Manual práctico sga remuneraciones

Manual Práctico Sistema Gestión Agrícola (SGA) Página 1

NOMBRE DEL USUARIO: _______________________________________

EMPRESA /FUNDO: ___________________________________________

El presente manual es una guía práctica para el usuario del Sistema de Gestión Agrícola (SGA), bajo el

esquema de desarrollar un ejercicio siguiendo las etapas administrativas del proceso, en una secuencia

lógica de cómo opera el sistema.


La parametrización se realiza como una actividad previa a la explotación del sistema, es estandarizada

para toda la empresa, por tanto los usuarios no deben intervenir dichos parámetros. Participan en esta

de parametrización normalmente el área contable y la de Administración de la empresa que definen los

tratamientos contables, las definiciones del manejo de datos y su forma de control.

Los parámetros variables en cada mes para el cálculo de los datos y/o procesos de remuneraciones (UF,

UTM, Dólar, etc. ), deben ser ingresados por quien la Administración haya definido en tal funcion.


El ingreso de un trabajador al Sistema de Remuneraciones se hace a través de lo que se denomina

“FICHA DEL PERSONAL”, que requiere registrar una serie de tantos de identificaci{on, previsionales, tipo

de contrato, duración, etc. El ingreso de la ficha es el requisito previo para efectuar cualquier registro o

emisión de documentos en el sistema asociados al trabajador (sin ficha no existe el trabajador para

ningún efecto).

Se recomienda que a cada trabajador nuevo que se contrate se le confeccione una ficha (un formato

impreso) con los datos que se requieren para su registro al sistema.

Un error recurrente son el número de RUT, los apellidos y nombres , fechas y datos previsionales. Es

aconsejable solicitar un fotocopia del RUT y adjuntarla a la ficha, si viene la ficha firmada por el

trabajador mucho mejor. Los datos previsionales se pueden verificar consultando el RUT en la página de

Previred.

Para explicar cómo se llena una ficha vamos a registrar 1 trabajador y explicaremos cada uno de los

campos requeridos. En este caso un trabajador a plazo fijo con sueldo mensual fijo:

a) Lo primero es registrar el RUT del trabajador (el programa validará si el dígito verificador

corresponde al número ingresado).


b) Código: El primer campo de dos dígitos es el fundo y el segundo de tres dígitos en una

secuencia. Este código para efectos del programa cumple la misma función de identificación que

el RUT, facilitando así la digitación.

c) Los “Datos personales” son obligatorios y se utilizan para la generación del contrato de trabajo.

El botón indica que para esa opción existen alternativas predefinidas y que el usuaria debe

hacer un “click” en esa pestaña y se le abrirán las opciones debiendo seleccionar una de ellas. En

general todas las pantallas del programa que tienen este botón operan de la misma forma.

Si el trabajador tuviese una cuenta corriente a la cual se le debe hacer el pago se registra ese dato en la

ficha, lo cual servirá posteriormente para separar y generar pagos de sueldos por esa vía (esto se

explicará mas en detalle en el proceso pertinente).

Cuando se crea una ficha y entre la fecha de nacimiento y fecha de contratación existe menos de 16 años, el sistema mostrará un mensaje de alerta respecto a que el trabajador es menor de edad. La legislación no permite la contratación de menores de edad. En el sistema no se restringirá la contratación, sino que emitirá este aviso; de tal forma que el usuario pueda revisar si existe un error o bien si la contratación es real. El sistema tiene informes que permitirán obtener información del personal

d) Datos del contrato: “la fecha de ingreso “ el el punto de partida de la relación laboral, para

mayor seguridad el programa le consulta si está seguro de crear el contrato con esa fecha, si es

esa la fecha correcta haga click en “SI”, de lo contrario en “NO” y rectifique.


e) Tipo de contrato: Elija si se trata de un contrato Transitorio o Indefinido.

f) Faena: Elija el tipo de faena para el cual se contrata al trabajador. Si no hay una faena

preestablecida elija “Sin Faena”.

g) Registre el sistema previsional del trabajador eligiendo el código de AFP correspondiente.

h) Registre el sistema de salud Fonasa o Isapre. Si el trabajador estuviese en Isapre además de

elegir el código correspondiente, debe indicar el tipo de plan que posee, ya sea el 7% o un plan

en UF o $.


i) Formato de Contrato. El programa trae prestablecido distintos formatos de contratos. Aquí debe

elegir el que corresponda al trabajador que se está contratando.

j) Atributos: Existen una serie de atributos para encasillar a el trabajador dentro de la empresa,

como ser:a que jefe de cuadrilla estará asociado o pude ser que a ninguno (como en este

ejemplo), el centro de costos, centro de responsabilidad, etc.

Estos campos son utilizados en el programa para generar filtros en distintos reportes o listados.


k) Seguro de Cesantía: Por defecto para cada trabajador nuevo que se contrata el programa le

marca el derecho a seguro de cesantía (“Si”). Sin embargo, puede que dependiendo de la fecha

de ingreso a este trabajador no le corresponda derecho a seguro de cesantía, como es el caso

cuando hacemos la carga inicial al sistema con los trabajadores de planta antiguos.

Respecto al Seguro de Cesantía, el sistema valida que no se pague seguro de Cesantía a los menores de edad y a los jubilados. Si un jubilado paga seguro de cesantía, se debe ingresar información por la celda “datos

complementarios”.

l) Cargas Familiares: Estos campos no se llenan como se muestran a continuación.

Observe en la parte inferior derecha de la ficha el ícono “Cargas Fam.”, pinche aquí y se le desplegará la

ventana para que agregue las cargas familiares al momento de registrar el trabajador, si es que así lo

desea, sino lo puede hacer más tarde accediendo al Menú de Cargas Familiares”

Los datos a ingresar correspondes a los que entrega la caja de compensación correspondiente para la

autorización de la carga familiar.


m) Finalmente haga clic en “Grabar” y tendrá el registro del trabajador.


También puede emitir e imprimir el contrato directamente desde la ficha haciendo click en el ícono

“Emite Contrato”, donde se le desplegará el contrato con los datos del trabajador. El programa le

consultará posteriormente si desea marcar el estado del contrato como “Emitido”.

El programa tiene un menú propio para la emisión de contratos, donde se pueden hacer emisiones de

contratos en forma masiva o individuales. Se ahondará más en este proceso al revisar dicho menú.

n) Existen trabajadores que pueden tener situaciones especiales como son los jubilados o aquellos

que tienen subsidios del gobierno. En estos casos haga Click en el ícono “Datos comple.” Y se le

desplegará la siguiente pantalla y registre lo que corresponda a ese trabajador. Finalice con

“grabar” para que sus registros queden guardados.


o) Otras ayudas: En la parte inferior de la ficha también encontrará acceso directo a algunas tablas

y parámetros, esto es útil cuando no exista la opción y es necesaria crearla, de esta forma usted

no necesita salir de la pantalla y no pierde sus datos, abre la tabla, crear el parámetro u opción y

después va y la elige y continúa ingresando sus datos.


TRABAJADOR CON CONTRATO TEMPORAL CON FAENA, SUELDO DIARIO Y TRATO, CON CARGA

FAMILIAR.

Para ingresar la carga seleccionamos el ícono “Cargas Fam.” E ingresamos los datos, según los campos

requeridos por el programa.


TRABAJADOR CON CONTRATO TEMPORAL POR FAENA, SUELDO DIARIO Y TRATO, CON LICENCIA

MEDICA POR 5 DIAS.


TRABAJADOR CON CONTRATO TEMPORAL, CON SUELDO DIARIO.

Emisión del Contrato:


TRABAJADOR DE PLANTA CON SUELDO MENSUAL DIARIO Y QUE TOMA VACACIONES EN EL MES


TRABAJADOR DE PLANTA CON SUELDO DIARIO Y TRATO


Ya vimos que podemos emitir un contrato directamente desde la ficha, esto es aplicable sólo para ese

trabajador. Sin embargo podemos emitir contratos masivos por tipo de contratos para todos aquellos

trabajadores que lo definimos bajo un mismo tipo de contrato en la ficha de ingreso.


EMISION DE CONTRATO DE PLANTA


CONTRATO DIARIO POR FAENA O TRATO


CONTRATO DE PLANTA SUELDO MENSUAL

Aplicable para fijar tarifas por tratos, para cambios de faenas si el contrato anterior no las establecía,

entre otras opciones.


Es necesario completar este procedimiento, el que debe ser acorde con el trámite administrativo de

informar en la página de la inspección del trabajo de la contratación del personal.


Existe listados de apoyo administrativo para controlar los estados de los contratos de los trabajadores

que se le han creado fichas, pudiendo usar filtros para acotar el listado en la medida que lo desee el

usuario.


Las licencias médicas se ingresan por este menú

Cada nueva licencia se ingresa haciendo click sobre el botón “Licencia”.

Se despliega la siguiente pantalla de ingreso:


Ingrese el tipo de licencia, la fecha de inicio y la cantidad de días de licencia.


Debemos hacer click sobre el ícono solicitud para que ingresemos un nuevo periodo de vacaciones,

desplegándonos la siguiente pantalla:


Ingresamos los datos y finalizamos con grabar.

Este comprobante lo genera con una copia


El programa presenta un serie de listados de apoyo al usuario relacionados con datos personales del

trabajador, previsionales, etc.

Podemos realizar un reajuste masivo de sueldos accediendo al siguiente menú

Aquí solo debemos poner el porcentaje de reajuste e indicar si lo aplicamos a todos o algunos centros de

responsabilidad (trabajadores, de planta, administración, de temporada, etc) y sobre qué tipo de sueldo

y contrato lo vamos a aplicar.


El ingreso de tarifas puede hacerse por dos vías:

1. Cargando un archivo desde Excel, o bien

2. Ingresar las tarifas directamente a la pantalla.


Para ingresar un tarifa de trato (viene marcado por defecto) primero debemos seleccionar la labor, la

que debe estar creada como labor de mano de obra, si no existe se debe crear previamente en la tabla

42 (Parámetros – Tablas Generales – Tabla 42).

a) En este caso vamos a ingresar tarifas de cosecha.

b) Seleccionamos la Unidad de Control para esa labor, es decir la unidad de medida sobre la cual

pagaremos (balde, bins, etc). Para nuestro ejercicio será la 2 Bins.


c) Indicamos el mes de proceso de la tarifa a crear. Ingresaremos la tarifa en el mes de Abril de

2013. Damos aceptar.

d) Ingresamos el rango de fechas de la tarifa, el que puede ser mayor a un mes. La asignaremos por

el periodo 01/04/13 al 31/05/13.

e) Seleccionamos el o los centros de costos, los que se despliegan haciendo click en la lupa al

costado derecho del campo. Elegimos el o los centros de costos seleccionados haciendo click

sobre la línea (desmarcamos con otro click). En nuestro ejemplo elegiremos 3 centros de costos,

finalizamos dando aceptar.

f) Ingresamos el valor del trato: tarificaremos a $6.000 el bins de cosecha.

g) Garantiza día. Si garantizamos el pago del día debemos dejar marcada esta opción como indica la

figura. Calculamos a cuantas unidades de producción corresponde el valor mínimo diario (bins en

nuestro ejemplo): $6.433 / $6.000 = 1,0722 bins, copiamos este dato en el campo Cant-

Min=Pago día. Según esta parametrización el programa paagará como valor día hasta 1,0722

bins y el exceso lo pagará como trato.

h) Cantidad desde – Hasta: Es el trato sobre el cual operará el trato, en este caso desde el valor

mínimo posible hasta 99999999. Es posible agregar distintos valores por tramos, en este caso se

ingresa cada nuevo trato dando los tramos mínimos y máximos para cada uno de ellos.

Finalizamos dando “ Agregar tramo” .


Aquí se observan las tarifas que acabamos de ingresar.

i) Finalizamos con grabar, dónde el programa nos consulta si agregamos los datos a la lista,

marcamos “Sí”.

Para agregar nuevas tarifas iniciamos el proceso tal como se explicó desde la letra a) anterior.

Agreguemos ahora tarifas por tramos, así veremos más adelante cómo calcula. Supongamos que en este

caso pagamos $6.000 hasta 2 bins de cosecha, lo aplicaremos sobre las variedades Brookfield.

Terminamos el registro dando “Agregar Tramo”


Ingresemos un segundo tramo, pagando $6.500 entre los 2,01 bins y los 4 bins.

Un tercer tramo pagando $7.000 por todo bins de cosecha sobre 5 unidades.

Así nuestra el total de tarifas de cosecha de manzanas que hemos ingresado se muestra de esta forma en

la pantalla de ingreso.

Termine dando grabar y “Si” en agregar datos a la lista.

Puede generar un informe de tarifas, para ello siga el siguiente enlace:


Complete los campos según las tarifas que desee listar, en nuestro caso veremos las tarifas que hemos

ingresado. Damos vista previa para visualizar.


Siguiendo el procedimiento, registraremos la producción diaria para nuestros trabajadores que

hemos creado.

Debemos contar con un medio que nos registre la producción de los huertos para ingresarla al

sistema Agroprime. El programa entrega un reporte que puede utilizarse, si el cliente opta por otro

medio (un cuaderno, libreta, u otros), debe contener al menos los campos que se necesitan digitar

para registrar adecuadamente la producción y que son los que se muestran en la imagen adjunta.

Primero explicaremos cómo ingresar la producción manualmente para entender su funcionamiento,

después revisaremos la aplicación de levantar estos datos desde una planilla en Excel.


En el registro manual el programa nos entrega 5 pantallas de registro.

Permite filtrar tanto por Faena como por Jefe de Cuadrilla, de acuerdo a lo registrado en la ficha del

trabajador. Tiene la opción de aplicar un bono a la cuadrilla, el que será el mismo para todos los

trabajadores seleccionados, también aplicar montos por desayunos, almuerzos, onces o comidas. Se

deben completar los registros faltantes desplazándose hacia la derecha de cada línea.

Esta pantalla permite las mismas opciones que la Opción I, pero con la facilidad de desplegar en

pantalla y visible para el usuario, todos los campos requeridos en la digitación.


Esta opción también nos permite filtrar por los mismos campos si lo deseamos, pero debo ir

seleccionando cada trabajador y posteriormente me habilita los campos para digitar sus datos de

producción. Es una pantalla útil para digitar distintas labores de trabajadores, en distintos centros de

costos y formas de pago.


Más que un ingresador de datos en una pantalla para poder visualizar por todo el periodo mensual lo

tarjado a un trabajador.

Esta opción permite el registro uno a uno de los trabajadores. Si bien tiene todos los campos de

registro en una sola pantalla, obliga al usuario a abrir algunas de las 3 primeras modalidades de

registro de tarjas para dejar la “Valorización” como Trato o Diario, pues esta Opción V marca por

defecto las dos opciones de pago, no permitiendo al usuario su modificación.


También está la opción de copiar lo tarjado en un día anterior a un día siguiente. Esta aplicación es

muy útil cuando hay labores repetitivas, lo que acelera el ingreso de datos evitando digitar los mismo

de un día anterior.

También usa la opción de filtros para acotar la búsqueda de trabajadores tarjados que se desea

replicar. Debe ingresar la fecha que desea tarjar y por supuesto la fecha ya tarjada que desea

replicar, lo que materializa dando la opción copiar.

Si bien el usuario es libre de escoger la que más le acomode, sugerimos utilizar las 3 primeras

opciones.

Utilizaremos algunas de estas pantallas de ingreso de tarjas para explicarlas. Empezaremos el

ejercicio usando la opción II. Esta pantalla nos permite filtrar ya sea por :

Faena: En este caso nos trae todos los trabajadores que en su ficha lo tenemos asignada a la faena

seleccionada.


Capataz/J. Cuadrilla: Nos trae a pantalla todos los trabajadores que en su ficha están asociados a este

jefe de cuadrilla. Esta opción es muy útil cuando en los huertos o cuarteles los trabajadores están

bajo un capataz o jefe de cuadrilla, normalmente realizando una misma labor, y muchas veces las

tarjas diarias vienen con esa agrupación. Usaremos en nuestro caso este filtro para ingresar la

producción, recuerde que los trabajadores que creamos en su ficha lo asignamos al Jefe Cuadrilla 1.

Ingresaremos producción para una semana de trabajo. Empezaremos por el lunes 01 de abril. En

nuestro ejercicio estamos trabajando sobre la labor cosecha, que se paga en unidad de control bins y

con tarifas asignadas para algunos centros de costos dentro del mes.

El programa sólo nos trae los trabajadores que cumplen con el filtro escogido. Tomamos el primer

trabajador:

a) Ingresamos la labor a tarjar. Para nuestro caso es la Cosecha.

b) Ingresamos el centro de costos

c) La cantidad de producción del trabajador, para el ejemplo 1 bins.

d) La unidad de control

e) Las horas trabajadas en esa producción informada.

f) Por defecto viene marcado día, en este caso es trato, entonces desmarcamos el día y marcamos

trato para que el programa pague el día bajo el cálculo de la tarifa de trato ingresada para este

centro de costos el 01/04/13, para la labor cosecha y por la unidad de control 2 bins.

Hacemos lo mismo con el segundo trabajador, ingresando su producción real (1,5 bins).

El trabajador 108 lo ingresamos en su ficha como tractorista, por tanto lo tarjaremos en labores

propias de esta función, en nuestro ejemplo labor 6003 Aplicación Fitosanitario, C. Costo 01010504,

Cant. Producción 1,43, Unidad e control 11 hectárea. Su valorización es al día, por tanto marcamos

“Val. Diario”


Se finaliza el registro con “Grabar”.

Ingresamos la siguiente producción el día 02/04/13. Para este día usaremos la opción de ingreso III.

Al igual que la pantalla anterior filtramos por el Jefe de Cuadrilla 1.

Ingresamos la producción para los trabajadores 101 y 102 que están a trato. Para ello selecciones el

trabajador y en la sección inferior ingrese la producción, termine con grabar.


Ingrese el trabajador 102 con estos datos.

Aquí aparece en pantalla el trabajador 103, el cual en la ficha está contratado a contar del día

02/04/13, en la labor de rondín y valorización diaria. Este trabajador lo definimos que su sueldo es

“diario” por tanto no admite el pago de tratos. Este trabajador lo vamos a tarjar en la labor de rondín

en más de un centro de costos por jornada laboral, aplicaremos la distribución de su jornada en

función de las hectáreas de los c. costos dónde realizó su función, en este caso usaremos estos 3

huertos (datos de há sacados desde ficha técnica del C. Costo: “Control Presupuestario – Mantención

de Tablas – Mantención Ficha Técnica Centro de Costos”). En la práctica usted debe tarjar de la

forma que más represente la realidad.


C.C OSTO HA % DIST.

1010107 2.58 49%

1010108 1.6 30%

1010109 1.11 21%

TOTAL 5.29 100%

Ingresamos una línea por centro de costos. Observe que la suma de la columna “Cant. Prod.” Suma

1, que es la unidad de producción “Jornada” que estamos pagando por un día para ese trabajador.

De igual forma sus horas trabajadas suman 9 (las medias horas se registran como 0,3 minutos).

Finalice con grabar.

Ingresamos la tarja del tractorista.


Volvamos a la opción de ingresos II. Ingresemos la siguiente producción al centro de costos

01010108 en el día 03/04/13. Al rondín tarjémoslo en un solo centro de costos y cambiemos la labor

del tractorista como se muestra a continuación.

Ahora esta producción para el día 04/04/13 en el C. Costo 01010109.

Para el día 05/04/13 usaremos las tarifas con tramos que creamos para los centros de costos

01010202 y 01010203. Ingrese las producciones indicadas para cada trabajador.


Se debe ejecutar el proceso de “Revalorización de Jornal en Control de Producción” cada vez que se

ha realizado cambios en la ficha de personal que afecten el cálculo de sueldos, en especial cuando ya

existen datos ya digitados que usen los datos modificados, ejemplo cambio en el valor del sueldo

diario.

La “Revalorización de Tarifas en Control de Producción” se debe ejecutar cada vez que existe una

modificación de valor de un trato sobre el cual ya existe producción informada.

No obstante lo anterior, se recomienda que estos procedimientos se ejecuten siempre antes del

cierre de mes.

Este proceso lo que hace es inhibir el ingreso de nuevos datos de producción, se usa con el fin de

evitar modificación de datos cuando los procesos de cierre están en otras etapas y/o en empresas

con procesos de cierre centralizado.

Proceso de generar un paso previo de control antes de que las tarjas digitadas estén disponibles para

cálculos y listados del sistema. Normalmente este proceso cuando se implementa está en manos del

administrador del Campo o similar.


Revisaremos ahora el proceso de finiquito, para ello generaremos un proceso de finiquito para el

trabajador código 01-103. Accedemos mediante el siguiente Menú.

Lo primero que haremos es ingresar que personal vamos a finiquitar. Explicaremos el llenado de la

pantalla:

a) Nro. Proceso: La aplicación tiene hasta 8 procesos de finiquitos para el mes de proceso (el

número 9 que aparece es el consolidado). Como es nuestro primer proceso elegimos el 1.

b) Podemos ajustar la base de cálculo del Feriado Proporcional de acuerdo a los criterios usados

por nuestra empresa, en ese caso accedemos haciendo click en el ícono con ese nombre.


c) Podemos, al igual que la lógica de casi todos los listados y pantallas, filtrar los registros por

diversos criterios: C. Responsabilidad, Faena, Jefe Cuadrilla.

d) Debemos ingresar la fecha en que se va a generar el finiquito, la que será aplicable a los

trabajadores seleccionados.

e) Causal Finiquito: Campo obligatorio y que corresponde a las causales legales vigentes.

f) RUT Trabajador: Aquí podemos seleccionar un trabajador específico o damos enter y

consideramos a todos los que coincidan con el filtro dado, pudiendo ordenarlos por RUT o

Nombre. En nuestro ejercicio seleccionamos el trabajador indicado anteriormente.

g) Damos Aceptar y la aplicación nos despliega en pantalla el o los trabajadores, pudiendo en esta

opción desmarcar algunos del proceso.

h) Observe que en cada línea del trabajador se muestra el campo “Mat. Cargo $”, aquí se

desplegaría el monto que estuviese pendiente de devolver por materiales que se hubiesen

entregado bajo cargo a este trabajador, situación que se explicará en el Módulo Insumos.

i) Damos “Procesar” y nos incorpora el o los trabajadores al proceso de finiquito 1.


Tenemos la opción de emitir un Informe del Personal a Finiquitar. También de generar un reporte

para la Solicitud de certificado de cotizaciones pagadas.

Es parte del procedimiento de finiquito que se emita la carta conductora a la Inspección del Trabajo,

lo que se hace en el siguiente menú:

El reporte se genera por cada proceso de finiquito (1 al 8) y lo podemos acotar usando los filtros que

aparecen en pantalla, completados los datos damos “Procesar” y se despliegan el o los trabajadores

que cumplen con los requisitos ingresados.


Siguiendo nuestro ejercicio hacemos el proceso para el trabajador que estamos finiquitando. Damos

“Vista Previa” y elegimos “Si” cuando nos consulta si generamos el correlativo para las cartas.


Se nos genera el siguiente reporte que muestra la Carta a la Inspección. Este procedimiento

actualmente se hace directamente en la Página Web de la Inspección del Trabajo, pero es necesario

hacer este procedimiento en el programa para que se marque el cambio de status del trabajador.


Para emitir la carta aviso al trabajador debemos generarla en el siguiente submenú, pero habiendo

terminado los pasos anteriores.

Generamos la carta completando los campos de la pantalla siguiente:


a) Ingrese al menú

b) Seleccione el proceso de finiquito (1 en nuestro ejercicio).

c) Aplique los filtros que necesite para acotar su listado. Escogeremos directamente el trabajador

que estamos finiquitando.

d) Damos “Procesar” para que se nos desplieguen los trabajadores.

e) Elija “Genera Archivo”.

f) Ahora marque “Si” para generar el archivo para la AFC.


g) Este es el nombre del archivo y la ruta donde queda grabado, de ahí lo debe rescatar y

subir a la página de la AFC.

También puede emitir informes por Causal de Finiquitos o un informe de Mano de obra Valorizado,

el mismo que revisamos en el proceso de registro de tarjas de mano de obra.


También podemos hacer el registro de haberes y descuentos al personal finiquitado por esta opción.

a) Aquí ingresaremos aquellos haberes que no hemos registrado en la tarja de mano de obra, como

bonos, aguinaldos y otros haberes mensuales.

b) Todos los descuentos que correspondan al trabajador, exceptuando los previsionales que se

generan por la parametrización propia del programa y de la ficha de cada trabajador. Es decir,

ingresaremos los préstamos, anticipos y otros descuentos.

Para ellos elegimos el haber o descuento a ingresar, en este ejemplo le adicionaremos un “Bono

Cuidador” por $5.000, el que agregamos dando “Graba”.


Teniendo todos los haberes y descuentos ingresados estamos en condiciones de Calcular los

finiquitos.

El cálculo lo hacemos por proceso de finiquito, estamos ejecutando el proceso 1. Debemos elegir

“Traspasa movimientos de Mano de Obra Diara” para que lo tarjado pase como dato al cálculo del

finiquito. Terminamos con “Aceptar”.


Finalizado el cálculo nos da el siguiente mensaje, donde el usuario si lo desea puede revisar que

trabajadores quedaron bajo el Sueldo Mínimo. Esto es útil para agregar un haber y cumplir con la

normativa legal del sueldo mínimo.

Terminado el cálculo podemos ver el resultado del proceso, es decir revisar cada finiquito,

accedemos al siguiente menú:


Aquí puede elegir si imprime por Centro de Responsabilidad o lo emite por empleado, también si

separa o no la liquidación del finiquito, lo mismo si imprime o no detalle de los tratos realizados.

Debe escoger el proceso de finiquito a listar, estamos revisando el proceso 1.

Finalmente genere el listado dando Vista Previa.


Para visualizar y/o imprimir la liquidación de sueldo del finiquito vaya al siguiente submenú y escoja

la opción que desea. Revisaremos nuestro trabajador finiquitado, haremos “Vista Previa”.


Aquí aparece nuestra liquidación. Observe que además de lo ingresado en la tarja nos calcula la

gratificación de acuerdo a los parámetros establecidos más el Bono Cuidador que ingresamos

adicionalmente como haber.


Generamos el libro de remuneraciones por los finiquitos mediante la siguiente opción:

Este reporte lo podemos visualizar en forma previa o llevar a Excel bajo varias opciones.


Observe que estos datos coinciden con la liquidación de sueldos del trabajador finiquitado.


Veamos ahora como generamos los sueldos del personal. Recordemos que tenemos ingresado haberes a

través de las tarjas diarias, por lo tanto nos falta ingresar otros haberes que no van por esa vía y los otros

descuentos distintos de los previsionales.

Aquí tenemos varias opciones para ingresar haberes y descuentos, revisemos cada una de ellas.

Este Menú permite hacer una carga masiva de haberes y descuentos desde Excel, para ello se debe crear

en Excel el listado con los campos requeridos, grabarlo en formato ¿?? Y grabarlo en la siguiente

dirección …. Con el nombre …

Ingrese el código del Descuento y haga click en “Importar”, elija “Si” en la pregunta si está seguro de

importar los datos.


Este Submenú permite ingresar ya se aun Haber o un Descuento para un solo trabajador. Para ello

Seleccione el código, el trabajador y posteriormente ingrese el monto. Finalice con Grabar.

En nuestro ejercicio ingresaremos un anticipo normal al trabajador con el RUT 3.333.333-1 por $20.000


Esta pantalla nos permite seleccionar un Haber y Descuento y aplicarlo a múltiples trabajadores, donde

podemos ordenar en pantalla a éstos por el Código, el Rut o Nombre.

Ingresamos el monto y damos “Graba” para registrarlo, como sólo se muestran 15 trabajadores por

pantalla usamos la opción “Av. Pag./Graba”, con lo cual la aplicación nos graba lo ingresado en esta

pantalla y avanza a la siguiente para mostrar más registros.


También podemos usar la opción retroceder página para grabar estos datos y/o modificar los existentes

(Re.pag./Graba).

En esta misma pantalla podemos ingresar descuentos masivos, como son los anticipos, operando de la

misma forma que se explicó anteriormente.

Siguiendo con nuestro ejercicio ingrese los siguientes anticipos.


Aplicación que nos permite ingresar el haber y también el descuento del aguinaldo, dada la operatoria

en que se entrega normalmente este beneficio. Para ello elija los códigos del haber y del descuento en

que se registrará el aguinaldo.

Puede filtrar a los trabajadores por centro de responsabilidad (útil cuando este beneficio no es extensivo

a todos o su monto es diferenciado).

Elija la opción si el monto a entregar es bruto o si es líquido. En este último caso el valor bruto será

calculado para cada trabajador en función de su situación previsional.

Aplique el cálculo y finalice con grabar.


Tenemos la opción de generar listados con los haberes y descuentos ingresados.

Para generar un informe de los haberes y descuentos tenemos la opción de sacarlo por un trabajador o

todos, también el tipo de haber o descuento para el mes de proceso.


Si hacemos vista previa vemos el informe.


Reporte que genera un listado con los trabajadores para pago de anticipos. Debe elegir el tipo de

anticipo y el tipo de pago.

El reporte lo puede imprimir, visualizar o llevar a Excel.


Con esto generamos un reporte para entrega de los anticipos por todos los anticipos ingresados como

descuentos y que corresponden a los trabajadores que definimos en su ficha de ingreso que su medio de

pago de sueldos es en efectivo.


En este caso nos genera el pago de anticipo para el trabajador que lo tenemos ingresado en su ficha con

forma de pago electrónico.

El nombre del archivo para subir al banco es el siguiente, pudiendo subir más de un archivo al banco,

seleccionados los archivos deseados y dando aceptar.


Si se desea, también podemos emitir recibos de anticipos para ser firmados por los trabajadores.


Podemos generar reportes de préstamos del personal, a fin de revisar y controlar el status de préstamos

por descontar.

El precierre de Haberes y descuentos tiene por finalidad inhibir el ingreso de nuevos haberes y/o

descuentos cuando se está en proceso de cálculo de remuneraciones.

Este proceso es útil y aplicable cuando los movimientos por trabajador se ingresan en un lugar distinto

de dónde se realiza el proceso de cálculo de remuneraciones, por ejemplo los datos se ingresan en los

campos y el proceso de cálculo se efectúa en forma centralizada.


Veamos ahora cómo calculamos las remuneraciones mensuales. Accedemos por el siguiente menú:

Ya habíamos revisado los parámetros del mes al revisar el menú “Mantención de Tablas”, sin embargo

está esta segunda ayuda al usuario de “mantención de Parámetros del Mes” que le ayuda a no omitir

este parte del procedimiento de cálculo mensual.


Una vez que hemos ingresado todos los datos necesarios para el cálculo de remuneraciones (ajustados

los parámetros, ingresados los haberes y descuentos de los trabajadores) procedemos a ejecutar el

proceso de cálculo de liquidaciones. Los pasos son:

a) La fecha de liquidación por defecto se direcciona al último día del mes en proceso.

b) Podemos elegir el tipo de sueldo que queremos calcular (mensual, diario o todos).

c) También tenemos la opción de procesar alguno, un rango o todos los centros de responsabilidad.

d) Para que nos traspase la digitación diaria a los sueldos debemos marcar con “S” esta opción.

e) La ejecución de la revalorización viene marcada por defecto. Se recomienda ejecutarla para

asegurarse que todas las modificaciones de tarifas de tratos queden incluidas en el cálculo.

f) Los campos con feriados los lee de la tabla “Calendario” (Menú: mantención de tablas –

Calendario), si no aparecen feriados aquí y efectivamente hay feriados en ese mes es porque esa

tabla no está actualizada, en ese caso salga de este menú, corrija los feriados y vuelva a este

punto.


Finalizado el cálculo tenemos la opción de ver si tenemos trabajadores bajo el sueldo mínimo, ello con el

fin de corregir los haberes de esos trabajadores para cumplir con la normativa legal. Lo puede solucionar

agregando un haber por la diferencia de sueldo faltante.

En esta pantalla usted puede elegir si desea ordenar sus liquidaciones de sueldo por Centro de

Responsabilidad o por Empleado, en este último caso debe digitar o seleccionar ese trabajador.

También elegir si imprime o no los tratos como dato adjunto a la liquidación.

Si eligió por Centro de responsabilidad puede considerarlo todos o un rango de ellos, puede filtrar por

sexo, ordenar sus listados por nombre o por código de trabajador, por tipo de pago.

Visualice su listado o imprímalo directamente.

Tiene otras opciones como liquidación en formato sobre o imprimir el anexo de la tarja en la liquidación.


Trabajador 01-0101 JAVIERA BRAVO TAPIA


Si necesita un desglose de pago en efectivo lo obtiene mediante el siguiente submenú:

También puede generar planillas de pago.

Para efectuar el pago de remuneraciones vía depósitos en cuenta corrientes y/o cuentas vistas, acceda

desde la siguiente opción:


a) Indique la fecha en que pagará los sueldos.

b) Si paga un finiquito indique el número de proceso, puede generar varios proceso de pago si ha

generado más de un proceso de finiquito. Debe ingresar cero si es el pago de fin de mes.

c) Indique la forma de pago y el banco.

d) Indique que tipo de sueldos pagará.

e) Dando aceptar el programa le mostrará el siguiente mensaje:

Finalmente tiene la opción de seleccionar uno más archivos con el proceso de pago. Finaliza dando

aceptar.


Este proceso lo que hace es inhabilitar que se vuelva a recalcular los sueldos cuando ya se está en

proceso del pago de los mismos o de calcular cotizaciones previsionales, ello a fin de evitar

modificaciones que alteren las liquidaciones de sueldos que se aprobaron como definitivas.

Naturalmente se puede volver atrás el proceso de cálculo, pero previa autorización de una jefatura

superior, dónde el usuario que tiene el perfil desmarca la opción de bloqueo. Si no se hace el bloqueo no

tiene ningún efecto en los procesos, es decir, es cómo si esa aplicación no existiese en el menú.


Terminado el proceso de cálculo podemos generar una serie de reportes mensuales mediante la

siguiente opción

Este libro de remuneraciones consolida a todo el personal de la empresa, tanto el personal vigente como

el personal finiquitado en el mes.


Los trabajadores finiquitados aparecen marcados con **

También se puede generar un Libro se Remuneraciones Centralizado, es decir multifundos.

Para revisar los cálculos de cotizaciones previsionales genere los siguientes listados.

Seleccione las opciones de listado que correspondan.


Dando vista previa puede ver los listados y revisar.


Si la empresa paga las cotizaciones vía pago electrónico, ya sea en la Caja de Compensación o Previred, el

usuario lo debe hacer mediante estos menú. Es requisito previo que se haya parametrizado

correctamente la homologación de códigos de instituciones de previsión en Agroprime con los códigos

usados en la institución receptora de las cotizaciones (Mano de Obra - Mantención de tablas).

El usuario tiene disponible diversos listados de descuentos para revisar. Revisaremos algunos de ellos:


Informe resumen de haberes y descuentos

Este listado nos muestra el total mensual por código de haberes y descuentos. Con la ayuda de este

listado podemos calcular el costo empresa de la mano de obra, proceso útil para validar el costo mensual

de remuneraciones.


El listado de Personal afecto a impuesto Unico nos sirve para validar el Libro de Remuneraciones en la

columna Impuesto a la Renta y en forma especial para respaldar el pago de este impuesto en la

declaración de IVA del mes.


En este caso no tenemos trabajadores afectos al pago de Impuesto Unico por sus remuneraciones del

mes en proceso

Otro listado que puede ser útil para el usuario es el Informe Resumen de Haberes y Descuentos

AFP/Isapre.


Este proceso lo que hace es calcular el costo empresa de cada una de las labores de mano de obra

digitada en el mes. Es decir, el total haberes de los trabajadores más los recargos legales al empleador,

los cuales son parte de los costos mensuales de remuneraciones.

El primer paso es el ingreso de Personal Mensual a Distribuir, es decir, trabajadores que los tenemos en

su ficha como trabajador mensual (sin tarja diaria), pero que queremos dejar esas remuneraciones como

parte de un centro de costo distinto a dónde está asignando en su ficha o bien distribuir esa

remuneración a varios centros de costos.

El siguiente trabajador que lo tenemos en la ficha como sueldo fijo mensual, contratado como Control de

Calidad, lo podemos distribuir en varios centros de costos, según dónde haya trabajador ese mes.

Supongamos esa distribución porcentual de su sueldo y en la labor Control de Calidad Cosecha.


También podemos ingresas otros valores a prorratear en que la base que queremos usar es la mano de

obra.


Terminado el proceso de prorrateo podemos generar diversos listados de validación y control.

Cuando le aparece lo anterior “No Existe Labor” se debe a que tenemos sueldos mensuales que el

sistema de prorrateo no ha podido llevarlo a nivel de labores de mano de obra por cuando no tenemos

digitación diaria para esos trabajadores.

Podemos detectar que trabajadores son mediante el siguiente listado. Si revisamos la ficha veremos que

esta trabajadora la contratamos con sueldo mensual y en la labor de secretaria.


Lo corregimos mediante la opción “Ingreso de Personal Mensual a Distribuir” que ya vimos

anteriormente. Corrijamos de la siguiente forma esta situación, dejándola en el centro de costos

administración y en una labor atingente a su función:

Ahora tenemos que volver a prorratear para que este cambio se vea reflejado.

Generamos de nuevo el Informe


Observe ahora el sueldo de la secretaria nos figura en el centro de costos de administración en la labor

5000 que elegimos.


Este informe nos muestra los datos totales por centro de costos.

Este reporte nos muestra que trabajadores y en que labor o función trabajaron en cada centro de costos.


También podemos en esta misma opción generar un reporte valorizado sobre las labores de mano de

obra, indicando en que centros de costos se ejecutaron y que trabajadores las hicieron. Al hacer click

sobre el botón “Informe Labor Personal” nos abre una segunda pantalla, dónde debemos completar los

datos que necesitamos generar.


El reporte ordena de la labor por código en forma ascendente. Nuevamente observe que el total del

listado coincide con el costo total visto en los otros reportes.


Observe en este listado el prorrateo que hicimos del trabajador con sueldo mensual contratado como

control de calidad, dónde aparece ahora asignado a los distintos centros de costos que le asignamos.


Se debe generar este reporte para validar que el proceso de prorrateo no presenta diferencias

importantes respecto del total haberes del proceso de remuneraciones, es posible que se generen

diferencias muy menores por la aproximación de decimales en el cálculo de cada trabajador. De existir

diferencias importantes el programa muestra el listado de trabajadores con diferencias a revisar.

En nuestro caso el prorrateo está correcto.

El traspaso al módulo de Presupuesto tiene por finalidad dejar los datos reales del mes en el módulo

dónde se controla la gestión y se compara con el presupuesto de la temporada. Acceda al menú

señalado.

Dé aceptar a esta opción.


Verifique que el traspaso se ejecutó correctamente ingresando al Módulo de Control Presupuestario,

pudiendo ir a ver rápidamente en la siguiente opción:

Tome todos los centros de costos, ingrese el mes de proceso a revisar, la moneda ($ en este caso) y si lo

quiere ver en Jornadas u horas. Termine con Vista Previa.


Observe que el Total de la columna “REAL” es M$1.683,63 que es el mismo monto que generamos en el

prorrateo mensual (expresado en miles de pesos para efectos de gestión).

Para generar el traspaso al sistema contable, es decir generar el voucher o comprobante de

remuneraciones, accedemos mediante el siguiente submenú:

Aquí tenemos también la opción de generar el Egreso por pago de remuneraciones, aplicación válida si el

pago de remuneraciones se hace en un solo acto y por el total de los sueldos del mes, ello a fin de

reflejar el movimiento de tesorería correctamente. Complete los campos requeridos en la siguiente

pantalla y finalice con Aceptar.


Para generar el comprobante de gasto en remuneraciones lo hacemos mediante los siguientes pasos:

1. Primero generamos el Traspaso Contable

En esta pantalla ingresamos la fecha de Liquidación o del comprobante y el tipo de cambio dólar, damos

Aceptar.


2. Imprimimos el comprobante a fin de tenerlo de respaldo.

Este comprobante contable naturalmente reflejará los movimientos de mano de obra en las cuentas que

parametrizamos en cada una de sus tablas. Para corregir alguna imputación contable se debe modificar

la tabla respectiva y colocar la cuenta correcta según el plan de cuentas.


3. Traspasamos el comprobante al sistema contable. Debemos asignarle un número de Folio al

comprobante.

Nos muestra el siguiente aviso para saber qué número de comprobante es el que debemos rescatar en el

módulo contable.

4. Finalmente hacemos el cierre de mes


Con esto termina nuestro proceso mensual, quedando el sistema con sus librerías direccionado al mes

de proceso siguiente.


También tenemos la posibilidad de acceder a información histórica y generar ciertos reportes, como

consultar una liquidación, libro de remuneraciones de meses anteriores al del proceso.

Si el usuario lo desea puede emitir por esta vía los Certificados de Rentas anuales por trabajador.

Manual práctico sga remuneraciones

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