1. Fundamentos de Microsoft PowerPoint 2010 En este captulo trataremos: Introduccin a PowerPoint Iniciar la aplicacin Elementos de la pantalla principal Buenas practicas para una Presentacin ... La mejor leccin que he aprendido es sencillamente hazlo. Sea lo que sea, cueste lo que cueste y por desalentador que parezca, como dijo el antiguo griego Platn, el principio es la parte ms importante de cualquier trabajo, o como dicen los chinos un viaje de miles de kilmetros empieza con un solo paso. Richard Branson 1

2. Microsoft Office Power Point 2010 Entendiendo que es un presentador Diapositivas Un programa de presentacin es un paquete de software usado para mostrar informacin, normalmente mediante una serie de diapositivas. Tpicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un mtodo para insertar y manipular imgenes y grficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua Hay muchos tipos de presentaciones, por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo), para educacin, o para comunicar noticias en general. Los programas de presentacin pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentacin, como por ejemplo panfletos, resmenes en papel, pizarras, diapositivas o transparencias. Un programa de presentacin permite colocar texto, grficos, pelculas y otros objetos en pginas individuales o "diapositivas". El trmino "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas, un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparicin de los programas de presentacin. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias, o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador o a travs de un proyector multimedia, bajo el control de la persona que da la presentacin. La transicin de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas, y tambin se puede animar la aparicin de los elementos individuales en cada diapositiva. El ejemplo ms comn de un programa de presentacin es Microsoft PowerPoint, aunque hay alternativas, como Impress, incluido en la suite ofimtica OpenOffice.org, Corel Presentations de Corel WordPerfect Suite, KeyNote de Iwork, para ordenadores Apple, Lotus Symphony Presentations de IBM o el prximo a salir Google Presently. Ejemplo Keynote de Iwork para MAC 2

3. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 Mejores prcticas para crear una buena presentacin PowerPoint puede ser utilizado para muchos propsitos. Entre los ms populares estn, para crear: Material de apoyo impreso. Material de apoyo digital. Material de apoyo audio visual para presentaciones orales. Para crear diapositivas con PowerPoint podemos utilizar muchos tipos de elementos: Texto Imgenes Grficas Animaciones Sonido Video. A muchos de estos elementos podemos manipularles caractersticas como: Tamao, color, orden y ubicacin. Por consiguiente, las opciones para crear una diapositiva son muchas. Entonces, usemos todas estas posibilidades a nuestro favor. Aprendamos sobre los aspectos ms importantes a tomar en cuenta cuando diseamos diapositivas para una presentacin oral: Que sea Simple Utilice colores vibrantes Sea Visual Sea claro 1. Que sea SIMPLE! No debe haber NADA de informacin superflua en tu presentacin (para esto es muy til sentarse a pensar antes de construir Cul es el propsito de la exposicin? Qu es lo que la audiencia se debe llevar despus de escucharte/verte? Qu es lo que espera y valora la audiencia?). Debido a que cuando utilizamos PowerPoint durante una presentacin oral, las diapositivas son solamente una ayuda audio visual, lo ms recomendable es presentar solamente informacin clave y ampliarla verbalmente durante la presentacin oral. No existe una regla especfica sobre la cantidad de informacin adecuada para cada diapositiva, pero por lo general se recomienda: Seis o siete puntos claves por diapositiva Seis a ocho palabras por punto. Las diapositivas deben tener "espacio en blanco" no caer en la tentacin de llenar cada espacio con algn logo, tabla o grfico (mucho menos texto) que no contribuyan a un mejor entendimiento. Mientras menos "ruido" haya en 3

4. Microsoft Office Power Point 2010 las diapositivas, mas fuerte ser el impacto visual del mensaje. Debes ser pertinente con la informacin dentro del contexto en el cual se dar la presentacin. 2. Utilice colores vibrantes Un contraste marcado entre el texto, los grficos y el fondo puede resultar muy efectivo para transmitir mensajes y emociones. Para disear una diapositiva agradable es necesario utilizar una buena combinacin entre los colores del fondo de la diapositiva y el texto de la misma. Para que su audiencia pueda leer fcilmente el contenido de su diapositiva debe existir un contraste entre el texto y el fondo. Se recomienda utilizar colores obscuros en el fondo y claros para el texto o viceversa. Evite los colores muy brillantes o muy vivos en combinacin ya que podran ser molestos para la vista y poco legibles. Recuerde que muchas veces los colores tienen significados implcitos. Por ejemplo: El color rosado es bastante femenino. El color negro es bastante formal. El verde es muy til al tocar temas sobre la naturaleza, el ambiente. El rojo se relaciona a pasin, amor, agresin. El blanco da la impresin de limpieza, simplicidad, reverencia. 4

5. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 3. Sea VISUAL Usando imgenes, fotografas, grficos, sonido y video, las imgenes son un medio natural y poderoso de comunicacin humana. La imagen refuerza cualquier punto y genera estados de nimo y sentimientos en la audiencia. Debe haber alguna razn para el dicho "una imagen vale ms que 1000 palabras". Para no saturar la presentacin de elementos multimedia tome en cuenta las siguientes recomendaciones al respecto: Mantenga un nmero apropiado de elementos multimedia en sus diapositivas. No sature su presentacin con sonidos u objetos voladores, es mejor utilizar pocos para reforzar puntos importantes en su presentacin. Procure que cada imagen, animacin, sonido, grfica o video que utilice est relacionado directamente con lo que est exponiendo. Tenga siempre en mente que TODOS los elementos presentados en una diapositiva deben apoyar y reforzar el mensaje que se est entregando a la audiencia. Utilice graficas sencillas, claras y fciles de entender. Una condicin para este punto es que la imagen debe ser de CALIDAD en cuanto a resolucin (no ocupar una imagen pequea y estirarla!) y obviamente debe tener relacin con la exposicin, de manera que al aparecer la imagen la audiencia est a la expectativa de lo que vas a decir y como se relaciona con tu exposicin. 4. Sea Claro En cuanto al texto de su diapositiva debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Por lo general para presentaciones con una audiencia mediana es recomendable utilizar tamaos no menores a 24 puntos para que las personas no tengan dificultad tratando de leer sus diapositivas. Sin embargo, es preferible utilizar tamaos 28 a 32 para el contenido de la diapositiva y utilizar tamao 36 a 44 para los ttulos. 5

6. Microsoft Office Power Point 2010 Ejemplos: 24 Puntos (Tamao mnimo para una presentacin) 28 Puntos (Tamao recomendable para el contenido) 36 Puntos (Tamao Recomendado para ttulos) Para no recargar visualmente la presentacin trate de utilizar solamente un tipo de letra, si lo considera muy necesario utilice como mximo dos tipos. Es mejor usar tipos de letra sencillos y fciles de leer en vez de las fuentes muy elaboradas o los scripts, que simulan la letra de carta ya que son ms difciles de leer. Algunos tipos de letra recomendados por su facilidad para leerlos son: Ms Sans Serif Times New Roman Century Arial Book Antiqua EL TEXTO EN MAYSCULAS ES DIFICIL DE LEER. Usar Maysculas en el Primer Carcter es definitivamente ms fcil de Leer. El uso de vietas (pequeas ilustraciones) resulta muy til para presentar la informacin de una forma breve y clara. Estas van acompaadas de frases o palabras claves en vez de oraciones o prrafos completos para evitar leer o recitar las diapositivas a la audiencia. Sea consistente con la forma de presentar su informacin, por ejemplo, utilice solo verbos o solo sustantivos en la misma lista. Si utiliza verbos deben estar todos en el mismo tiempo. Las vietas son las ilustraciones, no las lneas completas. A la hora de exponer se pueden tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. No lea literalmente la presentacin de PowerPoint Uno de los hbitos ms generalizados y perjudiciales de los usuarios de PowerPoint consiste en limitarse a leer la presentacin visual a la audiencia. 6

7. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 No slo es redundante (si no es para controlar el mando a distancia, es difcil justificar as la presencia del orador), sino que, adems, la presentacin ms atractiva se hace aburrida. PowerPoint resulta ms eficaz con comentarios verbales que amplan e interpretan lo que hay en la pantalla en lugar de repetirlo. 2. Se divertido Las exposiciones deberan ser divertidas e informativas. A diferencia de un correo electrnico o un artculo, la gente espera alguna apelacin a sus emociones. El recitar simples hechos parcos, sin cualquier pasin o humor, disminuir la probabilidad de que la gente preste atencin. 3. Proyectar tu voz Nada es peor que un orador que no se puede or. Incluso en el mundo de la alta tecnologa, con micrfonos y amplificadores, t tienes que ser odo. La proyeccin de la voz no significa gritar, ms bien pararse derecho y permitir que la voz resuene en el aire de los pulmones, en vez que el de la garganta, para producir un sonido ms claro. Hay que impostar la voz. 4. Haz participar a tu audiencia y contrlala. ste es el punto ms difcil. Hay presentaciones que permiten hacer que la audiencia participe haciendo preguntas y comentarios a medida que se desarrolla la presentacin, pero en general no es as. Un problema que suele surgir es que algunos asistentes se ponen a hablar entre ellos y por lo general, te distraen. Se sugiere que se les pregunte de forma amigable si tienen alguna pregunta. 5. Deje un tiempo de reposo. PowerPoint tambin resulta en este caso ms eficaz como acompaamiento visual de la palabra. Los usuarios de PowerPoint ms experimentados no temen dejar la pantalla en blanco de vez en cuando. Eso no slo puede suponer un descanso visual para los asistentes, sino que tambin puede constituir una tctica eficaz para concentrar la atencin en un intercambio ms verbal, como una discusin en grupo o una sesin de preguntas y respuestas. 6. Distribuya notas al final, no durante la presentacin. Habr quien no est de acuerdo conmigo en este punto. Pero ningn orador quiere dirigirse a un grupo de personas que est entretenido leyendo un resumen de sus comentarios. A menos que sea imperativo que los asistentes sigan un guin de notas durante la presentacin, espere a terminar para distribuirlo. Tambin podra sugerirte que leas las recomendaciones de La regla 10/20/30 de Guy Kawasaki, o visitar el sitio donde se pueden ver buenas tcnicas de presentacin Presentation Zen de Garr Reynolds. 7

8. Microsoft Office Power Point 2010 Definicin de Presentacin y Diapositiva Presentacin Es el archivo que genera PowerPoint y su extensin es PPTX. Al ingresar a PowerPoint se crea automticamente una nueva presentacin denominada Presentacin1. Diapositiva Es una hoja de trabajo que contendr texto, imgenes u otros objetos. Es aqu donde se aplicarn formatos, diseos y animaciones. Una presentacin se compone de una o varias diapositivas. Ingresando a PowerPoint 2010 Como en todos los programas de Microsoft Office encontraremos diversas formas de acceder al programa. Iniciar PowerPoint Puede iniciar la aplicacin de Microsoft PowerPoint a travs del grupo de programas Microsoft Office y seleccionando Microsoft Office PowerPoint 2010. Paso a Paso: Cmo Iniciar PowerPoint desde el Men Inicio 1. Clic en el Botn Inicio 2. Luego clic en Todos los programas 3. Ahora busque el grupo de programas Microsoft Office y hacer clic sobre el 8

9. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 4. Inmediatamente se mostrar el contenido del grupo de programas. Busque Microsoft Office PowerPoint 2010 y haga clic sobre l. 5. Finalmente observar la ventana de la aplicacin de Microsoft PowerPoint y estar lista para ser utilizada, ya que por defecto se muestra una presentacin en blanco. 9

10. Microsoft Office Power Point 2010 Paso a Paso: Iniciar PowerPoint a travs de la lista de Programas recientes 1. Si ya ha utilizado Microsoft Office PowerPoint 2010 en su equipo, entonces aparecer en la lista de programas recientemente utilizados, solo tiene que hacer Clic en el Botn Inicio y luego selecciona de la lista Microsoft PowerPoint 2010 Paso a Paso: Iniciar PowerPoint a travs del Inicio de bsqueda rpida 1. Haga clic en el Botn Inicio 2. Ubquese en Iniciar Bsqueda 3. Ahora digite POWERPNT y pulse ENTER Nueva Presentacin Luego de iniciado el programa de PowerPoint este nos muestra una presentacin en blanco, desde el cual podemos iniciar la insercin de elementos y objetos (texto, imgenes, graficas, videos, sonidos) o insertar mas diapositivas dependiendo el tipo y la orientacin de nuestra presentacin. 10

11. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 Abrir, navegar y cerrar una presentacin Abrir una Presentacin Para recuperar una presentacin guardada en el disco podemos usar el siguiente mtodo: Paso a Paso: Cmo Abrir Presentaciones 1. Clic en el Botn de Office 2. Luego haga clic en el Comando Abrir Tambin puede utilizar el atajo, CTRL + A 3. Abrir la carpeta donde est almacenado el archivo: Carpeta Documentos 4. Doble clic sobre el nombre del archivo a abrir: Digitales y mviles 5. Tambin puede abrir un archivo desde el Explorador de Windows La presentacin se cargara y estar disponible para realizar la presentacin o para modificar su contenido: 11

12. Microsoft Office Power Point 2010 Navegar por una Presentacin Una vez abierta una presentacin uno puede ver el contenido de cada una de las diapositivas desplazndose por las diapositivas en miniatura Tambin puedes presentar la diapositiva presionando la tecla F5, en un apartado ms adelante hablaremos acerca de cmo desplazarse por las diapositivas cuando se hace la presentacin en pantalla. 12

13. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 Cerrar una Presentacin Paso a Paso: Cmo Cerrar una Presentacin 1. Haga clic en el Botn de Office 2. Luego haga clic en el comando (Nota: si an no ha guardado el documento se preguntar si desea guardarlo) Cerrar PowerPoint Paso a Paso: Cmo Salir de PowerPoint Mtodo 1 1. Haga clic en el icono Cerrar. Mtodo 2 1. Haga clic en el Botn de Office 2. Luego haga clic en el comando (Nota: si an no ha guardado el documento se preguntar si desea guardarlo) Mtodo 3 1. Pulsar las teclas: CTRL + F4 Mtodo 4 1. Men contextual o clic derecho sobre el programa Microsoft Power Point ubicado en la barra de tareas, luego clic en el comando Cerrar, tantas veces como archivos haya abierto. 13

14. Microsoft Office Power Point 2010 Descripcin de la nueva pantalla de trabajo PowerPoint A partir de esta versin se utiliza la Interfaz de Usuario Orientada a los Resultados que ayuda a simplificar enormemente el trabajo en esta aplicacin. Ahora podr utilizar por ejemplo la Fichas Orientadas a Tareas con comandos y caractersticas de uso especialmente desarrolladas para cada grupo de actividades. Cada ficha presenta adems una gran cantidad de informacin descriptiva sobre el uso apropiado de cada herramienta. La interaccin de los usuarios con PowerPoint 2010 ha rediseado para que pueda encontrar y utilizar las funciones del programa de forma ms sencilla. El aspecto y presentacin se han perfeccionado y se han aadido tecnologas nuevas que le facilitan la capacidad de "explorar, elegir y hacer clic", en lugar de realizar una seleccin en complicados cuadros de dilogo. Tambin puede obtener resultados mejores con mayor rapidez aprovechando las posibilidades de los conjuntos de caractersticas enriquecidas que se presentan en la interfaz de usuario de Office Fluent. A continuacin se muestra la ventana principal de PowerPoint con sus partes principales numeradas. 1 2 3 4 Celda 5 14

15. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 PARTES DEL ENTORNO DE TRABAJO DE POWERPOINT 2010 1 Botn de Microsoft Office Muchas de las funciones incorporadas en las versiones anteriores de Microsoft Office no tenan nada que ver con la creacin de documentos, sino con las operaciones que se pueden realizar con los documentos: compartir, proteger, publicar y enviar. A pesar de ello, las versiones anteriores de las aplicaciones de Microsoft Office carecan de una ubicacin central nica en la que el usuario pudiera ver todas estas funciones. Las funciones del nivel de archivos estaban mezcladas con las funciones de creacin de documentos. La nueva interfaz de usuario de Office Fluent aglutina todas las funcionalidades de Microsoft Office System en un nico punto de entrada en la interfaz de usuario: el botn Microsoft Office, que ofrece dos ventajas fundamentales: 1. Ayuda a los usuarios a encontrar estas caractersticas tan tiles. 2. Simplifica los principales escenarios de creacin permitiendo que la cinta de opciones se centre en la creacin de documentos. 15

16. Microsoft Office Power Point 2010 2 Barra de herramientas de acceso rpido Esta barra muestra los comandos de mayor uso. Por defecto muestra algunos botones pero, es fcil agregarle otros. Haga clic en el men desplegable (Personalizar barra de herramientas de acceso rpido) y haga clic sobre el comando que desee activar. Tambin puede agregar cualquier otro comando haciendo clic derecho sobre l y seleccionando el comando Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido 16

17. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 Agregar comandos usando las Opciones de PowerPoint 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en . 2. En la lista a la izquierda, haga clic en Personalizar. 3. En el cuadro Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos. 4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, seleccione Para todos los documentos (predeterminado) o bien un documento especfico. 5. Haga clic en el comando que desea agregar y a continuacin, haga clic en Agregar. Repita el paso para cada comando que desee agregar. 6. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en el orden en que desee que aparezcan en la Barra de herramientas de acceso rpido. 7. Haga clic en Aceptar Posicin de la barra de herramientas acceso rpido Tambin puede cambiar la posicin de la barra utilizando el comando Mostrar debajo de la cinta de opciones: 17

18. Microsoft Office Power Point 2010 Resultado: 3 Barra de Ttulo La barra de ttulo nos tendr informado acerca del nombre del documento sobre el cual se est trabajando. Generalmente comparten una misma banda junto con la barra de acceso rpido. 4 Cinta de Opciones En la interfaz de usuario de Office Fluent, los mens y las barras de herramientas tradicionales se han sustituido por la cinta de opciones, un nuevo dispositivo que presenta los comandos organizados en un conjunto de fichas. Las fichas de la cinta de opciones muestran los comandos ms importantes de cada una de las reas de tareas de las aplicaciones. Por ejemplo, en Office PowerPoint 2010, las fichas agrupan los comandos de actividades como insertar objetos (imgenes y tablas), crear diseos de pgina, trabajar con referencias, enviar correspondencia y revisar. La ficha Inicio proporciona un acceso fcil a los comandos de uso ms frecuentes. Estas fichas simplifican el acceso a las caractersticas de las apli- caciones porque organizan los comandos de una manera que se corresponde directamente con la forma de actuar de los usuarios en estas aplicaciones. 18

19. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 1 Fichas.- Su creacin se orienta a trabajar con tareas. 2 Grupo de opciones.- Dividen la ficha en subtareas. 3 Comando.- Realizan una tarea especfica. 4 Indicador de cuadro de dilogo.- Los iniciadores de cuadros de dilogo son pequeos iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de dilogo se abre un cuadro de dilogo o un panel de tareas relacionado, que proporciona ms opciones relacionadas con dicho grupo. Herramientas Contextuales: Determinados conjuntos de comandos slo son relevantes cuando se editan objetos de un determinado tipo. Por ejemplo, los comandos para los objetos SmartArt no son relevantes hasta que aparecen en el documento y el usuario est intentando modificarlo. En las versiones anteriores de las aplicaciones de Microsoft Office, estos comandos pueden ser difciles de encontrar. Sin embargo, en Office PowerPointl 2010, al hacer clic en un objeto SmartArt aparece una ficha contextual que contiene comandos utilizados para la edicin de este tipo de objetos. Las fichas contextuales slo aparecen cuando son necesarias y facilitan mucho la bsqueda y uso de los comandos necesarios para la operacin que se va a realizar. 19

20. Microsoft Office Power Point 2010 1 Herramientas contextuales.- Slo aparecen cuando se est modificando un tipo de objeto en particular, como Imgenes, Grficos estadsticos, SmartArt, Autoformas, etc. 2 Fichas contextuales.- De acuerdo a los objetos seleccionados se mostrarn los comandos organizados a travs de fichas. 3 Comando.- Realizan una tarea especfica de las fichas contextuales 4 SmartArt.- Nueva galera de objetos que brindan una calidad profesional a los documentos, a travs de objetos muy atractivos y de fcil uso. Fichas de Programa Las fichas de programa reemplazan el conjunto estndar de fichas cuando cambia a una vista o modo de creacin determinado, incluida la Vista preliminar. 20

21. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 5 Barra de estado Se ubica en la parte inferior de la ventana, y su principal funcin es mantenernos informados sobre el documento sobre el cual estamos trabajando, pero adems ofrece una manera rpida y sencilla de acceder a estadsticas como Numero de Diapositiva, Nombre del Tema, Revisin Ortogrfica, Idioma, Firmas, Permisos, vistas del documento y otras ms. A continuacin explicaremos las ms importantes. 1 Nmero de Diapositivas/Cantidad de Diapositivas, Tema e Idioma.-Muestra el nmero de diapositiva de la diapositiva actual mas el total de diapositivas de la presentacin, el tema aplicado as como el idioma para la revisin ortografica. 2 Botones de vista.- El documento puede visualizarse de 3 formas diferentes dependiendo del tipo de trabajo que estemos realizando o segn sea ms conveniente en algunos casos. Por eso contamos con las siguientes Vistas: 1. Normal. La vista normal es la vista de trabajo habitual y su aspecto frente a una diapositiva nueva es el siguiente. 21

22. Microsoft Office Power Point 2010 2. Clasificador de Diapositivas. Cuando seleccionamos este tipo de vista, Vista Clasificador de diapositivas, el aspecto de la pantalla inicialmente para una nueva presentacin es el siguiente: En el caso de que existan varias diapositivas ya diseadas, el aspecto que tendr la pantalla ser el siguiente: 3. Presentacion. La vista presentacin con diapositivas llena toda la pantalla del equipo, como una presentacin de diapositivas real. En esta vista se ve la presentacin en su estado final. 3 Nivel de Zoom.- Este botn muestra el nivel de ampliacin o readuccin del documento y permite cambiarlo a travs del cuadro de dilogo Zoom. El valor 100% significa que estamos visualizando al documento a su tamao real, en la misma escala que ser impreso. La visualizacin no altera en s las dimensiones de los objetos al momento de imprimir, es solo un cambio en pantalla. Por eso si cambiamos al 50% eso significa que estaremos visualizando el documento a la mitad del tamao que realmente tiene. 22

23. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 Si haces clic sobre este botn observars el cuadro de dilogo Zoom: 4 Control deslizante del Zoom.- Este control permite cambiar de forma dinmica el Zoom del documento, puede hacer clic en (Alejar) , en (Acercar) oen (pestaa). 5 Ajustar Diapositiva a la Ventana Actual.- Este control permite ajustar todo el contenido al tamao actual de la ventana. Personalizar la barra de estado Puede agregar ms elementos a la barra de estado haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando la opcin que desee agregar o quitar. A continuacin se muestra el men contextual que aparecer: 23

24. Microsoft Office Power Point 2010 Mi Primer Documento Se puede crear una presentacin utilizando una plantilla o bien a partir de una presentacin en blanco. Esta ltima opcin es la que se emplear a lo largo de este captulo con el fin de comenzar a trabajar con el programa y conocer las opciones bsicas del mismo. El resto de opciones se detallarn en los siguientes captulos. Cuando se comienza una sesin de PowerPoint se abre por defecto la opcin Vista normal y una diapositiva de ttulo. En ella aparecen inicialmente dos cuadros de texto dentro de los que el usuario puede escribir a modo de ttulos, los mensajes inciales para la presentacin. Es posible agregar a esos dos, otros elementos para dar mayor esttica o contenido a esta primera diapositiva. Tambin es posible eliminarlos en el caso de que queramos prescindir de ellos, para realizar nuestro propio diseo de la diapositiva. Crear una Presentacin en Blanco Como mencionamos anteriormente cuando uno inicia sesin en forma automtica se tiene una presentacin en Blanco con una Diapositiva con diseo Diapositiva de Titulo a partir del cual podemos iniciar la edicin de nuestra presentacin, si por el contrario ya estamos sobre una presentacin y deseamos crear una nueva presentacin en blanco los pasos a seguir son los siguientes: Paso a Paso: Cmo Crear una Presentacin en Blanco 1. Clic en el Botn Microsoft Office y a continuacin elija Nuevo 2. En el cuadro Nueva Presentacin, seleccione En Blanco y reciente, luego hacer Clic en Presentacin en blanco y pulse el botn crear 24

25. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 3. Microsoft PowerPoint muestra la primera diapositiva en Blanco de la nueva presentacin. Para completar esta diapositiva modelo seguimos los siguientes pasos: 1. Hacer clic sobre el cuadro de texto superior y escribir en l el texto que se quiere introducir. 2. Hacer clic sobre el cuadro de texto inferior y escribir en l otro texto. 3. Hacer clic fuera de la diapositiva para salir del cuadro de texto. Consiguiendo de este modo, que el aspecto que muestre esta primera diapositiva sea el siguiente: 25

26. Microsoft Office Power Point 2010 Crear una presentacin basada en una plantilla Una plantilla es un archivo o grupo de archivos que contienen informacin acerca del tema, el diseo y otros elementos de una presentacin finalizada En las presentaciones de Microsoft Office PowerPoint 2010, puede aplicar plantillas integradas en PowerPoint, sacadas de otras presentaciones, creadas por usted y guardas en el equipo, o descargadas de Microsoft Office Online o de sitios Web de otros fabricantes. Paso a Paso: Cmo Crear una Presentacin en Blanco 1. Clic en el Botn Microsoft Office y a continuacin elija Nuevo 2. En el cuadro Nueva Presentacin, seleccione Plantillas instaladas 3. En la lista de Plantillas instaladas busque la plantilla solicitada, en este caso Pantalla Panormica, luego hacer Clic en CREAR Las presentaciones basadas en plantillas usualmente traen un conjunto de diapositivas con diferentes diseos que nos ahorran tiempo, solo hay que modificar le contenido para tener nuestra presentacin. Por ejemplo en la primera diapositiva podemos completarla del siguiente modo: 26

27. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 1. Hacer clic sobre el cuadro de texto superior y modificar con el texto que se quiere introducir. 2. Hacer clic sobre el cuadro de texto inferior y modificar el otro texto. 3. Hacer clic fuera de la diapositiva para salir del cuadro de texto. Consiguiendo de este modo, que el aspecto que muestre esta primera diapositiva sea el siguiente: Crear presentaciones desde Microsoft Office Online Si dispone de una conexin a Internet, puede sacar el mximo provecho a las plantillas de diapositivas Online que dispone Microsoft como: Destacados, Diplomas, calendarios, Diapositivas de Contenido, Diapositivas de Diseo, etc. Tambin podemos descargar plantillas de presentaciones en las siguientes categoras: Acadmico, Empresa, Diseo, etc. Paso a Paso: Crear Presentaciones desde plantillas ONLINE 1. Clic en el Botn Microsoft Office y a continuacin elija Nuevo 2. En el cuadro Nueva Presentacin, bajo la categora Microsoft Online seleccione por ejemplo: Diplomas 27

28. Microsoft Office Power Point 2010 3. En la lista de plantillas Diploma, seleccione la que usted necesita y pulse Descargar Grabar una presentacin Lugar de almacenamiento Desde el comando Guardar nos lleva al desde donde podemos elegir diferentes ejemplo: cuadro de Dialogo Guardar Como, destinos de almacenamiento, por 28

29. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 Unidades de Discos Fijos Unidades Lgicas de Conexin de Red Local Unidades de Memoria Extrables Flash USB Carpetas Personal u otra carpeta Sitio Web Escritorio Compatibilidad con las anteriores versiones Office PowerPoint 2010 puede guardar su trabajo en una gran variedad de formatos, y hasta encontrar nuevas maneras de guardar su presentacion tal como Presentacion con Diapositivas de PowerPoint (*.pps). Inclusive puede guardar la presentacion a una versin anterior de nuestro actual programa de Presentaciones. Si Usted trabaja en otros lugares con PowerPoint 2003; al guardar el archivo en la opcin Tipo seleccionar la opcin Presentacion de PowerPoint 97-2003 (*.ppt) Cabe mencionar que cuando uno realiza trabajos en PowerPoint 2010 y lo almacena en formato PowerPoint 2003; es lgico que pierda algunas caractersticas solamente propias del PowerPoint 2010. Para los usuarios de PowerPoint 2003, recomendamos muy til bajar un software que permita la compatibilidad de edicin en PowerPoint 2003 de archivos creados en PowerPoint 2010; para lo cual visitar la siguiente direccin: http://www.microsoft.com/latam/office/preview/beta/converter.mspx 29

30. Microsoft Office Power Point 2010 Explicacin de la extensin pptx En la versin de Microsoft Office System 2003 y anteriores Microsoft ha manejado formatos de archivos binarios para almacenar el contenido de documentos, hojas de clculo y presentaciones. Este modelo claro que tiene sus ventajas pero en esta nueva realidad de la estandarizacin y orientacin a servicios encontramos que un formato binario para almacenar contenido no es precisamente la mejor opcin para habilitar escenarios de intercambio o de interoperabilidad entre plataformas operativas y de por si, como vivimos en un mundo conectado cada vez menos dependiente de una plataforma operativa pues los proveedores de tecnologa poco a poco se van alineando en la implementacin de esta tendencia. Por esta razn, Microsoft ha creado todo un nuevo esquema XML llamado Open Office XML File Format para representar y describir el contenido que los paquetes de la familia de Office 2010 genera y ya de piln, proponerlo como estndar ante las debidas reguladoras internacionales para unificar la forma en que estructuramos, organizamos e intercambiamos documentos en nuestra industria. Tambin es importante mencionar que ahora cambian las extensiones de archivos de .ppt por *.pptx para las presentaciones de PowerPoint 2010 No te alarmes porque si existe compatibilidad con: Los archivos binarios actuales de Office 97-2003 se seguirn usando, sin embargo existir soporte para el nuevo formato XML descargando un addin. Convirtiendo un documento antiguo a PowerPoint2010 Cuando se abre una presentacin versin 97-2003, en PowerPoint 2010, es fcil poderlo convertir al nuevo formato PPTX. Desde el comando Guardar Como, en la opcin Tipo cambie a Presentacin de PowerPoint (*.pptx). 30

31. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 Cerrar una Nueva Presentacin Paso a Paso: Cerrar una Presentacin 1. Haga clic en el Botn de Office 2. Luego haga clic en el comando 3. Tambin puede presionar las teclas Alt + A + C (teclas abreviadas) Abrir y Ver documentos existentes Eligiendo el tipo de vista del documento PowerPoint tiene cuatro vistas principales: Vista Normal. Vista Clasificador de Diapositivas, Vista Pagina de Notas y Vista Presentacin con Diapositivas. Lo que se conoca como el men Ver en versiones anteriores de PowerPoint ahora es la ficha Vista de Microsoft Office PowerPoint 2010. La ficha Vista est situada en el men de la Cinta de Opciones. Tambin a algunas de estas vistas la podemos acceder haciendo Clic sobre uno de los botones de visualizacin presentes en la parte inferior de la ventana del documento, en la zona correspondiente con la Barra de estado. Vista Normal La vista Normal es la vista de edicin principal, donde se escribe y disea la presentacin. Esta vista tiene cuatro reas de trabajo: 31

32. Microsoft Office Power Point 2010 1 2 3 Ficha Diapositiva.- Cuando se editan diapositivas en el panel Diapositiva, se trabaja con miniaturas de diapositivas en la ficha Diapositivas. Se visualizan las diapositivas que componen la presentacin en forma de miniaturas, lo que facilita muchas de las labores de diseo, la reorganizacin o recolocacin de las diapositivas que lo componen, as como las operaciones de agregar o eliminar diapositivas, o simplemente el desplazamiento entre ellas. Ficha Esquema.- Muestra el texto de cada una de las diapositivas que componen la presentacin, con formato de esquema, a modo de guin de la misma.Botones de vista Panel de Diapositiva.- 32

33. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 En la seccion superior derecha de la ventana de PowerPoint, el panel Diapositiva presenta una vista grande de la diapositiva actual. Cuando la diapositiva actual se muestra en esta vista, puede agregar texto e insertar imgenes, tablas, grficos SmartArts, grficos, objetos de dibujo, cuadros de texto, peliculas, sonidos, hipervinculos y animaciones. 4 Panel de Notas.- En el panel de notas situado bajo el panel de Diapositivas, puedes escribir las notas correspondientes a la diapositiva actual, Despues, puedes imprimir las notas y hacer referencia a ellas durante la presentacion. Tambien pueden imprimirlas y repartirlas entre la audiencia o incluirlas en una presentacion que vaya a enviar a la audiencia o a exponer en una pagina web. Vista Clasificador de Diapositivas 33

34. Microsoft Office Power Point 2010 Esta vista muestra todo el contenido de la presentacin en modo de diapositivas en miniatura, donde se aprecia todo el contenido de las mismas, tal y como se observa en la siguiente figura. En la vista Clasificador de diapositivas es posible volver a ordenar las diapositivas y establecer transiciones o efectos de animacin, tal y como se detallar en lecciones posteriores. Vista Pagina de Notas Puede escribir las notas en el panel de Notas, que est situado debajo del panel Diapositivas de la vista Normal. Sin embargo, si desea ver y trabajar con las notas en formato de pgina completa, en el grupo Vistas de presentacin de la ficha Vista haga Clic en Pgina de Notas. Vista Presentacin con Diapositiva Mientras crea una presentacin, puede obtener una vista previa de la misma en la vista Presentacin. As, tendr una idea de la apariencia y del comportamiento de las diapositivas cuando se proyecten. 1. Para abrir la vista Presentacin, haga clic en la ficha Presentacin con diapositivas y, despus, haga clic en un comando del grupo Iniciar presentacin con diapositivas para empezar por la primera diapositiva o por la actual. 2. La vista Presentacin llena la pantalla del equipo. 3. Una forma de desplazarse de una diapositiva a otra es utilizar la barra de herramientas Presentacin con diapositivas, en la parte inferior de la pantalla, a la izquierda. Las flechas de exploracin aparecen al situar el cursor en esa rea. Otra manera de ir de una diapositiva a otra es simplemente hacer clic con el botn del mouse. 34

35. Fundamentos de Microsoft Power Point 2010 4. Si en algn momento desea salir de la vista Presentacin, presione ESC. Regresar a la vista anterior, que suele ser la vista Normal. All podr realizar los cambios necesarios en las diapositivas y, despus, volver a obtener otra vista previa. 5. Otras formas de abrir la vista Presentacin son: Presionar F5 para empezar con la primera diapositiva. Presionar MAYS+F5 para empezar con la diapositiva actual. Hacer clic en el botn Presentacin, que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de PowerPoint, al lado del control deslizante Zoom. La presentacin empieza por la diapositiva actualmente seleccionada en la ficha Diapositivas. Hacer clic en el botn Presentacin de la ficha Ver. La presentacin empezar en la primera diapositiva, independientemente de cul sea la que est seleccionada en ese momento. 35