Manual Documentos Smd Multiusuario

7/23/2019 Manual Documentos Smd Multiusuario

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MANUAL

DOCUMENTOS MSD - MULTIUSUARIO

El programa Documentos MSD,es una herramienta de gestin de documentos y

correspondencia para todas las versiones de Windows que utiliza una avanzada

tecnologa de tratamiento y explotacin de datos.

Documentos MSDconsta de dos mdulos principales:

Documentos: Este mdulo permite la gestin de la documentacin de una

empresa o de un profesional. os documentos se pueden clasificar por grupo, por

proyecto, por cliente y por tipo de documento. !ermite catalogar tanto documentos

fsicos, como documentos en formato digital.

El programa permite gestionar las siguientes "ases de datos auxiliares para este

mdulo: grupos, tipos de documento, autores e idiomas.

Registro de correspondencia: Este mdulo permite la gestin de la

correspondencia documental de una empresa, de un organismo p#"lico, de un

profesional, etc. El programa genera n#meros de documento autom$ticos y

tam"i%n permite la asignacin de n#meros de documento manuales. os

documentos se pueden clasificar por procedencia, por remitente, por destino, por

destinatario, por grupo, por tipo de documento, por expediente y por tipo de

respuesta. Este mdulo tam"i%n permite gestionar las respuestas a los

documentos, facilitando el control de fechas para los documentos pendientes de

respuesta.

Prstamos El programa permite una completa gestin de pr%stamos, tanto de los

documentos como de la correspondencia. !ermite llevar un control de los o"&etos


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prestados, de las personas a las que se prestan, de las fechas en las que se

prestan y de los plazos de devolucin.

!Para "u sir#e este programa$

Documentos MSDtiene dos utilidades "$sicas:

'na empresa, un organismo p#"lico o un profesional, podr$n catalogar toda su

documentacin de una forma f$cil y ordenada, pudiendo o"tener despu%s la

informacin de muchas maneras distintas, agrupada por proyecto, cliente, tipo de

documento, u"icacin, autor, etc.

'na empresa, un organismo p#"lico o un profesional, podr$n llevar un registro

de correspondencia de entrada y de salida, con numeracin autom$tica por a(os,

o manual controlada por el usuario, pudiendo o"tener despu%s la informacin de

muchas maneras distintas, agrupada por proyecto, cliente, remitente, destinatario,

tipo de documento, u"icacin, etc.

) la hora de o"tener la informacin introducida es donde se ve toda la potencia de

Documentos MSD, ya que los datos se pueden ordenar por cualquier campo o

com"inacin de campos. *am"i%n se pueden agrupar por cualquier com"inacin

de campos, lo que permite ver, por e&emplo, documentos agrupados por proyecto y

por cliente, o por tipo de documento y por u"icacin, etc. as posi"ilidades son

infinitas.

+ualquier com"inacin de ordenacin, agrupacin o filtrado de informacin podr$

ser visualizada o impresa en informes de aspecto profesional.

Documentos MSD permite anotar la localizacin fsica de los documentos

mediante una estructura en $r"ol de profundidad ilimitada, con lo que se puede

hacer un mapa de localizaciones exactamente igual a la realidad. !or e&emplo, se


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puede crear un $r"ol de localizaciones con una estructura como !rovincia,

Edificio, !lanta, ficina, -espacho, )rchivador, Estante, +arpeta. +on esta

estructura podr$ conocer con exactitud la localizacin fsica de cualquier

documento, as como los documentos que se encuentran almacenados en una

localizacin determinada.

os documentos digitales se pueden a"rir directamente desde Documentos MSD,

utilizando los programas asociados al tipo de documento en Windows.

Documentos MSDno slo sirve para clasificar documentacin fsica en papel.

*am"i%n permite controlar la documentacin electrnica, es decir, documentacin

almacenada en discos duros, +-/0, -1-2s etc. *am"i%n puede ser utilizado

para gestionar documentos multimedia 3m#sica, pelculas, documentales, etc4.

*odos los informes del programa se pueden gra"ar en %ormato PD&.

a #ersi'n mu(tiusuariopermite que los usuarios puedan acceder a sus datos a

trav%s de una red local o desde 5nternet. -esde el programa administrador del

servidor se pueden controlar los derechos de acceso a la informacin de cada

usuario, qui%n puede modificar datos, qui%n puede "orrarlos, etc.

Ingresar a( programa


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'na vez a"ierto el programa tiene esta apariencia:

C'mo introducir) modi%icar o e(iminar (a in%ormaci'n

En cualquiera de las ventanas del programa, podr$ mane&ar la informacin

utilizando los "otones mostrados a continuacin o pulsando las teclas

correspondientes:

o +trl6 1er la informacin de los registros disponi"les.

o 5ns 5ntroducir un nuevo registro.

o )lt5ns +opiar el registro actual.

o Enter 0odificar el registro actual.


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o -el 7orrar el registro actual.

+on estas acciones "$sicas podr$ gestionar su informacin en todas las ventanas

del programa.

os registros, adem$s de poder ser gestionados con los comandos indicados

anteriormente, tam"i%n pueden ser manipulados visualmente con el ratn.

Men* principa(

El men# principal del programa contiene las siguientes ventanas desplega"les:

&ic+eros este men# contiene las opciones que permiten acceder a las

principales "ases de datos del programa, al mdulo de gestin de pr%stamos a las

"ases de datos auxiliares, a la configuracin de la impresora y al cierre del

programa.

Editar este men# contiene "otones para "uscar texto, para repetir la #ltima

"#squeda y para localizar registros.

,er este men# permite presentar u ocultar de forma r$pida las "arras del

programa.

erramientas este men# contiene "otones para configurar las opciones del

programa, configurar el corrector ortogr$fico, realizar y restaurar copias de


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seguridad, presentar el procesador de textos, presentar la ho&a de c$lculo,

presentar el visualizador de im$genes, presentar la calculadora del programa,

presentar la calculadora de Windows y el "loc de notas de Windows.

Mantenimiento este men# contiene "otones para compactar "ases de datos,

reparar las "ases de datos, inicializar las configuraciones de las ta"las de datos,"orrar los registros de prue"a y des"loquear la versin shareware del programa.

,entanas este men# contiene "otones que permiten cerrar la ventana activa,

cerrar todas las ventanas, centrar la ventana del programa y minimizarla como

icono &unto al relo& de la "arra de tareas de Windows.

Interneteste men# contiene distintas opciones que permiten visitar la p$gina

we" de MSD So%t, adquirir licencias de nuestros programas a trav%s de 5nternet y

descargar nuestros programas.

A.uda este men# contiene los "otones que permiten o"tener ayuda e

informacin so"re el programa.

/arra de 0otones principa(

Esta "arra contiene los siguientes "otones:

Conectar con e( ser#idor: 1s'(o #ersi'n mu(tiusuario2 este "otn permite

conectar con un servidor de datos de Documentos MSD, el cual puede estar

localizado en el propio ordenador, en otro ordenador de su red de $rea local, o

incluso en un ordenador le&ano, conectado a su red a trav%s de 5nternet. 'na vez

conectado, este "otn sirve para desconectar del servidor, permitiendo volver a

conectar como otro usuario si lo desea.

Acceso a (as 0ases de datos principa(es: estos "otones permiten gestionar

las "ases de datos de -ocumentos y /egistro de correspondencia y la "ase de

datos de !r%stamos.

Acceso a (as 0ases de datos au3i(iares: este "otn permite editar las "ases

de datos auxiliaresdel programa.


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Opciones de( programa: pulsando este "otn se presenta un di$logo que

permite configurar las distintas opciones del programa.

Sa(ir de( programa: pulsando este "otn el programa pregunta si se desea

cerrarlo.a "arra de "otones puede colocarse en cualquier posicin en la ventana del

programa, se pueden ocultar los textos e incluso se puede hacer que

desaparezca. 8e puede cam"iar su posicin o aspecto desde la p$gina 9eneral

de la configuracin de opciones del programa.

Como a4adir un nue#o documento

acer clic; en el "otn:


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Datos de( autor


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Datos Adiciona(es

U0icaci'n


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Notas

Imagen


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8e muestra por e&emplo la imagen de la caratula del documento para poder

identificarlo r$pidamente.

aciendo clic; derecho en el registro de un documento se accede al siguiente

men#:

)"re el documento desde donde est% u"icado.


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1er informacin del documento.

Edita 5nformacin del registro del documento

)(adir nuevo registro

+opiar un registro

!restamos

Eliminar el registro de un documento

5mprime el consolidado de todos los registros

8alir

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