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SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

TOMO II

AGOSTO 2006

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 9 de agosto de 2006, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE MRM-01

TÍTULO REV: PAG: FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 2 09/08/2006


ELABORÓ: DIR. GRAL DE RECURSOS

MATERIALES Y SERV. GENERALES M.C. JAIME SALAZAR SILVA

APROBÓ: OFICIALÍA MAYOR LAE. CARLOS PONCE

MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA

l. MARCO JURÍDICO ll. INTRODUCCIÓN lll. OBJETIVO DEL MANUAL lV. ALCANCE DEL MANUAL V. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN Vl. PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

1. TRAMITAR PAGO A CONTRATISTAS DE OBRA

2. REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A INFRAESTRUCTURA

3. ATENDER SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO A BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

4. SUPERVISAR OBRA

5. ATENDER SOLICITUDES DE GARANTÍAS A CONTRATISTAS POR CONTRATOS

ADJUDICADOS

6. CONTRATAR OBRA PÚBLICA (PROGRAMA DE LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA)

7. CONTRATAR Y PAGAR LOS SEGUROS DE BIENES PATRIMONIALES

8. TRÁMITAR LA RECUPERACIÓN DE INDEMNIZACIONES EN SINIESTROS DE INMUEBLES, MOBILIARIO, EQUIPO Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL

9. CONTRATAR PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN EL PARQUE VEHÍCULAR DEL

SISTEMA NACIONAL DIF

10. TRÁMITAR LA RECUPERACIÓN DE INDEMNIZACIONES EN SINIESTROS DEL PARQUE VEHÍCULAR Y DE RESPOSABILIDAD CIVIL.

3

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MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

1. MARCO JURÍDICO

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (Artículo 134) (D.O.F. 05-II-1917, última reforma 7-IV-2006)

LEYES

• Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos. (D.O.F. 06-V-1972, última reforma 13-I-1986)

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

(D.O.F. 29-XII-76, última reforma 2-VI-2006)

• Ley de Impuesto al Valor Agregado. (D.O.F. 29-XII-1978, artículo 3°, última reforma 28-VI-2006)

• Ley General de Bienes Nacionales

(D.O.F. 20-V-2004)

• Ley de Planeación. (D.O.F. 05-I-1983, última reforma 13-VI-2003)

• Ley General de Salud.

(D.O.F. 07-II-1984, última reforma 6-VI-2006)

• Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2-IX-2004)

• Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (D.O.F. 14-V-1986, última reforma 2-VI-2006)

• Ley sobre Aprobación de Tratados Internacionales en Materia Económica. (D.O.F. 02-IX-2004)

• Ley Federal sobre Metrología y Normalización. (D.O.F. 01-VII-1992, última reforma 19-V-1999)

• Ley Federal de Procedimiento Administrativo. (D.O.F. 04-VIII-1994, última reforma 30-V-2000)

• Ley Aduanera. (D.O.F. 15-XII-1995, última reforma 2-II-2006)

• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (DOF 30-III-2006)

• Ley Federal de Derechos (D.O.F. 31-XII-1981, última reforma 21-XII2005)

• Ley del Impuesto sobre Tenencia o Uso de Vehículos. (D.O.F. 30-XII-1980, última reforma 01-XII-2004)








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

• Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (D.O.F. 04-I-2000, última reforma 7-VII-2005)

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

(D.O.F. 04-I-2000, última reforma 07-VII-2005)

• Ley del Impuesto sobre la Renta. (D.O.F. 01-I-2002, última reforma 05-VII-2005)

• Ley Federal de Instituciones de Fianzas.

(D.O.F. 29-XII-1950, última reforma 18-VII-2006)

• Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público (D.O.F. 23-II-2005)

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

(D.O.F. 13-III-2002, última reforma 30-VI-2006)

• Ley General de Protección Civil (D.O.F. 12-V-2000, última reforma 24-IV-2006)

• Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda

TRATADOS

• Tratado de Libre Comercio de América del Norte.

(D.O.F. 20-XII-1993)

CÓDIGOS

• Código Civil Federal. (D.O.F. 26-V-1928, última reforma 31-XII-2004)

• Código Fiscal de la Federación.

(D.O.F. 31-XII-1981, última reforma 28-VI-2006)

• Código de Comercio. (D.O.F. 7-X-1889, última reforma 6-VI-2006)

• Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal.

(D.O.F. 17-IV-1999, última reforma 19-V-2006)

• Código Federal de Procedimientos Civiles. (D.O.F. 24-II-1943, última reforma 13-VI-2003)








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

REGLAMENTOS

• Reglamento de la Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e

Históricos. (D.O.F. 8-XII-1975, última reforma 5-I-1993)

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (D.O.F. 28-VI-2006)

• Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

(D.O.F. 29-II-1984, y sus reformas D.O.F. 17-X-2003)

• Reglamento del Código Fiscal de la Federación. (D.O.F. 29-II-1984, y sus reformas D.O.F. 21-V-2002)

• Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

(D.O.F. 26-I-1990 y sus reformas 07-IV-1995)

• Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales. (D.O.F. 02-IX-2004)

• Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.

(D.O.F. 27-V-2005)

• Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 20-VIII-2001)

• Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas

(D.O.F. 20-VIII-2001) ESTATUTOS

• Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia

(D.O.F. 08-II-2006)) DECRETOS

• Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial denominado Programa Nacional de

Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006 (D.O.F. 22-IV-2002)








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

• Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio fiscal que corresponda.

• Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Ley de Protección Civil para el Distrito Federal. (Gaceta Oficial del DF 23-I-2003)

ACUERDOS

• Acuerdo por el que se expide el Manual de Percepciones de los Servidores Públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (D.O.F. 31-V-2006)

PLANES Y PROGRAMAS

• Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006.

(D.O.F. 30-V-2001)

• Programa Nacional de Medio Ambiente y Recursos Naturales. (D.O.F. 13-II-2002)

• Programa de Verificación Vehicular Obligatoria segundo semestre 2006

(Gaceta Oficial del DF 30-VI-06

• Programa Anual de Obras Públicas para el Ejercicio Fiscal Correspondiente. (Artículo 22 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas)

• Programa Nacional de Protección Civil 2001-2006.

(D.O.F. 20-IX-2002) DOCUMENTOS NORMATIVOS

• Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier Naturaleza, vigente a partir del 1 de abril de 2004 en el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

• Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Autorizadas por COMERI el 18 de agosto de 2004.

• Lineamientos Generales para la Aceptación y Transferencia de Donaciones y Asignaciones en

el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, acuerdo de la Junta de Gobierno número 39/ORD.05/2002 de la Octava Sesión Ordinaria celebrada el 5 de diciembre de 2002. Modificados y autorizados por COMERI el 16 de agosto de 2004.

• Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del

Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia”, acuerdo de la Junta de Gobierno número 16/ORD.17/2005 de la XVII Sesión Ordinaria celebrada el 20 de abril de 2005.








MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

2. INTRODUCCIÓN

El Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, dentro del marco de la

implantación de un sistema de calidad, cuenta con una nueva estructura de organización que

le permite afrontar sus responsabilidades y retos actuales, como entidad coordinadora de los

esfuerzos nacionales en materia de asistencia social.

Con el propósito de dar cumplimiento a la atribución que el Estatuto Orgánico del Sistema

Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia señala, y como resultado de los trabajos

realizados se integró el presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Administración

Patrimonial, unidad administrativa dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales

y Servicios Generales, con el objeto de que el personal de todos los niveles jerárquicos de esta

Dirección identifiquen su responsabilidad.

En este sentido, es necesario que las diferentes áreas de la entidad, conozcan los alcances

tanto de tipo operativo como legal, que tiene la Dirección de Administración Patrimonial y que

en su momento, éstos sean considerados como parte de las diferentes unidades

administrativas del sistema para que los requerimientos que deseen hacer, se realicen de

manera programada y responsable.

Contiene las políticas, descripción formatos e instructivos, así como cada una de las

actividades, presentadas en forma secuencial, que lleva a cabo la Dirección de Administración

Patrimonial para el estricto cumplimiento de sus funciones.


CLAVE MRM-01




ELABORÓ: DIR. GRAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES

M.C. JAIME SALAZAR SILVA


MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

3.- OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los procedimientos que permitan garantizar y supervisar que las contrataciones de

los distintos servicios y adquisición de bienes requeridos por las diversas áreas del Sistema se

ejecuten en tiempo y forma, así como la adecuada operación y funcionamiento de los

inmuebles, instalaciones, maquinaria, equipos, y de servicio de transporte.


CLAVE MRM-01







MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

4. ALCANCE DEL MANUAL

El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa a todas las áreas que integran la

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y en general a las áreas del

Sistema Nacional DIF, que requieran de la adquisición de un bien o prestación de un servicio

(general o de transporte, de mantenimiento a infraestructura o de obra pública) para el desarrollo

de sus funciones operativas.


CLAVE MRM-01







MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

5. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN

I. Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

mantener actualizado el presente Manual y sus procedimientos, a través de revisiones periódicas, y en su caso, cuando algún área de la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto o Unidad Administrativa del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia proponga modificaciones al presente Manual, motivados por alguna mejora en el desarrollo del procedimiento o cambios en la Estructura Orgánica de la Entidad.

II. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Dirección de Administración Patrimonial, supervisará que la contratación de las obras, sea en estricto apego a la Ley en la materia.

III. Las diferentes Coordinaciones Administrativas y/o Departamentos de Apoyo Administrativo de las Áreas del Sistema, coadyuvarán con la Subdirección de Obras y Conservación en la supervisión del cumplimiento de las obras.

IV. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Dirección de Administración Patrimonial, atenderá en tiempo y forma las solicitudes de servicio que envíen las diferentes Áreas del Sistema.

V. La Subdirección de Obras y Conservación establecerá los controles necesarios para supervisar los periodos de pago de facturación por servicios prestados, así como realizar los trámites correspondientes ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.

VI. La Subdirección de Obras y Conservación, establecerá los controles necesarios para la supervisión de las obras que requieran las diferentes Área el Sistema.

VII. Respecto a los documentos publicados en la Normateca Interna de la Institución, es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, la actualización permanente de los mismos en apego a las disposiciones vigentes.

VIII. Al tenor de la política anterior, aquellos documentos que se emitan por primera vez y los que resulten de alguna modificación, se deberán sujetar a las disposiciones vigentes para su elaboración y al procedimiento establecido para su dictamen por el Comité de Mejora Regulatoria Interno.

IX. Para que las modificaciones al presente Manual surtan efecto, éstas deberán ser validadas por las áreas competentes y dictaminadas de manera favorable por el Comité de Mejora Regulatoria Interno y, en su caso, autorizadas por la Titular del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. En tal situación, se considerará viable la incorporación de los documentos de que se trate a la Normateca Interna de la Institución.


OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

PROCEDIMIENTO PARA:

TRÁMITAR PAGO A CONTRATISTAS DE OBRA

AGOSTO 2006


SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE PRM-01

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA:

TRÁMITAR PAGO A CONTRATISTAS DE OBRA

2 09/08/2006


ELABORÓ: DIR. GRAL. DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES



MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD

5. DIAGRAMA DE FLUJO

6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3 4 5 6 7 9

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TITULO REV: PAG: FECHA

SISTEMA NACIONAL PARA

EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

PROCEDIMIENTO PARA: TRÁMITAR PAGO A CONTRATISTAS DE OBRA

3 09/08/2006

1. OBJETIVO

Tener un adecuado control en la supervisión de la obra pública que realizan las empresas contratadas para el mantenimiento de los diversos inmuebles del Sistema, así como una adecuada supervisión en los documentos presentados para el trámite de pago en tiempo y forma.






4 09/08/2006

2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección Obras y Conservación, a sus Departamentos y las demás áreas del Sistema donde se realiza algún tipo de obra pública.






5 09/08/2006

3. DEFINICIONES

3.1 Bitácora: Es el instrumento Técnico de control de los trabajos, el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos mas importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.

3.2 Contratista: Persona que celebra contratos de obras públicas o de servicios relacionados con

las mismas.

3.3 Estimación: La valuación de los trabajos ejecutados en el período pactado, aplicando los precios unitarios a las cantidades de los conceptos de trabajos realizados. En contratos a precio alanzado, es la valuación de los trabajos realizados en cada actividad de obra conforme a la cédula de avance y al período del programa de ejecución.

3.4 Número Generador: Formato que representa gráficamente, dimensiona y localiza un concepto

de trabajo ejecutado para su cuantificación y pago.

3.5 Supervisor de Obra: Servidor público del SNDIF que realiza funciones de supervisión, vigilancia control y revisión de los trabajos, en la calidad, cantidad y tiempo de ejecución en obras de mantenimiento y conservación en los diversos inmuebles del Sistema.






6 09/08/2006

4. RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD

4.1 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

Autorizar el pago de las facturas por las obras públicas realizadas, previa revisión de la Dirección de Administración Patrimonial.

4.2 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

Revisar que la documentación para pago por la realización de las obras públicas se realice con estricto apego a lo establecido en el contrato y lo establecido en los artículos 84 y 86 del reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

4.3 SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

Realizar las funciones de la residencia de obra en los términos del articulo 84 del Reglamento de la Ley de obras Públicas y Servicios Relacionados Con las Mismas.

Aplicar en tiempo y forma las penas convencionales en que incurra la empresa contratada por el incumplimiento en la realización de la obra.

4.4 DEPARTAMENTO DE OBRAS

Realizar las funciones de la Supervisión de obra en los términos del artículo 86 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

Determinar y calcular en tiempo y forma las penas convencionales en que incurra la empresa contratada por el incumplimiento en la realización de la obra, generando oficio de notificación a la empresa.

Supervisar y revisar que los trabajos ejecutados por la empresa se lleven a cabo conforme a las especificaciones estipuladas en el contrato, firmando de conformidad en volumetría y calidad de ejecución.

4.5 DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO

Aplicar y Verificar el registro y control del presupuesto autorizado, para la ejecución de las obras.

Vigilar el trámite de pago de las estimaciones de acuerdo a los tiempos señalados en el artículo 54 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas así como los artículos 98 y 99 de su Reglamento.






7 09/08/2006

SUBDIR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

(SUPERVISOR DE OBRA)

1.1 RECIBE NÚMEROS

GENERADORES FIRMADOS POR

CONTRATISTA Y LOS REGISTRA EN

BITÁCORA

INICIO

JEFE DE DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO

NUMEROS GENERADORES,BITÁCORA

1.2 REALIZA INSPECCIÓN FÍSICA,

CONSTATA TRABAJOS DE

ACUERDO A ESPECIFICACIONES Y QUE CUANTIFIACIÓN

SEA CORRECTA.

1.3 DEVUELVE A CONTRATISTA

NÚMEROS GENERADORES INCORRECTOS

ASIENTA EN NOTA DE BITÁCORA FIRMADA

POR AMBAS PARTES.

1.4 FIRMA AUTORIZACIÓN DE GENERADORES Y

ENTREGA AL CONTRATISTA PARA

ELABORAR SU ESTIMACIÓN.

1.1, 1.3, 1.4

FACTURA, EDO. DE CUENTA, No. GENERADORES, CROQUIS, FOTOGRAFIAS

2.1, 2.3

LIBRETA DE CONTROL

2.7

DOCUMENTOS

2.1 RECIBE DE CONTRATISTA PARA

REVISIÓN, FACTURAS, ESTADO

DE CUENTA Y ESTIMACIÓN, PARA

PAGO

2.2 REGISTRA LA DOCUMENTACIÓN

ORIGINAL Y TURNA AL TÉCNICO SUPERIOR 1,

OBTENIE ACUSE DE RECIBO EN CONTROL

2.3 RECIBE DOCTOS, REVISA DATOS DE

ESTIMACIÓN CONTRA GENERADORES,

SEÑALANDO ERRORES Y TURNA A

TÉC. SUPERIOR 2

2.4 RECIBE DOCTOS, REVISA ESTADO DE CUENTA, VERIFICA

QUE FACTURA CONTENGA REQUISITOS

FISCALES

2.5 RECIBE Y REGISTRA EL MISMO DÍA EN CONTROL LA DOCUMENTACIÓN Y

REVISA SI TIENE OBSERVACIONES

2.6 COMUNICA VÍA TELEFÓNICA AL

CONTRATISTA SE PRESENTE A RECOGER LA

DOCUMENTACIÓN, P/CORRECCIÓN

2.7 REGISTRA LA DOCUMENTACIÓN

CONTROL DE ESTIMACIONES,

PARA REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN POR LA RESIDENCIA DE

OBRA

2.8 ELABORA MEMO Y TURNA AL SUBDIR.

DE OBRAS Y CONSERVACIÓN LOS

DOCTOS DE LA ESTIMACIÓN DE

TRABAJOS EJECUTADOS

3.1 RECIBE FACTURA, EDO. DE CUENTA Y

ESTIMACIÓN DE TRABAJOS, PARA

REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN, Y

FIRMA DE ESTADO DE CUENTA

3.2 AUTORIZA Y TURNA MEMORANDO AL JEFE DEL DEPTO. ESPECIALIZADO LA

ESTIMACIÓN DE TRABAJOS

EJECUTADOS, PARA EL TRAMITE DE PAGO

1

1

4.1 RECIBE ESTIMACIÓN DE TRABAJOS DA

RECIBOCONTRATSTA, ELABORA OFICIO DE DIR. ADMIÓN PATRIM

Y DGRMSG, P/ TRÁMITE DE PAGO

4.2 CONSERVA COPIA DE LA

ESTIMACIÓN DE TRABAJOS

EJECUTADOS, PARA INTEGRACIÓN DEL

EXPEDIENTE

4.3 TURNA EN FORMA ECONÓMICA A LA DIR. DE ADMIÓN.

PATRIM. OFICIO EN 7 TANTOS CON LA DOCTOS, PARA

FIRMA DE FACTURA Y OFICIO.

2

2

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

PATRIMONIAL

5.1 RECIBE EL OFICIO CON LOS DOCTOS.

ORIGINALES Y FIRMA DE

AUTORIZACIÓN LA FACTURA Y EL

OFICIO.

5.2 TURNA EN FORMA ECONÓMICA AL

DEPTO. ESPECIALIZADO

OFICIO Y DOCTOS PARA QUE RECABE

FIRMA DEL DGRMSG.

6.1 RECIBE EL OFICIO Y DOCTOS, PROCEDE

A RECABAR LA FIRMA DEL DGRMSG

6.2 RECIBE DOCTOS FIRMADOS POR EL

DGRMSG, Y CONTINÚA CON LA

DGPOP, TURNA DOCUMENTOS

INICIO

MEMORANDO

2.8

FACTURA, EDO. DE CUENTA, CUERPO DE ESTIMACIÓN

3.1

FACTURA, EDO. DE CUENTA, CUERPO DE ESTIMACIÓN

3.1

MEMORANDO, OFICIO

3.2, 4.1, 4.3, 5.1, 5.2, 6.1

LOS GENERADORES

SON CORRECTOS

NO SI

ES CORRECTA

LA INFORMACIÓN

NO

SI






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RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO

SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN (SUPERVISOR DE OBRA)

1.1 Recibe los números generadores debidamente firmados por el contratista, para su revisión y aprobación, una vez concluidos los conceptos de trabajo; registra el mismo día en bitácora la recepción de los mismos para su verificación.

1.2 Realiza inspección física en un periodo máximo de 1 día, en el plazo acordado con el contratista constatando que los trabajos estén ejecutados de acuerdo a las especificaciones y verifica que la cuantificación de volúmenes sea correcta.

1.3

Los generadores no son correctos Devuelve el mismo día de su verificación al contratista los números generadores incorrectos o incompletos asentando mediante nota de bitácora debidamente firmada por ambas partes.

1.4

Los generadores son correctos Firma la autorización de los números generadores ya verificados y los entrega el mismo día al contratista para que elabore su estimación.


2.1 Recibe del contratista para revisión cuantitativa, originales de la factura, estado de cuenta y cuerpo de estimación que incluye los números generadores, fotografías y croquis de los trabajos ejecutados para el pago correspondiente, sellándole de acuse de recibo al contratista en una copia de la factura.

2.2 Registra en control de estimaciones la documentación original y turna al Técnico Superior 1, el mismo día en que la recibe, obteniendo acuse de recibo en el control de libreta de recepción de estimaciones.

2.3 Recibe la documentación el Técnico Superior 1, el mismo día revisa aritméticamente los datos de la estimación contra generadores, señalando en su caso, los errores en la misma; y turna al Técnico Superior 2.

2.4 Recibe la documentación el Técnico Superior 2, el mismo día revisa el estado de cuenta, verifica que la factura contenga lo siguiente: - Requisitos fiscales - Importes y deducciones - Nombre y firma, así como datos del contratista. Y la turna a más tardar al día siguiente al Jefe de Departamento Especializado.






9 09/08/2006


2.5 Recibe la documentación y registra el mismo día en la libreta de control de recepción de estimaciones la documentación y revisa si tiene observaciones.

2.6

No es correcta la documentación Se comunica el mismo día vía telefónica con el contratista y le indica que en forma inmediata se presente a recoger la documentación, para su corrección.

2.7

Si es correcta la documentación Registra el mismo día, la documentación en la libreta de control de estimaciones, para su revisión y autorización por la residencia de obra, obteniendo dos copias de la factura.

2.8

Elabora al siguiente día hábil, memorando, lo firma y lo turna junto con la documentación original de la estimación de trabajos ejecutados, al subdirector de obras y conservación, y obtiene acuse de recibo.

SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

3.1 Recibe en original y dos copias la factura, estado de cuenta y cuerpo de estimación que ampara los trabajos ejecutados, los revisa y firma de autorizada la estimación, elabora memorando, lo firma y lo turna junto con la documentación en original y una copia al Jefe del Departamento Especializado, obtiene acuse de recibo y archiva. Actividad desarrollada en 3 días hábiles.

3.2 Autoriza, y a mas tardar al día siguiente, turna mediante memorando al Jefe del Departamento Especializado, en original y una copia, la estimación de trabajos ejecutados, para el tramite de pago correspondiente


4.1 Recibe memorando y documentación, acusa de recibido, elabora el mismo día contra recibo y entrega al contratista para su cobro y oficio en 8 tantos, para firma del Director de Administración Patrimonial y Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, el mismo día de su recepción para trámite de pago, ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, anexando original de la factura, estado de cuenta y estimación.

4.2 Conserva copia de la estimación de trabajos ejecutados, para integración y control del expediente.

4.3 Turna al día siguiente de su recepción, en forma económica a la Dirección de Administración Patrimonial, el oficio en 8 tantos con la documentación original, para firma de la factura y el oficio.






10 09/08/2006


DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

5.1 Recibe el oficio en 8 tantos con la documentación original y firma el mismo día de autorización la factura y el oficio.

5.2 Turna a más tardar al día siguiente en forma económica a al Departamento Especializado el oficio y la documentación original para que recabe firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales.


6.1 Recibe el oficio y la documentación original y el mismo día procede a recabar la firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

6.2 Recibe la documentación firmada por el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, y continúa el trámite ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto a más tardar el siguiente día hábil, turnando la siguiente documentación: -Factura Original -Estado de cuenta original -Estimación original -Solicitud de servicios original, en su caso, y -Fianza de vicios ocultos, en su caso. 1ª tanto: Dirección de Finanzas. 2ª tanto: Dirección de Administración Patrimonial. 3ª tanto: Subdirección de Obras y Conservación. 4ª tanto: Departamento Especializado 5ª tanto: Departamento de Apoyo Administrativo 6ª tanto: Departamento de Electromecánica, en su caso. 7ª y 8ª copias: Acuses de recibo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y Dirección de Administración Patrimonial.

Conecta con el Procedimiento de Pago a Proveedores de DGPOP

FIN






11 09/08/2006

7. REFERENCIAS

7.1 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicada el 4 de enero de 2000 en el Diario Oficial de la Federación.

7.2 Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicado el 20 de agosto de 2001 en el Diario Oficial de la Federación.

7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado el 8-II-2006, en el Diario Oficial del la Federación.

7.4 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Autorizadas el 18 de agosto de 2004.



PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A INFRAESTRUCTURA

AGOSTO 2006



TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y CORRECTIVO A INFRAESTRUCTURA 2 09/08/2006


ELABORÓ: DIR. GRAL. DE RECURSOS


APROBÓ: OFICIALÍA MAYOR LAE. CALOS PONCE

MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3 4 5 6 8

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PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A INFRAESTRUCTURA

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1. OBJETIVO

Atender las solicitudes de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo a Infraestructura del Sistema, giradas mediante sistema Help Desk, oficio o minuta de trabajo por las Áreas del SNDIF, a fin de garantizar la operación de los inmuebles patrimoniales y equipos instalados en ellos para coadyuvar en la ejecución de los programas sustantivos de las diversas áreas del Sistema.






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2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a:

- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

- Dirección de Administración Patrimonial.

- Subdirección de Obras y Conservación.

- Departamento de Obras.

- Departamento de Electromecánica.

- Personal Operativo de los Departamentos de Obras y Electromecánica.

- Supervisor Responsable de Obra del Departamento de Obras.

- Áreas del Sistema Nacional DIF que solicitan servicios de Mantenimiento preventivo y correctivo de Infraestructura.

- Empresas contratadas para otorgar servicios de mantenimiento correctivo a Infraestructura

del Sistema.






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3. DEFINICIONES

3.1. Contrato: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen en él.

3.2. Catalogo de Conceptos de Obra: Relación de los diversos conceptos de trabajo que integran el presupuesto de los trabajos y que incluye una breve descripción de la o las especificaciones que rigen su ejecución.

3.3. Concepto de Obra: Conjunto de operaciones y materiales que de acuerdo con las normas y especificaciones respectivas, constituyen cada una de las partes en que se dividen convencionalmente, los estudios y proyectos, la ejecución y equipamiento de las obras y su conservación y mantenimiento, integrando una unidad para efectos de medición y pago.

3.4. Contratista: Persona que celebra contratos de obras públicas o de servicios relacionados con las mismas.

3.5. Finiquito: Documento en el cual se reflejan los trabajos contratados donde se deben incluir todos los conceptos de obra finalmente ejecutados y pagados por el Sistema.

3.6. Sistema: Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.






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4.1. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL:

- Coordinar e integrar la información sobre las necesidades de remodelación, ampliación y conservación de inmuebles, así como los requerimientos de mantenimiento a equipos, maquinaria e instalaciones.

- Verificar que el mantenimiento y conservación de inmuebles, instalaciones, maquinaria y equipo del Organismo, se lleve a cabo conforme a los programas, objetivos, presupuestos, recursos y normatividad vigente establecidos, en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento.

- Los Dictámenes a los que se refiere el procedimiento son a los que se refieren los artículos 18,38 y 41 de la ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, y el artículo 38 de su Reglamento, serán responsabilidad del Director de Administración Patrimonial y los firmará conjuntamente con el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales; tratándose de una licitación internacional el dictamen lo firmará el Oficial Mayor.

- Supervisar que la prestación de los Servicios proporcionados con recursos propios y contratados sea en estricto apego a lo establecido en la solicitud de servicio.

4.2. SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN: - Elaborar y ejecutar el programa de trabajo, de las necesidades de remodelación, ampliación y

conservación de inmuebles, así como las necesidades de mantenimiento a equipos, maquinaria e instalaciones.

- Analizar, evaluar y determinar si los servicios de conservación, mantenimiento a inmuebles y equipo e instalaciones solicitados por la Áreas del Sistema, se deberán proporcionar con recursos propios o con contratistas externos, de acuerdo al alcance de los trabajos y la disponibilidad presupuestal.

- Elaborar y aplicar las bases técnicas, el catálogo de conceptos de conservación y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, así como mantener estrecha comunicación con el Departamento Especializado, para la verificación de costos, tiempos y precios

- Atender y resolver las necesidades mediatas e inmediatas de conservación de los inmuebles o mantenimiento de equipos en las instalaciones del Organismo.

- Autorizar la compra de materiales o insumos necesarios para atender los trabajos solicitados por las Áreas del Sistema .

- Supervisión, vigilancia, control y revisión de los trabajos. - Toma de las decisiones técnicas correspondientes y necesarias para la correcta ejecución de los

trabajos, debiendo resolver oportunamente las consultas, aclaraciones, dudas o autorizaciones que presente el supervisor o el contratista con relación al cumplimiento de los derechos y obligaciones derivadas del contrato.

- Tramitar en su caso, los convenios modificatorios necesarios. 4.3. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO:

- Recibir y atender las solicitudes de servicios que envíen las Áreas del Sistema, por Oficio, minuta de

trabajo o Sistema Help Desk. - Proporcionar los elementos necesarios al personal operativo para la atención de los Servicios. - Efectuar la compra de materiales o insumos en los casos que no existan en el almacén del

Departamento de Mantenimiento. - Supervisar que los trabajos solicitados por las Áreas del Sistema se cumplan en tiempo y forma.






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4.4. DEPARTAMENTO DE ELECTROMECÁNICA: - Recibir y atender las solicitudes de servicios que envíen las Áreas del Sistema, por Oficio, minuta

de trabajo o Sistema Help Desk. - Proporcionar los elementos necesarios al personal operativo para la atención de los Servicios. - Solicitar la compra de materiales o insumos en los casos que no existan en el almacén del

Departamento de Mantenimiento. - Supervisar que los trabajos solicitados por las Áreas del Sistema se cumplan en tiempo y forma. 4.5. PERSONAL OPERATIVO DE LOS DEPARTAMENTOS DE OBRAS O ELECTROMECÁNICA. - Visitar el lugar donde se solicita mantenimiento preventivo y/o correctivo de las Áreas del Sistema. - Determinar materiales o insumos para realizar los trabajos solicitados. - Realizar los trabajos solicitados, en tiempo y forma. 4.6. SUPERVISOR RESPONSABLE DE OBRA: - Analizar todos los elementos del proyecto como son: Planos, especificaciones generales y

complementarias, presupuestos, programa de obra, anexos técnicos., hasta tener un conocimiento a fondo de las características y requisitos de la obra.

- Identificar y verificar en el lugar de la obra, antes de su iniciación, los datos consignados en el proyecto (ubicación de la obra, referencias, bancos de nivel, bancos de materiales básicos y acceso a los mismos, etc.), y en su caso, solicitara la aclaración de aquellos datos dudosos o poco precisos a la subdirección de Obras y Conservación.

- Revisar los términos del Contrato, hasta obtener un conocimiento completo de los alcances de la obra y los compromisos y responsabilidades del contratista y del Sistema, con el fin de definir los métodos y mecanismos para el control de la ejecución de la obra.

- Participar obligadamente en las reuniones previas a la entrega del sitio de la obras al contratista, con el propósito de: Establecer los medios y procedimientos que se emplearan para llevar a efecto el seguimiento y control de la obra, la comunicación y la organización durante el proceso de supervisión; Proceder a la apertura de la Bitácora de obra, en la que aparecerán las firmas, tanto del residente del contratista, como del supervisor

- Verificar que se cumplan estrictamente las especificaciones del proyecto o las ordenadas por el Sistema y convenidas en el Contrato.

Criterios para determinar alcance y forma de ejecución de una solicitud. Los requerimientos de construcción, remodelación y ampliación, conservación y mantenimiento de inmuebles del Sistema, son generados por las necesidades de incremento en la prestación de los servicios de asistencia social y el uso intenso al que están sometidos, las condiciones climatológicas, el deterioro acelerado de los elementos arquitectónicos e instalaciones, así como los actos de vandalismo a los que están sujetos, los cuales requieren de una atención adecuada para prolongar a vida útil de los Centros en condiciones aceptables para la prestación de los servicios.






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Las condiciones anteriores, determinan la necesidad de elaborar los estudios de preinversión que se requieran para definir la factibilidad técnica, económica, ecológica y social de la realización de los trabajos, para ello, la Dirección de Administración Patrimonial, a través de la Subdirección de Obras y Conservación, determinará las necesidades considerando los objetivos, metas, estrategias y prioridades especificas del área, así como la asignación de recursos, siguiendo las acciones que a continuación de enlistan:

- Diagnostico de necesidades - Proyecto arquitectónico y de ingeniería. - Cuantificación y especificaciones. - Anteproyecto de presupuesto. - Proyecto de inversión

Una vez autorizado el presupuesto para ser aplicado en la construcción, remodelación, ampliación, mantenimiento y conservación de los bienes inmuebles, la ejecución de los trabajos deberá llevarse a cabo conforme a la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas y su Reglamento. Una vez concluida la obra contratada, de mantenimiento, remodelación, adecuación, etc., la Subdirección de Obras y Conservación deberá llevar a cabo este evento en dos etapas: primero levantará un acta interna donde reciba los trabajos concluidos y en la segunda etapa la recepción formal de los mimos, una vez que cuente con la documentación de finiquito del contrato correspondiente.






9 09/08/2006

ÁREAS DEL SNDIF

INICIO

JEFES DE DEPTO. DE OBRAS Y/O DE

ELECTROMECÁNICA

OFICIO

1.1, 2.1, 3.1, 3.2

DOCUMENTOSDIRECTOR DE

ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

1.1 RECIBE DE ÁREA OFICIO DE SOLICITUD

DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO A INFRAESRUCTURA

SUBDIR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

1.2 TURNA SOLICITUD A LA SUBDIRECCIÓN

DE OBRAS Y CONSERV.

2.1 RECIBE INSTRUCCIONES

VISITA LUGAR DONDE SE REALIZARÁN

TRABAJOS, DETERMINA

ALCANCE Y FORMA DE EJECUCIÓN

¿LOS TRABAJOS

REQUIEREN CONTRATO EXTERNO?

2.2 ELABORA DICTAMEN DE TRABAJOS A

EJECUTAR POR CONTRATO

EXTERNO, OBTIENE AUTORIZACIÓN

2.3 SOLICITA A ÁREAS QUE

REALICEN SOLICITUD EN HELP DESK POR

EL COORD. ADMVO O DEPTO. DE APOYO

ADMVO.

NOSI

CONTINÚA EN 13.1

2.4 RECIBE SOLICITUD EN HELP DESK Y TURNA AL

DEPTO. DE OBRAS Y CONSERV. O DEPTO ELECTROMECÁNICA,

SEGÚN CORRESPONDA

3.1 RECIBE SOLICITUD, REVISA

TRABAJOS A EJECUTAR Y ASIGNA

PERSONAL OPERATIVO

P/EJECUTAR TRABAJOS

A

B

5.1 RECIBE LISTA DE MATERIALES Y

VERIFICA EN ALMACÉN

EXISTENCIA DE LOS MISMOS.

¿EXISTEN LOS

MATERIALES?

NOS I

6.2 ELABORA RELACIÓN DE SALIDA

DE MATERIALES, OBTIENE FIRMAS DEL

SUBDIRECTOR Y LO TURNA AL ALMACÉN

CONTINÚA EN 10.1

5.3 ELABORA SOLICITUD INTERNA

DE BIENES PARA COMPRA DE

MATERIALES, OBTIENE FIRMA DEL

SUBDIRECTOR

7.1 RECIBE SOLICITUD DE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL Y TRAMITA

AUTORIZACIÓN DE TRANSFERENCIA

D

7.2 ENVÍA A SUBDIR. DE ADMÓN PATRIM. AUTORIZACIÓN DE TRANSFERENCIA

PARA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL O, CANCELACIÓN DE

TRABAJOS

E

C

F

12.1 RECIBE INFORME DE COSTOS

POR ATENCIÓN DE SOLICITUDES PARA CONTROL, ENVÍA A

ÁREA CORRESPONDIENTE

G

DICTAMEN

3.3

SOLICITUD

3.4, 3.5, 4.1, 5.1

LISTA DE MATERIALES

5.2, 6.1, 6.2

SOLICITUD INTERNA DE BIENES

6.3, 7.1

OFICIO

7.2

SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

8.1






10 09/08/2006

PERSONAL OPERATIVO DEL DEPTO. DE OBRAS O DE ELECTROMCNICA

4.1 RECIBE SOLICITUD E

INSTRUCCIONES, VISITA LUGAR DE

TRABAJOS Y DETERMINA

MATERIALES A UTILIZAR

JEFES DE DEPTO. DE OBRAS Y/O DE

ELECTROMECÁNICA

SOLICITUD DE SERVICIO

10.2

DOCUMENTOSJEFE DE DEPTO DE

MANTENIMIENTO

A

B

5.2 ELABORA LISTA DE MATERIALES

REQUERIDOS PARA TRABAJOS Y TURNA AL JEFE DE DEPTO.

6.1 RECIBE SOLICITUD DE

BIENES Y PROCEDE A COTIZAR

MATERIALES REQUERIDOS

C

6.2 SOLICITA POR OFICIO AL ÁREA

REQUIRENTE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL PARA ADQUISICIÓN

DE INSUMOS

D E

8.1RECIBE DE ÁREA INFORMACIÓN DE

TRANSFERENCIAPARA SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL O CANCELACIÓN DE

TRABAJOS

¿EXISTE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL?

NOSI

8.2 CANCELA SOLICITUD DE

SERVICIO POR FALTA DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL,

NOTIFICA AL ÁREA

8.3 COMPRA MATERIALES O INSUMOS Y LOS

ENTREGA AL DEPTO ENCARGADO DE

REALIZAR LOS TRABAJOS

FIN

9.1 RECIBE DE ALMACÉN

MATERIALES Y LOS ENTREGA A PERSONAL

OPERATIVO PARA EJECUCIÓN DE

TRABAJOS

10.1 RECIBE INSTRUCCIÓN Y MATERIALES Y

REALIZA TRABAJOS

10.2 OBTIENE FIRMAS DE CONFORMIDAD

DEL ÁREA EN ORDEN DE SERVICIO AL

FINALIZAR TRABAJO Y TURNA EL DEPTO

DE OBRAS O ELECTROMECÁNICA

11.1 RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y ENVÍA EL DEPTO DE MTTO. PARA COMPROBAR

APLICACIÓN DE MATERIALES UTILIZADOS

11.2 ELABORA REPORTE SEMANAL

DE SOLICITUDES ATENDIDAS

11.3 ELABORA INFORME MENSUAL

DE COSTOS DE SOLICITUDES DE

SERVICIO, TURNA A SUBDIR DE OBRAS PARA REPORTES

1

1

F

ORDEN DE SERVICIO

11.1

REPORTE SEMANAL

11.2

INFORME DE COSTOS

11.3

SOLICITUD O MINUTA DE TRABAJO

13.2, 14.1, 14.2

LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES

15.2, 16.1

CATALOGO DE CONCEPTOS

16.2

BASES TECNICAS

16.3, 16.4, 17.1






11 09/08/2006

JEFE DE DEPTO DE OBRAS

13.1 RECIBE DICTAMEN DE

TRABAJO A EJECUTAR Y LO

ASIGNA A SUPERVISOR

RESPONSABLE DE OBRA

JEFE DE DEPTO. ESPECIALIZADO

BASES DE LICITACIÓN

16.2

DOCUMENTOSSUPERVISOR

RESPONSABLE DE OBRA

G

14.1 RECIBE DICTAMEN Y VISITA

LUGAR DE TRABAJOS A EJECUTAR, HACE LEVANTAMIENTO DE

NECESIDADES, TURNA AL DEPTO DE

OBRAS

16.1 RECIBE BASES, ANEXOS Y PPTO. Y

ELABORA DE CATALOGO DE

OBRAS DEL EJERCICIO, TURNA A

DIR. DE ADMÓN PATRIM.

16.2 ELABORA BASES DE LICITACIÓN.

15.1 RECIBE DE SUPERVISOR D/OBRA LEVANTAMIENTO DE

NECESIDADES, DEPURA CATALAGO, DEFINEN TRABAJOS

A EJECUTAR E IMPORTE

15.2 ELABORA BASES DE TRABAJOS A EJECUTAR CON

PLANOS Y CROQUIS Y ENVÍA AL DEPTO ESPECIALIZADO P/

PPTO Y PROCESO DE CONTRATACIÓN

16.3 DETERMINA LA FORMA DE

CONTRTATACIÓN DE TRABAJOS DE

ACUERDO A MONTOS

16.4 ELABORA OFICIO DE DGPOP

SOLICITANDO SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL PARA OBRAS A CONTRTATAR

16.5 RECIBE DE DGPOP SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL Y ELABORA

CONTRATOS

16.6 ENVÍA A DIR. JURÍDICA LOS

CONTRATOS PARA REVISIÓN Y

AUTORIZACIÓN

16.7 RECIBE CONTRTATOS

FIRMADOS, RECABA FIRMA DE

CONTRATISTA, DE DIR. DE ADMÓN

PATRIM. Y OFICIAL MAYOR

16.8 RECIBE CONTRTATOS

FIRMADOS Y LOS DISTRIBUYE

H

OFICIO

16.4


16.5

CONTRATOS

16.5, 16.6, 16.7, 16.8






12 09/08/2006

SUBDIRECTOR DE OBRAS Y

CONSERVACIÓN

17.1 RECIBE CONTRTATO,CATALOGO

DE CONCEPTOS Y PRECIOS, TURNA AL DEPTO. DE OBRAS PARA INTEGRAR EXPEDIENTE Y

SUPERVISAR OBRA

SUPERVISOR RESPONSABLE

DE OBRADOCUMENTOS

H

18.1 RECIBE DOCTOS.

GENERADOS EN LA FORMALIZACIÓN DE CONTRATO, INTEGRA

EXPEDIENTE Y ASIGNA SUPERVISOR

DE OBRA

19.1 REVISA PROYECTO Y

ESPECIFICACIONES, AGRUPA PLANOS,

ETC. E INFORMA A LA SUBDIR. DE OBRAS

EL RESULTADO

JEFE DE DEPARTAMENTO

DE OBRAS

18.2 REALIZA PROGRAMA DE

SUPERVISIÓN DE OBRA CON RECURSOS

DISPONIBLES

18.3 ENTREGA EXPEDIENTE A

SUPERVISOR DE OBRA PARA REVISIÓN

19.2 REVISA PROG. DE OBRA, INDICA

PLAZO DE EJECUCIÓN, FECHAS

DE TRABAJO, ETC. INFORMA A SUBDIR.

DE OBRAS RESULTADO

19.3 INFORMA A RESPONSABLE DE

INMUEBLES DE INICIO DE TRABAJOS

19.4 INFORMA A EMPRESA

CONTRATADA LA FECHA DE ENTREGA

DEL INMUEBLE DONDE SE

REALIZARÁN LOS TRABAJOS

I

CONTRATO

17.1

DOCUMENTOS GENERADOS

17.1

EXPEDIENTE

17.3

PROYECTO Y ESPECIFICACIONES

19.1

PROGRAMA DE OBRA

19.2

OFICIO

19.3, 19.4






13 09/08/2006


DE OBRA CIVIL

20.1 REUNE A CONTRATISTAS,

PREVIO AL INICIO DE OBRA CON EL

SUPERVISOR PARA COORDINAR INICIO

DE TRABAJOS

DOCUMENTOS

I

SUPERVISOR RESPONSABLE

DE OBRA

22.2 CONTROLA EJECUCIÓN DE

TRABAJO A TRAVÉS DE ACCIONES

PREVENTIVAS, VERIFICACIÓN

SISTEMÁTICA, Y CORRECTIVAS

21.3 CONTRALA EL TIEMPO A TRAVÉS DE

LEVANTAMIENTOS DE OBRA, EMITE

DICTAMEN DE PROCEDENCIA A SOLICITUDES DE

PRÓRROGA

21.1 INICIA TRABAJOS DE SUPERVISIÓN EN

FECHAS CONTRACTUALES

MEDIANTE APERTURA DE

BITÁCORA

21.4 CONTROLA COSTO A TRAVÉS DE

RECURSOS APLICADOS,

VERIFICA NÚMEROS GENERADORES,

REGISTRO DE OBRA EXTRA, ETC.

21.5 MANTIENE ARCHIVO

ACTUALIZADO Y ORDENADO

CRONOLOGICAMENTE

21.6 AL FINALIZAR TRABAJOS, CANCELA

LA BITÁCORA DE ACUERDO A FECHA

CONTRACTUAL, DETERMINA DETALLES A COOREGIR

21.7 REALIZA LEVANTAMIENTO DE

DETALLES, INSTRUYE AL CONTRATISTA LA

CORRECCIÓN DE LOS MISMOS

22.8 REVISA EL FINIQUITO DE LA OBRA, RECABA

FIRMAS CORRESPONDIENTES.

21.9 ELABORA ACTA DE ENTREGA DE TRABAJOS PARA

ENREGA DEL INMUEBLE AL

RESPONSABLE DEL MISMO, OBTIENE

FIRMAS

21.10 ELABORA ACTA DE RECEPCIÓN

FÍSICA DE TRABAJOS EJECUTADOS.

OBTIENE FIRMA DEL CONTRATISTA

21.11 ELABORA ACTA ADMVA. EN LA QUE

EXTINGUE RELACIÓN ENTRE EL

CONTRATISTA Y LA INSTITUCIÓN,

OBTIENE FIRMAS

21.12 VERIFICA INTEGRACIÓN DEL

EXPEDIENTE, DETERMINA E INTEGRA LA

DOCUMENTACIÓN FALTANTE

21.13 REALIZA ENCUESTA DE

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.

FIN

LEVANTAMIENTO DE OBRA

21.3

NUMEROS GENERADORES, REGISTRO DE OBRA EXTRA

21.4

ARCHIVO ACTUALIZADO

21.5

BITACORA

21.6

FINIQUITO DE OBRA

21.8

ACTA DE ENTREGA DE TRABAJOS CONTRATADOS

21.9

ACTA DE RECEPCIÓN FÍSICA

21.10

ACTA ADMINISTRATIVA

21.11






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1.1 Recibe de las Áreas del SNDIF., oficio o Help-Desk mediante el cual solicitan realizar trabajos de mantenimiento a Infraestructura.

1.2 Turna el mismo día, la solicitud a la Subdirección de Obras y Conservación, con la instrucción de determinar el alcance de los trabajos.

SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN.

2.1 Recibe la solicitud por oficio o Help-Desk, al día siguiente Visita el lugar donde se van a realizar los trabajos, y determina el alcance y su forma de ejecución.

2.2

¿LOS TRABAJOS REQUIEREN CONTRATO EXTERNO? SI Elabora dentro de los dos días siguientes a la visita, dictamen de trabajos a ejecutar mediante contrato externo en apego a la Normatividad en la materia y recaba autorización de la Dirección de Administración Patrimonial y turna el mismo día al Departamento de Obras. Continua Actividad No. 13.1

2.3

NO Solicita el mismo día de la visita, a la Áreas que enviaron su solicitud por oficio, qu e realicen su solicitud en el Sistema Help Desk, a través de su Coordinador Administrativo y/o Departamento de apoyo Administrativo.

2.4

Recibe solicitud a través del Help-Desk y el mismo día turna a Departamento de Obras o a al Departamento de Electromecánica según correspondan los trabajos.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE OBRAS Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO DE ELECTROMECÁNICA

3.1 Recibe solicitud de servicio y el mismo día, revisa trabajos a ejecutar y asigna personal operativo responsable para ejecutar los trabajos

PERSONAL OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE OBRAS O DEPARTAMENTO DE ELECTROMECÁNICA.

4.1

Recibe solicitud de servicio e instrucciones, visita el mismo día el lugar de los trabajos y determinan los materiales a utilizar.

4.2

Elabora al momento de la visita, lista de materiales requeridos para la ejecución de los trabajos y turna el mismo día a su jefe de departamento.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE OBRAS O JEFE DE DEPARTAMENTO DE ELECTROMECÁNICA

5.1

Recibe al día siguiente, lista de Materiales y verifica de inmediato en el almacén de materiales controlado por el Departamento de Mantenimiento la existencia de los mismos.

5.2

¿EXISTEN LOS MATERIALES? SI Elabora el mismo día, la relación de salida de Materiales, recaba firma de autorización del Subdirector de Obras y Conservación y lo turna al almacén de materiales controlado por el Departamento de Mantenimiento continúa en Actividad No. 10.1






15 09/08/2006


5.3

NO Elabora el mismo día solicitud Interna de bienes avalada mediante sello de no existencia por el almacén, para la compra de Materiales recaba firma de autorización del Subdirector de Obras y Conservación y turna al Departamento de mantenimiento.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

6.1 Recibe solicitud interna de bien es debidamente requisitada y procede inmediatamente a cotizar los materiales requeridos.

6.2 Solicita el mismo día de haber cotizado los materiales, al área requirente del servicio a través de oficio o telefónicamente la suficiencia presupuestal para la adquisición de insumos.

ÁREA SOLICITANTE 7.1 Recibe al día siguiente solicitud de suficiencia presupuestal y tramita de inmediato la autorización de transferencia.

7.2 Envía el mismo día de autorizada a la Dirección de Administración Patrimonial con copia al Departamento de Mantenimiento, comunicado con el cual informa que se ha efectuado la transferencia para dar suficiencia presupuestal o en su caso, notificación de cancelación de los trabajos.


8.1 Recibe del área solicitante la información de la transferencia para dar suficiencia presupuestal o notificación de cancelación de los trabajos.

8.2

¿EXISTE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL? NO Cancela el mismo día de haber recibido la notificación de cancelación de los trabajos, la solicitud de Servicio por falta de suficiencia presupuestal y notifica por oficio al área solicitante.

8.3

SI Compra dentro de los dos días siguientes de recibir la suficiencia presupuestal, materiales o insumos y entrega al Departamento encargado de la ejecución de los trabajos los materiales solicitados.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE OBRAS O JEFE DE DEPARTAMENTO DE ELECTROMECÁNICA

9.1 Recibe del almacén o del Departamento de Mantenimiento los materiales y el mismo día los entrega al personal operativo instruyéndolo para que inicie la ejecución de los Trabajos.

PERSONAL OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE OBRAS O DEPARTAMENTO DE ELECTROMECÁNICA.

10.1 Recibe materiales e instrucciones y realiza los trabajos inmediatamente.

10.2 Recaba al finalizar el trabajo, firmas de conformidad del área solicitante en la orden de servicio y al día siguiente la turna al Departamento de Obras o Departamento de Electromecánica.

JEFE DEl DEPARTAMENTO DE OBRAS O JEFE DE DEPEPARTAMENTO DE ELECTROMECÁNICA

11.1 Recibe orden de servicio con firma de conformidad del área y de inmediato envía al Departamento de Mantenimiento para Comprobar la aplicación de los materiales utilizados y/o recursos.






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11.2 Elabora Reporte semanal de solicitudes atendidas.

11.3 Elabora mensualmente informe de costos por la atención de solicitudes de servicios para control y administración y turna a la Subdirección de Obras y Conservación para la integración de los reportes correspondientes.


12.1 Recibe mensualmente informe de costos por la atención de solicitudes para control y administración, y envía este al área correspondiente.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE OBRAS

13.1 Recibe del Subdirector de Obras y Conservación dictamen del trabajo a ejecutar e inmediatamente lo asigna al supervisor responsable de obra (act. 2.2).

SUPERVISOR RESPONSABLE DE OBRA.

14.1 Recibe dictamen de trabajo a ejecutar y el mismo día visita el lugar donde se realizaran los trabajos y dentro de los cinco días siguientes hace el levantamiento de necesidades y lo turna al Departamento de Obras.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE OBRAS.

15.1 Recibe levantamiento de necesidades y dentro de los diez días siguientes junto con el Supervisor de Obra, depuran el Catalogo de conceptos, definen y especifican los trabajos a ejecutar y el importe de los mismos.

15.2 Elabora dentro de los diez días siguientes a la depuración de catálogos, Bases Técnicas de trabajos a ejecutar con planos y croquis y los turna al De partamento Especializado para su presupuesto y proceso de contratación


16.1 Recibe Bases Técnicas, anexos y presupuestos base, durante los siguientes cuatro días, revisa y elabora el concentrado para catálogo general de Obras del ejercicio correspondiente y turna a la Dirección de Administración Patrimonial para su análisis

16.2 Elabora bases de licitación, en un plazo no mayor a 5 días.

16.3 Determina en coordinación con la Dirección de Admón. Patrimonial en una plazo no mayor a 5 días máximo la forma de contratación de los trabajos de acuerdo a montos, características del contrato y las tres modalidades que marca la Ley y las Políticas Bases y Lineamientos en materia de obra pública

16.4 Elabora durante los dos días siguientes oficio a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto solicitando suficiencia presupuestal para cada una de las obras a contratar.

16.5 Recibe de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, suficiencia presupuestal, y durante los tres días siguientes, procede a la elaboración de los contratos correspondientes en cinco tantos






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16.6 Envía al día siguiente mediante oficio a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, contratos para su revisión y aprobación

16.7 Recibe de la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, contratos firmados, recaba inmediatamente la firma del contratista y de la Dirección de Administración Patrimonial, y turna al día siguiente a la D. G. R. M. S. G. para recabar la firma del Director General y del Oficial Mayor.

16.8 Recibe de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, los contratos debidamente firmados y a más tardar dentro de los 3 días siguientes los turna de la siguiente Forma: 1er. Tanto, Subdirección de Obras y Conservación con Programa de Trabajo, Catalogo de conceptos y Precios y anexos técnicos. 2º. Tanto, Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional. 3er. tanto, Dirección de Presupuesto. 4º tanto, entrega al contratista. 5º. Tanto, conserva en el expediente


17.1 Recibe contrato formalizado, programa catalogo de conceptos y precios y anexos técnicos y el mismo día, turna al Departamento de Obras para integración de expediente y la supervisión de la Obra.


18.1 Recibe documentos generados en la formalización del Contrato, integra expediente de obra por contrato y el mismo día asigna Supervisor Responsable de la Obra.

18.2 Realiza el mismo día Programa de Supervisión de Obra con base en los recursos disponibles como son: disposición de vehículos, número de supervisores y obras a realizar.

18.3 Entrega el mismo día expediente al Supervisor Responsable de Obra para que lo revise.


19.1 Revisa dentro de los dos días siguientes el Proyecto y Especificaciones, agrupa planos y especificaciones por inmueble y especialidad, indica y corrige, si es necesario, faltantes, incongruencias o errores y notifica a la Subdirección de Obras y Conservación el resultado de la Revisión.

19.2 Revisa al día siguiente el Programa de Obra, identificando el plazo y secuencia de ejecución, fechas de inicio y término de los trabajos, así como ruta critica y notifica a la Subdirección de Obras y Conservación el resultado de la revisión.

19.3 Informa inmediatamente por escrito a los responsables de los inmuebles del Sistema, de la fecha de inicio de los trabajos que se realizaran en sus instalaciones.

19.4

Informa inmediatamente por escrito a la empresa contratada de la fecha de entrega del inmueble donde se realizaran los trabajos.






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JEFE DE DEPARTAMENTO DE OBRA CIVIL

20.1 Reúne a los contratistas, previo al inicio de la obra con el Supervisor asignado, a fin de coordinar el inicio de trabajos.


21.1 Procede a iniciar los trabajos de Supervisión en las fechas contractuales, mediante la apertura de la Bitácora.

21.2 Controla durante la ejecución de los trabajos la calidad a través de las siguientes acciones: Preventivas. Solicita pruebas de calidad en materiales, fichas técnicas de productos elaborados y procesos constructivos. De Verificación Sistemática. Niveles de pisos y muros, plomo de elementos estructurales, inspección de instalaciones, dimensiones de vanos, apariencia de muros, aplicación de aplanados, etc.

Correctivas. Establece las deficiencias en los trabajos ejecutados y ordenando su corrección.

21.3 Controla periódicamente el tiempo a través de las siguientes acciones: Lleva un control de avance mediante levantamientos de obra ejecutada con relación al programa autorizado y determina retrasos. Emite dictamen de procedencia a las solicitudes de prorroga del contratista

21.4 Controla periódicamente el Costo a través de las siguientes acciones: Determina recursos requeridos y aplicados en el periodo. Verifica números generadores presentados por los contratistas mediante la mecánica previamente establecida. Elabora registro de obra extra autorizada (trabajos extraordinarios). Emite las observaciones y deducciones que deben hacerse a las estimaciones presentadas por los contratistas.

21.5 Mantiene el archivo actualizado y ordenado cronológicamente de acuerdo a la guía respectiva con todos los documentos generados.

21.6 Cancela al finalizar los trabajos la Bitácora de acuerdo a la fecha contractual determinando si hay detalles que corregir.

21.7 Realiza al finalizar los trabajos el levantamiento de detalles conjuntamente con la contratista, instruyéndola en su caso la corrección de los mismos hasta verificar la conclusión de la corrección de detalles.

21.8 Revisa dentro del plazo establecido el finiquito de la obra presentado por el contratista, recaba las firmas correspondientes.

21.9 Elabora al finalizar los trabajos el Acta de Entrega de Trabajos Contratados mediante la cual se entrega el inmueble al responsable del mismo recabando firma de conformidad.






19 09/08/2006


21.10 Elabora al finalizar los trabajos el Acta de Recepción Física mediante la cual se reciben los trabajos ejecutados por el contratista recabando firma de conformidad

21.11 Elabora a la recepción de obra el Acta Administrativa la cual extingue la relación contraída mediante el contrato entre dependencia y contratista obteniendo las firmas correspondientes

21.12 Verifica inmediatamente la correcta integración del expediente, determina e integra la documentación faltante.

21.13 Realiza en la fecha programada encuesta de satisfacción de cliente.

FIN






20 09/08/2006

7. REFERENCIAS

7.1 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicada el 4 de enero de 2000 en el Diario Oficial de la Federación, última reforma 7 de julio de 2005


7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

Publicado el 8. de febrero de 2006 en el Diario Oficial del la Federación.


SISTEMA NACI ONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA


PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO A BIENES

MUEBLES E INMUEBLES

AGOSTO 2006



CLAVE PRM-03

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER SOLICITUDES DE SERVICIO

DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO A BIENES MUEBLES E INMUEBLES 2 09/08/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3 4 5 6 7 9

12





PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER SOLICITUDES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO A BIENES MUEBLES E

INMUEBLES 3 09/08/2006

1. OBJETIVO Tener un adecuado control de las diversas solicitudes de servicios que son presentadas en la Subdirección de Administración Patrimonial, así como su oportuno cumplimiento.







2. ALCANCE Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Departamentos de Mantenimiento, de Electromecánica, Especializado y en general a todas las áreas administrativas que requieren de algún servicios de mantenimiento.







3. DEFINICIONES

3.1. Cuadrilla: Personal adscrito a esta Subdirección encargado de proporcionar los servicios de mantenimiento solicitados.

3.2. Fondo Revolvente: Recursos económicos asignados a la Subdirección de

Administración Patrimonial para la compra de materiales requeridos en la atención de solicitudes de servicio.

3.3. Help Desk: Sistema electrónico implementa para la solicitud de servicios y atención de

mantenimiento.

3.4. Solicitud de Servicio: Documento generado a través del Help Desk para solicitar la atención de un servicio de mantenimiento por parte de las áreas del sistema.

3.5. Programa Anual de Mantenimiento a Inmuebles: Documento que relaciona los

inmuebles a atender en sus necesidades de obra publica para el ejercicio fiscal en cuestión.







4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD

4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

- Tener un control adecuado de las atención de las solicitudes de servicio que presentan las áreas para la realización de alguna obra de mantenimiento

4.2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

- Revisar que la documentación para la realización de las obras públicas y de mantenimiento se realice con estricto apego a lo establecido en la normatividad vigente.

4.3. SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

- Vigilar y controlar el desarrollo de los trabajos en sus aspectos de calidad, costo, tiempo y apego a los programas de ejecución de los trabajos de acuerdo con los avances, recursos asignados, rendimientos y consumos pactados en el contrato.

- Aplicar en tiempo y forma las penas convencionales en que incurra la empresa contratada

por el incumplimiento en la realización de la obra, o servicio cuando así se requiera. 4.4. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO O DE ELECTROMECÁNICA.

- Vigilar y controlar el desarrollo de los trabajos en sus aspectos de calidad, costo, tiempo y apego a los programas de ejecución de los trabajos o servicios de acuerdo con los avances, recursos asignados, rendimientos y consumos pactados en el contrato.

- Determinar en tiempo y forma las penas convencionales en que incurra la empresa

contratada por el incumplimiento en la realización del servicio cuando así se requiera.

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE PRMSG-03







PATRIMONIAL

1.1 RECIBE SOLICITUDES DE

SERVICIO POR HELP DESK, ASIGNA FOLIO

DA VO.BO. PARA REALIZAR TRABAJOS O DE LO CONTRARIO CANCELA SOLICITUD

INICIO


CONSERVACIÓN

JEFE DE DEPARTAMENTO DE MTTO. O DE

ELECTROMECÁNICA

SOLICITUD DE SERVICIO

2.1 RECIBE SOLICITUD,

DETERMINA QUE DEPARTAMENTO

ATENDERÁ SOLICITUD Y TURNA PARA SU ATENCIÓN

2.2 DÁ SEGUIMIENTO POR SISTEMA HELP

DESK

3.1 RECIBE SOLICITUD REGISTRA EN CTROL. INTERNO,

ASIGNA NUMERO COSECUTIVO Y

ARCHIVA

3.2 VISITA CENTRO P/VERIFICAR SERV. Y

DETERMINA SI TRABAJOS SE

SERALIZAN CON RECS. PROPIOS O

C/EMPRESA EXTERNA

3.3 ENVÍA SOLICITUD A SUBDIR. DE OBRAS

PARA Q/TURNE A DEPTO DE OBRAS Y SE CONSIDERE EN PROG. ANUAL DE

MTTO. A INMUEBLES

3.4 EL DEPTO. DE ELECTROMECÁNICA

SOLICITA 3 COTIZACIONES A

PRESTADORES DE SERVICIOS PARA

ANÁLISIS DE COSTOS

EL TRABAJO SE REALIZARÁ CON EMPRESA EXTERNA

3.6 DESIGNA AL PERSONAL QUE ATENDERÁ EL

SERVICIO

EL TRABAJO SE REALIZA CON RECURSOS PROPIOSATENCIÓN SOLO CON MANO

DE OBRA

3.7 GENERA EMISIÓN DE MATERIALES

PARA ETENCIÓN DE SOLICITUD

CUADRILLA QUE ATENDERÁ LA SOLICITUD DE SERVICIO

A

B

7.1 RECIBE INFORME DE DEPTO.

CORRESP. Y COMUNICA A DGRMSG DE

ACTIVIDADES REALIZADAS POR

SOLICIT DE SERVICIO

7.2 INTEGRA EN EXPEDIENTE DE

INFORME SEMANAL EL ORIGINAL

RECIBIDO POR ELDEPTO. DE MTTO.

FIN

1.1, 2.1, 2.2, 3.1, 3.3, 3.6

COTIZACIONES

3.4

REMISIÓN

3.7

DOCUMENTOS

3.5 EL DEPTO. DE E. ANALIZA SI COSTO ES

ENTRE 5 Y 10 MIL PESOS, SOLICITA AUTORIZ. DE

SIBDIR. DE ADQ. SI REBASA 10 MIL PESOS SE INCLUYE EN PROCESO DE

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS







3.8 RECIBE MATERIALES Y

REALIZA TRABAJOS OBTIENE Vo. Bo. EN SOLICITUD Y ORDEN

SE SERVICIO


CONSERVACIÓN

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO DE MTTO. O DE

ELECTROMECÁNICA

3.9 EL DEPTO. CORRESP. ELABORA

SOLICITUD DE BIENES Y RELACIONA

MATERIALES QUE REQUIERE

P/TRABAJOS

ATENCIÓN A TRAVÉS DE COMPRA POR FONDO

REVOLVENTE

A

4.1 AUTORIZA SOLICITUDES

INTERNAS CON SOLICITUD DE

SERVICIOS, LAS ENVÍA AL DEPTO DE MTTO P/COMPRA DE

BIENES

5.1 RECIBE DE DEPTO. CORRESP. SOLICITUDES DE

SERVICIO E INTERNA PARA ATENCIÓN

5.2 ASIGNA FOLIO A SOLICITUD INTERNA,

DEVUELVE COPIA DE SOLICITUD DE SERV.

Y SOLICITUD INTERNA A DEPTO.

CORRESPONDIENTE

5.3 COTIZA MATERIALES

SOLICITADOS PARA ATENCIÓN DEL

SERVICIO

5.4 SOLICITA AL ÁREA SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL PARA ADQUISICIÓN

DE INSUMOS REQUERIDOS

5.5 COMPRA INSUMOS, DE LO

CONTRARIO ENVÍA A SUBDIR. DE OBRAS PARA QUE INTEGRE

EN BASES TÉCNICAS

5.6 DA INSUMOS SOLICITADOS AL DEPTO. QUE LOS REQUIERE PARA ATENCIÓN DEL

SERVICIO, CONFIRMA DE FACTURA

6.1 RECIBE MATERIALES PARA

TRABAJOS, OBTIENE Vo. Bo. EN TRABAJOS

EJECUTADOS CON FIRMA DE SOLICITUD Y ORDEN D/SERVICIO

6.2 INTEGRA EXPEDIENTE DE

SOLICITUDES ATENDIDAS Y COPIA

DE RECIBIDO DE TRABAJOS AL ÁREA

SOLICITANTE

6.3 OBTIENE COSTO DE SOLICITUDES ATENDIDAS DE

CENTROS: COMEDOR CENTRAL, CTRO. DE

DESARROLLO INFANTIL Y ESCUELA

PRIMARIA

6.4 ELABORA INFORME SEMANAL DE ACTIVIDADES Y LO ENVÍA A DIR. DE ADMÓN. PATRIM.,

OBTIENE ACUSE E INTEGRA

EXPEDIENTE

B

SOLICITUD DE SERVICIOORDEN DE SERVICIO

3.8, 6.1, 6.2, 6.3

SOLICITUD INTERNA

3.9, 4.1

SOLICITUD DE SERVICIOSOLICIUTD INTERNA

4.2, 4.3, 5.1, 5.2


5.4

BASES TÉCNICAS

5.5

FACTURA

5.6

INFORME DE ACTIVIDADES

6.4, 7.1, 7.2

DOCUMENTOS







RESPONSABLE ATC. No. DESARROLLO


1.1 Recibe diariamente de las diferentes áreas del Sistema, solicitudes de servicio por el sistema Help Desk las cuales en forma autom ática el sistema les asign a número de Folio; Otorga el visto bueno a la solicitud para que los trabajos solicitados se lleven a cabo por personal dependiente de la Subdirección de Obras y Conservación o de lo contrario cancela la Solicitud de Servicio, y envía al día siguiente por el sistema Help Desk a la Subdirección de Obras y Conservación la solicitud de servicio para su atención.


2.1

Recibe solicitud de servicio, el mismo día determina qué Departamento lo atenderá y turna por el sistema Help Desk la solicitud para que proceda a su atención.

2.2 Da seguimiento permanente a la solicitud de servicio, por el sistema help desk

JEFE DE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO O DE ELECTROMECÁNICA

3.1

Recibe la solicitud de servicio, el mismo día la registra para control interno asignándole número consecutivo y archiva en el expediente.

3.2 Visita al día siguiente el centro solicitante para verificar los requerimientos en la atención del servicio y determina si los trabajos se realizarán con recursos propios o con empresa externa.

3.3

EL TRABAJO SE REALIZARÁ CON EMPRESA EXTERNA

Devuelve dentro de los dos días siguientes, la solicitud de servicio a la Subdirección de Obras y Conservación para que éste la canalice al Departamento de Obras y sea considerada en el programa anual de mantenimiento a inmuebles.

3.4 Solicita al Departamento de Electromecánica, dentro de los dos días siguientes tres cotizaciones a prestadores del servicio para su análisis comparativo de costos, si el servicio requerido es de mantenimiento a equipos.

3.5 Analiza el Departamento de Electromecánica, al día siguiente las cotizaciones, sí el costo del mismo es de entre $5,000.00 y $10,000.00; solicita autorización a la Dirección de Adquisiciones para la contratación del servicio, si el costo es mayor a $ 10,000.00 se programará el servicio para ser incluido en el proceso de contratación de servicios de mantenimiento a equipos por parte de la Dirección de Adquisiciones.

3.6

EL TRABAJO SE REALIZA CON RECURSOS PROPIOS

ATENCIÓN SOLO CON MANO DE OBRA Designa al personal que atenderá la solicitud de servicio.






INMUEBLES 10 09/08/2006


3.7

CUADRILLA QUE ATENDERÁ LA SOLICITUD DE SERVICIO: Genera el mismo día la remisión de materiales para la atención de la solicitud de servicio.

3.8 Recibe al día siguiente del almacén los materiales requeridos y realiza en el área los trabajos solicitados, obtiene al concluir el servicio, el visto bueno del área sobre los trabajos ejecutados, con la firma de quien recibe el servicio, en la misma solicitud y en su respectiva orden de servicio.

3.9

ATENCIÓN A TRAVÉS DE COMPRA POR FONDO REVOLVENTE Elabora el mismo día el Departamento correspondiente la solicitud interna de bienes en original y tres copias, donde relaciona los materiales que requiere para la ejecución de los trabajos, y lo turna a la Subdirección de Obras para su autorización


4.1 Autoriza el mismo día las solicitudes internas de bienes, con su respectiva solicitud de servicios y las envía mediante oficio al Departamento de Mantenimiento, para compra de los bienes, Integra inmediatamente al expediente copia de la solicitud interna de bienes y archiva oficio de acuse.


5.1 Recibe del Departamento correspondiente la Solicitud de Servicio con la Solicitud Interna de Bienes para su atención.

5.2 Asigna inmediatamente No. de folio a la Solicitud Interna de Bienes, devolviendo copia de Solicitud de Servicio y Solicitud Interna al Departamento correspondiente.

5.3 Cotiza al día siguiente, materiales solicitados para la atención del servicio.

5.4 Solicita al día siguiente de haber cotizado los materiales, al área requirente, la suficiencia presupues tal necesaria, para la adquisición de los insumos requeridos.

5.5 Compra el mismo día los insumos solicitados una vez obtenida la suficiencia, de lo contrario se envía a la Subdirección de Obras y Conservación para que la integre a bases técnicas, por falta de suficiencia presupuestal.

5.6 Entrega al día siguiente los insumos solicitados al Departamento que los requiere para la atención del Servicio, obteniendo firma en factura.






INMUEBLES 11 09/08/2006


JEFE DE DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO O ELECTROMECÁNICA.

6.1

Recibe materiales para la realización de los trabajos solicitados, obtiene una vez concluido el servicio, visto bueno de los trabajos ejecutados, con la firma de quien recibe el servicio, en la solicitud de servicio y en su respectiva orden de servicio.

6.2 Integra inmediatamente, al expediente de solicitudes de servicio atendidas y la copia en donde firmó de recibido los trabajos el área solicitante.

6.3 Obtiene semanal y mensualmente, el costo de las solicitudes de servicio atendidas de los centros: comedor central, centro de desarrollo infantil y escuela primaria.

6.4 Elabora el informe semanal de actividades realizadas y lo envía a la Dirección de Administración Patrimonial, obtiene acuse de recibo en copia y lo integra al expediente

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL.

7.1

Recibe informe semanal del Departamento correspondiente en original y comunica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales sobre las actividades realizadas a través de atención a solicitudes de servicio.

7.2

Integra a l término de cada semana en el expediente de informe semanal el original que recibió del Departamento de Mantenimiento.

FIN




EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA F AMILIA


INMUEBLES 12 09/08/2006

7. REFERENCIAS 7.1 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicada el 4 de

enero de 2000 en el Diario Oficial de la Federación, última reforma 7 de julio de 2005.







PROCEDIMIENTO PARA:

SUPERVISIÓN DE OBRA

AGOSTO 2006



CLAVE PRM-04

TÍTULO REV: PAG: FECHA:

PROCEDIMIENTO PARA: SUPERVISIÓN DE OBRA 2 09/08/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3 4 5 6 7 9

12





PROCEDIMIENTO PARA: SUPERVISIÓN DE OBRA

3 09/08/2006

1. OBJETIVO Dar seguimiento, verificar y controlar las actividades para la ejecución de las obras públicas y mantenimiento de los inmuebles , así como, supervisar que los trabajos se realicen en los tiempos establecidos y con la calidad de acuerdo a lo pactado contractualmente.






4 09/08/2006

2. ALCANCE Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Departamento de Mantenimiento, Departamento de Obras y Departamento Especializado y en general a todas las áreas administrativas del Sistema, que requieren de algún servicio de mantenimiento.






5 09/08/2006

3. DEFINICIONES

3.1. SUPERVISIÓN: Seguimiento, verificación y control sistemático de las actividades emprendidas en el desarrollo de obras públicas.

3.2. CONTRATO: Instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para

formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen en el.

3.3. ESTIMACIÓN: Valuación de los trabajos ejecutados en el período pactado, aplicando los precios unitarios a las cantidades de los conceptos de trabajos realizados. En contratos a precio alzado, es la valuación de los trabajos realizados en cada actividad de obra conforme a la cédula de avance y al período del programa de ejecución. Asimismo, es el documento en el que se consignan las valuaciones mencionadas, para efecto de su pago, considerando, en su caso, la amortización de los anticipos y los ajustes de costos.

3.4. CONTRATISTA: Persona que celebra contratos de obras públicas o de servicios

relacionados con las mismas.

3.5. FINIQUITO: Documento en el cual se reflejan los trabajos contratados donde se deben incluir todos los conceptos de obra finalmente ejecutados y pagados.






6 09/08/2006


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

Coordina a la Subdirección de Obras y Conservación para los efectos del nombramiento del personal supervisor y asignación de la obra a supervisar. SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN Vigilar y controlar el desarrollo de los trabajos en los aspectos de calidad, costo, tiempo y forma en apego al programa contractual

Vigilar la aplicación de penas convencionales en que incurra el contratista por el incumplimiento de sus obligaciones

DEPARTAMENTO OBRAS

Realizar el Programa de Supervisión de Obra, designar supervisor para cada una de las obras y Comunicar a los responsables de los inmuebles el inicio de los trabajos

Efectuar la apertura de bitácora en cada una de las obras.

Supervisar y controlar los avances de las obras reportadas por los supervisores

Controlar y revisar las actividades de los supervisores adscritos a cada una de las obras

Coordinar y supervisar la elaboración de bitácoras y actas de recepción física de los trabajos del contratista, entrega de trabajos contratados al responsable del inmueble y Acta Administrativa de trabajos DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO Integra documentación requerida para la ejecución de los trabajos a realizar (Contrato, Proyecto, Presupuesto, Programas y Especificaciones)

SUPERVISOR DE OBRA: Supervisa la calidad de materiales y ficha técnicas de productos aplicadas a las obras

Supervisa que los trabajos se efectúen en tiempo y forma de acuerdo a lo pactado contractualmente

Determina y emite reporte de los avances físicos y financieros de la obra

Determina y comunica al contratista las penalizaciones por trabajos no ejecutados en tiempo y forma

Elabora y da seguimiento a la bitácora de cada una de las obras

Elabora y emite las Acta de Recepción Física de los Trabajos Contratados entre el contratista y el personal de obras, Acta de Entrega de los trabajos Contratados, entre el personal de obras y el responsable del inmueble, Acta Administrativa de los Trabajos Contratados la cual extingue la relación contractual.






7 09/08/2006


1.1 INTEGRA INFORMACIÓN PARA

EJECUCIÓN DE TRABAJOS, ENVÍA EL

SIBDIR. DE OBRAS PARA SEGUIMIENTO

DE EJECUCIÓN

INICIO


CONSERVACIÓN


DOCUMENTOS

1.2 RECIBE INFORMACIÓN, SE

ENTERA Y ENVÍA AL DEPTO DE OBRAS

PARA QUE INTEGRE EXPEDIENTE

3.1 RECIBE INFORMACIÓN E

INTEGRA EXPEDIENTE, TURNA

A SUPERVISOR DE OBRA PARA

REVISIÓN

3.2 REALIZA PROGRAMA DE

SUPERVISIÓN DE OBRA CON RECURSOS

DISPONIBLES

3.3 INTEGRA A EXPEDIENTE LOS

DOCTOS. RECIBIDOS, LA ORGANIZA DE ACUERDO A GUÍA

3.4 REVISA PROYECTO Y

ESPECIFIC A TRAVÉS DE SUPERVISOR,

DETECTA ERRORES, INFORMA

RESULTADO A LA SUBDIR DE OBRAS.

3.6 REVISA PROG. DE OBRA, IDENTIFICA

PLAZOS DE EJECUCIÓN,

INFORMA ASUBDIR. DE OBRAS

RESULTADO DE REVISIÓN EJECICIÓN

3.7 RECABA DOCTOS. DE CONTROL

A

1.1, 2.1, 3.1

PROGRAMA DE SUPERVISION DE OBRA

3.2

EXPEDIENTE

3.3

DOCUMENTOS

3.5 REVISA PPTO, DETECTA ERRORES, INFORMA AL SUBDIR.

DE OBRAS RESULTADO DE REVISIÓN, PARA

VALORAR IMPORTE A MODIFICAR

PROYECTO Y ESPECIFICACIONES

3.4

PRESUPUESTO

3.5

PROGRAMA DE OBRA

3.6

DOCUMENTOS GENERALES

3.7






8 09/08/2006

3.8 INFORMA POR ESCRITO A

RESPONSABLES DE INMUEBLES DEL

INICIO DE TRABAJOS A REALIZAR


OFICIO

3.8, 3.9

ARCHIVO

3.15

BITÁCORA

3.16

DOCUMENTOS

A

3.9 INFORMA POR ESCRITO A

EMPRESAS CONTRATADAS DE LA

ENTREGA DEL INMUEBLE DONDE SE

REALIZARAN TRABAJOS

3.10 REUNE A CONTRATISTAS,

PARA PRESENTAR A SUPERVISOR DESIGNADO Y

COORDINA INICIO DE TRABAJOS

3.11 INICIA TRABAJOS MEDIENTE

APERTURA DE BITÁCORA INDICA

FRENTAS DE TRABAJO PARA

CADA CONTRATISTA

3.12 CONTROLA CALIDAD DE LA OBRA

CON ACCIONES: PREVENTIVAS, DE

VERIFICACIÓN SISTEMATICA Y CORRECTIVAS

ACTIVIDADES DURANTE EL PROCESO DE OBRA A TRAVÉS

DE SUPERVISORDESIGNADO

3.13 CONTROLA EL TIEMPO CON

ACCIONES: DE CONTROL DE

AVANCE Y EMISIÓN DE DICTAMEN

3.14 CONTROLA EL COSTO CON ACCIONES: DETERMIA,

RECURSOS,VERIFICAR, ELABORAR Y EMITIR

3.15 MANTINE ORDENADO EL ARCHIVO DE

ACUERDO A GUÍA CON LOS DOCTOS.

GENERADOS

ACTIVIDADES POSTERIORES AL

PROCESO DE OBRA POR EL SUPERVISOR

DESIGNADO

3.16 CANCELA BITACORA DE

ACUERDO A FECHA, DETERMINA SI HAY

DETALLES A CORREGIR

3.17 REALIZA LEVANTAMIENTO DE

DETALLES, INSTRUYE SU CORRECCIÓN Y

VERIFICA SU CONCLUSIÓN

3.18 REVISA FINIQUITO DE OBRA,

RECABA FIRMAS CORRESPONDIENTES

3.19 ELABORA ACTA DE RECEPCIÓN

FÍSICA DE TRABAJOS CONTRATADOS Y OBTIENE FIRMAS

3.20 ELABORA ACTA DE ENTREGA DE

TRABAJOS CONTRATADOS Y OBTIENE FIRMAS

3.21 ELABORA ACTA ADMINISTRATIVA DE

TRABAJOS CONTRTATADOS Y OBTIENE FIRMAS

3.22 VERIFICA LA CORECTA

INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE,

FIN

FINIQUITO

3.17

ACTA DE RECEPCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS CONTRATADOS

3.18

ACTA DE ENTREGA DE TRABAJOS CONTRATADOS

3.19

ACTA ADMVA. DE TRABAJOS CONTRATADOS

3.20

EXPEDIENTE

3.21






9 09/08/2006


JEFE DE DEPARTAM ENTO ESPECIALIZADO

1.1 Integra al concluir el proceso licitatorio la documentación requerida para la ejecución de los trabajos a realizar (Contrato, Proyecto, Presupuesto, Programas y Especificaciones) y envía a la Subdirección de Obras y Conservación para el seguimiento de su ejecución.


2.1 Recibe del Departamento Especializado, la documentación para la ejecución de los trabajos a realizar (Contrato, Proyecto, Presupuesto, Programas y Especificaciones), se entera, verifica que esté completa y la envía el mismo día al Departamento de Obras, para la integración de los expedientes.


3.1 Recibe la documentación que contiene el Contrato, Proyecto, Presupuesto, Programas y Especificaciones, integra los expedientes y el mismo día de su integración, la remite al supervisor asignado a dicha obra para su revisión.

3.2 Realiza durante los dos días siguientes a la recepción del contrato, Programa de Supervisión de Obra con base en los recursos disponibles como son: disposición de vehículos, número de supervisores y obras a realizar.

3.3 Integra a más tardar al día siguiente de elaborar el programa de supervisión al Expediente de Obra por Contrato, la documentación recibida, organizándola de acuerdo a la guía establecida.

3.4 Revisa al día siguiente el Proyecto y Especificaciones a través del supervisor asignado a la obra, agrupa planos y especificaciones por inmueble y especialidad, indica y corrige conceptos, si es necesario, faltantes, incongruencias o errores y notifica a la Subdirección de Obras y Conservación el resultado de la revisión, para su autorización en conceptos adicionales.

3.5 Revisa al día siguiente de efectuar las actividades anteriores, el Presupuesto a través del supervisor asignado a la obra, detecta omisiones o errores en el catálogo de conceptos en base al proyecto y especificaciones, y notifica a la Subdirección de Obras y Conservación el resultado de la revisión, para valorar el importe a modificar.

3.6 Revisa al día siguiente los Programas de Obra a través del supervisor asignado, identifica el plazo y programa de ejecución, fechas de inicio y término de los trabajos, así como ruta critica y notifica a la Subdirección de Obras y Conservación el resultado de la revisión para determinar el orden de ejecución.

3.7 Recaba inmediatamente documentos generales de consulta y control como son: Bitácora, Manual de Procedimientos, Reglamento y Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

3.8 Informa por escrito cuando menos con dos días de anticipación a los responsables de los inmuebles del Sistema, del inicio de los trabajos que se realizaran en sus instalaciones.






10 09/08/2006


3.9 Informa por escrito en el plazo antes mencionado a las empresas contratadas de la entrega del inmueble donde se realizaran los trabajos.

3.10 Reúne a los contratistas, previo al inicio de obra para presentar al supervisor asignado por la entidad, y requiere el organigrama de la empresa y coordina el inicio de los trabajos.

3.11 Inicia los trabajos mediante la apertura de la bitácora y adjudica los frentes de trabajo para cada contratista.

ACTIVIDADES DURANTE EL PROCESO DE LA OBRA A TRAVÉS DEL SUPERVISOR ASIGNADO.

3.12 Controla durante la ejecución de la obra, la calidad mediante las

siguientes acciones: Preventivas. Solicita pruebas de calidad en materiales, fichas técnicas de productos elaborados y procesos constructivos, en el caso de ser necesario en la ejecución de los trabajos. De Verificación Sistemática. Niveles de pisos y muros, plomo de elementos estructurales, inspección de instalaciones, dimensiones de vanos, apariencia de muros, aplicación de aplanados, etc. Correctivas. Establece las deficiencias en los trabajos ejecutados y ordenando su corrección.

3.13 Controla periódicamente el tiempo a través de las siguientes acciones: Lleva un control de avance mediante levantamientos de obra ejecutada con relación al programa autorizado y determina retrasos. Emite dictamen de procedencia a las solicitudes de prorroga del contratista.

3.14 Controla periódicamente el Costo a través de las siguientes acciones: Determina recursos requeridos y aplicados en el periodo. Verifica números generadores presentados por los contratistas mediante la mecánica previamente establecida. Elabora registro de obra extra autorizada (trabajos extraordinarios). Emite las observaciones y deducciones que deben hacerse a las estimaciones presentadas por los contratistas.

3.15 Mantiene actualizado y ordenado cronológicamente el archivo a través del supervisor asignado, de acuerdo a la guía respectiva con todos los documentos generados.

ACTIVIDADES POSTERIORES AL PROCESO DE LA OBRA A TRAVÉS DEL SUPERVISOR ASIGNADO.

3.16 Cancela la Bitácora de acuerdo a la fecha contractual determinando

si hay detalles que corregir.






11 09/08/2006


3.17 Realiza el mismo día el levantamiento de detalles conjuntamente con la contratista, instruyéndola sobre la corrección de los mismos hasta verificar la conclusión de la corrección de detalles.

3.18 Revisa al concluir la obra, el finiquito de la misma presentado por la contratista, recabando las firmas correspondientes.

3.19 Elabora al concluir la obra, Acta de Recepción Física de los Trabajos Contratados y obtiene la firma de todos los que intervienen, mediante la cual se reciben los trabajos ejecutados por la contratista.

3.20 Elabora Acta de Entrega de Trabajos Contratados obtiene firma de los que intervienen, mediante la cual se entrega el inmueble al responsable del mismo.

3.21 Elabora a la conclusión de todas las actividades descritas anteriormente, Acta Administrativa de los Trabajos Contratados, y obtiene firmas de los que intervienen en esta, con la cual extingue la relación contractual entre dependencia y contratista.

3.22 Verifica inmediatamente la correcta integración del expediente, determinando e integrando la documentación faltante.

FIN






12 09/08/2006

7. REFERENCIAS 7.1 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Publicada el 4 de

enero de 2000 en el Diario Oficial de la Federación, última reforma 7 de julio de 2005.







PROCEDIMIENTO PARA:

ATENDER SOLICITUDES DE GARANTÍAS A CONTRATISTAS POR CONTRATOS

ADJUDICADOS

AGOSTO 2006



CLAVE PRM-05

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER SOLICITUDES DE GARANTÍAS

A CONTRATISTAS POR CONTRATOS ADJUDICADOS 2 09/08/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3 4 5 6 7 8

10





PROCEDIMIENTO PARA: ATENDER SOLICITUDES DE GARANTÍAS A CONTRATISTAS POR CONTRATOS

ADJUDICADOS 3 09/08/2006

1. OBJETIVO Contar con un documento legal expedido por una afianzadora que garantice al Sistema Nacional Dif. el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los contratistas a los cuales se les adjudica un contrato







2. ALCANCE Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Departamento de Mantenimiento, Departamento de Obras y Departamento Especializado.







3. DEFINICIONES

3.1. FIANZA: Es la garantía en virtud de la cual la afianzadora se compromete a responder ante

el beneficiario para el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista.

3.2. CONTRATO: Es el Instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen en el.

3.3. ESTIMACIÓN: Es la valuación de los trabajos ejecutados en el período pactado, aplicando los precios unitarios a las cantidades de los conceptos de trabajos realizados. En contratos a precio alzado, es la valuación de los trabajos realizados en cada actividad de obra conforme a la cédula de avance y al período del programa de ejecución. Asimismo, es el documento en el que se consignan las valuaciones mencionadas, para efecto de su pago, considerando, en su caso, la amortización de los anticipos y los ajustes de costos

3.4. CONTRATISTA: Persona que celebra contratos de obras públicas o de servicios relacionados con las mismas.









DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

Autorizar el pago de las facturas por anticipos y estimaciones (primera estimación de contrato o convenio modificatorio) previa integración de las fianzas de garantía.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL Revisar facturas y fianzas , por pago de anticipos y estimaciones (primera estimación de contrato o convenio modificatorio) previa integración de las fianzas de anticipo y garantía.

SUBDIRECCIÓN OBRAS Y CONSERVACIÓN Requerir al contratista a la conclusión de los trabajos, fianza de garantía por el diez por ciento del monto total de los trabajos realizados, por concepto de defectos y vicios ocultos. Proporcionar al Departamento Especializado, la fianza de vicios ocultos otorgada por el contratista para integrarse al trámite de pago del finiquito.

DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO:

Notificar el fallo de adjudicación al contratista ganador y el plazo que establece la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas para formalizar el contrato. Requerir al contratista adjudicado en los plazos establecidos contractualmente la fianza de garantía de cumplimiento del contrato y en su caso la fianza de garantía del anticipo. Verificar e integrar las fianzas de garantía en la documentación de trámite de pago correspondiente Resguarda y controla las fianzas de garantía que el contratista otorgo al Sistema para el cumplimiento de sus obligaciones







SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERV. Y/O JEFE DE DEPTO. ESPECIALIZADO

1.1 CONCLUIDO PROCESO

LICITATORIO, NOTIFICA FALLO DE ADJUDICACIÓN AL

CONTRATISTA Y QUE FORMALICE EL

CONTRATO

INICIO

JEFE DE DEPTO. ESPECIALIZADO

PROCESO LICITATORIO, FALLO, CONTRATO

2.1 RECIBE DE CONTRATISTA

GARANTIAS A FAVOR DEL DIF, MEDIANTE FIANZA OTORGADA

POR INST. AUTORIZADA

2.2 VERIFICA QUE GARANTÍAS

CUMPLAN CON REQUISITOS

LEGALES Y EL IMPORTE SEA A FAVOR DEL DIF

1.1

FIANZAS DE GARANTÍA

2.1, 2.2, 2.3, 2.5, 2.6

DOCUMENTOS

2.3 VERIFICA QUE FIANZA NO SEA

MENOR A 10% ANTES DE IVA. DE

CONTRATOS Y ENDOSA OTRA IGUAL AL 10% DE IMPORTE

2.5 DEVUELVE AL CONTRATISTA PARA

SU CORRECCIÓN

2.6 ELABORA REPORTE DE

FIANZAS, TURNA COPIA A SUBDIR. DE

OBRAS, LAS CONSERVA AL FIN

DEL PROCESO

3.1 RECIBE COPIA DE REPORTE DE

FIANZAS, SOLICITA A CONTRATISTA

VARIOS DOCTOS. Y REALIZA TRÁMITE DE PAGO ANTE DGPOP

2.4 SOLICITA FIANZA POR DEFECTOS Y

VICIOS OCULTOS DE TRABAJOS POR 10%

DE MONTO, EXCEPTO QUE MONTO NO

REBASE LÍMITE DEL PEF

3.2 ENVÍA A LA DIRECCIÓN JURÍDICA

LAS GARANTÍAS ORIGINALES PARA

SU RESGUARDO

REPORTE DE FIANZAS

2.5, 3.1

GARANTÍAS

3.3

FIANZA POR DEFECTOS DE FABRICACIÓN Y VICIOS OCULTOS

3.2

FIN

SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERV.

LAS GARANTÍAS CUMPLEN CON REQUISITOS

LEGALES

NO

CONTINÚA EN 2.1 O

EN 2.4








SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO ESPECIALIZADO.

1.1 Comunica inmediatamente por oficio, una vez concluido el proceso licitatorio y emitido el fallo para la contratación de obras, en el cual se establecen las garantías de cumplimiento; la adjudicación de los trabajos al contratista ganador indicándole que en un plazo no mayor a veinte días naturales, deberá formalizar el contrato, además de entregar las garant ías al Departamento Especializado, con las que asegura el cumplimiento, de acuerdo al monto a contratar, las cuales pueden ser:

• Fianza de correcta aplicación de los anticipos que se reciban • Fianza de cumplimiento del contrato

Las que deberán presentarse en un plazo no mayor de 15 días naturales posteriores a la notificación del fallo.

• Fianza Garantía por los defectos y vicios ocultos que resulten de la realización de los trabajos, así como de cualquier otra responsabilidad en la que incurra.

La que deberá presentarse en un plazo no mayor de 45 días naturales posteriores a la notificación de conclusión de los trabajos realizados.


2.1 Recibe del contratista adjudicado dentro de los 15 días posteriores al fallo, la document ación que contiene las garantías a favor del Sistema Nacional DIF, mediante fianza otorgada por una institución de fianzas debidamente autorizada.

2.2 Verifica el mismo día de la recepción, que las garantías cumplan con los requisitos legales, sean suficientes para cubrir las obligaciones correspondientes con relación al monto total del contrato (antes del IVA) y que el importe de éstas se constituya a favor del DIF por parte de los contratistas

2.3 Verifica el mismo día que la fianza de garantía de cumplimiento del contrato no sea menor al 10% antes de IVA, del importe de los trabajos contratados, la cual se endosará por otra equivalente el 10% del importe de los montos antes del IVA considerando los ajustes de los costos y convenios adicionales, si los hubiere.

2.4 Solicita a la conclusión de la obra, al contratista una fianza que corresponda por los defectos y vicios ocultos que resulten por la realización de los trabajos o de cualquier otra responsabilidad en que hubiere incurrido, por el 10% del monto total ejercido antes del IVA, excepto en los que el monto adjudicado no rebase el límite fijado en el PEF. Para las operaciones que por adjudicación directa puede llevar a cabo el Sistema, con objeto de no encarecer el costo de la obra.

2.5

LAS GARANTÍAS NO CUMPLEN CON LOS REQUISITOS LEGALES: Devuelve al contratista, a más tardar al siguiente día de su recepción para su corrección. Nuevamente inicia en la actividad 2.1 o, en su caso, en 2.4








2.6

LAS GARANTÍAS SI CUMPLEN CON LOS REQUISITOS LEGALES: Elabora “Reporte de Fianzas”, el mismo día que las recibe turna copia del mismo a la Subdirección de Obras y Conservación y conserva copias hasta finalizar el proceso. La fianza de cumplimiento por vicios ocultos la conserva un año.


3.1 Recibe copia del reporte de fianza y solicita al contratista que en forma mensual presente los siguientes documentos: Estimaciones, Generadores, Facturas, Estados de Cuenta y Fotografías y realiza trámite de pago al contratista ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.

3.2 Envía a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional al concluir la obra las garantías originales para su resguardo.

FIN







2. REFERENCIAS



7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado el 8 de febrero de 2006 en el Diario Oficial del la Federación.




PROCEDIMIENTO PARA:

CONTRATAR OBRA PÚBLICA (PROGRAMA DE LICITACIÓN DE OBRA

PÚBLICA)

AGOSTO 2006



CLAVE PRMSG-06

TITULO REV: PAG: FECHA PROCEDIMIENTO PARA: CONTRATAR OBRA PÚBLICA

(PROGRAMA DE LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA) 2 09/08/2006


EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIR. GRAL DE RECURSOS



MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3 4 5 6 7

13

22





PROCEDIMIENTO PARA: CONTRATAR OBRA PÚBLICA (PROGRAMA DE LICITACIÓN DE OBRA PÚBLICA)

3 09/08/2006

3. OBJETIVO Efectuar en tiempo y forma las contrataciones de las obras publicas y los servicios relacionados con las mismas para cumplir oportunamente con los programas del Sistema, mediante los procesos establecidos






4 09/08/2006

4. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Departamentos de Obras, Mantenimiento, Electromecánica, Especializado y demás áreas involucradas.






5 09/08/2006

5. DEFINICIONES 5.1. FIANZA: Es la garantía en virtud de la cual la afianzadora se compromete a responder

ante el beneficiario para el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista.

5.2. CONTRATO: Es el Instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen en el.

5.3. ESTIMACIÓN: Es la valuación de los trabajos ejecutados en el período pactado,

aplicando los precios unitarios a las cantidades de los conceptos de trabajos realizados. En contratos a precio alzado, es la valuación de los trabajos realizados en cada actividad de obra conforme a la cédula de avance y al período del programa de ejecución. Asimismo, es el documento en el que se consignan las valuaciones mencionadas, para efecto de su pago, considerando, en su caso, la amortización de los anticipos y los ajustes de costos

5.4. CONTRATISTA: Persona que celebra contratos de obras públicas o de servicios relacionados con las mismas.

5.5. FINIQUITO: Documento en el cual se reflejan los trabajos contratados donde se deben incluir todos los conceptos de obra finalmente ejecutados y pagados.

5.6. LICITACIÓN: Procedimiento Jurídico-Administrativo, para determinar las mejores condiciones para la adjudicación de un contrato.

5.7. CONVOCATORIA PUBLICA :Es una invitación Oficial publicada en el diario Oficial de la Federación y simultáneamente en el sistema electrónico de contrataciones gubernamentales que se hace a todas las personas físicas y morales que estén interesadas en participar para ejecutar los trabajos motivo de la Licitación.







6 09/08/2006


DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES: Poner a consideración de la Junta de Gobierno el proyecto del programa de obras y conservación y de contratación y en su caso convenios modificatorios.

Autorizar el pago de facturas por anticipos y estimaciones de las obras ejecutadas bajo contrato original o convenios modificatorios.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL: Revisar el proyecto del programa de obras y conservación para ponerlo a consideración de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Presidir en las fechas programadas en representación de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, los actos públicos de recepción, de apertura técnica y económica y fallo de la licitación.

Revisar facturas y fianzas por anticipos y pagos de estimaciones de las obras ejecutadas bajo contrato original o convenios modificatorios.

SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN: Coordinar y validar el levantamiento durante el primer trimestre del año, de necesidades de mantenimiento de inmuebles conjuntamente con los encargados de estos.

Supervisar la elaboración de las bases técnicas del programa de mantenimiento de obras por inmueble.

Participar durante los eventos en los procesos de licitación de obra pública.

Supervisar la ejecución de los trabajos durante el desarrollo de los mismos a través del personal del Departamento de Obras hasta su conclusión.

Autorizar las estimaciones de los trabajos ejecutados para el trámite de pago.

Determinar los trabajos adicionales que se requieran en cada contrato para la celebración de convenios modificatorios.

Coordinar la recepción física de los trabajos ejecutados por el contratista y la entrega de los mismos a las áreas usuarias. Aplicar oportunamente las penas convencionales en que incurra el contratista por el incumplimiento de sus obligaciones.

DEPARTAMENTO DE OBRAS: Elaborar el levantamiento durante el primer trimestre del año, de necesidades de mantenimiento de inmuebles conjuntamente con los encargados de estos.

Elaborar las bases técnicas del programa de mantenimiento de obras por inmueble. Participar durante los eventos en los procesos de licitación de obra pública.

Supervisar la ejecución de los trabajos durante el desarrollo de los mismos a través del personal a su cargo hasta su conclusión.

Revisar las estimaciones de los trabajos ejecutados presentadas por el contratista.

Determinar en forma mensual el avance físico financiero de los contratos de obra pública y aplicación en su caso de penalizaciones






7 09/08/2006


DE OBRAS

1.1 REALIZA EN 1ER. TRIMESTRE

LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES DE

MATTO A INMUEBLES Y DETERMINA PRIORIDADES

INICIO


CONSERVACIÓN

LEVANTAMIENTO DE NECESIDADES

1.2 ENTREGA LEVANTAMIENTO DE

NECESIDADES CONCILIADO CON

ÁREAS AL DEPTO DE OBRAS PARA

ELABORAR BASES TÉCNICAS

2.1 ELABORA BASES TÉCNICAS PARA

DETERMINAR PROCESO

CONSTRUCTIVO DE TRABAJOS

2.2 TURNA A SUBDIR. DE OBRAS

INFORMACIÓN GENERADA PARA

ANALISIS

4.1 ELABORA BASES DE LICITACIÓN, PUEDEN SER.

LICITACIÓN PÚBLICA. INV. A TRES

PERSONAS O ADJUDICACIÓN

DIRECTA

1.1, 1.2

BASES TÉCNICAS

2.1, 3.2


4.1

DOCUMENTOS

3.1 REVISA LA INFORMACIÓN Y LA

ENVIÁ A LAS AREAS PARA SU

VALIDACIÓN PROGRAMA DE OBRAS

4.2, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1

OFICIO

7.1, 7.2

3.2 ENVIA AL DEPTO. ESPECIALIZADO

BASES TÉCNICAS PARA INTEGRACIÓN AL PROGRAMA DE

OBRAS Y MTTO.


4.2 ELABORA PROYECTO DE

CONTRATACIÓN POR LICITACIÓN EN SUS

TRES FORMAS, ENVIA A DIR. DE ADMON. PATRIM. PARA REVISIÓN


PATRIMONIAL

5.1 REVISA PROG. DE OBRAS Y

CONSERVACIÓN Y TURNA A LA DGRMSG

PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN

A

7.1 RECIBE PROGRAMA DE

OBRAS, ELABORA OFICIO DEL DGRMSG

PARA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL A

DGPOP

B

7.2 RECIBE OFICIO DE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL DE DGPOP E INICIA PROCESO DE

CONTRATACIÓN

8.1 RECIBE PROG., AUTORIZADO Y

TURNA AL DEPTO ESPECIALIZADO

PARA INICIAR PROCESO DE

CONTRATACIÓN.

9.1 RECIBE PROGRAMA DE

CONTRATACIONES, COMUNICA A SUBDIR. DE OBRAS CAMBIOS E INICIA PROCESOS DE CONTRATACIÓN

9.2 ELABORA CONVOCATORIA

CONFORME A NORMATIVIDAD Y

TURNA A DGRMSG

C

D

12.1 RECIBE OFICIO, CONVOCATORIA Y

BASES, TOMA NOTA E INTEGRA

EXPEDIENTES

E

F

14.1 VISITA CON EMPRESAS

LUGARES DE TRABAJOS PARA ACLARAR DUDAS

G

PROGRAMA DE CONTRATACIONES

7.3, 8.1, 9.1, 9.2, 10.1, 11.1

CONVOCATORIA

11.2, 12.1, 13.1


13.2,

H

16.1 PRESIDE ACTOS PÚBLICOS DE RECEPCIÓN Y

APERTURA TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA

LICITACIÓN

I






8 09/08/2006


6.1 REVISA PROGRAMA DE

OBRAS Y CONSERV. OBTIENE

AUTORIZACIÓN DEL OM Y SOMETE AL COMITÉ DE OBRAS

DIR. GRAL. DE RECURSOS MAT. Y SERV. GENERALES

6.2 GENERA ACUERDO Y SOMETE PROGAMA DE OBRAS Y CONSERV. A JUNTA

DE GOBIERNO

DOCUMENTOS

A

B

CHEQUE

13.3, 13.4

OFICIO

13.5

FORMATO

13.6

EXPEDIENTE

13.7

6.3 RECIBE DE OM PROGRAMA DE

CONTRATACIÓN AUTORIZADO Y

TURNA AL DEPTO. ESPECIALIZADO

C

10.1 RECIBE CONVOCATORIA, LA FIRMA Y TURNA LA

DEPTO. ESPECIALIZADO

11.1 RECIBE CONVOCATORIA

FIRMADA, LA ENVÍA AL DOF PARA COSTO

DE PUBLICACIÓN

112 ELABORA BASES DE LICITACIÓN PARA INTEGRARLAS A LA

CONVOVATORIA PARA ENVIO A LA SFP A TRAVÉS DE

COMPRANET

11.3 SOLICITA A DIR DE COMUNICACIÓN

SOCIAL AUTORIZ. DEL RECURSO Y A DGPOP CHEQUE PARA PAGO DE

PUBLICACIÓN EN DOF

11.4 EFECTUA PAGO EN BANCO Y

OBTIENE COMPROBANTE

11.5 ENVIA AL DOF OFICIO DE SOLICITUD PARA PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIA,

ANEXA DOCTOS.

11.6 REALIZA COMPROBACIÓN DEL GASTO EFECTUADO,

ANEXA COMPROBANTES

11.7 INTEGRA EXPEDIENTE DE

LICITACIÓN

11.8 ELABORA OFICIOS DE

INVITACIÓN A ACTOS DE APERTURA AL

OIC, OM, JURIDICO, DGPOP Y SUBDIR. DE

OBRAS

11.9 ENVIA POR OFICIO A SIBDIR. DE

OBRAS, COPIA DE CONVOCATORIA AUTORIZADA Y BASES PARA

PARTICIPAR EN EVENTOS

D

E

13.1 RECIBE DE EMPRESAS

PARTICIPANTES DOCTOS.

SOLICITADOS, LOS REVISA Y VENDE

BASES

13.2 RECOMIENDA A EMPRESAS VISITAR LUGAR DONDE SE REALIZARÁ OBRA

F

G

15.1 REALIZA JUNTA DE ACLARACIÓN DE

DUDAS, ELABORA ACTA Y ENTREGA

COPIA

15.2 INTEGRA ACTA EN EXPEDIENTE

H

17.1 INTEGRA ACTA A EXPEDIENTE

I

17.2 ANALIZA PROPUESTAS,

DESECHA LAS QUE NO CUMPLEN, EMITE

DICTAMEN CON FIRMAS DE ÉL Y LA

DIR. DE ADMÓN PARTIMONIAL

17.3 ELABORA FALLO EN EL QUE

MENCIONA EVENTOS DESARROLLADOS Y

ANÁLISIS DE OFERTAS, OBTIENE

FIRMAS

17.4 REALIZA EVENTO DE FALLO

ENTREGA COPIA DE ACTA A

PARTICIPANTES, SOLICITA GARANTÍAS

A EMPRESAS ADJUDICADAS

17.5 INTEGRA DICTAMEN Y ACTA A

EXPEDIENTE

17.6 ELABORA PROYECTO DE

CONTRATO, AFECTA CC

CORRESPONDIENTE, PARA ENVÍA A

JURIDICO

OFICIOS DE INVITACIÓN

13.8, 13.9, 14.1

CONVOCATORIA

13.9, 1.41, 15.1

DOCUMENTOS

115.1

ACTA DE ACLARACIONES

17.1, 17.2

J






9 09/08/2006



18.1 RECIBE DE JURIDICO EL

CONTRATO Y TURNA AL DEPTO

ESPECIALIZADO

DIR. GRAL. DE REC. MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

20.1 RECIBE DE OM CONTRATO FIRMADO,

TURNA A DIR DE ADMÓN PATRIM.

PARA CONTINUAR PROCESO

ACTA

18.1, 19.1

PROPUESTAS, DICTAMEN DE FALLO

19.2, 19.3

ACTA, OFICIOS, GARANTÍAS, ANTICIPO

19.4

ACTA DE FALLO

19.5

J


19.1 RECIBE CONTRATO, RECABA

FIRMAS DE CONTRATISTA Y DE

ADMÓN PATRIMONIAL

19.2 ENVIA CONTRATO CON

FIRMA DEL DGRMSG A OM PARA FIRMA

21.1 RECIBE CONTRATO FIRMADO Y TURNA AL DEPTO.

ESPECIALIZADO

22.1 RECIBE CONTRATO LO ENTREGA AL

CONTRATISTA Y A LA DIRECCIÓN JURÍDICA

22.2 ELABORA OFICIO A DGPOP PARA

TURNAR CONTRATOS

23.1 RECIBE DE LA DIR. DE PPTO.

CONTRATO REQUISITADO Y

TURNA AL DEPTO ESPECIALIZADO

24.1 RECIBE CONTRATOS,

ARCHIVA UN TANTO Y EL OTRO LO UTILIZA PARA TRAMITES DE

PAGO

24.2 ENVÍA OFICIO CON FIRMA DEL

DGRMSG Y DIR DE ADMON PATRIM. A

DGPOP EL PAGO DE ANTICIPO, ANEXA

FACTURA Y FIANZA

24.3 TURNA POR OFICIO DOCTOS A LA SIBDIR. DE OBRAS Y

CONSERVACIÓN

24.4 INTEGRA OFICIO AL EXPEDIENTE K

PROYECTO DE CONTRATO

19.6

GARANTÍAS, FACTURA

19.7, 19.8

CONTRATO

20.1, 21.1, 21.2, 22.1, 23.1, 24.1, 25.1, 26.1

OFICIO

24.1






10 09/08/2006

DOCUMENTOSSUBDIRECTOR DE

OBRAS Y CONSERVACIÓN

K

25.1 RECIBE COPIA DE CONTRATO,

CATALOGO, PROGRAMA Y TURNA AL DEPTO DE OBRA

PARA EXPEDIENTE Y SUPERVISAR

TRABAJOS

26.1 INTEGRA A EXPEDIENTE EL

CONTRTATO, CATALOGO Y

PROGRAMA DE OBRA

28.1 SUPERVISA QUE TRABAJOS SE

LLEVEN CONFORME A ESPECIFICACIONES

DEL CONTRATO Y VERIFICA AVANCES

OFICIO

26.2, 26.3, 26.4

CONTRATO

27.1, 28.1

BITACORA

29.1, 30.1

REPORTE DE AVANCE FÍSICO FINANCIERO, OFICIO

30.2


OBRAS

27.1 EN FECHA INICIA APERTURA DE

BITACORA DE OBRA, DA DE ALTA FIRMAS, TURNA AL DEPTO DE

OBRAS

28.2 ELABORA REPORTE DE

AVANCE FISICO-FINANCIERO

DE LOS CONTRATOS, VERIFICA AVANCES Y

DETERMINA PENALIZACIONES

28.3 RECIBE DE CONTRATISTA

GENERADORES DE OBRA Y DOSTOS. DE

TRABAJOS EJECUTADOS Y LOS

AUTORIZA

29.1 RECIBE DE ÁREAS SOLICITUD

PARA REALIZAR TRABAJOS

ADICIONALES

JUSTIFICACIÓN DE CONVENIOS

MODIFICATORIOS

29.2 ANALIZA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL, DETERMINA SI

TRABAJOS SON CONGRUENTES Y

PLAZO DE EJECUCIÓN

29.3 ELABORA OFICIO CON FIRMA DEL

DGRMSG INFORMADO AL ÁREA

DEL POR QUE NO PROCEDE PETICIÓN

NO PROCEDE CONVENIO

MODIFICATORIO

SI PROCEDE CONVENIO

MODIFICATORIO

29.4 SOLICITA A EMPRESA

CONTRATADA PPTO. DE TRABAJOS

ADICIONALES PARA DETERMINAR

IMPORTE

GENERADORES DE OBRA

30.3

FACTURA, EDO. DE CTA.., ESTIMACIÓN GENERADORES Y FOTOGRAFÍA

31.1

OFICIO

31.3

OFICIO

34.1

L






11 09/08/2006

DIR. GRAL. DE REC. MAT. Y SERVICIOS

GRALES.DOCUMENTOS



PATRIMONIAL

OFICIO

35.2, 35.3, 35.5

CONTRARECIBO

35.4

SOLICITUD

36.1

OFICIO

36.3

L


CONSERVACIÓN

29.5 RECIBE PPTO. DE EMPRESA PARA

ANALISIS DE PRECIOS Y FIRMA DE

AUTORIZACIÓN

29.6 DETERMINA CONCEPTOS DE

TRABAJO Y PRECIOS PARA ELABORAR

DICTAMEN Y OBTENR FIRMAS

CORRESPONDIENTES

29.7 TURNA DICTAMEN FIRMADO Y PPTO AUTORIZADO

A DEPTO ESPECIALIZADO PARA CONVENIO

30.1 RECIBE DICTAMEN Y PPTO.,

ELABORA CONVENIO, AFECTA CC

CORRESPONDIENTE

30.2 ENVÍA A JURIDICO PARA

VO.BO. PROYECTO DE CONVENIO,

ANEXA DICTAMEN Y PPTO.

31.1 RECIBE DE JURIDICO CONVENIO Y TURNA AL DEPTO

ESPECIALIZADO

32.1 RECIBE CONVENIO, OBTIENE

FIRMA DEL CONTRATISTA Y DE LA DIR. DE ADMON.

PATRIM.

32.2 ENVIA NOTA CON FIRMA DEL

DGRMSG A OM. EL CONVENIO PARA

AUTORIZACIÓN

33.1 RECIBE DE OM CONVENIO

AUTORIZADO Y TURNA A DIR. DE ADMÓN PATRIM.

34.1 RECIBE CONVENIO Y TURNA

AL DEPTO ESPECIALIZADO

35.1 RECIBE CONVENIO, LO

ENTREGA A JURIDICO Y AL CONTRATISTA,

SOLICITA FIANZA

1

1

35.2 ELABORA OFICIO CON FIRMA DE DIR.

DE ADMON PATRIM. A DIR. DE PPTO. PARA ENVIAR CONVENIO

36.1 RECIBE DE DIR. DE PPTO. CONVENIO REQUISITADO CON

SELLO DE SUFUCIENCIA

PRESUPUESTAL Y TURNA A DEPTO ESPECIALIZADO

37.1 RECIBE CONVENIO, UN

TANTO LO ARCHICA Y EL OTRO LO AUTILIZA PARA TRAMITES DE

PAGO

37.2 TRUNA COPIA DE CONVENIO A SUBDIR.

DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

M

PRESUPUESTO

36.4, 36.5, 37.1

DICTAMEN

36.6, 36.7, 37.1,

CONVENIO

37.2, 38.1, 39.1, 39.2, 40.1, 41.1, 41.2, 42.2, 43.1, 44.1, 44.2, 45.1

OFICIO

42.1, 42.2






12 09/08/2006

DOCUMENTOS

38.1 RECIBE COPIA DE CONVENIO Y

SOLICITA A CONTRATISTA

NUEVO PROGRAMA DE OBRAS

M

SUBIRECTOR DE OBRAS Y

CONSERVACIÓN

38.2 RECIBE NUEVO PROG. DE OBRAS LO AUTORIZA Y TURNA

AL DEPTO DE OBRAS PARA SUPERVISIÓN

Y SOPORTE

PROGRAMA DE OBRAS

45.2

FIANZA

46.1

PRECIOS UNITARIOS

47.1

OFICIO

47.1, 47.2, 48.1


39.1 RECIBE DE CONTRATISTA FIANZA

DE CONVENIO, POSTERIORMENTE ENVÍA A JURÍDICO

39.2 RECIBE DE SUBDIR. DE OBRAS ESTIMACIONES CON CARGO A CONVENIO

Y CONTINUA TRAMITE CON DGPOP.

40.1 AUTORIZA PRECIOS UNITARIOS DE CADA CONTRATO Y EMITE OFICIO CON

FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL

DIR. ADMON PATRIM.

40.2 RECIBE OFICIO DE CONTRATISTA DE

CONCLUSIÓN DE TRABAJOS Y TURNA AL DEPTO DE OBRAS

FINIQUITO DE OBRA


OBRAS

41.1 RECIBE OFICIO DE CONTRATISTA Y FIJA FECHA PARA

RECEPCIÓN

41.3 ELABORA ACTAS DE CONFORMIDAD

CON LOS TRABAJOS EJECUTADOS

41.4 ENTREGA A CONTRATISTA COPIA DE ACTA Y SOLICITA SE TRAMITE FIANZA

DE VICIOS OCULTOS, ESTIMACIÓN Y

FINQUITO DE OBRA

42.1 ENVÍA AL DEPTO ESPECIALIZADO LA ESTIMACIÓN Y EL

FINIQUITO CON DOCTOS ANEXOS

43.1 RECIBE ESTIMACIÓN Y

FINIQUITO, ELABORA OFICIO CON FIRMA DE DIR. DE ADMÓN PATRIM Y DGRMSG

PARA SOLICITAR PAGO A DGPOP

43.2 INTEGRA A EXPEDIENTE COPIA

DE GARANTIA DE VICIOS OCULTOS,

ACTAS DE CONTRATO Y

FINIQUITO

43.3 ELABORA OFICIO DEL DIR. DE ADMÓN

PATRIM. PARA ENVIAR A JURÍDICO LOS CONTRATOS Y GARANTÍAS PARA

RESGUARDO

43.4 TURNA A JURIDICO

CONTRATOS Y GARANTÍAS PARA

RESGUARDO

43.5 INTEGRA AL EXPEDIENTE ACUSE

DE RECIBO

FIN

ACTAS

48.3

ESTIMACIÓN DE FINIQUITO

49.1, 50.1

OFICIO

50.1

GARANTÍA VICIOS OCULTOS, ACTAS Y FINIQUITO

50.2

CONTRATOS GARANTÍAS

50.3, 50.4

OFICIO

50.3

2

2

41.2 EL SUPERVISOR, LA EMPRESA Y

TITULAR DE INMUEBLE REVISAN OBRA, SI EXISTEN

DETALLES SOLICITA A EMPRESA LOS

CORRIJA






13 09/08/2006



1.1 Efectúa en el primer trimestre de cada año el levantamiento de necesidades de mantenimiento de inmuebles, en forma conjunta con los encargados de los centros y determinan las prioridades a atender de acuerdo a los recursos financieros aprobados para cada centro.

1.2 Entrega durante la siguiente semana a su termino, el levantamiento de necesidades conciliado con las áreas, al Departamento de Obras.


2.1 Elabora durante la semana siguiente bases técnicas, (catalogo de conceptos, presupuesto base. y anexos técnicos necesarios como son planos, croquis, detalles constructivos y otros) para determinar el proceso constructivo de los trabajos.

2.2 Turna al día siguiente a la Subdirección de Obras y Conservación la información generada, para su an álisis .


3.1 Recibe la información y la revisa durante los cinco días siguientes y recaba de las áreas usuarias su validación.

3.2 Envía al Departamento Especializado, durante los cinco días siguientes a su validación, las bases técnicas validadas para su integración al programa de obras y mantenimiento (licitaciones públicas nacionales, invitación a cuando menos tres personas y adjudicaciones directas).


4.1 Elabora dentro de los cinco días siguientes las bases de licitación, para cada caso, que puede ser por licitación publica nacional, invitación a cuando menos tres personal o adjudicación directa.

4.2 Elabora dentro de los cinco días siguientes, proyecto del programa de contratación mediante licitaciones públicas nacionales, invitación a cuando menos tres personas y adjudicaciones directas y los turna inmediatamente a la Dirección de Administración Patrimonial para su revisión.


5.1 Recibe el proyecto del programa de contratación del programa de obras y conservación, lo revisa en un plazo no mayor a dos días, según sea el caso por licitaciones públicas nacionales, invitación a cuando menos tres personas y adjudicaciones directas y lo turna inmediatamente a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su revisión y aprobación.

DIRECTOR GENERAL DE REC. MATERIALES Y SERV. GENERALES.

6.1 Recibe proyecto del programa de contratación del programa de obras y conservación, lo revisa dentro de los dos días siguientes, junto con la Dirección de Administración Patrimonial, ya sea por licitaciones públicas nacionales , invitación a cuando menos tres personas y adjudicaciones directas, recaba autorización del Oficialia Mayor y somete para su opinión al Comité de Obras, en su próxima sesión.

6.2 Genera el acuerdo correspondiente basado en la opinión del comité de obras y somete el proyecto del programa de obras y conservación y contratación para la autorización de la Junta de Gobierno en la próxima sesión inmediata.

6.3

Recibe de Oficialia Mayor a la conclusión de la sesión de Junta de Gobierno el proyecto del programa de contratación debidamente autorizado ( programa anual de obras y conservación ) del ejercicio de que se trate, y turna al Departamento Especializado.






14 09/08/2006



7.1 Recibe de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, el Programa Anual de Obras y conservación debidamente autorizado, y a más tardar durante los siguientes cinco días, elabora oficio con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para solicitar la suficiencia presupuestal a la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto. En forma especifica para cada una de las obras, obtiene acuse de recibo y archiva.

7.2 Recibe el oficio de suficiencia presupuestal emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto y Turna al día siguiente el programa de contrataciones autorizado (licitación publicas nacionales invitación a cuando menos tres personas y adjudicaciones directas) a la Dirección de Administración Patrimonial, con las indicaciones de que inmediatamente se inicien los procesos de licitaciones y /o adjudicaciones


8.1 Recibe el programa de contrataciones autorizado (licitación publicas nacionales invitación a cuando menos tres personas y adjudicaciones directas) y turna el mismo día al Departamento Especializado, para que inicie los procesos de contratación


9.1 Recibe el programa de contrataciones (licitación publicas nacionales invitación a cuando menos tres personas y adjudicaciones directas) de la Dirección de Administración Patrimonial, hace del conocimiento a la Subdirección de Obras y Conservación los cambios que en su caso se hubiesen generado e inicia inmediatamente el proceso de contratación.

9.2 Elabora dentro de los dos días siguientes, la convocatoria en original y cinco copias, conforme a la normatividad vigente para realizar las licitaciones públicas nacionales y turna para firma de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES

10.1 Recibe, firma y turna el mismo día al Departamento Especializado el original y las cinco copias de la convocatoria


11.1 Recibe debidamente firmados el original y copias de la convocatoria, la envía al día siguiente por fax al Diario Oficial de la Federación con la finalidad de obtener la cotización del costo de publicación en ese diario.

11.2 Elabora durante los siguientes cinco días bases de licitaciones para integrarlas a la convocatoria para su envío a la Secretaria de la Función Pública a través del Sistema Compranet.

11.3 Solicita una vez obtenida la cotización del costo de la publicación, a la Dirección de Comunicación Social la autorización del recurso y a la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto, cheque certificado para pago de la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación






15 09/08/2006


11.4 Efectúa a más tardar al día siguiente de recibir el cheque, el pago en el banco mediante el formato correspondiente, obteniendo el comprobante debidamente sellado de pagado por la caja registradora

11.5 Elabora y envía al día siguiente del pago, al Director del Diario Oficial de la Federación. oficio de solicitud de publicación de la convocatoria al Diario Oficial de la Federación, en la fecha programada, anexando los siguientes documentos: Original de la Convocatoria, comprobante de pago y disco magnético

11.6 Efectúa durante los dos días siguientes, en el formato establecido la comprobación del pago efectuado anexando original del comprobante de pago con sello de la caja registradora del banco y una copia de la publicación.

11.7 Integra inmediatamente al expediente de licitación la copia donde sello de recibido el Diario Oficial de la Federación, copia del pago y copia de la publicación.

11.8 Elabora dentro de los tres días siguientes a la publicación, oficios de invitación a los actos de apertura al Órgano Interno de Control, Oficialia Mayor, Dirección Jurídica y de Enlace Institucional, Dirección General de Programación Organización y Presupuesto y Subdirección de Obras y Conservación y recaba acuse de recibo.

11.9 Envía mediante oficio a la Subdirección de Obras y Conservación, copia de la convocatoria autorizada y bases de licitación para su conocimiento y participación en los eventos del proceso.


12.1 Recibe el oficio de invitación, copia de la convocatoria autorizada y bases de licitación, toma nota de los eventos en los que participa e integra inmediatamente al expediente de cada obra.


13.1 Recibe durante el periodo de venta de bases de la convocatoria, de las empresas que desean participar en la licitación los documentos solicitados en la convocatoria, revisa que cumpla con los requisitos y realiza la venta de las bases correspondientes. Rechazando la documentación de las empresas que no cumplan con lo solicitado en la convocatoria,

13.2 Recomienda a las empresas para que en la fecha programada realice conjuntamente con el personal del Departamento de Obras dependiente de la Subdirección de Obras y Conservación, una visita a los lugares donde se ejecutaran los trabajos

JEFE DE DEPARTAMENTO OBRAS

14.1 Realiza en la fecha programada, en forma conjunta con las empresas la visita al sitio donde se ejecutaran los trabajos motivo de la licitación con el objet o de que las empresas a participantes conozcan con precisión los alcances de los trabajos y condiciones particulares del lugar, recomendando que cualquier duda deberá presentarse por escrito, la cual será aclarada en la junta de aclaraciones en el lugar y fecha especificada en bases.


15.1 Realiza en la fecha programada, el evento de junta de aclaraciones a las bases de la licitación, contando con la participación de la Subdirección de Obras y Conservación, invitados que asistan y los representantes de las empresas participantes, elaborando y firmando por los participantes el acta correspondiente en donde quedan asentadas todas las aclaraciones a las preguntas presentadas por escrito, entregando copia a todos los participantes.






16 09/08/2006


15.2 Integra al concluir el evento de junta de aclaraciones a las bases de la licitación, en el expediente el acta original.


16.1 Preside en la fecha programada en representación del sistema los actos públicos de recepción y apertura técnica y económica de la licitación, revisando, a través, de la Subdirección de Obras y Conservación y Departamento Especializado, que se presenten todos los documentos solicitados en las bases de licitación, desechando aquella propuesta que omita alguno de ellos, elabora el acta correspondiente firmando todos los participantes e invitados que asistan y entrega en el mismo acto copia fotostática a los presentes, quedando las propuestas técnica y económicas en poder del Departamento Especializado, para su análisis.


17.1 Integra al concluir el evento el acta original de los actos de apertura técnica y económica al expediente de la licitación

17.2 Analiza y revisa cualitativamente dentro del plazo marcado todas las propuestas recibidas de los participantes en la licitación, desechando las que no cumplan con los requisitos solicitados y no satisfagan las condiciones estipuladas en las bases de la licitación. Elaborando dictamen con firma del Jefe de Departamento Especializado y Dirección de Administración Patrimonial.

17.3 Elabora durante el plazo establecido dictamen de fallo. Con firma del Jefe de Departamento Especializado, Director Administración Patrimonial y Director General de Recursos Materiales y Servicios generales en el cual se menciona en forma general las fechas y eventos desarrollados durante la licitación, el análisis de todas las ofertas el cual sirvió de base para determinar las empresas desechadas, solventes y la que resulte adjudicada, mismo que se da a conocer en junta publica.

17.4 Realiza en la fecha programada y en acto público el evento de fallo de la licitación, entrega copia fotostática del acta a los participantes e invitados que asistan, así mismo, entrega oficios de desechamiento a las empresas, si fuera el caso, solicita a la empresa adjudicada la entrega de garantías de cumplimiento y anticipo y da por terminada la licitación.

17.5 Integra al concluir el evento dictamen y acta de fallo en original. al expediente de la licitación.

17.6 Elabora durante los cinco días siguientes al fallo, proyecto de contrato de acuerdo al resultado de fallo de la litación, Afectando el centro de costo que corresponde, para su envío de visto bueno a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, anexando copia del fallo, presupuesto y documentación legal de la empresa adjudicada.


18.1 Recibe dentro de los cinco días de su envío, de la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, debidamente aprobado y firmado el contrato en cinco tantos, y turna el mismo día al Departamento Especializado


19.1 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial, contrato en cinco tantos, durante los dos días siguientes, recaba firmas del contratista adjudicado y de la Dirección de Administración Patrimonial.






17 09/08/2006


19.2 Envía inmediatamente después de recabar las firmas señaladas, mediante nota informativa con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Oficialia Mayor el contrato en cinco tantos, para su firma de autorización.

DIRECTOR GRAL DE REC. MATERIALES Y SERVICIOS

20.1 Recibe de Oficialia Mayor el contrato en cinco tantos, debidamente firmado y autorizado y turna al día siguiente a la Dirección de Administración Patrimonial, para continuar con el proceso.

DIRECTOR DE ADMÓN PATRIMONIAL

21.1 Recibe de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales el contrato en cinco tantos, debidamente firmado y autorizado y turna a más tardar al día siguiente al Departamento Especializado.


22.1 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial, contrato en cinco tantos y entrega durante los dos días siguientes, mediante oficio un tanto al contratista y el segundo tanto a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional.

22.2 Elabora durante los dos días siguientes a su recepción, oficio con firma del Director de Administración Patrimonial para envío a la Dirección de Presupuesto de los tres tantos restantes para lo siguiente: Un tanto para control de la Dirección de Presupuesto Dos tantos para recabar el sello de suficiencia presupuestal.

DIRECTOR DE ADMO N. PATRIMONIAL

23.1 Recibe de la Dirección de Presupuesto los dos tantos del contrato debidamente requisitado con el sello de suficiencia presupuestal, y turna a más tardar al día siguiente, al Departamento Especializado.


24.1 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial. los dos tantos del contrato debidamente requisitado con el sello de suficiencia presupuestal, inmediatamente archiva un tanto en el expediente de la licitación y el ultimo tanto es utilizado para los tramites de pago.

24.2 Elabora y envía de acuerdo a las fechas programadas, oficio con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios generales y del Director de Administración Patrimonial, para solicitar a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto el pago del anticipo, anexando original de la Factura y copia de la fianza de anticipo.

24.3 Turna al concluir los tramites anteriores, copia a la Subdirección de Obras y Conservación mediante oficio de los siguientes documentos, obteniendo acuse de recibo: Contrato formalizado y autorizado Catalogo de conceptos presentado en la licitación por la empresa adjudicada Programa de obra económico presentado en la licitación por la empresa adjudicada.

24.4 Integra inmediatamente en el expediente la copia del oficio con acuse de recibo de la Subdirección de Obras y Conservación.


25.1 Recibe del Departamento Especializado, copia de Contrato formalizado y autorizado, Catalogo de conceptos y Programa de obra económico presentados en la licitación por la empresa adjudicada, e inmediatamente turna al Departamento de Obras, para conformar el expediente de cada obra y la supervisión de los trabajos a ejecutar durante el plazo estipulado en el contrato hasta la conclusión y finiquito del mismo.






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26.1 Integra inmediatamente en el expediente copia de Contrato formalizado y autorizado, Catalogo de conceptos y Programa de obra económico presentados en la licitación por la empresa adjudicada que recibió de la Subdirección de Obras y Conservación.


27.1 Efectúa en la fecha programada de inicio de los trabajos la apertura de la bitácora de obra, para cada uno de los contratos, dando de alta las firmas autorizadas por parte del Sistema y de la empresa constructora, turnando para su control y seguimiento al Departamento de Obras.


28.1 Supervisa a través del Supervisor designado que los trabajos ejecutados por la empresa se lleven a cabo conforme a las especificaciones del contrato, anotando en las bitácoras las indicaciones dadas al contratista y verificando que los avances se den de acuerdo a lo programado.

28.2 Elabora mensualmente el reporte del avance físico – financiero de todos los contratos de obra pública, para verificar los avances programados y en su caso determina las penalizaciones.

En caso que tenga que penalizar un contrato, elabora el oficio al contratista, con copia al Departamento Especializado, notificándole el importe a deducir en el pago de la estimación correspondiente o en su caso a cubrir dicho importe en efectivo o cheque certificado a en la caja general del sistema, Obteniendo comprobante de ingreso proporcionando copia de este a la Subdirección de Obras y Conservación y al Departamento Especializado, para su conocimiento y control.

28.3 Recibe del contratista a través del supervisor de obra, los generadores de obra, fotografías y croquis correspondientes de los trabajos ejecutados, revisa, aprueba y firma en el plazo estipulado en el contrato, y devuelve al contratista, para que este elabore la estimación correspondiente, para su pago.

JUSTIFICACIÓN DE CONVENIOS MODIFICATORIOS SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

29.1 Recibe de las áreas usuarias solicitud de realizar trabajos adicionales a los contratados, de cuyo contrato esta vigente

29.2 Analiza en un plazo no mayor a cinco días y dentro del plazo contractual, si existe disponibilidad presupuestal, determina si los trabajos solicitados son congruentes con el objeto del contrato, su complejidad para realizarlos y el plazo de ejecución.

NO PROCEDE POR ALGUNA CAUSA EL CONVENIO MODIFICATORIO 29.3 Elabora inmediatamente oficio con firma del Director General de Recursos

Materiales y Servicios Generales y/o Director de Administración Patrimonial el cual da respuesta al área solicitante informando las causas por lo que no es posible atender su petición.

SI PROCEDE EL CONVENIO MODIFICATORIO 29.4 Solicita dentro del un plazo no mayor a siete días de haber recibido la

solicitud de trabajos adicionales a la empresa contratista que esta ejecutando los trabajos del contrato vigente, presente presupuesto de los trabajos solicitados como adicionales, para determinar el importe de los mismos y el porcentaje que representa respecto al contrato original.






19 09/08/2006


29.5 Recibe de la empresa contratista el presupuesto solicitado para revisión de conceptos y análisis de precios. Y firma de autorización

29.6 Determina dentro de los tres días siguientes a la recepción del presupuesto de trabajos adicionales, conceptos de trabajo y precios unitarios que sirven como soporte para elaborar el dictamen correspondiente con firma del Subdirector de Obras y Conservación y Dirección de Administración Patrimonial.

29.7 Turna el Dictamen debidamente firmado y presupuesto autorizado al Departamento Especializado, para elaborar el proyecto de convenio, el cual deberá de suscribirse dentro del plazo contractual.


30.1 Recibe de la Subdirección de Obras y Conservación, Dictamen debidamente firmado y presupuesto autorizado, y en un plazo máximo de dos días elabora Proyecto de Convenio Afectando el centro de costo que corresponde, para su envío de visto bueno a la Dirección General Jurídica y Enlace Institucional, anexando proyecto de convenio, presupuesto y dictamen.

30.2 Envía al siguiente día el proyecto de convenio, para visto bueno a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, anexando copia del dictamen y presupuesto autorizado.


31.1 Recibe dentro de los cinco días de su envío, de la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, debidamente aprobado y firmado como testigo convenio en cinco tantos, y turna el mismo día al Departamento Especializado.


32.1 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial, convenio en cinco tantos, durante los dos días siguientes, recaba firmas del contratista y de la Dirección de Administración Patrimonial como testigo.

32.2 Envía inmediatamente después de recabar las firmas señaladas, mediante nota informativa con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Oficialia Mayor el convenio en cinco tantos, para su firma de autorización.

DIRECTOR GRAL. DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES

33.1 Recibe de Oficialia Mayor el convenio en cinco tantos, debidamente firmado y autorizado y turna al día siguiente a la Dirección de Administración Patrimonial, para continuar con el proceso.


34.1 Recibe de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales el convenio en cinco tantos, debidamente firmado y autorizado y turna a más tardar al día siguiente al Departamento Especializado


35.1 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial, convenio en cinco tantos y entrega durante los dos días siguientes, mediante oficio un tanto la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional y el segundo tanto al contratista, solicitándole la fianza que ampara el importe y/o tiempo del convenio la cual deberá entregar dentro los quince días siguientes, a la formalización del convenio






20 09/08/2006


35.2 Elabora durante los dos días siguientes a su recepción, oficio con firma del Director de Administración Patrimonial para envío a la Dirección de Presupuesto de los tres tantos restantes del convenio, para lo siguiente: Un tanto para control de la Dirección de Presupuesto Dos tantos para recabar el sello de suficiencia presupuestal.


36.1 Recibe de la Dirección de Presupuesto los dos tantos del convenio debidamente requisitado con el sello de suficiencia presupuestal, y turna a más tardar al día siguiente, al Departamento Especializado


37.1

Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial, los dos tantos del convenio debidamente requisitado con el sello de suficiencia presupuestal, inmediatamente archiva un tanto en el expediente de la licitación y el último tanto es utilizado para los trámites de pago.

37.2 Turna al concluir los trámites anteriores, copia del convenio a la Subdirección de Obras y Conservación.


38.1 Recibe del Departamento Especializado, copia del convenio formalizado y autorizado y solicita inmediatamente por oficio a la empresa contratista el nuevo programa de obras.

38.2 Recibe del contratista el nuevo programa de obras. Revisa y autoriza y lo turna al Departamento de Obras, para su supervisión y soporte de las estimaciones con cargo al convenio.


39.1 Recibe del contratista en el plazo señalado original y una copia de la fianza del convenio, resguarda el original para su posterior envío a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional y archiva la copia en el expediente de la licitación.

39.2 Recibe de la Subdirección de Obras y Conservación las estimaciones con cargo al convenio, saca una copia de la Fianza, la integra a la estimación y continúa con trámite de pago ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.


40.1 Autoriza a través del Departamento de Mantenimiento, los precios unitarios extraordinarios de cada contrato emitiendo el oficio correspondiente, con firma de autorización del Di rector de Administración Patrimonial, envía copia al Departamento Especializado

40.2

FINIQUITO DE OBRA Recibe oficio del contratista en el cual manifiesta la conclusión de los trabajos y solicita la recepción por parte de la Subdirección de obras y Conservación. Acusa de recibo y turna el mismo día al Departamento de Obras .


41.1 Recibe de la Subdirección de Obras y Conservación, el oficio del contratista en el cual manifiesta la conclusión de los trabajos, se comunica telefónicamente con el contratista y fijan fecha de recepción, turna oficio al supervisor encargado de la obra indicándole la fecha acordada para realizar la recepción.






21 09/08/2006


41.2 Acude el Supervisor en fecha programada al lugar de los trabajos y en forma conjunta con el representante de la empresa contratada y el responsable del inmueble efectúa la revisión de cada una de los conceptos ejecutados y verifica que cada uno de éstos se encuentren concluidos en su totalidad; en caso de existir detalles por concluir, solicita a la empresa que corrija en un plazo no mayor a quince días, a efecto de firmar el acta de entrega recepción de los mismos.

41.3 Elabora al recibir de Conformidad los conceptos ejecutados las actas siguient es: A.- acta de recepción física de trabajos contratados y recaba firmas el contratista, del Subdirector de Obras y Conservación y Director de Administración Patrimonial, B.- acta de entrega de trabajos contratados, en la cual se hace entrega al área usuaria, recaba firmas del Subdirector de Obras y Conservación y el responsable del inmueble. C.- acta administrativa de los trabajos contratados y recaba firmas del contratista y del Subdirector de Obras y Conservación.

41.4 Entrega al contratista, una vez recabadas las firmas, copia del acta y solicita se tramite la fianza de vicios ocultos, elabore la última estimación y el finiquito de la obra.


42.1 Envía inmediatamente al Departamento Especializado la estimación de Finiquito y Última anexando la siguiente documentación: 1.- Original de la Factura 2.- Original del Estado de cuenta 3.- Original de la Estimación. 4.- Original de los generadores, croquis y fotografías 5.- Original del acta de recepción física de trabajos contratados. 6.- Original del acta de entrega de trabajos contratados. 7.- Original del acta administrativa de los trabajos contratados. 8.- Copia de la Bitácora de obra. 9.- Original de la Fianza de vicios ocultos. 10.- Copia del finiquito de de obra.


43.1 Recibe de la Subdirección de Obras y Conservación la estimación de finiquito y elabora a más tardar dentro de los tres días oficio a firma de la Dirección de Administración Patrimonial y de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para solicitar el pago a la Dirección General de Programación y Presupuesto.

43.2 Integra en el expediente de la licitación copia de la garantía de vicios ocultos y las actas de recepción física y administrativa de contrato, finiquito y acta de entrega al usuario.

43.3 Elabora oficio en original y copia con firma del Director de Administración Patrimonial para enviar a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, los contratos originales y las garantías originales para su resguardo.

43.4 Turna a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, los contratos originales y las garantías originales para su resguardo. obteniendo acuse de recibo

43.5 Integra al expediente el acuse de recibo del oficio en el que envío los contratos y las garantías originales para su resguardo a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional

FIN






22 09/08/2006

7. REFERENCIAS



7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado el Publicado el 8 de febrero de 2006 en el Diario Oficial del la Federación.




PROCEDIMIENTO PARA:

CONTRATAR Y PAGAR SEGUROS DE BIENES PATRIMONIALES

AGOSTO 2006



CLAVE PRM-07

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: CONTRATAR Y PAGAR SEGUROS DE

BIENES PATRIMONIALES 2 09/08/2006





MARTINEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA

1.- OBJETIVO 2.- ALCANCE 3.- DEFINICIONES 4.- RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5.- DIAGRAMA DE FLUJO 6.- DESARROLLO 7.- REFERENCIAS

3 4 5 6 7

10

13


CLAVE: PRMSG-07



PROCEDIMIENTO PARA: CONTRATAR Y PAGAR SEGUROS

DE BIENES PATRIMONIALES 3 09/08/2006

1. OBJETIVO

Gestionar la contratación de pólizas de seguros para amparar los bienes, muebles e inmuebles patrimonio del sistema nacional para el desarrollo integral de la familia


CLAVE: PRMSG-07





2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Departamento de Patrimonio Inmobiliario, la Oficina de Seguros de Bienes Patrimoniales y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF relacionadas con bienes patrimoniales


CLAVE: PRMSG-07





3. DEFINICIONES

3.1. Póliza de Seguros de Bienes Patrimoniales: Cubren los riesgos a que se encuentran expuestos los bienes, muebles e inmuebles del Sistema Nacional DIF, así como, la responsabilidad en que incurra el Sistema, por su operación.

3.2. Prima: Es el pago que se hace a la Compañía de Seguros en el momento de la celebración del contrato, entendiéndose que es por un año

3.3. Proveedor: Persona física o moral que celebra contratos de adquisiciones, arrendamientos o servicios, mediante una remuneración a cargo del contratante

3.4. Contrato: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen en él.

3.5. Pago: cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o contratos.

3.6. Sistema : Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.


CLAVE: PRMSG-07






4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

- Autorizar el pago de las facturas por los servicios contratados, así como, el pago, por nuevas altas y adhesiones, durante la vigencia de la póliza.

4.2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL - Gestionar, ante la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, la contracción de las pólizas

necesarias para amparar en forma adecuada los bienes propiedad del Sistema Nacional DIF, así como, la responsabilidad en que incurra en el desarrollo de sus actividades.

- Revisar y autorizar que la documentación para pago se realice con estricto apego a lo establecido en el contrato y a las solicitudes de alta durante la vigencia del mismo

4.3. SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN - Revisar anteproyecto de presupuesto, para asegurar los bienes, muebles e inmuebles - Revisar y da seguimiento al presupuesto autorizado, para el pago de seguros - Solicitar información actualizada, para el aseguramiento de cada ejercicio - Atender todo lo inherente a la Licitación Pública, para la contratación de los Seguros - Vigilar y controlar, el aseguramiento de los bienes, muebles e inmuebles, propiedad del

Sistema Nacional DIF. 4.4. DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO - Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto - Revisar programa de aseguramiento de bienes patrimoniales - Revisar que las pólizas de seguro y recibos de pago estén de acuerdo a las ofertas técnicas,

económicas y al programa de aseguramiento de bienes patrimoniales 4.5. OFICINA DE SEGUROS DE BIENES PATRIMONIALES - Elaborar Programa de Aseguramiento, para contratar los seguros de bienes patrimoniales - Verificar pólizas de seguros y recibos de cobro, de conformidad con el Programa de

Aseguramiento, Ofertas Técnicas y Económicas de la Licitación Pública


CLAVE: PRMSG-07





1.1 RECIBE DE DEPTO DE APOYO

ADMVO. DE DRMSG LINEAMIENTO

P/FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTO

INICIOLINEAMIENTOS

1.2 ANALIZA LINEAMIENTOS Y

FORMULA ANTEPROYECTO DE PTTO. DETERMINA

IMPORTE ANUAL DE CONTRATACIÓN DE

SEGUROS

1.3 OBTIENE AUTORIZACIÓN DEL

DIR. DE ADMÓN PATRIMONIAL EN

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

2.1 RECIBE DE DIR. DE ADQ. OFICIO

C/FECHAS PROGRAMADAS DE

PROCESOS DE LICITACIÓN

2.2 PARTICIPA EN FECHAS

PROGRAMAS, PARA EVENTOS DE

LICITACIÓN

1.1, 1.2


1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6

OFICIO

1.6, 1.7

DOCUMENTOSSUBDIRECTOR DE

OBRAS Y CONSERVACIÓN

BASES

1.7

PROPUESTA TÉCNICA

2.3, 3.1

1.4 ELABORA OFICIO Y ENVÍA JUNTO CON ANTEPROYECTO AL DEPTO DE APOYO

ADMVO.

1.5 OBTINE ACUSE DE RECIBO Y

ARCHIVA

1.6 ELABORA OFICIO C/FIRMA DEL DIR. DE

ADMÓN PATRIM. P/REQUERIR A LA DIR

DE ADQ. LA CONTRATACIÓN DEL

SEGURO

2.3 RECIBE DE DIR. DE ADQ.

PROPUESTAS TÉCNICAS DE

PRESTADORES DE SERVICIOS

PARTICIPANTES

3.1 ANALIZA PROPUESTAS DE

PARTICIPANTES CON PROG. D/ ASEGURAM Y BASES D/LICITCIÓN

EMITE RESULTADO TÉCNICO Y OBTIENE

FIRMA

3.2 ENVÍA RESULTADO

TÉCNICO FIRMADO POR DIR. DE OBRAS

A DIR. DE ADQ. Y ALMACENES

3.3 RECIBE DE DIR DE ADQ Y ALM.

COPIA DE FALLO DE LICITACIÓN PÚBLICA

3.4 RECIBE DE DIR. DE ADQ. CARTA

COBERTURA EMITIDA POR COMPAÑÍA ASEGURADORA

GANADORA

3.5 ELABORA OFICIO D/DIR D/ADMÓN

PATRIM. P/COMUNICAR A

JEFES DE DEPTO. ADMVOS DE ÁREAS

NOMBRE D/EMPRESA GANADORA

4.1 ECIBE DE DIR DE ADQ. COPIA DE

CONTRATO SUCRITO CON PRESTADOR DE

SERVICIOS

4.2 ELABORA VOLANTE DE

CONTROL CON INSTRUCCIONES Y

TURNA A SUBDIR. DE OBRAS

5.1 RECIBE COPIA DE CONTRATO Y TURNA CON INTRUCCIONES

AL DEPTO. DE PATRIMONIO

INMOBILIARIO Y OFICINA D/SEGUROS

1

1

A

PROG. DE ASEGURAMIENTO, BASES

3.1

RESULTADO TÉCNICO

3.1, 3.2

FALLO DE LICITACIÓN

3.3

CARTA COBERTURA

3.4

OFICIO

3.5

VOLANTE DE CONTROL, CONTRATO

4.1, 4.2


PATRIMONIAL


CLAVE: PRMSG-07





COORDINACIÓN TÈCNICA DE PROYECTOS Y PATRIMONIO

INMOBILIARIODOCUMENTOS

A

6.1 SE ENTERA DE CONDICIONES DE

CONTRATO, DÁ SEGUIMIENTO A OPERACIÓN Y

ARCHIVA

6.2 EN 2a QUINCENA DE DIC. ELABORA

OFICIO C/FIRMA DE DIR. DE ADMÓN

PATRIM Y RECUERDA A LA ASEGURADORA PRESENTE PÓLIZAS Y RECIBO DE COBRO

6.3 RECIBE EN 20 DÍAS DE

ASEGURADORA LAS PÓLIZAS Y RECIBOS

DE COBRO

6.4 VERIFICA QUE RECIBOS Y PÓLIZAS SEAN ACORDES A PROGRAMA Y CON LAS PROPUESTAS

ECONÓMICAS Y TÉCNICAS

6.5 COMUNICA A ASEGURADORA QUE

PÓLIZAS Y/O RECIBOS CONTIENEN

ERRORES Y SEAN CORREGIDAS

¿SON CORRECTAS LAS PÓLIZAS

Y RECIBOS DE COBRO?

NO SI

6.6 ELABORA OFICIO P/FIRMA DE DRMSG

Y DIR DE ADÓN APTRIM PARA TRÁMITE ANTE

DGPOP DE PAGO CORRESPONDIENTE

6.7 ENVÍA OFICIO AL DEPTO DE APOYO

ADMVO. DE DGRMSG P/CONTROL DE

GASTO EN PARTIDAS AFECTADAS

6.8 RECIBE DE DEPTO. DE APOYO

ADMVO. OFICIO REBRICADO CON

RELACIÓN DE FACTURAS Y

RECIBOS

6.9 ENVÍA A DGRMSG OFICIO, POLÍZAS Y

RECIBOS PARA FIRMA

6.10 RECIBE DE DGRMSG OFICIO

FIRMADO Y ACUSA DE RECIBO EN COPIA

6.11 ENVÍA OFICIO CON PÓLIZAS Y

RECIBOS A DGPOP, PARA AUTORIZACIÓN

PRESUPUESTAL Y PAGO

6.12 INTEGRA EXPEDIENTE CON

PÓLIZAS Y RECIBOS DE PAGO DE LOS 15

RAMOS


ADMÓN PATRIM. Y TURNA A SUBDIR DE

TRANSP. LAS PÓLIZAS DE VARIOS

RAMOS

6.14 INT. ARCHIVO CON EXP. DE

PRIMEROS 12 RAMOS EN PÓLIZAS Y

COPIAS DE RECIBOS DE PAGO Y DE 3

ÚLTIMOS COPIA DE PÓLIZAS Y RECIBOS

FIN

CONTRATO

5.1, 5.2

OFICIO

6.2

PÓLIZAS Y RECIBOS DE COBRO

6.3, 6.4, 6.5, 6.9, 6.10, 6.11

OFICIO

6.6, 6.7, 6.8, 6.9, 6.11

EXPEDIENTE

6.12, 6.14

OFICIO

6.13


CLAVE: PRMSG-07





RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

1.1 Recibe del Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales por correo electrónico, en diskette u oficio, los Lineamientos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto y al momento sella de recibido según sea el caso.

1.2 Analiza el mismo día los Lineamientos y de acuerdo a estos formula a través de la Oficina de Seguros de Bienes Patrimoniales el Anteproyecto de Presupuesto, determinando el importe anual de la contratación de los seguros de bienes patrimoniales a fin de que sea entregado en el plazo marcado.

1.3 Obtiene al día siguiente firma de autorización del Director de Administración Patrimonial en el Anteproyecto de Presupuesto.

1.4 Elabora oficio, firma y envía el miso día junto con el Anteproyecto de Presupuesto al Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, dentro del plazo establecido

1.5 Obtiene acuse de recibo y archiva inmediatamente en el expediente del Anteproyecto de Presupuesto.

1.6 Dentro de los treinta días naturales posteriores a la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto o en la fecha que la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales lo indique elabora oficio con firma del Director de Administración Patrimonial para requerir a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes la contratación del seguro de los Bienes Patrimoniales.


2.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, oficio con las fechas programadas de los actos de revisión de bases, junta de aclaración de bases, recepción de propuestas técnicas y económicas, apertura de propuestas técnicas, apertura de propuestas económicas y acto de fallo, acusa de recibo al momento y turna a la Subdirección de Obras y Conservación.

2.2 Participa en las fechas programadas por la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, en los eventos mencionados en el punto anterior.

2.3 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, al concluir el evento de apertura de propuestas técnicas, las propuestas técnicas de los prestadores de servicio participantes y al momento acusa de recibo


3.1 Analiza a través de la Oficina de Seguros, en un tiempo máximo de 10 días hábiles, las propuestas técnicas de proveedores participantes, contra prog rama de aseguramiento y las bases de licitación pública nacional, elabora el resultado técnico en cuatro tantos y obtiene firma del Director de Administración Patrimonial.


CLAVE: PRMSG-07





RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 3.2 Envía a más tardar al día siguiente, el resultado técnico

debidamente firmado por el Direc tor de Administración Patrimonial a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, obtiene acuse de recibo y distribuye. Un tanto para la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. Un tanto para la Subdirección de Obras y Conservación. Un tanto para el acuse de recibo.

3.3 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, al concluir el evento, copia del acta del fallo de la Licitación Pública.

3.4 Recibe en un tiempo máximo de 5 días naturales de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes original de la Carta Cobertura emitida por la Compañía Aseguradora que resulto ganadora en la Licitación Publica

3.5 Elabora como mínimo con 10 días de anticipación del inicio del servicio. oficio con firma del Director de Administración Patrimonial, para comunicarles a las Coordinaciones Administrativas y Departamentos de Apoyo Administrativo de las Áreas del Sistema, el nombre de la compañía Aseguradora con quien quedan asegurados los bienes patrimoniales,


4.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, copia del contrato suscrito con el prestador de servicios, inmediatamente sella de recibido y registra en libreta de correspondencia

4.2 Elabora volante de control el mismo día de su recepción, con instrucciones y envía a la Subdirección de Obras y Conservación una copia del contrato y archiva un tanto


5.1 Recibe copia del contrato, al siguiente día obtiene fotocopia y turna con las instrucciones correspondientes al Departamento de Patrimonio Inmobiliario y al Jefe de la Oficina de Seguros.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO Y OFICINA DE SEGUROS

6.1 Se entera al día siguiente de su recepc ión, de las Condiciones del contrato, da seguimiento a todos y cada uno de sus puntos de operación, archiva la documentación.

6.2 Durante la segunda quincena de diciembre elabora oficio con firma del Subdirector de Administración Patrimonial, recordando a la Aseguradora ganadora en la Licitación que deberá presentar a más tardar durante los 20 días naturales del mes de enero las pólizas y recibos de cobro marcados en bases.


CLAVE: PRMSG-07





RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 6.3 Recibe durante los 20 días naturales de la Compañía

Aseguradora las pólizas y los recibos de cobro

6.4 Verifica durante los 30 días naturales siguientes de haber recibido las pólizas de aseguramiento y los recibos de cobro que estén acordes con el Programa de Aseguramiento y con las propuestas económicas de la Licitación Publica y determina.

¿ESTÁN CORRECTAS LAS PÓLIZAS Y RECIBOS DE COBRO?

6.5

No Comunica vía telefónica al prestador de servicios que las pólizas y/o recibos contienen errores, y que se presenten a recogerlas en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de la comunicación telefónica para su corrección

6.6

Si Elabora oficio en original y seis copias para firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección de Administración Patrimonial, en un plazo no mayor a diez días naturales, al plazo de la revisión, para tramitar ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto el pago correspondiente.

6.7 Envía al día siguiente el oficio al Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para el control del gasto de las partidas afectadas

6.8 Recibe el mismo día del Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servi cios Generales , el oficio rubricado en original con seis tantos junto con la relación de facturas y recibos

6.9 Envía el mismo día de su recepción a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales el oficio en original con seis copias, anexando pólizas con sus recibos de cobro, para firma del Director

6.10 Recibe a más tardar al día siguiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales oficio firmado en original con seis copias junto con facturas y recibos de pago y acusa de recibido en copia del oficio.


CLAVE: PRMSG-07





RESPONSABLE ACT. No.

DESARROLLO

6.11

Envía el mismo día de su recepción oficio junto con pólizas y recibos de cobro, a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para trámite de autorización presupuestal y pago, obtiene acuse de recibo y distribuye. Primera copia: Dirección de Administración Patrimonial Segunda copia: Dirección de Presupuesto. Tercera copia: Dirección de Finanzas. Cuarta copia: Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Quinta copia: Subdirección de Obras y Conservación Sexta copia: Expediente

6.12 Integra inmediatamente, expedientes con sus pólizas y recibos pagados de los 15 ramos siguient es: 1.- Inmuebles 2.- Dinero y Valores 3.- Rotura Accidental de Cristales 4.- Equipo de Contratistas 5.- Robo y/o Asalto a Contenidos 6.- Equipo Electrónico 7.- Rotura de Maquinaria 8.- Calderas y Equipos Sujetos a Presión 9.- Perdidas Consecuenciales 10.- Responsabilidad Civil General 11.- Transporte de Mercancías con Reportes Mensuales 12.- Marítimo y Transporte Equipo Especial Anual 13.- Automóviles 14.- Camiones 15.- Autobuses

6.13 Elabora dentro de los 5 días siguientes, oficio con firma del Director de Administración Patrimonial y turna a la Subdirección de Transportes las pólizas de los ramos de: Automóviles, Camiones y Autobuses, para que se porten en cada unidad vehicular

6.14 Integra inmediatamente el archivo con los expedientes de los primeros 12 ramos en pólizas originales y copias de recibos de pago y de los tres últimos, copia de pólizas y copias de recibos.

FIN

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE: PRMSG-07





7. REFERENCIAS

7.1 Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros.

(D.O.F.31-VIII-1935, ref. 24-IV-2006)

7.2 Ley Sobre el Contrato de Seguro. (D.O.F. 31 -VIII-1935 ref. 24-I V-2006)

7.3 Código Civil Federal. (D.O.F. 26 -V-1928 última reforma 31-XII-2004)

7.4 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 4-I-2000)

7.5 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 20 -VIII-01)

7.6 Políticas, Bases y Lineamientos del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.



PROCEDIMIENTO PARA :

TRÁMITAR LA RECUPERACIÓN DE INDEMNIZACIONES EN SINIESTROS DE INMUEBLES, MOBILIARIO, EQUIPO Y DE

RESPONSABILIDAD CIVIL

AGOSTO 2006



CLAVE PRM-08

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: TRÁMITAR LA RECUPERACIÓN DE

INDEMNIZACIONES EN SINIESTROS DE INMUEBLES, MOBILIARIO, EQUIPO Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL 2 09/08/2006





MARTINEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7

10

15


CLAVE: PRMSG-08



PROCEDIMIENTO PARA: TRÁMITAR LA RECUPERACIÓN DE INDEMNIZACIONES EN SINIESTROS DE INMUEBLES, MOBILIARIO, EQUIPO Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL 3 09/08/2006

1. OBJETIVO

Gestionar ante la compañía aseguradora la recuperación por los siniestros que afecten los inmuebles patrimonio del Sistema Nacional DIF, así como sus contenidos y las afectaciones a terceros.


CLAVE: PRMSG-08




2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Departamento Patrimonio Inmobiliario, Oficina de Seguros de Bienes Patrimoniales y en general a todas las áreas del Sistema Nacional DIF, relacionadas con bienes patrimoniales.


CLAVE: PRMSG-08




3. DEFINICIONES

3.1. Seguros de Bienes Patrimoniales: Cubren los riesgos a que se encuentran expuestos los bienes, muebles e inmuebles del Sistema Nacional DIF, así como, la responsabilidad en que incurra el Sistema, por su operación.

3.2. Deducible: Es la cantidad establecida que queda a cargo del asegurado a partir de la cual

la aseguradora empezará a indemnizar, o bien es la cantidad que se deducirá del pago total de la indemnización. Su razón de ser es para evitar el pago de una cantidad muy grande de pequeñas indemnizaciones que se podrían presentar en un ramo de seguros determinado.

3.3. Póliza: Documento que contiene el convenio o contrato celebrado entre Asegurador y

Asegurado. Nuestro Código de Comercio, en su Art. 549 dice: El seguro se perfecciona por un documento público o privado que se llama póliza. La póliza puede ser nominativa, a la orden al portador. Si se otorgare por documento privado se extenderá por duplicado.

Es el documento que instrumenta el contrato de seguro. Refleja las normas que regulan las relaciones contractuales entre el Asegurador y el Asegurado. Sólo cuando ha sido emitido y aceptado por ambas partes se puede decir que han nacido los derechos y obligaciones que del mismo se derivan.

3.4. Siniestro: Cualquier suceso que cause daños en el bien asegurado.

3.5. Indemnización: Es la cantidad que esta obligada a pagar la Aseguradora a consecuencia

de un siniestro, después de restarle el deducible y coaseguro, si los hubiera. La indemnización puede ser pagada en especie, en dinero, reponiendo el bien dañado o reparándolo.

3.6. Finiquito: Documento que firma el asegurado o contratante a consecuencia de un

accidente, una vez que la Cía. Aseguradora le a satisfecho la indemnización.

3.7. Proveedor: Persona física o moral que celebra contratos de adquisiciones, arrendamientos o servicios, mediante una remuneración a cargo del contratante.


CLAVE: PRMSG-08





4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES - Determina las acciones necesarias para evitar mayores daños en los inmuebles, mobiliario,

equipo y responsabilidad civil - Instruye a la Dirección de Administración Patrimonial, para que se lleven a cabo los trámites

y gestiones necesarias para la recuperación de la indemnización - Comunica oficialmente a las áreas afectadas, la conclusión o rechazo, del siniestro

reclamado

4.2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL - Interviene en la gestión para la recuperación de la indemnización por los siniestros ocurridos

a los muebles e inmuebles y de Responsabilidad Civil. 4.3. SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN - Elabora dictamen técnico, en caso de siniestro en los inmuebles del Sistema. 4.4. DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO - Realiza Inspección física del inmueble afectado en un siniestro. - Dictamina y cotiza, los trabajos de restauración de inmuebles, afectados por un Siniestro. - Elabora reportes de seguridad estructural de Inmuebles afectados por un Siniestro. 4.5. OFICINA DE SEGUROS DE BIENES PATRIMONIALES - Asesora y da seguimiento con las áreas afectadas, para integrar el expediente del Siniestro. - Integra el expediente del siniestro, para la recuperación de la indemnización ante la

Compañía Aseguradora. - Analiza y determina las coberturas a afectar, para la recuperación de la Indemnización. - Gestiona ante la Cía. Aseguradora el pago de la Indemnización por los siniestros ocurridos a

los muebles e inmuebles y los de Responsabilidad Civil.


CLAVE: PRMSG-08




1.1 SE ENTERA DE SINIESTRO, VERIFICA

Y REPORTA A DGRMSG Y JURÍDICO

INICIO

ÁREA AFECTADA

REPORTE

3.1 RECIBE Y REGISTRA REPORTE

DE SINIESRO Y DETERMINA

2.1 RECIBE REPORTE Y TURNA A DIR DE

ADMÓN PATRIM. PARA QUE ABRA EXPEDIENTE DE

RECLAMO DE SINIESTRO

1.1, 2.1, 3.1, 3.2, 4.1, 5.1, 6.1, 6.3

EXPEDIENTE RECLAMACIÓN DE SINIESTRO

2.1

DICTAMEN TÉCNICO

4.2



A

DIRECTOR GENERAL DE RECS. MATRLES. Y SERV. GENERALES

2.2 DETERMINA ACCIONES

NECESARIAS P/EVITAR MAYORES

DAÑOS A INMUEBLES MOBILIARIO, EQUIPO, Y RESPONSABILIDAD

3.2 TURNA COPIA DE REPORTE DE

SINIESTRO A LA SUBDIR DE OBRAS PARA INSPECCIÓN

FÍSICA DE INMUEBLE SINIESTRADO

¿ES NECESARIO ELABORAR DICTAMEN TÉCNICO?

SINO

SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERV.

4.1 RECIBE REPORTE DE SINIESTRO Y

REALIZA INSPECCIÓN FÍSICA

4.2 ELABORA DICTAMEN DE DAÑOS

Y REMITE A DIR. DE ADMÓN PATRIM.

5.1 REGISTA Y REMITE REPORTE AL DEPTO DE PATRM. P/

DETERMINAR SI PROCEDE O NO

RECUPERACIÓN DE INDEMNIZACIÓN POR

SINIESTRO


CLAVE: PRMSG-08




CONTROL INTERNO

5.1

6.1 RECIBE REPORTE DE SINIESTRO Y

TURNA A OFICINA DE SEGUROS

PATRIMONIALES PARA ABRIR EXPEDIENTE

JEFE DE DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO

DOCUMENTOS

1

6.2 INTEGRA EXPEDIENTE Y

DETERMINA

¿ES PROCEDENTE LA RECLAMACIÓN D INDEMNIZACIÓN

POR SINIESTRO?

6.3 TURNA OFICIO A ÁREA AFECTADA

INDICANDO CAUSAS POR LAS QUE NO

PROCEDE RECLAMACIÓN DE

INDEMNIZACIÓN POR SINIESTRO

SINO

6.4 REPORTA SINIESTRO A CÍA. DE

SEGUROS, INDICÁ No. DE PÓLIZA, RAMO A AFECTAR P/CUBRIR

SINIESTRO Y SOLICITA NOMBRE

DE AJUSTADOR

6.5 ELABORA Y ENVÍA OFICIO DE LA DIR DE

ADMÓN PATRIM A ÁREA AFECTADA

PARA QUE INTEGRE EXPEDIENTE.

7.1 RECIBE OFICIO DE ÁREA AFECTADA,

REGISTRA Y TURNA A DEPTO DE

PATRIMONIO INMOBILIARIO CON

INSTRUCCIONES

8.1 RECIBE OFICIO CON DOCTOS, DE

SINIESTRO A NALIZA Y DETERMINA

¿ESTA COMPLETA LA

INFORMACIÓN?

SINO

8.2 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE LA DIR. DE ADMÓN PATRIM.

SOLICITANDO A ÁREA DOCTACIÓN FALTANTE

8.3 ELAB. OFICIO DE RECLAMO

VALORIZANDO FECHA D/SINIESTRO

E IMPORTE DE INDEMNIZACIÓN FIRMA ADMÓN

PATRIM.

8.4 GENERA UN JUEGO DE DOCTOS

MENCIONADOS QUE FORMA PARTE DEL

EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN PARA CONTROL INTERNO

8.5 ENVÍA DOCTOS. DE SINIESTRO A CÍA DE SEGUROS PARA

QUE ÉSTA DETERMINE SI SON

SUFICIENTES

1A

9.1 RECIBE NOTIFICACIÓN DE CÍA. DE SEGUROS

INDICANDO QUE SE REQUIERE

DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

9.2 ELABORA OFICIO A ÁREA AFECTADA

SOLICITANDO DOCTOS. QUE

REQUIERE CÍA DE SEGUROS

9.3 RECIBE DOCTOS. REQUERIDOS Y

ELABORA OFICIO A CÍA DE SEGUROS ENVIÁNDOLE LA

INFORMACIÓN

9.4 RECIBE CONVENIO DE

AJUSTE DE SINIESTRO DE CÍA DE

SEGUROS LO ANALIZA Y

DETERMINA

¿ES SUFICIENTE LA

DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA?

SINO

¿ES CORRECTA LA

INDEMNIZACIÓN?SINO

9.5 ELABORA OFICIO A LA CÍA DE

SEGUROS PARA INFORMAR LOS MOTIVOS DE DE

INCONFORMIDAD DEL CONVENIO

2

2

OFICIO

6.3

OFICIO

6.6, 7.1, 8.1

OFICIO

8.3, 8.5

NOTIFICACIÓN

9.1

OFICIO

9.2, 9.3

CONVENIO

9.4, 9.6, 10.1, 10.2

OFICIO

9.5


PATRIMONIAL

B


CLAVE: PRMSG-08




COORDINACIÓN TÉCNICA DE PROYECTOS Y

PATRIMONIO INMOBILIARIO

OFICIO Y FINIQUITO DE INDEMNIZACIÓN

11.1, 11.3

RECIBO Y/O COMPROBANTE DE DEPÓSITO

11.4

RECIBO DE CAJA

11.5

DOCUMENTOS

OFICIO

11.5

OFICIO DE CONCLUSIÓN

12.1, 12.2

B

9.6 ACEPTA CONVENIO DE

AJUSTE Y FIRMA E INSTRUYE AL DEPTO

DE PATRIM INMOB. LO INTEGRE A EXP.

DE RECLAMO DE INDEMNIZACION

10.1 INTEGRA A EXP. COPIA DE CONVENIO FIRMADO POR EL DIR DE ADMÓN PATRIM.

10.2 ELABORA OFICIO PARA CÍA DE

SEGUROS PARA ENVÍO DE

EXPEDIENTE11.1 RECIBE DE CÍA

DE SEGUROS OFICIO Y FINIQUITO DE

INDEMNIZACIÓN DESGLOSADO POR

CONCEPTO

11.2 CONSULTA CON SUBDIR. DE

CONTABILIDAD EL No. DE CUENTA Y

DENOMINACIÓN P/REALIZAR INGRESO CORRESPONDIENTE

11.3 ELABORA OFICIO DESPUÉS DE HABER RECIBIDO FINIQUITO

Y/O CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN

PARA DEPÓSITO EN CAJA

11.4 RECOGE DEL DEPTO DE CAJA

GENERAL EL RECIBO Y/O COMPROBANTE DEL DEPÓSITO DEL

CHEQUE

11.5 TURNA RECIBO DE CAJA AL DEPTO DE PATRIM. INMOB. P/ELABORE OFICIO

DE CONCLUSIÓN DE RECUPERACIÓN DE

INDEMNIZACIÓN SINIESTRO

12.1 ELABORA OFICIO DE CONCLUSIÓN

CON FIRMA DE DGRMSG Y DIR DE

ADMÓN PATRIM.

12.1 OBTIENE OFICIO DE CONCLUSIÓN

CON FIRMAS, ANEXA DOCTOS. Y DISTRIBUYE

FIN

SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

PATRIMONIAL


CLAVE: PRMSG-08





ÁREA AFECTADA

1.1 Se entera del siniestro de inmuebles, mobiliario, equipo y de responsabilidad civil, y toma conocimiento, lo verifica y reporta en forma inmediata vía telefónica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional

DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

2.1 Recibe confirmación por escrito del reporte telefónico y turna en el mismo día a la Dirección de Administración Patrimonial para que se abra el expediente de reclamación del siniestro.

2.2 Determina inmediatamente, las acciones necesarias para evitar mayores daños en los inmuebles, mobiliario, equipo y responsabilidad civil y gira instrucciones al área afectada para implementar las recomendaciones que emita la compañía de seguros.


3.1 Recibe y registra el mismo día en su control interno el reporte del siniestro y determina.

3.2

¿Es necesario elaborar un Dictamen Técnico? Si Turna copia del reporte del siniestro a la Subdirección de Obras y Conservación para que de manera inmediata realice la inspección física del inmueble siniestrado.


4.1 Recibe copia del reporte del siniestro y al día hábil siguiente realiza la Inspección Física correspondiente.

4.2 Elabora, dentro de los cinco días hábiles siguientes, el Dictamen Técnico de los daños ocasionados por el siniestro al inmueble y remite el original a la Dirección de Administración Patrimonial. 1ª. Copia.- Dir. General de Recursos Materiales y Serv. Grales. 2ª. Copia.- Departamento de Patrimonio Inmobiliario 3ª. Copia.- Acuse de Recibo.


5.1

No Registra en su control interno y remite el mismo día hábil, original del reporte de siniestro al Departamento de Patrimonio Inmobiliario, para que determine si procede o no la recuperación de la Indemnización por el siniestro.


6.1 Recibe y el mismo día Registra en libreta de control interno original del reporte del siniestro y lo turna a la Oficina de Seguros Patrimoniales para abrir el expediente correspondiente.


CLAVE: PRMSG-08





6.2

Integra el expediente y determina lo siguiente: No es procedente la reclamación de indemnización por el siniestro

6.3 Elabora oficio para el área afectada con firma del Director de Administración Patrimonial a mas tardar dentro de los cinco días hábiles de haber recibido el reporte del siniestro indicando en éste, las causas por las que no es procedente la reclamación de la indemnización por el siniestro. 1ª. Copia.- Dirección General de Recursos Materiales y Serv. Grales. 2ª. Copia.- Subdirección de Obras y Conservación 3ª. Copia.- Acuse de Recibo.

6.4

Sí, es procedente la reclamación de indemnización por siniestro. Reporta el mismo día vía telefónica el siniestro, a la Compañía Aseguradora, indicándole el número de póliza y el ramo que se va afectar para cubrir el siniestro y solicita le informe inmediatamente el número de siniestro y el nombre del ajustador que atenderá la reclamación de indemnización y archiva en expediente.

6.5 Elabora inmediatamente oficio dirigido al área afectada con firma del Director de Administración Patrimonial, notificándole que cuenta con un plazo no mayor a sesenta días naturales para que integre el expediente y lo envíe a dicha Dirección, conteniendo entre otros la siguiente documentación:

− Inventario actualizado en copia y emitido por sistema VAX. − Fotografías del siniestro (Inmuebles). − Copia del parte de bomberos (en su caso). − Copia del reporte de partes del servicio de Vigilancia. − Copia de la cotización actualizada y/o − Presupuesto de reparación a la fecha del siniestro. (emitido

por empresa autorizada). − Original de las facturas de reparación y/o Reposición a

nombre de la Cía. Aseguradora. − Reporte técnico de daños (emitida por Empresa Autorizada

en su caso) − Original del Acta Administrativa de hechos. − Copia Certificada de la Averiguación Previa levantada ante

el Ministerio Público ( en su caso) − Resolución del Juzgado de lo Civil o Carta-Reclamación de

los terceros dañados. ( Según sea el caso)

Archiva copia del acuse de recibido en el expediente para su control.


CLAVE: PRMSG-08






7.1 Recibe dentro de los 60 días del área afectada oficio con la documentación comprobatoria del siniestro, registra en la libreta de control interno, y turna al Departamento de Patrimonio Inmobiliario, con las instrucciones correspondientes.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO

8.1 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial oficio del área afectada con la documentación del siniestro, analiza y determina en un plazo no mayor a dos días hábiles lo siguiente:

8.2

Está completa la documentación: No Elabora dentro de los dos días siguientes, oficio con firma del Director de Administración Patrimonial solicitando al área afectada la documentación faltante en relación al siniestro.

8.3

Sí Elabora dentro de los 2 días siguientes, Oficio de reclamación valorizando a la fecha del siniestro el importe de la indemnización, con firma del Director de Administración Patrimonial, anexando en original la documentación soporte del siniestro.

8.4 Genera y archiva inmediatamente, un tanto de los documentos antes mencionados que forman parte integral del expediente de reclamación para su control interno.

8.5 Envía al día siguiente de haber recibido la documentación que integra el siniestro el original del Oficio de reclamación con sus anexos a la Compañía Aseguradora para que ésta determine si los documentos comprobatorios son suficientes.


9.1

No es suficiente la documentación. Recibe Notificación por escrito de la Cía. Aseguradora, indicando que se requiere de documentación complementaria.

9.2 Elabora a más tardar al segundo día hábil de la notificación, oficio solicitando al área afectada la documentación requerida por la Cía. Aseguradora.

9.3

Recibe la documentación complementaria requerida, y elabora al día siguiente oficio, para su envío a la Cía. Aseguradora y, recaba acuse de recibo.

9.4

Si es suficiente la documentación comprobatoria Recibe Convenio de Ajuste del siniestro de la Cía. Aseguradora, el mismo día lo analiza y determina:


CLAVE: PRMSG-08





9.5

No es correcta la indemnización. Elabora Oficio al día siguiente hábil de recibido el Convenio de Ajuste del siniestro, para informar a la Cía. Aseguradora los motivos de inconformidad al Convenio.

9.6

Si es correcta la Indemnización. Acepta el Convenio de Ajuste y lo Firma inmediatamente, Instruye al Departamento de Patrimonio Inmobiliario para que lo integre al expediente de la reclamación de indemnización del siniestro.


10.1 Integra al expediente del siniestro copia del Original del Convenio firmado por el Titular de la Dirección de Administración Patrimonial en el mismo día de recibido.

10.2 Elabora Oficio al día siguiente de recibir el Convenio de Ajuste con firma del Director de Administración Patrimonial para su envío a la Cía. Aseguradora, distribuye original y copias y Convenio de Ajuste de la siguiente forma (obtiene acuse de recibo y archiva) 1ª. Copia.- D. G. R. M. y S. G. 2ª. Copia.- Área Afectada 3ª. Copia.- Subdirección de Obras y Conservación 4ª. Copia.- Acuse de Recibo.


11.1 Recibe Oficio de la Cía. Aseguradora con finiquito de indemnización desglosando los conceptos siguientes: Asegurado Siniestro No. Póliza No. Fecha del siniestro Suma asegurada Deducible Causa Descripción Canti dad Valor Pérdida indeminizable Beneficiario

11.2 Consulta vía telefónica el mismo día de haber recibido el finiquito, con la Subdirección de Contabilidad el Número de Cuenta y Denominación, para que se realice el ingreso correspondiente

11.3 Elabora Oficio al día hábil siguiente de recibido el Finiquito y/o Cheque de indemnización para su depósito en la Caja General.


CLAVE: PRMSG-08





11.4 Recoge del Departamento de Caja General al día hábil siguiente, el recibo y/o comprobante del depósito del cheque.

11.5 Turna el mismo día Original del recibo de caja al Departamento de Patrimonio Inmobiliario, para que esta se encargue de elaborar el Oficio de conclusión por la recuperación de indemnización por siniestro.


12.1 Elabora Oficio de conclusión, con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y con rubrica del Director de Administración Patrimonial, al día siguiente de recibir el original del depósito de caja.

12.2 Obtiene al día siguiente oficio firmado, anexa copia de finiquito, cuadro de pérdidas y comprobante de depósito emitido por Caja General, distribuye de la siguiente forma: Original.- Área afectada 1a. Copia.-Dirección de Admón. Patrimonial (conocimiento) 2a. Copia.- Subdir. de Obras y Conservación. (Conocimiento) 3a. Copia.- Subdirección de Contabilidad. ( Afectación Contable) 4a. Copia.- Subdirección de Almacenes e Inventarios. ( Trámite de baja en su caso ) 5a. Copia.- Acuse de Recibo. 6a. ( Archivo expediente)

FIN





7. REFERENCIAS

7.1 Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros. (D.O.F. 31 -VIII-1935. última modificación 4-IV-2006)

Titulo Preliminar. - Disposiciones Generales .

Capítulo Único. -

Artículo: 7º. Frac. III Incisos A, C y G; Artículo 8º. Frac.- III, V y IX ; última modificación de mayo de 2005.

7.2 Ley sobre el Contrato de Seguro. (DOF 31-VIII-1935 última modificación 4-IV-2006)

Título Primero. - Disposiciones Generales.

Capítulo Primero Definición y Celebración del Contrato.

Artículos 1º. Y 2º.

Capítulo IV.- El Riesgo y la Realización del Siniestro.

Artículos 54, 58, 66 y 69

Título Segundo. - Contratos de Seguro contra daños

Capítulo I.- Disposiciones Generales

Artículos: 85, 86, 87, 89, 91, 111, 113, 114, 119 y 120

Capítulo II.- Seguro contra Incendio

Artículos: del 122 al 128.

Capítulo V.- Seguro contra la Responsabilidad.


Última Modificación 2 de enero del 2002.

7.3 Código Civil Federal (D.O.F. 26 -V-1928 última reforma 31 -XII-2004)

Libro Cuarto: De las Obligaciones.

1ª. Parte: De las Obligaciones en General.

Título Primero. - Fuentes de las Obligaciones

Capítulo V.- De las Obligaciones que nacen de los actos ilícitos

Artículos: Del 1913 al 1918. y 1924, 1926, 1927, 1928 y 1934.

Última Modificación el 31 de diciembre del 2004.



PROCEDIMIENTO PARA:

CONTRATAR PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN EL PARQUE VEHICULAR DEL

SISTEMA NACIONAL DIF

AGOSTO 2006



CLAVE PRM-09

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: CONTRATAR PÓLIZAS DE SEGUROS

QUE AMPAREN EL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA NACIONAL DIF 2 09/08/2006




APROBÓ: OFICIALÍA MAYOR L. A. E. CARLOS PONCE

MARTINEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7

10

14


CLAVE: PRMSG-09



PROCEDIMIENTO PARA: CONTRATAR PÓLIZAS DE SEGUROS QUE AMPAREN EL PARQUE VEHICULAR DEL

SISTEMA NACIONAL DIF 3 09/08/2006

1. OBJETIVO

Gestionar la contratación de pólizas de seguros que permitan salvaguardar el parque vehicular del Sistema Nacional DIF.


CLAVE: PRMSG-09





2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Subdirección de Transportes, Departamento de Patrimonio Inmobiliario, Oficina de Seguros de Bienes Patrimoniales y en general a todas las áreas del Sistema Nacional DIF, relacionadas con bienes patrimoniales.


CLAVE: PRMSG-09





3. DEFINICIONES

3.1. Póliza: Documento que contiene el convenio o contrato celebrado entre Asegurador y Asegurado. Nuestro Código de Comercio, en su Art. 549 dice: El seguro se perfecciona por un documento público o privado que se llama póliza. La póliza puede ser nominativa, a la orden al portador. Si se otorgare por documento privado se extenderá por duplicado.


3.2. Condiciones Generales: Reflejan el conjunto de principios básicos que establece el Asegurador

para regular todos los contratos de seguro del mismo ramo o modalidad.

3.3. Condiciones Particulares: Recogen aspectos relativos al riesgo individualizado, como: Tomador, Asegurado, Beneficiario, Efecto y vencimiento del contrato, Periodicidad en el pago de primas e importe de las mismas, Riesgo cubierto, Objeto asegurado, etc.

3.4. Condiciones Especiales: tienen como objeto perfilar o matizar el contenido de alguna de las

normas establecidas., como: Franquicias a cargo del Asegurado, supresión de alguna exclusión o inclusión de otras nuevas, etc.

3.5. Deducible: Es la cantidad establecida que queda a cargo del asegurado a partir de la cual la

aseguradora empezará a indemnizar, o bien es la cantidad que se deducirá del pago total de la indemnización. Su razón de ser es para evitar el pago de una cantidad muy grande de pequeñas indemnizaciones que se podrían presentar en un ramo de seguros determinado.

3.6. Licitante: Persona física o moral que participe en cualquier procedimiento de Licitación Pública, o

bien de invitación a cuando menos tres personas. 3.7. Contrato: Es el instrumento Jurídico que produce o transfiere obligaciones y Derechos para

formalizar la voluntad y compromisos entre las partes que intervienen.

3.8. Pago: Cumplimiento de las obligaciones pecuniarias que se señalan en los pedidos o Contratos. 3.9. Sistema: Sistema Nacional DIF.


CLAVE: PRMSG-09






4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Autorizar el pago de las facturas por los servicios contratados, así como, el pago, por nuevas, altas y adhesiones, durante la vigencia de la póliza. 4.2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL - Gestiona ante la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, la contratación de las pólizas necesarias

para amparar en forma adecuada el parque vehicular propiedad del Sistema Nacional DIF. - Participa en las fechas programadas de la Licitación Pública. 4.3. SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN - Revisa el Ante-Proyecto de presupuesto, para que se asegure el Parque vehicular. - Revisa el programa de seguros para su contratación. - Participa en las fechas programadas en la Licitación Pública 4.4. DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO - Revisa Ante-Proyecto de presupuesto. - Revisa Programa de asegur amiento para contratación de Pólizas del parque vehicular. - Revisa que las pólizas de seguro y recibos de pago estén de conformidad con las ofertas técnicas,

económicas y programa de aseguramiento. 4.5. OFICINA DE SEGUROS DE BIENES PATRIMONIALES - Elabora Ante-Proyecto de presupuesto para contratar los seguros del parque vehicular. - Elabora e Integra el Programa de Seguros, para contratar las pólizas del parque vehicular. - Verifica las pólizas y recibos de cobro del parque vehicular, de acuerdo al programa de seguros,

ofertas técnicas y económicas de la licitación Pública. - Gestiona ante la Cía. Aseguradora el pago de la Indemnización en caso de accidentes y /o siniestros

ocurridos al parque vehicular.


CLAVE: PRMSG-09





1.1 RECIBE DE DEPTO. DE APOYO

ADMVO. DE DGRMSG LINEAMIENTO

P/FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTO DE

PPTO.

INICIO

SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y

CONSERVACIÓN

LINEAMIENTOS

1.2 ANALIZA LINEAMIENTOS E

INSTRUYE A DEPTO PATRIM INMOB.

ELABORE ESTIM. P/CONTRATAR

SEGUROS D/VEHÍCULOS

1.1, 1.2


2.1, 2.2, 2.3

OFICIO

2.3, 3.1,

DOCUMENTOSDIRECCIÓN DE


DOCUMENTOS

3.1, 3.2

ANÁLISIS TÉCNICO

4.1, 4.3

A

OFICIO

4.1

PROGRAMA DE SEGUROS

4.3, 5.1

BASES

4.3

OFICIO

5.2

PROPUESTAS TÉCNICAS

5.4, 5.5

RESULTADO TÉCNICO

6.1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO

INMOBILIARIO

2.1 ELABORA ANTEPROYECTO DE

PPTO. ANUAL DE CONTRATACIÓN DE

SEGUROS DE VEHÍCULOS

2.2 TRAMITA Y OBTIENE FIRMA DE

AUTORIZACIÓN DE LA DIR. DE ADMÓN

PATRIM. DE ANTE PROYECTO


ADMÓN PATRIM. PARA ENVÍO DE

ANTEPROYECTO DE PPTO. AL DEPTO DE

APOYO ADMVO.

3.1ELABORA OFICIO SOLICITANDO A LA

SUBDIR DE TRANSP. RELACIONES

ACTUALIZADAS Y VALORIZADAS DE LOS VEHÍCULOS

3.2 RECIBE INFORMACIÓN

SOLICITADA Y LA TURNA AL DEPTO DE

PATRIM. INMOB. PARA REVISIÓN

¿ES SUFICIENTE LA

DOCUMENTACIÓN?

4.1 ELABORA ANÁLISIS TÉCNICO Y ANEXA INFORMCIÓN

REQUERIDA PARA INTEGRAR ANEXO

TÉCNICO DE BASES DE LICITACIÓN

4.2 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE LA

SUBDIR. DE OBRAS P/SOLICITAR A LA

SUBDIR. DE TRANSP. INFORMACIÓN

COMPLEMENTARIA

4.3 INTEGRA PROG. DE SEGUROS PARA

CONFORMAR ANEXO TÉCNICO DE BASES DE LICITACIÓN PARA

CONTRATAR PÓLIZAS

NO SI

5.1 REVISA Y FIRMA PROG. DE SEGUROS Y SOLICITA A DIR. DE

ADQUISICIONES REALICE LICITACIÓN PARA CONTRATAR

PÓLIZAS

5.2 RECIBE DE DIR. DE ADQ. OFICIO CON FECHAS PARA LOS

DIVERSOS ACTOS DE LICITACIÓN Y TURNA

AL SUBDIR. DE OBRAS Y CONSERV.

5.3 PARTICIPA EN FECHAS

PROGRAMADAS POR SUBDIR DE ADQ. PARA DIVERSOS EVENTOS DE LA

LICITACIÓN

5.4 RECIBE DE SUBDIR. DE ADQ.

PROPUESTAS TÉCNICAS DE

LICITANTES

5.5 TURNA A DEPTO DE PARTIM. INMOB.

PROPUESTAS TÉCNICAS P/QUE DETERMINEN SI CUMPLEN CON

REQUISITOS SOLICITADOS

6.1 ELABORA RESULTADO

TÉCNICO. OBTIENE FIRMA DE DIR DE ADMÓN PATRIM.

P/ENVÍO A DIR. DE AQUISICIONES


CLAVE: PRMSG-09





JEFE DEDEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO DOCUMENTOS

A

OFERTAS ECONÓMICAS

7.2

DICTAMEN ECONÓMICO

7.2, 8.1, 8.2

OFICIO

8.2

ACTA DE FALLO

9.1

CARTA COBERTURA

9.2

OFICIO

10.1

7.1 APOYA A LA DIR. DE ADQ. EN LA

ELABORACIÓN DEL DICTAMEN

ECONÓMICO, UNA VEZ CONCLUIDO EL DICTAMEN TÉCNICO

7.2 INSTRUYE A AL DEPTO DE PATRM. INMOB. PARA QUE

APOYE EN LA ELABORACIÓN DEL

DICTAMEN ECONÓMICO

8.1 ELABORA DICTAMEN,

DETERMINA COMO GANADOR A

PROPUESTA MAS BAJA Y CUMPLA CON PROG. DE SEGUROS

Y BASES

9.1 RECIBE DE DIR. DE ADQ. COPIA DE ACTA DE FALLO DE LICITACIÓN PÚBLICA

9.2 SOLICITA A SUBDIR DE ADQ.

ORIGINAL DE CARTA COBERTURA EMITIDA POR CÍA D/SEGUROS

GANADORA EN LA LICITACIÓN

10.1 ELABORA OFICIO CON FIRMA DE LA

DIR DE ADMÓN PATRIM. PARA

COMUNICAR A JEFES DE DEPTO ADMVOS NOMBRE DE CÍA DE SEGUROS GANADOR

11.1 RECIBE DE SUBDIR. DE ADQ.

CONTRATO SUCRITO CON EL PRESTADOR

DE SERVICIOS

11.2 ELABORA VOLANTE DE

CONTROL Y ENVÍA A DEPTO DE PATRIM

INMOB. CON INSTRUCCIONES

CORRESPONDIENTES

12.1 ELABORA RECORDATORIO

C/FIRMA DE DIR. DE ADMÓN PATRIM. LA CÍA DE SEGUROS

PARA PRESENTAR PÓLIZAS DE

SEGUROS EN ENERO

12.2 RECIBE DE CÍA DE SEGUROS LAS PÓLIZAS CON LOS

RECIBOS DE COBRO

12.3 VERIFICA QUE ESTÉN ACORDES A

PROG. DE SEGUROS, PROPUESTAS

TÉCNICAS, OFERTAS DE LICITACIÓN Y

DETERMINA

¿SON CORRECTAS LAS

PÓLIZAS Y RECIBOS DE

COBRO?

SINO

12.4 COMUNICA A CÍA DE SEGUROS QUE

POLÍZAS Y/O RECIBOS TIENEN

ERRORES Y SE PRESENTE A

RECOGERLAS PARA CORRECCIÓN

12.5 ELABORA OFICIO PARA AUTORIZACIÓN

DE DIR. DE ADMÓN PATRIM DE

DETECCIÓN DE ERRORES EN


B

CONTRATO

11.1, 12.1

VOLANTE DE CONTROL

11.2

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

PATRIMONIAL

C


CLAVE: PRMSG-09





JEFE DE DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO

INMOBILIARIODOCUMENTOS

B

RECORDATORIO

12.2


12.2, 12.3, 12.4, 12.5, 15.2

OFICIO

12.6, 13.1

FACTURA Y RECIBOS DE COBRO

14.1

OFICIO

15.1

13.1 REVISA Y AUTORIZA OFICIO

CON CORRECCIONES SOLICITADAS A LA ASEGURADORA E INSTRUYE ENVÍO

POR E-MAIL

14.1 ANOTA EN FACTURA O RECIBO DE COBRO EL C. DE COSTO Y PARTIDA PRESUPUESTAL

DONDE SE CARGA GASTO, OBTIENE

FIRMAS

15.1 ELABORA OFICIO PARA FIRMA DE DGRMSG PARA TRAMITAR ANTE

DGPOP EL PAGO CORRESPONDIENTE

15.2 INSTRUYE A DEPTO DE PATRIM

INMOB. ENTREGUE A LA SUBDIR. DE

TRANSP. PÓLIZAS DE SEGUROS DE VEHÍCULOS

16.1 INTREGRA EXPEDIENTES CON

PÓLIZAS Y RECIBOS DE PAGO DE RAMOS CORRESPONDIENTES

FIN

EXPEDIENTE

16.1

OFICIO, POLÍZAS, CONDICIONES GENERALES

16.2


PATRIMONIAL

C


CLAVE: PRMSG-09







1.1 Recibe del Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, por correo electrónico, diskette u oficio, los lineamientos para la formulación del Anteproyecto de presupuesto y al momento acusa de recibo según sea el caso.

1.2 Analiza los Lineamientos y de acuerdo a estos, instruye al Departamento de Patrimonio Inmobiliario, para que se elabore la estimación del importe anual para la contratación de los seguros que amparen el parque vehicular del Sistema, a fin de que sea entregado en el plazo marcado.


2.1 Elabora Ante Proyecto de Presupuesto estimando el importe anual de la contratación de los Seguros que amparan el parque vehicular del Sistema, a fin de que se entregue en el plazo establecido en los Lineamientos.

2.2 Tramita y obtiene el mismo día firma de autorización de la Dirección de Administración Patrimonial en el Ante Proyecto de Presupuesto.

2.3

Elabora al día siguiente, oficio con firma del Director de Administración Patrimonial para enviar el Anteproyecto de Presupuesto al Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección General Recursos Materiales y Servicios Generales, dentro del plazo establecido, obtiene acuse de recibo y archiva en el expediente del Anteproyecto de Presupuesto.


3.1 Elabora durante el mes de noviembre del año anterior a la contratación del seguro, Oficio solicitando a la Subdirección de Transportes, las relaciones actualizadas y valorizadas en las que debe detallar tipo, marca, modelo, No. de Serie y Motor del parque vehicular del Sistema Nacional DIF, determinando las sumas aseguradas de las adaptaciones, equipo especial, coberturas el tipo de cobertura (amplias o limitadas), así como, los avalúos de vehículos con más de quince años de antigüedad.

3.2 Recibe en un plazo no mayor a diez días hábiles la información solicitada a la Subdirección de Transportes y turna al Departamento de Patrimonio Inmobiliario para su revisión.


4.1

Elabora a los tres días hábiles de haber recibido las relaciones actualizadas y valorizadas, el análisis técnico y determina si la información recibida es suficiente para integrar el anexo técnico de las bases de Licitación.

4.2

No es suficiente la documentación: Elabora al día siguiente de haber concluido el análisis técnico, Oficio con firma del Subdirector de Obras y Conservación para solicitar a la subdirección de Transportes la información complementaria


CLAVE: PRMSG-09






4.3

Sí es suficiente la documentación: Integra inmediatamente al Programa de Seguros Patrimoniales para conformar el anexo técnico de las bases de Licitación para la contratación de las pólizas del parque vehicular.

DIRECTOR DE ADMÓN. PATRIMONIAL Y/O SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN.

5.1 Revisa y firma el Programa de Seguros en un plazo no mayor a dos días hábiles, para solicitar a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, se lleve a cabo la Licitación Pública para la contratación de las Pólizas que van amparar el parque vehicular

5.2 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes Oficio con las fechas programadas para los Actos de revisión de bases, Junta de Aclaración de dudas a las bases, recepción de propuestas técnicas y económicas y apertura de propuestas técnicas y económicas y acto de fallo, acusa al momento recibo y turna a la Subdirección de Obras y Conservación.

5.3 Participa en las fechas programadas por la Dirección de Adquisiciones y Almacenes en los eventos descritos en el punto anterior.

5.4 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes al concluir el evento de aperturas técnicas, y económicas las propuestas correspondientes de los licitantes participantes y acusa al momento de recibo.

5.5 Turna al Departamento de Patrimonio Inmobiliario y/o Oficina de Seguros, las propuestas técnicas de los licitantes participantes, para que revisen y determinen si las propuestas cumplen con los requisitos solicitados en bases y programa de seguros


6.1

Elabora resultado técnico en cinco tantos y en un plazo no mayor a cinco días hábiles obtiene firma del Director de Administración Patrimonial para su envió a su similar de Adquisiciones y Almacenes, y distribuye de la siguiente manera. 1er.Tanto.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 2º. Tanto.- Dir. Gral. de Recursos Materiales y Serv. Grales. 3er.Tanto.- Subdirección de Obras y Conservación. 4º.- Tanto,- Expediente 5º.- Tanto.- Acuse de Recibo.


7.1 Apoya a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes en la elaboración del Dictamen Económico de la Licitación Pública una ves concluido el dictam en técnico

7.2 Instruye y turna al Departamento de Patrimonio Inmobiliario para que inmediatamente apoye en la elaboración del Dictamen Económico.


CLAVE: PRMSG-09







8.1 Elabora conjuntamente con la Dirección de Adquisiciones las conclusiones a la revisión de las propuestas económicas, en un plazo no mayor a 5 días hábiles, en el que se determina como Licitante ganador a la propuesta más baja y que cumpla con los términos y condiciones del programa de seguros y bases de la Licitación.


9.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes Copia del Acta de fallo de la Licitación Pública. Y acusa de recibo inmediatamente

9.2 Solicita por oficio, en un tiempo máximo de cinco días naturales a su similar de Adquisiciones el original de la Carta Cobertura emitida por la Compañía Aseguradora que resulto ganadora en Licitación Pública.


10.1 Elabora Oficio con firma del Director de Administración Patrimonial. al segundo día de conocer el fallo de la Licitación, para comunicar a las Coordinaciones Administrativas y Departamento de Apoyo Administrativo de las áreas del Sistema, la razón social de la Compañía Aseguradora con quien queda asegurado el parque vehicular.


11.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes Copia del Contrato suscrito con el prestador de servicios. y acusa de recibo inmediatamente

11.2 Elabora volante de control el mismo día de su recepción y envía al Departamento de Patrimonio Inmobiliario, con las instrucciones correspondientes.


12.1 Elabora recordatorio durante la segunda quincena del mes de diciembre con firma del Director de Administración Patrimonial, a la Compañía Aseguradora que deberá presentar en un plazo no mayor a los veinte días naturales del mes de enero las Pólizas con sus respectivos recibos de cobro.

12.2 Recibe dentro de los veinte días naturales establecidos en el párrafo anterior, de la Compañía Aseguradora las Pólizas con los recibos de cobro.

12.3 Verifica en un tiempo no mayor de veinte días hábiles de haber recibido las pólizas de aseguramiento y recibos de cobro que estén acordes al Programa de Seguros. y las propuestas económicas, ofertadas en la Licitación y determina:


CLAVE: PRMSG-09






12.4

Están correctas las Pólizas y recibos de cobro: No Comunica vía telefónica a la aseguradora que las Pólizas y/o Recibos contienen errores u omisiones por lo que es necesario que se presenten a recogerlas en un plazo no mayor a tres días hábiles posteriores a la comunicación telefónica, para su corrección.

12.5 Elabora Oficio para su autorización y firma del Director de Administración Patrimonial el mismo día que se detectaron los errores en las pólizas y/o recibos de cobro.

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL Y/O SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

13.1 Revisa y Autoriza el Oficio con las correcciones solicitadas a la Aseguradora, e Instruye a la Oficina de Seguros para su envío inmediato por correo electrónico.


14.1

Sí Anota una vez liberado el presupuesto en la factura y/o recibo de cobro el centro de costo, partida presupuestal a la que se va a cargar el gasto y recaba firmas de autorización del Director de Administración Patrimonial y/o Subdirector de Obras y Conservación

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL Y/O SUBDIRECTOR DE OBRAS Y CONSERVACIÓN.

15.1

Elabora Oficio con seis copias para firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, dentro de los diez días naturales al plazo de la revisión, para tramitar ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto el pago correspondiente. 1ª. Copia.- Dirección de Administración Patrimonial. 2ª. Copia.- Dirección de Presupuesto. 3ª. Copia.- Subdirección de Obras y Conservación. 4ª. Copia.- Subdirección de Cont rol de Pagos 5ª. Copia Prestador de los Servicios 6ª. Copia.- Acuse de Recibo. Y se archiva en el expediente.

15.2 Instruye al Departamento de Patrimonio Inmobiliario para que entregue a la Subdirección de Transportes las pólizas originales del parque vehicular anexando condiciones generales, particulares y especiales por cada ramo para que se porten en cada unidad vehicular en un plazo no mayor a 5 días hábiles de haber concluido el análisis técnico de las mismas.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO.

16.1 Integra en un plazo no mayor a cinco días hábiles de haber entregado por escrito a la Subdirección de Transportes las pólizas a los expedientes, con sus recibos de pago, de los cuatro ramos siguientes: 1er. Ramo.- Automóviles 2º. Ramo. - Camiones . 3er. Ramo.- Autobuses. 4º. Ramo. - Responsabilidad Civil Autobuses.

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros. (D.O.F. 31-VIII-1935 última modificación 24-IV-2006)

Titulo Preliminar. - Disposiciones Generales.

Capítulo Único. -

Artículo: 7º. Frac. III Incisos A, C y G; Artículo 8º. Frac.- III, V y IX; última modificación de mayo del 2005.

7.2 Ley sobre el Contrato de Seguro. (D.O.F. 31-VIII-1935 última modificación 24-IV-2006)

Título Primero.- Disposiciones Generales.

Capítulo Primero Definición y Celebración del Contrato.

Artículos 1º. Y 2º.

Capítulo IV.- El Riesgo y la Realización del Siniestro.

Artículos 54, 58, 66 y 69

Título Segundo. - Contratos de Seguro contra daños

Capítulo I.- Disposiciones Generales

Artículos: 85, 86, 87, 89, 91, 111, 113, 114, 119 y 120

Capítulo II.- Seguro contra Incendio


Capítulo V.- Seguro contra la Responsabilidad.


Última Modificación 2 de enero del 2002.

7.3 Código Civil Federal (D.O.F. 26-V1928, última modificación 31-XII-2004)

Libro Cuarto: De las Obligaciones.

1ª. Parte: De las Obligaciones en General.

Título Primero.- Fuentes de las Obligaciones

Capítulo V.- De las Obligaciones que nacen de los actos ilícitos

Artículos: Del 1913 al 1918. y 1924, 1926, 1927, 1928 y 1934.

Última Modificación el 31 de diciembre del 2004.



PROCEDIMIENTO PARA:

TRÁMITAR LA RECUPERACIÓN DE INDEMNIZACIONES EN SINIESTROS DEL

PARQUE VEHICULAR Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL

AGOSTO 2006



CLAVE PRM-10

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA: TRÁMITAR LA RECUPERACIÓN DE

INDEMNIZACIONES EN SINIESTROS DEL PARQUE VEHICULAR Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL 2 09/08/2006





MARTÍNEZ

Vo. Bo.:

COMERI

ÍNDICE

HOJA


3 4 5 6 7

12

21


CLAVE: PRMSG-10



PROCEDIMIENTO PARA: TRÁMITAR LA RECUPERACIÓN DE INDEMNIZACIONES EN SINIESTROS DEL PARQUE

VEHICULAR Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL 3 09/08/2006

1. OBJETIVO

Gestionar ante la compañía aseguradora pólizas de seguros que permitan salvaguardar el parque vehicular patrimonio del Sistema Nacional DIF, la recuperación por los siniestros ocurridos a este, así como de la responsabilidad civil en que incurra.


CLAVE: PRMSG-10





2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Administración Patrimonial, Subdirección de Obras y Conservación, Departamento de Patrimonio Inmobiliario, Oficina de Seguros de Bienes Patrimoniales y en general a todas las áreas del Sistema Nacional DIF, relacionadas con el parque vehicular.


CLAVE: PRMSG-10





3. DEFINICIONES

3.1. Deducible: Cantidad establecida que queda a cargo del asegurado a partir de la cual la aseguradora

empezará a indemnizar, o bien es la cantidad que se deducirá del pago total de la indemnización. Su razón de ser es para evitar el pago de una cantidad muy grande de pequeñas indemnizaciones que se podrían presentar en un ramo de seguros determinado.

3.2. Póliza: Documento que contiene el convenio o contrato celebrado entre Asegurador y Asegurado.

Nuestro Código de Comercio, en su Art. 549 dice: El seguro se perfecciona por un doc umento público o privado que se llama póliza. La póliza puede ser nominativa, a la orden al portador. Si se otorgare por documento privado se extenderá por duplicado.


3.3. Siniestro: Cualquier suceso que cause daños en el bien asegurado. 3.4. Indemnización : Cantidad que esta obligada a pagar la Aseguradora a consecuencia de un siniestro,

después de restarle el deducible y coaseguro, si los hubiera. La indemnización puede ser pagada en especie, en dinero, reponiendo el bien dañado o reparándolo.

3.5. Finiquito: Documento que firma el asegurado o contratante a consecuencia de un accidente, una

vez que la Cía. Aseguradora le a satisfecho la indemnización.


CLAVE: PRMSG-10






4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES - Instruye a la Dirección de Administración Patrimonial, para que se lleven a cabo los trámites y

gestiones necesarias para la recuperación de la indemnización. - Comunica oficialmente a las áreas afectadas, la conclusión o rechazo, del siniestro reclamado.

4.2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

- Interviene en la gestión para la recuperación de la indemnización por los siniestros ocurridos al Parque Vehicular y de Responsabilidad Civil.

4.3. SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

- Vigila que se lleven a cabo los trámites y gestiones necesarios para la recuperación de la Indemnización por los siniestros ocurridos al parque vehicular y de responsabilidad civil

4.4. DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO - Gestiona la recuperación de la Indemnización por los siniestros ocurridos al parque vehicular y de

responsabilidad civil. 4.5. OFICINA DE SEGUROS DE BIENES PATRIMONIALES - Da seguimiento con las áreas afectadas, para integrar el expediente de la recuperación de la

Indemnización por los siniestros ocurridos al parque vehicular y de responsabilidad civil ante la Compañía Aseguradora.

- Analiza y determina las coberturas a afectar, para la recuperación de la Indemnización.

- Gestiona ante la Compañía Aseguradora el pago de la Indemnización por los siniestros ocurridos al parque vehicular y de responsabilidad civil.


CLAVE: PRMSG-10





1.1 INTEGRA DOCTOS. PARA RECLAMO DE

INDEMNIZACIÓN POR SINIESTRO Y TURNA

A DGRMSG

INICIO DOCUMENTOS DE SINIESTRO

1.1, 2.1, 3.1, 4.1

SOLICITUD

4.2

OFICIO

4.3

DOCUMENTOSDIRECCIÓN DE


REPORTE DE SINIESTRO

4.3

COMPROBANTE

5.2, 6.1

DEDUCIBLE

5.2

EXPEDIENTE DE SINIESTRO

7.1, 10.1, 11.1

OFICIO

7.1, 11., 11.3

DOCUMENTOS

8.1, 8.2, 8.3, 9.1, 10.1, 11.1, 11.3, 12.1

DIR. GENERAL DE RECS. MATERIALES Y

SERV. GENERALES

COORD. ADMVAS. Y/O JEFES DE

DEPTO. ADMVO.

2.1 RECIBE DOCTOS PARA RECLAMO DE INDEMNIZACIÓN DE ÁREA AFECTADA Y

TURNA A LA DIR. DE ADÓN PATRIM.

P/INICIO DE GESTIÓN EN ASEGURADORA

3.1 RECIBE Y REGISTRA DOCTOS.

DE SINIESTRO E INTRUYE A DEPTO DE

PATRIM. INMOB. PARA QUE INTEGRE

EXPEDIENTE

4.1 RECIBE DOCTOS. DE SINIESTRO Y

DETERMINA RAMO AL QUE PERTENECE

P/AFECTACIÓN DE PÓLIZA Y COBERTRA

D/UNIDAD SINIESTRADA

4.2 SOLICITA A CÍA DE SEGUROS No. DE

SINIESTRO Y EMPRESA

ENCARGADA DE REPOSICIÓN DE LOS

MISMOS

4.3 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE DIR DE

ADMÓN PATRIM. P/INFORMAR A ÁREA AFECTADA LUGAR, FECHA E IMPORTE DE DEDUCIBLE A

CUBRIR


PATRIMONIO INMOBILIARIO

5.1 ENVÍA VEHICULO A CÍA DE CRISTALES PARA REPOSICIÓN

5.2 SOLICITA A CIA DE CRISTALES

COMPROBANTE DE INSTALACIÓN E

IMPORTE DE DEDUCIBLE A

CUBRIR POR EL DIF

5.3 GESTIONA TRÁMITES PARA

PAGO DE DEDUCIBLE POR REPOSICIÓN DE

CRISTALES DAÑADOS

6.1 RECIBE COPIA DE COMPROBANTE,

REGISTRA Y TURNA A DEPTO DE PATRIM.

INMOB. PARA INTEGRAR

EXPEDIENTE

7.1 INTEGRA EXP. Y ELABORA OFICIO

C/FIRMA DE DIR. DE ADMÓN PATRIM

PARA INFORMAR A DGRMSG

CONCLUSIÓN DE SINIESTRO

8.1 RECABA DOCTOS SOLICITADOS POR

ASEGURADORA PARA RECLAMO DE





TERMINA TRÁMITE DE CRISTALES

EN DAÑOS MATERIALES

EN PÉRDIDA TOTAL




EN CASO DE RESPONSAB. CIVIL POR

DAÑOS A TERCEROS

9.1 RECIBE DCOTOS P/RECLAMO DE

INDEMNIZACIÓN E INSTRUYE A LA DIR DE ADMÓN PATRIM

INICIE GESTIÓN ANTE ASEGURADORA

10.1 RECIBE Y REGISTRA EN CONTROL LA DOCTACIÓN E

INSTRUYE A DEPTO DE PATRIM. INMOB

PARA QUE INTEGRE EXPEDIENTE

11.1 RECIBE OFICIO Y DOCTOS DE SUBDIR DE OBRAS, ANALIZA

Y DETERMINA

¿ES PÉRDIDA TOTAL?

11.2 VERIFICA CON ÁREA AFECTADA

QUE EL VEHÍCULO SINIESTRADO SE

REPARE EN TALLER O AGENCIA

DESIGNADA POR EL SEGURO

NO SI

A

ROTURA DE CRISTALES


CLAVE: PRMSG-10





FACTURA

12.2, 12.3

EXPEDIENTE

13.1, 15.1

CARTA RECLAMACIÓN

13.2, 13.3, 16.2

DOCUMENTOS

OFICIO

13.4

DOCUMENTOS

13.4, 14.1,15.1, 16.1, 16.2, 17.1

AJUSTE, FINIQUITO, CHEQUE

16.3

OFICIO

16.5, 16.6

CHEQUE

16.5

COORD. ADMVAS. Y/O JEFES DE

DEPTO. ADMVO.

12.1 RECIBE DE FINANZAS DOCTOS Y REMITE A DGRMSG

FACTURA P/SOLICITA A O.M. CESIÓN DE DERECHOS DE CÍA D/SEGUROS CON

ENDOSO

A

11.3 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE DIR DE

ADMÓN PATRIM PARA SOLICITAR A

DIR DE FINANZAS LA SODUMENTACIÓN

SOPORTE

12.2 RECIBE DE DRMSG LA FACTURA

ENDOSADA

12.3 TURNA A DEPTO DE PATRIM. INMOB.

FACTURA ENDOSADA P/CONTINUAR CON

TRÁMITES DE RECUPERACIÓN

13.1 REVISA E INTEGRA

EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN Y

DETERMINA

¿EL VEHÍCULO

SINIESTRADO CUENTA CON

EQUIPO ESPECIAL?

NO S I

13.2 ELABORA CARTA-

RECLAMACIÓN C/FIRMA DE LA DIR DE ADMÓN PATRIM P/ENVÍO A CÍA DE SEGUROS, ANEXA

DOCTOS

13.3 INTEGRA COPIA DE CARTA

RECLAMACIÓN DE DOCTOS

PROPORCIONADOS POR CÍA DE SEGUROS

13.4 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE DIR DE ADMÓN PATRIM. A ÁREA AFECTADA

INDICANDO DOCTOS. FALTANTES.

14.1 REMITE DOCTOS.

COMPLEMENTARIOS A DIR DE ADMÓN

PATRIM PARA RECLAMACIÓN ANTE

CÍA DE SEGUROS

15.1 RECIBE Y REGISTRA EN CONTROL LOS

DOCTOS REMITIDOS POR ÁREAS

AFECTADA Y TURNA A LA DEPTO PARTIM I.

PARA EXPDNTE.

1

1

16.1 RECIBE DOCTOS DE ÁREA AFECTADA

LA ANALIZA Y DETERMINA QUE SEA

CORRECTA

16.2 ELABORA CARTA RECLAMACIÓN

C/FIRMA DE LA DIR DE DIE DE ADMÓN ANEXA DOCTOS SOPORTE PARA

ENTREGAR A ASEGURADORA

16.3 RECIBE DOCTOS DE ASEGURADORA Y

VERIFICA SEA CONFORME A TÉRMINOS Y

CONDICIONES EN POLIZAS, TURNA A SUBDIR DE OBRAS

16.4 CONSULTA AL DEPTO DE

CONTABILIDAD PARA QUE INDIQUE No. DE

CUENTA EN QUE CAJA GENERAL

EFECTUARÁ DEPÓSITO

16.5 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE LA DIR

DE ADMÓN PATRIM P/ DEPOSITAR CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN POR SINIESTRO EN

CAJA GENERAL D/DIF

16.6 ELABORA OFICIO DE CONCLUSIÓN DE SINIESTRO C/FIRMA DE DIR DE ADMÓN

PATRIM.

17.1 RECABA DOCTOS

SOLICITADOS POR CÍA D/E SEGUROS Y TURNA A DG-RMSG PARA RECLAMO DE


RESPONSABILIDAD CIVIL POR DAÑOS A

TERCEROS

B


PATRIMONIAL

JEFE DE DEPARTAMENTO PATRIMONIO INMOBILIARIO


CLAVE: PRMSG-10





DOCUMENTOS

18.1, 19.1, 20.3, 20.6

EXPEDIENTE

19.1

CARTA RECLAMACIÓN

20.2, 20.5

DOCUMENTOSDIR. GRAL. DE RECS. MAT. Y

SERV. GRALES.

CHEQUE

20.4, 20.10

ANÁLISIS TÉCNICO

20.6

OFICIO

20.7, 20.10, 20.11


B

18.1 RECIBE DOCTOS. P/RECLAMO

DE INDEMNIZACIÓN DE ÁREA AFECTADA

Y TURNA A DIR DE ADMÓN PATRIM

P/INICIO DE GESTIÓN EN ASEGURADORA

19.1 RECIBE Y REGISTRA LOS DOCTOS DEL SINIESTRO E

INTRUYE A DEPTO DE PATRIM NMOB.

INTEGRE EXPEDIENTE

20.1 RECIBE OFICIO, REGISTRA Y ANALIZA

LO SIGUIENTE

¿HAY FALLECIMIENTO

DE OCUPANTES?


C/FIRMA DE DIR DE ADMÓN PATRIM

P/SOLICITAR A CÍA DE SEGUROS

INDEMNIZACIÓN

NOS I

20.3 RECIBE DE CÍA DE SEGUROS LOS

DOCTOS SOPORTE Y VERIFICA QUE SEA

EN TÉRMINOS PACTADOS EN

PÓLIZA

20.4 ENTREGA A FAMILIARES DE

OCCISO CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN

CONTINUA CON

ACTIVIDAD 20.11


C/FIRMA DEL DIR DE ADMÓN PATRIM.

P/SOLICITAR INDEMNIZACIÓN A CÍA DE SEGUROS

20.6 RECIBE DE CÍA DE SEGUROS LOS

DOCTOS SOPORTE Y ELABORA ANÁLISIS

TÉCNICO Y DETERMINA

¿ES CORRECTA

LA INDEMNIZACIÓN?

NO SI

20.7 ELABORA OFICIO DE INCONFORMIDAD

A INDEMNIZACIÓN C/FIRMA DE DIR DE

ADMÓN PATRIM EXPONIENDO

MOTIVOS TÉCNICOS P/RECONSIDERACIÓN

20.8 RECIBE DE CÍA D/SEGUROS AJUSTE COMPLEMENTARIO DE SINIESTRO CON

FINIQUITO Y CHEQUE Y TURNA A DIR DE

ADMÓN PATRIM PARA APROBACIÓN

20.9 CONSULTA A CONTABILIDAD PARA QUE INDIQUE No. Y DENOMINACIÓN DE LA CUENTA PARA

DEPÓSITO DE INDEMNIZACIÓN

20.10 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE DIR DE DE ADMÓN

PATRIM P/DEPOSITAR CHEQUE POR

SINIESTRO EN CAJA GRAL. DEL DIF

20.11 ELABORA OFICIO DE

CONCLUSIÓN DE SINIESTRO C/FIRMA DE DIR DE ADMÓN

PATRIM. Y DISTRIBUYE

FIN

AJUSTE

20.8


PATRIMONIAL


CLAVE: PRMSG-10






COORD. ADMINISTRATIVAS Y/O JEFES DE DEPTO DE APOYO ADMINISTRATIVO DE DIRECCIONES

1.1 Integra la documentación necesaria para la reclamación de indemnización por siniestro y la envía a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

2.1 Recibe la documentación para reclamación de indemnización del Área afectada y turna en el mismo día a la Dirección de Administración Patrimonial, para iniciar la gestión ante la Aseguradora.


3.1 Recibe y Registra el mismo día en su control interno la documentación del siniestro, e instruye al Departamento de Patrimonio Inmobiliario para que integre el expediente correspondiente.


4.1 Recibe y Registra el mismo día en control interno la documentación del siniestro y determina el tipo de Ramo al que pertenece, para la afectación de la póliza y cobertura que ampara la unidad siniestrada. Como se detalla a continuación:

RAMO: Ramo 1.-Automóviles. Ramo 2.-Camiones. Ramo 3.-Autobuses. Ramo 4.-Responsabilidad Civil Autobuses.

COBERTURA TIPO:

Cobertura Amplia.

Ramo 1:Automóviles. - - Daños Materiales. - Robo Total. - Responsabilidad Civil por daños a terceros. - Servicios de asistencia. - Defensa Legal vehicular. - Gastos médicos a ocupantes.

Ramo 2: Camiones. - - Daños Materiales. - Robo Total. - Responsabilidad Civil por daños a terceros. - Servicios de asistencia. - Defensa Legal vehicular. - Gastos médicos a ocupantes. - Equipo Especial.

Ramo 3: Autobuses.- - Daños Materiales. - Robo Total. - Responsabilidad Civil por daños a terceros. - Servicios de asistencia. - Defensa Legal vehicular. - Gastos médicos al conductor.


CLAVE: PRMSG-10






Ramo 4: Responsabilidad Civil Autobuses. - - Sobre la Responsabilidad Civil en que incurra el

Asegurado durante la Transportación en los autobuses, ya sea empleado o tercero, mientras se encuentre transportándose dentro de la República Mexicana y/o Zona Metropolitana y viceversa.

- Muerte, - Incapacidad. - Gastos médicos.

COBERTURA TIPO: Cobertura Limitada. Ramo 1.- Automóviles.

- Robo Total. - Responsabilidad Civil por daños a terceros. - Servicios de asistencia. - Defensa Legal vehicular. - Gastos médicos a ocupantes.

Ramo 2: Camiones. - - Robo Total. - Responsabilidad Civil por daños a terceros. - Servicios de asistencia. - Defensa Legal vehicular. - Gastos médicos a ocupantes. - Equipo Especial.

Ramo 3: Autobuses.-

- Robo Total. - Responsabilidad Civil por daños a terceros. - Servicios de asistencia. - Defensa Legal vehicular. - Gastos médicos al conductor.

Ramo 4: Responsabilidad Civil Autobuses. -

- Sobre la Responsabilidad Civil en que incurra el Asegurado durante la Transportación en los autobuses, ya sea empleado o tercero, mientras se encuentre transportándose dentro de la República Mexicana y/o Zona Metropolitana y viceversa.

- Muerte, - Incapacidad, - Gastos médicos.

4.2

Rotura de cristales: Solicita inmediat amente al conocer el siniestro a la Compañía Aseguradora el No. de Siniestro y la Empresa de Cristales encargada de la reposición de los mismos.


CLAVE: PRMSG-10






4.3 Elabora oficio con firma del Director de Administración Patrimonial, el mismo día de obtener la validación del reporte de siniestro para informar a la Coordinación Administrativa y/o Jefe de Departamento de apoyo Administrativo afectada, el lugar, fecha, hora e importe del deducible a cubrir, para la reposición de los cristales dañados y se distribuye de la siguiente manera: Original.-Coordinación Administrativa o Departamento de Apoyo Administrativo de la Dirección afectada 1ª. Copia.-Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2ª.Copia.- Subdirección de Obras y Conservación. 3ª. Copia.-Expediente y A/R.

COORD. ADMINISTRATIVAS Y/O JEFES DE DEPTO. DE APOYO ADMINISTRATIVO DE DIRECCIONES

5.1

Envía el mismo día en que conoce el numero de siniestro la unidad vehicular afectada a la Compañía de Cristales para reposición de los mismos.

5.2 Solicita al momento de recibir la unidad reparada, a la Empresa de Cristales el comprobante de su instalación en el que se establece el importe del cristal y deducible a cubrir por el Sistema Nacional DIF y al día hábil siguiente remite copias a las siguientes áreas 1ª.Copia.-Dirección de Administración Patrimonial. 2ª.Copia.-Subdirección de Obras y Conservación. 3ª. Copia.- A/R.

5.3

Tramita al día siguiente ante el área correspondiente el pago del deducible por la reposición de los cristales dañados.


6.1 Recibe copia del comprobante de instalación, registra en su control el mismo día hábil de recibido, y turna al Departamento de Patrimonio Inmobiliario para que se integre al expediente del siniestro.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO INMOBILIARIO.

7.1 Integra al expediente del siniestro, copia del comprobante de instalación, y elabora oficio con firma del Director de Administración Patrimonial el mismo día de su recepción para informar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales la conclusión del siniestro. TERMINA TRAMITE DE CRISTALES

COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LAS DIRECCIONES.

8.1

En Daños Materiales:

Recaba en un plazo no mayor a 30 días naturales de conocer la documentación solicitada por la Aseguradora para llevar a cabo la reclamación de indemnización por el siniestro y que es la siguiente: - Copia por ambos lados de la licencia del Conductor. - Orden de recepción. - Reporte de la valuación de daños - Copia de la orden de reparación.


CLAVE: PRMSG-10






8.2

En Pérdida Total:

Recaba en un plazo no mayor a 30 días naturales de conocer la documentación solicitada por la Aseguradora para llevar a cabo la reclamación de indemnización por el siniestro y que es la siguiente:

- Acta Administrativa. - Copia Certificada del Acta iniciada ante la Agencia del

Ministerio Público que corresponda a la Jurisdicción de donde ocurrieron los hechos, asentando No. de Motor, Serie, y Registro Federal de Vehículos( en su caso).

- Acta de denuncia del robo y/ o Oficio de colaboración ante la Policía Federal Preventiva,

- Oficio de liberación en posesión (solo aplica para automóviles localizados y determinados pérdida total.

- Acta de Defunción y comprobantes originales de los gastos de entierro (En su caso).

- Original de Tenencias pagadas (últimos cinco años). - Último comprobante de verificación de emisión de gases. - Fotocopia de tarjeta de circulación. - Copia simple de la licencia de conducir del operador. - Baja de placas de circulación, Transcurridos treinta días

posteriores a la fecha de robo (En su caso) deberá solicitar la carta de pérdida total a la aseguradora.

- Las llaves del vehículo y su duplicado. (En su caso).

En caso de Equipo Especial:

- Relación valorizada del equipo especial y/o adaptaciones dañadas.

- Reporte técnico y presupuesto de la reparación y/o reposición del equipo especial dañado, emitido por negocio autorizado.

- Inventario del equipo especial antes del siniestro emitido por el Sistema Vax.

8.3

EN CASO DE RESPONSABILIDAD CIVIL POR DAÑOS A TERCEROS:

Recaba en un plazo no mayor a 30 días naturales de conocer la documentación solicitada por la Aseguradora para llevar a cabo la reclamación de indemnización por el siniestro y que es la siguiente:

Si hay Fallecimiento de terceros: -Declaración del accidente emitida por el Ajustador. -No. de Siniestro. -Acta levantada ante el M. P. -Licencia o permiso vigente para conducir expedido por la autoridad competente. -Pase para atención médica (copia). -Facturas de Hospital a nombre de la Aseguradora. -Comprobantes originales de gastos de entierro a nombre de la Aseguradora. -Identificación del beneficiario. -Acta de defunción (en su caso).


CLAVE: PRMSG-10






No hay fallecimiento de Terceros:

-Declaración del accidente emitida por el Ajustador. -No. de Siniestro. -Acta levantada ante el M. P. -Licencia o permiso vigente para conducir expedido por la autoridad competente. -Pase para atención médica (copia). -Facturas de Hospital a nombre de la Aseguradora.






11.1 Recibe de la Dirección de Administración Patrimonial Oficio con documentos anexos abre e integra el mismo día el expediente lo analiza y determina.

11.2

No es Pérdida Total:

Verifica el mismo día con el Área afectada que el vehículo siniestrado se repare en el taller o agencia designado por la Compañía Aseguradora hasta su entrega a entera satisfacción del Área afectada.

11.3

Si es pérdida Total:

Elabora Oficio con firma del Director de Administración Patrimonial al día hábil siguiente de conocer los antecedentes del siniestro. Para solicitar a la Dirección de Finanzas la siguiente documentación: -Factura original del vehículo. -Tarjetón del Registro Federal de Vehículos (Aplica en modelos 90 y anteriores).


12.1

Recibe en un plazo no mayor a cinco días hábiles, de su similar de Finanzas la documentación solicitada y remite a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, por oficio la Factura Original, para que a través de su conducto, solicite a la Oficialía Mayor, la cesión de los derechos a favor de la Aseguradora con el Endoso correspondiente.

12.2

Recibe en un plazo no mayor a 5 días hábiles de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, la Factura debidamente Endosada.

12.3 Turna de inmediato al Departamento de Patrimonio Inmobiliario la Factura Endosada para continuar con los trámites de recuperación. de la indemnización


CLAVE: PRMSG-10







13.1 Revisa al día siguiente e integra el expediente de la reclamación con la documentación proporcionada y determina lo siguiente:

13.2

El Vehículo siniestrado cuenta con equipo especial: No

Elabora al día siguiente, Carta-Reclamación valorizada, con firma del Director de Administración Patrimonial para enviar a la Aseguradora, anexando la documentación original proporcionada por la Dirección de Finanzas y el Área afectada.

13.3

Integra el mismo día copia de la Carta-Reclamación y fotocopia de los documentos proporcionados a la Aseguradora en el expediente del siniestro.

13.4

Si

Elabora al día siguiente, oficio con firma del Director de Administración Patrimonial, indicando al Área afectada la documentación faltante.

COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS Y/O JEFES DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LAS DIRECCIONES.

14.1

Remite en un plazo no mayor a veinte días naturales la documentación complementaria a la Dirección de Administración Patrimonial para que se lleve a cabo la reclamación ante la Aseguradora.


15.1

Recibe y registra el mismo día en su control la documentación remitida por el área afectada y turna al Departamento de Patrimonio Inmobiliario para que se integre el expediente del siniestro.


16.1

Recibe la documentación remitida por el área afectada analiza y determina inmediatamente que la documentación proporcionada sea correcta.

16.2

Elabora al día siguiente Carta Reclamación valorizada con firma del Director de Administración Patrimonial anexando la documentación proporcionada por el Área afectada, para entregar a la Aseguradora.

16.3

Recibe en un plazo no mayor a 60 días de la Aseguradora lo siguiente: -Ajuste del siniestro -Finiquito de Indemnización. -Cheque. Y verifica inmediatamente que esté de conformidad con los términos y condiciones pactados en póliza y lo turna a la Dirección de Administración Patrimonial para su aprobación.

16.4

Consulta el mismo día vía telefónica a la Subdirección de Contabilidad para que le indique el número de la cuenta en la que el Departamento de Caja General efectuará el depósito del cheque por indemnización.


CLAVE: PRMSG-10






16.5

Elabora el mismo día oficio con firma del Director de Administración Patrimonial en el cual se envía el cheque de indemnización por siniestro a la Caja General del Sistema Nacional DIF.

16.6

Elabora al día siguiente de haber efectuado el deposito oficio de conclusión del siniestro con firma del Director de Administración Patrimonial e informa de la siguiente manera: 1er.Tanto.- DGRM y SG. 2º. Tanto.- Dirección de Administración Patrimonial 3er.Tanto.- Dirección de Finanzas. 4º. Tanto.-Área afectada. 5º. Tanto.-Subdirección de Obras y Conservación 6º. Tanto.-Subdirección de Almacenes e Inventarios . 7º. Tanto.-Subdirección de Contabilidad. 8º. Tanto.-Expediente y A/R. TERMINA TRAMITE DE DAÑOS MATERIALES

COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS Y/O JEFES DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LAS DIRECCIONES.

17.1

RESPONSABILIDAD CIVIL POR DAÑOS A TERCEROS: Recaba en un plazo no mayor a 30 días naturales de conocer la documentación solicitada por la Aseguradora y turna a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para llevar a cabo la reclamación de indemnización por el siniestro (De acuerdo al numeral 8.3)






20.1

Recibe Oficio, registra analiza y determina el mismo día lo siguiente:

20.2

Hay fallecimiento de ocupantes: Si

Elabora al día siguiente Carta Reclamación valorizada, con firma del Director de Administración Patrimonial para solicitar a la Aseguradora la indemnización.

20.3 Recibe de la Aseguradora en un plazo no mayor a sesenta días naturales la siguiente documentación, y verifica que esté de conformidad con los términos y condiciones pactados en póliza.

- Ajuste de Siniestro.(Pasa al numeral 20.9,20.10 y 20.11). - Indemnización de Gastos Médicos.(Pasa al numeral 20.9,.10 y .11) - Finiquito de indemnización por gastos funerarios. - Cheque de Indemnización por muerte accidental para su entrega del

fallecido.(Pasa al numeral 20.9,.10 y .11)


CLAVE: PRMSG-10






20.4

Entrega al momento en que se presenten los familiares del occiso el cheque de indemnización y Acusa de Recibo. (Pasa al numeral 20.11)

20.5

No Elabora al día siguiente, Carta Reclamación valorizada, con firma del Director de Administración Patrimonial para solicitar a la Aseguradora la indemnización.

20.6

Recibe de la Aseguradora los siguientes documentos: Ajuste del siniestro, Indemnización de Gastos Médicos y elabora en un plazo no mayor a dos días hábiles de su recepción el análisis técnico y determina lo siguiente:

20.7

Es correcta la Indemnización: No Elabora al día siguiente oficio de inconformidad a la indemnización propuesta con firma del Director de Administración Patrimonial exponiendo los motivos y razones técnicas para su reconsideración.

20.8

Recibe de la Aseguradora en un plazo no mayor a treinta días naturales el Ajuste complementario del siniestro con finiquito y cheque y turna al Director de Administración Patrimonial para su aprobación.

20.9

Si Consulta inmediatamente después de recibir el cheque vía telefónica a la Subdirección de Contabilidad para que le indique el número y denominación de la cuenta para depósito de la indemnización.

20.10 Elabora el mismo día oficio con firma del Director de Administración Patrimonial para depositar el cheque de indemnización por siniestro a la Caja General del Sistema Nacional DIF.

20.11 Elabora al día siguiente de haber recibido el recibo de caja del deposito, oficio de conclusión del siniestro con firma del Director de Administración Patrimonial e informa de la siguiente manera: 1er.Tanto.- DGRM y SG. 2º. Tanto.-Área afectada. 3er.Tanto.- Dirección de Administración Patrimonial. 4º. Tanto.- Dirección de Finanzas. 5º. Tanto.-Subdirección de Obras y Conservación 6º. Tanto.-Subdirección de Almacenes e Inventarios 7º. Tanto.-Subdirección de Contabilidad. 8º. Tanto.-Expediente y A/R.

TERMINA PROCEDIMIENTO DE RESPONSABILIDAD CIVIL.

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros.

(D.O.F. 31 -VIII-2006) Titulo Preliminar. - Disposiciones Generales. Capítulo Único. - Artículo: 7º. Frac. III Incisos A, C y G; Artículo 8º. Frac.- III, V y IX; Última modificación 24-IV-2006

7.2 Ley sobre el Contrato de Seguro. (D.O.F. 31 -VIII-1935) Título Primero. - Disposiciones Generales. Capítulo Primero.- Definición y Celebración del Contrato. Artículos 1º. y 2º. Capítulo IV.- El Riesgo y la Realización del Siniestro. Artículos 54, 58, 66 y 69 Título Segundo. - Contratos de Seguro contra daños. Capítulo I.- Disposiciones Generales. Artículos: 85, 86, 87, 89, 91, 111, 113, 114, 119 y 120 Capítulo II.- Seguro contra Incendio. Artículos: del 122 al 128. Capítulo V.- Seguro contra la Responsabilidad. Artículos: del 145 al 150. Última Modificación 24-IV-2006.

7.3 Código Civil Federal (D.O.F. 26 -V-1928) Libro Cuarto: De las Obligaciones. 1ª. Parte: De las Obligaciones en General. Título Primero. - Fuentes de las Obligaciones. Capítulo V.- De las Obligaciones que nacen de los actos ilícitos. Artículos: Del 1913 al 1918 y 1924, 1926, 1927, 1928 y 1934. Última Modificación el 31 de diciembre del 2004.

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