esta opción se presenta la lista de retenciones que

corresponden a retenciones por concepto de anticipo al impuesto de

transferencia de bienes y a la prestación de servicios. Esto será utilizado para

el cálculo de las retenciones. Las retenciones incluidas en estas listas muestran

tanto el código como la descripción, la cual debe llevar la partícula IVA para

su correcta asociación.

Page 312: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

304 Reportes Cuentas por Cobrar

Seleccionadas: en esta opción se mostrarán las retenciones que desde la

opción Disponibles hayan sido elegidas mediante el uso de los botones

indicados para el movimiento de las mismas. Específicamente, para trasladar

una retención sería con , para trasladar todas sería con , para devolver una

se haría con y para devolver todas sería con el botón .

Carpeta Retenciones de Reporte de Retenciones Percepciones de IVA

Page 313: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 305

DIFERENCIAS DE CAMBIO

(HISTÓRICO) Este reporte, a diferencia del reporte de Diferencias Cambiarias, que muestra

una proyección de lo pendiente, despliega las diferencias cambiarias de los

procesos que ya se han corrido.

Los históricos del diferencial cambiario se mostrarán para los documentos

cuyo saldo sea diferente de cero, es decir, los documentos cancelados y con

saldo, la construcción de dicho reporte se basará en las características que se

definan en el filtro. La transacción o asiento contable del documento puede

estar en el Diario o en el Mayor.

Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes

a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite

definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de

Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de

Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.

La información del filtro está definida en dos carpetas General y Tipos.

General

En esta carpeta se define la siguiente información:

El reporte cuenta dos campos para el rango de Fechas en los que se define el

periodo para el cual se quieren delimitar los datos, además en el campo

Moneda con el que se discriminará a los documentos según la moneda que

tengan definida, en este campo se puede definir un rango de monedas.

En la sección Contenido del reporte, se podrá delimitar aún más la

construcción del mismo, pues se tiene la posibilidad de Mostrar sólo los

documentos con Saldo.

Finalmente en esta carpeta el usuario define el patrón de ordenamiento de la

información desplegada en el reporte, ya sea por Código o Nombre de

Cliente.

La pantalla de definición de los datos anteriores es la siguiente:

Page 314: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

306 Reportes Cuentas por Cobrar

Carpeta General para el reporte Histórico de Diferencias Cambiarias

Tipos

En esta carpeta se define la información de lista los documentos de tipo

Crédito y de tipo Débito que se incluirán en el reporte.

La pantalla de definición de los datos anteriores es la siguiente:

Page 315: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 307

Carpeta Tipos para el reporte Histórico de Diferencias Cambiarias

REPORTE DE VENTAS BIENES Y

SERVICIOS (REP. DOMINICANA) El reporte de Ventas de Bienes y Servicios hace un desglose de las ventas de

bienes y/o servicios que ha hecho el contribuyente durante un periodo fiscal.

El reporte consiste de un listado de los diferentes documentos de Venta,

desplegando para cada uno su RNC o Cédula, el NCF asignado, el NCF

Modificado para los documentos asociados, la Fecha, el ITIBIS y el Monto

Total del documento. El reporte de Ventas se ubica también en el módulo de

Facturación.

Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías

que en Administración del Sistema, en la opción de Compañías, en la

casilla País tengan definido Republica Dominicana.

Page 316: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

308 Reportes Cuentas por Cobrar

En caso de marcar que se desea la información de los dos módulos, el reporte

traerá la información de Facturación y de Cuentas por Cobrar, sin

repetir registros y sin documentos anulados. De Facturación tomará las

facturas de contado que no han sido registradas en Cuentas por Cobrar.

Las casillas por las que se puede filtrar el reporte se describen a continuación,

éstas permiten delimitar la información que se despliega en el reporte, con el

fin de permitir un manejo más fácil y un mejor análisis de dicha información y

son las siguientes:

Año: campo para especificar el año para el cual desea emitir el reporte.

Código de Información: en esta casilla el sistema sugerirá por defecto el

código ‘607’, pero está habilitado por si fuera necesario indicar el código

‘611’.

Prefijo NCF: casilla de tipo F1 desde el cual se puede elegir el Prefijo de

NCF según los utilizados para los documentos en Cuentas por Cobrar y

Facturación.

Tipo Documentos: esta sección cuenta con tres opciones, en las que se

puede marcar uno o más tipos de documentos a incluir en el reporte. Si no se

marca ninguna opción el sistema asume que se incluirán los tres tipos de

documentos (FAC, N/C, N/D).

Módulo Origen: sección con dos opciones en donde se puede marcar uno o

ambos módulos de origen de documentos a incluir en el reporte. Igualmente

que para los tipos de documentos, si no se marca ninguna opción se asume que

se incluirán los documentos originados desde Cuentas por Cobrar y

Facturación.

Reporte: en esta sección se incluyen varias opciones, al marcar la opción de

Mostrar Saltos en Numeración el reporte emitirá en el archivo una línea

indicando que hay un salto en el consecutivo de NCF. Con la opción Mostrar Totales se imprimirá en el encabezado del archivo el monto total facturado,

es decir, la suma de todos los registros. Al utilizar la opción Generar Archivo se habilitará el campo Archivo Destino, en el cual se debe indicar

el nombre del archivo a generar y la ruta donde se va a guardar.

Page 317: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 309

Filtro de Reporte de Libro de Ventas Bienes y Servicios

REPORTE DE NCF ANULADOS (REP. DOMINICANA) El Reporte de NCF Anulados emite un listado de los consecutivos de NCF’s

de los documentos que han sido anulados en un año determinado para un tipo

de anulación específico, el mismo se pude delimitar por un NCF determinado.

El reporte se ubica también en los módulos de Facturación y Cuentas

por Pagar.

Page 318: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

310 Reportes Cuentas por Cobrar

Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías

que en Administración del Sistema, en la opción de Compañías, en la

casilla País tengan definido Republica Dominicana.

La pantalla del filtro que permite generar el reporte es la siguiente:

Filtro de Reporte de NCF Anulados

La información solicitada por el filtro del reporte para su correspondiente

despliegue es la siguiente:

Año: casilla en la que se define el año para el cual se desea emitir el reporte,

no puede quedar vacía.

Prefijo NCF: casilla en la que se puede o no delimitar el reporte por uno de

los prefijos definidos en Administración del Sistema. Para la definición

de esta casilla se cuenta con la ayuda del botón “Buscar Consecutivo”

identificado por el icono , con el mismo se podrá desplegar la lista de los

prefijos de NCF definidos en el sistema.

Page 319: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Reportes 311

Tipo de Anulación: en este campo se debe elegir, de entre los creados, uno

de los tipos de anulaciones, que vienen siendo las razones por las cuales se

anularon los documentos que contenían los consecutivos de NCF. Cuenta con

la ayuda del F1 para su definición.

Módulo Origen: en esta sección se presenta tres opciones de los tres

módulos que pueden alimentar el reporte, las mismas son Cuentas por

Cobrar, Cuentas por Pagar y Facturación. Si no se marca ninguna de

ellas, el sistema asume que debe tomar en cuenta la información de los tres

módulos.

Reporte: con esta sección se da la posibilidad de definir los datos para la

generación de un archivo electrónico, el cual contiene los datos del reporte

según el filtro definido. Al marcar la casilla de tipo check box, Generar Archivo, se activa la casilla Archivo Destino, en la cual se debe definir la

ruta del archivo que se va a generar para su emisión.

Page 320: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 321: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 313

CAPÍTULO 8

Procesos

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se presentan aquellos procesos que son ejecutados en el

módulo de Control Bancario y que por su naturaleza son considerados

especiales. Estos procesos son:

Modificación de Documentos: a diferencia de los demás

procesos, este proceso no se encuentra definido como tal por realizarse

sin una interfaz diferente, el mismo se corre desde el submenú de la

opción de Transacciones, específicamente en Documentos.

Aprobar Movimiento Diario: se encuentra ubicado en el

submenú de la opción de Administración.

Procesos Contables: se encuentran los procesos de

Diferencias Cambiarias e Intereses de Mora ubicados en el

submenú de la opción de Administración.

Recálculo de Saldos: ubicado en el submenú de la opción de

Administración.

Purga de Datos: ubicado en el submenú de la opción de

Administración.

Generación de Asientos

MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS El sistema no permite modificar un documento Aprobado.

Aunque este proceso no está definido con una opción aparte en el submenú de

Procesos, éste se da cuando se ha generado un documento de crédito tipo

Depósito o T.E.F., a lo que el sistema crea una copia en el módulo de Control Bancario. Por lo tanto, si se modifica algún documento de estos

tipos desde Cuentas por Cobrar, la copia en Control Bancario

también se modificará. Sin embargo, si estos documentos han sido conciliados

en firme en el módulo de Control Bancario, no podrán tener nuevas

modificaciones desde Cuentas por Cobrar.

Page 322: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

314 Procesos Cuentas por Cobrar

Analice, detalladamente, el siguiente diagrama:

Page 323: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 315

Manejo de los documentos de Cuentas por Cobrar en Control Bancario

Si el módulo está integrado a la Contabilidad General, entonces al

modificar un documento, el sistema despliega la pantalla Diario de la Contabilidad nuevamente, es decir, el asiento contable también debe ser

modificado para que se ajuste a la transacción que se realiza desde Cuentas

por Cobrar.

Este proceso de modificación de asientos contables presenta dos posibles

opciones, según la modalidad de Generación de Asientos definida en los

Parámetros del Módulo.

si el asiento se graba en el Diario de la Contabilidad, esto es, si NO SE

MARCA la opción de Aplicar Automáticamente. Entonces al modificar

el documento desde Cuentas por Cobrar, el sistema borra el asiento

original y crea uno nuevo que contiene la información correcta. Este

asiento se graba nuevamente en el Diario de la Contabilidad.

Page 324: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

316 Procesos Cuentas por Cobrar

Page 325: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 317

Relación de los asientos contables del diario y los documentos de Cuentas por Cobrar

si el asiento se graba en el Mayor de la Contabilidad, esto es SI SE

MARCA la opción de Aplicar Automáticamente; entonces al

modificar el documento desde Cuentas por Cobrar, el sistema crea un

asiento de reversión que anula el asiento original del mayor y

posteriormente, crea un nuevo asiento que contiene la información

correcta. Este asiento se graba en el Mayor de la Contabilidad y

actualiza los saldos de las cuentas involucradas.

Page 326: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

318 Procesos Cuentas por Cobrar

Page 327: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 319

Relación de los asientos contables del mayor y los documentos de Cuentas por Cobrar

APROBAR MOVIMIENTO DIARIO Este proceso permite Aprobar los documentos, seleccionados mediante el

botón Filtrar, de los clientes registrados en la base de datos.

Un usuario en particular podría tener el privilegio de Aprobar el

Movimiento Diario.

Para más información sobre la asignación de privilegios consulte "Control de

Seguridad" en la página 419.

Una vez Aprobados, los contrarecibos y los documentos seleccionados

no pueden ser Modificados, Eliminados o Anulados.

Page 328: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

320 Procesos Cuentas por Cobrar

Cuando los documentos están aprobados se despliega una marca en el margen

izquierdo de la línea del documento:

Es importante considerar la leyenda de la pantalla que dice así:

"Este proceso marca todos los documentos como aprobados. Una vez

realizado, los documentos no se pueden modificar, solamente se

puede aplicar el saldo de los mismos a otros documentos".

Ventana de Aprobación de Documentos

El botón de Filtrar permite seleccionar los documentos para el proceso de

Aprobación mediante diferentes criterios:

Rango de Clientes.

Rango de Países.

Rango de Monedas.

Rango de Categorías de Clientes.

Tipo de Documentos.

Rango de Números de Identificación de Documento.

Rango de Fechas de Creación de Documento.

Page 329: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 321

Filtro para Aprobación de Documentos

FACTURACIÓN - CARGAR Un usuario en particular podría tener el privilegio de Cargar Documentos

de Facturación. Para más información sobre la asignación de privilegios

consulte "Control de Seguridad" en la página 419.

Este proceso copia o carga en línea al módulo Cuentas por Cobrar todos

los documentos de Facturas y Devoluciones generados en el módulo de

Facturación. Los documentos que se cargan no tendrán toda la información

que se ingresó en Facturación, únicamente se copiará aquella que es

necesaria para el registro de cuentas por cobrar, y que corresponde a la

información que se ingresa desde este módulo.

Page 330: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

322 Procesos Cuentas por Cobrar

Las condiciones que debe cumplir un documento de Facturación para poder

ser cargado en Cuentas por Cobrar son:

haber sido creado en una fecha anterior o igual a la fecha límite

establecida en esta opción

que el documento no haya sido cargado anteriormente

que el número del documento no haya sido asignado a otro documento

creado desde Cuentas por Cobrar propiamente

que los documentos de Facturación no tengan una condición de

pago igual a la Condición de Pago de Contado definida en la

carpeta General de los Parámetros del Módulo de

Facturación.

Cuando se cargan documentos de Facturación, en este módulo queda

registrado que en Cuentas por Cobrar se corrió dicho proceso. Por

ejemplo, si en el módulo de Facturación se despliega la Consulta de Facturas, se notará que existe una columna denominada Cargado CxC,

donde se establece la condición del documento con respecto a este proceso.

Como se mencionó anteriormente, los documentos creados en Facturación

que serán cargados en Cuentas por Cobrar corresponden a Facturas y

Devoluciones. Los primeros serán copiados como facturas, sin embargo, las

devoluciones se copiarán como Notas de Crédito. Además, si un

documento ha sido anulado desde Facturación, se cargará a Cuentas por

Cobrar con un monto y un saldo de cero y su concepto dirá anulado

Cuando se cargan facturas de Facturación, el sistema despliega por

omisión, en la casilla de Referencia del documento de Cuentas por

Cobrar, la leyenda "Cargado de Factura: (# del documento)" si se trata de

una factura, o bien, "Cargado de Devolución: (# del documento)" si se trata

de una devolución. Esta leyenda puede definirse según las necesidades

particulares del usuario desde la casilla denominada Comentarios para C

x C, que se ubica en la carpeta de Textos en el menú de Pedidos! o en las

opciones de Facturación sin Pedido y Devoluciones sin Factura

del menú de Facturas, todas éstas del módulo de Facturación.

Cuando se cargan facturas o devoluciones de Facturación, el sistema

automáticamente actualiza el saldo del cliente.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

Page 331: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 323

Pantalla de Facturación – Cargar

Esta opción está compuesta de dos secciones:

Estado de documentos: permite al usuario definir si las facturas que se

cargarán deben estar aprobadas o no aprobadas. Esta opción está directamente

relacionada con el módulo de Administración del Sistema, ya que en este es

donde se asignan los privilegios que permiten al usuario editar estas casillas.

Si no se tienen los privilegios para editarlas esta opción aparece deshabilitada

y sólo se cargarán las facturas aprobadas.

Fecha límite: esta casilla limita la carga de facturas, pues las que estén con

fecha posterior a la señalada no serán cargadas en el módulo de Cuentas por

Cobrar.

PROCESOS CONTABLES En esta opción se realizan procesos en batch de carga de asientos a la

contabilidad, esto es, que los asientos relacionados por las transacciones de

diferencias cambiarias e intereses de mora se cargan a la contabilidad

únicamente cuando el usuario decide correr los procesos correspondientes.

Un usuario en particular podría tener el privilegio de Ejecutar los procesos

de Diferencias Cambiarias e Intereses de Mora. Para más

Page 332: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

324 Procesos Cuentas por Cobrar

información sobre la asignación de privilegios consulte la sección Para más

información sobre la asignación de privilegios consulte "Control de

Seguridad" en la página 419.

DIFERENCIAS CAMBIARIAS Este proceso actualiza el tipo de cambio de todos los documentos pendientes a

la fecha de corte que se indique para el proceso y que estén definidos en

monedas diferentes a la moneda local de la compañía y genera los asientos

correspondientes al Ajuste por Diferencias Cambiarias.

El proceso requiere que todos los documentos crédito y débito hayan sido

aprobados en la opción Aprobar Movimiento Diario en Administración. De lo contrario, el proceso de diferencias cambiarias no se efectuará.

El proceso de Diferencias Cambiarias debe ejecutarse el mismo día del

cierre contable. Tanto en el módulo de Contabilidad General como en

los auxiliares contables: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y

Control Bancario.

Para ejecutar el proceso se toman los valores correspondientes a los tipos de

cambio definidos en las tablas de Tipos de Cambio y Monedas del módulo

de Administración del Sistema.

Mantenga actualizados los tipos de cambio!!!

Ingreso de Datos

Para ejecutar el proceso de Diferencias Cambiarias debe realizar el siguiente

procedimiento:

1. Ingresar a la opción de Diferencias Cambiarias del menú

Procesos Contables, del submenú de Administración.

2. Completar la información correspondiente a la Fecha Corte o fecha

que se utilizará como límite para el cálculo de las diferencias

cambiarias y el Tipo de Cambio correspondiente a esa fecha.

A modo informativo, se muestra la Fecha Ult.Proceso, esta casilla

no es modificable, en la misma se muestra el detalle de la fecha en que

se corrió por última vez el proceso de diferencias cambiarias, dicha

fecha servirá para que el usuario la tome como referencia para el nuevo

Page 333: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 325

proceso, debido a que la fecha del nuevo proceso debe ser mayor o

igual a la fecha del último proceso.

3. Completar las carpetas General y Notas según la información que

allí se pregunta.

4. Presionar el botón de Aceptar que se presenta en la parte inferior de

las carpetas, de esta manera se concluirá el proceso de Diferencias

Cambiarias. Para mayor detalle sobre los asientos generados por el

proceso de Diferencias Cambiarias consulte “Asientos Contables y

Diferencias Cambiarias” en la página 427.

Descripción de Carpetas

General

En esta carpeta se deben completar los siguientes datos:

Fecha Contable: fecha con la cual se desea registrar la transacción contable

por las diferencias cambiarias. Para la fecha contable se sugerirá la misma

fecha de corte, por lo que cada vez que se edite ésta, la fecha contable será

actualizada con esa misma fecha.

Paquete: se ingresa el código del paquete por utilizar para asientos

generados por diferencias cambiarias.

Tipo Transac: se ingresa el código del Tipo de Asiento por utilizar para

asientos generados por diferencias cambiarias.

Tipo de Contabilidad: en este campo se puede elegir -por medio de un

check- el tipo de contabilidad (Fiscal, Corporativa o Ambas) por utilizar para

asientos generados por diferencias cambiarias.

Transacción Contable: elija el Tipo de Transacción Contable que

se desea resumida o detallada. La Transacción Resumida es aquella que

genera el mínimo de asientos posibles en el momento de correr el proceso de

diferencias cambiarias, ella automáticamente totaliza todo lo que se puede

sumar para así presentar los asientos resumidos. En el otro caso, la

transacción detallada, se presenta un asiento para cada documento, por lo

que se genera una cantidad de asientos igual a la cantidad de documentos

registrados, la ventaja de esta opción es que permite el rastreo de la

información, o sea, cada asiento se puede asociar a un documento específico.

Ordenado por: en esta opción se define el criterio por el cual el sistema

ordenará los registros incluidos en el reporte, los mismos son Código Cliente o Nombre Cliente.

Page 334: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

326 Procesos Cuentas por Cobrar

Carpeta General del Proceso de Diferencias Cambiarias

Notas

En esta carpeta se puede detallar e incluir los comentarios que se consideren

necesarios. A modo informativo y para dar una referencia más acertada al

usuario el sistema desplegará en el recuadro de dicha carpeta la información:

de los datos del proceso como se sugiere a continuación:

Page 335: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 327

“Transacción contable generada por el proceso de diferencias cambiarias de

CC con fecha de corte “se indicaría la fecha de corte” y con tipo de cambio

de local a moneda reporte de “tipo de cambio indicado” y tipo de cambio de

la moneda del documento “tipo de cambio indicado”.

INTERESES DE MORA Este proceso calcula los saldos vencidos y el monto que corresponde a los

intereses de mora para cada cliente, a una fecha de corte. Además, emite el

Comprobante por Cargo de Intereses.

Cuando se corre este proceso y el sistema encuentra documentos de débito

vencidos, emite un comprobante de cobro para que sea entregado a cada

cliente moroso y, entonces genera un único documento de débito de tipo

Interés de Mora para cada cliente, el cual tiene definido un monto que

corresponde a la suma de los intereses de mora de todos los documentos

vencidos del cliente, a la fecha en que se corre este proceso.

El documento creado se despliega en la tabla de documentos de cada cliente,

el sistema también recalculará el saldo del cliente de manera que se contemple

el monto de los intereses de mora.

Adicionalmente, si en los Parámetros del Módulo se define que el tipo

de documento Interés de Mora tiene integración contable entonces, en

Contabilidad General se crea un asiento contable por cada documento

creado, que refleja esta transacción; el paquete y tipo de asiento que se

utilizarán, así como las cuentas contables involucradas serán las que se

definieron para cualquier transacción de Cuentas por Cobrar de tipo

débito, desde los Parámetros del Módulo y en la tabla correspondiente

(países, categorías de cliente, según se generen los asientos de este módulo)

del módulo de Administración del Sistema.

Page 336: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

328 Procesos Cuentas por Cobrar

Ventana Principal del Proceso Contable Intereses de Mora

En la pantalla de la opción se debe definir la moneda establecida para

cliente que se considerará para ejecutar el proceso de intereses de morar.

Además, es preciso establecer el orden en que se imprimirán los

comprobantes, por código o por nombre del cliente.

Seguidamente, se despliega la casilla de Fecha Límite en la cual el sistema,

por omisión, despliega la fecha actual, sin embargo, el usuario puede decidir

hasta cuál fecha evaluar si los documentos están vencidos para el cobro de los

intereses de mora. Esto es, para los documentos que hayan vencido en fechas

anteriores o en la misma fecha límite, se cobrarán los intereses moratorios

correspondientes.

Además, existe una casilla (check box) denominada Aprobar movimientos al generar, la cual si se marca establece que cuando se

crea el documento por intereses de mora de cada cliente, el sistema lo aprueba

automáticamente. Recuerde que cuando un documento está aprobado

despliega el símbolo en el margen izquierdo de la línea correspondiente.

En la parte inferior de la pantalla se despliegan tres botones denominados:

Procesar

Page 337: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 329

Filtrar

Cancelar0

Al presionar el primer icono se ejecuta el proceso de carga de intereses de

mora. Refiérase a "¿Cómo Cargar los Intereses de Mora?" en la página 329,

para el detalle del procesamiento de esta opción.

El segundo botón despliega las opciones de filtro para el proceso. El proceso

de Intereses de Mora puede hacerse a todos los documentos vencidos de

la base de datos o solamente a aquellos que el usuario estime conveniente. Las

opciones del filtro son:

Rango de Clientes

Moneda de los documentos a considerar en el proceso.

Se puede establecer si los comprobantes se ordenan por código o por

nombre del cliente.

Categoría de clientes, esta es otra de las opciones que se configura en

el módulo de Administración del Sistema

Nivel de precios: este dato es configurable en el módulo de

Administración del Sistema. En esta sección además se puede elegir si

se incluyen los documentos con nivel de precios local y / o nivel de

precios dólar.

Rango de Clase: la clase del cliente se define desde la carpeta

General de dicho menú.

Condición de pago, el filtro permite elegir los documentos de los

clientes con condiciones de pago determinadas.

Rango de Zonas de los clientes

Rango de Rutas de los clientes

Rango de Países de los clientes

Rango de Vendedores definidos a los documentos

Rango de Cobradores definidos a los documentos

El último botón, denominado Cancelar, devuelve al usuario al menú

principal del módulo sin ejecutar el proceso.

Instrucciones Específicas

¿Cómo Cargar los Intereses de Mora?

Para ejecutar el proceso de carga de Intereses de Mora se debe seguir el

procedimiento descrito a continuación:

Page 338: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

330 Procesos Cuentas por Cobrar

1. Del menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar,

seleccione la opción Administración. Se desplegará un submenú,

elija la tercera opción denominada Procesos Contables, se

desplegará otro submenú, entonces active la alternativa denominada

Intereses de Mora. Se desplegará la pantalla principal de la

opción.

2. Defina los parámetros que se establecen en la pantalla principal:

Moneda de los documentos

Ordenación de los comprobantes

Fecha Límite para la definición del vencimiento de los

documentos.

Aprobación de los documentos de intereses de mora

3. Presione el icono Filtrar si se quiere escoger solamente algunos

documentos vencidos para considerar en el proceso, por medio del

establecimiento de rangos específicos que se despliegan en la pantalla

de Criterios para Selección de Clientes.

Una vez definidos los rangos, presione el icono Aceptar para que el

sistema únicamente considere los documentos vencidos de los clientes

que aplican en los rangos establecidos. El sistema retornará

nuevamente a la pantalla principal de la opción.

4. Presione el icono Procesar para ejecutar el proceso de carga de

intereses de mora.

El primer paso en el procesamiento de los intereses de mora es la

generación de comprobantes que serán entregados a los clientes. Se

desplegará la pantalla de Parámetros para los Comprobantes.

Definición para los Parámetros de los Comprobantes

Page 339: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 331

En esta pantalla el sistema sugiere el consecutivo para la numeración

de los documentos. Esta numeración se lleva para todos los

documentos tipo Interés de Mora del sistema y no para un cliente en

específico. Sin embargo, el usuario puede definir la numeración que

considere conveniente.

El número que se despliega en esta casilla será el que tenga el primer

comprobante y el primer documento de interés de mora que se

generen. Si el sistema tiene que generar más de un documento

entonces la numeración de los documentos posteriores seguirá un

consecutivo que inicia con el número definido en esta casilla.

Además se despliega una casilla denominada Condición de Pago.

En ésta el usuario debe definir la condición de pago que tendrán

TODOS los documentos de intereses de mora que se generen.

5. Presione el icono Procesar para continuar con la carga de intereses

de mora.

A continuación se desplegará la pantalla de Parámetros de

Impresión, donde el usuario puede definir si envía la impresión a

pantalla para hacer un "preview" (vista preliminar) del documento o

bien, crear un archivo tipo TXT de los comprobantes. Finalmente,

puede decidir si imprime en papel los comprobantes de cobro para que

sean enviados a los clientes.

El Comprobante de Cargo por Intereses que se obtiene es

similar al siguiente:

Page 340: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

332 Procesos Cuentas por Cobrar

Comprobante por cargo de Intereses de Mora

Es preciso que se emitan los comprobantes en cualquiera de sus tres

opciones, para que el proceso continúe.

6. Una vez que se emitan los comprobantes, el sistema pregunta si se

generan los documentos de intereses de mora para cada cliente.

7. Presione Generar para ejecutar el proceso.

Pantalla de Confirmación

8. Si se tiene integración contable con el módulo de Contabilidad

General y además se ha definido que los documentos tipo Interés de

Mora generan asientos, entonces el sistema anotará en el diario o en el

mayor de la contabilidad los asientos debido a las transacciones por

intereses de mora del documento creado a cada cliente.

Page 341: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 333

Según la modalidad de Generación de Asientos que se haya definido

en los Parámetros del Módulo, el usuario podrá ver, modificar y

aplicar al mayor, o cualquier combinación entre éstas, los asientos que

se generen en la contabilidad.

A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la

generación de un documento tipo Interés de Mora:

Cuenta Contable

Débito Colón

Crédito Colón

Cuentas por Cobrar ¢ 5,000.00

Intereses por Mora ¢ 5,000.00

DÍAS PROMEDIO DE ATRASO Esta opción calcula los días promedio de atraso de los documentos tipo débito

asociados con cada cliente y creados a partir la Fecha Inicial.

Un usuario en particular podría tener el privilegio de Ejecutar el proceso de

Días Promedio de Atraso. Para más detalle consulte “Control de

Seguridad” en la página 419.

Días Promedio de Atraso

MANEJO DE DÍAS DE REVISIÓN Nota: para configurar los días de revisión por cliente, primero se debe

configurar la carpeta Textos de Parámetros del Módulo y luego se debe

Page 342: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

334 Procesos Cuentas por Cobrar

especificar en la carpeta Textos del Mantenimiento de Clientes los días de

Revisión.

La opción comprende dos partes:

Un listado de facturas formado por una tabla de consulta donde se

realiza la modificación de la fecha de revisión para las facturas. Posee

un filtro con rangos de fechas de las facturas, clientes, y número de

factura, además de un rango de fechas de revisión. Permite marcar las

facturas y aplicarles el proceso de cálculo de fecha de revisión, aunque

esta columna puede ser editada directamente por el usuario.

Un reporte de documentos el cual es un listado de facturas agrupadas

por cobrador y por cliente, el cual puede desplegar información

filtrada por cobradores o por fecha de revisión. El reporte sólo

imprime las facturas que poseen fecha de revisión, y puede ser

impreso en pantalla, archivo o en impresora.

El Manejo de Días de Revisión es una funcionalidad que permite:

Calcular la fecha de revisión de la factura con base en la fecha en que se

corre el proceso y a los días indicados para la revisión, además permite

almacenar y cambiar esta fecha.

Calcular la fecha de revisión para varios documentos a la vez.

Emitir un reporte de Documentos por Cobrar agrupado por fecha de

revisión y por cliente que incluye la agrupación por Zona, País o

Cobrador,

Que muestre los documentos por vencer a una fecha específica y también

los que no están vencido

Mostar los montos tanto en moneda local, dólar como en la moneda del

cliente

Apoyar la gestión de cobro de los documentos mediante el manejo de una

fecha de cobro para cada documento independiente de la fecha de

vencimiento.

Manejar una fecha de seguimiento para cada uno de los documentos, esta

fecha de seguimiento sirve para llevar un mejor control sobre aquellos

pendientes que existan con relación a un documento.

Page 343: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 335

Pantalla de Revisión de Facturas

El diagrama de integración del proceso de documentos de revisión es el

siguiente:

Page 344: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

336 Procesos Cuentas por Cobrar

1. Se obtienen las facturas de Documentos del módulo Cuentas por

Cobrar.

2. Se obtienen los cobradores de las facturas de Cobradores del módulo

Administración del Sistema.

3. Se obtienen el rubro donde se encuentran almacenados los días de

pago del cliente de los Parámetros del Módulo de Cuentas por Cobrar.

4. Se obtienen los clientes de la factura y sus días de pago de Cliente del

módulo Cuentas por Cobrar.

5. Se obtiene la fecha actual del sistema.

6. Con base a la fecha actual y a los días de pago del cliente, se calcula la

fecha de revisión de la factura.

INGRESO DE DATOS El mantenimiento de esta tabla despliega la información principal de las

facturas y permite la edición de la fecha de revisión.

Incluye el número de la factura, el cliente, el cobrador, la fecha de la factura,

el monto y la fecha de revisión. Posee un filtro con rango de clientes, facturas,

fechas y fecha de revisión si se desea.

Page 345: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 337

En esta opción, la información se debe ingresar a través de una tabla de datos,

en ella se debe completar lo siguiente:

Factura: indica el número de la factura.

Fecha: muestra la fecha con la que se registró la factura en el sistema.

Cliente: presenta el código del cliente que generó la factura.

Monto: indica el monto de la factura.

Fecha de revisión: indica la fecha para revisión de la factura, esta casilla es

modificable. Debe ser un día hábil de revisión, es decir, el día de la fecha

indicada debe coincidir con alguno de los días de revisión indicados en la

carpeta Textos del mantenimiento de Clientes. Este dato puede ser calculado

automáticamente por el sistema (ver "¿Cómo Generar la Fecha de Revisión?"

en la página 338 ) o puede ser incluido en forma manual por el usuario.

FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales de esta opción se describen a continuación. Si desea

mayor detalle de estas refiérase a siguiente sección Instrucciones Específicas.

Botón Función Descripción

Esta opción

imprime el

reporte

Esta opción permite generar el reporte que lista las

facturas que poseen fecha de revisión, agrupadas por

cliente.

Esta opción

imprime el reporte de Cobro

Esta opción permite generar el reporte de los documentos

que estén pendientes y cuya fecha de vencimiento sea menor o igual a la fecha límite.

Esta opción

permite

seleccionar las facturas

Permite marcar las facturas a las cuales se les va a correr

el proceso de generación de fechas de revisión.

Permite

desmarcar las

facturas

seleccionadas

Permite desmarcar facturas que estaban seleccionadas para

correrle el proceso de generación de fechas de revisión

Permite ejecutar

el proceso

Esta opción ejecuta el proceso que genera de manera

automática las fechas de revisión de las facturas

indicadas por el usuario

Page 346: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

338 Procesos Cuentas por Cobrar

INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS

¿Cómo Generar la Fecha de Revisión?

Para generar la fecha de revisión automáticamente procesa de la siguiente

manera:

1. Seleccione las facturas a las cuales desea calcular la fecha de revisión

por medio del icono . Si desea desmarcar alguno de los registros

que ya estaban seleccionados lo debe hacer con el icono .

2. Una vez seleccionada(s) la(s) factura(s), se invoca el proceso de

cálculo de fechas de revisión por medio del icono . El proceso toma

como fuente, la fecha actual del sistema y los días de revisión

indicados en la carpeta Textos del mantenimiento de Clientes y

calcula la fecha de revisión para la(s) factura(s).

3. Una vez generadas las fechas debe grabar los datos.

Reporte de Facturas

Este reporte lista las facturas que poseen fecha de revisión, agrupadas por

cobrador y suba grupadas por cliente.

El reporte incluye los datos generales de la empresa, la fecha y hora actual,

número de página; identificador y nombre del cobrador; identificador y

nombre del cliente; número, fecha, monto y fecha de revisión de cada factura.

Posee un filtro con rango de cobradores, y rango de fecha de revisión.

Este reporte, toma las facturas que posean fecha de revisión y los datos de

filtro ingresados por el usuario y con base en estos presenta un reporte que

puede ser impreso en pantalla, en impresora o en archivo.

Page 347: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 339

Reporte de Días de Revisión

El filtro de este reporte permite obtener reportes parciales de las facturas. Los

parámetros para seleccionar los registros son:

Cliente: en esta parte se debe indicar el rango de clientes que se desea se

incluyan en el reporte.

Fecha de revisión: permite elegir el rango de fechas de revisión entre las

cuales se encontrarán los documentos desplegados en el reporte

Page 348: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

340 Procesos Cuentas por Cobrar

Pantalla de Filtro para el Reporte

¿Cómo Generar el Reporte de Cobro?

Esta opción despliega una lista de los documentos que a la fecha límite o fecha

en la que se crea el reporte tengan cobros pendientes, es necesario cerciorarse

que en los Parámetros del módulo de Cuentas por Cobrar esté definido el

uso de Rubros Adicionales, que los mismos hayan sido definidos, además

de que se haya definido el Rubro para los Días de Revisión y que en la

Carpeta Otros donde se define los datos del Cliente esté especificado los Días de Cobro.

Para generar el Reporte de Cobro es necesario que antes se haya corrido el

proceso de que genera de manera automática las fechas de revisión de las

facturas, dicho proceso lo puede consultar en la sección ¿Cómo Generar la

Fecha de Revisión? En la página 338. Una vez que se hayan cumplido las

condiciones anteriores se procede de la siguiente manera:

1. Desde la opción Manejo de Días de Revisión, accese al reporte por

medio del icono . A lo que el sistema desplegará la pantalla de

Reporte de Cobro.

Page 349: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 341

Pantalla de Reporte de Cobro

2. Una vez en dicha pantalla, se define la fecha de corte para el

proceso, con la que el sistema delimitará la inclusión de

documentos.

3. Definida la fecha de corte, imprima el reporte con el botón de

Imprimir.

Formato del Reporte

Page 350: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

342 Procesos Cuentas por Cobrar

Reporte de Cobro

RECÁLCULO DE SALDOS Esta opción actualiza el saldo de los documentos pendientes de cobro o cancelados y el saldo general de cada cliente.

El sistema obtiene la información a partir de la tabla de Aplicaciones de Documentos. También existe la posibilidad, si el usuario lo desea, de definir

un rango de Clientes para los cuales se les realizará el recálculo de saldos.

Page 351: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 343

El sistema da la opción de crear solamente el archivo sin modificar los

registros la base de datos. Esto se puede hacer con la opción Debug: Solo generar archivo sin actualizar saldos. Si se tiene esta opción

desactivada, se modifica la base de datos y crea el archivo CCDISCR.TXT,

en el directorio de trabajo para la aplicación, donde se registran las

discrepancias.

Un usuario en particular podría tener el privilegio de Ejecutar el proceso de

Recálculo de saldos. Para más información sobre la asignación de

privilegios consulte “Control de Seguridad” en la página 419.

Recálculo de Saldos

PURGA DE DATOS Un usuario en particular podría tener el privilegio de Ejecutar el proceso de

Purga de Datos. Para más información sobre la asignación de privilegios

consulte “Control de Seguridad” en la página 419.

Con esta opción se eliminan los documentos aprobados y saldados con

fecha anterior a la especificada. Este proceso es útil para limpiar el disco de

Page 352: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

344 Procesos Cuentas por Cobrar

información obsoleta; también le permite, una vez acabado el proceso,

eliminar clientes inactivos manualmente (desde la opción de Clientes!).

Purga de Datos Históricos

Este proceso es lento e irreversible. Los datos purgados serán

totalmente eliminados.

GENERACIÓN DE TRANSACCIONES

CONTABLES Debido a la posibilidad de crear documentos sin su respectiva transacción

contable ya se a través del mantenimiento de documentos o por medio del

cargador dinámico, se cuenta con un proceso de generación en lote de las

transacciones contables pendientes, las transacciones que se va a generar

dependerá del filtro que se le defina en la pantalla del proceso.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

Page 353: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Procesos 345

Proceso de Generación de Transacciones Contables

Los datos mediantes los cuales se puede filtrar el proceso, se describen a

continuación.

Cliente: esta sección cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante las cuales se

podrá delimitar el proceso definiendo un rango de clientes que estén asociados

a los documentos.

Documentos: esta sección cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante las

cuales se podrá delimitar el proceso definiendo un rango de documentos que

no tengan transacción contable.

Débitos: esta opción muestra una lista de los documentos que se incluirán en

el proceso, se puede elegir Boleta de Venta, Factura, Interés Corriente, Interés

de Mora, Letra de Cambio, Nota de Débito, Otro Débito, Retención – Déb y

Recibo Hon. Pro.

Créditos: esta opción muestra una lista de los documentos que se incluirán en

el proceso, se puede elegir Depósito, Nota de Crédito, Otro Crédito, Recibo,

Retención y TEF.

Una vez definido el filtro para el proceso, se presiona el botón de Procesar

para llevar a cabo la generación de los asientos pendientes.

Page 354: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 355: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Mensajes de Exactus 347

APÉNDICE A

Mensajes de Exactus

NOTA INTRODUCTORIA En este apéndice se muestran los mensajes de advertencia y error que

despliega el módulo de Cuentas por Cobrar, así como una sugerencia de

cómo actuar ante ellos.

NIT's Duplicados

Este error se presenta cuando se está agregando un cliente, específicamente

cuando se está en la carpeta General sobre el campo de "Contribuyente".

Si en los Parámetros del Módulo de Cuentas por Cobrar no se ha marcado

Permitir NIT's duplicados, entonces cuando el usuario ingresa un NIT

existente o selecciona un registro de la tabla de NIT's, el sistema no permite

asociar el NIT con la Descripción o Razón Social y el Alias para el cliente.

Ventana de Advertencia por NIT Duplicado

Para solucionar este problema, ingrese a los Parámetros del Módulo de

Cuentas por Cobrar y marque Permitir NIT's duplicados, entonces

cuando el usuario ingresa un NIT existente o selecciona un registro de la tabla

de NIT's, el sistema permite asociar el NIT con la Descripción o Razón Social

y el Alias para el cliente.

Page 356: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

348 Mensajes de Exactus Cuentas por Cobrar

Ausencia de dirección de correo electrónico

Este error se presenta cuando se selecciona un grupo de clientes para enviar un

correo y alguno de ellos no tiene especificada la dirección de correo

electrónico, entonces el sistema despliega un mensaje de advertencia.

Mensaje de Advertencia

Para solucionar este problema, diríjase a la pantalla de creación de Clientes, a

la carpeta Direcciones y defina el detalle de ésta.

No se puede enviar un correo electrónico

Este error se presenta cuando el sistema no puede enviar el correo, de manera

que notifica que no fue posible acceder el cliente especificado.

Mensaje de Advertencia

Para solucionar este problema, verifique que el programa Microsoft Outlook se

encuentre abierto y que los parámetros del SPS.INI se hayan definido

correctamente.

Número de Consecutivo en documento

Cuando se está creando un documento –por ejemplo Nota de Débito, Nota de

Crédito o Factura- un usuario en particular puede cambiar el número de

Page 357: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Mensajes de Exactus 349

consecutivo. Si deja el campo de consecutivo en blanco, el sistema le envía un

mensaje de error.

No está definido el número de documento

Para corregir este problema, el usuario debe ingresar un número de

consecutivo cualquiera y NO dejar el campo en blanco.

Por otro lado, cuando se define un número de consecutivo ya existente en la

base de datos, el sistema envía un mensaje de error.

Número repetido de documento en la base de datos

Para solucionar este problema, elija un número de documento diferente al

ingresado anteriormente.

Page 358: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 359: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Parámetros en Archivos *.ini 351

APÉNDICE B

Parámetros en Archivos *.ini

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI

del módulo de Contabilidad General específicamente.

Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulte

el Manual de Configuración.

IMPRIMIRMONTOCONMONEDA Este parámetro está incluido en el EXACTUS.INI y establece si en el módulo

de Cuentas por Cobrar, en el texto asociado con el monto de los

documentos (facturas, depósitos, T.E.F. y otros) se especificará la moneda. Si

el parámetro está en SI, el texto asociado con el monto de los documentos

incluirá la moneda, por ejemplo: “Dos mil quinientos colones con 00/100”.

CC_MONTOBASEDESCPRONTOPAGO Permite indicar la lista de ítems del detalle del documento que se deben tomar

en cuenta para calcular el monto del descuento por pronto pago, a esta variable

se le pueden asignar cualquiera de los siguientes valores o una combinación de

ellos, teniendo el cuidado de digitarlos como se muestra:

CC_MontoBaseDescProntoPago=SUBTOTALDESCONTADO,RUBRO1

CC_MontoBaseDescProntoPago=IMPUESTO1

Los valores que se pueden asignar son los siguientes y cualquier combinación

de ellos separados por coma:

SUBTOTALDESCONTADO

IMPUESTO1

IMPUESTO2

RUBRO1

Page 360: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

352 Parámetros en Archivos *.ini Cuentas por Cobrar

RUBRO2

TODOS

CC_FECHADEAPLICACION Indica el valor inicial de la fecha de aplicación que se sugiere en la pantalla de

aplicación de documentos, esto se hace según lo especificado en este

parámetro. Los valores que se le pueden asignar son: Fecha_Documento o

Fecha_Sistema, de manera que si en el Exactus.ini se tiene la siguiente línea:

Si CC_FechaDeAplicacion=Fecha_Documento

Entonces la fecha con la que se sugerirá para la aplicación será la fecha del

documento, esto si dicha fecha está dentro de un período contable válido

Si CC_FechaDeAplicacion=Fecha_ Sistema

Entonces la fecha con la que se sugerirá para la aplicación será la fecha del

sistema.

CC_VALIDAR_MONTO_TRANSACCION_CG Indica si la transacción contable de un documento se puede generar por un

monto mayor al especificado para el documento.

CC_DESPLEGARCLIENTESENCERO Para el reporte de Saldos por Cuenta, mediante este parámetro se puede

imprimir dicho reporte para los clientes que no tienen movimientos en el

periodo seleccionado y cuyo saldo sea cero. Si la variable está definida con un

= SI, entonces el sistema tomara en cuenta todos los clientes con saldo 0 y los

desplegara en el reporte de Saldos por Cuenta, lo que podría eventualmente

aumentar el tiempo de despliegue del reporte. El valor por defecto de la

variable es = NO

CC_DESCPRONTOPAGOFINAL Este parámetro permite que al realizar descuentos por pronto pago, el sistema

no calcule el descuento cada vez que se realice un pago parcial, si no que el

sistema consultará si estoy cancelando el total del documento, en caso de ser

Page 361: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Parámetros en Archivos *.ini 353

así se aplicará inmediatamente el descuento, si solo es una parte no realiza

ningún cálculo, ahora si la variable no se registra en el archivo la aplicación se

comportara como lo hace normalmente.

[EMAIL] Este parámetro localizado en el archivo SPS.INI permite que se despliegue o

no la función para generar correos electrónicos desde la opción denominada

Mantenimiento de Clientes o dentro de la tabla principal de Clientes en

Cuentas por Cobrar.

Se debe localizar bajo la sección [EMAIL] y tiene los siguientes parámetros:

[EMAIL]

Usuario=ljimenez

Contraseña=XXXX

Email Activo=SI

Dentro del parámetro Usuario se debe ingresar el código de conexión del

usuario que utiliza la aplicación del correo electrónico tal y como se ingresa en

el sistema de red de la empresa.

En el parámetro Contraseña se e ingresa la clave del usuario para la conexión

a establecer. En este caso , al igual que en el parámetro Usuario, la clave debe

ser la misma que el usuario ingresa para trabajar en red dentro de la empresa.

El parámetro Email Activo puede tener dos valores: SI y NO.

Si se encuentra en SI indica que la función de correo electrónico se

encuentra activa y puede ser utilizada por el usuario.

Si se encuentra en NO quiere decir que la opción para correo

electrónico se encuentra inactiva y no es posible enviar correos desde

el módulo de Cuentas por Cobrar.

CC_TIPOFECHA_REP_ESTADOSCUENTA Este parámetro localizado en el archivo EXACTUS.INI permitirá al usuario

decidir si desea que en los parámetros del reporte de Estados de Cuenta se

despliegue la opción de "Fecha Rige", que corresponde a la fecha default, o la

"Fecha Vence".

Los posibles valores son dos, los cuales se mencionan a continuación:

FR: que indica que la opción que se va a usar es “Fecha Rige”, o

Page 362: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

354 Parámetros en Archivos *.ini Cuentas por Cobrar

FV: que indica que la opción que se va a usar es “Fecha Vence”.

CC_OMITIRVALIDARDOCASOC Aplica para las versiones 4.40 y 5.00. Este parámetro localizado en el archivo

EXACTUS.INI se utiliza para determinar si el usuario desea o no que se

omita la validación de la actualización del detalle del documento actual con

base al detalle del documento asociado al no encontrar algunos campos

definidos como por ejemplo en el caso de una factura de tipo exportación que

no tiene definido el Subtotal, impuesto y descuento en sus respectivos campos,

si no en campo Rubro1.

Los valores posibles son:

SI: el sistema omitirá la validación, pasando por alto el hecho de que el

impuesto, subtotal y descuento no se encuentran definidos.

NO: la funcionalidad se comportará como lo hace actualmente, es decir, envía

el mensaje de: "No se puede asociar este documento porque el impuesto,

subtotal y descuento se encuentran en cero o el documento no existe".

Page 363: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 355

APÉNDICE C

Conversión de Estados Financieros

NOTA INTRODUCTORIA El módulo de Cuentas por Cobrar se encarga de manejar la información de

los documentos pendientes de cobro, y a la vez, de registrar los pagos de los

clientes y la forma como estas deudas son canceladas.

Registra los movimientos en la cuenta de clientes de cuentas por cobrar. Por lo

tanto, se considera como un auxiliar del módulo de Contabilidad General.

Cuentas por Cobrar cuenta con dos características particulares y diferentes

entre sí, que son importantes de mencionar:

Traducción de movimientos a moneda de reporte

Manejo de transacciones en múltiples monedas

La primera y la que interesa para fines de este documento, se refiere a la

capacidad que tiene Exactus de traducir todos los movimientos que registra a

una moneda dólar definida para la compañía, con el fin de obtener la posición

financiera en dos monedas: la primera, en la que se realizan todas las

transacciones de la compañía y la segunda, una moneda extranjera en la que se

reporta los resultados de la misma.

La segunda característica se relaciona con el hecho, de que Cuentas por Cobrar

permite registrar en las cuentas de los clientes, documentos en varias monedas,

las cuales pueden ser la moneda funcional de la compañía, la moneda de

reporte de la compañía, la moneda propia del cliente o cualquier otra que se

haya definido previamente en la tabla correspondiente desde el módulo de

Administración del Sistema. De esta forma, el sistema realizará las

conversiones necesarias para manejar el saldo del cliente en la moneda que

éste tiene definida.

Si bien, estas son características independientes, existe una relación entre

ambas, dado que el sistema las maneja conjuntamente, si ambas se presentan

en forma simultánea. Esto debido a que, la característica de multimoneda

siempre estará presente en Cuentas por Cobrar, sin embargo, el uso de la doble

moneda en los estados financieros es una propiedad que el usuario decide si se

instala o no al crear la compañía.

Page 364: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

356 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

De manera que, el registro de los documentos y su traducción en la

contabilidad de la empresa, se llevará a cabo utilizando estas dos propiedades.

El sistema aceptará documentos en cualquier moneda, pero siempre reportará

dichas transacciones a la contabilidad en la moneda local y dólar definidas

para la compañía.

PARÁMETROS INICIALES Para obtener la funcionalidad de conversión de las transacciones de Cuentas

por Cobrar en la contabilidad, se deben definir primeramente ciertas

características básicas en el sistema:

1. Doble Moneda

2. Tipos de Cambio

3. Monedas

4. Moneda Local y Dólar

5. Moneda del Cliente y Característica Multimoneda

6. Integración Contable

7. Cuentas Contables

8. Cuentas para Diferencias Cambiarias

Los primeros parámetros los encontrará explicados detalladamente en el

capítulo destinado al módulo de Administración del Sistema de este mismo

manual.

MONEDA DEL CLIENTE Y CARACTERÍSTICA

MULTIMONEDA La importancia que tiene la moneda del cliente y el uso de múltiples monedas,

se debe a las conversiones que deberán hacerse posteriormente a los

documentos de cada cliente para obtener los montos correspondientes en

moneda local y dólar.

Por ejemplo, la moneda del cliente puede presentar tres posibles situaciones:

ser igual a la moneda local de la compañía

ser igual a la moneda dólar de la compañía

ser una tercera moneda

Page 365: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 357

Estas posibilidades tendrán gran importancia si el cliente NO utiliza

multimoneda, dado que definirán las conversiones que deben realizarse.

Definición de la Moneda del Cliente en la carpeta Otros

Por el contrario, si el cliente acepta múltiples monedas, entonces la moneda de

éste no tendrá tanta importancia, dado que la conversión se llevará a cabo

dependiendo de la moneda que se defina a cada documento que se registre.

Definición de Multimoneda en la carpeta General

Las dos características se definen desde la opción Clientes! de Cuentas por

Cobrar.

INTEGRACIÓN CONTABLE Es preciso que el módulo de Cuentas por Cobrar esté integrado con

Contabilidad General para obtener los resultados esperados de traducción de

los movimientos de la compañía a una moneda de reporte.

Si esta integración no está presente, el módulo será capaz de actualizar los

saldos de los documentos a una fecha específica.

Sin embargo esto se debe a que el valor referencial de la moneda del

documento varía con el tiempo (el tipo de cambio con respecto a la moneda

Page 366: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

358 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

local), y no a la traducción de los montos a la moneda dólar en que se reportan

los resultados de la compañía.

Esta actualización de saldos por diferencias en los tipos de cambio se debe

únicamente al uso de múltiples monedas para las transacciones de este

módulo.

La integración contable se define desde los Parámetros del Módulo. En esta

opción además se establecen características particulares que determinarán la

forma y el tipo de asientos generados, las cuentas contables utilizadas, las

transacciones que generarán asientos, etc.

Características Específicas para la Integración Contable

Page 367: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 359

CUENTAS CONTABLES La definición de cuentas contables es importante para Cuentas por Cobrar

debido a que cada cliente debe ser asociado a un grupo de cuentas, para

reflejar los movimientos del mismo sobre la contabilidad.

Las cuentas contables que son utilizadas en Cuentas por Cobrar tienen que ser

definidas con la característica que No Convierte que establece que no sean

consideradas en el proceso de diferencias cambiarias, cuando éste se efectúa

desde Contabilidad General.

Las cuentas de este módulo no utilizan la conversión de Contabilidad General

porque en el auxiliar se liga un tipo de cambio a cada documento del cliente

que es el que el sistema utilizará para ejecutar el proceso de diferencias

cambiarias que el mismo módulo posee.

Posteriormente, las cuentas contables deberán ser asociadas con las

características específicas de los movimientos que lleva a cabo este módulo.

Esto se realiza ya sea desde la tabla de países o bien en la tabla de categorías

de cliente de Administración del Sistema, según se haya definido en los

Parámetros del Módulo.

Pantalla de Cuentas por País en Administración del Sistema

Page 368: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

360 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

CUENTAS PARA DIFERENCIAS CAMBIARIAS Otro aspecto importante a definir previamente, se refiere a las cuentas que se

utilizarán para las diferencias cambiarias. Si bien es cierto, que el usuario

puede crear unas cuentas específicas en el cuadro de cuentas, deberá

adicionalmente asociarlas para tal efecto.

Esto se lleva a cabo desde los Parámetros del Módulo de Contabilidad General y es válido para todos los módulos de Exactus que realizan este

proceso.

FILOSOFÍA DE TRABAJO DEL

MÓDULO El módulo de Cuentas por Cobrar puede funcionar utilizando dos formas de

trabajo, tanto la remedición como la traducción de los saldos de las

transacciones. Para explicar el funcionamiento en este módulo, primero es

importante entender el concepto de cada una de ellas:

Remedición: esta filosofía establece que los saldos de los documentos

se calcularán con base en el tipo de cambio del día en que fueron

registrados.

De manera que el saldo de un documento, para la moneda del

mismo, la local y la dólar, se calcula con base en las conversiones al

tipo de cambio en que se registra el documento.

Traducción: en este caso, los saldos de los documentos son traducidos

al tipo de cambio actual, según la moneda definida para cada

documento.

Para realizar esta actualización Exactus cuenta con un proceso

especial denominado Diferencias Cambiarias, el cual revisará los

saldos de los documentos y traducirá, según la moneda y el tipo de

cambio vigente a la fecha de ejecutar el proceso, los montos que

fueron introducidos por el usuario, y así convertirlos según los

valores actuales a la moneda local y dólar de la compañía.

Si los saldos en moneda local y dólar obtenidos en el proceso no

coinciden con los valores registrados para el documento, se generará

un asiento que actualice dicho monto. Este proceso se explicará

detalladamente más adelante.

Page 369: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 361

Una vez diferenciadas las dos modalidades será posible determinar cuál

filosofía es la que utiliza el módulo de Cuentas por Cobrar. En realidad el

módulo puede funcionar en ambos modos. La diferencia la determina el

proceso de diferencias cambiarias y la variación de los tipos de cambio de las

monedas.

Por ejemplo, la filosofía de remedición se aplica cuando las transacciones se

registran al tipo de cambio del día en que se registraron.

Por otro lado, soporta la filosofía de traducción por cuanto el proceso de

diferencias cambiarias ajusta los saldos de los documentos por medio de un

proceso de traducción que se apoya en los tipos de cambio actuales.

TRANSACCIONES QUE SOPORTAN

FASB-52 El módulo de Cuentas por Cobrar presenta varias transacciones que utilizan la

conversión de monedas para soportar la norma de traducción FASB-52. Estos

tipos de transacciones se dividen en cuatro grupos generales:

Registro de Documentos

Aplicación de Documentos

Proceso de Diferencias Cambiarias

Reportes

REGISTRO DE DOCUMENTOS POR COBRAR Debido a la característica de multimoneda que presenta Cuentas por Cobrar, el

ingreso de documentos a la base de datos puede hacerse en cualquiera de las

monedas definidas en la tabla correspondiente.

Para efectos de este manual, todos los documentos que se consideren estarán

en una tercera moneda, diferente a la moneda local y dólar de la compañía.

La razón de escoger esta moneda, se debe a que en todos los casos el sistema

realiza el mismo procedimiento, sin embargo si la moneda del documento es la

misma que la local entonces el tipo de cambio tendrá un valor de 1.0000, y no

variará con el tiempo. Por esta razón las posibles diferencias que se presenten

en el asiento se darían únicamente con respecto a la moneda dólar del mismo.

Si la moneda del documento es la moneda dólar el tipo de cambio solamente

variará con respecto a la moneda local, por lo tanto en el asiento que podría

generarse únicamente se podrían presentar diferencias de cambio con respecto

a la moneda local.

Page 370: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

362 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

Sin embargo, si la moneda del documento es una tercera moneda el tipo de

cambio de ésta con respecto a la local variará con el tiempo, y esta última con

respecto a la dólar. Esta situación provocará que se puedan presentar

diferencias de cambio tanto en moneda local como dólar, lo cual es más

ilustrativo para el objetivo de este manual.

De manera que, se deben asumir las siguientes condiciones iniciales, para los

ejemplos que se desarrollarán en adelante:

Moneda Nombre Código Tipo

Cambio Local Colón M-01 1.0000

Dólar Dólar Americano M-02 250.3700

Tercera Franco Suizo M-03 173.7500

Caso 1: Ingreso Manual de un Documento (crédito o débito)

Primero es importante mencionar los aspectos necesarios para la traducción de

los estados financieros, cuando se ingresa cada documento de cuentas por

cobrar:

1. que el módulo esté integrado con Contabilidad General

2. que el documento que vaya a ser creado esté definido como generador

de asientos en la contabilidad.

Cuando se ingresa cada documento, y una vez que el sistema graba dicho

registro, se procede a realizar el asiento contable que refleje el movimiento

que se acaba de llevar a cabo.

Todos los asientos que se generen por estos documentos de cuentas por cobrar

utilizarán las cuentas contables que para tal fin se han definido desde el

módulo de Administración del Sistema, ya sea en la tabla de Países o bien, en

la tabla de Categorías de Cliente.

Como se mencionó en la sección Parámetros Iniciales, las cuentas contables

que participarán en los asientos se definen como "No Convierten", y además

utilizarán el tipo de cambio definido para la moneda del documento, así como

el tipo de cambio entre la moneda local y dólar vigente en Administración del

Sistema.

Page 371: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 363

Es por esta razón que el asiento por cuentas por cobrar no presentará ninguna

línea de diferencias cambiarias, dado que todas la cuentas que participan

utilizarán el mismo tipo de cambio, definido por la moneda del documento.

Basándose en la tabla presentada anteriormente, suponga que se ingresa una

factura FAC-100 por un monto 23.65 francos suizos, la cual está definida

como una tercera moneda. El sistema tendrá que hacer las siguientes

conversiones para registrar el asiento en la contabilidad:

Ingreso del Documento

Docu-mento

Monto T. M.

Tipo Cambio

Monto Local

Tipo Cambio

Monto Dólar

FAC-100 23.65 173.7501 4,109.19 250.4077 16.41

Movimiento Contable

Nótese que las dos cuentas contables utilizarán el mismo tipo de cambio para

moneda dólar, el cual corresponde al definido desde Administración del

Sistema y vigente en el momento de registrar el documento.

Sin embargo, existen dos casos especiales que se presentan cuando se generen

documentos de crédito tipo Depósito o T.E.F., en estas situaciones el sistema

no utilizará, para la generación del asiento contable, los tipos de cambio de la

moneda del documento. En su lugar, se hará uso exclusivo de los tipos de

cambio registrados para las cuentas bancarias en el módulo de Control

Bancario, de las cuales se emiten los documentos.

Esto es, las dos cuentas que participarán en el asiento, cuenta por cobrar del

cliente y la cuenta bancaria utilizarán el tipo de cambio definido en Control

Bancario. Por esta razón cuando se ingresan documentos de Depósito o T.E.F.

y por lo tanto no generarán diferencias cambiarias.

Ingreso del Documento

DEPOSITO /T.E.F.

Documento Monto T. M.

Tipo Cambio

Monto Local

Tipo Cambio

Monto Dólar

DEP-50 23.65 173.7501 4,109.19 250.4077 16.41

Tipos de Cambio Vigentes en Control Bancario

Cuenta Referencia Débito Crédito Tipo Débito Crédito

Contable Local Local Cambio Dólar Dólar

CxC Cliente FAC-100 4,109.19 250.4077 16.41

Cta Cierre DB FAC-100 4,109.19 250.4077 16.41

Page 372: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

364 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

Cuenta Bancaria

Moneda Cta.

Banco

Tipo Cambio

Local

Tipo Cambio

Dólar 100-56-525 M-03 172.6500 249.3200

Movimiento Contable

DEPOSITO / T.E.F.

Como puede observarse las dos cuentas contables utilizarán el tipo de cambio

definido para la cuenta de banco, por lo tanto nunca se registrarán diferencias

de cambio en estos asientos, cuando se ingresen los documentos tipo depósito

ni T.E.F.

El tipo de cambio que utiliza la cuenta de banco es el vigente en el módulo de

Control Bancario, el cual corresponde al tipo de cambio tanto para la moneda

local como para la moneda dólar, la última vez que se ejecutó el proceso de

Diferencias Cambiarias en dicho módulo.

APLICACIÓN DE DOCUMENTOS Para explicar la forma en la que Exactus realiza la aplicación de documentos

por cobrar, se debe partir del hecho de que el documento ha sido ingresado en

la base de datos y que el usuario observó el comportamiento que se explicó en

la sección "Registro de Documentos por Cobrar" en la página 361.

A partir de esto, se pueden observar varios casos según la moneda y fechas en

que los documentos se han ingresado y son aplicados. A continuación se

explican dos posibles situaciones que el usuario puede observar en Cuentas

por Cobrar:

Page 373: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 365

Caso 1: Cancelar débitos con créditos que están en la misma moneda, pero se han introducido con distintos tipos de cambio.

Cuando se ingresa un documento de crédito (depósito, nota de crédito, otro

crédito, recibo o T.E.F.), el sistema automáticamente desplegará la pantalla de

aplicación de documentos en la cual se presentarán todos los documentos de

débito cuyo saldo sea mayor que cero.

Esta opción también puede ser accesada en cualquier momento por medio del

icono , mientras se tenga seleccionado cualquier documento de crédito con

saldo mayor que cero.

Para este ejemplo se va a asumir que tanto el documento de crédito (depósito)

como el débito a cobrar (factura) están en la misma moneda, la cual

corresponde a una tercera moneda (franco suizo) pero que fueron ingresados al

sistema con tipos de cambio diferentes, posiblemente en fechas distintas.

Considere las siguientes condiciones iniciales:

Ingreso de Documentos

DEBITO

Documento

Monto T. M.

Tipo Cambio

Monto Local

Tipo Cambio

Monto Dólar

FAC-100 23.65 173.7501 4,109.19 250.4077 16.41

CREDITO

Documento

Monto T. M.

Tipo Cambio

Monto Local

Tipo Cambio

Monto Dólar

FAC-100 23.65 174.0101 4,115.34 253.2517 16.25

Nótese que los dos documentos se ingresaron con tipos de cambio diferentes

tanto para la tercera moneda como para la moneda dólar. Sin embargo este

ejemplo aplica aunque solamente difiera uno de los dos tipos de cambio.

Cuando se realiza la aplicación de documentos en misma moneda el usuario

observará los montos a aplicar y restantes siempre en la moneda de los

documentos. No obstante, el sistema internamente manejará cuatro montos:

el monto a que se paga el débito en la moneda del mismo (llamado a

partir de ahora como "monto base")

un equivalente del monto base en la moneda del crédito

un equivalente en moneda local

Page 374: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

366 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

un equivalente en moneda dólar

De manera que, luego de aplicar el cheque al saldo de la factura se obtienen

los siguientes resultados:

Saldos Documentos

Documento Monto T. M.

Saldo T. M.

Saldo Local

Saldo Dólar

FAC-100 23.65 0.00 -6.15 0.16

DEP-50 23.65 0.00 0.00 0.00

Nótese que la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo todavía

registra un saldo en moneda local y otro en dólar.

Este saldo que se presenta es un reflejo del excedente que se presenta en la

cuenta por cobrar de es cliente. Observe en el siguiente cuadro, la diferencia

que se presenta a nivel de la cuenta en la contabilidad general:

Saldos Contabilidad antes de Ajuste por Diferencias Cambiarias

Cuando se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias en Cuentas por Cobra,

se obtiene a partir de los saldos local y dólar para la factura, que se debe hacer

un ajuste contable por diferencia de cambio, para balancear la cuenta por

cobrar del cliente, de forma que se registraría el siguiente movimiento:

Ajuste por Diferencia de Cambio

Cuando se realiza el proceso de diferencias cambiarias, el sistema tomará

como referencia el tipo de cambio vigente en Administración del Sistema, para

cualquier moneda.

De modo que para el ajuste anterior se asumió que los tipos de cambio

vigentes al ejecutar el proceso son:

Page 375: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 367

Tipos de Cambio Vigentes para el Proceso de Diferencias

Cambiarias

Moneda Nombre Código Tipo

Cambio Local Colón M-01 1.0000

Dólar Dólar Americano M-02 253.2500

Tercera Franco Suizo M-03 174.0100

Una vez realizado el proceso de diferencias cambiarias, el sistema reflejará los

saldos debido a los documentos, en la cuenta del proveedor correctamente.

Saldos Contabilidad después de Ajuste por Diferencias Cambiarias

El detalle de las transacciones que realiza el proceso de diferencias cambiarias

se explicará más detenidamente en la sección correspondiente dentro de este

mismo capítulo.

Caso 2: Se cancelan débitos con créditos que están en monedas diferentes, por lo que pueden tener diferentes tipos de cambio.

El ingreso de documentos de este ejemplo es similar al explicado en la sección

destinada para tal fin. La particularidad de este caso está en que la aplicación

se hace con documentos definidos en distintas monedas.

Supóngase que se tiene la factura FAC-100 definida en francos suizos (M-03)

y que se va a aplicarle un depósito DEP-95 definido en dólares americanos

(M-02). Considere las siguientes condiciones iniciales:

Ingreso de Documentos

DEBITO

Documento Monto T. M.

Tipo Cambio

Monto Local

Tipo Cambio

Monto Dólar

FAC-100 23.65 173.7501 4,109.19 250.4077 16.41

CREDITO

Documento Monto Tipo Monto Tipo Monto

Page 376: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

368 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

Cambio Local Cambio Dólar FAC-100 20.00 253.2500 5,065.00 253.2500 20.00

Nótese que los dos documentos se ingresaron con monedas diferentes y

además, con tipos de cambio diferentes. Sin embargo, los documentos podrían

tener el mismo tipo de cambio de local a dólar si se ingresan en la misma

fecha.

Cuando se realiza la aplicación de documentos el sistema desplegará una

pantalla en la cual se puede observar todo el detalle de conversiones para

realizar el pago.

Pantalla de Aplicación Manual de Créditos

En esta pantalla únicamente se observan los montos en la moneda de cada

documento respectivamente. Sin embargo, el sistema calcula para la aplicación

un total de cuatro montos:

Page 377: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 369

el monto que se paga del crédito en la moneda del mismo (llamado a

partir de ahora como "monto base")

un equivalente del monto base en la moneda del débito

un equivalente en moneda local

un equivalente en moneda dólar

El tipo de cambio que se define en la pantalla de aplicación manual

corresponde al factor de conversión requerido para traducir los montos en

moneda del débito a la moneda del crédito. Por omisión, el sistema despliega

este valor basándose en los tipos de cambio vigentes en Administración del

Sistema.

Para nuestro ejemplo específico, los tipos de cambio utilizados corresponden a

los vigentes en Administración del Sistema al realizar la aplicación:

Tipos de Cambio Vigentes al Aplicar Documentos

Moneda Nombre Código Tipo

Cambio Local Colón M-01 1.0000

Dólar Dólar Americano M-02 253.2500

Tercera Franco Suizo M-03 173.7500

Con base en estos valores se establece que el factor de conversión que se

utiliza es de:

Cálculo del Factor de Conversión para la Aplicación de Débitos

Como se mencionó anteriormente, al realizar una aplicación el sistema calcula

cuatro montos, de modo que asumiendo que en nuestro ejemplo se desea

cancelar la factura totalmente, entonces los montos serán los siguientes:

Montos calculados en el proceso de Aplicación

Monto Débito = 16.23 Monto Crédito = 23.65

Monto Local = 4,110.25

Page 378: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

370 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

Monto Dólar = 16.23

Usualmente, cuando se realizan aplicaciones manuales, el sistema sugiere el

monto del crédito de manera que cancele completamente al débito pendiente,

sin embargo el usuario puede digitarlo manualmente.

Posteriormente el sistema calcula el equivalente en moneda del débito, con

base en el factor de conversión definido para tal fin.

Para calcular los montos en moneda local y dólar, se verifica primero si alguno

de los documentos está en cualquiera de estas monedas, de manera que se

pueda asumir el mismo monto. Este caso se presenta en nuestro ejemplo con el

monto dólar.

Finalmente, si ninguno de los documentos a aplicar (débito o crédito), tienen

moneda local ni dólar, entonces se toma como base el tipo de cambio definido

en el documento de crédito cuando éste fue ingresado, para hacer la traducción

respectiva a partir del monto base. Esta situación se presenta en nuestro

ejemplo con el monto local, el cual se define considerando el monto base

(depósito) y el tipo de cambio local de este documento.

Esto se realiza de esta forma porque se asume que es el último documento que

se ha ingresado, es decir, primero se genera una factura y como reacción el

cliente emitiría un pago. De manera que el tipo de cambio de este documento

sería el que más se aproxima a la fecha de aplicación.

De forma que, luego de aplicar el depósito al saldo de la factura se obtienen

los siguientes resultados:

Saldos Documentos

Documento Monto Saldo Saldo Local

Saldo Dólar

FAC-100 23.65 M-03 0.00 -1.06 0.18

DEP-95 20.00 M-02 3.77 954.75 3.77

Los saldos se calculan con los valores iniciales de cada documento menos los

valores definidos en el proceso de aplicación.

Obsérvese que ya la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo,

todavía registra un saldo en moneda local y otro en moneda dólar. Además,

como el depósito no fue consumido en su totalidad desplegará saldos tanto en

moneda local como dólar, según el tipo de cambio en que fue definido dicho

documento.

Page 379: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 371

Estas inconsistencias son un reflejo de los excedentes que se presentan en la

contabilidad para la cuenta del cliente. Si se consultara dicha cuenta se podrían

observar los siguientes resultados:

Saldos Contabilidad antes de Ajuste por Diferencias Cambiarias

Estos son los resultados obtenidos cuando en realidad el balance debería

indicar que se tiene a nivel de la cuenta del cliente un saldo a favor de $3.77 y

954.75 colones (M-01), según los resultados obtenidos de la aplicación.

Supóngase que se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias y que el tipo de

cambio actual de la tercera moneda es de 173.75 y de la moneda dólar es de

253.25. Para esto el sistema realiza los siguientes cálculos:

1. Determina que el saldo real de la factura FAC-100 es 0.00 francos

suizos y sus equivalentes en moneda local y dólar deberían ser cero

también. Por lo tanto debe incluir un ajuste para eliminar el efecto

de los -1.06 colones y los $0.18 que presenta la factura.

Saldo Nuevo Local = Saldo Actual * Tipo Cambio Nuevo

Saldo Nuevo Local = 0.00 * 173.750

Saldo Nuevo Local = 0.00

Dif. Cambio Local = Saldo Local Nuevo - Saldo Local Actual

Dif. Cambio Local = 0.00 - (-1.06)

Dif. Cambio Local = 1.06

Saldo Nuevo Dólar = Saldo Local Nuevo / Tipo Cambio Nuevo

Saldo Nuevo Dólar = 0.00 * 253.25

Saldo Nuevo Dólar = 0.00

Dif. Cambio Dólar = Saldo Nuevo Dólar - Saldo Dólar Actual

Dif. Cambio Dólar = 0.00 - 0.18

Dif. Cambio Dólar = -0.18

2. Determina que el saldo real del depósito DEP-95 es de 3.77 dólares

americanos y su equivalente debe ser 954.75. Como los saldos del

depósito corresponden a estos valores no se deberá realizar ninguna

diferencia de cambio en este sentido.

Ajuste por Diferencia de Cambio

Page 380: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

372 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

El sistema asigna los valores en los créditos y débitos según las siguientes

condiciones:

una diferencia positiva en un documento de crédito afecta la cuenta

del proveedor en el saldo "Crédito"

una diferencia positiva en un documento de débito afecta la cuenta del

proveedor en el saldo "Débito"

si se presentan los casos contrarios, el ajuste se dará en el otro saldo,

para los dos tipos de documentos

Una vez realizado el proceso de diferencias cambiarias, el sistema reflejará los

saldos debido a las transacciones de los documentos, en la cuenta del cliente

correctamente.

Saldos Contabilidad después de Ajuste por Diferencias Cambiarias

Como puede observarse, el sistema desplegará los saldos correctos del

documento de crédito que aún queda sin aplicar a ningún débito.

PROCESO DE DIFERENCIAS CAMBIARIAS El objetivo de este proceso es actualizar los saldos de todos los documentos de

Cuentas por Cobrar, tanto débitos como créditos, a un tipo de cambio común y

vigente en el módulo de Administración del Sistema a la fecha en que se

analicen las diferencias.

El proceso analizará los saldos de los documentos y realizará ajustes en la

cuenta por cobrar de cada cliente, sin embargo, los resultados se muestran en

un único asiento que recopila los ajustes por todos los documentos y los

balancea con las cuentas de diferencias cambiarias correspondientes.

El proceso de diferencias cambiarias lo que hace entonces es, tomar el saldo

actual del documento como saldo base y a partir de él (utilizando el nuevo tipo

Cuenta Referencia Débito Crédito Tipo Débito Crédito

Contable Local Local Cambio Dólar Dólar

CxC Cliente FAC-100 1.06 253.2500 0.18

Dif. Camb. $ FAC-100 1.06 253.2500 0.18

Page 381: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 373

de cambio que se ha establecido para la moneda en la que está el documento),

calcula por una simple traducción el saldo que debería presentar en moneda

local y luego en dólar.

Posteriormente, si alguno de los saldos no es igual, calcula la diferencia que se

presenta, la envía a la contabilidad y la utiliza para hacer un ajuste a nivel del

registro del documento por la misma cantidad. Es decir, para cada documento

se realizan los siguientes cálculos:

1. Saldo Local Nuevo = Saldo Local Actual * Tipo Cambio Nuevo

2. Dif. Cambiaria Local = Saldo Local Nuevo -Saldo Local Actual

3. Saldo Dólar Nuevo = Saldo Local Nuevo / Tipo Cambio Dólar Nuevo

4. Dif. Cambiaria Dólar = Saldo Dólar Nuevo - Saldo Dólar Actual

Si se presenta algún valor distinto de cero para las ecuaciones 2.) ó 4.), se hace

el ajuste correspondiente, para actualizar la cuenta por cobrar del cliente según

el nuevo tipo de cambio.

Posteriormente se le suma esta misma diferencia al MONTO y SALDO

correspondiente para hacer el ajuste en el documento.

De esta forma, luego del proceso, queda actualizada la cuenta por cobrar del

cliente en la contabilidad y nuevamente, el saldo local y dólar del documento

son un reflejo del saldo que debe producir este documento en la cuenta del

cliente al nuevo tipo de cambio.

Para explicar los cálculos que realiza el proceso, considere el siguiente

ejemplo:

Se ingresan dos documentos, uno tipo débito y otro tipo crédito, en diferentes

monedas y con diferentes tipos de cambio.

Luego de realizar la aplicación del crédito sobre el débito se obtienen los

siguientes saldos:

Saldos Documentos

Documento Monto Saldo Saldo Local

Saldo Dólar

Factura 1000 ¢15,000.00 ¢0.00 ¢0.00 $78.58

Depósito 500 $75.00 $3.58 ¢0.00 $3.58

Seguidamente se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias, para el cual el

tipo de cambio vigente para la moneda dólar es de 210.00 y el tipo de cambio

de la moneda local con respecto a sí misma es 1.00

El proceso realiza los siguientes cálculos, siguiendo las fórmulas presentadas

anteriormente:

Page 382: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

374 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

Cálculos de Diferencias

FACTURA Saldo Local Nuevo = ¢0.00 * 1.00 = ¢0.00

Diferencia Cambio Local = ¢0.00 - ¢0.00 = ¢0.00 (no hay diferencia)

Saldo Dólar Nuevo = ¢0.00 / 210.00 = $0.00

Diferencia Cambio Dólar = $0.00 - $78.58 = -$78.58 (sí hay diferencia)

DEPÓSITO Saldo Local Nuevo = $3.58 * 210.00 = ¢751.80

Diferencia Cambio Local = ¢751.80 - ¢0.00 = ¢751.80 (sí hay diferencia)

Saldo Dólar Nuevo = ¢751.80 / 210.00 = $3.58

Diferencia Cambio Dólar = $3.58 - $3.58 = $0.00 (no hay diferencia)

Una vez calculados estos valores y con base en el siguiente criterio, se

establecen los ajustes que se deben realizar en la contabilidad:

Una diferencia positiva en un crédito afecta la cuenta del proveedor en el

saldo crédito y una diferencia positiva en un débito afecta la cuenta del

proveedor en el saldo débito. En caso contrario el ajuste es en el otro saldo

para ambos casos.

Ajuste por Diferencias de Cambio

Una vez realizado este ajuste, los saldos de la cuenta del cliente en la

contabilidad presentarán las conversiones adecuadas, según el nuevo tipo de

cambio vigente y a partir del cual se realizaron los cálculos.

Todos los cálculos por diferencias cambiarias para cada documento se realizan

internamente. El usuario podrá observar únicamente el asiento que se genera

en la contabilidad, si tiene activada la opción de "Visualizar Asientos

Contables" en los Parámetros del Módulo.

En el asiento desplegado se podrán observar todas las cuentas de clientes que

fueron ajustadas por aquellos documentos que presentaron diferencias en los

saldos, al final el asiento se balancea con las cuentas de diferencias cambiarias

para la moneda local y dólar.

Page 383: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 375

Pantalla de Diferencias Cambiarias de Cuentas por Cobrar

REPORTES EMITIDOS POR CUENTAS POR

COBRAR El módulo de Cuentas por Cobrar, presenta varios reportes que el usuario

puede desplegar en cualquiera de las monedas definidas en la base de datos.

Internamente, el sistema revisará los montos con que fueron ingresados los

documentos y con base en ellos construirá los reportes en la moneda que

defina el usuario en la pantalla principal de cada reporte.

A continuación se presentará la forma en la que el sistema convierte los

montos para los posibles reportes a obtener en este módulo.

En la mayoría de los reportes de este módulo, el usuario podrá filtrar los datos

por el parámetro "Moneda". No obstante, lo que establece esta condición será

el despliegue de los clientes que tengan definida la moneda seleccionada como

su moneda local.

Cuando se ingresan los documentos a un cliente que acepta multimoneda, el

sistema grabará el monto del documento en la moneda del mismo, el

Page 384: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

376 Conversión de Estados Financieros Cuentas por Cobrar

equivalente en moneda del cliente, en moneda local y dólar, al tipo de cambio

vigente cuando se ingresó el registro.

De modo que, cuando se obtiene un reporte de cuentas por cobrar, el sistema

no tendrá que realizar ninguna conversión adicional, únicamente revisará la

información adicional y presentará los resultados según la moneda solicitada

por el usuario (que en este caso sería la moneda del cliente).

A continuación se presenta un ejemplo de un reporte cualquiera obtenido

desde este módulo.

Page 385: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros 377

Reporte de Cuentas por Cobrar

Page 386: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 387: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 379

APÉNDICE D

Opciones Configurables en el Módulo

HOOK PARA LA GENERACIÓN DEL

PLAN DE PAGOS

VARIABLES GLOBALES DEL HOOK ¡

! * Información del Documento *

!

String: hksDocTipo

! Tipo del documento

Number: hknDocSubTipo

! Subtipo del documento

String: hksDocSubtipo

! Descripción del subtipo

String: hksDocNumero

! Número del documento

String: hksDocMoneda

! Moneda del documento

Number: hknDocMonto

! Monto del documento

Number: hknDocMontoLocal

! Monto local del documento

Number: hknDocMontoDolar

! Monto del documento

Number: hknDocTipoCambioLoc

! Tipo de cambio de moneda local

Page 388: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

380 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Number: hknDocTipoCambioDolar

! Tipo de cambio de moneda dólar

Number: hknDocSubtotal

! Monto del subtotal del documento

Number: hknDocDescuento

! Monto del descuento del documento

Number: hknDocImpuesto1

! Monto del impuesto 1 del documento

Number: hknDocImpuesto2

! Monto del impuesto 2 del documento

Number: hknDocRubro1

! Monto del rubro 1 del documento

Number: hknDocRubro2

! Monto del rubro 2 del documento

String: hksDocAplicacion

! Texto de aplicación del documento

Date/Time: hkdtDocFecha

! Fecha del documento

Date/Time: hkdtDocFechaRige

! Fecha rige del documento

Date/Time: hkdtDocFechaVence

! Fecha vence del documento

String: hksDocCondPago

! Código de la condición de pago del documento

Long String: hksDocNotas

! Notas del documento

Number: hknDocTipoSubtipo

! Número de tipo del subtipo del documento (1--> Anticipo, 2--> Letra,

3-->Normal)

Number: hknDocIntCte

! Interés corriente anual del documento

Page 389: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 381

Number: hknCantPagosDef

! Cantidad de pagos o mensualidades definidas para el plan de pagos de

documentos

String: hksContratoDoc

! Indica el contrato asociado al documento

Number: hknDocSaldo

! Saldo del documento

Number: hknDocSaldoLocal

! Monto local del documento

Number: hknDocSaldoDolar

! Monto del documento

Number: hknDocPlazoRestante

! Indica la cantidad de cuotas pendientes de pago

!

! Información de la Condición de Pago

String: hksTipoCondPago

! Tipo de la condición de pago

Number: hknPlazoCondPago

! Plazo del financiamiento dado en meses

String: hksPermiteParcialidades

! 'S' = Si

! 'N' = No

Number: hknDiasNetoCondPago

! Cantidad de días netos de la condición de pago

!

! * Información de Control *

Boolean: hkbPermitePagosenSabado

! Indica si se permiten pagos en el día Sábado

Boolean: hkbPermitePagosenDomingo

! Indica si se permiten pagos en el día Domingo

Boolean: hkbPermitePagosenFeriados

! Indica si se permiten pagos en días Feriados

String: hksMonedaReporte

! Indica la moneda reporte del sistema, usualmente es la moneda dólar

Page 390: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

382 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

String: hksMonedaFuncional

! Indica la moneda funcional o local del sistema

Number: hknDiasPeriodoPago

! Cantidad de días que hay o debe haber entre pago y pago de cuotas

del financiamiento

! si se quieren cuotas mensuales esta variable debe tener como valor 30

!

! * Información del cliente *

!

String: hksClienteCodigo

! Código del cliente

String: hksClienteNombre

! Nombre del cliente

String: hksClienteAlias

! Alias del cliente

String: hksClienteNit

! Nit del cliente

String: hksClientePais

! País del cliente

String: hksClienteCategoria

! Categoría del cliente

String: hksClienteMoneda

! Moneda del cliente

Number: hknClientePorcIntC

! Porcentaje de interés corriente definido para el cliente

!

! * Globales *

!

String: hksCompania

! Nombre de la compañía con la que se está conectado a la base de

datos

Page 391: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 383

! La H es para indicar que es del Hook, esto para facilitar la

labor de debug

String: hksOrigen

! Indica el módulo desde el cual se invocan las funciones del hook

String: hksCobrarImp1PrPago

! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de impuesto 1 en el

primer pago del plan de pagos

String: hksCobrarImp2PrPago

! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de impuesto 2 en el

primer pago del plan de pagos

String: hksCalcularFraccionesInt

! Indica si se deben calcular fracciones de interés

String: hksAjustarFechas

! Indica si se deben ajustar las fechas de los pagos según los feriados

definidos

String: hksAjFechaAdelante

! Indica si se deben ajustar hacia adelante las fechas de los pagos si

originalmente el pago cae en un feriado registrado

String: hksAjFechaAtras

! Indica si se deben ajustar hacia atrás las fechas de los pagos si

originalmente el pago cae en un feriado registrado

String: hksCodigoImpOmision

! Código del impuesto por omisión de CC

String: hksNombreImpuesto1

! Nombre del impuesto 1

String: hksNombreImpuesto2

! Nombre del impuesto 2

String: hksNombreRubro1

! Nombre del rubro1

String: hksNombreRubro2

! Nombre del rubro2

!

! Información de los Fiadores del documento

!

String: hksFiadorID[*]

Page 392: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

384 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

! Código del fiador

String: hksFiadorNom[*]

! Nombre del fiador

String: hksOcupacFiador[*]

! Ocupación del fiador

String: hksTipoFiador[*]

! Indica el tipo de fiador del documento

! 'P' = Primer Grado ,'S' = Segundo Grado, 'C' = Codeudor

String: hksDirecFiador[*]

! ¡Dirección del fiador

String: hksTelDomFiador[*]

! Teléfono Domicilio del fiador

String: hksLugTrabFiador[*]

! Lugar Trabajo del fiador

String: hksDirTrabFiador[*]

! Dirección Trabajo del fiador

String: hksTelTrabFiador[*]

! Teléfono Trabajo del fiador

String: hksContratoFiador[*]

! Código del contrato del fiador

String: hksObsFiador[*]

! Texto de observaciones del fiador

Number: hknCantidadFiadores

! Cantidad de fiadores asociados al documento

!

! Información de las Garantías del documento

!

String: hksGarantiaID[*]

! Código de la garantía

String: hksTipoGarantia[*]

! Indica el tipo de garantía del documento

Page 393: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 385

! 'M' = Mueble, 'I' = Inmueble, 'C' = Compuesta

String: hksDescGarantia[*]

! Descripción de la garantía

String: hksObsGarantia[*]

! Texto con observaciones de las garantías

Number: hknCantidadGarantias

! Cantidad de garantías asociadas al documento

!

! * Control de Errores *

!

String: hksFuncionError

! Nombre de la función en la que se dio el error.

String: hksTextoError

! Texto de error que se dio.

!

! Información del Plan de Pagos

: hkhkfciParcialidades[ * ]

Class: fclsParcialidades

! Estructura en la que se define el plan de pagos

Number: hkTotalPagosDefinidos

! Parámetro en el que se retorna la Cantidad total de pagos definidos

!

! Rubros de Clientes de CC

String: hksRubro1CliCC

String: hksRubro2CliCC

String: hksRubro3CliCC

String: hksRubro4CliCC

String: hksRubro5CliCC

!

! Rubros de Clientes de FA

String: hksRubro1CliFA

String: hksRubro2CliFA

String: hksRubro3CliFA

Page 394: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

386 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

String: hksRubro4CliFA

String: hksRubro5CliFA

!

! Rubros de Documentos de FA

String: hksRubro1DocFA

String: hksRubro2DocFA

String: hksRubro3DocFA

String: hksRubro4DocFA

String: hksRubro5DocFA

FUNCIONES GLOBALES DEL HOOK !

! Funciones para el establecimiento de valores para el Hook que provienen del

sistema

!

Function: HK_CC_GPLP_DefCompania ! __Exported

Description: Función que asigna el valor a la variable que va a contener

la compañía con la cual se está conectado a la base de

datos.

Returns

Parameters

String: psCompania

Function: HK_CC_GPLP_DefOrigen ! __Exported

Description: Función que asigna el valor a la variable que va a contener

el origen del llamado al hook, en este caso el módulo

CC o FA.

Returns

Parameters

String: psOrigen

Page 395: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 387

Function: HK_CC_GPLP_DefCliente ! __Exported

Description: Función que asigna los valores a las variables que van a

contener los

datos del cliente.

Además a esta función se le pasa como parámetro un

sql handle

conectado que podrá ser utilizado para realizar las

consultas que

se pudiesen requerir.

Returns

Boolean:

Parameters

Sql Handle: phsqlConsulta

String: psClienteCodigo

String: psClienteNombre

String: psClienteAlias

String: psClienteNit

String: psClientePais

String: psClienteCategoria

String: psClienteMoneda

Number: pnClientePorcIntC

Function: HK_CC_GPLP_DefDocumento ! __Exported

Description: Función que inicializa las variables del documento y las

de control con la

información que recibe como parámetro, que por ser

tan extensa no se

detalla aquí.

Además a esta función se le pasa como parámetro un

sql handle

conectado que podrá ser utilizado para realizar las

consultas que se

pudiesen requerir.

Returns

Boolean:

Page 396: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

388 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Parameters

Sql Handle: phsqlConsulta

! Handle para realizar consultas

String: psDocTipo

! Tipo del documento

Number: pnDocSubtipo

! Subtipo del documento

String: psDocSubtipo

! Descripción del subtipo

String: psDocNumero

! Número del documento

String: psDocMoneda

! Moneda del documento

Number: pnDocMonto

! Monto del documento

Number: pnDocMontoLocal

! Monto local del documento

Number: pnDocMontoDolar

! Monto del documento

Number: pnDocTipoCambioLoc

! Tipo de cambio de moneda local

Number: pnDocTipoCambioDolar

! Tipo de cambio de moneda dolar

Number: pnDocSubtotal

! Monto del subtotal del documento

Number: pnDocDescuento

! Monto del descuento del documento

Number: pnDocImpuesto1

! Monto del impuesto 1 del documento

Number: pnDocImpuesto2

! Monto del impuesto 2 del documento

Page 397: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 389

Number: pnDocRubro1

! Monto del rubro 1 del documento

Number: pnDocRubro2

! Monto del rubro 2 del documento

String: psDocAplicacion

! Texto de aplicación del documento

Date/Time: pdtDocFecha

! Fecha del documento

Date/Time: pdtDocFechaRige

! Fecha rige del documento

Date/Time: pdtDocFechaVence

! Fecha vence del documento

String: psDocCondPago

! Código de la condición de pago del documento

Long String: psDocNotas

! Texto de las notas del documento

Number: pnDocTipoSubtipo

! Número de tipo del subtipo del documento ( 1-->

Anticipo, 2--> Letra, 3-->Normal )

Number: pnDocIntCte

! Indica el porcentaje de interés corriente a aplicar al

documento

String: psContratoDoc

! Contrato al que se encuentra asociado el documento

Number: pnDocSaldo

! Saldo del documento

Number: pnDocSaldoLocal

! Saldo del documento en moneda local

Number: pnDocSaldoDolar

! Saldo del documento en moneda dólar

Number: pnDocPlazoRestante

! Indica la cantidad de cuotas pendientes de pago

Function: HK_CC_GPLP_DefCondicionPago ! __Exported

Page 398: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

390 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Description: Función que asihkna los valores a las variables que van a

contener

la información de la condición de pago del documento

a financiar.

Returns

Parameters

String: psTipoCondPago

! Tipo de la condición de pago

Number: pnPlazoCondPago

! Plazo del financiamiento dado en meses

String: psPermiteParcialidades

! 'S' = Si

! 'N' = No

Number: pnDiasNetoCondPago

! Plazo del financiamiento dado en días

Function: HK_CC_GPLP_DefInfoGeralFinan ! __Exported

Description: Define la función general de financiamiento que se define

en los parámetros de AS.

Returns

Parameters

String: psCobrarImp1PrPago

! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de

impuesto 1 en el primer pago del plan de pagos

String: psCobrarImp2PrPago

! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de

impuesto 2 en el primer pago del plan de pagos

String: psCalcularFraccionesInt

! Indica si se deben calcular fracciones de interés

String: psAjustarFechas

! Indica si se deben ajustar las fechas de los pagos

según los feriados definidos

Page 399: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 391

String: psAjFechaAdelante

! Indica si se deben ajustar hacia adelante las fechas de

los pagos si originalmente el pago cae en un feriado registrado

String: psAjFechaAtras

! Indica si se deben ajustar hacia atrás las fechas de los

pagos si originalmente el pago cae en un feriado registrado

Function: HK_CC_GPLP_DefImpuestos ! __Exported

Description: Función que asihkna los valores a las variables que van a

contener el

código del impuesto omisión y los nombres de los

impuestos.

Returns

Parameters

String: psCodigoImpOmision

String: psNombreImpuesto1

String: psNombreImpuesto2

Function: HK_CC_GPLP_DefMonedasSistema ! __Exported

Description: Permite definir las monedas del sistema para poder

traducir los montos a calcular

Returns

Parameters

String: psMonedaFuncional

! Indica la moneda funcional o local del sistema

String: psMonedaReporte

! Indica la moneda reporte del sistema, usualmente es

la moneda dólar

!

! Funciones para el establecimiento de valores para el Hook que se definen en

el mismo Hook

!

Function: HK_CC_GPLP_DefValoresInternos ! __Exported

Page 400: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

392 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Description: Establece valores para el Hook que se definen en el mismo

Hook y no en el sistema

Returns

Parameters

Function: HK_CC_GPLP_DefDiasVencePermitid

Description: Indica los días de vencimiento de pagos de las cuotad que

son permitidos

Returns

Parameters

Boolean: pbPermitePagosenSabado

! Indica si se permiten pagos en el día Sábado

Boolean: pbPermitePagosenDomingo

! Indica si se permiten pagos en el día Domingo

Boolean: pbPermitePagosenFeriados

! Indica si se permiten pagos en el día Domingo

Function: HK_CC_GPLP_DefDiasPeriodoPago

Description: Indica la cantidad de días de los períodos de pago, es

decir, la cantidad de días entre las fechas de vencimiento de los pagos.

Returns

Parameters

Number: pnDiasPeriodoPago

! Cantidad de días que hay o debe haber entre pago y

pago de cuotas del financiamiento

! si se quieren cuotas mensuales esta variable debe

tener como valor 30

!

! Funciones para el establecimiento del plan de pagos

!

Function: HK_CC_GPLP_DefPlanPagos ! __Exported

Page 401: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 393

Description: Define el plan de pagos según el tipo de condición de

pago correspondiente.

Supone que la información necesaria ya está cargada

en las variables del hook.

Returns

Boolean:

Parameters

: phkfciParcialidades[ * ]

Class: fclsParcialidades

! Parámetro en el que se retorna el plan de pagos

definido

Receive Number: pnTotalPagos

! Parámetro en el que se retorna la Cantidad total de

pagos definidos

Receive String: psMensajeError

! Parámetro en el que se retorna el Texto que

corresponde al error que se haya podido dar

Function: HK_CC_GPLP_DefPlanAmortizFija

Description: Define el plan de pagos si el tipo de condición de pago es

de Amortización fija.

Supone que la información necesaria ya está cargada

en las variables del hook.

Returns

Boolean:

Parameters

: pfciParcialidades[ * ]

Class: fclsParcialidades

! Parámetro en el que se retorna el plan de pagos

definido

Receive Number: pnTotalPagos

! Parámetro en el que se retorna la Cantidad total de

pagos definidos

Receive String: psMensajeError

! Parámetro en el que se retorna el Texto que

corresponde al error que se haya podido dar

Page 402: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

394 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Function: HK_CC_GPLP_DefPlanCuotaFija

Description: Define el plan de pagos si el tipo de condición de pago es

de Cuota fija.

Supone que la información necesaria ya está cargada

en las variables del hook.

Returns

Boolean:

Parameters

: pfciParcialidades[ * ]

Class: fclsParcialidades

! Parámetro en el que se retorna el plan de pagos

definido

Receive Number: pnTotalPagos

! Parámetro en el que se retorna la Cantidad total de

pagos definidos

Receive String: psMensajeError

! Parámetro en el que se retorna el Texto que

corresponde al error que se haya podido dar

!

! Funciones para la validación de datos

!

Function: HK_CC_GPLP_ValidContratoFiador ! __Exported

Description: Valida si el contrato del fiador indicado es válido.

Returns

Boolean:

Parameters

String: psFiador

String: psContrato

Receive Boolean: psEsValido

Static Variables

Page 403: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 395

Local variables

Actions

Function: HK_CC_GPLP_ValidFiador ! __Exported

Description: Valida si el fiador indicado es válido.

Returns

Boolean:

Parameters

String: psFiador

Receive Boolean: psEsValido

Static Variables

Local variables

Actions

Function: HK_CC_GPLP_ValidFechaVencePago

Description: Valida si la fecha de vencimiento del pago es válida de

acuerdo a fines de semana y feriados del sistema, si se debe hacer algún

ajuste, se devuelva la fecha ajustada.

Returns

Boolean:

Parameters

Sql Handle: phsqlConsulta

! Handle para realizar consultas

Receive Date/Time: pdtFecha

Receive Boolean: psEsValido

Receive String: psMensajeError

! Parámetro en el que se retorna el Texto que

corresponde al error que se haya podido dar

!

! Funciones para obtención de datos condicionados

!

Function: HK_CC_GPLP_ObtContratoFiador ! __Exported

Description: Obtiene el contrato para el fiador indicado

Page 404: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

396 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Returns

Boolean:

Parameters

String: psFiador

Receive String: psContrato

Function: HK_CC_GPLP_DefFiadores !__Exported

Description: Def la lista de fiadores registrados para el documento

Returns

Boolean:

Parameters

String: psListaFiadores[*]

Function: HK_CC_GPLP_DefGarantias !__Exported

Description: Def la lista de garantías prendarias registrados para el

documento

Returns

Boolean:

Parameters

String: psListaGarantias[*]

!

! Funciones misceláneas

!

Function: HK_CC_GPLP_RetornarError ! __Exported

Description: función que se encarga de devolver el número de error y el

texto de error

asociado a éste.

Returns

Parameters

Page 405: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 397

Receive String: psFuncionError

! Parámetro en el cual se devuelve el nombre de la

función en la cual ocurrió el error

Receive String: psTextoError

! Parámetro en el cual se devuelve el texto del error

que ocurrió

Function: HK_CC_GPLP_RedonTwoDecimals

Description: Retorna el número que recibe como parámetro

redondeado a 2 decimales.

Returns

Number:

! valor resultante de redondear el numero recibido

como

parámetro a 2 decimales

Parameters

Number: pnToRound

! número a ser redondeado

Function: HK_CC_GPLP_NextWeekday

Description: Retorna la misma fecha si ésta es un día entre semana, o

bien;

el lunes siguiente si la fecha es sábado o domingo.

Returns

Date/Time:

! fecha de la semana entre lunes y viernes.

Parameters

! Descripcion:

Retorna la misma fecha si ésta es un día entre

semana, o bien;

el lunes siguiente si la fecha es sábado o

domingo.

!

Date/Time: pdtDate

Page 406: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

398 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Function: HK_CC_GPLP_AjustarFechaSiFeriado

Description: Retorna la misma fecha si ésta es un día entre semana, o

bien;

el lunes siguiente si la fecha es sábado o domingo.

Returns

Date/Time:

! fecha de la semana entre lunes y viernes.

Parameters

!

Date/Time: pdtFecha

Receive String: psMensajeError

! Parámetro en el que se retorna el Texto que

corresponde al error que se haya podido dar

Sql Handle: phsqlConsulta

! Handle para realizar consultas

Function: HK_CC_GPLP_ValidFeriado

Description: Valida si la fecha que se recibe como parámetro

corresponde a alguno de los feriados registrados en el sistema.

Returns

Boolean:

Parameters

Number: pnMes

Number: pnDia

Receive Boolean: pbEsFeriado

Receive String: psMensajeError

! Parámetro en el que se retorna el Texto que

corresponde al error que se haya podido dar

Sql Handle: phsqlConsulta

! Handle para realizar consultas

Page 407: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 399

!

! Funciones que se utilizan para la validación de versión del Hook

!

Function: HK_CC_GPLP_Version ! __Exported

Description: Permite retornar la versión que identifica

al Hook

Returns

String:

Parameters

Function: HK_CC_GPLP_Nombre ! __Exported

Description: Permite retornar el nombre o identificación

del Hook

Returns

String:

Parameters

!

Function: HK_CC_GPLP_DefTextosDocsFA ! __Exported

Description: Establece los valores de los textos o rubros de los

documentos definidos para esto en el módulo de

Facturación

Returns

Parameters

String: psRubro1Doc

String: psRubro2Doc

String: psRubro3Doc

String: psRubro4Doc

String: psRubro5Doc

Function: HK_CC_GPLP_DefTextosClienteCC ! __Exported

Description: Establece los valores de los textos o rubros de los

Page 408: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

400 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

clientes definidos para esto en el módulo de Cuentas

por Cobrar

Returns

Parameters

String: psRubro1Cli

String: psRubro2Cli

String: psRubro3Cli

String: psRubro4Cli

String: psRubro5Cli

Function: HK_CC_GPLP_DefTextosClienteFA ! __Exported

Description: Establece los valores de los textos o rubros de los

clientes definidos para esto en el módulo de

Facturación.

Returns

Parameters

String: psRubro1Cli

String: psRubro2Cli

String: psRubro3Cli

String: psRubro4Cli

String: psRubro5Cli

HOOK PARA LA GENERACIÓN DE

ASIENTOS CONTABLES

El archivo CC_ASNT.APD nace del archivo CC_ASNT.APL, compilado

como dynalib (librería dinámica) para que pueda ser utilizado en tiempo de

ejecución por el CC.EXE. El archivo CC_ASNT.APL tiene la característica de

tener una muy baja dependencia con el resto del modulo y la información con

la que trabaja es enviada como parámetro desde la aplicación y al terminar, se

envían los datos procesados devuelta a la aplicación.

Page 409: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 401

En este APD (archivo dynalib de Centura) se definirán un conjunto

significativo de variables y funciones que se utilizarán para inicializar dichas

variables con los datos requeridos para realizar las operaciones durante la

generación del asiento.

VARIABLES Las variables se pueden agrupar en cuatro grupos para una mejor idea de la

información que almacenan:

Información del Documento

sDocTipo Tipo del documento

nDocSubtipo Subtipo del documento

sDocSubtipo Descripción del subtipo

sDocNumero Número del documento

sDocMoneda Moneda del documento

nDocMonto Monto del documento

nDocMontoLocal Monto local del documento

nDocMontoDolar Monto del documento

nDocTipoCambioLoc Tipo de cambio de moneda local

nDocTipoCambioDolar Tipo de cambio de moneda dólar

nDocSubtotal Monto del subtotal del documento

nDocDescuento Monto del descuento del documento

nDocImpuesto1 Monto del impuesto 1 del documento

nDocImpuesto2 Monto del impuesto 2 del documento

nDocRubro1 Monto del rubro 1 del documento

nDocRubro2 Monto del rubro 2 del documento

sDocAplicacion Texto de aplicación del documento

dtDocFecha Fecha del documento

dtDocFechaRige Fecha rige del documento

sDocCondPago Código de la condición de pago del documento

sDocCtaBanco Código de la cuenta banco del documento

sDocNotas Notas del documento

nDocTipoSubtipo Número que indica el tipo de subtipo al que pertenece el

documento

Page 410: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

402 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Información de Control

bDocCredito Bandera que indica si se trata de un documento tipo

crédito

bDocNotaProntoPago Bandera que indica si se trata de una nota por pronto

pago

sDocCodigoRetencion Código de la retención en caso de que el documento

sea una retención

bDocControlBancario Bandera que indica si se trata de un documento de

control bancario

bInstalledCB Bandera que indica si el módulo de control bancario se encuentra instalado.

bCerrarAsntConDifCambio Bandera que indica si se debe cerrar el asiento con

diferencia de cambio.

bCopiarNotasEnAsnt Indica si se deben concatenar las notas del documento

a las del asiento.

Globales

sTipoAsntCredito Tipo de asiento para los créditos

sTipoAsntDebito Tipo de asiento para los débitos

sClaseAsnt Indica que clase de asiento se debe generar, consolidado o no.

sCodigoImpOmision Código del impuesto por omisión

sNombreImpuesto1 Nombre del impuesto 1

sNombreImpuesto2 Nombre del impuesto 2

sNombreRubro1 Nombre del rubro1

sNombreRubro2 Nombre del rubro2

bAsntPais Bandera que indica si el asiento se realiza por país, si es

FALSE se supone que se hace por categoría de cliente.

sClienteCodigo Código del cliente

sClienteNombre Nombre del cliente

sClienteAlias Alias del cliente

sClienteNit NIT del cliente

sClientePais País del cliente

sClienteCategoria Categoría del cliente

sClienteMoneda Moneda del cliente

sNitEntidadBancaria NIT de la entidad Bancaria

sClienteNit NIT del cliente

sClienteNitDebito NIT del cliente a quién corresponde el débito

Page 411: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 403

Cuentas Contables sPaisCtrCosto[*] Vector que almacena los centros de costo del país

sPaisCtaContable[*] Vector que almacena las cuentas contables del país

sCategoriaCtrCosto[*] Vector que almacena los centros de costo de la categoría

del cliente

sCategoriaCtaContable[*] Vector que almacena las cuentas contables de la categoría

del cliente

sRetencionCtrCosto Centro de Costo de la retención

sRetencionCtaContable Cuenta Contable de la retención

sBancoCtrCosto Centro de Costo de la cuenta bancaria

sBancoCtaContable Cuenta bancaria

sDifCambLocCtrCosto Centro de costo de la cuenta de diferencias cambiarias local

sDifCambLocCtaContable Cuenta contable de diferencias cambiarias local

sDifCambDolCtrCosto Centro de costo de la cuenta de diferencias cambiarias

dólar

sDifCambDolCtaContable Cuenta contable de diferencias cambiarias dólar

Control de Errores

sFuncionError Función en la que se dio el error.

sTextoError Texto de error que se dio.

FUNCIONES El propósito de la mayoría de las funciones es realizar la inicialización de las

variables definidas en el apd, para que allí puedan ser modificadas y luego

enviadas a la clase funcional que generará el asiento.

Las funciones que se mencionan a continuación deben ser ejecutadas en la

función InicieTansacciónCC( ):

DefinirTiposAsiento(sTipoAsntCredito, sTipoAsntDebito)

Descripción: Función que asigna los valores a las variables que van a contener

los tipos de asiento tanto para los créditos como para los débitos.

DefinirClaseAsiento( sClaseAsnt )

Descripción: Función que asigna el valor a la variable que va a contener la

clase de asiento a generar ya sea consolidado o no.

DefinirImpuestos( sCodigoImpOmision, sNombreImpuesto1,

sNombreImpuesto2)

Page 412: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

404 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Descripción: Función que asigna los valores a las variables que va a contener

el código del impuesto por omisión y los nombres de los impuestos.

DefinirRubros( sNombreRubro1, sNombreRubro2)

Descripción: Función que asigna los valores a las variables que van a contener

los nombres de los rubros.

DefinirAsientoPorPais( bAsntPais )

Descripción: Función que asigna el valor a la variable de tipo booleana que

indicará si el asiento se debe realizar por país.

Si el valor recibido es TRUE el asiento es por país pero si es FALSE quiere

decir que se genera por categoría del cliente.

DefinirInstalledCB( bInstalledCB )

Descripción: Función que asigna el valor a la variable de tipo booleana que

indicará si el módulo de Control Bancario se encuentra instalado.

Si el valor recibido es TRUE quiere decir que CB está instalado.

DefinirCtasDifCambio( sDifCambLocCtrCosto, sDifCambLocCtaContable,

sDifCambDolCtrCosto, sDifCambDolCtaContable )

Descripción: Función que asigna los valores a las variables que van a contener

las cuentas y centros de costo para las diferencias de cambio.

Las funciones que se mencionan a continuación se llaman dentro de la función

SetCliente( ):

DefinirCliente( hsql, sClienteCodigo, sClienteNombre, sClienteAlias,

sClienteNit,sPrmClienteNit, sClientePais, sClienteCategoria,

sClienteMoneda ) ====> Boolean

Descripción: Función que asigna los valores a las variables que van a contener

los datos del cliente.

Además a esta función se le pasa como parámetro un sql handle conectado que

podrá ser utilizado para realizar las consultas que se pudiesen requerir.

DefinirCtasPais( sPaisCtrCosto[*], sPaisCtaContable[*] )

Descripción: Función que asigna los valores a los vectores en el cual se van a

almacenar los centros de costo y las cuentas del país correspondiente.

DefinirCtasCategoria( sCategoriaCtrCosto[*], sCategoriaCtaContable[*] )

Descripción: Función que asigna los valores a los vectores en el cual se van a

almacenar los centros de costo y las cuentas de la categoría de cliente

correspondiente.

Page 413: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 405

Tanto las funciones DefinirCtasPais() y DefinirCtasCategoria() necesitan que

las funciones ConstListCtas() y CargarCuentas() hayan sido ejecutadas para

poder obtener de los arreglos la información correcta. Dichas funciones

misceláneas se encuentran definidas en fclsInterfaseCC.

ConstListCtas( nListCtas[*])

Descripción: Función que construye la lista de los códigos de las cuentas que

se han definido tanto para asientos por país como para asientos por categoría

del cliente, la lista se almacena en la variable nListCtas[*] que se define como

variable de la función SetCliente() de la clase fclsInterfaseCC.

CargarCuentas( sPaisCtrCosto[*], sPaisCtaContable[*],

sCategoriaCtrCosto[*], sCategoriaCtaContable[*] )

Descripción: Función que asigna los valores a los vectores en el cual se van a

almacenar los centros de costo y las cuentas tanto del país como de la

categoría de cliente. Utiliza la información almacenada en nListCtas[*] para

poder obtener la información correspondiente.

Las funciones que se mencionan a continuación son las funciones que definen

los datos del documento al que se generará el asiento y las que definen el

formato con el cual se creará el asiento:

DefinirDocumento (hsql, .....) ====> Boolean

Descripción: Función que inicializa las variables del documento y las de

control con la información que recibe como parámetro, que por ser tan extensa

no se detalla aquí, pero que se puede consultar viendo la sección de variables

del documento del apd que se describió inicialmente.

Además a esta función se le pasa como parámetro un sql handle conectado que

podrá ser utilizado para realizar las consultas que se pudiesen requerir.

DefinirCtaRetención( sRetencionCtrCosto, sRetencionCtaContable )

Descripción: Función que asigna los valores a las variables que van a contener

las cuentas y centros de costo para las retenciones.

DefinirCtaBanco ( sBancoCtrCosto, sBancoCtaContable,

psNitEntidadBancaria )

Descripción: Función que asigna los valores a las variables que van a contener

las cuentas, los centros de costo y el NIT de la entidad bancaria para los

documentos de control bancario.

CreeAsientoIngreso (psNIT [*], hsql, bReversion, sNotasIniciales,

nIndProceso, sTipoAsnt, dtFechaAsnt, lsNotasAsnt,

bCerrarAsntConDifCambio, sCtrCosto[*], sCtaContable [*], sReferencia [*],

Page 414: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

406 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

sFuente [*],nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas ) ====>

Boolean

Descripción: Esta función es la encargada de establecer el encabezado y

detalle del asiento, así como la cantidad de líneas que componen el detalle.

Dichos datos son retornados en los parámetros recibidos: sTipoAsnt,

dtFechaAsnt, lsNotasAsnt, bCerrarAsntConDifCambio,sCtrCosto[*],

sCtaContable[*], sReferencia [*], sFuente [*], nMontoLocal [*],

nMontoDolar[*], nNumLineas.

La distribución de la información de cada una de las líneas del detalle en cada

uno de los vectores se realiza de la siguiente forma:

Ej.:

En la posición cero del vector sCtrCosto se encuentra el centro de costo de la

línea l del detalle del asiento.

En la posición cero del vector sCtaContable se encuentra la cuenta contable de

la línea l del detalle del asiento.

En la posición cero del vector sReferencia se encuentra el texto de la

referencia de la línea l del detalle del asiento.

En la posición cero del vector sFuente se encuentra el texto de la fuente de la

línea l del detalle del asiento.

En la posición cero del vector nMontoLocal se encuentra el monto local de la

línea l del detalle del asiento.

En la posición cero del vector nMontoDolar se encuentra el monto dólar de la

línea l del detalle del asiento, y así con cada una de las líneas del detalle.

El valor retornado en el parámetro nNumLineas es la cantidad de líneas que se

tienen en el detalle dicho valor se utilizará para el recorrido sobre los vectores

en el momento en que se extraerán los datos de los mismos para introducir las

líneas del asiento durante su generación.

Además a esta función se le pasa como parámetro un sql handle conectado que

podrá ser utilizado para realizar las consultas que se pudiesen requerir.

CreeAsientoAplicacion ( psNIT [*], hsql, bReversion, sNotasIniciales,

nIndProceso,sTipoCredito, nSubTipoCredito,sSubTipoCredito,

sCreditoNumero, sTipoDebito, sTipoDebito, sSubTipoDebito,

sDebitoNumero, dtFechaAplicacion, sCtrCosto[*], sCtaContable [*],

sReferencia [*],sFuente [*], nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas)

====> Boolean

Page 415: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 407

Descripción: Esta función es la encargada de establecer el encabezado y

detalle del asiento de aplicación, así como la cantidad de líneas que componen

el detalle. Dichos datos son retornados en los parámetros recibidos: sTipoAsnt,

dtFechaAsnt, lsNotasAsnt, bCerrarAsntConDifCambio, sCtrCosto[*],

sCtaContable[*], sReferencia [*], sFuente [*],

nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas.

La distribución de la información de cada una de las líneas del detalle en cada

uno de los vectores se realiza de la siguiente forma:

Ej.:

En la posición cero del vector sCtrCosto se encuentra el centro de costo de la

línea l del detalle del asiento de aplicación.

En la posición cero del vector sCtaContable se encuentra la cuenta contable de

la línea l del detalle del asiento de aplicación

En la posición cero del vector sReferencia se encuentra el texto de la

referencia de la línea l del detalle del asiento de aplicación

En la posición cero del vector sFuente se encuentra el texto de la fuente de la

línea l del detalle del asiento de aplicación

En la posición cero del vector nMontoLocal se encuentra el monto local de la

línea l del detalle del asiento de aplicación

En la posición cero del vector nMontoDolar se encuentra el monto dólar de la

línea l del detalle del asiento de aplicación, y así con cada una de las líneas del

detalle.

El valor retornado en el parámetro nNumLineas es la cantidad de líneas que se

tienen en el detalle dicho valor se utilizará para el recorrido sobre los vectores

en el momento en que se extraerán los datos de los mismos para introducir las

líneas del asiento durante su generación.

Además a esta función se le pasa como parámetro un sql handle conectado que

podrá ser utilizado para realizar las consultas que se pudiesen requerir.

DefinirSiCopiarNotasEnAsnt ( bCopiarNotasEnAsnt )

Descripción: Función que asigna el valor a la variable de tipo booleana que

indicará si el se copiarán las notas del documento en el detalle del asiento

contable.

Si el valor recibido es TRUE quiere decir que si se copiarán las notas en el

asiento contable.

RetornarError(sFuncionError, sTextoError)

Descripción: Función que devuelve el nombre de la función y el texto del

último error que ocurrió.

Page 416: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

408 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

DETALLES DE IMPLEMENTACIÓN Para centralizar y facilitar el manejo de las variables que se usarán en la

interfase entre el archivo apd y la funcionalidad del módulo , se ha pensado

definir en un nuevo archivo apl, una clase funcional cuyas variables de

instancia sean las que se pasan al apd para obtener los datos del encabezado y

detalle del asiento.

Definición de la clase funcional

La clase funcional se define en el archivo GENASNTS.APL y es mediante la

cual se llevará a cabo la generación del asiento tomando para esto la

información obtenida del hook.

Nombre: fclsInfoAsiento

Variables:

nMontoDoc Monto del documento

sTipoContabilidad Indica el tipo de contabilidad que se va a generar.

(Fiscal, Corporativa, Ambas)

sTipoAsnt Tipo de asiento a generar.

dtFechaAsnt Fecha del asiento a generar.

lsNotasAsnt Notas del asiento a generar.

bCerrarAsntConDifCambio Bandera para indicar si el asiento se cierra con

diferencias cambio.

sCtrCosto[*] Vector que almacena los centros de costo de las

líneas del asiento

sCtaContable [*] Vector que almacena las cuentas contables de las líneas del asiento

sReferencia [*] Vector que almacena el texto de la referencia de las

líneas del asiento

sFuente [*] Vector que almacena el texto de la fuente de las

líneas del asiento

nMontoLocal [*] Vector que almacena los montos locales de las

líneas del asiento

nMontoDolar[*] Vector que almacena los montos dólares de las

líneas del asiento

nNumLineas Variable que indica la cantidad de líneas del

asiento.

sFuncionError Variable con el nombre de la función en la que se

dio el último error.

Page 417: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 409

sTextoError Texto de error que se dio.

Funciones:

InserteAsiento( fclsIntroAsiento, Number ) ====> Boolean

Descripción: Encargada de agregar el asiento con los datos que se encuentran

cargados en la instancia de la clase.

Recibe como parámetro una instancia de la clase funcional fclsIntroAsiento y

devuelve un número en el cual se tiene el valor del asiento.

La función retorna un valor booleano que indica el resultado del proceso de la

generación del asiento.

LimpieDatos()

Descripción: Encargada de limpiar la información de la instancia.

ObtenerError(sFuncionError, sTextoError)

Descripción: Función que devuelve el nombre de la función y el texto del

último error que ocurrió.

Definición de nuevas constantes

Para la implementación de las funciones DefinirCtasPais( ) y

DefinirCtasCategoria( ) fue necesario definir constantes para indicar en que

posición se encuentran las distintas cuentas contables y sus respectivos centros

de costo, en los vectores de cuentas de País y de Categoría del cliente.

Constantes

Constantes para manejo de vectores

CC_CANT_CTAS_CTRS = 12

Cantidad de cuentas contables y centros de costo que se tienen en CC para la

generación de asientos, que son leídas del País y la Categoría.

POS_CTACTR_CXC = 0

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de Cuentas por Cobrar

en los vectores respectivos de generación de asientos.

POS_CTACTR_ANTICIPO_CXC = 1

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de anticipos en los

vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_LXC = 2

Page 418: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

410 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de Letras de Cambio en

los vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_INT_MORA_CXC = 3

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de intereses de mora en

los vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_RECIBOS_CXC = 4

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de recibos en los

vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_PRONTO_PAG_CXC = 5

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de pronto pago en los

vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_IMPUESTO1_CXC = 6

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del impuesto 1 en los

vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_IMPUESTO2_CXC = 7

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del impuesto 1 en los

vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_RUBRO1_CXC = 8

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del rubro 1 en los

vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_RUBRO2_CXC = 9

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del rubro2 en los

vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_CREDITO_CXC = 10

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de los créditos en los

vectores respectivos de generación de asientos

POS_CTACTR_DEBITO_CXC = 11

Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de los débitos en los

vectores respectivos de generación de asientos

Constantes para indicador de proceso

CC_DESDE_AGREGAR_DOC = 1

Indica que el proceso se realizó al agregar un documento.

Page 419: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 411

CC_DESDE_AGREGAR_APLICACION = 2

Indica que el proceso se realizó al agregar una aplicación de documentos.

CC_DESDE_AGREGAR_INTMORA = 3

Indica que el proceso se realizó al agregar un documento de interés de mora.

Detalles de funcionalidad

Es importante de señalar que algunos cálculos se mantendrán en el ejecutable

del módulo y no serán trasladados a la funcionalidad del apd.

Dentro de dichos datos se encuentran los siguientes: paquete utilizado, monto

del documento, tipo de contabilidad.

Las funciones CrearAsientoDocumento() y CrearAsientoAplicacion() setean

los datos para la generación del asiento.

Por otro lado, las funciones InsertarLineasAsientoDocumento() e

InsertarLineasAsientoAplicacion() fueron eliminadas, su funcionalidad se

trasladó a la clase funcional fclsInfoAsiento.

La funcionalidad que se utilizaba para conocer las cuentas de País y Categoría

de Cliente se modificó y está dada en las funciones ConstListCtas() y

CargarCuentas().

Las funciones InicieTransaccionCC() y SetCliente() son las funciones en que

se invocan la mayoría de las funciones que establecen los datos del asiento

mediante el hook.

Más específicamente en InicieTransaccionCC() se establecen los datos de:

Tipos de asientos

Clase de Asiento

Información de impuestos

Información de rubros

Bandera de asientos por país

Información de centros de costo y cuentas de diferencias de cambio

Mientras que en SetCliente() se define:

La información del cliente

Cuentas y Centros de costo de País

Cuentas y centros de costo de la Categoría del cliente

El proceso de Intereses de Mora se modificó para indicar que el asiento se está

generando desde dicho proceso, esto mediante el uso del parámetro

nIndProceso y para el cual se definieron constantes, en este caso particular se

usa la constante CC_DESDE_AGREGAR_INTMORA.

Page 420: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

412 Opciones Configurables en el Módulo Cuentas por Cobrar

HOOK DE SUGERENCIA DE

IMPUESTOS GENÉRICO Este archivo tiene la característica de que puede ser modificado por el cliente

sin que esto afecte al resto de la aplicación.

Se creo una nueva biblioteca (APL) llamada CCSUGIMP.APL, que al

compilar como Dynalib genera un archivo llamado CCSUGIMP.APD. Esta

biblioteca APL puede ser personalizada por el cliente de acuerdo a sus

necesidades y recompilarla como APD para que el módulo pueda utilizar la

funcionalidad modificada.

En CCSUGIMP.APL se definieron las siguientes funciones:

Function: Sugerir_Imptos

Descripción: Se utiliza para sugerir los porcentajes definidos para los

impuestos.

Esta función los siguientes parámetros:

hsqlPrmConsulta

Handle conectado para realizar consultas sobre la base de datos.

sPrmCliente Cliente para el cual se sugerirá los porcentajes de impuestos.

sPrmCategoria Categoría del cliente indicado.

sPrmPais País del cliente indicado.

nPrmPorcImpto1 Porcentaje correspondiente al Impuesto 1

nPrmPorcImpto2 Porcentaje correspondiente al Impuesto 2

La función Sugerir_Imptos retorna “TRUE” si se pudieron obtener los valores

solicitados.

La función se encarga de obtener los porcentajes de los impuestos Cuenta

Contable y el Centro de Costo asociados al Tipo y Subtipo de documento.

Estos valores se obtienen al seleccionar la información de la tabla de

Impuestos y de la tabla de parámetros Globales de CC, tomando en

consideración que el impuesto de la tabla impuesto sea igual al impuesto por

omisión almacenado en las Globales del Módulo.

Si se localizaron los impuestos seleccionados, se retornan como parámetros;

en caso contrario, se retorna cero para el Impuesto 1 y cero para el Impuesto 2

y retorna “FALSE”.

Page 421: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo 413

Función: ConcatenarCompania

Descripción: La función ConcatenarCompania retorna el nombre de la

compañía concatenado con la hilera que se indica. Es importante recordar que

toda sentencia SQL debe usar esta función para concatenar el nombre de la

compañía a la tabla que va a ser utilizada en el FROM.

La función ConcatenarCompania retorna un valor “String” o hilera de

caracteres, la cual es la hilera resultante de concatenar la hilera que se indica

con el nombre de la compañía.

Parámetros solicitados:

sCompania Nombre de la tabla a concatenarle la compañía;

no puede ser nulo

sNombreTabla Nombre de la tabla a concatenarle la compañía;

no puede ser nulo

Page 422: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 423: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Integración Contable 415

APÉNDICE E

Integración Contable

NOTA INTRODUCTORIA El módulo de Cuentas por Cobrar es auxiliar del módulo de Contabilidad

General. Todas las transacciones que se registren desde Cuentas por Cobrar,

pueden generar asientos contables en Contabilidad General.

Sin embargo, el módulo de Cuentas por Cobrar puede llevar registro de las

transacciones de documentos asociados con cuentas por cobrar de los clientes,

sin integrar estos movimientos a la contabilidad.

El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la

contabilidad al registrar los documentos de cuentas por cobrar, por medio de la

opción Integración Contable de la carpeta General en Parámetros del

Módulo. Cuando el usuario marca esta opción se activa la carpeta Contable de

Parámetros del Módulo.

En la opción Asientos para de la carpeta Contable se marcan aquellos

documentos, tipo crédito y débito, de Cuentas por Cobrar para los cuales se

generarán asientos en el módulo de Contabilidad General.

Además, se puede configurar la forma en que se manejará la integración

contable desde el módulo de Cuentas por Cobrar, mediante la opción

denominada Generación de Asientos de la carpeta Contable de

Parámetros del Módulo. Se puede utilizar cualquier combinación entre las

siguientes opciones:

Visualizar: permite observar la pantalla de generación de asientos,

denominada Diario de la Contabilidad.

Modificar: establece si se pueden hacer ajustes en el asiento. Por

ejemplo, insertar cuentas contables en el asiento.

Aplicar Automáticamente: indica si el asiento se graba en el Mayor o

en el Diario de la Contabilidad.

Para más detalle, refiérase a la carpeta de Contable de "Parámetros del

Módulo" en la página 18.

Page 424: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

416 Integración Contable Cuentas por Cobrar

MANEJO DE LA INTEGRACIÓN

CONTABLE Si se ha establecido la generación de asientos contables al registrar

documentos de Cuentas por Cobrar, entonces para registrar los

documentos proceda de la siguiente manera:

1. Ingrese la información requerida en las carpetas de la opción de

Creación de Documentos. Verifique los datos asociados con el

documento.

2. Para salvar el documento, presione el botón izquierdo del ratón sobre

la opción Actualizar del menú de Documentos o el icono . Si

desea regresar a la tabla de Documentos, presione el botón izquierdo

del ratón sobre la opción Actualizar y Regresar del menú de

Documentos o el icono .

3. Si el documento es de tipo Débito:

Se desplegará la pantalla de Diario de la Contabilidad, si no

marcó la opción de Aplicar Automáticamente.

Podrá modificar las líneas del asiento, si marcó la opción Permitir Modificar.

Solamente podrá ver el asiento, si marcó la opción Ver Asiento.

A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la creación

de un documento tipo débito (Factura):

Cuenta Contable

Débito Colón Crédito Colón

Cuentas por Cobrar ¢ 500,000.00

Impuesto sobre Ventas ¢ 65,217.39

Cierre Débitos ¢ 434,782.61

4. Si el documento es de Crédito:

Se desplegará la pantalla de Aplicación del Documento, para

definir sobre cuáles documentos tipo Débito se aplicará el documento

de Crédito creado.

Cuando se ha establecido sobre cuáles documentos tipo Débito se

aplicará el documento de Crédito creado, se desplegará la pantalla de

Page 425: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Integración Contable 417

Diario de la Contabilidad, si no marcó la opción de Aplicar

Automáticamente.

Podrá modificar las líneas del asiento, si marcó la opción Permitir Modificar.

Solamente podrá ver el asiento, si marcó la opción Ver Asiento.

A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la aplicación de

un documento tipo crédito (Depósito):

Cuenta Contable

Débito Colón

Crédito Colón

Tipo de Cambio

Débito Dólar

Crédito Dólar

Cuentas por

Cobrar

465,000.00 226.00 2,059.73

Bancos 465,000.00 224.99 2,068.89

Diferencias

Cambiarias

0.00 226.00 9.16

5. Si el documento es tipo Crédito y subtipo Anticipo:

Se desplegará la pantalla de Diario de la Contabilidad, si no marcó la

opción de Aplicar Automáticamente.

Podrá modificar las líneas del asiento, si marcó la opción Permitir Modificar.

Solamente podrá ver el asiento, si marcó la opción Ver Asiento.

A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la creación de un

documento tipo Crédito y subtipo Anticipo:

Cuenta Contable

Débito Colón

Crédito Colón

Cuenta de Anticipos de

Clientes

¢ 100,000.00

Cierre Créditos ¢ 100,000.00

A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la Aplicación manual de un documento tipo Crédito y subtipo Anticipo sobre un

documento tipo Débito:

Cuenta Contable

Débito Colón

Crédito Colón

Cuentas por Cobrar ¢ 100,000.00

Cuenta de Anticipos ¢ 100,000.00

Page 426: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

418 Integración Contable Cuentas por Cobrar

Es importante señalar que si en el módulo de Contabilidad General se

indicó que se utilizan NIT's en la generación de asientos contables se

presentará el siguiente comportamiento:

en todos los asientos que se generen desde el módulo de Cuentas por Cobrar, todas las líneas de los asientos llevarán el NIT del

cliente asociado, exceptuando las transacciones que tengan que ver

con Cuentas Bancarias

las transacciones que tengan que ver con Cuentas Bancarias llevarán

en la línea de Ventas o Cuentas por Cobrar el NIT del cliente y en la

otra el NIT de la Entidad Financiera Asociada a la Cuenta Bancaria.

Para mayor detalle del manejo de NIT's refiérase al manual del módulo de

Contabilidad General.

Page 427: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Control de Seguridad 419

APÉNDICE F

Control de Seguridad

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada

una de las opciones del módulo de Cuentas por Cobrar. Los derechos para

los grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen

desde la opción Seguridad! del menú principal del módulo de

Administración del Sistema.

Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para

quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una

de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados

del Departamento de Contabilidad podrían tener derecho a Consultar

Documentos, desde el módulo de Cuentas por Cobrar.

Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,

individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de

los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de

Contabilidad podría ser el único empleado con derecho para la Aprobar el Movimiento Diario de la opción Administración del menú principal del

módulo de Cuentas por Cobrar.

DEFINICIÓN DE LOS PRIVILEGIOS El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del módulo de

Cuentas por Cobrar, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular,

se presenta a continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Administración del Sistema presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de

Seguridad!. Se desplegará la pantalla para Definición de Usuarios y Grupos.

2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios,

marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla

Grupos.

Page 428: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

420 Control de Seguridad Cuentas por Cobrar

Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,

marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla

Usuarios.

3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el

usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o

derechos y active el icono . Se desplegará la pantalla de

Definición de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del

código y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el

usuario en particular.

4. Seleccione, mediante un “Combo Box”, la compañía en la cual el

grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derechos o

privilegios sobre las opciones de los módulos del sistema instalados.

5. En la parte intermedia de la pantalla de Definición de Privilegios, se despliega un árbol que contiene los módulos del

sistema instalados para la compañía seleccionada. Marque con el

highlight el módulo de Cuentas por Cobrar.

6. Para expandir el árbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la

rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del

menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar, haga doble

clic sobre la rama de Cuentas por Cobrar.

7. Expanda cada una de las opciones del menú principal de Cuentas por Cobrar. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama

Clientes se desplegarán cinco ramas: Agregar, Modificar,

Eliminar, Vendedores y Direcciones de Embarque. A su

vez, la rama de Direcciones de Embarque se puede expandir en

tres ramas: Agregar, Modificar y Eliminar. Se pueden expandir

tantos niveles como opciones existan para rama o nivel.

Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opción

específica o un grupo de opciones que se encuentran dentro de la

rama o nivel.

8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opción, de

manera individual, marque con el highlight la rama y presione el

icono o la opción Permitir del menú de Privilegios. Por

ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se

desea asignar solamente el derecho de Agregar Clientes se debe

marcar con el highlight la rama Agregar de la opción Clientes del

Page 429: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Control de Seguridad 421

menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar y presionar el

icono .

Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de

nivel superior y todas las opciones que se encuentran dentro de

cada rama o nivel superior, simultáneamente, active el icono

o la opción Replicar del menú de Privilegios, marque con

el highlight la rama o nivel superior y presione el icono . Por

ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se

desea asignar todos los derechos o privilegios relacionados con un

documento se debe activar el icono , marcar con el highlight

la rama o nivel superior Documentos del menú principal del

módulo de Cuentas por Cobrar y presionar el icono . Por lo

tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derecho

para Agregar, Modificar, Eliminar, Anular, Aplicar Documentos, Consultar la Aplicación sobre Documentos e Imprimir Documentos.

9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios

o un usuario en particular, presionando con el botón izquierdo del

ratón sobre el icono o la opción Grabar del menú de

Privilegios.

A continuación se presenta la pantalla para la definición de privilegios:

Page 430: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

422 Control de Seguridad Cuentas por Cobrar

Definición de Privilegios

Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual

pertenece el empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o

varias opciones del módulo, entonces cuando el usuario ingrese al

módulo dichas opciones aparecerán deshabilitadas.

Page 431: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Esquema de Bloqueos 423

APÉNDICE G

Esquema de Bloqueos

NOTA INTRODUCTORIA El propósito del Esquema de Bloqueos del módulo de Cuentas por Cobrar es

permitir que varios usuarios trabajen sobre un mismo cliente al mismo tiempo.

Es decir, se permitirá a varios usuarios utilizar a la vez los procesos del

Mantenimiento de documentos, seleccionando el mismo cliente.

Para hacer más práctico, rápido y seguro el control de bloqueos, se definieron

varias clases de bloqueos que se utilizan dependiendo de la característica del

proceso o acción que se vaya a realizar, a continuación se describe cada uno de

ellos:

Bloqueo General: se establece antes de ejecutar un proceso que involucre

cambios en varios registros a la vez. El bloqueo se realiza antes de ejecutar

cualquiera de los procesos que se encuentran en el submenú Administración,

por procesos se tienen los siguientes: Aprobación del movimiento diario,

Carga de facturación, Diferencias cambiarias, Intereses de mora, Días

promedio de atraso, Recálculo de saldos y Purga de datos.

Bloqueo de Cliente para edición: se establece antes de editar la información de

un cliente. Se hace desde el mantenimiento de clientes.

Bloqueo de Cliente para agregar: se establece antes de agregar un documento.

Se hace desde la opción de captura de documentos.

Bloqueo de Contra recibo: se establece antes de modificar un documento o un

contra recibo. Se hace desde la ventana de introducción de documentos o

desde la pantalla de introducción de clientes.

Bloqueo de Documento: se establece antes de modificar un documento. Se

hace desde la ventana de introducción de documentos.

JERARQUÍA DE BLOQUEOS Se estableció una jerarquía con el fin de facilitar el manejo de los diferentes

tipos de bloqueos, de manera que se tengan claro las reglas para el

establecimiento de estos, ya que el éxito de realizar un bloqueo requerido

Page 432: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

424 Esquema de Bloqueos Cuentas por Cobrar

depende del tipo de bloqueo que se encuentren ya registrado al momento de

tratar de registrar éste.

Jerarquía de Bloqueos

REGLAS PARA ESTABLECER

BLOQUEOS Bloqueo General: Un bloqueo general podrá ser establecido si no existe otro

bloqueo general registrado en la tabla de Bloqueos.

Por otro lado, si al tratar de realizar un bloqueo general el sistema se da cuenta

que existe un bloqueo de cualquiera de los otros tipos, se despliega un diálogo

en el cual se le informa al usuario sobre dicha situación y además se le

pregunta si desea continuar con el proceso, si su respuesta es afirmativa se

establece el bloqueo general respectivo y se ejecuta el proceso. Si su respuesta

es negativa el proceso no se realiza. En este mismo diálogo se muestra un

botón que se llama Ver Bloqueos el cual al ser seleccionado muestra una tabla

con la información de los bloqueos que se tienen registrados, en esta tabla se

muestra el usuario y fecha del bloqueo.

Page 433: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Esquema de Bloqueos 425

Bloqueo de Cliente por Edición: No es posible tratar de agregar un registro

de bloqueo de cliente por edición si:

Existe un bloqueo General.

Existe un bloqueo del mismo cliente por Agregar.

Existe algún bloqueo de Contra recibo para el mismo cliente

Existe algún bloqueo de Documento para el mismo cliente

Bloqueo de Cliente por Agregar: No es posible tratar de agregar un registro

de bloqueo de cliente por agregar si:

Existe un bloqueo General.

Existe un bloqueo del mismo cliente por Edición.

Este tipo de bloqueo nace de la necesidad de indicarle a otros procesos que se

está agregando un documento a un cliente dado ya que cuando se está

agregando un documento no se tiene la posibilidad de bloquear el documento

dado que este no existe, con este tipo de bloqueo se evitan las incongruencias

en los datos que se podrían dar en esta situación en particular.

Sin embargo un cuidado especial que se debe realizar es verificar el límite de

crédito al registrar un nuevo débito.

Bloqueo de Contra recibo: No es posible tratar de agregar un registro de

bloqueo de contra recibo si:

Existe un bloqueo General.

Existe un bloqueo del mismo cliente por Edición.

Bloqueo de Documento: No es posible tratar de agregar un registro de

bloqueo de documento si:

Existe un bloqueo General.

Existe un bloqueo del mismo cliente por Edición.

Existe algún bloqueo de Contra recibo para el contra recibo al que está

asociado el documento si es que lo está.

Como se pudo observar no se puede realizar ninguna clase de modificación a

un cliente, documento o contra recibo para cualquier cliente, si existe un

Bloqueo General registrado en la tabla de bloqueos de la base de datos, ya que

esto indica que un proceso masivo está en ejecución.

Sin embargo un cuidado especial que se debe tener es verificar el límite de

crédito del cliente al modificar el monto de un débito.

Page 434: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus
Page 435: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Asientos Contables y Diferencias Cambiarias 427

APÉNDICE H

Asientos Contables y Diferencias

Cambiarias

NOTA INTRODUCTORIA El módulo de Cuentas por Cobrar, como su nombre lo indica, se encarga

de manejar la información de los documentos que están pendientes de cobro, y

a la vez, de registrar los pagos de los clientes y la forma como sus deudas son

canceladas.

Los documentos que se registran pueden ser de diferentes monedas, es decir,

al momento de registrar un documento se debe de especificar no solo el monto

sino también el código de la moneda en la que está el documento.

Posteriormente, la información del monto es traducida, para ser enviada a la

Contabilidad, en un monto local y un monto dólar. Esto en el caso de que este

activa la opción de doble moneda. Si no hay doble moneda en la Contabilidad,

entonces, solamente se calcula el monto en moneda local.

Los montos son traducidos utilizando los tipos de cambio que se han definido

para cada moneda, tomando los datos a partir de los archivos históricos, según

la fecha con que se registra cada documento.

El manejo de múltiples monedas trae como consecuencia, el que se deba de

considerar el problema de las diferencias de cambio, debido al hecho de

que el valor de referencia asociado con las monedas varía con el tiempo (Tipo de Cambio).

Para determinar los asientos contables generados por las transacciones

registradas mediante el módulo de Cuentas por Cobrar y los asientos

contables asociados con las diferencias de cambio se analizan tres casos.

Page 436: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

428 Asientos Contables y Diferencias Cambiarias Cuentas por Cobrar

CASO 1: IGUAL MONEDA, DIFERENTES TIPOS DE CAMBIO Se cancelan débitos con créditos que están en la misma moneda, pero que se

han introducido en el sistema con diferentes tipos de cambio. Por ejemplo:

Ingreso de Documentos

Movimientos Contables

Factura

Depósito

La línea por diferencia de cambio en este último movimiento contable, se

realiza para corregir el problema de diferencia de cambio que existe entre el

registro de la cuenta por cobrar del cliente (que lo toma de la moneda del

depósito) y el que tiene la cuenta bancaria en el módulo de Control Bancario. El tipo de cambio de la cuenta bancaria se actualiza cada vez que

se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en Control Bancario.

Luego de la Aplicación completa del depósito sobre la factura, tenemos los

siguientes saldos:

Saldos Documentos

Page 437: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Asientos Contables y Diferencias Cambiarias 429

Obsérvese que la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo, todavía

registra un saldo en moneda dólar. Este saldo que se muestra allí, es un reflejo

del excedente que se presenta en la cuenta por cobrar de ese cliente, en la

contabilidad.

En la siguiente tabla, se nuestra la diferencia que se presenta a nivel de la

cuenta en la Contabilidad General:

Saldos Contabilidad

Antes del Ajuste por Diferencia de Cambio

Balance de los movimientos a la cuenta por cobrar del cliente

Por lo tanto, cuando se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en

Cuentas por Cobrar, se obtiene a partir del saldo dólar de la Factura, que se

debe de hacer un ajuste contable por diferencia de cambio, para balancear la

cuenta por cobrar del cliente, de esa forma se registra el siguiente movimiento:

Ajuste por Diferencia de Cambio

El tipo de cambio que se introduce en los asientos generados por el proceso de

diferencias de cambio es el tipo de cambio actual que tiene la moneda dólar.

Al final, la contabilidad refleja los saldos correctamente:

Saldos Contabilidad

Después del ajuste por Diferencias de cambio

Balance de los movimientos a la cuenta por cobrar del cliente

Page 438: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

430 Asientos Contables y Diferencias Cambiarias Cuentas por Cobrar

CASO 2: REVALUACIÓN / DEVALUACIÓN En este caso, se deben de revaluar o devaluar, documentos que aún presentan

saldo y su registro actual está a un tipo de cambio que es diferente del que

existe al momento de ejecutar el proceso. Por ejemplo:

Ingreso de Documentos

Movimientos Contables

Factura

Depósito

Si está instalado el módulo de Control Bancario, entonces, al momento de

generar un Depósito o una Transferencia Electrónica de Fondos (T.E.F.), se

toma el tipo de cambio que tiene la cuenta de banco respectiva, por lo que el

Page 439: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Asientos Contables y Diferencias Cambiarias 431

asiento contable que se genera utiliza este valor. Para el ejemplo, se asume que

la cuenta de banco está ajustada a 200.00 ¢/$.

Suponga que los documentos presentan los siguientes saldos, al día de hoy:

Saldos Documentos

Si se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en este momento y el

tipo de cambio de la moneda dólar ha cambiado a 210.00, entonces los saldos

restantes de estos documentos pendientes deben de ser actualizados al nuevo

tipo de cambio para reflejar en la contabilidad el valor actual de la deuda.

Para el caso de la factura, el cliente debe ¢ 10,000.00, pero ahora este valor

representa $ 47.62, en lugar de $ 100.00, por lo tanto se debe de realizar un

ajuste en la contabilidad por $ 52.38. Nótese que el saldo en la moneda del

documento se toma como referencia para calcular los nuevos saldos en

moneda local y dólar, a partir de los tipos de cambio de la moneda del

documento y de la moneda dólar, y la diferencia resultante entre este nuevo

saldo y el saldo anterior constituye el reajuste que se debe de hacer a nivel de

la contabilidad.

El saldo en la moneda del documento no varía durante el proceso, pero sus

equivalentes en moneda local o dólar pueden variar. Para el ejemplo en

cuestión, como el documento esta en moneda local, entonces no se pueden

producir diferencias de cambio en moneda local, solo en dólares, sin embargo,

si el documento esta en una tercera moneda diferente de la moneda local y la

moneda dólar, se pueden producir por un mismo documentos diferencias en

ambas monedas.

Luego del proceso se tienen los siguientes saldos:

Saldos Actualizados de los Documentos

Ajuste por Diferencia de Cambio

Page 440: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

432 Asientos Contables y Diferencias Cambiarias Cuentas por Cobrar

Al final, la contabilidad refleja los saldos correctamente:

Saldos Contabilidad

Luego del ajuste por Diferencias de Cambio

Balance de los movimientos a la cuenta por cobrar del cliente

CASO 3: MONEDAS Y TIPOS DE

CAMBIO DIFERENTES En este caso se cancelan débitos con créditos que están en monedas diferentes,

por lo que pueden tener diferentes tipos de cambio. Además, durante el

proceso de aplicación se puede establecer un nuevo tipo de cambio que

revalúa tanto al crédito como al débito. Por ejemplo:

Ingreso de Documentos

Movimientos Contables

Factura

Page 441: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Asientos Contables y Diferencias Cambiarias 433

Depósito

Si con el DEP-500 se procede a cancelar la Fac-1000, dado que los

documentos tienen diferente moneda entonces el sistema debe de preguntar un

tipo de cambio para la traducción del monto a aplicar en moneda dólar a un

equivalente en moneda local.

Asuma que para la aplicación el usuario especifica un tipo de cambio de

210.00 y desea cancelar la factura. Es decir, aplicará del cheque $71.42 a

210.00 para un equivalente de ¢ 15,000.00. Luego de la aplicación, los

documentos presentan los siguientes saldos:

Saldos de Documentos

La factura ha sido cancelada por completo, sin embargo, todavía registra un

saldo en moneda dólar, además el cheque tiene un saldo a favor de $ 3,58 pero

está en cero su equivalente en moneda local. Estas inconsistencias que se

muestran allí, son un reflejo de los excedentes que se presentan en la cuenta

por cobrar de ese cliente, según la contabilidad.

En la siguiente tabla, se presenta la diferencia a nivel de la cuenta en la

contabilidad general:

Saldos Contabilidad

Antes del Ajuste por Diferencia de Cambio

Balance de los movimientos a la cuenta por cobrar del cliente

Page 442: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

434 Asientos Contables y Diferencias Cambiarias Cuentas por Cobrar

En realidad el balance debería indicar que se tiene a nivel de la cuenta del

cliente un saldo a favor de ¢ 751.80 y $ 3.58 (a un tipo de cambio de 210.00).

Si se ejecuta el proceso de diferencias de cambio y el tipo de cambio actual de

la moneda dólar es 210.00, entonces el proceso realiza los siguientes cálculos:

1. Determina que el saldo real de la factura 1000 es ¢ 0.00 y su

equivalente debe ser $ 0.00, por lo tanto incluye un ajuste para eliminar

el excedente de $ 78.58 que presenta la factura.

2. Determina que el saldo real del cheque 500 es $ 3.58 y su equivalente

debe ser ¢ 751.80, por lo que incluye un ajuste para aumentar la cuenta

en ese monto.

Ajuste por Diferencia de Cambio

Al final, la contabilidad refleja los saldos correctamente:

Saldos Contabilidad

Luego del ajuste por Diferencias de Cambio

Balance de los movimientos a la cuenta por pagar del proveedor

Page 443: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Glosario 435

Glosario

Asiento

El Diario de la Contabilidad es un registro principal en el cual

quedan registrados, cronológicamente, todas las transacciones

efectuadas en un negocio de acuerdo con los principios de

contabilidad y en función del impacto sobre las cuentas

contables.

El registro asociado con una transacción particular se

denomina asiento. Cada operación registrada debe tener, al

menos, un cargo y un abono compensatorio o igual. El asiento

que tiene más de un cargo y un abono se conoce como asiento

compuesto. En algunos países de América Latina se conoce al

asiento contable como póliza.

Check box

Especie de "interruptor" que habilita o deshabilita una opción

asociada. Este interruptor se puede activar con el ratón,

presionando el botón izquierdo con su cursor sobre el

recuadro, o bien, con el teclado cuando la opción esté

encerrada en un recuadro punteado.

Cliente

Un cliente es alguien que llega y compra un producto o

servicio y que espera calidad de servicio y calidad del

producto en recompensa por su inversión.

Cliente Corporativo

Cliente que trabaja bajo una jerarquía organizacional donde se

tiene un único cliente principal llamado Corporación o Matriz

de Corporación y otros múltiples asociados a ésta, llamados

sucursales.

Cliente Sucursal

Cliente que pertenece a un esquema organizacional y que

depende directamente de un cliente corporación, el cliente

sucursal no puede tener asociado alguna otra subsidiaria

solamente existe una relación uno a uno con la corporación.

Page 444: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

436 Glosario Cuentas por Cobrar

Cliente Registro

Cliente donde se registra una transacción, ya sea propia o de

otra entidad.

Cliente Reporte

También es llamado cliente origen y representa la entidad que

generó la transacción.

Condición de Pago

Define la forma en que deberá ser cancelado un documento de

débito, ya sea al contado o al crédito. La condición de pago

involucra un descuento por pronto pago y una tasa de interés

involucrada en el período de crédito.

Depósito

Se refiere a una transacción que permite al cliente pagar

documentos pendientes por medio de un depósito del monto

parcial o total del documento a una cuenta bancaria de la

compañía.

Este pago se debe realizar directamente, es decir, el cliente

debe realizar un depósito en la entidad bancaria donde la

empresa tiene su cuenta. En este caso no es preciso que el

cliente tenga cuentas bancarias en la misma entidad.

Descuento

Porcentaje a rebajar, sobre el total facturado, debido a pedidos

de alto volumen o bien, por el pronto pago de un documento

de débito.

Documento

Se refiere al comprobante físico de una transacción. Existen

documentos de débito que son documentos por cobrar,

originados a partir de la adquisición de un bien o servicio

Page 445: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Glosario 437

ofrecido a un cliente. También existen documentos de crédito

que se relacionan con las transacciones realizadas para el pago

de los bienes o servicios.

Factura

Este documento registra la entrega de bienes o servicios a un

cliente. Una factura se emite en el momento en que el cliente

obtiene el bien o servicio ofrecido, de manera que su

existencia se justifica para tener constancia de los bienes que

salieron o del servicio prestado, así como para reflejar la

transacción en la contabilidad de la compañía.

Las facturas pueden generarse tanto para transacciones al

contado como al crédito.

Para el funcionamiento de este módulo se considerarán

facturas de ambos tipos, siempre y cuando éstas se generen

desde Cuentas por Cobrar. Esto se debe a que también es permitido llevar el control de

facturas que fueron creadas desde el módulo de

Facturación. En este caso únicamente se podrán cargar

facturas cuya condición de pago no sea de contado.

Fuente

Relaciona un movimiento contable con el documento que lo

sustenta (número de depósito, de factura y otros).

Highlight

Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una

opción en un menú. Normalmente responde a las teclas

direccionales o al cursor del ratón.

Integración Contable

El proceso de integración contable se basa en la relación entre

los distintos módulos del sistema. De manera que, todas las

transacciones generadas desde módulos auxiliares como

Cuentas por Cobrar se reflejarán en la contabilidad de la

compañía, la cual es manejada directamente por el módulo de

Contabilidad General.

El objetivo de la integración contable es llevar control de la

forma en que los movimientos de cuentas por cobrar afectan

las cuentas contables y en consecuencia, la posición financiera

de la compañía.

Page 446: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

438 Glosario Cuentas por Cobrar

Sin embargo, el módulo puede funcionar sin integrar sus

movimientos a la contabilidad de la compañía, de manera que

únicamente se lleve el registro de los documentos de cuentas

por cobrar. La integración contable se puede activar y

desactivar con base en un parámetro denominado de la misma

manera, que se presenta en la carpeta General de los

Parámetros del Módulo.

El proceso puede realizarse de dos maneras: integración

contable en línea e integración contable en batch.

En el primer caso, el sistema toma todas las transacciones de

los documentos marcados como generadores de asientos y

registra un asiento contable cada vez que el usuario crea un

documento desde las opciones en el submenú

Transacciones del menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar. En el segundo caso, o sea la integración contable en batch, se

lleva a cabo cuando se ejecutan procesos específicos de

generación de asientos. Estos procesos usualmente se ubican

en el menú de Administración y corresponden, en el caso de

Cuentas por Cobrar, a la generación de documentos por

Intereses de Mora y Diferencias Cambiarias.

Interés de Mora

Los intereses de mora son documentos que se generan a partir

del análisis de los documentos de cuentas por cobrar tipo

crédito que hayan vencido a una fecha determinada.

Cuando se ejecuta el proceso de intereses de mora el sistema

crea un único documento para cada cliente que contiene la

sumatoria de los montos correspondientes por cada documento

de crédito vencido.

Para que el proceso de intereses de mora se refleje en la

contabilidad de la compañía, es preciso que el tipo de

documento denominado Interés de Mora se marque en la

carpeta Contable de Parámetros del Módulo. En caso

contrario, el proceso se podrá correr de igual manera, sin

embargo su impacto sobre la compañía no se verá reflejado en

la contabilidad.

Page 447: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

Cuentas por Cobrar Glosario 439

Letra de Cambio

Una letra de cambio es un documento que se genera cuando

dos personas físicas o jurídicas se comprometen a tener

relaciones financieras entre sí, de modo que una preste dinero

o bien ofrezca bienes o servicios a crédito y la otra se

comprometa formalmente a pagar por ellos en el período de

tiempo establecido. La función primordial de este documento

es servir como una garantía de que el cliente pagará su cuenta.

Generalmente la letra de cambio se crea por el monto máximo

que la empresa otorga el crédito al cliente, de manera que este

último se compromete a pagar este monto. Una letra de

cambio aumenta el activo de la empresa, dado que aumenta las

cuentas por cobrar.

Nota de Crédito u Otro Crédito

Para el funcionamiento del módulo de Cuentas por Cobrar,

una nota de crédito u otro crédito son documentos que se

emiten para hacer constar que un cliente ha realizado un

abono a su saldo pendiente. Al emitir una nota de crédito se da

conocimiento del monto que la empresa va a deducir de la

cuenta que el cliente tiene pendiente. Es por esta razón que las

notas de crédito y los otros créditos disminuyen el activo de la

empresa, dado que producen una reducción en las cuentas por

cobrar.

Nota de Débito u Otro Débito

Para el funcionamiento del módulo de Cuentas por Cobrar,

una nota de débito u otro débito son documentos que se

emiten para hacer constar que un cliente le debe dinero a la

empresa, por un monto determinado. Al emitir una nota de

débito se da conocimiento del monto que la empresa va a

acreditarse a la cuenta que el cliente tiene pendiente. Es por

esta razón que las notas de débito y los otros débitos aumentan

el activo de la empresa, dado que producen un aumento en las

cuentas por cobrar.

Recibo

El recibo es un documento que se emite para constar que se

recibió dinero en efectivo del cliente, para abonar o cancelar el

monto que adeuda a la empresa.

Page 448: Manual Usuario Cuentas Cobrar Exactus

440 Glosario Cuentas por Cobrar

Este documento disminuye la cuenta por cobrar, de manera

que se produce un pago a un monto por cobrar pendiente.

Un cobrador de la empresa entrega el recibo al cliente en el

momento en el que éste le entrega el efectivo.

Referencia

Detalle o descripción de un movimiento contable. En la

generación de asientos la referencia corresponde a la

aplicación definida al documento.

Transferencia Electrónica de Fondos

Una transferencia electrónica de fondos (T.E.F.) es una

transacción que permite al cliente pagar documentos

pendientes por medio de un depósito electrónico del monto

parcial o total del documento a una cuenta bancaria de la

compañía.

Para poder generar una T.E.F. es preciso que tanto el cliente

como la compañía tengan cuentas bancarias en la misma

entidad financiera.