Manual Excel

Manual de Excel

ÍNDICE

Contenido Página

Formato de Excel 4Aplicar formato a Celdas 4Fuente 4Alineación 5Bordes 5Tramas 5Números 6Opciones de Alineación 6

Alineación Vertical 6Títulos Inclinados 7Celdas con Varias Líneas 7Formato Condicional 7Borrar Celdas 8

Formato de Hojas 8Cambiar Nombre a la Hoja 8Añadir un Fondo a una Hoja 9Inmovilizar Paneles 9Eliminar Inmovilización de Paneles 10

Pegado Especial 10

Administración de Datos 12Tablas Dinámicas 12Elementos de la Base de Datos 12Cómo crear una Tabla Dinámica 12Creando una Tabla Dinámica 13Actualizar una Tabla Dinámica 13Tabla Dinámica v/s Planilla 14En la Práctica 14Opciones de la Tabla Dinámica 18Opciones de Formato 18Opciones de Datos 19Opciones Avanzadas de la Tabla Dinámica 21Campo Dato – Configuración 22Opciones Personalizadas de Excel 22Fórmulas 27

Personalizar Fórmulas 28Elementos Calculados 30Orden de Resolución 32Crear Lista de Fórmulas 32

Rangos de Consolidación Múltiple 33Ejecución de una Tabla Dinámica a través de múltiples hojas de un libro 34Creación de una Tabla Dinámica paso por paso 43Actualizar la Tabla Dinámica 46

Gráfico Dinámico 46Formato de Serie de Datos 47

2

Auditoria 49

Filtros 51Utilizar Filtros en una hoja de Datos 51Quitar Filtros 52

Funciones Avanzadas 53Función:

BUSCARV() 53SI() 53CONTAR.SI() 53SUMAR.SI() 54PAGO() 54SUMARPRODUCTO() 54

Herramientas Avanzadas de Excel 55Uso de Formularios en Excel 55

Utilización de botones de Control 55Definir Nombres a Celdas 56Subtotales 56Búsqueda de Objetivos 56Crear Escenarios 57Tablas de Datos 57Solver 58

Especificando el Objetivo 61Especificando las Celdas de Cambio 62Definiendo las Restricciones 62Especificando una restricción de números enteros 65Guardando y Reutilizando los parámetros de Solver 66Asignando los parámetros de Solver a un Escenario 67Otras Opciones de Solver 67La Opción de Adoptar el modelo Lineal 67La importancia de usar Valores Iniciales Apropiados 68La Opción de Mostrar los resultados de las Iteraciones 68Generando Informes 68

El Informe de Sensibilidad 68El Informe de Sensibilidad para el Modelo Lineal 69El Informe de Respuestas 69El Informe de Limites 69

Cuando el Solver es incapaz de Resolver 69

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FORMATO AVANZADO EN EXCEL

APLICAR FORMATO A CELDAS

1. Ir al menú Formato2. Clic en Celdas3. Aparecerá la siguiente caja de diálogo:

FUENTE

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos :

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar el menú Formato.3. Elegir la opción Celdas...4. Hacer clic sobre la pestaña

Fuente. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

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ALINEACIÓN

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

2. Seleccionar el menú Formato.3. Elegir la opción Celdas...4. Hacer clic sobre la pestaña

Alineación. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.


6. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar

BORDES

Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:


2. Seleccionar el menú Formato.3. Elegir la opción Celdas...4. Hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.



Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

TRAMAS

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:


2. Seleccionar el menú Formato.3. Elegir la opción Celdas...

5

4. Hacer clic sobre la pestaña Tramas. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

NÚMEROS

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

2. Seleccionar el menú Formato.3. Elegir la opción Celdas...4. Hacer clic sobre la pestaña Número.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha:



OPCIONES DE ALINEACIÓN.

Determinar la alineación de una celda en Excel significa decidir cómo se distribuirán el texto o los números en ella; es decir, si la información aparecerá a la izquierda, al centro o a la derecha de la celda, y si se orientará en sentido vertical (de modo que usted tenga que girar el papel para leer el texto) o inclinado.

ALINEACIÓN VERTICAL.

En la figura se muestra una tabla con los encabezamientos de las columnas orientados verticalmente. Este formato por lo general se utiliza para acomodar mejor un texto extenso sin tener la necesidad de ensanchar demasiado las columnas. Para lograr este tipo de “efecto” proceda de la siguiente manera:

1. Seleccione el rango que contiene los títulos a alinear.

2. Haga clic en el menú Formato, seleccione Celdas y vaya a la ficha Alineación.

3. A la derecha de esta ventana, aparece un cuadro que simula ser un reloj, llamado Orientación, que permite definir la inclinación del texto. La “aguja” determina la orientación del contenido de las celdas seleccionadas. Para que el texto quede vertical, haga clic “a las 12 horas”.

4. Por último, haga clic en aceptar para aplicar los cambios.

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TÍTULOS INCLINADOS.

Si bien es cierto que al acomodar los títulos en forma vertical se “economiza” en el ancho de cada columna, también es verdad que esto puede afectar la visualización de la tabla. Una solución intermedia para este problema consiste en poner los títulos inclinados. Para obtener esta alineación, siga los pasos anteriores, pero en el casillero Grados, escriba el valor 45.

CELDAS CON VARIAS LINEAS

1. Seleccione la celda cuyo título debe ocupar más de un reglón2. Elija las opciones Formato / Celdas / Alineación.3. Marque la opción Ajustar texto.4. Haga clic en Aceptar.

FORMATO CONDICIONAL

Excel presenta una opción para dar formato a las celdas según condiciones determinadas. Por ejemplo, se puede lograr que una celda cambie a fondo rojo si contiene un valor negativo, y mantenga el color blanco en el caso contrario. Esta función se conoce como Formato Condicional. Para aplicar formatos condicionales, realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione el rango de las celdas a formatear.

2. Vaya al menú Formato y elija la opción Formato Condicional. Aparece una caja de

diálogo con una serie de listas desplegables para especificar el formato.

3. En el primer casillero, elija la opción Valor de la Celda.

4. En el segundo, marque la opción adecuada( Mayor que, Menor que, Igual a, etc.)

5. En el tercer casillero, escriba la palabra para cumplir la condición.

6. De este modo, ya quedó especificada la condición (“que el valor de la celda sea igual o

mayor que la palabra escrita”). Ahora debe indicar qué formato tendrán las celdas que

cumplan con dicha condición. Para esto, haga clic en el botón Formato..., y en el

cuadro de diálogo que se abre, haga clic en las opciones que se necesitan.

7. Luego haga clic en Aceptar para volver al cuadro de Formato Condicional.

8. Para especificar dos condiciones más, oprima Agregar; repita los pasos 3 a 6 con las

palabras que guste y los colores que estime conveniente.

9. Con un clic en Aceptar, terminará la especificación del formato.

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Utilice esta ventana para especificar el formato condicional que desee.

BORRAR CELDAS

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla. Para ello:

1. Selecciona la celda o rango de celdas a borrar.

2. Elige el menú Edición.

3. Haz clic sobre el botón para ampliar el menú.

4. Escoge la opción Borrar. Aparecerá otro submenú.

5. Selecciona una de las opciones disponibles entre:

Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero retiene su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas.

Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. Pero no te preocupes ya que el estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma para eliminar el contenido de una celda:

1. Selecciona la celda a borrar.

2. Pulsa la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

FORMATO DE HOJAS

CAMBIAR NOMBRE DE LA HOJA.

En Excel 2000 se crean libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si se trabaja con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si se utiliza cada hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, etc.

8

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si se desea modificar el nombre de una hoja, se pueden utilizar dos métodos:

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

a. Estar situado en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

b. Selecciona el menú Formato.

c. Elige la opción Hoja se abrirá otro menú.

d. Selecciona la opción Cambiar nombre. La etiqueta de la hoja quedará seleccionada.

e. Escribe el nuevo nombre de la hoja.

f. Pulsa ENTER.

El segundo método es mucho más directo y rápido:

1. Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta.

2. Escribe el nuevo nombre de la hoja.

3. Pulsa INTRO.

AÑADIR UN FONDO A UNA HOJA.

Excel2000 también permite añadir una imagen de fondo a nuestras hojas.Para ello, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el menú Formato.

2. Elegir la opción Hoja.

Aparecerá otro submenú.

3. Elegir la opción Fondo...

4. Aparecerá la caja de diálogo Fondo de Hoja.

5. Buscar la imagen a utilizar de fondo.

6. Hacer clic en Insertar.

INMOVILIZAR PANELES

Una planilla extensa presenta un problema a la hora de leerla o modificarla en la pantalla: cuando se quieren ver los datos que están al final de la tabla, se pierden de vista los encabezamientos de las columnas, lo cual dificulta su lectura. Lo mismo ocurre si quiere leer los datos de las últimas columnas, y no puede ver los títulos de las primeras. Este inconveniente puede resolverse si se dejan fijas las primeras filas y las primeras columnas, de modo que sea posible recorrer el resto de la tabla. La opción que permite hacer esta tarea se denomina Inmovilizar Paneles y se utiliza de la siguiente manera:

1. Coloque el cursor en la columna derecha y en la fila inferior a aquellas que se van a

fijar.

2. Clic en el menú Ventana y elija la opción Inmovilizar Paneles. Aparecerá una línea

gruesa a lo ancho de la planilla y otra a lo alto.

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3. Si ahora desciende, por ejemplo, a la fila 30, los títulos quedarán fijos, y la lectura de la

tabla será mucho más sencilla.

PARA ELIMINAR LA INMOVILIZACIÓN DE PANELES.

Eliminar la inmovilización de los paneles es tan sencillo como el proceso anterior. Para hacerlo, simplemente debe acceder al menú Ventana y elegir la opción Movilizar Paneles, sin importar la posición del cursor en ese momento.

PEGADO ESPECIAL

En ocasiones se necesita copiar el valor de una celda sin la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad:

1. Selecciona las celdas a copiar.2. Selecciona el menú Edición.3. Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para

ampliar el menú.

O bien, haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

4. Selecciona las celdas donde se desea copiar.5. Selecciona el menú Edición.6. Elige la opción Pegado especial...

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

En el recuadro Pegar, activar una de las opciones:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este

curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1 tenemos el

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valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8.

La casilla Saltar blancos, se usa cuando se quiere que Excel 2000 ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si se copia un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas correspondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del valor inicial, pero si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y seguirán manteniendo su valor original.

La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.

7. Haz clic sobre el botón Aceptar.

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ADMINISTRACION DE DATOS

TABLAS DINÁMICAS.

Una Tabla Dinámica, es un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una información. Las tablas dinámicas, son una herramienta que permite clasificar y ordenar una planilla a fin de poder analizar y evaluar la información que contiene, de manera ágil y precisa. Una de las ventajas de usar tablas dinámicas es que se puede cambiar rápidamente el modo de organizar y seleccionar la información con sólo presionar un botón o descolgar un menú.

El empleo de Tablas Dinámicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante.

ELEMENTOS DE LA BASE DE DATOS.

Las tablas de Excel, se consideran una base de datos, ya que se encuentra divida en columnas, que serían los “campos” de la base, y en varias filas, que equivaldrían a los registros. Cada campo puede tomar diferentes valores.

CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA.

Para crear una tabla dinámica, lo primero que debe hacer es mostrar en pantalla la planilla de origen o realizar una, y luego, recurrir al Asistente para Tablas Dinámicas. Para esto realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en cualquier celda de la tabla

2. Elija en el menú Datos la opción Informe de Tablas y Gráficos dinámicos. Una vez

realizado este paso, verifique que aparezca la primera ventana del Asistente.

3. En primer lugar, el Asistente le pregunta dónde están los datos a analizar. Cómo se

encuentran en una lista o base de datos de Microsoft Excel, elija esta opción.

También le pregunta qué tipo de informe quiere realizar, seleccione Tabla Dinámica y

haga clic en siguiente.

4. Aparecerá la siguiente ventana:

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5. El segundo paso consiste en indicar cuál será el rango de datos que quiere procesar

(es decir, las celdas que contienen la información a analizar), pero como los datos

fueron seleccionados anteriormente, se omite esto haciendo clic en siguiente.

6. Aparecerá la siguiente caja de diálogo:

7. En el tercer y último paso, el Asistente le pregunta dónde situar la nueva tabla

dinámica. Para ubicarla en la misma hoja, marque la opción Hoja de Cálculo

existente y escriba las coordenadas de una celda desocupada (con suficiente espacio

libre por debajo y a la derecha para que entre la nueva tabla), luego haga clic en

Finalizar.

CREANDO UNA TABLA DINÁMICA.

Con los pasos anteriores, se habrá creado una tabla dinámica. Por lo tanto, Excel mostrará una nueva tabla y una barra de herramientas con la cual trabajar. Observe, sin embargo, que la tabla dinámica aún se encuentra vacía, debido a que los campos con la información todavía no fueron colocados en el lugar correspondiente. A continuación, verá cómo ubicar cada campo en donde corresponda para lograr su objetivo: poner la tabla en funcionamiento y así sacar las conclusiones que necesita. Una vez que la tabla dinámica y su barra de herramientas están en pantalla, lo único que debe hacer es arrastrar cada campo de la barra (aparecen como botones) a las zonas correspondientes, dependiendo del tipo de lectura que desee realizar.

ACTUALIZAR UNA TABLA DINAMICA

Un inconveniente que presenta el trabajo con este tipo de tabla es que si se necesita modificar algún dato de la planilla de origen, las tablas dinámicas asociadas no se actualizarán en forma automática, sino que este trabajo deberá hacerse de forma manual. Para esto, una vez modificados los datos de la planilla “madre”, deberá ubicar el cursor sobre el icono Actualizar datos de la barra de herramientas de la tabla dinámica, y hacer clic sobre él. La información se renueva de inmediato.

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Actualizar datos

TABLA DINÁMICA VS PLANILLA

Como habrá podido observar, una tabla dinámica presenta cuatro zonas. En cada una de ellas se colocan los campos de las planilla, que no son otra cosa que los encabezamientos de cada columna. ¿Cuál es la diferencia, entonces, entre una planilla y esta tabla, si se utilizan los mismos campos? La distinción radica en que, en la tabla dinámica, los campos se comportan como filtros, desde donde es posible regular qué mostrar y qué ocultar en cada momento, mientras que en la planilla común, cada campo es simplemente una columna. Tal como ocurrió con la creación de la tabla dinámica del ejemplo anterior, los campos de datos deben arrastrarse a la zona de la tabla que corresponda, teniendo en cuenta estas consideraciones:

Zona izquierda o Coloque campos de fila aquí: en esta área se coloca el campo que

aparecerá en las filas de la tabla dinámica.

Zona superior o Coloque campos de columna aquí: en esta zona se ubica el campo

que actuará como segunda variable para clasificar la información.

Zona superior o Coloque campos de página aquí: a este sector se arrastra el campo

que actuará como una tercera variable de la tabla, y que es el que permitirá realizar

una clasificación más fina de la información.

Zona central o Coloque datos aquí: finalmente, en esta zona se deposita el campo

que contiene toda la información a resumir, sumar, contar, etc.

EN LA PRÁCTICA

Para abarcar en mayor profundidad el tema se realizará a través de un ejemplo práctico, el que supone una factura telefónica, que tiene algunas columnas agregadas, de esta manera, se verán las opciones que ofrece Excel para ejecutar las tablas dinámicas. Este ejemplo viene incluido en este CD con el nombre de ejercicio1.xls.

Ejemplo a emplear como lista

A B C D E F G H1 Fecha Día semana Hora inicial Destino Numero Duración Hora final Importe2 15/09/01 sábado 0:00:04 Correo 6102223847 0:00:46 0:00:50 $ 0,05 3 15/09/01 sábado 10:42:49 Urbanas 4693881 0:06:36 10:49:25 $ 0,19 4 15/09/01 sábado 20:31:44 Internet 6102227638 1:28:50 22:00:34 $ 0,56 5 16/09/01 domingo 19:10:44 Correo 6102223847 0:03:46 19:14:30 $ 0,05 6 16/09/01 domingo 23:25:47 Correo 6102223847 0:01:26 23:27:13 $ 0,05 7 16/09/01 domingo 23:43:20 Correo 6102223847 0:02:10 23:45:30 $ 0,05 8 16/09/01 domingo 23:46:29 Internet 6102227638 1:00:02 0:46:31 $ 0,05 9 16/09/01 domingo 10:11:37 Urbanas 4660671 0:05:08 10:16:45 $ 0,09

10 16/09/01 domingo 22:21:51 Inter-Urb 3514268888 0:05:00 22:26:51 $ 2,31 11 17/09/01 lunes 22:28:17 Correo 6102223847 0:01:57 22:30:14 $ 0,05 12 17/09/01 lunes 23:21:59 Correo 6102223847 0:01:54 23:23:53 $ 0,05 13 17/09/01 lunes 9:14:50 Urbanas 4694898 0:00:09 9:14:59 $ 0,05 14 17/09/01 lunes 19:08:07 Celular 155070059 0:08:23 19:16:30 $ 0,23

14

15 17/09/01 lunes 20:55:07 Internet 6102227638 1:04:02 21:59:09 $ 0,47 16 18/09/01 martes 17:59:08 Correo 6102223847 0:03:18 18:02:26 $ 0,09 17 18/09/01 martes 18:15:50 Correo 6102223847 0:01:05 18:16:55 $ 0,05 18 18/09/01 martes 18:17:45 Correo 6102223847 0:00:50 18:18:35 $ 0,05 19 18/09/01 martes 22:56:18 Internet 6102227638 1:05:56 0:02:14 $ 0,47 20 18/09/01 martes 8:58:14 Urbanas 4694898 0:00:08 8:58:22 $ 0,05 21 18/09/01 martes 20:08:33 Celular 155070059 0:01:03 20:09:36 $ 0,05 22 18/09/01 martes 20:28:27 Celular 155070059 0:00:39 20:29:06 $ 0,05 23 19/09/01 miércoles 7:53:57 Correo 6102223847 0:05:44 7:59:41 $ 0,09 24 19/09/01 miércoles 8:19:33 Correo 6102223847 0:07:14 8:26:47 $ 0,19 25 19/09/01 miércoles 21:43:26 Correo 6102223847 0:03:56 21:47:22 $ 0,05 26 19/09/01 miércoles 21:53:26 Correo 6102223847 0:01:45 21:55:11 $ 0,05 27 19/09/01 miércoles 22:44:00 Internet 6102227638 2:00:51 0:44:51 $ 0,80 28 19/09/01 miércoles 9:03:09 Urbanas 4694898 0:00:07 9:03:16 $ 0,05 29 19/09/01 miércoles 19:59:23 Celular 155070059 0:01:53 20:01:16 $ 0,05 30 19/09/01 miércoles 22:20:56 Inter-Urb 3514268888 0:10:10 22:31:06 $ 4,69 31 20/09/01 jueves 19:12:50 Internet 6102227638 0:13:02 19:25:52 $ 0,33 32 20/09/01 jueves 22:49:43 Correo 6102223847 0:27:03 23:16:46 $ 0,19 33 20/09/01 jueves 23:35:35 Correo 6102223847 0:01:15 23:36:50 $ 0,05 34 20/09/01 jueves 8:36:30 Urbanas 4694898 0:00:06 8:36:36 $ 0,05 35 20/09/01 jueves 12:27:05 Urbanas 4602096 0:00:49 12:27:54 $ 0,05 36 20/09/01 jueves 19:40:59 Urbanas 4539695 0:00:37 19:41:36 $ 0,05 37 20/09/01 jueves 20:06:15 Celular 155070059 0:01:50 20:08:05 $ 0,05 38 21/09/01 viernes 9:21:25 Correo 6102223847 0:01:13 9:22:38 $ 0,05 39 21/09/01 viernes 18:43:05 Correo 6102223847 0:01:15 18:44:20 $ 0,05 40 21/09/01 viernes 9:08:21 Urbanas 4694898 0:00:07 9:08:28 $ 0,05 41 21/09/01 viernes 9:13:34 Urbanas 4693881 0:00:45 9:14:19 $ 0,05 42 21/09/01 viernes 18:39:20 Urbanas 4694898 0:00:10 18:39:30 $ 0,05 43 21/09/01 viernes 21:05:35 Urbanas 4660671 0:00:59 21:06:34 $ 0,05 44 21/09/01 viernes 18:31:22 Internet 6102227638 0:02:42 18:34:04 $ 0,09

La planilla como se puede observar se completa con la columna B que corresponde a Día semana. Para resolver que devuelva el día de la semana que corresponde a la fecha de la columna A se aplicó la función Lógica SI, con su máximo anidamiento, y la función de Fecha DIASEM. Por lo tanto en la celda B2 para trasladar hasta el final de la planilla se aplica la formula combinada:

B 2 = SI( A2= ” ” ; ” ” ; SI ( DIASEM( A2; 1 ) = 1 ; ” domingo” ;

SI( DIASEM( A2; 1 ) = 2 ; ” lunes” ; SI ( DIASEM ( A2; 1 ) = 3 ; “ martes” ; SI

( DIASEM ( A2; 1 ) = 4 ; ” Miércoles” ; SI ( DIASEM ( A2; 1 ) = 5 ; ” jueves” ; SI

( DIASEM ( A2; 1 ) = 6 ; ” viernes” ; ” sábado” ) ) ) ) ) ) )

Por ultimo se agregó la columna G Hora final donde se incluyo la formula:

G2= C2+F2

Para la ejecución de la tabla dinámica vamos a emplear el asistente para tablas y gráficos dinámicos, como se señaló anteriormente, que en este curso se supone que el usuario tiene un conocimiento general del empleo del mismo.

En primer lugar recurrimos al Menú-Datos-Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

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Paso 1

¿ Dónde están los datos que desea analizar?Activar: Lista o base de datos de Microsoft Excel

¿Qué tipo de Informe desea crear?Activar: Tabla dinámica

Paso 2

En este paso vamos a producir una variante con respecto a la ubicación de la lista o base de datos, en este caso la lista que vamos a utilizar para extraer la información y crear la tabla dinámica se encuentra almacenada en otro libro, que llamamos Control tiempos, por lo tanto en el paso 2 empleamos el botón Examinar

Pulsando el botón Examinar y ubicando el archivo que contiene los datos, Excel devuelve ‘C:\Mis documentos\Control tiempos.xls’!

Al pulsar siguiente Excel indicara error. Por lo tanto se deberá realizar la siguiente operación:

Suprimir C:\Mis documentos\, encerrar con corchetes el nombre del libro e incluir el rango de datos que se deberá conocer con anterioridad, quedando de la siguiente manera‘[Control tiempos.xls]Hoja 1’!$A$1:$H$110

Realizada la operación Pulsar siguiente

Paso 3

En este paso existe la opción de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual o en otra creada. Para los dos últimos casos se deberá usar el botón de Contraer dialogo y ubicar la celda inicial de desarrollo de la tabla. ( Se selecciona la celda A 1 ).Concluido este paso pulsar finalizar

Como consecuencia, surge una nueva barra de herramientas, que contiene una serie de botones con los nombres de los encabezados de columna de datos.Siendo ubicados algunos de ellos en la nueva hoja siguiendo el siguiente criterio.

Pagina: Los botones que se colocan en esta área son los primeros que se filtran. En este caso colocamos el botón Fecha, pudiendo mostrar todas las fechas o una determinada.

Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinámica, en este caso adoptamos el botón DestinoColumna: Como en el caso anterior, colocamos los datos que forman parte de la columna de la tabla, ubicando en la misma el botón Día SemanaDatos: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, optamos por Duración e Importe.

En el caso de Datos, al ubicar los botones por defecto, aparecerá Contar Duración y Sumar Importe.

En el caso del importe, obtendremos la sumatoria total de los distintos importes.

En el caso de Duración, también necesitamos la sumatoria de los tiempos empleados, para tal fin, debemos dar Formato al Botón.

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La operación mencionada se realiza de la siguiente manera: pulsar un clic con el botón derecho sobre Contar duración- seleccionar Configuración de campo y reemplazar en la tabla desplegable que se origina, contar por sumar y al mismo tiempo dar formato personalizado, de la siguiente forma:

Dentro del cuadro que se presenta pulsar sobre el botón numero.

Categoría: horaPersonalizadaTipo : h:mm:ssAceptarAceptar

Una vez concluida la tabla dinámica, a su finalización se produce el cálculo total de los tiempos e Importes, respectivamente. En el caso de los tiempos, se debe seleccionar toda la fila y dar formato de categoría: hora, personalizado [h]:mm:ss.

Después de todo lo expuesto el resultado obtenido es la siguiente tabla dinámica.

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana

4 Destino Datos lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo Total general

5 Celular Suma de Duración 0:14:20 0:07:54 0:03:46 0:04:28 0:05:04 0:35:32

6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,10 1,00

7 Correo Suma de Duración 0:58:30 0:27:17 1:28:05 0:52:21 0:08:30 0:00:46 0:27:15 4:22:44

8 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9 Internet Suma de Duración 1:13:10 1:05:56 4:34:20 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 11:56:53

10 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

11 Inter-Urb Suma de Duración 0:10:10 0:19:32 0:29:42

12 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42

13 Urbanas Suma de Duración 0:07:06 0:01:17 0:02:41 0:06:36 0:10:46 0:21:23 0:29:55 1:19:44

14 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,40

0,43 0,62 0,46 2,59

15 Total Suma de Duración 2:33:06 1:42:24 6:19:02 1:16:27 0:21:58 1:50:59 4:40:39 18:44:35

16 Total Suma de Importe 2,03 1,67 8,38 1,50

0,81 1,23 5,82 21,44

Antes de seguir con el desarrollo y configuración de los botones que componen la tabla dinámica, veamos como funciona la tabla ejecutada.Como se puede apreciar, la tabla a ejecutado un resumen general por día de semana de los tiempos y costos de cada destino, con sus totales individuales y generales.Esto se produce al haber colocado en la zona Pagina el botón Fecha, encontrándose agrupadas en su totalidad, por lo tanto figuran Todas.

Fecha: En caso de interesarnos una fecha en especial contenida en la lista

desplegable que se produce al pulsar el botón respectivo, la tabla se contrae

a la fecha respectiva, identificándola con el día que corresponde.

Produciendo los correspondientes totales.

Destino: Permite mantener los 5 destinos, o los que se quiera adoptar en particular

Datos: Optar por la totalidad Duración e Importe o uno en particular.

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Día Semana: Permite mantener la totalidad de los días, lunes a domingo, o un día en

particular, donde se determine el total de Duración e Importe referido a ese

día en el total de la lista.

Todas estas opciones se obtienen en el caso de la celda Fecha, seleccionando según la lista desplegable.El resto, Destino-Datos-Día Semana, manteniendo tildada las opciones respectivas en la lista desplegables.

OPCIONES DE TABLAS DINÁMICAS

Pulsando el botón Opciones que se encuentra en el Paso 3 de 3 del Asistente para crear tablas dinámicas, se abre un cuadro de dialogo con opciones avanzadas que se detallan.

Nombre: Permite mantener o cambiar el nombre de la tabla

OPCIONES DE FORMATO

Totales Generales de columnas- Totales generales de filas:Los resúmenes obtenidos con la ejecución de tablas dinámicas, necesitan en casi todos los casos de los totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos opciones. Por defecto las dos opciones aparecen activadas.

Auto formato de tablaEsta casilla se encuentra activada automáticamente, el formato que se aplica a la tabla es el que tenemos por defecto en el menú Formato.En caso de querer optar por otro, seleccionamos el menú Formato y recurrimos a los que ofrece Excel.

Subtotales de elementos ocultos de paginaEsta casilla se encuentra desactivada, por cuanto sino Excel incluiría en los subtotales, datos de opciones no elegidas en el campo Pagina.

Combinar RótulosSi se activa esta casilla se centran los nombres de los elementos, cualquiera sea su formato.

Mantener FormatoSi se decide cambiar Formato, al mantener activada esta opción, al actualizar datos se vuelve al formato original

Diseño de PaginaPagina tiene dos configuraciones. Hacia abajo, luego horizontalmente y Horizontalmente, y luego hacia abajo. Por defecto toma la primer opción.En caso de tener mas de un botón en el campo Pagina, permite cambiar la posición.

Campos por columnasDentro de la zona Pagina, permite elegir el numero de botones que van a aparecer en una misma columna. Optar por 0 (cero), muestra los botones en la misma columna.

Para valores erróneos, mostrarSe activa esta casilla y se quiere sacar una frase, en caso de existir valores incorrectos.

Para celdas vacías, mostrar

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Por defecto se encuentra activada y mostrara celdas vacías, caso contrario mostrara cero.

OPCIONES DE DATOS

Guardar datos con el diseño de la tablaPor defecto se encuentra activada, si se desactiva no se podrá configurar de nuevo la tabla dinámica ni cambiar las acciones que realiza, Contar, sumar etc.

Habilitar traspasar detallesManteniendo el casillero activado, permite al hacer doble clic sobre cualquier celda del área de datos, abrir otra hoja y crear otra tabla donde se muestra un detalle.Cada vez que se ejecute de la misma manera un doble clic sobre la celda seleccionada del área, se abrirá una nueva hoja.

Actualizar al abrirSi se han empleado datos de otro libro de Excel para crear la tabla dinámica como el caso del ejemplo, al activar la casilla, se actualizara la tabla cuando se habra el libro que tiene los datos de origen.

Opciones de datos externosCorresponde a tablas dinámicas creadas con datos externos, sin usar datos del libro de Excel

Ejemplos Prácticos

Antes de seguir avanzando en el proceso de afinar en todo lo que se refiere a la elaboración de las Tablas dinámicas, vamos a ejecutar algunas acciones sobre la tabla ejecutada que permita ver el comportamiento y funcionamiento de la misma de acuerdo a lo avanzado hasta el momento.

Ejemplo 1

A B C D1 Fecha 26/09/0123 Día semana

4 Destino Datos miércoles5 Celular Suma de

Duración0:01:53

6 Suma de Importe

0,10

7 Correo Suma de Duración

1:09:26

8 Suma de Importe

0,99

9 Internet Suma de Duración

2:33:29

10 Suma de Importe

1,13

11 Urbanas Suma de Duración

0:02:34

12 Suma de 0,19

19

Importe13 Total Suma de Duración 3:47:2214 Total Suma de Importe 2,4115

Como primer ejemplo del comportamiento de la planilla, adoptamos por elegir una fecha determinada y obtener los datos correspondientes.En este caso el 26/9/01. Como se puede ver corresponde a un día miércoles y determina los consumos y costos de cada destino.Al mismo tiempo ponemos en practica el empleo de Opciones de Tablas dinámicasBotón derecho-Opciones- desactivar Totales generales de Filas- Aceptar

En este caso no se necesitan Totales generales por fila, por que se repetirían los datos.

Ejemplo 2 Ejecución de SubtablasDentro de Opciones de tablas dinámicas, existe una opción que se encuentra habilitada, que se denomina Habilitar Traspasar detalles.Esta operación se realiza haciendo doble clic sobre un dato que interesa, y automáticamente se abrirá una hoja y creara una Subtabla con todos los detalles correspondientes.Supongamos que quisiéramos obtener el detalle completo de la tabla respecto al empleo del destino Correo, los días miércoles.Se debe ejecutar doble clic sobre la celda que corresponde a la Suma de duración, correspondiente al destino Correo y día semana miércoles.Con esta operación se obtiene la siguiente Subtabla

A B C D E F G H1 Fecha Día

semanaHora

inicialDestino Numero Duraci

ónHora final

Importe

2 26/09/01 miércoles 18:26:21 Correo 6102223847 0:33:03 18:59:24 0,473 26/09/01 miércoles 9:24:36 Correo 6102223847 0:27:36 9:52:12 0,384 26/09/01 miércoles 0:12:54 Correo 6102223847 0:08:47 0:21:41 0,145 19/09/01 miércoles 21:53:26 Correo 6102223847 0:01:45 21:55:11 0,056 19/09/01 miércoles 21:43:26 Correo 6102223847 0:03:56 21:47:22 0,057 19/09/01 miércoles 8:19:33 Correo 6102223847 0:07:14 8:26:47 0,198 19/09/01 miércoles 7:53:57 Correo 6102223847 0:05:44 7:59:41 0,09

Ejemplo 3

Siguiendo con la misma opción, si quisiéramos saber el comportamiento de Duración e Importe en totales de Día Semana solamente en correo y totales mensuales del resto de los destinos, operar de la siguiente manera:Doble clic sobre la celda Correo de la tabla, automáticamente presenta un cuadro Mostrar detalle, seleccionar Día semana obteniendo como resultado:

A B C D1 Fecha (Todas)

20

23 Destino Día semana Datos Total

4 Celular Suma de Duración 0:35:325 Suma de Importe 1,00 6 Correo lunes Suma de Duración 0:58:307 Suma de Importe 0,81 8 martes Suma de Duración 0:27:179 Suma de Importe 0,71 10 miércoles Suma de Duración 1:28:0511 Suma de Importe 1,37 12 jueves Suma de Duración 0:52:2113 Suma de Importe 0,63 14 viernes Suma de Duración 0:08:3015 Suma de Importe 0,29 16 sábado Suma de Duración 0:00:4617 Suma de Importe 0,05 18 domingo Suma de Duración 0:27:1519 Suma de Importe 0,54 20 Suma de Duración Correo 4:22:4421 Suma de Importe Correo 4,422 Internet Suma de Duración 11:56:5323 Suma de Importe 5,0324 Inter-Urb Suma de Duración 0:29:4225 Suma de Importe 8,4226 Urbanas Suma de Duración 1:19:4427 Suma de Importe 2,5928 Total Suma de Duración 18:44:3529 Total Suma de Importe 21,44

OPCIONES AVANZADAS DE CAMPO DE TABLA DINÁMICA

Seleccionar una celda de la columna Destino, y efectuar un clic con el botón derecho del Mouse.Seleccionar y pulsar Campo.Muestra una pantalla Campo de la tabla dinámicaPulsar sobre el botón Avanzado.Presenta un cuadro de dialogo Opciones avanzadas de campo de tabla dinámicaEn primer lugar se cuenta con:Opciones de campo de pagina: Tiene que ver con datos de fuente externa.Opciones de Auto ordenar:Manualmente: en este caso permite ordenar la tabla a gusto.Ascendente:Se produce la operación al crear la tabla por primera vez.Descendente:Al activar esta opción se invierte el caso anterior sobre la tabla creada.Opciones de Automostrar:Esta es una opción que permite mostrar los elementos superiores o inferiores de la tabla de acuerdo a un cierto numero.Manualmente: la tabla no sufre modificación a lo mostrado.Automáticamente: al activar esta opción se activan las opciones Mostrar y Usar campo

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Sobre la opción de Automostrar, vamos ejecutar el siguiente ejemplo, sobre la tabla dinámica ejecutadade los cinco Destinos disponibles, vamos a optar por los dos de mayor importe, para ello:Activar AutomáticamenteEn Mostrar superiores 2Usar campo Suma de importeAceptarAceptar

Se obtiene como resultado el siguiente resumen de tabla

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana


5 Internet Suma de Duración

1:13:10 1:05:56 4:34:20 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:18:53 11:56:53

6 Suma de Importe

0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

7 Inter-Urb Suma de Duración

0:10:10 0:19:32 0:29:42

8 Suma de Importe

4,69 3,73 8,42

9 Total Suma de Duración

1:13:10 1:05:56 4:44:30 0:13:02 0:02:42 1:28:50 3:38:25 12:26:35

10 Total Suma de Importe

0,66 0,47 6,62 0,33 0,09 0,56 4,72 13,45

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CAMPO DATOS – CONFIGURACIÓN

Para realizar esta operación una de las formas posibles es la siguiente: con un clic sobre una celda del campo Datos, se despliega una lista, seleccionar Campo, se accede al cuadro de dialogo Campo de la Tabla dinámica.Para determinar la opción que debe ejecutar Excel en Resumir por, ya fue explicado en el cambio Contar, por Suma, con respecto al botón Numero, al seleccionar el mencionado botón se despliegan dos zonas, Categoría y Muestra que son conocidas en Menú-Formato-Celdas, en ellas se le da el formato de acuerdo a los datos que representen.

OPCIONES PERSONALIZADAS DE EXCEL

Por ultimo tenemos el botón Opciones, en ella se describen la operaciones que ofrece Excel.Para ello se debe desplegar la lista Mostrar datos como, que contiene en primer lugar normal, es como esta la tabla actual. A continuación se enumeran las siguientes acciones:

Diferencia de: Calcula la diferencia de un dato seleccionado como rango en la tabla base y el resto, al hacer coincidir en base al campo base, el elemento base.Vamos a ejecutar un ejemplo para entenderlo mejor. Por ejemplo nos interesa saber la diferencia que existe entre el rango Suma de importe del destino Correo y todo el resto.

Ejecución

22

Seleccionamos con el cursor una celda de Suma de Importe del Destino Correo, en este caso nos ubicamos en la celda que corresponde al día Martes con un valor de 0,71 (puede ser cualquier celda del rango).Un clic con el botón derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinámica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos Diferencia de: en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar CorreoAceptar

Si todo funciono bien la tabla aparecerá como:

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana



6 Suma de Importe -0,44 -0,47 -1,22 -0,49 -0,29 -0,05 - 0,44

- 3,40


8 Suma de Importe


10 Suma de Importe -0,15 -0,24 0,56 -0,3 -0,2 0,51 0,45 0,63


12 Suma de Importe -0,81 -0,71 3,32 -0,63 -0,29 -0,05 3,19 4,02


14 Suma de Importe -0,62 -0,46 -1,13 - 0,23

0,14 0,57 -0,08 -1,81



Puede observarse cómo cada Destino muestra la diferencia de Suma de importe de cada día con respecto a la Suma de Importe de Correo, desapareciendo las de este lo mismo que los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno

% De :Calcula el tanto por ciento de todos los datos relacionando con el dato seleccionado en la tabla dinámica, para los datos seleccionados en la tabla de origen, el valor cera 100%En este caso como ejemplo seguimos con el destino Correo, como selección base, seleccionando la celda de Suma de Duración, día martes con un tiempo de 0:27:17.La ejecución es similar al caso anterior, solamente vario la selección de la opción

Un clic con el botón derecho, seleccionar Campo, en Campo de la tabla dinámica, seleccionar Opciones en Mostrar datos como desplegar la lista y adoptamos % De : en Campo base, seleccionar Destino y en Elemento base, seleccionar Correo

Aceptar

Si todo funciono bien la tabla aparecerá como:

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana


5 Celular Suma de Duración 24,50% 28,96% 4,28% 8,53% 0,00% 0,00% 18,59% 13,52%

23

6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,10

1,00

7 Correo Suma de Duración 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

8 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9 Internet Suma de Duración 125,07% 241,66% 311,45% 24,90% 31,76% 11586,96%

729,85% 272,86%

10 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

11 Inter-Urb Suma de Duración 0,00% 0,00% 11,54% 0,00% 0,00% 0,00% 71,68% 11,30%

12 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42

13 Urbanas Suma de Duración 12,14% 4,70% 3,05% 12,61% 126,67% 2789,13% 109,79% 30,35%

14 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,4 0,43 0,62 0,46 2,59



0,81 1,23 5,82 21,44

Puede observarse como cada Destino muestra la diferencia en % de Suma de Duración de cada día con respecto a la Suma de Duración de Correo, que toman el valor de 100% desapareciendo los totales de columnas, quedando los totales en filas que marcan la diferencia total de cada uno

% de la diferencia de:En este caso ejecuta la diferencia de los valores seleccionados en la tabla base con el resto y lo expresa en porcentaje, quedando en la nueva tabla los valores seleccionados en blanco.Para mostrar el ejemplo, se realiza el mismo caso anterior, los pasos son similares, seleccionando en Mostrar datos como, %de la diferencia de:

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana

4 Destino Datos lunes martes miércoles

jueves viernes sábado domingo Total general

5 Celular Suma de Duración -75,50% -71,04% -95,72% -91,47% -100,00% -100,00% -81,41% -86,48%

6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,10

1,00

7 Correo Suma de Duración

8 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9 Internet Suma de Duración 25,07% 141,66% 211,45% -75,10% -68,24% 11486,96% 629,85% 172,86%

10 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03

11 Inter-Urb Suma de Duración -100,00% -100,00% -88,46% -100,00% -100,00% -100,00% -28,32% -88,70%

12 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42

13 Urbanas Suma de Duración -87,86% -95,30% -96,95% -87,39% 26,67% 2689,13% 9,79% -69,65%

14 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,4 0,43 0,62 0,46 2,59


16 Total Suma de Importe 2,03 1,67 8,38 1,50 0,81 1,23 5,82 21,44

Total en :Produce el total de los campos en forma acumulativa, según el seleccionado en la tabla basePara producir el ejemplo seleccionamos en la tabla origen en destino Internet, la celda correspondiente a la Suma de Importe de día miércoles, valor 1,93La operación se realiza de la misma manera, seleccionando en Mostrar datos como Total en: y en Campo base destino.

24

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana



6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0 0 0,10

1,00


8 Suma de Importe 1,18 0,95 1,52 0,77 0,29 0,05 0,64 5,40


10 Suma de Importe 1,84 1,42 3,45 1,1 0,38 0,61 1,63 10,43


12 Suma de Importe 1,84 1,42 8,14 1,1 0,38 0,61 5,36 18,85


14 Suma de Importe 2,03 1,67 8,38 1,5 0,81 1,23 5,82 21,44



Se puede observar los totales acumulados de Suma de Importe, quedando en blanco la fila correspondiente a Total Suma de Importe.

% de la fila :Saca el tanto por ciento de cada fila según el 100% del total de cada una.Lo que seleccionamos en la tabla origen, es una celda referida al destino que nos interesa, si Suma de duración o Suma de Importe, en este caso seleccionamos cualquier celda de Sumas de duración, y seleccionamos en Mostrar datos como: % por fila

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana



6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,1 1,00


8 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9 Internet Suma de Duración 10,21% 9,20% 38,27% 1,82% 0,38% 12,39% 27,74% 100,00%

10 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03


12 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42


14 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,4 0,43 0,62 0,46 2,59

15 Total Suma de Duración 13,61% 9,11% 33,70% 6,80% 1,95% 9,87% 24,96% 100,00%


Como puede observarse los totales de filas muestran el 100%% de la columna :Saca el tanto por ciento de cada columna según el 100% del total de cada unaEs el mismo caso anterior pero en columnas, donde el total columnas muestran el 100%% del total:Calcula para cada celda de la tabla el tanto por ciento del total del dato seleccionado en la tabla origen.

25

Para mostrar un ejemplo, seleccionamos una celda cualquiera en la tabla origen, referida a Suma de Duración, y cada celda contendrá un porcentaje que es el que emplea dentro del 100% de la selección total.Los pasos para realizarlo son los mismos, seleccionando en Mostrar datos como, % del total-Aceptar

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana



6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,10

1,00


8 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40

9 Internet Suma de Duración 6,51% 5,86% 24,39% 1,16% 0,24% 7,90% 17,69% 63,75%

10 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03


12 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42


14 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,40

0,43 0,62 0,46 2,59

15 Total Suma de Duración 13,61% 9,11% 33,70% 6,80% 1,95% 9,87% 24,96% 100,00%


0,81 1,23 5,82 21,44

Se puede apreciar en la tabla, el porcentaje que incide por día en cada Destino, la Suma de Duración sobre el total general del 100%.Al mismo tiempo se puede observar en la columna Total general el acumulado de cada Destino que reflejan el % de incidencia del total que sumados representan el 100% de la celda J 15

Índice:Esta operación produce un resultado por celda según la siguiente operación:((valor de la celda)*(valor total de total general))/ ((Suma de la fila correspondiente)*(Suma de la columna correspondiente)).Explicada sobre la tabla origen, consiste en lo siguiente:Seleccionar cualquier celda, en este caso optamos por E 10, es decir corresponde a Suma de Importe, día miércoles, valor 1,93, la operación que realiza es : (E 10*J 16)/(J 10*E16), llevada a valores (1,93*21,44)/(5,03*8,38)

Para realizar la operación seleccionar en Mostrar datos como Índice.Esta operación la realiza en todas las celdas correspondientes a Suma de Importe. Las celdas de Totales generales mostraran valor 1.El resultado es el siguiente

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana



6 Suma de Importe 3,9078 3,0812 0,3838 2,0011 0,0000 0,0000 0,3684 1,0000


26

8 Suma de Importe 1,9443 2,0716 0,7966 2,0465 1,7446 0,1981 0,4521 1,0000


10 Suma de Importe 1,3858 1,1996 0,9817 0,9377 0,4736 1,9406 0,7251 1,0000


12 Suma de Importe 0,0000 0,0000 1,4251 0,0000 0,0000 0,0000 1,6319 1,0000


14 Suma de Importe 0,7748 1,2392 0,2371 2,2075 4,3945 4,1726 0,6543 1,0000



Como el resultado lo determina en 9 decimales, a los efectos de mostrar la tabla se redujo a 4. Para realizar la operación, un clic con el botón derecho sobre Suma de Importe –Formato celda—numero---número—Posición decimal—4

FÓRMULAS

Formulas es uno de los contenidos que surge del menú que se despliega al efectuar un clic con el botón derecho sobre la tabla.Al seleccionar Formulas, se dispone de cuatro elementos que se desarrollaran con los ejemplos respectivos. Los mismos son Campo Calculado, Elemento calculado, Orden de resolución, Crear lista de formulas.

PERSONALIZAR FORMULAS

Excel ofrece la posibilidad de crear formulas dentro de la tabla dinámica. Para realizar esta operación se debe ejecutar sobre los Campos o Elementos de la tabla.Las operaciones a realizar sobre la tabla dinámica ejecutada son las siguientes:

Campos calculadosSe realizaran todos los pasos sobre un ejemplo que consiste en aplicar un Impuesto del 6% a la Suma de Importes.Ejecución:En primer lugar, seleccionamos una celda de la tabla dinámica correspondiente al Campo Datos, que corresponde a la Suma de Importe, por ejemplo, la celda correspondiente al día miércoles de suma de importe, referido al destino Correo, cuyo valor es 1,37Efectuar un clic sobre la celda con el botón derecho, se despliega un menú del cual seleccionar Formulas, pulsar Campo calculado.Con esta operación aparece una ventana que se debe completar

1) Nombre agregamos Impuesto 6%

2) Formula, seleccionar en Campos Importe

3) Pulsar Insertar campo

4) El campo aparece en la celda Formula, donde se debe completar la misma colocando *6% quedando la misma =Importe*6%

Repetir esta operación si se quiere calcular otros campos.

5) Pulsar sobre el botón Sumar

Si todo anduvo bien Impuesto*6% se inserta dentro del listado de Campos

27

6) Para finalizar Aceptar

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana



6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,10 1,00

7 Suma de Impuesto 6%

0,02 0,01 0,01 0,01 0,00 0,00 0,01 0,06


9 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40


0,05 0,04 0,08 0,04 0,02 0,00 0,03 0,26


12 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03


0,04 0,03 0,12 0,02 0,01 0,03 0,06 0,30


15 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42


0,00 0,00 0,28 0,00 0,00 0,00 0,22 0,51


18 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,40 0,43 0,62 0,46 2,59


0,01 0,02 0,01 0,02 0,03 0,04 0,03 0,16



22 Total Suma de Impuesto 6% 0,12 0,10 0,50 0,09 0,05 0,07 0,35 1,29

23

Observando la tabla, se puede verificar que cada destino tiene aplicado el impuesto del 6%, por día y un total general por filas y columnas.

Como resumen de la operación realizada, se aclara que Excel opera sobre los datos resumidos que contiene la tabla dinámica, y no sobre los datos de origen.En la formula se pueden emplear mas de un campo.Para poner en practica este ultimo párrafo, empleemos el mismo ejemplo anterior, pero en este caso que el impuesto del 6% se incluya en el importe.Los pasos para realizar la operación son los mismos, realizando solamente dos cambios:

1- en Nombre, colocamos Importe con Impuesto 6%2- en Formula, primero insertamos el campo Importe y le agregamos el signo +, insertamos

nuevamente el campo Importe y agregamos *6%, quedando por lo tanto:3-

Importe+Importe*6%

El resultado es el siguiente:

A B C D E F G H I J

1 Fecha (Todas)

2

3 Día semana


28


6 Suma de Importe 0,37 0,24 0,15 0,14 0,10

1,00

7 Suma de Importe con Impuesto 6%

0,39 0,25 0,16 0,15 - - 0,11 1,06


9 Suma de Importe 0,81 0,71 1,37 0,63 0,29 0,05 0,54 4,40


0,86 0,75 1,45 0,67 0,31 0,05 0,57 4,66


12 Suma de Importe 0,66 0,47 1,93 0,33 0,09 0,56 0,99 5,03


0,70 0,50 2,05 0,35 0,10 0,59 1,05 5,33


15 Suma de Importe 4,69 3,73 8,42


- - 4,97 - - - 3,95 8,93


18 Suma de Importe 0,19 0,25 0,24 0,40

0,43 0,62 0,46 2,59


0,20 0,27 0,25 0,42 0,46 0,66 0,49 2,75



0,81 1,23 5,82 21,44

22 Total Suma de Importe con Impuesto 6%

2,15 1,77 8,88 1,59 0,86 1,30 6,17 22,73

ELEMENTOS CALCULADOS

El ejemplo se realiza sobre la tabla dinámica existente, donde introducimos una modificación para que se pueda apreciar en su totalidad.Como el ejemplo consiste en aplicar un impuesto diferencial por destino, excluiremos de la tabla el campo Suma de Duración

Realicemos un repaso de cómo se modifica:

Un clic con el botón derecho sobre la tabla- Seleccionar Asistente- Pulsar Diseño muestra el esquema de botones que conforman la tabla. Arrastras a su lugar de origen Suma de duración.Pulsar Terminar.

Queda la siguiente tabla

A B C D E F G H I

1 Fecha (Todas)

2

3 Suma de Importe Día semana

4 Destino lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo Total general

5 Celular $ 0,37 $ 0,24 $ 0,15 $ 0,14 $ 0,10 $ 1,00

6 Correo $ 0,81 $ 0,71 $ 1,37 $ 0,63 $ 0,29 $ 0,05 $ 0,54 $ 4,40

7 Internet $ 0,66 $ 0,47 $ 1,93 $ 0,33 $ 0,09 $ 0,56 $ 0,99 $ 5,03

8 Inter-Urb $ 4,69 $ 3,73 $ 8,42

9 Urbanas $ 0,19 $ 0,25 $ 0,24 $ 0,40 $ 0,43 $ 0,62 $ 0,46 $ 2,59

10 Total general $ 2,03 $ 1,67 $ 8,38 $ 1,50 $ 0,81 $ 1,23 $ 5,82 $ 21,44

29

Seleccionamos todos los destinos y le damos formato-celda moneda, y obtenemos el formato en todos los valores

Para realizar el ejemplo se incorpora un impuesto diferenciado a cada destino según el siguiente porcentaje.

Celular 6%Correo 4,5%Internet 5%Inter-Urb 4%Urbanas 3%

Ejecución

1) Colocar el selector en un destino cualquiera, ejemplo Correo2) Un clic con el botón derecho del Mouse3) Seleccionar Formulas4) Pulsar en elemento calculado

Con la operación realizada en el cuarto paso, aparece una ventana donde se realizan los cálculos de los elementos mediante el agregado de formulas.La ventana se debe completar paso a paso

1- Nombre colocamos Impuesto a Celular 6%2- Formula : En la pantalla Campos, debe estar seleccionado Destino, caso contrario se

selecciona.3- En pantalla Elementos, seleccionar Celular. Pulsar en Insertar elemento. Aparece en

Formula =Celular, incorporarle *6%. Quedando la celdaFormula = Celular *6%

Pulsar Sumar

Seleccionar y pulsar dos veces separadas Destino en la pantalla Campos y en la pantalla Elementos aparece incorporado el nuevo elemento Impuesto a Celular 6%

Se repiten los pasos con el próximo Destino

Nombre colocamos Impuesto a Correo 4,5%Suprimir de FormulaSeleccionar Correo Pulsar en Insertar elemento e incorporarle el porcentaje de 4,5% quedandoFormula = Correo*4,5%Se ejecutan las mismas operaciones que en el caso anterior y también es incorporado a la tabla de elementos.Los mismos pasos se ejecutan para el resto de los Destinos, cambiando el porcentaje respectivo de acuerdo al listado.La totalidad de Destinos se incorporan a la pantalla de elementos.Para finalizar Pulsar Aceptar.

Como aclaración se agrega que, al producirse la incorporación en Formula del destino Inter-Urb, que se abrevio a las llamadas Inter Urbanas, Excel lo incorpora como un nombre compuesto de la siguiente manera ‘ Inter- Urb’, idéntico criterio se debe adoptar en el caso de que se incorpore un nombre compuesto en forma manual.Realizadas las operaciones descriptas la Tabla dinámica presenta la siguiente forma:

A B C D E F G H I

1 Fecha (Todas)

30

2

3 Suma de Importe Día semana

4 Destino lunes martes miércoles jueves viernes sábado domingo Total general

5 Celular $ 0,37 $ 0,24 $ 0,15 $ 0,14 $ 0,10 $ 1,00

6 Correo $ 0,81 $ 0,71 $ 1,37 $ 0,63 $ 0,29 $ 0,05 $ 0,54 $ 4,40

7 Internet $ 0,66 $ 0,47 $ 1,93 $ 0,33 $ 0,09 $ 0,56 $ 0,99 $ 5,03

8 Inter-Urb $ 4,69 $ 3,73 $ 8,42

9 Urbanas $ 0,19 $ 0,25 $ 0,24 $ 0,40 $ 0,43 $ 0,62 $ 0,46 $ 2,59

10 Impuesto a Celular 6% $ 0,02 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,01 $ 0,06

11 Impuesto a Correo 4,5%% $ 0,04 $ 0,03 $ 0,06 $ 0,03 $ 0,01 $ 0,00 $ 0,02 $ 0,20

12 Impuesto a Internet 5% $ 0,03 $ 0,02 $ 0,10 $ 0,02 $ 0,00 $ 0,03 $ 0,05 $ 0,25

13 Impuesto a Inter-Urb 4% $ 0,00 $ 0,00 $ 0,19 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,15 $ 0,34

14 Impuesto a Urbanas 3% $ 0,01 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,01 $ 0,02 $ 0,01 $ 0,08

15 Total general $ 2,13 $ 1,75 $ 8,74 $ 1,57 $ 0,84 $ 1,28 $ 6,06 $ 22,36

16

ORDEN DE RESOLUCIÓN

Esta solamente relacionada con los Elementos calculados.Al pulsar sobre cualquier operación realizada, se puede modificar el orden de la misma, mediante los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo.El botón Eliminar, elimina la operación seleccionada.Al pulsar el botón Cerrar, cierra y recalcula la tabla en el caso de haber ejecutado alguna modificación.

CREAR LISTAS DE FORMULAS

Este elemento permite visualizar todas las operaciones que se hallan realizado sobre la tabla dinámica.Seleccionando una celda de la tabla y volviendo a la lista desplegable Formulas, del menú Tablas dinámicas, pulsar sobre Crear lista de formulas, se crea una nueva hoja con la siguiente información

31

Campo calculadoOrden de resolución

Campo Fórmula

1 Impuesto 6% =Importe*6%

Elemento calculadoOrden de resolución

Elemento Fórmula

1 'Impuesto a Celular 6%' =Celular*6%2 Impuesto a Correo 4,5%' =Correo *4,5%

3 'Impuesto a Internet 5%' =Internet *5%

4 'Impuesto a Inter-Urb 4%' ='Inter-Urb' *4%

5 'Impuesto a Urbanas 3%' =Urbanas *3%

Notas: Cuando una celda se actualiza con más de una fórmula,el valor lo establece la fórmula con la última orden de resolución.

Para cambiar el orden de resolución de fórmulas,use el comando Orden de resolución en la barra de comandos de la tabla dinámica.

Botones de selecciónDentro de la lista desplegable, ubicar Seleccionar, esta operación permite, teniendo habilitado el botón Habilitar selección, disponer de una serie de botones que permiten seleccionar partes de la tabla, según se seleccione, Rotulo, Datos, Datos y Rótulos, Toda la tabla

Mostrar paginaEn este caso, pulsando Mostrar pagina, en la lista desplegable, aparece una pantalla donde selecciona el contenido de la zona Pagina, en nuestro caso Fecha, pulsando Aceptar, divide la información en hojas que se corresponde con cada fecha acumulada.

Crear una Tabla Dinámica a partir de otraUna manera de optimizar memoria, cuando se desea ejecutar varias tablas con la misma base de datos, es emplear en el primer paso del asistente, la opción Otra tabla dinámica

RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLE

32

Ejecución de una Tabla Dinámica a través de múltiples hojas de un libro

Para ejecutar el presente ejemplo, se tomo para realizarlo la Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio de Buenos Aires, durante 4 semanas del mes de julio del año 2002.Cada cotización semanal se realiza en una hoja de calculo, es decir, en este caso se emplearon 4 hojas de calculo. Con el presente ejemplo, se demuestra como se puede vincular, analizar y sintetizar datos a través de las tablas dinámicas, extrayendo los mismos de distintas hojas de calculo de un mismo libro.

Para comenzar con el ejercicio, en primer lugar veremos los datos por semana de cotización, en cada hoja de calculo que llamaremos 1° Sem, 2° Sem, 3° Sem y 4° Sem.

1° Semana de Cotización

1° Sem.

Mes Julio 1° SemanaCotización de las acciones lideres en la Bolsa de Comercio

A B C D E F G H I

1 Sociedad 28-06-02 01-07-02 02-07-02 03-07-02 04-07-02 05-07-02 Var.Sem. Var. Anual

2 Acindar 0,207 0,220 0,242 0,255 0,272 0,266 28,50 107,81

3 Atanor 1,980 2,050 2,010 2,060 2,150 2,080 5,05 160,00

4 Bco. Bansud 0,460 0,465 0,490 0,539 0,673 0,840 82,61 133,33

5 Bco. Francés 1,810 1,900 1,800 1,820 2,000 2,100 16,02 -28,81

6 Bco. Galicia 0,198 0,205 0,198 0,198 0,220 0,240 21,21 -48,05

7 Bco. Rió 1,350 1,350 1,350 1,350 1,300 1,300 -3,70 -19,62

8 Com. Del Plata 0,095 0,098 0,097 0,098 0,105 0,110 15,79 214,29

9 Indupa 1,450 1,530 1,560 1,580 1,690 1,690 16,55 745,00

33

10 Irsa 1,530 1,570 1,570 1,600 1,700 1,710 11,76 134,25

11 Molinos 4,920 5,300 5,400 5,650 5,850 5,800 17,89 205,26

12 PC Holding 2,240 2,440 2,300 2,390 2,420 2,310 3,13 33,53

13 Renault 0,395 0,405 0,390 0,400 0,440 0,500 26,58 185,71

14 Siderar 2,300 2,500 2,630 2,850 2,930 2,780 20,87 157,41

15 Siderca 6,490 6,800 6,600 6,600 6,650 6,300 -2,93 173,91

16 Telecom 0,595 0,578 0,555 0,670 0,759 0,730 22,69 -59,67

17 Telefónica 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 -7,97 5,83

18 TGSUD 0,510 0,530 0,540 0,540 0,575 0,580 13,73 -55,38

19 Y.P.F. 44,500 44,500 44,500 44,500 42,400 42,400 -4,72 79,66

20 Merval 350,650 370,740 360,800 371,480 387,730 382,750 9,15 29,57


2° Sem


A B C D E F G H I


2 Acindar 0,266 0,268 0,268 0,242 0,242 0,230 -13,53 79,69

3 Atanor 2,080 2,080 2,080 2,000 2,030 2,000 -3,85 150,00

4 Bco. Bansud 0,840 0,924 0,924 1,010 1,050 0,980 16,67 172,22

5 Bco. Francés 2,100 2,230 2,230 2,080 2,050 2,020 -3,81 -31,53

6 Bco. Galicia 0,240 0,245 0,245 0,245 0,240 0,214 -10,83 -53,68

7 Bco. Rió 1,300 1,300 1,300 1,300 1,300 1,300 0,00 -19,62

8 Com. Del Plata 0,110 0,115 0,115 0,104 0,104 0,129 17,27 268,57

9 Indupa 1,690 1,760 1,760 1,630 1,630 1,670 -1,18 735,00

10 Irsa 1,710 1,720 1,720 1,720 1,600 1,600 -6,43 119,18

11 Molinos 5,800 5,800 5,800 5,690 5,550 5,500 -5,17 189,47

12 PC Holding 2,310 2,500 2,500 2,370 2,260 2,280 -1,30 31,79

13 Renault 0,500 0,530 0,530 0,510 0,500 0,490 -2,00 180,00

14 Siderar 2,780 2,850 2,850 2,750 2,670 2,640 -5,04 144,44

15 Siderca 6,300 6,660 6,660 6,650 6,200 6,100 -3,17 165,22

16 Telecom 0,730 0,760 0,760 0,698 0,684 0,710 -2,74 -60,77

17 Telefónica 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 1,270 0,00 5,83

18 TGSUD 0,580 0,610 0,610 0,605 0,590 0,587 1,21 -54,85

19 Y.P.F. 42,400 42,000 42,000 40,000 40,000 40,500 -4,48 71,61

20 Merval 382,750 402,120 402,120 385,010 373,490 371,030 -3,06 25,61


3° Sem

Mes Julio 3° Semana

Cotización de las acciones lideres en la Bolsa de

34

Comercio A B C D E F G H I


2 Acindar 0,230 0,232 0,230 0,247 0,255 0,265 15,22 107,03

3 Atanor 2,000 2,000 1,980 2,050 2,110 2,100 5,00 162,50

4 Bco. Bansud 0,980 0,920 0,900 0,910 0,930 0,925 -5,61 156,94

5 Bco. Francés 2,020 1,950 2,100 2,150 2,150 2,300 13,86 -22,03

6 Bco. Galicia 0,214 0,209 0,229 0,232 0,235 0,241 12,62 -47,84

7 Bco. Rió 1,300 1,300 1,300 1,300 1,300 1,300 0,00 -19,62

8 Com. Del Plata 0,129 0,143 0,140 0,138 0,145 0,139 7,75 297,14

9 Indupa 1,670 1,620 1,690 1,660 1,820 1,790 7,19 795,00

10 Irsa 1,600 1,660 1,660 1,660 1,690 1,670 4,38 128,77

11 Molinos 5,500 5,600 5,600 5,600 5,600 5,850 6,36 207,89

12 PC Holding 2,280 2,230 2,330 2,270 2,240 2,170 -4,82 25,43

13 Renault 0,490 0,510 0,535 0,535 0,588 0,610 24,49 248,57

14 Siderar 2,640 2,600 2,530 2,530 2,560 2,870 8,71 165,74

15 Siderca 6,100 6,000 6,400 6,410 6,700 6,350 4,10 176,09

16 Telecom 0,710 0,640 0,650 0,660 0,680 0,680 -4,23 -62,43

17 Telefónica 1,250 1,250 1,250 1,200 1,190 1,100 -12,00 -8,33

18 TGSUD 0,587 0,575 0,575 0,575 0,640 0,670 14,14 -48,46

19 Y.P.F. 40,500 40,600 41,000 41,000 41,000 41,000 1,23 73,73

20 Merval 371,030 361,990 376,690 375,310 381,740 379,480 2,28 28,47

4° Semana de Cotización 4° Sem


A B C D E F G H I


2 Acindar 0,265 0,255 0,280 0,305 0,290 0,275 3,77 114,84

3 Atanor 2,100 2,050 2,200 2,280 2,300 2,190 4,29 173,75

4 Bco. Bansud 0,925 0,860 0,830 0,780 0,702 0,701 -24,22 94,72

5 Bco. Frances 2,300 2,150 2,130 2,160 2,090 2,030 -11,74 -31,19

6 Bco. Galicia 0,241 0,222 0,228 0,238 0,222 0,215 -10,79 -53,46

7 Bco. Rió 1,420 1,420 1,540 1,540 1,680 1,830 28,87 13,16

8 Com. Del Plata 0,139 0,139 0,142 0,136 0,145 0,144 3,60 311,43

9 Indupa 1,790 1,796 1,910 2,000 1,970 1,990 11,17 895,00

10 Irsa 1,670 1,570 1,570 1,570 1,620 1,620 -2,99 121,92

11 Molinos 5,850 5,720 6,400 6,600 6,250 6,050 3,42 218,42

12 PC Holding 2,170 2,050 1,910 1,830 1,890 1,860 -14,29 7,51

13 Renault 0,610 0,560 0,600 0,635 0,615 0,580 -4,92 231,43

14 Siderar 2,870 3,100 3,080 3,030 2,930 2,850 -0,70 163,89

15 Siderca 6,350 6,500 6,850 6,900 6,860 6,900 8,66 200,00

16 Telecom 0,680 0,645 0,615 0,620 0,607 0,590 -13,24 -67,40

35

17 Telefónica 1,100 0,990 0,990 0,960 0,960 0,960 0,96 -20,00

18 TGSUD 0,670 0,610 0,580 0,545 0,580 0,555 -17,16 -57,31

19 Y.P.F. 41,000 37,200 37,200 35,500 37,000 37,000 -9,76 56,78

20 Merval 379,480 364,430 363,040 364,220 361,620 355,850 -6,23 20,47

El ejercicio consiste en obtener mediante una tabla dinámica el Promedio de Cotización semanal y mensual.La tabla dinámica se desarrollara en una hoja nueva que llamaremos Hoja Resumen

Ejecución

Ubicar el cursor en la celda A3 de la hoja Resumen

Menú-Datos-Informe de tablas dinámicas y gráficos dinámicos

Paso 1 de 3

Activar Rango de consolidación múltiples

Activar Tabla dinámica

Paso 2a de 3

Activar crear un solo campo de pagina

Asistente para tablas y gráficos dinámicos --- paso 2 b

Rango: Seleccionar 1° Semana

‘ 1° Sem’!$A$1:$G$20

Pulsar Agregar Seleccionar 2° Semana

‘ 1° Sem’!$A$1:$G$20

Agregar

Efectuar la misma operación con la 3° y 4° Semana

Si se ejecutaron en cada semana los datos por hoja dentro de los mismos rangos es decir $A$1:$G$20, la selección se realiza por semana en forma automática.

Producida esta operación aparecen todos los rangos por semana incorporados en el sector Todos los rangos

Pulsar Siguiente

Paso 3 de 3

Pulsar diseño

Por defecto aparece el diseño conformado de la siguiente manera

Pagina Pagina 1

36

Columna Columna

Fila Fila

Datos Sumar Valor

El contenido de cada botón es el siguiente

Pagina 1 Agrupa a cada una de las semanasColumna Agrupa a todas las fechas de cotizaciónFila Agrupa a todas las sociedadesDatos Agrupa a todas las cotizaciones

Para ejecutar la tabla dinámica debemos realizar algunos cambios en el diseño y en la configuración de campos que propone ExcelPor lo tanto el diseño de la tabla dinámica que resume toda la información que nos interesa la realizamos de la siguiente manera:

En Pagina ubicamos Columna, es decir, agrupamos todas las fechas, obteniendo el resumen total por semana o hasta una fecha determinada.

En Columna ubicamos Pagina 1 que agrupa las 4 semanas de cotización

En Fila ubicamos Fila es decir agrupamos todas las sociedades que cotizan

En Datos Colocamos Valor

En este caso por defecto Excel coloca Sumar Valor, por lo tanto como nos interesa el Promedio, pulsando doble clic sobre el botón, aparece Campo de la tabla dinámica, seleccionamos Promedio, Aceptar.

Como tenemos señalado la celda A3, pulsamos finalizar.

Quedando conformada la tabla dinámica y el asistente en su parte superior.

Pulsando sobre la misma el botón Configuración de campo (segundo contando de la derecha), Promedio ya estaba configurado, por lo tanto pulsamos Numero, Categoría- numero—Posiciones decimales 3Aceptar Aceptar.

Como retoque final le colocamos los nombres correspondientes, es decir, en Columna colocamos Fechas en Filas, Sociedades, en Pagina 1, Semanas y en Elemento 1, 1° Semana, 2° Semana, etc.

La tabla dinámica queda conformada de la siguiente manera

A B C D E F1 Fechas (Todas)23 Promedio de ValorSemanas

4Sociedades

1°Semana 2° Semana 3° Semana4°

SemanaProm.gener

al5 Acindar 0,244 0,253 0,243 0,278 0,254

37

6 Atanor 2,055 2,045 2,040 2,187 2,0827 Bco. Bansud 0,578 0,955 0,928 0,800 0,8158 Bco. Francés 1,905 2,118 2,112 2,143 2,0709 Bco. Galicia 0,210 0,238 0,227 0,228 0,226

10 Bco. Rió 1,333 1,300 1,300 1,572 1,37611 Com. Del Plata 0,101 0,113 0,139 0,141 0,12312 Indupa 1,583 1,690 1,708 1,909 1,72313 Irsa 1,613 1,678 1,657 1,603 1,63814 Merval 370,692 386,087 374,373 364,773 373,98115 Molinos 5,487 5,690 5,625 6,145 5,73716 PC Holding 2,350 2,370 2,253 1,952 2,23117 Renaut 0,422 0,510 0,545 0,600 0,51918 Siderar 2,665 2,757 2,622 2,977 2,75519 Siderca 6,573 6,428 6,327 6,727 6,51420 Telecom 0,648 0,724 0,670 0,626 0,66721 Telefónica 1,270 1,270 1,207 0,993 1,18522 TGSUD 0,546 0,597 0,604 0,590 0,58423 Y.P.F. 43,800 41,150 40,850 37,483 40,82124 Prom.general 23,372 24,104 23,444 22,828 23,437

Observando la tabla dinámica, se puede observar que se ha obtenido un resumen general de las 4 semanas a través del promedio de cotización por Semana y Sociedad

Filtrado de datos.Botón Fechas: Pulsando la flecha respectiva se despliegan todas las fechas que componen los días de cotización. Seleccionando una fecha, permite obtener las cotizaciones de esa fecha solamente de todas las sociedades.Botón Sociedades: Permite obtener el promedio de determinadas sociedades, desactivando el resto.Botón Semanas: Permite seleccionar las semanas que solamente se requieran obtener datos promedio de las 4 existentes.

2° Ejemplo

En este ejemplo se emplearon para construir la Tabla dinámica, como fuente de datos, listas de elementos ubicados en distintas hojas de otro libro.Para ir comprobando su desarrollo y resultado final en los resúmenes, se emplearon para ejecutar el ejemplo, la planilla original de factura telefónica modificada, pero sus destinos divididos en hojas diferentes y ubicados en otro libro que llamamos Totales generalesCada lista se identifica por el nombre de la hoja que representa el destino. Teniendo en cuenta que los destinos corresponden a: Celular, Correo, Internet, Inter Urb y Urbanas, tendremos para cada uno la lista en una hoja respectiva dentro del libro Totales generalesSegún el siguiente esquema.

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Celular

A B C D E F

38

1 Fecha Importe Duración Hora inicial

Hora final Numero

2 17/09/01 $ 0,23 0:08:23 19:08:07 19:16:30 1550700593 18/09/01 $ 0,05 0:01:03 20:08:33 20:09:36 1550700594 18/09/01 $ 0,05 0:00:39 20:28:27 20:29:06 1550700595 19/09/01 $ 0,05 0:01:53 19:59:23 20:01:16 1550700596 20/09/01 $ 0,05 0:01:50 20:06:15 20:08:05 1550700597 23/09/01 $ 0,05 0:03:24 22:07:05 22:10:29 1550700598 24/09/01 $ 0,05 0:00:18 15:04:30 15:04:48 1550113129 24/09/01 $ 0,09 0:05:39 21:59:49 22:05:28 15507005910 25/09/01 $ 0,05 0:00:34 15:17:16 15:17:50 15501131211 25/09/01 $ 0,09 0:05:38 20:47:57 20:53:35 15507005912 26/09/01 $ 0,05 0:00:43 0:04:08 0:04:51 15507005913 26/09/01 $ 0,05 0:01:10 19:52:50 19:54:00 15507005914 27/09/01 $ 0,09 0:02:38 19:55:43 19:58:21 15507005915 30/09/01 $ 0,05 0:01:40 20:38:39 20:40:19 155011312

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Correo

A B C D E F1 Fecha Importe Duració

nHora

inicialHora final Numero

2 15/09/01 $ 0,05 0:00:46 0:00:04 0:00:50 61022238473 16/09/01 $ 0,05 0:03:46 19:10:44 19:14:30 61022238474 16/09/01 $ 0,05 0:01:26 23:25:47 23:27:13 61022238475 16/09/01 $ 0,05 0:02:10 23:43:20 23:45:30 61022238476 17/09/01 $ 0,05 0:01:57 22:28:17 22:30:14 61022238477 17/09/01 $ 0,05 0:01:54 23:21:59 23:23:53 61022238478 18/09/01 $ 0,09 0:03:18 17:59:08 18:02:26 61022238479 18/09/01 $ 0,05 0:01:05 18:15:50 18:16:55 610222384710 18/09/01 $ 0,05 0:00:50 18:17:45 18:18:35 610222384711 19/09/01 $ 0,09 0:05:44 7:53:57 7:59:41 610222384712 19/09/01 $ 0,19 0:07:14 8:19:33 8:26:47 610222384713 19/09/01 $ 0,05 0:03:56 21:43:26 21:47:22 610222384714 19/09/01 $ 0,05 0:01:45 21:53:26 21:55:11 610222384715 20/09/01 $ 0,19 0:27:03 22:49:43 23:16:46 610222384716 20/09/01 $ 0,05 0:01:15 23:35:35 23:36:50 610222384717 21/09/01 $ 0,05 0:01:13 9:21:25 9:22:38 610222384718 21/09/01 $ 0,05 0:01:15 18:43:05 18:44:20 6102223847

39

19 23/09/01 $ 0,05 0:00:58 22:25:50 22:26:48 610222384720 23/09/01 $ 0,05 0:01:00 22:27:12 22:28:12 610222384721 23/09/01 $ 0,05 0:01:00 22:31:12 22:32:12 610222384722 23/09/01 $ 0,19 0:13:25 22:32:36 22:46:01 610222384723 24/09/01 $ 0,19 0:15:26 7:44:21 7:59:47 610222384724 24/09/01 $ 0,33 0:12:56 18:00:48 18:13:44 610222384725 24/09/01 $ 0,19 0:26:17 22:33:00 22:59:17 610222384726 25/09/01 $ 0,38 0:15:22 8:57:12 9:12:34 610222384727 25/09/01 $ 0,05 0:01:54 16:09:25 16:11:19 610222384728 25/09/01 $ 0,09 0:04:48 23:36:56 23:41:44 610222384729 26/09/01 $ 0,14 0:08:47 0:12:54 0:21:41 610222384730 26/09/01 $ 0,38 0:27:36 9:24:36 9:52:12 610222384731 26/09/01 $ 0,47 0:33:03 18:26:21 18:59:24 610222384732 27/09/01 $ 0,05 0:03:37 1:01:50 1:05:27 610222384733 27/09/01 $ 0,05 0:00:46 7:49:38 7:50:24 610222384734 27/09/01 $ 0,05 0:00:51 13:30:11 13:31:02 610222384735 27/09/01 $ 0,05 0:01:21 13:32:47 13:34:08 610222384736 27/09/01 $ 0,19 0:17:28 23:10:53 23:28:21 610222384737 28/09/01 $ 0,05 0:01:22 17:12:53 17:14:15 610222384738 28/09/01 $ 0,05 0:00:55 17:15:05 17:16:00 610222384739 28/09/01 $ 0,09 0:03:45 17:55:15 17:59:00 610222384740 30/09/01 $ 0,05 0:03:30 17:18:49 17:22:19 6102223847

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Internet

A B C D E F1 Fecha Importe Duración Hora


2 15/09/01 $ 0,56 1:28:50 20:31:44 22:00:34 61022276383 16/09/01 $ 0,05 1:00:02 23:46:29 0:46:31 61022276384 17/09/01 $ 0,47 1:04:02 20:55:07 21:59:09 61022276385 18/09/01 $ 0,47 1:05:56 22:56:18 0:02:14 61022276386 19/09/01 $ 0,80 2:00:51 22:44:00 0:44:51 61022276387 20/09/01 $ 0,33 0:13:02 19:12:50 19:25:52 61022276388 21/09/01 $ 0,09 0:02:42 18:31:22 18:34:04 61022276389 23/09/01 $ 0,75 1:50:10 20:16:13 22:06:23 610222763810 24/09/01 $ 0,05 0:00:33 20:41:42 20:42:15 610222763811 24/09/01 $ 0,14 0:08:35 20:45:47 20:54:22 610222763812 26/09/01 $ 0,05 0:00:33 20:55:34 20:56:07 610222763813 26/09/01 $ 0,47 1:05:55 20:56:31 22:02:26 610222763814 26/09/01 $ 0,05 0:00:33 23:33:41 23:34:14 610222763815 26/09/01 $ 0,56 1:26:28 23:34:38 1:01:06 610222763816 30/09/01 $ 0,19 0:28:41 23:37:37 0:06:18 6102227638

40

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Inter Urb



2 16/09/01 $ 2,31 0:05:00 22:21:51 22:26:51 35142688883 19/09/01 $ 4,69 0:10:10 22:20:56 22:31:06 35142688884 30/09/01 $ 1,42 0:14:32 20:43:18 20:57:50 2322429622

Libro Totales GeneralesNombre de Hoja Urbanas



2 15/09/01 $ 0,19 0:06:36 10:42:49 10:49:25 46938813 16/09/01 $ 0,09 0:05:08 10:11:37 10:16:45 46606714 17/09/01 $ 0,05 0:00:09 9:14:50 9:14:59 46948985 18/09/01 $ 0,05 0:00:08 8:58:14 8:58:22 46948986 19/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:03:09 9:03:16 46948987 20/09/01 $ 0,05 0:00:06 8:36:30 8:36:36 46948988 20/09/01 $ 0,05 0:00:49 12:27:05 12:27:54 46020969 20/09/01 $ 0,05 0:00:37 19:40:59 19:41:36 453969510 21/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:08:21 9:08:28 469489811 21/09/01 $ 0,05 0:00:45 9:13:34 9:14:19 469388112 21/09/01 $ 0,05 0:00:10 18:39:20 18:39:30 469489813 21/09/01 $ 0,05 0:00:59 21:05:35 21:06:34 466067114 22/09/01 $ 0,05 0:01:07 15:28:24 15:29:31 466067115 22/09/01 $ 0,09 0:04:58 19:07:03 19:12:01 469388116 22/09/01 $ 0,05 0:00:11 19:22:41 19:22:52 466057117 22/09/01 $ 0,05 0:01:34 19:23:22 19:24:56 466067118 22/09/01 $ 0,05 0:00:15 19:27:33 19:27:48 466067119 23/09/01 $ 0,14 0:10:04 11:24:48 11:34:52 469388120 24/09/01 $ 0,05 0:00:08 9:12:38 9:12:46 469489821 24/09/01 $ 0,09 0:06:49 20:31:09 20:37:58 469388122 25/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:12:51 9:12:58 469489823 25/09/01 $ 0,05 0:00:40 11:26:32 11:27:12 460209624 25/09/01 $ 0,05 0:00:13 11:44:21 11:44:34 469388125 25/09/01 $ 0,05 0:00:09 23:56:19 23:56:28 469489826 26/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:12:24 9:12:31 469489827 26/09/01 $ 0,09 0:02:19 11:35:23 11:37:42 460209628 26/09/01 $ 0,05 0:00:08 23:02:29 23:02:37 4694898

41

29 27/09/01 $ 0,05 0:00:07 9:19:07 9:19:14 469489830 27/09/01 $ 0,05 0:00:10 10:20:27 10:20:37 469489831 27/09/01 $ 0,05 0:02:48 20:44:13 20:47:01 483181432 27/09/01 $ 0,05 0:01:46 22:04:38 22:06:24 483181433 27/09/01 $ 0,05 0:00:13 22:28:38 22:28:51 469489834 28/09/01 $ 0,23 0:08:45 11:41:20 11:50:05 469388135 29/09/01 $ 0,05 0:00:08 10:02:37 10:02:45 469489836 29/09/01 $ 0,09 0:06:34 13:30:25 13:36:59 469388137 30/09/01 $ 0,09 0:06:38 9:52:21 9:58:59 469388138 30/09/01 $ 0,09 0:07:47 10:52:50 11:00:37 466067139 30/09/01 $ 0,05 0:00:18 21:04:45 21:05:03 4693881

CREACIÓN DE LA TABLA DINÁMICA PASO POR PASO

En un libro nuevo, nos ubicamos en una hoja que llamaremos Resumen General.Colocamos el selector en la celda B4.Menú- Datos- Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Paso 1 de 3Activar Rangos de consolidación múltiple

Paso 2ª de 3Activar Campos de paginas personalizadas

Esta acción nos permite insertar los nombres de elementos del campo en la tabla, en nuestro caso los destinos que se encuentran en hojas separadas

Pulsar Siguiente

Paso 2b de 3¿ Dónde están los rangos de hoja de calculo que desea consolidar ?

Pulsar Examinar

En este caso se ubica el archivo del nuevo libro, para realizar esta operación, en primer lugar se debe conocer de antemano, el nombre de la hoja donde se ubica la primera lista a consolidar y el Rango a emplear para obtener los datos. En todos los casos los datos que nos interesa para ejecutar la tabla corresponden a las columnas Fecha, Importe y Duración.En el recuadro Rango, debemos dejar el nombre solamente del libro, encerrado por corchetes, y agregarle el nombre de la hoja con el rango respectivo, quedando de la siguiente manera

‘[Totales generales.xls]Celular’!$A$1:$C$15

Pulsar AgregarY se incorpora a la pantallaTodos los rangos

Pasamos a ¿ Cuantos campos de pagina desea ?

En nuestro caso 1Activar 1

Se activa el casillero Campo unoIntroducir Celular Manteniendo seleccionado el rango de datos al que se asocia

42

Volver a realizar toda la operación desde un principio para la segunda lista en nuestro caso Correo. Completada la operación la pantalla del asistente presenta el siguiente panorama.

Muestra cierta variación en los datos de rangos por cuanto están extraídos de una tabla ejecutada en Excel, pero el procedimiento no varia

Pulsar Siguiente

Paso 3 de 3 diseño

Excel ofrece el siguiente esquema de ubicación

Pagina Pagina 1

Fila Fila

Columna Columna

Datos Contar valor

En Pagina 1 ubica los destinos Fila Las fechas en su totalidad Columna Los dos elementos a calcular en Datos Importe y Duración Datos Contar Importe y Duración

En este caso vamos a producir unos cambios en la ubicación y configuración de campos.Ubicando los elementos de la siguiente manera

Pagina Fila

Fila Pagina 1

43

Columna Columna Datos Configurar el campo a Sumar valor

Por ultimo en Opciones- Opciones de Tabla dinámica-Desactivar Totales generales por filaEsto se realiza, por cuanto en este caso sumaria Importe con Duración.Paso 3 de 3 Finalizar

Una vez ejecutada la tabla, dar Formato- Celda a la columna Duración con Hora y a Importe con Moneda, quedando de la siguiente manera

A B C D12 Fechas (Todas) 3

4Suma de Valor

Columna

5 Destino Duración Importe6 Celular 00:35:32 $ 1,007 Correo 04:22:44 $ 4,408 Internet 11:56:53 $ 5,039 Inter-Urb 00:29:42 $ 8,4210 Urbanas 01:19:44 $ 2,59

11Total general 18:44:35 $ 21,44

12

Como se puede apreciar para darle otra característica, se suplanto Fila, por Fechas y Pagina 1, por Destino

Se puede observar que la tabla ofrece distintas opciones para producir el filtrado de datos respectivosEn Fechas: permite emplear la totalidad de las fechas para realizar los cálculos como en el caso del ejemplo, o una fecha en particular que se selecciona en una lista desplegable que posee al pulsar el selector.Destino: Permite desplegar y desactivar los destinos que no se deseen obtener datos.Columna : Permite obtener la totalidad de las opciones, Duración e Importe o desactivar alguna de ellas, en caso de querer obtener una información parcial.

Ejemplo empleando la misma tabla aplicada a una fecha determinada en este caso 26/09/01

A B C D12 Fechas 26/09/01 miércoles34 Suma de Columna

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Valor5 Destino Duración Importe6 Celular 0:01:53 $ 0,107 Correo 1:09:26 $ 0,998 Internet 2:33:29 $ 1,139 Urbanas 0:02:34 $ 0,1910 Total general 3:47:22 $ 2,41

Observando la tabla dinámica se puede apreciar en la celda D2, el día de la semana que corresponde a la fecha seleccionada, cosa que en la tabla anterior figura en blanco.Esto es un agregado que se crea en la celda respectiva con la incorporación de la siguiente función

D2=SI(C2=”(todas”;””;SI(DIASEM(C2;1)=1;”domingo”;SI(DIASEM(C2;1)=2;”lunes”; SI(DIASEM(C2;1)=3;“martes”;SI(DIASEM(C2;1)=4;”miércoles”; SI(DIASEM(C2;1)=5;”jueves”; SI(DIASEM(C2;1)=6;”viernes”;”sábado”)))))))

Otro dato importante de comprobar es la coincidencia entre las dos tablas ejecutadas por un lado empleando una lista compacta, en lo que respecta a totales generales, e individuales para cada destino y las tablas empleando la opción de Rango de consolidación múltiples, en este ultimo caso se selecciono la misma fecha que en el caso anterior

ACTUALIZAR LA TABLA DINÁMICA

En todos los casos de ejecución de tablas dinámicas vistos hasta el presente, de producirse alguna modificación en las listas o bases de datos, origen de la creación de la tabla, es necesario actualizarlas. Esta operación se realiza de 2 formas:1° Seleccionar una celda de la tabla. Menú-Datos- Pulsar Actualizar datos

2° Clic sobre la tabla con el botón derecho y pulsar Actualizar datos

GRAFICO DINAMICO (con tabla dinámica)

Vamos a desarrollar otro punto referente a las posibilidades que presenta el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, como son los gráficos dinámicos a partir de una tabla dinámica.Para realizar el ejemplo vamos a emplear en primer lugar la tabla dinámica de totales realizada a través de Rangos de consolidación múltiple.

Ejecución

1° Seleccionar una celda de la tabla y pulsar una ves con el botón derecho del Mouse.Se despliega una lista donde se selecciona: Grafico dinámico

2° Pulsar sobre Grafico dinámicoExcel automáticamente ofrece un grafico:Tipo estándar- tipo de grafico ColumnasSubtipo de grafico: Columna apilada

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Como con este grafico no representa en su conjunto lo expresado en la tabla, debemos cambiar el tipo de grafico.

1° Con el Mouse, pulsar sobre el grafico con el botón derecho, desplegándose una lista.

2° Seleccionar y pulsar sobre Tipo de grafico Adoptamos Tipos personalizado Tipo de grafico Líneas en dos ejes

Se obtiene un grafico de líneas con dos ejes de valores, uno de Duración y otro de Importe

El aspecto del grafico luego se modifica a gusto.Sobre la línea de Importe se pulsa doble con el Mouse.Esta operación despliega en pantalla una serie de botones que corresponden a:

FORMATO DE SERIE DE DATOS

Con el botón Tramas se modifica, Estilo y Grosor de la línea Con el botón Rótulos de datos activar Mostrar valoresVolcando cada valor en la interceptación correspondiente.

Idéntica operación se realiza con la línea que representa Duración

El grafico que se obtiene es el siguiente

Podemos observar como los datos de Importe y Duración, se corresponden con el destino en el grafico, según se expresa en la tabla dinámica.También en el grafico se puede observar 3 botones, como sucede en la tabla dinámica, para producir el filtrado de datos, por eso el nombre de Grafico dinámico.

46

Botón Fecha: Agrupa o selecciona una fecha determinada.Botón Columna: Permite graficar Duración e Importe, o elegir uno de ellos.Botón Destino: Permite todos o optar por uno de los destinos.

Para observar el comportamiento del grafico, vamos a producir el filtrado, en correspondencia con el producido en la tabla dinámica, es decir, vamos a seleccionar la fecha 26/09/01 y producir el filtrado en el grafico.

El resultado es el siguiente

Como se puede observar se produce el filtrado y grafico, en correspondencia con la tabla dinámica.

Al modificarse o agregarse algún dato, correspondiente a Duración o Importe en cualquier destino, se actualiza la tabla como ya se explico y el grafico automáticamente.Por lo general el grafico debe recibir retoques como sucedió en el primer caso.

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AUDITORIA

Para detectar y solucionar problemas, Excel pone a disposición del usuario una serie de herramientas que permiten rastrear errores.

La barra de herramientas de Auditoria permite acceder a estas herramientas fácilmente. Para mostrar / ocultar esta barra, se debe activar en el menú Herramientas la opción Auditoria, y luego elegir Mostrar barra de Auditoria. De esa forma se podrá visualizar la siguiente barra:

Dentro de esta barra se pueden utilizar opciones tales como:

Rastrear niveles: Permite averiguar las dependencias de datos que existen entre las celdas. Para utilizarla, seleccionamos la celda de la que queremos averiguar sus precedentes y sus dependientes. Luego pulsaremos una de las siguientes opciones de la barra de herramientas Auditoria.

Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que depende la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de precedencia.

Quitar un nivel de precedencia. Elimina las flechas del último nivel de precedencia de la celda actual.

Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son dependientes de la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de dependientes.

Quitar un nivel de dependientes. Elimina las flechas del último nivel de dependencias de la celda actual.

Quitar Todas las Flechas. Elimina todas las flechas que haya en pantalla.

En la siguiente figura podemos observar un ejemplo de precedentes y dependientes de la celda B5:

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VALIDACION DE DATOS: Restringe las entradas de celda a números, fechas u horas dentro de límites especificados. Pasos a seguir:

1. Seleccione las celdas que desee

restringir.

2. En el menú Datos, haga clic en

Validación.

3. Aparecerá la siguiente caja de diálogo

de la derecha.

4. Elija la ficha Configuración.

5. En el cuadro Permitir, haga clic en el

tipo de datos (Para especificar sólo números, haga clic en Número entero o Decimal.

Fechas u horas, haga clic en Fecha u Hora)

6. Haga clic en el operador que desee en el cuadro Datos y especifique el limite inferior o

superior para los datos, o bien ambos límites, dependiendo del operador que se

seleccione.

7. Si desea permitir que la celda que se está restringiendo esté en blanco o si desea definir

límites que utilicen una referencia de celda, o una fórmula que dependa de celdas que

inicialmente están en blanco, compruebe que la casilla de verificación Omitir blancos está

activada (Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco,

tratándolas como si tuvieran ceros, desactive la casilla de verificación Omitir blancos)

8. Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas

incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje entrante

y Mensaje de error. (Para omitir la presentación de mensajes, desactive las casillas de

verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje entrante y Mostrar

mensaje de error si se introducen datos no válidos en la ficha Mensaje de error.

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FILTROS

Es la manera más rápida de mostrar solo los elementos que desea mostrar en una lista.

1. Ubique su cursor, en una celda que contenga los títulos de la planilla2. Elija en el Menú Datos, la opción Filtro.3. Luego seleccione Auto filtro4. Aparecerá al comienzo de cada columna flechas que apuntan hacia abajo, y dentro de

ellas se podrá seleccionar solo el registro que se desea visualizar.5. Para desactivar los Filtros, realice los mismos pasos indicados anteriormente.

UTILIZAR LOS FILTROS EN UNA HOJA DE DATOS

1. Hacer clic en la flecha de la columna por la que se desea filtrar la información.2. Elegir el dato por el que se filtrará la lista3. Ver resultados.Además, se pueden elegir las opciones:

Las 10 más...: Permite filtrar la tabla de modo que muestre los primeros diez registros que reúnan un determinado criterio elegido por e usuario de acuerdo con su preferencia. Cuando se selecciona esta opción se abre la siguiente caja de diálogo:

Personalizar...: Permite especificar criterios de selección y de filtración de los datos que contiene la tabla. Para ello se pueden indicar los operadores lógicos como >, <, mayor o igual que, etc.Al elegir esta opción se activa la siguiente caja de diálogo:

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Nota: Después de filtrar los datos y si se desea que se visualicen todos los registros contenidos en la tabla, activar la opción Todas.

QUITAR FILTROS

1. Ir al menú Datos2. Elegir Filtros3. Clic en Autofiltros

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FUNCIONES AVANZADAS

Al finalizar esta lección el alumno será capaz de:

Utilizar las funciones avanzadas de Excel:

o Función BUSCARV()

o Función SI()

o Función CONTAR.SI()

o Función PAGO()

o FUNCION SUMAPRODUCTO()

FUNCION BUSCARV( )

Busca el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el contenido de n columnas a su derecha.

Uso:

=BUSCARV(Celda;Rango;Columna)

Los tres argumentos:

Celda; donde estará lo que intentamos buscarRango; donde ha de buscarloColumna; el número de columnas que queremos mostrar.

FUNCION SI( )

Es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO.

Sintaxis:

=SI(Condición;Verdadero;Falso)

Condición; interrogante o pregunta sobre valores.Verdadero; se realiza esta acción si se cumple 100% la condición.Falso; de no cumplirse la condición íntegramente se ejecuta esta operación.Operadores lógicos: el Y y el O

La sintaxis de la orden sería la siguiente

=SI(Y(Condición1:Condición2... Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones

=SI(O(Condición1:Condición2... Caso que se deba cumplir sólo una condición

FUNCION CONTAR.SI()

Función estadística de Excel que permite contar las celdas en un rango determinado que coinciden con la especificación o criterio dado.

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Sintaxis:

=CONTAR.SI(Rango;Criterio)

En donde:

Rango: es el área de celdas en donde se desea contar el número de veces que serepite un elemento dado.Criterio: es el elemento buscado en el rango anterior.

FUNCION SUMAR.SI()

Suma el contenido de las celdas que cumplen un determinado criterio.

Sintaxis:

=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_Suma)

En donde:

Rango: Es el rango de celdas que se desea evaluar (en donde se buscará elelemento).Criterio: Es el criterio o condición que determina que celdas deben sumarse.Rango_Suma: Son las celdas que se vana sumar. Si se deja en blanco u omite, sesumarán las celdas del rango.

FUNCION PAGO()

Esta función calcula los pagos periódicos que se tienen que realizar sobre un préstamo, a un interés determinado, y en un tiempo x. Nos permitirá operar con diferentes capitales, años o tipos de interés.

La sintaxis de la orden es:

=PAGO(Interés;Tiempo;Capital)

Esta fórmula nos calculará el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales tendremos que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12.

Observa:

=PAGO(Interés/12;Tiempo*12;Capital)

FUNCION SUMAPRODUCTO()

Multiplica los componentes correspondientes de las matrices o rangos suministrados y devuelve la suma de esos productos.

Sintaxis:

=SUMAPRODUCTO(Matriz1;Matriz2;Matriz3..)

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HERRAMIENTAS AVANZADAS DE EXCEL

USO DE FORMULARIOS EN EXCEL

UTILIZACIÓN DE BOTONES DE CONTROL

La utilización de los controles en forma de botón agilizan el manejo de las hojas de cálculo. Antes que nada debemos activar la barra de botones (si no lo está ya). La barra se activa con la opción Ver - Barras de herramientas y activando la casilla Formularios.

A continuación se detallan las más utilizadas en formularios de pantalla:

Etiqueta, permite insertar texto estático a un formulario de Excel.

Cuadro de grupo, permite insertar un borde de trabajo, generalmente usado para dividir secciones de un mismo formulario.

Casilla de verificación, permite incluir casillas a los formularios. Usadas comúnmente para activar / desactivar opciones.

Botón de opción, permite incluir botón de alternativas a un formulario.

Cuadro combinado, permite diseñar una ficha o lista de opciones.

Control de número, permite aumentar o disminuir un número en una escala personalizada.

Barra de desplazamiento, conocido elemento que nos permite aumentar o disminuir un valor.

Ejemplo de Formularios en Excel.

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DEFINIR NOMBRES A CELDAS

Opción que permite insertar nombres de celdas o rangos a las planillas. De esta forma, se hace más sencilla la ubicación de dichos valores para posibles funciones o formulas.

1. Seleccionar las celdas o el rango.

2. Ir al menú Insertar

3. Elegir Nombre y luego clic en Definir.

4. Digitar el nombre

5. Clic en Agregar.

6. Clic en Aceptar.

SUBTOTALES EN EXCEL

Los sub-totales se utilizan en Excel cuando trabajamos con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas.

1. Seleccionar el rango de datos

2. Ir al menú Datos y elegir Subtotales

3. Aparece la ventana de la derecha.

4. En la ficha Para cada cambio en:, seleccionar

la columna titular o principal de la tabla de

datos (generalmente es la 1° columna)

5. En la ficha Usar función:, Seleccionar la

función a utilizar para entregar dicho subtotal.

6. En Agregar subtotal a: indicar a que

columnas de valores se les desea aplicar dicha función.

7. Clic en Aceptar.

BÚSQUEDA DE OBJETIVOS

Esta sencilla opción se utiliza para buscar un valor específico como resultado de una fórmula, modificando el contenido de una celda. Excel buscará qué valor debería tomar esa celda para conseguir el resultado esperado. A esa celda se la denomina Valor independiente y a la celda que contiene la fórmula se la denomina Dependiente.Pasos:

1. Ir al menú Herramientas

2. Clic en Buscar objetivo

3. Aparece la ventana de la derecha.

4. En Definir la celda, se debe indicar la

celda que contiene la formula.

5. Con el valor, es el valor que tomará la

celda anterior, o sea, el valor que queremos obtener.

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6. Para cambiar la celda, celda que se utiliza en la formula. Indica la celda que nos

interesa conocer.

7. Al aceptar el cuadro, Excel muestra un mensaje con una solución encontrada. Se

acepta o cancela esta posibilidad.

CREAR ESCENARIOS

Un escenario es un conjunto de celdas cambiantes que puede grabarse para estudiar diferentes resultados.

1. Ir al menú Herramientas.

2. Clic en Escenarios.

3. En la caja de diálogo que aparece, clic en

Agregar

4. Se muestra la ventana de la derecha.

5. En Nombre del escenario, se digita un

nombre que tenga relación a lo solicitado

1. en ese escenario.

6. En Celdas cambiantes, indicar el rango de

celdas que se cambiarán constantemente a

cada escenario.

7. En Comentarios se pueden describir acciones del escenario u otros motivos.

8. Clic en Aceptar.

9. Se le solicita que ingrese los nuevos valores en las celdas cambiantes.

Después clic en aceptar.

10. Se pueden repetir los pasos 3, 4, 5, 6, 7 y 8 para el resto de los escenarios.

11. Luego, se elige uno a uno los nombres de los escenarios creados, y clic en mostrar.

12. Si se desea generar una tabla con los valores mostrados, clic en el botón Resumen...

13. Como celda resultante marca la celda del total final de la tabla.

14. Observar los resultados.

TABLAS DE DATOS

Una tabla de datos es un conjunto de celdas relacionadas mediante una o varias fórmulas, aplicando diferentes valores constantes y analizando e interpretando los resultados. Una variable es una entrada sobre la que ejercemos un control, y que afecta a una serie de cálculos y resultados que dependen de ella. Para utilizar la herramienta tabla de datos se debe tener un cierto conocimiento sobre a que datos se les pueden aplicar el formato de tabla, teniendo en cuenta que existen valores constantes, y lo que nos ofrece son variables.

1. Seleccionar el rango de datos.

2. Ir al menú Datos y elegir Tabla

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3. Aparecerá la ventana de la derecha.

4. Como celda de entrada de la fila, se debe seleccionar la constante que originará los

valores de los encabezados de columnas.

5. Como celda de entrada de columna, selecciona la celda constante que originará los

valores de la fila inicial de datos.

6. Clic en Aceptar.

SOLVER

Sin duda, una de las herramientas más potentes de Excel. Solver es un programa complejo, pero de fácil uso que permite hallar la mejor solución a un problema, permitiendo modificar valores e incluyendo condiciones.

Permite modificar el contenido de una tabla de datos, para obtener un resultado final. Muy similar a la herramienta Buscar objetivos, pero además restringe valores de la tabla mediante condiciones.

Herramienta ideal para gestionar una cotización o una orden de compra, en donde sedesea ajustar el total final de la transacción a un valor fijo real.

1. Ir al menú Herramientas y hacer clic en Solver.

2. Como Celda objetivo pulsa en la celda que contiene el valor final o resultado final que

se desea obtener.

3. Activa la casilla Valores de y escribe el valor al que se desea encontrar.

4. Pulsa un clic en el campo Cambiando las celdas y selecciona el rango donde se

permiten modificar los datos.

5. Pulsa el botón Agregar de la zona Sujetas a las siguientes restricciones

6. Indica que valores se desea que solver cambie, pero estando sujeto a restricciones

específicas por el usuario.

7. Observar que Solver dice que ha hallado una solución al problema. Mirar la hoja y

observar los resultados.

8. Solver a ajustado los valores hallando un valor para cada uno de ellos, y el valor final

es el buscado.

9. Al hacer clic en Aceptar, Solver modificaría la hoja escribiendo los nuevos valores.

10. Además, Solver permite hacer un resumen del escenario hallado:

- Activa la casilla Resolver- Selecciona la opción Respuestas de la casilla de la derecha y acepta.- Se ha creado una nueva hoja llamada Informe de respuestas. Actívala y

estudia su contenido.

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Solver es una herramienta de Excel que permite la optimización en la distribución de recursos empleando Programación Lineal y No Lineal. Para entender más fácilmente este manual, se incluyen las páginas de un archivo llamado Campaña Publicitaria.xls.

Antes de detallar como se usa la opción Solver es necesario señalar que en Excel existe la función Buscar Objetivo, la que posee gran utilidad para resolver problemas que involucran un valor objetivo exacto y que depende de un único valor desconocido. Para los problemas más complejos, se debe usar la función Solver. Solver puede manejar problemas que involucran muchas variables y pueden ayudar a encontrar las combinaciones de variables que maximice o minimice una celda objetivo. También permite especificar uno o más restricciones que deben cumplirse para que la solución sea válida.

Solver es un complemento disponible en Excel. Si usted realiza una instalación completa, en el menú de las Herramientas se incluirá al comando Solver. Si no se encuentra este comando en el menú Herramientas, escoge Agregar, lo que incorporará a Solver. Si Solver no está en la lista, usted necesitará instalarlo ejecutando la instalación completa de Microsoft Excel, tal como lo muestra la figura 1.

Figura 1 Habilitación de la opción Solver

Como un ejemplo del tipo de problemas que con Solver se puede resolver, imagine que está planeando una campaña de publicidad para un producto nuevo. Su presupuesto total son $12.000.000; usted quiere exponer 800 millones de veces por lo menos sus anuncios a los lectores potenciales; y usted ha decidido poner anuncios en seis publicaciones, llamadas Pub1 a Pub6. Cada publicación alcanza un número diferente de lectores y con cargos (pagos) en una proporción diferente por página. (Para mantener este análisis más simple, ignoraremos

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el problema de posibles descuentos por volumen). Su trabajo es llegar al mayor número de lectores objetivos posibles, al menor costo bajo las siguientes condiciones adicionales:

- Por lo menos seis anuncios deben existir en cada publicación- No más de un tercio de los pesos disponibles para publicidad deben gastarse en una

publicación.- Su costo total por poner anuncios en Pub3 y Pub4 no debe exceder $7.500.000.

Figura 2 Planilla con datos para determinar el número de anuncios publicitarios

Usted podría ser capaz de solucionar este problema sustituyendo muchas alternativas hasta lograr una respuesta satisfactoria, manteniendo el cuidado de respetar las condicionantes antes definidas, y revisando el impacto de sus cambios en el gasto total. De hecho, ese es lo que Solver hará por Ud., pero lo hará mucho más rápido, empleando técnicas analíticas para determinar la solución óptima sin tener que probar cada alternativa posible.

Para usar Solver, escoja el comando Solver del menú Herramientas, encontrando una situación similar a la planteada en la siguiente figura

Para definir los parámetros de Solver se deben completar tres secciones: su objetivo (de acuerdo al ejemplo sería minimizar el gasto total), sus variables o celdas de cambio (en el ejm. sería el número de anuncios que se pondrán en cada publicación), y sus restricciones o limitantes que en el problema se plantean.

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Figura 3 Opción Solver

ESPECIFICANDO EL OBJETIVO

En la sección Celda objetivo, se indica la meta u objetivo a lograr. En este ejemplo, usted quiere minimizar el costo total, lo que a su vez se complementa en la sección Valor de la celda objetivo que en el ejemplo es Mínimo la elección (figura 4).

Usted puede indicar el lugar en donde está definida la función objetivo ya sea 1) indicando las coordenadas de una celda, 2) o tecleando un nombre que se ha asignado a una celda, o 3) buscando y seleccionando la celda directamente en la hoja de cálculo. Si usted asigna un nombre a la celda objetivo, Solver lo utilizará de igual forma en sus informes aun cuando usted especifica las coordenadas de la celda en lugar de su nombre en la sección Celda Objetivo. Si usted no especifica nombres para las celdas, en los informes de Solver se incluirán nombres basados en los títulos de la columna más cercana y en el texto que encabeza la fila, pero estos nombres no aparecen en las secciones de la función Solver. Para tener mayor claridad al leer los resultados, es una buena idea nombrar todas las celdas importantes de su modelo antes de ejecutar Solver.

En este ejemplo, Ud. quiere que Solver determine en la celda objetivo el menor valor posible, para lo que se selecciona Min. En otros problemas, usted podría querer maximizar una celda objetivo a su mayor valor posible seleccionando la opción Max por ejemplo si su celda objetivo expresara ganancias o utilidades. O Usted podría querer que Solver encontrara una solución igual a algún valor particular, en dicho caso usted seleccionaría en Valores de la cantidad (o una celda de referencia). (Note que seleccionando la opción Valores de, y considerando sólo una celda como variable de cambio, sin especificar restricciones, usted puede usar Solver como la función Buscar objetivo).

Usted no tiene que especificar un objetivo. Si usted deja la Celda objetivo en blanco, pulsando el botón Opciones, y selecciona la opción Mostrar resultado de Iteraciones, usted puede visualizar paso a paso las combinaciones o iteraciones de celdas

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de cambio en relación a las restricciones. Usted podrá conseguir una respuesta que respete las restricciones pero no necesariamente sea la solución óptima.

Figura 4 Parámetros de Solver.

ESPECIFICANDO LAS CELDAS DE CAMBIO (Variables de cambio)

El próximo paso es indicar en Solver cuales serán las celdas de cambio, lo que se señala en la sección Cambiando las Celdas. En el ejemplo de campaña publicitaria, las celdas cuyos valores pueden ser ajustados son aquellas que especifican el número de anuncios a ser puesto en cada publicación. Estas celdas quedan en el rango D2:D7 (figura 2). Como se mencionó anteriormente, se puede proporcionar esta información tecleando las coordenadas de la celda, indicando el nombre de la celda, o seleccionando las celdas en la hoja de la planilla. Si las variables no están en celdas adyacentes, usted puede separar las celdas de cambio (o rangos) con comas (si usted selecciona celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona cada celda o rango). Alternativamente, usted puede pulsar el botón Estimar, y Solver propondrá las celdas de cambio más apropiadas de acuerdo a la celda objetivo especificada.

Usted puede especificar al menos una celda de cambio; de otra forma Solver no tendría nada que hacer. Si usted especifica una celda objetivo (tal como lo hace en la mayoría de los casos), usted debe especificar celdas de cambio que sean precedentes a la celda objetivo, o sea que estén vinculadas; es decir, celdas que en la fórmula de la celda objetivo dependen en forma prioritaria en su cálculo. Si el valor de la celda objetivo no depende de las variables, Solver no podrá resolver nada.

DEFINIENDO LAS RESTRICCIONES

El último paso, especificar las restricciones es optativo. Para especificar una restricción, pulse el botón Agregar.. en los Parámetros de Solver (figura 5). La figura 6 muestra en la cuarta restricción cómo usted expresa la restricción que los gastos totales de publicidad (valor en celda E8 en el modelo) debe ser menor o igual que el presupuesto total (el valor en celda G11).

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Figura 4 Pulse el botón Agregar.. en los Parámetros de Solver para agregar restricciones.

Como usted puede ver, una restricción consiste de tres componentes: una celda de referencia, un operador de la comparación, y un valor de restricción. Usted especifica la referencia de la celda en la opción Referencia de la Celda, selecciona un operador de la comparación de la lista central, y especifica el valor de la restricción en el lado derecho. Después de especificar una restricción de esta manera, usted puede pulsar el botón Aceptar para volver a los Parámetros de Solver o pulsar el botón Agregar para especificar otra restricción.

La figura 6 muestra todos los Parámetros de Solver definidos. Note que las restricciones se listan en orden alfabético, no necesariamente en el orden en el que usted las definió.

Figura 6 Datos ingresados en Parámetros de Solver

Dos de las restricciones tienen un rango de referencias en el lado izquierdo del operador de la comparación. La expresión: $D$2:$D$7>=$G$15 define que el valor de cada celda en D2:D7 debe ser mayor o igual a 6, y la expresión $F$2:$F$7 <= $G$14 define que el valor de cada celda en F2:F7 no debe ser mayor que un 33,33 por ciento. Cada uno de estas expresiones es una manera de simplificar seis restricción separadas, en sólo una. Si usted usa este tipo de simplificación, el valor de la restricción en el lado derecho del operador de la comparación debe ser un rango de las mismas dimensiones que el rango del lado izquierdo, una referencia de celda simple, o un valor constante.

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Después de completar los Parámetros de Solver, pulse el botón Resolver. En la medida que Solver trabaja, aparecen mensajes en la barra de estado. Solver determina valores por ensayo en las celdas de cambio, recalcula la planilla, y entonces prueba los resultados. Comparando el resultado de cada iteración con el de la iteración predecesora, Solver determina el conjunto de valores que satisfagan el objetivo así como las restricciones.

En el ejemplo de campaña de anuncios, Solver tiene éxito encontrando un valor óptimo para la celda objetivo considerando todas las restricciones, desplegando el mensaje mostrado en Figura 7. Los valores desplegados en la planilla de cálculo en ese momento producen la solución óptima. Usted puede dejar estos valores en la planilla de cálculo seleccionando Aceptar, o usted puede restaurar los valores que sus variables tenían antes de que usted activara Solver pulsando el botón Cancelar o seleccionando Restaurar Valores Originales y luego Aceptar. Usted también tiene la opción de asignar los valores de la solución a un escenario determinado.

Figura 7 Menú de Resultados en Solver.

Los valores de la solución mostrados en la Figura 8 indican que usted puede mantener sus costos de campaña de anuncio a un mínimo con 16,6 anuncios en Pub1, 6,0 en Pub2, 32,9 en Pub3, 53,2 en Pub4, 6,0 en Pub5, y 6,0 en Pub6. Esta combinación de colocaciones expondrá a su público objetivo a 800 millones de veces (asumiendo que el número de lectores de las publicaciones son correctos). Desgraciadamente, como no es posible ejecutar una fracción de un anuncio, la solución no es práctica.

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Figura 8 Planilla con resultados preliminares.

Usted puede solucionar el resultado no entero de dos maneras: redondeando, o agregando nuevos restricciones que obliguen a los resultados a adoptar números enteros. En la próxima sección se discute lo que pasa si usted exige a Solver entregar una solución entera.

ESPECIFICANDO UNA RESTRICCIÓN DE NÚMEROS ENTEROS

Para estipular que sus variables de colocación de anuncios se restrinjan a números enteros, usted ejecuta Solver como de costumbre y pulsa el botón Agregar en los Parámetros de Solver. En Agregar, usted selecciona el rango que contiene sus anuncios de colocación (D2:D7). Luego, despliega la lista central del cuadro de diálogo y seleccione int. Solver inserta el palabra integer en la Restricción, tal como se muestra en la Figura 9. Pulse el botón Aceptar para volver a los Parámetros de Solver.

Figura 9 Limitar las celdas de cambio a Números Enteros (Para especificar un restricción de números enteros, seleccione int de la lista central).

Cuando usted pulsa el botón Resolver en los Parámetros de Solver para ejecutar el problema con la nueva restricción de números enteros, Usted puede lograr una solución óptima con números enteros disminuyendo las Pub1 de 16,6 a 16, las Pub3 de 32,9 a 32, las Pub4 de 53,2 a 53, y aumentando las Pub5 y Pub6 a 9 y 7, respectivamente. Estos valores generan un número de lectores de 800 millones a un costo de $ 11.186.170.

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¿Usted necesita Restricciones con Números Enteros?

Al agregar una restricción para números enteros a Solver, puede aumentar geométricamente la complejidad del problema, pudiendo generarse retrasos posiblemente inaceptables. El ejemplo discutido en este capítulo es relativamente simple y no toma una cantidad excesiva de tiempo para la resolución, pero un problema más complejo con restricción para números enteros podría plantear un desafío mayor para Solver. Ciertos problemas pueden resolverse sólo usando una restricción para enteros. En particular, las soluciones enteras son útiles para problemas en los que las variables pueden asumir sólo dos valores, como 1 ó 0 (sí o no), pero usted también puede usar la opción bin en la selección de la Restricción.

GUARDANDO Y RE UTILIZANDO LOS PARÁMETROS DE SOLVER

Cuando usted guarda un libro de trabajo después de usar el Solver, todo los valores que usted utilizó en los Parámetros de Solver se graban junto con sus datos de la planilla de cálculo. Usted no necesita especificar nuevamente el problema si quiere continuar trabajando con él durante una sesión posterior de Excel.

Para guardar más de un set de parámetros de Solver con una hoja de cálculo dada, usted debe usar la opción de Guardar Modelo. Para usar esta opción, siga estos pasos:

1. Elija Solver del menú de Herramientas.2. Presione el botón Opciones, entonces en las Opciones de Solver mostrada en Figura

10, pulse el botón Guardar Modelo. Excel sugiere una celda en donde guardar los parámetros de Solver en la hoja de cálculo.

Figura 10 Opciones de Solver.

3. Especificar una celda vacía o teclear su referencia y entonces pulsar el botón Aceptar. Si usted especifica una sola celda, Solver pega en un rango el modelo, empezando en la celda indicada e inserta fórmulas en tantas celdas debajo de él como sea necesario. (Esté seguro que las celdas debajo de la celda indicada no contienen datos). Si usted especifica un rango, Solver llena sólo las celdas especificadas de los parámetros del

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modelo. Si el rango es demasiado pequeño, algunos de sus parámetros no se guardarán.

4. Para re utilizar los parámetros guardados, pulse el botón Opciones en los Parámetros de Solver, pulse el botón a Cargar Modelo, y entonces especifique el rango en el que usted guardó los parámetros de Solver.

Usted encontrará más fácilmente al guardar y re utilizar los parámetros de Solver si asigna un nombre a cada rango del modelo, después de que usted usa la opción de Guardar Modelo. Usted puede especificar ese nombre cuando usted usa la opción Cargar Modelo.

ASIGNANDO LOS RESULTADOS DE SOLVER A UN ESCENARIO

Una mejor manera de guardar sus parámetros de Solver es salvarlos como un Escenario empleando Guardar Escenarios. Como usted podría haber notado, el mensaje de Resultados de Solver mostrada en la Figura 7 incluye la opción Guardar Escenario. Pulsando este botón activa el Administrador de Escenarios y le permite asignar un nombre al escenario junto con los valores actuales de sus celdas de cambio. Esta opción proporciona una manera excelente para explorar y realizar un análisis posterior en una variedad de posibles resultados.

OTRAS OPCIONES DE SOLVER

Las Opciones de Solver mostradas en la Figura 10 contienen varias alternativas que podrían necesitar alguna explicación. Con el Tiempo y las Iteraciones, usted le indica a Solver cuan duro trabajar en la solución. Si Solver alcanza el tiempo limite o el número límite de iteraciones antes de encontrar una solución, el cálculo se detiene y Excel le pregunta si usted quiere continuar. Las opciones pre definidas son normalmente suficientes para resolver la mayoría de los problemas, pero si usted no alcanza una solución con estas opciones, usted puede probar ajustándolas.

La opción Precisión es usada por Solver para determinar lo cercano que se quiere que los valores en las celdas en donde se ha definido la restricción tenga con los límites impuestos en dicha restricción. El valor máximo es 1, lo que representa la precisión más baja. Especificando un valor menor que la cifra por defecto 0,000001, origina mayores tiempos en lograr la solución.

La opción Tolerancia sólo se aplica a problemas que usan restricción para números enteros y representa un porcentaje de error permitido en la solución.

Las opciones Estimación, Derivadas, y Hallar por quedan mejor en su elección predefinidas, a menos que usted entiende técnicas de optimización lineal. Si usted quiere más información sobre estas opciones, remítase a la ayuda en línea de Excel.

LA OPCIÓN ADOPTAR MODELO LINEAL

Un problema de optimización lineal es uno en el que el valor de la celda objetivo es una función lineal de cada celda de cambio; es decir, si usted hace un gráfico de XY del valor de la celda objetivo contra todos los valores posibles de cada celda de cambio, sus gráficos serán líneas rectas. Si alguno de sus gráficos producen curvas en lugar de las líneas rectas, el problema es no lineal.

La opción Adoptar Modelo Lineal sólo puede activarse para los modelos en los que todas las relaciones son lineales. Modelos que usan adición y substracción simple y funciones

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de la hoja de cálculo como SUMA son lineal por naturaleza. Sin embargo, la mayoría de los modelos son no lineales. Ellos son generados multiplicando celdas cambiantes por otras celdas cambiantes, usando factores exponenciales o de crecimiento, o usando funciones de la hoja de cálculo no lineales como PMT.

Solver puede manejar problemas de optimización lineal y no lineales. Puede resolver problemas lineales más rápidamente si usted selecciona en la opción Adoptar Modelo Lineal. Si usted selecciona esta opción para un problema no lineal y entonces intenta resolver el problema, Solver despliega un mensaje No se Satisfacen Las Condiciones Para Adoptar un Modelo Lineal. Si usted no está seguro de la naturaleza de su modelo, es mejor no usar esta opción.

Si usted selecciona Adoptar un Modelo Lineal y entonces elige la opción de Informe de Sensibilidad, Solver produce un Informe de Sensibilidad en una forma ligeramente diferente que para los problemas no lineales.

LA IMPORTANCIA DE USAR VALORES INICIALES APROPIADOS

Si su problema es no lineal, usted debe estar consciente de un detalle muy importante: Su opción de valores iniciales puede afectar la solución generada por Solver. Con problemas no lineales usted debe hacer siempre lo siguiente:

- Ponga sus celdas de cambio con valores razonablemente cercanos al valor óptimo antes de ejecutar el problema.

- Prueba valores iniciales alternativos de ver qué impacto puedan tener en la solución de Solver.

LA OPCIÓN DE MOSTRAR LOS RESULTADOS DE LAS ITERACIONES

Si usted está interesado en explorar muchas combinaciones de sus celdas de cambio, en lugar de sólo la combinación que produce el resultado óptimo, usted puede obtener ventajas al revisar los Resultados de las Iteraciones. Simplemente pulse el botón Mostrar Resultado de Iteraciones en las Opciones de Solver (figura 10). Después de cada iteración, podrá guardar el resultado en un escenario, continuando con la próxima iteración.

Usted debe estar consciente que cuando usted usa Mostrar Resultado de Iteraciones, Solver hace una pausa en soluciones que no cumplen todas sus restricciones así como para soluciones sub óptimas.

GENERANDO INFORMES

Además de insertar valores óptimos en las celdas de cambio de su problema, Solver puede resumir sus resultados en tres informes: Respuestas, Sensibilidad, y Límites. Para generar uno o más informes, seleccione los nombres de los informes en la opción de la Figura 7. Seleccione los informes que usted quiere y entonces pulsa el botón Aceptar. (Empleando la tecla Ctrl podrá seleccionar más de uno). Cada informe se guarda en un hoja de cálculo separado en el libro de trabajo actual, con la etiqueta identificada con el nombre del informe.

EL INFORME DE SENSIBILIDAD

El informe de Sensibilidad proporciona información sobre cuán sensible es la celda objetivo a los cambios en sus restricciones. Este informe tiene dos secciones: uno para sus celdas de cambio y uno para sus restricciones. La columna derecha en cada sección proporciona la información de sensibilidad.

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Cada celda de cambio y restricciones se lista en una fila separada. La sección de la Celda de cambio incluye un valor de Gradiente Reducido que indica cuánto la celda objetivo sería afectada por un aumento de una unidad en la celda de cambio correspondiente. Semejantemente, el Multiplicador de Lagrange en la sección de las Restricciones indica cuánto la celda objetivo sería afectada por un aumento de una unidad en el valor de la restricción correspondiente.

EL INFORME DE SENSIBILIDAD PARA UN MODELO LINEAL

Si usted selecciona Adoptar Modelo Lineal en las Opciones, el informe de Sensibilidad incluye varias columnas adicionales de información.

Para las celdas cambiantes, la columna del Costo Reducido muestra el aumento en el valor de la celda objetivo por cada unidad que cambie la celda de cambio. La columna del Coeficiente Objetivo muestra el grado en que las celda de cambio y la celda objetivo están relacionadas. El Aumento y Disminución Permisible muestran la cantidad que el Coeficiente Objetivo debe cambiar antes de que las celdas cambiantes sean afectadas.

Para las restricciones, la columna de Precio Sombra indica el aumento en el valor objetivo por cada unidad que se incrementan las restricciones. La columna del Lado Derecho de la Restricción (RHS) simplemente despliega el valor de la restricción usado en el problema. Y el Aumento Aceptable y la Disminución Permisible muestran la cantidad que el valor de la restricción (mostrado en la columna del Lado Derecho de la Restricción) debe cambiar antes de las celdas cambiantes sean afectadas.

EL INFORME DE RESPUESTA

El informe de Respuesta lista la celda objetivo, las celdas de cambio, y las restricciones. Este informe también incluye información sobre el estado del valor de holgura para cada restricción. Los estados pueden ser Opcional, Obligatorio o No Satisfecho. El valor de holgura es la diferencia entre el valor de la solución de las celdas de restricción y el número que aparece en el lado derecho de la fórmula de restricción. Un restricción Obligatoria es una para el que el valor de holgura es 0. Una restricción Opcional es un restricción que estaba satisfecho con un valor de holgura diferente a 0.

EL INFORME DE LÍMITES

El informe de Límites dice cuánto pueden aumentar o disminuirse los valores de sus celdas de cambio sin transgredir las restricciones de su problema. Para cada celda de cambio, este informe lista el valor óptimo así como los valores más bajos y más altos que pueden usarse sin violar la restricción.

CUANDO EL SOLVER ES INCAPAZ DE RESOLVER

El Solver es poderoso pero no milagroso. No podría resolver cada problema que usted plantee. Si Solver no puede encontrar la solución óptima a su problema, presenta un mensaje de realización infructuoso en la respuesta a la Solución de Solver.

Los mensajes de la realización infructuosa más comunes son los siguientes:

Solver no podría encontrar una solución factible. Solver es incapaz de encontrar una solución que satisface todas sus restricciones. Esto puede pasar si las restricciones están

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lógicamente en conflicto (por ejemplo, si en restricciones separados usted pregunta que Pub1 sea mayor que 5 y menor que 3) o si no todas las restricciones pueden satisfacerse (por ejemplo, si usted insiste que se logre una campaña de publicidad para 800 millones de lectores con $1 millones de presupuesto).

En algunos casos, Solver devuelve también este mensaje si el valor inicial de sus celdas de cambio están lejos de sus valores óptimos. Si usted piensa que sus restricciones están lógicamente consistentes y su problema es soluble, pruebe cambiando el valor inicial y re ejecutando Solver.

El límite máximo de iteración fue alcanzado; ¿continúa? Para evitar que su computadora trabaje indefinidamente con un problema insoluble, Solver se diseña para hacer una pausa y presentar este mensaje cuando ha realizado su número predefinido de iteraciones sin llegar a una solución. Cuando usted ve este mensaje, usted puede re iniciar la búsqueda para una solución pulsando el botón Continuar, o usted puede pulsar el botón Detener. (Usted también puede asignar los valores actuales a un escenario).

Si usted pulsa el botón Continuar, Solver empieza resolviendo de nuevo y no se detiene hasta que encuentre una solución, se rinde o alcanza su límite de tiempo de máximo. Si sus problemas frecuentemente exceden el límite de iteraciones de Solver, usted puede aumentar el valor pre definida escogiendo en las Opciones un nuevo valor en las Iteraciones.

El límite de tiempo de máximo fue alcanzado; ¿continúa? Este mensaje es similar al mensaje del límite de iteración. Solver se diseña para hacer una pausa después que un periodo de tiempo predefinido ha pasado. Usted puede aumentar este valor por defecto escogiendo en las Opciones la alternativa Tiempo.

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