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SOFTLAND LTDA.

Ordenes de Compra

Manual del Usuario

Versin 4.200

ADVERTENCIA:

Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada

por la Ley.

Windows es de propiedad intelectual Microsoft.

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Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA.

7 de Lnea 1247 - Telfono: 3889000 - Fax: 2355432 - Providencia

Santiago Chile (0708)

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INDICE

INDICE

Parte I. Antecedentes

Generales

I. Introduccin ............................................................................................................................ I-1

Caractersticas bsicas del Sistema............................................................................................................................. I-1Uso de la Documentacin............................................................................................................................................. I-1Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2

Parte II. Descripcin de los

Procesos del Sistema

1. Dentro del sistema................................................................................................................1-1

1.1 Creando una empresa........................................................................................................................................... 1-11.2 Seleccionando una empresa .................................................................................................................................1-41.3 Eliminando una empresa....................................................................................................................................... 1-71.4 Respaldo/Recuperacin Base de Datos................................................................................................................1-81.5 Desbloquear Empresa.........................................................................................................................................1-131.6 Instalar Datos Demo............................................................................................................................................ 1-161.7 Verificacin de Estructura de la Base de Datos .................................................................................................. 1-171.8 Muestra Estructura de la Base de Datos.............................................................................................................1-181.9 Desinstalar Proteccin.........................................................................................................................................1-211.10 Salida del sistema.............................................................................................................................................. 1-22

2. Seguridad .............................................................................................................................. 2-1

2.1 Permisos de Usuario ............................................................................................................................................. 2-12.2 Permisos de Perfiles.............................................................................................................................................. 2-62.3 Permisos por Procesos..........................................................................................................................................2-92.4 Cambio de Password...........................................................................................................................................2-102.5 Usuario................................................................................................................................................................. 2-112.6 Definicin de Seguridad de Password.................................................................................................................2-122.7 Asigna Restricciones ...........................................................................................................................................2-162.8 Restricciones por Bodega.................................................................................................................................... 2-182.9 Restricciones por rea de Negocio ..................................................................................................................... 2-192.10 Restricciones por Caja.......................................................................................................................................2-212.11 Consulta Log de Transacciones ........................................................................................................................2-232.12 Auditora de E/S Procesos.................................................................................................................................2-252.13 Seguridad Sodatos MDB ...................................................................................................................................2-27

3. Bases .....................................................................................................................................3-1

3.1 Parmetros ............................................................................................................................................................ 3-13.2 Definicin Datos Empresa ..................................................................................................................................... 3-53.3 Reparar Base de Datos ......................................................................................................................................... 3-93.4 Formatos de Impresin........................................................................................................................................3-10

3.4.1 Formato Ordenes de Compra................................................................................................................... 3-103.4.2 Formato Guas de Ingreso........................................................................................................................3-143.4.3 Formato Requisiciones ............................................................................................................................. 3-16

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Ordenes de Compra4. Requisiciones........................................................................................................................ 4-1

4.1 Solicitud de Requisiciones..................................................................................................................................... 4-14.2 Aprobacin/Desaprobacin Manual ...................................................................................................................... 4-54.3 Limpieza de Requisiciones .................................................................................................................................... 4-8

5. Ordenes de Compra.............................................................................................................. 5-1

5.1 Solicitud de Cotizaciones Directas ........................................................................................................................5-15.2 Solicitud de Cotizaciones en Base Requisiciones ................................................................................................ 5-55.3 Ordenes de Compra Directas ............................................................................................................................. 5-105.4 Ordenes de Compra en Base a Requisiciones .................................................................................................. 5-225.5 Elimina Ordenes de Compra Tipo .......................................................................................................................5-285.6 Aprobacin Desaprobacin Manual .................................................................................................................5-295.7 Dar Recepcin Completa..................................................................................................................................... 5-315.8 Limpieza de Ordenes de Compra........................................................................................................................ 5-335.9 Convenio Precios/Proveedores ........................................................................................................................... 5-35

5.9.1 Convenios de Precios/Descuentos ........................................................................................................... 5-355.9.2 Convenios Descuentos Financieros.......................................................................................................... 5-40

6. Recepciones..........................................................................................................................6-1

6.1 Recepciones No Inventariables............................................................................................................................. 6-1

7. Tablas.....................................................................................................................................7-1

7.1 Productos............................................................................................................................................................... 7-17.2 Auxiliares y Otros................................................................................................................................................. 7-147.2.1 Auxiliares .......................................................................................................................................................... 7-15

Para las Tablas de Giros, Comuna, Ciudad, Pas, Cargo, Condicin de Venta, Categora Clientes, Zonas, Canales,reas de Negocio, Centros de Costo, Monedas y Equivalencias, Unidades de Medida, Condiciones de Pago, refiraseal ndice del Apndice D.

8. Consultas...............................................................................................................................8-1

8.1 Ordenes de Compra .............................................................................................................................................. 8-18.1.1 Ordenes de Compra por Proveedor ............................................................................................................ 8-28.1.2 Ordenes de Compra por Producto ..............................................................................................................8-48.1.3 Ordenes de Compra por Fecha de Entrega................................................................................................ 8-6

8.2 Avance de Requisiciones ...................................................................................................................................... 8-8

9. Informes.................................................................................................................................9-1

9.1 Listado de Ordenes de Compra.............................................................................................................................9-19.2 Recepcin guas de Ingreso no Inventariables .....................................................................................................9-49.3 Proveedores por Producto..................................................................................................................................... 9-6

9.4 Histricos de Ordenes de Compra ........................................................................................................................9-89.4.1 Histrico de Ordenes de Compra por Producto .......................................................................................... 9-89.4.2 Histrico de Ordenes de Compra por Proveedor...................................................................................... 9-11

10. Procesos............................................................................................................................10-1

10.1 Captura de Ordenes de Compra ....................................................................................................................... 10-1

11. Opciones Softland ERP ....................................................................................................11-1

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INDICE

Parte III. Descripcin de los

Procesos del Sistema

Apndice A. Operacin bsica ............................................................................................... A-1

A.1 Botones .................................................................................................................................................................A-1A.2 Menes..................................................................................................................................................................A-7A.3 Barra de Estado ....................................................................................................................................................A-9A.4 Manejo de Matrices...............................................................................................................................................A-9A.5 Teclas de Acceso Rpido....................................................................................................................................A-10

Apndice B. Barras de Herramientas..................................................................................... B-1

B.1 1 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-1B.2 2 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-2

B.3 3 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-6B.4 4 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-7

Apndice C. Administrador de Base de Datos SQL ............................................................. C-1

Apndice D. TABLAS

Centros de Costo.........................................................................................................................................................D-2Giros ............................................................................................................................................................................D-5Comuna .......................................................................................................................................................................D-6Ciudad..........................................................................................................................................................................D-7Pas..............................................................................................................................................................................D-8Regin..........................................................................................................................................................................D-9Provincia ................................................................................................................................................................... D-11Cargos ...................................................................................................................................................................... D-13Condicin de Venta .................................................................................................................................................. D-14Categoras de Auxiliares........................................................................................................................................... D-15Zonas ........................................................................................................................................................................ D-16Canales..................................................................................................................................................................... D-17reas de Negocio ..................................................................................................................................................... D-18Monedas y Equivalencias ......................................................................................................................................... D-19Unidades de Medida................................................................................................................................................. D-23Condiciones de Pago................................................................................................................................................ D-24

Responsable de Adquisiciones................................................................................................................................. D-25

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INTRODUCCION I-1

I. Introduccin

Ordenes de Compras, es un producto que permite emitir en forma instantnea Ordenes de Compra, tanto para Productos yServicios, como para bienes no inventariables.Dichos documentos se efectan de acuerdo a convenios con los Proveedores, en un formato diseado por el usuario.

Una vez realizada la Orden de Compra, podr en cualquier momento consultar la situacin en que se encuentra, as como obtener

una serie de reportes histricos, ya sea por producto, por proveedor, etc., en relacin a las cantidades compradas, preciosconvenidos y descuentos, permitindole una eficiente gestin.

Ordenes de Compras, maneja una completa ficha de cada Producto, con cdigo alfanumrico de hasta 20 caracteres, fotografa,niveles de stock, ubicacin en las bodegas, ficha tcnica, etc.

Caractersticas Bsicas del Sistema

Genera Ordenes de Compra a Proveedores, en distintas monedas, de acuerdo a formato diseado por el usuario, para luegoenviarlas va e-mail.

Mantiene Ordenes de Compra Tipo para ser usadas posteriormente y agilizar la gestin de compras. Proceso de Aprobacin con permiso especial. Mantiene convenios con proveedores, en cuanto a descuentos por Productos y totales. Emisin de Ordenes de Compra, tanto de existencias, como servicios y bienes no inventariables. Genera automticamente solicitudes de Cotizacin a los proveedores, en base a la seleccin de productos y servicios que

efecta el usuario, envindolas por e-mail . Controla las Compras por reas de Negocio (habilitado slo en versin ERP) y por Centro de Costo. Integracin automtica conInventario y Facturacin. Permite consultar por pantalla, el estado de las Ordenes de Compra, ya sea por Productos, Proveedor, o Fecha de entrega

de la Orden de Compra (opciones disponibles slo en versin ERP) Entrega una serie de reportes con informacin estadstica, para la gestin de la compra.

Uso de la Documentacin

La documentacin de Ordenes de Compra, consiste en un Manual del Usuario y en un archivo de Ayuda en Lnea, que podr seraccedido directamente desde el sistema.El propsito del manual es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos.Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los procesos.Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajasque trae consigo este sistema.

ConvencionesEste Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:

Referencias Generales del Sistema.

Captulo I.Aborda aspectos generales de la Introduccin.

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I-2 Ordenes de Compra

Descripcin de los Procesos del Sistema.

Captulos 1 al 2.Comprenden la descripcin de los procesos que permiten llevar a cabo la puesta en marcha y el control de ingreso al sistema.

Captulos 3 en adelante.Describen paso a paso la aplicacin de cada uno de los procesos manejados por el sistema.

Apndices.

Apndices A y B.Contienen la descripcin de los Comandos, Menes y Barras de Herramientas manejadas por el sistema.

Apndice C.Describe los pasos a seguir cuando se trabaja con una base de datos.

Apndice D.Permite el ingreso de las Tablas que son de uso comn en los Sistemas.

Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual

Para una mejor comprensin y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizajeleyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por los Apndices, luego el captulo I y continuar enforma progresiva con la lectura de los otros captulos.

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DENTRO DEL SISTEMA 1-1

1. Dentro del sistema

Estando dentro de la pantalla inicial de cualquier sistema Softland, la nica opcin que se activa (aparece en color negro) en la

Lnea de Men (ver Apndice A.2 Menes), es Empresa, la cual permite llevar a cabo los procesos: Seleccionar y Crear

empresas, Respaldar y Recuperar Bases de Datos, Instalar Datos Demo, adems de Salir del sistema.

Una empresa corresponde a un rea del disco, donde se registrar toda la informacin manejada a travs de este sistema, por lo

tanto para su correcto funcionamiento se debe crear al menos una empresa o directorio de trabajo.

Para seleccionar cualquier opcin de la Lnea de men que se encuentre activa, debe ubicar el indicador del mouse sobre ella

(Ej.: EMPRESA) y hacer clic.

Al ingresar a cualquier sistema Softland, usted dispondr de una serie de Herramientas, que pueden o no ser propias del sistema

que est en uso y, cuya descripcin y forma de operar se describe detalladamente en el apndice B, de este manual.

Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre

instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten

informacin. De no ser as Produccin no funcionar.

1.1 Creando una empresa

Objetivo

Permitir la iniciacin o creacin de una empresa.

A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la empresa (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), yadems se crean los archivos internos donde quedar almacenada la informacin necesaria, para llevar a cabo los procesos

asociados a este sistema.

Si usted requiere crear una empresa en SQL, le solicitamos referirse al Apndice C, antes de continuar.

Operatoria

Al seleccionar la opcin Creardesde el menEmpresaoel botn desde la 3 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), sedespliega la pantalla dependiendo del sistema que haya adquirido, indicar la siguiente informacin

Nombre que dar a la empresa (directorio), largo mximo 16 caracteres alfanumricos,luego seleccionar la base de datos bajo lacual manejar la informacin (slo versin ERP): MSDE o SQL (para ste ltimo dirjase al Apndice C y luego contine con esta

descripcin), seleccione el equipo que usar como servidor de la base de datos, seleccione en qu Pas desea crear la empresa.

Finalmente, seleccione la unidad en que desea generar la empresa y haga clic en el botn OK. Ver Figura N 1.

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Figura N 1

Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que

requerir para operar con la empresa en cuestin.

Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la Empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,Apartado Postal, Provincia, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del Representante Legal (RUT, Apellido Paterno, ApellidoMaterno y Nombre). Ver Figura N 2

Figura N 2

Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, traslo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.

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Importante al crear una empresa con Recursos Humanos.

Al crear una empresa en dicho sistema, Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mesuno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas.

Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto seactivarn o desactivarn distintas opciones del sistema.

Si por equivocacin Ud. cre la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin ParmetrosComportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que nocontar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.

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1.2 Seleccionando una empresa

Objetivo

Elegir la empresa donde desea trabajar.

Cada vez que usted ingrese al sistema o que elija la opcin Seleccionar, se desplegarn en pantalla los nombres de las empresas

que usted ha creado ("1.1 Creando una empresa"), para que elija aquella en que requiere trabajar.

Sr. Usuario:

En sistemas Pyme, slo permitir seleccionar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la

proteccin de Base de Datos.

Operatoria

Tras elegir la opcin Seleccionardel men Empresa o el botn Seleccionar desde la 3 Barra de Herramientas (verApndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de lasempresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.

Figura N 1

Paracambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drivey de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado.

Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de laempresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir.

De continuar, el sistema restringe el acceso solicitando el Usuario y la Password, de quin ingresar (Figura N 2), dando las

alternativas de seguir con el proceso a travs de OK, o cancelar con el botn Salir.

Figura N 2

Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos,

pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin (ver FiguraN 6).

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Importante al realizar un Cambio de VersinSi el sistema detecta que su empresa requiere de un cambio de versin, chequear si existen en la misma unidad, otras empresas

con este sistema que requieran ser actualizadas. Si existen ms empresas, el sistema consultar si desea actualizar adicionalmente

alguna de ellas, tal como se muestra en la siguiente pantalla: (ver Figura N 3).

Sr. Usuario:

Los cambios de versin podrn ser realizados slo por el usuario Softland.

Figura N 3

Al seleccionar el botn S, el sistema desplegar una nueva ventana con la lista de empresas existentes en la unidad de la empresa

original que contengan el sistema, y que no estn actualizadas a la versin del sistema, tal como se muestra en la pantalla de la

Figura N 4.Por el contrario, si selecciona el botn NO, el sistema realizar el cambio de versin slo a la empresa seleccionada inicialmente.

Figura N 4

La seleccin de empresas, podr efectuarla una a una haciendo clic a en la caja de chequeo que precede a cada empresa, o bien

seleccionar todas las empresas para realizar la actualizacin en forma masiva, haciendo clic a en el checkSelecciona todas lasempresas.Finalmente, deber digitar frente a cada empresa seleccionada la Password de usuario Softland de cada empresa, la cual ser

validada por el sistema para realizar la actualizacin.

Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones: OK, el cual permite dar inicio al cambio de versin

de las empresas seleccionadas y Salirel sistema actualizar slo la empresa que seleccion inicialmente.

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Sr. Usuario:Al realizar el cambio de versin en forma masiva, el sistema dejar en el rea de datos de la empresa inicial, un archivo HTML conel nombre XXActualizayyyymmdd.Html (donde XX corresponde a la sigla del sistema, yyyymmdd corresponde al ao, mes yda de la generacin del archivo).

Dentro de este archivo se listarn las empresas a las que se les efectu el cambio de versin. Si el proceso fue cancelado, el archivo

mostrar hasta la ltima empresa que se le ejecut el cambio de versin, incluyendo a la empresa donde se cancel el proceso, tal

como se muestra en la siguiente pantalla (Figura N 5):

Figura N 5

Al finalizar el cambio de versin se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de

trabajo (Captulo 3 en adelante), tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura N 6

Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a

la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password.

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1.3 Eliminando una Empresa

Objetivo

Permite eliminar el rea de datos (directorios y archivos) y la base de datos relacionada a la empresa.

Sr. Usuario:

En sistemas Pyme, slo permitir eliminar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la

proteccin de Base de Datos.

Operatoria

Tras elegir la opcin Eliminardel men Empresa, se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que esten uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.

Figura N 1

Una vez seleccionada la empresa a eliminar haga clic en el botn OK, tras lo cual se desplegar el siguiente mensaje. Ver Figura

N2.

Figura N2

Al optar porNo regresar a la pantalla anterior; de lo contrario al seleccionarSi (Yes) se realizar la eliminacin de la Base de

Datos seleccionada.

Si la Base de Datos se encuentra en uso por otro usuario, el sistema lo advierte a travs del siguiente mensaje:

El proceso de eliminar una empresa es exclusivo, y no debe haber ningn usuario conectado a la empresa.

Verifique que no tenga seleccionada la empresa y que no exista otro usuario conectado a ella.

Consideraciones:

Slo el usuario Softland puede eliminar una empresa, por lo que se solicitar Password del Usuario Softland de la empresaseleccionada.

Para empresas de tipo SQL Server solicitar el ingreso del Password del usuario principal del servidor de SQL.

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1.4 Respaldo/Recuperacin Base de Datos

Objetivo

Este proceso le permitir respaldar y/o recuperar bases de datos.

Respaldar Base de Datos, genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base dedatos, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da, fecha que obtiene el sistema desde Windows al momento de generar el respaldo.

Este archivo quedar almacenado en el rea de respaldos (...MSSQL\Backup).

Recuperar Base de Datos, recupera solamente los respaldos generados a travs del proceso Respaldo de Base de Datos,proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles.

Se solicita NO manipular el nombre del respaldo de la base de datos, esto porque NO ser reconocido como un respaldo

vlido. Slo sern recuperados los respaldos generados por los sistemas Softland.

Operatoria

Al seleccionar esta opcin, elija mediante el botn de opciones el proceso que desea llevar a cabo. Ver Figura N 1.

Figura N 1

Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salirpara abandonar el proceso.

Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin, el sistema desplegar la siguiente pantalla (ver Figura N 2).

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Figura N 2

En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta

seleccin se realiza eligiendo desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha

de cada campo.

Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3).

Figura N 3

Si Ud. est trabajando con un sistema Small Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con

un sistema Advance ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente.

El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutarpara dar inicio al proceso de

respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;Volverpara regresar a la pantalla anterior, o porSalirpara abandonar el proceso. Ver Figura N 4.

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Figura N 4

Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el reade respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd).

Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se

encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica.

Figura N 5

Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salirpara abandonarlo.

En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente

mensaje.

Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3.

Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

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Sr. Usuario:Es importante manejar un buen esquema de respaldo de informacin de losSistemas.

A modo de sugerencia, queremos exponer a continuacin un mtodo que usted puede implantar en su empresa con el objeto

de resguardar la informacin de sus registros.

El mtodo de almacenamiento de informacin abuelo, padre, hijo consiste en generar respaldos en medios magnticos

reciclables, los cuales se van reutilizando peridicamente, en el cual el primer respaldo se denomina Abuelo, el segundo sedenomina Padre y el tercero Hijo, de tal forma que el cuarto respaldo se utiliza el medio magntico denominado abuelo,

transformndose ste en Hijo, el denominado Padre se transforma en Abuelo y el denominado originalmente como Hijo, pasa

a denominarse ahora Padre.

Para graficar lo anteriormente expuesto se presenta el siguiente ejemplo:Con tres juegos de medios de almacenamiento (Cds, cintas, pendrives, etc) se realiza la siguiente rotacin.

Para tener asegurado sus datos con una poltica de respaldos, le sugerimos seguir el siguiente plan derivado del mtodo

Abuelo Padre - Hijo, el cual consta de 13 medios magnticos de respaldo, los cuales aseguran un eficiente mtodo de

respaldo por un perodo de 6 meses.

Este mtodo consiste en hacer un respaldo diario, el cual aplicando el mtodo abuelo- padre hijo, usted ir rotando los

medios magnticos, reutilizndolo en forma peridica, tal como se muestra en el cuadro N1.

De esta forma usted tendr un respaldo diario por una semana, reutilizando cada da el medio magntico del mismo da de la

semana anterior, quedando con un respaldo asegurado de 5 das hbiles seguidos.

Los das viernes se har el respaldo semanal, el cual se ir rotando cada 4 semanas, asegurando de esta forma 1 mes de

respaldo, hasta utilizar el medio magntico N 13. De esta forma se asegura 6 meses de respaldos.

Cuadro N 1

LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES

SEMANA 1 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5

















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A partir de la semana 25, usted podr repetir la secuencia sugerida, de tal forma de ir reciclando semanalmente los medios

magnticos a partir de la semana 1, tal como lo muestra el cuadro N 2.

Cuadro N 2

LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES






SEMANA 30 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6SEMANA 31 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 7










SEMANA 41 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 5SEMANA 42 Cinta N 1 Cinta N 2 Cinta N 3 Cinta N 4 Cinta N 6










Si usted no cuenta con medios magnticos reutilizables, podr realizar sus respaldos en otros medios, tal como son los CDs.Este medio tiene bajo costo y es de fcil utilizacin, por lo que en este caso se sugiere hacer respaldos diarios en este medio,

eliminando peridicamente los CDs antiguos, siempre tomando la precaucin de dejar un CD diario, uno mensual y uno

anual.Como medida de precaucin, se aconseja dejar una copia semanal, mensual y anual, en un lugar fsico distinto de donde

almacena los respaldos peridicos, de tal forma que ante cualquier eventual catstrofe en la empresa, usted contar con una

copia resguardada.

Una vez adoptada una poltica de respaldo, se recomienda que adopten adems, una poltica de restauracin semanal, es decir

que puedan verificar la integridad del medio, es decir que los respaldos realizados estn en ptimas condiciones, restaurando

los backup en un equipo test, el cual debe ser distinto al servidor de datos.

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Figura N 2

Esta pantalla muestra el nmero de usuarios conectados por sistema, adems si alguno de ellos est ejecutando un procesoexclusivo que bloquea la empresa, se muestra con a en la columna Bloqueado. Adems se muestran activos los siguientes

botones:

Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados a la empresa por los distintos sistemas. Al darclic enva el siguiente mensaje:

Seor Usuario:

Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios de todos los sistemas conectados a la

empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto

dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos.

Desea Continuar?

Este botn muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema seleccionado. Ver Figura N 3

Figura N 3

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Esta opcin muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema. Adems de la informacin, se

encuentran activos los siguientes botones:

Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados al sistema. Al

ejecutarlo, enva el siguiente mensaje:

Seor Usuario:

Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios del sistema

XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la

empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos

bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier

inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Este botn permite desbloquear un usuario conectado al sistema. Al ejecutarlo,enva el siguiente mensaje:

Seor Usuario:

Este proceso limpiar el registro que est grabado del usuario XXXXX del

sistema XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre

de la empresa) sin discriminar si est realmente conectado, por lo tanto

dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier

inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Regresa a la pantalla anterior.

Abandona el proceso.

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1.6 Instalar Datos Demo

Objetivo

Permite realizar la instalacin de los datos demo para MSDE.

Sr. Usuario:

- Para crear empresas Demo, necesita tener instalado el motor de bases de datos de Microsoft MSDE.

Operatoria

Tras elegir la opcin, el sistema desplegar un mensaje solicitando confirmar la creacin de una empresa de demostracin (Demo)

en su disco local. Al optar por continuar, se dar inicio al proceso de instalacin, crendose automticamente la Base de Datos y el

Area de Datos, Verificando adems las conexiones con diversas tablas que registra el sistema. Ver Figura N 1.

Figura N 1

El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de

respaldo de MSDE.

En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar lacontinuidad del proceso.

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1.7 Verificacin de Estructura de la Base de Datos

Objetivo

Permite al usuario verificar la estructura de la base de datos del sistema.

Operatoria

Se elige la opcin Verificacin de Estructura de la Base de Datos desde el men Empresa, tras lo cual se muestra en pantalla la

figura N 1, permitiendo el proceso de anlisis de estructura de base de datos que consta de las etapas de: Anlisis de Tablas, Vistasy Procedimientos de la de Base de Datos.

Figura N 1

Mientras se realiza dicha verificacin se va completando la barra que muestra el estado del proceso, el cual llegar a un 100 %. Enese momento se activar el botn Imprimir, que permitir sacar impreso el detalle de las Diferencias encontradas entre el modelode datos y la base de datos, un ejemplo de esto se representa en la figura N 2.

Figura N 2.

El resultado del informe podra o no presentar diferencias, en caso que stas existan comunquese con uno de nuestros

analistas de soporte para su evaluacin.

Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

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1.8 Muestra Estructura de la Base de Datos

Objetivo

Permite mostrar la Estructura de la Base de Datos que contiene las opciones de seleccin y matrices apropiadas para entregar la

informacin.

Operatoria

Al seleccionar la opcin Muestra la Estructura de la Base de Datos del men Empresa, el sistema presenta la siguiente pantalla (ver

figura N 1):

Figura N 1

En esta pantalla podr visualizar la Estructura de la Base de Datos por Tablas, Vistas y Procedimientos. En este casorepresentada en forma de Tablas (al lado izquierdo de la pantalla) y en columnas, la Estructura correspondiente a laseleccin (al lado derecho de la pantalla).

Se pueden seleccionar varias opciones para mostrar la misma informacin.

Las Combinaciones posibles para mostrar la Estructura de la base de datos como Tabla son:

Tabla Columna, como lo muestra la Figura N 1. Estructura de columnas. Tabla Indice, segn muestra la Figura N 2. Estructura de ndices. Tabla Llaves, representado en la Figura N 3. Estructura de llaves.

Las otras dos opciones son las siguientes:

Vistas, la estructura de la Base de Datos de Vistas es mostrada como aparece en la Figura N 4. Al elegir una Vista (allado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de columnas de la Vista.

Procedimientos, sta figura muestra la estructura de la Base de Datos de Procedimientos. Ver Figura N 5. Al elegir unProcedimiento (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de los parmetros del Procedimiento.

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Figura N 2

Figura N 3

Figura N 4

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Figura N 5

Botn Imprimir: Est activo en todas las combinaciones de Muestra de Estructura de la Base de Datos. En la Figura N 6 semuestra un ejemplo del documento que se podr imprimir al seleccionar este botn.

Figura N 6

Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

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1.9 Desinstalar Proteccin

Objetivo

Este proceso desinstala y desactiva la proteccin registrada va Internet, con el objeto de disponer de ella en una nueva instalacin

del sistema.

Importante:

- Este proceso slo podr ser ejecutado, seleccionando una empresa con el usuario principal Softland.- Slo estar disponible para equipos con conexin a Internet.

Operatoria

Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla solicitando indicar mediante el botn de opciones, si desea desinstalar laproteccin de la Base de Datos o del Sistema. Ver Figura N 1.

Figura N 1

Indicada la proteccin que desea desinstalar, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una

nueva pantalla. Ver Figura N 2.

Figura N 2

Dentro de esta pantalla, ingrese la clave de proteccin del Sistema o de la Base de Datos que desea desinstalar, la cual es sensitiva

a minsculas y maysculas y viene especificada en el folleto de claves que viene en el sobre del producto. Posteriormente

seleccione el botn OK, tras lo cual va Internet la aplicacin enviar a Softland la solicitud de desinstalacin, ste la recibir yretornar la respuesta indicando el resultado, el cual ser comunicado al usuario con un mensaje a pantalla. Ver Figura N 3.

Figura N 3

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1.10 Salida del Sistema

Objetivo

Permitir la salida desde este sistema al ambiente Windows, para desarrollar otra actividad.

Operatoria

Para llevar a cabo este proceso, seleccione la opcin Salir, del men Empresa o el botn Salir desde la 3 Barra de

Herramientas.

Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en

especial, el sistema confirma la salida.

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SEGURIDAD 2-1

2. SeguridadObjetivo

Administrar el control de ingreso de los usuarios a las distintas opciones de este sistema.A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema,

por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso.Los sistemas Softland, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:

La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa paraejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND).

La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales darpermisos de acceso a determinados procesos del sistema.

La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios. Cambio de password del Usuario Principal.

El proceso de Seguridad, se activa solamente cuando existe una empresa seleccionada.

Operatoria

Al seleccionar la opcin Seguridad o la flecha que aparece en el botn Llave , desde la primera Barra de Heramientas(Ver en Apndice B), se despliega un men de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura N 1):

Figura N 1

2.1 Permisos por Usuario

Objetivo

Crear usuarios que tengan acceso al sistema y a la vez asignarle los permisos necesarios para la operacin en los distintos procesos.

- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema.

- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password

estando; por ejemplo, en Cotizaciones y Notas de Ventas, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier

sistema Softland.

Operatoria

Al seleccionar la Definicin de Usuariopor primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios aUsuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario(mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre(PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez).

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2-2

Figura N 1

ImportanteSr Usuario:

Si su empresa es emisora de documentos electrnicos, deber indicar el Rut y E-mail de los usuarios autorizados para

la generacin y envo de documentos electrnicos.

El usuario Softland slo podr realizar consultas respecto a los DTE.

A continuacin se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme alo siguiente:

Carpeta Permisos

En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesosdel sistema.Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que stos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se

presenta a continuacin (que corresponde al sistema deInventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta:

Figura N 2

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SEGURIDAD 2-3

Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil:

Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario,sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema de Inventario y Facturacin, el digitador FranciscoFuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas

por otro digitador. Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un

Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentestendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del PerfilOperadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 2.2).

En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al ladoizquierdo de cada una de las alternativas:

Global: Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o comoparte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un en la columna "Asignado", podrn serrealizados por l.

Usuario: Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o variosprocesos del sistema.Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del

mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas deoperacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario.Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellasque sean elegidas irn apareciendo con un en la columna "Asignado".Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salirquedando el usuario con los permisoscorrespondientes.De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil,

para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales.

Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado,siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles.Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a

consultar.Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un en la columna"Asignado".

Carpeta Perfiles

Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definido los perfiles

correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 2.2).

A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dosventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3).

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Figura N 3

En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo2.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.

Asignacin de Perfiles

Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flechaque indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decirasigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.

Quitar Asignacin de Perfiles

Para quitar una asignacin de perfil al usuario, marque el perfil correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y seleccione elbotn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de perfiles, selecciona el botn con la doble flechaa la derecha.

Carpeta Firma

Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que puedaser incorporada en los documentos que lo requieran.

Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al

elegir la Carpeta General, el sistema accede dicho directorio.

Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho delcampo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario endefinicin.

La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4.

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2.2 Permisos por Perfiles

Objetivo

Crear perfiles basados en permisos de ingreso a procesos que son comunes a varios usuarios.

La nica persona autorizada a modificar los Permisos por Perfiles, es el Usuario Principal.

Operatoria

Al ingresar por primera vez a este proceso, se despliega la ventana Detalle de Perfiles, tal como muestra la Figura N 1. En ellaindicar el cdigo del perfil a crear (mximo 8 caracteres) y su descripcin (mximo 40 caracteres).

Dado que la forma de proceder ante este proceso es comn a cualquier sistema Softland, tomaremos como ejemplo el sistema

Inventario y Facturacin: Supongamos que todas las personas que estn autorizadas para generar Guas de Despacho,

pertenecern al perfil MGD, todos los que estn autorizados para generar las Facturas, pertenecern al perfil MFA y as

sucesivamente.

Figura N 1

Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:

Carpeta Permisos

En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en

definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frenteal proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un en seal de su seleccin.

Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas lasautorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente.

Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.

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SEGURIDAD 2-7

Figura N 2

Carpeta Usuarios

En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, unacon los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3).

Figura N 3

Asignacin de Usuarios a un PerfilPara asignar Usuarios al perfil, se elige el deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha queindica a la izquierda, borrndose automticamente el usuario de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".

El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los usuarios de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados"; es decir,asigna de una sola vez todos los usuarios al perfil en definicin.

Quitar Asignacin de UsuariosPara quitar una asignacin de usuario al perfil, se marca el usuario correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y seselecciona el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de usuarios, selecciona el botn conla doble flecha a la derecha.

Para dar por finalizado este proceso de "Definicin de perfiles", se selecciona el botn Salir, quedando el perfil con los usuarios ypermisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de perfiles (Ver Figura N 4) definidos,pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminarlos, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).

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Figura N 4

En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresandoel cdigo o la descripcin del perfil en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el

botn Aplicar.Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles.Para salir de este proceso se elige el botn Salir.

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SEGURIDAD 2-9

2.3 Permisos por Procesos

Objetivo

Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles.

La nica persona autorizada para dar permisos por proceso es el Usuario Principal.

Operatoria

Al ingresar a esta opcin se abre una ventana con la lista de procesos del sistema, donde tendr que sealar si la visualizacin seefectuar por Usuarios o por Perfiles, y si en ella tendr que aparecer slo los usuarios o perfiles con permisos asignados, o todos.Ver Figura N 1.

Figura N 1

Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir conlos perfiles o usuarios, donde el (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada.Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo se activar (aparecer) o sedesactivar (desaparecer).Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.

Procedimiento a seguir:

1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l.

Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede.2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso,haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado.

3. Finalizada la seleccin salga del proceso.

En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a laderecha del campo Mostrar slo con Permisos.

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2.4 Cambio de Password

Objetivo

Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios.En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto paramodificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opcin.

- La password puede ser modificada solamente al usuario que est activo al momento de elegir esta opcin. Para cambirselaa otro usuario, primero se debe activar el usuario deseado (Captulo 2.5 Usuario) y luego ingresarle la nueva password en

este proceso. (Un usuario est activo cuando aparece en la Barra de Estado que se despliega en la parte inferior de la

pantalla, ver Apndice A.3).

- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su

Password estando en Contabilidad y Presupuestos, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier sistema

Softland.

Operatoria

Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana con el nombre del usuario y se solicita la password original. Una vez que staes ingresada, el sistema pasa a solicitar la nueva password, la cual debe ser ingresada dos veces con el fin de verificar que seingres correctamente. (Ver Figura N 1).

Figura N 1

Al finalizar se podr optar por la alternativa OKpara que la nueva password quede registrada, o porSalir, para irse del proceso sincambiar la password.

El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.

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SEGURIDAD 2-11

2.5 Usuario

Objetivo

Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuariotenga asignados.Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla(Apndice A.3).

Operatoria

Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. VerFigura N 1.

Figura N 1

Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega enpantalla, y lo vuelve a solicitar.

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2-12

2.6 Definicin de Seguridad de Password

Objetivo

Mediante este proceso el administrador podr definir restricciones para la generacin de usuarios y password.

Operatoria

Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde deber parametrizar la siguiente informacin. Ver Figura N 1.

Figura N 1

Exige largo mximo de la Password, al seleccionar este checkbdeber indicar el nmero de caracteres (mximo 10).

Exige que la Password tenga los siguientes tipos de caracteres (debe seleccionar al menos 3), seleccione la caja de chequeobque preceden a los tipos de caracteres que desea considerar (letras minsculas, letras maysculas, nmeros y/o caracteres talescomo $ % = ?, etc.)

Cambio de Password, seleccionando la caja de chequeob que precede a cada opcin, podr indicar:- Obliga a cambiar la password la primera vez que el usuario entra a un sistema Softland.- El usuario deber ser obligado a cambiar su password cada N das, donde N es el nmero de das en que el sistema va a solicitarel cambio de password.- El usuario no podr repetir las N ltimas password utilizadas, donde N es la cantidad de veces en que el usuario no podr haceruso de sus password anteriores.- El usuario podr visualizar su password actual al momento de hacer el cambio.

Bloqueo de Usuarios, seleccionando la caja de chequeob que precede a cada opcin, podr indicar:- El usuario no podr acceder al sistema despus de N intentos fallidos, donde N es el nmero de intentos fallidos para que elusuario sea bloqueado por el sistema.- Los usuarios que no se han logeado en N o ms das sern bloqueados por el sistema, donde N es la cantidad de das para que elsistema detecte que usuarios no han usado su login.

Indicada la informacin, seleccione el botn Grabarubicado en la 2 Barra de Herramientas para que los cambios sean registradosen el sistema.

Slo se activar la seguridad de password al acceder a la opcin y grabar los datos correspondientes. De lo contrario, el

sistema seguir operando como antes.

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SEGURIDAD 2-13

El comportamiento del login estar ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.

Al presionarOK luego de ingresar el usuario y la password, el sistema chequear si el usuario se encuentra bloqueado, de ser asdesplegarn los siguientes mensajes dependiendo del motivo de su bloqueo y no se le permitir logearse.

Sr. Usuario:

Si se est logeando por primera vez, el sistema solicitar realizar el cambio de password, tal como se muestra a continuacin:

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Al presionarS, el sistema levantar la pantalla Ingreso de Password, al presionarNo, el sistema no se le permitir logearse.

Importante:

- El sistema validar que el nmero de intentos fallidos no supere el nmero ingresado en los parmetros. Si lo supera,

el usuario ser bloqueado y no se le permitir logearse.

- Si el usuario no ha realizado el cambio de password obligatorio dentro de los das especificados en los parmetros ser

bloqueado y no se le permitir logearse.

- Si el usuario no se ha logeado dentro del tiempo ingresado en los parmetros, el sistema lo bloquear y no se le

permitir logearse.

Luego de realizadas todas las validaciones y si el usuario logr logearse, el sistema actualizar la tabla usuarios con la fecha delsistema.

El comportamiento de la opcin Cambio de Password se encontrar tambin ligado a los parmetros ingresados en la opcinParmetros, men Seguridad.

Al digitar la nueva password y pasar al campo Repetir Nuevo Password, el sistema validar lo siguiente:Si el usuario se encuentra en esta pantalla porque se est logeando por primera vez, el sistema no le permitir salir de la opcinmientras no ingrese una password distinta a la asignada, tal como se muestra en el siguiente mensaje:

Al ingresar una nueva password, el sistema realizar las siguientes validaciones:

Si el largo mnimo de la password tiene un largo mayor al especificado en los parmetros, el sistema no permitir grabar ydesplegar el siguiente mensaje:

Si en los parmetros se exige una o varias de las siguientes condiciones: que la password contenga minscula, mayscula,nmeros y caracteres especiales se validar que se cumpla la condicin. De no cumplirse no permitir grabar y enviar elsiguiente mensaje:

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SEGURIDAD 2-15

Este mensaje ser paramtrico, dependiendo de las condiciones exigidas para la password en la opcin de Seguridad dePassword.

Si en los parmetros se exige que no se repitan las ltimas (nmero ingresado en los parmetros) password, el sistema validar quese cumpla esta condicin. De no cumplirse, no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:

Luego de realizar todas las validaciones el usuario podr grabar la nueva password.

Para desbloquear o bloquear un usuario se deber ingresar a la opcin Permisos por Usuario, donde se agregarn dos botones,bloqueo y desbloqueo de usuario. Si el usuario seleccionado se encuentra bloqueado, se informar mediante un mensaje en lapantalla sobre el motivo de bloqueo del usuario.

Icono parpadeanteque indica que elusuario se encuentrablo ueado.

Texto informativo sobre elmotivo de bloqueo delusuario.

El botn debloqueoslo se habilitarcuando el usuarioseleccionado noeste bloqueado.

El botn dedesbloqueoslo se habilitarcuando el usuarioseleccionado estebloqueado.

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2.7 Asigna Restricciones

Objetivo

Este proceso permite restringir el acceso de los usuarios a las distintas reas de Negocios y Cuentas Contables que registra el Plande Cuentas que maneja la empresa.El usuario que tiene restringido el acceso a una determinada Area de Negocios o a una Cuenta Contable no podr consultar y/oemitir informes asociados a ella.

Operatoria

Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana (ver Figura N 1), dividida en 2 carpetas, dentro de las cuales deber ingresar lasiguiente informacin.

Figura N 1

Carpeta Area de Negocio

Dentro de esta carpeta se despliegan las reas de Negocios manejadas por la empresa (Apndice D. Tablas). Para restringir lavisualizacin de un rea de Negocios a un usuario en particular, lo primero que deber hacer es identificarlo y seleccionarlo desdela lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario.Una vez indicado el nombre, posicinese en la columna Restringe, frente al Area de Negocios a considerar y haga doble clic, traslo cual el sistema dejar un en seal de Restringido

Carpeta Plan de Cuentas

Esta carpeta se encuentra activa slo en Contabilidad y Presupuestos.La manera de restringir un plan de cuentas se realiza de la misma manera que en la carpeta anterior, posicinese en la columnaRestringe frente al cdigo a considerar y haga doble clic para seleccionarlo.

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SEGURIDAD 2-17

Figura N 2

Para abandonar y dejar registrada la restriccin presione el botnSalir.

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2.8 Restricciones por Bodega

Objetivo

Restringe a un usuario el ingreso de documentos y emisin de Libro de Ventas en la las bodegas que le hayan sido restringidas.

Los informes y Consultas (excepto el Libro de Ventas) siempre podrn ser emitidos para todas las Bodegas. No existe

restriccin al respecto.

Operatoria

Para restringir la visualizacin de una Bodega a un usuario en particular, lo primero que deber hacer es identificarlo yseleccionarlo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Ver Figura

N 1.Una vez indicado el nombre del usuario, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las bodegas que maneja la empresa.Posicinese en la columna Restringe, frente a la Bodega a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una enseal de Restringido.

Figura N 1

Junto a la informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Salirabandona el proceso sin dejar registro, Guardargraba

los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro del sistema deInventario y Facturacin, en los cuales el usuario seleccionado no tendr acceso. Ver Figura N 2.

Figura N2

Si la empresa ha sido creada a travs del sistema de Puntos de Venta, en el listado de los procesos restringidos aparecern

tambin los procesos restringidos para el usuario en este sistema.

Seleccionando el botn Salir, regresar a la pantalla anterior.

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SEGURIDAD 2-19

2.9 Restricciones por Area de Negocio

Objetivo

Restringe el acceso a un usuario a las distintas reas de negocio que maneja la empresa.

Operatoria

El sistema despliega una pantalla solicitando indicar el usuario al cual le aplicar las restricciones, el nombre podr digitarlodirectamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campoUsuario. Ver Figura N 1.Indicado el nombre, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las reas de negocio que maneja la empresa.Posicinese en la columna Restringe, frente al Area de Negocios a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una en seal de Restringido, lo que significa que el usuario no podr acceder a esa Area de Negocios dentro de los procesos delsistema.

Figura N 1

Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro,Guardargraba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidospermite consultar los procesos dentro delos sistemas de Cuentas Corrientes Proveedores y Tesorera y Ordenes de Compra Softland, a los cuales el usuario no podracceder con el o las reas de Negocio restringidas. Ver Figura N 2.

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Figura N 2

Seleccionando el botn Salir, regresar a la pantalla anterior.

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SEGURIDAD 2-21

2.10 Restricciones por Caja

Objetivo

Restringe el acceso a un usuario a las distintas Cajas que maneja la empresa.

Operatoria

El sistema despliega una pantalla solicitando indicar el usuario al cual le aplicar las restricciones, el nombre podr digitarlodirectamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campoUsuario. Ver Figura N 1.

Figura N 1

Indicado el nombre, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las Cajas que maneja la empresa. Posicinese en lacolumna Restringe, frente a la Caja a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una en seal de Restringido, loque significa que el usuario no podr acceder a esa Caja dentro de los procesos del sistema. Ver Figura N 2

Figura N 2

Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro,Guardargraba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidospermite consultar los procesos dentro delsistema de Puntos de Venta Softland a los cuales el usuario no podr acceder en la o las Cajas restringidas. Ver Figuras N 3.

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Figura N 3

Los procesos en los cuales usted no podr usar ninguno de los cdigos seleccionados en el Sistema Puntos de Venta son:Definicin de Caja, Egreso de Caja, Ingreso de Caja, Consulta e Impresin Arqueo de Caja y Apertura y Cierre de Caja.

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SEGURIDAD 2-23

2.11 Consulta LOG de Transacciones

Objetivo

Permite consultar las tablas Log de transacciones y el detalle de stas con la configuracin de despliegue de esta informacinrespectivamente de los sistemas Softland.

Operatoria

Al ingresar este componente verificar la cantidad de tablas Log que tiene definido el sistema, en caso de tener ms de una semostrara el listado de opciones para que se defina cual se desea consultar, ejemplo:

Figura N 1

Al seleccionar el registro de transacciones que se desea consultar, se desplegar la pantalla con los filtros definidos para esta tablalog que ayudar al usuario realizar la bsqueda de un determinado registro. Ver Figura N 2.

Figura N 2

Luego de seleccionar los filtros deseados, seleccione el botn OK, tras lo cual se mostrar la informacin que cumpla con lascondiciones. Ver Figura N 3.

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Figura N 3

Seleccione la opcin Imprimir tabla ubicada en la parte superior de la pantalla, para enviar a impresin la informacin desplegada.

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SEGURIDAD 2-25

2.12 Auditora de E/S Procesos

Objetivo

Este proceso permite auditar la Entrada y Salida de los usuarios a los distintos procesos del sistema.

Operatoria

Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla en la cual deber indicar los filtros necesarios para efectuar laconsulta, tal como se solicita a continuacin. Ver Figura N 1

Figura N 1

Opciones de Consulta:

Sistemas: Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar el sistema a consultar, por defecto elsistema muestra el que est corriendo.

Procesos por sistemas: Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar los procesos de cada sistema, pordefecto el sistema muestra Todos.

Usuarios por sistemas: Muestra los usuarios autorizados de cada sistema para efectuar este proceso, por defecto el sistemamuestra Todos.

Rango de fecha a Auditar: Indique la fecha desde/hasta a considerar en la consulta, por defecto el sistema muestra la fecha

actual, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn .

Para continuar con el proceso, seleccione el botn Consultartras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

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Figura N 2

En ella, se desplegar la informacin con el resultado de la bsqueda, dependiendo de los filtros indicados: Sistema, ProcesoFecha de Entrada, Usuario, Hora de Entrada, Hora de Salida y Tiempo ocupado.

Sr. Usuario:

El sistema mostrar en la parte inferior de la pantalla, el tiempo total ocupado, dependiendo de los filtros indicados.

Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Volver regresa a la pantalla anterior y Excel permiteenviar el resultado del reporte a un archivo Excel, para poder desde ah aplicarle las funciones y opciones de formatocorrespondiente, junto con permitir hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.

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SEGURIDAD 2-27

2.13 Seguridad Sodatos MDB

Objetivo

Este proceso le permite a usted proteger y desproteger el archivo SODATOS.MDB con Password.El archivo SODATOS.MDB es utilizado por algunos procesos de los sistemas Softland para acceder a la informacin de la base dedatos en Consultas e Informes de manera eficiente.

Sr. Usuario:Esta opcin estar disponible slo para el usuario Softland, el que posee los permisos y privilegios para operar en este

proceso.

Operatoria

Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una pantalla (Figura N 1), donde se muestra el objetivo, ventajas y desventajasdel proceso.

Figura N 1

Importante:Si su empresa no est preparada para asignarle seguridad al archivo MDB, el sistema desplegar el siguientemensaje:

Seor Usuario:

Su empresa no est completamente preparada para poder asignarle seguridad al archivo

SODATOS.MDB, para poder realizar esta tarea se deben actualizar los siguientes mdulos con esta

caracterstica.

Sistemas

- Contabilidad y Presupuestos- Produccin- HelpDesk- Inventario y Facturacin- Cotizaciones y Notas de Venta

- Ordenes de Compra- Cuenta Corriente Proveedores y Tesorera- Recursos Humanos- Punto de Venta y Sucursales- Cuentas Corrientes Clientes y Cobranzas

Por favor contctese con su ejecutivo comercial para actualizar sus sistemas.

Al seleccionar el botn OK, se desplegar la pantalla de la aplicacin. Ver Figura N 2

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Figura N 2

Al seleccionar la opcin Colocar Password al Sodatos.MDB, deber ingresar la password de seguridad, el sistemasolicitar confirmar la password por segunda vez.

Seor Usuario:

La password debe ser mayor o igual a 8 caracteres alfanumricos y menor o igual a 10.

Importante:Si el usuario Softland tiene asignada una password distinta a la que los sistemas configuran por defecto, de ser as, serecomendar cambiar esta password para que la proteccin tenga una verdadera validez, esto es en caso que sea motorSQL Server y no MSDE, tal como se muestra a continuacin:

Seor Usuario:

Para que la proteccin de su informacin sea realmente efectiva es altamente recomendable cambiar la password del

usuario Softland en SQL, de no hacerlo, un usuario podr continuar ingresando a la Sodatos va una copia anterior al

cambio de la Sodatos:MDB.

Desea cambiar la Password del Usuario Softland en la Base de Datos?

Si elige SI, el sistema pedir la password que se cambiar en el SQL Server dos veces para mayor seguridad, luego al darAceptar

, se realizar el cambio de la password y adems revincular el sodatos.mdb pues con esta accin se pierden losvnculos.

Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn Aplicar Cambios para aplicar y grabar los cambios indicados.

Finalmente, el sistema desplegar un mensaje confirmando el xito de los cambios, entendindose que se efectuaron las dos tareasque se seleccionaron, ingreso de password al archivo sodatos.mdb e ingreso de una nueva password al sql server con el fin de

proteger efectivamente la seguridad del sodatos.

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SEGURIDAD 2-29

Al seleccionarQuitar password al SODATOS.MDB, el sistema enva un mensaje informando los riesgos a los que estexpuesto al dejar sin password este archivo, tal como se muestra a continuacin

Seor Usuario:

Usted va a quitar la proteccin de password al archivo sodatos.mdb, con lo cual se permitir el ingreso a su Base de

Datos a travs de este archivo, sin ninguna restriccin.

Est seguro?

El sistema solicitar confirmar la eliminacin. Una vez confirmar deber seleccionar el botn Aplicar Cambios paragrabar los cambios y eliminar la password al archivo.

Al seleccionarGenerar MDB Vinculado, el sistema solicitar al usuario el nombre del archivo a crear y la ruta fsica endisco donde quedar tal archivo MDB, lo cual podr realizar a travs del botn . Este archivo contendr todas lastablas de la empresa a excepcin de las de seguridad y procesos propios de los sistemas Softland, tal como lo muestra lasiguiente imagen:

Figura N 3

Junto con indicar el directorio, se habilitarn en pantalla las opciones grabar con Password o sin Password..

Si elige grabar con password, se le habilitaran dos campos para ingresar la contrasea y la confirmacin de ella. Si elige sin password se deshabilitarn los campos de ingreso de password.

Sr. Usuario:

El sistema informar a travs de un mensaje si el archivo seleccionado ya existe, solicitando que sea reemplazado para

continuar con el proceso, de lo contrario no podr generar el archivo.

Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Aplicar Cambios para dar inicio con el proceso, tal como se muestraen la siguiente pantalla:

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BASES 3-1

3. BasesObjetivo

Permitir la definicin de una serie de antecedentes bsicos, que sern requisito necesario para el correcto funcionamiento de estesistema.

Dentro de estos antecedentes se encuentran: Parmetros, Definicin datos de la empresa, formatos de impresin para las Ordenes

de Compra y Guas de Ingreso.Sr. Usuario:

El proceso Convertir Base de Datos, est disponible slo en versin ERP.

Operatoria

Al seleccionar esta opcin se presenta un submen de bajada que muestra a modo de opciones, los distintos procesos que desdeaqu podrn ser llevados a acabo y cuya aplicacin se describe a lo largo de este captulo:

3.1 Parmetros

Objetivo

A travs de esta opcin podr llevar a cabo la creacin de los parmetros utilizados por el sistema, en base al Manejo de Centros deCosto, reas de Negocio y Ordenes de Compra Tipo, adems de la definicin para la Aprobacin de Ordenes de Compra y de los

Niveles de Descuentos.

Operatoria

Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla (Figura N 1) dividida en 2 carpetas, la cual presenta los parmetros en mododesactivado y junto a ella se presenta la 2 Barra de Herramientas, donde slo estarn activos los botones Modificary Salir. Estosignifica que para llevar a cabo la definicin de dichos parmetros tendr que seleccionar el botn Modificar y efectuar lasdefiniciones correspondientes para posteriormente elegir el botn Salir.

Figura N 1

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3-2 Ordenes de Compra

Carpeta Datos Generales

Maneja Centros de Costo: A travs de este parmetro podr sealar si la empresa manejar Centros de Costo.Al activarlo se presentan en pantalla los campos de Niveles de Centros de Costo, donde tendr que sealar elnmero de Niveles en que se manejarn y su largo en cada uno de ellos.Para ingresar informacin en cualquiera de ellos, tendr que hacer clic en el campo respectivo y luego ingresar elnmero, ya sea de niveles o de largo del segmento.El nmero mximo

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