Manual SIMA

8/6/2019 Manual SIMA

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Sistema Integral M odular Administrativo

Manual del Usuario S.I.M.A. Ver 5.0

www.interseccion.com.mx

Interseccion Software S.A. DE C.V.- 1 -

INDICE

INTRODUCCIN...................................................................................................................... 6

A. INSTALACION DEL SISTEMA. .......................................................................................... 8

B. MODULOS DEL SISTEMA.................................................................................................. 9

C. COMO INICIAR CON EL SISTEMA ? LECTURA INDISPENSABLE !....................... 10

1.1 Los usuarios, Primer Paso .........................................................................................10

1.2 Catalogos generales, Segundo Paso............................................................................11

1.3 El ordenamiento de articulos, productos y materiales, 3er. Paso ...........................12

1.4 Conclusiones.................................................................................................................15

CATLOGOS......................................................................................................................... 18

1.5 Catlogo de Estados ....................................................................................................19

1.6 Catlogo de Ciudades..................................................................................................20

1.7 Catlogo de Giros ........................................................................................................21

1.8 Catlogo de Agentes ....................................................................................................22

1.9 Catlogo de Clientes....................................................................................................24Configuracion de las Ventas de Contado ..............................................................................27Configuracion de las Ventas de Credito................................................................................27

1.10 Catlogo de Proveedores.............................................................................................29

1.11 Catlogo de Almacenes ...............................................................................................31

1.12 Catlogo de Artculos..................................................................................................32

1.13 Catlogo de Clasificaciones ........................................................................................37

1.14 Catlogo de Transportistas.........................................................................................37


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1.15 Catlogo de Unidades..................................................................................................39

2 VENTAS .........................................................................................................................40

2.1 Catlogo de Cotizaciones ............................................................................................41

2.2 Catlogo de Pedidos ....................................................................................................42

2.3 Reportes de ventas.......................................................................................................42

2.4 Agenda SIMA (En construccion.) ..............................................................................42

3 FACTURACIN.............................................................................................................. 44

3.1 Catlogo de Facturas...................................................................................................45

3.2 Catlogo de Pedidos por Facturar.............................................................................48

3.3 Catlogo de Folios de Facturacin.............................................................................49

3.4 Catlogo de Promociones............................................................................................52

3.5 Catlogo de Comisiones de Venta..............................................................................53

3.6 Reclculo de Precios....................................................................................................55

3.7 Catlogo de Back Orders............................................................................................56

4 CUENTAS POR COBRAR................................................................................................. 59

4.1 Catlogo de Pagos............................................................................................................60

4.2 Catlogo de Notas de Cargo ...........................................................................................63

4.3 Catlogo de Notas de Crdito........................................................................................65

4.4 Catlogo de ajustes al saldo del cliente.........................................................................68

4.5 Estados de Cuenta ...........................................................................................................70

4.6 Catlogo de Movimientos de Cartera...........................................................................71

4.7 Saldos Iniciales.................................................................................................................72


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4.8 Catlogo de Paridades.....................................................................................................73

4.9 Catlogo de Cobradores..................................................................................................74

4.10 Relacin de Cobranza .................................................................................................75

4.11 Catlogo de Bancos.........................................................................................................77

4.12 Catlogo de Conceptos de Cobranza ...........................................................................78

5 COMPRAS ..................................................................................................................... 81

5.1 Catlogo de Orden de Compra ..................................................................................82

5.2 Catlogo de Consignatarios ........................................................................................85

5.3 Catlogo de A Quin se Factura.................................................................................87

5.4 Catlogo de Destinatarios ...........................................................................................89

5.5 Catlogo de Condiciones de Embarque.....................................................................92

5.6 Resumen de Ordenes de Compra Vencidas. .............................................................93

6 ALMACN...................................................................................................................... 94

6.1 Catlogo de Entradas de Almacn por Compra.......................................................95

6.2 Catlogo de Entradas de Almacen.............................................................................98

6.3 Catlogo de Salidas de Almacn ..............................................................................100

6.4 Catlogo de Traspasos ..............................................................................................103

6.5 Catlogo de Movimientos de Almacn ....................................................................106

6.6 Catlogo de Movimientos de Series .........................................................................108

6.7 Catlogo de Series Disponibles.................................................................................110

6.8 Catlogo de Saldos Iniciales .....................................................................................111

6.9 Clculo de Mximos y Mnimos ...............................................................................114


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6.10 Temporal de Mximos y Mnimos ...........................................................................115

7 CUENTAS POR PAGAR.............................................................................................. 117

7.1 Catlogo de Pagos a Proveedores.............................................................................118

7.2 Catlogo de Facturas de Proveedores......................................................................120

7.3 Catlogo de Notas de Crdito de Proveedores........................................................124

7.4 Estado de Cuenta.......................................................................................................126

7.5 Catlogo de Movimientos de Proveedores ..............................................................127

7.6 Catlogo de Saldos Iniciales de Proveedores ..........................................................129

8 SERVICIO..................................................................................................................... 132

8.1 Catlogo de Ordenes de Atencin............................................................................133

8.2 Catlogo de Ordenes de Reparacin........................................................................135

9 REPORTES .................................................................................................................. 142

9.1

Funcionamiento general del reporteador. ...............................................................143

9.2 Reportes Administrativos .........................................................................................1439.2.1 Cmo generar un Reporte de Pedidos. ................................................................1449.2.2 Cmo generar un Reporte de Facturacin. ..........................................................150

9.2.3 Cmo generar un Reporte de Cuentas por Cobrar...............................................155

9.2.4 Cmo generar un Reporte de Cuentas por Pagar.................................................1609.2.5 Cmo generar un Reporte de Clientes.................................................................165

9.2.6 Cmo generar Reportes Generales. .....................................................................167

9.2.7 Cmo generar un Reporte de Servicio Tcnico...................................................167

9.2.8 Cmo generar un Reporte de Back Order. ..........................................................1689.2.9 Cmo generar un Reporte de Produccin............................................................170

9.3 Reportes de Almacn.................................................................................................1749.3.1 Cmo generar un Reporte de Artculos...............................................................1749.3.2 Cmo generar un Reporte de Ordenes de Compra Vencidas..............................176

9.3.3 Cmo generar un Reporte de Saldos Iniciales de Artculos................................177

9.3.4 Cmo generar un Resumen de Salidas de Almacn............................................1779.3.5 Cmo generar los Reportes de Clasificacin x....................................................177


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9.3.6 Cmo generar un Reporte de Faltantes. ..............................................................177

9.3.7 Cmo generar un Reporte de Inventarios. ...........................................................179

9.3.8 Cmo generar un Reporte de Mximos y Mnimos. ...........................................1809.3.9 Cmo generar un Reporte de Sobre Inventarios..................................................181

9.3.10 Cmo generar un Reporte de Promociones Generales........................................1829.3.11 Cmo generar un Reporte de Promociones por Lista..........................................182

9.3.12 Cmo generar un Reporte de Descuentos Confidenciales...................................182

9.3.13 Cmo generar un Reporte de Costos Histricos..................................................182

10 UTILERIAS............................................................................................................... 184

10.1 Usuarios del Sistema..................................................................................................185

10.2 Configuracin de la Empresa...................................................................................190

10.3 Reparacin de Archivos............................................................................................193

10.4 Apagado Remoto .......................................................................................................195

10.5 Reclculo Costos y Existencias .................................................................................195

10.6 Reclculo Costos de Facturacin .............................................................................195

11 PRODUCCIN ......................................................................................................... 196

11.1 Frmulas.....................................................................................................................197

11.2 Ordenes de Produccin .............................................................................................200


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Introduccin

Bienvenido a SIMA.

Usted acaba de obtener un sistema desarrollado con las herramientas de programacin ms modernasque le permiten tener esta herramienta de administracin con altos estndares de calidad y sobre todoconfiabilidad. Este software le otorga la confianza de una herramienta 100% libre de mantenimiento, yque realmente no le fallar bajo las condiciones normales de funcionamiento en una computadorapersonal, una red de grupo de trabajo o bien, una red empresarial.

Que es el sistema SIMA?

Empezaremos por definir las iniciales que componen el nombre que representa el

sistema de administracin que hemos desarrollado en Interseccion Software, SIMAsignifica Sistema Integral Modular Administrativo y es un programa de cmputo demltiples bases de datos diseado para llevar la administracin general de unnegocio; ya sea pequeo, mediano o grande, que necesite llevar el control de una oms de las siguientes funciones en sus procesos administrativos:

Control de compras de bienes o productos, as como devoluciones y notas de crdito. Control de inventarios con posibilidad de uso de cdigo de barras Control de las cuentas por pagar a proveedores Control de uno o varios folios de facturacin en moneda nacional y dlares, as como

devoluciones. Control de las cuentas por pagar de los clientes, notas de cargo y crdito.

Control de un centro de servicio, o taller de reparacin (con uso de nmeros de serie y uso decdigos de barras) Control de seguimiento del departamento de ventas (cotizaciones, pedidos de venta) todo esto

personalizado por cada agente de ventas y un modulo de administracin para la visualizacingeneral.

Control de promociones con vigencia, por tipo de producto, por cliente, articulo, lista de precios obien una combinacin de algunas de las variables anteriores.

Control de las comisiones de ventas, ya sea por porcentaje de utilidad, o bien sobre la venta. Rastreo de nmeros de serie por cada producto. Reporteador del sistema a nivel usuario para el rpido acomodo de los formatos de cotizaciones,

facturacin, backorders, notas de crdito, notas de cargo. Reporteador del sistema a nivel de usuario para elaborar reportes de los archivos ms

importantes del sistema, de fcil uso. Manual de ayuda a nivel usuario. Capacitaciones interactivas de cada proceso del sistema. Importacin y exportacin de informacin para la carga del sistema desde o hacia Excel. Recalculo de precios e importacin de precios de proveedores. Hasta 5 clasificadores definidos por el usuario para ordenar los productos o servicios. Alto nivel de seguridad definidas para cada usuario, a nivel men, Catlogo o botones en todos

los lugares del sistema. Multiempresas con independencia de informacin total sin costo extra. Reportes predefinidos de todos los procesos, as como estadsticos.


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Cada uno de estos procesos mencionados anteriormente, pueden ser llevados de manera independienteo de manera conjunta, esto de acuerdo a las necesidades de cada cliente en especial.

Esperamos este sistema cumpla cabalmente con todas sus funciones y cubra las necesidades de suempresa. Nosotros estamos comprometidos con la calidad y la satisfaccin absoluta de nuestrosclientes, dando productos confiables y de alta calidad.


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A. Instalacion del sistema.

Para la instalacion del sistema, es necesario que cuente con el programa, el cual lo puede obtener deldisco compacto a la hora de comprar el sistema o descargandolo de nuestro sitio web.

El programa se llama simaver5.exe y al ejecutarlo siga las instrucciones para la correctaconfiguracin. Normalmente el programa queda instalado en la ruta C:\SIMA y ah se encuentra toda lainformacin del sistema necesaria para su funcionamiento, y se divide de acuerdo con lo escrito en lassiguientes lineas:

1.- Archivos del sistema SIMA.Ruta: C:\Sima

2.- Archivos de la base de datos.

Ruta: C:\Sima\Empresa1, C:\Sima\Empresa2, Etc.

3.- Archivos de formatos.Ruta: C:\Sima\Empresa1\Reportes\Formatos, C:\Sima\Empresa2\Reportes\Formatos, Etc.

4.- Archivo de seguridad.Ruta: C:\Sima\Empresa1\ssecur_.tps, C:\Sima\Empresa2\ssecur_.tps, Etc.

5.- Archivos para el modulo WebRuta: C:\Sima\web


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B. Modulos del sistema.

El sistema sima se compone de varios modulos independientes y complementarios, de los cuales unosforman parte del programa y otros pueden ser adquiridos por separado. A continuacin se mencionan losmismos.

1.- SIMA Modulo Administrativo *Permite manejar la administracin general de un negocio, e incluye los siguientes componentes.Cotizaciones, Pedidos, Facturas, Pagos de clientes, Notas de credito, Notas de cargo, Devoluciones,Ordenes de compra, Entradas por compra, Entradas de almacen, Salidas de Almacen, Pagos deproveedores, Lista de materiales, Ordenes de produccin, Reportes de todo lo anterior. Reporteador deconfiguracin de formatos (Cotizacion, Pedido, Factura, Ticket, Pago, Orden de compra, Entrada dealmacen, Salida de almacen, Cheque)

2.- Punto de Venta *Punto de venta, con facilidad de acceso a las cotizaciones y pedidos. Generacion de pedidos, Tickets,Facturas. Captura de nuevos clientes, Control de sucursales, con reportes de ventas.

3.- Facturacion Electronica **Modulo de facturacin electronica que permite generar sus propias facturas CFD ( CertificadoFacturacion Digital ). Que cumple con los requisitos de hacienda, controlando folios, certificados ygenerando los archivos XML que pueden ser validados por el SAT.

4.- SIMA Light **Modulo de cotizaciones y pedidos, para instalarse en un equipo laptop que permite a los agentes deventas capturar pedidos y enviarlos via email al sistema SIMA administrativo donde se importara yentrara al seguimiento de pedidos de la empresa.

5.- SIMA Web Interfase ***Modulo de publicacin via Internet, que permite que los clientes de la empresa consulten en linea losarticulos, sus existencias, fotografias y datos tecnicos. Puede enviar fichas tecnicas medianta archivoPDF. Ademas el cliente tendra la facilidad de consultar, el estatus de sus pedidos, levantar un pedido enlinea, e imprimir su estado de cuenta a formato PDF desde donde lo podra descargar o bien imprimirlo.Este modulo se encuentra en desarrollo constante por lo que tendra nuevas caracteristicas.

* Se incluyen en la compra del SIMA administrativo.

** Se cotiza y venden por separado. El modulo de facturacin digital tiene un costo unico. Sima Light se cotiza por cada usuario.

*** Modulo independiente que se conecta a SIMA Administrativo, pero requiere que el cliente cuente con conexin a Internet debanda ancha para un adecuado funcionamiento del producto ( Sugerimos TELMEX Infinitum o Megacable RED )


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C. Como iniciar con el sistema ? Lectura indispensable !

El sistema SIMA es un sistema muy intuitivo, por lo que le invitamos a utilizar las ayudas interactivasque se encuentran en el menu de Ayuda, en la opcion 01 (Capacitacion Interactiva), Con esto entenderamejor el funcionamiento. Adicionalmente le daremos aqu algunos tips que le permitiran agilizar laimplementacion.

Lo primero que deberia de hacer es intentar leer el manual en sus capitulos siguientes, aunque sea demanera rapida. Como lo mencione antes, el sistema es tan intuitivo que todas las funciones de losmodulos trabajan de la misma manera, por lo que bastara comprender una parte para entender la logicade todo.

Despues de leer alguno de los capitulos siguientes, vuelva aqu, y supongo, ya ingreso al menos una vesal sistema, y observo detenidamente las ayudas interactivas. Confiando en eso. Continuemos.

1.1 Los usuarios, Primer PasoHaga una lista de los posibles usuarios del sistema e identifique a que modulos van a ingresar.

Normalmente en una empresa de tamao mediano ya podemos identificar quien es la persona quefactura, quien cobra a los clientes, quienes atienden el punto de venta, quien lleva el control del almacen,quien hace compras, quienes consultan reportes, etc.

Una ves que la obtenga, proceda al Menu de Utilerias en la opcion 01 (Usuarios del sistema).Aqu de click al boton usuarios para abrir la ventana Catalogo de Usuarios.

Catalogo de Usuarios


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Dando ahora click en el boton agregar observara la ficha del usuario donde podra capturar la informacindel mismo, asignarle una clave y una contrasea, asi como los permisos a los diferentes menus,opciones de menu y acciones en las ventanas, como es permisos de agregar, cambiar y borrar, entreotras. Esto lo vera del lado derecho de la ficha del usuario en turno. De esta manera tendra en unprincipio ya dados de alta los usuarios que haran uso del sistema y con sus permisos particulares.

Ejemplo de permisos a un usuario

1.2 Catalogos generales, Segundo PasoSiempre empezaremos de los mas sencillo e iremos incrementando el grado de dificultad

conforme se avance en la implementacion, por lo que iniciaremos cargando la informacin del Menu 1(Catalogos).

Todas las opciones de este menu, 01 (Estados), 02 (Ciudades), 03 (Giros) Etc. Son listas deinformacin que se comparte en todos los modulos del sistema, y es la misma con la que despus seArman o completan los documentos que forman parte de la administracin de nuestro negocio, comolo son: Facturas, Cotizaciones, Compras, Pagos, Etc.

Cada uno de estos documentos, se forma, con datos, por ejemplo un pedido. Lleva el dato deun cliente, la fecha de elaboracin, al menos informacin general de un articulo, su precio, la cantidad

solicitada, posiblemente un descuento. Ademas del calculo del subtotal, el impuesto y el total. Y comodecia, se formo con la informacin de varias listas. Asi bien, iniciaremos por dar de alta la opcion 01Estados, escribiendo el numero de estados de influencia de su compaa donde radiquen sus clientes.

Continue con la opcion 02 (Ciudades), de igual manera, escribiendo las ciudades donderadiquen sus clientes. Como se dara cuenta, cada ciudad debera de Pertenecer a un estado enparticular. Si ud. Quiso dar de alta ciudades antes que estados estara en un dilema. Nuevamente lerecomiendo seguir el orden Continuemos.


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Proceda en la opcion 03 (Giros), que nos ayudaran a clasificar a nuestros clientes por el tipo deactividad que desarrollan, vera despus que existen algunos reportes con filtros de giros que le

ayudaran a comprender cual es el sector del mercado al que mas puede tener acceso para la venta desus productos.

El siguiente catalogo sera el de agentes de ventas, Opcion 04 (Agentes) aqu es muyimportante comentar, que al menos debe de existir un agente registrado en el sistema. La restriccines que cada agente de ventas que se quiera incluir en el sistema, primero debera de ser dado de altacomo usuario. Suena ilogico, pero hay algunas funciones que se pueden personalizar con los agentes,como son las cotizaciones.Nota: Si la empresa cuenta con varios agentes de ventas y estos no van a ingresar al sistema,ingreselos como usuarios del sistema , sin permisos.

Clientes es la siguiente opcion 05 (Clientes), aqu prcticamente usamos la informacincapturada con anterioridad para completar la informacin de cada cliente. Donde sealamos paracada cliente, quien es el vendedor que lo atiende, cual es el giro al que pertenece, la cuidad donderadica, etc.

La captura de este catalogo puede llegar a ser muy tediosa si se cuenta con muchos clientes,pero no todo esta perdido, ya que en Interseccion Software contamos con el apoyo para que podamosimportar la informacin de sus clientes, si ud, tiene la facilidad de tener la relacion de los mismos enExcel. Este servicio no tiene costo para los clientes que adquieran el software. Puede solicitarmediante correo electronico a [email protected] un ejemplo de cmo acomodar lainformacin en Excel.

La opcion 06 (Proveedores) es la siguiente tarea de captura, pero como en el caso de losclientes, esta una funcion disponible para tomar la informacin desde una archivo de Excel. Para laopcion 07 (Almacenes), al menos capture un almacen, sugerimos el 1, con nombre Almacen General.Es necesario que se tenga este dato, por favor no lo omita.

1.3 El ordenamiento de articulos, productos y materiales, 3er. PasoEste es el punto clave de la implementacion, la forma en que ud. Organize la informacin

respecto a los productos que maneja sera determinante para poder explotar de una manera adecuadala informacin que lo llevara a tomar las decisiones correctas para su negocio.

Vale la pena que se tome todo el tiempo posible para estructurar esta informacin, SIMAcontiene dos clasificadores con nivel jerarquico, por poner un ejemplo, familias y subfamilias. Ademasde hasta cuatro clasificadores adicionales no jerarquicos e independientes. A los 6 clasificadores seles puede personalizar el nombre y SIMA solo exige que se use el clasificador jerarquico y unclasificador independiente.

Voy a describir un ejemplo muy particular, como es el caso de una ferreteria o refaccionaria. Sinembargo esto aplica para cualquier tipo de negocio que compre, venda y produsca insumos o

comercialize cualquier tipo de bien o servicio.Imagine tener las familias de productos como un listado de las marcas de fabricantes. Ensegundo termino, tener en las subfamilias un listado de las diferentes lineas a la que pertenece cadamarca. Cuando me refiero a un nivel jerarquico, lo subrayo como que una subfamilia debepertenecer a una familia. En un caso real: la Marca Black, maneja las lineas de productos, Jardin,Casa, Industria y Forestal. Una segunda Marca Blue, maneja solo las lineas de productos de Casa yForestal. La linea Forestal de Black tendra un numero diferente a la linea Forestal de Blue. Por ultimoya teniendo definido una lista de familias y de subfamilias lo que prosigue es el separar los productos


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que pertenecen a cada subfamilia. El grafico siguiente nos puede dar una mejor idea de lo que acabode mencionar.

Este grafico muestra la organizacin descrita en la pagina anterior, y por ejemplo, se cumple lodescrito en los puntos siguientes:

1.- La familia Black, tiene 10 articulos, divididos en 4Subfamilias, Jardin (1), Casa (2), Industrial (3), Forestal (4).

2.- La subfamilia industrial (3) Pertenece a la Familia Black(1).

3.- La familia Industrial (3) tiene 3 Articulos, los articulos 6,7 y15.

4.- La subfamilia Forestal (6), pertenece a la familia Blue (2).

5.- Los articulos 11 y 13, pertenecen a la familia Blue (2).

Una ves que ud, comprenda esta organizacin, tendra la capacidad de acomodaradecuadamente su propio catalogo, de la mejor manera posible para explotar el programa SIMA. Ymientras las cantidad de productos sea mayor, mayor la necesidad de organizar bien.

Por ultimo explicaremos que de manera predeterminada los nombres en sima para losclasificadores son : Departamento , Grupo y Estatus. Departamento equivale a la Familia, Grupo a

Subfamilia, y el clasificador independiente es Estatus. Yo recomiendo usar estatus para diferenciar losarticulos por ejemplo, los activos en el sistema y los descontinuados, o volviendo al caso de unaferreteria, productos en stock, productos sobre pedido, productos descontinuados, etc.


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Y como mencione anteriormente, los titulos de los clasificadores pueden ser modificados en elMenu Utilerias, en la opcion 02 (Configuracion de la empresa), modificando los datos de la empresa

en la ficha al ver la pestaa 2 (Clasificadores de articulos).Como se ve en la figura anterior, El clasificador 1 es Departamento, el clasificador 2 es Grupoy el clasificador 3 es Estatus.

Cuando ya tenemos claramente definida la organizacin de los clasificadores, capturelos en elsistema, vaya al Menu 1 (Catalogos) y en la opcion 09 (Clasificadores), encontrara un submenu conlas opciones correspondientes. Comience capturado primero todos los departamentos. Paso seguidocapture todos los grupos, asignando a cada uno de ellos el departamento al que pertenece. Al finalcapture los tipos de estatus que tendran sus articulos. Si decide no usar este clasificador, ingrese almenos uno; por ejemplo S/N Sin clasificador, o ND, No disponible.

Ahora, prosiga a capturar las unidades de los articulos, en la opcion 11 (Unidades); Lesugerimos capturar las unidades de compra y de venta con las que maneja sus articulos, por ejemplo:Pza, Rollo, Caja, Cubeta, Lts, Mts, Pies, Tablon, etc. Aqu hago nfasis en los dos tipos de unidades,ya que puede que ud. Compre un producto en cubeta, y decida vender el contenido de la cubeta enpartes, por ejemplo en Lts, y cuando este capturando los articulos en el sistema, tendra que utilizarambas unidades.

Para casi terminar el tema, lo que sigue ahora es capturar los articulos, ya que a estemomento tenemos toda la informacin necesaria para completar la ficha de cada uno de ellos, suclasificador, almacen, unidad, etc. Tambien aqu le sugiero que antes de iniciar este trabajo tenga a lamano una relacion de sus productos, con almenos un codigo, descripcin, costo, unidades de manejo,factor de conversin, clasificador al que pertenece, y si es posible sus precios de venta. Y si bien fuetedioso capturar clientes y proveedores, no se altere, que la captura de articulos es aun peor !!.

Pero bueno no todo es tan malo ya que como en casos anteriores, contamos con el apoyopara que podamos importar la informacin de sus articulos, solo tenga la relacion de los mismos enExcel. Repito : este servicio no tiene costo para los clientes que adquieran el software.

Puede solicitar mediante correo electronico a [email protected] un ejemplo decmo acomodar la informacin en Excel, y nosotros le regresamos cargado el catalogo. Aqu es muyimportante comentar que a mayor detalle de informacin sobre los articulos, menor el esfuerzo

posterior para completar la informacin ya en el sistema. Ahorre muchas horas de tiempo y esfuerzopreparando correctamente esta informacin.

Los transportistas y los compradores daran por terminado la configuracin inicial deinformacin para arrancar el sistema de manera primaria, pero antes de que proceda a la captura, unabreve informacin de la idea de los dos temas.

Transportistas: Definimos esta lista para poder capturar informacin sobre posibles manerasde enviar nuestros productos cuando los vendemos, ya sea por un transporte propio o bien unapaqueteria externa. Si no es el caso de su empresa, al menos debera de dar de alta un registro detransportista, por ejemplo, 1, El cliente pasa por mercancia.

Si en su caso usa varias vias para entregar mercancia, este catalogo le ayudara para indicaren cada factura que medio de transporte utilizo para enviar la mercancia facturada en dicho

documento. Debo ademas comentarle que en el menu de reportes de facturacin existe un reporte defacturacin por transportista, que permitira separar la informacin por cada uno de ellos.

Compradores: Al igual que en el caso de los agentes de ventas, es necesario dar de alta loscompradores en el sistema, y el objetivo es poder controlar quienes son los usuarios que tienenpermisos de elaborar ordenes de compra en el sistema. Si un usuario no esta dado de alta en elsistema como comprador, no podra consultar ni elaborar ordenes de compra, y un comentario mas,cada orden de compra registra el comprador que elaboro el documento.


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Bien, ahora si vaya al Menu 1 (Catalogos) y en la opcion 10 y 12 (Transportistas y

Compradores ) Respectivamente. Ingrese al menos un registro para cada uno de ellos.

1.4 Conclusiones.Para este momento, si completo, los pasos anteriores, ya se encuentra preparado para iniciar

en el uso del sistema. Ya podra elaborar cotizaciones, pedidos, facturas, ordenes de compra, yposteriormente, entradas de almacen, pagos a proveedores, capturar pagos de clientes, hacer notas decredito y varias operaciones mas. Estas operaciones se encuentran explicadas en las ayudasinteractivas del sistema, por lo que el paso natural es revisar como hacerlas, los videos explican a detallecomo hacerlo, y aunque puede haber variaciones por los cambios de las versiones, en esencia, son unexcelente ejemplo para iniciar.

Si su caso es la migracin de un sistema anterior a SIMA, seguramente tendremos quepreparar mas informacin, la cual enumero a continuacin.

1.- Relacion de existencias de almacen ( saldos iniciales )2.- Relacion de cartera de clientes. (documentos pendientes de cobro )3.- Relacion de saldo de proveedores ( documentos pendientes de pago )4.- Historial de movimientos de clientes y proveedores ( Opcional )

Como en el caso de anteriores listas, se tienen las utilerias adecuadas para importar lainformacin y en su momento se les haran llegar las instrucciones de cmo organizar la informacin.Solicitelas al correo mencionado en los temas anteriores.

Lo ultimo necesario para arrancar la operacin del negocio, se encuentra en la adecuada

impresin de los documentos de transacciones con clientes y proveedores. Me refiero a las facturas,los pedidos, las cotizaciones, las notas de credito, notas de cargo, ordenes de compra, entradas dealmacen, salidas de almacen y traspasos. Para esto es necesario hacer ajustes a dichos formatos yaque ninguna empresa es igual a otra. Para ello el sistema cuenta con un reporteador de formatos quepuede ser manipulado por el usuario. Si no tiene un experto en sistemas en su negocio, tenemos laopcion 2, Prepare un juego de estos documentos en blanco, originales, y con la leyenda de cancelado.Y por favor envielos por paqueteria a nuestras oficinas. Nosotros nos encargaremos de hacer losajustes necesarios a los formatos y le enviaremos via correo, o atraves de la asistencia remota porInternet. No esta demas comentar que con muchos de nuestros clientes trabajamos via remota, no losconocemos de manera personal ,pero tenemos excelentes resultados de implementacion del sistema,no hay nada que no podamos sacar adelante con la ayuda de Internet y una llamada telefonica.

Muchas gracias por usar un sistema de Interseccion Software.Atte.Ing. Ramon Alexis Sigala Rodriguez


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Cmo ingresar al sistema.

Para ingresar al sistema vaya al botn Inicio, ubique Programas y busque el programa de sistema SIMA.(Puede que el icono de acceso directo se encuentre en el escritorio de su maquina.) En caso de que noencuentre el acceso directo al sistema, busque el archivo sima.exe, este es el archivo con el cual ustedpodr usar el sistema.

Para ingresar al sistema, primeramente seleccione de la ventana de Catlogo de empresas del sistema elrengln en donde se menciona el nombre de la empresa a al cual usted desea ingresar para empezar ausar el sistema SIMA. Cabe mencionar que el Sistema Integral Modular Administrativo es multiempresarial es decir que dentro del mismo sistema se pueden administrar distintos sistemas para cadaempresa o negocio que usted decida integrar en el mismo sistema. Para cada empresa se maneja unsistema a la vez.

Una vez que usted ha iniciado el sistema en la empresa seleccionada, el sistema le pedir una clave. Laclave Usuario se da de alta en el modulo de Utileras del sistema al igual que la contrasea. Ingrese lacalve y la contrasea en los campos correspondientes. Recuerde que por seguridad de la informacin ymanejo del sistema se recomienda no compartir estas claves. Cada usuario cuenta con su contraseapersonal.

Con la clave de Usuario usted podr ingresar a las opciones del sistema que Ud. Tenga disponibles en elsistema. Cabe mencionar que existe una clave maestra de ingreso al sistema que le permite ver todas lasopciones disponibles y dar de alta los dems usuarios del sistema. Esta clave ser proporcionada aladministrador del sistema y por lo general no es del conocimiento de los dems usuarios.


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Una vez que ingrese al sistema, aparecer el men principal tal y como lo muestra la figura siguiente:

El sistema contiene varios mens desde donde se puede acceder a los catlogos del sistema. En la figura anteriose muestran los siguientes mens, a los cuales se les ha llamado mdulos: Catlogos, Empaque, PedidosFacturacin, Cuentas por Cobrar, Almacn, Compras, Cuentas por Pagar, Servicio, Reportes y Utileras; as comel Catlogo de Clientes, el Catlogo de Artculos y la opcin Salir.


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CATLOGOS

En este mdulo usted puede acceder a las distintas opciones de la lista desplegable. Presionando la opciCatlogos, aparecer la lista para escoger ya sea Estados, Ciudades, Giros, Agentes, Clientes, ProveedoreAlmacenes, Artculos, Lneas, Marcas, Segmentos, Departamentos, Tipos, Transportistas, Unidades, Rutas, Grupo Subgrupo; que son las bases de datos de la informacin requerida en los siguientes mdulos. Cada opcin de lista desplegable representa un Catlogo. Desde estos Catlogos se pueden agregar, cambiar y borrar loelementos a los que se refiere el ttulo del mismo.


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1.5 Catlogo de Estados

El Catlogo de estados es una caracteristica del sistema que permite al usuario tener una base de datos de loestados asignndole un nmero de identificacin para poder ubicar a los clientes y proveedores por estados. Sordenan por clave, que no es mas que un nmero no repetitivo que se asignan a los mismos.

Como dar de alta, modificar o eliminar un Estado.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Estados, presione este botn paraagregar el estado deseado. A continuacin se abrir la ventana Agregando Estado (New), ingrese lainformacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar el estado, cancelarpara no grabar el estado.

Botn Cambiar: Para cambiar un estado, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el estado que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin del estado elegido. Modifiquela informacin necesaria y presione el botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no

grabar los cambios.Botn Borrar: Para borrar un estado, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el estado que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin del estado elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar elestado o cancelar para no borrar.

Botn Salir: Presione este botn para cerrar la ventana del Catlogo, tambin puede usar la teclaescape o hacer clic en la X de la parte superior derecha de la ventana.

Informacin del Estado. ( Ventana Agregando Estado New )

Nmero: Nmero consecutivo que se le asigna al estado para su identificacin, este nmero losugiere el sistema y no se puede repetir en dos estados diferentes.


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Nombre: Nombre del estado.

1.6 Catlogo de CiudadesEl Catlogo de ciudades es una caracteristica del sistema que permite al usuario clasificar a los clientes proveedores por ciudad. Se ordenan por clave, que no es mas que un nmero no repetitivo que se asigna a lamismas.

Como dar de alta, modificar o eliminar una Ciudad.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Ciudades, presione este botn paraagregar la ciudad deseada. A continuacin se abrir la ventana Agregando Ciudad (New), ingrese lainformacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar la ciudad, cancelarpara no grabar la ciudad.

Botn Cambiar: Para cambiar una ciudad, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione la ciudad que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin de la ciudad elegida Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de informacin modifique la informacin necesaria y presione elbotn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar los cambios.

Botn Borrar: Para borrar una ciudad, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione la ciudad que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin de la ciudad elegida. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar laciudad o cancelar para no borrarla.

Botn Salir: Presione este botn para cerrar la ventana del Catlogo, tambin puede usar la tecla

escape o hacer clic en la X de la parte superior derecha de la ventana.Informacin de la ciudad. (Ventana Agregar Ciudad)


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Nmero: Nmero consecutivo que se le asigna a la ciudad para su identificacin, este nmero losugiere el sistema y no se puede repetir en dos ciudades diferentes.

Nombre: Nombre de la ciudad.

Estado: Clave del estado al que pertenece la ciudad que desea registrar. Si usted no recuerda laclave o el nmero de estado, presione el icono que se encuentra a la derecha de ese campo que lollevar al Catlogo de Estados. Usted podr encontrar ah el nombre del estado y el nmero que tieneasignado el mismo.

1.7 Catlogo de Giros

El Catlogo de giros nos permite clasificar a las empresas registradas como clientes o proveedores por el giro al qupertenece, obviamente que esto depende de la actividad a la cual se dedica la empresa. Por ejemplo, una empresque se dedica a la venta de abarrotes al mayoreo, o bien una tienda de autoservicio. Otro ejemplo de giros son laagencias automotrices, agencias de motos y bicicletas.

Como agregar, modificar o eliminar un Giro.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Giros, presione este botn para agregarel giro deseado. A continuacin se abrir la ventana Agregando Giro (New), ingrese la informacin quese solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar el giro, cancelar para no grabar el giro.

Botn Cambiar: Para cambiar un giro, seleccione con un click del mouse el rengln en donde semencione el giro que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin del giro elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin modifique la informacin necesaria y presioneel botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar los cambios.

Botn Borrar: Para borrar un giro, seleccione con un click del mouse el rengln en donde semencione el giro que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.


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Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin del giro elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar el giro o

cancelar para no borrarlo.Botn Salir: Presione este botn para cerrar la ventana del Catlogo, tambin puede usar la teclaescape o hacer clic en la X de la parte superior derecha de la ventana.

Informacin del Giro. (ventana Agregando Giro)

Nmero: Nmero consecutivo que se le asigna al giro para su identificacin, este nmero lo sugiere elsistema y no se puede repetir en dos giros diferentes.

Nombre: Nombre del giro.

1.8 Catlogo de Agentes

El Catlogo de agentes nos permite tener una base de datos de los agentes de ventas incorporados a la empresa. sistema permite ubicar a los agentes por ciudad de residencia. Para dar de alta a los agentes es necesariprimeramente que estn dados de alta los Usuarios del sistema, esta funcin se encuentra en el Modulo de UtileraCada agente de ventas pertenece a un usuario.

Como dar de alta, modificar o eliminar un Agente.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Agentes, presione este botn paraagregar el agente deseado. A continuacin se abrir la ventana Agregando un Registro de Agentes,ingrese la informacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar el agente, cancelar para no grabarlo.


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Botn Cambiar: Para cambiar un agente, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el agente que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.

Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin del promotor elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin modifique la informacin necesaria y presioneel botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar los cambios.

Botn Borrar: Para borrar un agente, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el agente que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin del agente elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar laseccin o cancelar para no borrarla.


Informacin del agente. (ventana Agregando un Registro de Agentes)

Usuario: Nmero o clave consecutivo asignado al usuario para su identificacin, si usted no recuerdaa cual usuario pertenece el agente a registrar haga click en el icono que se encuentra a la derecha deeste campo que automticamente lo llevara a la ventana de usuarios del sistema.

Ciudad: Nmero o clave consecutivo asignado a la ciudad para su identificacin, si usted no recuerdaa cual ciudad pertenece el agente a registrar haga click en el icono que se encuentra a la derecha deeste campo que automticamente lo llevar al Catlogo de ciudades.

Nmero: Nmero consecutivo que se le asigna al agente para su identificacin, este nmero losugiere el sistema y no se puede repetir en dos agentes diferentes.

Nombre: Nombre del agente.

Vende mayoreo: Seleccione la opcin Si, para autorizar al agente usar un precio de venta de

mayoreo; de lo contrario seleccione la opcin No.Estatus: Estatus del agente de ventas, seleccione si el agente est activo o inactivo.


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1.9 Catlogo de Clientes

El Catlogo de clientes nos permite tener una base de datos de los clientes de la empresa con los datos principalede la misma, ya sea desde el nombre de la empresa hasta domicilio, telfono, contacto, agente que lo atiende entotros. Funciona como una especie de agenda, de esta forma se puede acceder a toda la informacin del cliente dmanera ms sencilla cada vez que el agente o usuario del sistema la necesite.

Como dar de alta, modificar o eliminar un Cliente.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Clientes, presione este botn paraagregar el cliente deseado. A continuacin se abrir la ventana Agregando Cliente (New), ingrese lainformacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar el cliente, o cancelarpara no grabarlo.

Botn Cambiar: Para cambiar un cliente, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el cliente que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin del cliente elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, modifique la informacin necesaria y presioneel botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar los cambios.

Botn Borrar: Para borrar un cliente, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el cliente que se desea borrar. Este rengln cambiar de color y se pondr de color azul.

Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin del cliente elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar elcliente o cancelar para no borrarlo.

Nmero: Para ubicar un cliente por su nmero o clave, escriba aqu el nmero.

Botn Search: Para buscar una palabra en el Catlogo de clientes, presione este botn. Acontinuacin escriba la palabra deseada en el campo que se le indica, seleccione con un click del


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mouse si desea ignorar la direccin en la cual el sistema debe buscar ya sea hacia arriba o abajo,seleccione el resto de las opciones de bsqueda que usted desea elegir y presione el botn Ok para

realizar la bsqueda o Cancel para detener la bsqueda y realizar cambios en las opciones de lamisma. Automticamente aparecer en la ventana el primer registro que contengan la palabrasolicitada; para que su pantalla regrese a su estado normal presione el botn Cancelar entoncespodr realizar una nueva bsqueda, si usted as lo desea.

Botn Tag: Utilice este botn para marcar con una palomita a los clientes. Usted puede utilizar estafuncin para marcar a un cliente cuando usted lo crea necesario. Esta funcin es til visualmente parasugerir un asunto de importancia.

Botn Untag All: Utilice este botn para borrar todas las palomitas de aquellos clientes que fueronmarcados.


Informacin del Cliente. ( ventana Agregando Cliente (New) )

1. Datos generales

Ciudad: Clave de la ciudad en donde esta ubicado el cliente. Si usted no recuerda la clave de laciudad, presione el botn que se encuentra a la derecha de este campo y automticamente se abrirel Catlogo de Ciudades.

Nmero: Nmero de cliente.

Nombre: Nombre del cliente o razn social.

Direccin: Direccin del cliente.

Colonia: Nombre de la colonia del cliente.


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Ciudad: Nombre de la ciudad del domicilio del cliente.

Estado: Estado del domicilio del cliente.

CP: Cdigo Postal del domicilio del cliente.Telfono: Nmero de telfono del cliente.

Telfono 2: Otro nmero de telfono del cliente.

Telfono 3: Otro nmero de telfono del cliente.

Fax: Nmero de fax del cliente.

Contacto: Nombre de la persona que se asigna como contacto del cliente.

Agente: Nmero del agente de ventas que atiende al cliente. Si usted no recuerda la clave del agente,presione el botn que se encuentra a la derecha de este campo y automticamente se abrir elCatlogo de Agentes.

Giro: Nmero de giro al que pertenece el cliente. Si usted no recuerda la clave del giro, presione elbotn que se encuentra a la derecha de este campo y automticamente se a abrir el Catlogo deGiros.

R.F.C.: R.F.C. del cliente.

2. Condiciones de Venta y Notas

Lista precio: Seleccione en este men el nmero de lista de precio a la que el cliente pertenece.

Das crdito: Das de crdito asignados al cliente condiciones de pago.

Lmite crdito: Cantidad mxima de crdito asignado al cliente condiciones de pago.


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Configuracion de las Ventas de Contado. (Ult. Revision 4 Jun 2008)

Se considerara un cliente para ventas de contado, cuando sus dias de credito sean iguales a cero. Deesta forma cualquier pedido de venta o factura quedara registrado como venta de contado, y nopodran ser modificados las condiciones de dicho documento.

Las condiciones del documento siempre seran:Forma de Pago: CONTADODias de credito: 0Vencimiento: Misma fecha que elaboracin del documento.

Cuando se convierta el pedido en factura, el sistema no impedira la generacion del documento por lascondiciones antes mencionadas. Esto se asume, ya que al ser una venta de contado, el cajeroprocedera a hacer el cobro de inmediato. Las ventas de contase se presume se llevan a cabo enefectivo o con cobro a tarjeta de credito donde los importes recibidos se acreditan de manerainmediata.Cualquier otra forma de pago debera de ser considerada venta de credito.

Configuracion de las Ventas de Credito. (Ult. Revision 4 Jun 2008)Se considera un cliente de venta de credito, cuando el valor en los dias de credito es mayor a

cero. Cuando se tienen dias de credito, el sistema evalua tambien el limite de credito, por lo que no sedebera de dejar en cero su captura; ya que en todo momento se estaria sobrepasando el limite decredito al elaborar un documento.

Las condiciones del documento siempre seran:Forma de Pago: CREDITODias de credito: Los que se capturenVencimiento: Fecha de elaboracin del documento mas la suma de dias de credito.

Con estas condiciones, cada ves que se realiza un pedido de venta o una factura, se revisa elsaldo del cliente y lo compara contra el limite de credito. Si hay saldos mayores que el limite de creditoo existen documentos vencidos, el sistema mandara un mensaje alertando de la situacion. En el casodel proceso de generar una factura desde un pedido, ademas se pedira la contrasea de credito ycobranza para poder continuar con la generacion de la factura (Esta se configura en los datos de laempresa).

Notas:1.- Saldos vencidos se refiere a facturas o notas de cargo con deudas pendientes y que sufecha de vencimiento ya se a alcanzado.2.- Para el calculo del limite de credito, se considera el monto del documento que se esteelaborando.

Back order: Seleccione Si o No, dependiendo si desea generarle al cliente un documento de losartculos faltantes que no pudieron ser surtidos. Este documento se genera en automtico a la hora deaplicar la factura. Si usted selecciona Si, entonces cuando se aplique la factura el programa lepreguntar si quiere generar este documento (back order). Si selecciona No, entonces nunca se va agenerar un documento de back order. Si usted quiere consultar los documentos de back order dirjaseal Catlogo de Facturacin en la opcin 7.


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Condiciones especiales: Especifique aqu las condiciones especiales para el cliente, si es que lashay.

Observaciones: Indique aqu algunas observaciones o notas especiales del cliente.

3. Responsable + Datos

Responsable: Nombre de la persona responsable (cliente)

E-mail: Direccin de e-mail del responsable.

E-mail 2: Otra direccin e-mail del responsable.

Pagina web: Direccin de pgina web del cliente.

Cliente mostrador: Seleccione si el cliente es o no un cliente de mostrador.

Cta. Contpaq: Nmero de cuenta que el cliente tiene en el programa Contpaq; ya que SIMA puedehacer interfase con dicho programa.


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1.10 Catlogo de Proveedores

El ctalogo de proveedores nos permite tener una base de datos de los proveedores de la empresa con los datoprincipales de la misma, ya sea desde el nombre del proveedor hasta domicilio, telfono, contacto, condiciones dpago, otros. Al igual que el Catlogo de clientes, ste Catlogo tambin funciona como una especie de agenda, desta forma se puede acceder a toda la informacin del proveedor de manera ms sencilla cada vez que el agente usuario la necesite.

Como dar de alta, modificar o eliminar un Proveedor.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Proveedores, presione este botn paraagregar el proveedor deseado. A continuacin se abrir la ventana Agregando Proveedor, ingrese lainformacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar el proveedor, cancelar

para no grabarlo.Botn Cambiar: Para cambiar un proveedor, seleccione con un click del mouse el rengln en dondese mencione el proveedor que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr de colorazul. Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin del proveedor elegido.Cuando aparezca la ventana de actualizacin de la informacin, modifique la informacin necesaria ypresione el botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar los cambios.

Botn Borrar: Para borrar un proveedor, seleccione con un click del mouse el rengln en donde semencione el proveedor que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin del proveedor elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar elproveedor o cancelar para no borrarlo.

Nmero: Para ubicar en el Catlogo un proveedor por su nmero o clave, escriba aqu el nmero.

Botn Salir: Presione este botn para cerrar la ventana del Catlogo, tambin puede usar la teclaescape o hacer click en la X de la parte superior derecha de la ventana.


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Informacin del Proveedor. (Ventana Agregando Proveedor)

Nmero: Nmero consecutivo que se le asigna al proveedor para su identificacin, este nmero losugiere el sistema y no se puede repetir en dos proveedores diferentes.

Razn social: Nombre o razn social del proveedor.

Contacto: Nombre de la persona que se asigna como contacto.

Telfono: Nmero de telfono del proveedor.

Telfono 2: Otro nmero de telfono del proveedor.

Telfono 3: Otro nmero de telfono del proveedor.

Fax: Nmero de fax del proveedor.

Direccin: Direccin del proveedor.

Colonia: Nombre de la colonia del proveedor.

Ciudad: Nombre de la ciudad del domicilio del proveedor.

Estado: Estado del domicilio del proveedor.

CP: Cdigo Postal del domicilio del proveedor.

Pas: Nombre del pas del domicilio del proveedor.

R.F.C.: R.F.C. del proveedor.

CURP: Clave nica de registro de poblacin del proveedor.

Condiciones pago: Condiciones de pago al proveedor; mencione si es de contado o crdito.

Das crdito: Das de crdito lmite para pagar al proveedor.


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Lmite crdito: Cantidad mxima de crdito que se tiene con el proveedor.

Lmite crdito Dlls: Cantidad mxima de crdito en dlares que se tiene con el proveedor.

1.11 Catlogo de Almacenes

El catalogo de almacenes nos permite tener un registro de los diferentes almacenes o sucursales que integran lempresa. El sistema asigna un nmero de identificacin a cada uno de los registros para un mejor manejo de datosque no es ms que un nmero no repetitivo que sugiere el sistema a la hora de ingresar un almacn o una sucursaEl Catlogo de almacenes puede ser consultado en orden de nmero o por nombre.

Como dar de alta, modificar o eliminar un Almacn.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Almacenes, presione este botn paraagregar el almacn deseado. A continuacin se abrir la ventana Agregando Almacn (New), ingrese

la informacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar el almacn, cancelar para no grabar el almacn.

Botn Cambiar: Para cambiar un almacn, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el almacn que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr de colorazul. Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin del almacn elegido.Cuando aparezca la ventana de actualizacin de la informacin, modifique la informacin necesaria ypresione el botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar los cambios.

Botn Borrar: Para borrar un almacn, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el almacn que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin del almacn elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar elalmacn o cancelar para no borrarlo.Botn Salir: Presione este botn para cerrar la ventana del Catlogo, tambin puede usar la teclaescape o hacer clic en la X de la parte superior derecha de la ventana.

Informacin del Almacn. ( Ventana Agregando Almacn New )


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Nmero: Nmero consecutivo que se le asigna al almacn para su identificacin, este nmero losugiere el sistema y no se puede repetir en dos almacenes diferentes.

Nombre: Nombre del almacn.

1.12 Catlogo de Artculos

El Catlogo de artculos, productos y refacciones nos permite tener una base de datos de todos aquello comprprocesa o vende la empresa. Este Catlogo permite integrar cierto nmero de caractersticas de los artculos parfacilitar el manejo de informacin de los mismos al momento de realizar una venta, o una orden de pedido, etc. L

informacin vara desde la clave del artculo, nombre, hasta el precio de lista, otros.

Como dar de alta, modificar o eliminar un Artculo.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Artculos y Refacciones, presione estebotn para agregar el artculo deseado. A continuacin se abrir la ventana Agregando Artculo (New),ingrese la informacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar el artculo ocancelar para no grabar el artculo.

Botn Cambiar: Para cambiar un artculo, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el artculo que se desea cambiar. Este rengln cambiar de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin del almacn elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, modifique la informacin necesaria y presioneel botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar los cambios.

Botn Borrar: Para borrar un artculo, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el artculo que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.


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Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin del artculo elegido. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar el

artculo o cancelar para no borrarlo.Botn Consulta Rpida: Si desea consultar un artculo desde el Catlogo, posicione el mouse en elartculo deseado y presione este botn. A continuacin se abrir la ventana de informacin del artculodeseado.

Cdigo: Si desea consultar un artculo por su cdigo, ingrese el nmero en este campo y presionetabulador.


Informacin del Artculo. ( Ventana Agregando Artculo New )

1. Datos generales

Cdigo: Nmero de cdigo con el cual se identifica el artculo.

Fecha de alta: Fecha en la que se da de alta el artculo. Si usted necesita ayuda de un calendariopresione el botn que se encuentra a la derecha.

Codigo de Barras: Codigo alterno numerico que puede ser impreso e interpretado como codigo debarras.

Nombre: Nombre del artculo. Que puede escribirse como un texto de descripcin corta con unmaximo de 80 caracteres.

Modelo: Nombre del modelo del artculo.


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Unidad de venta: Unidad de presentacin del artculo. Seleccione de la lista desplegable la unidad depresentacin apropiada para el artculo. Y nos da referencia de la presentacion del producto para suventa.

Unidad de compra: Unidad de presentacin del artculo. Seleccione de la lista desplegable la unidadde presentacin apropiada para el artculo. Y nos da referencia de la presentacion del producto parasu compra.

Factor de conversin compra venta: Representa una cantidad que multiplica las unidades decompra para integrarlas al inventario con existencias de unidades de venta. En un clasico ejemplo, sila unidad de compra es de latas de pintura y la unidad de venta son litros, en donde cada cubetacontiene 19 lts. El factor de conversin apropiado seria de 19.Cuando se elaboren ordenes de compra y entradas de almacen por compra. Las unidades serianlatas, pero los calculos al aplicar el inventario seran litros. Y al solicitar en la compra 1 lata, alinventario ingresaran 19 litros. Y al vender se estaran descontando litros, por lo que el precio de ventadebera hacer referencia a la unidad de venta.

Peso: Peso en kilogramos del artculo. Es un campo informativo y no afecta ningun calculo delsistema.

Clasificacin x: Clasificacin del artculo. El sistema cuenta hasta con seis clasificadores de artculosdiferentes. Si usted desea consultar el Catlogo de Clasificacin x presione el botn que se encuentraa la derecha de este campo. Estas clasificaciones son la base de la organizacin del catalogo dearticulos y la presentacion de todos los filtros y acomodos de los reportes de ventas, inventarios ycompras. Los clasificadores son comnmente usados como familias y subfamilias o bien marcas,proveedores, etc. SIMA tiene dos clasificadores con jerarqua y 4 mas independientes.

IVA: Porcentaje de IVA aplicado al artculo. Comunmente aplica el 15% de iva.

IEPS: Porcentaje de impuesto IEPS aplicado al artculo.

Controla serie: Especifique si el artculo lleva control de nmero de serie. Una vez configurado esteparmetro no podr ser modificado. Si o No. Usado comnmente cuando la empresa maneja articuloscomo equipo electronico que requiere una identificacin unica ademas del conteo del inventario.

Moneda: Elija la moneda en la que se vende preferentemente el artculo. Pesos o Dlares (esto noimplica que no se pueda facturar en otra moneda). Los precios de venta haran referencia a la moneda.Los costos promedios en el sistema siempre son en pesos, y se calculan a partir del tipo de cambio enel documento de entrada por compra.

Tipo: Especifique si el artculo es un bien o un servicio. Si el artculo es un bien, entonces el inventariose ver afectado al momento de facturar. Si el artculo es un servicio entonces no afecta inventarios alfacturar.


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2. Descripcin detallada

Descripcin tcnica para cotizar y factura: Detalle aqu la descripcin tcnica del artculo que seanecesaria para cotizacin y para facturar. Su uso es opcional y configurable para los formatos deimpresin.

3. Datos de almacn

Stock mnimo: Indique el nmero mnimo de artculos que debe tener en sus almacenes enexistencia. Existe un reporte que le podra indicar las cantidades sugeridas a resurtir.

Stock mximo: Indique el nmero mximo de artculos que debe tener en sus almacenes enexistencia. Existe un reporte que le podra indicar las cantidades sugeridas a resurtir

Peso mnimo: Indique la cantidad mnima que debe pesar el artculo. ( Dato informativo )

Peso mximo: Indique la cantidad mxima que debe pesar el artculo. ( Dato informativo )

Empaque: Indique el nmero de piezas que contiene el empaque por artculo. ( Dato informativo )

Ubicacin: Ubicacin del artculo en el almacn. (Dato Informativo)


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Notas: Escriba aqu algunas indicaciones especiales acerca de la ubicacin del artculo.

Existencias: Existencia total del artculo. El sistema tambin muestra la distribucin de la cantidadtotal de los artculos por bodegas.

Costo reposicion: Costo unitario de reposicion del articulo ( A como lo compraria la siguiente ves )Este campo se actualiza automticamente con el valor de la ultima compra. Se puede configurar estaopcion en los parmetros de la empresa. Ademas este precio puede actualizarse desde una utileria(Menu 03 Facturacion, Opcion 10 Actualizar de Excel, 2 Actualizar costo de reposicion desde excel)

leyendo un archivo de Excel, delimitado por comas, donde en una columna se tenga el codigo delproducto y en la otra el precio.Existe una utileria para copiar el precio de reposicion al precio base. (Menu 03 Facturacion, Opcion 10Actualizar de excel)

Costo promedio: Costo promedio por artculo, calculado por el sistema con todas las compras ydevoluciones que ingresan inventario. Existe una opcion en el sistema para hacer recalculo de costoscuando las capturas de informacin no se hacen al dia o en orden cronologico.

Costo ultima compra: Costo del artculo en la ltima compra.

Precio mnimo venta: Precio mnimo de venta del artculo. Si a la hora de facturar el precio es menora esta referencia, el sistema lo actualiza de inmediato y no permite bajar de este monto.

Precio base: Precio base del artculo, utilizado para los calculos de los precios de lista. A este preciose le puede dar un descuento o un incremento en porcentaje mediante una utileria del modulo defacturacin y de ah calcular las listas de precio.

Puede actualizarse desde una utileria (Menu 03 Facturacion, Opcion 6 Recalculo de preciosde venta, 2 Copia precio de reposicion a Precio Base. ) Lo cual permite traer los costos y a partir deah hacer los calculos de precios de lista.


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Una segunda manera de actualizar el precio es leyendo un archivo de Excel, delimitado porcomas, donde en una columna se tenga el codigo del producto y en la otra el precio. (Menu 03

Facturacion, Opcion 10 Actualizar de Excel, 1 Actualizar precio base de excel)Listas de precios: Listas de precios. El sistema tiene la capacidad de integrar hasta un nmero de 20listas de precios. Si usted tiene ms de un precio de lista para determinado artculo, regstrelos aqu.Se puede asignar una lista de precios diferente a cada cliente.

Fecha ultima compra: Fecha de la ltima compra del artculo.

Fecha ultima salida: Fecha de la ltima salida del artculo.

1.13 Catlogo de Clasificaciones

El sistema le permite clasificar los artculos, usted puede personalizar esta clasificacin de artculossegn el giro de su empresa. Las siete distintas clasificaciones de artculos son independientes a

excepcin de la clasificacin 6 y 7 que estn conectadas entre si en forma jerarquica.

1.14 Catlogo de Transportistas

El Catlogo de transportistas nos permite tener una base de datos de todos los transportistas que se encargade entregar los artculos al momento de darles salida por una venta. En este Catlogo usted puede dar de alten el sistema a los transportistas por nombres segn la forma de entrega de los artculos. Por ejemplo si lempresa entrega los artculos al domicilio del cliente, puede nombrarlo nuestro conducto. Si el cliente compen la empresa puede nombrarlo el cliente recoge, si se entrega el artculo por flete puede nombrarlo por enombre de la empresa de transportes. Los transportistas quedan registrados por un nmero nico que sugierel sistema para su identificacin.

Cmo dar de alta, modificar o eliminar un Transportista.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Transportistas, presione este botnpara agregar el transportista deseado. A continuacin se abrir la ventana Agregando Transportista(New), ingrese la informacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar eltransportista, cancelar para no grabarlo..


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Botn Cambiar: Para cambiar un transportista, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde

se mencione el transportista que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr decolor azul. Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin del transportistaelegido. Cuando aparezca la ventana de actualizacin de la informacin, modifique la informacinnecesaria y presione el botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar loscambios.

Botn Borrar: Para borrar un transportista, seleccione con un clic del mouse el rengln en donde semencione el transportista que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de colorazul. Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin del transportista elegido.Cuando aparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrarel transportista o cancelar para no borrarlo.

Nmero: Si desea consultar la informacin de un transportista por su nmero de identificacin,ingrese el nmero en este campo y presione tabulador.


Informacin del Transportista. ( Ventana Agregando Transportista New )

Transporte: Nmero consecutivo que se le asigna al transportista para su identificacin, este nmerolo sugiere el sistema y no se puede repetir en dos transportistas diferentes.

Nombre: Nombre o razn social del transportista.

Contacto: Nombre o razn social del transportista.

Telfono 1: Nmero de telfono del transportista.

Telfono 2: Otro nmero de telfono del transportista.



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Fax: Nmero de fax del transportista.Fax 2: Otro nmero de fax del transportista.

Direccin: Direccin del transportista.

Colonia: Nombre de la colonia del transportista.

Ciudad: Nombre de la ciudad del domicilio del transportista.

Estado: Estado del domicilio del transportista.

Pas: Nombre del pas del domicilio del transportista.

CP: Cdigo Postal del domicilio del transportista.

R.F.C.: R.F.C. del transportista.

CURP: Clave nica de registro de poblacin del transportista.

1.15 Catlogo de Unidades

El Catlogo de unidades nos permite dar de alta las unidades de medida de los artculos que se manejan en empresa. Este Catlogo es simplemente una base de datos que nos ayuda a identificar a los artculos por unidades.

Cmo dar de alta, modificar o eliminar una Unidad.

Botn Agregar: Cuando aparezca la ventana de Catlogo de Unidades, presione este botn paraagregar la unidad deseada. A continuacin se abrir la ventana Agregando Unidad (New), ingrese lainformacin que se solicite. Al terminar presione el botn aceptar para grabar la unidad, cancelarpara no grabarla.


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Botn Cambiar: Para cambiar una unidad, seleccione con un click del mouse el rengln en donde semencione la unidad que se desea cambiar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.

Posteriormente presione el botn cambiar para modificar la informacin de la unidad elegida. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, modifique la informacin necesaria y presioneel botn aceptar para grabar la informacin o cancelar para no grabar los cambios.

Botn Borrar: Para borrar una unidad, seleccione con un click del mouse el rengln en donde semencione la unidad que se desea borrar. Este rengln cambiara de color y se pondr de color azul.Posteriormente presione el botn borrar para eliminar la informacin de la unidad elegida. Cuandoaparezca la ventana de actualizacin de la informacin, presione el botn aceptar para borrar launidad o cancelar para no borrarla.


Informacin de la unidad. ( Ventana Agregando Unidad New )

Unidad: Nombre de la unidad de medida.

2 VENTAS

En este mdulo usted puede acceder a las distintas opciones de la lista desplegable. Presionando la opciPedidos, aparecer el men que contiene los siguientes Catlogos: Cotizaciones, Pedidos x Agente, Ordenes dServicio y Reportes; estas mismas opciones se pueden encontrar a nivel Administracin. Las opciones de la listdesplegable representan un Catlogo o un servicio. Desde estos Catlogos se pueden agregar, cambiar y borralos elementos a los que se refiere el titulo del mismo. Cabe mencionar que el agente podr consultar solamenlos registros que el ingrese al sistema SIMA.

El mdulo de pedidos est enfocado al departamento de ventas, desde aqu los agentes podrn registrar lacotizaciones, las rdenes de pedidos, ordenes de servicio y podrn generar los reportes asociados con el procesde pedidos. El objetivo de que las mismas opciones se encuentren a nivel Administracin es lograr un mejocontrol sobre las ventas. A nivel Administrador se pueden consultar todos los registros de todos los agentes.


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2.1 Catlogo de Cotizaciones

El Catlogo de cotizaciones a nivel administrador nos permite revisar las cotizaciones por agente queelabora para cada uno de sus clientes. De esta forma un supervisor puede llevar un mejor control global

de las cotizaciones de los artculos por agente y por lo tanto puede realizar algunos cambios en lasmismas.

Cmo dar de alta, modificar o eliminar una Cotizacin.

A nivel administrador, las funciones del Catlogo de Cotizaciones (admn.) se manejan de la mismaforma que el Catlogo de Cotizaciones. El administrador de los agentes puede realizar cambios en lascotizaciones en caso de que sea necesario.


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2.2 Catlogo de Pedidos

El Catlogo de pedidos a nivel administrador nos permite revisar los pedidos u ordenes de venta por

agente. De esta forma un supervisor puede llevar un mejor control global de los pedidos por agente y porlo tanto puede realizar los cambios deseados en los mismos.

Cmo dar de alta, modificar o eliminar un Pedido.

A nivel administrador, las funciones del Catlogo de pedidos (admn.) se manejan de la misma forma queel Catlogo de Pedidos por Agente. El administrador de los agentes puede realizar cambios deseados enlos pedidos en caso de que sea necesario.

En este Catlogo se agregaron unas funciones adicionales a nivel administrador, a continuacin semuestra el funcionamiento de cada una de ellas.

Botn Cancelar Orden: Para cancelar un pedido, seleccione con un clic del mouse el rengln dondemencione el pedido que desea cancelar y presione esta botn.

Botn Cerrar para revisin: El estatus por default del Pedido una vez capturado es En Captura.Este estatus permite realizar cualquier modificacin al documento. Cuando se termin de capturar elPedido y no se desea que se modifique a menos que en la revisin se determine lo contrario sernecesario que seleccine el documento y presione este botn de esta forma el estatus del documentopasar de En Captura a Para Revisin.

Botn Regresar a Captura: Presione este botn para regresar el estatus del Pedido seleccionado dePara Revisin a En Captura y poder realizar modificaciones o adiciones al documento.

Botn Autorizar Facturacin: Para dar autorizacin de facturar un pedido es necesario que estetenga el estatus Para Facturar para esto seleccione con un clic del mouse el rengln donde semencione el pedido que desea autorizar y presione este botn. Para poder llevar a cabo esta accines necesario que el Pedido previamente tenga el estatus Para Revisin ya que si tiene el estatus EnCaptura al presionar el botn no suceder nada.

2.3 Reportes de ventas.

Esta opcion le permite ingresar al apartado de reportes de ventas. Le mostrara el menu de reportesdonde podra emitir varios reportes referentes a cotizaciones y pedidos en varias modalidades.

2.4 Agenda SIMA (En construccion.)

Este modulo es una calendario con propiedades de una agenda que le permite a cada usuario tenerun control de su tiempo, programando citas y pendientes con definicin de fecha y hora.


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3 FACTURACIN

En este mdulo usted puede acceder a las distintas opciones de la lista desplegable. Presionando la opciFacturacin, aparecer una lista desplegable para escoger ya sea Facturas, Pedidos po

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