Manual excel revelado 2013

of 340 /340
por Claudio Sánchez

Embed Size (px)

Transcript of Manual excel revelado 2013

  • En este sitio encontrar una gran variedad de recursos y software relacionado, quele servirn como complemento al contenido del libro. Adems, tendr la posibili-dad de estar en contacto con los editores, y de participar del foro de lectores, endonde podr intercambiar opiniones y experiencias.

    Si desea ms informacin sobre el libro puede comunicarse connuestro Servicio de Atencin al Lector: [email protected]

    This book contains more than 150 tips and tricksthat were selected from the questions sent toUsers magazine by its readers from all over theworld. This is an exceptional book with plainlanguage and concrete solutions, that every Excelfan or heavy user should have.

    EXCEL HACKS

    Claudio Snchez es un reconocido experto en Excel que recibe diariamente,

    desde hace ms de diez aos, las ms frecuentes, inslitas, imposibles e

    inverosmiles consultas y problemas desde distintas partes de Latinoamrica.

    Todas tienen un lugar en el interminable arcn de soluciones, consejos y

    trucos de este verdadero genio, un referente con confirmada trayectoria en

    la planilla de clculos ms usada del mundo.

    Este libro presenta la segunda seleccin de las mejores preguntas basadas

    en la experiencia de miles de usuarios y las respuestas a cada uno de

    estos interrogantes. Un compendio imperdible e infaltable, con ms de 150

    soluciones a temas tan variados como grficos, formatos, frmulas, clcu-

    los, funciones, impresin, bases de datos, macros, y mucho ms.

    Definitivamente, una obra imprescindible para quienes utilizan con regu-

    laridad este programa y desean conocer hasta sus rincones ms oscuros.

    por Claudio Snchez

    CONTENIDO

    N I V E L D E U S U A R I O

    PRINCIPIANTE INTERMEDIO AVANZADO EXPERTO

    1 | FORMATOSFormato para tres cifras / Caracteres matemticos / Anchosen centmetros / Hoja oculta / Ocultar ceros / Formato rebelde /Bordes redondeados / Cdigo de barras / Nmeros en modotexto / El color segn el valor / Resaltar series de datos /Ocultar resultados

    2 | IMPRESINImprimir imgenes / Imprimir factura / Configurar pginas /Elegir impresora / Contar pginas / Original, duplicado y triplicado / Encabezado variable / Combinar correspondencia

    3 | GRFICOSHistograma / Sealar promedio / Grfico dinmico / Grficoy subgrfico / Barras de colores / Grficos en cuatrocuadrantes / rea bajo una curva / Escala de grficos /Grfico para balance

    4 | LAS FUNCIONES ESPECIALESEstilos de puntuacin / Dato mvil / Series de hojas / Letras aleatorias / Redondeo truncado / El cambio exacto / El botn Autosuma / Resolver ecuaciones / Clculos conmatrices complejas / Detectar celda marcada / Eliminarblancos / Sumar datos como texto / Frmulas automticas /Criptofrases

    5 | CLCULOS CONDICIONALESNegativos y ceros / Funciones dentro de funciones /Multicondicional / Demasiadas condiciones / Cobradas,pendientes y anuladas / Contar celdas / Condicin de entero /Deuda impaga y vencida / Problema con repetidos /Condiciones aproximadas

    6 | CLCULOS CON FECHAS Y HORASReconstruir fecha / Cierres de ejercicio / Series de mesesy de das hbiles / Sealar fines de semana / Anunciarvencimiento / Contar por semestre / ltima fecha / Contarpor hora / Horas y porcentajes / Reloj fichador / Formulariocon calendario / Un problema con el idioma

    7 | OPERACIONES CON BASES DE DATOSCarga rpida / Autocompletar / Eliminar blancos / Ordenarpor terminacin / Recuperar hipervnculo / Extraer datos /Datos comunes / Extraer lista / Problema con autofiltro /Filtros mltiples / Filtrar varias hojas / Datos desde la Web

    8 | MACROSBotones de macro / Alarmas / Sealar fila y columna / Barra de progreso / De Visual Basic a Excel / Validarrespuestas / Macro suicida / Identificar formato / Rango variable / Generador de exmenes /Conteo por color /Extraer comentario / Elegir imgenes

    redusers.com

    EXCEL REVELADO

    Tapa excel revelado.qxp 13/01/2010 21:20 Pgina 1

  • >> MICROSOFT>> 320 PGINAS>> ISBN 978-987-1347-91-9

    >> MICROSOFT>> 320 PGINA>> ISBN 978-98

    >> MICROSOFT / EMPRESAS>> 256 PGINAS>> ISBN 978-987-1347-84-1

    >> MICROSOFT>> 256 PGINA>> ISBN 978-98

    >> MICROSOFT>> 400 PGINAS>> ISBN 978-987-1347-68-1

    >> MICROSOFT>> 400 PGINA>> ISBN 978-98

    >> MICROSOFT / HOME>> 352 PGINAS>> ISBN 978-987-663-007-8

    >> MICROSOFT>> 352 PGINA>> ISBN 978-98

    Bombo - RT - LIBRO Excel Revelado - Ene 10 - EDITABLE.indd 1Bombo - RT - LIBRO Excel Revelado - Ene 10 - EDITABLE.indd 1 13/01/2010 17:18:2713/01/2010 17:18:27

    http://usershop.redusers.com/mailto:[email protected]

  • Untitled-1 1Untitled-1 1 14/01/2010 15:10:1014/01/2010 15:10:10

  • www.redusers.com

    TTULO: EXCEL REVELADO

    AUTOR: Claudio Snchez

    COLECCIN: Manuales USERS

    FORMATO: 17 x 24 cm

    PGINAS: 336

    Copyright MMX. Es una publicacin de Gradi S.A. Hecho el depsito que marca laley 11723. Todos los derechos reservados. No se permite la reproduccin parcial o to-tal, el almacenamiento, el alquiler, la transmisin o la transformacin de este libro, encualquier forma o por cualquier medio, sea electrnico o mecnico, mediante foto-copias, digitalizacin u otros mtodos, sin el permiso previo y escrito del editor. Suinfraccin est penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsa-bilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricacin, funcionamien-to y/o utilizacin de los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas lasmarcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos due-os. Impreso en Argentina. Libro de edicin argentina. Primera impresin realizadaen Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de BuenosAires en enero de MMX.

    ISBN 978-987-663-021-4

    Snchez, ClaudioExcel revelado. - 1a ed. - Banfield - Lomas de Zamora : Gradi, 2010.v. 180, 336 p. ; 24x17 cm. - (Manual users)

    ISBN 978-987-663-021-4

    1. Informtica. I. TtuloCDD 005.3

    00_Excel revelado.qxp 14/01/2010 15:25 Pgina 2

    http://www.redusers.com

  • REDISEO BOMBOS LIBROS - PAG 01 - Base Editable - Nov 09.indd 1REDISEO BOMBOS LIBROS - PAG 01 - Base Editable - Nov 09.indd 1 15/12/2009 11:57:4915/12/2009 11:57:49

    http://www.redusers.comhttp://usershop.redusers.com/mailto:[email protected]

  • 4

    PRELIMINARES

    www.redusers.com

    Claudio Snchez

    Es ingeniero industrial y lleva ms de quince aos dedicados a lacomputacin y a su enseanza. Ha publicado ms de cien artcu-los en revistas especializadas de la Argentina, Espaa, Estados Uni-dos y Chile. Actualmente escribe columnas sobre Excel en la revis-ta argentina USERS y en la espaola Personal Computer & Internety artculos de divulgacin en diversos medios de la Argentina.

    Lleva publicados ms de cuarenta libros, la mayora sobre Excel,que son xitos de venta en toda Hispanoamrica.

    Claudio tambin es profesor de fsica y divulgador cientfico, yrecorre el pas con sus conferencias sobre ciencia.

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 4

    http://www.redusers.com

  • 5

    PRLOGOCorra el ao 1994 y PC Users ya se haba convertido en la revista lder de compu-tacin, caracterizada por una activa participacin de los lectores, que inundabannuestro buzn (eran los aos anteriores al correo electrnico) con propuestas, tru-cos, consultas y pedidos. As es que se nos ocurri hacer El Lector Ataca, una edi-cin especial escrita totalmente por los lectores.

    Entre las notas que seleccionamos para ser publicadas estaba una de Claudio Sn-chez, sobre las mquinas de Turing. Al ao siguiente, Claudio prepar otra sobre elbiorritmo y, a partir de ese momento, se convirti en SuperPlanilla, nuestro exper-to en planillas de clculo. Actualmente, ya lleva escritas ms de doscientas notas ycontestadas unas seiscientas consultas.

    Cada pregunta que un lector le hace a Claudio sobre una planilla es contestada con almenos una solucin creativa y eficiente. As es como se form a su alrededor una fielcomunidad de seguidores de su seccin, al punto que se cas con una de sus lectoras.

    Este libro es una muestra tangible de la cantidad y variedad de consultas que re-cibe Claudio a diario. En l conviven tanto las dudas comunes y recurrentes, co-mo aquellos planteos que a simple vista parecen imposibles de solucionar. Paratodo hay una respuesta, y en muchos casos se ofrece ms de una solucin paraque el lector decida qu camino elegir.

    Todas las preguntas que reunimos aqu surgen a partir de planteos e inquietudes quese presentan con el uso cotidiano de la planilla de clculo. Es por eso que estamosseguros de que en esta obra encontrarn la respuesta que estaban buscando.

    Miguel LederkremerDirector Editorial

    Prlogo

    www.redusers.com

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 5

    http://www.redusers.com

  • PRELIMINARES

    6 www.redusers.com 6

    EL LIBRO DE UN VISTAZOExcel nos permite resolver una gran cantidad de problemas y tareas tanto en la oficina como en el

    hogar. Pero no siempre las opciones y comandos del programa resultan tan sencillos e intuitivos

    como parecen. En este libro un experto nos brinda respuesta a un sinnmero de consultas de las

    ms variadas, que nos mostrarn el potencial de la herramienta en todo su esplendor.

    Captulo 1

    FORMATOS

    Las preguntas respondidas en este

    captulo presentan diversas opciones,

    recursos y trucos para controlar el aspecto

    que muestran los datos de una hoja de Excel.

    Aunque los comandos bsicos son bastante

    fciles de usar, muchas veces nos

    encontramos con casos especiales que

    parecen escapar a todo formato convencional.

    Captulo 2

    IMPRESIN

    Todos los usuarios de Excel sabemos

    imprimir las planillas. Conocemos cmo

    configurar el tamao de la hoja, los mrgenes

    y los encabezados. Pero las dificultades que

    aparecen a la hora de imprimir un archivo de

    Excel suelen ir ms all de las opciones de

    impresin propiamente dichas. En este

    captulo resolveremos algunos problemas

    relacionados con la impresin de planillas,

    que no siempre tienen solucin a travs de

    las opciones convencionales.

    Captulo 3

    GRFICOS

    Los grficos son una opcin atractiva de

    los programas de planilla de clculo. Son fciles

    de hacer y lindos de ver. Sin embargo, como

    todo en Excel, tienen sus secretos. A veces

    vemos grficos muy interesantes, pero cuando

    tratamos de reproducirlos, no encontramos las

    opciones necesarias. Hay ciertos trucos y

    tcnicas secretas que sirven para lograr

    efectos que no aparecen en los comandos y

    opciones estndares. Con esos trucos y

    tcnicas daremos respuesta a los problemas

    planteados en las consultas de este captulo.

    Captulo 4

    LAS FUNCIONES ESPECIALES

    Excel cuenta con un arsenal de ms de

    trescientas funciones para clculos especiales.

    La ms conocida es la funcin SUMA, pero hay

    muchas ms, para todo tipo de operaciones

    matemticas y financieras, para manejar

    textos, etctera. Curiosamente, muchas de

    estas funciones se pueden usar para resolver

    problemas que, en principio, no parecen estar

    vinculadas con el objetivo natural de la funcin.

    En este captulo explicaremos diversas

    aplicaciones de estas funciones.

    Captulo 5

    CLCULOS CONDICIONALES

    Los clculos condicionales son

    operaciones cuyo resultado depende de una

    condicin. En general, estos clculos se

    realizan con la funcin SI. Pero tambin hay

    otros casos en que esta funcin se usa junto

    con otras, en combinaciones no siempre

    obvias. En este captulo plantearemos una

    gran variedad de problemas que se resuelven

    con este tipo de expresiones. Algunos muy

    simples y otros ms complejos.

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 6

    http://www.redusers.com

  • www.redusers.com

    El libro de un vistazo

    7

    !A lo largo de este manual encontrar una serie de recuadros que le brindarn informacin

    complementaria: curiosidades, trucos, ideas y consejos sobre los temas tratados.

    Cada recuadro est identificado con uno de los siguientes iconos:

    INFORMACIN COMPLEMENTARIA

    CURIOSIDADESE IDEAS

    DATOS TILESY NOVEDADES

    ATENCIN SITIOS WEB

    Captulo 6

    CLCULOS CON FECHAS Y HORAS

    Los datos que representan fechas u

    horas tienen un tratamiento especial dentro

    de las hojas de Excel. Con ellos podemos

    calcular vencimientos, horas trabajadas,

    tiempos de carrera, etctera. Excel dispone

    de opciones y recursos especficos para este

    tipo de datos. Las preguntas respondidas en

    este captulo presentan ejemplos de uso de

    estas opciones y recursos.

    Captulo 7

    OPERACIONES CON BASES DE DATOS

    Las bases de datos son un tipo

    especial de planillas de Excel. Se trata de

    listas formadas por columnas que contienen

    un tipo de dato determinado. Por lo general,

    en ellas no hay frmulas, las operaciones

    sobre este tipo de planillas consisten en

    ciertas manipulaciones de los datos:

    ordenarlos, copiarlos a otro lugar, extraer

    cierta informacin. En este captulo

    planteamos problemas y soluciones

    asociados a este tipo de hojas y algunos otros

    que, aunque no son exactamente sobre bases

    de datos, estn emparentados con ellas.

    Captulo 8

    MACROS

    Las macros de Excel permiten resolver

    en un solo paso problemas que, en principio,

    requeriran de un conjunto de operaciones

    convencionales. Aunque los problemas

    resueltos con macros suelen ser los ms

    complejos, en este captulo contestamos

    preguntas de todo tipo: algunas que requieren

    macros muy simples, que se explican solas y

    otras que constituyen verdaderos sistemas.

    Captulo 9

    MISCELNEA

    La cantidad y variedad de problemas

    que se pueden resolver con Excel es tal que

    se hace muy difcil clasificarlos. Una misma

    dificultad puede involucrar distintos tipos de

    recursos: funciones, comandos, macros. En

    este captulo agrupamos todo lo inclasificable,

    lo que no nos fue posible encuadrar en

    ninguno de los dems captulos.

    Servicios al lector

    En este apartado brindamos un ndice que nos

    ayudar a encontrar los trminos ms

    importantes de esta obra.

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 7

    http://www.redusers.com

  • PRELIMINARES

    8 www.redusers.com

    Sobre el autor 4

    Prlogo 5

    El libro de un vistazo 6

    Informacin complementaria 7

    Introduccin 12

    Captulo 1

    FORMATOS

    Formato para tres cifras 14

    Caracteres matemticos 16

    Anchos en centmetros 17

    Hoja (muy) oculta 18

    Punto y aparte 22

    Ocultar ceros 24

    Formato rebelde 28

    El color de la solapa 30

    Bordes redondeados 30

    Cdigo de barras 33

    Formato de combinacin 34

    Convertir a nmero 35

    Nmeros en modo texto 37

    El color segn el valor 38

    Destacar los no enteros 41

    Resaltar series de datos 43

    Ocultar resultados 46

    Formato para guaranes 48

    Resumen 52

    Captulo 2

    IMPRESIN

    Imprimir imgenes 54

    Imprimir factura 55

    Configurar pginas 56

    Elegir impresora 57

    Contar pginas 59

    Original, duplicado y triplicado 60

    Encabezado variable 61

    Combinar correspondencia 64

    Resumen 66

    Captulo 3

    GRFICOS

    Histograma 68

    Sealar promedio 71

    Grfico dinmico 73

    Grfico y subgrfico 76

    Barras de colores 79

    Grficos en cuatro cuadrantes 81

    rea bajo una curva 83

    Escala de grficos 85

    Grfico para balance 88

    Resumen 92

    CONTENIDO

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 8

    http://www.redusers.com

  • Contenido

    9www.redusers.com

    Captulo 4

    LAS FUNCIONES ESPECIALES

    Botn Pegar funcin 94

    Estilos de puntuacin 97

    Dato mvil 99

    Dnde estoy? 100

    La funcin EXTRAE 101

    La funcin & 102

    APELLIDO, Nombre 103

    Series de hojas 104

    Letras aleatorias 105

    La funcin REDONDEAR 107

    Redondear a cinco centavos 108

    Redondeo truncado 110

    El cambio exacto 111

    Un problema de redondeo 113

    Reparto de diarios 116

    El botn Autosuma 118

    Resolver ecuaciones 120

    ngulos decimales 121

    Clculos con matrices complejas 123

    Detectar celda marcada 124

    Archivos de texto 126

    Funcin CONTIENE 127

    Eliminar blancos 128

    Sumar datos como texto 130

    Frmulas automticas 131

    Criptofrases 133

    Resumen 136

    Captulo 5

    CLCULOS CONDICIONALES

    Negativos y ceros 138

    Funciones dentro de funciones 139

    Multicondicional 141

    Demasiadas condiciones 143

    Cobradas, pendientes y anuladas 145

    SUMAR.SI.SI 146

    SUMAR.SI en varias hojas 148

    Contar celdas 149

    CONTAR.SI.SI 150

    Condicin de entero 151

    Deuda impaga y vencida 152

    Problema con repetidos 153

    Esta frmula o la otra (o la de ms all) 154

    Condiciones aproximadas 156

    Promedio condicional 157

    Mnimo condicional 159

    Buscar el mayor 160

    La funcin BUSCARV 162

    Imgenes condicionales 163

    Identificar el mximo 165

    Contar distintos 167

    Resumen 168

    Captulo 6

    CLCULOS CON FECHAS Y HORAS

    Fecha y hora 170

    Reconstruir fecha 171

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 9

    http://www.redusers.com

  • PRELIMINARES

    10 www.redusers.com

    Reconstruir fecha (II) 172

    Cierres de ejercicio 173

    ltimo sbado 174

    Series de meses 176

    Series de das hbiles 177

    Sealar fines de semana 179

    Anunciar vencimiento 181

    Ordenar cumpleaos 183

    Sumas entre fechas 184

    Contar por semestre 185

    Un problema con fechas 186

    ltima fecha 188

    Contar por hora 189

    Horas extras 190

    Horas y porcentajes 192

    Un problema de minutos 193

    Reloj fichador 194

    Formulario con calendario 195

    Un problema con el idioma 198

    Cul es tu signo? 200

    Resumen 202

    Captulo 7

    OPERACIONES CON BASES DE DATOS

    Carga rpida 204

    Autocompletar 205

    Eliminar blancos 206

    Funcin BDCONTARA 207

    La funcin TABLA 209

    Ordenar por terminacin 211

    Recuperar hipervnculo 213

    Extraer datos 215

    Datos comunes 217

    Extraer lista 219

    Problema con autofiltro 221

    Filtros mltiples 222

    Filtrar varias hojas 223

    Datos desde la Web 224

    Resumen 226

    Captulo 8

    MACROS

    Las macros en Excel 2007 228

    Botones de macro 229

    Eliminar macros 232

    Macros para todos 234

    Posicin en macros 236

    Macro a plazo fijo 236

    Alarmas 237

    Sealar fila y columna 239

    Hora de actualizacin 241

    Macros s o s 242

    Contador de aperturas 244

    Barra de progreso 245

    De Visual Basic a Excel 246

    El comando DIR 248

    Nombre del archivo 249

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 10

    http://www.redusers.com

  • Contenido

    11www.redusers.com

    La ruta del archivo 250

    Correo por macro 251

    Validar respuestas 253

    Men para macros 254

    Macro suicida 256

    Identificar formato 257

    Mostrar dilogo 258

    Cerrar casi todos 260

    Rango variable 261

    Por favor, espere 262

    Tablas de multiplicar 263

    Generador de exmenes 265

    Conteo por color 267

    Extraer comentario 268

    El nombre de la hoja 270

    Argumentos opcionales 271

    Pintar mapas 272

    Men para hojas 274

    Archivos de texto 276

    Elegir imgenes 278

    Resumen 282

    Captulo 9

    MISCELNEA

    Seleccionar hojas 284

    Cerrar todas las planillas 285

    Guardado automtico 287

    Saltar de panel en panel 290

    Actualizar vnculos 291

    Sin actualizacin automtica 292

    Hipervnculos 293

    Hipervnculo mvil 295

    Hipervnculo variable 298

    Vnculos a fotos 299

    Men de navegacin 300

    Eliminar objetos 302

    Reemplazar caracteres 303

    Nombres de rango 3D 305

    Copiar subtotales 307

    Multiplicar 308

    Parmetros por omisin 310

    Repetir datos 311

    Proteger archivo 312

    Exportar a Outlook 314

    Validacin externa 316

    Validacin tolerante 319

    Pantalla limitada 322

    Combinar datos 324

    Resumen 328

    Servicios al lector

    ndice temtico 329

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 11

    http://www.redusers.com

  • INTRODUCCINsta es la tercera recopilacin de los artculos publicados desde 1998 en la seccinConsejos de Superplanilla, donde los lectores buscan respuesta a los problemas conque se encuentran al usar la planilla de clculo Excel.

    La primera recopilacin, con el ttulo 100 respuestas avanzadas, apareci en 2002.La segunda (Consejos de Superplanilla) se public tres aos despus. Ahora es el mo-mento de una nueva recopilacin.

    La aparicin de Excel 2007 hizo que muchas consultas realizadas en las dos edicio-nes anteriores admitan nuevas respuestas. Sin embargo, todas las preguntas publi-cadas son inditas y ofrecen una solucin actualizada al problema planteado.

    Como en la edicin de 2005, hemos incluido en el libro el nombre y la proceden-cia de cada uno de los autores de las consultas respondidas. Esto es tanto para ho-menajear la fidelidad de los lectores como para mostrar el alcance territorial de loslibros y de la revista USERS. Hay preguntas de la ciudad de Buenos Aires, de die-cisis provincias argentinas (Buenos Aires, Catamarca, Chaco, Crdoba, Entre R-os, Formosa, La Pampa, Mendoza, Neuqun, Ro Negro, Salta, San Juan, Santa Fe,Santiago del Estero, Tierra del Fuego y Tucumn) y de Bolivia, Colombia, Chile,Espaa, Estados Unidos, Mxico, Panam, Paraguay, Per y Uruguay.

    Terminamos esta introduccin como lo hicimos en la edicin anterior: si no en-cuentra en este libro la respuesta a su problema, escrbanos. Si la consulta es intere-sante, y sabemos cmo responderla, tal vez la incluyamos en la prxima edicin.

    Claudio H. Snchez (a) [email protected]

    PRELIMINARES

    12 www.redusers.com

    00_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:04 PM Page 12

    mailto:[email protected]://www.redusers.com

  • Formatos

    Formato para tres cifras 14Caracteres matemticos 16Hoja (muy) oculta 18Ocultar ceros 24Formato rebelde 28Cdigo de barras 33Convertir a nmero 35Formato para guaranes 48

    Captulo 1

    Los formatos de Excel (los que controlan

    cmo aparece cada dato en la hoja)

    son bastante fciles de usar, pero

    muchas veces nos encontramos

    con casos especiales que parecen

    escapar a todo formato convencional.

    En este captulo describiremos algunos

    problemas que podemos resolver

    con las distintas opciones de formato.

    EXCEL REVELADO

    SERVICIO DE ATENCIN AL LECTOR: [email protected]

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 13

    mailto:[email protected]

  • Formato para tres cifrasTengo el siguiente problema: en una planilla debo escribir un cdigo de mo-

    neda que siempre tiene tres dgitos. Por ejemplo: 060, 002, etctera. Existe algunaforma de ingresar solamente 60 2 y que Excel complete automticamente los cerosiniciales? Muchas gracias por tu ayuda.

    Juan Pablo Rossi (Buenos Aires)

    Este problema puede resolverse creando un formato personalizado:

    Crear un formato personalizado PASO A PASO

    Seleccione el rango donde tiene los cdigos.

    En la pestaa Inicio, haga un clic en el botn de acceso al grupo Nmero.Aparecer el cuadro con los distintos formatos numricos.

    Dentro de Categora, seleccione Personalizada.

    Dentro de Tipo, escriba 000 (tres ceros).

    Haga un clic en Aceptar.

    Figura 1. As creamos un formato personalizado para que Excel

    complete con ceros a la izquierda los nmeros de menos de tres cifras.

    1. FORMATOS

    14 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 14

    http://www.redusers.com

  • Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior, obtenemos el cuadro paracrear el formato con las opciones Formato/Celdas. Y, en cualquier versin, con lacombinacin CONTROL+1 (el nmero 1).El formato que acabamos de crear (y aplicar en el rango seleccionado) completa conceros a la izquierda cualquier nmero de menos de tres cifras. Lo que escribimosdentro de Tipo es el cdigo de formato. Hay un cdigo para cada presentacinque queramos obtener. En Excel 2003 y en las versiones anteriores podemos ave-riguar los cdigos asociados a cada valor o tipo de valor en la Ayuda, indicando laclave de bsqueda formatos personalizados. En Excel 2007 los encontramos ingre-sando las palabras clave: cdigos de formatos de nmero.

    Figura 2. En la ayuda de Excel encontramos los cdigos correspondientes

    a cada formato personalizado. Se lo preguntamos al Ayudante de Office.

    Los formatos personalizados creados de esta manera pertenecen a la planilla dondefueron creados. Podemos aplicarlos luego a otros rangos, pero no a otras planillas.

    Formato para tres cifras

    15www.redusers.com

    Cada formato personalizado se construye con ciertos cdigos (el 0 representa una cifra, la h, un

    valor hora, etctera). Para conocer los cdigos necesarios para construir los distintos formatos

    personalizados debemos consultar la Ayuda de Excel. Hay que indicar, en la caja de bsqueda,

    las palabras clave cdigos de formatos de nmero.

    FORMATOS PERSONALIZADOS

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 15

    http://www.redusers.com

  • 1. FORMATOS

    16 www.redusers.com

    Caracteres matemticosUso Excel para hacer apuntes de matemtica. Con la tipografa Symbol ob-

    tengo la mayora de los signos que necesito, pero no encuentro el que corresponde alvalor medio. Es una letra X con una raya encima. Hay alguna tipografa que incluyaeste signo? Desde ya agradezco por tu respuesta.

    David Campos

    Para resolver este tipo de problemas podemos recurrir a algn editor de caracteresy construir el signo deseado pxel a pxel (ver la pregunta destacada, al final de estecaptulo). Pero en el caso de caracteres matemticos, podemos usar el editor de ecua-ciones de Microsoft, al cual es posible entrar desde Excel:

    Insertar caracteres matemticos PASO A PASO

    Seleccione la pestaa Insertar, dentro de la Cinta de opciones.

    Haga un clic en Objeto. Aparecer un cuadro con la lista de objetos para insertar.

    Recorra la lista hasta localizar y seleccionar la opcin Microsoft Editor de ecuaciones.

    Haga un clic en Aceptar.

    En las versiones anteriores de Excel obtenemos la lista de objetos con Insertar/Objeto.

    Figura 3. Aqu buscamos el editor de ecuaciones

    de Microsoft para insertar caracteres o frmulas matemticas.

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 16

    http://www.redusers.com

  • En cualquier caso, aparecern un cuadro de texto (para escribir el carcter o la ecua-cin) y una barra de herramientas con botones mediante los cuales podemos inser-tar los distintos caracteres matemticos. En particular, el botn Plantillas de barrassubyacentes y superpuestas permite insertar una letra cualquiera con una lnea en-cima. Justo el que necesitamos para esta pregunta.

    Figura 4. En la barra de herramientas del editor de ecuaciones

    tenemos un botn para insertar un carcter cualquiera con una lnea encima.

    Sirve para escribir el smbolo que representa el promedio.

    Una vez obtenido el carcter, hacemos un clic fuera del objeto para salir del editory volver a la planilla. Podemos tomar el carcter con el mouse, como cualquier otroobjeto, y acomodarlo donde lo necesitemos.

    Anchos en centmetrosEs posible establecer el ancho de columna de una planilla Excel a una me-

    dida exacta de centmetros? Espero que me puedas ayudar.Lourdes Rodrguez Covarrubias (Mxico)

    Tradicionalmente, el ancho de las columnas de una planilla de clculo se meda encaracteres. En la poca de las planillas en modo texto, el ancho estndar de una

    Anchos en centmetros

    17www.redusers.com

    El ancho efectivo de una columna, en centmetros, vara con la tipografa empleada, con la impre-

    sora y hasta con la densidad de impresin utilizada. Encontrar el valor adecuado exige muchos in-

    tentos. Tener que buscar luego uno nuevo ante la menor modificacin puede ser frustrante.

    ANCHOS EN CENTMETROS

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 17

    http://www.redusers.com

  • columna era de nueve caracteres: se poda escribir una palabra de nueve letras (oun nmero de nueve dgitos). sa era la medida predeterminada.Actualmente, el ancho se mide en puntos, lo que representa aproximadamenteuna letra, pero, como ahora las letras no tienen un ancho fijo, hablar de palabrade nueve letras carece de sentido: la palabra MAM ocupa ms espacio que lapalabra tipito, aunque la segunda tiene ms letras.

    Figura 5. En el viejo VisiCalc, cada celda poda contener

    una palabra de nueve letras o un nmero de nueve dgitos.

    Si queremos fijar el ancho de la columna en una medida determinada, por ejem-plo tres centmetros, tenemos que probar lo siguiente: ajustamos el ancho, im-primimos y medimos el resultado en el papel. Parece tedioso, pero, una vez queencontramos la relacin, sta nos sirve para siempre. Por ejemplo, en nuestra impresora encontramos que dos columnas de 50 puntoscubren el ancho de una hoja carta, 216 mm. Eso representa aproximadamente 2,16mm por punto o 4,63 puntos por centmetro.

    Hoja (muy) ocultaTengo un libro y una de sus hojas es un formulario que debe permanecer ocul-

    to pero se tiene que poder imprimir. No quiero que nadie pueda ver esa hoja. No mesirve la opcin de ocultar hoja porque cualquiera que conozca esa opcin puede ha-cerla visible. Hay otra posibilidad?

    Carlos R. Arano (General Rodrguez, provincia de Buenos Aires)

    La opcin para ocultar una hoja a la que se refiere el lector se encuentra en la pestaaInicio. La secuencia es Formato/Ocultar y mostrar/Ocultar hoja. La hoja luego puede ha-cerse visible nuevamente con las opciones Formato/Ocultar y mostrar/Mostrar hoja.

    1. FORMATOS

    18 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 18

    http://www.redusers.com

  • Figura 6. El libro actual tiene una hoja muy oculta.

    Pero la opcin para mostrarla permanece deshabilitada.

    En Excel 2003 y en las versiones anteriores de la planilla de clculo, las opcionesson Formato/Hoja/Ocultar y Formato/Hoja/Mostrar.Parecera que hay dos estados de visibilidad de una hoja: oculta y visible. Pero hayun tercero: muy oculta. Para llevar la hoja a este estado el procedimiento es:

    Hoja muy oculta PASO A PASO

    Ubquese en la hoja y, usando el botn derecho del mouse, haga un clic sobre lasolapa de la hoja que desea ocultar.

    Del men contextual que aparece, seleccione la opcin Ver cdigo. Esto abre eleditor de Visual Basic.

    Dentro del editor, tome las opciones Ver/Ventana propiedades.

    Se abrir un panel a la izquierda de la pantalla. Recorra las opciones de la ventanaPropiedades hasta localizar la propiedad Visible.

    Cambie el valor de la propiedad a 2-xlSheetVeryHidden.

    Cierre el editor y volver a Excel.

    Hoja (muy) oculta

    19www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 19

    http://www.redusers.com

  • En el estado que acabamos de configurar, la hoja no se ve, y tampoco puede hacer-se visible con la opcin tradicional (desde el men de Excel) ya que encontraremosdesactivada la opcin Mostrar, como cuando el libro no tiene hojas ocultas. Y efec-tivamente no las tiene: la hoja est muy oculta.

    Figura 7. En esta lista deplegable indicamos

    la propiedad VeryHidden (muy oculta) para la hoja seleccionada.

    Para hacerla visible tenemos que repetir el procedimiento anterior, y en el Paso 5cambiar la propiedad a 1-xlSheetVisible. Por supuesto, el que conozca este secretopodr hacer lo mismo. Conviene entonces proteger con una contrasea el acceso alas propiedades del archivo, de la siguiente manera:

    Proteger las propiedades PASO A PASO

    Oprima la combinacin Alt+F11 para abrir el editor de Visual Basic.

    Dentro del editor, tome las opciones Herramientas/Propiedades de VBAProject.Aparecer un cuadro con dos fichas.

    1. FORMATOS

    20 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 20

    http://www.redusers.com

  • Seleccione la ficha Proteccin.

    Marque la opcin Bloquear proyecto para visualizacin.

    Escriba y confirme una contrasea.

    Haga un clic en Aceptar.

    Cierre el editor para volver a Excel.

    Para ver esta proteccin en accin tenemos que grabar el archivo, cerrarlo y volver-lo a abrir. Si entonces queremos entrar a las propiedades del archivo para cambiarel estado de la hoja, Excel nos pedir la contrasea.

    Figura 8. Aqu indicamos una contrasea para

    proteger el cdigo asociado al libro. Tenemos que grabar

    y cerrar el archivo para que la proteccin tenga efecto.

    Hoja (muy) oculta

    21www.redusers.com

    Aplicando la tipografa Windings se pueden obtener smbolos especiales para lograr ciertos

    efectos interesantes tales como indicadores tipo semforo. En la pregunta destacada del Ca-ptulo 2 explicamos cmo usar esta tipografa para obtener los smbolos del zodiaco.

    SMBOLOS ESPECIALES

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 21

    http://www.redusers.com

  • Punto y aparteCmo hago para poner un punto y aparte dentro de una celda? Es decir,

    quiero escribir un dato separado en dos renglones, dentro de la misma celda.Joel Roitvan (Buenos Aires)

    Lo que pide esta pregunta es abrir una celda en dos o ms renglones, como vemosen la Figura 9. Hay por lo menos dos formas de hacerlo.

    Figura 9. La celda A1 ha sido abierta en dos renglones con la opcin de Ajustar texto.

    Si tenemos un texto muy largo, ms que lo que da el ancho de la celda, podemosaplicar cierta opcin de formato. Si estamos usando Excel 2007, es muy fcil: sim-plemente seleccionamos las celdas donde queremos aplicar la opcin y hacemos unclic en el botn Ajustar texto, dentro de la pestaa Inicio.

    Figura 10. Con un clic en este botn abrimos la celda seleccionada

    en tantos renglones como sea necesario para alojar al dato que contiene.

    1. FORMATOS

    22 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 22

    http://www.redusers.com

  • Punto y aparte

    23www.redusers.com

    En las versiones anteriores de Excel, el procedimiento es un poco ms largo:

    Ajustar texto PASO A PASO

    Seleccione las celdas donde quiere aplicar la opcin.

    Tome las opciones Formato/Celdas.

    Seleccione la ficha Alineacin.

    Marque la opcin Ajustar texto.

    Haga un clic en Aceptar.

    Figura 11. Esta es la opcin para lograr el efecto de varios

    renglones por fila en las versiones de Excel anteriores a la 2007.

    La opcin AAjjuussttaarr tteexxttoo abre la celda en tantos renglones como sea necesario paraalojar al dato que queremos ingresar, sin superar el ancho disponible.

    En Excel 2003 y en las versiones anteriores, la barra de frmulas se abre automticamente en

    tantos renglones como sea necesario segn la longitud del valor ingresado. En Excel 2007 po-

    demos modificar la altura de la barra de frmulas simplemente con el mouse, de la misma for-

    ma en que cambiamos el tamao de cualquier otro objeto.

    LA BARRA DE FRMULAS

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 23

    http://www.redusers.com

  • Tambin podemos lograr este efecto mientras escribimos el dato. Por ejemplo, su-pongamos que necesitamos escribir dos palabras dentro de una celda, en dos renglo-nes separados, dentro de una misma celda. Entonces escribimos la primera palabra y,antes de ingresar la segunda, oprimimos la combinacin ALT+ENTER. Continuamoscon la segunda palabra y luego oprimimos ENTER.

    Figura 12. Oprimiendo la combinacin ALT+ENTER mientras estamosescribiendo un dato, pasamos a un nuevo rengln, dentro de la misma celda.

    La combinacin ALT+ENTER equivale a generar un retorno de carro sin pasar a lacelda siguiente. Podemos usarla muchas veces dentro de una misma celda.Cuando tenemos una fila de ttulos, y abrimos la celda en varios renglones, convieneaplicar la opcin de alineacin centrada en horizontal y en vertical. Queda mejor.

    Ocultar cerosTengo una lista con frmulas para calcular ciertos valores en una columna.

    Por comodidad, tengo la frmula ya extendida a filas que an no complet. En esasfilas, las frmulas me dan cero (porque no tengo datos) pero preferira no ver los re-sultados. Cmo puedo hacer para ocultar esos ceros?

    Jos J. Cipollone

    Para resolver este planteo pongamos un ejemplo simple. Sea el caso de una planillacon cuatro columnas: Nombre, Cantidad, Precio unitario y Precio total. Los tresprimeros datos se escriben y el ltimo se calcula multiplicando Cantidad x Preciounitario. Antes de escribir la cantidad y/o el precio unitario, esta frmula da igual a0. Los ceros como ste son los que quiere ocultar Jos.

    1. FORMATOS

    24 www.redusers.com

    La mayora de los formatos de tipografa se puede aplicar con el teclado. Por ejemplo, la com-

    binacin CONTROL+N aplica formato de Negrita, la combinacin CONTROL+S aplica formato de

    Subrayado y la combinacin CONTROL+K aplica formato de Cursiva. La combinacin CONTROL+1

    (el nmero 1) muestra el cuadro con todas las opciones de formato.

    FORMATOS DE TEXTO

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 24

    http://www.redusers.com

  • Figura 13. Las frmulas de la columna D, ms abajo de la quinta fila,muestran valores iguales a 0 porque no hay datos para calcular en esas filas.

    Hay dos formas de ocultar los ceros de una planilla. Una sirve para ocultar todoslos ceros de la planilla y el procedimiento es el siguiente:

    Ocultar ceros PASO A PASO

    Haga un clic en el Botn de Office y luego seleccione Opciones de Excel.

    Dirjase a la categora Avanzadas.

    En el grupo Mostrar opciones para esta hoja, desmarque la opcin Mostrar uncero en las celdas que tienen un valor cero.

    Haga un clic en Aceptar.

    Figura 14. Si desmarcamos esta opcin, las celdas cuyo contenido

    sea un 0 (una frmula cuyo resultado sea cero) aparecern como vacas.

    Ocultar ceros

    25www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 25

    http://www.redusers.com

  • 1. FORMATOS

    26 www.redusers.com

    Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior:

    Ocultar ceros (Excel 2003 y anteriores) PASO A PASO

    Vaya a Herramientas/Opciones.

    Seleccione la ficha Ver.

    Desmarque la opcin Valores cero.

    Haga un clic en Aceptar.

    Este mtodo tiene dos limitaciones. En primer lugar, como ya se dijo, es global: ocul-ta todos los ceros. Es posible que solamente queramos ocultar los ceros en cierto ran-go. Adems, no afecta a las celdas donde tengamos aplicado algn formato especial.Justamente, la segunda forma consiste en aplicar un formato personalizado sobre elrango donde se quieran ocultar los ceros. Por ejemplo:

    Formato para ocultar ceros PASO A PASO

    Seleccione el rango donde quiere ocultar los ceros.

    En la pestaa Inicio, haga un clic en el botn de acceso al grupo Nmero.Aparecer el cuadro con los distintos formatos numricos.

    Dentro de Categora, seleccione Personalizada.

    Dentro de Tipo escriba 0,00 $;-0,00 $;.

    Haga un clic en Aceptar.

    Con la opcin de ver frmulas obtenemos algo equivalente a una radiografa de nuestra pla-

    nilla: vemos su verdadero contenido. Activar esta opcin puede servir para imprimir esta ra-

    diografa y guardarla como documentacin de la planilla, como registro de cmo fue construi-

    da. En este caso conviene imprimir tambin los encabezados de fila y columna.

    LA RADIOGRAFA DE LA PLANILLA

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 26

    http://www.redusers.com

  • En Excel 2003 y en las versiones anteriores de la planilla de clculo obtenemos elcuadro para crear el formato con las opciones Formato/Celdas. Y, en cualquier ver-sin, con la combinacin CONTROL+1 (el nmero uno).

    Figura 15. As creamos un formato personalizado

    para valores monetarios que oculta los resultados iguales a cero.

    Lo que escribimos dentro de Tipo es el cdigo de formato. En realidad, dentro deesta opcin podemos ingresar hasta cuatro cdigos, separados por punto y coma:

    El primero se aplica a los valores positivos. El segundo, a los valores negativos. El tercero, a los valores iguales a cero. El cuarto, a los datos tipo texto.

    Figura 16. La celda D6 tiene una frmula cuyoresultado es 0. Pero en la planilla aparece como vaca.

    Ocultar ceros

    27www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 27

    http://www.redusers.com

  • En el ejemplo, indicamos el cdigo para los valores positivos (parte entera y dos de-cimales, con el signo $), para los negativos (igual al anterior, pero con signo -) y,cuando deberamos escribir el correspondiente a los valores iguales a cero, no escri-bimos nada. Eso indica que los valores iguales a cero no se vern en la celda.

    Formato rebeldeTengo una planilla con varios datos que son fechas. No s qu hice pero las

    fechas se convirtieron en nmeros. Por ejemplo, donde antes tena 23-May-2006, aho-ra aparece 38860. Trat de cambiar el formato, pero no dio resultado. Debo tener ac-tivada alguna opcin oculta pero no s cul es el problema.

    Maximiliano Sandor (Buenos Aires)

    ste no es un problema de formato sino de opciones de visualizacin. La planilladel lector tiene activada la modalidad ver frmulas, que hace que se muestrenlas frmulas contenidas en las celdas y no sus resultados. Como efecto secunda-rio, esta accin hace que las celdas con nmeros presenten los datos sin formato,que es el problema planteado por Maximiliano.

    Figura 17. Esta planilla tiene activada la modalidad ver frmulas.

    En las celdas aparecen las frmulas contenidas en ellas y los valores

    de las constantes, sin formato. El valor de B2 es una fecha.

    Para volver a la modalidad normal:

    No mostrar frmulas PASO A PASO

    Haga un clic en el Botn de Office y luego en Opciones de Excel.

    Seleccione la categora Avanzadas.

    1. FORMATOS

    28 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 28

    http://www.redusers.com

  • En el grupo Mostrar opciones para esta hoja, desmarque la opcin Mostrarfrmulas en celdas en lugar de los resultados calculados.

    Haga un clic en Aceptar.

    Figura 18. Desmarcando esta opcin activamos

    la visualizacin normal de datos en la planilla Excel.

    Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior:

    No mostrar frmulas (Excel 2003 y anteriores) PASO A PASO

    Tome las opciones Herramientas/Opciones.

    Seleccione la ficha Ver.

    Desmarque la opcin Frmulas.

    Haga un clic en Aceptar.

    Con estas opciones, la planilla volver a mostrar correctamente sus nmeros y re-sultados. La modalidad de ver frmulas se activa tambin mediante la combinacinCONTROL+ (acento grave). Cuando Maximiliano dice: No s qu hice, segura-mente se refiere a que ejecut el atajo de teclado sin saberlo.

    Formato rebelde

    29www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 29

    http://www.redusers.com

  • El color de la solapaCmo se hace para diferenciar las solapas de las hojas de un libro median-

    te colores? Muchas gracias por tu ayuda.Goyo Vega (provincia de Crdoba)

    La opcin para cambiar el color de las solapas de un libro apareci en Excel XP (yse mantiene en Excel 2003 y 2007). La forma ms simple de llegar a ella es hacerun clic derecho en la solapa y tomar la opcin Color de etiqueta. Esto abre una pa-leta de colores de donde podemos seleccionar el color deseado.

    Figura 19. De esta paleta de colores podemos seleccionar

    el que se aplicar en la solapa de la hoja. Esta opcin est disponible

    en Excel XP y versiones posteriores.

    La solapa de la hoja actualmente seleccionada permanece blanca, con una lnea decolor en su borde inferior, al pasar a otra hoja la veremos con el color pleno.

    Bordes redondeadosEs posible ponerle bordes redondeados a una celda o a un rango de celdas?

    Juan Gabriel Agero vila (Lambar, Paraguay)

    Comencemos por el procedimiento para aplicar un borde en una celda o rango:

    Bordes de celdas PASO A PASO

    Seleccione el rango donde quiere aplicar el borde.

    En la pestaa Inicio de la Cinta de opciones, haga un clic en el botn Bordes. Sedesplegarn varias opciones.

    1. FORMATOS

    30 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 30

    http://www.redusers.com

  • Haga un clic en Ms bordes.

    En esta ficha deber indicar el tipo de lnea deseada, su color (de la paleta de laderecha) y el lugar donde desea aplicar el borde (con los botones que rodean alcuadro de la izquierda).

    Cuando haya indicado todo esto, haga un clic en Aceptar.

    Figura 20. Aqu indicamos el tipo de lnea que queremos

    aplicar sobre el rango seleccionado y el lugar

    exacto, dentro del rango, donde la queremos aplicar.

    Debemos tener en cuenta que si estamos usando Excel 2003 o una versin anteriorobtenemos el cuadro para crear el formato con las opciones Formato/Celdas. Y, encualquier versin, con la combinacin Control+1 (el nmero uno).

    En Excel 2007 tenemos tambin las opciones Dibujar borde y Dibujar cuadrcula deborde que convierte el puntero en un lpiz para dibujar los bordes a pulso. Pero nin-guna de estas opciones nos da la posibilidad de aplicar un borde redondeado. Lomejor que se nos ocurre es simular el borde con una Autoforma:

    Bordes redondeados

    31www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 31

    http://www.redusers.com

  • 1. FORMATOS

    32 www.redusers.com

    Dibujar una autoforma PASO A PASO

    Dentro de la cinta de opciones, seleccione la pestaa Inicio.

    Haga un clic en el botn Formas. Se desplegar un men con varias opciones.

    Haga un clic en Rectngulo redondeado. El cursor se convertir en una pequea cruz.

    Arrastrando el mouse, dibuje un rectngulo alrededor de la celda o del rangodonde desea aplicar el borde. Para que el rectngulo coincida exactamente conlos bordes de la celda, dibuje el borde mientras mantiene presionada la tecla Alt.

    Figura 21. Con esta Autoforma podemos dibujarun borde redondeado alrededor de una celda o un rango de celdas.

    Cabe recordar que en las versiones anteriores de Excel obtenemos la lista de autofor-mas con las opciones Insertar/Imagen/Autoformas.

    Figura 22. As queda el rectngulo redondeado aplicado como borde.

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 32

    http://www.redusers.com

  • Cdigo de barras

    33www.redusers.com

    Normalmente, las fuentes para obtener cdigos de barras en una planilla Excel (o un documen-

    to de Word) estn registradas, se venden por Internet y hay que pagar por ellas. Pero tambin

    hay algunas que son gratuitas. Hay que buscar bien hasta encontrar la opcin ms conveniente.

    CDIGOS DE BARRAS

    Seguramente el rectngulo tapar la celda. Para hacerlo transparente hacemos un clicderecho sobre l, seleccionamos Formato de forma y luego marcamos Sin relleno.

    Cdigo de barrasTengo una lista de artculos con descripcin, precio, etctera. Uno de esos

    campos corresponde al cdigo de barras. Cmo hago para obtener el cdigo de ba-rras propiamente dicho en la hoja Excel?

    Carlos M. Len (Junn, provincia de Buenos Aires)

    Para obtener el cdigo de barras asociado a un nmero dado hay que aplicar unafuente que corresponda a ese cdigo. Estas fuentes se consiguen en Internet (porejemplo en www.barcodingfonts.com) y luego se instalan en la carpeta Win-dows\Fonts. Una vez instaladas aparecern en el cuadro Fuente y en la ficha Fuentecorrespondiente a Formato/Celdas.

    Figura 23. Las celdas de la columna B tienen aplicadauna fuente que muestra el cdigo de barras asociado a esos datos.

    Hay que tener en cuenta que hay varios sistemas de codificacin y tenemos que bus-car el que corresponda a nuestras necesidades.

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 33

    http://www.barcodingfonts.comhttp://www.redusers.com

  • Formato de combinacinUso Word con la opcin de combinacin de correspondencia para imprimir

    una serie de cartas personalizadas con datos tomados de una planilla Excel. Uno delos datos de la planilla es un importe que, al imprimir las cartas, aparece con muchosdecimales, aunque en la planilla se ve bien. Cmo hago para que las cartas se im-priman con el formato aplicado en la planilla?

    Viviana Luca Aranda (Ranelagh, provincia de Buenos Aires)

    Este problema tiene una solucin oficial que consiste en incluir una instruccinde formato dentro del campo combinado. Sin embargo, no siempre podemos ha-cerla funcionar. A veces da un mensaje de error y otras, simplemente, no respondey mantiene el mismo formato.

    Figura 24. El valor de la columna B, al combinarlo en el documentode Word, aparece con un formato distinto del aplicado en la planilla Excel.

    Una forma ms segura de resolver el problema es crear, dentro de la planilla Ex-cel, un campo auxiliar con una expresin tipo texto. Por ejemplo, si el sueldo es-t en la celda B2, se escribe en C2 (o en la fila 2 de la primera columna libre) lafrmula =TEXTO(B2; 0,00 $). Esta expresin muestra el valor de B2 con forma-to de dos decimales y signo $. Este ser el campo para combinar en el documentode Word, en vez del valor original.

    1. FORMATOS

    34 www.redusers.com

    La combinacin CONTROL+T da acceso a la lista desplegable de tamaos de fuente. La combina-

    cin CONTROL+F da acceso a la lista desplegable de tipos de fuente. En cambio, no hay combina-

    ciones de teclas que sirvan de atajo a las opciones de alineacin (Izquierda, Derecha o Centrado).

    ATAJOS DE TIPOGRAFA

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 34

    http://www.redusers.com

  • Figura 25. Las frmulas de la columna C arman una expresintipo texto con formato monetario. Al combinarlo en un documento

    de Word, este valor aparecer tal como en la hoja Excel.

    Como la expresin obtenida por la funcin es de tipo texto, Word no hace ningntipo de cambio de formato y lo muestra en el documento tal como lo vemos noso-tros en la planilla Excel.

    Convertir a nmeroNecesito convertir a nmero un dato escrito como texto. S que hay un pro-

    cedimiento basado en el comando Pegado especial, pero no conozco los detalles.Podras explicarlo? Muchas gracias por tu solucin.

    Jorge Couto (Buenos Aires)

    A veces, los datos numricos son tomados por Excel como un texto, produciendoerrores en las frmulas que operen con ellos. Eso suele ocurrir cuando los datos pro-vienen de un archivo TXT, obtenido desde otro sistema.

    Figura 26. Por alguna razn, Excel toma los valores de la columna

    C como textos. Eso impide que hagamosoperaciones matemticas con ellos, tal como le sucede a Jorge.

    Y, efectivamente, podemos devolverle su carcter numrico con una opcin delPegado especial, tal como detallamos en el prximo Paso a paso:

    Convertir a nmero

    35www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 35

    http://www.redusers.com

  • 1. FORMATOS

    36 www.redusers.com

    Pegado especial PASO A PASO

    En una celda auxiliar, escriba un 1 (el nmero uno).

    Haga un clic en el botn Copiar, dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones.

    Seleccione el rango de datos que va a convertir.

    Haga un clic en la flechita que aparece bajo el botn Pegar para descolgar susopciones.

    Haga un clic en Pegado especial. Aparecer un cuadro con las distintas opciones.

    Marque la opcin Multiplicar.

    Haga un clic en Aceptar.

    No nos olvidemos que en Excel 2003 y las versiones anteriores, el cuadro Pegadoespecial se obtiene con las opciones Edicin/Pegado especial.

    Figura 27. Con la opcin Multiplicar podemos devolverleel carcter numrico a datos que Excel est tomando como texto.

    Lo que acabamos de hacer fue multiplicar por 1 los datos que queramos convertir.Multiplicar por 1 no afecta al valor, pero le devuelve el carcter numrico. La si-guiente pregunta resuelve un problema emparentado con ste.

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 36

    http://www.redusers.com

  • Nmeros en modo textoTengo una hoja de Excel que me bajan de otro sistema. Por alguna razn, las

    celdas estn en formato de texto y me muestran las frmulas que contienen y no elresultado. Aunque cambio a formato General, para ver los nmeros tengo que editarcada uno de ellos con la tecla F2 y luego oprimir ENTER. El problema es que son cien-tos de celdas. Hay alguna manera automtica?

    Lucas Silva

    ste es un problema bastante comn que ha sido resuelto en Excel 2007: cuando sepasa de formato Texto a General, los datos se ajustan automticamente al nuevo for-mato. Sin embargo, esto no era as en las versiones anteriores y haba que reingresaruna por una todas las frmulas, sea como dice el lector o mediante una macro.

    Figura 28. Las frmulas de la columna C estaban en formato de Texto y aunqueluego lo cambiamos a General, seguimos viendo las frmulas

    y no sus resultados. Este problema ocurre en las versiones de Excel anteriores a la 2007.

    Para este caso, la lectora Gladys Al nos indic una solucin mucho mejor:

    Pasar a formato numrico PASO A PASO

    Seleccione las celdas que tienen el problema.

    Nmeros en modo texto

    37www.redusers.com

    Cuando lo que queremos regresar a modo numrico son nmeros fijos y no frmulas, otra forma

    de lograr este efecto es usar una de las opciones del Pegado especial para multiplicar los nme-

    ros por 1, o para sumarles cero. Ninguna de estas operaciones cambia el valor del nmero, pero

    le devuelve su carcter numrico.

    NMEROS COMO TEXTO

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 37

    http://www.redusers.com

  • Tome las opciones Edicin/Reemplazar. Aparecer un cuadro para indicar lasopciones del reemplazo.

    Donde dice Buscar:, escriba el signo =.

    Donde dice Reemplazar con:, escriba de nuevo el signo =.

    Haga un clic en Reemplazar todos.

    Figura 29. Una forma de hacer que Excel asuma el nuevo formato, es modificar

    las frmulas reemplazando un signo cualquiera por s mismo.

    Las frmulas no cambiarn pero mostrarn sus resultados como corresponde.

    Al reemplazar un signo por s mismo dejamos inalteradas las frmulas. Pero esto,como efecto secundario, arregla el problema de las frmulas en modo Texto. Gra-cias Gladys por acercarnos la solucin al problema.

    El color segn el valorExiste en Excel alguna funcin o macro para cambiar el color de una celda

    segn su valor? Quiero, por ejemplo, que si el valor de una celda es mayor que el deotra de referencia, se vea sobre fondo rojo.

    Mariano Marcone (Mxico D.F.)

    Para resolver este problema existe una solucin estndar: el Formato condicional. Porejemplo, supongamos que tenemos una serie de valores en el rango B2:B10 y un va-lor lmite en la celda D1, tal como se muestra en la Figura 30.

    1. FORMATOS

    38 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 38

    http://www.redusers.com

  • Figura 30. Queremos que los valores de esta lista que sean mayores que

    D1 aparezcan sobre fondo rojo. Podemos lograrlo aplicando un Formato condicional.

    Queremos que las celdas de la lista cuyo valor sea mayor al de referencia se vean confondo rojo. Para eso, aplicamos un Formato condicional de la siguiente forma:

    Formato condicional PASO A PASO

    Seleccione la lista de valores.

    Haga un clic en el botn Formato condicional dentro de la ficha Inicio de la cintade opciones. Se desplegar un men con ms opciones.

    Tome las opciones Resaltar reglas de celdas/Es mayor que. Aparecer un cuadropara indicar el valor lmite y el formato que se quiere aplicar.

    Dentro de la opcin de la izquierda, seleccione D1, que es la celda que contieneel valor lmite.

    En la opcin de la derecha seleccione el formato que va a aplicar. Por ejemplo,Relleno rojo claro.

    Haga un clic en Aceptar.

    El color segn el valor

    39www.redusers.com

    Las tipografas ms empleadas son Arial y Times New Roman. La tipografa Courier reproduce

    el aspecto de un texto escrito en una antigua mquina de escribir, de ancho uniforme para todas

    las letras. En general, conviene evitar el uso de tipografas de fantasa que hacen que la planilla

    se vuelva confusa e incmoda de leer.

    TIPOGRAFAS

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 39

    http://www.redusers.com

  • Ahora las celdas del rango seleccionado que cumplan la condicin mayores que elvalor de D1 aparecern con el formato indicado, como vemos en la Figura 31.

    Figura 31. Este formato condicional muestra sobre un fondo de color

    los valores del rango seleccionado que sean mayores que el contenido de la celda D1.

    Este formato es dinmico: si cambiamos algn valor del rango, o el de la celdaD1, cambiar el color de las celdas que hayan modificado su estado respecto de lacondicin. Para eliminarlo, volvemos a seleccionar las celdas y tomamos las op-ciones Formato/Condicional/Borrar reglas/Borrar reglas en las celdas seleccionadas.El Formato condicional es diferente en Excel 2003 y en las versiones anteriores:

    Formato condicional (Excel 2003 y anteriores) PASO A PASO

    Seleccione la lista de valores.

    Tome las opciones Formato/Formato condicional.

    En la primera opcin indique valor de la celda.

    En la segunda opcin indique mayor que.

    En la tercera (y ahora ltima) opcin seleccione la celda D1 (quedar expresadaen la forma =$D$1).

    Haga un clic en el botn Formato....

    En la ficha Tramas seleccione el color Rojo.

    Haga un clic en Aceptar (el formato).

    Haga un clic en Aceptar (la condicin).

    1. FORMATOS

    40 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 40

    http://www.redusers.com

  • Figura 32. As se indica el Formato condicionalen las versiones de Excel anteriores a la 2007.

    En los primeros cinco pasos indicamos la condicin que deben cumplir las celdaspara ser destacadas con el nuevo formato. En los siguientes establecemos el forma-to propiamente dicho. Para eliminar un Formato condicional en estas versiones, to-mamos nuevamente las opciones Formato/Formato condicional, hacemos un clic enel botn Eliminar y luego marcamos la condicin que queremos borrar.

    Destacar los no enterosTengo una lista de nmeros en una columna. Algunos son enteros y otros tie-

    nen decimales. Hay alguna forma simple, rpida y efectiva de destacar los nmerosque tengan decimales? Te agradezco por tu ayuda.

    Daniel Alberto Reinoso (provincia de Crdoba)

    Esto puede resolverse con un Formato condicional. El problema consiste en indicarla condicin no es entero. Supongamos que los nmeros para analizar ocupan elrango A2:A100 (reservando la primera celda para los ttulos). Queremos sealarsobre un fondo de color los nmeros que tengan decimales:

    Sealar los no enteros PASO A PASO

    Seleccione la lista de valores.

    Haga un clic en el botn Formato condicional dentro de la ficha Inicio de la cintade opciones y luego en Nueva regla. Aparecer un cuadro para indicar lascaractersticas de la nueva regla.

    Donde dice Seleccionar un tipo de regla haga un clic en Aplicar formato nicamentea las celdas que contengan. Esto cambia las opciones que aparecen ms abajo.

    Destacar los no enteros

    41www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 41

    http://www.redusers.com

  • 1. FORMATOS

    42 www.redusers.com

    En la primera opcin, deje Valor de la celda.

    En la segunda, indique no igual a.

    En la tercera escriba =ENTERO(A2), donde A2 es la primera celda del rango.

    Haga un clic en el botn Formato....

    En la ficha Relleno indique un color de su preferencia.

    Haga un clic en Aceptar (el formato).

    Haga un clic en Aceptar (la condicin).

    Figura 33. Con este formato pudimos sealar las celdas cuyo contenido

    no es igual a su parte entera. Es decir, que corresponde a un nmero con decimales.

    Si estamos usando una versin anterior de Excel, luego de seleccionar las celdas vamosa Formato/Formato condicional y aparece el cuadro donde indicamos la misma opcin.

    El Formato condicional es una de las opciones que ms novedades ofrece en Excel 2007: hay ms

    formatos disponibles, a algunos los podemos aplicar rpidamente desde el men y es posible

    establecer un nmero indefinido de criterios dentro de un mismo rango. En Excel 2003 y en las

    versiones anteriores, solamente podamos aplicar tres condiciones.

    FORMATO CONDICIONAL 2007

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 42

    http://www.redusers.com

  • Figura 34. As establecemos la condicin de no entero para

    un Formato condicional en las versiones de Excel anteriores a la 2007.

    En cualquier caso, la condicin que estamos indicando en el formato es que el valorde la celda sea distinto que su propia parte. O sea, que sea un nmero con decimales.

    Resaltar series de datosTengo una planilla con tres columnas: Fecha, Nombre e Importe. Quiero apli-

    car colores sobre la lista de modo que cada vez que cambie la fecha, cambie el co-lor, y que cada grupo de datos con la misma fecha tenga el mismo color. Hay algnFormato condicional para lograr este efecto?

    Elas Manzur (provincia de San Juan)

    Lo que pide Elas es un efecto de bandas de modo que la lista tenga colores alterna-dos para cada grupo de fechas. Por ejemplo, si hay cinco datos para el 10 de julio,luego tres para el 11 y cuatro para el 12, que las primeras cinco filas tengan un co-lor; las siguientes tres, otro color y las siguientes cuatro, el mismo color inicial. Pue-de hacerse con un Formato condicional, si previamente generamos una serie auxiliar.Por ejemplo, en D2, en la primera fila de datos y en una columna auxiliar a la de-recha, escribimos un 1. Debajo, en la segunda fila, escribimos la frmula=SI(A3=A2;D2;-D2). Esta frmula repite el nmero si coinciden las fechas y le cam-bia el signo si no coinciden. Al extender la frmula a toda la lista obtenemos ris-tras de 1 y -1 en coincidencia con las ristras de fechas.

    Figura 35. Las frmulas de la columna D generan ristras de unos(positivos o negativos) en coincidencia con las ristras de fechas en la columna A.

    Resaltar series de datos

    43www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 43

    http://www.redusers.com

  • Ahora aplicamos un Formato condicional asociado al valor de esta frmula auxiliar:

    Sealar series de datos PASO A PASO

    Seleccione toda la lista, desde A2 hacia abajo y hacia la derecha, excluyendo lacolumna auxiliar.

    Haga un clic en el botn Formato condicional dentro de la ficha Inicio de la cintade opciones y luego en Nueva regla. Aparecer un cuadro para indicar lascaractersticas de la nueva regla.

    Donde dice Seleccionar un tipo de regla haga un clic en Utilice una frmula quedetermine las celdas para aplicar el formato. Aparecern nuevas opciones abajo.

    Donde dice Dar formato a las celdas donde esta frmula sea verdadera, escriba=$D2=1, donde D2 es la celda donde haba escrito un 1. Atencin al signo $.

    Haga un clic en el botn Formato....

    En la ficha Relleno indique algn color adecuado.

    Haga un clic en Aceptar (el formato).

    Haga un clic en Aceptar (la condicin).

    Figura 36. Esta opcin permite aplicar un formato condicional personalizado.

    Es decir, basado en una frmula o en una condicin relativamente compleja.

    1. FORMATOS

    44 www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 44

    http://www.redusers.com

  • Al fijar la referencia a la columna D con el signo $ hacemos que la condicin se eva-le sobre la columna de 1 y -1 para todas las columnas de la lista.Con la opcin Utilice una frmula que determine las celda para aplicar el formatopodemos disear un formato condicional personalizado, de forma ms complejaque simplemente mayor que, distinto de, etctera. El procedimiento es distinto en las versiones anteriores de Excel:

    Sealar series de datos (Excel 2003 y anteriores) PASO A PASO

    En la hoja donde aplicar el Formato condicional, seleccione toda la lista, desdeA2 hacia abajo y hacia la derecha, excluyendo la columna auxiliar.

    Tome las opciones Formato/Formato condicional.

    En la primera opcin seleccione Frmula.

    En la segunda opcin escriba =$D2=1.

    Haga un clic en el botn Formato....

    En la ficha Tramas indique algn color adecuado.

    Haga un clic en Aceptar (el formato).

    Haga un clic en Aceptar (la condicin).

    Figura 37. Este Formato condicional distingue la listade modo que cada grupo de fechas iguales tiene un mismo color.

    La opcin Frmula, que indicamos en la Condicin 1, es la que permite aplicar for-matos condicionales personalizados en Excel 2003 y en las versiones anteriores.

    Resaltar series de datos

    45www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 45

    http://www.redusers.com

  • Ocultar resultadosArm una planilla para llevar el registro de los movimientos de una cuenta ban-

    caria. En la ltima columna actualizo el saldo operando entre el saldo anterior y el l-timo movimiento. El problema es que las frmulas se extienden ms all del ltimo da-to y repite el saldo en toda la columna. Cmo le digo a Excel que solamente debecalcular el saldo cuando hay algn movimiento en la fila?

    Daniel Alberto Reinoso (provincia de Crdoba)

    Aclaremos el problema. Tenemos una tabla con cuatro columnas: Fecha, Entrada,Salida y Saldo. Supongamos que el ltimo movimiento est en la sptima fila. En lacuarta columna calculamos el saldo con la frmula =D6+B7-C7. Es decir, al saldo an-terior le sumamos la entrada y le restamos la salida de la fila actual. Si extendemos la frmula ms all de la sptima fila, dejndola lista para los prxi-mos movimientos, el ltimo saldo se repetir a lo largo de toda la columna. Ese esel problema que nuestro lector quiere resolver.Una forma de hacerlo es condicionar el clculo a que se haya escrito un nuevo mo-vimiento. Por ejemplo =SI(A70;D6+B7-C7;). Esta frmula pregunta si se ha escritouna fecha en la columna A. Si es as, calcula el nuevo saldo, si no, queda en blanco.

    Figura 38. Las frmulas de la columna D calculanel saldo solamente hasta la fila del ltimo movimiento. Ms abajo,

    las frmulas dejan un espacio en blanco.

    1. FORMATOS

    46 www.redusers.com

    Las combinaciones de teclas para aplicar las opciones de formato funcionan en todas las ver-

    siones de Excel. Por ejemplo, la combinacin Control+$ aplica el formato monetario y la combi-

    nacin Control+% aplica formato de porcentaje. La combinacin Control+1 (el nmero 1) muestra

    el cuadro con todas las opciones de formato.

    ATAJOS DE TECLADO

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 46

    http://www.redusers.com

  • Otra forma consiste en aplicar un Formato condicional que ponga los saldos en co-lor blanco (hacindolos invisibles) hasta que se escriba una nueva fecha.

    Ocultar valores PASO A PASO

    Seleccione la lista de saldos, desde D2 hacia abajo.

    Haga un clic en el botn Formato condicional dentro de la ficha Inicio de la cintade opciones y luego en Nueva regla. Aparecer un cuadro para indicar lascaractersticas de la nueva regla.

    Donde dice Seleccionar un tipo de regla haga un clic en Utilice una frmula quedetermine las celdas para aplicar el formato. Esto cambia las opciones queaparecen ms abajo.

    Donde dice Dar formato a las celdas donde esta frmula sea verdadera, escriba=$A2=0, donde A2 es la celda donde est la primera fecha.

    Haga un clic en el botn Formato....

    En la ficha Fuentes, dentro de Color, indique color Blanco.

    Haga un clic en Aceptar (el formato).

    Haga un clic en Aceptar (la condicin).

    Figura 39. Este Formato condicional oculta el contenidode la columna D si la correspondiente celda de la columna A est vaca.

    Ocultar resultados

    47www.redusers.com

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 47

    http://www.redusers.com

  • Lo que dice este Formato condicional es que, si la fecha de la columna A es nula (esdecir, no hay fecha todava), el contenido del valor correspondiente de la columnaD (el saldo) debe tener color blanco. Contenido blanco sobre fondo blanco hace queel saldo no se vea, aunque la frmula est ah calculndolo.

    Otro formato para ocultar valores es el formato personalizado ;;; (tres veces el pun-to y coma). Este formato hace invisible el contenido de la celda. Si lo indicamos enel Paso 6 (dentro de la categora Personalizada en la ficha Nmero) estaremos ocul-tado los saldos ms all de la ltima fecha.

    Si estamos usando Excel 2003 o una versin anterior, el Formato condicional se apli-ca con las opciones Formato/Formato condicional y, en la primera opcin, se indicaFrmula. Con esto creamos este formato condicional personalizado.

    Formato para guaranesEs posible agregar en Excel un formato monetario con el smbolo de la mo-

    neda de mi pas, el guaran? Es una G mayscula cruzada por una barra oblicua.Juan Gabriel Agero Avila (Lambar, Paraguay)

    Excel incluye, dentro de sus formatos monetarios, uno para guaranes: muestra elvalor de la celda junto con las letras Gs. Pero el lector nos aclara que no es se elsmbolo del guaran, de modo que tendremos que recurrir a otra opcin. En estecaso podemos crear el smbolo en un editor de caracteres. Seguramente tenemos ins-talado en nuestro equipo el Editor de caracteres privados de Windows:

    Abrir el editor de caracteres PASO A PASO

    Haga un clic en el botn Inicio de Windows.

    Tome la opcin Ejecutar.

    1. FORMATOS

    48 www.redusers.com

    La combinacin Control+0 (el nmero cero) oculta la columna actual. La combinacin Control+9

    oculta la fila actual. La combinacin Control+) muestra la columna seleccionada y actualmente

    oculta. La combinacin Control+( muestra la fila seleccionada y actualmente oculta.

    OCULTAR Y MOSTRAR

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 48

    http://www.redusers.com

  • Formato para guaranes

    49www.redusers.com

    Dentro de Abrir escriba eucedit.

    Haga un clic en Aceptar.

    Figura 40. Este es el Editor de caracteres privados de Windows.Aqu podemos crear smbolos no incluidos en las tipografas convencionales.

    Con esto abrimos el Editor de caracteres privados de Windows que muestra uncuadro con la lista de caracteres ya creados, que seguramente estar vaca. En-tonces generamos nuestro nuevo carcter:

    Crear un nuevo carcter PASO A PASO

    Seleccione cualquier carcter no usado.

    El tamao de la letra se mide en puntos. Hay 72 puntos en una pulgada (2,54 centmetros). Los ta-

    maos ms usados son 10 12 puntos, que es lo que se obtendra en una antigua mquina de es-

    cribir. En general, no conviene usar muchos tamaos de fuente distintos en una misma planilla.

    TAMAO DE FUENTE

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 49

    http://www.redusers.com

  • 1. FORMATOS

    50 www.redusers.com

    Haga un clic en Aceptar. Aparecer una cuadrcula en la pantalla donde podrdibujar el nuevo carcter. En vez de dibujar el smbolo desde el comienzo, tomela G y luego dibuje la lnea que la atraviesa.

    A continuacin, tome las opciones Edicin/Copiar carcter. Aparecer la lista decaracteres estndares.

    Seleccione la G y haga un clic en Aceptar.

    Con las herramientas de dibujo, trace la lnea diagonal.

    Tome las opciones Edicin/Guardar carcter.

    Cierre el editor.

    Figura 41. As queda el smbolo del guaran

    en el Editor de caracteres privados. Lo tenemos que guardarpara poder usarlo en cualquier otro programa.

    Ahora disponemos del nuevo carcter que representa al smbolo del guaran y lo po-demos tomar desde el mapa de caracteres de la siguiente forma:

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 50

    http://www.redusers.com

  • Copiar el nuevo carcter PASO A PASO

    Abra el mapa de caracteres con Inicio/Programas/Accesorios/Mapa de caracteres(la secuencia exacta puede variar segn cmo tenga organizado el men).

    Dentro de Fuente seleccione Todas las fuentes (Caracteres privados). Debeaparecer la lista de caracteres creados, con el smbolo que cre recin.

    Seleccione ese carcter.

    Haga un clic en Seleccionar y luego otro en Copiar.

    Figura 42. Este es el Mapa de caracteres.Al indicar la opcin Todas las fuentes (Caracteres privados)

    aparece el smbolo creado antes en el editor.

    Formato para guaranes

    51www.redusers.com

    Para desplazarnos rpidamente con el teclado, podemos utilizar las teclas AvPag y RePag para

    movernos pginas hacia abajo y hacia arriba respectivamente. Para movernos en forma hori-

    zontal, podemos presionar la combinacin de teclas ALT+AvPag o ALT+RePag, que nos movern

    una pantalla hacia la derecha o hacia la izquierda respectivamente.

    DESPLAZAMIENTO CON EL TECLADO

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 51

    http://www.redusers.com

  • Con este procedimiento copiamos el carcter en el Portapapeles de Windows ylo podemos pegar en cualquier programa. Por ejemplo, en Excel, dentro de laopcin Tipo al crear el formato personalizado. Por supuesto, el procedimiento sir-ve para crear cualquier smbolo que queramos incluir en un formato personalizado.

    Figura 43. El smbolo creado en el Editor de caracteresprivados pudimos pegarlo dentro de un formato personalizado para guaranes.

    1. FORMATOS

    52 www.redusers.com

    RESUMEN

    Las opciones de formato son de las ms usadas en Excel. Se dice que uno arma su planilla en

    media hora y luego pasa varios das mejorando su aspecto. Las preguntas respondidas en este

    captulo dan una idea de la variedad de problemas interesantes que se pueden resolver

    aplicando convenientemente estas opciones de formato.

    01_superplanillas2.qxp 12/29/09 4:16 PM Page 52

    http://www.redusers.com

  • Impresin

    Imprimir imgenes 54Imprimir factura 55Configurar pginas 56Elegir impresora 57Contar pginas 59Original, duplicado y triplicado 60Encabezado variable 61Combinar correspondencia 64

    Captulo 2

    Todos los usuarios de Excel sabemos

    imprimir las planillas. Conocemos cmo

    configurar el tamao de la hoja,

    los mrgenes y los encabezados.

    Pero las dificultades que aparecen

    a la hora de imprimir un archivo de Excel

    suelen ir ms all de las opciones

    de impresin propiamente dichas. En este

    captulo resolveremos problemas

    relacionados con la impresin de

    planillas, que no siempre tienen solucin

    a travs de las opciones convencionales.

    EXCEL REVELADO

    SERVICIO DE ATENCIN AL LECTOR: [email protected]

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 53

    mailto:[email protected]

  • Imprimir imgenesInsert un logo en una planilla. Queda muy bien, pero, cuando imprimo la ho-

    ja, el logo no aparece. Es un archivo GIF que no tiene nada de especial. Qu es loque estoy haciendo mal? No puedo darme cuenta del problema.

    Elas Manzur (provincia de San Juan)

    Excel tiene una opcin para indicar que una imagen insertada en la hoja se impri-ma. Es posible que el logo de Elas tenga desactivada esa opcin. De esta manera,para imprimirlo, hay que activarla de esta forma:

    Imprimir imgenes PASO A PASO

    Haga un clic derecho sobre la imagen que quiere imprimir.

    Haga un clic en la opcin Tamao y propiedades.

    Seleccione la ficha Propiedades

    Marque la opcin Imprimir objeto.

    Haga un clic en Aceptar.

    Debemos tener en cuenta que en las versiones anteriores de Excel la opcin paraimprimir imgenes se encuentra en la ficha Propiedades, dentro del men Formato/Imagen. Si todo sale bien, la imagen aparecer en la hoja impresa.

    2. IMPRESIN

    54 www.redusers.com

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 54

    http://www.redusers.com

  • Imprimir facturaTengo una factura con una serie de campos: Nombre y al lado el nombre,

    Fecha y al lado la fecha, etctera. Esta factura la tengo que imprimir en un formularioque ya tiene preimpresos los ttulos. De modo que tengo que imprimir el nombre,pero no el ttulo Nombre; la fecha, pero no el ttulo Fecha. Cmo puedo hacerlo?

    Csar Prez Martnez (Mxico D.F.)

    ste es un problema interesante. Una forma fcil de resolverlo es generar una co-pia de la factura en un rango auxiliar e incluir solamente los datos que deseamosimprimir y no los respectivos ttulos.Por ejemplo, supongamos que la factura ocupa el rango A1:F10 y generamos el du-plicado en G1:L10, que ser el rango que vamos a imprimir.

    Figura 1. Estas dos facturas son iguales, pero en la segunda

    no aparecen los ttulos que estn en un formulario preimpreso.

    Este duplicado contendr frmulas que traen los datos para imprimir desde la fac-tura original. Por ejemplo, si en A1 est la palabra Nombre y en B1 el nombre, en H1escribimos la frmula =B1; si en A2 est la palabra Fecha y en B2 el nombre, en H2 es-cribimos la frmula =B2. As hacemos con todos los valores que deban imprimirse.

    Ahora establecemos el rango de impresin, tal como explicamos a continuacin:

    Imprimir factura

    55www.redusers.com

    A partir de Excel XP tenemos la opcin de incluir imgenes en el encabezado o el pie de pgina.

    Afortunadamente esta opcin se mantiene en Excel 2003 y 2007. Esto permite crear planillas ms

    atractivas ya que podemos insertar un logo que se imprima luego en todas las hojas.

    IMGENES EN ENCABEZADO Y PIE

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 55

    http://www.redusers.com

  • Establecer rea de impresin PASO A PASO

    Seleccione la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones.

    Haga un clic en el botn rea de impresin.

    Haga un clic en Establecer rea de impresin.

    En las versiones anteriores de Excel el rango de impresin se establece con las op-ciones Archivo/rea de impresin/Establecer rea de impresin. Luego, el procedi-miento para resolver este problema es el mismo para todas las versiones.

    Configurar pginasTengo un archivo Excel con unas veinte hojas y necesito configurar las mis-

    mas opciones de pgina en todas las hojas (mrgenes, orientacin, tamao de la ho-ja, etctera). S hacerlo una por una, cmo hago para aplicar las opciones en todaslas hojas a la vez, en un nico paso?

    Rodrigo Zalazar Romero (San Miguel de Tucumn)

    Cuando se establecen las opciones de impresin, stas quedan aplicadas a todas lashojas seleccionadas. En el caso de la consulta, para aplicar las mismas opciones a to-do el libro, basta con seleccionar previamente todas las hojas. Luego s podemos es-tablecer la configuracin deseada, que quedar extendida a todo el libro:

    2. IMPRESIN

    56 www.redusers.com

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 56

    http://www.redusers.com

  • Aplicar opciones a todas las hojas PASO A PASO

    Haga un clic derecho sobre la solapa de cualquier hoja del libro.

    Tome la opcin Seleccionar todas las hojas.

    Con las hojas seleccionadas establezca las opciones de impresin que desea, enla ficha Diseo de pgina de la Cinta de opciones (Mrgenes, Orientacin,Tamao, etctera).

    Deseleccione las hojas con un clic en cualquier solapa.

    Figura 2. Una vez que seleccionamos todas

    las hojas del libro, al establecer las opciones de configuracin

    de pgina, stas quedarn aplicadas a todo el libro.

    Una vez completado este proceso, las opciones establecidas mientras estaban seleccio-nadas las hojas se extendern a todo el libro. Si queremos aplicar las opciones slo enalgunas hojas, las seleccionamos haciendo un clic en la solapa de cada hoja mientrasmantenemos presionado CONTROL. En las versiones anteriores de Excel llegamos alas opciones de impresin desde el men Archivo/Configurar pgina.

    Elegir impresoraHice una macro que arma una hoja copiando datos de otra y luego la impri-

    me. Es posible que, antes de proceder a la impresin, me d la oportunidad de se-leccionar la impresora y no use la predeterminada?

    Gustavo Borchez (Avellaneda, provincia de Buenos Aires)

    Elegir impresora

    57www.redusers.com

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 57

    http://www.redusers.com

  • La respuesta es s. La instruccin que debe incluir Gustavo en su macro, antesde la impresin, es Application.Dialogs(xlDialogPrinterSetup).Show.En general, Application.Dialogs().Show muestra cualquiera de los cuadrosestndares de Excel, donde es un nmero que identifica al cuadro que seva a mostrar. En el ejemplo que damos, este nmero aparece representado por unaconstante propia de Excel: xlDialogPrinterSetup.

    Figura 3. Queremos que una macro muestre

    este cuadro para que el operador seleccione la impresora

    antes de proceder con la impresin.

    Cuando estamos escribiendo la macro, en el momento de abrir el parntesis enApplication.Dialogs se descuelga una lista con todas las constantes posibles. Por sunombre, es posible saber cul corresponde al cuadro deseado. Si la lista no apare-ce, tenemos que activar una opcin en el editor de VBA:

    Lista de argumentos en VBA PASO A PASO

    Ingrese al editor de Visual Basic con la combinacin Alt+F11.

    Una vez dentro del editor tome las opciones Herramientas/Opciones.

    Seleccione la pestaa Editor.

    2. IMPRESIN

    58 www.redusers.com

    En Excel 2007, las opciones asociadas a macros (escribir, grabar, ejecutar, etctera) se encuen-

    tran en la ficha Programador de la Cinta de opciones. Para disponer de esta ficha tenemos que

    marcar la opcin Mostrar ficha programador en la cinta de opciones, dentro de la categora Ms

    frecuentes dentro de Botn de Office/Opciones de Excel.

    LA FICHA PROGRAMADOR

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 58

    http://www.redusers.com

  • Marque la opcin Lista de miembros automtica.

    Haga un clic en Aceptar.

    Figura 4. Al escribir la instruccin Application.Dialogs se descuelgauna lista con los posibles valores de la constante que identifica a cada

    cuadro. Esto ocurre si tenemos activada la opcin Lista de miembrosautomtica dentro de Herramientas/Opciones en el Editor de VBA.

    Esta opcin vale para todas las instrucciones que admitan una lista de argumentosy simplifica mucho la escritura del cdigo de las macros.

    Contar pginasSi voy a imprimir una lista muy larga, con una cantidad variable de filas, c-

    mo puedo saber cuntas pginas va a ocupar? Las filas pueden tener altura variable,por lo que no puedo dividir la cantidad total de filas por la cantidad de filas por hoja,que es variable. Muchas gracias por tu respuesta.

    Roberto Rodrguez

    Este problema puede resolverse con una macro que cuente los cortes de pginas den-tro del rea de impresin. El cdigo sera como el que se detalla a continuacin:

    Contar pginas

    59www.redusers.com

    Para numerar las pginas al imprimir una planilla tenemos que hacerlo a travs del encabezado o

    del pie de pgina. En la lista de encabezados o pies estndares hay varias opciones que incluyen el

    nmero de pgina. Tambin podemos disear a gusto el encabezado o el pie con los botones Per-

    sonalizar encabezado y Personalizar pie de pgina de las opciones de Encabezado y pie de pgina.

    NUMERAR PGINAS

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 59

    http://www.redusers.com

  • Sub paginas()cortes = ActiveSheet.HPageBreaks.CountMsgBox (Hay & cortes & pginas en la hoja)End Sub

    La propiedad HPageBreaks.Count calcula la cantidad de cortes de pgina horizon-tales (por eso la H). En principio, hay un corte de pgina por cada hoja que se vaa imprimir. La macro funciona tanto con los cortes de pgina automticos gene-rados por Excel como con los que pudieran haberse insertado manualmente a tra-vs de la opcin Insertar/Salto de pgina. Para que la macro funcione correctamente, es necesario generar antes los cortes depgina automticos. Para eso alcanza con hacer una Vista preliminar.

    Original, duplicado y triplicadoHice un formulario en una hoja de Excel. Cada vez que lo imprimo hago tres

    copias. Necesito que en cada una haya una leyenda que indique cul es el original,cul el duplicado y cul el triplicado. Cmo hago para obtener estas leyendas auto-mticamente, sin tener que cambiar el texto en cada copia?

    Fernando Ananias Ricci

    Una solucin sera hacer la impresin a travs de una macro que cambie el encabe-zado (o el pie de pgina) en cada copia.

    Sub Impresion()ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader = ORIGINALActiveSheet.PrintOutActiveSheet.PageSetup.CenterHeader = DUPLICADOActiveSheet.PrintOutActiveSheet.PageSetup.CenterHeader = TRIPLICADO

    2. IMPRESIN

    60 www.redusers.com

    En Excel 2003 y en las versiones anteriores, las opciones asociadas a la impresin se encuentran

    en los mens Archivo/Vista preliminar, Archivo/Configurar pgina y Archivo/Imprimir. En Excel

    2007 se encuentran mayoritariamente en la ficha Diseo de pgina de la cinta de opciones.

    OPCIONES DE IMPRESIN

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 60

    http://www.redusers.com

  • ActiveSheet.PrintOutEnd Sub

    Lo que hace esta macro es usar la propiedad PageSetup.CenterHeader para cambiarel encabezado de la hoja antes de cada impresin. Si el encabezado y el pie de pgina estuvieran ocupados con algn otro elemento,el texto se puede ubicar en alguna celda adecuada.La siguiente consulta se refiere a un problema similar y tiene una solucin parecida.

    Encabezado variableNecesito imprimir una planilla que ocupa seis pginas. En las primeras tres

    tiene que imprimirse un encabezado y en las tres restantes, otro. S que se puede ha-cer imprimiendo cada grupo por separado. Pero es un informe que imprimo todos losdas. Hay alguna forma de automatizarlo?

    Juan Gabriel Agero vila (Lambar, Paraguay)

    Todo lo que resulta muy tedioso cuando se hace a mano se puede simplificar conuna macro. Es una solucin similar a la de la consulta anterior.

    Sub Titulos()ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader = Informe de ventasActiveSheet.PrintOut From:=1, To:=3ActiveSheet.PageSetup.CenterHeader = Informe de produccinActiveSheet.PrintOut From:=4, To:=6End Sub

    Esta macro establece el primer encabezado y luego imprime las hojas 1 a 3. A con-tinuacin, establece el segundo encabezado e imprime las hojas restantes.Uno no siempre recuerda las instrucciones de macro asociadas a cada opcin o

    Encabezado variable

    61www.redusers.com

    La forma de abrir el editor de Visual Basic (para escribir o modificar una macro) depende de la

    versin de Excel que estemos usando: a travs del men o de la ficha Programador de la Cinta

    de opciones. Pero en todas las versiones podemos hacerlo con la combinacin ALT+F11.

    EDITOR DE VISUAL BASIC

    02_Excel revelado.qxp 12/29/09 4:20 PM Page 61

    http://www.redusers.com

  • comando de Excel. Entonces se lo podemos preguntar al grabador de macros. Esun buen ejemplo del uso del grabador de macros como asistente de programacin.

    El grabador como asistente PASO A PASO

    Seleccione la ficha Programador dentro de la Cinta de opciones.

    Haga un clic en e