Unid TijuanaManual de Excel

Kassandra A. Díaz Tapia.

Herramientas de productividad

2013

ContenidoTablas de Datos..................................................................................................................................2

Crear una tabla...................................................................................................................................3

Modificar los datos de una tabla........................................................................................................3

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:...........................................................4

Nuevo:........................................................................................................................................4

Eliminar......................................................................................................................................4

Restaurar....................................................................................................................................4

Buscar anterior:..........................................................................................................................4

Buscar siguiente.........................................................................................................................4

Criterios:.....................................................................................................................................4

Cerrar.............................................................................................................................................4

Modificar la estructura de la tabla.....................................................................................................5

Estilo de la Tabla................................................................................................................................5

Ordenar una Tabla de Datos..............................................................................................................5

Filtrar una Tabla.................................................................................................................................7

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista..............................................................................7

Funciones de base de datos...............................................................................................................7

Hojas de Cálculo.................................................................................................................................8

Crear una hoja de cálculo...............................................................................................................8

Entorno de trabajo.............................................................................................................................9

Referencias relativas en Excel..........................................................................................................10

Referencias absolutas en Excel.....................................................................................................11

Fórmulas de Excel............................................................................................................................11

Función PROMEDIO..........................................................................................................................11

número1.......................................................................................................................................12

número2,......................................................................................................................................12

Función MAX....................................................................................................................................12

Número1......................................................................................................................................13

Número2 (....................................................................................................................................13

Función MIN.....................................................................................................................................14

Número1......................................................................................................................................14

Número2......................................................................................................................................14

Moda................................................................................................................................................14

MODA (.........................................................................................................................................15

Número1, número2,.....................................................................................................................15

Mediana...........................................................................................................................................15

Funciones de contar.........................................................................................................................16

Formulas condicionales....................................................................................................................16

Prueba lógica:...............................................................................................................................16

Llamada 2.....................................................................................................................................16

Llamada 3.....................................................................................................................................16

Gráficos............................................................................................................................................17

Gráficos de columnas...................................................................................................................18

Gráficos de líneas.........................................................................................................................18

Gráficos circulares........................................................................................................................18

Gráficos de barras........................................................................................................................18

Gráficos de área...........................................................................................................................18

Gráficos XY (Dispersión)...............................................................................................................18

Gráficos de cotizaciones...............................................................................................................18

Gráficos de superficie...................................................................................................................18

Gráficos de anillos........................................................................................................................18

Gráficos de burbujas....................................................................................................................18

Gráficos radiales...........................................................................................................................18

Imágenes..........................................................................................................................................19

¿Qué desea hacer?.......................................................................................................................19

Insertar imágenes prediseñadas..............................................................................................19

Insertar una imagen de una página Web..................................................................................19

Copiar una imagen de una página Web....................................................................................19

Insertar una imagen de un archivo...........................................................................................19

Usar una imagen como fondo de una diapositiva....................................................................19

Función TEXTO.................................................................................................................................20

Filtros...............................................................................................................................................20

Autofiltro......................................................................................................................................21

Filtro avanzado.............................................................................................................................21

Validación de datos..........................................................................................................................21

Tablas de DatosLas tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

fig. 1

Crear una tabla

fig. 2

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla

fig. 3

Modificar los datos de una tablaPara modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene

muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

fig. 4

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.

Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Modificar la estructura de la tabla

fig. 5.

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas.

Estilo de la TablaUna forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

fig. 6

Ordenar una Tabla de DatosPara hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar.

fig. 7

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro

Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

fig. 8

Filtrar una Tabla

fig. 9

Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.

Funciones de base de datosEn el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos.

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.

fig. 10

Hojas de Cálculo

Crear una hoja de cálculoPara crear una hoja de cálculo debemos hacer clic simple con el botón derecho del ratón, sobre el ícono de Open Office y en el menú que se despliega seleccionar “Hoja de Cálculo”.

fig. 11

Entorno de trabajoLa herramienta de software a utilizar será el Excel de la suite ofimática Microsoft Office ó el Calc de la suite ofimática Open Office.

En el Laboratorio de Informática contamos solamente con la segunda opción, pero esto no nos impide trabajar en la misma con archivos creados en Excel.

Las exenciones que distinguen a los archivos creados con el Excel es “xls” y a los creados con Calc

“ods”. Pero en el Laboratorio de informática, aunque trabajemos con el Calc, los archivos son guardados con el formato de Excel por defecto.

fig. 12

Referencias relativas en ExcelDe manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de insertar una referencia de celda en una fórmula. Las referencias relativas son actualizadas automáticamente por Excel al momento de copiar la fórmula a otra ubicación.

fig. 13

Referencias absolutas en ExcelA diferencias de las referencias relativas, las referencias absolutas no se modifican aunque copiemos la fórmula a otras celdas. Para hacer que una referencia se convierta en absoluta utilizamos el símbolo de moneda ($) anteponiéndolo a la columna y fila de la referencia.

fig. 14

Fórmulas de ExcelUna fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

fig. 15

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda.

Función PROMEDIOeste artículo describe la sintaxis de la fórmula y el uso de la función PROMEDIO en Microsoft Office Excel.

Descripción

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el que desea el promedio.

número2,... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

fig. 16

Función MAX

La función MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor máximo de un conjunto de valores que puede ser una lista de números ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel.

fig. 17

Número1 (obligatorio): El primer número de la lista o el rango de celdas que contiene los números a evaluar.

Número2 (opcional): El segundo número de la lista o un rango de celdas con números adicionales a incluir en la evaluación.

Podemos especificar un máximo de 255 números en la función MAX en caso de enlistarlos directamente como argumentos pero podemos especificar rangos de celdas como argumentos de la función que a su vez pueden contener varios números que serán evaluados.

La función MAX considera números negativos y el cero, por lo que dentro de una lista de números negativos el valor máximo podría ser el cero.

fig. 18

Función MINLa función MIN en Excel nos devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Los argumentos de la función MIN pueden ser los números, las celdas o los rangos que contienen los valores que deseamos evaluar.

fig. 19

Número1 (obligatorio): El primer número a considerar o la celda o rango que contiene los números.

Número2 (opcional): El segundo número de la lista o la celda o rango que contiene valores adicionales a considerar.

A partir del segundo argumento todos los demás serán opcionales y hasta un máximo de 255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255 números en la función MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de números mayor.

Al realizar la evaluación de los números especificados la función MIN tomará en cuenta también los números negativos y el cero.

ModaDevuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posición.

MODA (número1; número2; ...)

Número1, número2,... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. También puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.

fig. 20

MedianaDevuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

fig. 21

Funciones de contarLa función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20:

=CONTAR (A1:A20)

fig. 22

Formulas condicionales

Comprobar si las condiciones son verdaderas o falsas y realizar comparaciones lógicas entre expresiones son elementos comunes de varias tareas. Para crear fórmulas condicionales, puede utilizar las funciones Y, O, NO, y SI.

La función SI utiliza los siguientes argumentos:

Prueba lógica: condición que se desea comprobar.

Llamada 2 valor_si_verdadero: valor que se devolverá si la condición se cumple.

Llamada 3 valor_si_falso: valor que se devolverá si la condición no se cumple.

fig. 23

GráficosAdmite muchos tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los tipos de gráficos siguientes.

IMPORTANTE Este artículo describe los tipos de gráfico que puede usar. Para obtener información sobre cómo crear un gráfico.

En este artículo

Gráficos de columnas

Gráficos de líneas

Gráficos circulares

Gráficos de barras

Gráficos de área

Gráficos XY (Dispersión)

Gráficos de cotizaciones

Gráficos de superficie

Gráficos de anillos

Gráficos de burbujas

Gráficos radialesOtros tipos de gráficos que puede crear en Excel

fig. 24

ImágenesPuede insertar o copiar imágenes e imágenes prediseñadas en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007 o en una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 de orígenes como proveedores de sitios Web de imágenes prediseñadas, páginas Web o archivos de su equipo. Puede utilizar imágenes e imágenes prediseñadas como fondos para sus diapositivas de Office PowerPoint 2007.

¿Qué desea hacer?

Insertar imágenes prediseñadas

Insertar una imagen de una página Web

Copiar una imagen de una página Web

Insertar una imagen de un archivo

Usar una imagen como fondo de una diapositiva

fig. 25

Función TEXTOEn este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función TEXTO de Microsoft Office Excel.

Descripción

La función TEXTO convierte una valor numérico en texto y le permite especificar el formato de presentación mediante cadenas de formato especiales. Esa función es útil cuando desea ver los números en un formato más legible o cuando desea combinar números con texto o símbolos. Por ejemplo, supongamos que la celda A1 contiene el número 23,5. Para que el formato del número sea un importe de moneda, puede usar la siguiente fórmula:

=TEXTO (A1;"$0,00")

fig. 26

FiltrosAplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

fig. 27

Validación de datosLa validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

fig. 28

La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.

En este artículo se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validación que se pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.