Manual para el Fortalecimiento del CONTROL INTERNO ... · MANUAL DE CONTROL INTERNO 2 Antecedentes...

SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P., 2015

Manual para el Fortalecimiento del

CONTROL INTERNO

Aplicable a las Dependencias y Entidades

de la Administración Pública

del Estado de San Luis Potosí

C O N T E N I D O

Presentación…………………………………………………………………………………………………………….. 1

Antecedentes………………………………………………………………………………………………………...…. 2

I. Conceptos Básicos………………………………………………………………………………………………… 4

1. El Control Interno………………………………………………………………………………………………… 4

1.1 ¿Qué es el Control Interno?........................................................................................................... 4

1.2 ¿Cuantos tipos de control interno existen?............................................................................. 5

1.3 ¿Quienes se encargan del Control Interno?............................................................................ 6

1.4 ¿Cuáles son los beneficios de aplicar el Control Interno?................................................. 7

1.5 ¿Cuáles son los objetivos del Control Interno?...................................................................... 8

1.6 Marco Normativo………………………………………………………………………………………………… 8

2. El Sistema de Control Interno…………………………………………..…………………………………. 9

2.1 ¿Qué es el Sistema de Control Interno?.................................................................................... 9

2.2 ¿Cuál es la Estructura del Control Interno?.............................................................................. 9

II. Implementación del Sistema de Control Interno…………………..…………………………. 11

1. Condiciones básicas para la implementación…………………………………………………… 11

2. Implementación del Sistema de control interno a nivel institucional…………… 12

Cuadro 1.- Ambiente de Control……………………………………………………………………………… 13

Cuadro 2.- Administración del Riesgo……………………………………………………………………… 19

Cuadro 3.- Actividades de Control…………………………………………………………………………… 20

Cuadro 4.- Información y Comunicación………………………………………………………………….. 26

Cuadro 5.- Supervisión y Mejora……………………………………………………………………………… 29

ANEXOS

Anexo 1.- Guía para el Diagnostico de Riesgos

Anexo 2.- Controles

MANUAL DE CONTROL INTERNO

1

Manual para el fortalecimiento del

Control Interno

Presentación

Con la publicación del Acuerdo secretarial que establece las Normas Generales de Control Interno

para la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí se pretende el desarrollo de una

administración eficiente que permita maximizar la productividad de los recursos y ayudar a las

dependencias del Gobierno a alcanzar las metas de su gestión a través del efectivo uso de los

recursos públicos teniendo como herramientas el buen desempeño y la acción ética.

Se ha conseguido identificar las causas por las que la mayoría de las dependencias padecen una

gestión poco eficiente y se resumen en tres: Falta de planificación, ausencia de medición del

desempeño y un limitado control preventivo.

En este sentido, el Lic. José Isac Delgado Rodríguez, Contralor General del Estado ha venido a bien

publicar el presente manual, mismo que contiene el marco normativo, los conceptos básicos y todo

el proceso para iniciar la implementación de un Sistema de Control interno preventivo sólido, que

es el primer paso para una gestión eficaz.

Pensando en que este documento se convierta en un instrumento de fácil entendimiento, útil y

práctico. Se espera haber cumplido con ese objetivo, pero lo más importante es que usted lo lea y

aplique.


2

Antecedentes

El 27 de septiembre del 2006 entraron en vigor las Normas Generales de Control Interno (NGCI) en

la Administración Pública Federal, emitidas por la Secretaría de la Función Pública (SFP), mismas que

para su difusión y aplicación en el ámbito local se transformaron en el Modelo de Normas

Generales de Control Interno (NGCIE) para los Estados; el cual, al implementarse en los gobiernos

locales, logran que las dependencias responsables establezcan y, en su caso, actualicen las políticas,

procedimientos y sistemas específicos de control interno, así como un impulso gradual a la cultura

del autocontrol y autoevaluación.

En relación a las Normas Generales de Control Interno se ha logrado identificar que existen

limitadas capacidades institucionales que se expresan en diferentes formas y grados según cada

dependencia, Entre otras podemos señalar:

Diseños organizacionales no alineados a la misión

Estos diseños se alejan de la misión y terminan generando estructuras e instrumentos de

gestión desarticulados de las estrategias y de los objetivos reales de la institución.

Desconocimiento y uso inadecuado de los instrumentos de gestión

Existe una limitada valoración de los instrumentos de planificación, de medición y

monitoreo, de control gerencial y de planificación de riesgos.

Ausencia de enfoques y práctica de medición del desempeño institucional

Debido a la ausencia de indicadores de desempeño, se generan imprecisiones y

ambigüedades respecto a los logros esperados de la gestión.

Limitada práctica del control interno preventivo para asegurar el logro de objetivos

La idea equivocada del control interno asociado únicamente a las funciones del Órgano de

Control Institucional, ha generado limitaciones en la aplicación y desarrollo de los controles

preventivos a cargo de las diferentes direcciones.

Estas limitaciones tienen repercusiones negativas en la operación diaria de las dependencias

originando problemas en los procesos que se tienen que llevar a cabo y afectando su desempeño.

Un adecuado desempeño y una revisión crítica de las funciones de planeamiento, de organización,

de integración de personal, de dirección, y de control y evaluación solucionaría los problemas antes

mencionados. Sin embargo, la función de control cuya idea, concepto y aplicación ha estado

tradicionalmente entendida como responsabilidad única de los órganos de control y no como una

función en donde se involucran todos los integrantes de las dependencias ha tenido un menor

desarrollo y practica a nivel institucional. Un buen control interno mejora la gestión institucional.

En este sentido y considerando que el Plan Estatal de Desarrollo establece la necesidad de reforzar

la supervisión, con un enfoque preventivo, detectivo y correctivo en el Control interno, donde su

principal objetivo es instituir líneas de acción para elevar la funcionalidad y eficiencia de la Gestión


3

Pública a través de un Gobierno eficiente, transparente, honesto y austero, el 07 de febrero de 2012

se publicó en el Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí el Acuerdo

Secretarial que establece las Normas Generales de Control Interno para la Administración Pública

del Estado de San Luis Potosí, emitido por la Contraloría General del Estado.

El Presente documento representa una propuesta para aquellas entidades que al iniciar la

implementación del Sistema de control interno y teniendo como base la normativa vigente, ocupen

orientaciones básicas que les permitan dar el primer paso en un proceso progresivo de mejora

continua. El documento no reemplaza la normativa existente sino que se apoya de los elementos y

componentes ya establecidos.

(Ver gráfico siguiente)

1

Acuerdo Secretarial que establece las

Normas generales de Control Interno

para la Administración Pública del

Estado de San Luis Potosí

Establece las definiciones generales y

competencias de los elementos que participan

en el control interno gubernamental y define

cada una de las Normas de Control Interno

2

Guía para la aplicación de las Normas

Generales de Control Interno y Guía

para la Elaboración del Informe

Anual

Anexo 3 y 4

Provee lineamientos y herramientas para la

implementación de los componentes de

Control Interno

3 Manual para el fortalecimiento del

control interno

Brinda elementos mínimos para que se pueda

iniciar el proceso de implementación y orienta

en la forma de aplicar el Control interno

La normativa mencionadaincorpora conceptos, metodologías y herramientas para el ejercicio de un

control con énfasis en la prevención, cuya implementación no compromete mayor presupuesto o

gastos significativos para la entidad, posiblemente los recursos de mayor demanda en la aplicación

del control preventivo, sean la voluntad y compromiso en todos los niveles.


4

I. CONCEPTOS BASICOS

1. El Control Interno

1.1 ¿Qué es el control interno?

Es el proceso ejecutado por todos los niveles jerárquicos y el personal de la entidad. Sirve para

asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y efectiva, la

confiabilidad de la información financiera y de gestión, la protección de los activos, y el

cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

Harold Koontz y Heinz Weihrich lo definen como “la medición y corrección del desempeño a fin de

garantizar que se han cumplido los objetivos de la entidad y los planes ideados para alcanzarlos”.

Para Robbins/Coulter, el control como función de la administración consiste en “Vigilar el

desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta”.

Según las Normas de Control Interno, el concepto de control abarca lo siguiente:

El Control Interno es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una

entidad, diseñado para enfrentar los riesgos y para asegurar que se alcancen los siguientes

objetivos:

Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad,

así como en la calidad de los servicios públicos que presta.

Salvaguardar, preservar y mantener los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma

de pérdida, deterioro, usoindebido de los mismos y actos ilegales, así como contra todo

hecho irregular o situación que pudieraafectarlos.

Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.

Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.

Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.

Promover que los funcionarios o servidores públicos cumplan con rendir cuentas sobre la

misión uobjetivo que les haya sido encargado, así como sobre los fondos y bienes públicos

que les hayan sidoasignados

Obtener información financiera, presupuestal y de operación veraz, confiable y oportuna

En resumen, el control interno es una herramienta efectiva para que una entidad llegue a dónde

quiere ir, evitando problemas y sorpresas en su camino.


5

1.2 ¿Cuántos tipos de control interno existen?

Existen tres tipos de controles internos diferenciados y complementarios a la vez, que se ejecutan

antes, durante y después de los procesos o acciones que realiza una dependencia o entidad del

Estado:

Tipo de control interno Control Preventivo Control Detectivo Control Correctivo

¿Qué es?

Es el conjunto de

acciones de control

que se realizan antes

de la ejecución de los

procesos u

operaciones

Es el conjunto de

acciones de control

que se realizan durante

la ejecución de los

procesos u

operaciones

Es el conjunto de

acciones de control

que se realizan

después de la

ejecución de los

procesos u

operaciones

¿Quién lo aplica?

El Titular, los funcionarios y servidores, sobre la

base de las normas que rigen las actividades de

la organización, los procedimientos

establecidos, reglamentos y planes

institucionales

El funcionario o

servidor ejecutor en

función del

cumplimiento de las

funciones

establecidas. Es

realizado también

por el Órgano de

Control Institucional

según sus planes y

programas anuales

¿Cuál es su finalidad?

Que la gestión de los recursos, bienes y operaciones de la entidad se

efectué correcta y eficientemente, para el logro de los objetivos y de la

misión institucional


6

1.3 ¿Quiénes se encargan del Control Interno?

Las funciones del control interno son responsabilidad de Titulares, Directores y Servidores públicos.

Aunque con distinto énfasis y de acuerdo a las funciones de cada uno, la aplicación del control

interno requiere de todos ellos un compromiso, una planificación sistemática y la verificación del

cumplimiento de las tareas asignadas.

Funciones del Titular:

Establecer políticas para la implementación sistemática del Control Interno.

Aprobar el plan de implementación.

Dar seguimiento general a la aplicación de las normas a nivel directivo.

Implementar medidas de corrección.

Implementar medidas de fortalecimiento institucional.

Promover una cultura orientada al buen desempeño institucional y a las prácticas de

control.

Funciones de Directores:

Identificar y valorar los riesgos que afectan el cumplimiento de la misión y el logro de los

objetivos institucionales.

Realizar acciones de control que permitan prevenir, reducir o eliminar los riesgos

potenciales.

Ejecutar acciones sistemáticas que mejoren los procesos en base a las acciones de control

interno preventivo.

Monitorear la implementación del control interno en sus respectivas direcciones.

Motivar a la práctica cotidiana del control interno y resaltar la importancia del mismo para

el desempeño institucional.

Difundir las políticas del control interno, para que sean aplicadas.

Sistematizar y preservar la información generada como consecuencia del control interno.

Funciones de los Servidores:

Identificar riesgos que puedan afectar el cumplimiento de la misión y el logro de objetivos

Proponer soluciones a problemas identificados

Implementar las recomendaciones relativas al control interno preventivo

Cumplir con las tareas de control que se le encomienden en los plazos y calidad solicitada

Sistematizar la información producida en torno a la implementación del control interno


7

1.4 ¿Cuáles son los beneficios de aplicar el Control

interno?

Contribuye al logro de objetivos institucionales: La misión y los objetivos de las

dependencias y entidades constituyen la razón de su existencia, deben basarse en

información precisa, ser acordes con las regulaciones aplicables y cubrir las necesidades de

la sociedad. El control interno permite verificar que los objetivos se cumplan en la medida

de lo planificado.

Permite un mejor uso de los recursos: al prevenir riesgos y corregir antes y durante la

ejecución de los procesos, se contribuye a una mayor eficiencia en el uso de los recursos.

Genera mayor conocimiento y destrezas en los funcionarios y servidores:Mejora las

prácticas, permite reenfocar los conceptos y métodos, desarrollando nuevas habilidades en

los funcionarios y servidores de la entidad.

Promueve una cultura orientada al buen desempeño y ética en la acción pública:

Mejora el desempeño institucional y promueve la “cultura del logro” en los funcionarios y

servidores, desarrolla conciencia respecto al compromiso con la misión.


8

1.5 ¿Cuáles son los Objetivos del Control Interno?

Cumplimiento al marco legal

Control y vigilancia de los procedimientos

Disminuir riesgos

Rendición de cuentas

Transparencia en el ejercicio de los recursos

Eficiencia, eficacia y economía en las operaciones, programas y proyectos

Salvaguardar recursos

1.6 Marco Normativo

El Control interno en el Estado de San Luis Potosí, su concepto, principios, técnicas y

metodologías, se sustentan en el Acuerdo Secretarial que establece las normas generales de

control interno para la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí.

Comparativo del logro de Objetivos

Llevando un Control Implementando las Normas

Interno de Forma Generales de Control

Tradicional Interno

-Reactivo -Proactivo -Detectar / Corregir -Supervisar / Prevenir -Las Auditorias conducen a las -Las Operaciones o procedimientos

soluciones conducen a las soluciones -Enfocado a las Personas -Enfocado a los Puestos


9

2. El Sistema de Control Interno

2.1 ¿Qué es el sistema de Control Interno?

Es el conjunto de planes, normas, políticas, metodologías y registros organizados e instituidos en

cada entidad del Estado para la consecución de la misión y objetivos institucionales que le

corresponde cumplir.

2.2 ¿Cuál es la estructura del Control Interno?

Este sistema se encuentra organizado en cinco componentes que son complementarios entre sí.

A continuación, presentamos un cuadro que resume cuáles son estos componentes y cuál es el

objetivo del Sistema de Control Interno para cada uno.

Componente ¿Qué busca este componente? Normas generales de control interno asociadas

1. Ambiente de

Control

Establecer un entorno organizacional favorable para el ejercicio

de prácticas, valores, conductas y reglas que sensibilicen a los

miembros de la entidad, generando una cultura de control interno

y una gestión eficiente.

1.1 Filosofía de la Dirección

1.2 Integridad y Valores Éticos

1.3 Administración Estratégica

1.4 Estructura organizacional

1.5 Administración de Recursos Humanos

1.6 Competencia Profesional

1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad

2. Evaluación de

Riesgos

Identificar, analizar y administrar los factores o eventos que

puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas,

objetivos, actividades y operaciones institucionales y elaborar una

respuesta apropiada a los mismos

2.1 Plan de la Administración de Riesgos

2.2 Identificación de Riesgos

2.3 Valoración de los Riesgos

2.4 Respuesta al Riesgo

3. Actividades

de Control

Establecer políticas, procedimientos y prácticas para asegurar que

los objetivos institucionales se logren y que las estrategias para

mitigar riesgos se ejecuten. Estos se impartirán por el titular o

funcionario que designe en relación con las funciones que les

hayan sido asignadas.

3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación

3.2 Segregación de funciones

3.3 Evaluación Costo-Beneficio

3.4 Controles sobre el Acceso a los recursos o archivos

3.5 Verificaciones y conciliaciones

3.6 Rendición de cuentas

3.7 Documentación de procesos, actividades y tareas

3.8 Revisión de procesos, actividades y tareas

3.9 Controles para las tecnologías de información


10

Componente ¿Qué busca este componente? Normas generales de control interno asociadas

4. Información y

Comunicación

Asegurar que el registro, procesamiento, integración y flujo de

información se dé en todas las direcciones, con calidad y

oportunidad a través de métodos, procesos, canales, medios y

acciones con un enfoque sistemático y regular. Esto permitirá que

se cumplan las responsabilidades individuales y grupales

4.1 Funciones y características de la información

4.2 Información y responsabilidad

4.3 Calidad y suficiencia de la información

4.4 Sistemas de información

4.5 Flexibilidad al cambio

4.6 Archivo institucional

4.7 Comunicación interna

4.8 Comunicación externa

4.9 Canales de comunicación

5. Supervisión y

Mejora

Prevención y Monitoreo: Llevar a cabo acciones de prevención y

monitoreo con el fin de asegurar la consecución de los objetivos

del control interno

5.1 Prevención y monitoreo

5.2 Monitoreo oportuno del control interno

Seguimiento: Verificar los logros de las medidas de control

interno implementadas

5.3 Reporte de deficiencias

5.4 Implantación y seguimiento de medidas correctivas

Compromisos de mejora: Que el personal realice

autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno y se

informe sobre cualquier deficiencia o desviación susceptible de

corrección.

5.5 Autoevaluación

5.6 Evaluaciones independientes


11

II. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

1. Condiciones básicas para la Implementación

Es necesario identificar o crear las condiciones básicas para una adecuada implementación del

Sistema de Control Interno, independientemente de cuales sean las características de la

dependencia. Estas condiciones son:

I. Contar con la voluntad y el compromiso de la alta dirección: Esta condición es muy

importante y va más allá del cumplimiento normativo, ya que trata de valorar las normas de

control interno en un sentido más amplio, entendiendo que sin ellas el proceso gerencial

estará incompleto y se tendrá el riesgo de no cumplir con la misión institucional.

II. Contar con un responsable “Enlace” o un equipo responsable de la

implementación“Comité”: Funcionarios y/o servidores que se encargaran de la

coordinación del proceso de implementación y deberán contar con las atribuciones

necesarias para planificar e implementar las acciones de control interno.

III. Contar con un plan de implementación: Que sirva como instrumento para el

ordenamiento de las acciones, la definición del cronograma, monitoreo del cumplimiento

de metas y que permita el logro de los compromisos informados por la Dirección. Como

primer paso, es necesario realizar un diagnóstico del estado que guarda el control interno

institucional.

IV. Realizar una difusión interna: Tiene como objetivo dar a conocer la importancia del

control interno y de las acciones que se van a llevar a cabo, con el fin de generar

compromiso en los servidores públicos.

Es indispensable verificar que estas cuatro condiciones se encuentren presentes, ya que constituyen

la base para asegurar el éxito del proceso de implementación.


12

2. Implementación del Sistema de control interno a

nivel institucional

Con el objeto de facilitar su implementación gradual en las dependencias, se desarrollan24 de las 35

normas contenidas en los componentes del control interno previamente mencionados;

especificando en qué consisten, que se puede hacer para su implementación, cuales son las

evidencias de su cumplimiento y que puede pasar si no se implementan.

Cada dependencia deberá adoptar las acciones adicionales para la implementación progresiva de

todas las Normas de Control Interno según su problemática y realidad particular.

Componentes de Control Interno Orientaciones para su implementación

Componente 1: Ambiente de control Ver cuadro 1

Componente 2: Administración del Riesgo Ver cuadro 2

Componente 3: Actividades de Control Ver cuadro 3

Componente 4: Información y Comunicación Ver cuadro 4

Componente 5: Supervisión y Mejora Ver cuadro 5

Cuadro 1.- Ambiente de Control MANUAL DE CONTROL INTERNO

13

Norma ¿En qué consiste? ¿Cómo implementarla? Evidencias de cumplimiento ¿Qué pasa si no se implementa?

1.1 Filosofía de

la Dirección

Es la actitud ejemplar que

deben mantener el Titular y

los funcionarios públicos,

fomentando el respeto y

apoyo al control, actuando

siempre con transparencia y

buscando el logro de los

objetivos institucionales

Programando, ejecutando o

promoviendo la

participación del todo el

personal, incluido el Titular,

en eventos de sensibilización

y capacitación en temas de

control interno.

Suscribiendo un Acta

compromiso para la

implementación del Control

interno, por el Titular y todos

los funcionarios públicos.

Conformando un Comité de

Control Interno liderado por

el Enlace e integrado por los

principales funcionarios así

como por equipos de trabajo

en todos los niveles de la

entidad.

Registros de Eventos de

capacitación realizados.

Acta de compromiso suscrita.

Documento de designación del

Comité de Control interno.

Documento de asignación de

funciones al Comité de Control

interno

Se sugiere incorporar “buzón

de sugerencias”, “línea de

denuncias”, mecanismos que

fomenten la participación de

los servidores.

No se asume el proceso de

implementación del control

interno como una función propia

de la gestión y se confunde el

concepto tratándolo como una

función de auditoría o de control

posterior.

La gestión institucional puede

orientarse según los intereses

políticos o económicos del titular

en turno.

Los funcionarios y servidores no

se sienten parte del proceso de

implementación de control

interno. No se fomenta el

trabajo en equipo, se ejecuta lo

que dispone la autoridad en

función a las prioridades.


14


1.2 Integridad y

Valores Éticos

La gestión institucional debe

distinguirse por el

cumplimiento de principios y

valores éticos, así como la

sanción oportuna de faltas y

delitos cometidos contra el

Estado

Aprobando y divulgando un

Código de Ética de

obligatorio cumplimiento por

parte de todo el personal,

incluido el Titular, que precise

los principios, valores,

obligaciones y prohibiciones

que regulan el

comportamiento de los

funcionarios y servidores

Suscribiendo un documento

que acredite el conocimiento

y el compromiso de

cumplimiento y el

compromiso de cumplimiento

del Código de Ética,

Reglamento interno y

normativa del Estado,

documento que debe ser

adjuntado al expediente

personal.Anexo 5.

Cumpliendo con los plazos

establecidos para que se

ejecuten las sanciones que

correspondan

Centralizando oportunamente

las sanciones dispuestas e

impuestas en el área de

Recursos humanos y

actualizando

permanentemente la

información de los

expedientes de personal.

Código de Ética suscrito

Registros de difusión del

Código de Ética y Reglamento

interno ya sea a través de

reuniones, actas, etc...

Informe periódico sobre el

seguimiento de procesos

judiciales y administrativos.

Reportes del Área de Recursos

Humanos

Registro de campañas

educativas realizadas sobre las

denuncias y sanciones para los

funcionarios y servidores que

tengan prácticas contrarias a

los principios establecidos en el

Código.

Los funcionarios y servidores no

tienen conocimiento de los

valores institucionales y hacen

los suyos los valores y principios

de la gestión.

Cada trabajador orienta sus

acciones en base a sus propios

códigos de conducta o

prioridades personales.

Se hace referencia a un código

de Ética pero no se conocen sus

alcances ni su contenido.

Se genera una sensación de

impunidad frente a delitos o

faltas administrativas.


15


1.3

Administración

Estratégica

Se refiere al hecho que la

gestión institucional, la

misión y visión deben

orientarse en función a

objetivos determinados en el

Plan Estatal de Desarrollo,

Programas Sectoriales, el

mismo que debe ejecutarse a

través de planes operativos y

del presupuesto anual

Fomentando la participación

en los procesos de

planificación estratégica.

Comunicando y difundiendo

entre todo el personal y de

manera visible a través de

recordatorios la visión, la

misión y los objetivos de la

entidad.

Promoviendo la elaboración

del Planes operativos

Documento de aprobación y

difusión de los planes

operativos

Registros de difusión de la

visión, misión y objetivos

Planes operativos aprobados.

No se logran objetivos de

mediano o largo plazo, se

reproduce la cultura tradicional

del corto plazo y la solución de

problemas del día a día.

No es posible diseñar

indicadores de gestión que

permitan medir resultados,

efectos o impactos

La ausencia de una

administración estratégica

conduce a un gobierno reactivo

y de contingencias.

Se producen ineficiencias en las

acciones y en la asignación

presupuestal al no haber

propósitos definidos de mayor

alcance.


16


1.4 Estructura

Organizacional

La estructura organizacional

de la entidad y los

documentos normativos

derivados de ella, deben

mantener coherencia

respecto a la realidad y la

misión institucional; deben

poderse adaptar a los

cambios que contribuyan al

logro de los objetivos

institucionales.

Analizando y actualizando

de forma periódica el

Manual de Organización y

Procedimientos entre otros

documentos normativos de

gestión, de tal forma que

reflejen las actividades que

realmente se ejecutan y las

que serán necesarias realizar

en función de la misión

institucional. El rediseño

organizacional deberá

observar la real carga de

trabajo de cada área y llevar

a cabo una adecuada

segregación de funciones.

Identificando de manera

progresiva los procesos que

requieren especial atención,

el inicio y fin de cada

proceso, sus objetivos, sus

actividades secuenciales y

sus responsables.

Manuales de Organización y

procedimientos actualizados

Relación de procesos que

requieren especial atención

Mapa de procesos.

La organización y los

instrumentos normativos de

gestión no pueden responder

con efectividad a los desafíos de

la misión y los objetivos

institucionales

Se limita la capacidad de

adaptación de la entidad ante

nuevos problemas que surgen y

ante contextos cambiantes

La desactualización de estos

instrumentos genera rutinas e

inercia en los trabajadores de la

entidad.


17


1.5

Administración

de Recursos

Humanos

Considerando que las

personas son el recurso más

importante, se deben

adoptar acciones para

asegurar su desarrollo

profesional y vocación de

servicio a la comunidad.

Incorporar procedimientos

para la selección, inducción,

capacitación y otros temas

que aseguren el desarrollo

del personal.

Asignando, de ser el caso un

presupuesto orientado al

desarrollo de las

capacidades del personal o

promoviendo alianzas con

instituciones de

cooperación, universidades

u organismos sin fines de

lucro que permitan acceder

a programas de capacitación

y asistencia técnica.

Actualización del reglamento

interno

Asignación de partidas

presupuestarias para

capacitación

Plan de capacitación

Procedimientos documentados

para el reclutamiento y

contratación de personal


de evaluación de desempeño

El personal se encuentra

desmotivado y poco

comprometido con los propósitos

institucionales

Las capacidades profesionales se

estancan o se reducen en

perjuicio de la entidad

El desempeño institucional se ve

limitado y afectado por la

desactualización de los servidores

públicos o el desconocimiento de

temas importantes para la

gestión institucional


1.6

Competencia

Profesional

La gestión institucional debe

establecer perfiles de

competencias profesionales

de cada cargo o puesto,

considerando la formación

profesional necesaria, la

experiencia y la capacidad

para tomar decisiones, entre

otros factores.

Elaborando o actualizando

el diseño del perfil de

competencias, estableciendo

los requerimientos técnicos

necesarios y exigiendo su

cumplimiento al momento

de contratar o designar

personal.

Perfil de competencias

actualizado y aprobado.

Se contrata personal con un perfil

que no se ajusta a las

necesidades de la entidad.

Se generan condiciones para

actos irregulares o ilegales

debido al desconocimiento o

falta de competencia de los

servidores.

Las brechas entre el perfil de

competencias y el perfil real,

constituyen fuentes de riesgo

para una buena gestión

institucional y el logro de

objetivos.


18


1.7 Asignación

de Autoridad y

Responsabilidad

Se debe de establecer

claramente el nivel y límites

de autoridad y

responsabilidad que le

corresponde a cada

funcionario o servidor

público.

Comunicando por escrito a

los nuevos funcionarios y

servidores, su nivel de

autoridad, sus funciones y

responsabilidades, así como

el nivel inmediato superior

de quien dependen.

Definiendo claramente los

niveles de autorización de

algunos procesos claves

para la entidad.

Estableciendo claramente

los niveles de autorización

que se tiene sobre

determinados procesos

clave.

Manual de Organización

Organigrama

Registro de comunicación de

funciones al personal.

Se generan actos o se toman

decisiones irregulares que afectan

la legalidad de la administración

Poca competencia para resolver

procedimientos administrativos,

así como indefinición en las

responsabilidades de los

funcionarios y servidores.

No se puede determinar con

claridad las responsabilidades de

los funcionarios y servidores ante

la evidencia de alguna deficiencia

o acto ilegal

Se podría abusar de la autoridad

asignada.

Cuadro 2.- Administración del Riesgo MANUAL DE CONTROL INTERNO

Elaboró: Revisó: Autorizó: 19


2.1 Plan de la

Administración

del Riesgo

Es la necesidad de elaborar

un plan para conocer los

riesgos que podrán afectar la

gestión, valorados

adecuadamente y adoptar

acciones preventivas para

minimizar sus posibles

efectos.

La opción más apropiada en

el manejo de riesgos incluye

evitarlos, reducirlos

compartirlos y aceptarlos.

Designando un equipo de

trabajo integrado por

funcionarios clave y

elaborando un Plan de

Administración de riesgos,

en el cual se consignen las

acciones, cronograma,

recursos necesarios y

responsabilidades.

Utilizando el análisis FODA

como instrumento de

diagnóstico de la gestión y

profundizando en la etapa

de identificación y registro

de los principales riesgos

internos (debilidades) y

externos (amenazas), que

puedan afectar el logro de

objetivos.

Valorando los riesgos

identificados en función a su

probabilidad e impacto de

cada uno

Disponiendo acciones de

control preventivo para

minimizar los riesgos

identificados.

Designación de un equipo de

trabajo para identificar riesgos.

Actas de trabajo o reuniones

del equipo de trabajo.

Matriz de probabilidad e

impacto.

Matriz de riesgos.

Plan de Administración del

Riesgo.

No se conocen los riesgos

potenciales, su probabilidad de

ocurrencia y su grado de efecto

negativo.

No se puede planificar la

prevención y mitigación de estos

factores.

La entidad queda a expensas de

los riesgos y con alta

incertidumbre respecto al logro

de objetivos.

Se fortalece la práctica

tradicional de atender las

contingencias y problemas

según vayan surgiendo.

Los riesgos potenciales son más

difíciles de manejar la momento

de presentarse.

Se refuerza una cultura que

minimiza el control preventivo,

distrayéndose esfuerzos y

recursos en la solución de los

problemas urgentes y

descuidando los temas

importantes.

Cuadro 2.- Administración del Riesgo MANUAL DE CONTROL INTERNO


Ver Anexo 1.- GUÍA DE DIAGNOSTICO DE RIESGOS

Cuadro 3.- Actividades de Control MANUAL DE CONTROL INTERNO

Elaboró: Revisó: Autorizó:20


3.1

Procedimientos

de Autorización

y Aprobación

Se trata de establecer y

asignar por escrito la

responsabilidad para

autorizar y aprobar las tareas,

actividades o procesos

propios de la gestión

institucional.

Identificando previamente

los procesos, tareas y

actividades en el manual de

procedimientos.

Elaborando este instrumento

de gestión de acuerdo a la

realidad y tamaño de la

entidad.

Elaboración y aprobación de

los manuales de

procedimientos

Al no estar establecidos

formalmente los procedimientos,

se producen desordenes o

errores en la ejecución de tareas

y actividades dentro de los

procesos.

Se fomenta la discrecionalidad

de los funcionarios y servidores

públicos en las decisiones y

acciones, así como la indefinición

en cuanto a sus

responsabilidades.


3.2 Segregación

de Funciones

Consiste en distribuir

funciones entre el personal

de tal forma que el control

de las etapas clave en un

proceso, actividad o tarea no

se concentre en una sola

persona.

Evitando que un mismo

funcionario o servidor

centralice varias funciones

dentro de un mismo

proceso que pueda generar

riesgos.

Partiendo del análisis y

evaluación de los

potenciales conflictos

funcionales o la

incompatibilidad de

funciones al momento de

asignar competencias para

la autorización y la

aprobación en un

determinado procedimiento

y al momento de su

formalización.

Manuales de procedimientos

Tablas de niveles de

autorización.

Surgen potenciales riesgos para

la gestión institucional ya que se

pueden generar fraudes contra la

entidad por falta de controles.

Por ejemplo, si una misma

persona realiza cotizaciones,

aprueba la compra y da la

conformidad del servicio se corre

el riesgo de sobreevaluación de

los precios y de irregularidades;

lo mismo sucedería si el Tesorero

realiza los registros contables, ya

que podría incluir u omitir

mayores ingresos o gastos; si la

misma persona realiza la

conciliación bancaria y gira los

cheques se pierde el control.




3.3 Evaluación

Costo-Beneficio

Se debe evaluar que la

implementación de un

procedimiento de control,

sea factible y resulte

conveniente en relación con

el logro de objetivos.

Realizando, antes de la

implementación de

actividades y procedimientos

de control adicionales, una

evaluación de su costo para

evitar que sea mayor a los

beneficios esperados.

Políticas o lineamientos para la

aplicación de la evaluación

costo – beneficio.

Los controles implementados

pueden resultar más costosos

que los recursos protegidos.

Por ejemplo la compra de un

equipo de cómputo de última

generación para el control de

existencias en el almacén que

solo requiere de una hoja de

cálculo.

Los recursos no van acordes a las

necesidades.


3.4 Controles

sobre el Acceso

a los Recursos y

Archivos

Los recursos o archivos de

valor deben ser debidamente

custodiados, limitándose su

acceso a personal autorizado

y estableciendo controles de

custodia.

Formalizando

procedimientos de control y

niveles de acceso a los

bienes y recursos

susceptibles de mal uso,

pérdida o robo.

Procedimientos aprobados de

control de bienes y recursos.

Tablas de niveles de accesos

Los archivos y bienes de la

entidad se exponen a riesgos de

pérdida, deterioro o sustracción.

Se desperdician los recursos, se

deterioran los activos o se hace

mal uso de ellos. Por ejemplo el

uso de la copiadora con acceso

abierto, una camioneta utilizada

sin autorización, una línea de

teléfono sin control, la ausencia

de arqueos de caja chica, el retiro

de bienes del almacén sin un

registro, entre otros.




3.5

Verificaciones y

Conciliaciones

Los funcionarios y servidores

deben realizar acciones de

comprobación antes, durante

y después de realizar alguna

acción o tomar una decisión.

Asimismo, deben comparar

su información con

documentación confiable,

sobre los procesos,

actividades o tareas más

importantes de cada área.

Dando instrucciones

expresas y formales para

que los funcionarios y

servidores realicen, como

practica saludable, la

verificación y conciliación

periódica de los principales

procesos o procesos clave,

actividades o tareas, con la

finalidad de detectar

posibles errores o

inconsistencias normativas

para corregirlas

oportunamente.

Manual de procedimientos

Politicas aprobadas de

mecanismos de conciliación y

verificación.

Hay una alta probabilidad de

ocurrencia de errores u omisiones

en las tareas, actividades y

procesos.

Se generan pérdidas o

sobrecostos.




3.6 Rendición

de cuentas

Es la obligación que tiene

toda autoridad, funcionario o

servidor público, de dar

información oportuna y veraz

sobre su gestión, tanto en

términos de ejecución

presupuestal como del logro

de objetivos institucionales.

Dando pautas formales a los

responsables de las áreas de

la institución para que se

organicen y elaboren

información pertinente para

la rendición de cuentas.

Estas rendiciones no se

limitan solo a los aspectos

presupuestarios, sino que

incluyen el reporte de los


logrados, las acciones

realizadas y los indicadores

de gestión.

También es una manera de

rendición de cuentas la

presentación oportuna de

información financiera y

presupuestal.

Registros de rendiciones de

cuentas realizadas por el

personal.

Actas de reuniones de revisión

de objetivos.

Información financiera y

presupuestal actualizada y

disponible (transparencia).

No se cuenta con información

sobre el desempeño de la

gestión.

No se brinda información a los

usuarios.




3.7

Documentación

de procesos,

Actividades y

tareas

Es deber de toda autoridad,

funcionario y servidor,

generar, ordenar, preservar y

presentar la documentación

soporte de todas las tareas,

actividades o procesos

ejecutados durante su

gestión.

Dando instrucciones o

pautas para que las tareas,

actividades y procesos que

realicen los servidores y

funcionarios, cuenten con

evidencia documental a

través de informes,

memorándums, u otro

medio similar. Evitando dar

disposiciones verbales o

utilizando medios informales

que no permitan un

ordenamiento o archivo

Promoviendo el manejo

adecuado de la

documentación, ordenada

por área y por operación, de

modo que cualquier persona

que requiera de la

información pueda

entenderla.

Identificación de documentos o

registros asociados a las

actividades o procesos propios

de la gestión.

No se cuenta con documentación

soporte de las tareas, actividades

o procesos.

Se pierde evidencia material para

la verificación de las acciones

realizadas.

Se genera pérdida de tiempo en

la búsqueda de información y

respaldo para las acciones de

control posteriores.

Se tiene informalidad,

autorizaciones verbales.

Se incrementa el manejo

discrecional, sin registros, ni

documentos que evidencien las

transacciones.


3.8 Revisión de

procesos,

actividades y

tareas.

Los funcionarios deben

revisar periódicamente los

procesos, actividades y

tareas ejecutadas por su

gestión a fin de asegurarse

de que aportan al

cumplimiento de los

objetivos institucionales y

que se ajustan a la norma.

Promoviendo y disponiendo

que los procesos y

procedimientos ejecutados

sean revisados

periódicamente para

asegurar que se enmarquen

dentro de la normatividad

vigente y promuevan el

cumplimiento de los


Registros de revisión periódica

de procesos y procedimientos

(actas, actualización de

documentos, etc...)

No se detectan a tiempo

deficiencias o desviaciones de los

objetivos institucionales.

Se pierde la oportunidad de

introducir correctivos o mejoras a

las acciones que realizan las

diferentes áreas de la entidad.




3.9 Controles

para las

Tecnologías de

la información y

comunicación

Proporcionar aseguramiento

relacionado con la fiabilidad

de la información y de los

servicios de información,

ayudando a mitigar los

riesgos asociados con el uso

de tecnologías, para lo cual

deberán establecer controles

a los sistemas informáticos y

a las Tecnologías de

información y comunicación.

Normando los procesos de

los aspectos del desarrollo

de sistemas.

Normando los aspectos más

importantes de seguridad

de información.

Documentando el desarrollo

de los sistemas, así como los

procedimientos de

seguridad de la información.

Asegurando que los

sistemas informáticos de la

entidad cuenten como

mínimo con usuarios y

claves de acceso.

Asegurando que se cuente

con procedimientos de

respaldos de la información

critica de la entidad.

Sensibilizando al personal

sobre el buen uso de las

Tecnologías de la

información y la seguridad

de la información.

Informes periódicos de

generación de claves de acceso

y archivos de respaldo.

Tablas de niveles de acceso.

Informes periódicos sobre la

documentación interna emitida

por la entidad respecto a los

procesos de desarrollo de

sistemas, seguridad de la

información, la gestión de los

usuarios, claves de acceso, sobre

la sensibilización y conciencia

del personal de la entidad en

cuanto al buen uso de las

Tecnologías.

Se da un uso indebido de las

bases de datos e información

institucional, exponiéndola a

daños, pérdida y sustracción.

No se dará el uso correcto de las

Tecnologías de información y

comunicación, no se garantizara

la fiabilidad de la información

Ver Anexo 2.- CONTROLES

Cuadro 4.- Información y Comunicación MANUAL DE CONTROL INTERNO



4.6 Archivo

Institucional

Toda entidad debe contar

con áreas de archivo

debidamente implementadas

para la conservación de toda

la documentación

importante.

Disponiendo la

implementación del Archivo

dotándolo de espacio

suficiente y estantes para el

ordenamiento de la

documentación y

sistematizando la

información para facilitar las

búsquedas.

Contando con un software

de archivo y una directiva

que defina los plazos de

remisión de documentación

al Archivo General, así como

los procedimientos para la

preservación y conservación

de documentos.

Dotando de mobiliario

seguro a las diferentes áreas

de la entidad para el archivo

de su documentación.

Incorporación de las funciones

de Archivo en documentos de

gestión como el Manual de

procedimientos.

Registro de asignación de

mobiliario.


de la administración del

archivo.

Se incrementa la vulnerabilidad

de la información histórica y de

documentación soporte

generado por la entidad

exponiéndolos a daños,

perdidas, sustracciones o al uso

indebido.




4.7

Comunicación

Interna

Es la forma en que se

transmite y se recibe

información dentro de la

entidad, tanto en forma

horizontal, como en forma

vertical.

Las características del

mensaje (frecuencia,

profundidad y formatos)

deben adecuarse a las

necesidades de

comunicación de la entidad.

Estableciendo los tipos de

documentos que deben ser

utilizados para la

comunicación interna

horizontal o vertical al

interior de la entidad. Para

el caso se recomienda la

emisión de una instrucción

interna en la cual se regule y

estandarice la tipología de

documentos, formatos y uso

en la comunicación interna.

Estableciendo líneas de

comunicación para que el

personal pueda transmitir:

a) Oportunidades de

mejora.

b) Denuncias posibles de

actos indebidos.

Tablas aprobadas de tipos de

documentos de comunicación

interna y de los niveles de

emisión responsables, ya sea

por Instrucción, Manuales

internos o equivalentes.

No hay regulación de los

procedimientos de comunicación

interna originando el uso de

medios indistintos, informales y

de acuerdo a criterios del

personal.

La producción de la información

es desordenada y con diferentes

clases de formatos y tipos de

uso.




4.8

Comunicación

Externa

Es la forma en que se

transmite y se recibe

información desde y hacia

afuera de la entidad.

Estableciendo los tipos de

documentos que deben ser

utilizados para sus

comunicación externa.

Emitiendo una directiva

interna que regule los

medios a utilizar para la

comunicación externa de la

entidad como: oficios, cartas,

resoluciones, informes,

correos electrónicos u otros

documentos, así como la

uniformización del formato

de los mismos.

Regulando la atención que

se brinda a las sugerencias,

quejas, reclamos y denuncias

de parte de los usuarios de

los servicios.

Tablas aprobadas de tipos de

documentos de comunicación

externa y de los niveles de

emisión responsables, ya sea

por Instrucción, Manuales

internos o equivalentes.

Se fomenta el desorden y la

discrecionalidad en el uso de

medios de comunicación externa,

poniendo en riesgo la formalidad

y protocolo que corresponde

cuando se establecen relaciones

inter institucionales.


4.9 Canales de

Comunicación

Son medios diseñados de

acuerdo con las necesidades

de la entidad para la difusión

de la información.

Identificando canales para la

comunicación, según el

tamaño de la población,

necesidades de información

y acceso a tecnologías. Así se

podría utilizar reuniones

periódicas, utilización de

paneles informativos en

lugares públicos, boletines,

emisiones radiales, páginas

web institucionales etc…

Documento de establecimiento

de canales de comunicación con

la población: correo electrónico,

murales, boletines, etc…

Se generan consecuencias

negativas de relación debido a

una deficiente comunicación

entre la entidad y la población.

La población desconoce las

acciones de entidad por lo que la

transparencia se verá

severamente afectada, dando

lugar a interpretaciones

equivocadas y pérdida de

confianza en las autoridades.

Cuadro 5.- Supervisión y Mejora MANUAL DE CONTROL INTERNO



5.1 Prevención y

Monitoreo

Los procesos y operaciones

de la entidad deben ser

monitoreados para adoptar

acciones preventivas

oportunas que aseguren su

idoneidad y calidad.

Estableciendo y difundiendo

políticas o instrucciones para

la prevención y monitoreo

de los procesos y

operaciones que realiza la

entidad, a fin de detectar

con oportunidad,

distorsiones, riesgos o

problemas, que se deben

corregir o superar para el

cumplimiento de los

objetivos.

Utilizando el Plan operativo,

identificando indicadores de

gestión y estableciendo la

obligación de presentar

reportes de resultados.

Registros de revisión periódica

de procesos y procedimientos

(actas, actualización de

documentos etc...)

Actas de revisión de avance de

ejecución de los planes

operativos.

Se expone a riesgo el logro de

los objetivos institucionales y se

desconoce el nivel de

desempeño de las diferentes

unidades orgánicas.

Se pierde la oportunidad de

realizar ajustes, correctivos y

mejoras a las acciones que se

ejecutan en el marco de la

planificación operativa y la

ejecución presupuestaria.

Se refuerza la práctica tradicional

de soluciones en base a

urgencias descuidando los

aspectos estratégicos más

importantes de la gestión.


5.3 Reporte de

Deficiencias

Como resultado del

monitoreo, los funcionarios y

servidores públicos deben

llevar un registro de las

debilidades y deficiencias

detectadas a fin de adoptar

acciones correctivas.

Diseñando y aprobando un

mecanismo para que los

funcionarios reporten o

registren las debilidades o

deficiencias detectadas a

nivel interno y que puedan

poner en riesgo el logro de

metas y objetivos.

Formato aprobado para el

registro de deficiencias.

Registro de deficiencias

Registro de capacitación al

personal sobre reporte de

incidencias.

Se dificulta la implementación

oportuna de correctivos y

mejoras adecuados en la gestión

de la entidad.

Se incrementa el riesgo para el

logro de los objetivos.

Se generan responsabilidades

administrativas en los servidores

y funcionarios que conociendo

las deficiencias, omiten su

reporte oportuno.

Cuadro 5.- Supervisión y Mejora MANUAL DE CONTROL INTERNO



5.4

Implantación y

seguimiento de

medidas

correctivas

Es la adopción de acciones

correctivas y el seguimiento

que debe realizarse para el

logro de resultados y

mejoras en la gestión.

Disponiendo de la inmediata

adopción de acciones

correctivas ante la detección

de una deficiencia y

encargando a una persona la

responsabilidad del

seguimiento de su

implementación.

Cumpliendo con el

seguimiento e

implementación de

recomendaciones

provenientes de informes de

auditoría.

Registros de evaluación de

eficacia de acciones correctivas

dispuestas.

Registros de seguimiento de

recomendaciones de auditoría.

Las tareas, actividades y procesos

que desarrolla la entidad

mantienen fallas, errores y

deficiencias en su ejecución,

generando sobrecostos a la

entidad y poniendo en riesgo el

logro de las metas y objetivos

institucionales.

Se pierde la efectividad de la

retroalimentación que se genera

con el monitoreo.

Se presentan deficiencias en el

desempeño institucional.

ANEXO 1.- GUÍA PARA EL DIAGNOSTICO DE RIESGOS


El presente documento permitirá identificar, estimar la frecuencia y medir el impacto que generen

los diferentes tipos de riesgo a los que puede enfrentarse la Dependencia. Así mismo, generará las

herramientas para elaborar un mapa de riesgo para determinar las acciones específicas de control y

establecer los procedimientos de acción más convenientes.

Instructivo para llenar el Formato de Matriz de Riesgos

Para completar de manera correcta el Formato.- Matriz de Riesgos ha de seguir las siguientes

instrucciones:

1. Fecha

Anotar la fecha en la cual se contesta el cuestionario (Día/Mes/Año)

2. Nombre de la Dependencia o Entidad

Anotar el nombre de la Dependencia o Entidad que llena el Formato.- Matriz de Riesgos

3. Número de riesgo

El número de riesgo se conforma por las Siglas de la Dependencia que genera el riesgo, seguido

por el número consecutivo de forma ascendente de los riesgos identificados, como en el ejemplo

siguiente:

CGE-01

Número consecutivo de forma ascendente

Siglas de la Contraloría General del Estado

El número que se le asigne al riesgo no podrá ser modificado posteriormente y será su

identificación para los anexos y futuros análisis.

En el caso de que al finalizar el análisis, surja la necesidad de agregar otro riesgo identificad, este

deberá ser el consecutivo del último riesgo registrado.

4. Nombre del Riesgo

Para un mejor manejo de la información será necesario nombrar el riesgo identificado de tal manera

que exprese de forma breve y clara el aspecto central del riesgo. El nombre asignado no podrá ser

modificado y será su identificación para los anexos y futuros análisis.

5. Descripción del Riesgo

La descripción del riesgo se hará de manera ejecutiva, donde se explicará de manera breve en que

consiste el riesgo identificado. Ver Formato.- Descripción del Riesgo



6. Clasificación

Para clasificar los riesgos, se deberán catalogar de acuerdo a sus características, conforme a los

siguientes parámetros:

Tipo de Riesgo Descripción Sigla

Riesgo Administrativo

Comprende los riesgos relacionales tanto con la parte

operativa como con la técnica de la acción administrativa.

Incluye riesgos provenientes de deficiencias en las líneas

de comunicación, en la definición de procesos, en la

estructura, la desarticulación con otras dependencias,

oportunidades de corrupción e incumplimiento de los


RAD

Riesgo Legal

Tipo de riesgos que pueden ocurrir al no cubrirse los

requisitos establecidos o al existir alguna desviación del

marco legal.

RL

Riesgo Financiero

Se refiere a la probabilidad de ocurrencia de un evento

que tenga consecuencias financieras negativas para la

dependencia, Se relacionan con el manejo de los

recursos, la ejecución presupuestal, los trámites de pagos,

la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos.

RF

Riesgo de Servicios Probabilidad de ocurrencia de que un evento impida o

entorpezca los servicios que se ofrecen RSER

Riesgo de Informática

Se refiera a la posibilidad de ocurrencia de un suceso

relacionado con la amenaza de daño respecto a los

bienes o sistemas informáticos. Así mismo, define si la

tecnología disponible satisface las necesidades actuales o

a corto plazo de la dependencia.

RINF

Riesgo de Seguridad

Es todo aquel riesgo que de materializares afecte o pueda

llegar a afectar la integridad física de los trabajadores o

de las instalaciones del centro de trabajo. Así mismo,

tiene que ver con los riesgos relativos a los daños

causados por la inseguridad.

RS

Riesgo de Recursos

Humanos

Este tipo de riesgos se enfoca en la posibilidad de

ocurrencia por falta de personal o fallas asociadas a la

actuación del recurso humano (aptitud, actitud y

capacitación)

RRH

Riesgo de Imagen

Se refiere a los riesgos que se desprenden de la

percepción que da la dependencia hacia los usuarios de

los servicios que brinda.

RIM



7. Probabilidad de ocurrencia

Este apartado se refiere a la probabilidad de que un riesgo pueda presentarse. La probabilidad

puede ser:

Probabilidad Descripción

Indeterminada El riesgo ocurrirá solo en circunstancias excepcionales

Baja El riesgo ocurrirá raras veces

Media El riesgo ocurrirá en algunas ocasiones

Alta El riesgo ocurrirá de forma ineludible

8. Periodicidad de la incidencia

La periodicidad de la incidencia es una medida de tiempo estimado, en la que se analiza cada

cuando sucede o puede suceder un riesgo identificado. Se presenta la siguiente escala:

Periodicidad Descripción

Mensual Puede darse cada mes

Trimestral Puede darse cada tres meses

Semestral Puede darse cada seis meses

Anual Puede darse cada año

No determinada Puede darse en cualquier momento

9. Grado de Impacto

El grado de impacto de un riesgo se medirá tomando en cuenta el producto de la intersección entre

la probabilidad de la ocurrencia de un riesgo y el impacto que puede tener, generando la siguiente

matriz de tipos de riesgos que pueden generarse:

IMPACTO

Menor Moderado Mayor

PR

OB

AB

ILID

AD

Indeterminada Riesgo tolerable Riesgo tolerable Riesgo importante

Baja Riesgo tolerable Riesgo moderado Riesgo importante

Media Riesgo moderado Riesgo importante Riesgo intolerable

Alta Riesgo moderado Riesgo importante Riesgo intolerable



Formato.- Matriz de Riesgos



De acuerdo a la matriz anterior se deberá expresar si el riesgo es:

Tipo de Riesgo según el

grado de impacto Descripción Sigla

Riesgo Tolerable

El riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarse

sin necesidad de tomar medidas de control diferentes a

las existentes. En caso de no existir, deberán creares

medidas de control

RTOL

Riesgo Moderado

Se deben tomar medidas para llevar riesgos a la zona de

riesgo tolerable. Si el impacto se clasifica como "Mayor"

es preciso diseñar planes para protegerse en caso de

ocurrencia

RMOD

Riesgo Importante

Se deben tomar medidas para llevar los riesgos de la

zona de riesgo moderada. Si el impacto se clasifica como

"Mayor" es preciso diseñar planes para protegerse en

caso de ocurrencia

RIMP

Riesgo Intolerable

Es aconsejable cambiar o eliminar la actividad que genera

el riesgo. En caso de no poder realizarlo, es preciso

implementar controles de prevención para evitar la

probabilidad de ocurrencia, de protección para disminuir

el impacto o compartir o transferir el riesgo.

RINT

10. Factores de Riesgo

11. Factores de Riesgo: Internos

Son aquellos que se generan hacia adentro de la propia Dependencia, y que se derivan por

consecuencia de algún actor, política, acción o intervención de alguna de sus áreas, y que impactan de

alguna manera en la materialización del riesgo.

En caso de determinar la existencia de un factor o actor interno deberá contestar el formato de Matriz

de Riesgos con un NO; en caso de que si se haya identificado algunos deberá contestar con un SI y

completar el Formato.- Identificación de factores de riesgo para desarrollar de manera más detallada

el impacto de estos factores en el riesgo evaluado.

12. Factores de Riesgo: Externos

Son aquellos que se generar fuera de la propia Dependencia, y que se derivan por consecuencia de

algún actor, política, acción o intervención de áreas externas, y que impactan de alguna manera en la

materialización del riesgo.



En caso de no determinar la existencia de un factor o actor externo deberá contestar en el cuestionario

con un NO; en caso de que si se haya identificado algunos deberá contestar con un SI y completar el

Formato.- Identificación de factores de riesgo para desarrollar de manera más detallada el impacto de

estos factores en el riesgo evaluado

Notas de los puntos 11 y 12: En cualquiera de los riesgos analizados puede darse la presencia de

ambos factores (internos y externos) e incluso algunos donde puedan aparecer factores de un tipo sin

la existencia del otro; sin embargo, nunca podrá presentarse un riesgo sin la existencia de factores de

cualquier tipo que lo materialicen.

13. Probables consecuencias del riesgo.

Deberá describir las probables consecuencias que genera el riesgo en caso de materializarse.

14. Controles del Riesgo.

Evaluar si el riesgo analizado cuenta con controles existentes para administrarlo. En caso de que exista

uno o más controles establecidos para la administración del riesgo contestar SI, y completar el

Formato.- Evaluación de controles. En caso de la no existencia de controles contestar con un NO.

15. Persona que elabora.

Nombre completo de la persona que contesta el cuestionario.

16. Nombre y Puesto de quien autoriza.

Nombre y Puesto del Director General que autoriza la información del Formato.

17. Firma.

Firma del Director General que autoriza la información del Formato.



Formato.- Descripción del Riesgo



Instructivo para llenar el Formato.- Descripción del Riesgo

Para completarde manera correcta el Formato.- Descripción del Riesgo ha de seguir las siguientes

instrucciones:

Completar un anexo por cada uno de los riesgos identificados.

5.1 Fecha


5.2 Nombre de la Dependencia

Anotar el nombre de la Dependencia que contesta el Formato

5.3 Número de Riesgo

Anotar el número de riesgo asignado previamente en la Matriz de Riesgos

5.4 Nombre del Riesgo

Anotar el nombre asignado al riesgo identificado previamente en la Matriz de Riesgos

5.5 Descripción del Riesgo

Describir de manera detallada en qué consiste el riesgo, las variables en que se presenta o puede

presentarse y cualquier información útil para un análisis completo. La extensión de este apartado es

libre y deberá ser de forma concreta. Se permite agregar documento o evidencia que sustenten su

identificación.

5.6 Persona que elabora


5.7 Nombre y Puesto de quien autoriza


5.8 Firma

Firma del Director General que autoriza la información del Formato



Formato.- Factores de Riesgo



Instructivo para llenar el Formato.- Factores de Riesgo

Para completar de manera correcta el Formato.- Factores de Riesgoha de seguir las siguientes

instrucciones:


10.1 Fecha








11.1 Factores Internos

Una vez identificados los factores o actores internos que tienen participación en la materialización de

un riesgo deberá plasmarse en este apartado

Son aquellos que se generan hacia dentro de la propia Dependencia, y que se derivan por

consecuencia de algún actor, política, acción o intervención de alguna de sus áreas, y que impactan de

alguna manera en la materialización del riesgo.

11.2 Descripción de su impacto en el Riesgo

Realizar una descripción de como este factor o actor interno participa e impacta en el desarrollo y


12.1 Factores Externos

Una vez identificados los factores o actores internos que tienen participación en la materialización de

un riesgo deberá plasmarse en este apartado



Se da a través de la identificación de factores o actores que se generan y actúan fuera de la propia

Dependencia, y que se derivan por consecuencia de algún actor, política, acción o intervención de

áreas externas, y que impactan de alguna manera en la materialización del riesgo.

12.2 Descripción de su impacto en el Riesgo

Realizar una descripción de como este factor o actor interno participa e impacta en el desarrollo y






10.7 Firma




Formato.- Evaluación de Controles



Instructivo para llenar el Formato.- Evaluación de Controles

Para completar de manera correcta el Formato.- Evaluación de Controles ha de seguir las siguientes

instrucciones:


En caso de que no se utilice este Formato deberá colocar la leyenda: “Formato no utilizado”

14.1 Fecha








14.5 Descripción del Control

Describirá en que consiste cada uno de los controles existentes para administrar el riesgo identificado,

así como acciones que sin ser controles hacen las veces de estos, en caso de que se presente el riesgo.

14.6 Tipo de Control

Con base en los controles identificados deberá determinar cuál es el tipo de control analizado de

acuerdo a la siguiente tabla:

Tipo de Control Descripción

Preventivo Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan

Detectivo Identifican los eventos en el momento en que se presentan

Correctivo Aquellas acciones que se toman para revertir un evento no deseado



14.7 Determinación del Control

De acuerdo al análisis, descripción y tipo de control deberá determinar si el control es:

Determinación del Control Descripción

Suficiente Documentado y efectivo en su propósito

Deficiente No documentado y/o ineficaz en la administración del Riesgo

En caso de determinar al control como suficiente, se deberá contar con documentos o evidencia

suficientes de estos controles.





14.10 Firma




Formato.- Resumen de Riesgos Identificados



Instructivo para llenar el Formato.- Resumen de Riesgos Identificados

Para completar de manera correcta el Formato.- Resumen de Riesgos Identificadosha de seguir las

siguientes instrucciones:

1. Nombre de la Dependencia


2. Fecha

Anotar la fecha en la cual se contesta el Formato (Día/Mes/Año)

3. Riesgos identificados

Se refiere a la clasificación de riesgos expuesta en la Matriz de Riesgos

4. Número

Con base en la Matriz de Riesgos, deberá especificar de forma numérica cuantos riesgos se detectaron

por cada uno de los siete tipos de riesgos. En caso de que en alguno de los tipos de riesgo no sean

identificados deberá marcarlo con un 0 (cero).

5. Total de Riesgos

Anotar la sumatoria final del total del número de riesgos identificados.

6. Director que elabora

Nombre completo del Director General que contesta el Formato

7. Puesto

Puesto del Director que contesta el Formato

8. Firma

Firma del Director que contesta el Formato

ANEXO 2. CONTROLES


A continuación se mencionan de manera enunciativa más no limitativa, los objetivos y procedimientos de control mínimos necesarios para fortalecer el

control interno de la entidad.

Contabilidad Gubernamental

Objetivos del Control Procedimientos de Control Documentación Soporte

Tener las bases normativas para la

contabilización de las operaciones

Establecer una guía contabilizadora, catálogo de cuentas, y/o

manual de contabilidad

Manual de Contabilidad; Catálogo de cuentas; Guía

contabilizadora

Actualización de la guía contabilizadora Guía contabilizadora; Balanza de comprobación

Fijar políticas de contabilización por ej. (Contabilización de

Activos fijos, depuración de cuentas, determinación de

cuentas incobrables etc..)

Manual de contabilidad; Políticas contables

Generar la correcta integración de información

financiera y presupuestal

Generar los estados financieros y presupuestales requeridos

por la normatividad existente Estados financieros

Presentar la información financiera y

presupuestal correcta y confiable

Los estados financieros y presupuestales deben ser firmados

por los titulares del ente y el responsable directo de la

emisión de esta información o bien por los servidores públicos

facultados para ello.

Estados financieros

Revisar la información financiera y presupuestal por un ente

externo o interno Informes de Auditoria

Establecer un calendario interno para generar la información

contable y presupuestal correspondiente Calendario

Cumplir con los plazos en la presentación de información

financiera y presupuestal Oficios de entrega

Contabilización adecuada de las operaciones

Contabilizar operaciones con base acumulativa Cuenta pública; Estados financieros; Auxiliares

contables

Registro de todas las transacciones Cuenta pública; Estados financieros; Auxiliares

contables

Documentar todas las operaciones contables y presupuestales

con soporte original

Pólizas contables; Soporte documental; Auxiliares

contables

Mantener los saldos contables conforme a la naturaleza de la

cuenta

Pólizas contables; Soporte documental; Auxiliares

contables

ANEXO 2. CONTROLES


Caja y Fondos


Comprobar la existencia de efectivo y que se

incluyan todos estos en los estados financieros

Asignación de caja chica o fondo fijo a personal a través del

oficio de asignación correspondiente

Relación de Fondos Fijos; Recibos u oficios de

asignación del Fondo

Comprobar que se cuenten con mecanismos de

control de los fondos fijos y revolventes

Establecimiento de políticas y procedimientos para el manejo

de los fondos fijos y revolventes Políticas; Manuales o disposiciones administrativas

Fijar de manera adecuada el importe de los fondos fijos y

revolventes Auxiliar contable

Verificar el adecuado manejo del fondo fijo y

salvaguarda del efectivo

Efectuar arqueos sorpresivos

Recibos u oficios de asignación del Fondo; Fianzas del

personal que maneja el efectivo; Cedula de arqueos

efectuados; Evidencia física de comprobantes de pago

inutilizados con sello de "PAGADO" y que cumplan con

los requisitos solicitados; Evidencia de los vales con las

firmas de los funcionarios responsables

Adecuada segregación de funciones Organigrama; Descripción de puestos

Comprobar el cumplimiento del propósito para

el que fue creado y de las políticas y

procedimientos establecidos

Realizar el reembolso del fondo, a la entrega de los

documentos que comprueben los pagos efectuados

Políticas; Manuales o disposiciones administrativas;

Póliza contable

ANEXO 2. CONTROLES


Bancos


Verificar la existencia del efectivo depositado

en cuentas bancarias.

Elaboración de conciliaciones bancarias mensuales por

personal sin responsabilidad sobre la recepción, desembolso

o custodia de fondos.

Relación de cuentas bancarias con la descripción del

objetivo de su apertura; Conciliaciones bancarias;

Auxiliares contables; Estado de cuenta bancario

Asegurarse de que se incluyan todas las cuentas

bancarias y se reporten en los estados

financieros

Al aperturar una cuenta bancaria reportar inmediatamente al

área de contabilidad para su inclusión en los estados

financieros

Estados financieros; Contratos de apertura de las

cuentas bancarias

Verificar que se cuenten con mecanismos de

control de las cuentas bancarias

Establecimiento de políticas y procedimientos para el manejo

de las cuentas bancarias, forma de pago ya sea a través de

cheque o transferencia. Que se incluyan las leyendas "PARA

ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO", "NO NEGOCIABLE"

etc..

Políticas; Manuales o disposiciones administrativas

Comprobar el adecuado manejo del efectivo

depositado en cuentas bancarias

Adecuada segregación de funciones Organigrama; Descripción de puestos

Aprobación de firmas mancomunadas para la emisión de

cheques

Contratos de apertura de cuentas bancarias; Lista de

personal con firmas autorizadas; Organigrama;

Descripción de puestos

Asignar una persona sin responsabilidad en el efectivo y sin

acceso a los archivos o cuentas de tesorería, para comparar

los listados de ingresos con saldos de cuentas por cobrar y

depósitos bancarios, con la finalidad de comprobar que estos

se han efectuado

Organigrama; Descripción de puestos; Conciliación de

ingresos

Apertura de cuentas de acuerdo al propósito de los recursos

recibidos

Contratos de apertura de cuentas bancarias; Auxiliar

contable; Estados de cuenta

ANEXO 2. CONTROLES


Bancos


Salvaguarda de las chequeras

Establecer medidas de control para el adecuado manejo

y resguardo de las chequeras

Fianzas del personal a cargo del efectivo; Oficio

de asignación de la responsabilidad de

salvaguarda; Chequeras bancarias

Responsabilidad de los funcionarios que manejan las

cuentas bancarias, de la salvaguarda de las chequeras

Lugar apropiado para el resguardo (caja fuerte,

gabinete con llave, etc..)

Salvaguarda de las contraseñas para las

transacciones vía electrónica

Establecer medidas de control para el adecuado

resguardo de contraseñas

Documento que contenga las contraseñas para

realizar las transacciones bancarias; Lugar

apropiado para el resguardo (caja fuerte,

gabinete con llave, etc..)

Cumplimiento de las disposiciones legales Contratación de fianzas para el personal responsable

del manejo de las cuentas bancarias Fianzas del personal a cargo del efectivo

ANEXO 2. CONTROLES


Inversiones


Verificar la existencia del efectivo

depositado en cuentas bancarias de

inversión

Elaboración de conciliaciones de las inversiones de

manera mensual

Relación de cuentas de inversión; Conciliaciones

bancarias de las cuentas de inversión; Auxiliar

contable; Estados de cuenta bancarios

Asegurarse de que se incluyan todas las

cuentas y se reporten en los estados

financieros

Al aperturar una cuenta bancaria reportar

inmediatamente al área de contabilidad para su

inclusión en los estados financieros

Estados financieros; Contratos de apertura de las

cuentas bancarias

Verificar que se cuente con mecanismos de

control de valores

Establecimiento de políticas y procedimientos para el

manejo de los recursos depositados en inversiones

Políticas; Manuales o disposiciones

administrativas

Fijar días y horarios para pagos a proveedores, así como

para pago de nóminas, entre otros para controlar la

disponibilidad de recursos


administrativas

Seleccionar la institución y tipo de

inversión que proporcione seguridad y

mejor tasa de interés

Establecimiento de un comité de inversiones en donde

se seleccione la mejor opción de inversión


administrativas

Autorizaciones del comité para efectuar las inversiones Actas del comité de inversiones

Evidencia de la investigación y análisis de las opciones

de inversión

Actas del comité de inversiones y Anexos de las

actas del comité de inversiones

Manejo adecuado del efectivo depositado

en cuentas bancarias de inversión Adecuada segregación de funciones Organigrama y Descripción de puestos

ANEXO 2. CONTROLES


Cuentas por cobrar


Asegurar que todas las cuentas por cobrar

estén registradas en contabilidad comprobando

que estas corresponden a transacciones

efectivamente realizadas

Efectuar conciliaciones periódicas entre los auxiliares

contables y las cuentas por cobrar

Pólizas contables; Auxiliares contables; Conciliaciones

de cuentas por cobrar; Manual de políticas y

procedimientos

Segregación adecuada de funciones Organigrama; Descripción de puestos

Establecer un seguimiento de cobros y

próximos vencimientos de las cuentas por

cobrar

Vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y

cobranza, principalmente con base en la información sobre

antigüedad de saldos

Conciliaciones de cuentas por cobrar; Manual de

políticas y procedimientos

Cumplimiento de las disposiciones legales

establecidas

Establecimiento de disposiciones administrativas, políticas o

lineamientos que regulen lo relativo al otorgamiento de

anticipos sobre salarios, descuentos a servidores públicos.

Disposiciones administrativas; Reglamento interno

debidamente autorizado

Establecimiento de disposiciones administrativas, políticas o

lineamientos que regulen lo relativo al otorgamiento de

gastos por comprobar

Disposiciones administrativas; Reglamento interno

debidamente autorizado

Comprobar el cumplimiento de las

disposiciones legales establecidas

Elaboración y aprobaciones de un reglamento, manuales y

políticas internas relativas al área de adquisiciones, que

normen lo concerniente a entrega de anticipos y su aplicación

Reglamento de Obra Pública y Servicios relacionados

Elaboración y aprobaciones de un reglamento, manuales y

políticas internas relativas a la obra pública, que normen lo

concerniente a entrega de anticipos y su aplicación

Fianza de proveedores y contratistas; Estimaciones de

obra

Exigir a los proveedores y contratistas garantías previstas en la

normativa

Contratos de Adquisiciones, Enajenaciones,

Arrendamientos y Prestación de servicios

Cumplir con lo relativo al otorgamiento de anticipos como lo

dispone la normativa

Contratos de obra pública; Relaciones analíticas que

contemplen sus fechas de vencimiento y días

transcurridos de vencimiento.

ANEXO 2. CONTROLES


Pasivos


Establecer políticas para el registro y

control de los pasivos

Elaborar los criterios normativos y bases para el registro

y pago de los mismos incluyendo: Fechas para su

contabilización al cierre del ejercicio presupuestal;

Fechas de vigencia para su cancelación o pago, o

devolución de dicho recurso ante las instancias

correspondientes; Documentación comprobatoria

requerida donde se acredite la obligación de pago por

servicios devengados (contratos, convenios, facturas). Políticas específicas para el registro y control de

los pasivos

Fechas para su contabilización al cierre del ejercicio

presupuestal

Fechas de vigencia para su cancelación o pago.

Documentación comprobatoria requerida que acredite

la obligación de pago: contratos, convenios, facturas.

Contabilización adecuada de las

operaciones

Elaborar una relación de pasivos por área responsable

de darle seguimiento. Reporte de pasivos

Asegurar que los pasivos incluidos en el

estado de situación financiera, son reales Contar con el soporte documental del pasivo

Soporte documental (contratos, convenios,

documentación comprobatoria); Estados

financieros

Verificar que se incluyan todos los pasivos

y que estos sean por los importes que se

adeuden a la fecha del estado de situación

financiera

Expedientes de los pasivos no pagados (Recursos

comprometidos no ejercidos) Expediente del pasivo; Auxiliares contables

ANEXO 2. CONTROLES


Pasivos



disposiciones fiscales

Establecimiento del calendario de obligaciones fiscales Expediente del pasivo; Expediente de

comprobantes de pagos fiscales

Registro de todas las transacciones Auxiliares contables; Pólizas contables

Verificar la suficiencia presupuestal de las partidas

relacionadas Pólizas contables

Mantener los saldos contables conforme a la naturaleza

de su cuenta Auxiliares contables; Pólizas contables

Documentar y tramitar adecuadamente los

pasivos

Proceder al registro de pasivos solo si cuenta con los

documentos que acrediten la obligación de pago

Soporte documental (contratos, convenios,

documentación comprobatoria); Auxiliares

contables; Pólizas contables.

Los pasivos incluidos en el estado de

situación financiera contemplan

contingencias

Establecimiento de un plan de pensiones y jubilaciones

Plan de pensiones y jubilaciones; Cálculos

efectuados por la entidad para el registro de las

correspondientes reservas.

Adecuada segregación de funciones Asignación de las actividades: elaboración, autorización,

pago y registro a diferentes personas Organigrama; Descripción de puestos

ANEXO 2. CONTROLES


Deuda Pública


La contratación de la deuda pública se

apruebe por el congreso estatal

Archivar la documentación que ampare la autorización

de la deuda pública por parte del Ejecutivo

Acta del órgano de gobierno donde se aprueba la

deuda

Los recursos de la deuda pública se

destinen a gasto de inversión pública

productiva

Realizar un análisis al Decreto por medio del cual se

autorizó la deuda pública con el objeto de verificar el

objetivo de control

Decreto de autorización de la deuda pública del

Congreso del Estado; Cédula de Análisis

El fin establecido en el decreto se

encuentra contemplado en el programa de

inversión y en el plan estatal

Conciliar los fines de la deuda pública con el programa

de inversión anual y en el plan estatal de desarrollo


Congreso del Estado; Programa de inversión

anual; Plan Estatal de desarrollo

La estructura de la deuda pública sea

idónea de acuerdo a la proyección

financiera de los ejercicios en los cuales se

cubrirá la misma

Analizar el costo financiero de la deuda pública, con la

situación financiera futura del ente. Cédula de Análisis

El ente cumpla con lo establecido en las

cláusulas de contrato de la deuda pública Analizar las cláusulas y dar cumplimiento a las mismas.

Documentación que acredite el cumplimiento del

contrato; Cédula de Análisis

La deuda pública se encuentre inscrita en

el Registro Estatal de deuda pública

Archivar la documentación que acredite el registro

correspondiente Copia del registro estatal de deuda pública

Monitoreo de la deuda pública indirecta,

con el objeto de verificar que las entidades

amorticen su deuda y liquiden los

intereses y demás pagos a que haya lugar

Solicitar los estados de cuenta de la deuda indirecta

para realizar un registro del comportamiento de la

misma

Registro de la deuda pública indirecta; Estados de

cuenta

ANEXO 2. CONTROLES


Deuda Pública


Los recursos de la deuda pública se apliquen al

fin establecido en el decreto de autorización de

la misma

Conciliar el total del gasto ejercido con deuda pública con el

total de gasto de inversión pública productiva origen de la

deuda pública.


Congreso del Estado; Relación de las obras ejecutadas

con los recursos de deuda pública; Conciliación del

total de gasto ejercido con deuda pública con el total

de gasto de inversión pública productiva origen de la

deuda pública.

Los pagos establecidos en el programa

financiero anual corresponden al calendario de

los gastos establecidos en el presupuesto de

egresos

Conciliar los meses en que se realizan el pago de la duda

pública con la calendarización del gasto establecido en el

presupuesto de egresos aprobado

Calendarización del gasto; Presupuesto de egresos

aprobado; Conciliación de los pagos de la deuda

pública con el presupuesto de egresos aprobado.

La deuda pública sea registrada en el sistema

contable

Realizar el registro contable de las operaciones realizadas con

los recursos de la deuda pública.

Estados financieros; balanza de comprobación;

Conciliación de estados financieros y estados de

cuenta.

Los estados financieros reflejen correctamente

la deuda pública del ente, de acuerdo con las

políticas contables que se están utilizando.

Conciliar el saldo de los estados financieros con los estados

de cuenta de la deuda pública. En caso de diferencias llevar

acciones para corregirlas.

Balanza de comprobación; Estados de cuenta

bancarios; Conciliación de estados financieros y

estados de cuenta.

Los intereses por deuda pública se calculen

correctamente y se realice el registro contable

correspondiente

Calcular los intereses de acuerdo a lo establecido en el

contrato. En caso de tomar como referencia índices bursátiles

(CETES, TIIE, etc.) validar en fuente de información oficial el

dato para realizar el cálculo

Estados financieros; Balanza de comprobación; Hoja de

cálculo de los intereses; Copia de los índices bursátiles

a la fecha de pago.

Remitir mensual y/o trimestralmente al

congreso del estado la situación de la deuda

pública y su costo financiero del ente.

Monitorear él envió en tiempo y forma del estado de situación

de la deuda pública y su costo financiero del ente.

Oficio de recibido ante el congreso del estado de la

cuenta pública, dicho oficio debe incluir la

documentación proporcionada.

Informar a la ciudadanía la situación de la

deuda pública del ente u organismo

Publicar semestralmente la situación de la deuda pública del

ente en el periódico de mayor circulación en la localidad

informando el saldo y el recurso devengado.

Testigo periodístico

ANEXO 2. CONTROLES


Patrimonio


Administración del inventario de bienes

inmuebles, mobiliario, maquinaria,

refacciones y equipo de administración,

agropecuario, industrial, de construcción,

de comunicación, eléctrico, informático, de

transporte, de defensa publica, de

seguridad pública

Cumplimiento del proceso de compra conforme a la Ley

de la materia, Asignación de No. de inventario y

plaqueo del bien, resguardo del bien, Aseguramiento

del bien, evidencia que se cumple con los requisitos

señalados por la SEDENA y resguardo del arma, kardex

de entradas y salidas de refacciones del almacén

Solicitud de compra

Dictamen técnico que justifique el requerimiento

de marcas específicas

Invitación a proveedores

Convocatoria

Publicación

Bases y especificaciones

Acta de la junta de aclaraciones

Lista o registro de proveedores participantes

Propuesta técnica

Propuesta económica

Justificación y/o explicación de incumplimientos

por parte de los proveedores

Apertura de ofertas técnicas

Dictamen técnico

Apertura de ofertas económicas

Dictamen económico

Cuadro o tablas comparativas

Acta de fallo

Contrato o pedido

Fianza de garantía de cumplimiento pedido

Factura de anticipos

Fianza de garantía de los anticipos

Evidencia de recepción de los bienes

Cálculo y aplicación de penalizaciones

ANEXO 2. CONTROLES


Ingresos


El pronóstico de ingresos se elabora

cumpliendo la normativa establecida para

la elaboración del mismo.

Verificar que el pronóstico incluya los recursos que por

Ley le corresponden Pronostico de ingresos autorizado

En el caso de financiamiento. Validar que el

financiamiento neto sea incluido en el pronóstico

Aprobación del pronóstico de ingresos

Validar que el pronóstico de ingresos se encuentre

aprobado por las instancias correspondientes. Pronóstico de ingresos autorizado; Pronóstico de

ingresos modificado autorizado y Autorización En el caso de modificaciones al pronóstico de ingresos.

Verificar que las mismas hayan sido aprobadas por las

instancias correspondientes

El pronóstico de ingresos es enviado con

las iniciativas de ley de ingresos al

Congreso del Estado.

Remitir el pronóstico de ingreso anexo a la iniciativa de

ley de ingreso.

Pronóstico de ingresos autorizado; Oficio de

recibido

Los ingresos reportados en la cuenta

pública son los efectivamente recibidos

por el ente fiscalizado

Conciliación entre el control de las unidades

responsables de la recepción de los ingresos y los

registros contables.

Control de ingresos de las unidades responsables;

Auxiliares contables; Conciliación

Los ingresos recibidos conforme a las

bases especificadas en la normativa

vigente.

Los recibos de ingreso son valuados por el sistema de

tarifas, valores y descuentos basados en las leyes de

ingresos o de hacienda aprobadas por el Congreso del

Estado

Recibos oficiales; Programación del sistema de

ingresos; Ley de ingresos

Todos los ingresos del ente fiscalizado

amparados con recibos oficiales

Llevar a cabo la conciliación del total de importe

amparado con recibos oficiales contra el total de

ingresos registrados en contabilidad. Auxiliares contables; Conciliación; Recibos

oficiales Verificar que los recibos oficiales de ingresos contengan

el nombre, concepto de cobro, número de folio, fecha y

sello de pagado y/o impresión de la máquina

registradora

ANEXO 2. CONTROLES


Ingresos


Todos los recibos oficiales emitidos son

registrados

Realizar una base de datos de la totalidad de los recibos

oficiales, estableciendo el número de referencia del

registro contable

Auxiliares contables; Base de datos de los recibos

oficiales

Los descuentos se calculan y se registran

correctamente

Establecer procedimientos para el otorgamiento de

condonación y descuentos de las contribuciones.

Oficios de otorgamiento de condonaciones y

descuentos de contribuciones; Procedimientos

para el otorgamiento de condonaciones y

descuentos de las contribuciones.

Los cambios en el padrón de

contribuyentes sean autorizados

Los cambios registrados al padrón de contribuyentes

son comparados contra la documentación fuente

autorizada o confirmados con los contribuyentes para

asegurarse de que fueron capturados correctamente.

Padrón de contribuyentes; Documentación

soporte; Confirmación con contribuyentes y

autorización

La dependencia encargada de las finanzas aprueba los

cambios importantes al padrón de contribuyentes

Los recibos oficiales, cortes de caja, fichas

de depósito y demás documentación

comprobatoria coinciden con lo registrado

en la póliza de ingresos.

Autorización del registro de la póliza contable previo

análisis de la documentación soporte.

Auxiliares contables; Documentación soporte;

Autorización; Pólizas de ingresos

Cotejar el importe total de los ingresos

según auxiliares contables contra los

presentados en la Cuenta Pública

Conciliar los auxiliares contables de los ingresos contra

los estados financieros

Auxiliares contables; Conciliación; Estados

financieros

Clasificación contable correcta de los

ingresos

Realizar la clasificación de los ingresos en la

contabilidad de acuerdo a lo que establece la

normativa.

Balanza de comprobación; Guía contabilizadora

ANEXO 2. CONTROLES


Egresos Cap. 1000


Administración del archivo de la plantilla

de personal

El área de recursos humanos, así como las

dependencias y entidades revisan periódicamente el

archivo de personal y notifican las diferencias

encontradas

Plantilla de personal; Nombramientos; Reporte de

incidencias; Tablas y tarifas de ISR vigentes Los movimientos que se realizan al archivo de la

plantilla de personal son autorizados y ejecutados por

el personal facultado para ese fin.

Las tarifas de retención de la nómina son consistentes

con los requerimientos legales.

Control del tiempo trabajado

El tiempo trabajado se procesa oportunamente y es

conciliado con otros reportes. Recibos de nómina; Políticas para el control de

asistencia; Base de datos de control de tiempo;

Formato de descuento; Documento que justifique

la inasistencia o falta del registro

Los movimientos que se realizan al control de tiempo

son autorizados y ejecutados por el personal facultado

para ese fin.

Procesamiento de la nómina

Los cálculos importantes de la nómina se realizan

mediante procesos automatizados.

Presupuesto de egresos autorizado, modificado y

ejercido; Contrato colectivo de trabajo o acuerdo

sindical; Reporte de nómina; Flujo de

transacciones automatizadas; Cálculos de las

operaciones automatizadas ; Informes de nómina

La dirección revisa y aprueba los informes de la nómina

de sueldos (incluyendo la información de

remuneraciones y retenciones)

Los pagos corresponden a los conceptos autorizados en

el presupuesto de nómina

ANEXO 2. CONTROLES


Egresos Cap. 1000


Desembolsos de la nómina

Las transacciones de la nómina se revisan y/o se concilian

para asegurar su registro completo y consistente en la partida

de gasto y período contable apropiado. Reportes de nómina; Mayor general; Reportes

auxiliares; Pólizas contables; Listado de recibos de

nómina firmados; Cheques firmados de recibido,

Manual de funciones; Plantilla de personal; Reporte de

nómina; Archivo de dispersión bancaria; Base de datos

de pago con cheque; Estado de cuenta bancario;

Relación de cuentas bancarias de los empleados

Los empleados firman por el efectivo recibido

El acceso a la elaboración de cheques o a la realización de

transferencias electrónicas de fondos es exclusivo del personal

autorizado.

La nómina se distribuye a los empleados apropiados

Pago de viáticos

Las erogaciones realizadas por concepto de viáticos, no

podrán formar parte de la remuneración integrada mensual

de los servidores públicos.

Recibos de nómina; Base de datos de pagos de cheque;

Tarifas de viáticos autorizadas; Informes de nómina

Vacaciones

Las vacaciones no se sustituyen con una remuneración.

Excepto las no disfrutadas, en caso de terminación de la

relación laboral

Reportes auxiliares; Pólizas contables; Informes de

nómina; Plantilla de personal; Tabulador de sueldos;

Contrato colectivo de trabajo o acuerdo sindical;

Condiciones generales de trabajo La prima vacacional se otorga de acuerdo a lo establecido en

la normativa.

Liquidación de la relación laboral A los trabajadores se les otorgan las prestaciones que les

corresponden.

Contrato colectivo de trabajo o acuerdo sindical;

Condiciones generales de trabajo; Pólizas contables;

Renuncia; Acta administrativa; Liquidación; Expediente

del trabajador

ANEXO 2. CONTROLES


Contar con expedientes de personal Los titulares de las dependencias deberán integrar los

expedientes de los trabajadores Expediente del trabajador

Egresos Cap. 1000


Control presupuestal

Las erogaciones deberán sujetarse al texto y suficiencia de la

partida.

Presupuesto de egresos autorizado, modificado y

ejercido; Reportes auxiliares; Pólizas contables;

Tabulador de sueldos; Plazas autorizadas; Plantilla de

personal; Nóminas; Acuerdo del órgano de gobierno;

Afectaciones presupuestales

El presupuesto de egresos incluye las plazas y su

remuneración

Apegarse estrictamente a los niveles establecidos en los

Tabuladores Generales de Sueldos

Las contrataciones de trabajadores eventuales se realizan sólo

que se encuentren previstas en el presupuesto o por fuerza

mayor.

Abstenerse de realizar cualquier traspaso de recursos de otros

capítulos presupuestales al de servicios personales o viceversa

Efectuar remuneraciones solamente cuando sean autorizadas

y se encuentren previstas en el presupuesto

Tabulador general de sueldos Los sujetos de la Ley formulan sus tabuladores generales de

sueldos Tabulador de sueldos

Contratación de servicios

Sólo se contratará personal por honorarios cuando la

actividad no pueda ser realizada por otra persona adscrita a la

dependencia o entidad.

Presupuesto autorizado, modificado y ejercido; Plantilla

de personal; Manual de funciones; Autorización de

creación de plaza o contratación de personal;

Contratos o documento por el que se formalizo la

contratación

Honorarios asimilados

El monto mensual de los honorarios asimilados a salarios a

cubrir a las personas físicas que se contrates, no deberá

rebasar la remuneración ordinaria mensual que corresponda a

la de la plaza presupuestaria o el puesto con que guarde

mayor semejanza.

Tabulador de sueldos; Reportes de nómina; Contratos o

documento por el que se formalizó la contratación

ANEXO 2. CONTROLES


Egresos Cap. 1000


Administración de plazas

Se podrán crear plazas cuando exista autorización

previa y escrita

Presupuesto de egresos, autorizado, modificado y

ejercido; Informes financieros; Plantilla de

personal; Tabulador de sueldos; Manual de

funciones; Reportes de nómina; Reporte de

incidencias; Base de datos de pago con cheque;

Reportes auxiliares; Autorización de creación de

plaza o contratación de personal; Autorización

especial del congreso del Estado para ejercer dos

cargos públicos; Programas prioritarios; Programa

de inversión; Reglas para aplicar remanentes

La creación de plazas estará sujeta a que las nuevas

contrataciones no pueden cubrirse mediante el traspaso

de plazas existentes, movimientos compensados o a

través de la ocupación de vacantes disponibles.

Las conversiones de plazas, retabulaciones de puestos y

creación de categorías, podrán llevarse a cabo siempre

y cuando se realicen mediante movimientos

compensados exista la autorización correspondiente.

No podrán reunirse en un mismo individuo dos o más

cargos o empleos públicos por los que perciba sueldo,

sino con permiso especial del Congreso, exceptuándose

los docentes.

Las economías que se presenten en los presupuestos de

egresos por concepto de servicios personales se aplican

cumpliendo la normativa.

Desembolso de honorarios

Las erogaciones por honorarios se deberán pagar

exclusivamente con recursos del capítulo 1000 (servicios

personales). Además deberán ser de carácter temporal,

especificar la actividad por la que se contrata y vigencia.

Presupuesto autorizado, modificado y ejercido;

Reportes auxiliares; Informes de nómina; Pólizas

contables; Recibos fiscales de comprobación del

gasto; Comprobantes de abonos a cuenta de

cheque; Declaración de impuestos retenidos y

contratos o documento por el que se formalizo la

contratación; Informes o reportes de trabajo;

Documento de revisión y autorización.

En los contratos se establecen reportes o acciones que

deben ser informados

ANEXO 2. CONTROLES


Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000


Evitar que existan erogaciones por

concepto de alimentación de personas que

no se sujeten a los criterios establecidos

para su ejercicio

Establecer criterios de racionalidad, austeridad y

disciplina presupuestal para su ejercicio. Comprobante; Oficio de comisión

Proporcionar información confiable para

identificar rendimientos no razonables a

fin de subsanar las fallas

Establecer el uso de bitácoras que registren al menos

información relativa a la fecha, hora, usuario,

kilometraje al momento de la carga, litros cargados. Facturación periódica de combustible; Ticket de

carga; Criterios generales de racionalidad,

austeridad y disciplina presupuestal; Asignación

de vales de gasolina; Convenios con proveedores

sistematizados de combustibles; Bitácoras de

consumo de combustible.

Contratación del servicio de suministro de combustible

mediante la utilización de tarjeta cuyo uso registra en

base de datos la información detallada del consumo.

Establecer topes de carga diarios y mensuales por área

de adscripción del vehículo.

Registrar por separado el consumo de lubricantes y

aditivos.


concepto de servicio telefónico que no se

sujeten a los criterios establecidos para el

ejercicio de esta partida

Establecer criterios de racionalidad, austeridad y

disciplina presupuestal para su ejercicio.

Ticket del pago de recibo telefónico;Base de

datos del tarificador; Bitácora de llamadas

realizadas en los equipos bajo resguardo de las

secretarias; Revisiones periódicas; Reportes del

tarificador; Expedientes de contratos.

Programar un tarificador que registre el detalle de las

llamadas

Asegurar la contratación del servicio de

asesoría que ofrece la mejor calidad y el

mejor precio

Establecer los lineamientos específicos a que ha de

sujetarse esta partida Requisición del servicio; Bases del concurso;

Publicación de la licitación pública o evidencia de

las entrega de las invitaciones en caso de

licitación restringida; Fianzas otorgadas; Actas de

apertura de sobres y de fallo; Garantías; Contrato

formal requisitado; Tabla comparativa; Dictamen

Preparar un formato estándar para la elaboración de

dictámenes y tablas comparativas.

Diseñar un método de valuación de las características

cualitativas a efecto de hacer comparables las

propuestas

ANEXO 2. CONTROLES


Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000


Asegurar la contratación del servicio de

capacitación que ofrece la mejor calidad y

el mejor precio

Establecer un programa de capacitación anual de

acuerdo con las líneas estratégicas de la administración

con el levantamiento de diagnósticos organizacionales

si los hubiere Requisición del servicio; Bases del concurso;

Fianzas otorgadas; Actas de apertura de sobres y

de fallo; Garantías; Contrato formal requisitado;

Tabla comparativa; Dictamen

Establecer lineamientos específicos a que ha de

sujetarse esta partida.



Asegurar las mejores condiciones de

contratación por gastos de difusión y de

impresión de publicaciones oficiales

Establecimiento de lineamientos para el ejercicio de

esta partida.

Contrato del servicio; Fianzas de Garantía; Copia

de las publicaciones; Bitácora de spots

transmitidos.


concepto de viáticos y pasajes de personas

que no se sujeten a los criterios

establecidos para su ejercicio.

Establecimiento de lineamientos para el ejercicio de

esta partida. Oficio de comisión; Boletos; Casetas pagadas.

Asegurar la adquisición del bien que

ofrece la mejor calidad y el mejor precio

para el ente.

Establecer los lineamientos específicos a que ha de

sujetarse esta partida

Requisición del servicio; Bases del concurso;

Publicación de la licitación pública o evidencia de

las entrega de las invitaciones en caso de

licitación restringida; Fianzas otorgadas; Actas de

apertura de sobres y de fallo; Garantías; Contrato

formal requisitado; Tabla comparativa; Dictamen



Diseñar un método de valuación de las características

cualitativas a efecto de hacer comparables las

propuestas

ANEXO 2. CONTROLES


Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000



disposiciones legales establecidas.

Elaboración de aprobaciones de un reglamento, manuales y

políticas internas relativas al área de adquisiciones. Reglamento interior de adquisiciones, autorizado y

publicado; Disposiciones administrativas relativas a

bienes muebles e inmuebles; Manual de operación;

Políticas o reglamento interno de operación, aprobadas

por el Órgano de máxima autoridad; Criterios generales

de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal;

Programa para la elaboración del programa anual de

adquisiciones; Acta o minuta de la aprobación y

creación del comité de adquisiciones; Actas o minutas

de las sesiones del Comité de adquisiciones;

Documento que contenga el programa anual de

adquisiciones programático y aprobado; Documento

que contenga el padrón de proveedores autorizado.

Integración del comité de adquisiciones

Aprobación de un programa anual de adquisiciones

Integración de un padrón de proveedores

Comprobar que las adquisiciones se encuentren

correctamente registradas y presentadas.

Establecimiento de un clasificador de las operaciones por el

objetivo del gasto Guía contabilizadora; Clasificador por objeto del gasto

Comprobar la adecuada presentación y

revelación de los estados financieros

Elaboración, presentación y autorización de un informe

periódico de los bienes muebles e inmuebles adquiridos,

dados de baja, recibidos o entregados por donación por el

ente fiscalizado.

Informe mensual, trimestral, semestral anual de

movimientos de bienes muebles e inmuebles; y

Políticas de capitalización de activos.

Comprobar la propiedad de los bienes muebles

e inmuebles

Integración de carpetas o expedientes de bienes muebles e

inmuebles.

Expedientes de los activos que contengan la factura

original y bitácora de mantenimiento; Expediente del

bien inmueble con escritura pública y número de

cuenta catastral

ANEXO 2. CONTROLES


Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000


Comprobar que las adquisiciones

representan transacciones efectivamente

realizadas y correspondan a los fines del

sujeto de fiscalización

Integración de expedientes de las licitaciones y

adquisiciones efectuadas

Expedientes que contengan requisición, órdenes

de compra, autorizaciones, concursos, licitaciones,

pedidos, cuadros de cotizaciones, documentación

comprobatoria, soportes técnicos e informes de

recepción; Organigrama del área de adquisiciones

que contenga los funcionarios asignados a cada

puesto; Expedientes ordenados de acuerdo a la

modalidad ejecutada; Acta de aprobación del

Comité de adquisiciones para efectuar la

licitación; Testigo de la publicación de la licitación

en medio escrito o electrónico según sea el caso;

Bases de la convocatoria aprobada por el comité

de adquisiciones; Evidencia de la compra de

bases y registro de los participantes; Acta de

sesión del desahogo de la junta de aclaraciones;

Acta de desahogo de la presentación y apertura

de ofertas; Tablas comparativas de las ofertas de

los participantes; Acta de sesión para el desahogo

del fallo de licitación; Expedientes que contengan

contratos o convenios.

Asignación de actividades, elaboración, autorización y

archivo a diferentes funcionarios

Elaboración, presentación y autorización de un informes

periódico del avance del programa anual de

adquisiciones.

Comprobar que existan y estén en uso

Levantamiento físico del inventario de activos fijos. Inventario físico de bienes muebles; y Programa o

mecanismo de asignación de número de

inventarios e impresión de etiquetas o marbetes

de los bienes muebles.

Control de bienes muebles por medio de marbetes o

etiquetas.

Comprobar la correcta salvaguarda y

custodia de los bienes propiedad del ente

de fiscalización

Asignación de bienes muebles al personal

correspondiente por medio de resguardos Programa o mecanismo de impresión de

resguardos en la asignación o custodia de bienes

muebles; y Póliza de seguro para bienes muebles

e inmuebles

Contrato de coberturas de seguridad para bienes

muebles e inmuebles

ANEXO 2. CONTROLES


Egresos Cap. 2000, 3000 y 5000


Comprobar que los gastos representen

transacciones efectivamente realizadas y

que correspondan a los fines de la entidad

Segregación adecuada de las funciones de elaboración,

autorización, pago y registro

Organigrama que contenga los funcionarios

asignados a cada puesto; Solicitudes de

materiales o servicios firmados por el responsable

del área solicitante; Formatos de solicitud al

almacén que contemple la firma de los

funcionarios responsables.

Autorización de la requisición de materiales o servicios

por el funcionario responsable

Sistema de entradas y salidas del almacén, por medio

de vales autorizados por los funcionarios responsables

Comprobar que los gastos estén

adecuadamente contabilizados y

presentados.

Establecimiento de Guía contabilizadora Guía contabilizadora, clasificador por objeto del

gasto

ANEXO 2. CONTROLES


Ayudas, Subsidios y

Transferencias


Emitir normativa que regule el otorgamiento,

operación de los programas y describa el

propósito de cada una de las partidas que

integran el capítulo "Ayudas, subsidios y

transferencias"

Presentación y aprobación en presupuesto de egresos de las

partidas que integren el cap. 4000

Presupuesto de egresos autorizado; Reglas de

operación del programa en particular; Manuales de

políticas y procedimientos; Actas de sesión del órgano

de máxima autoridad; Convenios suscritos con los

entes y organismos que reciben subsidios; Expediente

de los intermediarios acreditados por el sujeto de

fiscalización para la entrega de los recursos; Oficio de

asignación de actividades; Organigrama; Perfil del

puesto; Evidencia de la difusión, publicaciones;

Testigos, por medios electrónicos escritos; Lista

expedientes del beneficiarios

Establecimiento de reglas de operación para los programas

asistenciales, manuales, políticas, procedimientos,

lineamientos etc..

Asignación a direcciones o funcionarios, integración de

comités, en la operación de programa de asistencia,

autorización en la entrega de ayudas becas, etc.

Diseño de mecanismos efectivos de difusión de los

programas, de los apoyos y ayudas, becas.

Integración de un expediente que documente la personalidad

jurídica y la relación de la entidad, con las personas físicas o

morales que participen como intermediarios entre este y los

beneficiarios.

Suscribir convenios, acuerdos con los organismos y entes

paramunicipales a los que se les entregan subsidios

autorizados.

ANEXO 2. CONTROLES


Ayudas, Subsidios y

Transferencias


Contar con mecanismos de control para la

aplicación de los recursos que integran el

Capítulo de "Ayudas, subsidios y

transferencias"

Diseño de políticas y procedimientos, disposiciones

administrativas, para la entrega de recursos destinados

a "Ayudas subsidios y transferencias"

Reglas de operación del programa en particular;

Manuales de políticas y procedimientos; Actas de

sesión del órgano de máxima autoridad;

Disposiciones administrativas; Oficio de

asignación de actividades; Organigrama; Perfil del

puesto; Lista expedientes de beneficiarios;

Relación de cuentas bancarias; Contratos de

apertura de las cuentas bancarias; Conciliaciones

bancarias; Relación de cheques no entregados;

Cheques no cobrados

Implementación de controles y documentación del

cumplimiento de los requisitos por parte de los

beneficiarios

Segregación adecuada de las funciones de operación,

autorización, pago y registro

Apertura de cuentas bancarias especiales para el

manejo de los recursos destinados a los programas de

ayuda

Elaboración de conciliaciones de las cuentas bancarias

existentes con motivo de los programas de ayuda

Disposiciones administrativas para la cancelación los

cheques entregados no cobrados con antigüedad

considerable y del uso de estos recursos

Entregar los apoyos y ayudas de los

programas asistenciales de acuerdo a la

normativa existente

Establecer una supervisión continúa a los programas de

asistencia, sobre quienes los operan y de los

intermediarios que participen, por funcionarios que

tengan independencia y que no intervengan el proceso

de autorización, pago y registro.

Reglas de operación del programa en particular,

manuales de políticas y procedimientos; Actas de

sesión del órgano de máxima autoridad; Oficio de

asignación de actividades; Informes de avances

de los programas ejecutados Elaboración, presentación y autorización de un informe

periódico del avance en el ejercicio de los recursos,

población favorecida, beneficios otorgados

ANEXO 2. CONTROLES


Ayudas, Subsidios y

Transferencias


Generación de nuevas fuentes de empleo y la

atracción de inversiones.

Verificar el dictamen que emita la comisión para la atracción

de las inversiones

Dictamen; Copias de los comprobantes de la inversión

realizada por la empresa a la que se le concedió el

incentivo o el apoyo; Copias de las hojas de liquidación

del IMSS y la hoja de resumen de altas y bajas de los

periodos necesarios.

Verificar que las empresas a las que se les otorgo el apoyo

cumplan con la inversión comprometida en el convenio

celebrado


cumplan con la generación de empleos permanentes

acordados en el convenio

La instalación y ejecución de proyectos

económicos y/o con alto contenido tecnológico

y/o sustitución de importaciones.

Verificar el dictamen que emita la comisión para la atracción

de las inversiones

Dictamen; Copias de los comprobantes de la inversión

realizada por la empresa a la que se le concedió el

incentivo o el apoyo; Copias de las hojas de liquidación

del IMSS y la hoja de resumen de altas y bajas de los

periodos necesarios; Copia de los estudios realizados

Verificar que el apoyo o incentivo, se otorgue a aquellas

empresas que ofrezcan una inversión considerable en

infraestructura en el Estado


cumplan con la inversión comprometida en el convenio

celebrado

Verificar que las empresas a las que se les otorgo el

apoyo cumplan con la generación de empleos

permanentes acordados en el convenio

ANEXO 2. CONTROLES


Ayudas, Subsidios y

Transferencias


El fortalecimiento de cadenas productivas

o la diversificación de la industria local

Verificar el dictamen que emita la comisión para la

atracción de las inversiones

Dictamen; Copia de los estudios realizados

Verificar que el recurso se haya empleado para la

realización de estudios de sectores productivos

Verificar que exista beneficio para las empresas del

sector productivo al cual fue enfocado el proyecto

Verificar que las empresas realmente se beneficien con

el estudio, es decir que sepan de las condiciones y

mejoras a realizar para eficientar su sector

La promoción y/o realización de proyectos

estratégicos de infraestructura


atracción de las inversiones

Dictamen; Copia de los estudios realizados

Verificar que se hayan realizado todos aquellos estudios

necesarios para la instalación de nueva infraestructura

La capacitación, especialización y

desarrollo de capital humano


atracción de las inversiones Dictamen; Contrato del Capacitador; Evidencia de

la capacitación del personal al que se le dio la

capacitación Verificar que el apoyo, en caso de ser otorgado a una

empresa que haya sido aplicado para su finalidad

ANEXO 2. CONTROLES


Obras Públicas


Planeación, programación y presupuesto Planeación

Acta de integración; Plan estatal de desarrollo;

Planes y programas de gobierno; Programa

operativo anual; Estudios de pre inversión, de

factibilidad técnica, económica y ambiental;

Estudios de rentabilidad social, económico y

ecológico; convenios de colaboración con

dependencias estatales; Escrituración;

Expropiación de predios, permisos de

construcción, afectaciones o derechos de vía;

Presupuesto de egresos estatal; Programación de

la etapa de ejecución anual; Proyectos de

arquitectura e ingeniería, presupuesto total y del

ejercicio

Verificar que la obra cuente con el

expediente técnico debidamente validado

por la dependencia normativa

Expediente técnico validado Solicitud de validación, Dictamen de factibilidad;

viabilización municipal; Cédula de registro de

obra; Normas y especificaciones; Información

técnica; Acta de aceptación de la comunidad;

Estudios preliminares; Memoria de cálculo;

Proyecto arquitectónico de ingeniería

Programación

Programación y presupuesto

Verificar que dentro del proceso de

adjudicación y contratación se cumpla con

los requisitos para una correcta ejecución

de la obra pública.

Requisitos para convocar y adjudicar la obra

Estudios y proyectos, normas y especificaciones

de diseño y construcción vigentes; Plantilla de

personal técnico capacitado

ANEXO 2. CONTROLES


Obras Públicas


Los contratistas interesados en participar

en procedimiento de las obras estén

inscritos en el Padrón de contratistas

Padrón de contratistas

Expediente de los solicitantes de registro en el

padrón de proveedores; Registro de contratistas y

consultores; Personal directivo, administrativo y

técnico, estados financieros, contratos realizados,

cursos de capacitación; Medios magnéticos;

Expediente; Declaración anual ante el SAT,

documentos donde acrediten experiencia; Oficios

de contratistas suspendidos o registros

cancelados

Licitación pública Convocatoria, periódico donde se haya hecho la

publicación; Bases y requisitos del concurso.

Licitación simplificada y adjudicación directa Invitación por medio de oficio

Propuesta Técnica

Bases y requisitos del concurso; Constancia

escrita de conocer el sitio de los trabajos; Minuta

de junta de aclaraciones; Datos básicos de

maquinaria, materiales y mano de obra; Relación

de maquinaria y equipo de construcción;

Subcontratos; Relación de contratos vigentes;

Modelo de contrato; Acreditación de

personalidad jurídica; Contratos y actas de

entrega-recepción de obras ejecutadas; Escrito de

haber efectuado obras similares; Estados

contables avalados por un contador; Registros

vigentes IMSS, SAT, y padrón de contratistas;

Información y documentación complementaria;

Tarjeta de precios unitarios

ANEXO 2. CONTROLES


Obras Públicas


Contratación y Adjudicación

Propuesta económica

Catálogo de los conceptos; Análisis de precios

unitarios; Relación de costos directos, básicos de

materiales, mano de obra y costos; Relación de

materiales; Personal técnico, administrativo y de

servicios; Relación de maquinaria y equipo de

construcción; Análisis y cálculo de los costos

indirectos; Análisis y cálculo del factor de

financiamiento; Cargo por utilidad; Análisis y

cálculo del factor del salario real; Especificaciones

y documentos establecidos en las bases de

licitación; Programas calendarizados de montos

mensuales; Ejecución de los trabajos; Acta de

fallo; Oficios de no adjudicación.

Licitación pública y licitación restringida

Acta de fallo; Oficios de no adjudicación;

Dictamen técnico para emitir fallo; Oficio de

notificación y contrato

Licitación restringida y adjudicación directa

Montos máximos y límites que emite el Congreso

del Estado anualmente, donde se indican la

modalidad de adjudicación en recursos Estatales.

Adjudicación directa

Dictamen técnico para adjudicación directa;

Montos máximos y límites que emite el Congreso

del Estado anualmente, donde se indican la

modalidad de adjudicación en recursos Estatales.

Comprobar que la forma de garantizar las

obras públicas y los servicios de obra

pública relacionados con la misma sean los

correctos

Garantías Fianzas

ANEXO 2. CONTROLES


Obras Públicas


Verificar el otorgamiento de anticipos Anticipos Póliza de cheque; Contrato; Oficio, presupuesto y

tarjeta de ajuste del financiamiento

Comprobar que los contratos de obra

pública y servicios relacionados con la

misma se hayan efectuado de acorde con

la Ley y su reglamento.

Contratación Contrato; Oficio, presupuesto y tarjeta de ajuste

del financiamiento

Supervisión de obra Oficio de designación

Verificar las características de los contratos

sobre la base de precio alzado y los

contratos mixtos

Precio alzado Programas de ejecución de obra; Cambio de

paridad

Verificar el procedimiento de ejecución de

obras por administración directa Obras de administración directa

Personal Técnico, Administrativo y de servicios;

Relación de maquinaria y equipo de construcción;

Contratos de personal; Acuerdo de ejecución de

obra; Acta de terminación; Resultados de las

pruebas de control de calidad; Estimaciones;

Reporte Fotográfico; Lista de raya

Ejecución: Que se tenga la confiabilidad de

que la obra ejecutada tenga la calidad

requerida, se apegue al proyecto, se ajuste

al contrato y se realice en tiempo y costo.

Que se realice conforme a las

especificaciones y normas de construcción

asimismo que se cumplan las disposiciones

legales en la materia, del lugar donde se

ubican las obras

Comprobar que la ejecución de la obra se haya

apegado a las especificaciones en cuanto a cantidad,

precio, calidad y plazos

Contrato; Oficio de designación; Programas de

ejecución de obra; Bitácora de obra; Auxiliar

contable

ANEXO 2. CONTROLES


Obras Públicas


Verificar el correcto uso y llenado de la

bitácora de obra, para el adecuado control

y ejecución de la obra pública.

Bitácora de obra Bitácora de obra

Supervisión externa

Póliza de cheque; Contrato; Estimaciones;

Carátula de estimación y números generadores;

Facturas; Conceptos estimados; Fotografías;

Planos y especificaciones particulares

Pruebas de control de calidad

Contrato; Programas de ejecución de obra;

Estimaciones; Bitácora de obra; Reportes de

laboratorio: terracerías, concretos, materiales,

mecánica de suelos; Expediente técnico unitario

Verificar que las modificaciones contractuales,

contengan la documentación suficiente y competente.

Solicitud fundada y motivada; Recalendarización;

Convenio de modificación

Comprobar que el procedimiento de ajuste de costos se

haya pactado en los contratos y que se hayan sujetado

al mismo

Tarjetas de precios unitarios; Contrato; Programas

de ejecución de obra; Estimaciones; Estudio y

cálculo del ajuste de costos; Autorización y

estimación de ajustes; Listado de materiales y/o

mano de obra que sufrieron incrementos o

decrementos en sus precios o salarios; Análisis de

los ajustes de costos

ANEXO 2. CONTROLES


Comprobar que el acto de entrega recepción se realice

en tiempo y forma

Bitácora de obra; Oficio girado por el contratista;

Acta de entrega-recepción de los trabajos;

Evidencia de invitación al órgano de control;

Finiquito, planos y especificaciones; Manuales e

instructivos; Evidencia del registro al padrón

mobiliario; Garantías otorgadas por el contratista

por los defectos que resultaren en la misma de

los vicios ocultos y de cualquier otra

responsabilidad en que hubiere incurrido en los

términos señalados en el contrato

Presupuesto


Realizar los procesos de planeación,

programación y presupuestación de los

recursos financieros asignados para los

programas en lo que participa

Planeación, programación y presupuestación de los

recursos financieros en apego al plan de gobierno

Plan de gobierno estatal y los programas

derivados

Planeación, programación y presupuestación de los

recursos financieros en observancia a las disposiciones

legales y normativas aplicables en la materia.

Anteproyecto de presupuesto de egresos que

señale: 1- Exposición de motivos, 2- Las partidas

generales que ejercerán las dependencias y las

entidades de la administración pública estatal y

municipal, 3- Descripción clara de los programas

en donde se señalen objetivos, metas, y la unidad

responsable de su ejecución, 4- Indicación de las

plazas presupuestales y la remuneración

integrada mensual y anual que les corresponda

ANEXO 2. CONTROLES


Formular el proyecto de egresos contenga: 1-

Exposición de motivos, 2- Las partidas generales que

ejercerán las dependencias y las Entidades de la

administración pública estatal, 3- Descripción clara de

los programas en donde se señalen objetivos, metas y

la unidad responsable de su ejecución, 4- Indicación de

las plazas presupuestales que incluye y la remuneración

integrada mensual y anual que les corresponda.

Presupuesto


Cumplimiento de disposiciones legales

Elaboración y presentación el pronóstico de ingresos y

el presupuesto de egresos en las fechas y plazos

señalados

Pronóstico de ingresos y proyecto de egresos

presentado al Congreso del Estado

Publicar el presupuesto de egresos y remitir copia

certificada al Congreso del Estado

Periódico oficial del estado; Presupuesto

programático de egresos publicado

Observar las disposiciones relativas a las adecuaciones y

traspasos presupuestales

Estado analítico de ingresos y egresos; Estado

presupuestal programático

Elaborar y aprobar los lineamientos de racionalidad,

austeridad y disciplina presupuestal

Lineamientos de racionalidad, austeridad y

disciplina presupuestal para el ejercicio

Adecuada segregación de funciones

Asignar un área o funcionario responsable de la

planeación, programación, presupuesto, control y

vigilancia en el ejercicio del gasto

Organigrama; Descripción de funciones; Estado

analítico de ingresos y egresos; Estado

presupuestal programático; Catálogo de cuenta

ANEXO 2. CONTROLES


Comprobar la aplicación eficiente, eficaz,

equitativa y transparente de los programas

de conformidad con lo establecido en sus

lineamientos generales y reglas de

operación

Efectuar el reintegro de los recursos no ejercidos al 31

de diciembre, cuando los recursos se encuentren

comprometidos o devengados deberán estar

respaldados con la comprobación correspondiente

Presupuesto programático de egresos publicado;

Oficio de reintegro a la Secretaría de Finanzas;

Recibo oficial del reintegro; Contratos de servicios

o adquisición de bienes; Contratos de obra

Establecer mecanismos de operación que garanticen

que los recursos se canalicen a poblaciones

beneficiarias señaladas en los programas de manera

equitativa o todos los grupos sociales y géneros Presupuesto programático de egresos publicado;

Reglas de operación de los programas

Coordinar acciones entre entidades y dependencias, a

fin de evitar duplicidad en el ejercicio de los recursos y

reducir gastos administrativos

Formular reglas de operación de los programas de

inversión Reglas de operación de los programas

Tecnologías de la información


Salvaguarda de los sistemas de

información

Restringir el acceso a los sistemas de información a

través de accesos supervisados por niveles de

responsabilidad

Informes de configuración de seguridad

implementados en los sistemas; Plantillas o

formatos de validación de permisos y privilegios

de accesos a los recursos informáticos al personal

autorizado; Oficios de autorización sobre los

recursos informáticos firmados por el funcionario

responsable; Reglamento, políticas o lineamientos

de los servicios de tecnologías de la información;

Informes parámetros de los sistemas; Listado de

usuarios de los sistemas de información con sus

perfiles y privilegios

Implementar mecanismos de autentificación para el

acceso a los sistemas de información

Establecimiento de una adecuada segregación de

funciones a través de perfiles

ANEXO 2. CONTROLES


Recuperar oportunamente en caso de

desastre, los procesos esenciales de la

dependencia basados en los sistemas de

información

Diseño y aprobación de un plan corporativo general de

continuidad de la operación del sujeto de fiscalización

con base en una evaluación del impacto económico

Plan de contingencia documentado; Documentos

de apoyo que señale la estrategia de

recuperación; Respaldos de la información;

Bitácoras de los respaldos de información; Papel

de trabajo donde se deje evidencia de la

aplicación del procedimiento

Garantizar el acceso solo al personal

autorizado a los recursos informáticos

Implementar restricciones físicas a los recursos de

información

Políticas, procedimientos, normas o guías con

respecto a la seguridad física de los equipos

asignados; Matriz de pruebas de controles;

Bitácoras del control de accesos; Listado de

individuos que tienen acceso a las áreas

restringidas

Establecimiento de una estructura de seguridad de la

información Matriz de una prueba de controles

Implantar mecanismos de seguridad contra accidentes,

riesgos ambientales y daños relacionados

Matriz de pruebas de controles, mediante

entrevista al personal de sistemas; Políticas y

procedimientos de monitoreo y regulación de

condiciones ambientales

Tecnologías de la información


Comprobar que las operaciones se realicen

de acuerdo con autorizaciones generales o

específicas de la administración

Efectuar un estudio de viabilidad y selección del equipo

previo a su adquisición; así como del

acondicionamiento físico y las medidas de seguridad en

el área donde se localiza y a la capacitación del personal

y adquisición o desarrollo de sistemas

Estudio de viabilidad

Establecimiento de políticas, procedimientos,

lineamientos o normas respecto a la aprobación para la

realización de proyectos de desarrollo y software; que

contemplen el acondicionamiento físico, medidas de

seguridad y capacitación al personal

Políticas, procedimientos, lineamientos o normas

respecto de la aprobación para la realización de

proyectos de desarrollo de software; Planes a

corto y largo plazo del área de sistemas

ANEXO 2. CONTROLES


Establecer un plan estratégico de sistemas de

información identificando su alcance y beneficios

Documentación que respalde la aprobación de

proyectos firmados por la instancia

correspondiente

Diseño de pruebas a los nuevos sistemas de aplicación

y a sus modificaciones

Bitácoras de pruebas realizadas, en las

implementaciones de nuevos programas o de las

modificaciones del mismo

Integrar expediente de los paquetes de aplicación que

contenga los manuales de usuario, tanto técnicos y de

operación, Manteniéndolos actualizados y a disposición

del personal adecuado

Listado de paquetes de aplicación; Manuales

operativos de usuario; Contratos de software;

Licenciamiento de software; Garantías de

proveedor

Obtener del proveedor toda la información relativa a la

operatividad y técnica para el mantenimiento de los

programas ejecutables, incluyendo documentación

actual para la base de datos y de los recursos de

información

Diccionario de datos; Layout de las tablas;

Calendarización de los distintos mantenimientos

del área de sistemas; Contratos de servicio

Establecer lineamientos a cerca de las modificaciones a

los sistemas de aplicación

Matriz de pruebas de controles, mediante

entrevista al personal de sistemas

Disponer en forma documentada el proceso de

solicitudes para los cambios a los sistemas de aplicación

Copias de las formas de solicitud de

requerimientos de los usuarios

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