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El OBJETIVO principal de las Conferencias Multiestacas Especiales para la Juventud (EFY) es proporcionar un clima de revelación, donde los jóvenes y los jóvenes lideres adultos solteros puedan fortalecerse en sus esfuerzos de VENIR A CRISTO

Misión de logística:

Es proveer de todos los materiales, alimentos y recursos necesarios para la realización de las CMEJ de manera correcta a tiempo y de calidad, con el mejor de los espíritus y un gran deseo de servicio

Organigrama

Director de Sesión

Administrador de Logística

Inscripciones

Publicidad

Salud

Alimentos

Materiales

Instalaciones

Seguridad

Hospedaje

Manual de Logística Para conferencias CMEJ

Los 11 consejos básicos para el éxito en logística

Recordar que el Señor confía en nosotros en cada llamamiento Ser sabios en el uso de los fondos sagrados Eliminar de toda negociación intereses personales Cumplir con las recomendaciones de la Iglesia en el uso de fondos Seguir las mejores practicas de negocios con los clientes y proveedores Tomar todas las decisiones en los comités correspondientes Planear con anticipación todas las necesidades Escuchar los consejos de los miembros de los comités de Logística Encontrar a los miembros adecuados para servir en estas asignaciones Recuerde trabajar en todo el programa bajo un presupuesto y hay que

respetarlo Lo mas importante, aprender a trabajar en equipo y ser multifuncional


Administrador de Logística: Se siguiere que los Directores de Sesión, busquen a sus Administradores de Logística y sea un matrimonio con el cual puedan establecer una excelente armonía en el trabajo, ya que es de suma importancia el Espíritu que exista entre ambos. Los administradores deben de crear un equipo de matrimonios con los cuales puedan trabajar en armonía y establecer excelente comunicación, aunque trabajan atrás del telón y no inter actúan con los jóvenes participantes, son un apoyo y trabajamos un paso delante de cada actividad, sin embargo se busca que también todos ellos sean parte de las experiencia espirituales que viven los jóvenes. Esto se logra en las capacitaciones que se les da antes de la conferencia, que conozcan sus asignaciones completamente y al final de cada día, antes de los rondines de seguridad se tenga una pequeña reunión de evaluación del día que termino y revisar sus asignaciones para el día siguiente, un pequeño devocional con ellos y agradecerles por todo su trabajo, escuchar sus ideas , sugerencia y contestar sus preguntas.


Administrador de Logística: Es muy importante que hasta donde se pueda ellos puedan disfrutar del espíritu de la conferencia, ejemplo: permitirles que el jueves este un matrimonio en cada salón de los testimonios y así ellos serán fortalecidos y verán los milagros en la vida de su hijos. Pedimos que durante el inicio como al final de la conferencia se les pueda dar las gracias a todos los hermanos de logística y ellos salgan con el mejor de los espíritus de la conferencia.

Alimentos:

Este grupo de personas son las encargadas de la alimentación de todos los participantes en cada CMEJ, es de suma importancia que sigan los siguientes consejos para asegurase que los jóvenes reciben una alimentación, balanceada, suficiente y a tiempo durante toda la semana. Son los encargados de buscar proveedores que califiquen profesionalmente para asegurar un buen servicio y no presentemos problemas de enfermedades entre los participantes Deberán de reunirse con los proveedor y explicarle el programa con detalles para que ellos puedan saber de las necesidades especificas de los alimentos, los horarios, cantidades y lo importante de la puntualidad, para que no se afecte la conferencia y aprovechar para saber de su experiencia sus capacidades y del equipo con el que cuentan. Analizaran los presupuestos de cada uno de ellos y se tomara la mejor propuesta después de analizar las ventajas con cada uno de ellos Aconsejamos consideren las siguientes puntos para poder cotizar lo mismo con los proveedores:

Alimentos: El menú a cotizar por los proveedores debe ser el mismo El proveedor debe de aceptar nuestras condiciones de pago, es valido un anticipo de hasta el 50% y el otro 50 al final del evento Debe indicar si incluye los desechables o no los esta incluyendo Deberá darnos precios finales con IVA ya que necesitaremos una factura por

sus servicios Nos debe permitir ajustar la cantidades de alimentos solicitados a mas tardar

el lunes que comienza la conferencia Debe permitirnos poder ver sus procesos de preparación en el momento que

lo solicitemos Deberá cumplir con los estándares mas altos posibles de acuerdo a las

instalaciones No deberemos comprometer ninguna cantidad con los proveedores hasta que

el comité se haya reunido y se tome la mejor decisión Pedir por escrito su propuesta y con fecha limite para poder revisarlo con

tiempo Debe presentar su propuesta de la siguiente manera y poder comparar los

diferentes propuestos La experiencia nos ha enseñado que es bueno que a los jóvenes se les de un

cilindro para que tomen suficiente agua durante toda la semana

Alimentos :

Proveedores Desayuno Comida Cena Banquete Pizza Box Lunch

Proveedor 1 30 35 30 55 35 25

Proveedor 2 35 30 23 50 35 29

Proveedor 3 40 35 30 55 40 32

Proveedor 4 28 33 25 55 33 26

Con toda esta información se puede tomar la mejor decisión como comité y hacer un trato con el mejor proveedor, se recomienda que el menú sea revisado por un nutriólogo y verifique que esta balanceado de acuerdo a las actividades que realizaran los jóvenes. Una vez tomada la mejor decisión se puede tramitar el anticipo con el proveedor seleccionado

Sábado Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Comida para Staff y Logística

Desayuno para Staff y Logística

Desayuno para Staff y Logística

Desayuno para todos los participantes




Box Lunch para todos

los Asistentes

Cena para Staff y Logística

Comida para Staff y Logística

Box Lunch para todos los

participantes

Comida para todos los participantes




Cena para Staff y Logística

Cena para todos los participantes




Banquete para todos los participantes

Refrigerio para todos los participantes


Noche de Pizzas para todos los participantes



Agua y dulces para el baile

Agua y dulces para el baile

Alimentos : Este es un cuadro de las necesidades de alimentos durante la conferencia, si identifica alguna otra necesidad favor de incluirla en este cuadro.

Alimentos: También debe de considerar darles un pequeño refrigerio antes de irse a dormir, deben de tener agua y desechables para los bailes del martes y viernes Deberá de buscar un proveedor para prepara un box lunch para el lunes y otro para el sábado para todos los participantes, ya que no se contemplo tiempo para preparar y servirles de un desayuno y una comida, este alimento se entrega el lunes a la hora de las inscripciones y el sábado por la mañana al despedir a los jóvenes a sus casas. Se sugiere un sándwich, torta, jugo, una fruta , una barra nutritiva, debe ser fácil de preparar y no de un precio muy alto.

Inscripciones: Este equipo debe de comenzar su trabajo lo antes posible ya que hay una fecha limite de inscripciones y se desea que todos los jóvenes tengan la oportunidad de inscribirse y participar de cada CMEJ. Debe conocer la meta de cada estaca y ayudarlos para que se logre la meta Debe tener acceso a la pagina, con un usuario personal, dado por el

administrador de logística Podrá exportar la base y mandar reportes a los lideres para dar seguimiento a

las metas establecidas Debe revisar la base, para que no existan nombres duplicados , con errores o

registros con información incompleta Debe poder reportar el numero exacto de los jóvenes que asisten a sus sesión Podrá visitar los barrios y estacas para invitar a los jóvenes a inscribirse Ser invitado a mutuales, charlas de padres e hijos y contestar preguntas del

proceso de inscripciones Debe contestar los correos electrónicos que manda en su Misión y ayudar a los

jóvenes con sus dudas Favor de entrar a la pagina oficial www.efy-mexico.org y podrás inscribirte

siguiendo los siguientes pasos

http://www.efy-mexico.org/



Inscripciones: En esta pagina deberán inscribirse todos los jóvenes que desean participar

y todos los Adultos Solteros que desean ser consejeros, esto aplica para los 2 tipos de programas

Inscripciones: Una vez que entras a la pagina oficial www.efy-mexico.org. Lo primero que debes escoger es la Misión a la que perteneces de las listas de abajo, si no sabes, pregunta a tu Obispo y el te indicara tu Misión, continua con el llenado que te piden




Inscripciones: al entrar a esta pantalla, solo deberás seleccionar Jóvenes si tienes entre 14 y 17 años y Consejeros es para los Adultos Solteros que desean inscribirse

Inscripciones: En esta pantalla, solo debes de escribir el nombre del barrio donde perteneces, si no eres miembro pregunta a quien te esta invitando a que barrio debes de inscribirte y sigue las instrucciones de la pantalla

Inscripciones: aquí deberás de seleccionar el barrio que perteneces a tu Estaca, todos los que salen en la consulta se llaman igual, hay que tener cuidado al seleccionar el correcto, si no eres miembro, pregunta al Obispo que te entrevistara los nombres de tu barrio y Estaca que debes de usar

Inscripciones: Una vez que llegas aquí, deberás llenar todo este formato con los datos que te va pidiendo, notaras que el barrio seleccionado ya aparece, en ese campo ya no escribas nada, asegúrate que llenas todos los campos, son importantes, la edad la calcula el sistema de acuerdo a tu fecha de nacimiento.

Inscripciones: si eres miembro debes de capturar tu numero de miembro, si no lo sabes favor de pedirlo al secretario de tu barrio, si no eres miembro selecciona NO SUD y no te pedirá este dato, se tan claro y especifico en estas preguntas tanto como sea necesario

Inscripciones: termina de llenar el formato y recuerda que la información es confidencial y la usaremos solo para poder atender tus necesidades, nunca serán un impedimento para asistir al programa, al terminar dar clic a registrarse y anota tu clave de registro asignado

Inscripciones: felicidades, has terminado tu registro, anota tu clave de registro en un lugar seguro y puedes usarlo para hacer correcciones o para imprimir tu carta responsiva si la pierdes, esta clave la usas en la pagina de inicio para entrar a tu registro.

Inscripciones: imprime tu carta y busca la firma de tus padres y de tu Obispo, consérvala para entregarla el día que llegas a la conferencia y quede registrada tu asistencia.

Salud: Favor de buscar a Médicos y enfermeras totalmente profesionales y pedirles que nos apoyen con su tiempo durante la semana de CMEJ. Deberán estar alertas todo el tiempo para atender a los jóvenes y poder evitar que un accidente se convierta en una situación grave. Sugerimos lleven una bitácora de los jóvenes atendidos y así poder tener una respuesta a los padres o lideres de lo recomendado o recetado para cada joven. Utilizar los servicios de los paramédicos que están en la ambulancia, para balancear el trabajo en la atención a los jóvenes Contar con un botiquín básico y de ahí ir autorizando el medicamento que se requiera comprar Establecer una relación con una farmacia para poder proveer de la medicina y al final autorizar la factura. Saber a que hospital y con que persona se podrá contactar por si es necesario canalizar un joven que presente un cuadro que amerite hospitalización y avisara a sus padres y Obispo de esta decisión. Debe conocer la base de datos de datos en la pagina oficial e identificar las enfermedades mas graves y mas delicadas con que vendrán los jóvenes y los consejeros y tener el medicamente básico para cualquier emergencia

Salud: El Doctor encargado, deberá de tener un plan para trasladar a cualquier participante que lo amerite al hospital mas cercano y mas seguro para ser atendido y tener al tanto al Director de Sesión, a los padres y Obispo del miembro hospitalizado. Antes de comenzar la conferencia deberá de asegurarse que se emite la póliza de seguro donde se incluya a todos los jóvenes, adultos solteros y adultos que participan y queden asegurados durante toda la semana. Todos los comprobantes y facturas deberá ser a nombre de la Iglesia para que sean cubiertos o reembolsados por la compañía de seguros.

Transporte: Una vez que se identifica el lugar para realizar la conferencia , hay que identificar las necesidades de cada Estaca para que se trasladen sus jóvenes al lugar. Hay que entrar en contacto con los Presidentes y empezar a coordinar la cantidad de camiones que cada Estaca necesitara, el lugar de partida y un líder por camión como responsable. Hay que entrar en contacto con empresas que presentan este servicio y poder pedir cotizaciones por escrito a fin de hacer un cuadro comparativo y contratar los servicios de la mejor empresa. Todas las empresas deberán contar con una póliza de seguro vigente para cada camión, los choferes deben tener licencia y en los casos necesarios contar con placas federales para circular en las autopistas. Se sugiere no comprometer los fondos de la Iglesia hasta que se tenga el cuadro comparativo, lo revise el comité de logística y se tome la mejor decisión. Proceder a realizar un contrato con la empresa seleccionada y tramitar el pago de un anticipo para asegurar el servicio de los camiones para las fechas y lugares solicitados.

Transporte: Con un cuadro como este, se puede decidir cual es la mejor opción. También se pueden usar las empresas que las Estacas usan cuando viajan a los Templos , ya se tiene mucha experiencia con varias de ellas, los Presidentes de Estaca ya tienen Esta información.

Proveedores Punto 1 Punto 1 Punto 3 Punto 4 Punto 5 Punto 6 Punto 7

Compañía de Transporte núm.. 1

9,000.00 7,500.00 7,000.00 6,500.00 6,000.00 5,500.00 5,000.00


8,500.00 7,000.00 6,500.00 6,000.00 5,500.00 5,000.00 4,500.00


9,500.00 8,000.00 7,500.00 7,000.00 6,500.00 6,000.00 5,500.00

Publicidad: Se sugiere a alguien con mucho animo y deseos de poder generar ideas para que todos tengan la información necesaria , cuando, donde y como pueden inscribirse tanto jóvenes como adultos solteros. Deben tener acceso a los archivos de las imágenes del lema y del programa para poder realizar poster, volantes , separadores o trípticos que sean necesarios y buscar la mejor manera de hacerlos llegar a todos los interesados. Deben tener acceso a la pagina oficial www.efy-mexico.org y poder poner noticias de capacitaciones, reuniones de los comités y cualquier información que deben de compartir con todos los involucrados. Establecer un plan de distribución de la publicidad, para que a lo largo de los meses los jóvenes vayan recibiendo la información adecuada A En los meses de nov y dic imprimir poster para invitar a inscribirse a todos en la pagina oficial B Mandar un calendario de capacitaciones para todos los adultos solteros que deseen ser consejeros C Motivar a las estacas a que tengan programas, charlas donde se reúnan los padres e hijos y se hable del programa y se contesten dudas del programa D Dar a conocer el lugar a realizar la conferencia y motivar a los jóvenes a cumplir con la fecha de cierre de inscripciones.




Publicidad: E Se puede mandar una impresión en formato de tarjeta postal para cada joven que participara donde se detallan las cosas que deben de traer a la conferencia, se sugiere una para las señoritas y otra para los jóvenes. A continuación algunos ejemplos de estas ideas. F Diseñar y mandar a imprimir las mantas que se requieren, como Bienvenidos, Servicios médicos, mesa de soluciones, materiales, carteles para las clases

Publicidad: Debes de traer tu carta responsiva firmada Tus Escrituras Folleto “Para la Fortaleza de la Juventud” Folleto “Mi Deber a Dios” Útiles para escribir (lápiz, bolígrafo, marcador, ) Credencial de identificación (Por ejemplo: credencial del colegio, u otro que te identifique) Ropa de domingo (camisa blanca , zapatos de vestir y corbata, para 2 días o traje si tienes) Ropa deportiva: 3 pantalones y 4 playeras Medicinas que se estén tomando. Recuerda traer una chamarra o impermeable Protector solar / Repelente de insectos Corte de pelo de acuerdo a las normas de la Iglesia Toalla, Bolsa de aseo (cepillo dental, pasta dental, peine, shampoo) Ropa de Cama (almohada, sabana, cobertor) Cámara de fotos (opcional) No se permitirá el uso de teléfonos celulares , tampoco MP3, iPod, consolas portátiles, iPad ( si hay necesidad de comunicarse con nosotros tendremos líneas fijas, (555963-3981; 551069-0968; 3067-4500 ext 1371,

Debes de traer tu carta responsiva firmada Tus Escrituras Folleto “Para la Fortaleza de la Juventud” Folleto “Mi Progreso Personal” Útiles para escribir (lápiz, bolígrafo, marcador, cuaderno) Credencial de identificación (Por ejemplo: credencial del colegio, u otro que te identifique) Ropa de domingo (vestido, o falda con blusa, de acuerdo a las normas de la Iglesia, zapato de vestir) Ropa deportiva: 3 pantalones y 4 playeras Ropa para el Baile de Gala, de acuerdo a las normas, no es necesario vestido largo, recuerda no traer escotes, minifaldas, tirantes y evita traer tu pelo teñido de colores Medicinas que se estén tomando. Recuerda traer una chamarra o impermeable Protector solar / Repelente de insectos Toallas Bolsa de aseo (cepillo dental, pasta dental, peine, shampoo) Ropa de Cama (almohada, sabana, cobertor) Cámara de fotos (opcional) No se permitirá el uso de teléfonos celulares, tampoco MP3, iPod, consolas portátiles, iPad ( si hay necesidad de comunicarse con nosotros tendremos líneas fijas, 555963-3981; 551069-0968; 3067-4500 ext. 1371,

Materiales: Esta asignación es de suma importancia para el éxito de la conferencia, deberán de contemplar todos los materiales que se requieren durante toda la semana, es muy importante conocer al detalle el programa y la agenda por día y si es posible por hora. Deberán buscar una bodega donde poner todos los materiales y llevar un control e inventario de todos los materiales que salen y entran a fin de e vitar se pierda material importante, como megáfonos, radios, micrófonos, etc. Hay que contar con el apoyo de los hermanos de logística ya que desde el sábado se requiere empezar a preparar los kits del material que se entrega a los JAS y a los jóvenes el lunes que llegan, se sugiere que solo un matrimonio sea el encargado de esta área. Deben de trabajar con todos los consejero directores para conocer sus necesidades con mucha anticipación y poder analizar las necesidades , comprar lo que ellos piden para realizar las actividades. Hay que tenerles el material de cada actividad con anticipación y conocerlos a ellos y entregar el material solo al consejero director responsable de la actividad para evitar atrasos y confusiones entre los miembros del staff.

Materiales: Estas son las principales actividades a realizar, podrían identificar otras necesidades, favor de incluirlas en esta agenda .

Sábado Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

Ubicar Bodega Pan y agua para los servicios

Mesas, letreros para inscripciones kits para los participantes

Sonido y micrófono para Charla con el Director




Registrar todo lo recibido

Sonido para las capacitaciones

Sonido para la orientación

Micrófonos y materiales para las clases

Material para compartir el Evangelio

Material para Actividad de Hombres y Mujeres Jóvenes

Actividad de servicio

Separar material para Kits y colocar las mantas en su lugar

Materiales para juegos de noche de hogar

Material para los maestros

Materiales para Estandartes y concurso de porras, juegos

Equipo para el programa Espectáculo de variedades

Kits de DVD Llévatelo a casa

Material para letreros de Bienvenida

Sonido para el Bailes, vasos, agua y dulces

Equipo para el programa musical

Sonido para el Bailes, vasos, agua y dulces

Seguridad: Esta asignación vela por la seguridad de todos los participantes y debe asegurarse que solo se encuentren en las instalaciones las personas que tienen una asignación especifica en la conferencia, realmente solo deberán de encontrase en las instalaciones el personal del Staff del Director de Sesión, los jóvenes participantes y los hermanos de logística. Estas son algunas sugerencias para el matrimonio encargado de esta asignación, sin embargo todos los hermanos de logística forman parte de este comité y participan bajo la dirección del encargado. Deben de preparar un rol de turnos con todos los matrimonios y de esta manera durante la noche cuidar que todos los participantes y adultos solteros puedan descansar por la noche, esto es de suma importancia ya que deben descansar suficiente y estar listos para el día siguiente. Asigna los radios de comunicación al Director de Sesión, a los coordinadores, a cada consejero director y a cada matrimonio de logística, hay que asegurarse que se carguen cada noche y entregarlos al final de la conferencia .

Finanzas: La persona encargada de las finanzas se instruyo que hasta donde sea posible el Secretario de la estaca agente sea esta persona, de esta manera será muy fácil y muy fluidos los gastos , si no es posible esto el hermano de finanzas debe conocer de las políticas de la Iglesia y de como llevar el control de un presupuesto. Ningún comité debe de gastar hasta que este aprobado y este hermano este enterado, deberá instruir a todos los hermanos de logística de los requisitos para obtener una factura, según la cedula de la Iglesia. deben de entender que la Iglesia paga el IVA en sus transacciones aunque es mas caro, pero requerimos de una factura original, buscar proveedores que nos la den. Las facturas que se manden a las oficinas de la Iglesia para su pago directo deben llevar la firma del Director de Sesión, del Administrador de logística y del encargado de las Finanzas. Para un mejor control de los pagos, favor de seguir el instructivo del departamento de finanzas y establecer una buena comunicación con los hermanos en Tecamachalco. Del presupuesto global, hay que descontar las compras en Mexico, desde donde se mandaran los siguientes artículos para cada conferencia, esta es la lista de las compras globales:

Finanzas: Compras Globales: Manuales de participantes y consejero de CMEJ El combo de DVD , llévatelo a casa Playeras para consejeros, participantes y logística Pulseras de identificación y de recuerdo Carta de la Presidencia de Área Separador de Presidente Thomas S. Monson Pluma Credencial y gafete de consejero Póliza de seguro Mochila

Compras Locales: Alimentos (desayuno, comida, cena, pizza, banquete, refrigerio) Renta de camiones Publicidad, mantas Dulces baile de martes y viernes Material para estandartes, Material para limpieza Radios de comunicación, megafonos

Finanzas: Compras Locales: Material para actividad de servicio Agua potable Materiales para juegos de noche de hogar, Juegos con las porras Medicina, ambulancia Materiales para los maestros Sonido y micrófonos Domos si es necesario Renta de sillas , mesas, manteles Papelería de oficina Estas son las mas significativas, seguramente identificaran mucha mas compras pequeñas y deberán de contemplarlas dentro del presupuesto

Cuenta con un presupuesto local, Las compras locales también aplican para este programa En el calculo de los alimentos, hay que eliminar los desayunos, box lunch del

sábado y los refrigerios de toda la semana, planear la pizza para la cena del miércoles para no eliminarla.

El concepto del transporte se sugiere hacerlo por medio de los miembros El concepto de hospedaje no se usa, solo en los casos donde la distancia no lo

permita los jóvenes de alguna unidad se podrán quedar con las familias de miembros, en estos casos cuidar que nunca se duerman dos personas en la misma cama.

Las sesiones son en la mejor capilla de las estacas participantes. Todos los días empieza a las 9: 00 a.m. y terminan a las 9:00 p.m. Se realizan mas de una sesión, el comité decide cuantas sesiones tendrán

El programa de Quédate en casa:

El baile del viernes no tiene que ser formal. Para la limpieza – se podrá asignar a hermanos de los diferentes barrios para

que venga diferente grupo cada noche para dejar limpio para el día siguiente. Pedir a los consejeros que instruyen a los participantes a que ayuden a

conservar limpio el edificio no tirando basura y recogiendo la basura que encuentran.

Los baños necesitan atención adicional durante el día. Otros podrían venir durante el día para proporcionar esta atención.

Posiblemente seria necesario rentar sanitarios portátiles, si el número de jóvenes lo requiere.

Debe haber un buen control de la entrada y salida de los jóvenes y otras personas.

Cada consejero/a debe reportar tanto en la mañana como en la noche, a los participantes de su grupo que no están presentes.

El programa de Quédate en casa:

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