MANUAL DE INTERVENTORA Y SUPERVISIN

MANUAL DE INTERVENTORA Y SUPERVISIN

DE LA PERSONERA DE BOGOT D.C. ADOPTADO MEDIANTE

RESOLUCIN No. _________

DEFINICIONES

Objeto de la Interventora.

El objeto de la Interventora consiste en supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos o convenios celebrados.

Definicin de Interventora

La Interventora es la verificacin, coordinacin y control realizado por una persona natural o jurdica, a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato, llmese de servicio, consultora, obra, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidacin definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios contenidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios.

Definicin de Interventor y/o SupervisorInterventor: Es la persona natural o jurdica, no vinculada laboralmente con la Personera de Bogot D.C., y que ejercen funciones administrativas y/o tcnicas, siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. Supervisor: Servidor pblico vinculado a la Personera de Bogot D.C, que tiene por objeto vigilar, controlar y coordinar la ejecucin, as como la prestacin de servicios derivados de la suscripcin de un contrato, convenio, llmese de servicio, consultora, obra, compra, suministro, etc., de cualquier otra forma contractual que no requiera especficamente de interventoras externas.La designacin del Interventor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora y/o supervisin. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al interventor y/o supervisor deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones.

Funciones genricas del interventor y/o supervisor

Vigilar que las partes cumplan lo pactado en el contrato Suscribir las diferentes actas

Elaborar la ficha tcnica del contrato

Hacer el seguimiento y dejar constancia escrita de la forma como se est cumpliendo el contrato, dentro de los trminos sealados en el mismo

Recomendar a las partes los ajustes o modificaciones que requiera el contrato en trminos de plazos, cumplimiento o cualquier otro aspecto que modifique lo pactado inicialmente, lo cual debe ser por escrito y bajo su propia responsabilidad.

Objetivos:

Cules son los objetivos de la Interventora y/o supervisin.

a) Controlar y vigilar: Es el objetivo ms importante y se materializa ejerciendo durante la ejecucin del contrato una verificacin eficaz, oportuna e imparcial sobre el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato por parte del contratista, con el fin de constatar si la ejecucin se ajusta o no a lo pactado.

b) Colaborar: El Interventor y/o Supervisor, es un representante de la Personera de Bogot D.C., que colabora junto con el contratista en la realizacin de los fines de la contratacin estatal y que sin renunciar a sus obligaciones y responsabilidades, busca coadyuvar en la ejecucin del contrato, manteniendo siempre su independencia frente al contratista.

c) Exigir: Cuando durante el desarrollo del contrato el Interventor y/o Supervisor encuentre que el contratista no est cumpliendo a cabalidad con las obligaciones derivadas del contrato, exigir al mismo el estricto cumplimiento de las clusulas pactadas y tiene la obligacin de utilizar todos los mecanismos de orden contractual y legal para garantizar el adecuado y oportuno cumplimiento del contrato por parte del contratista.

d)Prevenir: El Interventor y/o Supervisor como representante de la Personera de Bogot D.C., debe prevenir los riesgos y circunstancias que durante el desarrollo del contrato puedan afectar su normal ejecucin e impedir que se genere responsabilidad para la Personera de Bogot, por causas imputables a la Interventora y/o Supervisin, a la administracin y, por lo tanto, deber adoptar los correctivos y formular los requerimientos escritos que considere necesarios al contratista, con el fin de prevenir eventuales incumplimientos por parte del mismo y de esta forma garantizar el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

e) Evaluar o verificar: Durante el desarrollo del contrato, el Interventor y/o Supervisor deber efectuar evaluaciones peridicas, para determinar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, por parte del contratista y verificar los plazos, la calidad de los materiales o elementos para determinar los niveles de cumplimiento, adoptando los correctivos necesarios para evitar los incumplimientos e igualmente de ser necesario proponer soluciones a los problemas presentados, bajo el entendido que como Interventor y/o Supervisor dentro del marco de sus funciones debe ser proactivo en aras de garantizar la ejecucin del objeto contratado.

f) Solicitar: El Interventor y/o Supervisor podr formular solicitudes escritas al contratista, para que se ajuste a lo pactado y subsane de manera inmediata cualquier inconsistencia que pueda afectar la normal ejecucin del contrato, pudiendo el Interventor y/o Supervisor dentro de esta facultad solicitar desde la prrroga, modificacin o adicin del contrato, hasta la imposicin de una sancin por incumplimientos del contratista.

DE LA SUPERVISINDefinicin de Supervisin

La supervisin es la verificacin, coordinacin y control realizado por un servidor pblico, a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato, convenio, llmese de servicio, consultora, obra, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidacin definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios contenidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios.

Objeto de la Supervisin El objeto de la supervisin, consiste en controlar, verificar, observar, examinar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos, convenios y rdenes contractuales celebrados por la Personera de Bogot D.C.

Definicin de SupervisorSupervisor: Servidor pblico vinculado a la Personera de Bogot D.C, que tiene por objeto vigilar, controlar y coordinar la ejecucin, as como la prestacin de servicios derivados de la suscripcin de un contrato, convenio, llmese de servicio, consultora, obra, compra, suministro, etc de cualquier otra forma contractual que no requiera especficamente de interventoras externas. La designacin del Supervisor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Supervisin. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al supervisor deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones.

Los soportes legales y documentales que debe tener en cuenta el interventor y/o supervisor para el cumplimiento de sus funciones u obligaciones, son: los establecidos en la Constitucin Poltica de Colombia, los principios de la Contratacin Estatal contenidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 del 2008 y dems normas reglamentarias en la materia, el pliego de condiciones, actas, propuesta, clusulas del contrato. La decisin de designar un supervisor o si se contrata una Interventora externa, la efecta el Ordenador del Gasto dependiendo de la complejidad del contrato y la capacidad operativa de la Personera de Bogot D.C., para ejercer o no dicha supervisin.

Aspectos tcnicos y administrativos de la supervisin.

Objetivo: Supervisar, controlar y verificar la ejecucin fsica del contrato, convenio u orden contractual y los criterios de administracin, de acuerdo con el objeto del mismo, los pliegos de condiciones, y la propuesta. Funciones de los supervisores:

1. Sujetarse al cronograma de ejecucin pactado en el respectivo contrato, convenio.

2. Exigir al contratista la ejecucin idnea y oportuna del objeto y las obligaciones contratadas.

3. Informar al ordenador del gasto cualquier fenmeno que altere el equilibrio econmico o financiero del contrato a fin de que se estudie la situacin y se adopten los mecanismos tendientes a actualizar o revisar los precios, en caso de ser procedente.

4. Exigir que la calidad de los bienes y servicios contratados se ajusten a los requisitos mnimos previstos en las normas tcnicas obligatorias y a las caractersticas y especificaciones estipuladas en el contrato, convenio.

5. Verificar la entrega de los bienes, obras, servicios, y en general del objeto y las obligaciones contratadas, suscribiendo el acta de recibo correspondiente (junto con el Almacenista, segn el caso) o certificacin del ingreso del objeto contratado al Almacn General de la Personera de Bogot D.C., expidiendo las constancias de recibo a satisfaccin de la prestacin del servicio.

6. Dejar constancia del correcto funcionamiento de los bienes entregados e instalados por el Contratista, cuando la requieran, segn la naturaleza de los bienes objeto del contrato, convenio.

7. Llevar el control sobre la ejecucin y cumplimiento del objeto contratado e informar al ordenador el gasto cualquier, situacin e irregularidad deficiente del cumplimiento, con la debida fundamentacin a fin de que el mismo imponga los correctivos o sanciones a que hubiere lugar.

8. Emitir concepto y recomendacin a la administracin sobre la conveniencia de prrrogas, modificaciones, adiciones al contrato, convenio, con diez (10) das de anticipacin al vencimiento del plazo y/o duracin del contrato, convenio.

PARGRAFO: La solicitud de adicin en tiempo y/o valor debe: estar justificada jurdica, tcnica y econmicamente por el supervisor. Cuando la solicitud de adicin sea nicamente en tiempo, el supervisor, deber manifestar por escrito al ordenador del gasto, que el contrato se encuentra soportado financieramente.

9. En aquellos contratos en que se requiera rendir informe mensual para el pago, el supervisor deber remitir al ordenador del gasto los informes respectivos del mes vencido.

10. Suscribir el acta de iniciacin del contrato, convenio, una vez le sea comunicada por parte del ordenador del gasto, remitiendo copia a dicha Direccin para los efectos correspondientes.

11. Informar y exponer los motivos o causas por las cuales deba suspenderse o terminarse el contrato, convenio, por lo menos con diez (10) das de anticipacin a la suspensin o terminacin al ordenador del gasto con el fin de que se proceda a elaborar y suscribir el acta correspondiente.

12. Solicitar al ordenador del gasto, en los trminos de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y dems Decretos Reglamentarios la liquidacin del contrato, en los eventos en que se requiera. Para el trmite respectivo, informar al ordenador del gasto, los pagos efectuados al contratista, los saldos a favor del mismo, la entrada a almacn de los bienes adquiridos, y el estado de cuenta expedido por la Direccin Administrativa y Financiera de la Personera de Bogot D.C.

13. Informar al ordenador del gasto cualquier evento que altere o modifique las condiciones pactadas en el contrato, a fin de que se estudien y proyecten los actos respectivos para firma de las partes.

14. Abstenerse de suscribir documentos y dar rdenes verbales al contratista que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato, siendo de competencia de quien suscribe el mismo, para lo cual debern informar lo pertinente al ordenador del gasto a fin de que se proyecten y tramiten los actos respectivos.

15. Abstenerse bajo su exclusiva responsabilidad, de permitir la iniciacin de la ejecucin del objeto contratado antes de la fecha indicada en la respectiva Acta de Inicio.

16. Cualquier divergencia que se Ilegare a presentar entre el Supervisor y el Contratista, deber ser puesta en conocimiento de quien suscribe el contrato en nombre y representacin de la Personera de Bogot D.C., a fin de que se dirima por este.

17. Las dems sealadas en el contrato, Convenio, en la ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decretos reglamentarios o en disposiciones especiales.

18. Para el cabal y efectivo cumplimiento en las funciones sealadas en el presente acto el supervisor deber suscribir los oficios de requerimiento al contratista que considere del caso, remitiendo copia al ordenador del gasto para los fines a que haya lugar.Funciones del Supervisor en el aspecto legal

1. Informar por escrito sobre la materializacin de las causales de terminacin, modificacin e interpretacin unilateral, para proceder a la aplicacin de estas o a la terminacin bilateral del contrato, con ocasin de la suscripcin del contrato, llmese de servicio, consultora, obra, compra, suministro, etc.

2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, convenio, cuya informacin servir de sustento para la posible aplicacin de multas.

3. Verificar la aprobacin de las plizas y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelacin del saldo adeudado a la terminacin del contrato.

4. Dar rpida y oportuna informacin a los organismos de control, los superiores jerrquicos y organismos competentes.

5. Exigir peridicamente al contratista la presentacin de los contratos de trabajo, las planillas de afiliacin y pago al sistema de seguridad social en salud, pensiones y parafiscales, seguro de vida o pliza colectiva (cuando a ello hubiere lugar), recibos de pago de salarios y prestaciones sociales y dems conceptos para con sus trabajadores, durante la ejecucin del contrato y antes de su liquidacin.

Informes del supervisor.

Corresponde al supervisor, en cumplimiento de una de sus funciones, preparar informes de supervisin tanto en lo relativo a la ejecucin fsica como a la ejecucin financiera, soportados con los datos con ocasin de la suscripcin de un contrato, convenio, llmese de servicio, consultora, obra, compra, suministro, etc., los cuales debern quedar registrados en los formatos o papeles de trabajo.Controles.

Objetivo del Control: Establecer con rapidez y facilidad eventuales inconvenientes que se puedan presentar durante la ejecucin del contrato, convenio para aplicar las medidas correctivas que sean necesarias, tendientes a que se cumplan los principios de Economa, Eficiencia y Eficacia que establece el rgimen de contratacin previsto en la Personera de Bogot. Los controles del interventor y del supervisor pueden ejercerse sobre:

El presupuesto

Los costos.

La programacin.

Los materiales.

La mano de Obra.

Herramientas y equipo.

Los aspectos financieros

Los aspectos legales

La calidad

La cantidad

Son bsicos para el ejercicio de un buen control:

1. El proceso de toma de datos. Aqu cobran especial utilidad los papeles de trabajo que el Interventor y/o supervisor debe llevar para tomar los datos bajo criterios idnticos.

2. El proceso de informacin para determinar cantidades ejecutadas en el perodo y el acumulado, siempre bajo las mismas unidades de medida y finalmente, el comparativo entre lo ejecutado y lo programado.

3. El Anlisis de resultados. Aqu el interventor o el supervisor, empieza a proponer acciones correctivas, preventivas o simplemente registra su conformidad.

4. La Toma de decisiones. Las decisiones suficientemente soportadas sirven para que los diferentes niveles adopten decisiones frente al desarrollo contractual.

5. El control ser tcnico, financiero o de legalidad, segn el aspecto que se pretenda controlar, se constituye en un soporte fundamental para el proceso de Interventora y/o supervisin, el ejercicio del control interno y el mismo ejercicio del control fiscal posterior.

Recibo de Bienes y Servicios Contratados

El recibo y aceptacin de los bienes y servicios contratados se realizar de conformidad con las especificaciones y caractersticas estipuladas en el contrato, convenio, y dentro de los trminos all sealados.

Al recibo de los mismos se efectuar la verificacin correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripcin del bien o servicio.

En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se proceder a su devolucin, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontacin del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas.

Liquidacin del Contrato

El interventor y/o supervisor deber elaborar el proyecto de liquidacin definitiva a la terminacin del contrato dentro de los plazos establecidos para este efecto.

De conformidad con lo establecido en los artculos 60 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el artculo 11de la Ley 1150 de 2007: de acuerdo con el cual: La liquidacin de los contratos se har de mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerdan las partes para el efecto. De no existir tal trmino la liquidacin de realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin el acto administrativo que ordene la terminacin o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendr la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 136 de C.C.A.Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidacin, la misma podr ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos aos siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 136 del C.C.A. Los contratistas tendrn derecho a efectuar salvedades a la liquidacin por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidacin unilateral solo proceder en relacin con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

En todo caso, el interventor y/o supervisor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidacin del mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo contractual. Es por esto que el interventor y/o supervisor es el funcionario que debe realizar toda la inspeccin y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deber presentar informe final ya tratado en precedencia, anexo al acta de liquidacin, la cual deber contener: el objeto del contrato, el plazo de ejecucin del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el da de la aprobacin de la garanta nica, los datos de las adiciones, la informacin relacionada con las prrrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o bienes recibidos. Responsabilidades del Supervisor

El Supervisor responder fiscal, Disciplinaria, Civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actuacin contractual en los trminos de la Constitucin y la Ley.

Los supervisores debern tener en cuenta las inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones establecidas en la constitucin y la Ley.

La Personera de Bogot D.C., se abstendr de designar como Supervisor a quien se encuentre en situacin de conflicto de inters definido, ticos y de conducta que pueden afectar el servicio imparcial y objetivo de la Supervisin.

Responsabilidades del Interventor:

El Interventor responder fiscal, disciplinariamente, Civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actuacin contractual en los trminos de la Constitucin y la Ley.

Los interventores debern tener en cuenta las inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones establecidas en la constitucin y la Ley

La Personera de Bogot D.C., se abstendr de contratar o designar como Interventor para la ejecucin de sus obras o proyectos, a quien se encuentre en situacin de conflicto de inters definido, ticos y de conducta que pueden afectar el servicio imparcial y objetivo de la interventora.

Responsabilidad Disciplinaria.

La responsabilidad disciplinaria se hace extensiva a los empleados, ex-empleados, interventores, supervisores, particulares que ejerzan funciones pblicas en lo que tiene que ver con stas o que administran recursos pblicos, quienes deben responder cuando incurran en faltas disciplinarias por accin o por omisin en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o funcin, con ocasin de ellos o por extralimitacin de funciones.

La Ley 734 de 2002, contiene el Cdigo Disciplinario nico como cuerpo orgnico que consagra las prohibiciones, impedimentos, inhabilidades, incompatibilidades y violacin al rgimen de conflicto de intereses, para los particulares que ejerzan funciones pblicas.

Responsabilidad Fiscal.

El objeto de la responsabilidad fiscal es el resarcimiento de los daos ocasionados al patrimonio de la Personera de Bogot D.C., como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestin fiscal (quienes manejen recursos pblicos o cumplan funciones pblicas), mediante el pago de una indemnizacin pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la entidad.

La responsabilidad fiscal se declara a travs de un proceso de responsabilidad fiscal entendido como el conjunto de actuaciones adelantadas por la Contralora Distrital, para el caso de los funcionarios de la Personera de Bogot D.C., que actan como supervisores y as mismo con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los particulares que cumplan funciones pblicas o manejen y administren bienes de la Personera de Bogot D.C., cuando en ejercicio de la gestin fiscal o con ocasin de sta, causen por accin u omisin y en forma dolosa o culposa, un dao al patrimonio de la Personera de Bogot D.C.

DESIGNACIN:

Designacin de la interventora y/o supervisin del contrato

La decisin de designar un supervisor o si se contrata una interventora externa, la efecta el ordenador del gasto dependiendo de la complejidad del contrato y la capacidad operativa de la Personera de Bogot D.C., para ejercer o no dicha supervisin.

Cuando se designa un supervisor debe quedar designado explcitamente dentro del Contrato o mediante oficio.

Cuando se designa un interventor externo se debe realizar el trmite de contratacin respectivo cumpliendo con requisitos establecidos en el Estatuto de Contratacin, Ley 1150 de 2007, Decreto 2025 de 2009, Decreto 2474 de 2008 y normas que lo adicione, modifique o complemente.

No se puede iniciar la ejecucin de un Contrato sin la designacin de un interventor y/o supervisor.

Perfil del Interventor y/o Supervisor

La interventora y/o supervisin puede ser ejercida directamente por la Personera de Bogot D.C., a travs de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan actividades administrativas y/o tcnicas o contratados exclusivamente para realizar determinada o determinadas interventoras, siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designacin se informar por escrito a quien habr de ejercerla.

La designacin del interventor y/o supervisor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora y/o supervisin. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al interventor y/o supervisor deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones.

La interventora y/o supervisin implica una posicin imparcial, por lo tanto, en la interpretacin del contrato y en la toma de decisiones la Interventora y/o Supervisin debe cumplir con los objetivos de aspectos detallados a continuacin. a) Aspectos tcnicos: Se encaminan a verificar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas del contrato, el correcto y adecuado desarrollo de los trabajos bajo las normas tcnicas aplicables y el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y procesos tcnicos a cargo del contratista.

b) Aspectos administrativos: Van dirigidas a velar por el cumplimiento del contrato, segn los documentos, procedimientos y plazos establecidos y supervigilar el avance de los trabajos para que se desarrollen segn las normas legales vigentes, el contenido del acuerdo de voluntades, el cronograma y el presupuesto previamente aprobados. Vigilar adems la existencia, suficiencia y vigencia de las garantas y dems obligaciones contractuales y legales.

c) Aspectos financieros: Van dirigidas a efectuar el control de los aspectos financieros, contables y presupuestales del contrato, a travs del seguimiento de todas las actuaciones de contenido econmico que se lleven a cabo en desarrollo del contrato.

d) Aspectos legales: Estn dirigidas a que el interventor y/o supervisor verifique el cumplimiento de las normas que regulan la actividad contractual, las normas que rigen a la Personera de Bogot y las condiciones o estipulaciones contractuales, que garanticen la seguridad jurdica y el cumplimiento de los fines de la contratacin estatal.

e) Aspectos ambientales y sociales: El Interventor y/o Supervisor, dentro de esta funcin, de ser procedente, deber verificar el cumplimiento de las normas y aspectos ambientales del proyecto o contrato a ejecutar.

Documentacin empleada en la Interventora y/o supervisinEl Interventor y/o supervisor debe consultar permanentemente el contrato motivo de su Interventora y los documentos necesarios para ejercer sus funciones.

Documentacin de soporte en la Interventora y/o supervisin. Copia del contrato.

Pliegos de condiciones.

Memorias de clculo.

Planos y fotografas.

Memorandos de campo con observaciones al contratista.

Correspondencia cruzada.

Bitcora de Interventora.

Notificaciones.

Aprobacin de materiales.

Especificaciones de herramienta, maquinaria y equipo adecuado, segn el objeto del contrato y pliegos de condiciones.

Actas de liquidacin

Actas de inicio.

Actas de pago.

Reclamaciones formales del contratista.

Certificados de disponibilidad y registro presupuestal.

Solicitud de ampliacin de trminos por parte del contratista.

Actas de acuerdo.

Informes de programacin y seguimiento.

Aspectos de la Interventora

Desde los siguientes tpicos se pueden medir los alcances de la Interventora:

Tcnico, financiero, administrativo y legal; para lo cual el interventor y/o supervisor deber ceirse a:

1. Pliego de condiciones: Contiene las reglas del proceso de contratacin, el objeto, presupuesto, caractersticas, condiciones y especificaciones tcnicas y econmicas de las obras, bienes o servicios, derechos y obligaciones de las partes, plazo de ejecucin, forma de pago, entre otros.

2. Propuesta: Adems de los documentos que acreditan la representacin legal (Cmara de comercio, NIT, Cdula de Ciudadana) y facultades para contratar, contiene las cantidades de obra, bienes o servicios ofrecidos (cantidades, especificaciones tcnicas y el valor de los mismos, la forma de pago, cronograma de actividades, etc.).

3. Contrato, adiciones, modificaciones: La ejecucin del contrato se rige por lo estipulado en estos documentos.

4. Garanta nica: Respalda el cumplimiento de todas las obligaciones a cargo del contratista, los amparos cubiertos dependen de lo que se determine en el contrato.

5. Actos administrativos que se produzcan en desarrollo del contrato, mediante los cuales se imponen multas, modificacin o interpretacin unilateral, etc.

Genricamente se registran a continuacin, las funciones que caracterizan a cada uno de ellos:

Aspectos tcnicos y administrativos

Objetivo: Supervisar y verificar la ejecucin fsica del contrato y los criterios de administracin, de acuerdo con el objeto del mismo, los pliegos de condiciones y la propuesta.

Funciones de los interventores en los aspectos tcnicos y administrativos:

Dependiendo de la naturaleza del objeto contratado y en lo que sea aplicable, corresponde al interventor:

1. Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboracin de los pliegos de condiciones para que las condiciones reales de construccin y los materiales, tiempos y dems requerimientos de la obra estn acordes con los que se consignan en los contratos.

2. Realizar visita previa al sitio de la obra o de ejecucin del contrato, en compaa de quienes realizaron los presupuestos y los diseos con el fin de conocer las caractersticas del sitio, su ubicacin, vecindades y accesos, reas de trabajo y de almacenamiento y todas las dems condiciones de la obra, los servicios domiciliarios y aspectos de ocupacin.3. Conocer plenamente el objeto del contrato, el sitio o rea donde habr de ejecutarse el contrato, las especificaciones tcnicas y los planos de la obra, tanto topogrficos como tcnicos (de suelos, estructurales, hidrulicos, sanitarios y/o elctricos) y arquitectnicos, con el fin de constatar la total coordinacin entre ellos, para su debida aplicacin en la ejecucin del objeto del contrato.

4. Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particulares del proyecto estn debida y completamente definidas.

5. Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los pliegos de condiciones, planos y especificaciones generales para la debida ejecucin del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias prevalecern los pliegos de condiciones.

6. Velar cuando se requiera, que se cumpla con la colocacin de vallas de sealizacin, la cual debe contener identificacin del sitio, fecha de inicio y entrega, igualmente, se debe identificar al contratista, a la entidad contratante y el costo de la obra,

7. Solicitar al contratista el plan de inversin del anticipo y aprobarlo.

8. Suscribir con el contratista el acta de iniciacin de la obra, dentro del trmino establecido en el contrato. Por medio de esta acta se har entrega del sitio de la obra.

9. Cuando el contrato es de obra pblica, deber, suscribir con el contratista y propietarios de inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar, antes de dar inicio a los trabajos, complementando estas actas con descripciones o registro fotogrfico, si fuere necesario.

10. Exigir y recibir del contratista, para efectos de revisin y control, la actualizacin de la programacin de los trabajos entregada en la propuesta, previo a la suscripcin del acta de iniciacin.

11. Exigir y recibir del contratista copias de las matrculas de los profesionales que de acuerdo con los pliegos de condiciones y/o la propuesta presentada por el contratista, laboren para ste en la ejecucin del contrato, y verificar que los mismos, cumplan con los requisitos exigidos y ofrecidos.12. Registrar con el contratista y/o el residente de la obra o representante de aquel en el sitio de ejecucin del contrato, en la "Bitcora o Libro de Obras", las acciones realizadas en ella; los inventarios peridicos de materiales, equipo y personal; as como las actas de los comits tcnicos de obra o administrativos que peridicamente deben realizarse y las observaciones o novedades que se hayan sucedido. Este libro formar parte integral de los documentos del contrato y de la Interventora. Aqu tambin deber reposar los conceptos tcnicos de consultores externos a la obra o a la actividad contractual, que por algn motivo se invitaron a dar conceptos.

13. Organizar los comits tcnicos de obra y/o administrativos y citar al contratista, a los ingenieros o arquitectos que hayan participado en la elaboracin del proyecto o a los consultores que sea necesario citar en algn momento durante la marcha de la obra.

14. Participar al inicio de la obra y en forma activa en el control de la ejecucin de la localizacin y el replanteo del proyecto, el diseo y ubicacin de los campamentos y los sitios de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades preliminares de la construccin.

15. Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne para ejercer las funciones de Interventora de la obra.

16. Efectuar, dentro del transcurso de la ejecucin de la obra, mediciones peridicas de los tems ejecutados, las cuales deber hacer constar en el Diario de Medidas, discriminando fechas, especificacin del tem medido, su ubicacin en la obra (identificando ejes de construccin), unidad y cantidad medida. Con base en estas medidas deber efectuar cortes mensuales o quincenales de obra.

17. Elaborar, con base en los cortes mensuales o quincenales de obra, las actas de recibo parcial de obra y todos los hechos que sucedan en su ejecucin, las cuales suscribir conjuntamente con el contratista.

18. Elaborar, con base en los cuadros para reajustes automticos o revisin de precios incluidos en la minuta del contrato, cuando a ello hubiere lugar, las actas correspondientes, en las cuales se haga constar el valor de stos y el del acta de recibo correspondiente, la cual ser suscrita conjuntamente con el contratista, el ordenador del gasto.

19. Exigir para la ejecucin de la obra o del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera calidad que estn conformes con las normas y especificaciones establecidas en los planos, cantidades de obra y pliegos de condiciones de la invitacin o cotizacin que hayan servido de base para la adjudicacin del contrato.

20. Ordenar todos los anlisis y pruebas de laboratorio que sean requeridos para establecer exactamente las condiciones tcnicas y/o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos proceder a su aprobacin si son satisfactorios y llenan todos los requisitos exigidos. Para el caso de obras civiles, en cuanto a los ensayos de los concretos se deber tener en cuenta lo establecido en el Cdigo Colombiano de Construcciones sismo-resistentes. Para ensayos y aceptacin de otros materiales se debern usar las condiciones estipuladas por el Icontec y cdigos especficos que regulen la materia.

21. Aportar copia de los resultados de todas las pruebas o ensayos que sern conservados en el flder del proyecto, discriminando la ubicacin, orden y fechas de ejecucin.

22. Exigir el total cumplimiento de las especificaciones de construccin para todos los tems de la obra, as como las que aparezcan en los planos constructivos, toda vez que obras mal ejecutadas no podrn ser recibidas.

23. Aprobar o improbar la iniciacin o terminacin de los tems contratados, teniendo en cuenta, adems, la programacin establecida para los trabajos y su secuencia tcnica.

24. Ordenar la remocin y reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto un plazo determinado mediante comunicacin escrita.

25. Verificar que el contratista realice la obra con el equipo y maquinaria que relacion en la propuesta, el cual deber estar en perfectas condiciones de servicio. Los cuales podrn exigirse en el evento de no existir.

26. Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la seguridad dentro de la obra, brindando as seguridad a quienes all laboran y ocasionalmente transitan por los alrededores de la obra.

27. Ordenar lo necesario para que la ejecucin de los trabajos se lleve acabo sin perjuicios para terceros.

28. Exigir el total cumplimiento de la programacin de la obra, con facultades para recomendar a la Personera de Bogot modificaciones cuando por razones tcnicas o dadas la naturaleza de la obra, se haga necesario, sin cambiar el plazo inicial o el adicionalmente pactado en el contrato. Cualquier recomendacin de modificacin deber acompaarse de la respectiva programacin de la obra y el flujo de caja correspondiente a sta, as como de la justificacin escrita y el visto bueno del diseador.

29. Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente; si durante la marcha de la obra se presentaren dudas o diferencias que no puedan ser resueltas en la obra, de acuerdo con los planos constructivos y las especificaciones de construccin, debern ser aclaradas con el Jefe o Director del rea responsable de la obra, con la anticipacin suficiente con el fin de no entorpecer la obra.

30. Presentar al Ordenador de Gasto, para su aprobacin y con la anticipacin suficiente los estudios que indiquen la realizacin de mayor cantidad de obra, obras complementarias o adicionales estipulando, el plazo adicional que pueda ser requerido para la ejecucin de las mismas. Estos estudios corresponden a modificaciones del valor o plazo de los contratos.

31. Suscribir, en el evento de presentarse obras extras o adicionales, en forma conjunta con el contratista, actas donde consten los precios para los tems cuyos valores no aparezcan en la propuesta inicial, respaldadas por los respectivos anlisis de precios unitarios y remitirlos como parte integral de los estudios que presenten para la aprobacin, al Ordenador del Gasto, quien anexar a estos estudios el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la Direccin Administrativa y Financiera, estudios que una vez sometidos y aprobados constarn en el contrato adicional. Recibida la autorizacin del contrato adicional el interventor podr ordenar la ejecucin de las obras que hayan sido contratadas adicionalmente.

32. Ejercer un control de calidad de materiales, de mano de obra y de los elementos que se vayan a utilizar en la construccin de la obra adicional.

33. Realizar estudio que determine el valor de las obras, actividades y/o trabajos adicionales, segn los criterios que establezca el contrato inicialmente pactado, dicho estudio debe remitirse para la respectiva revisin del ordenador del gasto y someterse a la aprobacin del mismo.

34. Elaborar durante la marcha del contrato el cuadro de liquidacin del mismo segn su avance, discriminando los tems y cantidades ejecutadas, de acuerdo con lo especificado en cada acta.

35. Realizar evaluacin previa a la finalizacin de los trabajos e indicar al contratista los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin de que sean subsanados en el perodo restante para el vencimiento del plazo contractual.

36. Elaborar la solicitud de suspensin temporal del contrato, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, la cual debe justificarse, ser visada y sometida a la aprobacin por parte del ordenador del gasto. Una vez recibida la comunicacin de aprobacin, proceder a suscribir conjuntamente con el contratista y el ordenador del gasto, un acta denominada de suspensin temporal37. Elaborar acta de reiniciacin de obra, suscrita por el contratista y el ordenador del gasto, dejando constancia del tiempo total de suspensin temporal y del vencimiento final del contrato. Esta acta, junto con la de suspensin servirn como base, para establecer mediante contrato adicional la modificacin al vencimiento del plazo del contrato y el tiempo de suspensin

38. Realizar una verificacin previa a la entrega de la obra, bien o servicio contratado, a fin de constatar el cumplimiento del contrato y ordenar el mejoramiento de aspectos deficientes, disponiendo a cargo del contratista las pruebas y ensayos de laboratorio requeridos.

39. Exigir al contratista los planos de la obra ejecutada; memorias y/o manuales de operacin, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere pertinente y que se anexaran al control de Interventora.

40. Exigir al contratista al finalizar la obra o la ejecucin del contrato, adecuar la pliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, segn el caso, ampliacin de salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobacin por parte del ordenador del gasto.

41. Elaborar y firmar con el contratista el acta de liquidacin, en la que constar:

El estado en que se recibe la obra, cantidades y reas, el rea total de construccin y de las obras exteriores, el valor final del contrato, incluyendo reajustes o revisiones de precios, descripcin de su estado y los datos que exija el Estatuto Contractual vigente y el cuadro general de liquidacin en donde aparezcan todas las cantidades recibidas.

42. Firmar en compaa del Ordenador del gasto el acta de liquidacin final del contrato, dejando constancia de las reclamaciones que se presenten y de los asuntos que no se hubiesen podido superar de comn acuerdo entre las partes del contrato.

43. Elaborar acta de pago final del contrato.

44. Dar informacin de todo acto relacionado con el contrato, al Ordenador del Gasto a cualquier autoridad competente que la requiera.

Aplicacin prctica de la Interventora y/o supervisin en los Aspectos Tcnicos y Administrativos:

FUNCIONESMedios de Verificacin

Verificar el cumplimiento del objeto conforme al Plan de Accin, los pliegos de condiciones y la propuesta. Los pliegos de condiciones, documento de Subproyecto, propuesta.

Contrato

Visitas de Interventora.

Papeles de trabajo.

Cronograma, comparacin entre las actividades programadas y las ejecutadas.

Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista.

Evaluar y emitir concepto de aprobacin o rechazo de la calidad y cantidad de los resultados o productos parciales y finales obtenidos. Visitas de Interventora.

Registros de verificacin de la ejecucin fsica (impresos, archivo magntico, fotogrfico, audiovisual, entre otros).

Informes de Interventora.

Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista.

Presentacin de avances, de resultados parciales y finales.

Identificar oportunamente posibles dificultades en la ejecucin de los contratos y en la obtencin de los productos esperados. Visitas de Interventora.

Registros de verificacin de la ejecucin fsica (impresos, archivo magntico, fotogrfico, audiovisual, entre otros).

Informes de avance de la ejecucin fsica presentados por el contratista.

Informes del contratista previendo dificultades en la ejecucin fsica del contrato.

Velar por la calidad y conservacin del entorno ambiental donde se realice el proyecto. Visitas de Interventora.

Aspecto financiero

DEFINICIN: Es la verificacin que se hace sobre las inversiones, de acuerdo a la necesidad real y a los principios de economa, eficiencia y efectividad, lo cual implica tomar las decisiones que eviten extra costos, actividades, bienes, servicios u obras que en el desarrollo del contrato se detecten como innecesarios. OBJETIVO: Verificar la legalidad financiera, de todos los requisitos necesarios desde el inicio del contrato, hasta la liquidacin del mismo, de modo que permita realizar un seguimiento econmico de todas las transacciones involucradas. FUNCIONES MEDIOS DE VERIFICACIN

Velar porque se efecte una adecuada programacin financiera del contrato. Contrato. Verificacin del certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal.

Documento de Subproyecto

Verificacin de precios.

Cronograma de actividades.

Velar porque la ejecucin financiera del contrato, se ajuste al plan de accin y al proyecto formulado. Plan de accin.

Contrato.

Cronograma de actividades.

Los documentos que soportan la inversin.

Verificar si existe una cuenta especial para el manejo de los desembolsos efectuados al contrato. Certificado de apertura de la cuenta bancaria.

Llevar el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del contrato. Contrato principal u otros.

Recibos de consignacin.

Comprobantes de egreso del pago anticipado o anticipo.

Valor de los dems desembolsos, respecto al valor total del contrato.

Extractos bancarios que den cuenta del movimiento de la cuenta donde est depositado el anticipo.

Controlar y verificar los rendimientos financieros generados en el contrato y exigir al contratista el reintegro de los mismos a la Personera de Bogot. Extractos bancarios.

Certificacin de los rendimientos financieros expedidos por la Entidad Bancaria correspondiente.

Informes financieros del contratista.

Rendir el informe escrito sobre el comportamiento financiero del contrato Plan de Accin.

Facturas o cuentas por cobrar.

Certificado de cumplimiento de actividades.

Cuentas de cobro.

rdenes de pago.

Comprobantes de egreso.

Aspecto legal

Definicin: Es el control y seguimiento a los aspectos jurdicos dentro del perfeccionamiento del contrato y la ejecucin del mismo, dentro de los cuales incluyen los plazos, las garantas, los compromiso laborales, las sanciones, los contratos adicionales o modificatorios y todo tipo de novedad que acompae al contrato inicialmente pactado, lo que de modo general implica:

- Cumplir y hacer cumplir las clusulas contractuales.

-Verificar la aprobacin de las plizas exigidas para cada contrato, las modificaciones realizadas al inicio del contrato, al igual que las variaciones que se presenten durante la marcha del mismo.

-Informar al ordenador del gasto, el incumplimiento de las obligaciones contractuales, para que este determine, a travs de los grupos interdisciplinarios de apoyo, si hay lugar a la aplicacin de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad administrativa.

Objetivo: Supervisar el cumplimiento de las normas jurdicas, actos administrativos y en general el complemento jurdico que contiene el contrato y dems documentos que obligan.

Funciones del Interventor en el aspecto legal

1. Informar por escrito sobre la materializacin de las causales de terminacin, modificacin e interpretacin unilateral, para proceder a la aplicacin de estas o a la terminacin bilateral del contrato.

2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya informacin servir de sustento para la posible aplicacin de multas.3. Verificar la aprobacin de plizas de estabilidad de la obra y constancia del cumplimiento de las prestaciones sociales con el fin de autorizar la cancelacin del saldo adeudado a la terminacin del contrato.

4. Dar rpida y oportuna informacin a los organismos de control, los superiores jerrquicos y organismos competentes.

5. Exigir peridicamente al contratista la presentacin de los contratos de trabajo del personal a su cargo para realizar la obra, las planillas de afiliacin y pago al sistema de seguridad social en salud y pensiones, seguro de vida o pliza colectiva (cuando a ello hubiere lugar), recibos de pago de salarios y prestaciones sociales y dems conceptos para con sus trabajadores, durante la ejecucin del contrato y antes de su liquidacin.

Aplicacin prctica del Aspecto Legal

FUNCIONESMEDIOS DE VERIFICACIN

Autorizar los desembolsos de acuerdo con lo pactado en el contrato. Informes de avance fsico y financiero.

Soportes que justifican el desembolso.

Contrato.

Pliegos de Condiciones.

Propuestas.

Certificacin de apertura de cuenta.

Organizar una carpeta por cada contrato con todos los documentos pertinentes al mismo, verificando los requisitos de legalidad y cumplimiento de las clusulas pactadas. Papeles de trabajo propuestos en el presente Manual.

Recomendar, cuando se requiera, la celebracin de un contrato adicional, u otros, teniendo en cuenta las razones que justifiquen tal situacin. Informes de Interventora.

Contrato.

Solicitud del contratista exponiendo dificultades de ejecucin del contrato que justifican el otros.

Informar la ocurrencia de eventos que den lugar a la suspensin o terminacin anticipada del contrato y de su reanudacin, recomendando la adopcin de las medidas respectivas. Hechos que constituyan fuerza mayor o

caso fortuito.

Actas.

Informes.

Informar los hechos que constituyan incumplimiento parcial o total del contrato, para la aplicacin de las

sanciones respectivas. Contrato.

Informes de Interventora.

Actas.

Comunicacin de requerimiento al

contratista.

Elaborar informes peridicos sobre el avance en la ejecucin contractual y el informe final con los resultados de la ejecucin. Contrato.

Actas.

Pliegos de Condiciones.

Propuesta.

Extractos Bancarios.

Soportes contables.

Recomendar la liquidacin unilateral del contrato cuando as se requiera. Contrato.

Actas.

Informes de Interventora.

Elaborar el acta y documentos necesarios para la liquidacin definitiva del contrato. Contrato.

Soportes Contables.

Recibo de pago de salarios y

Prestaciones.

Informe final de Interventora.

Acta de liquidacin.

Informe de Justificacin de gastos.

Informar al ordenador del gasto acerca de dificultades para continuar con el ejercicio de la Interventora y consignar en el Acta respectiva el avance de ejecucin del contrato tanto fsico como financiero. Visita al lugar de ejecucin del contrato en compaa del nuevo interventor.

Actas.

Informes de Interventora

Prohibiciones

Son prohibiciones de los interventores y/o supervisores:

En consideracin a que las siguientes actividades son propias y exclusivas del ordenador del gasto o parte contratante, est prohibido a los interventores y/o supervisores:

1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero o de obra con los cuales se modifique su valor, plazo u objeto del contrato.

2. Transar diferencias.

3. Conciliar divergencias.

4. Suspender el contrato.

Informes de interventora.

Corresponde al Interventor y/o supervisor, en cumplimiento de una de sus funciones, preparar informes de Interventora o de supervisin, tanto en lo relativo a la ejecucin fsica como a la ejecucin financiera, soportados con datos de campo que deben estar registrados en la bitcora o libro de Interventora, en formatos o papeles de trabajo.

Papeles de Trabajo:

Son todos aquellos documentos que se elaboran durante el desarrollo del contrato y en los cuales se registran avances de la obra o de la prestacin del servicio o del cumplimiento del objeto contractual, observaciones y rectificaciones que al final sirven de respaldo a los informes de evaluacin de cada interventor y/o supervisor.

El interventor y/o supervisor deben hacer visitas peridicas al sitio donde se ejecuta la obra, se presta el servicio o se cumple el objeto del contrato. Se recomienda dejar consignadas sus observaciones por escrito sobre el desarrollo del contrato, siendo su finalidad la de registrar en tiempo real la situacin que debe corregirse. El interventor y/o supervisor tomarn la firma del contratista o de quien est en su representacin en el sitio de la obra, de prestacin del servicio, o del cumplimiento del objeto contractual, entregar el original y conservar la copia, como prueba de su visita y de las rdenes impartidas.

Los elementos de trabajo ms corrientes en el proceso de Interventora son los siguientes:

Informe de ejecucin fsica.

Informe de ejecucin financiera.

Actas.

Informe de ejecucin Fsica:

Es el resultado de comparar la cantidad de obra o del objeto contratado, con la cantidad ejecutada a la fecha del informe, en cada uno de los tems considerados.

Durante el desarrollo del contrato, los informes pueden darse durante la etapa de ejecucin o al final, es decir, pueden ser informes de ejecucin fsica parcial o definitiva.

El interventor, deber en todo momento estar en condiciones de certificar el avance del contrato o convenio.

Informe de Ejecucin Financiera:

En forma similar el informe de ejecucin fsica, el de ejecucin financiera debe reflejar la aplicacin de los recursos econmicos de conformidad con los tems y cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que le permita certificar en todo momento la ejecucin de los recursos pactados

rdenes del interventor o del supervisor:

Es obligatorio para el interventor y/o supervisor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los lmites del respectivo contrato

Actas:

Es fundamental para el ejercicio de la Interventora y de la supervisin, registrar en actas, todo el desarrollo del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidacin.

Adems de las actas que pueden darse en el proceso de Interventora y/o Supervisin, se llevar un inventario de elementos que deben estar presentes en ellas. No obstante, cada Interventor o Supervisor, dependiendo de la naturaleza del contrato o convenio, tiene perfecta libertad para incluir elementos adicionales que le sean de utilidad.

Acta: Documento protocolario donde quedan registrados todos los compromisos, acuerdos discrepancias entre las partes o sus representantes, relacionadas con la ejecucin del contrato o convenio.

Tipos de Actas:

1. Acta de inicio: Documento que determina el primer da del contrato. Marca el inicio del desarrollo fsico del contrato o convenio y por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del Interventor y/o Supervisor.

2. Acta de Vecindad: Documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vas y dems elementos existentes en la vecindad directa de la obra. Puede ir acompaada de fotografas y/o videos. La debe firmar el contratista, los vecinos existentes el Interventor o Supervisor.

3. Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: Su finalidad es la de registrar la obra, bien o servicio que se pacta desde el inicio del contrato.

4. Acta de obra, de bien o de servicio adicional: En ella se consigna la obra, bien o servicio que se pact en el contrato principal pero cuya cantidad excede las consideradas en l.

5. Acta de pago parcial: Corresponde al pago que se efecta una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado perodo.

6. Acta de convenio de precios no previstos: Puede darse en aquellos contratos pactados por precios unitarios y globalizados donde circunstancias externas imprevistas alteran los precios del mercado. La ley permite reajustes con el objeto de no romper el equilibrio de la ecuacin contractual. El Interventor y/o Supervisor debe tener presente que este reajuste debe ser autorizado por el ordenador del gasto.

7. Acta de suspensin: Bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecucin de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situacin sta que debe registrarse en acta y someterse a aprobacin del ordenador del gasto con el debido tiempo de anticipacin con la finalidad de motivar el auto de suspensin de trminos.

8. Acta de reiniciacin: Una vez superados los inconvenientes que hayan motivado la suspensin del contrato, se elabora nueva acta que da continuidad al mismo.

9. Acta de recibo definitivo: En sta declaran conjuntamente Interventor o Supervisor y Contratista que el contrato se ha cumplido de conformidad con lo pactado y se registran las cantidades de bienes o servicios recibidos lo mismo que los desembolsos hechos por el contratante.

10. Acta de liquidacin final: En sta el ordenador del gasto, el Interventor o Supervisor y el Contratista declaran conjuntamente que se dio cumplimiento a todos los bienes y servicios pactados originalmente, dentro del tiempo previsto y adems declaran encontrarse a paz y salvo. Si bien en el contrato se contempla un lapso para su liquidacin, lo recomendable es proceder en el menor tiempo posible, diligencindose el Acta de liquidacin definitiva.

En el acta de liquidacin se consigna el objeto del contrato, su valor inicial y su valor final, la relacin de pagos al contratista y un concepto de cmo se desarroll el contrato.

Diligenciamiento de Actas:

El Interventor y/o Supervisor incluir en el acta toda aquella informacin que permita identificar el contrato, plazo y valor, su ejecucin, relacin de pagos, reclamaciones y dems aspectos necesarios para dar por terminado el contrato.

Contenido General de las Actas de Interventora y/o supervisin

Acta de Iniciacin:

Nmero del contrato u orden.

Objeto del contrato.

Contratista/ Contratante.

Valor y plazo del contrato.

Plizas: Conceptos, valores y vigencias.

Relacin del personal del contratista para la ejecucin del contrato.

iniciacin. Interventor.

Declaracin completa de iniciacin del contrato.

Firmas: Interventor y Contratista.Acta de vecindad:

Nmero de contrato u orden.

Objeto del contrato.

Contratista/Contratante.

Enumerar los elementos vecinos.

Caractersticas de cada uno de los elementos vecinos.

Fotografas y videos si se consideran necesarios.

Acta de Pago Parcial:

Cantidad de obra ejecutada.

Fecha de corte.

Precios unitarios.

Unidad de medida.

Valor total.

Cantidad acumulada.

Cita clusula de pago.

Declaracin conjunto grado de avance ejecucin fsica.

Firmas: Interventor y Contratista.Acta de Cambio de Obra, bien o servicio:

Descripcin de la obra, bien o servicio

que no se ejecuta, cantidad y precio.

Descripcin de la obra a ejecutar.

Valor unitario.

Cantidades de obra.

Precio.

Justificacin cambio de obra y cantidades.

Firmas: Interventor y Contratista.

Acta de Autorizacin Obra, bien o

servicio Adicional:

Descripcin obra adicional.

Valor unitario.

Cantidad.

Precio.

Justificacin obra adicional.

Cita Otros de obra adicional.

Firmas: Interventor contratista.Acta de Liquidacin Final:

Valor del contrato.

Plazos.

Adiciones.

Tipo de contrato.

Obra extra.

Obra adicional.

Ampliaciones del plazo.

Descripcin de la obra ejecutada y alcance del contrato.

Fecha de inicio.

Fecha de recibo.

Plizas vigentes.

Declaracin conjunta entre el

contratante y el contratista sealando

que se dio cumplimiento de todos los

trabajos del objeto contratado y de las

obligaciones pactadas dentro del

plazo establecido.

Se hace nfasis en que el acta es de

liquidacin final, se indica el valor

definitivo y total del contrato.

Firmas del contratante, del interventor

y del contratista.

Actas de Recibo Definitivo:

Fecha.

Identificacin del contrato principal.

Cita de adiciones.

Objeto del Acta: Formalizar

Entrega final por parte del Contratista

y recibo a satisfaccin por parte del contratante.

Constancia de que el objeto contractual se cumpli a satisfaccin dentro de los trminos contractuales previstos.

Firmas: Interventor y Contratista.

Glosario de trminos

Adendos a los Pliegos de Instruccin: Es la informacin adicional suministrada por la Personera de Bogot D.C. con posterioridad a la apertura de la convocatoria y antes de la fecha de su cierre, para aclarar o complementar los datos o los documentos de los Pliego de condiciones, despus de observaciones realizadas con los proponentes o por cambios en las condiciones iniciales.

Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual ser pagado antes de su iniciacin o durante su desarrollo.

Amortizacin del Anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la Personera de Bogot, el valor entregado por sta en calidad de anticipo.

Avance del Contrato: Relacin controlada del progreso de las actividades tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por la Divisin Financiera, con el cual se garantiza la existencia de la apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin, para la asuncin de compromisos, que respalden los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto.

Certificado de Registro Presupuestal: Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiacin afectada.

Contrato: Acuerdo celebrado entre la Personera de Bogot D.C. y el contratista favorecido con la adjudicacin en un proceso de contratacin, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidacin.

Contratos de Tracto Sucesivo: aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se efecta por partes y se prolonga en el tiempo.

Contratista: Persona natural o jurdica a quien se le ha adjudicado un contrato, previo un proceso de seleccin con el objeto de prestar un servicio o suministrar un bien corporal mueble o inmueble requerido por la Personera de Bogot.

Contrato Adicional: Contrato que celebra la Personera de Bogot y el Contratista cuando exista variacin, modificacin o adicin al alcance fsico, tiempo o valor del Contrato, y se requiera para garantizar la buena ejecucin de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratacin.

Oferta: Es el conjunto de todos los documentos que contienen toda la informacin exigida al proponente por la Personera de Bogot, para presentar su propuesta.

Estatuto de Contratacin: En virtud de las atribuciones constitucionales y legales y en especial la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

Plazo de Ejecucin: Es el periodo o trmino que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y dems obligaciones derivadas del contrato.

Plazo de Vigencia: Es el perodo durante el cual se imparte la orden de iniciacin, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidacin.

Pliego de condiciones: son los documentos que la Personera de Bogot D.C, elabora y pone a disposicin a las personas naturales y/o jurdicas, interesados en presentar propuestas, para que basadas en ellos, hagan sus ofertas. Personera de Bogot D.C.: Segn los artculos 117 y 118 de la Constitucin Poltica y 104 del Decreto 1421 de 1993, es el rgano de control que ejerce el Ministerio Pblico y que goza de autonoma administrativa, facultado para ejecutar su presupuesto conforme a las disposiciones vigentes.

Valor final del contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el acta de liquidacin.

AnexosComo parte integra del presente manual, se anexan los siguientes formatos o modelos: Acta de iniciacin del contrato.

Acta de informe de Supervisin y/o Interventora. Acta de entrega y recibo de bienes y/o equipos.

Acta de recibo final del contrato, convenio.

Acta de suspensin del contrato, convenio.

Acta de reinicio del contrato, convenio. Acta de entrega por cambio de Interventor y/o Supervisor.

Acta de liquidacin del contrato.

Acta de recibo parcial.

Acta de recibo final.

Informe de interventora y/o supervisin.

Acta de pago.

Certificacin de visita de interventora y/o supervisin y recomendaciones.

FORMATO No 1

ACTA DE INICIO DEL CONTRATO, CONVENIO No. _________________ DEL___________ DE___________ DE 20______, SUSCRITA ENTRE LA PERSONERA DE BOGTO D. C. Y _____________________________________________________________________________________

(Nombre del interventor), identificado como aparece al pie de mi firma y actuando conforme al (relacionar el acto administrativo, resolucin u otros, por el cual fue nombrado como interventor del contrato), procede junto con el contratista (nombre o razn social del contratista) a dar inicio al cumplimiento al contrato de ________del_______de_______ ______de 2.0____, conforme a los siguientes consideraciones:

1- El contrato fue suscrito entre la entidad y (nombre o razn social del contratista), con el objeto de ( copiar el objeto contractual), para ser ejecutado, conforme a la clusula, en el trmino (especificar el trmino de ejecucin del contrato), el cual se empezar a cumplir a partir de ________.

Que en consecuencia, las partes acuerdan (relacionar fecha, lugar y dems detalles que se deban convenir con el interventor para dar cumplimiento al contrato). 3) Que para garantizar el cumplimiento del contrato se expidi la siguiente garanta , (relacionar cada uno de los amparos, valor y vigencia de cada uno), la cual fue aprobada por el ordenador del gasto el da _________de________de 2.0----. Por lo tanto, las partes acuerdan lo siguiente:

PRIMERO: Dar inicio al contrato de ______________ No_______de________de______de 2.0_____ suscrito entre LA PERSONERIA DE BOGOT __________________________

SEGUNDO: En esta clusula se puede incluir cualquier acuerdo entre el contratista y el interventor (tales como entrega de informes, documentos, resea fotogrfica o cualquier otro elemento que d fe del cumplimiento del contrato sujeto a lo determinado en la CLAUSULA DE OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Y DEL INTERVENTOR).

Una vez leda y aprobada se suscribe en la ciudad de Bogot D.C. a los

_____________________________ ______________________________________

Firma del Supervisor u Interventor Firma del Representante Legal del contratista

FORMATO No 2

ACTA DE INFORME DE SUPERVISIN Y/O INTERVENTORIA, SUSCRITA ENTRE EL SUPERVISOR U INTERVENTOR DEL CONTRATO, CONVENIO Y EL CONTRATISTA.__________

Nombre del (Interventor y/o Supervisor) debidamente facultado conforme (relacionar el acto Administrativo, Resolucin u otros, por el cual fue nombrado como interventor u supervisor del (convenio u contrato) relacionado), procede junto con el Contratista (nombre o razn social del contratista) a suscribir la presente acta de supervisin u interventora del (convenio u contrato) No _________ del _______ de ______, conforme a las siguientes consideraciones:

1) Que entre la firma ___________________ y la Personera de Bogot D.C. suscribieron el (convenio u contrato) N ______________del______cuyo OBJETO DEL CONTRATO es: ______________________________________________________________________.

2) Que en cumplimiento del objeto contractual se establecieron unos compromisos los cuales se determinaron en calidad de las obras, trabajos, bienes y servicios, plazos de entrega y otras as: (discriminar los compromisos, calidad de las obras, trabajos, bienes y servicios y plazos de entrega y dems que se hubieren adquirido dentro del objeto contractual).

3) Que de conformidad con lo anterior, el contratista (describir si hay cumplimiento, parcial o total, y todas las circunstancias que afecten el cumplimiento del contrato).

4) Que por lo anterior, (describir los nuevos compromisos y fechas de entrega de estos)

En consecuencia las partes, una vez leda y aprobada la presente acta, se suscribe en la ciudad de Bogot, D.C., a los

_____________________________ _______________________________

Firma del Supervisor y/o Interventor Firma del Representante Legal del contratista

FORMATO No 3

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE BIENES YIO EQUIPOS (es pertinente especificar conforme al contrato, convenio u orden contractual respectivo) el No. del contrato de ________No ___________ de ___________ de ________________ de 2.0______, suscrita entre la Personera de Bogot D.C. y _________________________________________

(Nombre del interventor) debidamente facultado conforme (relacionar el acto administrativo, resolucin u otros, por el cual fue nombrado como interventor del contrato relacionado), procede al recibo de los siguientes bienes o servicios, conforme al objeto pactado en el contrato de No _ del.____de _____de____ 20______ : (relacionar cada uno de los elementos, bienes o servicios que se proceden a recibir, determinando si se ajustan al objeto del contrato o realizando las observaciones pertinentes), conforme a lo cual, se da entrega por (nombre o razn social del contratista) a entera satisfaccin del interventor de los elementos o bienes arriba relacionados y (si queda algo pendiente es necesario aqu dejar la anotacin o en caso).

En consecuencia las partes, una vez leda y aprobada la presente acta, se suscribe en la ciudad de Bogot, D.C., a los

_________________________________

____________________________

Firma del Supervisor u Interventor Firma del Representante Legal del contratista

FORMATO No 4

ACTA DE RECIBO FINAL DEL CONTRATO, CONVENIO No.___________ DEL ___________ DE _________, SUSCRITA ENTRE LA PERSONERA DE BOGOT D.C. Y EL CONTRATISTA.

Nombre del (Interventor y/o Supervisor) debidamente facultado conforme (relacionar el acto Administrativo, Resolucin u otros, por el cual fue nombrado como interventor u supervisor del (convenio u contrato) relacionado), procede junto con el Contratista (nombre o razn social del contratista) a suscribir la presente acta de entrega final del (convenio u contrato) No _________ del _______ de ______, conforme a las siguientes consideraciones:

1) Que entre la firma ___________________ y la Personera de Bogot suscribieron el (convenio u contrato) N ______________del______cuyo OBJETO DEL CONTRATO es: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Que en la clusula ____________ del (convenio u contrato) se estipul como plazo ___________ (----) das calendario y la ejecucin del mismo se efectuara a partir de la fecha en que se aprueben las plizas, se allegue el pago de la publicacin del contrato y pago del impuesto de timbre, de conformidad a la clusula ______________.

3. Que de acuerdo a la clusula ______________, el (convenio u contrato) inici el _______ de ________ de 20 ____, con finalizacin el _____ de ________ de 20____.

4. Que de acuerdo a la clusula _____________, el contratista se comprometi a (describir los compromisos contractuales, obras, suministro de bienes y servicios y otros).

5. Que la Personera de Bogot, a travs del interventor o supervisor aprueba las entregas finales de las obras, bienes y servicios relacionados en el convenio u contrato.

6. Que el (convenio u contrato) fue cumplido a cabalidad por el contratista.

En consecuencia de lo anterior, las partes ACUERDAN:

PRIMERO: Suscribir la presente acta de recibo de final del (Convenio u Contrato) N _____________________________________

SEGUNDO: El contratista realiz la entrega de la (describir si es obra, bienes y servicios) a entera satisfaccin de la Personera de Bogot, consistente en (hacer una breve resea de la entrega de la obra, trabajos, bienes y servicios.)

Para constancia se firma en Bogot a los _______ (_____) das del mes de ______ de 2.0____.

________________________________

____________________________

Firma del Supervisor u Interventor Firma del Representante Legal del contratista

FORMATO No 5

ACTA DE SUSPENSIN DE CONTRATO, CONVENIO ________No.____________ DEL _________ DE _________, SUSCRITA ENTRE LA PERSONERA DE BOGOT D.C. Y

Nombre del Ordenador del Gasto debidamente facultado conforme (relacionar el acto Administrativo, Resolucin u otros por el cual fue nombrado, el (Interventor u Supervisor) del (convenio u contrato relacionarlo), proceden junto con el Contratista (nombre y razn social del contratista) a suspender el (convenio u contrato) No _________ del _______ de ______, conforme a las siguientes consideraciones:

1) Que entre la firma ___________________ y la Personera de Bogot suscribieron el (convenio u contrato) N ______________del______cuyo OBJETO DEL CONTRATO es: ______________________________________________________________________

2. Que en la clusula ____________ del (convenio u contrato) se estipul como plazo ___________ (____) das calendario y la ejecucin del mismo se efectuara a partir de la fecha en que se aprueben las plizas, se allegue el pago de la publicacin del contrato y pago del impuesto de timbre, de conformidad a la clusula ______________.

3. Que de acuerdo a la clusula ______________, el (convenio u contrato) inici el _______ de ________ de 20 ____, con finalizacin el _____ de ________ de 20____.

4. Que el contratista solicit mediante comunicacin de fecha ________ del _____ de _________ a la Personera de Bogot la probacin para la suspensin del (convenio u contrato), por (describir las causas que originan la suspensin).

5, Que el contratista solicit a la Personera de Bogot la probacin para entregas parciales (describir segn el caso lo acordado) iniciando las entregas el _________ de _______ de 20___.

6. Que la Personera de Bogot, a travs del supervisor u interventor aprob las entregas parciales (si es del caso).

7. Que durante el control realizado en las entregas parciales (si es del caso), se pudo observar detenidamente que con: (describir la problemtica que origino la suspensin por las entregas parciales y el trmino de la suspensin) de _______ das calendario contados a partir de la fecha ______, debiendo reiniciar el ________ de _______ de 20___.

8. Que la suspensin no genera costos adicionales para la Personera de Bogot.

9. Que el contrato se encuentra vigente.

En consecuencia con lo anterior, las partes:

ACUERDAN:

PRIMERO: Suscribir la presente acta de suspensin del (Convenio u Contrato) N __________, por un trmino de ________ das calendario, contados a partir del da _____ de _______ de 20____ hasta el ____ de ________ de 20_____, (ambas fechas inclusive).

SEGUNDO: Como consecuencia de la suspensin, la vigencia del Contrato se correr en el nmero de das __________, correspondientes a la misma, vencindose el mismo a ____ de _______ de 2.0____.

TERCERO: El Contratista se obliga a ajustar la pliza adquirida por l y a favor de la Personera de Bogot, acorde a los trminos de la presente acta.CUARTO: La suspensin del contrato no genera costos adicionales para la Personera de Bogot.

Para constancia se firma en Bogot a los _______ (_____) das del mes de ______ de 2.0____.

_________________________________ ______________________________

Firma del Contratista Firma del Supervisor u Interventor

_________________________________________

Firma del Ordenador del gasto

FORMATO No 6

ACTA DE REINICIO DEL CONTRATO, CONVENIO _______________ No. ________DEL_________ DE _____________, SUSCRITA ENTRE LA PERSONERA DE BOGOT D.C. Y _________

Nombre del (Interventor u Supervisor) debidamente facultado conforme (relacionar el acto administrativo, Resolucin u otros, por el cual fue nombrado como interventor u supervisor del contrato relacionado), procede junto con el Contratista (nombre o razn social del contratista) a reiniciar el contrato No _________ del _______ de ______, conforme a las siguientes consideraciones:

1) Que entre la firma ___________________ y la Personera de Bogot suscribieron el contrato N ______________del______cuyo OBJETO DEL CONTRATO es: ______________________________________________________________________

2) Que las condiciones que originaron la suspensin del contrato, han sido superadas, ya que (describir la situacin que dan origen a la reiniciacin del contrato), por lo tanto es conveniente para la Personera de Bogot, reiniciar el contrato en mencin.

En consecuencia con lo anterior, las partes

ACUERDAN:

PRIMERO: Suscribir la presente acta de reiniciacin del Contrato N __________ de fecha a partir del da _____ de 20___.

SEGUNDO: A partir de la fecha de reiniciacin, el Contratista se obliga a ajustar la pliza adquirida por l y a favor de la Personera de Bogot, acorde a los trminos de la presente acta.

TERCERO: las partes declaran que este reinicio no genera dao en contra del contratista y adems la entidad no aplica el incumplimiento del (convenio u contrato), ni har efectiva la clusula referente a la caducidad, durante el tiempo de suspensin.

CUARTO: La suspensin del contrato no genera costos adicionales para la Personera de Bogot .

Para constancia se firma en Bogot a los _______ (_____) das del mes de ______ de 2.0____.

_________________________ ______________________________

Firma del contratista

Firma del Supervisor u Interventor

Firma del Ordenador del Gasto

FORMATO No 7

ACTA DE ENTREGA POR CAMBIO DE INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR DEL CONTRATO, CONVENIO de___________ No_________del_________de ________de 20_____, suscrito entre la Personera de Bogot D.C. y (nombre del contratista)

(Nombre del interventor) debidamente facultado conforme (relacionar el acto administrativo, resolucin u otros, por el cual fue nombrado como interventor del contrato relacionado), procede a entregar en el estado que adelante se relaciona, el contrato de No del. de de 2.0---, al seor (nombre y documento de identificacin del nuevo interventor), teniendo en cuenta, (relacionar el acto administrativo, resolucin u otros, por el cual fue nombrado el nuevo interventor del contrato relacionado), y en consecuencia se le coloca a disposicin los documentos, actas y dems gestiones que pertenezcan al contrato, para continuar con su vigilancia y debido cumplimiento de ser ejecutado por el contratista (relacionar el nombre del contratista y su nmero de identificacin).

Conforme a lo anterior, se relaciona el estado en que se encuentra el contrato: (se debe relacionar el estado de ejecucin del contrato, relacionar actas o dems actuaciones que sean necesarias conocer por el nuevo interventor para continuar con el contrato).

En consecuencia las partes, una vez leda y aprobada la presente acta, se suscribe en la cuidad de Bogot, D.C., a los

_____________________________ ______________________________

Firma del Interventor y/o supervisor que entrega Firma del interventor que recibe

C.C. No.

C.C. No.

Dependencia a la que est adscrito

Dependencia a la que est adscrito

FORMATO No 8

ACTA DE LIQUIDACIN DEL CONTRATO de____________ No_______ DEL _________ DE ________ DE 2.0_______, suscrita entre la Personera de Bogot D.C. y ________________________________________

(Nombre del ordenador del gasto) , mayor de edad y vecino de esta ciudad, identificado con la cdula de ciudadana No. _________de_______, actualmente en ejercicio (describir el cargo para el cual fue nombrado), mediante decreto _____ del_____ de _______ de 2.0____, debidamente facultado para actuar en nombre y representacin de la Personera de Bogot, D.C., de conformidad con la delegacin efectuada por el seor Personero Distrital, segn Resolucin No. ________ del________ de _______ de _________, procede a liquidar el contrato No_____del _________de_______de 2.0_____ 1) Que se suscribi el contrato No_____________del ________de ________de 2.0_______, con el (contratista), cuyo objeto es: ___________________________________________

".

2) Que se determin en la clusula _________________del mismo, que el contratista ejecutara el objeto contractual, _________________________________________, durante el trmino de __________( ) das calendario contados a partir _________3) Que fue estipulado en el contrato de ______________en mencin el valor total por la suma de (expresar en maysculas, letras y nmeros el valor del contrato) MCTE.- y en la clusula ________________se estableci la discriminacin del mismo, de __________la siguiente manera: " (Es pertinente en sta parte del acta de liquidacin determinar si se discrimin el valor del contrato, y en su caso transcribirlo). 4) Que el contrato _________ de__________No __________, se suscribi el _____ de de 200_, se comenz a ejecutar conforme al acta de inicio del _______ de __________de 2.0____ y termino, como consta en el acta de terminacin del _______de________de 2.0____ 5) Que para el contrato de ___________No __________de __________ de_______ de 2.0___, se expidi la disponibilidad presupuestal No____________ del ________

de _____de 2.0___ y el Registro Presupuestal No_______de__________de_______ de 2.0_____ 6) Al contratista, a travs de los giros Nos _________________________por valor de ________________($_______________), y _____________ ($_________) se cancel el monto convenido, (si es pertinente, se sealar el valor de anticipo, pagos parciales, saldos a favor del contratista, etc.) 7) Para respaldar las_________________ ________obligaciones impuestas al contratista a travs del contrato de_____________ __________________del__________de__________de________2.0___, se expidi la garanta nica a favor de entidades oficiales, con los siguientes amparos: (En esta parte del acta, se debe relacionar cada uno de los amparos otorgados, con el monto, vigencia) .8) Relacionar el nombre del interventor con cdula de ciudadana, funcionario adscrito. 9) (oficina en la cual desempea su cargo para la fecha de la firma de la presente acta de liquidacin), en calidad de interventor (a) del contrato No. _____ del _____ de __________ de 20____, certifica que: (incluir en esta parte del acta el contenido de la certificacin firmada por el interventor del recibo a satisfaccin):

9) Que el artculo 60 de la Ley 8O de 1.993, en concordancia con el articulo 11 de la Ley 1150 de 2007, dispone: "De la liquidacin de los contratos:.......Tambin en esta etapa las partes acordarn los ajustes, revisiones y reconocimiento a que hay lugar .... En el acta de liquidacin constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. 10) Que se hace necesario liquidar el contrato de________No._______de________ 2.0______ y establecer las condiciones econmicas y jurdicas en que las partes quedan frente al contrato No________ de 2.0___. En virtud de lo anterior,

ACUERDAN:

PRIMERO Liquidar el contrato de ________ No ______de ______de________de 2.0___, suscrito entre LA PERSONERIA DE BOGOTA y _________________________________

SEGUNDO: En esta clusula se puede incluir cualquier ajuste al contrato.

En consecuencia las partes declaran estar a paz y salvo por todo concepto no habiendo lugar a reclamaciones posteriores. Una vez leda y aprobada se suscribe en la cuidad de Bogot, D.c., a los

_____________________________

_____________________________

Firma del Supervisor u Interventor Firma del Representante Legal del contratista

Vo.Bo.

________________________________

Ordenador del gasto

FORMATO No 9

ACTA DE RECIBO PARCIAL NO.____

CONTRATO No: __________________________________________________

CONTRATISTA: _________________________

OBJETO DEL CONTRATO: ___________________________________

El da _____ de _______ del ao 2.0__ a las _______ horas, se reunieron en _____________________________ la Personera de Bogot D.C.

el Seor_______________________________________________________________

en representacin de_______________________ y el Seor ____________________

en su calidad de interventor o supervisor, con el fin de entregar el primero y recibir el segundo los siguientes elementos que hacen parte del contrato No.________, celebrado entre la Personera de Bogot y ______________

ITEM __________________________________________________________

ELEMENTO_____________________________________________________

VALOR UNITARIO: _______________________________________________

VALOR PARCIAL: ________________________________________________

TOTAL OBRA EJECUTADA: ________________________________________

MENOS AMORTIZACIN: __________________________________________

SALDO: ________________________________________________________

ANTICIPO RECIBIDO: _____________________________________________

VALOR TOTAL A PAGAR: __________________________________________

Los elementos descritos han sido verificados en su funcionamiento y se queda en espera de la suscripcin del acta definitiva a entera satisfaccin.

Para constancia firman las personas que intervinieron,

__________________________

_________________________________

El interventor o supervisor

El contratistaFORMATO No 10

ACTA DE RECIBO FINAL

CONTRATO No: ____________________________________________________

CONTRATISTA: ____________________________________________________

El da _____ de __________ del ao 2.0--, en el ___________ de la ciudad de

Bogot D.C., se reunieron el Seor __________________ como Interventor o supervisor y el Seor________________ en calidad de contratista, con el fin de recibir el primero y entregar el segundo los siguientes trabajos objeto del contrato.

ITEM___________________________________________________________

CANTIDAD______________________________________________________

VALOR UNITARIO________________________________________________

VALOR TOTAL___________________________________________________

VALOR ACTA____________________________________________________

MENOS ANTICIPO________________________________________________

VALOR TOTAL A PAGAR__________________________________________

Los trabajos descritos han sido verificados y recibidos a entera satisfaccin, dentro del plazo pactado y se queda pendiente de la suscripcin del acta de liquidacin del contrato.

________________________

________________________

Interventor y/o supervisor

Contratista.

FORMATO No 12

ACTA DE PAGO

ACTA N_____________________________________________________

CONTRATO No. ______________________________________________

VALOR ACTA_________________________________________________

ABONO ANTICIPO_____________________________________________

VALOR PAGADO______________________________________________

TOTALES: ____________________________________________________

VALOR TOTAL ABONO ANTICIPO: ________________________________

VALOR TOTAL ACTA DE PAGO: _________________________________

VALOR FINAL CONTRATO: _____________________________________

Nota: Al contratista se le han realizado todos los pagos estipulados en el contrato.

El Contratista:

____________________________

El Interventor y/o Supervisor _____________________________

FORMATO No 11

INFORME DE INTERVENTORIA O SUPERVISIN

CONTRATO No. ________ DE ___ ENTRE la Personera de Bogot D.C. Y ___________________________________

FECHA:____________ de _________ de 20____

LUGAR DE EJECUCIN

Bogot D