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Software para relojes ZK

Versión 2012

Nucúncu Tecnología www.nucuncu.com

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Instalación y requerimientos

El sistema corre bajo plataforma Windows, versiones XP y vista, Windows 7.Trabaja en entorno Web, por lo se que requiere tener instalado el navegador de Internet Explorer

Y también se requiere la plataforma apache que se instala con este CD de instalación.La instalación es muy sencilla, se describe la instalación paso a paso.

Dentro de su CD de instalación en el directorio paquete, ubicar el icono appserv-win32-2.5.9 y dar doble clic sobre el.

En la pantalla de presentación damos clic en botón Next Después de leer licencia de uso damos clic en botón I Agree

Muestra el directorio de instalación damos clic en botón Next Habilitamos todas las opciones damos clic en botón Next

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En Server Name poner localhost y abajo en dirección email En la pantalla de pasword poner letra x confirmar con x

Poner solamente la letra x

El sistema empezará a instalarse Dejamos habilitadas las opciones y presionamos Finish.

Al finalizar de instalar el Apache continuar dando clic en el icono instala.bat para copiar componentes a la máquina.

Por último dar clic en el icono configura.exe para dar de alta la base de datos en el ODBC

Recordar que usted debe tener habilitados los permisos de administrador en el equipo para que los cambios se realicen

correctamente, puede dar clic en los iconos con botón derecho del Mouse y seleccionar ejecutar como administrador.

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Ejecutando el sistema

Este programa se ejecuta desde el navegador Internet explorer, no es compatible con Firefox, ni otrosnavegadores ya que el código está acondicionado para Internet Explorer en cualquier versión.

Teclear en la barra de direcciones el siguiente linkhttp://localhost/nucuncu/ts.html o bien http://127.0.0.1/nucuncu/ts.html

Al teclear correctamente la dirección aparecerá la pantalla de inicio.

En esta pantalla se solicita una clave de acceso, teclear admin ydespués presionar el botón de Accesar para entrar al sistema.

Se recomienda asignar claves de acceso con sus respectivos

privilegios de operación, a las distintas personas que utilizarán elsistema, y después borrar la clave de admin.

Nota: no se requiere tener Internet en la computadora, solo se

utiliza el explorador de Internet como medio de interfaz de trabajodel sistema.

También es posible conectarse al sistema desde otra computadora

conectada a la red local tecleando la siguiente dirección.

http://direccion-ip servidor/nucuncu/ts.htmldonde: dirección-ip servidor = dirección IP de la máquina donde

está instalado el sistema.

Para saber que dirección IP tiene la máquina, teclear ipconfig desdeLa consola MS DOS que se encuentra en accesorios.

Ejemplo si la dirección IP de la máquina donde esta instalado elsoftware es 192.168.1.123 podemos acceder desde cualquier

computadora conectada a la red local con el siguiente link

http://192.168.1.123/nucuncu/ts.html

Al introducir la clave correcta aparecerá otra pantalla que nosmuestra dos opciones

1. Acceder al panel de control

2. iniciar sesión

La clave de admin es una clave que tiene privilegios deadministrador y por eso aparece la opción de acceder al panel de

control.

Si la clave no tiene este privilegio, solo aparecerá la opción de iniciar

sesión.

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Dar de alta nuevos operadores del sistema

Para poder acceder al panel de control, es necesario tener una clavecon el privilegio de panel de control.

Para dar de alta un nuevo operador del sistema, dar clic en la

primera opción del panel “Alta de operadores del sistema”

Nota: Todas las pantallas del sistema tienen una pequeña ayuda enun recuadro.

El sistema se compone de 3 menús y el privilegio a panel de control, selecciona las opciones que va a tener habilitadas eloperador del sistema, introduce un Nick o UserName y la clave de acceso, esta puede contener letras y números al gusto

En la parte de debajo de la pantalla también se muestra la lista de los operadores actuales, desde aquí se pueden eliminar con

el botón “borrar operador”. Al finalizar regresamos al inicio con el botón “Regresar al panel de control” y después en laopción “inicio” para entrar con nuestra nueva clave de acceso.

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Configurar parámetros

En la segunda opción del panel de control esta la opción de “configurar parámetros”.

Nota La opción de Servidor para sincronizar relojes no esta activa por el momento

Esta configuración solo se efectúa la primera vez, y se puede reconfigurar cuantas veces se requiera.

En la opción “Seleccionar tipo de descarga de checadas” tenemos dos opciones SOFTWARE cuando la descarga de checadasse efectúa por medio del software Nucúncu Attlogs USB cuando la descarga se efectúa por medio de una memoria USB que

usted conecta al reloj checador cuando requiere descargar checadas.

En la opción “Nombre de empresa” Introducir el nombre de la empresa o negocio para que salga impreso en los reportes.

En la opción “Mensaje en tarjeta checadora” se muestra un mensaje común que llevan las tarjetas checadoras usted puede

cambiarlo acorde a las políticas de su empresa o negocio, el mensaje se puede acomodar en tres líneas.

Por último en la opción “Eliminar checadas consecutivas …:” usted puede crear un filtro para que no aparezcan en el reportede asistencias las checadas consecutivas. Por ejemplo si la gente checa muchas veces seguidas en el mismo minuto, con este

filtro se pueden eliminar esas checadas consecutivas dentro del rango de x segundos, dejando solamente la primer checada

efectiva.

Ejemplo:

Sin el filtro todas las checadas se muestran en el reporte, notar que en la entrada y salida la persona se registró dos vecesseguidas, esto no afecta en nada pero dificulta un poco la lectura del reporte y la exportación a una hoja de Excel.

Aplicando un filtro de 4 segundos se eliminan las checadas consecutivas, dejando solo la primera checada efectiva.

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Iniciar sesión

Al iniciar sesión se muestra el menú en la parte izquierda de la pantalla. Si el operador del sistema tuviera deshabilitadaalguna función del menú, esta no operará. Aunque se le de clic con el Mouse.

Dar de alta empleados

La primera opción del menú es la de dar de alta empleados, la primera vez que se usa el sistema notaremos que no tenemos

departamentos ni turnos configurados, para configurarlos dar clic en el mensaje de color verde que se encuentra a la derecharespectivamente.

El número de huella o empleado, debe de coincidir con el número de huella que se da de alta en el reloj, el orden en que se da

de alta a los empleados no importa, primero se pueden dar de alta en el sistema y después en el reloj. El orden de los númerostampoco importa.

Se puede asignar una

fotografía al empleado

desde archivo de imagenJPG es opcional,

posteriormente se puedereasignar la foto.

Al finalizar de capturarlos datos del empleado,

presionamos el botón“Registrar empleado” y

listo.

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Configurando departamentos y turnos.

En la pantalla de alta de empleados, tenemos una lista de departamentos y una lista de turnos, si en ella no se encuentra algúndepartamento o algún turno que necesitemos, entonces proceder a configurarlos.

Ejemplo para dar de alta un nuevo departamento damos click en el mensaje verde que se encuentra a la derecha de la lista dedepartamentos (crear nuevo departamento)

Aparecerá la pantalla donde alimentamos la lista de departamentos

Configurando un turno

Si deseamos configurar un nuevo turno, dar click en el link verde que dice crear nuevo turno

.Aparecerá la pantalla de configuración de turnos

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Se puede configurar un turno con entradas y salidas diferentes para cada día de la semanaSi un día de la semana no se labora, dejar los cuadros en blanco. Seleccionar la tolerancia en minutos para la entrada, y eltiempo de comida para ese turno.

Todo empleado que cheque su entrada después de su horario asignado + la tolerancia, aparecerá en color rojo en los reportesde asistencias.

Si el empleado laboró en un día que no tiene asignado en su turno, las checadas aparecerán en los reportes de asistencias encolor azul.

Si usted asigna por ejemplo una hora para la comida, el empleado empezará a contabilizar su tiempo en el momento quecheca su salida, y al regresar ya tendrá su cálculo del tiempo que se tardo en comer.

Este sistema puede calcular horas extras, si desea calcular horas extras, simplemente asigne las horas de tiempo que deberánpasar para que se active el tiempo extra.

Ejemplo si la jornada laboral es de 8 horas, la entrada es a las 9:00 de la mañana y la salida es a las 18:00 horas con surespectiva hora de comida. Y desea que las horas extras empiecen a contar después de 10 horas pues simplementeseleccione este valor para activar las horas extras.

Si no quiere emplear horas extras para su sistema, ponga la opcion “No usar tiempo extra en mi sistema”

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Editar datos de empleado

Esta opción sirve para corregir algún dato del empleado, o para reasignar la fotografía.

Para buscar un empleado se puede hacer una búsqueda por coincidencias, o por el número de empleado.

.

En la búsqueda por coincidencia usted puede buscar por algun apellido, puesto,departamento, y el sistema mostrará en pantalla todas aquellas personas quetengan en común esa palabra que usted busca.

Por otro lado si desea una búsqueda mas directa, puede introducir el número deempleadoNota para búsqueda de empleado solo se permite la búsqueda si el número esmayor a un dígito

En esta pantalla puede reasignar un turno, un departamento, la fotografía o corrección de los datos restantes, lo único que nopuede cambiar es el número de empleado o huella, si requiere reasignar el número de empleado, tendrá que borrarlo primerodel sistema.

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Imprimir reporte de empleados.

En el menú se encuentra la opción de reporte de empleados, estos reportes muestran la fotografía y datos del empleado.

Para imprimir dar clic en la opción de “pantalla completa para poder imprimir”

También se puede imprimir la lista de empleados sin foto en el link superior de la pantalla de alta de empleados.

Esta lista es de utilidad para tener una referencia de los números de huella que actualmente se encuentran en el sistema.

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Reporte de asistencias

Dependiendo de el tipo de descarga de checadas que tengamos configurado en nuestro sistema la pantalla de reportes puedemostrarse en dos formas diferentes.

Si el método de descargas es por medio de la aplicación nucúncu que extrae las checadas del reloj la pantalla de reportes

aparecerá as

Si el método de descarga de checadas es por medio de una memoria USB la pantalla aparecerá así

A continuación se explican los dos tipos de checadas del sistema

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Descarga por medio de la aplicación Nucúncu.

Para efectuar la descarga de checadas activar la aplicación attlogs.exe esta aplicación se encuentra en el directorioc:\descargas\AttLogs.exe

Presionar el botón de color morado que dice descargar checadas

En caso de que usted quiera actualizar la hora del reloj con la hora de su computadora, presione el boton color cafepara que

en automático se actualice la hora.El boton verde sirve para respaldar las huellas digitales a la computadora y el botón azul para inyectar las huellas respaldadas

a otro reloj, consulte el manual se AttLogs para mayor información

Recordamos que esta aplicación se configura para el tipo de reloj o relojes que usted adquirió, y es configurada por nosotros el

día de la instalación, en caso de que se desconfigure el programa consultar el manual de la aplicación Attlogs parareconfigurar nuevamente el programa.

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Descarga por medio de memoria USB

Este tipo de descarga es cuando usted opta por descargar checadas introduciendo una memoria USB al reloj (en caso de que

este cuente con entrada USB) para descargar checadas a su memoria USB, ejecute las instrucciones del menú del reloj

dependiendo el modelo.Una vez que se introdujo la memoria USB al reloj checador y se descargaron las chedadas del mismo, entrar al software y en

el menú reporte de asistencias presionar la opción que dice “Descarga el archivo que genera el reloj”

Después presionar el botón de examinar para buscar el archivo 1_attlogs.txt que se encuentra en la memoria USB

Se abrirá una pantalla para la búsqueda del archivo 1_attlogs.txt buscarlo en la unidad asignada de la memoria USB:

Por último presionar el botón de copiar archivo.

Esperar a que termine de copiar

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Actualizar base de datos

Al finalizar la descarga de checadas ya sea por medio de la aplicación Nucúncu, o por medio de el archivo de la memoriaUSB, Seguir con el paso siguiente que es actualizar la base de datos. Dar clic en el link verde que dice “Actualiza base de

datos” Este proceso transfiere los registros a la base de datos local de la computadora.

Efectuar un reporte de asistencias

En esta misma pantalla se alimentan los parámetros para efectuar un reporte de asistencias.Seleccione un empleado de la lista o un departamento, o bien seleccionar la opción de todos lo empleados

Seleccionar la opción de mostrar horas trabajadas con deducción de hora de comida o sin deducción.Seleccionar la fecha inicial del reporte y la fecha final del reporte, dar clic en los calendarios para seleccionar las fechas.

Para seleccionar la fecha dar clic en el calendario

Seleccionar el mes desplazándose con las flechas simplesSeleccionar el año desplazándose con las flechas dobles.

Cerrar el calendario dando clic nuevamente sobre él.

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Reporte de asistencias

El reporte se puede imprimir desde la función de impresión del explorador de Internet.Cada tarjeta checadora se imprime separadamente en cada hoja para así no revolver los datos.

En un solo reporte se pueden visualizar varios detalles importantes como son:

Los permisos asignados al personal, se muestran en color verde y se muestra el concepto del permiso asignadoLos retardos en la entrada se muestran en color rojo, el retardo se provoca cuando se checa la entrada después del horario

asignado y pasando la tolerancia asignada.También se muestra el tiempo que la persona se tarda en el break o la comida, y a su vez si se paso de su tiempo asignado este

se marcará en color rojo, cuando no se pasa de su tiempo asignado se mostrará en color verde.En color café se muestran el tiempo trabajado. Usted puede seleccionar la opción para restar la hora de comida al cálculo, o

sumarla al cálculo, o también puede seleccionar que no se muestre el cálculo de horas trabajadas, el cálculo de horastrabajadas se muestra en la segunda checada y en la cuarta checada. Esto con el fin de que si alguien no sale a comer tenga

contabilizado el tiempo trabajado sin problemas.

En color azul se muestran las checadas que se efectúan en un día que no corresponde al horario configurado, por lo que sededuce que es tiempo extra.

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Tabla de cálculo de retardos

La tabla de cálculo de retardos sirve para dar un valor exacto de horas y minutos acumulados de los retardos del empleado.Los retardos se muestran en el reporte de asistencias en color rojo, en base al horario asignado y al tiempo de tolerancia en la

entrada. También se pueden calcular los retardos en la hora de comida.

Para mostrar la tabla de calculo de retardos dar clic en el link que se encuentra en la parte superior del reporte de asistencias.

El cual dice "Tabla para calcular tiempos de retardos” al dar clic en este link aparecerá una tabla como la mostrada abajo.Se muestran las checadas que causaron retardo entre la fecha inicial y final del reporte.

Estos retardos se crean en base al horario de entrada y la tolerancia permitida. La suma de los retardos para cada empleado se

muestran en la tabla.

Nota: el retardo acumulado es la suma de todos los retardos del empleado, tomando en cuenta la tolerancia de entrada. Esdecir que si alguien tiene un horario de entrada a las 08:00 con diez minutos de tolerancia, y su retardo marcó 08:12, entonces

solamente habrá 2 minutos de retardo acumulados.

La tabla muestra en color amarillo aquellos retardos que se provocaron en la comida y se muestran la hora de inicio y fin de

comida, además el tiempo acumulado y el tiempo de retardo.Cuando los retardos se provocan en la hora de entrada, se mostrarán sus parámetros en color verde, indicando a que hora

entro la persona, y el tiempo de retardo y el acumulado respectivamente.

Si en la tabla notamos retardos inconsistentes, es decir checadas que no parecen ser en la entrada, posiblemente porque alempleado se le olvido checar su entrada, podemos eliminar esta checada para recalcular correctamente el tiempo acumulado.

Para eliminar una línea de corrección ponemos el numero de línea indicado a la derecha de la tabla .

Este número deberá ponerse en el recuadro mostrado en la figura de abajo y se encuentra al final de todo el reporte

Opción se muestra al final del reporte. Poner el número de línea para corrección

Al quitar el registro inconsistente y regresar a la pantalla, la línea ya no estará y tendremos un cálculo exacto de los minutos

de retardo del empleado.

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Registrar permisos

Esta pantalla nos ayuda para registrar un permiso posterior a la fecha actual.Es muy sencillo asignar un permiso, simplemente seleccionar el empleado de la lista, después el tipo de permiso y por último

la fecha inicial y la fecha final del permiso.Los permisos se ven reflejados en el reporte de asistencias y se muestran en color verde.

El icono que se encuentra a la derecha de la lista de empleados nos muestra el historial de permisos del empleadoseleccionado, esto es de gran utilidad para decidir si otorgamos el permiso o no.

Si deseamos agregar un nuevo concepto de ausencia, dar clic sobre el link de color café que dice

“Agregar nuevo tipo de permiso a la lista”

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Corregir checada / Insertar checada

Esta función es de mucha utilidad cuando se requiere efectuar una corrección en la checada de un empleado, cuando porcausas de fuerza mayor no pudo checar a tiempo, o cuando se le olvidó checar.

Para efectuar la corrección de checadas, usted deberá de tener el privilegio en el menú administrativo.

Para la corrección o inserción de una checada seleccionar el nombre del empleado de la lista, y después la fecha en que se va aefectuar la corrección, presionar el botón de ver y editar checadas.

Todas las checadas del día se mostrarán en la pantalla de resultados, seleccionar la hora a corregir, o bien insertar una

chedada.

Por ejemplo si a la persona se le olvidó checar su entrada esto provocará que el sistema tome la salida a comer como si fuera laentrada, provocando un calculo erróneo en el reporte de retardos. Si se inserta una checada sabiendo que la persona si llegó

temprano a laborár, se corregirá el cálculo en los reportes

Nota todo cambio será registrado en una base de datos que podrá ser revisada desde el panel de control.

Cuando realice una edición o inserción de una checada, respete encarecidamente el formato HH:MM:SS ya que un valor

incorrecto no podrá ser visualizado ni calculado correctamente.

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Acerca de las horas extras

Si usted activó esta función en su sistema, le explicamos brevemente como interpretar los cálculos del tiempo extra que arrojael reporte.

Supongamos que el horario de entrada es a las 9:00 de la mañana y la salida es a las 19:00 horas y el tiempo extra se activa

pasando 10 horas de trabajo efectivo.

Tenemos el siguiente reporte:

A continuación se explica detalladamente los cálculos que determinan el tiempo extra trabajado

El día 7 de marzo la persona tiene un calculo de 11:34 horas de trabajo efectivo, su tiempo de comida de 45 minutos ya fue

restado como el tiempo para que se active el tiempo extra es despues de 10 horas entonces tiene un acumulado de 01:34 horas

En el día 8 de marzo aunque la persona sale incluso mas tarde que el día 7 de marzo, no acumula horas extras ya que llegó

tarde y el calculo de su tiempo es de 07:21 horas efectivas también restando sus 00:24 minutos de comida.

En el día 10 de marzo la persona no sale a comer y el cálculo de tiempo efectivo es de 11:20, entonses tenemos 01:20 de tiempoextra mas el acumulado del día 9 tenemos un acumulado de 05:25

Por último el día 15 de marzo la persona tiene 12:50 de tiempo efectivo de trabajo, se contabilizan 02:50 de tiempo extra mas el

acumulado de los días anteriores da un total de 08:15

Es importante que para que los reportes muestren bien los cálculos se tomen en cuenta los siguientes detalles:

Si la persona sale a comer que tenga sus cuatro checadas al día como son: entrada de labores, salida a comer, regreso decomida, y salida de labores.

Si la persona no sale a comer, entonces que cheque dos veces entrada y salida.

En casos especiales donde existen más de cuatro checadas, al día el sistema si puede calcular el tiempo extra como muestra la

figura.

Cuando la persona no checa su salida y tiene tres checadas en el día, entonces el sistema no puede determinar el cálculoPor lo que se recomienda insertar una checada en el menú en la opcion de Corregir / Insertar checadas

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Acerca de las horas extras otro ejemplo

A continuación se explica otro caso un poco más complejo que el anterior y su explicación detallada.

El horario de entrada es de 08:00 de la mañana a 20:00 horas pero el tiempo extra se activa después de 06:00 horas ya que son

becarios y tienen 30 minutos para comer.

El día 05 de marzo la persona llega tarde a las 12:05:24 y sale de laborar a las 19:06:54 el tiempo trabajado efectivo es de 06:26

Tiene un tiempo extra de 27 minutos y acumulado de 27 también

El día 07 de marzo la persona llega temprano a las 08:32:31 y sale a comer a las 14:36:18 ya que piensa seguir trabajando mástiempo. El sistema detecta que han pasado mas de seis horas y activa tiempo extra de cuatro minutos y se agrega un

acumulado del día 05 de marzo teniendo un acumulado de 30 minutos (redondeado) después sale a comer y se pasa de sus 30minutos por eso marca en rojo el tiempo que se tarda en comer 43 minutos, finalmente checa su salida a las 18:54:26 el sistema

calcula 03:39 de tiempo extra ya que el tiempo se activa después de seis horas, el acumulado es de 04:05 notese que al el

sistema recalcula el acumulado y no toca el acumulado de los cuatro minutos de ese mismo día sino que los toma del día 05de marzo dando un total recalculado de 04:05

En conclusión cuando el sistema detecta que el tiempo extra se activa dos veces en el mismo día, deja solamente el último

calculo para no provocar errores de suma de tiempo extra.

Recordemos que estos cálculos solo aparecen si ponemos la opción de mostrar horas trabajadas al realizar el reporte.

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Mantenimiento.

En esta pantalla se pueden eliminar del sistema empleados, departamentos, turnos, permisos, y los historiales de permisos deempleados.

Para el caso de que un permiso sea asignado mal, se recomienda primero borrar el historial de permisos del empleado ydespués volver a establecer el permiso correctamente.

Respaldo de la base de datos.

Cuando se requiera efectuar un backup de la información del sistema por motivos de reformatear la computadora, osimplemente respaldar, copie el directorio que se encuentra en c:\appserv\www\nucuncu

Este directorio contiene la base de datos y las fotografías asignadas.

Después de la reinstalación del sistema remplazar el directorio generado por este de backup.Nota en el directorio c:\appserv\www\nucuncu\base se encuentra una copia excata de la base timesol.mdb sin datos

Esta base se puede usar para limpiar los datos del sistema por completo, copiarla al directorio c:\appserv\www\nucuncu

Nucúncu TecnologíaSoftware desarrollado por Ricardo Pérez Calzada