®

2

MANUAL SOBRE BUENAS PRÁCTICASAMBIENTALES EN LAS OFICINAS,

ADMINISTRACIÓNY SERVICIOS

DEFINICIONES AMBIENTALES

Contaminación: Acción y efecto de introducir cualquier tipo de impureza, materia o influenciasfísicas (ruido, radiación, calor, vibraciones, etc.), en un determinado medio y en niveles más altosde lo normal, que puede ocasionar un daño en el sistema ecológico, apartándolo de su equilibrio.Desarrollo sostenible: Desarrollo que satisface las necesidades act uales de las personas sincomprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer las suyas.Eficiencia energética: Capacidad de los equipos para conseguir el mayor rendimiento con el menorconsumo de energía.Impacto ambiental: Efectos que una acción humana produce en el medio ambiente.Etiquetas ecológicas : Diferentes tipos de etiquetas que se encuentran en productos que hanpasado por procesos de producción respetuosos con el entorno o que señalan que dichos productosno son nocivos para el medio ambiente.Punto limpio: Instalación para el depósito de residuos que no se gestionan a través del serviciomunicipal de recogida.Reciclar: Transformación de los residuos, dentro de un proceso de producción, para su fin inicial opara otros fines.Residuo: Sustancia u objeto del cual su poseedor se desprende o tiene la obligación de despren -derse.Sistema de gestión ambiental: Parte del sistema de gestión de una empresa que incluye laestructura organizativa, la planificación de actividades, las resp onsabilidades, las prácticas, losprocedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar ymantener al día la política ambiental de la empresa.Subproducto: En cualquier proceso de fabricación, producto que se obt iene a partir del principal yque suele ser de menor valor que éste. La utilización de subproductos es una alternativa a lageneración de residuos. Éstos se gestionan a través de las “bolsas de subproductos”.

ADMINISTRACIÓN Y OFICINAS / COMERCIO / DOCENCIA E INVESTIGACIÓN /SEGUROS Y FINANZASEl siguiente Manual de Buenas Prácticas va destinado a todas aquella s personas que desarrollanactividades en los siguientes campos laborales: Administración y Oficinas -dedicada a la gestión,información y comunicación en una empresa u organización -, Seguros y Finanzas (actividadesfinancieras y contratos de seguros), Docencia e Investigación, Comercio (tareas de gestión, venta,facturación y publicidad con relación a la actividad comercial, tanto interior como exterior).

Las Áreas que componen estos campos laborales son:

Administración / GestiónSegurosVentaAlmacenajePost-impresión

Información / ComunicaciónFormaciónFacturación / CobroComercio exteriorPost-impresión / manipulados.

FinanzasDirección / GestiónAtención al clientePublicidad / imagen

3

LA FAMILIA PROFESIONALRECURSOS MATERIALES UTILIZADOS

Herramientas y UtensiliosTeléfonos, calculadoras, agendas, agendas electrónicas, bandejas de documentación,ficheros, archivos, sujetapapeles, sellos, ta mpones, tijeras, reglas, quitagrapas,sacapuntas, tarjeteros, portafolios, etc.

Maquinaria y EquiposMobiliario de oficina, archivadores, ordenadores, monitores, teclados, ratones,impresoras, faxes, modems, fotocopiadoras, video -proyectores, estanterías,marcadores de precio, vehículos comerciales, etc.

Materias Primas y de ConsumoEnergía eléctrica, agua, folios, bolígrafos, rotuladores, lápices, gomas de borrar,pegamento, sobres, papel de impresos, carpetas, etiquetas, disquetes, tóners, papel defax, cartuchos de tinta, discos compactos, rollos para tickets, perchas, cinta adhesiva,combustibles fósiles, componentes de motor, etc.

Instalaciones y OtrosOficinas, baños, aulas, zonas de atención al público, etc., que necesitan instalacionesde climatización, iluminación, conexiones eléctricas, sistemas de cableado para redes,sistemas de comunicación, etc.

RESIDUOS QUE SE GENERAN

Papel y cartón: Son los principales residuos de estas familias profesionales y los que se producenEn mayor cantidad. Se gestionan mediante la separación en origen y la recolección selectiva,bien mediante gestor autorizado o depósito en contenedor de recogida selectiva domiciliaria.

Peligrosos: Son residuos que necesitan una gestión especial mediante almacenaje in situ por unperiodo no superior a seis meses y su posterior entrega a un gestor autorizado. Se trataprincipalmente de tóner de impresoras, cintas de impresión de máquinas de escribir, cartuchos detinta, equipos eléctricos y electrónicos fuera de uso, pilas y baterías usadas, fluorescentes, etc.

Plásticos: Se generan en poca cuantía, excepto en la actividad comercial, donde se suelen utilizarsus derivados para envases y embalajes. Se gestionan mediante la separ ación en origen y larecolección selectiva, bien mediante gestor autorizado o depósito en contenedores de recogidaselectiva domiciliaria.

Residuos urbanos de tipo voluminoso: Sólo se producen en situaciones de reforma de lasdependencias por cambio de mobiliario. Han de ser recogidos por los servicios municipales oentregados en un punto limpio.

4

PRÁCTICASINCORRECTASLos impactos ambientales de cualquier actividad productiva se clasifican en función de si seproducen como consecuencia del proceso de entrada de recursos (consumo, ya sea de productos,agua, energía, etc.), del proceso de salida (contaminación y residuos) o se deben directamente a laacción de la actividad sobre el territorio en que se realiza (impactos sobre el espacio).

A continuación se relacionan una serie de prácticas incorrectas.

GESTIÓNDE LOS RECURSOS

-No seguir un plan estratégico de ahorro de energía eléctrica.-Hacer un mal uso de la climatización.-Usar los equipos informáticos sin configurar en modo deeficiencia energética.-Despilfarrar agua en limpieza y baños.-No realizar una buena gestión de los stocks de almacén,haciendo que caduquen los productos o que éstos pierdansu atractivo como novedad.-Consumir demasiado papel, tanto al imprimir como alfotocopiar.-Usar papel no reciclado o blanqueado con cloro.-Utilizar demasiado material publicitario de formainnecesaria.

GESTIÓNDE LA CONTAMINACIÓN Y LOS RESIDUOS

-Almacenar todos los residuos mezclados en el mismocontenedor.-Usar aerosoles y sistemas de climatización quecontengan componentes dañinos para la capa deozono.-No mantener en buen estado la instalación declimatización, provocando fuga de gases.-Usar vehículos que no tengan catalizador en el motor.-Elegir limpiadores que contengan elementos nobiodegradables o con fosfatos.

GESTIÓNDEL ESPACIO OCUPADO

En general, no existen acciones significativas en estas familias profesionales que produzcanimpacto ambiental relacionado con la ocupación del espacio.

5

BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES

GESTIÓN DE LOS RECURSOSEnergía

Realizar campañas de información y formaciónentre los empleados para el ahorro energético.

Realizar un estudio del consumo eléctrico paraadoptar las medidas de ahorro más adecuadas.

Utilizar equipos informáticos energéticamenteeficientes y configurar el modo de “ahorro deenergía” (configuración Energy Star).

Apagar los equipos informáticos para periodosde inactividad superiores a una hora.

Desconectar los cámaras, ordenadores, fotoco -piadoras y otros aparatos electrónicos sin uso.

Minimizar el número de los servidores de redpara optimizar el gasto energético y el mante-nimiento del sistema. Esto se consigue dimen -sionando adecuadamente los recursos de la redde información y conectando el mayor númerode impresoras al menor número posible deservidores.

Utilizar impresoras que dispongan de sist emasde ahorro de energía (Powersave o similar),mediante los que el consumo se reduce almínimo en los tiempos de inactividad o deespera de impresión.

Configurar el salvapantallas en modo “Pantallaen negro”, ya que ahorra energía. Se aconsejaun tiempo de 5 minutos para que entre enfuncionamiento este modo.

Aprovechar al máximo la luz natural.

Sustituir dispositivos de alumbrado incandes -cente por sistemas basados en tubos fluores -centes o lámparas de ahorro energético.Así se reducirá el consumo hasta en unaquinta parte.

Colocar interruptores con temporizador en losbaños, vestuarios, etc .

Limpiar asiduamente los sistemas de iluminaciónpara que la suciedad no impida un rendimiento óptimo.

Colocar dispositivos de detección del nivel deiluminación de forma que se obtenga siempre laintensidad de luz adecuada.

Incorporar sistemas de detección de presenciapara el encendido y apagado de los sistemas deiluminación.

Usar la climatización sólo cuando sea necesario.

Aislar térmicamente las instalaciones de formaque se obtenga un aprovechamiento óptimo delos sistemas de climatización.

Adquirir los sistemas climatizadores conbombas de calor de varias velocidades para regularmejor la temperatura y, por tanto, gestionarmejor la energía.

Colocar termostatos en los sistemas decalefacción central para controlar la temperaturamecánicamente.

Limpiar los filtros de salida de aire para que elrendimiento del aparato acondicionador sea eladecuado.

Realizar un mantenimiento preventivo de losvehículos comerciales para evitar un exceso deconsumo de carburante.

6

BUENAS PRÁCTICASAMBIENTALESGESTIÓN DE LOS RECURSOSAgua

Realizar campañas de información y formaciónentre los empleados para el ahorro de agua.

Solicitar la realización de inspecciones de lainstalación de fontanería para detectar fugas.

Controlar el consumo para conocer posibles fu -gas en la red.

Arreglar los goteos de los grifos e informar a losusuarios. Una pérdida continuada puededesperdiciar hasta 20 litros de agua al día.

Instalar grifos con temporizador o sistema dedetección de presencia, de forma que no existala posibilidad de que se queden abiertos.

Colocar difusores y limitadores de presión enlos grifos.

Realizar planteamientos de ahorro de agua enla limpieza.

Colocar dispositivos de descarga de cisternas dedos tiempos, cisternas de bajo consumo o decapacidad limitada.

Consumo de ProductosAtender al criterio ambiental en el aprovisio -namiento, mediante la elección de materiales,productos y suministradores con certificaciónambiental.

Adquirir productos que no tengan efectosnegativos sobre el medio y la salud: bajo consumo deenergía, reducido nivel de ruido, impresorasque no produzcan ozono, etc.

Priorizar elementos recargables comobolígrafos, pilas, cartuchos de tinta, d epósitos detóner para fotocopiadoras, etc.

Conocer los símbolos de peligrosidad y toxicidad ylos que identifican a los productos ecológicos.

Adquirir productos de larga duración y que no seconviertan en residuos nocivos al final de suvida útil.

Cumplir los requisitos de almacenamiento decada material, observando las recomendacio -nes específicas realizadas por el fabricante.

Usar las impresoras según las especificacionesdel productor para evitar el desgaste de loscomponentes.

Reducir el consumo de papel para uso interno,utilizando, por ejemplo, papel ya usado por ununa caras para borradores, sacando los origina -les a dos caras o fomentando el uso del correoelectrónico para comunicaciones internas.

Elegir los productos químicos de limpieza me-nos agresivos con el medio ambiente (biodegra -dables, sin fosfatos, etc.) y seguir las especifi -caciones técnicas de dosificación.

Evitar la adquisición de productos consumibleso mobiliario manufacturado bajo condicionesde explotación laboral en el Tercer Mundo.

7

BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES

GESTIÓN DE LA CONTAMINACIÓNY DE LOS RESIDUOS

Realizar campañas de información entre losempleados para la minimización y correctagestión de los residuos y la contaminación.

Informar al personal de los peligros de los pro-ductos químicos que se puedan emplearhabitualmente; así se reducirán los riesgosde contaminación y accidentes laborales.

Involucrar a todo el personal, proveedores yclientes en la correcta gestión de los residuosy en la separación selectiva de los residuosdesde el origen.

Aplicar el código de conducta de las tres R's:Reducir, Reutilizar y Reciclar.

Realizar una evaluación de los posibles impac -tos ambientales que puedan generar los bieneso servicios ofertados.

Proteger los almacenes de las inclemencias deltiempo para evitar el deterioro de losproductos.

Hacer un inventario donde conste cada tipo deresiduo, la cantidad y periodicidad con que seproduce y su destino final.

Separar los residuos y acondicionar uncontenedor para depositar cada tipo en función desus posibilidades y requisitos de gestión.

Respetar escrupulosamente el proceso adecua -do para cada residuo.

Utilizar, en la medida de lo posible, papelreciclado.

Propiciar la gestión de residuos a través debolsas de subproductos.

Depositar en puntos limpios los residuos que notienen sistemas de recogida convencionales.

8

BUENAS PRÁCTICASAMBIENTALESGESTIÓN DE LA CONTAMINACIÓNY DE LOS RESIDUOS

Comprar los productos a granel para ahorrargasto en envases y generar menos residuos.

No vender productos con muchos envases yembalajes.

Evitar el uso de elementos desechables deplástico.

Rechazar materiales contaminantes.

Entregar los residuos peligrosos a un gestorautorizado y realizar las declaraciones corres-pondientes al órgano gubernamentalcompetente.

Mantener en buen estado los vehículos comer -ciales para minimizar las emisiones atmosfé -ricas de gases contaminantes debido problemasde combustión.

No abusar de la música ambiental para noconvertirla en contaminación acústica.

Utilizar vehículos que consuman carburantesmenos contaminantes.

No verter al sistema de saneamiento público losrestos de productos de limpieza.

Utilizar los productos de limpieza en lascantidades mínimas recomendadas por elfabricante para evitar la contaminación del agua.

Instalar en centros comerciales contenedorespara la segregación de los productos.

Conocer la normativa para la evaluación de losriesgos ambientales, sobre todo en compañíasaseguradoras y similares.

9

DECÁLOGO DEBUENAS PRÁCTICAS EN LA VIDA DIARIA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Reduzca, Reutilice y Recicle lo máximo posible.

Consuma la energía necesaria sin despilfarrar.

Separe sus residuos y lléve los al contenedor y centro de reciclado.

No utilice el automóvil cuando no sea necesario.

Siembre un árbol cada año, durante su vida.

No utilice indiscriminadamente el desagüe para deshacerte de tus desperdicios.

Nunca tenga animales silvestres en cautiverio.

Practique medidas de ahorro de agua.

No utilice productos agresivos con el medio ambiente.

10 Sus residuos peligrosos deben ser gestionados por una entidad autorizada.

AUTOEVALUACIÓN1

2

3

4

5

6

7

8

9

¿Es necesario hacer un inventario inicial de consum os y generación de residuos en suactividad profesional? Reflexione sobre ello y haga una valoración razonada.

¿Los residuos peligrosos se gestionan por los canales adecuados? ¿Cuáles son estos canales?

¿Qué acción dentro de su actividad produce más impacto ambiental?. Enumere las tresprimeras por orden de importancia.

Enumere los distintos tipos de residuos que produce su actividad profesional.Ponga ejemplos de cada uno.

Distribuya las diferentes prácticas que realiza diariamente para conseguir una reducción delconsumo eléctrico.

¿Cómo reduciría al máximo el consumo de agua?

¿Qué significan los símbolos de toxicidad y peligrosidad? ¿Qué símbolos identifican a losproductos ecológicos (punto verde, etiqueta ecológica, reciclado)? Repás elos en este manual.

¿Cómo reduciría la producción de residuos de papel y cartón?.Enumere tres recomendaciones.

Averigüe la situación del punto limpio más cercano a su centro de trabajo y hágalo saber a suscompañeros.

10 ¿Qué debemos hacer con los residuos de envases de productos de limpieza?

10

SÍMBOLO DEL RECICLADOCirculo de Movius. (Es el más usado). Identifica la reutilización y el reciclaje

de los materiales. Las flechas representan los tres estados del reciclaje:Recolección=>Conversión en nuevo a producto Reciclado=>Embalaje

Se usa solo en productos que son “reciclables” o incluyen contenido “reciclado”:

SÍMBOLO DE PUNTO VERDEIndica que el embalaje es recolectado y reciclado por un sistema integral de gestión.

Implica una garantía de recuperación e informa que el fabricante ha pagado para que el embasede ese producto se recicle y no contamine :

SÍMBOLO DE NO EXPERIMENTACIÓN CON ANIMALESIndica que nunca se utilizaron animales para experimentar, en el momento

que se elaboro el producto:

SÍMBOLOS DE PELIGROSIDAD:

GUÍAS SOBRE “BUENAS PRACTICAS AMBIENTALES”

Accese todas las guías visitando:www.preserveplanet.org

Se autoriza la mayor divulgación posible de estos materiales educativosFavor indicar la fuente.

Agradecimientos:Estos manuales sobre Buenas Prácticas Ambientales se han

realizado a partir de las distintas publicaciones técnicas y divulgativasproporcionadas por diversas administraciones ambientales de la Comunidad Económica Europea.

En particular la Generalitat Valenciana, Gobierno de Navarra, Comunidad de Madrid, Generalitat deCatalunya, Xunta de Galicia, Gobierno de La Rioja , Región de Murcia y la colaboración de la

Dirección General de Desarrollo Rural del Ministerio del Ambiente. España.