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PROJECT APLICADO AL CONTROL DE PROYECTOS – 2

Por: Ing. Jorge Reyes

2018

PROJECT APLICADO AL CONTROL DE PROYECTOS - 2

Sesión 1: Planificación de recursos

Planificar un proyecto es el intento

de visualizar el futuro, para poder

determinar costos y métodos de

seguimiento y control.

Luis Pesze

Objetivo de la sesión

Comprender como se utilizan los recursos dentro del proyecto, así como también el manejo de

formularios de recursos, hojas y gráficos de recursos. Los mismos que pueden ser asignados de

forma individual.

1.1 Creación de recursos

La creación de recursos, puede contener uno de los siguientes tipos: trabajo, material y costo.

Recurso tipo Trabajo: permite indicar una tasa estándar por hora, la mano de obra sería

de este tipo, por ejemplo si tenemos un operario (Juan) que es albañil y tiene un coste

por hora de $15, podemos configurarlo en la Hoja de Recursos, indicando en el campo

Nombre del recurso: Juan, en el campo Tipo: Trabajo, en el campo Grupo: Albañil y en

el campo Tasa Estándar: $ 15/h.

Recurso tipo Material: permite indicar los materiales a utilizar en el proyecto,

por ejemplo, los ladrillos. A este tipo de recursos se les puede indicar la Etiqueta de

Material, en este ejemplo sería Ladrillo, con un coste de $1 por ladrillo.

Recursos de costo: son aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea

o de la duración de la tarea, por ejemplo son recursos de este tipo un billete de avión,

alojamiento, etc.

Para el presente curso, se utilizará la información existente en el archivo Excel

“ProyectoBase.xlsx”, en cada una de las pestañas se encuentra la información requerida en cada

parte del curso.

a) Procedemos a abrir Project

PROJECT APLICADO AL CONTROL DE PROYECTOS 2

Contraloría General del Estado – 2018 2

b) Creamos un proyecto en blanco, de nombre “Taller1.mpp”

Nota: Cabe señalar que es recomendable realizar la configuración de las características del

proyecto antes de realizar cualquier asignación o cambio, debido a que los valores originales

quedan guardados. Archivo Opciones Programación

c) Del archivo ProyectoBase.xlsx pestaña Tareas, copiamos esa información en el archivo

creado (agregar la columna EDT y verificar que la estructura del Project se corresponda

con la del archivo Excel)

Para ingresar los recursos se debe ir a menú:

Tarea Hoja de recursos, ingresar lo deseado (a partir de la pestaña Recursos del archivo Excel),

considerando el tipo respectivo, en grupo se debe ingresar algo si pertenece a algún grupo

específico.

<Aceptar>

1.2 Calendario de recursos

Cuando se trata de recursos humanos, se recomienda dejar siempre al 100% la capacidad

máxima, lo que se puede hacer es cambiar los calendarios en el caso de que se desee una

capacidad de trabajo dentro del proyecto diferente.



Por ejemplo, en el caso de tener una persona que dedique el 50% de su tiempo al proyecto, se

debe crear un calendario de trabajo de media jornada.

Para esto procedemos de la siguiente forma:

Seleccionar el recurso en la hoja de recursos.

a) Proyecto Cambiar tiempo de trabajo

b) Crear Calendario

c) Seleccionar el calendario base a partir del cual se desea crear el nuevo calendario, debe

ser el que más se ajuste a los cambios que se desean establecer

d) Semanas Laborales Detalles

e) Seleccionar los días que va a laborar la persona (Lunes a viernes)

f) Seleccionar Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos)

g) Poner la jornada deseada, de ser el caso eliminar lo que no se requiera

h) Crear el horario en el cual se desea que labore la persona <Aceptar>



En la figura anterior, se establece únicamente un horario de media jornada.

1.3 Creación de recursos genéricos

Por defecto en la hoja de trabajo existen los recursos, en algunos casos es necesario crear grupos

genéricos, que agrupen varios recursos del mismo tipo, por ejemplo el Grupo de Ingenieros,

dentro del cual se pondrá un grupo de personas.

Para este proceso es necesario realizar lo siguiente:

a) Crear el grupo genérico, se recomienda colocar la letra “g” antes del nombre del grupo)

b) En Recursos Información, aparece una ventana como la mostrada



c) Activar la opción genérico

d) <Aceptar>

Nota: Tipo de reserva Propuesto: se considera que los recursos son tentativos

Confirmada: Los recursos asignados son definitivos

De esta manera se crea un grupo genérico.



Al lado del recurso creado, aparece el ícono mostrado a continuación

Que indica un grupo de recursos

1.4 Asignación de recursos

En la vista de recursos, en la página de recursos, nombre de los recursos, al presionar la flecha

del scroll aparece algo como lo mostrado a continuación:

Seleccionar lo deseado y presionar la tecla Enter/Intro

Agregar la columna Trabajo (al lado de Duración), a partir de la cual se agregará el trabajo

requerido en este campo, este campo lo analizaremos más adelante.

Al momento de asignar un recurso, automáticamente se ponen las horas correspondientes.

NOD = No determinado

1.5 Asignación de recursos genéricos

a) Seleccionar la tarea sobre la cual se desea asignar el recurso genérico

b) En la parte derecha de la ventana (Gantt), dar un clic derecho, aparece una ventana

como la mostrada a continuación



c) Seleccionar “Mostrar división” aparece Formulario de tareas

d) En la ventana (Formulario de tareas), clic derecho aparece lo siguiente

e) Programación debe aparecer una ventana como la mostrada a continuación

f) Seleccionar el recurso deseado, con los valores deseados

g) <Aceptar> para cada recurso asignado

h) Se pueden asignar más recursos para la tarea (repetir desde f)



1.6 Asignación y modificación de recursos

Se debe entender la relación entre duración y trabajo.

Si se muestra la Vista Trabajo en el Formulario de Tareas, se presenta la información siguiente

Se debe observar que aparecen las unidades en porcentaje

Para cambiar la forma en la cual se presenta la información de las unidades, procedemos de la

manera siguiente:

Ir a Archivo Opciones Programación

Al mostrar los valores decimales, se mostrarán las unidades disponibles en lugar del porcentaje.

Esto es útil para saber la cantidad exacta en unidades de los recursos asignados, cabe señalar

que Project tratará de mantener la duración original en horas, cambiando la duración en días.

Para evitar cualquier conflicto al respecto, se debe tener clara la forma en la cual se manejará la

relación, duración-trabajo.

Si se compara la figura anterior, con la mostrada en el 1.5.3, se puede observar que aparece la

columna unidades, que contiene en este caso 2 ingenieros asignados a esa actividad específica.

La cantidad de trabajo se calcula en función del tiempo asignado para cada recurso: en este caso

son 15 días x 8 horas diarias por ingeniero = 120 esto multiplicado x 2, da un total de 240 horas

necesarias por los 2 ingenieros para esta actividad. Es necesario señalar que este valor debe ser

calculado en función de la realidad, quizás sea necesario considerar tiempo adicional para las

coordinaciones en algunos casos.



Sesión 2.- Tipos de tareas y cálculos


Realizar cálculos específicos en las distintas tareas, es una labor necesaria para asignar recursos y determinar bajo qué costos se realizará el proyecto.

2.1.- Unidades fijas

Microsoft Project, permite 3 tipos de tareas:

Duración fija, la duración no cambia aunque se asignen más personas a la tarea (lo que

cambia es el trabajo)

Trabajo fijo, se parte de la premisa de que el trabajo no cambia aunque se modifiquen

las duraciones o se agreguen más personas (lo que cambia es la duración)

Unidades fijas (por defecto): el número de personas asignadas a la tarea (unidades) se

conoce y no se desea modificar aunque cambie la duración (cambia la relación duración

trabajo)

Para esta parte del ejercicio, es necesario cambiar las unidades de trabajo a días, con el fin de

establecer la relación entre Duración-Trabajo, procedemos de la siguiente manera:

Ir a Archivo Opciones Programación

Al momento de establecer unidades fijas, le estamos exigiendo a Project que no cambie las

unidades, es decir que se debe mantener la relación entre duración y trabajo.

Se debe quitar la opción “Programada manualmente” <Aceptar>

Si cambiamos la duración del trabajo (de 15 a 10 días) de manera manual, en el ejemplo

siguiente, nos aparece un indicador como el mostrado a continuación.



Las unidades de los recursos no cambian, pero si la duración.

En este caso, se reduce la duración y se mantienen las mismas horas.

Existe también la posibilidad de reducir las horas y mantener la duración, en realidad la opción

que se seleccione, depende de lo que realmente se requiera.

2.2.- Tareas de duración fijas

Para esta parte del ejercicio, se requiere que las tareas tengan una duración fija, para lo cual es

necesario cambiar Tipo de tarea, como se muestra en la imagen a continuación.

Seleccionamos un par de recursos genéricos y se observa que la duración se mantiene en 20

días, pero el trabajo aumenta a 40 días, que es lo necesitado para el ejercicio.

Esto se podría utilizar para casos como reuniones, o trabajos colaborativos en los cuales se

requiere la participación simultánea de varios recursos.

Si se cambia manualmente el Trabajo, la Duración se mantiene, pero se ajusta automáticamente

en función de los recursos.

Condicionados por el esfuerzo

Esta condición permite distribuir de forma automática el trabajo, en función de los recursos

asignados. (Programación)

Se debe activar esa opción dentro de la ventana de opciones de la tarea, como se muestra en la

imagen a continuación, encerrada con rojo.



2.3.- Tareas de trabajo fijo

La idea es mantener la duración del trabajo, sin que se afecte el tiempo requerido para el mismo.

Para lo cual se debe seleccionar el “Tipo de tarea” “Trabajo fijo”, como se muestra en la

imagen a continuación.

Cabe señalar, que al escoger el tipo de Trabajo fijo, la opción condicionado por el esfuerzo, se

desactiva y se pone de color tenue, debido a que esto lo realiza directamente el Project.

Manteniendo el mismo ejemplo, se tenía una duración de 15 días; como se asignaron 2 recursos

y el trabajo es fijo, entonces, esa duración se divide para ambos recursos, dando un trabajo de

7,5 por cada uno, como se muestra en la imagen a continuación.

En algunas versiones, al cambiar manualmente la cantidad de trabajo, dichos valores no se

reflejan de forma automática en la parte de la división.

Para visualizar de forma correcta la asignación, se debe cambiar la vista a Uso de recursos.

a) Clic derecho sobre la parte de trabajo

b) Estilos de detalle, agregar “Unidades de recursos asignados”, como se muestra en la

imagen siguiente.



En la imagen a continuación, se visualiza que Project de forma directa asignó 3 unidades de

recursos para compensar el esfuerzo requerido y mantener la duración de 5 días.

NOTA: Esto es un error de programación, que se presenta en las versiones de Project 2010 y

2013, aunque internamente el cálculo se realiza de manera correcta.

2.4.- Cálculo de los recursos

En el caso de que necesitemos calcular los recursos necesarios para ejecutar una tarea en un

plazo determinado, sin importar la cantidad de recursos asignados, se debe recordar que el

trabajo aumentará de manera proporcional a la cantidad de recursos asignados.

Se puede también activar la coordinación por el esfuerzo. Así, una tarea que toma 15 días en ser

realizada por una persona, disminuirá a 5 si se le asigna el triple de recursos (esto depende en

realidad de otras condiciones complementarias que es necesario considerar), la reasignación de

tiempo la realizará Project automáticamente.



2.5.- Asignación de costos

Los recursos de costos deben estar ingresados previamente, utilizar la información existente en

el archivo Excel, en la pestaña Costo.

Seleccionar la vista hoja de recursos, para verificar que están ingresados los recursos, caso

contrario ingresar los mismos.

Activar el Gantt, clic derecho, mostrar división

Seleccionar los recursos, incluidos los de costos.

En la ventana anterior, no es posible ingresar los valores de costos, por lo cual es necesario dar

un clic derecho en el panel de contexto (lado derecho) y seleccionar Costo, como se muestra en

la figura siguiente.

Luego de seleccionar la opción de Costo, es posible ingresar los valores respectivos, como se

muestra a continuación. Para que se muestren, es necesario <Aceptar> previamente, luego de

lo cual se mostrarán en la ventana de costos.



2.6.- Asignar materiales

El proceso de asignación de materiales, es similar a cualquier otro recurso, se selecciona el

mismo, luego la cantidad de unidades, <Aceptar>, luego de lo cual se mostrarán de manera

automática los correspondientes valores, como se muestra en la figura a continuación.

Si se realiza un cambio en los valores de los materiales, los mismos se reflejarán de forma

automática en las columnas respectivas.

Si se cambia la vista a trabajo, se visualiza, que Project utiliza las unidades de medición como

unidad de recursos de trabajo, como se muestra a continuación.

2.7.- Control de los recursos asignados

Cuando los recursos tienen una sobreasignación, Project identifica la misma de manera gráfica,

como lo mostrado en la imagen siguiente encerrado en el círculo azul, lo que advierte de una

sobreasignación de recursos.

Para comprobar la asignación de recursos, se lo puede realizar de la siguiente forma:

a) Menú: Recurso Asignar Recurso



b) Aparece la ventana mostrada a continuación

c) Seleccionar el recurso del cual se desea saber la carga, presionar el botón <Gráfico>,

aparece la imagen siguiente, en la cual se puede ver la carga real sobre el recurso, de

manera gráfica, se observa que para la fecha deseada, tiene una sobre asignación del

100%



d) Resolver la sobreasignación y continuar

2.8.- Reemplazo de recursos genéricos por recursos naturales

Existen casos en los cuales, al momento de planificar los proyectos, se asignan en primer lugar

recursos genéricos, o también cuando no se ha contratado todo el personal necesario, se

procede a realizar este tipo de asignación previa.

En la pantalla mostrada, se ha asignado 3 mecánicos a la actividad 7.2

Por lo cual, es necesario sustituir esos recursos genéricos, por recursos específicos (naturales).

Para lo cual se debe proceder de la manera siguiente:

a) Recursos Asignar recursos, luego aparece la pantalla siguiente:



b) Activamos Todos los recursos <Más filtros>, seleccionar Grupo…

c) <Aplicar>



d) <Aceptar>

e) Aparece la lista de recursos que pertenecen al grupo filtrado, desde allí se debe

<Asignar> los recursos necesarios de uno en uno, sin olvidarse de quitar el grupo

genérico.



Sesión 3.- Vista de recursos


Tener un control claro y fácil de entender de la utilización de los recursos, además de las vistas

ofrecidas por Microsoft Project 2013. Comprender como maneja la aplicación la sobrecarga de

los recursos disponibles.

3.1.- Usos de recursos

Cabe resaltar, que entre más grande sea un proyecto, más difícil será apreciar en un vistazo

general la asignación de recursos.

En estos casos es útil activar el ícono “Desplazarse a la tarea” en la barra de accesos rápidos,

también se puede utilizar la combinación de teclas <Ctrl>+<Shift>+<F5>.

En la vista Gantt, la única información que tenemos de los recursos, es el nombre, además de la

sobreasignación en la columna indicadores.

En el menú, Tarea Uso de recursos, aparece un detalle de uso de los recursos de manera

individual.

Aquí se puede ver que en este caso, Arroyo tiene una sobreasignación de 2 días, si cambiamos

el parámetro de Trabajo a horas, aparece que la misma es de 16 horas.

Esto se debe a que está trabajando de manera paralela en 2 actividades distintas.

Se puede cambiar el modo de presentación en Vista Semanas o la escala que se considere

más adecuada



3.2.- Disponibilidad y asignación de recursos

Como jefe de proyecto, uno de los aspectos más importantes de su rol es supervisar las

asignaciones para cada uno de los recursos, de modo que pueda equilibrar sus cargas de trabajo

de forma eficaz. Algunos recursos podrían estar sobre asignados y otros pueden estar sub

asignados. Puede revisar la eficacia con la que se utilizan los Recursos en su proyecto y si necesita

realizar ajustes, en función de las cargas de trabajo y la disponibilidad en Microsoft Project.

Project, permite mostrar la disponibilidad de los recursos, para lo cual es necesario configurar

a) Vista Uso de recursos

Mostrará información similar a la siguiente:

b) Damos clic derecho en la parte derecha de la ventana y nos aparece



c) Seleccionamos “Estilos de detalle” Disponibilidad de trabajo

d) Mostrar > >, podemos cambiar el Fondo de celda para que sea más visible la información

desplegada

e) <Aceptar>, aparece la información como lo que se muestra a continuación:

De esta manera se puede visualizar de forma fácil, la disponibilidad de cada uno de los

recursos, de los cuales necesitamos saber cómo está tanto la carga de trabajo, como la

disponibilidad.



Se puede también cambiar la escala temporal de presentación, a días, meses, trimestres,

etc. con el fin de facilitar la visualización de la información.

Otra variable útil a mostrar es la Asignación porcentual, como se muestra a

continuación:

Si deseamos desactivar alguna de las variables desplegadas, damos clic derecho y nos

aparece la ventana con las opciones activadas:

Aquí se desactiva lo que se desea ocultar, o en su defecto se activa lo que se desea si

existe.

Esta forma de presentación también es útil para reasignar los recursos de forma rápida,

en función de la carga de cada uno de ellos, en el ejemplo siguiente, se puede observar

que Arroyo tiene una sobrecarga, como se muestra en la imagen:



Se puede observar, que González tiene a su vez disponibilidad de tiempo para esa fecha,

por lo cual se puede reasignar una de las actividades de Arroyo a González, marcar la

fila únicamente arrastrándola, como muestra la línea roja de la figura a continuación:

De esta forma se resuelve la sobreasignación que tenía Arroyo, reasignando una tarea a

González y quedaría como se muestra en la imagen siguiente:



3.3.- Asignación de recursos

Project, permite agrupar la información, para lo cual en Vista Esquema, se puede Mostrar u

Ocultar Subtareas.

Para mostrar la asignación de recursos, hacemos lo siguiente:

a) Ir a tareas en el menú



b) Seleccionar las vistas y escoger “Más vistas”

c) Seleccionar Asignación de recursos, como se muestra en la ventana siguiente

d) Presionar <Aplicar>, lo cual muestra una ventana como la siguiente



Esta forma de visualización, muestra en una sola ventana, los recursos con sus tareas, además

de mostrar en la parte inferior un diagrama Gantt de redistribución.

En la imagen siguiente, se observa que existe un solapamiento de actividades asignadas a Arroyo

Otra forma de resolver el solapamiento, sería encadenar las 2 actividades o en su defecto,

reasignar alguna de las tareas a otra persona, o retrasar o adelantar de ser el caso, siempre y

cuando no afecte a las restricciones existentes previamente, como tiempos y plazos.

Para encadenar las actividades, se procede de la siguiente manera:



a) Se marcan las actividades a encadenar, como se muestra en la imagen siguiente,

enmarcadas con el rectángulo rojo

b) A continuación, dar clic en el ícono de la parte superior de la imagen anterior

encerrado en el círculo rojo

c) Luego de lo cual, las tareas que estaban solapadas se encadenan como se muestra en la

imagen siguiente:



d) En el caso anterior, se resolvió el solapamiento mediante el encadenamiento de

actividades, lo cual en muchos casos no es la mejor opción. Lo recomendable sería

realizar un Retraso por Redistribución (insertar la columna) como se muestra en la

imagen a continuación, resaltado con rojo.

Clic derecho sobre el campo Reprogramar para una fecha disponible

e) Como existía un solapamiento de 1 día, entonces se hace un corrimiento de 1 día de

retraso del recurso, esto cambia la forma en que Project muestra la información, la línea

verde encerrada en el círculo azul, indica el retraso del recurso de la tarea.

Empezar la tarea 4.2.3 el 25 de abril, asignar de recurso a Arroyo

Encadenar las tareas 4.2.1 y 4.2.3

3.4.- Redistribución de recursos

Cuando a los recursos se le han sobre asignados tareas, Project tiene una forma de resolver la

misma, para lo cual se debe proceder de la forma siguiente:

a) Menú Recurso Opciones de redistribución



b) Se debe tener en cuenta, que al realizar la redistribución de recursos, se pueden afectar

tareas que se están ejecutando en ese momento, lo cual podría dar lugar a

inconvenientes. Redistribuir todo, permitirá que Project se encargue de hacer el proceso

de forma automática.

c) Seleccionamos la opción, Redistribuir Recurso Redistribuir, seleccionamos el

recurso del cual deseamos realizar la redistribución.



d) Para el caso del ejemplo con el recurso Arroyo, lo cual muestra algo así como lo

mostrado a continuación

e) Si activamos el Gantt, se puede mostrar la columna de Retraso por redistribución, para

lo cual es necesario Insertar dicha columna, dando como resultado algo similar a lo

mostrado a continuación y resaltado por los rectángulos.



Sesión 4.- Planificar un Grupo de recursos con Microsoft Project


Conocer la planificación mediante Grupo de recursos, basada en la implementación de procesos

para compartir recursos. En la vista de la planificación se pueden ver los tiempos disponibles en

un marco gráfico y se pueden desplazar los distintos procesos.

4.1.- Crear Grupo de recursos compartidos

Project permite utilizar los mismos recursos en más de un proyecto, lo interesante al respecto

es que no es necesario copiarlos, sino únicamente indicarle que se usarán recursos compartidos.

a) Utilizando los datos del archivo Excel “ProyectoBase.xlsx” en la pestaña

RecursosCompartidos

b) Creamos un nuevo archivo Project

c) Agregamos los recursos en el nuevo archivo

d) Grabamos el archivo creado como “RecursosCompartidos”

e) Abrimos el archivo al cual necesitamos asignar los recursos compartidos, sin cerrar el

archivo que acabamos de crear

f) Vamos a Recursos Recursos compartidos, como se muestra en la imagen siguiente



g) Aparece la ventana siguiente

h) Se debe observar, que de forma automática, detecta el archivo abierto, así como

también le asigna prioridad al grupo de recursos

i) Clic botón <Aceptar>

j) Seleccionamos “Hoja de recursos” y aparecen los recursos compartidos, sin necesidad

de haberlos copiado, se agregan a los recursos existentes

k) Desde cualquier tarea, se pueden ahora seleccionar los recursos compartidos

4.2.- Compartir Grupo de recursos

Si abrimos el proyecto creado, RecursosCompartidos, el mismo que no contiene ninguna tarea

a) En la hoja de recursos, Recursos Compartidos, aparece la ventana siguiente:



b) En la hoja de Recursos, podemos ver que de manera automática se han copiado los

recursos del proyecto “Taller1”, de esa manera, este nuevo proyecto servirá como un

repositorio de los recursos de los proyectos de una empresa, a continuación se muestra

como queda la información

c) Si cerramos los archivos de proyecto y luego volvemos a abrir el Taller1, nos aparece la

ventana siguiente:



Esta advertencia es útil, para poder recordar que se están utilizando recursos compartidos

d) Si abrimos el archivo de recursos compartidos, es necesario observar que se abre como

de solo lectura

A pesar de que quizás no es la mejor opción, permite a toda la empresa saber los recursos

existentes dentro de la organización.

4.3.- Guardar cambios dentro de Microsoft Project

Si realizamos algún cambio en los recursos asignados, aparece un mensaje que indica que se

desea actualizar el grupo de recursos.

Esto debido a que se está utilizando en realidad una copia del archivo de recursos compartidos,

y los cambios deben guardarse, para que se sincronicen y reflejen en todos los proyectos que

utilizan dichos recursos.



Si vamos al proyecto de Recursos Compartidos, en la hoja de Uso de Recursos, se puede ver que

se actualiza la información de las tareas asignadas, como se muestra en la imagen a

continuación:

4.4.- Editar Grupo de recursos compartidos

Como responsables del Grupo de Recursos Compartidos, al abrir el mismo, aparece una ventana

que pide la forma en la cual se va a abrir el mismo, la cual se muestra a continuación:

En este caso se abre como lectura-escritura

a) Vamos a la vista “Uso de recursos”

b) Con el fin de saber de dónde vienen las tareas asignadas a un recurso, vamos a insertar

la columna “Proyecto”, como se muestra a continuación:



c) Para estar seguros de que se está utilizando la versión actual de los recursos

compartidos, se debe actualizar el mismo.

d) De esta manera se asegura que se tiene la versión actualizada, por lo cual los datos que

se están utilizando al momento de asignar un recursos, serán datos actualizados a ese

momento

4.5.- Solucionar problemas dentro de Microsoft Project

Se recomienda que cuando se usen recursos compartidos, debe existir un responsable del

archivo que contiene los mismos, con el fin de preservar la idoneidad de estos.

a) Abrir el archivo de recursos compartidos, luego de lo cual saldrá la siguiente ventana



b) Para poder administrar dicho archivo, debe abrirlo en modo Lectura-Escritura, de esa

manera se pueden realizar las tareas administrativas de coordinación de forma directa,

en función de la disponibilidad de recursos.

c) Aquí se pueden programar actividades del recurso, como permisos, vacaciones, etc. así

se centraliza de ser el caso la disponibilidad de los recursos.

Para visualizar cómo se desarrollan los costos, procedemos de la siguiente manera:

a) Menú Vistas Tablas Costo, como se muestra en la figura siguiente



b) Esto desplegará información como la mostrada a continuación:

Es importante cuidar que los vínculos existentes en los otros proyectos no estén alterados, para

lo que se recomienda proceder de la manera siguiente:

a) Recursos Grupo de recursos Recursos compartidos, como se muestra en la figura

siguiente



b) Luego de lo cual despliega la información correspondiente a los proyectos que

comparten dichos recursos, como lo mostrado en la imagen a continuación

c) En el caso de que existan problemas con los recursos, se puede romper el vínculo. En el

caso de que esto no funcione, se puede también abrir el archivo e indicar que usará

recursos propios, así se rompe el enlace al archivo de recursos compartidos

d) Se puede volver a generar los vínculos nuevamente, realizando el proceso de creación

de vínculos, indicado en 4.1



Sesión 5.- Seguimiento de proyectos


Realizar el seguimiento del avance de un proyecto durante su desarrollo. Utilizar herramientas

que visualicen información que pueda ser representada de forma personalizada.

5.1.- Fijar una Línea base

Cuando se trabaja en proyectos, se deben tener bien definidos al menos 2 objetivos:

1) Planificación

2) Realización

No se debe cometer el error, de que mientras se ejecuta el proyecto se sigue planificando, esto

llevará a tener inconvenientes en el proyecto, incluso llevar al fracaso del mismo.

Para esta parte del ejercicio usaremos el archivo “NuevoProducto SEGUIMIENTO.mpp”

Para establecer la línea de base, procedemos de la siguiente manera:

a) Menú Vista Tablas Variación



b) Aparece información complementaria del proyecto (comienzo previsto, variación

comienzo, variación fin, fin de línea base), como se muestra a continuación

c) Como se está comenzando con la planificación del proyecto, los campos aún no están

llenos, para lo cual se debe levantar la línea de base. Proyecto Establecer línea de

base

d) Aparece la ventana siguiente



e) Si ponemos <Aceptar>, vemos que las fechas no disponibles anteriormente se llenan de

manera automática en función de los datos existentes en cada tarea

f) Se muestra un punto de partida para el proyecto, el cual servirá como línea base para

realizar los procesos de seguimiento futuro

g) Guardar los cambios en el proyecto. Se recomienda establecer la línea de base

inmediatamente antes de comenzar el desarrollo del proyecto

h) Una vez establecida una línea de base, la información mostrada en las demás tablas se

actualizará en función de esta información

5.2.- Establecer la Fecha de estado

Cuando se define una línea de base, la primera opción que aparece es la línea de base actual,

que es la última guardada (la que no tiene número), se puede tener en total hasta 11 líneas de

base, esto con propósito de seguimiento.



En Proyecto Insertar las columnas Duración y duración de línea de base

Como se puede observar, se tienen varias líneas de base, seleccionar la que deseamos para

nuestro propósito.

Con esta información, se puede comenzar a realizar el seguimiento del proyecto



NOTA: Se debe recordar, que se debe realizar este proceso en todas las tablas a las cuales se

desea realizar el seguimiento, caso contrario no se mostrará la información de las líneas de base.

Para mostrar la fecha de estado, se debe proceder de la siguiente forma.

a) En la ventana del lado derecho, Proyecto Grupo estado Fecha estado



Esto permite que al terminar una tarea dentro del proyecto, el recurso avisará cuando

termina la tarea.

b) Seleccionar la fecha que se desea para tener de referencia de monitoreo

c) Para visualizar la fecha de estado se debe proceder de la siguiente manera, Formato

Cuadrícula Cuadrícula

d) Seleccionamos el tipo y color <Aceptar>



e) En la parte del Gantt, se puede observar que aparece la línea como la mostrada a

continuación

f) Esto nos permite tener un punto de referencia, en el cual todo lo que esté a la izquierda

será el pasado y lo que está a la derecha el futuro. Este es uno de los pasos para el

seguimiento de la duración de las tareas.

5.3.- Simulación de seguimiento

a) Para esta parte, es necesario insertar la columna de Indicadores.

Trabajamos sobre la tareas 1.1 Análisis de mercado y la vamos a dar por completada

b) Vamos a Tarea 100 % completada



c) En la parte derecha, se observa que se pone un visto, indicando que la tarea está

completada, como se muestra en la figura a continuación:

d) También en el diagrama de Gantt, se puede notar el cambio de la barra de la tarea, como

se muestra a continuación, dentro del cuadro celeste

e) Si deseo ingresar manualmente el avance de una tarea, damos 2 clic sobre la misma y

colocamos el valor deseado, para el caso 71%



f) En este caso, deben existir medios de verificación del avance de la tarea

g) Se puede observar, que la barra interior representa el porcentaje de avance de la misma,

se puede también colocar información complementaria de la tarea, como la mostrada a

continuación:

5.4.- Mostrar avances y discrepancias

Para el ejemplo, vamos a suponer que la tarea 1.4 Análisis de riesgo, tomó 10 días en lugar de

los 5 considerados inicialmente, realizamos dicho cambio y le ponemos completada en 100%,

observamos que se pone la marca de visto, pero también aparece un desfase de 5 días, que

fueron los que tomó adicionalmente completar esta fase, esto se puede visualizar en la línea

base, así como también en la variación de comienzo y fin.

Con estos datos de ser el caso, se puede tomar alguna acción correctiva.

5.5.- Porcentaje de realización

Cuando deseamos verificar el avance del proyecto, podemos proceder de la forma siguiente:

Vamos a ubicarnos en 4.1 “Estudio de factibilidad”, Project permite realizar esto de manera

automática, de la forma siguiente.

a) Tarea Actualizar según programación

b) Mostrar la variación de comienzo fin en el diagrama de Gantt. Tarea Gantt de

seguimiento, en la parte derecha se muestran 2 barras, una de color obscuro que indica

lo que realmente estaba programado y la azul que indica lo que realmente está

sucediendo con el proyecto



5.6.- Informes de progreso de trabajo

Project ofrece una serie de herramientas para este propósito, para lo cual procedemos de la

manera siguiente:

a) En el menú Crear un informe

b) Esto muestra una serie de opciones que podemos usar para obtener la información

necesaria, incluso permite crear otros informes con herramientas complementarias de

Office, como se muestra a continuación.

Es necesario previamente confirmar la terminación de varias tareas para que se pueda

visualizar el progreso.



c) Crear un informe Panel Evolución, nos muestra información complementaria del

proyecto.

Informe General de Costos.

d) En la gráfica se muestra mayor detalle del proyecto



e) Cabe señalar que es posible personalizar la mayoría de elementos del informe,

utilizando los formatos, por ejemplo se cambió el color del Trabajo acumulado restante

previsto, con color verde para el ejemplo

f) Todas las personalizaciones, son importantes al momento de realizar informes de

progreso del proyecto



5.7.- Informes de progreso de recursos

Para realizar el informe de uso de recursos, procedemos de la manera siguiente:

a) Ir a Menú Crear Informe Recursos

b) Visión general de los recursos

c) Esto mostrará un resumen del uso de los recursos, como se muestra en la imagen a

continuación

d) Si seleccionamos algún elemento del informe, se activan menús emergentes, que

permiten personalizar al elemento, como se muestra en la imagen a continuación y la

parte en rojo, que se activa al dar clic en “Trabajo Previsto”



e) Si deseamos información complementaria de los costos, por ejemplo, podemos ir a

Crear un informe Panel Información general de costos

f) Nos muestra información como la siguiente



g) Es necesario aclarar, que el cálculo de los costos, lo está haciendo en función de la fecha

de estado que se definió

5.8.- Calcular Trabajo restante

Es necesario recordar, que cuando se tiene una línea de tiempo, lo que está a la izquierda de

esta, es pasado, se podría decir que es también lo realizado, y lo que esté a la derecha será el

trabajo restante.

Si consultamos alguna de las tareas, nos indica el trabajo completado en la misma, esto se puede

visualizar en el Gantt, si deseamos mayor detalle entonces podemos dar doble clic sobre la tarea

y nos muestra información adicional como la mostrada a continuación



Vamos a analizar el estado actual del proyecto, para lo cual procedemos de la forma siguiente:

a) Formato Cuadrícula Cuadrícula

b) En la ventana emergente que nos aparece, seleccionamos la Fecha Actual y

personalizamos la misma



c) Este proceso mostrará la fecha actual, como punto de referencia, si necesitamos

desactivar la fecha de estado, debemos seleccionar en el tipo, que no muestre ningún

tipo de línea, como se muestra a continuación

d) <Aceptar> de esa manera se oculta la línea que corresponde a la fecha de estado

e) Supongamos que, se ha determinado que la tarea “Requerimiento mecánico” no se

puede cumplir en el tiempo programado (10 días), por lo tanto es necesario cambiar el

trabajo restante a 15 días, se puede cambiar directamente en la celda de duración

restante y la Duración se debe ajustar de manera automática

f) Luego de ajustar la duración, algunos valores cambiaron de manera automática, como

se muestra en la figura a continuación, con respecto a la figura original del punto e)

g) Es necesario recordar, que el porcentaje real de trabajo ejecutado también va a cambiar,

al haberse ajustado la duración de la tarea

5.9.- Comienzo y Fin real

Utilizando el Gantt de Seguimiento

Vamos a la pestaña Vista Tablas Seguimiento



Aquí se puede ver que Project registró de manera automática algunas fechas, y otras las ha

dejado para que sean completadas por la persona responsable del proyecto

NOD= NO Determinado

De esta manera, se establece de forma manual el avance de las tareas con fechas reales

La columna de %físico completado, nada tiene que ver con el desarrollo físico de tiempo y no se

utilizará para ningún cálculo de esta tabla

5.10.- Adaptar una vista con Microsoft Project

En el diagrama anterior, se tiene la vista de Gantt de Seguimiento, en vista Tablas Seguimiento



Si queremos ver la variación que ha sufrido una tarea, podemos incluir la columna “Variación de

duración”, la cual nos mostrará la diferencia existente entre lo planificado y lo ejecutado, como

se muestra en la imagen siguiente:

Se puede seleccionar un grupo de tareas y crear una línea de base sobre las mismas, con el fin

de analizar exclusivamente el comportamiento de las mismas, como se muestra en el ejemplo a

continuación:

En el cual se creó una nueva línea de base, para las tareas seleccionadas, aparece una ventana

indicando que ya se ha usado una línea de base, pregunta si sobre escribimos la misma, a lo cual

se da clic en <Si>



En el lado derecho del Gantt, se ajustarán las gráficas, reflejándose los cambios con la línea de

base establecida, como se muestra a continuación

5.11.- El eje temporal dentro de Microsoft Project

Cuando tenemos la necesidad de presentar un gráfico, de cómo se está desarrollando el

proyecto, una alternativa es usar la escala de tiempo.

Para activarla procedemos de la siguiente manera:

a) Vista Escala de tiempo

b) Esto activa la barra de escala, debajo de la barra de menú de opciones, como se muestra

a continuación



Si queremos mostrar una tarea en la escala de tiempo, damos doble clic sobre la tarea, se debe

marcar la opción enmarcada en rojo, que aparece la ventana siguiente:

Luego de lo cual, la tarea seleccionada aparece en la escala de tiempo como se muestra en la

imagen siguiente:

Se puede también marcar la columna de tareas, a continuación Vista Esquema y seleccionar

el nivel de detalle que se desea mostrar, en este caso el Nivel 1



Vamos a Tareas Propiedades Información

Mostrar en escala de tiempo



Se mostrarán las actividades seleccionadas en la barra de seguimiento, como en la imagen

siguiente:

Se puede personalizar la forma en la cual se muestra la información en la escala de tiempo

No se debe confundir, , con la opción Desactivar Tarea

Referencias

Corporación Microsoft, Microsoft Project 2013 - Manual de usuario

Luis Pesze, Project Avanzado 2013, 2016

Realizado por: Ing. Jorge Reyes

Versión: 1.1

Marzo - 2018



Contenido

Sesión 1: Planificación de recursos .................................................................................... 1

1.1 Creación de recursos ..................................................................................................... 1

1.2 Calendario de recursos .................................................................................................. 2

1.3 Creación de recursos genéricos .................................................................................... 4

1.4 Asignación de recursos .................................................................................................. 6

1.5 Asignación de recursos genéricos ................................................................................. 6

1.6 Asignación y modificación de recursos ......................................................................... 8

Sesión 2.- Tipos de tareas y cálculos ..................................................................................... 9

2.1.- Unidades fijas .................................................................................................................... 9

2.2.- Tareas de duración fijas .................................................................................................. 10

2.3.- Tareas de trabajo fijo ...................................................................................................... 11

2.4.- Cálculo de los recursos .................................................................................................... 12

2.5.- Asignación de costos ....................................................................................................... 13

2.6.- Asignar materiales .......................................................................................................... 14

2.7.- Control de los recursos asignados .................................................................................. 14

2.8.- Reemplazo de recursos genéricos por recursos naturales ............................................. 16

Sesión 3.- Vista de recursos ................................................................................................ 20

3.1.- Usos de recursos ............................................................................................................. 20

3.2.- Disponibilidad y asignación de recursos ......................................................................... 21

3.3.- Asignación de recursos ................................................................................................... 25

3.4.- Redistribución de recursos .............................................................................................. 29

Sesión 4.- Planificar un Grupo de recursos con Microsoft Project ........................................ 32

4.1.- Crear Grupo de recursos compartidos ............................................................................ 32

4.2.- Compartir Grupo de recursos ......................................................................................... 33

4.3.- Guardar cambios dentro de Microsoft Project ............................................................... 35

4.4.- Editar Grupo de recursos compartidos ........................................................................... 36

4.5.- Solucionar problemas dentro de Microsoft Project ....................................................... 37

Sesión 5.- Seguimiento de proyectos .................................................................................. 41

5.1.- Fijar una Línea base ......................................................................................................... 41

5.2.- Establecer la Fecha de estado ......................................................................................... 43

5.3.- Simulación de seguimiento ............................................................................................. 47



5.4.- Mostrar avances y discrepancias .................................................................................... 49

5.5.- Porcentaje de realización ................................................................................................ 49

5.6.- Informes de progreso de trabajo .................................................................................... 50

5.7.- Informes de progreso de recursos .................................................................................. 53

5.8.- Calcular Trabajo restante ................................................................................................ 55

5.9.- Comienzo y Fin real ......................................................................................................... 57

5.10.- Adaptar una vista con Microsoft Project ...................................................................... 58

5.11.- El eje temporal dentro de Microsoft Project ................................................................ 60

Referencias ....................................................................................................................... 63



NOTAS COMPLEMENTARIAS

Eliminar calendario

Archivo Información Organizador Calendarios Seleccionar calendario a

borrar <Eliminar>

Cabe recordar que los cambios que se realicen posteriormente afectarán a lo que esté en

ejecución a partir de ese momento.

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