Manual Excel Xp Basico

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PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIN CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL

COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIN PROFESIONAL TCNICA

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CONTENIDOI. INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2002 1. CONCEPTOS BSICOS 1.1 Ventana de Microsoft Excel 1.2 Descripcin II. GENERALIDADES 1. SELECCIN DE COMANDOS 1.1 Comandos de mens Abrir un men Cerrar un men Elegir un comando 2. CONVENCIONES 3. CUADRO DE DILOGO 3.1 fichas 3.2 Casillas de verificacin 3.3 Cuadro de edicin 3.4 Cuadro de lista 3.5 Cuadro de lista desplegable 3.6 Botn de opcin 3.7 Cuadro de seleccin 3.8 Botones 4. SELECCIN DE UNA OPCIN DENTRO DE LOS CUADROS DE DILOGO III. LIBROS DE TRABAJO 1. QU ES UN LIBRO DE TRABAJO? 2. CREAR UN LIBRO DE TRABAJO 2.1 Creacin de un libro de trabajo nuevo 3. SELECCIN DE HOJAS DE CLCULO DENTRO DE UN LIBRO DE TRABAJO 3.1 Seleccionar una hoja de clculo 3.2 Seleccionar varias hojas de clculo adyacentes 3.3 Seleccionar varias hojas de clculo no adyacentes 3.4 Seleccionar todas las hojas de clculo de un libro 4. INSERCIN Y ELIMINACIN DE HOJAS DE CLCULO 4.1 Insertar una hoja de clculo 4.2 Mtodo rpido 4.3 Insertar varias hojas de clculo 4.4 Eliminar una hoja de clculo 5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CLCULO 6. MOVER O COPIAR HOJAS DE CLCULO 6.1 Mover hojas dentro de un libro 6.2 Copiar hojas dentro de un libro 6.3 Mover hojas en otro libro 6.4 Copiar hojas en otro libro 6.5 Mover o copiar hojas en un libro nuevo

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7. OCULTAR HOJAS DE CLCULO 8. MOSTRAR HOJAS DE CLCULO OCULTAS IV. SELECCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIN DE LOS DATOS 1. SELECCIN DE CELDAS 1.1 Seleccin de una celda 1.2 Seleccin de un rango de celdas 1.3 Seleccin de celdas no adyacentes 1.4 Seleccin de celdas especiales 2. SELECCIN DE FILAS Y COLUMNAS 2.1 Seleccin de una fila completa 2.2 Seleccin de una columna completa 2.3 Seleccin de filas adyacentes 2.4 Seleccin de columnas adyacentes 2.5 Seleccin de filas o columnas no adyacentes 2.6 Seleccin de todas las filas y columnas de la hoja 3. INTERPRETACIN DE LOS DATOS 3.1 Introduccin de datos 3.2 Auto completar (rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna) 3.3 Elegir de la lista 3.4 Cambiar informacin Cambiar informacin antes de terminar de introducirla Cambiar informacin despus de haberla introducido Sobre escribir Editar Deshacer escritura V. ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO 1. GUARDAR LIBROS DE TRABAJO 1.1 Guardar el libro de trabajo nuevo (primera vez) 1.2 Guardar cambios (libro de trabajo existente) 1.3 Guardar como 1.4 Guardar cambios automticamente 1.5 Cerrar un libro de trabajo 1.6 Cerrar todos los libros de trabajo abiertos 1.7 Salir de Microsoft Excel 1.8 Desplazarse a una ubicacin especfica 1.9 Mtodos abreviados del teclado para desplazarse por la hoja de clculo 1.10 Cambiarse a otra hoja de clculo 1.11 Abrir un libro de trabajo existente VI. FRMULAS Y REFERENCIAS 1. FRMULAS 1.1 Introduccin de frmulas 2. REFERENCIAS 2.1 Introduccin de referencias

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3. LLENADO AUTOMTICO 3.1 Llenar un rango de celdas adyacentes Copiar mientras se arrastra el cuadro de llenado Aumentar una serie de nmeros o de fechas Aumentar una serie en dos o ms celdas Aumentar una serie de nmeros utilizando el comando series Aumentar una serie de fechas utilizando el comando series Activar o desactivar el llenado automtico 4. FUNCIONES 4.1 Funcin suma 4.2 Funcin promedio VII. FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO 1. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS 1.1 Realce a texto 1.2 Cambiar fuente y modificar su tamao 1.3 Cambiar alineacin 1.4 Formato a nmeros 1.5 Agregar bordes 1.6 Agregar diseo (relleno) 1.7 Cambiar color de la fuente 1.8 Copiar formato 2. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE MENS 2.1 Formato de fuentes 2.2 Cambiar alineacin 2.3 Agregar bordes 2.4 Agregar tramas 2.5 Formatos de nmero 2.6 Borrar formatos 3. CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS 3.1 Ajustar el ancho de las columnas 3.2 Ajustar la altura de las filas 3.3 Auto formato VIII. EDICIN DE UNA HOJA DE CLCULO 1. EDICIN DE CELDAS 1.1 Edicin de una celda 1.2 Copiar celdas 1.3 Mover celdas 1.4 Copiar y mover celdas utilizando el mtodo abreviado 1.5 Insertar celdas entre celdas existentes 1.6 Desplazar celdas e insertarlas entre celdas ya existentes Mover e insertar celdas arrastrando Copiar e insertar celdas arrastrando Mover e insertar celdas utilizando el men contextual Copiar e insertar celdas utilizando el men contextual 2. PEGADO ESPECIAL

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3. INSERCIN DE FILAS Y COLUMNAS 3.1 Insertar Filas 3.2 Insertar Columnas 4. INSERCIN DE CELDAS EN BLANCO 5. ELIMINAR O BORRAR CELDAS IX. VERIFICAR E IMPRIMIR LA INFORMACIN DE UNA HOJA DE CLCULO 1. VERIFICAR ORTOGRAFA 2. PREPARAR PGINA 2.1 Configurar tamao y orientacin de la pgina 2.2 Configurar pgina 2.3 Encabezados y pies de pgina Insertar nmero de pgina Insertar el nmero total de pginas Insertar fecha Insertar hora Insertar nombre del archivo Insertar nombre de la hoja 3. VISTA PRELIMINAR 4. IMPRESIN 4.1 En el cuadro imprimir, elegir la opcin deseada

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I. INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2002Microsoft Excel es una hoja de clculo que est organizada en una estructura tabular con filas y columnas, que sirve para escribir textos, nmeros, fechas, horas y realizar operaciones (aritmticas y lgicas) por medio de frmulas y representar los resultados en grficas. Hacer clic en el botn Elegir la opcin Programas Hacer clic en

Abrir el men Inicio (CONTROL + ESC) Seleccionar con las flechas de direccin el men Programas Presionar la flecha de direccin derecha Seleccionar con las flechas de direccin y presionar ENTER

Aparecer un cuadro con el nombre del programa y la versin a la que se est ingresando.

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1. CONCEPTOS BSICOS Cuando se trabaja en Microsoft Excel regularmente se hace en una hoja de clculo, la cual est compuesta por 256 columnas y 65,536 filas que forman una cuadrcula; la interseccin de una columna y una fila se denomina celda, y consta de una direccin particular o referencia. La celda activa aparece con un borde ancho y es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Slo una celda puede estar activa a la vez. En Excel, debe seleccionarse primero la celda o celdas con las que se va a trabajar y despus introducir los datos o elegir un comando. Las celdas seleccionadas aparecern resaltadas en la pantalla.

1.1 Ventana de Microsoft Excel Cada vez que se ingrese a Excel se desplegar una ventana mostrando los elementos que la conforman.

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ISTP CEPEABarra de ttulo Barra de mens

Barras de herramientas

Cuadro de nombres Columnas Celda activa Filas Barra de frmulas Panel de Tareas

Etiqueta de la hoja

1.2. Descripcin La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:

ElementoBarra de ttulo Barra de mens Barra herramientas Barra de frmulas Cuadro de nombres Barra de estado Etiquetas de la hoja

DescripcinPresenta el nombre de la aplicacin y del documento en el cual se est trabajando. de Muestra la lista de los mens disponibles dentro de la aplicacin Contiene los iconos (botones) de los comandos ms comunes de Excel, facilitando la realizacin de alguna tarea Despliega el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir valores en frmulas o celdas Despliega la referencia o nombre de la celda activa Despliega la descripcin del comando seleccionado o de la accin que se est ejecutando Muestran los nombres de las hojas de clculo existentes en el libro. La etiqueta de la hoja activa siempre est en negrita

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ISTP CEPEA ElementoCelda activa Puntero del mouse

DescripcinEs aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Se afectar con cualquier accin que se realice Indica la posicin en la que se activar una celda, se podr comenzar a escribir al hacer clic

Excel cuenta con 20 barras de herramientas distintas, que permiten realizar diversas actividades; las ms comunes son Estndar

Formato

II. GENERALIDADES1 SELECCIN DE COMANDOS Para poder realizar una accin determinada, es necesario elegir los comandos que para ello estn disponibles en las barras de mens o herramientas. En la siguiente imagen se observa el contenido (comandos) del men Edicin. La forma de abrir un men es presionando la tecla ALT y la letra subrayada del men que se desea, al momento de seleccionarlo este desplegar los comando ms usuales, permitiendo mostrar en resto del contenido haciendo clic en la flecha doble del men que se ubica al final de ste.

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Se encuentran agrupados en los mens de la barra de mens.Mens

Comandos

1.1.Comandos de menS Abrir un men 1. Hacer clic en el nombre del men deseado

1. Activar la barra de mens presionando la tecla ALT 2. Presionar la letra subrayada del men que se desea abrir o bien 1. Activar la barra de mens presionando la tecla ALT 2. Desplazar la sombra con las flechas de direccin hasta el men deseado 3. Presionar ENTER

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ISTP CEPEACerrar un men 1. Hacer clic en cualquier parte del rea de trabajo fuera del men

1. Presionar la tecla ESC 2 veces, o ALT una vez Elegir un comando 1. Activar el men en el que se encuentre el comando deseado 2. Hacer clic en el comando a ejecutar

1. Abrir el men donde se encuentre el comando 2. Presionar la letra subrayada del comando O bien 1. Abrir el men donde se encuentre el comando 2. Desplazar la sombra con las flechas de direccin hasta el comando deseado 3. Presionar ENTER Existen comandos equivalentes que estn disponibles en los mens contextuales, los cuales se despliegan haciendo clic con el botn derecho del Mouse o presionando las teclas SHIFT + F10. Para hacer uso de las barras de herramientas es indispensable disponer de un Mouse.

2. CONVENCIONES 1. Si los comandos aparecen en color gris, significa que se encuentran inactivos 2. Si aparecen con una (paloma) o un recuadro, estn activos 3. Si aparece una combinacin de teclas despus del nombre del comando, indica la forma abreviada de ejecutarlo con el teclado sin utilizar los mens 4. Si el nombre del comando termina en puntos suspensivos, al activarlo se presentar un cuadro de dilogo en el que se deben seleccionar opciones para controlar la forma en que deber ejecutarse

3. CUADRO DE DILOGO Aparece cuando se elige un comando que requiere informacin adicional. Puede incluir reas en las que deben escribirse textos o nmeros, y ver o cambiar las configuraciones para las opciones relacionadas con el comando. Cada cuadro de dilogo contiene un botn de ayuda ? que se puede utilizar en cualquier momento si no es clara una opcin

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Un cuadro de dilogo puede presentar:Fichas

Cuadros de lista Cuadros de lista desplegable

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Fichas Son categoras que agrupan diferentes opciones relacionadas con el comando. Casillas de verificacin Recuadros que indican con una marca si una opcin est activa. Se podrn seleccionar varias de ellas

Cuadro de edicin En el pueden escribirse textos, nmeros o referencias de celda. Cuadro de lista Contiene una lista de opciones que podrn visualizarse con las flechas de desplazamiento, entre las que slo se podr elegir una.

Cuadro de lista desplegable Cuadro que contiene una lista de opciones no editables, que se despliegan al hacer clic en la flecha y en el que slo se puede seleccionar una.

Botn de opcin Botn que permite seleccionar slo una opcin entre un conjunto que se excluyen mutuamente.

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Cuadro de seleccin Permite modificar o asignar un valor, que puede aumentarse o disminuirse utilizando los botones de control de giro (par de botones con los que se incrementa o disminuye el valor presentado) o escribiendo la medida directamente

Botones En algunas ocasiones permiten confirmar o anular las especificaciones dentro de los cuadros de dilogo y en otras ejecutar una accin adicional

4. SELECCIN DE UNA OPCIN DENTRO DE LOS CUADROS DE DILOGO 1. Hacer clic en la ficha deseada 2. Hacer clic en cada una de las opciones requeridas 3. Hacer clic en el botn Aceptar

1. Seleccionar la ficha deseada presionando las teclas CONTROL + AV PG (ficha de la derecha) o CONTROL + RE PG (ficha de la izquierda) 2. Elegir las opciones deseadas dentro de la ficha, utilizando la tecla TAB para desplazarse o la tecla ALT + la letra que aparezca subrayada 3. Presionar ENTER Nota: Para cerrar el cuadro de dilogo y cancelar las opciones seleccionadas presionar la tecla ESC.

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RESUMEN Microsoft Excel es una hoja de clculo organizada en una estructura tabular con 16,384 filas y 256 columnas La interseccin de una columna y una fila se denomina celda y consta de una direccin o referencia La celda en la que se introducen los datos al comenzar a escribir se denomina celda activa. Excel cuenta con 20 barras de herramientas. Los cuadros de dilogo pueden contener: Fichas Cuadros de lista Cuadros de lista desplegable Cuadro de muestra Cuadros de seleccin Cuadros de edicin Casillas de verificacin Botones Botones de opcin

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III. LIBROS DE TRABAJO1. QU ES UN LIBRO DE TRABAJO? Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; est compuesto de hojas de clculo, grficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, ste se abre con 3 hojas de clculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja 3. Los nombres de cada hoja aparecen en la parte inferior en unas etiquetas. La etiqueta de la hoja activa siempre est en negrita. Para desplazar el cursor entre las hojas de un libro deber hacerse clic sobre la etiqueta de la hoja correspondiente.

Nombre del libro de trabajo Encabezado de columna

Botn Seleccionar todo

Barra de divisin horizontal

Encabezado de fila

Barra de desplazamiento vertical

Botones para desplazar etiquetas

Etiqueta de la hoja activa

Barra de desplazamiento horizontal

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Un libro de trabajo puede organizarse: Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro Ocultando hojas Quitar salto de pgina 2. CREAR UN LIBRO DE TRABAJO Cuando se ingresa a Excel automticamente se abre un nuevo libro en el cual se puede comenzar a escribir; sin embargo, podrn crearse nuevos libros en el momento que se desee 2.1 Creacin de un libro de trabajo nuevo Hacer clic en el botn Nuevo

Abrir el men Archivo (ALT, A) Elegir el comando Nuevo (ALT, A, N)

3. SELECCIN DE HOJAS DE CLCULO DENTRO DE UN LIBRO DE TRABAJO 3.1 Seleccionar una hoja de clculo Hacer clic en la etiqueta de la hoja que se desea seleccionar

1.Presionar las teclas CONTROL + AV PG o CONTROL + RE PG, hasta seleccionar a la hoja deseada 3.2 Seleccionar varias hojas de clculo adyacentes Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja a seleccionar Mantener presionada la tecla SHIFT Hacer clic en la etiqueta de la ltima hoja que se desea seleccionar

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3.3 Seleccionar varias hojas de clculo no adyacentes Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja Mantener presionada la tecla CONTROL Hacer clic en las etiquetas de las otras hojas a seleccionar 3.4 Seleccionar todas las hojas de clculo de un libro Hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja Hacer clic con el botn derecho del Mouse Elegir el comando Seleccionar todas las hojas del men contextual

4. INSERCIN Y ELIMINACIN DE HOJAS DE CLCULO Un libro de trabajo nuevo contiene 3 hojas, las cuales pueden aumentarse insertando hojas nuevas o disminuirse eliminando las ya existentes. La cantidad mxima de hojas que puede contener un libro nuevo es de 255, pero eso slo depender de la memoria disponible de la computadora. Para cambiar el nmero de hojas de un libro de trabajo nuevo: Abrir el men Herramientas Elegir el comando Opciones Cambiar a la ficha General En el cuadro de seleccin Nmero de hojas en libro nuevo, especificar el nmero de hojas deseado Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER 4.1 Insertar una hoja de clculo Hacer clic con el botn derecho del Mouse, sobre la etiqueta de alguna hoja de clculo Elegir el comando Insertar Se desplegar la siguiente pantalla:

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Hoja seleccionada La nueva hoja de clculo se convierte en hoja activa

Elegir Hoja de clculo y hacer clic en el botn Aceptar. La nueva hoja de clculo aparecer activa

Seleccionar una hoja de clculo Abrir el men Insertar (ALT, I) Elegir el comando Hoja de clculo La nueva hoja aparecer en la posicin seleccionada

4.2 Mtodo rpido Seleccionar una hoja de clculo Presionar las teclas SHIFT + F11 La nueva hoja de clculo aparecer en la posicin seleccionada

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4.3 Insertar varias hojas de clculo Para agregar varias hojas de clculo: Presionar la tecla SHIFT Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar Hacer clic con el botn derecho del Mouse Elegir el comando Insertar Cuando se despliegue el cuadro de dilogo, presionar ENTER

1. 2. 3.

Seleccionar el nmero de etiquetas de hojas de clculo que se desea agregar Abrir el men Insertar Elegir el comando Hoja de clculo

4.4 Eliminar una hoja de clculo 1. Seleccionar la hoja de clculo que se desea eliminar 2. Hacer clic con el botn derecho del Mouse 3. Elegir el comando Eliminar Se desplegar el siguiente cuadro:

4. Hacer clic en el botn Aceptar para confirmar la eliminacin 5. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CLCULO

Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre Se desplegar el siguiente cuadro:

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Escribir el nuevo nombre

En la etiqueta de la hoja escribir el nuevo nombre de la hoja Presionar ENTER O bien Hacer clic con el botn derecho sobre la etiqueta deseada Elegir el comando Cambiar nombre del men contextual Escribir el nuevo nombre para la hoja Hacer clic en cualquier parte del rea de trabajo.

Abrir el men Formato Elegir la opcin Hojaelegir Cambiar nombre, presionar ENTER En la etiqueta de la hoja escribir el nombre de la hoja Presionar ENTER 6. MOVER DE COPIAR HOJAS DE CLCULO Es posible mover o copiar hojas en el libro activo, en otro libro abierto o en un libro nuevo. 6.1 Mover hojas dentro de un libro Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin que indicar el lugar en donde ser(n) colocada(s) la(s) hoja(s)

Una vez que el marcador de posicin est en el lugar deseado, soltar el botn del Mouse.

Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover Abrir el men Edicin y elegir el comando Mover o copiar

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Se desplegar el siguiente cuadro :

Marcador de posicin

En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicacin a la que se desea mover la(s) hoja(s) Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER 6.2 Copiar hojas dentro de un libro Seleccionar la hoja o las hojas que se desee copiar Presionar y mantener as la tecla CONTROL Arrastrar la(s) hoja(s) por la fila de etiquetas, aparecer un marcador de posicin que indicar el lugar en donde se copiara(n) la(s) hoja(s) y un signo de ms (+) se desplazar con el puntero Soltar el botn del Mouse y, a continuacin la tecla CONTROL

Seleccionar la hoja o las hojas que se desea copiar Abrir el men Edicin y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegar el siguiente cuadro:

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En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicacin a la que se desea copiar la(s) hoja(s) Activar la casilla de verificacin Crear una copia Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER 6.3 Mover hojas en otro libro Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover las hojas Abrir el men Ventana y elegir el comando Organizar , se desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

Elegir la opcin Horizontal Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee mover Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino

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Abrir el libro que contiene las hojas que se desee mover, y el libro al que se desea mover las hojas Seleccionar la hoja o las hojas que se desee mover Abrir el men Edicin y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegar el siguiente cuadro

En el cuadro Al libro seleccionar el nombre del libro al que se desea mover la(s) hoja(s) En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicacin deseada Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER 6.4 Copiar hojas en otro libro Abrir el libro que contiene las hojas que se desee copiar, y el libro al que se desea copiar las hojas Abrir el men Ventana y elegir el comando Organizar , se desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

Elegir la opcin Horizontal Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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Seleccionar la(s) hoja(s) que se desee copiar Presionar y mantener as la tecla CONTROL Arrastrar a la fila de etiquetas de hoja del libro de destino Para copiar las hojas, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre la hojas. Soltar el botn del Mouse y, a continuacin, la tecla CONTROL

Abrir el libro que contiene las hojas que se desea copiar, y el libro al que se desea copiar las hojas Seleccionar la(s) hoja(s) que se desea copiar Abrir el men Edicin y elegir el comando Mover o copiar hoja Se desplegar el siguiente cuadro:

En el cuadro Al libro seleccionar el nombre del libro al que se desea copiar la(s) hoja(s) En el cuadro Antes de la hoja, seleccionar la ubicacin deseada Activar la casilla Crear una copia Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER 6.5 Mover o copiar hojas en un libro nuevo Seleccionar las hojas que se desee mover o copiar En el men Edicin, elegir el comando Mover o copiar hoja, se desplegar el siguiente cuadro.

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En el cuadro Al libro, seleccionar la opcin nuevo libro Para copiar las hojas, activar la casilla de verificacin Crear una copia Nota: Debe tenerse cuidado al mover o copiar hojas. Los clculos o los grficos basados en datos de una hoja de clculo pueden resultar inexactos si se cambia de lugar. 7. OCULTAR HOJAS DE CLCULO

Seleccionar la(s) hoja(s) de clculo que se desea ocultar Abrir el men Formato Elegir la opcin Ocultar del comando Hoja. Las hojas desaparecern de la fila de etiquetas 8. MOSTRAR HOJAS DE CLCULO OCULTAS Si se desea volver a mostrar alguna de las hojas de clculo que fueron ocultadas:

5. Abrir el men Formato 6. Elegir la opcin Mostrar del comando Hoja. Se desplegar el cuadro Mostrar

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7. Seleccionar en el cuadro Mostrar pgina la hoja de clculo que se desea volver a mostrar 8. Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

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ISTP CEPEARESUMEN Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos, se compone de hojas de clculo, grficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo se abre con 3 hojas de clculo, tituladas de la Hoja1 a la Hoja3. Un libro de trabajo puede organizarse: Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro, en otro distinto o en uno nuevo Ocultando hojas

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IV. SELECCIN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS E INTERPRETACIN DE LOS DATOSAntes de introducir cualquier informacin en la hoja de clculo, deber seleccionarse la celda que se desea usar. Cuando se selecciona una celda, sta se convierte en la celda activa 1. SELECCIN DE CELDAS 1.1 Seleccin de una celda 1. Hacer clic en la celda deseada

2. Con las flechas de direccin mover la celda activa al lugar deseado

1.2 Seleccin de un rango de celdas Las celdas debern seleccionarse siempre en bloques rectangulares.

1. Ubicar el puntero del Mouse sobre la primera celda a seleccionar 2. Presionar el botn izquierdo y arrastrar el Mouse hasta que se iluminen todas las celdas deseadas

1. Colocar la celda activa en el lugar inicial 2. Presionar la tecla SHIFT y sin soltarla, extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la posicin deseada 3. Soltar la tecla SHIFT O bien 1. Colocar la celda activa en el lugar inicial 2. Presionar la tecla F8 3. Con las flechas de direccin extender la seleccin hasta la posicin deseada 1.3 Seleccin de celdas no adyacentes 1. 2. 3. 4. Hacer clic en la celda inicial Presionar y mantener as la tecla CONTROL Hacer clic en las celdas adicionales Soltar la tecla CONTROL

1. Abrir el men Edicin (ALT, E) 2. Elegir el comando Ir a

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Se desplegar la siguiente pantalla:

3. En el cuadro Referencia, escribir la direccin completa de las celdas que se desea seleccionar (A1:B5,D1:E5) 4. Presionar ENTER 1.4 Seleccin de celdas especiales Abrir el men Edicin (ALT, E) Activar el comando Ir a Elegir el botn Especial Se desplegar la siguiente pantalla:

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2. SELECCIN DE FILAS Y COLUMNAS 2.1 Seleccin de una fila completa 1. Hacer clic en el encabezado de la fila a seleccionar

1. Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar 2. Presionar las teclas SHIFT + BARRA ESPACIADORA 2.2 Seleccin de una columna completa 1. Hacer clic en el encabezado de la columna a seleccionar

1. Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar 2. Presionar las teclas CONTROL + BARRA ESPACIADORA 2.3 Seleccin de filas adyacentes 1. Colocar el puntero del Mouse sobre el encabezado de la primera fila a seleccionar 2. Presionar el botn izquierdo del Mouse 3. Arrastrar el Mouse hasta el encabezado de la ltima fila a seleccionar

1. 2. 3. 4.

Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar Presionar las teclas SHIFT + BARRA ESPACIADORA Oprimir la tecla F8 Extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la ltima fila deseada

2.4 Seleccin de columnas adyacentes 1. Colocar el puntero del Mouse sobre el encabezado de la primera columna a seleccionar 2. Presionar en botn izquierdo del Mouse 3. Arrastrar el Mouse hasta el encabezado de la ltima columna a seleccionar

1. 2. 3. 4.

Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar Presionar las teclas CONTROL + BARRA ESPACIADORA Oprimir la tecla F8 Con las flechas de direccin extender la seleccin a las columnas deseadas

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2.5 Seleccin de filas o columnas no adyacentes 1. Presionar la tecla CONTROL 2. Hacer clic en los encabezados de las filas o columnas a seleccionar

1. Presionar la tecla F5 2. Se desplegar el cuadro de dilogo Ir a

3. En el cuadro Referencia, escribir la direccin de las filas o columnas a seleccionar (A:B,D:E 1:3,5:7) 4. Presionar ENTER 2.6 Seleccin de todas las filas y columnas de la hoja 1. Hacer clic en el botn Seleccionar todo

1. Presionar las teclas CONTROL + SHIFT + T o CONTROL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA

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3. INTERPRETACIN DE LOS DATOS En una hoja de clculo pueden introducirse cuatro tipos de datos: Tipo Nmeros Descripcin Se considera como un nmero cualquier secuencia de caracteres numricos del 0 al 9, que no podr contener espacios. Un nmero puede aceptar los siguientes signos: ms, menos, parntesis, coma, diagonal, pesos, porcentaje y punto decimal. Se utilizan para realizar operaciones aritmticas y lgicas, con los datos de la hoja y obtener resultados calculados. Deben comenzar con un signo igual. Puede estar compuesto de letras o de cualquier combinacin de nmeros y caracteres que se introduzcan en una celda y que Excel no interprete como un nmero, frmula, fecha u hora. Pueden introducirse dentro de las celdas. Al escribir una fecha debe utilizarse la diagonal (/) o el guin (-) para separar el da, mes y ao. As mismo, pueden escribirse nombres de meses abreviados o completos, siendo ste el nico texto que se acepta dentro de una celda con formato de fecha. Al introducir una hora debern separarse con dos puntos (:) las horas de los minutos.

Frmulas

Texto

Fechas/Horas

3.1 Introduccin de datos 1. Colocar la celda activa en la posicin deseada 2. Escribir la informacin 3. Presionar ENTER. Automticamente la celda se desplazar hacia abajo Nota: Una celda puede contener hasta 255 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto extenso en una celda, ste invadir la(s) celda(s) vaca(s) de la derecha, pero se cortar cuando se escriba algo en ellas. Cuando se escribe informacin en las celdas, Excel asigna automticamente una alineacin para los datos, de la siguiente forma: Celda Reportes 125 26/06/97 18:40 Alineacin Texto a la izquierda Nmeros a la derecha Fechas a la derecha Horas a la derecha

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3.2 Auto completar (Rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna) Auto completar permite introducir texto rpidamente y con precisin en la hoja de clculo. Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con los de una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenar automticamente el resto del texto con lo escrito en la entrada anterior. Rellenar slo las entradas que contengan texto o una combinacin de texto y nmeros. Las que contengan slo nmeros, fechas u horas no se rellenarn.

Si Excel localiza una coincidencia en la columna, completa el resto del texto con el apropiado. El texto sugerido aparecer en negrita. 5. Para aceptar la entrada propuesta presionar ENTER 6. La entrada completa seguir exactamente el modelo de maysculas y minsculas de las entradas existentes 7. Para reemplazar los caracteres introducidos automticamente, continuar escribiendo 8. Para eliminar los caracteres introducidos automticamente, presionar la tecla RETROCESO Si el Autocompletar no funciona: 1. 2. 3. 4. 5. Abrir el men Herramientas Elegir el comando Opciones Seleccionar la ficha Modificar Activar la casilla Habilitar Auto completar para valores de celda Hacer clic en el botn Aceptar o presionar ENTER

3.3 Elegir de la lista Adems del Autocompletar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna.

1. Hacer clic con el botn derecho del Mouse sobre la celda en la que se desea ingresar un nuevo valor 2. Se desplegar un men contextual

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3. Hacer clic en el comando Elegir de la lista 4. Se desplegar un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual 5. Hacer clic en la entrada deseada

4. Presionar las teclas ALT + FLECHA ABAJO 5. Se desplegar un cuadro con una lista de todas las entradas de la columna actual 6. Desplazar la sombra con las flechas de direccin hasta la opcin deseada 7. Presionar ENTER 3.4 Cambiar Informacin Existen dos formas posibles de cambiar informacin. Antes de terminar de ingresarla en la celda activa Cambiar la informacin una vez ingresada en la celda Cambiar informacin antes de terminar de introducirla 1. Hacer clic en el Cuadro de cancelacin

1. Presionar la tecla ESC Cambiar informacin despus de haberla introducido Existen dos mtodos para cambiar la informacin despus de haberla ingresado en una celda: Sobre escribir introduciendo nueva informacin Editar la informacin existente Sobre escribir 1. Ubicar la celda activa en la celda a editar 2. Escribir la nueva informacin 3. Presionar ENTER Editar 1. Ubicar la celda activa en la celda a modificar 2. Hacer doble clic en la celda o presionar la tecla F2 3. Desplazarse a la posicin deseada con las flechas de direccin 4. Realizar los cambios con el teclado 5. Presionar ENTER

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Deshacer escritura Cuando se introduce, edita o se da formato a la informacin de la hoja de clculo, puede cambiarse de idea o cometerse algn error. En ese caso, Excel permite deshacer la ltima accin que se llev a cabo. Para deshacer la accin ms reciente: 1. Hacer clic en el botn Deshacer

1. Abrir el men Edicin 2. Elegir el comando Deshacer entrada

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RESUMEN Antes de introducir informacin en la hoja de clculo deber seleccionarse la celda que se desea usar. Es posible seleccionar slo una celda o un rango de ellas Excel permite seleccionar celdas con contenido especial, tales como: Notas, Constantes, Frmulas, Nmeros, Texto, Valores lgicos, Valores de error, Celdas en blanco, Regin actual, Matriz actual, etc. Es posible seleccionar slo una fila, una columna o un rango de ellas En una hoja de clculo pueden introducirse cuatro tipos de datos: Nmeros Frmulas Texto Fechas/Horas El Auto completar es una herramienta de Microsoft Excel que permite rellenar rpidamente entradas repetidas en una columna, y que funciona nicamente al introducir texto. Adems del Auto completar, Excel cuenta con el comando Elegir de la lista que despliega una lista de todas las entradas existentes en la columna. Existen dos formas posibles de cambiar informacin: Antes de terminar de ingresarla en la celda activa Cambiar la informacin una vez ingresada en la celda. Existen dos mtodos para cambiar la informacin despus de haberla ingresado en una celda: Sobre escribiendo introduciendo nueva informacin Editar la informacin existente

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V. ADMINISTRAR HOJAS DE CALCULO Y LIBROS DE TRABAJO1. GUARDAR LIBROS DE TRABAJO Una vez escrita la informacin dentro del libro de trabajo, debe guardarse en un disco, esto permitir utilizarla posteriormente. Cuando se guarda un libro de trabajo como un archivo en el disco, se le asigna un nombre nico. Para asignarle nombre a los documentos de Excel, utilizar las siguientes reglas: Pueden utilizarse nombres largos para hacer ms fcil la localizacin posterior del documento. El nombre del archivo puede contener hasta 218 caracteres, incluyendo espacios. Los nombres de los archivos no podrn contener ninguno de los siguientes caracteres: diagonal (/), diagonal invertida (\), signo mayor que (>), signo menor que ( < >=