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MANUAL DE ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FISICOS

CONTENIDO

CAPITULO 1 GENERALIDADES 1.1 OBJETIVO GENERAL.................................................................... ..... 4 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS................................................................ 4 1.3 JUSTIFICACION.................................................................................. 4 1.4 ALCANCE............................................................................................ 4 1.5 COBERTURA...................................................................................... 4 1.6 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS

FISICOS DE LA ENTIDAD................................................................. 5 CAPITULO 2 CLASIFICACION DE LOS BIENES 2.1 BIENES INMUEBLES......................................................................... 5 2.1.1 ADQUISICION DE INMUEBLES........................................................ 7 2.1.2 ADICIONES O MEJORAS EN INMUEBLES...................................... 7 2.1.3 BAJA DE INMUEBLES....................................................................... 9 2.1.4 VENTA DE INMUEBLES.................................................................... 10 2.1.5 INMUEBLES POR DESTINACION.................................................... 10 2.1.6 CABLEADO ESTRUCTURADO......................................................... 11 2.2 BIENES MUEBLES............................................................................ 11 2.2.1 BIENES DE CONSUMO.................................................................... 12 2.2.1.1 BIENES ADQUIRIDOS POR EL SISTEMA DE PROVEEDURA

INTEGRAL (OUTSOURCING)........................................................... 13 2.2.1.2 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL......................................... 15 2.2.2 BIENES DEVOLUTIVOS.................................................................... 16 2.2.2.1 BIENES INTANGIBLES...................................................................... 17 2.2.2.2 OFICINA ABIERTA............................................................................. 18 2.3 MERCANCIAS EN EXISTENCIA PARA COMERCIALIZAR.............. 20 CAPITULO 3 ALMACEN 3.1 BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN.................................... 20 3.2 BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN.......................................... 20 3.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACEN.......................................................... 21 3.2.1.1 INGRESO DE BIENES AL ALMACEN............................................... 21

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a) INGRESO POR ASIGNACION DE MERCANCAS........................... 22 b) INGRESO DE BIENES POR COMPRA............................................. 23 c) INGRESO DE BIENES POR DONACION.......................................... 24 d) INGRESO DE BIENES POR PRODUCCION O TRANSFORMACIN 24 e) INGRESO DE BIENES POR REMESA.............................................. 25 f) INGRESO DE BIENES POR REPOSICION (DAO, PERDIDA O HURTO). 26 g) INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES DE INVENTARIO.......... 26 h) INGRESO DE BIENES POR REPOSICION TECNOLOGICA........... 27 i) INGRESO DE BIENES POR TRASPASO......................................... 28 j) INGRESO DE BIENES PARA COMERCIALIZAR............................. 28 k) INGRESO DE BIENES POR REINTEGRO....................................... 29

3.2.1.2 SALIDA DE BIENES DE ALMACEN.................................................. 30 a) SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON

CONTROL.......................................................................................... 31 b) SALIDA POR DAO, PERDIDA O HURTO...................................... 33 c) SALIDA PARA PRODUCCION O TRANSFORMACIN.................. 33 d) SALIDA POR REMESA...................................................................... 34 e) SALIDA POR TRASPASO................................................................. 34 f) SALIDA POR REPOSICION TECNOLOGICA................................... 35 g) SALIDA POR COMERCIALIZACION (VENTA)................................. 36 h) SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCIN...................................... 37

CAPITULO 4 INVENTARIOS 4.1 MODALIDAD DE INGRESO DE BIENES DIRECTAMENTE AL SERVICIO. 38

a) ASIGNACION DE MERCANCAS...................................................... 39 b) COMPRA DE BIENES........................................................................ 40 c) DONACIONES.................................................................................... 41 d) REPOSICION POR DAO, PERDIDA O HURTO.............................. 42 e) SOBRANTES DE INVENTARIO......................................................... 44 f) REPOSICION TECNOLOGICA........................................................... 45 g) TRASPASO......................................................................................... 46

4.2 REGISTRO Y CONTROL DE BIENES EN SERVICIO........................ 47 4.3 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS.................................................... 47

a) ENTREGA DE BIENES A UN FUNCIONARIO................................... 48 b) TRASLADO DE BIENES EN SERVICIO............................................. 48 c) REMESA DE BIENES EN SERVICIO................................................. 49 d) DAO O DESTRUCCIN................................................................... 50 e) PERDIDA O HURTO........................................................................... 51 f) REPOSICION TECNOLOGICA........................................................... 52 g) TRASPASO DE BIENES EN SERVICIO............................................. 54 h) REINTEGRO DE BIENES AL ALMACEN............................................ 55 i) RECLASIFICACION DE BIENES EN SERVICIO PARA COMERCIALIZAR.. 56

4.4 LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIOS.................................. 56 4.5 CONSOLIDACION DE INVENTARIOS DEL NIVEL NACIONAL................... 58 4.6 INFORMES Y RENDICION DE CUENTAS......................................... 59 4.7 CONCILIACION CONTABLE.............................................................. 59 4.8 REQUISITOS PARA PAGO POR COMPRA DE BIENES.................. 59 CAPITULO 5 SITUACIONES ESPECIALES EN EL MANEJO DE BIENES 5.1 ENTREGA DE BIENES A TERCEROS PARA COMERCIALIZAR................ 60

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5.2 ELEMENTOS DE DESECHO.............................................................. 61 5.3 DESAGREGACION DE BIENES......................................................... 61 5.4 TRANSFORMACION DE EQUIPOS INFORMATICOS....................... 62 5.5 REEMPLAZO DE PARTES DE EQUIPOS O BIENES EN GARANTIA O EN

MANTENIMIENTO............................................................................... 63 5.6 SEGURO DE BIENES......................................................................... 64 CAPITULO 6 RESPONSABILIDADES 6.1 RESPONSABLES DE BIENES............................................................ 66 6.2 ENTREGA ADMINISTRATIVA DE ALMACENES CUANDO EL

ALMACENISTA ABANDONE EL CARGO O DILATE LA ENTREGA.. 66 6.3 RESPONSABILIDADES DE LA SUBSECRETARIA DE PERSONAL O

QUIEN HAGA SUS VECES EN LAS ADMINISTRACIONES......................... 67 CAPITULO 7 RECLASIFICACION O BAJA DE BIENES 7.1 DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE RECLASIFICACION

O BAJA DE BIENES....................................................................................... 68 7.2 BIENES A RECLASIFICAR.................................................................. 68 7.3 RECLASIFICACION DE BIENES PARA COMERCIALIZAR O DESTRUIR... 68 LISTA DE ANEXOS.................................................................................................... 70

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CAPITULO 1

GENERALIDADES

1.1 OBJETIVO GENERAL Definir el procedimiento general de administracin de los recursos fsicos de la Entidad, identificando las actividades que lo componen, su interrelacin con las diferentes reas que participan en el mismo y a la vez establecer con certeza los actores del proceso, definiendo quienes son los responsables, facilitadores y evaluadores del mismo. 1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Disponer de una gua e instrumento de consulta permanente, para los

responsables de la administracin, custodia, manejo, registro y control de los bienes.

Unificar procedimientos para el recibo, almacenamiento, entrega, registro, y control de los bienes de la Entidad.

Definir conceptos, clasificacin, responsabilidades y parmetros en el manejo y control de los inventarios que conforman el activo fijo y los cargos diferidos de la Entidad.

Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios los bienes de la Entidad, objeto de destruccin.

Fijar el procedimiento para reclasificar los bienes de la Entidad no requeridos por las dependencias para su servicio y destinados a la comercializacin.

1.3 JUSTIFICACION Los macro procesos tributario y el aduanero-cambiario requieren de un soporte administrativo gil que brinde a la actividad tcnica la eficiente administracin, registro y manejo de los bienes de propiedad de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. 1.4 ALCANCE El procedimiento involucra el ingreso, almacenamiento, registro, custodia, suministro y manejo de inventarios de bienes de consumo, consumo con control, devolutivos, intangibles, inmuebles por destinacin y mercancas en existencia, tanto en bodega como en servicio, efectuados directamente por la Entidad o a travs de terceros. 1.5 COBERTURA

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Este manual es de aplicacin en todas las reas y dependencias de la Entidad en el Nivel Central y en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas. 1.6. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS FISICOS DE LA ENTIDAD Los principios orientadores de la administracin de los recursos fsicos de la Entidad son los de economa, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad y conservacin del medio ambiente. El proceso de administracin de los bienes concierne a todos los servidores pblicos de la contribucin (funcionarios de planta, supernumerarios, polica fiscal y aduanera), los cuales estn en la obligacin de recibir, cuidar, mantener, asegurar y entregar los bienes en armona con las necesidades de la administracin, con un criterio previsivo al servicio del pas que redunde en la mejor utilizacin de los bienes en funcin de los resultados organizacionales que se le han planteado a la Entidad.

CAPITULO 2

CLASIFICACION DE LOS BIENES Los bienes de la Entidad se clasifican segn su naturaleza en bienes inmuebles, muebles, intangibles, inmuebles por destinacin y mercancas en existencia. 2.1 BIENES INMUEBLES (TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES) Son los bienes que no pueden transportarse de un lugar a otro como los terrenos y los que se adhieran permanentemente a ellos como los edificios. Para la administracin de los bienes inmuebles, el rea de Obra Pblica e Inmuebles de la Subsecretara de Recursos Fsicos, llevar un archivo centralizado de los inmuebles de propiedad de la Entidad y de aquellos que han sido recibidos en arrendamiento, comodato, dacin en pago, etc., el cual contendr, como mnimo, la siguiente informacin:

Tipo de inmueble Ciudad Direccin

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Tipo de posesin (arrendamiento, propiedad, comodato etc.) Titulacin y detalle del registro Situacin jurdica reas (lote, de construccin, libre) Uso a que se destina Nombre del responsable de su cuidado o administracin (responsable del

bien) Nmero y fecha de la escritura. Ciudad- Notaria Cdula catastral y matrcula inmobiliaria Estado del inmueble (Bueno, regular, malo, otro.) Nmero de pisos Porcentaje de ocupacin por parte de la DIAN En uso Nmero y fecha del acta de inmuebles nacionales Valor del inmueble (Histrico, catastral y comercial) Pago impuestos (Predial, Valorizacin, Otros) Adiciones y mejoras

El rea de Obra Pblica e Inmuebles remitir al rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros el cuadro resumen de los inmuebles mencionados anteriormente, en forma trimestral, dentro de los diez (10) das siguientes a la terminacin de cada trimestre, para la realizacin de los respectivos registros contables. El rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles, sern los responsables de registrar contablemente los inmuebles con su costo histrico, adiciones o mejoras y depreciacin de cada uno de ellos. Cuando la Entidad no disponga de los documentos que acrediten la propiedad de los inmuebles, el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles y los jefes de las Divisiones de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en los dems niveles, debern iniciar los trmites de consecucin de los documentos ante catastro, oficinas de planeacin, Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos y/o Notaras correspondientes. Estos bienes inmuebles se contabilizarn provisionalmente con un valor estimado, el cual ser establecido por el Jefe del rea de Obra Publica, hasta que se disponga de los documentos que acrediten su propiedad y el valor real para efectos contables. El rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado en el Nivel Central y los jefes de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en los dems niveles coordinarn lo relacionado con el trmite del pago oportuno del impuesto predial y dems gravmenes de los inmuebles bajo su administracin. Copia del recibo de pago deber enviarse al rea de Obra Pblica e Inmuebles para el control y archivo correspondiente.

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En el rea de Obra Pblica e Inmuebles reposarn las escrituras de los inmuebles de propiedad de la Entidad. 2.1.1 ADQUISICION DE INMUEBLES La adquisicin de inmuebles se har de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en la Ley de contratacin estatal. Procedimiento:

1. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado previa autorizacin de la Secretara General, efectuar un estudio de mercado y/o prefactibilidad sobre el inmueble a adquirir y elaborar un inventario general que contenga el estado del inmueble y sus componentes.

2. Con el visto bueno del Secretario General, el jefe del rea de Obra Pblica

e Inmuebles o su delegado solicitar avalo comercial del inmueble al Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, a las oficinas de catastro municipal de aquellas ciudades que la ley ha autorizado o a los peritos privados inscritos en una lonja de propiedad raz.

3. Con base en la documentacin de titulacin, el jefe del rea de Obra

Pblica e Inmuebles elaborar la ficha tcnica del inmueble con la informacin solicitada en el numeral 2.1 Bienes Inmuebles y diligenciar el acta de recibo del mismo.

4. El jefe del rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos

Financieros en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, con base en el contrato de Compra - Venta, convenio o acto administrativo efectuar el registro contable en la respectiva Cuenta de Orden Bienes Pendientes de Legalizar hasta tanto el rea de Obra Pblica e Inmuebles entregue copia del certificado de libertad o tradicin donde figure el registro de titularidad a nombre de la Entidad, documento con el cual se registrar en la respectiva cuenta del Activo Propiedades, Planta y Equipo.

5. Son Responsables del manejo, mantenimiento y conservacin de los

inmuebles el rea de Obra Pblica e Inmuebles y El rea de Servicios Generales en el Nivel Central y en los dems niveles el Jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces.

2.1.2 ADICIONES O MEJORAS EN INMUEBLES Las mejoras de inmuebles se darn cuando se efecten adecuaciones o remodelaciones que representen cambios en sus acabados, equipos e

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instalaciones internas (entre otros, sistema de oficina abierta, archivos rodantes) y/o externas y las adiciones cuando haya aumento en la cantidad de metros cuadrados. El costo de las adiciones o mejoras que aumenten la vida til o amplen la capacidad del inmueble constituyen un mayor valor del mismo. Procedimiento:

1. El Secretario General aprobar las solicitudes de adiciones o mejoras en inmuebles, de acuerdo con las necesidades que se presenten, tanto en el Nivel Central como en las administraciones, previa elaboracin del proyecto de adicin o mejora por parte del rea de Obra Pblica e Inmuebles.

2. El rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central tramitar el proceso

contractual de obra de acuerdo con las normas que regulan la contratacin pblica.

3. El rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central enviar copia del

contrato al rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles para efectuar el registro contable en la Cuenta Construcciones en Curso por el valor del contrato (materiales y mano de obra), mientras dure la ejecucin de la obra y al rea de Obra Pblica e Inmuebles, para que efecten el control de ejecucin del contrato.

4. Cuando la obra est terminada, en condiciones de ser utilizada, el jefe del

rea de Obra Pblica e Inmuebles determinar en el acta de liquidacin del contrato qu porcentaje o valor del total de la obra corresponde a adiciones y mejoras y que a mantenimiento.

5. Con base en el acta de liquidacin del contrato el rea de Contabilidad

General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, trasladar de la Cuenta de Construcciones en Curso el valor de la obra terminada (adiciones y mejoras) a la cuenta de Edificaciones, como un mayor valor del Inmueble respectivo al gasto el valor del mantenimiento.

6. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado emitir concepto

tcnico mediante acta sobre si los elementos desmontados resultantes de las mejoras o adiciones de inmuebles, sern objeto de comercializar, destruir, reutilizar o traspasar a otra entidad pblica. En la misma acta se establecer el valor de dichos elementos.

7. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado enviar el Acta al

Almacn General o a los almacenes de las administraciones, para que efecten el ingreso en los inventarios del almacn en la Cuenta Mercancas en Existencia cuando los elementos sean para comercializar o en la Cuenta Bienes Muebles en Bodega cuando sean para traspasar a una entidad pblica.

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8. Para el caso de los elementos desmontados resultantes de las mejoras se elaborar un acta de destruccin la cual ser firmada por el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado y el Jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles.

2.1.3 BAJA DE INMUEBLES La baja se producir cuando sea necesario destruir total o parcialmente un inmueble de propiedad de la Entidad, por las siguientes razones: para ejecutar nuevas obras, para construcciones; por causa de accidentes, incendios, inundaciones, fenmenos ssmicos o atmosfricos que lo dejaren en mal estado; por amenaza de ruina o peligro inminente; por razones de higiene o salubridad o por cualquier otra causa justificada; o por transferencia a otra entidad del Estado, de acuerdo con las disposiciones expedidas por el gobierno. Procedimiento:

1. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado, verificar y elaborar un acta en la cual informar sobre el estado del inmueble y los daos ocurridos en el mismo. Adems emitir concepto tcnico indicando si es posible recuperar o restaurar el bien o si es necesario demolerlo totalmente.

2. El Secretario General y el Subsecretario de Recursos Fsicos coordinarn a

travs del rea de Obra Pblica e Inmuebles la baja del inmueble, tanto en el Nivel Central como en las administraciones.

3. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su delegado, en caso de

demolicin parcial o total, adelantar los trmites de consecucin de permisos ante las autoridades competentes para la demolicin del bien inmueble.

4. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles elaborar la resolucin de baja

del bien inmueble con base en el acta y los permisos de demolicin de autoridad competente. Para el caso de demolicin total se tomar el valor del inmueble discriminando el valor de la edificacin y del terreno y para el caso de demolicin parcial se tomar el valor que de acuerdo a los estudios tcnicos estime el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles. La resolucin de baja ser firmada por el funcionario competente, de acuerdo con las facultades y cuantas establecidas en la resolucin de delegacin.

5. Copia de la resolucin de baja se enviar al rea de Contabilidad General

del Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que elabore el respectivo registro contable.

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6. De las nuevas construcciones que se realicen, se efectuar el registro contable de su valor en la respectiva cuenta de Propiedades, Planta y Equipo.

2.1.4 VENTA DE INMUEBLES La venta de inmuebles se har de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en la Ley de Contratacin Estatal. Procedimiento:

1. El Director General o el funcionario facultado, previos requisitos legales, aprobar la venta de inmuebles de propiedad de la Entidad.

2. La venta se efectuar con base en un avalo comercial practicado por la

Entidad a travs del rea de Obra Pblica e Inmuebles o solicitado al Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, a la oficina de catastro municipal de aquellas ciudades que la ley haya autorizado, o a los peritos privados inscritos en una lonja de propiedad raz.

3. Una vez elaborado el contrato de venta del inmueble, el jefe del rea de

Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central, enviar copia del contrato al jefe del rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles para su registro contable y al jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles, para elaborar el acta de entrega del inmueble y descargarlo de sus bases de datos.

4. Copia de la consignacin y documento soporte sern enviados al rea de

Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial para la respectiva facturacin y registro de venta.

2.1.5 INMUEBLES POR DESTINACION Son aquellos bienes muebles tales como ascensores, electro bombas, aires acondicionados centrales, plantas elctricas, subestaciones elctricas, transformadores y cableado estructurado, que se pueden considerar inmuebles por destinacin, aunque por su naturaleza no lo sean, ya que estn permanentemente destinados al uso y beneficio de un inmueble, no obstante que puedan separarse sin su detrimento. Esos bienes que se reputan inmuebles por ser accesorios a bienes races, no dejan de serlo por su separacin momentnea, pero cuando se separen con el objeto de darles diferente destino, dejarn de ser inmuebles. El manejo administrativo ser el siguiente:

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1. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles de propiedad de la Entidad, sern inmuebles por destinacin y en consecuencia se registrarn como mayor valor de los inmuebles.

2. Los bienes muebles que se destinen al uso y beneficio de inmuebles que no

sean de propiedad de la Entidad, se registrarn en la cuenta Otras Mejoras en Propiedad Ajena. Su amortizacin se har durante la vigencia del contrato. El registro de estos bienes no requiere de ingreso al almacn, ni cdigo de inventario.

3. Si estos bienes se separan del inmueble o los adquiere la Entidad con el

objeto de darles diferente destino, se registrarn en la Cuenta Inventarios si quedan al servicio y en la Cuenta Almacn si quedan en depsito, con base en el informe suministrado por el REA de Obra Pblica e Inmuebles. El responsable de los bienes ser el jefe de la dependencia que los solicite.

2.1.6 CABLEADO ESTRUCTURADO El cableado estructurado se registrar en la cuenta Edificaciones, como un mayor valor del respectivo inmueble. Si el inmueble no es de propiedad de la Entidad, el cableado estructurado se cargar a la cuenta Obras y Mejoras en Propiedad Ajena y se amortizar durante la vigencia del contrato. El manejo administrativo ser el siguiente:

1. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, una vez recibido el contrato y verificada la instalacin, diligenciar el Acta de Recibo e Instalacin del Cableado Estructurado, el cual contendr descripcin detallada de los bienes, cantidad de metros recibidos y las reas de instalacin, consolidado por Administracin.

2. El Acta de Recibo ser firmada en el Nivel Central por el encargado de la

ejecucin del contrato y el contratista. En los dems niveles por el Administrador, el jefe del rea de Servicio Informtico o quien haga sus veces y el Contratista respectivo. Copia del acta se enviar al rea de Contabilidad en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles junto con los dems documentos establecidos en el contrato para efectuar el respectivo registro contable.

3. El responsable de la custodia manejo y control de los planos del cableado

estructurado en el Nivel Central ser el jefe de la Oficina de Servicios Informticos o su delegado y en las administraciones ser el jefe del rea de Servicio Informtico o quien haga sus veces.

2.2 BIENES MUEBLES

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Bienes muebles son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro. Los bienes muebles segn su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo con control y bienes devolutivos, y segn su ubicacin, en bodega y en servicio. La reclasificacin de bienes devolutivos a consumo, o consumo con control o viceversa, se realizar mediante acto administrativo, proyectado por el rea de Servicios Generales y suscrito por el responsable de la administracin de los recursos fsicos de la Entidad. Los bienes muebles que ingresen a la Entidad a cualquier ttulo se registrarn directamente al servicio de las dependencias del nivel central o de las administraciones o al almacn cuando as se determine. Cuando la entrega de bienes muebles se efecte en los almacenes de la Entidad, se seguirn los procedimientos de ingresos y egresos de almacn establecidos en el Captulo de Manejo Administrativo de Bienes. El registro y movimiento de los Bienes Muebles en Bodega (devolutivos nuevos o recientemente adquiridos) y Cargos Diferidos (de consumo), lo llevar el almacenista a travs de un programa de manejo de inventarios, en donde se contemplen como mnimo los siguientes datos:

Descripcin y detalle de cada bien Agrupacin y sub-agrupacin Unidad de medida Cdigo Localizacin Fecha del movimiento Concepto del movimiento (Entrada o Salida) Cantidad Valor unitario y total Saldo: cantidad y valor

El registro y control de los bienes devolutivos en servicio estar a cargo del rea de Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles. 2.2.1 BIENES DE CONSUMO Son los que se consumen con el uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o aplicarlos a otros bienes, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de nuevos productos. La Entidad adoptar las siguientes agrupaciones para los bienes de consumo, las cuales se mantendrn durante todas las etapas de registro, administracin y control: 1-01 Aceites, grasas y lubricantes.

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1-02 Combustibles. 1-03 Drogas, elementos odontolgicos, de laboratorio y sanidad, elementos y accesorios de vidrio para laboratorio. 1-04 Elementos para construccin. 1-05 Explosivos, municiones. 1-06 Forrajes y alimentos para animales. 1-07 Insecticidas, fungicidas, herbicidas. 1-08 Materiales o materias primas. 1-09 Semillas y abonos. 1-10 tiles de escritorio, oficina, dibujo, papelera, toner, copias de videos, disquetes, casetes, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, cintas magnticas, datacartridge y mini datacartridge. 1-11 Vveres y rancho. 1-12 Repuestos para mquinas y equipos, bateras, llantas y neumticos. 1-13 Dotacin a trabajadores, chalecos para operativos y chalecos salvavidas. 1-14 Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribucin gratuita. 1-15 Utensilios de aseo y lavandera. 1-16 Loza, cristalera y menaje de cocina (baldes, ollas, bandejas, olletas, cubiertos etc.) 1-17 Elementos de lencera. 1-18 Materiales audiovisuales diferidos (originales) 1-19 Ropa hospitalaria, quirrgica y de laboratorio. 1-20 Elementos para capacitacin, bienestar social y estmulos. 1-21 Estampillas de control aduanero 1-22 Armas (este se incorpora) 1-25 Otros elementos de consumo.

Contabilizacin: La contabilizacin de los bienes de consumo, se realizar de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica. Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 1-25 (otros elementos de consumo), se requerir de la aprobacin del rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicar la cuenta contable en la cual se registrar. 2.2.1.1 BIENES ADQUIRIDOS POR EL SISTEMA DE PROVEDURIA INTEGRAL

(OUTSOURCING)

1. Cada centro de costos diligenciar el pedido de bienes a travs del software que instale el proveedor, de acuerdo con la periodicidad establecida en el contrato.

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2. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o su delegado y

los jefes de las Divisiones de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los dems niveles, recibirn, revisarn, modificarn, aprobarn y consolidarn los pedidos de bienes, teniendo en cuenta el nmero de funcionarios, funciones y periodicidad de entrega de pedido.

3. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o su delegado

recepcionar todas las solicitudes de pedidos de bienes, y remitir las solicitudes de bienes al proveedor.

4. El proveedor entregar los bienes a los encargados de los centros de costos

de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente a fechas, lugar y cantidades.

5. El funcionario encargado en cada centro de costos, recibir fsicamente los

bienes, los revisar y proceder a confrontar la informacin de la nota de despacho con lo fsicamente recibido.

6. En caso de inconsistencias o faltantes en los pedidos, el funcionario

autorizado del centro de costos levantar un acta, la enviar al encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o al jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los dems niveles, para la respectiva reclamacin.

7. El funcionario autorizado o delegado del centro de costos expedir el cumplido y lo enviar al encargado de la ejecucin del contrato o su delegado en el Nivel Central.

8. Para el caso de bienes devolutivos o con control especial, cada centro de

costos enviar al encargado de inventarios relacin de los funcionarios responsables de los bienes, para el correspondiente registro.

9. El encargado de inventarios enviar junto con la cuenta mensual al rea de Contabilidad General o quien haga sus veces en los dems niveles, copia de las Constancias de Recibo de Bienes.

10. 10.Cada centro de costos remitir el cumplido, previa incorporacin de los

bienes en los registros de inventarios, al encargado de la ejecucin del contrato o su delegado en el Nivel Central.

11. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o su delegado consolidar los cumplidos tanto del Nivel Central como de las administraciones para elaborar un cumplido general el cual ser enviado al rea de Contabilidad General para el pago respectivo.

12. El encargado de la ejecucin del contrato en el Nivel Central o su delegado elaborar un informe de los bienes entregados en el Nivel Central y en cada

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administracin, totalizado por centro de costos y rea de inventarios para seguimiento y control de la ejecucin del plan de compras.

13. El rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros

registrar los valores de los bienes adquiridos y los identificar por Nivel Central o administraciones cuando se trate de bienes devolutivos, cuyos valores trasladarn a cada administracin.

Para la entrega de los thoner solicitados por las diferentes dependencias de la Entidad, se requiere la devolucin del cartucho utilizado al rea de Servicios Generales en el Nivel Central y al rea de Recursos Fsicos y Financieros o a quien haga sus veces en los dems niveles, los cuales sern entregados a la institucin que la Subsecretara de Recursos Fsicos disponga o se les dar el destino que en su momento se indique. 2.2.1.2 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL El jefe del rea de Inventarios en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles deber llevar el registro y control de los siguientes bienes de consumo en servicio, tales como menaje de cocina, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, antenas para televisor, candados, los originales de los materiales audiovisuales diferidos, elementos de dotacin con identificacin institucional y aquellos bienes devolutivos cuyo valor individual sea inferior a medio SMMLV, de conformidad con las normas expedidas por la Contadura General de la Nacin y por la reglamentacin expedida por la Entidad Cuando un funcionario sea ubicado en otra dependencia o se retire de la entidad devolver estos bienes al jefe inmediato o a quien l designe. El rea de Servicios Generales reportar mensualmente al rea de contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros el consolidado de la entrega de los bienes de consumo con control realizados a los centros de costos a Nivel Nacional a travs del Outsourcing y al rea de inventarios del nivel central para el respectivo registro. En las Administraciones los jefes de las divisiones de Recursos Fsicos y Financieros registrarn estos bienes en los respectivos inventarios. El rea de Contabilidad de la Subsecretara de Recursos Financieros con base en este informe realizar el registro contable de envo de los bienes a cada una de las Administraciones en la respectiva cuenta principal y subalterna. Los Jefes de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces en las Administraciones, deben realizar el registro de estos bienes afectando el activo gasto y la respectiva cuenta principal y subalterna. Para la contabilizacin de los bienes de consumo con control se tendrn en cuenta los mismos cdigos establecidos para los bienes de consumo.

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2.2.2 BIENES DEVOLUTIVOS Son aquellos que no se consumen con el uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo, por razn de su naturaleza, se deterioren. La Entidad adoptar las siguientes agrupaciones para los bienes devolutivos en bodega o en servicio, de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Publica. Estas agrupaciones se mantendrn durante todas las etapas de registro, administracin y control: 2-01 Armas, accesorios, repuestos y chalecos antibalas. (se cambia por: Accesorios y repuestos para armas) 2-02 Discotecas y musicotecas. 2-03 Elementos de culto. 2-04 Elementos de museo. 2-05 Elementos y equipos para arneses, arreos, atalaje y sus accesorios. 2-06 Equipos y mquinas para comedor, cocina, despensa y sus accesorios. 2-07 Equipos y mquinas para comunicacin, deteccin, telfono celular, radio, televisin, seales, sonido, radar, fotografa, proyeccin y sus accesorios. 2-08 Equipos y mquinas para instalacin (se suprime esta parte), construccin, campo, industria, taller, labores y accesorios. 2-09 Equipos y mquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios. 2-10 Equipos y mquinas para laboratorio, profesiones cientficas, enseanza y sus accesorios. 2-11 Equipos y mquinas para medicina, odontologa, veterinaria, rayos X, sanidad y sus accesorios. 2-12 Equipos y mquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios. 2-13 Equipos y mquinas para transporte y sus accesorios. 2-14 Herramientas y sus accesorios. 2-15 Instrumentos musicales y sus accesorios. 2-16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas, hemerotecas y revistas. 2-17 Lneas Telefnicas ( se debe suprimir por que fueron reclasificadas a intangibles) 2-18 Mobiliario y enseres. 2-19 Semovientes. 2-21 Material rodante, mquinas, equipos y accesorios. 2-22 Material fijo, ascensores, mquinas, equipo y sus accesorios.(cuando no sean instalados en los inmuebles). 2-23 Materiales, equipos de vas, redes, instalaciones, cables, puertos y sus accesorios. 2-24 Equipos y mquinas de procesamiento de datos y sus accesorios. 2-25 Oficina abierta. 2-26 Plantas elctricas, transformadores, bombas, motobombas y sus accesorios (cuando no se instalen directamente en el Inmueble) 2-30 Otros elementos devolutivos.

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Para clasificar y contabilizar bienes en el grupo 2-30 (otros elementos devolutivos), se requerir de la aprobacin del rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros del Nivel Central, quien indicar la cuenta contable en la cual se registrar. 2.2.2.1 BIENES INTANGIBLES Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos bienes son susceptibles de valorarse en trminos econmicos. La contabilizacin de los bienes intangibles se realizar de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica. SOFTWARE Y LICENCIAS De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pblica, el software se registrar dentro del rea de Otros Activos en la cuenta Intangibles y comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. El manejo administrativo ser el siguiente:

1. El encargado de inventarios y el jefe de la Oficina de Servicios Informticos o su delegado en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles, una vez recibido el software, diligenciarn el Acta de Recibo del Software, el cual contendr la descripcin detallada y la cantidad recibida.

2. El Acta de Recibo del Software ser firmada en el Nivel Central, por el jefe de

la Oficina de Servicios Informticos o su delegado, el contratista o proveedor y el encargado de Inventarios. En los dems niveles por el Administrador, el jefe del rea de Servicio Informtico o quien haga sus veces, el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros, el encargado de Inventarios y el proveedor respectivo.

3. El encargado de Inventarios, teniendo en cuenta el acta de recibo, elaborar

la Constancia de Recibo de Bienes a nombre del jefe de la Oficina de Servicios Informticos o su delegado en el Nivel Central y a nombre del jefe del rea de Servicio Informtico o quien haga sus veces en las Administraciones. Estos sern responsables de la custodia, administracin, instalacin y control de los soportes documentales y magnticos del software con sus correspondientes licencias. Las licencias de tipo OEM y las Licencias Cliente quedarn a cargo del cuentadante del computador, por cuanto stas vienen incorporadas en el respectivo equipo. Cuando el computador sea dado de baja o trasladado a otro cuentadante, se har con su respectiva licencia.

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4. Una vez registrado el software o licencia, el encargado de inventarios enviar

copia del acta de recibo y Constancia de Recibo de Bienes a contabilidad para que se efecten los correspondientes registros.

5. En el nivel central y en cada administracin, el encargado de inventarios

calcular mensualmente el valor de las amortizaciones de cada uno de los intangibles, y los remitir en la cuenta mensual a Contabilidad para que se efecte el correspondiente registro.

6. Cuando un equipo informtico sea retirado del servicio por inservible, el

software que tenga instalado ser desmontado o borrado y la licencia quedar a disposicin de la Oficina de Servicios Informticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles.

7. Cuando el software sea obsoleto o ya no lo requiera la Entidad, la Oficina de

Servicios Informticos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles emitir concepto tcnico para darlo de baja y se destruirn sus soportes magnticos y documentales siguiendo los procedimientos establecidos.

8. Cuando se den de baja software o licencias el encargado de inventarios

reportar a contabilidad los valores del software dado de baja (costo histrico, amortizacin) para realizar los correspondientes registros contables.

La Entidad adoptar las siguientes agrupaciones para los bienes intangibles de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Publica. Estas agrupaciones se mantendrn durante todas las etapas de registro, administracin y control: 6-25 Lneas Telefnicas 7-25 Licencias 8-25 Software

2.2.2.2 OFICINA ABIERTA La oficina abierta, debido a su naturaleza y composicin fsica, no representan un componente directo de los edificios ya que pueden ser trasladados o desarticulados fsicamente sin alterar la vida til de las edificaciones, en consecuencia, no es pertinente su tratamiento como un mayor valor de los bienes inmuebles, por lo tanto estarn a cargo del Servidor Pblico de la Contribucin que los est utilizando, quien ser el responsable de bienes. El manejo administrativo ser el siguiente:

1. La solicitud de compra o modificacin de oficina abierta, la realizarn los Directores, Subdirectores, Secretario General, Secretario de Desarrollo

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Institucional, Jefes de Oficina y Subsecretarios. En las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, la realizar el Director Regional o el Administrador.

2. El Director General o el Secretario General aprobarn las solicitudes de

compra o modificacin del sistema de oficina abierta de acuerdo con la disponibilidad presupuestal y con las necesidades que presenten las respectivas reas usuarias, tanto en el Nivel Central como en las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas.

3. Una vez aprobada la solicitud, el rea de Obra Pblica e Inmuebles de la

Subsecretara de Recursos Fsicos elaborar el respectivo proyecto, tanto en el Nivel Central como en las administraciones.

4. Instalada la oficina abierta, el jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles o su

delegado elaborar el acta de entrega y recibo de bienes que ser firmada por el encargado de inventarios en el Nivel Central y el proveedor, discriminando, en lo posible, individualmente los valores de los elementos que constituyen la oficina abierta.

5. En las Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales y

Delegadas el acta ser firmada por el Administrador, el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros, el encargado de inventarios, el delegado del rea de Obra Pblica e Inmuebles y el proveedor.

6. El rea de Obra Pblica e Inmuebles de la Subsecretara de Recursos Fsicos

registrar en una base de datos la relacin detallada de cada puesto de trabajo y/o paneles los cuales se identificarn a travs de convenciones estandarizadas, cdigo de lneas, precio de adquisicin y localizacin. En los casos de cambios o modificaciones de oficina abierta donde se requiera desagregar las diferentes lneas que la componen, se elaborar un acta en la cual se valorar en forma individual cada uno de sus componentes.

7. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles ser el responsable en el Nivel

Central de la custodia de los planos de oficina abierta. En los dems niveles la custodia corresponder a los Administradores.

8. El jefe del rea de Obra Pblica e Inmuebles ser el encargado de coordinar

el manejo de los elementos de oficina abierta que no sean utilizados en los cambios o modificaciones que se efecten en las reas del Nivel Central y en las administraciones el Jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces.

9. El encargado de inventarios, con base en la relacin detallada del mobiliario que compone la oficina abierta, diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes y la har firmar por el funcionario responsable del mismo.

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10. El encargado de inventarios registrar los elementos de oficina abierta en el inventario de devolutivos en servicio, con base en el acta de recibo de bienes y elaborar la Constancia de Recibo de Bienes la cual ser enviada al funcionario que ejerce el control de ejecucin del contrato para el trmite respectivo.

2.3 MERCANCIAS EN EXISTENCIA PARA COMERCIALIZAR Son los bienes que se adquieren con la finalidad de comercializarlos, tales como Cdex y formularios. Adems se registrarn los bienes que no requiere la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades, los inservibles u obsoletos cuyo destino final sea su comercializacin. La Entidad de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato dispondr directamente o a travs de terceros, del depsito, custodia, almacenamiento y ventas de las mercancas en existencia. La contabilizacin de estos bienes se realizar de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica. Su registro se efectuar teniendo en cuenta las siguientes agrupaciones de inventarios: 3-01 Formularios e instructivos. 3-02 Libros y Cdex. 3-03 Bienes inservibles. 3-04 Otras publicaciones

CAPITULO 3

ALMACEN

3.1 BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN

No ingresan al Almacn aquellos bienes de consumo, de consumo con control, devolutivos y mercancas en existencia para comercializar, que de acuerdo con las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo, se entregan directamente para el servicio en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las Administraciones. 3.2. BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN

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Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancas en existencia que ingresan fsicamente a los almacenes de la Entidad, siempre y cuando as se establezca en las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo. Ingresan al Almacn igualmente aquellos elementos usados que estn en buen estado y que la Entidad no los requiera para su servicio, ni los comercialice en el momento, pero que son susceptibles de ser utilizados posteriormente. 3.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACN: Los movimientos de almacn se presentan por:

Ingreso de bienes al almacn Salida de bienes del almacn

3.2.1.1 INGRESO DE BIENES AL ALMACEN El ingreso de bienes al almacn es la entrada de bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancas en existencia para comercializar, los cuales estarn a cargo del almacenista. MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES: El ingreso de bienes al almacn se produce segn su origen por las siguientes modalidades: a) Asignacin de mercancas. b) Compra de bienes c) Donacin d) Produccin o transformacin e) Remesa de bienes. f) Reposicin de bienes por dao, prdida o hurto g) Sobrantes de inventario h) Reposicin Tecnolgica i) Traspaso j) Bienes para Comercializar k) Reintegro Procedimiento General:

1. Los bienes que a cualquier ttulo adquiera la Entidad, ingresarn fsica y documentalmente al Almacn con excepcin de aquellos que de acuerdo con las condiciones contractuales deban ser entregados o instalados directamente en las dependencias.

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2. El ingreso fsico se dar cuando el bien ingresa materialmente a las bodegas

del Almacn.

3. Solo se aceptarn entregas parciales cuando as se estipule en el respectivo contrato.

4. Una vez recibido fsicamente el bien en el Almacn, el Almacenista proceder

a su clasificacin como elemento de consumo, consumo con control, devolutivo, reintegro o mercancas en existencia, y a su respectiva ubicacin en depsito, teniendo en cuenta que los bienes destinados para la comercializacin se ubicarn en forma separada.

5. La Entrada de Bienes al Almacn se diligenciar, previa verificacin y

confrontacin de las especificaciones, cantidades, calidad, factura y, si fuere del caso, el cumplido o concepto tcnico expedido por la dependencia competente, de acuerdo con las condiciones del contrato o documento soporte que acredite la llegada de los bienes al almacn.

6. La Entrada de Bienes al Almacn, ser el documento que acredita el ingreso

real del bien a la Entidad, siendo el nico soporte para el movimiento de registro de almacn, el cual se diligenciar con numeracin ascendente y continua; relacionando en formatos separados bienes de consumo, consumo con control, devolutivos, mercancas en existencia para comercializar.

7. La Entrada de Bienes al Almacn no tendr tachones ni enmendaduras y se

cancelarn las casillas no utilizadas.

8. El almacenista elaborar el registro contable teniendo como soporte el formato de ingreso de bienes al almacn o documento equivalente, cuando haya lugar.

a) INGRESO DE BIENES POR ASIGNACIN DE MERCANCAS Es el ingreso a depsito Almacn de bienes que fueron decomisados o declarados en abandono a favor de la Nacin, mediante acto administrativo y que no ingresan directamente al servicio. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. El Secretario General, asignar los bienes por medio de resolucin, en la cual se especificar el almacn a travs del cual se ingresarn los bienes y el valor de los mismos.

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2. Copia de la Resolucin se enviar para su conocimiento a la Subsecretara de

Recursos Fsicos y para su trmite correspondiente a los almacenes donde ingresarn los bienes.

3. Las Divisiones de Comercializacin o quien haga sus veces en los dems

niveles, de acuerdo con la resolucin de asignacin, entregarn los bienes al almacn respectivo, suscribiendo el Acta de Recibo y Entrega junto con la almacenadora.

4. El almacenista diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn, con base en la

resolucin de asignacin y el acta de recibo.

b) INGRESO DE BIENES POR COMPRAS

Son las operaciones mercantiles a travs de las cuales la Entidad adquiere bienes mediante la celebracin de contratos (licitacin pblica, contratacin directa, caja menor), segn las necesidades y de conformidad con las disposiciones vigentes. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. El jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, una vez suscrito el contrato enviar copia con sus documentos soporte al Almacn, Inventarios y Contabilidad y a la dependencia encargada de ejercer el control de ejecucin del contrato.

2. En los procesos de adquisicin de hardware o de equipos compuestos por

partes independientes, se dejar establecido en el contrato el valor individual de cada uno de los componentes del equipo (CPU, pantalla, mouse, teclado, impresora, etc.), lo que permitir hacer ms fcil el manejo de inventarios, as como los posibles reemplazos de partes.

3. El Almacenista al momento de recibir los bienes confrontar las caractersticas

de los mismos y lo referente a clase, marca, estado, valor unitario, valor total, plazos de entrega y cantidad, contra los documentos soporte del contrato, factura comercial, catlogos y muestras. Si los bienes no corresponden a lo especificado en el contrato y sus soportes, se abstendr de recibirlos e informar por escrito al rea de Adquisiciones y Contratos o quien haga sus veces para que solucione con el proveedor las diferencias presentadas.

4. Ningn almacenista podr recibir bienes a proveedores sin que exista

previamente contrato legalizado con la Entidad.

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5. Cuando se trate de bienes que deben ser recibidos con inspeccin, prueba o ensayo, el almacenista coordinar con el proveedor y con el rea tcnica especializada, para que la recepcin cumpla con las condiciones establecidas en el contrato.

6. El Almacenista diligenciar el Acta de Recibo y la firmar junto con el

funcionario del rea tcnica especializada y el proveedor o su representante. 7. El ingreso se perfeccionar cuando el Almacenista reciba los bienes,

diligencie el Acta de Recibo y la Entrada de Bienes al Almacn, firme el documento origen del ingreso o factura del proveedor y si fuere del caso se anexe el cumplido de la dependencia que tenga a cargo el control de ejecucin del contrato. Enviar una copia del acta de entrada al Almacn con sus soportes al rea de Contabilidad para su causacin y pago y otra copia al rea de Adquisiciones y Contratos para que obre en el contrato.

c) INGRESO DE BIENES POR DONACION Es el registro de bienes cuando una persona natural o empresa privada, transfiere voluntaria, gratuita e irrevocablemente a favor de la Entidad, la propiedad de un bien que le pertenece, generando un incremento en el patrimonio de la Nacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. Ofrecimiento del donante con detalle de los bienes. 2. Constancia de aceptacin por parte del Director General o quien l delegue. 3. Acta de Recibo de Bienes, suscrita por quienes en ella intervienen, en la cual

figuren las denominaciones, caractersticas, cantidades, unidad de medida, estado en que se encuentran, valores unitarios y totales o avalo comercial si fuere del caso.

4. Si los bienes provienen de una Entidad Pblica, el ingreso de almacn se

realizar con base en el acto administrativo de la Entidad donante, especificando el bien el objeto y valor de la donacin y la entidad o persona natural que hace la donacin con su respectivo NIT. Copia del acto administrativo reposar en los archivos del Almacn.

d) INGRESO DE BIENES POR PRODUCCION O TRANSFORMACION

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Es el ingreso de bienes terminados que resultan de una transformacin de insumos suministrados por la Entidad, ya sea que la actividad se realice directamente o a travs de terceros. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. Cuando el almacenista suministre bienes materiales o insumos que sirvan de materia prima para dicha transformacin se dejar constancia en la Salida de Bienes de Almacn, sobre la cantidad y tipo de bien a recibir; registrando en una cuenta transitoria los insumos entregados.

2. El valor de ingreso de cada bien, ser la sumatoria del valor de los insumos

utilizados que fueron entregados por el almacn para la elaboracin del bien especfico, dividido entre el nmero de bienes (Entrada almacn, en este formato se debe hacer referencia a la salida de almacn correspondiente a estas materias primas que fueron objeto de transformacin)

3. Para los bienes no transformados por la Entidad, el valor del ingreso de cada

bien ser el valor de los insumos utilizados, dividido por el nmero de bienes (Entrada almacn en este formato se debe hacer referencia a la salida de almacn correspondiente a estas materias primas que fueron objeto de transformacin.) El costo de transformacin lo registrar El rea de Contabilidad General de acuerdo con lo estipulado en el contrato.

e) INGRESO DE BIENES POR REMESA Es la transferencia entre almacenes de la Entidad, de bienes que se encuentran en bodega, para entregarlos al servicio o para su comercializacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. Una vez recibidos los bienes, el almacenista verificar que correspondan a los enviados. Si se presentan faltantes o sobrantes dejar la observacin en la gua de transporte correspondiente e informar al almacn remitente.

2. El Almacenista que recibe el bien, firmar el original y copia de la Salida de

Bienes del almacn que enva y devolver el original al almacn remitente.

3. El Almacenista que reciba diligenciar la Entrada de Bienes al almacn soportada con la copia de Salida de Bienes del almacn remitente.

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f) INGRESO DE BIENES POR REPOSICIN (POR DAO, PRDIDA O HURTO)

Consiste en el ingreso de bienes, que previa aprobacin del Jefe del rea de Servicios Generales o el Jefe de rea de Recursos Fsicos y Financieros en los dems niveles, se reciban en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido daos por causas derivadas del mal uso o indebida custodia. La reposicin podr ser efectuada por el responsable de los bienes y las Compaas de Seguros o de Vigilancia. El funcionario competente aprobar la reposicin del bien cuando el ofrecido sea de igual o superior calidad y de caractersticas semejantes, dentro de los diez (10) das siguientes al recibo de la solicitud, y la reposicin del mismo deber hacerse dentro de los diez (10) das siguientes al recibo del concepto de aprobacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales y lo establecido en el captulo de Inventarios, en lo referente a Daos, Prdidas y Hurtos, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. El responsable de bienes y las Compaas de Seguro o de Vigilancia, entregarn el bien al Almacn.

2. El almacenista, con base en la aprobacin de la solicitud de reposicin, y si

fuere del caso con el concepto tcnico correspondiente, diligenciar el Acta de Reposicin del Bien.

3. De acuerdo con el Acta de Reposicin del Bien, el almacenista diligenciar la

Entrada de Bienes al Almacn.

4. En caso de que el bien sea nuevo, el valor con el cual se ingresar ser el de la factura de compra; si es usado, el valor ser el comercial o el de un bien similar.

5. Una vez aceptada y registrada la reposicin del bien se descargar de la

cuenta de responsabilidades. g) INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES DE INVENTARIO

Es el ingreso al almacn de bienes, que una vez realizado el inventario fsico y confrontados con la relacin de activos de la Entidad aparecen como sobrantes. Procedimiento:

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Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. El almacenista y el jefe del rea de Servicios Generales en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles con base en la inspeccin fsica de los bienes en bodega, donde se determin el sobrante, diligenciarn el Acta de Sobrantes.

2. De acuerdo con el acta de sobrantes el almacenista diligenciar la Entrada de

Bienes al Almacn.

3. El valor con el cual ingresar el bien al almacn, en caso de no encontrarse registro de bienes similares, corresponder al de un bien anlogo o al del valor comercial del bien, el cual ser establecido mediante acta suscrita por el jefe del rea de servicios generales y el jefe del rea de Almacn del Nivel Central y en el Nivel Regional por el Administrador y por el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financiero o quien haga sus veces.

h) INGRESO DE BIENES POR REPOSICIN TECNOLGICA El ingreso de bienes por reposicin tecnolgica se dar cuando la Entidad adquiera bienes de mejores condiciones tecnolgicas que los existentes y, en el contrato de adquisicin se contemple la entrega de los bienes desactualizados como parte de pago. En los contratos se detallarn los bienes que se darn como parte de pago y se establecer su valor, as como los bienes que se recibirn de conformidad con la propuesta del contratista. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. El almacenista recibir los bienes objeto de la reposicin tecnolgica con base en el contrato, la factura del proveedor y si fuere del caso, recibo a satisfaccin expedido por el rea competente y diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn.

2. En la Entrada de Bienes al Almacn, se indicar por separado el valor de los

bienes entregados por la Entidad como parte de pago y el saldo a pagar. La sumatoria de estos valores ser igual al valor de la Entrada de Bienes al Almacn.

3. El almacenista una vez surtido el procedimiento anterior realizara el respectivo

registro contable.

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i) INGRESO DE BIENES POR TRASPASO Es el ingreso de bienes a los almacenes de la Entidad, provenientes de otras Entidades Pblicas, sin ninguna contraprestacin y transfiriendo a su vez el dominio. El traspaso de bienes se tratar como una operacin interinstitucional, teniendo en cuenta que no genera un incremento o disminucin del patrimonio de la Nacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. Los documentos soporte del ingreso sern: Aceptacin suscrita por el Director General de la Entidad o quien l delegue, Acto administrativo proferido por la Entidad que transfiere los bienes y Acta de Entrega y Recibo suscrita por la Entidad que traspasa y por el almacenista.

2. El valor del ingreso de los bienes ser igual al que figure en el acto

administrativo de traspaso.

3. El almacenista diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn soportado con los documentos anteriormente descritos, identificando claramente la entidad de donde se recibe el bien con su respectivo NIT.

4. Cuando se trate de bienes usados, para el clculo de depreciacin se tomar

la vida til restante, previo concepto de la dependencia competente.

j) INGRESO DE BIENES PARA COMERCIALIZAR

Es el ingreso de bienes con la finalidad de ser comercializados, ya sean por inservibles u obsoletos o que fueron adquiridos con dicho objeto. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes: 1. Comercializacin de bienes inservibles u obsoletos:

a) Los bienes inservibles u obsoletos que estn registrados en Cuentas de

Orden se incorporarn a las cuentas de Balance que seale el Plan General de Contabilidad Pblica, teniendo como soporte el Acta de Alta de Bienes; previa cancelacin de las cuentas de orden.

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b) Para los bienes que fueron contabilizados como gasto y que una vez usados

sean susceptibles de recuperar para su posterior comercializacin, tales como los elementos resultantes de las mejoras o demolicin de bienes inmuebles y repuestos inservibles de vehculos, el almacenista los reclasificar en la cuenta que seale el Plan General de Contabilidad Pblica, con base en el Acta de Recuperacin de Bienes Usados, teniendo en cuenta el perodo en el cual se registr el gasto.

c) El Acta de Recuperacin de Bienes Usados, contendr descripcin detallada

de los bienes recuperados, cantidad, y valores que fije el funcionario del rea competente. Dicha acta la suscribirn el almacenista, el jefe del rea de Servicios Generales y el funcionario de rea competente en el Nivel Central o quienes hagan sus veces en los dems niveles.

2. Comercializacin de bienes adquiridos:

a) El almacenista diligenciar la Entrada de Bienes al Almacn, de acuerdo con

las agrupaciones establecidas en este manual. b) El almacenista registrar contablemente los bienes a comercializar, en la

cuenta que seale el Plan General de Contabilidad Pblica. c) En caso de ingreso de bienes para comercializar que posteriormente mediante

acto administrativo se autorice su distribucin gratuita, el almacenista los reclasificar en la agrupacin 1-14 de Bienes de Consumo de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pblica.

d) Cuando en el contrato se contemple la distribucin gratuita directamente por la

Entidad, de un porcentaje de formularios y cartillas para los contribuyentes o usuarios, se seguirn los procedimientos de los literales a) y c) del presente numeral.

k) INGRESO DE BIENES POR REINTEGRO Consiste en la devolucin al Almacn de los bienes en servicio que las dependencias de la Entidad no requieren para el ejercicio de sus funciones. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales establecidos en el Captulo 4 (Inventarios), se tendrn en cuenta los siguientes:

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1. El Almacenista del nivel central o quien haga sus veces en los dems niveles recibir los bienes en servicio que las dependencias de la Entidad no requieran para el ejercicio de sus funciones.

2. El manejo contable y registro en inventarios de estos bienes se efectuarn en

la Cuenta Depsito Almacn, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Captulo 4, literal h) del numeral 4.3 del presente Manual.

3.2.1.2 SALIDA DE BIENES DE ALMACN La salida de bienes de almacn es la entrega de bienes devolutivos, de consumo, de consumo con control y mercancas en existencia que se encuentran en depsito a cargo del Almacenista. El documento de Salida de Bienes de Almacn, ser el soporte legal que certifica la salida fsica y real de un bien, identificndola clara y detalladamente, cesando de esta manera la responsabilidad por la custodia, administracin y conservacin por parte del almacenista y trasladndola al destinatario. Este documento se debe diligenciar en su totalidad cancelando las casillas o celdas no utilizadas y no deben presentar tachaduras ni enmendaduras. Cuando se considere necesario, se podrn entregar bienes con la suscripcin de acta provisional y posteriormente se diligenciar la Salida de Bienes de Almacn. Modalidades de Salidas de Bienes: Las salidas de bienes de almacn se producirn segn su destino por las siguientes modalidades: a) Salida de Bienes Devolutivos, de Consumo y Consumo con Control. b) Salida por Dao, Prdida o Hurto. c) Salida para Produccin o Transformacin. d) Salida por Remesa e) Salida por Traspaso f) Salida por Reposicin Tecnolgica g) Salida por comercializacin (Venta) h) Salida por Destruccin

Procedimiento General:

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El almacenista en el nivel central o quien haga sus veces en los dems niveles desarrollar el siguiente procedimiento para la salida de bienes de Almacn:

1. Decepcionar las solicitudes de bienes, suscrita por los jefes de las dependencias.

2. Verificar en krdex si existen los elementos solicitados.

3. Asignar las cantidades a entregar segn las existencias y anlisis de

consumo (si los bienes fueron adquiridos para el desarrollo de un programa especfico, se entregarn segn existencia, en la cantidad solicitada)

4. Diligenciar la Salida de Bienes de Almacn, el cual ser firmado

simultneamente a la entrega fsica del mismo.

5. Diligenciar para efectos de contabilizacin y control, los formatos de Salidas de Bienes de Almacn con numeracin ascendente y continua y, relacionar en formatos separados, bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y mercancas para la comercializacin.

6. Registrar las agrupaciones de inventarios y las cuentas mayores de balance

respectivas en los formatos de Salidas de Bienes de Almacn.

7. Registrar en Krdex las Salidas de Bienes de Almacn.

8. Elaborar los registros contables teniendo como soporte las Salidas de Almacn o documento equivalente.

a) SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON

CONTROL. La salida de bienes devolutivos, de consumo y de consumo con control que se encuentren en bodega, se producir cuando el almacenista diligencie la Salida de Bienes de Almacn y entregue fsicamente los bienes a los Servidores Pblicos de la Contribucin, a las personas naturales, a los funcionarios de las entidades y organismos nacionales e internacionales que temporalmente presten servicios a la Entidad mediante contrato, convenio o acto administrativo, siempre y cuando se establezca la responsabilidad por el manejo y custodia de los bienes que se entreguen a su servicio. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

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1. Las jefaturas de las diferentes dependencias diligenciarn y firmarn la

Solicitud de estos bienes, de acuerdo con las necesidades reales. Esta solicitud indicar nombre y nmero de cdula de ciudadana de quien ser el responsable de bienes, para el caso de los bienes devolutivos y de consumo con control.

2. El almacenista o quien haga sus veces recibir la solicitud de bienes y

proceder a realizar la entrega dentro de los tres das hbiles siguientes al recibo de la solicitud, con la Salida de Bienes de Almacn. En el Nivel Central la entrega se realizar dentro de los ocho das hbiles siguientes al recibo de la solicitud y de acuerdo con el orden de recepcin en el almacn.

3. El funcionario recibir el bien, verificar el estado fsico y serie si es del caso, y

dems caractersticas que lo identifiquen, firmar con su nmero de cdula de ciudadana, y conservar para su archivo personal copia de la salida de Bienes de Almacn que lo hace RESPONSABLE DE BIENES, del buen uso, conservacin y cuidado del bien recibido.

4. Cuando la composicin tcnica o tecnolgica de los bienes a entregar por parte

del almacenista, requieran intervencin de un rea tcnica especializada, sta deber certificar que los bienes recibidos corresponden a lo informado en la Salida de Bienes de Almacn.

5. En la entrega fsica de equipos (microcomputadores, impresoras, fax,

mquinas, etc.), se entregar al Responsable de Bienes, los manuales y accesorios que hagan parte del equipo, los cuales conservar con la misma responsabilidad del equipo.

6. El almacenista o quien haga sus veces enviar copia de la Salida de Bienes de

Almacn, debidamente firmado, al encargado de inventarios para que diligencie la Constancia de Recibo de Bienes e incluya el bien en los inventarios de bienes en servicio, en el caso de los devolutivos y de consumo con control.

7. Cuando la salida corresponda a bienes tales como equipos de cmputo, de

comunicaciones, armamento y vehculos, cuyo control especial est a cargo de dependencias especficas, el almacenista enviar a dichas dependencias copia de los documentos que afecten la ubicacin del bien o su composicin.

8. Los bienes devolutivos y de consumo con control en servicio de uso comn de

todos los funcionarios de las dependencias, estarn a cargo del jefe de la dependencia.

9. La Salida de Bienes de Almacn de los accesorios internos de equipos

informticos, tales como procesadores, tarjetas de red, tarjetas de sonido, parlantes, micrfonos, memorias, discos duros, unidades de CD, unidades de tape backup y de disquete, se diligenciar a cargo del jefe de la Oficina de

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Servicios Informticos o su delegado en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, quien a su vez diligenciar la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes a cargo del funcionario responsable del equipo informtico donde fueron instalados.

b) SALIDA DE BIENES POR DAO, PRDIDA O HURTO Es la salida de bienes a cargo del almacenista por dao, prdida o hurto. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales y lo establecido en el Captulo de Inventarios en lo referente a Daos, Prdidas y Hurtos, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. En el caso de dao, prdida o hurto de bienes en bodega (consumo, consumo con control, devolutivos, intangibles y mercancas en existencia) como consecuencia de desastre natural, siniestro, etc., el almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn con base en el Acta de baja y sus correspondientes soportes.

2. Copia de la Salida de Bienes de Almacn, para el caso del numeral anterior,

se enviar al rea de Contabilidad General en el Nivel Central, o quien haga sus veces en los dems niveles para el respectivo registro contable o para que se cree la Responsabilidad en Proceso a cargo del almacenista, si es del caso.

c) SALIDA DE BIENES PARA PRODUCCIN O TRANSFORMACIN Es la salida de bienes en bodega que servirn de materia prima o insumo para la elaboracin o transformacin de otro bien. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. Cuando el almacenista suministre bienes, materiales o insumos, que servirn de materia prima para su transformacin o elaboracin de otro bien, se diligenciar la Salida de Bienes de Almacn, indicando el tipo de bien y las cantidades aproximadas a recibir una vez transformados.

2. La salida se remitir a la dependencia encargada del proceso de

transformacin o al contratista en el evento de realizarse la produccin por un

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tercero; en este caso en la Salida de Bienes de Almacn se informar el nmero del contrato que autorizar la transformacin.

d) SALIDA DE BIENES POR REMESA Es la transferencia entre almacenes de la Entidad, de bienes que se encuentran en bodega y se realizar como consecuencia de un plan de distribucin de bienes del Nivel Central hacia las administraciones, por solicitud del almacenista o quien haga sus veces, del lugar donde se requieren los bienes. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. La Salida de Bienes de Almacn, se diligenciar con base en la solicitud

escrita del almacenista que requiere el bien. 2. El almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn, teniendo como

soporte para la entrega la cantidad establecida y aprobada en el plan de distribucin.

3. La copia de la Salida de Bienes de Almacn, junto con la copia de la gua de

transporte o la nota de embarque, segn el medio de transporte utilizado, servirn de soporte a la salida, mientras el almacn destinatario devuelve el original de la Salida de Bienes de almacn, debidamente firmada por el almacenista que recibe.

4. Para la salida de bienes devolutivos que fueron reintegrados al Almacn, y

que son requeridos por las Administraciones para su servicio, adicionalmente se indicar en dicho documento la depreciacin acumulada, la vida til y el nmero de cuotas depreciadas.

e) SALIDA DE BIENES POR TRASPASO

Es la salida de bienes que se encuentran en bodega para entregar a otra Entidad Pblica, ya sea del orden nacional, departamental, distrital o municipal. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

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1. Solicitud dirigida al Director General de la Entidad, suscrita por el Representante Legal de las entidades pblicas del orden nacional, distrital, departamental o municipal, o por quien tenga la representacin en las seccionales o regionales, de la Entidad que requiera los bienes.

2. Resolucin que autorice el traspaso expedida por el Director General o quien

l delegue, la cual contendr cantidad, descripcin y valor en inventarios debidamente agrupados, de los bienes objeto del traspaso, indicando que los bienes sern entregados y descargados de la cuenta de Almacn.

3. Con la resolucin de traspaso, el almacenista entregar mediante acta los

bienes a la entidad que recibe y diligenciar la Salida de Bienes de Almacn.

4. El Almacenista enviar al rea de Contabilidad General, con la cuenta de almacn los documentos soporte.

f) SALIDA DE BIENES POR REPOSICION TECNOLOGICA

La salida de bienes por reposicin tecnolgica se dar cuando en el contrato de compraventa se estipule como parte de pago, la entrega de bienes desactualizados que se encuentran en bodega, al adquirir bienes de mejores condiciones tecnolgicas que los existentes. En los contratos se detallarn los bienes que se darn como parte de pago y se establecer su valor, as como los bienes que se recibirn de conformidad con la propuesta del contratista. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. El jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles enviar al Almacenista copia del contrato que estipula la Reposicin Tecnolgica.

2. El Almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn por reposicin

tecnolgica, el cual contendr el nombre del contratista que recibe los bienes, cdula de ciudadana o Nit, descripcin, cantidad, valor histrico, depreciacin y la fecha de la entrega de los bienes.

3. La entrega de los bienes se realizar de acuerdo con lo establecido en el

contrato que establece la reposicin tecnolgica y mediante Acta de Entrega y Recibo suscrita en el Nivel Central por el Subsecretario de Recursos Fsicos o su delegado, el Almacenista General, el contratista y el funcionario encargado de ejercer el control de ejecucin del contrato; en las Administraciones por el

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Administrador, el jefe del rea de Recursos Fsicos y Financieros o quien haga sus veces, el contratista y el funcionario encargado de ejercer el control de ejecucin del contrato.

4. El Almacenista una vez surtido el procedimiento anterior efectuar el

respectivo registro contable.

g) SALIDA DE BIENES POR COMERCIALIZACION (VENTA) Es la salida de almacn de mercancas en existencia, debido a su comercializacin. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes. Para ventas que realice directamente la Entidad: a) Venta de formularios, cdex y especies valoradas:

1. El Almacenista del Nivel central a solicitud del rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial, despachar los bienes a comercializar a los Almacenes de las diferentes administraciones.

2. El almacenista teniendo como soporte la solicitud de entrega de bienes,

realizar el envo de los mismos.

3. El almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn a nombre del funcionario encargado de la venta, quien deber firmarlo como constancia de recibo de los bienes.

4. El funcionario responsable de la venta soportar la salida de bienes de almacn con las copias al carbn de las consignaciones, la factura y los bienes existentes en caso de que los haya.

5. El funcionario responsable de la venta remitir informe debidamente avalado a la Subsecretara Comercial de acuerdo con las instrucciones impartidas por sta.

b) Venta de bienes inservibles u obsoletos:

1. El rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial en

el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, enviar al Almacenista copia del contrato de compraventa de bienes, factura y fotocopia del comprobante de consignacin, para soportar la salida de bienes del almacn.

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2. El rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, elaborar el acta de entrega de los bienes inservibles u obsoletos objeto del respetivo contrato de compraventa.

3. El almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn, a cargo del

tercero con quien se suscribi el contrato de compraventa de bienes.

4. Una vez entregados los bienes objeto del contrato se deber firmar el acta de entrega por parte del funcionario delegado por la Subsecretara Comercial o quien haga sus veces en los dems niveles, por el delegado del almacn y por el contratista.

Para ventas que realice un tercero:

(Formularios, cdex y especies valoradas)

1. El rea de Adquisiciones y Contratos enviar al rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial y al Almacenista General, copia del contrato, convenio o acto administrativo.

2. Cuando se trate de formularios o instructivos, en el contrato de impresin se

establecer que el impresor entregue directamente al comercializador las cantidades autorizadas por el rea de Mercadeo de Bienes y Servicios de la Subsecretara Comercial, especificando las caractersticas y cantidades de los bienes.

3. Para los elementos de venta al pblico que se encuentren en depsito del

Almacn, el rea de Mercadeo de Bienes y Servicios enviar la Orden de entrega para el envo por parte del Almacenista, a las administraciones o al Nivel Central.

4. Cuando existan devoluciones de mercancas por parte del tercero que las

tena en consignacin o custodia, se tendr en cuenta lo establecido en el ingreso de bienes al Almacn.

h) SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCION

Es la salida de bienes y mercancas del Almacn con el objeto de ser destruidos, ante la carencia de oferentes en el proceso de comercializacin o que por razones de seguridad o estado fsico de los bienes no se recomienda su venta. Procedimiento:

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Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes.

1. El Almacenista diligenciar la Salida de Bienes de Almacn teniendo como soporte el acta de destruccin y la resolucin de baja.

2. El almacenista seguir los procedimientos establecidos en el Captulo 7 del

presente Manual sobre la Reclasificacin o Baja de bienes por Destruccin.

CAPITULO 4

INVENTARIOS

El rea de Inventarios de la Subsecretara de Recursos Fsicos en el Nivel Central y las divisiones de Recursos Fsicos y Financieros o quienes hagan sus veces en los dems niveles son los encargados de llevar la relacin ordenada, completa y detallada de los bienes en servicio (devolutivos, intangibles y consumo con control) que hacen parte del patrimonio de la Entidad reflejado en los Estados Financieros. 4.1 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES DIRECTAMENTE AL SERVICIO. Ingresan directamente al servicio de las dependencias de la Entidad los bienes que se obtienen por cualquiera de las siguientes modalidades: a) Asignacin de mercancas b) Compra de bienes c) Donacin d) Reposicin por dao, prdida o hurto e) Sobrantes de inventario f) Reposicin Tecnolgica g) Traspaso

Procedimiento General:

1. Quedar establecido en las condiciones del contrato, convenio o acto administrativo que los bienes devolutivos y de consumo con control, que su entrega se efectuar en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las Administraciones, verificando y confrontando las especificaciones de los bienes, de acuerdo con las condiciones sealadas en los documentos arriba mencionados.

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2. Se diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes para los bienes devolutivos y de consumo con control, el cual deber ser firmado por el servidor pblico de la Contribucin o por las personas naturales, o funcionarios de las Entidades y Organismos Nacionales e Internacionales que temporalmente presten servicios a la Entidad mediante contrato, convenio o acto administrativo, siempre y cuando se establezca la responsabilidad por el manejo y custodia de los bienes que se entreguen a su servicio.

3. El encargado de inventarios incluir los bienes que ingresen bajo esta modalidad en los inventarios de devolutivos en servicio, o si fuere del caso, en los inventarios de bienes de consumo con control especial.

4. Los bienes devolutivos y de consumo con control que se entreguen para el

servicio comn de todos los funcionarios de las dependencias, estarn a cargo del jefe de dicha dependencia.

a) ASIGNACIN DE MERCANCIAS

Es el registro de bienes devolutivos o de consumo con control que fueron decomisados o declarados en abandono a favor de la Nacin, los cuales mediante acto administrativo se asignaron a las dependencias de la Entidad. Procedimiento: Adems de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrn en cuenta los siguientes:

1. El Secretario General, asignar los bienes por medio de resolucin,,en la cual se especificarn las dependencias del Nivel Central y de las Administraciones que recibirn los bienes y el valor de los mismos.

2. Copia de la Resolucin se enviar para su conocimiento a la Subsecretara de

Recursos Fsicos y para su trmite correspondiente al encargado de inventarios del nivel central o de la Administracin donde se recibirn los bienes.

3. El encargado de inventarios diligenciar la Constancia de Recibo de Bienes,

soportado con los documentos anteriormente descritos y lo har firmar por quien ser responsable del bien. Las reas de inventarios o quienes hagan las veces en las administraciones enviarn una copia de dicha constancia al rea de inventarios del nivel central.

4. El encargado de inventarios incluir los bienes en los registros de inventarios

de devolutivos en servicio y enviar dentro de la cuenta mensual el original de la Constancia de Recibo de Bienes al Jefe del rea de Contabilidad General en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, para que efecten el respectivo registro contable.

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5. Cuando se trate de bienes usados, para el clculo de depreciacin el encargado de Inventarios o quien haga sus veces en los dems niveles tomar la vida til restante, teniendo en cuenta el estado fsico del bien, previo concepto de la dependencia competente.

b) COMPRA DE BIENES Son las operaciones mercantiles a travs de las cuales la Entidad adquiere bienes mediante la celebracin de contratos (licitacin pblica, contratacin directa) y cajas menores, que de acuerdo con las condiciones del mismo, la entrega de bienes se efectuar directamente en las dependencias del Nivel Central o de las administraciones. Procedimiento:

1. El jefe del rea de Adquisiciones y Contratos en el Nivel Central o quien haga sus veces en los dems niveles, enviar copia del contrato con sus documentos soporte al encargado de la ejecucin del mismo, al encargado de Inventarios del nivel central y al rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros

2. En los procesos de adquisicin de hardware o de equipos compuestos por

partes independientes se dejar establecido en el contrato el valor individual de cada uno de los componentes del equipo (CPU, pantalla, mouse, teclado, impresora, etc.), lo que permitir hacer ms fcil el manejo de inventarios, as como los posibles reemplazos de partes.

3. En los procesos de adquisicin de oficina abierta se dejar establecido en el

contrato el valor de cada uno de los elementos que la integran, por ejemplo: cajoneras, porta teclados, archivadores, paneles, etc.

4. El proveedor con la presencia del encargado de la ejecucin del contrato

entregar los bienes en las diferentes dependencias del Nivel Central y de las Administraciones de acuerdo con las condiciones del contrato en lo referente a especificaciones, fechas, lugar y cantidades.

5. El encargado de la ejecucin del contrato verificar y confrontar las

especificaciones, fecha de entrega, cantidades, calidad, factura y si fuere del caso, el cumplido o concepto tcnico expedido por la dependencia competente, de acuerdo con las condiciones del contrato.

6. El proveedor, el encargado de la ejecucin del contrato y el jefe de la

dependencia y el responsable de los bienes, firmarn la Constancia de Recibo de Bienes.

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7. El encargado del control de ejecucin del contrato en cada administracin,

enviar el original de la Constancia de Recibo de Bienes debidamente tramitada, al encargado de inventarios de su Administracin para el respectivo registro y a quien ejerce el control de ejecucin del contrato en el Nivel Central.

8. El encargado del control de ejecucin del contrato en el Nivel Central, reunir

y consolidar por Administracin, las Constancias de Recibo de Bienes y junto con los del Nivel Central, los remitir al rea de Contabilidad General con la factura y dems documentos exigidos en el contrato para su correspondiente registro contable y trmite de pago.

9. El rea de Contabilidad General de la Subsecretara de Recursos Financieros

trasladar los valores de los bienes correspondientes a cada cuenta principal y subalterna.

10. En las adquisiciones de bienes por el sistema de caja menor, el responsable

de la misma, elaborar el cumplido para la entrega de los bienes de devolutivos y consumo con control. El cumplido junto con las copias del recibo de caja firmado por el ordenador del gasto y la factura se enviarn al rea de Inventarios o quien haga sus veces para que diligencien la Constancia de Recibo de Bienes, la cual ser firmada por el responsable del bien. Mensualmente, para tramitar el reembolso el responsable de la caja menor, enviar a contabilidad para su registro, relacin de los bienes que se entregaron al servicio, soportada con los cumplidos y Constancia de Recibo de Bienes.

c) DONACIN

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