MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

DE PUNO

SUB GERENCIA LOGISTICA

GUIA PARA LA

ELABORACION DEL

CUADRO DE NECESIDADES

2011

Puno, diciembre 2010

INTRODUCCION

La presente gua para la elaboracin de cuadro de necesidades 2011 tiene por objeto

brindar de manera rpida y efectiva informacin til a las unidades usuarias de la

Municipalidad Provincial de Puno en el tema de contratacin pblica, con el fin de

brindarle el conocimiento necesario para la elaboracin de sus requerimientos de bienes,

servicios u obras; las acciones que debe seguir para ello, las dificultades que se

presentan y su participacin activa dentro del proceso de las contrataciones

institucionales.

La gua ha sido elaborada sobre las posibles preguntas que los usuarios presentan

para gestionar sus contrataciones en la institucin

CONSIDERACIONES GENERALES

Qu es un requerimiento para compra de bienes?

Es la solicitud formal que genera toda rea usuaria para la adquisicin de bienes o

contratacin de servicios u obras, en base a sus necesidades para de cumplir con las

metas establecidas en su Plan Operativo.

Si el requerimiento es de bienes y se cuenta con stock en almacn, el requerimiento se

deriva automticamente al rea de almacenes para su atencin.

Qu necesito para elaborar un requerimiento para compra de bienes?

Para elaborar un requerimiento para compra de bienes necesitas lo siguiente:

Elaborar tu requerimiento en el formato de cuadro de necesidades (ver manual

del llenado)

Adjuntar las especificaciones tcnicas de los bienes (Visados por la Gerencia).

Qu necesito hacer para elaborar un requerimiento para contratar servicios?

Para elaborar un requerimiento para contratar servicios se requiere lo siguiente:

1. Elaborar tu requerimiento en el Cuadro de necesidades (ver manual de llenado

de cuadro de necesidades).

2. Adjuntar los trminos de referencia (Visados por la Gerencia).

Por qu es necesario elaborar los requerimientos en el formato de cuadro de

necesidades 2011?

Es necesario que los requerimientos estn en el formato de cuadro de necesidad por lo

siguiente:

1. Estandariza y facilita el registro de los requerimientos logsticos.

2. El formato est adecuado al catalogo nacional de bienes y servicios.

3. Permite uniformizar la informacin que se procesa en la Sub Gerencia de

Logstica.

4. Permite al usuario realizar su cuadro de necesidades de una manera fcil y de

fcil acceso hacia el formato a travs de la pgina web de la

Municipalidad.(www.munipuno.gob.pe)

Por qu son necesarios las especificaciones tcnicas (bienes) y trminos de

referencia (servicios u obras)?

Son necesarios por las siguientes razones:

1. Permite a la Sub Gerencia de Logstica conocer las caractersticas de los bienes,

servicios u obras a contratar, para satisfacer la necesidad del usuario.

2. Permite hacer el estudio o indagacin de mercado para obtener el valor

referencial.

3. Determina algunos parmetros para la evaluacin del proveedor o contratista.

Qu sucede cuando las especificaciones tcnicas o trminos de referencia no estn

bien elaborados?

Cuando las especificaciones tcnicas o trminos de referencia no estn bien

elaborados pueden presentarse las siguientes dificultades:

1. Demora en la adquisicin y/o contratacin del servicio.

2. Consultas en exceso por parte de los proveedores o contratistas para clarificar lo

que se requiere.

3. Procesos declarados desiertos.

4. Lo contratado no satisface las necesidades de los usuarios.

Qu puedo hacer para que las especificaciones tcnicas o trminos de referencia

estn elaborados convenientemente?

Antes de elaborarlos, puedes hacer lo siguiente:

Solicitar apoyo tcnico a la Sub Gerencia de Logstica.

Coordinar con las reas de compras o servicios generales, si

anteriormente se han realizado contrataciones similares.

Solicitar, a travs de la Gerencia de Sub Logstica, informacin de

proveedores o contratistas.

Obtener informacin especializada de alguna fuente tales como revistas,

catlogos, internet, etc.

PROCESO DE SELECCIN

Procedimiento administrativo especial enmarcado en la normativa de Contrataciones,

para seleccionar a la persona natural o jurdica para la adquisicin de bienes y

contratacin de servicios u obras idneos, para cubrir las necesidades de la institucin.

Qu tipos de procesos de seleccin existen?

Los tipos de procesos de seleccin que existen son:

Qu determina que un proceso sea Licitacin, Concurso,

Adjudicacin Directa o Menor Cuanta?

El tipo de proceso de seleccin est determinado por el objeto (bien, servicio u obra) y

por el monto de la contratacin.

Los montos topes para cada tipo de proceso son determinados por la Ley de Presupuesto

de cada ao. Ver anexo adjunto.

Qu debe incluir el monto de la contratacin?

El monto de la contratacin debe incluir todos los tributos, seguros, transporte,

inspecciones, pruebas y de ser el caso, los costos laborales respectivos conforme a la

legislacin vigente, as como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda

incidir sobre el valor de los bienes y servicios a contratar.

Qu es la contratacin directa?

La contratacin directa es una modalidad de contratacin utilizada cuando el monto

total de la misma, es igual o inferior a tres (3) Unidades Impositivas Tributarias,

vigentes al momento de la transaccin.

Qu plazos aproximadamente demora cada tipo de proceso de seleccin?

Cules son las principales razones demoran ms de lo indicado?

Las razones pueden ser las siguientes:

1. El proceso no estuvo incluido en el Plan Anual de Contrataciones de la entidad.

2. Carencia de disponibilidad presupuestal.

3. Especificaciones Tcnicas y/o Trminos de Referencia inconsistentes.

4. Trmites adicionales que se deben realizar para su aprobacin o autorizacin.

5. Priorizacin de determinadas compras, servicios u obras.

En qu parte el usuario, interviene durante la compra de un bien o contratacin

de un servicio?

El usuario interviene en las siguientes etapas:

En la determinacin de la necesidad.

En la elaboracin de las Especificaciones Tcnicas y/o Trminos de Referencia.

Si es el caso, como supervisor del servicio contratado.

Para la conformidad del bien o del servicio recibido.

Cunto tiempo tiene el usuario para dar la conformidad del servicio?

El plazo para que un usuario de la conformidad del servicio no podr ser mayor de diez

(10) das calendario.

Qu hago si el bien o servicio solicitado no rene las condiciones solicitadas?

Debe elaborarse un acta o informe de las observaciones, para que la Gerencia de

Logstica en el plazo estipulado por ley, exija al Contratista su cabal cumplimiento.

TOPES PARA CADA PROCESO DE SELECCIN PARALA CONTRATACIN DE

BIENES SERVICIOS Y OBRAS RGIMEN GENERAL

DEFINICIONES DE TERMINOS

BASES

Es el documento que contiene el conjunto de reglas formuladas por la entidad

convocante, donde se especifica el objeto del proceso, las condiciones a seguir en la

preparacin y ejecucin del contrato y los derechos y obligaciones de los participantes,

postores y del futuro contratista, en el marco de la Ley y el Reglamento de las

Contrataciones del Estado.

ESPECIFICACIONES TECNICAS

Descripciones elaboradas por la entidad de las caractersticas fundamentales de los

bienes, suministros u obras a contratar.

EXPEDIENTE DE CONTRATACION

Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una

determinada contratacin, desde la decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin

del contrato, incluyendo la informacin previa referida a las caractersticas tcnicas,

valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento.

PROCESO DE SELECCIN

Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos

administrativos, de administracin o hechos administrativos, que tienen por objeto la

seleccin de la persona natural o jurdica con la cual las entidades del estado van a

celebrar un contrato para la contratacin de bienes, servicios o la ejecucin de una obra.

REQUERIMIENTO

Es la solicitud formal que genera toda rea usuaria para la adquisicin de bienes o

contratacin de servicios u obras, en base a sus necesidades para de cumplir con las

metas establecidas en su Plan Operativo.

Si el requerimiento es de bienes y se cuenta con stock en almacn, el requerimiento se

deriva automticamente al rea de almacenes para su atencin.

REQUERIMIENTO TECNICO MINIMO

Son los requisitos indispensables que debe reunir una propuesta tcnica para ser

admitida.

TERMINOS DE REFERENCIA

Descripcin, elaborada por la entidad, de las caractersticas tcnicas y de las

condiciones en que se ejecutar la prestacin de servicios y de la consultora.

MANUAL PARA LA ELABORACION DEL CUADRO DE NECESIDADES 2011.

Acceso al formato de cuadro de necesidades 2011.

Para descargar el formato de cuadro de necesidades del 2011, se tiene que acceder a la

pgina web de la Municipalidad Provincial de Puno.

Una vez en la pgina web ubicar transparencia luego hacer clik en cuadro de

necesidades.

A continuacin va cargar la siguiente ventana tal como se muestra a continuacin.

Hacer clik en descargar para poder descargar el formato de cuadro de necesidades 2011

Finalmente abrir y guardar el archivo de Excel.

Si desea descargar la gua para la elaboracin de cuadro de necesidades 2011 deber

proceder la misma manera que se hizo para descargar el formato de cuadro de

necesidades.

Llenado del formato de cuadro de necesidades 2011.

Esta es la presentacin que muestra el formato de cuadro de necesidades 2011.

Llenar los datos solicitados, y requerir los bienes en el formato de cuadro de

necesidades 2011, para el cual deber tener cuenta su presupuesto asignado para el 2011

y su Plan Operativo Anual.

Si no existiera algn bien y/o servicio en el formato de cuadro de necesidades 2011,

contctese al 364270 o logisitica.mpp@gmail.com.

Una vez llenado el formato de cuadro de necesidades 2011, deber hacer clik en ocultar

filas.

Finalmente imprimir el formato de cuadro de necesidades 2011.

Deber proceder de la misma manera para los servicios que requiera la Unidad

Operativa usuaria, para el cual deber estar de acorde con su presupuesto asignado y

Plan Operativo Anual, asimismo deber contener sello y rubrica del responsable del

rea usuaria en todas las hojas.

De la misma manera deber revisar que no difiera los montos de los cuadro de

necesidades con el presupuesto total.

Luego de hacer clik en ocultar filas imprima el formato de presupuesto total.

Responsabilidad de la rea usuaria: Plantear su requerimiento, en el cuadro de

necesidades, imprimir visar y sellar todas las hojas, deber adjuntar la descripcin del

bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisin su cantidad y calidad,

indicando la finalidad pblica para la que debe ser contratado, incluyendo

especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia.

Contctenos:

Si tiene alguna sugerencia y/o consulta sobre los cuadro de necesidades escribanos a:

logstica.mpp@gmail.com o por telfono: 364270 / #620263 / 951819763

Elaborado por: Johnny W. Chambilla Chambi.