Manual fondo ecuatoriano-belga

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A la atención de las instituciones públicas de la República del Ecuador Fecha de edición: 31-05-2012

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A la atención de las instituciones públicas de la

República del Ecuador

Fecha de edición: 31-05-2012

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

2

¿Para qué el Manual?

Este documento tiene como objetivo orientar a las entidades y organismos públicos para que puedan acceder a la cooperación internacional del Reino de Bélgica, , de acuerdo a lo establecido en el Convenio Especifico suscrito entre el Reino de Bélgica y la República del Ecuador, relativo al FONDO DE ESTUDIOS Y CONSULTORÍAS BELGA-ECUATORIANO de cooperación bilateral

PNBV

GESTIÓN PÚBLICA

Cooperación internacional

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3

Tabla de contenido ¿Para qué el Manual? ................................................................................................................ 2

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 5

Definiciones utilizadas para este manual ...................................................................................... 6

Siglas y denominaciones utilizadas ........................................................................................... 6

SECCIÓN I ................................................................................................................................... 8

¿A quién está dirigido este manual? ......................................................................................... 8

¿Cuál es el Objetivo del Fondo? ................................................................................................ 8

¿Qué consultorías puede financiar el Fondo? ........................................................................... 9

Zonas geográficas priorizadas por el Fondo. ............................................................................ 9

Aplicantes al Fondo de Estudios y Consultorías ...................................................................... 10

Montos financiables ................................................................................................................ 11

SECCIÓN II.................................................................................................................................... 12

Administración del Fondo y procedimientos para la calificación ............................................... 12

La Administración del Fondo ................................................................................................... 12

Procedimientos para la calificación de propuestas................................................................. 14

De las Convocatorias y Fechas de Postulación ....................................................................... 14

Flujo de procesos .................................................................................................................... 15

Flujogramas ......................................................................................................................... 16

De la participación del Supervisor de la Consultoría en el manejo administrativo y

financiero de un estudio o consultoría ............................................................................... 30

De los procedimientos administrativos por parte de la Institución Beneficiaria ................ 30

De los fondos remanentes de estudios y consultorías ........................................................ 31

De los informes de avance y final ........................................................................................ 31

De las prórrogas .................................................................................................................. 31

De la presentación de los resultados finales ....................................................................... 31

De las publicaciones ............................................................................................................ 32

Del cierre del Estudio .......................................................................................................... 32

De La Propiedad Intelectual ................................................................................................ 32

De Las Comunicaciones ....................................................................................................... 32

Procedimiento y criterios para la selección de los Candidatos y la adjudicación de contratos

................................................................................................................................................. 33

Procedimiento para la selección del candidato .................................................................. 34

Procedimiento para la contratación del adjudicatario seleccionado ................................. 34

SECCIÓN III................................................................................................................................... 35

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4

GUIA PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTUDIOS Y CONSULTORIAS ................................................ 35

Antecedentes y contexto ........................................................................................................ 36

Antecedentes ...................................................................................................................... 36

Contexto .............................................................................................................................. 36

Justificación y objetivos claros y precisos. .............................................................................. 36

Objetivos ................................................................................................................................. 37

Resultados esperados ............................................................................................................. 37

Indicadores de resultado e Impacto esperado ....................................................................... 38

Metodología propuesta .......................................................................................................... 38

Talento humano requerido y criterios de selección del/los consultor/es .............................. 39

Matriz De Planificación (De la consultoría propuesta) ............................................................ 39

8. MATRIZ DE PLANIFICACIÒN (De la consultoría propuesta) ............................................. 39

Plazo de ejecución previsto y cronograma ............................................................................. 39

Presupuesto Global de la propuesta ....................................................................................... 39

Cronograma de actividades..................................................................................................... 40

Propuesta de financiación ....................................................................................................... 40

Anexos ..................................................................................................................................... 40

Consideraciones Éticas e Impacto Ambiental ......................................................................... 40

Consideraciones finales ........................................................................................................... 40

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

5

INTRODUCCIÓN

Comentario [j1]: A CRITERIO DE OCB-SETECI-CTB

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

6

Definiciones utilizadas para este manual

FONDO: Denominación corta para referirse al Fondo de Estudios y Consultorías

Belga-Ecuatoriano.

ENTIDAD PÚBLICA. Denominación genérica para las instituciones públicas o

semipúblicas, centralizadas o descentralizadas.

EVENTO. Término general para talleres, seminarios, conferencias o similares de

capacitación, información o actualización

CONSULTORÍA. Término genérico utilizado al igual para estudios o eventos

ORGANISMO EJECUTIVO. Denominación que puede ser utilizada

eventualmente para las instituciones públicas beneficiarias que deben

administrar los fondos de consultoría.

INSTITUCIÓN SOLICITANTE/PROPONENTE. Entidad en el proceso de solicitante

o proponente ante el Fondo.

ENTIDAD/INSTITUCIÓN BENEFICIARIA. Cuando la institución ya ha sido

aprobada.

SUPERVISOR DE LA CONSULTORÍA. Funcionario nombrado por la institución

beneficiaria para supervisar la consultoría.

Siglas y denominaciones utilizadas SIGLAS O DENOMINACIÓN CORRESPONDENCIA /EQUIVALENCIA

BCE Banco Central del Ecuador

CNC Consejo Nacional de Competencias

COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización

CTB Cooperación Técnica Belga

Cuenta TE Cuentas de Transferencia Exclusivas

CUP Codigo Unico de Proyectos

DGD Dirección General de la Cooperación al Desarrollo del Servicio Público Federal de Asuntos Exteriores, Comercio Exterior y Cooperación al Desarrollo

DPN Dirección de Políticas y Negociaciones- SETECI

EMCL Estructura Mixta de Concentración Local

e-sigef Cuenta de transferencia electrónica del Ministerio de Finanzas

GAD Gobierno Autónomo Desentralizado

IB Institución Beneficiaria

INCOP Instituto de Compras públicas

IP Institución proponente

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OCB Oficina de Cooperación para el Desarrollo de Bélgica en Quito

PAI Plan Anual de Inversiones

PEDI Plan estratégico de Desarrollo Institucional

PND Plan Nacional de Desarrollo

POA Plan Operativo Anual

SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

SETECI Secretaría Técnica de Cooperación Internacional

SINFIP Sistema nacional de Finanzas públicas

SIP e IP Sistema de Planificación e Inversión Pública

TDR Términos de Referencia

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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SECCIÓN I

¿A quién está dirigido este manual?

Está dirigido a los organismos y entidades que integran el sector

público, que se encuentran establecidos en el artículo 225 de la

Constitución Política de la República del Ecuador, los cuales son sujetos

únicos de aplicar a los beneficios del fondo, y son los siguientes:

Constitución Política de la República del Ecuador - 2008

Art. 225.-El sector público comprende:

1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa,

Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social.

2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado.

3. Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.

4. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos

autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos.

¿Cuál es el Objetivo del Fondo?

El objetivo del Fondo es el de reforzar las capacidades de instituciones

públicas del Ecuador por una parte, en apoyo a los sectores de la

cooperación belga y a la preparación del Programa Indicativo de

Cooperación, y por otra parte, en el marco de la implementación de

la Declaración de París sobre Eficacia de la Ayuda al Desarrollo.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

9

¿Qué consultorías puede financiar el Fondo? El Fondo podrá financiar, la totalidad o parte de las siguientes consultorías:

Tipo “A”: En apoyo a los sectores prioritarios de la Cooperación belga en el

Ecuador y comprenden:

Estudios de identificación de proyectos y programas de desarrollo;

preparación de los términos de referencia para estudios para los

cuales las administraciones no tienen la capacidad técnica necesaria;

Análisis estratégicos en los sectores de intervención de la cooperación

ecuatoriano-belga;

Seminarios o talleres;

Actividades de formación en beneficio del personal de la

administración destinadas a reforzar sus capacidades en términos de

preparación de programas y proyectos de desarrollo

Estudios, misiones, seminarios y actividades de formación relativos a

la integración de temas transversales (género, medioambiente,

derechos de los niños) en los enfoques sectoriales, programas y

proyectos.

Tipo “B”: Estudios exploratorios con miras a la preparación de los Programas

Indicativos de Cooperación de la Cooperación bilateral belga ecuatoriano.

Las propuestas presentadas al Fondo de Estudios y Consultorías Belga-

Ecuatoriano deberán estar acorde a lo que establece la Constitución de la

República del Ecuador, los objetivos Plan Nacional para el Buen Vivir y las

políticas de cooperación internacional.

Los Estudios, consultorías, seminarios y actividades a ser efectuados a

través del Fondo deberán incorporar los principios de la declaración de

París de manera vinculante a los sectores prioritarios definidos entre los

dos gobiernos.

Zonas geográficas priorizadas por el Fondo. Se prioriza los Estudios y consultorías que propongan su aplicación en los siguientes

territorios

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

10

- A nivel Nacional: cuando los temas están relacionados a temas de

política pública y/o el fortalecimiento de instancias de nivel nacional.

- Área de intervención de la cooperación bilateral directa belga: cuando

las acciones son de aplicación concreta y no duplican acciones

contempladas en otros programas vigentes de la Cooperación Belga.

Se trata de las provincias de Carchi, Imbabura, Esmeraldas, Manabí y de

los cantones Pedro Moncayo y Cayambe de la provincia de Pichincha.

- A nivel Local, fuera de la zona de intervención de la cooperación

bilateral directa belga: cuando las propuestas tienen una incidencia de

replicabilidad.

Se considera el financiamiento de Estudios y Consultorías fuera de las zonas

territoriales directa de la Cooperación belga: cuando las propuestas corresponden

a los objetivos de financiamiento del Fondo Estudios, tales como:

- Para la definición, implementación y socialización de políticas de Estado.

-Estudios en relación a las entidades públicas:

Que aporten al financiamiento de la administración pública:

reestructuración,

normativa y

temáticas relacionadas a su labor.

-Estudios en relación a programas y proyectos de desarrollo con una incidencia de

replicabilidad:

Para la identificación de proyectos y programas de cooperación y

desarrollo.

Acciones vinculadas y complementarias a los programas en ejecución.

Seminarios y talleres vinculados a los temas antes mencionados.

Todo financiamiento de una consultoría a través del Fondo, en ningún caso,

compromete a las Partes a financiar las acciones preconizadas por dicha

operación.

Aplicantes al Fondo de Estudios y Consultorías

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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Los organismos y entidades que integran el sector público, que se encuentran

establecidos en el artículo Nº 225 de la Constitución Política de la República del

Ecuador, involucrados en los sectores prioritarios de la Parte Ecuatoriana y definidos

en el PND son los únicos que pueden favorecerse con recursos del Fondo.

Montos financiables

Todos los presupuestos de las solicitudes deben estar presentados en dólares

americanos (USD), pero existe un techo fijado en euros para la aprobación local de una

solicitud.

Para montos (sin IVA) menores a 62.500 euros, las solicitudes de financiamiento serán

analizadas y aprobadas en el Ecuador, mientras que por montos mayores o iguales a

62.500 euros, una aprobación de la administración central de la Cooperación Belga al

Desarrollo será requerida, previa pre-aprobación en el Ecuador. La conversión a Euros

se hará según el tipo de cambio publicado por el BCE, en vigor el día del examen de la

solicitud.

Monto de financiamiento Lugar de la aprobación

Menor a 62.500 euros En Ecuador

Igual o mayor a 62.500 euros Ecuador y Bélgica

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SECCIÓN II

Administración del Fondo y procedimientos para la

calificación

OBJETIVO DE LA SECCIÓN:

Dar a conocer a las instituciones proponentes sobre la estructura administrativa del

Fondo, los procesos y procedimientos que se deben cumplir para acceder al Fondo.

La Administración del Fondo El Fondo es manejado conjuntamente por los representantes delegados por los

gobiernos de Bélgica y Ecuador.

La Parte Ecuatoriana: El Gobierno del Ecuador es representado por la Secretaría

Técnica de Cooperación Internacional-SETECI, como entidad administrativa

responsable de la gestión del Fondo, por la parte ecuatoriana, quien asume la

responsabilidad de:

• Aprobar, por la Parte Ecuatoriana, las propuestas de consultorías a ser

financiadas por el Fondo;

• Verificar la correcta aplicación de los procedimientos de selección y de

acreditación tal como se los define más adelante1;

• Asegurar la organización y la coordinación de las actividades, en el marco del

Fondo, de las diferentes instancias públicas involucradas,

La parte belga, interviene a través de la Dirección General de la Cooperación al

Desarrollo del Servicio Público Federal de Asuntos Exteriores, Comercio Exterior y

Cooperación al Desarrollo- DGD, como entidad administradora responsable de su

contribución. La DGD está representada en el Ecuador por el Agregado de Cooperación

Internacional de la Embajada de Bélgica en Quito- OCB.

La DGD a su vez, designa a la Cooperación Técnica Belga - CTB, como el órgano

responsable del seguimiento y del control administrativo, contable y técnico de la

ejecución de las operaciones financiadas a cargo del Programa; está representada en el 1 Ver detalle en los Flujogramas y descripción de las operaciones

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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Ecuador por su Representante Residente en Quito, quien es el encargado del

seguimiento del procedimiento de adjudicación y de la aprobación de los gastos a

cargo del Fondo así como del seguimiento técnico de cada operación.

La SETECI, por la parte ecuatoriana, y la CTB, por la parte belga, conforman la

Estructura Mixta de Concentración Local-EMCL, que es el órgano bipartito que, entre

otras funciones, tiene las de: receptar, analizar, calificar y controlar en sus diferentes

etapas, las propuestas y posteriormente la aplicación de los Estudios y Consultorías

presentadas por las entidades proponentes.

Una vez que una entidad pública proponente haya sido precalificada como

beneficiaria de una operación financiada por el Fondo, es designada como “Institución

Beneficiaria” encargada de la ejecución de la consultoría2; para tal efecto designa un

Supervisor del estudio o consultoría, encargado del seguimiento de la adjudicación y

2 “El Ministerio u Organismo público beneficiario de una operación financiada por el Programa es

designado en calidad de Organismo Ejecutivo encargado del seguimiento técnico de la operación.” Tomado del Convenio Específico, según transcripción textual de la Nota reversal de marzo de 2010.

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puesta en marcha del estudio o consultoría contratada y de la certificación conforme

de la ejecución.

Cabe señalar que desde su pre-aprobación, las propuestas no podrán sufrir cambios

estructurales, si esto ocurriera deberán acudir a una nueva EMCL.

Procedimientos para la calificación de propuestas

De las Convocatorias y Fechas de Postulación

Para la presentación de propuestas de estudios o consultorías al Fondo, las entidades

aplicantes deberán remitir hasta el día 15 de los meses de: marzo, junio, septiembre y

diciembre de cada año.

Las propuestas son presentadas por la entidad pública ecuatoriana, ante la

SETECI, conteniendo principalmente los datos siguientes:

a Identificación de la institución que presenta la solicitud

b Los antecedentes de la solicitud

c El objetivo de la consultoría a financiarse;

d El Ministerio coordinador u Organismo competente en calidad de Organismo Ejecutivo;

e Los términos de referencia del estudio o de la consultoría en base a la estructura planteada por el manual, a más de lo señalado por el INCOP

f La agenda del seminario o del taller.

g El perfil del(los) experto(s) buscado(s);

h Presupuesto estimado

i El calendario de ejecución;

j Los resultados a alcanzar por la consultoría.

Para tal efecto, la entidad pública solicitante utilizará el formato adecuado que SETECI

le proporcionará según la índole de la consultoría presentada para ser financiada por el

Fondo (consultoría/estudio, seminario/taller o ambos).

La guía de ayuda para el llenado de estos formatos, se encuentra en el siguiente

apartado de este Manual.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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Flujo de procesos

1. El proceso del trámite se inicia con la presentación de la solicitud de

financiamiento, la cual debe contener: El oficio dirigido al/a la Presidente de la

EMCL3 y el contenido de la propuesta técnica-económica en el formato

proporcionado por SETECI. En el caso de existir otros cooperantes y/o el plan

contemple la participación de más de una entidad pública, debe adjuntarse la

documentación de respaldo como cartas de intención, convenios, entre otros.

2. La SETECI a través de su Dirección de Políticas y Negociación, realiza un análisis

previo en el cual se determina que la solicitud y documentación

correspondiente, cumpla con los requisitos solicitados por el Fondo.

3. De cumplir con los requisitos estipulados por el Fondo, la DPN4 incluye la

solicitud en la carpeta de propuestas a ser analizadas por la EMCL en su

próxima sesión, programada para el caso, en función de las fechas señaladas de

convocatoria.

4. Si la solicitud no cumple con todos los requisitos estipulados en el presente

manual o si la documentación requerida es incompleta, la DPN notifica a la

entidad postulante, señalando las observaciones correspondientes, para que

puedan ser corregidas o a su vez cumplimentada la documentación faltante.

5. La EMCL analiza en su seno la pertinencia de la/s propuestas presentadas,

considerando la disponibilidad de recursos, la priorización a las propuestas

generadas en el área sectorial o territorial de intervención de la cooperación

belga5, el enfoque o contribución dentro de al menos dos de los objetivos del

PND.

6. En relación al punto anterior, en el caso que la propuesta sea presentada por

un Gobierno autónomo descentralizado, debe guardar coherencia con el Plan

de Desarrollo y Ordenamiento Territorial- PDOT.

7. De igual manera, en el caso de que las propuestas surjan de las instituciones

públicas dependientes o articuladas a los poderes del Estado ecuatoriano, y a

criterio del Ministerio de Finanzas, las propuestas presentadas deben estar

articuladas a las contempladas en el Plan anual de Inversiones (PAI) de las

entidades públicas, o si es el caso de algunas instituciones del Estado (como

Instituciones de educación superior o centros de investigación) debe constar en

el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional- PEDI o en los POAS

institucionales; de igual manera deben registrarse en el SIPeIP y obtener el CUP

8. Las propuestas aprobadas por la EMCL son remitidas a la OCB para su revisión y

su no-objeción.

3 La presidencia del EMCL la ocupa la máxima autoridad de la SETECI o la persona por ella designada

4 DPN- Dirección de Políticas y Negociación de la SETECI

5 La EMC no podrá aceptar ningún estudio que hace parte de las actividades de los proyectos o

programas de la cooperación belga y que podrían ser financiados directamente por los mismos.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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9. La OCB notifica su no-objeción a SETECI con lo cual la propuesta queda

debidamente aprobada por la partes. En caso de emitir observaciones o de

requerir aclaraciones, previamente a su no-objeción, la OCB notifica a SETECI

del particular para que ésa, a su vez, solicite a la entidad proponente la

evacuación de dichas observaciones o aclaraciones.

10. La no-objeción (o aprobación) de la OCB se hace para el monto presupuestado

en USD6, sin IVA aplicable tanto para los GAD’s como para el Gobierno Central7.

11. La entidad proponente es notificada por la SETECI para la continuación con el

proceso de formalización y desembolso8.

Flujogramas

Se identifican cinco etapas en el proceso integral (Macro proceso) de formulación,

ejecución y cierre de la consultoría, que conservan una continuidad como se detalla en

el siguiente diagrama:

Las etapas corresponden a:

ETAPA 1: Contemplan las actividades que la entidad pública solicitante realiza

6 NOTA: Si el monto presupuestado sin IVA, es mayor o igual a 62.500 EUR, la OCB analiza la propuesta y, en caso de no tener objeción a su financiamiento, envía el expediente a su administración central en Bruselas para que ésta la autorice a emitir su no-objeción. 7 VID: SETECI.

8 En el caso de la instituciones del Gobierno Central, considerar los procesos previos a realizar

(detallados en las hojas de ruta y Flujogramas) previo a la formalización y desembolso

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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desde la identificación de las necesidades de realizar la consultoría, la

formulación y presentación ante la SETECI.

ETAPA 2: Detalla los procesos y actividades realizadas por SETECI previas a su

presentación ante la EMCL.

ETAPA 3: Particulariza los procesos, trámites y actividades en los que se

involucran los miembros del EMCL, la OCB y la entidad pública solicitante, de

forma individual, conjunta, paralela o secuencial, hasta obtener su aprobación.

ETAPA 4: Establece las actividades y procesos normativos, establecidos en el

marco jurídico ecuatoriano y las establecidas por el propio Fondo, dentro del

Convenio Específico y las que se instauran en este manual.

ETAPA 5: Determina los procesos y procedimientos para la conclusión y cierre

de la consultoría concluida.

Se desglosa en detalle en las siguientes hojas de ruta y los Flujogramas

correspondientes

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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HOJA DE RUTA Nº 01

ETAPA Nº 1 APLICACIÓN AL FONDO

PROCESO: Preparación y presentación de la propuesta para presentación ante la SETECI

SUBPROCESO/S:

RESPONSABLE/S: Institución solicitante

Coordinador institucional

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO

1

Identificación de la necesidad de Estudio, consultoría o capacitación requerida por la institución

2

Revisión de las características, términos y condiciones del Fondo de Estudios y Consultorías Belga Ecuatoriano. La entidad solicitante tiene la posibilidad de estar en comunicación con SETECI para solicitar asistencia para la formulación de su propuesta

3

Formulación de la propuesta en base a los instructivos y formatos del Fondo

4

Presentación de la propuesta ante la SETECI.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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HOJA DE RUTA Nº 02

ETAPA Nº 2 ANÁLISIS Y PRECALIFICACIÓN

PROCESO: Pasos para el análisis y revisión previa a la presentación ante el EMCL

SUBPROCESO/S:

RESPONSABLE/S: SETECI DPN

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO

1

La SETECI recibe la

solicitud de la Institución

proponente, verificando

que la IP, cumpla con los

requisitos establecidos

por el Fondo, los

contenidos de la

propuesta se enmarquen

en los tipos de

consultorías y se adjunte

la documentación de

respaldo

2

En base a este análisis

previo si la propuesta

cumple con los requisitos,

SETECI envía una copia a

CTB para su análisis

preliminar a la evaluación

en el seno de la EMCL.

3

De no cumplir

parcialmente con los

requisitos, SETECI puede

señalar observaciones,

que deberá evacuar la IP,

previo a su evaluación en

la EMCL.

4

Si la propuesta no cumple

con los requisitos o tipos

de consultorías

financiables por el Fondo,

o si no se inscribe entre

las prioridades del PND,

esta puede ser rechazada

o suspendida para que la

IP pueda replantear una

nueva propuesta.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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La SETECI en su calidad de Presidente, y de acuerdo a lo establecido en el Convenio

bilateral específico, realiza una primera revisión de la solicitud presentada, en la cual

toma en consideración los siguientes requisitos y variables, que deben en unos casos o

pueden en otros, constar en la solicitud.

Nº REQUISITOS Obligatorio Preferente Potestativo

1 Ser una institución contemplada en el Art. 225 de la Constitución de la República del Ecuador.

2 El ámbito territorial de la propuesta se ubica en los territorios y zonas determinadas por la Cooperación Bilateral

3 Si la intervención está ubicada en el ámbito territorial de la Cooperación Belga, la propuesta planteada no duplica los proyectos, programas, acciones preestablecidos en los respectivos planes de intervención de la Cooperación Belga

4 Los sectores de intervención o ejes de acción corresponden a los definidos por el Fondo (tipo de consultorías financiables)

5 La propuesta corresponde a un problema claramente planteado.

6 Los objetivos planteados responden al problema

7 Las actividades están en concordancia con los objetivos

8 La propuesta está alineada con al menos dos de los objetivos del PND9.

9 La consultoría (objeto del estudio o consultoría) consta en el PAI, POA o PEDI según corresponda a la índole de la institución proponente.

10 Existe la anuencia de las entidades, organismos y autoridades rectoras (de así establecerse por Ley) sobre la realización de la propuesta

11 La propuesta cuenta con la participación de otras instituciones nacionales especialistas.

12 La propuesta es presentada y realizada en conjunto con otras

9 El PND vigente corresponde al Plan Nacional para El Buen Vivir 2009-2013

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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entidades

13 En cuyo caso (propuesta conjunta) existe el acuerdo de coparticipación correspondiente a más de la designación de acuerdo mutuo, de la entidad y funcionario responsable ante el fondo

14 La entidad cuenta con el personal, técnico, administrativo, operativo, que garantice la comprensión y aprovechamiento de los productos del estudio o consultoría (ante y post) que permita, bien sea, la replicabilidad, la solución parcial o total del problema planteado y de ser el caso la sostenibilidad posterior a la intervención.

15 El presupuesto está acorde a las actividades y cronograma

16 El perfil de/l /los profesionales (consultor/es, experto/s, expositor/es) está acorde a las necesidades de la propuesta, actividades o roles.

17 Los TDR propuestos, corresponden a los requerimientos del INCOP

18 Se cuenta con un diagnóstico previo o línea base de ser el caso, el cual haya sido participativo e incluyente de todos los actores involucrados en la formulación de la propuesta.

La información de la consultoría planteada, debe constar en el banco de proyectos a

través del Sistema Integrado de Planificación y Finanzas Públicas –SIP e IP- y obtener el

CUP (Si aplica).

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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HOJA DE RUTA Nº 03

ETAPA Nº 3 VALIDACIÓN Y APROBACIÓN

PROCESO: Proceso de aprobación en el seno de la EMCL

SUBPROCESO/S: Vinculado a procesos subsecuentes del flujograma 3A

RESPONSABLE/S: EMCL SETECI-CTB

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO

1

La SETECI convoca a la

CTB (El otro miembro del

EMCL) a la reunión de

evaluación de

propuestas, al igual que

al/los Coordinador/es de

la/s institución/es

proponentes.

2

La/s institución/es

solicitante/s exponen

sobre sus propuestas

ante la EMCL.

En el transcurso de la/s

exposición/es o posterior

a esta/s, pueden surgir

inquietudes y preguntas

de parte de los miembros

del EMCL.

3

De la evaluación del

EMCL, surge uno de tres

resultados: Propuesta

aprobada directamente;

aprobada bajo condición

a satisfacer previamente

observaciones surgidas

en la reunión del EMCL;

solicitud denegada por

no satisfacer los

requisitos del Fondo.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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HOJA DE RUTA Nº 04

ETAPA Nº 3 VALIDACIÓN Y APROBACIÓN

PROCESO: Proceso de aprobación en el seno de la EMCL

SUBPROCESO/S: Proviene de procesos flujograma 3; se vincula a procesos paralelos 3B y 3C

RESPONSABLE/S: SETECI DPN

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO 3A

1

La SETECI notifica a la Institución proponente-IP, sobre el resultado de la resolución de la EMCL

2

La IP debe evacuar las observaciones realizadas por la EMCL, en el tiempo señalado en la notificación, al término del cual SETECI valida las correcciones solicitadas.

3

En caso de que la propuesta no haya tenido observaciones, SETECI procede a incorporar las actas al expediente; de igual manera procederá en el caso de propuestas con observaciones, una vez que estas hayan sido evacuadas. Se considera adicionalmente los subprocesos detallados en el flujo gramas 3 B y 3C

4

SETECI presenta el acta de la EMCL a la OCB junto con los expedientes de las propuestas aprobadas para análisis y dictamen de No Objeción (3C), Paralelamente, envía la documentación pertinente a la CTB

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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HOJA DE RUTA Nº 05

ETAPA Nº 3 VALIDACIÓN Y APROBACIÓN

PROCESO:

SUBPROCESO/S: Proviene de procesos flujograma 3; cumple subprocesos previos y paralelos 3A, 3B1,3B2 y 3C; espera resultados de subproceso 3C (no objeción OCB), concluye procesos posteriores 4A

RESPONSABLE/S: INSTITUCIÓN SOLICITANTE

SETECI

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO 3B

1

La IP (En caso de pertenecer al Gobierno Central) obtiene la priorización del Ministerio Coordinador. GAD’s y entidades descentralizadas están sujetas a las disposiciones de Ley y resoluciones del CNC y/o COOTAD según sea el caso.

2

El dictamen u otros documentos de acreditación pertinentes, son comunicados a SETECI.

3

De igual manera y por su parte, SETECI solicita el dictamen favorable de SENPLADES, cuando aplica.

4

Cumplimentado los pasos anteriores, y previo dictamen de OCB (No objeción) se procede a la firma del convenio entre SETECI e la Institución Beneficiaria (IB); se generan copias para OCB-CTB

NOTA: La priorización y dictamen favorable, se lo hace previa a la No Objeción de la OCB (3C)

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

25

HOJA DE RUTA Nº 06

ETAPA Nº 3 VALIDACIÓN Y APROBACIÓN

PROCESO: No Objeción de OCB

SUBPROCESO/S: Proviene de procesos flujograma 3 tiene continuidad con 3B

RESPONSABLE/S: INSTITUCIÓN SOLICITANTE

SETECI

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO 3C

1

La OCB recibe y analiza la propuesta. De cumplir con los criterios establecidos en el fondo, emite su No objeción para que se concrete la operación a favor de la IB.

De igual forma puede observar sobre la solicitud planteada a su criterio u objetar su concesión.

2

De existir observaciones a evacuar por la IB, estas son notificadas a través de SETECI a la IB para su corrección o modificación, al igual que su objeción total, si se diese el caso.

3

La solicitud No Objetada, si es menor a 62 mil quinientos EUR ., es aprobada directamente; si la solicitud es igual o mayor a 62 mil quinientos EUR es enviada a Bruselas para su aprobación. De igual forma se envía la notificación correspondiente a SETECI.

Page 26: Manual fondo ecuatoriano-belga

Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

26

HOJA DE RUTA Nº 07

ETAPA Nº 4 ADMINISTRACIÓN Y DESEMBOLSO

PROCESO: Carta compromiso para entrega de recursos

SUBPROCESO/S: Proviene de procesos flujograma 3 tiene continuidad con 4A y 4B

RESPONSABLE/S: CTB INSTITUCIÓN BENEFICIARIA

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO 4

1 La CTB verifica la documentación

integral del proceso.

2

Se firma la carta compromiso entre

CTB-IB previa a la entrega de

recursos.

3

Se concatena con los subprocesos

(4 A) y (4 B)

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

27

HOJA DE RUTA Nº 08

ETAPA Nº 4 ADMINISTRACIÓN Y DESEMBOLSO

PROCESO: Trámites burocráticos de la IB

SUBPROCESO/S: Proviene de procesos flujograma 3B tiene continuidad con 4B y 4B1

RESPONSABLE/S: INSTITUCIÓN BENEFICIARIA

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO 4A

1

La IB realiza los trámites correspondientes para la apertura de la cuenta TE

2

SETECI interviene en la creación del espacio presupuestario institucional (de ser del caso, cuando el estudio no está incorporado en el PAI)

3

Se habilita pagos a través de e-Sigef.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

28

HOJA DE RUTA Nº 09

ETAPA Nº 4 ADMINISTRACIÓN Y DESEMBOLSO

PROCESO: Carta compromiso para entrega de recursos

SUBPROCESO/S: Proviene de procesos flujograma 3 tiene continuidad con 4A y 4B

RESPONSABLE/S: CTB INSTITUCIÓN BENEFICIARIA

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO 4B

1

La CTB realiza el

primer

desembolso a la

cuenta TE

2

La IB realiza la

convocatoria y

adjudicación de

servicios de

consultoría, bajo

procedimientos

del INCOP

3

En el desarrollo

de la consultoría,

el/los

profesional/es

entrega/n el

primer informe

de avance acorde

a los TDR a la IB.

4

La IB aprueba el

informe de/los

profesional/es y

envía a SETECI Y

CTB

respectivamente.

5

La CTB de no

existir

cuestionamientos

técnicos de

SETECI o de su

propio criterio,

procede al

segundo

desembolso en la

cuenta TE del

BCE.

Page 29: Manual fondo ecuatoriano-belga

Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

29

HOJA DE RUTA Nº 10

ETAPA Nº 5 ADMINISTRACIÓN Y DESEMBOLSO

PROCESO: Cierre de la consultoría

SUBPROCESO/S:

RESPONSABLE/S: SETECI- CTB INSTITUCIÓN BENEFICIARIA

Nº Detalle de los subprocesos DIAGRAMA DE FLUJO 5

1

La IB recibe y

aprueba el

informe final

2

La IB envía el

informe

conjuntamente

con los productos

a CTB y SETECI

respectivamente.

3

La IB realiza una

jornada de

socialización de

la consultoría con

SETECI y CTB

4

La CTB de no

existir

cuestionamientos

técnicos de

SETECI o de su

propio criterio,

procede al

desembolso final

en la cuenta TE

del BCE, y se

procede al cierre

de los procesos.

Page 30: Manual fondo ecuatoriano-belga

Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

30

De la participación del Supervisor de la Consultoría en el manejo

administrativo y financiero de un estudio o consultoría

Todas las Instituciones beneficiarias deben nombrar un Supervisor de la

Consultoría. Esta persona es el representante de la entidad ante el Fondo de

Estudios y Consultoría, manteniendo diálogo directo tanto con SETECI como

con CTB.

El Coordinador de la Consultoría y la CTB, están a cargo del manejo

administrativo, presupuestario y contable de los estudios y consultorías. Ellos

verifican cada documento oficial relativo a la ejecución de estos, entre otros

aquellos relativos al procedimiento de licitación. Tienen acceso a cualquier

documento administrativo, financiero o técnico relativo a los aportes

ecuatorianos y belgas.

El Coordinador de la Consultoría verifica que las facturas o las declaraciones de

gastos y sus documentos justificativos presentados sean conformes a los

términos de referencia, al cumplimiento de las condiciones de los contratos y a

la realidad de las prestaciones. Éste firma las facturas presentadas con la

mención « Por servicios prestados ». Dado el caso, añade sus comentarios

dirigidos a la SETECI y a la CTB.

Todo intercambio oficial de correspondencia con el experto o firma consultora

debe transmitirse a través del Coordinador de la Consultoría a la SETECI y a la

CTB.

El Coordinador de la Consultoría proveerá copias de todos los informes

elaborados como parte del contrato de estudio o consultoría tanto a la SETECI y

a la CTB.

El Coordinador de la Consultoría designado por la entidad solicitante, deberá

presentar a la SETECI y CTB, al finalizar la consultoría los productos de la misma

en formato físico y digital, un informe técnico y financiero (con documentos

soporte) junto a una comunicación oficial del Representante de la entidad,

indicando la conformidad con los productos.

De los procedimientos administrativos por parte de la Institución

Beneficiaria

Los procedimientos administrativos por parte de la Institución beneficiaria

serán aquellos que correspondan oficialmente a su gestión institucional.

La SETECI y la CTB autorizan el pago de las facturas firmando bajo la mención «

Visto y aprobado ».

El informe financiero de la Institución beneficiaria contemplará la siguiente

información:

Resumen de ingresos y egresos de la ejecución de los Programas.

Copia de los estados de cuenta

Copia de las facturas

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

31

De los fondos remanentes de estudios y consultorías

En el caso de que existan saldos de los estudios o consultorías por incumplimiento de

la ejecución del mismo de manera parcial o total, dichos montos deberán regresar al

Programa de Estudios. Esta gestión se coordinará conjuntamente entre SETECI y la

CTB.

De los informes de avance y final

Como se contempla en el presente manual, el segundo y tercer desembolso

serán realizados luego de la presentación y aprobación de los informes de

avance y final del Estudio, respectivamente. Para ello el Coordinador de la

Consultoría de la Institución beneficiaria, enviará la documentación respectiva

(técnica y financiera) con quince días de anticipación a la fecha prevista para el

desembolso.

Para la aprobación de los informes, si la SETECI y la CTB lo consideran

estrictamente necesario, se puede obtener la asistencia de un experto técnico

especializado en el tema del Estudio, quien emitirá sus criterios en un plazo

máximo de ocho (8) días previo a la reunión de la EMCL. Actividad que será

financiada con recursos del Fondo y/o aportes de las instituciones que integran

el EMCL.

De las prórrogas

En caso de fuerza mayor o eventos externos a la institución aplicante, deberá solicitar

de forma argumentada, por escrito y en un plazo mínimo de quince días a la fecha

previos a la fecha de finalización del Estudio, la prórroga respectiva; en donde además

se señalará el tiempo requerido para cumplir con lo contractuado. La Carta estará

dirigida a la SETECI, con copia a la CTB, y se anexará documentos que apoyen la

solicitud de prórroga.

De la presentación de los resultados finales

Previo a la entrega del informe final por parte de institución solicitante se

organizará la socialización de los resultados de la propuesta, la cual, deberá

contar con la participación de funcionarios de la Institución aplicante y

funcionarios de otras instituciones vinculados a la temática de la misma; la

SETECI, la OCB y la CTB.

En la socialización de resultados deberá mencionarse claramente el origen de

los recursos del Fondo y la visualización de los respectivos logos de

identificación de las entidades y cooperantes participantes en el financiamiento

del Estudio.

Page 32: Manual fondo ecuatoriano-belga

Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

32

De las publicaciones

Si la propuesta financiada por el Fondo involucra la publicación de los

resultados, el Coordinador de la Consultoría de la institución solicitante

comunicará a la SETECI de este particular, adjuntando copia de la versión final y

editada a ser publicada.

La SETECI en un plazo máximo de quince 15 días laborables emitirá por escrito

un visto bueno para la publicación, una vez revisado que el documento señale

con claridad la participación del Fondo de Estudios Belga e incluya los logotipos

de las Instituciones Responsables: SETECI, OCB, CTB.

En caso de un evento público de lanzamiento, se mencionará claramente el

origen de los recursos financiados y se visualizarán los respectivos logos de

identificación.

Así también, deberá remitirse copias físicas y digitalizadas de las publicaciones

tanto a la SETECI, OCB, como a la CTB.

Del cierre del Estudio

Una vez aprobado el estudio y los documentos de respaldo, la EMCL conjuntamente

con la Institución aplicante procederán a la firma de una “Carta de Cierre” que dará

cuenta de que el proceso ha concluido y los objetivos del estudio han sido alcanzados

o de las razones de fuerza mayor que obligan al cierre sin que los objetivos hayan sido

cumplidos.

De La Propiedad Intelectual

Los estudios financiados en marco del Convenio específico del Fondo de Estudios

Belga, pertenecen a la parte ecuatoriana.

En ningún caso los resultados del estudio o de la consultoría a cargo del Fondo de

Estudios se pueden revender o ceder sin el acuerdo previo y escrito de la OCD y

SETECI. En toda utilización posterior de estos estudios o consultorías se mencionará el

origen del financiamiento.

De Las Comunicaciones

Todas las comunicaciones relativas a las solicitudes de los estudios, consultorías, talleres y

seminarios tienen que dirigirse al:

Programa de Estudios y Consultorías Belga - Ecuatoriano

Secretaría Técnica de Cooperación Internacional - SETECI

Avenida 6 de Diciembre N 31-89, entre Whymper y Alpallana.

Edificio COSIDECO, Piso 3. Quito, Ecuador

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

33

A su vez la SETECI remitirá las copias respectivas de la información inherente a las

propuestas de estudios e informes, a los miembros de EMCL y OCB.

Procedimiento y criterios para la selección de los Candidatos y la

adjudicación de contratos

La selección y la adjudicación de los contratos se harán de acuerdo a la legislación

ecuatoriana de contratación pública, bajo la normativa del INCOP.

El procedimiento de selección de un experto o de una consultoría y de adjudicación de

un contrato de prestación de servicios para un estudio o una consultoría, está a cargo

de la IB.

La SETECI y la CTB a su criterio, pueden participar en este procedimiento

conjuntamente y en concertación con la institución solicitante, o a su vez verificar

posteriormente los procedimientos seguidos y el cumplimiento de acuerdo al marco

jurídico del INCOP.

La Entidad Beneficiaria cumplirá con la preparación de lo siguiente:

a) El procedimiento de licitación.

b) Los términos de referencia aplicables al procedimiento de licitación.

c) Las condiciones administrativas incluyendo los criterios de adjudicación.

d) Según el modo de licitación, una lista corta de consultores o firmas

consultoras, eventualmente precedida por una invitación a concurso.

Cualquiera que sea la forma de licitación elegida, un mínimo de 3 postulantes

tendrán que ser consultados. No podrán participar como postulantes aquellas

personas que, de acuerdo a la legislación ecuatoriana vigente, tengan algún

tipo de impedimento para contratar con el Estado.

En el caso de ser consultores nacionales, los mismos deberán estar registrado

en el Registro Único de Proveedores-RUP del INCOP.

Estos documentos serán sometidos al análisis de la SETECI y la CTB.

En concertación con la SETECI y la CTB, el Coordinador de la Consultoría

procederá al inicio del trámite de convocatoria.

Los gastos que se generen como consecuencia de la invitación a los candidatos

y la publicación del aviso de convocatoria serán cubiertos con los recursos del

Fondo.

Page 34: Manual fondo ecuatoriano-belga

Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

34

La institución solicitante realizará una invitación directa, pública o según los

procedimientos que establezca la Ley, a participar en la elaboración de la

consultoría.

Procedimiento para la selección del candidato

El Coordinador de la Consultoría, deberá seguir los siguientes pasos:

a) Recibir las ofertas.

b) Analizar las ofertas.

c) Seleccionar a los consultores o firmas consultoras, en base a las

especificaciones que consten en los pliegos (de acuerdo al modelo de

INCOP).

d) Preparar las cartas a fin de informar a los consultores o firmas

consultoras seleccionadas e invitarlos a participar a las eventuales

negociaciones.

e) Preparar el contrato con el adjudicatario escogido.

Procedimiento para la contratación del adjudicatario seleccionado

Todas las cartas relacionadas a la adjudicación de contratos así como todos los

contratos deberán ser sometidos a consideración de la SETECI y la CTB, quienes

deberán aprobarlas dentro de los 10 (diez) días calendarios siguientes a su recepción.

La institución solicitante firmará entonces los contratos aprobados.

Los contratos aprobados deberán ser suscritos entre el adjudicatario

seleccionado y la entidad solicitante directamente, contemplando los que

indica la ley ecuatoriana para el efecto.

En todos los contratos suscritos con los consultores deberá incluirse la

siguiente cláusula: « Es obligación del consultor cumplir con la declaración de la

contratación del estudio o consultoría y pagar todos los tributos determinados

por la Ley».

Dado el caso, el contrato podrá prever el pago de un anticipo de 30% (treinta

por ciento) del monto total del contrato con presentación de una factura; otro

pago de 30% podrá realizarse sobre presentación de las facturas respectivas,

completando así, previo culminación del estudio o consultoría, un anticipo total

de máximo 60% (sesenta por ciento) del monto total del contrato.

La entidad solicitante proveerá de una copia de los contratos firmados a la

SETECI, y este a su vez remitirá copias de la documentación a los miembros de

la EMCL y OCB.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

35

SECCIÓN III

GUIA PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTUDIOS Y CONSULTORIAS

Los siguientes son algunos elementos indispensables para tener en cuenta en la

formulación de las propuestas:

Definiciones.

En el Manual y Guía, en los diferentes momentos descriptivos textuales, se utiliza

genéricamente el término “Consultoría” indiferente del tipo de propuesta o

planteamiento, bien puede que se trate de un estudio, una propia consultoría o

evento de capacitación. Este último, de igual naturaleza, se le denomina

exclusivamente como “Evento” indiferente que puede tratarse de un seminario, taller,

conferencia, encuentro, entre otros de la misma naturaleza y fin.

Descripción clara y precisa La precisión y claridad en la formulación de la propuesta debe ser concordante con la

factibilidad de lograr mejores resultados (situación actual a situación ideal). En

consecuencia, se puede inferir la calidad y pertinencia de la consultoría a través de la

capacidad que demostrará el proponente para especificar qué es lo que pretende

hacer, cómo lo va hacer y justificar la necesidad de la investigación, estudio o

capacitación, (si es del caso) para el mejoramiento de las capacidades de gestión de las

entidades públicas, el planteamiento de proyectos de desarrollo del país y/o el aporte

al conocimiento en ciertas materias.

La propuesta debe ser coherente, completa, clara, con previsión de los medios

necesarios para realizarla. De acuerdo con estos criterios los elementos que componen

una buena descripción son:

Formato para la presentación La presentación de las propuestas se receptará en el “Formato de Solicitud de Fondos

para Estudios y Consultorías 2012/001” que está disponible para las entidades públicas

a través de la página web: www.seteci.gob.ec de SETECI.

Page 36: Manual fondo ecuatoriano-belga

Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

36

Información general de la consultoría. Se contempla en la primera parte del Formato de Solicitud de Fondos para Estudios y

Consultorías 2012/001. El tipo de información incluye datos como: Título de la

propuesta, datos generales de la entidad proponente, monto presupuestado y más

información que comprenden desde el punto 1.1 hasta el punto 2.3 del formato.

Información específica de la consultoría

Antecedentes y contexto

Antecedentes

Explicación del origen de la solicitud. Antecedentes de la entidad, marco legal, Misión

institucional y alineamiento de la propuesta con esta, intervenciones similares o anteriores,

etc. Articulación del estudio a otros proyectos ejecutados o en ejecución; listado de otros

estudios y proyectos relacionados con el tema y explicación de cómo el estudio solicitado se

relaciona con los objetivos del Plan Nacional de desarrollo.

Contexto

Análisis general del sector de intervención. El planteamiento del problema y/o la

hipótesis10 a cuya solución contribuirá con la ejecución de la consultoría deben ser

claros y concisos; debe describir el entorno o contexto nacional o internacional en el

cual se inserta la propuesta. Así mismo, se debe incorporar una síntesis del estado

actual del conocimiento en el problema planteado y un breve análisis de cómo la

consultoría va a contribuir a la generación de un mayor conocimiento en el tema, y/o

la solución al problema.

Justificación y objetivos claros y precisos. Cuál va a ser el problema a resolver. Es posible que en el contexto se identifique el problema

en su integridad de causa y efecto; pero dadas las limitaciones que puedan existir (técnicas,

humanas, económicas) no se lo pueda resolver en su integridad, por lo tanto se trata de

justificar la solución del problema en función de sus variables de espació, tiempo y alcance.

La Pertinencia del estudio como:

La correspondencia de la consultoría con las prioridades contempladas en el Plan Nacional de

Desarrollo.

10

La hipótesis es necesaria plantearla especialmente en caso de estudios de los cuales se espera nazcan propuestas o soluciones concluyentes en beneficio de la salud y/o desarrollo humano.

Page 37: Manual fondo ecuatoriano-belga

Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

37

En qué medida la ejecución de la consultoría contribuirá a solucionar las

necesidades identificadas en el área o zona de acción del proyecto o de la

institución.

De qué forma los estudios, investigaciones y diseños obtenidos con la ejecución

de la consultoría (replicabilidad) servirán para que puedan ser utilizados por las

entidades públicas o privadas con finalidad social o pública.

Apoyo de la autoridad nacional o local. Toda propuesta debe contar con el apoyo de la

autoridad pertinente; en algunos casos se tratará del Ministerio Coordinador y en otros de la

entidad rectora correspondiente.

Señalar además, si se recibe apoyo de otras entidades públicas (a más de las indicadas) que se

comprometen de alguna manera en apoyar la iniciativa planteada.

Objetivos

Se debe formular un solo objetivo fin y un objetivo general (Propósito) y algunos

objetivos específicos que conduzcan a la realización del objetivo general.

El objetivo fin: Al cual la consultoría contribuirá significativamente y normalmente a

nivel sectorial o nacional. Se refiere al impacto que tendrá la consultoría; por ejemplo

en relación con uno de los doce objetivos del PND.

El objetivo general (Propósito) debe ser claro, viable y coherente con el problema que

se va a resolver o con la hipótesis que se va a validar. Representa el efecto directo a ser

logrado como resultado del cumplimiento de los componentes (objetivos específicos)

de la consultoría.

Los objetivos específicos o componentes, describen en forma clara y precisa, los logros

que se deben alcanzar o realizar para la consecución del propósito y fin. No se deben

confundir los objetivos (específicos) con actividades o procedimientos metodológicos.

Por ejemplo:

- Objetivo específico: Mejorar el conocimiento de los miembros de la Junta

parroquial en temas de la cooperación internacional.

o Actividad 1: Realizar un taller en el tema de cooperación internacional…

Metodología: Conferencia magna, análisis de casos y resolución

participativa de una propuesta.

Resultados esperados

Los resultados deben concordar con los objetivos planteados y ser coherentes con la

metodología propuesta, con la infraestructura asociada, los medios y la capacidad para

desarrollar el proyecto. Se pueden enumerar como resultados esperados por ejemplo:

la generación de nuevo conocimiento, información, servicios o bienes; la formación de

recurso humano a nivel profesional; generación y consolidación de grupos y redes de

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

38

investigación; avance de las líneas de investigación, mecanismos para divulgar o

transferir el conocimiento por medio de publicaciones, eventos nacionales y/o

internacionales, entre otros.

Indicadores de resultado e Impacto esperado

Detallar la magnitud o nivel específico de los productos11, efectos o impacto que se

prevé alcanzar; y, precisar la unidad de medida. Por cada producto establecido debe

establecerse el indicador de cómo va a ser medido.

Por ejemplo: (sobre el ejemplo del objetivo específico planteado con anterioridad)

- Objetivo específico: Mejorar el conocimiento de los miembros de la Junta

parroquial en temas de la cooperación internacional.

o Resultado esperado (Producto): Facilitado el acceso a programas de

cooperación internacional de la parroquia XXXX.

Indicador 1: xx% de los miembros de la Junta parroquial conocen

sobre temas de la cooperación internacional.

Indicador 2: La GAD aplica al menos a dos tipos de fondos de la

cooperación internacional en el término de un año de gestión.

Los responsables de la elaboración y ejecución del Estudio/consultoría, deberán

señalar las variables y factores específicos cuya medición facilitará la comprobación de

los cambios o la generación de los resultados esperados de la propuesta planteada.

El factor de impacto está relacionado con la pertinencia y relevancia de la consultoría,

representadas por la contribución que haga a la solución del problema planteado. Así

mismo, deben identificarse claramente los usuarios que podrían utilizar los resultados

y como podrían ser aprovechados posteriormente.

En la medida en que sea mayor el potencial de los resultados de la consultoría, el

impacto del mismo será mayor.

Metodología propuesta

En esta sección se debe presentar de manera organizada y precisa cómo se logrará

cada uno de los objetivos propuestos. La metodología debe mostrar la estructura

lógica y el rigor científico del proceso de investigación o desarrollo de la propuesta,

11 Producto: resultado concreto que una actividad debe generar con sus insumos para alcanzar su objetivo. En el

contexto de una consultoría, el producto constituye el primer nivel de resultados de una actividad.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

39

desde el enfoque metodológico específico hasta la forma en que se van a analizar,

interpretar y presentar los resultados. Adicionalmente se debe tener en cuenta que la

metodología propuesta permite programar las actividades del proyecto, determinar las

personas y los recursos financieros necesarios.

En el caso que se trate de Eventos, se incluirá la tabla específica de la “Agenda del

Evento” a continuación del cuadro de texto de “Metodología” que se encuentra en la

sección de Anexos del Formato de solicitud.

Talento humano requerido y criterios de selección del/los

consultor/es Perfil del /de los profesional/es: Utilice las referencias y modelos proporcionados por el

INCOP, para la construcción de estos apartados.

Matriz De Planificación (De la consultoría propuesta)

En función a la matriz de planificación del punto Nº8 del formato, rellene los casilleros

por cada componente de acuerdo a solicitado en cada columna.

8. MATRIZ DE PLANIFICACIÒN (De la consultoría propuesta)

COMPONENTES/PRODUCTOS ACTIVIDADES FUENTES DE

VERIFICACIÓN

INDICADORES OBJETIVAMENTE

VERIFICABLES INSUMOS

Componente 1

Nº 1

Nº2

Nº3

En el caso de eventos, debe insertar adicionalmente el listado de potenciales

participantes (el modelo se encuentra en la sección de anexos del formato)

Plazo de ejecución previsto y cronograma Establezca los tiempos tentativamente como se solicita en la tabla Nº 9.1 y detalle las

actividades en el cronograma Nº 9.2

En el caso de eventos de corta duración, debe cambiar según el caso la unidad de medida de

meses a semanas, días u horas.

Presupuesto Global de la propuesta

Se compone de tres tablas: Planificación Presupuestaria, Cronograma valorado y Fuentes

de financiamiento. Estas pueden ser desarrolladas en hoja electrónica y transferidas

posteriormente al documento de Word, indiferente que se adjunte a la solicitud el

archivo Excel correspondiente.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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Cronograma de actividades

El cronograma es la presentación secuencial de las actividades y el tiempo previsto

(dinámico) de manera razonable para la para la ejecución, finalización, obtención de

los resultados propuestos y entrega de compromisos del proyecto.

Propuesta de financiación

Los rubros solicitados en la financiación deben concordar con los especificados en la

convocatoria. Recuerde que una condición para el éxito de su solicitud está en unos

gastos coherentes en el marco del proyecto y bien justificados, para esto se debe hacer

una explicación de los gastos propuestos en cada uno de los rubros, especificando en

qué se va a invertir el dinero solicitado. (Anexo 2)

Anexos

En anexos del formato consta una serie de información adicional, que debe

cumplimentarse de ser aprobada la propuesta; sin embargo se le da a conocer con la

debida anticipación en orden a agilizar los procesos.

De igual manera se indica la documentación que se debe adjuntar a la propuesta.

Consideraciones Éticas e Impacto Ambiental

Los proyectos de investigación deben incluir una reflexión responsable sobre los

efectos positivos o negativos que las actividades a realizar durante la ejecución del

proyecto puedan tener sobre el medio natural y la salud humana a corto, mediano y

largo plazo (si es pertinente). Los proyectos de investigación en el campo de la salud

humana o aquellos en los que haya experimentación con animales, deberán ajustarse a

las normas científicas, técnicas y administrativas para la investigación en salud

establecidas por el Ministerio de Salud, determinando la categoría de riesgo a los

humanos que ofrece la propuesta.

Consideraciones finales

Los propósitos de la consultoría y los recursos solicitados deben ser concordantes con

los recursos disponibles para las convocatorias. Se apoyarán preferentemente aquellos

proyectos con características que apunten a resultados concretos, evaluables, que se

puedan obtener en un lapso bien determinado.

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

41

El éxito de las propuestas dependen, en buena medida, de la calidad y pertinencia de

los medios propuestos y de los métodos que se van a emplear.

Versión finalizada el 30-05-2012 /jsrm

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Manual del Fondo de Estudios y Consultorías Belga-Ecuatoriano

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