Manual Otdv2

7/21/2019 Manual Otdv2

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Manual de usuario

Preparacin digital de envos masivos


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Bienvenido al manual de usuario Chilexpress para

preparacin digital de envos masivos de sobres y encomiendas.

Este documento le ayudar a realizar correctamente el proceso de ingreso

masivo de datos a travs del nuestro Portal Empresas,de modo que valide

la cobertura origen / destino de tus envos, normalice las direcciones de

acuerdo al formato establecido por Chilexpress y pueda imprimir y pegar

etiquetas con cdigo de barra y datos dedestino en cada una de sus piezas.


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CONTENIDOS

ImprimirEtiquetas

SeleccioneHorario

Direccinderetiro

Edicindeerrores

Cargade datos

Ingreso al sistema

Acceso a envos masivos

Operacin del sistema:


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Ingresoal sistema

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Para poder hacer uso del sistema de PreparacinDigital de Envos, es necesario que usted ingrese anuestro portal Chilexpress en lnea.(www.chilexpress.cl/portalempresas).

En la pantalla de ingreso usted deber completar

ciertos datos dependiendo del nmero de usuario que usted sea. Este nmero se lo asignar eladministrador de la cuenta empresa Chilexpress.Para el caso de los usuarios con Tarjeta de ClienteChilexpress (TCC) los datos requeridos son lossiguientes:

RUT de la

empresa

Contraseadel usuario

Usuario que realiza

la preparacin de envos

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Acceso a envos masivos

OT Digital

Existen dos modalidades de uso: Individual y Masivo.Cuando ingrese al portal, ubique la seccin OTDigital,y seleccione la opcin que desea utilizar (Eneste caso, envo masivo).

Seleccionar el nmero de TCCAntes de cualquier accin que desees realizardentro del portal, debers seleccionar el N deTCC a la cual se realizar el cargo del envo.

Es el documento que acompaa al envo. Posee uncdigo de barra cuyo nmero permite hacer suseguimiento. Se genera automticamente desde lapgina Web de Chilexpress (www.chilexpress.cl),cuando realiza el registro de sus envos a travs deOrden de Transporte en Lnea.

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Operacin del sistema

Una vez dentro del sistema y ya elegido elnmero de TCC donde se carga el envo, puederealizar el proceso de ingreso masivo de datos atravs de nuestro Portal Empresas.

Dentro del Portal, puede validar la coberturaorigen / destino de sus envos, determinar losservicios disponibles, normalizar las direccionesde acuerdo al formato establecido porChilexpress e imprimir y pegar etiquetas concdigo de barra y datos de destino de cada unade sus piezas.

A continuacin siga atento a estos5 simples pasos:

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Si no tienes un documento Excel puedesdescargar una versin plantilladesde el CONOEXCEL que est en la tercera opcin Archivo Excel.

Cargadedatospaso01

En esta seccin debe ingresar los parmetros bsicos del envo, como son la localidad/comuna deorigen, el correo electrnico donde recibir una notificacin de finalizacin del proceso y el archivoExcel que contiene todos los datos de las piezas a enviar.

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Cargadedatospaso01

Para completar los datos del archivoExcel debe ingresar la informacinenlas casillas correspondientes,considerando especialmente lossiguientes datos obligatorios:

01Producto

Se refiere a si su envo es sobre, valija o encomienda.Este dato se puede ingresar como nmero:1 = Sobre, 2 = Valija 3 = Encomienda.

Tambin puede ingresarlos con sus iniciales:(S,V,E) onombre completo:(Sobre, Valija o Encomienda).

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En este ejemplo, el producto

seleccionado es VALIJA, ya quela opcin descrita es lanmero 2.


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Cargadedatospaso01


02Servicios

Se refiere a los tiempos de entrega. En este caso slopuede usar nmeros para especificar el servicio quedesea obtener:

1 = Ultra Rpido2= Overnight3 = Da hbil siguiente4= Da hbil Subsiguiente

5= Tercer da hbil6= Internacional7= Hasta 8 das11= Entrega da sbado12= On/Prioritario20= Carga Expresa Local (Ripley)21= Carga Expresa Nacional (Ripley)

30= Overnight Logstica40= Retorno Artculo51 = Carga Expresa Nacional52= Cena

60= Distribucin Capilar61= Verificacin de domicilio62= Venta Spot63= Entrega da sbado64= Distribucin E-Commerce65= Carga Area Logstica

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En este ejemplo, el Servicio seleccionado esel correspondiente a la opcin 3, es decir

Da hbil siguiente.


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Cargadedatospaso01

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06Destino/Comuna: Se refiere a la comuna en donde llegar eldespacho.

Destinatario: Se refiere al nombre de la persona a quin vadirigido el envo.

Calle: Se refiere al nombre de la calle de destino. En esta opcin

tambin puede incluir la direccin completa en una sola casilla(ambas formas son aceptadas por el sistema):

*El datoComplemento tiene como mximo 20 caracteres y enl debe estar contenida la informacin necesaria que puedamarcar la diferencia en poder realizar la entrega.

Nmero: Se refiere al nmero de la direccin de destino.Recuerde que este dato tambin puede estar incluido en lacasilla Calle del documento Excel.


Es recomendable llenar la mayorcantidad de informacin en la

planilla para facilitar la entrega.

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Calle Nmero *Complemento Modalidad

Marchant Pereira 2965 ENEA, Local 1 Actual


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Las siguientes columnas de la plantilla de OT digital, son opcionales y se deben completarslo en caso de ser necesario.

INFO Adicional

Valor (servicio COD)Agrupada*

Total Piezas

Pieza Numero

Empresa

Destinatario Secundario

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02

06

03

07

04

*Los datos de agrupacin de piezas slose deben completar en caso que tenganun grupo de piezasa mismo destino y

deseen identificarlas.

Cargadedatospaso01


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Cargadedatospaso01

Una vez completado el Excel y guardado en alguna carpeta de su computador debe hacer lo siguiente:

Seleccionar del listado la localidad de origen, es decir,el lugar desde donde realizar el envo.

Escribir la direccin de correo electrnicoal cual

desea se le notifique de los avances del proceso.

Hacer clic sobre elbotn examinarpara buscar, dentrode su PC, el archivo Excel con los datos del envo.

Cuando haya establecido los parmetros bsicos, hagaclic en el botnCargar Archivo para dar inicio al procesode validacin.

La validacin considera una serie de procesos internos realizadoscompletamente en lnea, es por ello que, dependiendo de lacantidad de datos(filas) que haya enviado en el Excel, es eltiempo que tomar el procesamiento del archivo.

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Cargadedatospaso01

Las validaciones en lnea que el sistemacontempla son los siguientes:

Formato de los campos: columnas del Excel.

Largos de los campos: de acuerdo al formatodefinido para archivos de datos.

Destinos/Comuna: con cobertura vigente deChilexpress.

Productos: correspondiente aSobre, Valija oencomienda.

Servicios: disponibilidad respecto al origen,destino y producto seleccionado.

Direcciones: validacin de consistencia entrecalle, nmero y comuna. Una vez que los datos se hayan cargado y el sistema los hayavalidado, se visualizar unaConfirmacin de Formato

Recuerde que la informacin debe estar contenida en la pgina 1del archivoExcel, ya que est es la que tomar el sistema para validar la informacin.

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paso

02

Esta seccin permite realizar en lnea, las correcciones que el sistema haya detectadode acuerdo a lasvalidaciones que se han realizado en el paso anterior.

Para saber que error fue detectado por el sistema,basta que usted posicione el puntero del Mousesobre el nmero de fila que desea revisar y enbase a un cuadro de texto se le indicar losproblemas detectados para esa lnea en particular.

Si usted desea hacer una correccin del registromarcado como con error, basta que haga clicsobre el icono de lpiz de la fila que deseacorregir y aparecer la pantalla de Edicin del

registroen donde usted podr realizar lacorreccin requerida.

Edicindeerrores

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Edicindeerrorespaso02

Una vez que ha realizado la correccin, haga

clic sobre el botn Validar Informacin.Si lacorreccin ha sido exitosa, aparecer unmensaje indicando esta situacin.

En la ventana de Edicin del registro, asegresede colocar los datos correctamente. El sistemaindicar que datos estn errneos mediante unmensaje al inferior de la pantalla.

Haga clic en el botn Aceptar y ver como elregistro pasa a formar parte de los registros sinerror, descontndose de las Piezas Cargadascon Error.Tenga en cuenta que los errores

deben ser corregidos obligatoriamente.

Una vez que haya corregido los errores graves,podr confirmar los registros haciendo clic en

el botn Confirmar Registros.

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Direccinderetiropaso03

En esta seccin deber seleccionar la direccin en donde se realizar el retiro,si usted ya tiene asociadasdirecciones a la TCC se le desplegarn las direcciones registrada con anterioridad.

Este paso es Opcional, en caso de no

requerir programar el retiro en el instante oal ser un cliente con retiro habitual yaprogramado pase el paso siguiente.

Podr agregar nuevas direcciones,eliminar o modificar alguna existente.

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Seleccindehorariopaso04

Una vez que haya seleccionado ladireccin en donde se generar elretiro, debe seleccionar laJornada

AM/PM y la hora disponible.

En esta seccin deber seleccionar el horario en que desea que se haga el retiro. Recuerde que si esun cliente con retiro habitual, no requiere confirmar el horario cada vez que suba una OT digital.

En caso de no existir disponibilidad (daen que se est ejecutando la carga masiva),se puede seleccionar da hbil siguiente.

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paso

04

Al confirmar el registro aparecer inmediatamente en

otra ventana el manifiesto en PDF a imprimir con lacantidad de destinos que se ingresaron en el archivoExcel indicando la OT PADRE en la parte superior y laOT HIJASal lado de cada cdigo de barra.

Generacindecertificado y manifiesto

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paso

04

Para el portal empresa se debe tener en cuenta que esnecesario permitir las ventanas emergentes,ya quede lo contrario no permitir desplegar las ventanas delcertificado, manifiesto ni impresin de etiquetas.

Generacindecertificado y manifiesto

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Impresinde Etiquetas Papel carta o Averypaso

05

En esta seccin usted podr confirmar la totalidad o un subconjuntode los registros que cargo desde su archivo Excel.

Todos los registros vienen desmarcados paraser confirmados, si desea que alguno de losregistros no sea considerado en el envo

basta que usted no lo marque.

En este ltimo paso si no cuenta con etiquetadoraChilexpress, tendr 5 modalidades de impresinde etiqueta en impresoras normales en papeltamao carta o *Avery(5160, 5161, 5162 y 5163).

Adems de identificar la pieza para Chilexpress,

permite rotular sus sobres o encomiendas con lainformacin de nuestra Orden de Transporte (OT)y los datos del destinatario.

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*Averyes una etiqueta adhesiva con distintosformatos que dependen de la cantidad de etiquetasque se pueden imprimir en una hoja tipo carta.


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Imprimirmanifiestos y etiquetaspaso05

Si es un cliente con Etiquetadora Chilexpress, el proceso es por medio del Certificado de Envo, quegenerara de manera automticas las etiquetas Chilexpress en la etiquetadora. En caso que no cuente conetiquetadora, existen las siguientes opciones:

Impresin Papel Carta: Al escoger estamodalidad se genera un PDF a modo de vistaprevia para su posterior impresin, seleccionado el

botn de impresin (impresora normal).

01 02 Impresin Avery: Como segunda alternativa tienela impresin en formatoAvery.

EnPosicin primera etiqueta,debe indicar laubicacin en donde desea que comience laimpresin de las etiquetas, por defecto indicar 1.

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Imprimirmanifiestos y etiquetaspaso05

Al hacer clic en el botn Finalizar, vuelve a lapgina inicial de Chilexpress en Lnea.

Paralelo a esta operacin, recibir un correoelectrnico de respaldocon el resumen de loenviado, indicando el nmero de OT Padrequepodr consultar en el mismo Chilexpress en Lnea.

Una vez que seleccione la alternativa deimpresin Averyse genera la vista en PDFpara su posterior impresin.

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Requerimientos del Sistema

Explorador recomendado: Google Chrome

Se debe forzar el ingreso a la pgina Weben el

explorador, netamente por temas de seguridad.Al momento de generar el manifiesto o archivo deimpresin en formato Papel Carta o Avery, se

desplegar el respectivo mensaje de descarga.

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paso

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Para ms informacin, contctenos en [email protected] llmenos al 600 2000 102

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