Solicitud de facturación enviada por email por Subgerente de Operaciones, debe adjuntar formulario de solicitud de facturación, mas estado de pago, ambos en UF, dirigido al jefe de contabilidad.

Jefe de contabilidad deriva al analista contable encargado del proyecto.

Las solicitudes de facturación pueden requerir:

-Cobro de anticipo de contrato.

-Cobro de retenciones.

-Cobro por avance de estado de pago, (es la solicitud más requerida).

Analista contable confecciona borrador de factura en planilla de Excel.

Si la solicitud corresponde a un anticipo de contrato, siempre debe tener a la vista:

-Permiso municipal de edificación.

-Contrato de Construcción “notariado”

*Debe solicitarlo al administrador de obra cuando no cuente con alguno de ellos.

Realizar la comprobación del cumplimiento de normativa para uso de CEEC:

A contar del 1/1/2015 hasta el 31/12/2015, el tope al valor de construcción de las viviendas será de 4.000 UF.

A contar del 1/1/2016 hasta el 31/12/2016, el tope al valor de construcción de las viviendas será de 3.000 UF.

Desde el 1/1/2017 en adelante: el tope al valor de construcción de las viviendas será de 2.000 UF.

225 UF el tope del monto total de la franquicia que se puede obtener por cada vivienda.

Si el contrato no cumple con lo establecido, se debe solicitar el cambio al presupuesto y al cobro de anticipo.

En este borrador, el analista contable, realiza la conversión desde UF a pesos por línea, primero separando la edificación y urbanización y después: cobro del avance, anticipos (cobro o devolución), retenciones (cobro o devolución), obras extraordinarias e impuestos.

Una vez impreso el borrador, completa la planilla Excel de control de anticipos y retenciones, donde verifica que la devolución de anticipo no exceda a lo otorgado, las retenciones correspondan al saldo acumulado, el CEEC no supere presupuesto y el cobro del EEPP no supere lo presupuestado.

Si alguno de los puntos anteriores no se cumple, debe ajustarlo en borrador y reingresar en la planilla de control.

Cuando el borrador de la factura de venta se encuentra validado, se ingresa en Dynamics para emitir la factura de venta electrónica.

Emisión Factura de Venta Electrónica (FEL)

La emisión de la factura de venta se realiza en conjunto con la contabilización del borrador generado por el analista contable.

La pantalla de registro es “Facturas y Notas”.

(Finanzas→Cuentas por Cobrar→Entradas→Facturas y Notas).

Se llenan los campos obligatorios descritos en anexo 1.

Las glosas para la emisión, se completas por cada línea, en posit del ERP, estas no pueden superar los 40 caracteres.

La glosa siempre debe describir:

N° estado de pago

Contrato

Monto en UF

Los descuentos y recargos se deben ingresar en líneas separadas en el ERP, cumpliendo el requisito de los 40 caracteres, detallar si corresponde a retención, devolución de anticipo u obras extraordinarias, y el monto en UF de cada partida.

En cada una de estas líneas, se debe indicar el impuesto recargado, (solo IVA, exento, o IVA + CEEC).

Una vez registrados los antecedentes y cuadrado el comprobante, se presiona el botón DTE, que desplegará una nueva pantalla, en donde se deben especificar los descuentos y recargos.

Si corresponde a una nota de crédito o débito, además debe referenciar la factura que afecta.

Imprimir borrador de FEL, revisar la correcta emisión y emitir el documento.

Posterior a este proceso, debe ingresar al portal de Paperless, (nuestro proveedor electrónico), y descargar copia de los documentos emitidos.

Imprimir una copia y adjuntar formulario de facturación + estado de pago, archivando en carpeta “facturas de venta” (color verde).

Enviar copia en formato pdf al Cliente, con copia al Gerente de Construcción, Subgerente de Operaciones, Administrador de Obra y Jefe de Contabilidad.

En el texto del email debe detallar el número de factura, monto en UF cobrado y detalle del cobro.

El analista contable, en cada cierre mensual, debe realizar la comprobación manual de los IVA y CEEC para comparar con libros de venta, esta tarea se realiza con sumadora contable, (huincha),

sumando los IVA y CEEC de todas las copias de facturas archivadas, y adjuntando sobre ultimo folio emitido, firmando al pie de esta huincha.

En portal de Paperless, debe revisar que todos los documentos emitidos se encuentren aceptados por el SII.