MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL FIDEICOMISO DE...

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Gobierno del Estado de Quintana Roo

MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL FIDEICOMISO DE PROMOCIÓN TURÍSTICA DEL MUNICIPIO DE BENITO

JUÁREZ.

Cancún, Quintana Roo. Mayo 2016

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Índice

I. Presentación 3

II. Marco Jurídico 4

III. Descripción de procedimientos

Dirección General

Coordinar la difusión de las actividades del Fideicomiso 5

Coordinar visitas de prensa enviados por el CPTM y/o Agencias 8

Coordinar y promover la difusión de los eventos locales que sean atractivos para los visitantes

11

Promover la relación con medios de comunicación especializada, nacional e internacional

14

Asesorar y apoyar a las producciones cinematográficas y de televisión en la búsqueda de locaciones y solicitud de permisos de filmación

17

Dirección de Promoción

Coordinar la presencia del Fideicomiso en Ferias Turísticas 20

Promoción y estrategia publicitarias 23

Realizar programas de seminarios educacionales de los destinos 26

Organizar programas de viajes de Caravas Turísticas 29

Elaboración del Plan Anual de Ferias Turísticas 33

Logística para el desarrollo y asistencia a eventos 36

Dirección de Grupos y Convenciones

Coordinar la presencia del Fideicomiso en Ferias Turísticas 39

Promoción y estrategia publicitarias 42

Realizar programas de seminarios educacionales de los destinos 45

Organizar programas de viajes de Caravas Turísticas 48

Elaboración del Plan Anual de Ferias Turísticas 52

Logística para el desarrollo y asistencia a eventos 55

Dirección de Mercadotecnia

Publicación y/o actualización de la información que se difunde en la página web oficial 58

Administración del servidor de dominio del Fideicomiso, servidor de archivos y de impresión

61

Fomentar y promover con las empresas turísticas del extranjero la capacitación continua

65

Coordinar la elaboración de campañas publicitarias 68

Supervisión del diseño, edición y producción del material audiovisual interactivo que se destine para la promoción de las marcas.

71

Diseño, edición y producción de material publicitario de los atractivos y destinos turísticos de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Puerto Morelos

74

Análisis y proyección de imagen de los productos turísticos que integran a los destinos del Fideicomiso

81

Conformación de una banco de imágenes digitales de los destinos 84

Traducciones escritas del idioma español a otros idiomas. 87

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Segmentar los productos turísticos que se concentran en el destino, según sus características.

90

Licitación 93

Dirección de Administración

Control de Vacaciones 96

Movimiento del personal 99

Control de Nómina 102

Elaborar altas de personal de nuevo ingreso 105

Elaborar bajas de personal 108

Entere de Deudores Diversos 111

Comité de Adquisiciones 114

Elaboración de integración del Presupuesto Operativo Anual 117

Control Presupuestal 120

Suministro y dotación de combustible 123

Control de bienes muebles y equipo de cómputo 126

Alta de bienes muebles y equipo de cómputo 129

Baja de bienes muebles y equipo de cçomputo 132

Mantenimiento de los vehículos 135

Mantenimiento del edificio 138

Control de órdenes de compra 141

Utilización de los recursos del Fondo de Operación Mensual 144

Proporcionar recursos para los viáticos 147

Mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo y periféricos 150

Administración de la red de voz conmutada 154

Elaboración de contratos y convenios 158

Atención de solicitudes de atención pública 161

IV. Simbología 164

V. Firmas 165

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l.- Presentación

El presente Manual General de Procedimientos del Fideicomiso de Promoción Turística del

Municipio de Benito Juárez es un documento que describe mediante una secuencia lógica y de

forma sistemática y detallada, las distintas actividades de las unidades administrativas que

conforman este organismo.

Este manual, es un instrumento de apoyo al que hacer institucional, en el que se precisan los

elementos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo,

así como para facilitar la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas del

Fideicomiso.

Sr. Jesús Almaguer Salazar Director General

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ll.- Marco Jurídico

El Marco Jurídico que soporta la operación del Fideicomiso de Promoción Turística del Municipio

de Benito Juárez, está sustentado con la Constitución, Leyes y Decretos Federales y Estatales y

sus reformas correspondientes.

Disposiciones Federales

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; (9 Dciembre2015)

Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito; (13 Junio 2014)

Ley Monetaria de los Estados Unidos Mexicanos; (20 Enero 2009)

Ley de Instituciones de Crédito; (10 Enero 2014)

Ley del Impuesto sobre la Renta; (11 Diciembre 2013)

Código de Comercio; (13 Junio 2014)

Código Fiscal de la Federación; (18 Noviembre 2015)

Disposiciones Estatales

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo; (31Agosto 2015)

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles del Estados de Quinta Roo; (18 Diciembre 1998)

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo; (16 diciembre de 1993)

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado; (27 Noviembre 2007)

Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo; (28 Marzo 2005)

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo; (12 Diciembre 2008)

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionado con Bienes Muebles; (13 de febrero de 1990)

Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público; (31 Diciembre 1993)

Lineamientos y Reglamentos Internos. (Julio 2009)

Contrato de Fideicomiso; (12 Diciembre 1996) Reglas de Operación del Fideicomiso; (Julio 2009)

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Dirección General Código Revisión Fecha

Coordinar la difusión de las actividades del Fideicomiso

Objetivo: Lograr comunicar a los públicos internos y externos, las actividades del Fideicomiso.

Políticas:

1. Derivado de la agenda del Director General, éste en ciertas ocasiones instruye a las Gerencias de Relaciones Públicas, para que se difundan las actividades.

2. Dependiendo de las actividades se confirma y realiza la difusión.

Referencia: Agenda del Director General.

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Turismo del Estado y su Reglamento, y Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo.

Definiciones:

Actividades: Participación, asistencia y colaboración de la dependencia en eventos de la industria turística.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACT. NUM.

UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

1

Dirección General

Indica las actividades más importantes a difundir de la Dirección General.

2

Gerencia de

Relaciones Públicas

Recaba información sobre las actividades.

3

Gerencias de


Investiga y recaba la información solicitada y realiza un boletín de prensa.

4

Gerencias de


Envía boletín a Dirección General para su aprobación.

5

Dirección General

Aprueba y envía el boletín de prensa a las Gerencias para su publicación.

6

Gerencia de


Recibe y lo envía a la comunidad turística y medios de comunicación social.

7

Gerencia de

Sitio Web y Sistemas

Publica en el sitio web oficial del Fideicomiso

Termina procedimiento

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Procedimiento: Coordinar la difusión de las principales actividades del Fideicomiso.

Dirección General

Gerencias de Relaciones Públicas

Gerencia de Sitio Web y Redes Sociales

Inicio

Fin

Aprueba y envía el boletín de prensa a las Gerencias para su publicación

Investiga y recaba la información solicitada y realiza un boletín de prensa.

Envía boletín a Dirección General para su aprobación

Recibe y lo envía a la comunidad turística y medios de comunicación social.

Publica en el sitio web oficial del Fideicomiso

Recaba información sobre las

actividades

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Coordinar visitas de prensa enviados por el CPTM y Agencias

Objetivo: Atención a los grupos de prensa especializada, viajes de familiarización y visitantes especiales a Cancún, Puerto Morelos, Holbox e Isla Mujeres.

Políticas:

1. De acuerdo al programa operativo del Fideicomiso, así como del Consejo de Promoción Turística de México se coordina las acciones necesarias para efectos de atención y realización de viajes y publicaciones.

2. Estos viajes o paseos tienen por objetivo promocionar a Cancún, Puerto Morelos, Holbox e Isla Mujeres, para después proceder a su comercialización en diferentes países.

3. También se proporcionan paseos por los principales destinos turísticos del Estado a visitantes especiales.

Referencias: Programa de operación del Fideicomiso, así como del Consejo de Promoción Turística de México

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Turismo del Estado y su Reglamento, y Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo del Estado.

Definiciones:

Viaje de Familiarización: Viaje que realizan los representantes de agencias de viajes para conocer el destino y a su vez promoverlo.

Viaje de Prensa: Este es un viaje que realizan los periodistas o equipo de producción para captar imágenes o conocer los destinos con la finalidad de publicar posteriormente un reportaje o transmitir una producción.

Visitas Especiales: Es la atención que se brinda a todo aquel considerado como visitante especial de Gobierno, éste puede ser del ámbito, Diplomático, Político, o Social.

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Coordinar visitas de prensa enviados por el CPTM y/o Agencia


ACT. NUM.


1

Consejo de Promoción Turística y/o Agencia

Informan al Titular del Fideicomiso acerca de la realización de un fam trip o press trip a realizarse.

2

Dirección General

Instruye a las Gerencias de Relaciones Públicas para que atiendan y coordinen los press trips o fam trips.

3

Consejo de Promoción Turística y/o Agencia

Informan a la Gerencia de Relaciones Públicas a cerca de las fechas de realización.

4

Gerencias de Relaciones

Públicas

Recibe calendario del evento y elabora el programa de logística.

5

Gerencia de Relaciones

Públicas

En caso de que las sedes sean en diversas locaciones del destino, solicitan viáticos a la Dirección de Administración.

6

Dirección de

Administración

Recibe solicitud de viáticos y le da trámite.

7

Dirección de

Administración

Turna viáticos a las Gerencias de Relaciones Públicas.

8


Públicas

En caso de ser necesario solicitan patrocinios a miembros del sector privado turístico.

9

Sector privado turístico

Proporcionan a la Gerencia de Relaciones Públicas los patrocinios y cortesías otorgados.

10


Publicas

Recibe a los integrantes de los fam trip y press trip y les proporciona asistencia en el desarrollo de sus actividades.

11


Publicas

Una vez concluido, elaboran nota informativa dirigida al Director General


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Coordinar visitas de prensa enviados por el CPTM y/o Agencia

Procedimiento: Coordinar visitas de prensa enviados por el CPTM y/o Agencia.

CPTM y/o Agencias de Publicidad

Dirección General

Gerencias Relaciones Públicas


Iniciativa Privada del Destino

Inicio

Fin

Informan al Titular del

Fideicomiso acerca de la

realización de un fam trip o

press trip a realizarse

Instruye a las Gerencias de

Relaciones Públicas para

que atiendan y coordinen

los press trips o fam trips.

Informan a la Gerencia de

Relaciones Públicas a cerca

de las fechas de

realización.

Recibe calendario del

evento y elabora el

programa de logística

En caso de que las sedes

sean en diversas locaciones

del destino, solicitan

viáticos a la Dirección de

Administración.

Recibe solicitud de viáticos

y le da trámite.

Recibe a los integrantes de

los fam trip y press trip y

les proporciona asistencia

en el desarrollo de sus

actividades.

Proporcionan a la Gerencia

de Relaciones Públicas los

patrocinios y cortesías

otorgados.

En caso de ser necesario

solicitan patrocinios a

miembros del sector

privado turístico.

Turna viáticos a las

Gerencias de Relaciones

Públicas.

Una vez concluido,

elaboran nota informativa

dirigida al Director General

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Objetivo: Dar a conocer aquellos eventos que puedan ser imán para turistas y que presenten una oportunidad de impacto mediático.

Políticas:

1. Difusión de los eventos como valor agregado para los visitantes, motivando el viaje a los destinos.

2. Es un programa coordinado en forma conjunta con la Iniciativa Privada

3. Se utilizan medios impresos y electrónicos, así como ruedas de prensa y eventos de presentación que aseguren la correcta promoción de los eventos.

Referencia: Leyes y Reglamentos.

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley Federal de Turismo y su Reglamento, Ley de Turismo del Estado y su Reglamento, y Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo del Estado.

Definiciones:

Eventos Locales: Son los eventos que se desarrollan en los diferentes destinos turísticos del Estado, que pueden ser de interés de los turistas, ya sean de corte deportivo, artístico, cultural, etc.

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ACT. NUM.


1

Dirección General Solicita los eventos a realizarse en el destino a la base de datos.

2

Gerencia de Relaciones Públicas

Crea un calendario en el cual aparecen los eventos.

3

Prestadores servicios turísticos

Envían la información de la Gerencia de Relaciones Públicas.

4


Públicas

Crea el calendario y se lo envía a la Gerencia de Sitio Web y Redes Sociales.

5

Gerencia de Sitio Web y

Redes Sociales

Publica el calendario en el sitio del Fideicomiso


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Procedimiento: Coordinar y promover la difusión de los eventos locales que sean atractivos para los visitantes.

Dirección General

Gerencias de Relaciones Públicas

Prestadores Turísticos

Gerencia de Sitio Web y Redes Sociales

Inicio

Calendario

Fin

Solicita los eventos a realizarse en el destino a la base de datos.

Crea un calendario en el cual aparecen los eventos.

Crea el calendario y se lo envía a la Gerencia de Sitio Web y Redes Sociales.

Envían la información de la Gerencia de Relaciones Públicas.

Publica el calendario en el sitio del Fideicomiso

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Promover la relación con medios de comunicación especializada, nacional e internacional.

Objetivo: Tener los contactos de los principales comunicadores de la industria para generar presencia de los destinos y sus eventos especiales, a través de artículos editoriales.

Políticas:

1. Mantener contacto con periodistas y editorialistas especializados nacionales e internacionales en la industria turística.

2. Asegurar que reciban información sobre las noticias y eventos que puedan despertar su interés para visitar los destinos.

3. Desarrollar viajes de prensa especializada que den cobertura a eventos especiales.


Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley Federal de Turismo y su Reglamento, Ley de Turismo del Estado y su Reglamento, y Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo del Estado.

Definiciones:

Medios Especializados: Empresas de comunicación, periodistas y editorialistas que se especializan en la industria turística, cuyos públicos pueden ser empresas turísticas o público en general interesado en viajes.

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ACT. NUM.


1

Dirección General

Diseña un programa anual de boletines y comunicados de atención a medios.

2


Publicas

Elabora una base de datos actualizada de los medios locales, nacionales e internacionales.

3


Publicas

Promueve la creación de artículos editoriales sobre los destinos.

4


Publicas

Participa en los eventos internacionales de medios especializados y mantiene contacto constante con el área de Relaciones Públicas.

5


Publicas

En caso de requerirse se solicitan los recursos a la Dirección de Administración

6

Dirección de

Administración

Recibe solicitud y suministra


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Procedimiento: Promover la relación con medios de comunicación especializada, nacional e

internacional.

Dirección General Gerencias de Relaciones Públicas


Inicio

Fin

Diseña un programa anual de boletines y comunicados de atención a medios.

Elabora una base de datos actualizada de los medios locales,

nacionales e internacionales.

Promueve la creación de artículos editoriales sobre los destinos

Participa en los eventos internacionales de medios especializados y mantiene contacto constante con el área de Relaciones Públicas.

En caso de requerirse se solicitan los recursos a la Dirección de Administración

Recibe solicitud y suministra.

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Asesorar y apoyar a las producciones cinematográficas y de televisión en la búsqueda de locaciones y solicitud de permisos de filmación.

Objetivo: Buscar la promoción de los destinos turísticos a través de las producciones cinematográficas que desean realizar sus producciones en los destinos

Políticas:

1. Establecer contacto con los Directores y Productores de proyectos cinematográficos y televisivos.

2. Se coordina en forma conjunta con las Gerencias de Relaciones Públicas y los prestadores de servicios turísticos.

3. Junto con las Gerencias de Relaciones Públicas se establecen acuerdos que generan apoyos para las producciones cinematográficas y televisivas e incentivar su interés por los destinos.

Referencias: Leyes y Reglamentos.

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley Federal de Turismo y su Reglamento, Ley de Turismo del Estado y su Reglamento, y Reglamento Interior del Fideicomiso de Promoción Turística del Municipio de Benito Juárez del Estado.

Definiciones:

Producción Cinematográfica: Cualquier proyecto fílmico, ya sea para largo o cortometraje, televisión, reportaje, comercial, documental, cultural, deportivo, artístico o social.

Instituto Nacional de Antropología e Historia: (INAH). Organismo Autónomo Federal que tiene bajo su resguardo los sitios arqueológicos y edificios históricos.

Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas: (CONANP). Comisión perteneciente a la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT). Resguarda las Áreas Naturales Protegidas y los Parques Nacionales.

Staff: Grupo de trabajadores – camarógrafos, asistentes, maquillistas, peinadores, actores, productores, directores, etc – que pertenecen al equipo de producción.

Locación: Lugar en donde se filmará o grabará una o más escenas de la producción.

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ACT. NUM.


1

Dirección General

Solicita apoyo en búsqueda de locaciones o permisos de filmación.

2

Gerencia de


Solicita a la producción información completa de su proyecto.

3

Gerencia de


Envía toda la información.

4

Gerencia de


Envía a la producción una lista de contactos de las locaciones buscadas y la lista de requisitos para filmación y/o grabación en locaciones bajo resguardo del INAH y de la CONANP.

5

Gerencia de


Elabora las cartas de apoyo dirigidas a las autoridades civiles y militares y a las autoridades consulares (en caso de producciones extranjeras) y las entrega a la Subsecretaría de Promoción Turística para recabar su firma.

6

Dirección General

Firma las cartas de apoyo y las devuelve a Gerencia de Relaciones Públicas

7

Gerencia de


Recibe y envía las cartas de apoyo firmadas a la producción.


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Procedimiento: Asesorar y apoyar a las producciones cinematográficas y de televisión en la búsqueda de locaciones y solicitud de permisos de filmación.

Dirección General Gerencias de Relaciones Públicas

Inicio

Fin.

Solicita apoyo en búsqueda de locaciones o permisos de filmación.

Firma las cartas de apoyo y las devuelve a Gerencia de Relaciones Públicas

Solicita a la producción información completa de su proyecto.

Envía toda la información.

Envía a la producción una lista de contactos de las locaciones bajo resguardo del INAH y de la CONANP.

Elabora las cartas de apoyo dirigidas a las autoridades civiles y militares y a las autoridades consulares y las entrega a la Dir. Gral., para recabar su firma.

Recibe y envía las cartas de apoyo firmadas a la producción.

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Dirección de Promoción Código Revisión Fecha

Coordinar la presencia del Fideicomiso en Ferias Turísticas

Objetivo: Lograr que se aproveche al máximo la presencia del Fideicomiso en los eventos de la industria turística.

Políticas:

1. Se identifican los representantes involucrados en el desarrollo y logística del evento.

2. Se establecen los contactos con las personas y se hace la solicitud específica de participación, ya sea de patrocinio, colaboración o cotización.

3. En caso que el Fideicomiso realice el pago de los servicios, se entrega presupuesto y factura al departamento administrativo para su trámite.

Referencia:

Agenda del C. Gobernador, Secretario de Turismo, programa de trabajo del Fideicomiso de Promoción Turística y del Consejo de Promoción Turística de México.


Definiciones:

Evento: Es todo aquel acto que sirve para dar a conocer acciones o actividades, en el que se involucra la participación de Autoridades, Miembros del Sector Turístico y Sociedad en General.

Acción de Promoción: Coordinar la logística de operación de los eventos así como también la participación de los medios de comunicación y la correcta difusión de la información

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Descripción del procedimiento

ACT. NUM. UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

1


Informa a la Dirección General a cerca de la realización de un evento.

2

Dirección General

Autoriza la participación del fideicomiso.

3


Define qué tipo de evento se realizará.

4


Se identifican los representantes involucrados en el desarrollo y logística del evento.

5


Se establecen los contactos con las personas y se hace la solicitud específica de participación, ya sea de patrocinio, colaboración o cotización.

6


En caso que el fideicomiso realice el pago de los servicios, se entrega presupuesto y factura a la Dirección de Administración para su trámite.

7

Dirección de

Administración

Recibe y comunica a la Dirección de Promoción a cerca del pago correspondiente.

8


Coordina el evento de la logística.

9


Una vez terminado el evento, realiza nota informativa para el Director General a cerca del evento.

Termina Procedimiento

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Procedimiento: Coordinar la presencia del Fideicomiso en Ferias Turísticas.

Dirección General Dirección de Promoción Dirección de Administración

Inicio

Presupuesto

Fin




Se identifican los representantes involucrados en el desarrollo y logística del evento





Recibe y comunica a la Dirección de Promoción a cerca del pago correspondiente.

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Promoción y estrategias publicitarias.

Objetivo: Establecer estrategias mercadológicas y de promoción de los destinos que promociona el fideicomiso.

Políticas:

1. Programa Operativo Anual.

2. Propiciar el incremento de afluencia turística y la derrama económica en el Estado.

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública, Ley de Turismo del Estado y su Reglamento, Reglamento Interior de la Secretaria de Turismo.

Definiciones:

Mercadotecnia: Es un sistema total de actividades que incluye un conjunto de procesos mediante los cuales se identifican las necesidades o deseos existentes en el mercado para satisfacerlos de la mejor manera posible al promover el intercambio de productos y/o servicios de valor con los clientes a cambio de una utilidad o beneficio.

Estrategias: Constituye la ruta a seguir para alcanzar los propósitos, objetivos y metas planteados en el corto, mediano y largo plazo.

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ACT. NUM.


1

Dirección General

Solicita a la Dirección de Promoción estrategias de promoción para los destinos turísticos.

2


Aporta información o elementos para enriquecer el contenido.

3


Acuerda el contenido del programa con la Iniciativa Privada de los destinos.

4

Dirección General

Si cumple con los requerimientos de promoción lo autoriza y termina procedimiento.

5

Dirección General

No cumple con los requisitos de promoción. Conecta con la actividad Nº 2.


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Procedimiento: Promoción y estrategias publicitarias.

Dirección General Dirección de Promoción

Inicio

No 1

si

Fin

1

Solicita a la Dirección de Promoción estrategias de promoción para los destinos turísticos.

Lo autoriza



¿Cumple?

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Realizar programas de seminarios educacionales de los destinos.

Objetivo: Realizar un Programa de Seminarios Turísticos Educacionales de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Puerto Morelos.

Políticas:


2. Los seminarios dan a conocer al Tour Operador, Agente de viajes y/o de Ventas la diversa oferta turística que tienen los destinos, ayudando a que se convierta en un promotor del destino.

3. Los seminarios se imparten en base a las necesidades del Fideicomiso.


Definiciones:


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ACT. NUM.


1


Diseña el contenido del Seminario.

2


Envía a la Dirección de Mercadotecnia los textos para crear una presentación con Imágenes.

3

Dirección de

Mercadotecnia

Elabora la presentación y la entrega a la Dirección de Promoción.

4


Recibe y revisa la presentación.

5

Dirección General

Autoriza el seminario.

6


Graba el seminario en un disco compacto y utiliza la presentación en el seminario.

7


Elabora Boletín de Prensa.


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Procedimiento: Realizar programas de seminarios educacionales de los destinos

Dirección de Promoción Dirección de Mercadotecnia Dirección General

Inicio

Fin

Diseña el contenido del Seminario



Graba el seminario en un disco compacto y utiliza la presentación en el seminario


Elabora la presentación y la entrega a la Dirección de Promoción


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Organizar programas de viajes de Caravanas Turísticas.

Objetivo: Organizar caravanas de promoción turística que se realizan en diversos Estados de la República Mexicana y en el extranjero para la promoción de Cancún, Isla Mujeres, Holbox y Puerto Morelos.

Políticas:


2. Las caravanas tienen como objetivo fortalecer la presencia de los destinos dentro de las ciudades que se visitan.

3. Se invita al mayor número de empresas turísticas de los destinos con el fin de dar a conocer los atractivos con los que cuentan.

Referencia:


Definiciones:

Seminario: Es una técnica de trabajo en grupo y expresión oral utilizada para tratar a fondo un tema predeterminado.

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ACT. NUM.


1


Se reúne con línea aérea patrocinadora.

2 Dirección de Promoción Especifica la fecha y el itinerario de la Caravana.

3 Dirección de Promoción Solicita cotizaciones de alimentos, hoteles, transporte, salones y equipo audiovisual.

4 Dirección de Promoción En función de las cotizaciones se determina el costo para los participantes.

5 Dirección de Promoción Envía el texto a la Dirección de Mercadotecnia para la creación de una invitación electrónica.

6 Dirección de Mercadotecnia

Elabora y envía la convocatoria electrónica con la información solicitada a la Dirección de Promoción.

7 Dirección de Promoción Revisa la propuesta de la convocatoria y da su aprobación

8 Dirección de Promoción Si es correcta la información se autoriza el texto e imagen de la invitación. Conecta con la actividad N° 10

9 Dirección de Promoción No es correcta la información se revisa y se corrige y conecta con la actividad N° 6.

10 Dirección de Promoción Elabora una presentación en digital de los destinos de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Puerto Morelos y prepara material publicitario para llevar a la caravana.

11 Dirección de Promoción Solicita gastos de viaje para el evento

12 Dirección de Administración

Autoriza la solicitud de los viáticos correspondientes.

13 Dirección de Promoción Se lleva a cabo la reunión previa con la aerolínea, los participantes para dar a conocer el programa final de la Caravana.

14 Dirección de Promoción Supervisa la logística del evento.

15 Dirección de Promoción En la ejecución de la caravana, explica y promueve, mediante la presentación digital elaborada el destino turístico.

16 Dirección de Promoción Elabora boletín de Prensa.


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Procedimiento: Organizar programas de viajes de Caravanas Turísticas.

Dirección Promoción Dirección Mercadotecnia Dirección de Administración

Inicio

No 1 Si

A

1

Se reúne con línea aérea patrocinadora

Especifica la fecha y el itinerario de la Caravana.

Solicita cotizaciones de alimentos, hoteles, transporte, salones y equipo audiovisual.

En función de las cotizaciones se determina el costo para los participantes.

Envía el texto a la Dirección de Mercadotecnia para la creación de una invitación electrónica.

Revisa la propuesta de la convocatoria y da su aprobación

Elabora una presentación en digital de los destinos y prepara material publicitario para llevar a la caravana

Solicita gastos de viaje para los eventos

Se lleva a cabo la reunión previa con la aerolínea, los participantes para dar a conocer el programa final de la Caravana.

Elabora y envía la convocatoria electrónica con la información solicitada a la Dirección de Promoción


¿Procede?

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Dirección Promoción Dirección Mercadotecnia Dirección de Administración

A

Fin

Supervisa la logística del evento.

En la ejecución de la caravana, explica y promueve, mediante la presentación digital elaborada el destino turístico.

Elabora boletín de Prensa.

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Elaboración de plan Anual de Ferias Turísticas.

Objetivo: Elaborar el plan anual de participación en Ferias Turísticas y Eventos Nacionales e Internacionales con el fin de reforzar la promoción de Cancún, Isla Mujeres, Holbox y Puerto Morelos.

Políticas:


2. Reforzar la presencia de los destinos en las ciudades donde se preside el Evento.

Referencias:


Definiciones:

Promoción Turística: Promocionar integral y competitivamente una determinada región, con sus productos y destinos, en los mercados nacional e internacional, a través del trabajo conjunto entre todos los actores de la actividad turística. El objetivo principal de la promoción turística es incrementar la intención de viaje en el país o región, mejorando la relación visita – gasto.

Actividad Turística: Conjunto de operaciones que de manera directa o indirecta se relacionan con el turismo o pueden influir sobre él, siempre que conlleven la prestación de servicios a un turista. Son aquellos actos que realiza el consumidor para que acontezca el turismo. Son objetivos de su viaje y la razón por la cual requiere que le sean proporcionados los servicios.

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ACT. NUM.


1


Solicita reunión con la Iniciativa Privada.

2

Iniciativa Privada

Asisten a reunión y facilitan información de las ferias Turísticas en las que participaran

3


Recibe el programa correspondiente de las ferias Turísticas.

4


Envía a la Dirección General el programa para autorización en las ferias turísticas.

5

Dirección General

Si Autoriza participación en ferias turísticas le informa a la Iniciativa Privada y conecta con la actividad N° 7

6

Dirección General

No se autoriza y termina procedimiento.

7


Envía programa de ferias a la Dirección Administrativa para solicitar recursos económicos.

8

Dirección de

Administración

Recibe programa y gestiona autorización de recursos y viáticos para asistir a las ferias turísticas.

9


Asiste a ferias turísticas.

10


Elabora tarjeta informativa dirigida a la Dirección General con información de cada evento.

11


Elabora boletín de prensa.


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Procedimiento: Elaboración de plan anual de Ferias Turísticas.


Iniciativa Privada Dirección General Dirección de Administración

Inicio

Fin 1

Sí

No 1










¿Procede?

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Logística para el desarrollo y asistencia a eventos.

Objetivo: Mantener actualizada las rutas a seguir, así como prever y tratar de anticiparse a los imprevistos que puedan surgir.

Políticas:

1. Deberá verificarse de manera sistemática la programación del evento para detectar posibles cambios o modificaciones de última hora en las asistencias o en las rutas a seguir.

Referencias: En función de los cambios que solicité la Secretaria de Turismo


Definiciones:

Sitio Web: Texto, gráficos y enlaces agrupados en forma de hoja, como si fuera una revista.

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ACT. NUM.


1


Envía información a la Gerencia de Promoción.

2

Gerencia de Promoción

Recibe instrucciones del Director de Promoción, al respecto de los eventos a realizarse.

3


Realiza y coordina con la parte que organiza el orden del día a seguir.

4


Inician contactos con las personas que intervienen y asisten, así como verifica la documentación, y vehículos que se tengan que utilizar.

5

Director de Promoción

Coordina con la Dirección de Administración la ministración de fondos o artículos necesarios.

6

Dirección de

Administración

Recibe la solicitud y suministra los fondos o artículos necesarios.

7


Realiza un informe administrativo y financiero de cada evento o proyecto realizado.

8


Entrega informe al Director de Promoción.

Termina procedimiento.

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Procedimiento: Logística para el desarrollo y asistencia a eventos.

Dirección de Promoción Gerencia de Promoción Dirección de Administración

Inicio

Fin

Envía información a la Gerencia de Promoción.




Inician contactos con los que intervienen y asisten, así como verifica la documentación, y vehículos que se tengan que utilizar.


Entrega informe al Director de Promoción.


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Dirección de Grupos y Convenciones Código Revisión Fecha


Objetivo: Lograr se aproveche al máximo la presencia del Fideicomiso en los eventos de la industria turística.

Políticas:

1. Se identifican los representantes involucrados en el desarrollo y logística del evento.

2. Se establecen los contactos con las personas y se hace la solicitud específica de participación, ya sea de patrocinio, colaboración o cotización.

3. En caso que el Fideicomiso realice el pago de los servicios, se entrega presupuesto y factura al departamento administrativo para su trámite.

Referencia:

Agenda del C. Gobernador, Secretario de Turismo, programa de trabajo de los Fideicomisos de Promoción Turística y del Consejo de Promoción Turística de México.


Definiciones:

Evento: Es todo aquel acto que sirve para dar a conocer acciones o actividades, en el que se involucra la participación de Autoridades, Miembros del Sector Turístico y Sociedad en General.

Acción de Promoción: Coordinar la logística de operación de los eventos así como también la participación de los medios de comunicación y la correcta difusión de la información

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Descripción del procedimiento

ACT. NUM. UNIDAD RESPONSABLE

ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

1

Dirección de

Grupos y Convenciones

Informan a la Dirección General a cerca de la realización de un evento.

2

Dirección de



3

Dirección de


Se identifican los representantes involucrados en el desarrollo y logística del evento.

4

Dirección de



5

Dirección de


En caso que la Secretaría de Turismo realice el pago de los servicios, se entrega presupuesto y factura a la Dirección Administrativa para su trámite.

6

Dirección de

Administración

Recibe e informa a la Dirección de Grupos y Convenciones a cerca del pago correspondiente.

7

Dirección de



8

Dirección de




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Procedimiento: Coordinar la presencia del Fideicomiso en Ferias Turísticas.

Dirección General Dirección de Grupos y Convenciones


Inicio

Presupuesto

Fin




Se identifican los representantes involucrados en el desarrollo y logística del evento





Recibe y comunica a la Dirección de Grupos y Convenciones a cerca del pago correspondiente.

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Objetivo: Establecer estrategias mercadológicas y de promoción de los destinos que promociona el fideicomiso.

Políticas:


2. Propiciar el incremento de afluencia turística y la derrama económica en el Estado.


Definiciones:


Estrategias: Constituye la ruta a seguir para alcanzar los propósitos, objetivos y metas planteados en el corto, mediano y largo plazo.

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ACT. NUM.


1

Dirección General

Solicita a la Dirección de Grupos y Convenciones estrategias de promoción para los destinos turísticos.

2

Dirección de Grupos y

Convenciones


3


Convenciones


4

Dirección General

Si cumple con los requerimientos de promoción lo autoriza y termina procedimiento.

5

Dirección General

No cumple con los requisitos de promoción. Conecta con la actividad Nº 2.


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Procedimiento: Promoción y estrategias publicitarias.

Dirección General Dirección de Grupos y Convenciones

Inicio

No 1

si

Fin

1

Solicita a la Dirección de Grupos y Convenciones las estrategias de promoción para los destinos turísticos.

Lo autoriza



¿Cumple?

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Objetivo: Realizar un Programa de Seminarios Turísticos Educacionales de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Puerto Morelos.

Políticas:


2. Los seminarios dan a conocer al Meeting Planners la diversa oferta turística que tienen los destinos, ayudando a que se convierta en un promotor del destino.

3. Los seminarios se imparten en base a las necesidades del Fideicomiso.


Definiciones:


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ACT. NUM.


1


Convenciones

Diseña el contenido del Seminario.

2


Convenciones


3

Dirección de

Mercadotecnia

Elabora la presentación y la entrega a la Dirección de Grupos y Convenciones

4


Convenciones


5

Dirección General


6


Convenciones

Graba el seminario en un disco compacto y utiliza la presentación en el seminario.

7


Convenciones



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Procedimiento: Realizar programas de seminarios educacionales de los destinos


Dirección de Mercadotecnia Dirección General

Inicio

Fin

Diseña el contenido del Seminario



Graba el seminario en un disco compacto y utiliza la presentación en el seminario


Elabora la presentación y la entrega a la Dirección de Grupos y Convenciones


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Objetivo: Organizar caravanas de promoción turística que se realizan en diversos Estados de la República Mexicana y en el extranjero para la promoción de Cancún, Isla Mujeres, Holbox y Puerto Morelos.

Políticas:


2. Las caravanas tienen como objetivo fortalecer la presencia de los destinos dentro de las ciudades que se visitan.

3. Se invita al mayor número de empresas turísticas de los destinos con el fin de dar a conocer los atractivos con los que cuentan.

Referencia:


Definiciones:

Seminario: Es una técnica de trabajo en grupo y expresión oral utilizada para tratar a fondo un tema predeterminado.

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ACT. NUM.


1


Convenciones

Se reúne con línea aérea patrocinadora.

2 Dirección de Grupos y Convenciones









Elabora y envía la convocatoria electrónica con la información solicitada a la Dirección de Grupos y Convenciones.




Si es correcta la información se autoriza el texto e imagen de la invitación. Conecta con la actividad N° 10


No es correcta la información se revisa y se corrige y conecta con la actividad N° 6.


Elabora una presentación en digital de los destinos de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Puerto Morelos y prepara material publicitario para llevar a la caravana.


Solicita recursos y viáticos a la Dirección de Administración.



13


Convenciones


14


Convenciones


15



16




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Dirección De Grupos y Convenciones

Dirección Mercadotecnia Dirección de Administración

Inicio

No 1 Si

A

1

Se reúne con línea aérea patrocinadora






Elabora una presentación en digital de los destinos y prepara material publicitario para llevar a la caravana

Solicita gastos de viaje para los eventos


Elabora y envía la convocatoria electrónica con la información solicitada a la Dirección de Grupos y Convenciones


¿Procede?

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Dirección Mercadotecnia Dirección de Administración

A

Fin




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Elaboración de plan anual de Ferias Turísticas.

Objetivo: Elaborar el plan anual de participación en Ferias Turísticas y Eventos Nacionales e Internacionales con el fin de reforzar la promoción de Cancún, Isla Mujeres, Holbox y Puerto Morelos.

Políticas:


2. Reforzar la presencia de los destinos en las ciudades donde se preside el Evento.

Referencias:


Definiciones:

Promoción Turística: Promocionar integral y competitivamente una determinada región, con sus productos y destinos, en los mercados nacional e internacional, a través del trabajo conjunto entre todos los actores de la actividad turística. El objetivo principal de la promoción turística es incrementar la intención de viaje en el país o región, mejorando la relación visita – gasto.

Actividad Turística: Conjunto de operaciones que de manera directa o indirecta se relacionan con el turismo o pueden influir sobre él, siempre que conlleven la prestación de servicios a un turista. Son aquellos actos que realiza el consumidor para que acontezca el turismo. Son objetivos de su viaje y la razón por la cual requiere que le sean proporcionados los servicios.

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ACT. NUM.


1


Convenciones


2

Iniciativa Privada


3


Convenciones


4


Convenciones


5

Dirección General

Si Autoriza participación en ferias turísticas le informa a la Iniciativa Privada y conecta con la actividad N° 7

6

Dirección General

No se autoriza y termina procedimiento.

7


Convenciones


8

Dirección de

Administración


9


Convenciones


10


Convenciones


11


Convenciones



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Procedimiento: Elaboración de plan anual de Ferias Turísticas.


Iniciativa Privada Dirección General Dirección de Administración

Inicio

Fin 1

Sí

No 1










¿Procede?

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Objetivo: Mantener actualizada las rutas a seguís así como prever y tratar de anticiparse a los imprevistos que puedan surgir.

Políticas:

1. Deberá verificarse de manera sistemática la programación del evento para detectar posibles cambios o modificaciones de última hora en las asistencias o en las rutas a seguir.

Referencias: En función de los cambios que solicité el Fideicomiso


Definiciones:

Sitio Web: Texto, gráficos y enlaces agrupados en forma de hoja, como si fuera una revista.

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ACT. NUM.


1


Convenciones

Envía información a la Gerencia de Grupos y Convenciones.

2

Gerencia de Grupos y

Convenciones


3


Convenciones


4


Convenciones

Inician contactos con las personas que intervienen y asisten, así como verifica la documentación, y vehículos que se tengan que utilizar.

5


Convenciones


6

Dirección de

Administración


7


Convenciones


8


Convenciones

Entrega informe al Director de Grupos y Convenciones


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Procedimiento: Logística para el desarrollo y asistencia a eventos.


Gerencia de Promoción Dirección de Administración

Inicio

Fin

Envía información a la Gerencia de Grupos y Convenciones.


Recibe instrucciones del Director de Grupos, al respecto de los eventos a realizarse.


Inician contactos con los que intervienen y asisten, así como verifica la documentación, y vehículos que se tengan que utilizar.


Entrega informe al Director de Grupos y Convenciones.


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Dirección de Mercadotecnia Código Revisión Fecha

Publicación y/o actualización de la información que se difunde en la página Web oficial.

Objetivo: Publicar y/o mantener actualizada la información que se difunde en la página WEB oficial del fideicomiso, proporcionada por las diferentes áreas que la comprenden.

Políticas:

1. Una página WEB es el medio mundial de difusión de información acerca de los eventos y acciones que realiza el fideicomiso en pro del fortalecimiento y crecimiento de la actividad turística de nuestro estado, razón por la cual es importante la constante actualización de la misma.

2. La autorización para publicar información en la Página WEB del fideicomiso está a cargo del Director General, y la Dirección de Mercadotecnia proporcionará el apoyo técnico correspondiente.

3. Para la publicación y/o actualización de información en las secciones de la página WEB de este fideicomiso, es necesario que el área que lo requiera, solicite y envíe la información correspondiente a la Dirección Mercadotecnia, para ser analizada, adecuada de ser necesario para su publicación.

4. Se niega la autorización de una publicación de información cuando esta es con fines de lucro, actividades completamente ajenas a este Fideicomiso y cuando no ofrezca beneficios sociales para el Estado.

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo.

Definiciones:

Sitio web: Es una página programada en lenguaje HTML que puede ser desplegada en cualquier buscador en Internet. Ej. Microsoft Explorer, Mozilla Firefox, Google crome, etc. Entre sus utilidades están las de promocionar productos, empresas, servicios, vender en línea o simplemente informativas.

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ACT. NUM.


1

Unidad administrativa del

Fideicomiso

Proporciona los datos que se desean publicar en el Sitio WEB

2

Dirección de

Mercadotecnia

Si la información es correcta y autorizada. Conecta con la actividad Nº 5.

3

Dirección de

Mercadotecnia

No es correcta la información. Conecta con la actividad Nº 4.

4

Dirección de

Mercadotecnia

Solicita de nuevo la información a la Unidad administrativa de origen y conecta con la actividad N°1

5

Dirección de

Mercadotecnia

Revisa, actualiza y adecúa la información (aplicación de estilos).

6

Dirección de

Mercadotecnia

Publica la información en el Sitio Web del Fideicomiso.


de 166



Procedimiento: Publicación y/o actualización de la información que se difunde en la página Web

oficial.

Unidad Administrativa Dirección de Mercadotecnia

Inicio

2

Si No

1

2

1

Fin

Proporciona los datos que se desean publicar en el Sitio WEB

Solicita de nuevo la información a la Unidad administrativa de origen y conecta con la actividad N°1

Revisa, actualiza y adecúa la información (aplicación de estilos).

Publica la información en el Sitio Web del Fideicomiso.

¿Información Correcta?

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Administración del servidor de dominio del Fideicomiso, servidor de archivos y de impresión.

Objetivo: Garantizar el buen funcionamientos de la red de voz y datos, mediante la creación y gestión de cuentas de usuarios, asignación de permisos de acceso, compartimiento de carpetas e impresoras.

Políticas:

1. La instalación de cualquier tipo de software es mediante la participación del administrador de la red, con la finalidad automatizar espacio de almacenamiento y evitar la presencia de software no autorizados o sin las licencias correspondientes.

2. El cambio de la clave de acceso de cada equipo debe ser cambiada al menos una vez al año para evitar algún mal uso en caso de hurto o perdida de la confidencialidad, ya que podrían presentarse problemas de seguridad en los datos. En el caso de que una clave de acceso sea extraviada, olvidada o dañada, deberá comunicarlo al administrador de la red para la recuperación de la misma. Únicamente el usuario conoce clave de acceso de su sesión, esto debido a que el usuario es quien la cambia en su primer inicio de sesión.

3. Para el compartimiento de información por medio de la red, se crean carpetas con permisos de accesos de acuerdo al área y uso de la información almacenada. Todas las áreas comparten información entre usuarios del mismo grupo, en la cual solo ellos tienen acceso a la información. Por otra parte, existe una carpeta general a la que todos los grupos y usuarios tienen acceso.

4. Para la solución de problemas es necesario analizar las posibles causas y poder terminar los procedimientos de solución.

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo.

Definiciones:

Red de computadoras: Una red de computadoras es un conjunto de máquinas que se comunican a través de algún medio (cable UTP, fibra óptica, radiofrecuencia, líneas telefónicas, etc.) con el objeto de compartir recursos.

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ACT. NUM.


1 Unidad administrativa Solicita servicio a la Dirección de Mercadotecnia.


Si solicita instalación del software. Conecta con actividad Nº 4


No es instalación de software. Conecta con la actividad Nº 8


Si se autoriza software. Conecta con la actividad Nº 6


No se autoriza software. Conecta con la actividad Nº 7


Se instala el software solicitado y termina procedimiento


No se instala el software y termina procedimiento


Si solicita cambio de clave de acceso. Conecta con la actividad Nº 10


No es solicitud de cambio de clave de acceso. Conecta con la actividad Nº 16

10


Si el solicitante es propietario de la clave de acceso. Conecta con la actividad Nº 12


No es propietario de la clave de acceso. Conecta con la actividad Nº 13

12


Se cambia la clave de acceso, y al primer inicio de sesión se pide automáticamente se cambie la clave de acceso nuevamente. Conecta con actividad N° 14.


No se cambia clave de acceso y termina procedimiento

14


Si se reporta problemas con su nodo de red. Conecta con la actividad Nº 16


No se reporta problemas con su nodo de red y termina procedimiento


Si es falla técnica de hardware. Conecta con la actividad Nº 18


No es falla técnica de hardware. Conecta con la actividad Nº 19

18 Dirección Mercadotecnia Solucionar problema y termina procedimiento


Explicar situación y asesorar al usuario sobre cómo actuar en este tipo de contingencias.


de 166



Procedimiento: Administración del servidor de dominio del Fideicomiso, servidor de archivos y de impresión.


Inicio

No 1 Si No 2 Si No 4 Si 3 4

3 5

A

Solicita servicio a la Dirección de Mercadotecnia.

Se realizan preguntas sobre el problema surgido para conocer su probable origen y/o causa

Se solicita la adquisición del componente

Cambiar componente y termina proceso

¿Problema de Hardware?

¿Cambiar componente?

¿Cuenta con componente?

de 166



Procedimiento: Administración del servidor de dominio del Fideicomiso, servidor de archivos y de impresión.


A

1 No 6 Si 5

6 No 5 Si No 4 Si

Fin 5

Configurar Hardware y termina procedimiento.

Instalar software

¿Se puede configurar software?

¿Se puede conseguir software?


de 166


Fomentar y promover con las empresas turísticas del extranjero la capacitación continua.

Objetivo: Fomentar con las empresas turísticas extranjeras, la implementación de nuevos cursos y talleres para capacitar a su personal y lograr con ello que se especialicen y profesionalicen en la venta de Cancún, Holbox, Puerto Morelos e Isla Mujeres.

Políticas:

1. Contactarse con las empresas turísticas del extranjero, para solicitar información sobre de las necesidades que presentan en cuanto a capacitación, con el objetivo de especializar y profesionalizar al mayor número de prestadores de servicios en la venta de Cancún, Holbox, Puerto Morelos e Isla Mujeres.

2. Con la información recabada se elabora una propuesta de actualización de temas para la elaboración de cursos y talleres.

3. Diseñar cursos y actualizar las presentaciones para cursos basados en diferentes técnicas de aplicación del método de enseñanza-aprendizaje de acuerdo a las necesidades detectadas.

4. Impartir los cursos y talleres en las diferentes empresas de servicios turísticos del extranjero.

Referencias: Programa de operación del Fideicomiso, así como del Consejo de Promoción Turística de México


de 166




ACT. NUM.


1

Gerencia del Instituto de

Turismo de Cancún

Realiza el sondeo de necesidades de capacitación con los empresarios turísticos en el Estado, con la autorización del Director Mercadotecnia.

2


Turismo de Cancún

Elabora propuesta con nuevos temas y estructura de los cursos y talleres y se lo entrega al Director de Mercadotecnia para sus comentarios.

3

Dirección de

Mercadotecnia

Revisa la propuesta, corrige en caso de ser necesario y aprueba.

4


Turismo de Cancún

Elabora la presentación e implementa nuevas actividades y técnicas de aplicación de acuerdo al objetivo del curso o taller.

5


Turismo de Cancún

Actualiza el catálogo de cursos/talleres, y posteriormente lo envía a la Dirección de Mercadotecnia, para que se suba a la página del fideicomiso.

6


Turismo de Cancún

Mantiene contacto con las empresas turísticas de manera continua, para conocer sus necesidades y poder proporcionarles capacitación continua.


de 166



Procedimiento: Fomentar y promover con las empresas turísticas del extranjero la capacitación continúa.

Gerencia del Instituto de Turismo de Cancún


Inicio

Fin

Realiza el sondeo de necesidades de capacitación con los empresarios turísticos en el Estado, con la autorización del Director Mercadotecnia.

Elabora propuesta con nuevos temas y estructura de los cursos y talleres y se lo entrega al Director de Mercadotecnia para sus comentarios.

Elabora la presentación e implementa nuevas actividades y técnicas de aplicación de acuerdo al objetivo del curso o taller

Actualiza el catálogo de cursos/talleres, y posteriormente lo envía a la Dirección de Mercadotecnia, para que se suba a la página del fideicomiso.

Mantiene contacto con las empresas turísticas de manera continua, para conocer sus necesidades y poder proporcionarles capacitación continua.

Revisa la propuesta, corrige en caso de ser necesario y aprueba.

de 166


Coordinar la elaboración de campañas publicitarias

Objetivo: Lograr la mayor calidad y eficiencia de campañas publicitarias, a través de técnicas y estrategias adecuadas de publicidad donde intervengan medios impresos, gráficos, audiovisuales e informáticos.

Políticas:

1. Se identifican los representantes involucrados en el desarrollo de las acciones encaminadas a las campañas publicitarias.

2. Se establecen los contactos con las empresas para la realización de las acciones encaminadas a la elaboración del material de promoción.

3. Se hace la cotización para determinar los costos de insumos, materiales y honorarios para cuantificar el monto de gasto, realizando todos los procesos administrativos que correspondan.

Referencia: En coordinación con el Consejo de Promoción Turística de México.

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Turismo del Estado y su Reglamento y Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo del Estado y Ley de la libertad y Expresión.

de 166




ACT. NUM.


1

Dirección de

Mercadotecnia

Informa a la Dirección General para la realización de las acciones encaminadas a las campañas publicitarias.

2

Dirección General

Recibe información y supervisa las acciones para la elaboración de Campañas publicitarias.

3

Dirección de

Mercadotecnia

Establece contacto con las empresas para la realización de las acciones encaminadas a la elaboración del material de Promoción.

4

Empresas concursantes

Reciben solicitud y envían cotización para determinar costos.

5

Dirección de

Mercadotecnia

Inicia la Licitación Pública con la Dirección General y la Dirección de Administración.

6

Dirección General

Emite el fallo de la licitación y asignación de servicios solicitados por la Dirección de Mercadotecnia.

7

Dirección de

Mercadotecnia

Entrega presupuesto y factura a la Dirección de Administración para su trámite.

8

Dirección de

Administración

Recibe e informa a la Dirección de Mercadotecnia, a cerca del pago correspondiente.

9

Dirección de

Mercadotecnia

Coordina las acciones encaminadas a las campañas publicitarias.

10

Dirección de

Mercadotecnia

Una vez terminada la campaña publicitaria, realiza reporte de acciones en materia de difusión y promoción.


de 166



Procedimiento: Coordinar la elaboración de campañas publicitarias

Dirección Mercadotecnia

Dirección General

Empresas Participantes


Inicio

Fin

Informa a la Dirección General para la realización de las acciones encaminadas a las campañas publicitarias

Establece contacto con las empresas para la realización de las acciones encaminadas a la elaboración de campañas.

Inicia la Licitación Pública con la Dirección General y la Dirección de Administración.

Entrega presupuesto y factura a la Dirección de Administración para su trámite.

Coordina las acciones encaminadas a las campañas publicitarias.

Una vez terminada la campaña publicitaria, realiza reporte de acciones en materia de difusión y promoción.

Recibe información y supervisa las acciones para la elaboración de Campañas publicitarias.

Emite el fallo de la licitación y asignación de servicios solicitados por la Dirección de Mercadotecnia.

Reciben solicitud y envían cotización para determinar costos.

Recibe e informa a la Dirección de Mercadotecnia, a cerca del pago correspondiente.

de 166



Objetivo: Supervisar, proponer y dirigir el proceso creativo de los proyectos audiovisuales e interactivos que las Agencias de Publicidad contratadas propongan para la promoción de los destinos turísticos de que integran la marca.

Políticas: 1. Se contratará a la empresa idónea que demuestre capacidades para cumplir eficientemente con las necesidades de promoción detectadas. 2. Todos los servicios de levantamiento de imágenes, recopilación de información, redacción, corrección de estilo y arte, correrán por cuenta de la empresa contratada, salvo algunas excepciones que por acuerdo previo, sean adquiridas por esta dirección. 3. La Dirección de Mercadotecnia vigilará y encaminará las acciones enfocadas al buen cumplimiento del proyecto. 4. La empresa se obliga a entregar avances del proyecto durante el plazo estipulado con el fin de realizar la supervisión pertinente y, en su caso, las correcciones que se deriven de las revisiones atendidas.

Referencia:

Contratos por licitación nacional o internacional; por adjudicación directa en caso que el (la) titular del Fideicomiso lo designe.

Normas:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, Ley de Turismo del Estado, Plan Básico de Gobierno, Ley General de Derechos de Autor , Ley General de Patrimonio Arqueológico y Bienes Culturales.

Definiciones:

Dummie: Ejemplar muestra de un diseño terminado.

Producción: Impresión o elaboración de un número determinado de ejemplares partiendo de la réplica de un diseño.

Proceso Creativo: Trabajo intelectual realizado por uno o más elementos humanos que comunican un mensaje a través de un medio estético o artístico.

de 166




ACT. NUM.


1 Dirección General. Solicita proyecto a la Dirección Mercadotecnia

2


Presenta el proyecto para cubrir las necesidades de promoción audiovisual o interactiva requeridas.

3 Dirección Mercadotecnia Procede a la elaboración o a la presentación de la ficha técnica del proyecto (dependiendo del caso)

4 Dirección General. ¿Procede?

Si Autorizan el proyecto y la emisión de ingresos requeridos. No Se cancela y termina procedimiento.


Somete al comité de adquisiciones la propuesta del proyecto y presenta algunas opciones de empresas a invitar o a contratar.

6 Comité de Adquisiciones

El comité de adquisiciones sesiona y determina el tipo de adquisición que tendrá lugar.


Recibe el acuerdo, e inicia los trámites administrativos pertinentes para el lanzamiento de la convocatoria y para la obtención de los recursos.


Procede a contactar con la empresa seleccionada y solicita a la Dirección de Administración la elaboración del documento jurídico pertinente.


Entrega el documento jurídico de la contratación de la Empresa


Solicita a la Dirección de Administración, el pago del anticipo del proyecto.


Realiza el pago requerido.

12


Realiza el guion del proyecto y comunica a la empresa contratada la forma en que se dará seguimiento a éste.

de 166




ACT. NUM.


13


Realiza los trámites pertinentes para solicitar a quien corresponda los permisos de levantamiento de imágenes necesarios.


Realiza la supervisión del proyecto y autoriza textos, arte e imágenes.

15 Empresa contratada Presenta en las fechas acordadas, el dummie del proyecto para la realización de las tres correcciones pertinentes.

16


Autoriza el fin del proyecto o remite a la empresa el dummie para la ejecución de las correcciones solicitadas.

17

Empresa contratada Si se autoriza, se procede a la producción final, en caso contrario se esperan las correcciones realizadas para proseguir con la producción final.

18 Empresa contratada Entrega a la dirección de Diseño Mercadotecnia el producto final

19


Recibe el producto y lo entrega al usuario final


de 166



Procedimiento: Supervisión del diseño, edición y producción del material audiovisual interactivo que se destine para la promoción de las marcas.

Dirección General Dirección de Mercadotecnia

Comité de Adquisiciones


Inicio

B Dummies

C

No Si

Se cancela

A

Solicita proyecto a la Dirección Mercadotecnia

Presenta el proyecto para cubrir las necesidades de promoción audiovisual o interactiva requeridas.

Procede a la elaboración o a la presentación de la ficha técnica del proyecto (dependiendo del caso)

Verifica que la empresa prestadora cumpla lineamientos de calidad requeridos

Contrata y envía a empresa prestadora de servicio de diseño digital y dummie

Inicia el proceso de supervisión de producción.

Autoriza la adquisición para el proyecto y la modalidad de adquisición.

Recibe acuerdo de Comité de Adquisiciones e inicia trámite de pago.

¿Procede?

de 166



Procedimiento: Supervisión del diseño, edición y producción del material audiovisual interactivo que se destine para la promoción de las marcas.



Empresa contratada

C

A Fin

B

Autoriza las pruebas de impresión o replicación

Supervisa producto terminado y solicita a la Dirección de Administración el pago.


Realiza el pago final a la empresa prestadora de servicios

Recibe el diseño digital y dummie e inicia el proceso de producción.

Recibe las pruebas autorizadas y procede al proceso final

Informa a la Dirección de Mercadotecnia sobre término y cumplimiento del trabajo

Entrega el producto terminado a la Dirección de Mercadotecnia.

de 166


Diseño, edición y producción de material publicitario de los atractivos y destinos turísticos de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Puerto Morelos.

Objetivo: Diseñar y producir el material publicitario y los elementos promocionales que fortalezcan la mezcla de productos de la campaña publicitaria.

Políticas:

1. La Dirección de Mercadotecnia emitirá los lineamientos necesarios para la contratación de la empresa prestadora del Servicio y en su caso elegirá la más adecuada para cumplir con los resultados de producción esperados.

2. La Dirección de Mercadotecnia, realizará la supervisión de prensa o del proceso de producción elegido, hasta obtener el producto esperado.

3. Al finalizar el proceso de producción, el producto será remitido a su usuario final.

Referencia:

Contratos por licitación nacional o internacional; por adjudicación directa en caso que el (la) titular del Fideicomiso lo designe, padrón de proveedores del Gobierno del Estado.

Normas:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, Ley de Turismo del Estado y su Reglamento, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo.

Definiciones:

Dummie: Ejemplar muestra de un diseño terminado.

Producción: Impresión o elaboración de un número determinado de ejemplares partiendo de la réplica de un diseño.

de 166




ACT. NUM.


1 Dirección General. Solicita proyecto a la Dirección Mercadotecnia

2


Presenta el proyecto para cubrir las necesidades de material promocional impreso.

3 Dirección Mercadotecnia Procede a la elaboración o a la presentación de la ficha técnica del proyecto (dependiendo del caso)

4 Dirección General. ¿Procede?

Si Autorizan el proyecto y la emisión de ingresos requeridos. No Se cancela y termina procedimiento.


Somete al comité de adquisiciones la propuesta del proyecto y presenta algunas opciones de empresas a invitar o a contratar.

6 Comité de Adquisiciones

El comité de adquisiciones sesiona y determina el tipo de adquisición que tendrá lugar.


Recibe el acuerdo, e inicia los trámites administrativos pertinentes para el lanzamiento de la convocatoria y para la obtención de los recursos.


Procede a contactar con la empresa seleccionada y solicita a la Dirección de Administración la elaboración del documento jurídico pertinente.


Entrega el documento jurídico de la contratación de la Empresa


Solicita a la Dirección de Administración, el pago del anticipo del proyecto.


Realiza el pago requerido.

12


Realiza el guion del proyecto y comunica a la empresa contratada la forma en que se dará seguimiento a éste.

de 166


Diseño, edición y producción de material publicitario de los atractivos y destinos turísticos de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Puerto Morelos


ACT. NUM.


13


Realiza los trámites pertinentes para solicitar a quien corresponda los permisos de levantamiento de imágenes necesarios.


Realiza la supervisión del proyecto y autoriza textos, arte e imágenes.

15 Empresa contratada Presenta en las fechas acordadas, el dummie del proyecto para la realización de las tres correcciones pertinentes.

16


Autoriza el fin del proyecto o remite a la empresa el dummie para la ejecución de las correcciones solicitadas.

17

Empresa contratada Si se autoriza, se procede a la producción final, en caso contrario se esperan las correcciones realizadas para proseguir con la producción final.

18 Empresa contratada Entrega a la dirección de Diseño Mercadotecnia el producto final

19




de 166


Diseño, edición y producción de material publicitario de los atractivos y destinos turísticos de Cancún, Holbox, Isla Mujeres Puerto Morelos.

Procedimiento: Diseño, edición y producción de material publicitario de los atractivos y destinos

turísticos de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Holbox.

Dirección General Dirección de Mercadotecnia



Inicio

B Dummies

C

No Si

Se cancela

A

Solicita proyecto a la Dirección Mercadotecnia

Presenta el proyecto para cubrir las necesidades de promoción de materiales impresos.

Procede a la elaboración o a la presentación de la ficha técnica del proyecto (dependiendo del caso)

Verifica que la empresa prestadora cumpla lineamientos de calidad requeridos

Contrata y envía a empresa prestadora de servicio de diseño digital y dummie

Inicia el proceso de supervisión de producción.

Autoriza la adquisición para el proyecto y la modalidad de adquisición.

Recibe acuerdo de Comité de Adquisiciones e inicia trámite de pago.

¿Procede?

de 166



Procedimiento: Diseño, edición y producción de material publicitario de los atractivos y destinos

turísticos de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Holbox.



Empresa contratada

C

A Fin

B

Autoriza las pruebas de impresión o replicación

Supervisa producto terminado y solicita a la Dirección de Administración el pago.


Realiza el pago final a la empresa prestadora de servicios

Recibe el diseño digital y dummie e inicia el proceso de producción.

Recibe las pruebas autorizadas y procede al proceso final

Informa a la Dirección de Mercadotecnia sobre término y cumplimiento del trabajo

Entrega el producto terminado a la Dirección de Mercadotecnia.

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Análisis y proyección de imagen de los productos turísticos que integran a los destinos del Fideicomiso.

Objetivo: Conferir personalidad e imagen comercial a los productos turísticos que integran el fideicomiso a través del análisis de sus atributos comerciales, tipo de mercado y expectativas de crecimiento.

Políticas:

1. Se harán candidatos a proyección imagen de productos aquellos que no se hayan propuesto con anterioridad por unidades administrativas del Fideicomiso.

2. El Departamento de Mercadotecnia realizará las acciones para la obtención de la información necesaria para determinar la proyección de imagen del producto, y con base en ello, conformará una base de datos para la generación de proyectos de Imagen Turística.

3. Una vez conformado el proyecto, se incorporará a la Dirección de Mercadotecnia para la evaluación previa y la determinación de seguimiento.

Referencia: Direcciones de Turismo Municipal del Estado de Quintana Roo. Manual de Identidad Corporativa del Fideicomiso. Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Turismo del Estado y su reglamento, Plan Básico de Gobierno, Ley General de Derechos de Autor, Ley General de Patrimonio Arqueológico y Bienes Culturales, Reglamento Interior de la Secretaria de Turismo. Definiciones: Dummie: Ejemplar muestra de un diseño terminado. Producción: Impresión o elaboración de un número determinado de ejemplares partiendo de la réplica de un diseño. Proceso Creativo: Trabajo intelectual realizado por uno o más elementos humanos que comunican un mensaje a través de un medio estético o artístico.

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ACT. NUM.


1

Dirección General Solicita la elaboración del proyecto y en su caso informan de áreas involucradas

2


Recepción de la instrucción y solicita a las áreas correspondientes la información necesaria

3

Unidades

Administrativas

Proporcionan la información y/o la investigación de mercado

4


Recibe y analiza la información para posteriormente iniciar con el planteamiento del proyecto

5


Inicia el proceso de Diseño

6


Realiza los dummies de propuesta y los presenta para autorización

7

Dirección General

Selecciona y autoriza el diseño elegido.

8


Recibe la autorización y procede a la elaboración del documento justificativo o del manual de identidad correspondiente.

9


Presenta y entrega la imagen final del proyecto.


de 166



Procedimiento: Análisis y proyección de imagen de los productos turísticos que integran a los

destinos del Fideicomiso.

Dirección General


Unidades Administrativas

Inicio

dummies

documento

Fin

Solicita la elaboración del proyecto y en su caso informan de áreas involucradas

Selecciona y autoriza el diseño elegido.

Recepción de la instrucción y solicita a las áreas correspondientes la información necesaria

Recibe y analiza la información para posteriormente iniciar con el planteamiento del proyecto

Inicia el proceso de Diseño

Realiza los dummies de propuesta y los presenta para autorización

Recibe la autorización y procede a la elaboración del documento justificativo o del manual de identidad correspondiente.

Presenta y entrega la imagen final del proyecto.

Proporcionan la información y/o la investigación de mercado

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Conformación de un banco de imágenes digitales de los destinos.

Objetivo: Adquirir y conformar un el banco fotográfico digital con imágenes de las actividades, atractivos y destinos que integran la oferta turística de Cancún, Holbox, Isla Mujeres y Puerto Morelos.

Políticas :

1. Únicamente se realizarán acciones y programas autorizados por el titular del Fideicomiso. 2. La Dirección de Mercadotecnia así como el Departamento de Mercadotecnia realizarán la identificación de necesidades y clasificación de los temas fotográficos requeridos por esta Secretaría. 3. Se realizarán archivos digitales con fotografías en resolución baja y alta de los formatos digitales. 4. En el caso de contratación se seguirán los lineamientos que indica la Ley de Adquisiciones vigente para el gobierno del Estado.

Referencia: Manual de Identidad Corporativa del Fideicomiso

Normas: Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos, Ley del Instituto Quintanarroense de la Cultura, Ley Federal de Derechos de Autor, Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Turismo del Estado y el Reglamento Interno de la Secretaría de Turismo. Definiciones: Ex potenciómetro: Herramienta útil para medir la intensidad de luz. Zoom: Lente que permite un mayor alcance visual. Shooting: Palabra empleada para demarcar la actividad de fotografiar o filmar. Rodaje: En español, la acción de realizar grabaciones (Audio y video). Formato NSTC: Formato de video para uso en Latinoamérica y Estados Unidos. Formato PAL: Formato de video para uso en Europa.

Formato HD: Formato de vídeo en Alta Definición.

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ACT. NUM.


1

Dirección General Solicita información del proyecto, gira y/o turna instrucciones a la Dirección de Mercadotecnia para la estructuración de catálogos.

2

Dirección de

Mercadotecnia

Elabora oficio o tarjeta y lo envía a la Gerencia de Mercadotecnia. Las solicitudes de fotografías volantes o demás requerimientos se turnan con la instrucción del jefe inmediato superior.

3 Gerencia de Mercadotecnia Recibe instrucciones de la Dirección de Mercadotecnia

4 Gerencia de Mercadotecnia Investiga la información, organiza los programas de visita y realiza itinerarios para el levantamiento fotográfico.

5

Gerencia de Mercadotecnia

Envía a la Dirección de Mercadotecnia los programas de actividades, recorridos y oficios de autorización para las instituciones diversas con el fin de contar con la autorización correspondiente.


Recibe los programas, analiza y evalúa el proyecto.

7

Dirección de

Mercadotecnia

Elabora y envía tarjeta u oficio solicitando los recursos necesarios a la Dirección de Administración para desarrollar el proyecto.


Recibe solicitud de recursos materiales para el levantamiento fotográfico.


Autoriza, provee el material, los recursos necesarios y los envía a la Dirección de Mercadotecnia.


La Dirección de Mercadotecnia recibe los recursos y los materiales y reenvía al Departamento de Mercadotecnia para el desarrollo de los programas establecidos.

11 Gerencia de Mercadotecnia Recibe los recursos, efectúa los programas definidos ya autorizados por la Dirección de Mercadotecnia.

12 Gerencia de Mercadotecnia Elabora reporte de actividades, catálogos fotográficos y archivos digitales. Los envía a la Dirección de Mercadotecnia.


Recibe el reporte y catálogos del material fotográfico.


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Procedimiento: Conformación de un banco de imágenes digitales de los destinos.

Dirección General




Inicio

oficio

Fin

Solicita información del proyecto, gira y/o turna instrucciones a la Dirección de Mercadotecnia para la estructuración de catálogos

Se envía oficio a la Gerencia de Merca. Las solicitudes de fotografías o demás requerimientos se turnan con la instrucción superior.

Recibe los programas, analiza y evalúa el proyecto.

Elabora y envía tarjeta u oficio solicitando los recursos necesarios a la Dirección de Administración para desarrollar el proyecto.

Recibe los recursos y los materiales y reenvía a la Gerencia de Mercadotecnia para el desarrollo de los programas establecidos

Recibe el reporte y catálogos del material fotográfico.

Recibe instrucciones de la Dirección de Mercadotecnia

Investiga la información, organiza los programas de visita y realiza itinerarios para el levantamiento fotográfico.

Envía los programas y oficios de autorización para las instituciones diversas con el fin de contar con la autorización correspondiente

Recibe los recursos, efectúa los programas definidos ya autorizados por la Dirección de Mercadotecnia

Elabora reporte de actividades, catálogos fotográficos y archivos digitales. Los envía a la Dirección de Mercadotecnia

Recibe solicitud de recursos materiales para el levantamiento fotográfico.

Autoriza, provee el material, los recursos necesarios y los envía a la Dirección de Mercadotecnia.

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Traducciones escritas del idioma Español a otros idiomas.

Objetivo: Apoyar en la traducción de documentos necesarios para el desarrollo de eventos, programas y objetivos del Fideicomiso

Políticas:

1. La Dirección de Mercadotecnia realizará las traducciones correspondientes de acuerdo a la instrucción del jefe inmediato.

2. Se aceptarán traducciones con un mínimo de tres días con anterioridad o más de acuerdo a la extensión del proyecto a traducir.

Referencias: Universidad de Quintana Roo, Centro de Auto-acceso.

Normas:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Turismo del Estado y el Reglamento Interno de la Secretaría de Turismo.

Definiciones:

Target language: Idioma al que se va a traducir el documento.

Source language: idioma del que proviene el texto en traducción.

In-sight translation: Técnica de traducción en donde se lee el texto y se traduce casi simultáneamente.

Glosario: Relación de palabras en lista o en pequeños fascículos sobre temas específicos.

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ACT. NUM.


1

Dirección General

Gira instrucción para traducir documento

2

Dirección de

Mercadotecnia

Recibe instrucción y solicita Información y recibe el documento a traducir. Gira instrucciones a la Gerencia de Mercadotecnia para realizar traducción de documento.

3


Recibe instrucción e información para su traducción correspondiente.

4


Realiza las investigaciones o Consultas pertinentes sobre el tema a tratar. Investiga temarios y glosarios.

5


Traduce y captura información para su uso correspondiente. Conforma documento nuevo.

6


Concluye traducción y analiza el texto. Envía traducción del documento a la Dirección de Mercadotecnia

7

Dirección de

Mercadotecnia

Recibe traducción del documento, remite documento.

8

Dirección General Recibe traducción terminada.


de 166



Procedimiento: Traducciones escritas del idioma Español a otros idiomas.

Dirección General Dirección de Mercadotecnia Gerencia de Mercadotecnia

Inicio

Fin

Gira instrucción para traducir documento

Recibe traducción terminada.

Gira instrucciones a la Gerencia de Mercadotecnia para realizar traducción de documento.

Recibe traducción del documento, remite documento.

Recibe instrucción e información para su traducción correspondiente.

Realiza las investigaciones o Consultas pertinentes sobre el tema a tratar. Investiga temarios y glosarios

Traduce y captura información para su uso correspondiente. Conforma documento nuevo.

Concluye traducción y analiza el texto. Envía traducción del documento a la Dirección de Mercadotecnia

de 166



Objetivo: Segmentar los productos turísticos (Clubes de Producto) que se concentran en la Dirección de Mercadotecnia según sus características, así como garantizar el análisis y la actualización de los reportes y resultados que a partir de los mismos se generen.

Políticas:

1. Recopilar, segmentar y procesar la información generada a través de los Clubes de Producto.

2. Recopilar, segmentar y procesar la información adquirida por distintas empresas turísticas, para tenerla disponible en el momento que la soliciten.

3. Captura de Información a los Sistemas correspondientes.

Referencia:

Trabajar de manera coordinada con las Direcciones de Grupos y Convenciones, y Promoción.

Normas: Ley Estatal de Planeación. Plan Sectorial de Turismo, Reglamento Interno de la SEDETUR

Definiciones:

Club de Producto: Agrupación de empresas turísticas a través de un club, en donde sus productos turísticos que ofrecen son de las mismas características a los miembros asociados.

de 166




ACT. NUM.


1

Dirección General Solicita e instruye a la Dirección de Mercadotecnia para la definición de clubes de producto en el destino.


Solicita e instruye a la Gerencia de Clubes de Producto para la elaboración y seguimiento del inventario de productos turísticos de los destinos del fideicomiso.

3

Gerencia de Clubes de

Producto

Recibe solicitud y da seguimiento del inventario de productos turísticos de los destinos del fideicomiso

4


Producto

Da seguimiento e Inventaría Centros de Hospedaje, marinas, e infraestructura turística y productos

5


Producto

Elabora reporte detallado de los diferentes clubes por actividades para la Dirección de Mercadotecnia

6

Dirección de

Mercadotecnia

Recibe reporte detallado de los productos turísticos.

7

Dirección de

Mercadotecnia

Crea los diferentes clubes de productos turísticos y envía a Dirección General

8

Dirección General

Recibe la información de los clubes de producto con los que cuenta el destino.


de 166



Procedimiento: Segmentar los productos turísticos que se concentran en la Dirección de Mercadotecnia según sus características.

Dirección General Dirección de Mercadotecnia Gerencia de Clubes de Producto

Inicio

Fin

Solicita e instruye a la Dirección de Mercadotecnia para la definición de clubes de producto en el destino.

Recibe la información de los clubes de producto con los que cuenta el destino.

Solicita e instruye a la Gerencia de Clubes de Producto para la elaboración y seguimiento del inventario de productos turísticos de los destinos del fideicomiso.

Recibe reporte detallado de los productos turísticos.

Crea los diferentes clubes de productos turísticos y envía a Dirección General

Recibe solicitud y da seguimiento del inventario de productos turísticos de los destinos del fideicomiso

Da seguimiento e Inventaría Centros de Hospedaje, marinas, e infraestructura turística y productos

Elabora reporte detallado de los diferentes clubes por actividades para la Dirección de Mercadotecnia

de 166


Licitación

Objetivo: Dar cumplimiento a la normatividad en materia de contratación de bienes y servicios relacionados con las Campañas de Publicidad, Promoción y Relaciones Públicas, encontrar las propuestas con las condiciones favorables en los aspectos técnicos y económicos, que garanticen un adecuado proceso de ejecución y entrega.

Políticas:

1. Dar cumplimiento a la normatividad aplicable.

2. Encontrar las empresas que oferten las condiciones más favorables técnicamente y económicamente.

3. Dar transparencia a los procesos de contratación de obras o acciones en materia de adquisición de bienes y servicios.


Normas: Ley de obras públicas federal y estatal que regulan el recurso, reglas de operación de las fuentes de financiamiento.

Definiciones:

Licitación: Proceso contemplado en la ley para la contratación de un bien o servicio.

de 166


Licitación


ACT. NUM.


1

Dirección de

Mercadotecnia

Realiza la solicitud de aprobación de recurso.

2

Comité Técnico

Analiza y aprueba el recurso.

3

Dirección de

Mercadotecnia

Realiza las Bases.

4

Dirección de

Administración

Realiza revisión y en su caso incorporación o modificación de aspectos de las bases.

5

Dirección de

Mercadotecnia

Realiza la integración de las Bases.

6

Dirección de

Mercadotecnia

Realiza la Publicación de las Bases.

7

Dirección de

Mercadotecnia

Realiza: Visita, Junta de aclaraciones y apertura de propuestas.

8

Dirección de

Mercadotecnia

Revisa propuestas

9

Dirección de

Mercadotecnia

Dictamina la propuesta ganadora

10

Dirección de

Administración

Realiza el contrato con la empresa ganadora.


de 166


Licitación

Procedimiento: Licitación

Dirección de Mercadotecnia Comité Técnico Dirección de Administración

Inicio

Fin

Realiza la solicitud de aprobación de recurso

Realiza las Bases

Realiza la integración de las Bases

Realiza la Publicación de las Bases

Realiza: Visita, Junta de aclaraciones y apertura de propuestas

Revisa propuestas

Dictamina la propuesta ganadora

Analiza y aprueba el recurso.

Realiza revisión y en su caso incorporación o modificación de aspectos de las bases

Realiza el contrato con la empresa ganadora.

de 166

Dirección de Administración Código Revisión Fecha

Control de Vacaciones

Objetivo: Contar con la información actualizada en cualquier momento que se requiera.

Políticas:

1. Política la antigüedad mínima de un empleado es de 6 meses para tener derecho a diez días de vacaciones y las fechas se basan en un calendario que envía la oficialía mayor de gobierno.

2. La dirección de administración deberá difundir a todas las unidades administrativas el calendario autorizado.

3. Permitir con apego a la normatividad que el personal disfrute de sus vacaciones.

4. Alcance a todas las unidades administrativas del fideicomiso.


de 166




ACT. NUM.


1

Dirección de

Administración

Recibe de Oficialía Mayor de gobierno el calendario vacacional y tuna a la Gerencia de Administración.

2

Gerencia de

Administración.

Recibe y se informa por escrito a todas las unidades administrativas.

3

Gerencia de

Administración.

Recibe el documento e informa por escrito a la Dirección de Administración, cuando alguien desea tomar sus vacaciones.

4

Gerencia de

Administración.

Recepciona el documento y verifica si le corresponde.

5

Gerencia de

Administración.

Elabora la constancia de vacaciones.

6

Personal del Fideicomiso

Recibe la constancia de vacaciones y firma de recibido.

7

Gerencia de

Administración.

Recibe la copia de expediente ya firmada y archiva.

Termina el proceso

de 166



Procedimiento: Control de Vacaciones

Dirección de Administración Gerencia de Administración Personal del Fideicomiso

Inicio

Fin

Recibe de Oficialía Mayor de gobierno el calendario vacacional y tuna a la Gerencia de Administración

Recibe y se informa por escrito a todas las unidades administrativas.

Recibe el documento e informa por escrito a la Dirección de Administración, cuando alguien desea tomar sus vacaciones.

Recepciona el documento y verifica si le corresponde.

Elabora la constancia de vacaciones

Recibe la copia de expediente ya firmada y archiva

Recibe la constancia de vacaciones y firma de recibido

de 166


Movimientos del Personal

Objetivo: Mantener actualizadas las plantillas de personal y organigrama del Fideicomiso

Políticas:

1. Para la elaboración de un movimiento de personal en nómina deberá haber en el caso de alta, una plaza vacante o que haya una de nueva creación autorizada por el c. Gobernador y la autorización por parte del Director General, el solicitante deberá cumplir con el perfil del puesto.

2. En el caso de una baja deberá existir un documento que respalde dicho movimiento como puede ser una renuncia voluntaria o acta administrativa que justifique dicha baja.

3. En el caso de promoción y conversión de nivel deberá existir un documento autorizado por el Titular del Fideicomiso de Promoción Turística del Municipio de Benito Juárez.

4. Objetivo.- registrar el ingreso, promoción y conversión de nivel del personal a la nómina de pago correspondiente con las prestaciones de ley que le correspondan, así como causar baja según corresponda.

5. Alcance oficialía mayor de gobierno.


de 166




ACT. NUM.


1


Recibe el documento para realizar el movimiento, y envía a la Gerencia de Administración.

2

Gerencia de Administración

Se elabora el documento para realizar el movimiento.

3

Dirección de

Administración

Recibe documento y envía a firma del Director General

4

Dirección General

Recibe el documento, lo firma y lo envía al Fiduciario.

5

Fiduciario

Recibe documento de movimiento de personal, y firma de recibido y devuelve a Dirección de Administración.

6


Ingresa copia del acuse de recibo y lo archiva en el expediente de personal y envía a Gerencia de Administración.

7


Actualiza la plantilla de personal y organigrama del Fideicomiso.

8


Envía a la Gestión pública el movimiento realizado.


de 166



Procedimiento: Movimientos del Personal



Dirección General Fiduciario

Inicio

Fin

Recibe el documento para realizar el movimiento, y envía a la Gerencia de Administración

Recibe documento y envía a firma del Director General

Ingresa copia del acuse de recibo y lo archiva en el expediente de personal y envía a Gerencia de Administración.

Se elabora el documento para realizar el movimiento

Actualiza la plantilla de personal y organigrama del Fideicomiso.

Envía a la Gestión pública el movimiento realizado

Recibe el documento, lo firma y lo envía al Fiduciario.

Recibe documento de movimiento de personal, y firma de recibido y devuelve a Dirección de Administración.

de 166


Control de Nómina

Objetivo: Proporcionar el pago oportuno a los trabajadores.

Políticas:

1. El trabajador debe comprobar sus días de asistencia de entrada y salida en la Gerencia de Administración.

2. Tener especial cuidado en el vaciado de los registros Formato Control de Asistencia del Personal.

3. Enviar a tiempo las incapacidades, faltas, retardos a la Gerencia de Administración, de cada uno de los trabajadores.

4. Enviar a la Dirección de Administración los primeros 3 días posteriores a cada mes las listas de asistencia de los trabajadores.


Normas: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Reglamento Interior del Fideicomiso.

de 166


Control de Nómina


ACT. NUM.


1


Elabora las nóminas para el pago de los servicios del personal del fideicomiso

2


Envía nominas al Dirección de Administración para su revisión.

3

Dirección de Administracion

Recibe nóminas y la tramita ante Fiduciario

4

Fiduciario Efectúa el deposito al fideicomiso para el pago del personal del fideicomiso

5


Recibe nóminas y sobres y efectúa la dispersión de sueldos para los trabajadores,

6


Entrega sobres a trabajadores, quienes firman de recibido en la nómina.

7

Gerencia de

Administración

Ya firmadas las nóminas se ordenan y se devuelve original a Fiduciario, así como los sobres no cobrados para ser reintegrados.


de 166


Control de Nómina

Procedimiento: Control de Nómina

Gerencia de Administración Dirección de Administración Fiduciario

Inicio

Fin

Elabora las nóminas para el pago de los servicios del personal del fideicomiso

Envía nominas al Dirección de Administración para su revisión.

Recibe nóminas y sobres y efectúa la dispersión de sueldos para los trabajadores,

Entrega sobres a trabajadores, quienes firman de recibido en la nómina.

Ya firmadas las nóminas se ordenan y se devuelve original a Fiduciario, así como los sobres no cobrados para ser reintegrados.

Recibe nóminas y la tramita ante Fiduciario

Efectúa el depósito al fideicomiso para el pago del personal del fideicomiso

de 166


Elaborar altas de personal de nuevo ingreso.

Objetivo: Realizar los tramite necesarios para que el personal de nuevo ingreso se incorpore a la Dependencia.

Políticas:

1. Se solicita ante el pleno del Comité Técnico.

2. Si la propuesta es aceptada se integra dicha alta a la nomina

3. Si la propuesta es rechazada se devuelve mediante oficio para hacerlo saber al interesado.


Normas: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo.

de 166




ACT. NUM.


1

Dirección de

Administración

Con oficio de la Dirección General, se inicia el alta de nuevo personal

2

Dirección de

Administración

Envía documentación a la Gerencia de Administración

3


Se elabora el S.A.R, seguro de vida y afiliación al I.M.S.S. y contrato para que firme el interesado.

4

Interesado

Firma documentación y entrega a la Gerencia de Administración.

5


Envía documentación a Dirección de Administración.

6


Se envía a Fiduciario para el trámite correspondiente.

7

Fiduciario

Recibe, firma y lo devuelve mediante oficio a Dirección de Administración, para entregarlo al interesado.

8

Dirección de

Administración

Recibe, archiva en expediente de personal y entrega a interesado.

9

Interesado

Recibe documento


de 166



Procedimiento: Elaborar altas de personal de nuevo ingreso.



Interesado Fiduciario

Inicio

Fin

Con oficio de la Dirección General, se inicia el alta de nuevo personal




Se elabora el S.A.R, seguro de vida y afiliación al I.M.S.S. y contrato para que firme el interesado.



Recibe documento


de 166


Elaborar bajas de personal

Objetivo: Elaborar las bajas de personal y elaborar su liquidación para ser entregadas en tiempo y forma al trabajador.

Políticas:

1. Mediante oficio se solicita la baja ante fiduciario.

2. La Gerencia de Administración procede a efectuar la baja del personal en la nómina correspondiente.


Normas: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo.

de 166




ACT. NUM.


1

Dirección de

Administración

Con oficio de la Dirección General, se inicia el baja de personal

2

Dirección de

Administración


3


Se elabora baja ante el S.A.R, seguro de vida y afiliación al I.M.S.S.

4

Interesado


5



6

Dirección de

Administración


7

Fiduciario


8

Dirección de

Administración


9

Interesado

Recibe documento


de 166



Procedimiento: Elaborar bajas de personal



Interesado Fiduciario

Inicio

Fin

Con oficio de la Dirección General, se inicia el baja de personal




Se elabora baja ante el S.A.R, seguro de vida y afiliación al I.M.S.S.



Recibe documento


de 166


Entere de Deudores Diversos.

Objetivo: Realizar las comprobaciones ante el Fiduciario de los recursos proporcionados para cubrir diferentes actividades del Fideicomiso.

Políticas: 1.Solicitar a fiduciario recurso para realizar actividades del fideicomiso 2. Realizar la comprobación ante Fiduciario del importe proporcionado para sus actividades. 3. Solicitar recursos a Fiduciario 4. Proporcionar el recurso al área responsable. 5. Realizar la comprobación del gasto efectuado. 6. La Dirección de Administración realizara el trámite de los recursos ante el fiduciario. 7. La Dirección de Administración realizara la comprobación del gasto efectuado.

Referencia: Reglamento interno Secretaria de Finanzas

Normas: Reglamento para el manejo de los Deudores Diversos.

de 166




ACT. NUM.


1

Unidad administrativa

Envía a la Dirección de Administración la solicitud de recursos para actividad.

2

Dirección de

Administración

Recepciona y turna al Fiduciario para el pago correspondiente.

3

Fiduciario

Autoriza y transfiere el recurso para el gasto

4

Dirección de

Administración

Envía al área responsable el recurso proporcionado por el fiduciario

5

Dirección de

Administración

Recepciona los comprobantes que amparan los gastos realizados en la actividad desarrollada.

6


Verifica que cumplan con sus requisitos fiscales y codificarlos de acuerdo con las claves presupuéstales autorizadas.

7


Realiza concentrado de los gastos realizados donde se incluya el total del gasto que se está comprobando.

8

Dirección de

Administración

Envía a fiduciario la comprobación de los recursos otorgados y la cancelación del deudor.


de 166



Procedimiento: Entere de Deudores Diversos. Unidad Administrativa Dirección de

Administración Fiduciario Gerencia de

Administración

Inicio

Fin

Envía a la Dirección de Administración la solicitud de recursos para actividad.

Recepciona y turna al Fiduciario para el pago correspondiente

Envía al área responsable el recurso proporcionado por el fiduciario

Recepciona los comprobantes que amparan los gastos realizados en la actividad desarrollada.

Envía a fiduciario la comprobación de los recursos otorgados y la cancelación del deudor

Autoriza y transfiere el recurso para el gasto

Verifica que cumplan con sus requisitos fiscales y codificarlos de acuerdo con las claves presupuéstales autorizadas.

Realiza concentrado de los gastos realizados donde se incluya el total del gasto que se está comprobando.

de 166



Objetivo: Determinar las acciones tendientes a la optimización de recursos destinados a las adquisiciones, arrendamientos y servicios, coadyuvar a la aplicación de la ley de la materia y las demás disposiciones aplicables.

Políticas:

1. Al inicio del año, las unidades administrativas deberán notificar por escrito a la Dirección de Administración, las adquisiciones, contrataciones de servicios y arrendamientos a efectuar durante el ejercicio presupuestal, a fin de que el departamento de Recursos Financieros efectué el calendario anual de adquisiciones.

2. La Dependencia instala un comité de adquisiciones, que tiene por objeto determinar las acciones tendientes a la optimización de recursos destinados a las adquisiciones, arrendamientos y servicios, coadyuvar a la aplicación de la ley de la materia y las demás disposiciones aplicables.

3. El comité de adquisiciones es el cuerpo colegiado facultado para determinar la modalidad de adquisición o contratación de servicios que corresponda, dentro de una sesión ordinaria o extraordinaria con base a la ley de adquisiciones del estado de Q. Roo o del sector público, así como el presupuesto de egresos respectivo.

4. Las unidades administrativas antes de comprometerse a una adquisición o contratación de servicios deberán contar con la suficiencia presupuestal respectiva.

Referencia: Control Presupuestal

Normas.- Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento, Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Estado de Quintana Roo., Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado de Quintana Roo, Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo.

de 166




ACT. NUM.


1

Dirección de

Administración

Determina los límites máximos para cada adquisición o contrato de servicios.

2


Fideicomiso

Determina las adquisidores o contratación de servicios a efectuar en el año.


Recibe oficio, verifica la calendarización anual de recursos


Si procede oficio se incluye en calendario anual de adquisiciones.


No procede se devuelve oficio a la unidad administrativa.

6 Unidad administrativa del Fideicomiso

Recibe oficio, corrige e inicia de nuevo el proceso y conecta con la actividad Nº 2.


Previa suficiencia presupuestal, solicita autorización al comité de Adquisiciones.


Recepciona solicitud, verifica.


Integra solicitud, ficha técnica y programa sesión.


Elabora orden del día y oficios de invitación para sesión.

11 Comité de adquisiciones

Efectúa sesión y define modalidad de adquisición.


Firma la minuta y se da por enterado.


Efectúa el proceso de adquisición, adjudica según resulte y notifica al Fiduciario


de 166



Procedimiento: Comité de Adquisiciones

Dirección de Administración Unidad Administrativa Comité de Adquisiciones

Inicio

Si No

2

2

Fin

2

Determina los límites máximos para cada adquisición o contrato de servicios

Recibe oficio, verifica la calendarización anual de recursos

Recepciona solicitud, verifica.

Integra solicitud, ficha técnica y programa sesión.

Elabora orden del día y oficios de invitación para sesión.

Efectúa el proceso de adquisición, adjudica según resulte y notifica al Fiduciario

Determina las adquisidores o contratación de servicios a efectuar en el año

Recibe oficio, corrige e inicia de nuevo el proceso y conecta con la actividad Nº 3.

Previa suficiencia presupuestal, solicita autorización al comité de Adquisiciones.

Firma la minuta y se da por enterado.

Efectúa sesión y define modalidad de adquisición

¿Procede?

de 166


Elaboración e Integración del P.O.A.

Objetivo: Presupuestar mediante los criterios establecidos, los requerimientos económicos, materiales y humanos, para el cumplimiento de las metas y objetivos plasmados dentro de los proyectos a desarrollar en el siguiente ejercicio.

Políticas:

1. La Secretaria de Finanzas determina e informa por escrito, los lineamientos, formularios, así como la guía para requisitar e integrar la información del P.O.A. (Presupuesto Operativo Anual).

2. Cada unidad administrativa del Fideicomiso, plasmará en los formularios del P.O.A. los proyectos y requerimientos presupuéstales para el ejercicio siguiente, apegándose a los lineamientos que para el efecto envía la Secretaria de Finanzas

3. Los formatos correspondientes, deberá contener la firma autógrafa del titular de la unidad administrativa y el titular del Fideicomiso de Promoción Turística del Municipio de Benito Juárez.

4. La información consolidada del P.O.A anual, deberá enviarse a la secretaria de hacienda del estado, en un cd e impreso en dos tantos, así como debidamente capturado en el Sistema SIPOA (Sistema de Integración del Presupuesto Operativo Anual)

La Secretaria de Finanzas a través de la dirección de control y disciplina presupuestal, nos informa y entrega el presupuesto anual autorizado, e inclusive lo entrega calendarizado.

Referencia:

Normas: Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público y su Reglamento.

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ACT. NUM.


1 Secretaría de Finanzas Envía la guía con los formularios y criterios a aplicar para requisitar el POA del año siguiente.

2

Dirección de

Administración

Recepciona oficio y CD e imprime y analiza guía de llenado de formatos del POA.

3


Elabora oficios y envía formularios mediante CD a las unidades administrativa del Fideicomiso, para que procedan a requisitarlo e indica fecha de entrega.

4

Unidad Administrativa del Fideicomiso

Recepciona oficio, procede a integrar la información para el POA.

5

Unidad Administrativa del Fideicomiso

Envía POA requisitado, firmado e impreso.

6


Recepciona formatos requisitados y efectúa revisión.

7


Concentra información y genera un CD y dos juegos firmados del POA, enviándolo por escrito a la Secretaria de Finanzas.

8

Secretaria de Finanzas Recepciona información y la válida para su concentración general de egresos.

9

Secretaria de Finanzas Informa presupuesto anual autorizado y calendarizado a la Dependencia

10 Dirección de

Administración

Recibe y se ajusta el presupuesto autorizado dentro del Sistema Presupuestal de la Secretaría de Finanzas.


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Procedimiento: Elaboración e Integración del P.O.A.

Secretaría de Finanzas Dirección de Administración Unidad Administrativa

Inicio

Fin

Envía la guía con los formularios y criterios a aplicar para requisitar el POA del año siguiente

Recepciona información y la válida para su concentración general de egresos.

Informa presupuesto anual autorizado y calendarizado a la Dependencia

Recepciona oficio y CD e imprime y analiza guía de llenado de formatos del POA.

Elabora oficios y envía formularios en CD a las unidades administrativas, paraa que procedan a requisitarlo e indica fecha de entrega.

Recepciona formatos requisitados y efectúa revisión.

Concentra información y genera un CD y dos juegos firmados del POA, enviándolo por escrito a la Secretaria de Finanzas.

Recibe y se ajusta el presupuesto autorizado dentro del Sistema Presupuestal de la Secretaría de Finanzas.

Recepciona oficio, procede a integrar la información para el POA.

Envía POA requisitado, firmado e impreso.

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Control Presupuestal

Objetivo: Administrar los Recursos Financieros, para el eficiente desempeño operativo de las áreas sustantivas del fideicomiso.

Políticas:

1. La Dirección de Administración recepciona la documentación pagada para su registro y afectación presupuestal.

2. La Gerencia de Administración elabora reportes mensuales de los registros contables, así como de sus auxiliares.

3. La Gerencia de Administración proporciona registros contables y reportes cada mes a la Dirección de Administración.

4. La Dirección de Administración efectúa la conciliación entre sus registros contables y los de la dirección de control presupuestal de la Secretaria de Finanzas del Gobierno del Estado.

5. La Dirección de Administración recepciona información que le proporciona la dirección de control presupuestal de la Secretaría de Finanzas en la relación a su presupuesto calendarizado por dependencia para su acertada aplicación.

Referencia: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Reglamento Interior de la Secretaria de Turismo.

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ACT. NUM.


1


Recepciona la documentación pagada para su registro y afectación al presupuesto autorizado.

2

Gerencia de Administración Ordena, encarga, verifica y captura toda la documentación recibida pagada.

3

Gerencia de Administración Elabora reportes mensuales de todos los registros capturados (pólizas, balanza y auxiliares).

4

Gerencia de Administración Se envía al Director de Administración para su valoración y autorización.

5

Dirección de

Administración

Recibe y autoriza.

6

Gerencia de Administración Realiza comparativo mensual de lo erogado y lo autorizado para saber su movimiento mensual.

7

Gerencia de Administración Envía al Director administrativo avance presupuestal del mes.

8

Dirección de

Administración

Proporciona los registros contables, reportes auxiliares y soporte documental a Dirección de Administración.

9 Dirección de

Administración

Realiza conciliación entre nuestros registros y los de la Dir. de política presupuestal.


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Procedimiento: Control Presupuestal

Dirección de Administración Gerencia de Administración

Inicio

Fin

Recepciona la documentación pagada para su registro y afectación al presupuesto autorizado

Recibe y autoriza.

Proporciona los registros contables, reportes auxiliares y soporte documental a Dirección de Administración.

Realiza conciliación entre nuestros registros y los de la Dir. de política presupuestal.

Ordena, encarga, verifica y captura toda la documentación recibida pagada

Elabora reportes mensuales de todos los registros capturados (pólizas, balanza y auxiliares).

Se envía al Director de Administración para su valoración y autorización.

Realiza comparativo mensual de lo erogado y lo autorizado para saber su movimiento mensual.

Envía al Director administrativo avance presupuestal del mes.

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Suministro y dotación de combustible

Objetivo: Proveer a las unidades administrativas del fideicomiso, el combustible suficiente para el buen desempeño de sus funciones, actividades y proyectos.

Políticas:

1. Las dotaciones mensuales que se adquieren. Las dotaciones de combustible, se afecta al presupuesto en porcentajes definidos por unidad responsable

2. Las unidades administrativas, solicitarán por escrito, justificando el requerimiento de combustible adicional, proporcionando, los recorridos en kilómetros a recorrer

3. Para dotar de combustible a los vehículos asignados a la Dirección General, invariablemente, deberán proporcionar el kilometraje que marca el tacómetro de la unidad.

Referencia:

Normas: Decreto del presupuesto de Egresos y Acuerdo de Austeridad y Racionalidad Presupuestal emitido por la Secretaria de Finanzas y Planeación.

Definiciones:

Presupuesto: Presupuesto Anual Autorizado por la de Finanzas y Planeación.

Unidad Administrativa: Cada una de las Direcciones contenidas en el Reglamento Interior del Fideicomiso.

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ACT. NUM.


1


Fideicomiso

Solicita mediante escrito las necesidades de combustible.

2


Recibe, verifica y cuantifica solicitud.

3


Recepciona, verifica y firma de recibido la dotación de combustible.

4


Entrega dotación de combustible a la unidad administrativa, solicitante firmando la bitácora correspondiente.

5


Resguarda la bitácora mensual de dotación de combustible quincenal para el registro en el control presupuestal.


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Procedimiento: Suministro y dotación de combustible

Unidad Administrativa Gerencia de Administración

Inicio

Fin

Solicita mediante escrito las necesidades de combustible.

Recibe, verifica y cuantifica solicitud.

Recepciona, verifica y firma de recibido la dotación de combustible.

Entrega dotación de combustible a la unidad administrativa, solicitante firmando la bitácora correspondiente.

Resguarda la bitácora mensual de dotación de combustible quincenal para el registro en el control presupuestal.

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Control de bienes muebles y equipo de computo

Objetivo: Administrar los Recursos Humanos, Financieros, Materiales y los servicios generales para el eficiente desempeño operativo de las áreas sustantivas del fideicomiso, así como mantener actualizados los resguardos individuales de los bienes muebles y equipo de cómputo.

Políticas:

1. Cada uno de los bienes muebles y/o equipo de cómputo del fideicomiso, deberá de estar incluido en el resguardo del usuario correspondiente. 2. Cualquier movimiento de posición que se realice deberá de ser reportado a esta Dirección de Administración para que los cambios de resguardos individuales se realicen lo más pronto posible. 3. Después de cada verificación por parte de las auditorias deberán de solicitarse los listados actualizados para anexarse al expediente correspondiente.


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Control de bienes muebles y equipo de computo


ACT. NUM.


1

Dirección de

Administración

Solicita a la Gerencia de Administración un inventario semestral de todos los bienes muebles y equipo de cómputo

2

Gerencia de

Administración

Realiza el inventario de bienes muebles y equipo de computo

3

Gerencia de

Administración

Elabora resguardos de bienes muebles y equipo de cómputo y envía a firma de cada personal usuario

4


Revisa y firma resguardo, se queda con copia del mismo y remite a Gerencia de administración.

5

Gerencia de

Administración

Recibe y resguarda la documentación.


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Control de bienes muebles y equipo de cómputo

Procedimiento: Control de bienes muebles y equipo de computo

Dirección de Administración Gerencia de Administración Personal del Fideicomiso

Inicio

Fin

Solicita a la Gerencia de Administración un inventario semestral de todos los bienes muebles y equipo de cómputo

Realiza el inventario de bienes muebles y equipo de cómputo

Elabora resguardos de bienes muebles y equipo de cómputo y envía a firma de cada personal usuario

Recibe y resguarda la documentación.

Revisa y firma resguardo, se queda con copia del mismo y remite a Gerencia de administración.

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Alta de bienes muebles y equipo de cómputo

Objetivo: Administrar los Recursos Humanos, Financieros, Materiales y los servicios generales para el

eficiente desempeño operativo de las áreas sustantivas del fideicomiso, así como mantener actualizados

los resguardos individuales de los bienes muebles y equipo de cómputo.

Políticas:

1. Cada uno de los bienes muebles y/o equipo de cómputo del fideicomiso, deberá de estar incluido en el

resguardo del usuario correspondiente.

2. Al adquirir un bien mueble, inmediatamente deberá de solicitarse el alta a los inventarios de los bienes

muebles y/o equipo de cómputo del fideicomiso


de 166




ACT. NUM.


1


Solicita a la Dirección de Administración un bien mueble o equipo de cómputo nuevo

2

Dirección de

Administración

Si, existe la suficiencia presupuestal se procede a la adquisición del bien mueble o equipo de cómputo. No, existe la suficiencia presupuestal procede a su cancelación.

3

Dirección de

Administración

Envía a comité de adquisiciones para su dictaminarían de adquisición

4


Analiza la adquisición y emite procedimiento de adquisición.

5

Dirección de

Administración

Recibe el procedimiento de adquisición y procede a la compra del bien.

6

Dirección de

Administración

Entrega al Personal del Fideicomiso el bien mueble o equipo de cómputo para su resguardo y se actualiza el inventario del fideicomiso


de 166



Procedimiento: Alta de bienes muebles y equipo de computo

Personal del Fideicomiso Dirección de Administración Comité de Adquisiciones

Inicio

Si No 1

Fin 1

Solicita a la Dirección de Administración un bien mueble o equipo de cómputo nuevo

Envía a comité de adquisiciones para su dictaminarían de adquisición

Recibe el procedimiento de adquisición y procede a la compra del bien.

Entrega al Personal del Fideicomiso el bien mueble o equipo de cómputo para su resguardo y se actualiza el

inventario del fideicomiso

Analiza la adquisición y emite procedimiento de adquisición.

¿Procede?

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Baja de bienes muebles y equipo de computo

Objetivo: Administrar los Recursos Humanos, Financieros, Materiales y los servicios generales para el

eficiente desempeño operativo de las áreas sustantivas del fideicomiso, así como mantener actualizados

los resguardos individuales de los bienes muebles y equipo de cómputo.

Políticas:

1. Cada uno de los bienes muebles y/o equipo de cómputo del fideicomiso, deberá de estar incluido en el

resguardo del usuario correspondiente.

2. Al dar de baja un bien mueble o equipo de cómputo, inmediatamente deberá de solicitarse el baja a los

inventarios de los bienes muebles y/o equipo de cómputo del fideicomiso


de 166


Baja de bienes muebles y equipo de cómputo


ACT. NUM.


1


Solicita a la Dirección de Administración la baja de un bien mueble o equipo de cómputo.

2

Dirección de

Administración

Si, procede la baja del bien mueble o equipo de cómputo. No, procede la baja del bien mueble o equipo de cómputo, se cancelación.

3

Dirección de

Administración

Envía a Oficialía mayor para su dictaminación del procedimiento de baja

4

Oficialía Mayor

Analiza la información y emite procedimiento de baja

5

Dirección de

Administración

Recibe el documento de Oficialía Mayor para la baja e inicia procedimiento.

6

Dirección de

Administración

Recibe del Personal del Fideicomiso el bien mueble o equipo de cómputo y se actualiza el inventario del fideicomiso


de 166


Baja de bienes muebles y equipo de cómputo

Procedimiento: Baja de bienes muebles y equipo de cómputo

Personal del Fideicomiso Dirección de Administración Oficialía Mayor

Inicio

Si No 1

Fin 1

Solicita a la Dirección de Administración la baja de un bien mueble o equipo de cómputo

Envía a Oficialía mayor para su dictaminación del procedimiento de baja

Recibe el documento de Oficialía Mayor para la baja e inicia procedimiento.

Recibe del Personal del Fideicomiso el bien mueble o equipo de cómputo y se actualiza el inventario del

fideicomiso

Analiza la información y emite procedimiento de baja

¿Procede?

de 166


Mantenimiento de los vehículos

Objetivo: Mantener el parque vehicular del Fideicomiso en óptimas condiciones y eficientar el uso de los mismos.

Políticas:

1. Para cada unidad que forma el parque vehicular del fideicomiso deberán existir los siguientes expedientes:

una bitácora de mantenimiento

una bitácora de combustible

un expediente del vehículo 2. El expediente del vehículo deberá de contener los siguientes documentos:

resguardo interno

póliza de seguros del vehículo

copia de la factura o documento con que se adquirió el vehículo

copia de las placas del vehículo

copia de la tarjeta de circulación vigente del vehículo. 3. La bitácora de mantenimiento deberá de contener los siguientes datos:

marca del vehículo

modelo del vehículo

placas

color del vehículo

fecha en que se le da el servicio

proveedor que le da el servicio

tipo de servicio

documento que ampara el servicio

importe total del servicio dado. 4. Para llevar un control de los servicios dados y los que necesita periódicamente un vehículo, deberá de existir un cuadro de servicios de todos los vehículos. 5. Cada unidad responsable que tenga asignado algún vehículo deberá de reportar a la Dirección de Administración inmediatamente cuando éste sufra algún desperfecto, para efectuar los trámites que correspondan. 6. Los fines de semana y días inhábiles deberá de enviarse a la Dirección General el reporte de concentración vehicular correspondiente.

Referencia: Leyes y reglamentos

de 166




ACT. NUM.


1

Gerencia de Administración Se determina conforme a la bitácora de mantenimiento de los vehículos y/o a solicitudes de las diferentes unidades administrativas que tengan vehículos asignados.

2

Gerencia de Administración Si el servicio le corresponde de acuerdo a bitácora recepciona el vehículo, determina el taller según el tipo de servicio de que se trate. Conecta con la actividad N°5.

3

Gerencia de Administración No es de acuerdo a bitácora solicita a Unidad administrativa que tengan asignado vehículo, que explique exactamente qué le pasa al vehículo.

4 Unidad Administrativa

Entrega el vehículo y conecta con la actividad N° 2

5 Agencia Automotriz Elaboran las cotizaciones y envían a la dirección de administración


Determina a que agencia se va a llevar para que le hagan el servicio.

7

Agencia Automotriz Hacen el trabajo y entregan cotización del servicio a la Gerencia de Administración.

8

Gerencia de Administración Elabora orden de compra para enviar a trámite de pago a la Dirección de Administración


Recibe y envía a trámite de pago


Entrega orden de compra a la Agencia Automotriz para que cobre su trabajo ante Fiduciario


de 166



Procedimiento: Mantenimiento de los vehículos


Unidad Administrativa Agencia Automotriz Dirección de Administración

Inicio

No 1

Si

2

1

2

Fin

Se determina conforme a la bitácora de mantenimiento de los vehículos

Recepciona vehículo, determina taller según el tipo de servicio de que se trate

Solicita a Unidad administrativa que tengan asignado vehículo, que explique exactamente qué le pasa al vehículo.

Elabora orden de compra para enviar a trámite de pago a la Dirección de Administración

Entrega el vehículo

Elaboran las cotizaciones y envían a la dirección de administración

Hacen el trabajo y entregan cotización del servicio a la Gerencia de Administración.

Determina a que agencia se va a llevar para que le hagan el servicio

Recibe y envía a trámite de pago

Entrega orden de compra a la Agencia Automotriz para que cobre su trabajo ante Fiduciario

¿Corresponde a bitácora?

de 166


Mantenimiento del edificio

Objetivo:

Mantener en buenas condiciones las instalaciones en que se encuentra este fideicomiso, para evitar el deterioro y elevados costos en reparaciones mayores.

Políticas:

Para poder solicitar al departamento de servicios generales de la oficialía mayor de gobierno que una persona (plomero, electricista, técnico en aires acondicionados, etc.) venga para reparar algún desperfecto, se deberá saber exactamente qué es lo que se necesita.

Deberán proporcionarse los materiales que el personal de servicios generales necesite para la reparación que va a efectuar.

Para llevar a cabo reparaciones mayores deberá de solicitarse la autorización del director administrativo.

Referencia: Leyes y Reglamentos

de 166




ACT. NUM.


1

Unidad Administrativa Solicita el servicio de reparación o mantenimiento a la dirección de administración

2 Dirección de Administracion

Turna la solicitud a la Gerencia de Administración

3


Recepciona la solicitud y procede a checar físicamente, para saber exactamente que se requiere.

4


Solicita personal especializado al arrendatario.

5

Arrendatario Asigna la persona que va a realizar la reparación o mantenimiento y solicita que manden por él.

6


Trae a la persona para que realice la reparación o el mantenimiento.

7

Arrendatario Efectúa la reparación o el mantenimiento.

8


Informa a la Dirección de Administración que la reparación o mantenimiento ya se efectuaron.


de 166



Procedimiento: Mantenimiento del edificio

Unidad Administrativa Dirección de Administración


Arrendatario

Inicio

Fin

Solicita el servicio de reparación o mantenimiento a la dirección de administración

Turna la solicitud a la Gerencia de Administración

Recepciona la solicitud y procede a checar físicamente, para saber exactamente que se requiere.

Solicita personal especializado al arrendatario.

Trae a la persona para que realice la reparación o el mantenimiento.

Informa a la Dirección de Administración que la reparación o mantenimiento ya se efectuaron.

Asigna la persona que va a realizar la reparación o mantenimiento y solicita que manden por él.

Efectúa la reparación o el mantenimiento.

de 166


Control de Órdenes de Compra

Objetivo: Llevar un estricto control en las adquisiciones del fideicomiso

Políticas:

1. Se elaborarán los paquetes de orden de compra, según las necesidades del fideicomiso, en forma mensual, a excepción de alguna que sea muy urgente.

2. Las órdenes de compra enviadas a la Dirección de Administración, deberá llevar la firma de la unidad administrativa, así mismo la original deberá de acompañarse con una copia.

3. Las órdenes de compra autorizadas únicamente podrán ser recogidas por personal autorizado por el director de administración.

Referencia: Leyes y Reglamentos

de 166




ACT. NUM.


1


Mensualmente, según los requerimientos, se elaboran las órdenes de compra mediante sistema implementado por el Fideicomiso


Revisa y firma la orden de compra y la regresa a la Gerencia de Administración

3


Saca copias correspondientes y la envía a la Dirección de administración

4


Recibe la orden de compra, para suficiencia presupuestal.

5


Si autoriza la orden de compra se informa a Dirección General. Conecta con la actividad N° 9.

6


No procede la Orden de Compra e informa a la Gerencia de Administración para corrección.

7


Recibe la orden de compra original para su corrección o cancelación y conecta con la actividad Nº 1.


Recoge la orden autorizada y entrega el material a la Gerencia de Administración.

9


Surte el material a la unidad administrativa.


de 166



Procedimiento: Control de Órdenes de Compra

Gerencias de Administración Dirección de Administración

Inicio

Fin

Si No 1

1

Mensualmente, según los requerimientos, se elaboran las órdenes de compra mediante sistema implementado por el Fideicomiso

Saca copias correspondientes y la envía a la Dirección de administración

Recibe la orden de compra original para su corrección o cancelación

Surte el material a la unidad administrativa.

Revisa y firma la orden de compra y la regresa a la Gerencia de Administración

Recibe la orden de compra, para suficiencia presupuestal.

Autoriza la orden de compra se informa a Dirección General.

Procede la Orden de Compra e informa a la Gerencia de Administración para corrección

Recoge la orden autorizada y entrega el material a la Gerencia de Administración.

¿Autoriza la Orden de Compra?

de 166


Utilización de los recursos del Fondo de Operación Mensual.

Objetivo: Otorgar liquidez inmediata para cubrir compromisos y necesidades de carácter urgente.

Políticas: 1. La contratación de proveedores deberá de acompañarse con dos cotizaciones como mínimo. 2. En aquellos montos en los que rebase las políticas establecidas o se trate de contratación por mantenimiento o de servicios, deberá de ser solicitada la intervención de la Dirección Administración y la Gestión Pública 3. Todas las facturas deberán de tener los requisitos fiscales vigentes. Deberá considerarse lo siguiente: • Que no contengan tachaduras o enmendaduras. • Que no contengan sello de pagado. • Que no contengan importes remarcados. • Que tengan desglosado los artículos adquiridos. • Que las fechas de los comprobantes correspondan al periodo de reembolso. • Que contenga nombre y firma de la persona que realizo el gasto. • El motivo que origino el gasto. • Autorización del Secretario y/o Subsecretario. 4. El fondo de operación mensual tiene como propósito fundamental otorgar liquidez inmediata para cubrir compromisos y necesidades solo de carácter urgente. 5. El ejercicio del recurso financiero autorizado se ajustara a las partidas establecidas en las normas para el manejo del fondo que distribuyo la Secretaría de Hacienda. 6. Para gastos menores cuyo monto sea inferior a los $500.00 podrán comprobarse con la factura simplificada. 7. Los precios unitarios por bien o servicio no debe rebasar la cantidad de $1,000.00 y la suma total de las adquisiciones o servicios no podrán exceder el monto autorizado para el fondo del mes. 8. Toda la comprobación del fondo deberá ser enviada a la Dirección de Administración Administrativa los cinco primeros días del mes siguiente. 9. El cierre del ejercicio fiscal, a más tardar será los días 30 de noviembre del año que se trate.

Referencia: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo.

de 166




ACT. NUM.


1

Dirección de

Administración

Solicita recibo para tramitar fondo.

2

Dirección General

Autoriza fondo y firma para trámite ante fiduciario

3

Fiduciario

Otorga los recursos para fondo

4

Gerencia de

Administración

Recibe fondo e informa.

5

Gerencia de

Administración

Maneja fondo y solicita autorización de cada gasto.

6

Dirección de

Administración

Autoriza gasto.

7

Gerencia de

Administración

Relaciona mensualmente previa autorización de cada gasto.

8

Gerencia de

Administración

Recibe comprobación y tramita.

9

Dirección de

Administración

Envía radicación de reembolso.

10

Fiduciario

Recibe y mantiene operación de fondo.


de 166



Procedimiento: Utilización de los recursos del Fondo de Operación Mensual.


Dirección General Fiduciario Gerencia de Administración

Inicio

Fin

Solicita recibo para tramitar fondo.

Autoriza gasto.

Envía radicación de reembolso.

Autoriza fondo y firma para trámite ante fiduciario

Otorga los recursos para fondo

Recibe y mantiene operación de fondo.

Recibe fondo e informa.

Maneja fondo y solicita autorización de cada gasto.

Relaciona mensualmente previa autorización de cada gasto.

Recibe comprobación y tramita.

de 166


Proporcionar recursos para los viáticos.

Objetivo: Proporcionar los recursos para comisiones.

Políticas:

1. Solicitar con anticipación los recursos para viáticos. 2. Vigilar que estos se apeguen a la normatividad establecida. 3. Especificar el medio de transporte a ocupar. 4. Anexar programas o invitación de la solicitud requerida. 5. Al término de la comisión deberá de hacer entrega de la constancia de comisión, la cual deberá contener con comprobantes justificando la comisión.

Referencia:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo.

de 166




ACT. NUM.


1

Dirección General

Asigna al personal para comisión

2

Personal

Informa y solicita información

3

Personal

Elabora oficio de comisión y envía para registro a Dirección de Administración

4

Dirección de

Administración

Elabora oficio para solicitud de recursos para viáticos

5

Dirección General

Firma oficio solicitud de recursos y envía a fiduciario

6

Fiduciario

Realiza deposito al personal

7

Personal

Recibe recursos y realiza comisión

8

Personal

Realiza comprobación de la comisión

9

Dirección de

Administración

Comprueba comprobación y envía a firma de Dirección General

10

Dirección General

Envía comprobantes al Fiduciario

11

Fiduciario

Recibe comprobación

Termina Proceso

de 166



Procedimiento: Proporcionar recursos para los viáticos.

Dirección General

Personal Dirección de Administración

Fiduciario

Inicio

Fin

Asigna al personal para comisión

Firma oficio solicitud de recursos y envía a fiduciario

Envía comprobantes al Fiduciario

Informa y solicita información

Elabora oficio de comisión y envía para registro a Dirección de Administración

Recibe recursos y realiza comisión

Realiza comprobación de la comisión

Elabora oficio para solicitud de recursos para viáticos

Comprueba comprobación y envía a firma de Dirección General

Realiza depósito al personal

Recibe comprobación

de 166


Mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo y periféricos.

Objetivo: Prevenir y garantizar el correcto funcionamiento del equipo de cómputo y periféricos asignado al personal del fideicomiso, así como la atención y corrección inmediata de los equipos que presente fallas técnicas inesperadas.

Políticas:

1. Se define el calendario de atención para la aplicación del mantenimiento preventivo de los equipos instalados en cada una de las áreas del fideicomiso. 2. Ante la presencia de una falla técnica con el equipo de cómputo, será solicitado el apoyo técnico a la dirección de administración para el diagnóstico y reactivación inmediata de ser un problema menor. En caso de requerir refacciones que no se tengan en el stock se solicitara su adquisición. 3. Para la instalación de software en los equipos de cómputo, se debe solicitar a esta Dirección de Administración, con la finalidad de que el software que se tenga en los equipos de cómputo del fideicomiso este inventariado y que el funcionamiento de equipo sea el óptimo, además de cumplir con las normas establecidas por el gobierno del estado.

Referencia:

Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo. Definiciones: Mantenimiento preventivo: Es la programación de inspecciones del funcionamiento, niveles de seguridad, análisis, limpieza en los equipos de cómputo, periféricos y dispositivos de comunicación; que deben llevarse a cabo de acuerdo a un calendario establecido originado en base a un plan establecido y no a una demanda del operario o usuario. Tiene como propósito prever fallas técnicas. Mantenimiento correctivo: Corrección de las fallas técnicas inesperadas en los equipos de cómputo, periféricos y de comunicaciones.

de 166




ACT. NUM.


1 Unidad Administrativa del Fideicomiso

Solicita el servicio a la Dirección de Administración.


Se realizan preguntas sobre el problema surgido para conocer su probable origen y/o causa.


Si es problema de hardware. Conecta con actividad Nº 5.


No es problema de hardware. Conecta con la actividad Nº 12


Si es necesario cambiar algún componente. Conecta con la actividad Nº 7.


No es necesario cambiar algún componente. Conecta con la actividad Nº 11


Si se cuenta con el componente. Conecta con la actividad Nº 10.


No se cuenta con el componente, Conecta con la actividad Nº 9


Se otorga la adquisición del componente.


Cambiar componente y termina procedimiento.


Reparar y/o ajustar componente y termina procedimiento.


Si se puede configurar el software. Conecta con la actividad Nº 13


No se puede configurar el software. Conecta con la actividad Nº 15


Configurar software y termina procedimiento


Si se puede conseguir el software. Conecta con la actividad Nº 17


No se puede conseguir el software y termina procedimiento


Instalar software


de 166



Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo y periféricos.


Inicio

No 1

Si

No 2

Si

No 4

Si 3

4

3 5

2 5

A

Solicita el servicio a la Dirección de Administración

Se realizan preguntas sobre el problema surgido para conocer su probable origen y/o causa.

Se otorga la adquisición del componente

Cambiar componente y termina procedimiento.

Reparar y/o ajustar componente y termina procedimiento

¿Es problema de Hardware?

¿Es necesario cambiar un

componente?


de 166



Procedimiento: Mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo y periféricos.


A

1 6

Si 5

6

No 5

Si

Fin 5

Configura software y terina procedimiento

Instala software

¿Se puede conseguir software?

¿Se puede configurar software?

de 166


Administración de la red de voz conmutada.

Objetivo: Garantizar el servicio de comunicación telefónica digital y/o analógica entre las áreas del fideicomiso mediante la creación de extensiones telefónicas y permisos de llamadas a usuarios.

Políticas:

1. A cada usuario se le asigna una clave personal única y confidencial para poder usar el servicio telefónico y detectar llamadas telefónicas no autorizadas y/o que no correspondan a tareas laborales que incrementen el costo de este servicio. 2. Cuando una clave personal es extraviada, olvidada o dañada, se comunica al administrador del conmutador para la recuperación y/o designación de la clave. 3. La creación de extensiones telefónicas y el grado de permisos se determina de acuerdo al nivel de responsabilidad del usuario. 4. La actualización de la base de datos del conmutador con los nombres de las extensiones telefónicas y asignación de permisos por usuario; se efectúa cada vez que hay cambio de usuarios o cuando lo considere necesario el administrador. 5. Para la solución de problemas es necesario analizar las posibles causas y poder terminar los procedimientos de solución.

Referencia: Normas: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo. Definiciones: Red telefónica conmutada: Es una red telefónica clásica en la que los teléfonos se comunican a una central de conmutación (conmutador) a través de un solo canal compartido (cable utp, radiofrecuencia, etc.). Conmutador: Dispositivo central que permite gestionar además de las llamadas internas, las entrantes y/o salientes con autonomía.

de 166




ACT. NUM.



Solicita servicio a la Dirección de Administración


Se realizan los cuestionamientos necesarios sobre el problema reportado para poder determinar las posibles causas y dar una solución.


Si es falla técnica del equipo telefónico. Conecta con la actividad Nº 8


No es falla técnica del equipo telefónico. Conecta con la actividad Nº 5


Si solicita cambio de clave personal de salida (PIN). Conecta con la actividad Nº 12


No es solicitud de cambio de clave personal de salida (PIN). Conecta con la actividad Nº 7


Proporcionar asesoría sobre el manejo de los equipos telefónicos y uso de la red de voz y Termina procedimiento.


Si es necesario cambiar equipos telefónicos. Conecta con la actividad Nº 10


No es necesario cambiar equipos telefónicos. Conecta con la actividad Nº 11


Cambiar equipos telefónicos y termina procedimiento.


Reparar desperfecto y termina procedimiento.


Si el solicitante es propietario del clave personal de salida (PIN). Conecta con la actividad Nº 14


No es propietario del clave personal de salida (PIN). Conecta con la actividad Nº 15


Se cambia la clave personal de salida (PIN)


No se cambia clave personal (PIN) y termina procedimiento.


de 166



Procedimiento: Administración de la red de voz conmutada.


Inicio

No 2

Si

1

2

No 4

Si 3

4

5

A

Realizan los cuestionamientos necesarios sobre el problema reportado para poder determinar las

posibles causas y dar una solución

Solicita servicio a la Dirección de Administración

Proporcionar asesoría sobre el manejo de los equipos telefónicos y uso de la red de voz y Termina

procedimiento

¿Falla técnica del equipo telefónico?

¿Solicita cambio de

clave?

de 166



Procedimiento: Administración de la red de voz conmutada.


A

1 No 6

Si

5

6

No 7

Si 7

Fin

Reparar desperfecto

Cambiar equipos telefónicos y


Se cambia la clave personal de salida

(PIN)

¿Cambiar equipos

telefónicos?

¿Propietario de la clave

salida?

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Elaboración de Contratos y Convenios

Objetivo: Apoyar y asesor al Fideicomiso, interpretando aplicando y difundiendo las disposiciones jurídicas y normativas aplicables en el ejercicio de sus atribuciones y desempeño de sus actividades.

Políticas: 1. Los convenios y contratos se elaboran de acuerdo a los requerimientos del titular y de las unidades administrativas. 2. Se recibe la propuesta y se analiza la normatividad vigente para el efecto de verificar la procedencia o no de celebrar un acto jurídico. 3. Cuando en el instrumento jurídico intervenga el Gobernador se somete a la de la Consejería Jurídica del Gobierno del Estado, para que ésta emita su autorización. 4. Una vez autorizada la celebración del acto jurídico se procede a la suscripción del mismo. 5. En el caso de los contratos, se requiere el acta del comité de adquisiciones a través del cual autorizan la contratación de algún servicio, la suficiencia presupuestaria, y los términos de referencia correspondientes

Referencia:

Definiciones:

Contrato de obra pública: Acto jurídico mediante el cual un particular se obliga realizar toda construcción, ampliación, conservación o mejora en bienes inmuebles propiedad del Estado.

Contrato de Adquisiciones o Servicios: Acto jurídico que celebra una dependencia o entidad de la administración pública con alguna persona sea física o moral a efecto de que éste le proporcione ciertos bienes o servicios que el ente administrativo requiere para sus tareas.

Convenios: Acto Jurídico que celebran entre si las dependencias y entidades de la administración pública, con el propósito de atender algún asunto que les es común dentro de su esfera competencial.

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ACT. NUM.


1


Recibe solicitud y envía al asesor legal

2

Asesor Legal del

Fideicomiso

Analiza las disposiciones jurídicas de acuerdo al objeto del instrumento jurídico.

3

Asesor Legal del Fideicomiso

Autoriza y elabora el instrumento jurídico correspondiente y lo remite a la unidad administrativa solicitante para la obtención de firmas.

4

Unidad Administrativa Recibe instrumento jurídico, requisita las firmas y envía un ejemplar original a la Dirección de Administración

5

Dirección de

Administración

Recibe el instrumento jurídico firmado y lo archiva.


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Procedimiento: Elaboración de Contratos y Convenios

Dirección de Administración Asesor Legal Unidad Administrativa

Inicio

Fin

Recibe solicitud y envía al asesor legal

Analiza las disposiciones jurídicas de acuerdo al objeto del instrumento jurídico.

Autoriza y elabora el instrumento jurídico correspondiente y lo remite a la unidad administrativa solicitante para la obtención de firmas.

Recibe instrumento jurídico, requisita las firmas y envía un ejemplar original a la Dirección de Administración

Recibe el instrumento jurídico firmado y lo archiva

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Atención de solicitudes de atención pública.

Objetivo: Garantizar a los ciudadanos el derecho de acceso a la información que se genere en el fideicomiso, a través de las solicitudes que al efecto soliciten.

Políticas:

1. De acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, los ciudadanos mexicanos podrán solicitar al Fideicomiso, información que sea clasificada como pública. 2. La única información que les puede ser negada a los ciudadanos es aquella que esté clasificada como confidencial o reservada de acuerdo a los criterios que determina la ley. 3. No tiene costo, solo aquellos casos donde se supere el límite de copias y material de oficina diverso.

Referencia:

Normas: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo. Definiciones: Información Pública: La contenida en los documentos y/o instrumentos, que generen, recopilen, mantengan, procesen, administren o resguarden los Sujetos Obligados. Información reservada: La información pública que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en esta Ley. Información confidencial: Los datos personales que obren en poder de los Sujetos Obligados y la que con tal carácter se establezcan en la presente Ley.

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ACT. NUM.


1

UTAIPPE

Envía solicitud de acceso de información pública

2

Dirección de

Administración

Recibe solicitud de información pública de la UTAIPPE.

3

Dirección de

Administración

Analiza si la información solicitada es confidencial, reservada o pública.

4

Dirección de

Administración

Si es información reservada o confidencial niega la información al solicitante y termina el procedimiento.

5

Dirección de

Administración

No, es información clasificada como reservada o confidencial, conecta con la actividad N° 6

6

Unidad Administrativa

Recibe solicitud y envía a la Dirección administración y Enlace la información solicitada.

7

Dirección de

Administración

Recibe la información, se sube a la Tabla de Seguimiento de Solicitudes en Línea del Portal de la Página de la UTAIPPE, simultáneamente se envía el oficio de respuesta a la UTAIPPE.

8

UTAIPPE

Recibe la información y acusa de recibido.

9

Dirección de

Administración

Archiva solicitud y acuse.

Termina Procedimiento.

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Procedimiento: Atención de solicitudes de atención pública.

Unidad de Transparencia Dirección de Administración Unidad Administrativa

Inicio

No

Si

1

1 Fin

Envía solicitud de acceso de información pública

Recibe solicitud de información pública de la UTAIPPE.

Recibe solicitud y envía a la Dirección administración y Enlace la información solicitada

Es información reservada o confidencial niega la información al solicitante y termina el procedimiento

Sube a la Tabla de Seguimiento de Solicitudes en Línea del Portal de la Página de la UTAIPPE,

simultáneamente se envía el oficio.

Recibe la información y acusa de recibido

Archiva solicitud y acuse

¿Información confidencial?

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IV.- SIMBOLOGÍA

Simbología sugerida para la elaboración de diagrama de flujo.

Símbolo Nombre Significado

Inicio o termino

Indica el principio o el fin del flujo,

puede ser acción o lugar; además se

utiliza para indicar una unidad

administrativa o persona que recibe o

proporciona información.

Actividad

Describe las unciones que

desempeñan las personas

involucradas en el proceso.

Documento

Representa cualquier documento que

entre, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.

Decisión o alternativa

Indica un punto adentro del flujo en

donde se debe tomar una decisión

entre dos o más opciones.

Archivo

Indica que se guarde un documento

en forma temporal o permanente.

Conector de página

Representa una conexión o enlace

con otra hoja diferente en la que

continua el diagrama de flujo.

Conector

Representa una conexión o enlace de

una parte del diagrama de flujo con

otra parte del mismo.

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EL PRESENTE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, FUE ELABORADO POR LOS REPONSABLES DE

CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE CONFORMAN AL FIDEICOMISO DE

PROMOCIÓN TURÍSTICA DEL MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE

QUINTANA ROO, DANDO EN VISTO BUENO LOS TITULARES DE CADA UNA DE LAS MISMAS Y LA

VALIDACION POR PARTE DEL SR. JESÚS ALMAGUER SALAZAR, DIRECTOR GENERAL.

MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL FIDEICOMISO DE...

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