Manual Subvenciones

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MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS TÉRMINOS Y SIGLAS USADOS EN ESTE MANUAL agradecimiento por lo que ustedes han hecho aquí. Nuestros hijos crecerán con el recuerdo de la buena obra de los rotarios — Stanis Bai, dirigente comunitario de Ulamona (Papúa Nueva Guinea) agradece el sistema de agua potable instalado por rotarios australianos y japoneses, con fondos de una Subvención Compartida de La Fundación Rotaria.

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  • MANUAL DE SUBVENCIONES COMPARTIDAS

  • No tengo palabras para expresar nuestro profundo agradecimiento por lo que ustedes han hecho aqu. Nuestros hijos crecern con el recuerdo de la buena obra de los rotarios. Stanis Bai, dirigente comunitario de Ulamona (Papa Nueva Guinea)

    agradece el sistema de agua potable instalado por rotarios australianos y japoneses, con fondos de una Subvencin Compartida de La Fundacin Rotaria.

    TRMINOS Y SIGLAS USADOS EN ESTE MANUAL

    Beneficiario: receptor de bienes o serviciosCDFR: Comit Distrital de La Fundacin RotariaColaborador anfitrin: el club o distrito rotario en el pas sede del proyectoColaborador del exterior: el club o distrito rotario de fuera del pas sede del proyectoFDD: Fondo Fistrital DesignadoOrganizacin colaboradora: organizacin que participa directamente en la implementacin del proyecto financiado por la subvencin, en colaboracin con un club o distrito rotario, aportando sus conocimientos y experiencia tcnica y su ayuda en actividades de coordinacin o capacitacin. Organizacin colaboradora rotaria: Entidad en la cual los rotarios componen al menos la tercera parte de su junta directiva u otro organismo rector, o en la cual un rotario que participe directamente en el proyecto subvencionado ejerza un cargo de alta gerencia.Persona de enlace principal: socio del club o rotario del distrito colaborador que oficia como principal contacto entre La Fundacin Rotaria y los colaboradores del proyectoProveedor: la entidad que suministra los bienes y servicios adquiridos con los fondos de la subvencinPSDS: presidente del subcomit distrital de subvenciones

  • aNDICE

    Captulo 1 Cmo INICIar los trmItEs DE solICItuD DE uNa subvENCIN CompartIDa

    Qu son las Subvenciones Compartidas? ........................................ 2Tramitacin de Subvenciones Compartidas ..................................... 2Ciclo de tramitacin de Subvenciones Compartidas ....................... 3Ciclo de las Subvenciones Compartidas otorgadas por concurso ...................................................................... 3Normativa y requisitos ....................................................................... 3Organizaciones colaboradoras ........................................................... 6Funciones y responsabilidades del Comit Distrital de La Fundacin Rotaria .................................................................... 7Cmo encontrar un colaborador ....................................................... 8Custodia de fondos.............................................................................. 8

    Captulo 2 Cmo solICItar subvENCIoNEs CompartIDas

    Descripcin del proyecto .................................................................... 12Patrocinadores del pas sede del proyecto y del exterior ................. 13Presupuesto del proyecto .................................................................... 14Financiamiento del proyecto .............................................................. 15Planificacin del proyecto .................................................................. 16Subvenciones Compartida otorgadas por concurso ........................ 18Autorizaciones ..................................................................................... 19Organizaciones colaboradoras ........................................................... 20Informe final ........................................................................................ 21Certificacin del presidente del Subcomit Distrital de Subvenciones ....................................................................................... 22Lista de verificacin ............................................................................ 23

    Captulo 3 trmItEs postErIorEs al otorgamIENto DE la subvENCIN

    Carta de notificacin del otorgamiento de una Subvencin Compartida .......................................................................................... 26Convenio de Subvencin Compartida .............................................. 27Formulario de informacin para la emisin del pago .................... 29Contribuciones del colaborador ........................................................ 30Plan de gastos para subvenciones abonadas en cuotas .................... 31Implementacin del proyecto ............................................................ 32

  • bma

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    Captulo 4 Cmo prEparar INformEs DE subvENCIoNEs CompartIDas

    Informacin sobre el proyecto ........................................................... 34Descripcin del proyecto .................................................................... 35Participacin y supervisin rotaria ................................................... 36Beneficios reportados a la comunidad .............................................. 37Informe financiero .............................................................................. 38Informacin adicional ........................................................................ 39

    aNEXos

    A. Normas de La Fundacin Rotaria ................................................ 42Crecimiento demogrfico y desarrollo ...................................... 42Normas para el uso del nombre y el emblema de Rotary ........ 42Otras normas de La Fundacin Rotaria .................................... 43

    B. Evaluacin de las necesidades de la comunidad ......................... 44C. Revisin financiera independiente ............................................... 46D. Fondo rotatorio de prstamos y microcrdito ............................ 47E. Modelo de solicitud de Subvencin Compartida ...................... 49F. Modelo de informe de Subvencin Compartida ........................ 58G. Lista de recursos para las Subvenciones Compartidas ............... 63H. Lista de recursos para las Subvenciones Compartidas ...............64

  • Captulo 1

    Cmo INICIar los trmItEs DE solICItuD DE uNa subvENCIN CompartIDa

  • 2ma

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    sC a p t u l o 1

    Qu son las Subvenciones Compartidas?

    Las Subvenciones Compartidas se utilizan para financiar proyectos internacionales de ndole humanitaria emprendidos por los clubes rotarios o distritos de por lo menos dos pases (un pas copatrocinador del exterior y el pas sede del proyecto), los cuales deben trabajar en conjunto en la planificacin, implementacin y culminacin del proyecto. Las Subvenciones Compartidas tienen como propsito dotar de fondos a proyectos nicos humanitarios relativamente pequeos. Se otorgan subvenciones para una amplia gama de proyectos, en reas tales como abastecimiento de agua, atencin de la salud y equipamiento mdico, lucha contra las enfermedades, proyectos de ayuda a discapacitados, alfabetizacin y aprendizaje de aritmtica, y la capacitacin educativa y laboral. Esta amplia gama de proyectos deben contar con la participacin directa y personal de los rotarios, a fin de cumplir los requisitos para las Subvenciones Compartidas.

    Estas subvenciones se dividen en dos categoras: Subvenciones Compartidas y Subvenciones Compartidas otorgadas por concurso. Las Subvenciones Compartidas son para proyectos que solicitan importes de US$5.000 a US$25.000 a LFR. Las Subvenciones Compartidas otorgadas por concurso son para proyectos que solicitan importes deUS$25.001 a US$200.000. El monto de la subvencin representa la cantidad solicitada a La Fundacin Rotaria y no el monto total del proyecto.

    La financiacin de Subvenciones Compartidas se basa en el envo de contribuciones por parte de los patrocinadores rotarios del proyecto. La Fundacin aportar en forma paralela US$0,50 por cada US$1,00 de contribuciones en efectivo y US$1,00 por cada US$1,00 aportado con cargo al FDD (SHARE).

    Tramitacin de Subvenciones Compartidas

    La tramitacin de Subvenciones Compartidas comprende las fases siguientes.

    Diseo del proyecto El patrocinador de la sede del proyecto determina las

    necesidades de la comunidad. (Consultar el anexo B para la evaluacin de las necesidades de la comunidad.)

    Se localiza un copatrocinador del exterior para el proyecto (ver en la pgina 8 sugerencias para hallar un copatrocinador).

    Los copatrocinadores del proyecto colaboran para planificar el proyecto y elaborar su presupuesto.

    Solicitud Los copatrocinadores del proyecto remiten la Solicitud

    de Subvencin Compartida, debidamente llenado, a La Fundacin Rotaria (LFR).

    LFR acusa recibo de la solicitud y le asigna un nmero. El personal a cargo del Programa de Subvenciones

    Humanitarias revisa la solicitud y contacta con los copatrocinadores en caso de precisar informacin adicional.

    Los patrocinadores del proyecto cuentan con seis meses, desde la fecha en que se revis la solicitud, para presentar la documentacin pendiente para completar el trmite de la solicitud.

    Decisin El personal a cargo de las Subvenciones Humanitarias

    remite la solicitud al Consejo de Fiduciarios de LFR para su anlisis y decisin posterior.

    Se notifica a los copatrocinadores del proyecto la decisin de los fiduciarios. Si se aprueba la subvencin, las personas de enlace principales recibirn la carta de notificacin en la que se da a los copatrocinadores las instrucciones para la tramitacin del pago.

    Implementacin Los copatrocinadores del proyecto deben cumplir con

    los requisitos de los pagos dentro de los seis meses en que fue aprobada la Subvencin Compartida, entre los que se encuentran la presentacin de los convenios de Subvencin Compartida (documentos legales), el formulario para la emisin del pago indicando donde debe remitir el pago la Fundacin, as