Manual del usuario - SPP:: Sistema de Planeación y...
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Manual del usuario SIPREP SPP Sistema de Planeación y Presupuesto GEM
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Manual del
usuario
SIPREP
SPP Sistema de Planeación y Presupuesto GEM
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Bienvenidos
En los últimos años se han registrado avances importantes en la consolidación del
presupuesto por programas y hoy hacia resultados, lo que ha generado que las unidades
ejecutoras de la administración pública programen, presupuesten, ejerzan, registren,
controlen y evalúen el uso y destino de los recursos públicos bajo el esquema de la
estructura programática, sin embargo, es necesario que las unidades de información,
planeación, programación y evaluación refuercen el proceso de revisión conjunta con las
unidades ejecutoras, los proyectos en que participarán en el ejercicio próximo y definan
con mayor certidumbre indicadores y metas a alcanzar; a fin de tener una total
congruencia entre las acciones y los efectos impulsores y multiplicadores de los recursos
públicos asignados a los distintos proyectos autorizados.
Bajo las anteriores consideraciones, es fundamental que las dependencias, organismos y
fideicomisos del Gobierno del Estado de México cuenten con una herramienta que les
permita llevar a cabo las diferentes etapas del presupuesto, en tal sentido la Dirección
General de Planeación y Gasto Público pone a su disposición el Sistema de Planeación y
Presupuesto SPP (antes SIPREP Web); un sistema diseñado para trabajar con la
elaboración de presupuestos del Gobierno del Estado basado en la tecnología de bases de
datos hospedadas vía Web, es decir, para acceder al contenido de bases de datos
mediante una red pudiendo ser esta ultima Internet. Este sistema esta diseñado para
acceder remotamente a una base de datos alojada en un servidor y transferir los datos en
tiempo real, economizando tiempo y esfuerzo en el guardado, eliminado de datos e
impresión de los diferentes reportes de los cuales consta este sistema.
Acerca de este manual Se dirige a todas aquellas personas de las entidades normativas, dependencias, organismos
auxiliares y fideicomisos del Gobierno del Estado de México, para apoyarles en el uso de este
instrumento para el manejo del presupuesto conforme a los lineamientos que se expresan en el
Manual para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto.
Por tanto, como todo instrumento perfectible, es puesto a la consideración de los usuarios, para
tal fin la Unidad de Sistemas e Informática queda a sus órdenes en:
Paseo de los Matlazincas # 660., Col. La Teresona, C.P. 50040, Toluca, Méx.
Tel.: 01 (722) 2156554, 2156017
Ing. José Samuel Negrete Lara
Jefe de la Unidad
e-mail: [email protected]
Ing. José Evaristo Angulo Adame
Responsable del Sistema
e-mail: [email protected]
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Acceso al SPP
El Sistema de Planeación y Presupuesto es un sistema remoto, es decir, es un sistema que
maneja una base de datos dentro de un servidor, la ventaja de este sistema es que para
acceder a el solo es necesario contar con un explorador de Internet y la dirección del
servidor donde esta hospedado el sistema, para acceder a el en estos momentos solo es
necesario abrir el explorador de Internet y en la barra de dirección introducir lo siguiente:
http://siprep.edomexico.gob.mx/
Inmediatamente en el explorador aparecerá la pantalla principal donde se deberá
introducir el nombre de usuario, contraseña y el ejercicio con el cual desea trabajar; a
continuación tendrá que dar clic sobre el icono de acceso como se muestra en la figura
siguiente:
Pantalla de inicio.
Unidad ejecutora que entrará en sesión
Contraseña personal
Ejercicio fiscal
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Principal
La pantalla principal consta de los diferentes menús que constituyen al SPP, esta pantalla se
puede ver en la siguiente imagen destacando los elementos que la integran.
Como se puede observar los menús que constituyen esta pantalla son los siguientes:
- Anteproyecto
- Proyecto
- Redefinición
- Calendarización
- Informes
- Adecuaciones
- Herramientas
Anteproyecto
Como parte del programa anual, es necesario considerar los compromisos que se
establecen en el Plan de Desarrollo del Estado de México y en los programas que de este
se derivan, además de tener presente las categorías programáticas ( función, subfunción,
programa, subprograma y proyecto ) que utilice cada unidad ejecutora y la responsable, así
como los montos comunicados como techo financiero que la secretaría asigne a cada
dependencia o entidad pública del gobierno estatal, el cual servirá de base para
comprometer la programación de las actividades a desarrollar y establecer la
Unidad ejecutora que está en sesión
Men
ús
del
sis
tem
a
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presupuestación para el ejercicio siguiente por cada uno de los proyectos programáticos a
los que se inscriban las unidades ejecutoras y responsables.
La siguiente pantalla muestra el contenido del menú anteproyecto desplegando las tres
partes principales que lo integran: planeación, presupuesto y techos financieros.
La primera opción de este menú se llama Techos financieros y es exclusiva de la Dirección
General de Planeación y Gasto Público, en esta pantalla podrás capturar los techos
comunicados por unidad ejecutora para el año próximo siguiente así como la expectativa
de cierre del ejercicio actual todo esto a nivel de capítulo de gasto, encontrarás también
desglose histórico del presupuesto del presente ejercicio (comunicado, calendarizado y
autorizado del ejercicio actual)
Ejemplo:
Presupuesto
Planeación
Techos financieros
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Aquí se podrá generar reportes seleccionando en la parte inferior izquierda de la pantalla
el tipo de reporte y enseguida hacer clic en el ícono de impresora, los reportes que
existen son los siguientes:
- Anexo (Anexo de techo financiero comunicado)
- General (Resumen de techo financiero comunicado por unidad responsable)
- Resumen gráfico (Resumen de techo financiero comunicado por nivel de gobierno)
Ejemplo:
Seleccionar el reporte
Clic en la impresora
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Anexo
General
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Resumen gráfico
Se cuenta también con una opción muy sencilla para exportar esta información a Excel,
solamente hay que seleccionar en la parte inferior izquierda el tipo de información seguida
de un clic en el ícono que representa excel, como se muestra a continuación:
Seleccionar tipo de información a
exportar
Clic en el icono de excel
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Seleccionar directamente con el ratón y presionar las teclas Ctrl+C.
Ejemplo:
Entrar a excel y pegar directamente en una hoja en blanco. (Ctrl+V)
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La parte de planeación se subdivide en tres: Definir proyecto, cuantificar metas y definir
indicadores
- Definir proyecto
Esta pantalla obedece a la información solicitada en los formatos PPP-01a y PPP-01b en la
que se anotarán el o los propósitos específicos que se pretenden alcanzar durante el
ejercicio anual, por lo que expresan en forma objetiva el estado de la realidad a la que se
quiere llegar, de acuerdo al ámbito de competencia de cada dependencia o entidad pública
y con plena congruencia a lo establecido en el Plan de Desarrollo del Estado de México;
así como los mecanismos y acciones necesarias para lograr la consecución de los objetivos
establecidos.
Los elementos que constituyen esta pantalla son los siguientes:
- Proyecto: Aquí se despliega una lista de los proyectos correspondientes para el
usuario en turno.
- Diagnostico (situación actual): Se anotará, en forma cualitativa y cuantitativa la
información que refleje la problemática y la necesidad de atender diversos asuntos
que correspondan a la ejecución del proyecto por cada unidad ejecutora.
- Objetivos: Se anotará el o los propósitos específicos que se pretenden alcanzar
durante el ejercicio anual, por lo que expresan en forma objetiva el estado de la
realidad a la que se quiere llegar, de acuerdo al ámbito de competencia de cada
dependencia o entidad pública y con plena congruencia a lo establecido en el Plan
de Desarrollo del Estado de México.
- Estrategias y líneas de acción: Se describirán los mecanismos y acción que es
necesario seguir para lograr la consecución de los objetivos establecidos. Las
estrategias deben ser acciones claramente viables y definidas, mismas que serán un
reflejo de las estrategias generales definidas por el Plan de Desarrollo del Estado
de México y estar ligadas a los procesos que cada unidad ejecutora tiene.
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- Definir metas
En esta pantalla la UIPPE hace la definición de las acciones y sus unidades de medida de
forma conjunta con las unidades ejecutoras del sector correspondiente, por lo que es de
su responsabilidad coordinar esta tarea y capturar la información en el SPP a nivel de
unidad responsable.
En esta pantalla encontraras un link en donde se genera un reporte de las metas definidas
por unidad responsable en formato PDF.
Clic aquí
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- Cuantificar metas
Esta pantalla obedece a la información solicitada en los formatos PPP-02a y PPP-02b en la
que se pretende presentar la programación de metas de las principales acciones, con la
finalidad de identificar los alcances, logros o productos a los que se comprometen las
dependencias y entidades públicas, con la asignación del presupuesto según los techos
autorizados para el ejercicio anual correspondiente. El formato identifica: descripción,
unidades de medida y cantidades (alcanzada y programada), de las actividades que se
integran en cada proyecto a nivel unidad ejecutora, con las cuales se atenderán los
objetivos.
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Los elementos que constituyen esta pantalla son los siguientes:
- Proyecto: Mediante este control se despliega una lista de los proyectos que fueron
definidos anteriormente para esta unidad ejecutora de acuerdo a la estructura
programática.
- Metas sin cuantificar: Este control despliega todas las metas que la unidad
responsable definió para este proyecto y que aun no han sido cuantificadas.
- Metas cuantificadas: Este control despliega todas las metas que la unidad
responsable definió para este proyecto y que ya fueron cuantificadas.
- Cantidad alcanzada año actual: Mediante esta caja de texto podremos añadir el
número correspondiente a la cantidad alcanzada año actual de la meta. Esta se
debe proyectar al cierre del ejercicio.
- Cantidad programada año próximo: Mediante esta caja de texto podremos añadir
el número correspondiente a la cantidad programada año próximo de la meta.
- Monto estimado: Mediante esta caja de texto podremos añadir el monto
monetario en pesos que se estima gastar en el cumplimiento de la meta
programada.
- Definir indicadores
Esta pantalla obedece a la información solicitada en los formatos PPP-03a y PPP-03b en la
que se pretende presentar la programación de indicadores del desempeño (de proyecto y
gestión), a fin de identificar el resultado que se espera con el cumplimiento del objetivo, al
que se comprometen las dependencias y entidades públicas con la asignación de los
recursos presupuestales para el ejercicio anual correspondiente.
Los elementos que integran esta pantalla son los siguientes:
Nombre, formula, acciones con la que se vincula el indicador, variables, unidad de medida,
cantidad, índice y descripción del logro del indicador.
La definición de los indicadores la deberá realizar la UIPPE de forma conjunta con las
unidades ejecutoras del sector, por lo que es su responsabilidad coordinar esta tarea y
capturar la información en el SPP a nivel de unidad responsable.
Ejemplo:
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La parte de presupuesto se subdivide en tres: Definir requerimientos, estimación de
ingresos y platilla de plazas.
- Definir requerimientos
Es de suma importancia haber definido sus proyectos anteriormente ya que de no hacerlo
no se podrá iniciar la captura en este apartado.
En esta pantalla se captura la información que genera la serie de los formatos PPP-04, PPP-
05 y PPP-06 en ella se requiere capturar de manera desglosada por partida del objeto del
gasto, el presupuesto solicitado para cada proyecto por centro de costo.
En esta pantalla se puede capturar tanto requerimientos presupuestales ajustados al techo
comunicado como recursos adicionales con sus justificaciones correspondientes.
Ejemplo:
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Los elementos de captura que integran esta pantalla son los siguientes:
- Centro de costo: Mediante este control se despliega una lista seleccionable de los
centros de costo de acuerdo al catálogo de unidades administrativas y que
corresponden al usuario en ejecución.
- Proyecto: Este control se despliega una lista seleccionable de los proyectos que
fueron definidos anteriormente para esta unidad ejecutora de acuerdo a la
estructura programática.
- Partida de gasto: Mediante este control se despliega una lista de las partidas de
acuerdo al catálogo por objeto de gasto, al momento de seleccionar la partida se
desplegaran los siguientes campos:
- Presupuesto autorizado año anterior: Mediante esta caja de texto podremos
anotar el presupuesto que fue aprobado por la legislatura local para el ejercicio
actual, el cual fue comunicado a las dependencias y organismos auxiliares por la
secretaría.
- Cierre esperado: Mediante esta caja de texto podremos anotar el importe del
presupuesto ejercido esperado al 31 de diciembre del mismo año.
- Presupuesto Solicitado: Mediante esta caja de texto se anotará el monto del
presupuesto que las dependencias o entidades públicas proponen para el siguiente
ejercicio.
- Justificación y base de cálculo: Mediante esta caja de texto se describirá
analíticamente la necesidad del recurso presupuestario para cubrir los gastos por
cada partida del clasificador del objeto del gasto, como puntos relevantes en su
caso, los siguientes.
Relación del gasto con los objetivos del programa y/o subprograma.
Repercusión en el programa y/o subprograma en caso de no autorizarse el
gasto.
Si el gasto constituye reposición o nueva adquisición.
Adicionalmente anotar en su caso, la justificación del gasto que por sus
características propias se requiere de mayor detalle.
Por último, deberán proporcionarse los datos necesarios utilizados en la
memoria de cálculo, especificándose todos y cada uno de ellos, ya que no se
aceptará la justificación sin la base de cálculo respectiva, (artículo, servicio,
lote, precio unitario, frecuencia, cantidad, monto, etc.).
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Una vez capturados los datos anteriores notará que la pantalla ha cambiado y se han
añadido nuevos elementos, en la primera parte nos muestra el techo comunicado por
unidad ejecutora como una referencia, en segundo término nos muestra un acumulado
por unidad ejecutora y capítulo de gasto así como un acumulado por centro de costo y
proyecto.
En la parte inferior izquierda encontraremos el control desplegable de reportes, en el cual
seleccionaremos el reporte que se desea imprimir, y una vez seleccionado daremos clic en
el ícono de la impresora de la parte superior de la pantalla.
Al igual que en las pantallas anteriores también encontramos aquí la herramienta que nos
sirve para exportar información a excel a nivel de centro de costo, proyecto y partida de
gasto.
Se selecciona el tipo de reporte
Clic en la impresora
Exportar a excel
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- Estimación de ingresos
Esta pantalla obedece a la información solicitada en el formato PPP-08a en el que se
requieren los montos de ingresos mensuales que las entidades públicas prevén obtener y
asignar al presupuesto según su naturaleza, cabe hacer mención que esta será capturada
única y exclusivamente por los organismos auxiliares.
Existen dos modalidades, una ajustada los montos del techo comunicado y otra para los
ingresos adicionales y se capturan de la misma manera.
El primer elemento a capturar es el mes en el que las entidades públicas prevén obtener el
ingreso de los recursos financieros.
Una vez capturado el mes se desplegarán los campos de captura de los diferentes rubros:
- Disponibilidad al inicio del ejercicio: Se anotará el monto total disponible al inicio
del ejercicio fiscal. Cabe mencionar que este campo se llenará únicamente para el
mes de enero.
- Propios: Se anotará el importe de recursos provenientes de las actividades propias
del organismo.
- Transferencias Estatales: Se anotará el monto de las transferencias estatales a favor
del organismo, para el año próximo.
Seleccionar el mes
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- Transferencias Federales: Se anotará el importe de recursos provenientes del
Gobierno Federal vía transferencias para apoyar el desarrollo de sus actividades,
sean o no por convenios establecidos.
- Incremento Patrimonial: Se anotará el monto de las aportaciones en dinero o en
especie (previa valuación) que reciban las entidades públicas del gobierno o de
particulares que incrementen su patrimonio.
- Financiamiento: Se anotará el monto de los ingresos que las entidades públicas
estimen obtener vía financiamiento contratado con instituciones crediticias.
- Otros: Se anotará el valor de otros ingresos en efectivo, distintos a los descritos.
La pantalla nos muestra en la parte inferior un acumulado por organismo; de igual forma
que en las de mas pantallas aquí también podremos exportar la información a excel de la
misma manera que en las pantallas anteriores.
El reporte que nos genera de la información capturada es el siguiente y se hace a través
del ícono de la impresora que está en la parte superior de la pantalla.
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- Plantilla de plazas
En esta pantalla podrás capturar la información referente a la plantilla de plazas ya sea de
tipo permanente o eventual, que corresponde a la serie de los formatos PPP04, la captura
de información se hará agrupada de acuerdo al tipo de plaza (nivel salarial y rango)
anotando costo anual bruto de una plaza que multiplicada por el número de plazas de este
tipo nos dará el costo total del registro.
El reporte se genera al oprimir el botón de la impresora.
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Redefinición
Partiendo de la información capturada para la elaboración del anteproyecto de
presupuesto en el módulo correspondiente, es necesario y teniendo presente las
categorías programáticas ( función, subfunción, programa, subprograma y proyecto ) que
utilice cada unidad ejecutora y la responsable, en su caso realizar las adecuaciones que
correspondan a fin de mantener congruencia con lo autorizado para el ejercicio fiscal
siguiente.
A continuación la pantalla muestra el contenido del menú “Redefinición” la cual es muy
semejante a la presentada en el menú anteproyecto y que maneja los mismos apartados.
Cabe hacer mención que los diferentes apartados que aquí se manejan en este menú serán
trabajados de la misma forma que en el anteproyecto y son los siguientes:
- Definir proyectos
- Definir metas
- Cuantificar metas
- Registrar indicadores
- Definir indicadores
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Calendarización
En este apartado se señala la cantidad propuesta o meta a realizar en cada trimestre, lo
que dará pauta a la calendarización de recursos presupuestarios, así como su
regionalización; el menú se divide en dos apartados para calendarizar tanto la parte de
planeación como la presupuestal como se muestra en la pantalla siguiente:
Tiene como finalidad establecer los tiempos por trimestre, en que se dará cumplimiento a
las metas de cada una de las acciones comprometidas del proyecto, por unidad ejecutora
(PPP-09a) o por unidad responsable (PPP-09b)
- Metas de proyecto
La pantalla nos muestra los datos del proyecto, de la meta que ya ha sido cuantificada con
anterioridad así como su programación anual y su costo.
Solamente se capturarán las cantidades en términos absolutos que se estimen alcanzar en
cada periodo trimestral, por lo que la suma de los cuatro, será igual al total de la meta
establecida.
Cabe hacer mención que mientras no cierre su captura con el botón correspondiente
esta no será tomada como definitiva.
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- Metas del indicador
En esta pantalla se calendarizará de forma trimestral los indicares de las principales metas.
La parte de la calendarización de presupuesto se divide en cuatro partes que son las
siguientes: Ingresos, autorizado, regionalización y generación de cuatrimestre, esta última
opción es exclusiva para la Dirección General de Planeación y Gasto Público.
Datos capturables
Cerrar captura
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- Ingresos
Esta información corresponde a la calendarización de los ingresos mensuales que las
entidades públicas previeron obtener en su anteproyecto y asignaron al presupuesto según
su naturaleza, cabe hacer mención que esta será capturada única y exclusivamente por los
organismos auxiliares dependientes del Gobierno del Estado de México.
Existen dos modalidades el autorizado y el modificado.
- Autorizado
Esta pantalla de captura tiene como finalidad establecer la programación mensual del gasto
asignado a cada proyecto, centro de costo y partida del gasto.
Existen cuatro modalidades que son: Anual, anual modificado, cuatrimestral y
cuatrimestral modificado.
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- Regionalización
Esta pantalla de captura tiene como finalidad hacer la distribución del presupuesto
autorizado por unidad ejecutora, programa, capítulo de gasto, región, y municipio de
acuerdo a los catálogos vigentes.
Informes
Este módulo de informes está dividido en dos secciones que son planeación y
presupuesto.
- Avance de metas
Esta pantalla tiene como finalidad la captura del avance trimestral en la consecución de las
metas de cada proyecto por unidad ejecutora, se seleccionará primero el trimestre a
reportar.
Informes de planeación
Informes presupuestales
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Una vez seleccionado el trimestre se selecciona el proyecto y la meta y el sistema nos
desplegará toda la información referente a la meta en cuanto al costo de la meta asi como
lo programado anual y por trimestre.
Esta pantalla también nos permite capturar en forma cualitativa las causas o efectos que
hacen variar el resultado final respecto a las metas programadas, las posibles medidas
correctivas y el resultado que se esperaría al final del ejercicio fiscal, de las unidades
ejecutoras por cada proyecto.
De la información capturada en el avance trimestral se genera el reporte PPP-11a.
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Si existe alguna variación entre lo programado y lo alcanzado de las metas se genera el
reporte de avance cualitativo PPP-13a.
- Avance de indicadores
Esta pantalla tiene como finalidad la captura del avance de los indicadores ya sea
estratégico o de desempeño.
- Registrar ejercicio
Este apartado del sistema tiene como finalidad registrar el ejercicio del gasto de forma
diaria por cada uno de los centros de costo que conforman la unidad ejecutora, de
acuerdo a las disposiciones de disciplina presupuestaria establecidas en el presupuesto
aplicable para el ejercicio 2010, utilizando los documentos autorizados por la secretaría
como son:
- Orden de pago de nomina.
- Solicitud de pagos diversos.
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- Solicitud de gastos a comprobar.
- Solicitud de reembolso para el fondo fijo de caja.
- Solicitud de pago de adquisiciones directas.
- Solicitud de gastos de viaje a comprobar.
- Solicitud de adquisición de bienes y/o servicios.
- Contrato.
- Comprobación de gastos.
- Certificación presupuestal.
Proceso general para el registro presupuestal 2010
En este documento se mostraran algunos ejemplos de los movimientos que podrá hacer
en este módulo, para iniciar el registro deberá acceder al módulo de informes y enseguida
seleccionar registrar ejercicio; seguido de esto elegir el mes a reportar:
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En seguida seleccionara alguno de los documentos autorizados:
- Orden de pago de nómina.- En el caso de las dependencias es el documento que
quincenalmente emite la secretaría, a través de la Dirección General de
Administración de Personal. Contiene el monto total de las percepciones,
deducciones y neto a pagar, por concepto de servicios personales de las unidades
ejecutoras.
Seguido de esto se capturarán los datos principales del documento como son: Fecha de
elaboración, no. de quincena y concepto.
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En el momento que se guarda el registro el sistema generará un folio con el cual podrá
acceder al detalle del documento, una vez seleccionado el tipo de documento y el folio,
notará que el sistema abrirá otro radio botón llamado “claves presupuestarias” y con él
podrá capturar o consultar el detalle del movimiento.
En la parte inferior de la pantalla después del detalle del documento encontrará un
registro detallado de la partida de gasto así como un total por centro de costo y proyecto.
Detalle
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Una vez terminado la captura del movimiento se realiza la afectación presupuestal
directamente a pagado y podrá imprimir la solicitud de orden de pago de nomina,
documento que no se tramita sólo se imprime para su revisión.
Es importante comentar que así como en la mayoría de los reportes que maneja el sistema
aquí también será necesario cerrar el folio para que desaparezca la filigrana con la leyenda
“Documento borrador”. este aparece en la parte inferior izquierda de la
pantalla.
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- Solicitud de pagos diversos.- Es el documento para el trámite de pago por las
adquisiciones de bienes y/o servicios que realizan las unidades ejecutoras, con
cargo a las partidas de gasto de los capítulos, 1000, 2000, 3000, 4000, 5000, 7000 y
9000.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el tipo de
documento que se desea utilizar.
En este caso nos referiremos a una solicitud de pagos diversos a un proveedor en donde
se capturan los datos principales: fecha de elaboración, fecha de vencimiento, proveedor y
concepto; en el momento de guardar esta información el sistema nos arrojara un número
de folio que servirá para identificar el movimiento.
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Para continuar con el movimiento se seleccionará el folio y este a su vez habilitará el radio
botón “claves presupuestarias” que seleccionará para capturar el detalle del movimiento
(proyecto, fuente de financiamiento, centro de costo, partida de gasto, y clasificación
contable y monto).
Una vez guardado el registro se realiza la afectación presupuestal directamente a
devengado como se muestra en la parte inferior de la pantalla.
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Cuando se haya concluido con la captura de los movimientos de este folio será necesario
cerrar el folio teniendo en cuenta que una vez realizada esta acción ya no se
podrán agregar nuevas claves presupuestarias.
En cuanto el folio este cerrado desaparecerá del documento la filigrana “Documento
borrador ”y estará en posibilidad de realizar su trámite ante tesorería y se imprimirá de la
siguiente forma:
Una vez que se tenga el número de contra-recibo se tendrá que registrar junto con la
fecha de elaboración.
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En este momento la afectación presupuestal pasa a pagado, posteriormente podremos si
está a nuestro alcance, capturar los datos del o los cheques que refieran el pago como
son: (número de cheque, fecha de elaboración, banco y monto).
Hasta aquí queda concluido el proceso de solicitud de pago diverso a un proveedor
aunque como una aportación extra se incluyó el registro de la documentación
comprobatoria, misma que servirá para acompañar la caratula del trámite ante tesorería
registrando el concepto, cantidad, monto unitario y fecha de dicha documentación.
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El reporte de documentación comprobatoria es el siguiente:
Existe otra modalidad de solicitud de pagos diversos que se genera de un contrato, y esta
es la única forma en que podemos comprometer los recursos, se siguen los mismos pasos
que la modalidad anterior con la diferencia de que primero es necesario generar una
solicitud de adquisición de bienes y/o servicios, y en seguida capturar los campos
principales como son: fecha de elaboración, no. de control y concepto.
Nota.- El no. de control puede ser el que asigna la Dirección General de Recursos
Materiales o bien cualquier número de control que se le asigne.
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Una vez que capture los datos principales del folio podrá capturar el detalle de claves
presupuestarias.
En este momento nuestro presupuesto pasa a comprometido para poder utilizar lo en un
contrato.
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Una vez que se llevó a cabo la licitación pública y ya existe un proveedor designado para la
compra del bien y/o servicio entonces es necesario realizar un contrato; para esto será
necesario generar un folio de contrato y seleccionar el origen del contrato que este caso
será el número de solicitud de bien y/o servicio, a continuación nos enviará en pantalla los
datos de la solicitud del bien y/o servicios por si haya que hacer alguna modificación, si no
es así entonces solo lo guardamos y en este momento estará en posibilidad de guardar las
claves presupuestarias correspondientes.
Cabe hacer mención que solo podremos afectar las claves presupuestarias en las que
tengamos comprometido el recurso y que este no podrá ser mayor al recurso
comprometido.
En este paso no hacemos afectación presupuestaria ya que sólo estamos asignando al
contrato los recursos comprometidos con anterioridad; ahora para poder generar el pago,
tendrá que elaborar una solicitud de pagos diversos y donde nos solicita el origen del
pago, seleccionará el número de contrato.
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En este momento pasará nuestra afectación a devengado y en el momento que tenga el
numero de contra – recibo se tendrá que registrar para que nuestra afectación pase a
pagado.
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- Solicitud de gasto a comprobar.- Es el documento para obtener los recursos que
permitan a las unidades ejecutoras sufragar ciertos gastos, con cargo a las partidas
de los capítulos 1000, 2000 y 3000.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el tipo de
documento que desea utilizar.
Una vez que el sistema haya asignado un folio deberá de seleccionarlo para poder
capturar los datos principales del documento como son: fecha de elaboración y
concepto.
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Una vez capturados estos datos tendrá que efectuar el registro del detalle del
documento oprimiendo en el radio botón “Claves presupuestarias”, y en seguida
tendrá que registrar todas las claves que integran la clave presupuestaría y su monto.
Es necesario que una vez que se hayan terminado de capturar todas las claves
presupuestarias se cierre el folio para seguir con el trámite y se pueda imprimir el
documento sin el texto “Documento borrador”, para estar en posibilidad de seguir
con el trámite ante tesorería y la afectación presupuestal queda como
comprometido.
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En ese momento le sistema activará nuevas opciones para seguir con el proceso
normal de este documento.
Una vez que tesorería entregue el contra-recibo será necesario registrar la fecha de
elaboración y el número de contra-recibo en el sistema y la afectación presupuestal
no sufre ningún cambio y sigue en comprometido.
Cuando tesorería entregue el cheque será necesario registrar el detalle del o los
cheques como son: fecha, número, monto y banco, y en ese momento la afectación
presupuestal queda como devengado.
- Solicitud de reembolso para el fondo fijo de caja.- Es el documento necesario para
la recuperación de recursos por gastos efectuados derivados de gastos urgentes de
gasto corriente.
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Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que se
desea utilizar.
Una vez que el sistema nos haya asignado un folio deberemos de seleccionarlo para
poder capturar los datos principales del documento como son: fecha de elaboración
y concepto.
Una vez capturados estos datos nos enfocaremos a la captura del detalle del
documento oprimiendo en el radio botón “Claves presupuestarias”, y capturaremos
todos los movimientos de ejercicio presupuestal.
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Es necesario que una vez que hayamos terminado de capturar todas nuestras claves
presupuestarias se cierre el folio para seguir con el trámite y nos pueda imprimir el
reporte sin el texto “Documento borrador”, para estar en posibilidad de seguir con
nuestro trámite ante tesorería y nuestra afectación presupuestal queda como
comprometido.
En ese momento nos activará nuevas opciones para seguir con el proceso normal de
este documento.
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Una vez que tesorería nos entregue el contra-recibo es necesario registrar la fecha
de elaboración y el número de contra-recibo en el sistema y nuestra afectación
presupuestal pasa a devengado.
Cuando tesorería entregue el cheque será necesario registrar los detalles del cheque
como son: fecha, número, monto y banco, y en ese momento nuestra afectación
presupuestal queda como pagado.
- Solicitud de pago de adquisiciones directas.- Es el documento necesario para
tramitar el pago al proveedor del bien o servicio.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que se
desea utilizar.
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Una vez seleccionado el documento solicitud de pago de adquisiciones directas se
capturan los datos principales: fecha de elaboración, proveedor y concepto; en el
momento de guardar esta información el sistema nos arrojara un número de folio que nos
servirá para identificar el movimiento.
Para continuar con el movimiento se seleccionará el folio que nos generó el sistema
y este a su vez habilitará el radio botón “claves presupuestarias” que seleccionará
para capturar el detalle del movimiento (proyecto, fuente de financiamiento, centro
de costo, partida de gasto, y clasificación contable y monto.
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Una vez guardado el registro se realiza la afectación presupuestal directamente a
devengado como se muestra en la parte inferior de la pantalla.
Una vez que se haya concluido con la captura de los movimientos de este folio será
necesario cerrar el folio teniendo en cuenta que una vez realizada esta
acción ya no se podrán agregar nuevas claves presupuestarias.
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En cuanto el folio este cerrado desaparecerá del documento la filigrana “Documento
borrador” y se imprimirá de la siguiente forma:
Una vez que se tenga el número de contra-recibo se procederá a capturar el cuerpo
de él, registrando el número de contra-recibo y la fecha de elaboración.
En este momento la afectación presupuestal pasa a pagado, posteriormente
podremos capturar los datos del o los cheques una vez que se tengan los datos para
su registro como son: (número, fecha de elaboración, monto y banco).
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Hasta aquí queda concluido el proceso de solicitud de pago de adquisiciones directas
aunque como una aportación extra se incluyó el movimiento de documentación
comprobatoria, registrando el concepto, cantidad, monto unitario y fecha.
50
- Solicitud de gastos de viaje a comprobar.- Es el documento necesario para
promover la autorización y liberación de recursos, atendiendo a la normatividad.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes y el tipo de
documento que desea generar, después de esto habrá que capturar los campos
que se solicitan como son: fecha de elaboración, nombre del servidor público
comisionado, puesto funcional, destino, motivo, período, por instrucciones de,
número de días y observaciones.
Enseguida de esto se deberá capturar las claves presupuestarias que habrá de
afectar y en este momento nuestra afectación presupuestal se encuentra como
comprometido.
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Se siguen con el proceso acostumbrado para registrar el número de contra –
recibo una vez que se tenga, y en este momento la afectación presupuestal que da
como devengado.
Al igual que la solicitud de gastos a comprobar cuando se registren los datos del
cheque la afectación presupuestal seguirá como devengada, hasta que generemos
una comprobación de gastos, (vea el proceso comprobación de gastos).
- Solicitud de adquisición de bienes y/o servicios.- (vea el proceso de pagos diversos).
- Contrato.- (vea el proceso de pagos diversos).
- Comprobación de gastos. Es el documento que las unidades ejecutoras deben
presentar, relacionando los comprobantes de gasto y presentando la
documentación para su afectación correspondiente.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que
desea generar.
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Una vez seleccionado el documento “Comprobación de gastos” será necesario
relación identificar el número de solicitud de gastos a comprobar al que haremos
referencia; y seguido de esto deberá si es necesario modificar el concepto del
documento y la fecha y después guardar.
En seguida habrá que capturar las claves presupuestarias.
Una vez termina la captura de las claves presupuestarias deberá cerrar el folio del
documento y la afectación presupuestal pasara automáticamente a pagado.
Al oprimir el botón consultas podrá ver de manera detallada los datos de la
comprobación de gastos relacionada con la solicitud de gastos a comprobar que la
generó.
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- Pago diverso de partidas consolidadas. Es el documento para el trámite de pago
por las adquisiciones de bienes y/o servicios que realizan las unidades ejecutoras,
con cargo a las partidas consolidadas.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el
proceso será semejante al que se hace para el registro del pago de nómina, en
donde lo registrado pasa directamente pagado, (vea el proceso de pago de nómina).
- Solicitud de gastos de representación.- El proceso es muy similar al que se realizar
en una solicitud de gastos a comprobar.
Una vez que se termine con el registro del presupuesto ejercido y estando seguros de que
la información es correcta será necesario oprimir el botón de cerrar captura para
que el reporte mensual de la serie PPP-12 se imprima sin la filigrana de “Versión preliminar”.
En la parte inferior izquierda de la pantalla encontraras de opciones de gran utilidad como
son reportes y exportar, que explicaremos a continuación:
Reportes
En este apartado encontraras diferentes tipos de reportes que serán de gran utilidad para
tener un mejor control de cómo se ha ejercido el presupuesto; para generar los reportes
de la serie PPP-12 será necesario haber elegido el mes a reportar así como una clave
presupuestaria capturada, para que nos indique, el centro de costo, la unidad ejecutora, y
el proyecto a que se va a reportar.
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Ejemplo:
En seguida se seleccionará el reporte y se oprime el botón de impresora .
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A continuación veremos otros reportes que serán de gran utilidad:
Evaluación.- Como su nombre lo indica este reporte permitirá hacer una evaluación por
capítulo de gasto, programa y proyecto así como un resumen de adecuaciones
presupuestarias.
Disponible.- Esta opción generará un reporte de disponibilidad presupuestal por unidad
ejecutora, centro de costo y proyecto.
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Sobregiros.- Esta opción nos generará un reporte de los sobregiros que existen por
unidad ejecutora, centro de costo y proyecto.
Resumen por tipo de documento.- Como su nombre lo indica esta opción nos genera un
reporte mensual por unidad ejecutora, desglosando el número de documentos registrados
así como el presupuesto ejercido por mes.
Desglose por proveedor.- En esta opción podrá generar un informe por unidad ejecutora
acumulado al mes, desglosado y agrupando las facturas por proveedor.
Ejemplo:
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Desglose por tipo de documento.- En este informe podrá ver por unidad ejecutora el
desglose de los documentos acumulados a la fecha, agrupados por tipo de documento y
proveedor, donde se muestran los datos principales del documento como son: folio,
fecha, estado en que se encuentra, concepto, número y fecha del contra-recibo así como
número y monto del cheque.
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Mensual por tipo de documento.- Este reporte mostrará por unidad ejecutora un informe
detallado de todos los documentos registrados en el mes correspondiente, agrupados por
tipo.
Existe también la opción de exportar información con respecto al ejercido, solamente
habrá que seleccionar la opción deseada y oprimir el botón de exportar , en seguida
habrá que seleccionar los datos y copiarlos para después pegarlos en excel; dentro de esas
opciones se encuentran las siguientes:
Ejercido.- Esta opción nos mostrará la información detallada del ejercido de la unidad
ejecutora en sesión.
Ejemplo:
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Disponible.- Esta opción nos mostrará un la información detallada de disponibilidad
presupuestal al mes correspondiente por unidad ejecutora.
Ejemplo:
Sobregiros.- Esta opción nos mostrará un la información de detallada de los sobregiros
presupuestal al mes correspondiente por unidad ejecutora.
Ejemplo:
Registrar ingresos reales
Esta pantalla tiene como finalidad el registro de los ingresos mensuales reales obtenidos o
generados por centro de costo y por mes, cabe hacer mención que es exclusivo de los
organismos auxiliares.
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Análisis ejecutivo
Esta herramienta del sistema como su nombre lo indica nos ofrece hacer consultas de
forma ejecutiva que nos permita llevar a varios tipos de análisis de nuestro presupuesto,
como pueden ser: por capítulo, mensual, programático, general, adecuaciones y de
ingresos considerando las diferentes variables que hagan posible la consulta: Unidad
responsable, unidad ejecutora, programa y proyecto.
- Por capitulo La información será presentada de acuerdo a la selección que hayamos hecho en este caso
será por capítulo, unidad ejecutora, programa y proyecto.
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Deberá tener en cuenta que la grafica irá cambiando de acuerdo a la selección que se haga
en los check box de la pantalla.
- Mensual
La información será presentada por unidad ejecutora, programa, proyecto y partida de
gasto, desplegándose por mes y presentando las columnas de comunicado, calendarizado,
cuatrimestral, ejercido, en trámite y disponible; y al igual que el punto anterior la grafica
cambiara de acuerdo a la selección de los check box.
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- Programático
La información será presentada por unidad ejecutora, programa y proyecto.
- General
La información será presentada solo por unidad ejecutora y con las columnas
acostumbradas.
- Adecuaciones
Esta opción del sistema presentará la información de las adecuaciones presupuestales por
programa y proyecto, ya sea por capitulo o mensual , ejemplo:
Capitulo.
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Mensual.
- Ingresos
Esta opción sólo es para los organismos auxiliares y la información será presentada de
forma mensual y por fuente de financiamiento.
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Adecuaciones
Son susceptibles de adecuación programático presupuestaria los recursos de los capítulos
1000, 2000, 3000, 4000, 5000, 6000 y 7000 de acuerdo a lo que dispone el código, el
presupuesto y atendiendo a las normas contenidas en el Manual de Normas y Políticas
para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluación del Gasto Público del Gobierno del
Estado de México.
Toda solicitud de adecuación programática presupuestal que las dependencias y entidades
públicas presenten ante la secretaría durante el ejercicio, se deberá registrar a través del
SPP en los formatos establecidos y anexar en su caso el dictamen de reconducción.
- Folios reconducción (Planeación)
Esta opción del sistema nos sirve para que la Unidad de Planeación y Evaluación de cada
sector pueda generar los folios para dictamen de reconducción, toda vez que exista algún
cambio que afecte a las metas.
- Folios adecuación (Presupuesto)
En esta opción del sistema podrá generar los folios de adecuación programática
presupuestal ya sea interno, externo o reprogramación, solamente tendrá que seleccionar
el tipo de adecuación, capturar el número y la fecha del oficio y guardar el registro y el
sistema nos generará un número de folio que servirá para identificar el movimiento y en
su caso darle el seguimiento adecuado.
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Cabe hacer mención que los folios de traspaso externo, cancelación, reducción,
ampliación líquida, ampliación no líquida, por recursos complementarios y regularizable
solamente podrán ser generados por la unidad responsable.
para el caso de la unidades ejecutoras solamente podrán generar folios de traspaso
interno y reprogramaciones.
- Deducción / Asignación
Una vez que se tenga el número de folio de la adecuación será necesario capturar la
deducción y la asignación correspondiente de acuerdo a la información que se solicita:
centro de costo, proyecto, partida, mes e importe.
Cuando se hayan capturado tanto la deducción como la asignación y este equilibrado el
movimiento será necesario actualizar el folio en la opción de “Actualización” y en este
momento pasará el estatus del folio a liberado.
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- Reprogramación
Para utilizar esta opción del sistema tendrá que generar primero un folio de
reprogramación, después en el módulo de reprogramación aparecerán tres opciones para
reprogramar sus recursos según sea el caso ya sea por economías, por comprometido o
por devengado.
- Por economías
Para hacer una reprogramación por economías será necesario primero que tenga
recursos disponibles para reprogramar en la partida deseada y que el mes del cual
desea hacer la deducción se encuentre cerrado, ya que sólo desplegará los meses
que se encuentren cerrados en ese momento.
- Por comprometido
Podrá hacer una reprogramación por comprometido solamente de las solicitudes
de adquisición de bienes y/o servicios o los contratos que se encuentren cerrados
en ese momento.
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- Por devengado
Podrá hacer una reprogramación por devengado solamente de los documentos de
gastos a comprobar, gastos de viaje a comprobar y gastos de representación que
se encuentren cerrados en ese momento.
- Consultas / reportes
En esta opción del sistema podrá consultar las adecuaciones que se encuentren en ese
momento en producción o en trámite así como las adecuaciones que ya hayan sido
liberadas, para eso existen dos modalidades: en producción e histórico.
- Verifica modificado
En esta opción del sistema podrá consultar como se ha ido modificando su presupuesto
programado cuatrimestral y mensualmente de acuerdo al centro de costo, proyecto,
partida y mes conforme las adecuaciones que se hayan generado.
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Aquí podrá consultar el movimiento solamente dando click sobre el monto que está en
color azul, y se desplegará un reporte con los números de folio y los montos de los
movimientos.
Herramientas
El menú herramientas consta de tres partes principales que son: Perfil de usuarios, Base de
datos y Descargas, en el encontrará varias opciones que les serán de utilidad para el
manejo del sistema como se muestra en la siguiente imagen:
Perfil de usuarios
Base de datos
Descargas
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En la parte de perfil de usuarios encontrará varias opciones como son:
Cerrar sesión.- Esta opción nos sirve para terminar la sesión del usuario que está en
turno.
Seleccionar dependencia.- Esta opción nos permite seleccionar la dependencia con la
cual se trabajará, y cabe hacer mención que es exclusiva
de la DGPyGP.
Deberá seleccionar una dependencia del la lista
desplegable y dar clic en el botón que dice cambiar
dependencia.
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Cambiar contraseña.- En esta opción como su nombre lo indica se podrá cambiar la
contraseña del usuario en turno.
Una vez que se hayan digitado las contraseñas anterior y nueva
se procede a dar clic en el ícono de guardar .
Contacto DGPyGP.- Esta opción nos muestra los contactos con los cuales podrá
hacer consultas respecto del sistema.
En la parte de Base de Datos encontrará varias opciones como son:
Actualizar firmas.- Para trabajar en la actualización de firmas se hace en dos
movimientos: Definición de nombres y Relación de firmas.
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Definición de nombres.- Aquí se capturan los nombres de las personas que firmaran
los reportes tanto de presupuesto como de la parte de
planeación (elaboró, revisó y autorizó), existe una lista
desplegable para seleccionar el título que corresponda.
Relación de firmas.- en este apartado se relacionan los nombres de las personas que
definimos anteriormente con el tipo de reporte que deseamos
generar ya sea de planeación o de presupuesto.
Actualización de proveedores.- En esta pantalla podrá capturar el catálogo de de los
proveedores que se utilizan en los documentos para
el ejercicio del presupuesto.
Selección de título
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El apartado de descargas está subdividido para su mejor manejo en tres partes:
Manual del Sistema, Catálogos y Documentos.
Manual del sistema.- En esta opción podrá imprimir el manual de usuario del Sistema
de Planeación y Presupuesto.
Catálogos.- En esta opción podrá generar en un formato PDF cada uno de los
catálogos que se utilizan para la elaboración, seguimiento y evaluación
del presupuesto.
Documentos.- Este apartado muestra todos los documentos y cada uno de los
documentos que forman parte del Manual para la Formulación del
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos para el ejercicio fiscal
2010, los cuales los podrá consultar, imprimir o descargar en
formato PDF.
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