Manual Del Sistema de Gestion

MANUAL VERSIN 6 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

INSTITUCIONAL INTRODUCCIN

MN-DIR-001-CAPTULO 1

FECHA VIGENCIA: 17/Ago/2011

ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: HERNNDEZ PEA LIDA C CARGO : PROFESIONAL CONTRATISTA OAP FECHA: 29/Jul/2011

NOMBRE: RUIZ COLLAZOS NANCY DEL PILAR CARGO: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN FECHA: 03/Ago/2011

NOMBRE: CCSCI CARGO : MIEMBRO COMIT CCSCI FECHA: 12/Ago/2011

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INTRODUCCIN

Durante las ltimas dcadas, la calidad y su adecuada gestin se han convertido en el factor competitivo nmero uno de las organizaciones; por ese motivo y como respuesta a la necesidad del fortalecimiento de la entidad como organizacin moderna, SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO ha sentido el compromiso de proveer productos y servicios conformes a los requerimientos de sus clientes, por tal razn tom la decisin estratgica de adoptar un Sistema de Gestin Integrado con enfoque de procesos, utilizando como herramienta los estndares de calidad establecidos en la Norma NTCGP 1000 y MECI 1000. SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO se compromete en suministrar el apoyo necesario para que esta estrategia promueva el mejoramiento continuo de nuestros resultados y fomente en el personal una actitud permanente de servicio al cliente, auto gestin y una clara conciencia del impacto que cada persona tiene en los procesos que componen el Instituto, para ello contar con la participacin activa de cada uno de los funcionarios en el mantenimiento y la mejora continua de los procesos en los cuales interviene. El Manual del Sistema de Gestin Institucional de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO se encuentra a disposicin de todos aquellos interesados, como gua fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composicin y compromiso del Instituto.


INSTITUCIONAL ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL

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2. ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INSTITUCIONAL

2.1 ACTOS ADMINISTRATIVOS DE ADOPCIN SISTEMA MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2004 El Sistema Integrado de MECI y Calidad se adopta y se crea en INGEOMINAS mediante:

a. Resolucin No. 452 del 11 de Noviembre de 2005 por la cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en INGEOMINAS.

b. Resolucin No. 086 del 13 de marzo de 2006 por medio de la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad para el Instituto.

c. Resolucin No. 321 del 27 octubre de 2006 por la cual se conforman los equipos de trabajo del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y se dictan disposiciones sobre la materia.

d. Resolucin 541 del 14 de diciembre de 2007 por la cual se crean y conforman las instancias para la implementacin, desarrollo y mejoramiento continuo de los Sistemas de Control Interno, de Gestin de la Calidad y de Desarrollo Administrativo del Instituto.

e. Resolucin 153 del 11 de junio de 2008 por medio de al cual se adoptan el mapa de procesos y algunos procedimientos del Instituto.

f. Resolucin 153 del 11 de junio de 2008 por medio de la cual se modifica la

conformacin del comit operativo para la implementacin de los sistemas de Control Interno, de Gestin de la Calidad y de Desarrollo Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

g. Resolucin 310 del 08 de septiembre de 2008 Por medio de la cual se aprueban unos procedimientos en el Instituto.

h. Resolucin 311 del 08 de septiembre de 2008 Por medio de la cual se

aprueban unos procedimientos en el Instituto. i. Resolucin 312 del 08 de septiembre de 2008 Por medio de la cual se

aprueban unos procedimientos en el Instituto. j. Resolucin 499 del 05 de diciembre de 2008 Por medio de la cual se

aprueban varios productos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestin en INGEOMINAS.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: HERNNDEZ PEA LIDA C CARGO : PROFESIONAL CONTRATISTA OAP FECHA: 29/Jul/2011





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k. Resolucin 119 de 22 de abril de 2009 por medio de la cual se aprueba el procedimiento de Control de Producto No Conforme.

l. Resolucin 481 de 21 de septiembre de 2009 por la cual se aprueban unos

procedimientos y se modifican los nombres de otros procedimientos en el Instituto.

m. Resolucin 347 de 09 de agosto de 2010 por la cual se adopta el sistema de Gestin Ambiental y el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y se aprueban unos procedimientos.

2.2 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION INSTITUCIONAL El Sistema de Gestin Institucional de INGEOMINAS, se ha diseado para cubrir la totalidad de las actividades misionales del Instituto, las cuales incluyen investigacin geolgica bsica, investigacin y evaluacin de recursos del subsuelo, evaluacin y monitoreo de amenazas, evaluacin y seguimiento de proyectos para el fomento de las comunidades mineras, contratacin y fiscalizacin minera del pas, control de las fuentes radiactivas a nivel nacional y ensayos geolgicos, mineros y nucleares. Dando cumplimiento, a travs de los procesos de INGEOMINAS, a los requisitos del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000, la Norma Tcnica de Calidad Para La Gestin Pblica NTC GP 1000, la norma ISO 14001 Sistema De Gestin Ambiental, OHSAS 18001 Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional.

2.3 RESPONSABILIDAD El Manual del Sistema de Gestin Institucional es el documento base para la Gestin Institucional y por ello su emisin, modificacin, distribucin y control sigue los lineamientos establecidos en el Procedimiento de Control de Documentos (PR-SGI-CDT-001).

A la Oficina Asesora de Planeacin le corresponde la redaccin del Manual de Calidad con la colaboracin y apoyo de los responsables del proceso, el contenido del Manual de Calidad es revisado por el jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y de los Lderes de Proceso quienes establecen si el contenido del mismo se ajusta a las prcticas vigentes del Instituto; La aprobacin del Manual de Calidad le corresponde al Director General quien avala con su firma las disposiciones establecidas en el documento y autoriza su inmediata distribucin y aplicacin.

La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobacin es del Comit Coordinador de Control Interno. La evaluacin y aprobacin de las exclusiones son conducidas dentro del marco de las Revisiones por la Direccin del Sistema de Gestin Institucional.



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2.4 CONTROL DE CAMBIOS En el Historial de cambios se describen las modificaciones realizadas al Manual del Sistema de Gestin Institucional de INGEOMINAS, el control y registro actualizado es mantenido por los profesionales asignados de la Oficina Asesora de Planeacin. 2.5 DISTRIBUCIN La distribucin del Manual del Sistema de Gestin Institucional se efectuar de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos (PR-SGI-CDT-001). Se encontrar publicado en la herramienta ISOLUCION.

2.6 ALCANCE DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INSTITUCIONAL El presente Manual del Sistema de Gestin Institucional describe la integracin del subsistema de Control Interno, el subsistema de Calidad, el subsistema de Gestin Ambiental y el subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional de INGEOMINAS de acuerdo con los requisitos de la Norma NTCGP 1000, MECI 1000, ISO 14001 y OHSAS 18001 y es de aplicacin a todo INGEOMINAS.


INSTITUCIONAL EXCLUSIONES


FECHA VIGENCIA: 30/Jun/2010

3. EXCLUSIONES

En el SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO no se considera que haya exclusiones a los requisitos de la NTC GP 1000.

CONTENIDO INTRODUCCIN

1. Objetivo 2. Estructura Alcance y Control 3. Exclusiones 4. Documentos de Referencia 5. Sistema de Gestin del Instituto colombiano de geologa y minera 6. Descripcin de los procesos 7. Polticas de operacin por proceso 8. Requisitos NTC GP 1000 y MECI 9. Anexos 10. Historial de cambios


Nombre: ELABORACIN DE DOCUMENTOS

Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO

Fecha: 15/Jun/2010

Nombre: HENKER CARDONA HANS

Cargo: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

Fecha: 18/Jun/2010

Nombre: BALLESTEROS MEJIA MARIO

Cargo: DIRECTOR GENERAL

Fecha: 25/Jun/2010


INSTITUCIONAL DOCUMENTOS DE REFERENCIA


FECHA VIGENCIA: 30/Jun/2010

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Norma NTCGP 1000: Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica

2. Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000

3. Norma del Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001

4. Norma del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001


Nombre: ELABORACIN DE DOCUMENTOS

Cargo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO

Fecha: 15/Jun/2010

Nombre: HENKER CARDONA HANS

Cargo: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

Fecha: 18/Jun/2010

Nombre: BALLESTEROS MEJIA MARIO

Cargo: DIRECTOR GENERAL

Fecha: 25/Jun/2010


INSTITUCIONAL SISTEMA DE GESTIN


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5. SISTEMA DE GESTIN

5.1 PRESENTACIN 5.1.1 RESEA HISTRICA El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO tiene su origen en 1916, cuando se cre y organiz la Comisin Cientfica Nacional, a la que se le encomend realizar la cartografa geolgica, la exploracin de los recursos minerales y el estudio del subsuelo. Este organismo fue reemplazado en 1940 por el Servicio Geolgico Nacional, al cual se le anex en 1953 la Planta Metalrgica de Medelln y los Laboratorios de Fomento Minero de Pasto e Ibagu, y adopt en ese momento el nombre de Instituto Geolgico Nacional. A partir de 1968, con la reforma administrativa del pas, la entidad asumi las funciones correspondientes al Inventario Minero Nacional y al Laboratorio Qumico Nacional creado en 1928 y se constituy en el Instituto Nacional de Investigaciones Geolgico Mineras, INGEOMINAS. Como consecuencia de la erupcin del Volcn Nevado del Ruiz en 1985 le asignaron las funciones de monitoreo y vigilancia de los volcanes del pas, el estudio de las amenazas y de los riesgos naturales; para tal efecto se cre el Observatorio Vulcanolgico de Manizales y posteriormente, los de Pasto y Popayn. En 1991 el Gobierno Nacional organiza el Sistema de Ciencia y Tecnologa, en cuyo marco se reestructura el Instituto inicia su proceso de modernizacin y asume el nombre de "Instituto de Investigaciones en Geociencias, Minera y Qumica", conservndose la sigla INGEOMINAS. En 1998 se le encomiendan al INGEOMINAS algunas funciones del Instituto de Ciencias Nucleares y Energas Alternativas (INEA) luego de su liquidacin, entre ellas las relacionadas con los minerales y materiales nucleares y radiactivos y las fuentes no convencionales de energa. El Decreto 1129 del 29 de junio de 1999 reestructura el INGEOMINAS y asume el nombre de Instituto de Investigacin e Informacin Geocientfica, Minero- Ambiental y Nuclear, es reconocida como la entidad responsable de "generar la informacin bsica para el conocimiento geocientfico y aprovechamiento del subsuelo del territorio colombiano". Mediante los decretos 2656 y 2657 del 24 de diciembre de 1999 se estableci la estructura del Instituto y la planta de personal, respectivamente. La ltima reestructuracin de INGEOMINAS se realiz el 28 de enero de 2004 dndole como objeto realizar la exploracin bsica para el conocimiento del potencial de recursos y restricciones inherentes a las condiciones geolgicas del subsuelo del territorio colombiano; promover la exploracin y explotacin de los recursos mineros de la Nacin y participar, por delegacin, en actividades relacionadas con la administracin de dichos recursos.



NOMBRE: RUIZ COLLAZOS NANCY DEL PILAR CARGO: JEFE OFICINA ASESORA DE

PLANEACIN FECHA: 03/Ago/2011





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En lo sucesivo la entidad se denominar Instituto Colombiano de Geologa y Minera y continuar utilizando la sigla INGEOMINAS. Dicha reestructuracin se realiza mediante el decreto 252 de enero 28/04 y con el decreto 253 de la misma fecha modifica su planta de personal. Mediante el Decreto 3577 de 29 de octubre 2004 se modifican algunas de las funciones del decreto 252 y se agregan funciones de Salvamento Minero, Modifica la conformacin del Consejo Directivo y se elimina la Subdireccin de Administracin de Recursos y se adiciona la Oficina Asesora Jurdica.

5.2 PLAN ESTRATEGICO 5.2.1 MISIN Contribuir al desarrollo econmico y social del pas a travs de la exploracin y el conocimiento del suelo y subsuelo del territorio nacional, la evaluacin y el monitoreo de las amenazas geolgicas, la promocin y eficiente administracin de los recursos minerales y del control del uso de los materiales radiactivos, atendiendo oportunamente las necesidades y los requerimientos de nuestros usuarios. 5.2.2 VISIN El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO ser reconocido como lder en el suministro de informacin del suelo y subsuelo Colombiano y en la administracin eficaz de los recursos mineros, a travs de un equipo humano calificado y la utilizacin de tecnologas modernas, propiciando el desarrollo sostenible del pas. 5.2.3 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

La generacin y divulgacin del conocimiento geolgico del territorio nacional contribuye al mejoramiento nacional y al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos

La informacin que producimos es pblica, confiable, oportuna, til y de fcil acceso

El manejo que realizamos de los recursos administrados y delegados genera seguridad y confianza

La atencin a nuestros usuarios se realiza con igualdad e imparcialidad, buscando su satisfaccin.

El recurso ms valioso de la entidad es nuestro talento humano.

La prevencin, la mitigacin y el control de los posibles impactos sobre el medio ambiente, son parte fundamental del quehacer institucional.




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5.2.4 VALORES INSTITUCIONALES

Honestidad: Forma de actuar correctamente.

Responsabilidad: Responder por mis propios actos y por los compromisos adquiridos

Compromiso: Conviccin y disposicin personal hacia el cumplimiento de una meta colectiva.

Justicia : Dar a cada uno lo que le pertenece o corresponde

Transparencia: Comportamiento evidente, sin duda ni ambigedad.

Respeto : Reconocer y considerar las diferencias de cada individuo

Servicio: Actitud para atender adecuadamente los requerimientos de los clientes

5.2.5 POLITICA DEL SISTEMA DE GESTIN INSTITUCIONAL El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO contribuye al progreso social y econmico del pas a travs de sus actividades misionales, por medio de un sistema de gestin orientado a satisfacer oportunamente las necesidades y requerimientos de las partes interesadas; garantizar un ambiente de trabajo sano, seguro y saludable para todos los colaboradores y visitantes; y gestionar las implicaciones ambientales de nuestro quehacer institucional. Logramos nuestros objetivos dentro de los ms altos estndares de tica, dando cumplimiento a la normatividad vigente, a travs de servidores pblicos competentes, comprometidos con el mejoramiento continuo de la gestin, con el desempeo de los procesos, y la administracin de los riesgos asociados.

5.2.6 OBJETIVOS DE CALIDAD

Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes

Cumplir con los requisitos legales y con los estndares, normas tcnicas y protocolos adoptados por el Instituto.

Promover el trabajo seguro y saludable en la Institucin

Administrar las implicaciones ambientales de los procesos.

Contar con servidores pblicos competentes y comprometidos con el mejoramiento de la Institucin

Mejorar continuamente el Sistema de Gestin Institucional.




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5.2.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Ampliacin del conocimiento geolgico del territorio Nacional

Identificacin del potencial de recursos del Subsuelo

Identificacin y monitoreo de riesgos geolgicos

Contratacin y titulacin minera y fiscalizacin de ttulos mineros

Promocin nacional e internacional del potencial minero del pas

Aumentar la productividad del sector minero

Asesora y control en seguridad nuclear y proteccin radiolgica

Fortalecer la capacidad institucional de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO para cumplir su misin.

5.3 TERMINOS Y DEFINICIONES DE CALIDAD

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

SISTEMA DE GESTIN: Sistema para definir la poltica, los objetivos y el logro de dichos objetivos.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad.

POLITICAS DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin.

OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.

MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin.

EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por el sistema de gestin de la organizacin.

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados




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5.4 ORGANIZACIN INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGIA Y MINERIA. El organigrama de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO indica la autoridad y responsabilidad del nivel directivo hasta los grupos de trabajo.

Figura 1. Organigrama General




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Figura 2. Grupos de Trabajo de la Direccin del Servicio Geolgico.

Figura 3. Grupos de Trabajo de la Direccin del Servicio Minero.




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Figura 4. Estructura de la Subdireccin de Informacin.

Figura 5. Estructura de la Secretaria General




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5.5 NORMOGRAMA

5.5.1 MARCO LEGAL DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DE SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO Decreto 252 del 28 de enero de 2004"Por el cual se reestructura el Instituto de investigacin e informacin geocientfica minero ambiental y nuclear, INGEOMINAS Decreto 253 de 28 de enero de 2004 "Por el cual se modifica la planta de personal del Ingeominas" Decreto 3577 de 2004. "por el cual se modifica el decreto 252 de 2004 que reestructura el Instituto Colombiano de Geologa y Minera INGEOMINAS" Resolucin No. 180074 de 2004 Por medio del cual se delegan una funciones a INGEOMINAS

Resolucin D-208 de marzo 8 de 2004. Por medio del cual se conforma el grupo de trabajo para el desarrollo de las funciones de la Subdireccin de Contratacin y Titulacin Minera. Resolucin No. D216 de marzo 11 de 2004. Por la cual se establecen los costos para servicios relacionados con la administracin y gestin para los recursos mineros. Resolucin No. 180602. Por medio de la cual se ampla la delegacin de funciones a INGEOMINAS otorgada mediante resolucin No. 180074 de 2004. Resolucin No. 180869 de Julio 21 de 2004. Por medio de la cual se ampla la delegacin de funciones a INGEOMINAS otorgada mediante resolucin No. 180074 de 2004. Resolucin No. D 399 de Septiembre 30 de 2005. Por medio de la cual se asigna unas funciones a los coordinadores de los grupos de trabajo de la subdireccin de Fiscalizacin y ordenamiento minero. Resolucin No. D089 de marzo 15 de 2006. Por medio de la cual se asignan unas funciones al coordinador del grupo de trabajo de l Contratacin de la subdireccin de Contratacin y Titulacin Minera. Resolucin No. D163 Por medio de la cual se establece el procedimiento para el prstamo y/o consulta de expedientes mineros Resolucin N. 238 de agosto 9 de 2006. Por medio de la cual se asignan unas funciones a la direccin del servicio minero y otras dependencias y se adoptan otras disposiciones.




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5.5.2 MARCO LEGAL DE LAS FUNCIONES DELEGADAS COMO AUTORIDAD MINERA (Decreto 253 de 28 de enero de 2004) LEY 685 DE 2001. CODIGO DE MINAS Artculos 349 y 350 por los cuales continua vigente el decreto 2655 de 1988. Articulo 165 programa de legalizacin de minas

Ley 1382 de 9 de febrero de 2010. Por la cual se modifica la ley 685 de 2001 Cdigo de Minas.

CONTRATACIN MINERA Resolucin 546 de 17 de diciembre de 2007 Decreto 2390 de 2002 Decreto 2200 de 2001, Resolucin 181145 de 2001, Decreto 2390 de 2003, Decreto 3290 de 2003, Decreto 2653 de 2003, Decreto 252 de 2004, Resolucin 180074 de 2004, Resolucin D - 208 de 2004, Resolucin D - 216 de 2004, Resolucin 180602 de 2004, Resolucin 180869 de 2004, Resolucin 185000 de 2005, Resolucin D-115 de 2006, Decreto 1160 de 2006, Resolucin 546 de 2007. Decreto 2345 de 2008. Por el cual se adoptan medidas para la presentacin de propuestas de contratos de concesin a travs de medios electrnicos. Resolucin 0405 de 23 de marzo de 2007

Decreto 2715 de 2010 reglamentario de la Ley 1382 de 2010

Resolucin No D-119 del 5 de febrero de 2010, Decreto 2345 de 2008, Resolucin 181552 de 2008, Resolucin 181837 de 2008. Resolucin 181728 de 2009,

FISCALIZACION MINERA Decreto 252 del 28 de enero de 2004, Resolucin 180074 de 2004, Resolucin D - 208 de marzo 8 de 2004, Resolucin D - 216 de 11 marzo de 2004. Resolucin 180602, Resolucin 180869 de 2004, Resolucin D - 399 de 2005, Resolucin 238 de 2006, Decreto 2390 de 2003, Decreto 3290 de 2003, Decreto 2200 de 2001, Resolucin D-115, Resolucin D-546 de 2007.

Resolucin 181023 de 2010, Por medio del cual se reglamenta el artculo 23 de la ley 1382 de 2010.




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Resolucin 181406 de 2010, Por el cual se adopta el Protocolo Tcnico para Visita de Fiscalizacin, Seguimiento y Control de Ttulos para Explotaciones Subterrneas.

Decreto 2715 de 2010. Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1382. Ley 141 de 1994, Ley de Regalas Ley 756 de 2002 modifica la ley de Regalas Constitucin Poltica, artculos 360, 361, 332, Ley 756 de 2002 modifica la ley de Regalas Decretos 145 de 1995 y 600 de 1996 y Decreto 252 de 2004, Artculo 48 Ley 863 de 2003 Ley 488 de 1998, Parafiscal esmeraldas, Ley 366 de 1997, rentas por explotacin de metales preciosos Resolucin Ministerio de Minas y Energa No 180074 de 2004, Resolucin 546 del 18 de diciembre de 2007, Decreto 2353 de 2001, determina la regala de los reconocimientos de propiedad privada Decreto 3229 de 2003, Reglamenta artculo 8 Ley 756, distribucin Resoluciones de fijacin de precios base para liquidacin de regalas UPME Decreto 1335 de 1987 - Reglamento de Higiene y Seguridad Minera para Labores Subterrneas. Decreto 2222 de 1993 - Reglamento de Higiene y Seguridad Minera para Labores a Cielo Abierto. Decreto 35 de 1994 - complementario a los dos anteriores, Por el cual se Establecen las sanciones y algunas disposiciones adicionales. Decreto 3815 de 1986, Ley 46 de 1988, Decreto 919 de 1989 Decreto 1993 de Septiembre 6 de 2002. Por el cual se establece el Sistema de Informacin Minero Colombiano SIMCO.

5.5.3 MARCO LEGAL DEL SERVICIO GEOLOGICO Ley 70 de 1993 Ley de comunidades negras. Ley 21 de 1991, Ley 160 de 1994 Ley 99 de 1993 sobre las Reservas Naturales de la sociedad civil. Decreto 3815 de Diciembre 26 de 1985 Ley 46 de Noviembre 2 de 1988, Sistema Nacional de Atencin y Prevencin de Desastres Decreto 919 de Mayo 1 de 1989, reglamentario de la Ley 46 de 1988 Decreto 93 de Enero 13 de 1998 por medio del cual se adopta el Plan Nacional para




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la Prevencin y Atencin de Desastres. Ley 252 de 1995, Ley de Telecomunicaciones en Colombia. Ley 1151 de 2007, por medio de la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, Decreto 252 de la Presidencia de la Repblica Artculos 4, 5 (numerales 4, 10), 17 (numerales 2, 3, 8) y Artculo 18 (numerales 3, 5, 7). Ley 1185 de 2008. Ley de Cultura. Ley 29 de 1991 Ciencia y Tecnologa, Ley 388 de 1997, Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989, y la Ley 3 de 1991 y se dictan otras disposiciones, Ley 400 de 1997 y decretos reglamentarios. Documento CONPES 3146 de 2001, Decreto 252 de 2004 Plan Nacional para el Desarrollo Minero Visin 2019, Plan Energtico Nacional 2006-2025 5.5.4 MARCO LEGAL DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA Resolucin No.181487 de 2004. Por la cual se reglamenta el procedimiento para la evaluacin de las inspecciones a las instalaciones donde se gestionan materiales radiactivos y nucleares. Resolucin No.181434 de 2002. Por la cual se adopta el Reglamento de Proteccin y Seguridad Radiolgica. Resolucin No. 181419 de 2004. Por la cual se reglamenta la expedicin de la Licencia de Importacin de Materiales Radiactivos. Resolucin No. 181304 de 2004. Por la cual se reglamenta la expedicin de la Licencia de Manejo de Materiales Radiactivos. Resolucin No. 180633 de 2002. Por la cual el Ministerio de Minas delega unas funciones. 5.5.5 MARCO LEGAL DE LA INTERACCION CON EL MEDIO AMBIENTE Ley 99 de 1993 Ley 1333 de 2009 Decreto 1220 de abril 21 de 2005. Resolucin No. 0813 de julio 14 de 2004 Resolucin No. 1197 octubre 13 de 2004




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5.5.6 MARCO LEGAL PARA LA GESTION INSTITUCIONAL Constitucin Poltica de Colombia. Artculo 339, Decreto 841 de 1990. Por el cual se reglamenta la Ley 38 de 1989, normativa del Presupuesto General de la Nacin, en lo referente al Banco de Proyectos de Inversin y otros aspectos generales. Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado. Artculo 4. Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo. Decreto 111 de 1996 por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto. Artculos 8 y 9 Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administracin pblica Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI-1000:2005 Decreto 4730 de 2005 por el cual se reglamentan normas orgnicas del presupuesto La Constitucin Poltica de1991 Artculos 1,2, 23, 74, 90, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128,1299, 209 y 270. Ley 134 de 1994: por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participacin ciudadana Ley 190 de 1995: Estatuto Anticorrupcin Decreto 2591 de1991, 306 de 1992, y 1382 de 2000 desarrollan el artculo 86 de la constitucin y consagran la Accin de Tutela Ley 393 de 1997: Accin de Cumplimiento, artculo 87 de la Constitucin Poltica de Colombia. Ley 472 de 1998: Sobre acciones populares y de Grupo Ley 734 de 2002: Nuevo Cdigo nico Disciplinario Ley 1150 de 2007: Denunciar ante las autoridades competentes actuaciones, hechos u omisiones que constituyen faltas en materia de contratacin estatal Ley 87 de 1993, Decreto 1826 de 1994, Decreto 1537 De 2001, Decreto 1599 De 2005 Modelo Estndar de Control Interno




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Constitucin Poltica, Cdigo Contencioso Administrativo, Cdigo de Procedimiento Civil, Estatuto Tributario, Ley 1066 del 29 de Julio de 2006, Decreto Reglamentario 4473 de 2006. Resolucin No. 212 del 26 de Mayo de 2005, Resolucin No. 499 del 9 de diciembre de 2005, Acuerdo No. 008 del 14 de diciembre de 2005 y Resolucin No. 058 del 13 de marzo de 2008. Estatuto Orgnico de Presupuesto Ley 38 de 1989, Decreto 111 de 1996 y los decretos que lo complementan y modifican. Ley 617 de 2000 y los consignados en la Lista Maestra de Control de Documentos Externos. Ley 80 de 1993, Decreto 2170 de 2002, Ley 1150 de 2007, Ley 909 De 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo pblico, la carrera administrativa, gerencia pblica y se dictan otras disposiciones.

Marco Legal Seguridad y Salud Ocupacional

Cdigo Sustantivo del Trabajo, Resolucin 2400 de 1979, Ley 9 de 1979, Resolucin 2413 de 1979, Ley 23 de 1981, Resolucin 8321 de 1983, Decreto 614 de 1984, Resolucin 2013 de 1986, Resolucin 1016 de 1989, Decreto 2177 de 1989, Resolucin 9031 de 1990, Resolucin 1792 de 1990, Resolucin 6398 de 1991, Resolucin 1075 de 1992, Ley 55 de 1993, Decreto 1772 de 1994, Decreto 1295 de 1994, Decreto 1530 de 1996, Ley 361 de 1997, Decreto 806 de 1998, Resolucin 1995 de 1999, Decreto 873 de 2001, Ley 776 de 2002,Decreto 1607 de 2002, Resolucin 18-1434 de 2002, Decreto 2800 de 2003, Decreto 2090 de 2003, Ley 828 de 2003, Circular 001 de 2003, Circular Unificada 2004, Resolucin 0156 de 2005, Ley 962 de 2005, Resolucin 1570 de 2005, Ley 1010 de 2006, Resolucin 1043 de 2006, Resolucin 2346 de 2007, Resolucin 1401 de 2007,Resolucin 2646 de 2008, Resolucin 3673 de 2008, Resolucin 2646 de 2008, Resolucin 01157 de 2008, Resolucin 1457 de 2008, Resolucin 1956 de 2008, Resolucin 4796 de 2008, Circular informativa 230042 de 2008, Ley 1335 de 2009, Resolucin 1918 de 2009, Resolucin 0736 de 2009, Decreto 2566 de 2009, Circular 070 de 2009.

Marco Legal Gestin Ambiental

Ley 23 de 1973, Decreto Ley 2811 de 1974, Decreto 1574 de 1978, Ley 9 de 1979, Decreto 1594 de 1984, Ley 70 de 1993, Ley 55 de 1993, Ley142 de 1994, Resolucin 541 de 1994, Ley 140 de 1994, Decreto 948 de 1995, Resolucin 160 de 1996, Decreto 1791 de 1996, Ley 373 de 1997, Ley 388 de 1997, Decreto 3102 de 1997, Decreto 3102 de 1997, Ley 491 de 1997, Decreto 1706 de 1999, Decreto 312 de 1999, Decreto 302 de 2000, Decreto 2676 de 2000, Decreto 2676 de 2000, Decreto 1667 de 2000, Decreto 619 de 2000, Resolucin 1096 de 2000, Ley 697 de 2001, Ley 769/02, Decreto 1713 de 2002, Decreto 1609 de 2002, Resolucin 556 de 2003, Decreto 3100 de 03, Decreto 1140 de 2003, Resolucin 1208 de 2003, Decreto 155 de 2004, Resolucin 1197/04, Decreto 195 de 2005, Decreto 1220 de 2005, Decreto 1220 de 2005, Decreto 1220 de 2005, Decreto 4741/05, Decreto 4741 de 2005, Resolucin 1552 de 2005,




FECHA VIGENCIA:

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Resolucin 1023 de 2005, Resolucin 1180 de 2006, Resolucin 627 de 2006, Resolucin 627 de 2006, Resolucin 901 de 2006, Resolucin 1402/06, Decreto 1323 de 2007, Decreto 2331 de 2007, Decreto 2501 de 2007, Resolucin 1362 de 2007, Resolucin 978 de 2007, Acuerdo 038 de 2007, Resolucin 627 de 2006, Resolucin 1652 de 2007, Resolucin 2300 de 2007, Resolucin 3326 de 2007, Ley 1252 de 2008, Ley 1259 de 2008, Decreto 1299 de 2008, Resolucin 909 de 2008, Resolucin 909 de 2008, Resolucin 910 de 2008, Decreto 895 de 2008, Resolucin 180606, Ley 1333 de 2009, Resolucin 1310 de 2009, Resolucin 3957 de 2009, Resolucin 3957 de 2009, Resolucin 371 de 2009, Resolucin 323 de 2009, Auto 2735 de 2009, Decreto 2372 de 2010, Resolucin 1309 de 2010, Resolucin 1280 de 2010, Resolucin 1297 de 2010, Resolucin 180919 de 2010, Resolucin 760 de 2010, Resolucin 415 de 2010, Resolucin 180005 de 2010, Directiva 01 de 2010, Resolucin 1457 de 2010, Resolucin 1512 de 2010




FECHA VIGENCIA:

17/Ago/2011

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5.6 MAPA DE PROCESOS El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO adopt el "MAPA DE PROCESOS", esquema que integra los (20) procesos divididos en cuatro grupos, Estratgicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluacin y Control y su interaccin dentro del Sistema de Gestin integrado MECI, Calidad, de conformidad con los requisitos de la Norma NTCGP 1000, MECI 1000, OHSAS 18001, ISO 14001.

Tabla 1: Procesos y sus responsables

GRUPO PROCESO RESPONSABLE

PROCESOS ESTRATEGICOS

Direccionamiento Estratgico Institucional

Director General Jefe Oficina Asesora de Planeacin

Implementacin y Desarrollo de Sistema de Gestin Institucional

Representante de Calidad

Comunicaciones y Participacin Ciudadana

Coordinador del Grupo de Participacin Ciudadana y Servicio al Cliente.

PROCESOS MISIONALES

Investigacin y Cartografa Geolgica Subdirector de Geologa Bsica Investigacin y Evaluacin de Recursos del Subsuelo

Subdirector de Recursos del Subsuelo

Evaluacin y Monitoreo de Amenazas Geolgicas del Territorio Colombiano.

Subdirector Amenazas Geolgicas y Entorno Ambiental

Fomento Minero Coordinador del Grupo de Promocin y Ordenamiento Minero

Contratacin Minera Subdirector de Contratacin y Titulacin Minera

Fiscalizacin Minera Subdirector de Fiscalizacin Minera Gestin de la Informacin Geocientfica Coordinador Grupo SINGEO Ensayos Geolgico Mineros Coordinadores de Laboratorios Mejoramiento de la Seguridad Nuclear y Proteccin Radiolgica

Coordinador del Grupo de Seguridad Nuclear y Proteccin Radiolgica

PROCESOS DE APOYO

Gestin de Talento Humano Coordinador de Recursos Humanos Servicios Administrativos Coordinador de Servicios Administrativos Contratacin Institucional Coordinador de Contratos y Convenios Sistema, Tecnologa y Gestin de la Informacin

Subdirector de Informacin Geolgico Minera

Gestin Documental Coordinador de Servicios Administrativos Gestin Jurdica y Legal Jefe de la Oficina Asesora Jurdica Gestin de Recursos Financieros Jefe de la Unidad de Recursos

Financieros EVALUACION Y CONTROL

Evaluacin y Control Jefe de la Oficina de Control Interno




FECHA VIGENCIA:

17/Ago/2011

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MAPA DE PROCESOS. V. 4

IMPLEMENTACIN Y DESARROLLO DE

SISTEMAS DE GESTIN INSTITUCIONAL

GESTIN DE TALENTO HUMANO

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATGICO INSTITUCIONAL

INVESTIGACIN Y CARTOGRAFA GEOLGICA

INVESTIGACIN Y EVALUACIN DE RECURSOS DEL SUBSUELO

EVALUACIN Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLGICAS DEL TERRITORIO COLOMBIANO

FOMENTO MINERO

ENSAYOS GEOLGICO MINEROS

MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCIN RADIOLGICA

Comunidad

y

usuarios

Satisfechos

Necesidades

De

Usuarios

Y

Comunidad

EVALUACIN Y CONTROL

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS, TECNOLOGA Y

GESTIN DE LA INFORMACIN

GESTIN DOCUMENTAL

GESTIN JURDICA Y

LEGAL

GESTIN DE RECURSOS

FINANCIEROS

COMUNICACIONES Y

PARTICIPACIN CIUDADANA

CONTRATACIN MINERA

FISCALIZACIN MINERA

CONTRATACIN INSTITUCIONAL

GESTIN DE LA INFORMACIN GEOCIENTFICA

FIGURA 1: Mapa de Procesos

Ver Anexo Procedimientos del Sistema de Gestin Institucional-SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO

5.7 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS REQUERIDOS POR LA NORMA NTC GP 1000:2005 Los procedimientos requeridos por la norma y documentados dentro del Sistema Integrado de Gestin de la Entidad son los siguientes:


INSTITUCIONAL DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS


FECHA VIGENCIA:

17/Ago/2011

1

6. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS

6.1 PROCESOS ESTRATEGICOS

6.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

El objetivo es Interpretar las necesidades del entorno y los requerimientos y expectativas de

los clientes con el fin de formular polticas y estrategias que permitan lograr los objetivos

institucionales mediante el mejoramiento y adecuada gestin de sus procesos y recursos.

El alcance de este PROCESO consiste en la construccin, actualizacin, despliegue,

socializacin, evaluacin y ajuste del direccionamiento estratgico de SERVICIO GEOLGICO

COLOMBIANO.

6.1.2 PROCESO IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTION

INSTITUCIONAL

El objetivo es liderar el establecimiento, implementacin y mantenimiento del Sistema

INTEGRADO basado en modelos internacionales y nacionales y administrar la mejora y la

documentacin

Este proceso inicia desde la identificacin de implementar un modelo hasta su

seguimiento y mejora.

6.1.3 PROCESO COMUNICACIN Y PARTICIPACIN CIUDADANA

El objetivo de este proceso es aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad de la

comunicacin interna y externa, dando tambin la libertad de expresin de los

ciudadanos en ejercicio de su soberana colombiana.

Es proceso inicia con el manejo de la informacin, comunicacin y atencin al cliente

interno y externo a nivel nacional e internacional

Implica la atencin al cliente a travs de los puntos de atencin y la recepcin de las

quejas y reclamos el registro en la base de datos, la clasificacin de la misma de acuerdo

a su gravedad, la evaluacin de las causas que motivan cada caso y el anlisis peridico

de estadsticas, se hace necesario aplicar el proceso de acciones correctivas y preventivas

para la eliminacin de la causas reincidentes esto con el fin de ofrecer un mejor servicio

y establecer la mejora continua del proceso.




NOMBRE: CCSCI CARGO : MIEMBRO COMIT CCSCI FECHA: 12 /Ago/2011




FECHA VIGENCIA:

17/Ago/2011

2

6.2 PROCESOS MISIONALES

6.2.1 PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA

Su objetivo es obtener informacin geolgica del pas a travs de la elaboracin de la

cartografa geolgica integral bsica a diferentes escalas, los estudios geodsicos y la

catalogacin de piezas paleontolgicas, petrogrficas y mineralgicas.

Adicionalmente contempla el diseo, instalacin, mantenimiento y de la Red Geodsica

Nacional.

6.2.2 PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DE SUBSUELO

Recursos del subsuelo busca identificar reas dentro del territorio colombiano, donde hay

la probabilidad de hallazgo de un recurso minero , hdrico y energtico de inters

econmico y social, este proceso inicia con la realizacin de la cartografa geolgica bsica

y termina con la identificacin o no de un rea potencial.

6.2.3 PROCESO EVALUACION Y MONITOREO DE AMENAZAS GEOLOGICAS DEL TERRITORIO

COLOMBIANO

El objetivo primordial de este proceso consiste en proveer informacin para los entes

tomadores de decisiones y comunidad para la gestin del riesgo de origen geolgico su

alcance est en la evolucin y monitoreo de amenazas de origen geolgico del alto

impacto a nivel nacional y regional. Contempla las actividades de diseo, instalacin y

mantenimiento la Red Sismolgica Nacional y la Red Nacional de Acelergrafos.

6.2.4 GESTIN DE LA INFORMACIN GEOCIENTIFICA

Este proceso provee los datos e informacin geocientfica, validada, estandarizada y

automatizada, haciendo posible su integracin, procesamiento, administracin y uso, a travs

de las actividades de oficializacin de productos geocientficos, el almacenamiento de datos

georeferenciados en SIGER, el inventario, catalogacin y administracin de la informacin

generada por los procesos de la Direccin del Servicio Geolgico.

6.2.5 PROCESO ENSAYOS GEOLOGICO MINEROS

El objetivo de este Proceso es suministrar datos e informacin sobre las propiedades

fsicas, qumicas y mecnicas de materiales de origen geolgico y proveer servicios de

tecnologa nuclear, aplica a ensayos de laboratorio en muestras de origen geolgico.

6.2.6 PROCESO DE FOMENTO MINERO




FECHA VIGENCIA:

17/Ago/2011

3

Su enfoque esta dado a desarrollar proyectos y acciones orientados a mejorar la

competitividad minera del pas , promoviendo el crecimiento social y econmico de las

regiones en armona con el medio ambiente , su alcance esta dado en la formulacin

evaluacin , ejecucin y seguimiento de proyectos y acciones orientadas a mejorar la

competitividad del sector minero del pas.

6.2.7 PROCESO DE CONTRATACION MINERA

Su objetivo es el estudio tcnico y jurdico de las propuestas de particulares que permita

establecer un Contrato de Concesin con el Estado para la exploracin, construccin y

explotacin de minas en el pas. Este proceso opera desde la radicacin de las propuestas

de contrato de concesin, legalizacin minera y autorizaciones temporales hasta el rechazo

de la solicitud o la anotacin del ttulo en el Registro Minero Nacional.

6.2.8 PROCESO DE FISCALIZACION MINERA

El objetivo de este proceso es garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales,

econmicas y de seguridad adquiridas por los titulares mineros. Consiste principalmente en el

seguimiento y control a travs del estudio jurdico, el control de pago de contraprestaciones

econmicas y regalas, las visitas tcnicas a las minas que incluyen la inspeccin de seguridad e

higiene minera y los planes de prevencin minera.

6.2.9. PROCESO MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION

RADIOLOGICA

Este proceso busca garantizar el buen uso del material radiactivo del pas minimizando

los riesgos para la poblacin , su alcance se basa en el licenciamiento , vigilancia y

control para material radiactivo a nivel nacional y el material nuclear ejecutado por el

Ministerio de Minas y Energa.

6.3. PROCESOS DE APOYO

PROCESO GESTION TALENTO HUMANO

El objetivo primordial es garantizar la competencia, el bienestar y la seguridad de los

servidores pblicos para los proceso de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO. Es un

proceso que inicia desde la identificacin de la necesidad de crear o cubrir las vacantes

hasta la desvinculacin de los funcionarios.

6.3.1. PROCESO DE SERVICIOS ADMISTRATIVOS

El objetivo es proveer los bienes y servicios necesarios para garantizar el buen

funcionamiento del Instituto. Por lo tanto contempla la administracin y prestacin de los




FECHA VIGENCIA:

17/Ago/2011

4

servicios generales, el mantenimiento de la planta fsica, la gestin de los seguros, y el manejo

del almacn e inventarios.

6.3.2. PROCESO DE CONTRATACION INSTITUCIONAL

Este proceso se encarga de proveer todos los bienes, insumos y servicios especificados en el

plan de contratacin de servicios generales y el plan de compras a travs de las modalidades

de contratacin del estado establecidas en la Ley 1150 de 2007, adicionalmente realiza la

interventora jurdica de los contratos a travs del grupo de contratos y convenios y el

seguimiento a la interventora tcnica que es realizada por un designado del rea solicitante.

6.3.3. PROCESO DE SISTEMAS, TECNOLOGA Y GESTIN DE LA INFORMACIN

Tecnologa y gestin de la Informacin busca proporcionar herramientas que apoyen y

faciliten el manejo de la informacin y de los recursos de tecnologa de informacin. Su

alcance se basa en el desarrollo de los sistemas de informacin y gestin de tecnologas

de informacin.

6.3.4. PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Su objetivo es administrar, gestionar y controlar los documentos tcnicos y

administrativos de la Institucin, donde custodia , clasifica, organiza, preserva, define la

disposicin y depura los documentos de acuerdo a la normatividad vigente .

6.3.5. PROCESO GESTION RECURSOS FINANCIEROS

Este proceso administra adecuadamente los recursos financieros del Instituto que

contribuyan al cumplimiento de los objetivos institucionales , su alcance esta dado en la

programacin del presupuesto de ingreso y gastos del instituto y termina con el registro

de la informacin presupuestal, tesoral y contable.

6.3.6. PROCESO GESTION JURIDICA Y LEGAL

Este proceso es el soporte legal para asegurar que la entidad de cumplimiento a las

disposiciones normativas . Inicia desde la interpretacin y compilacin de las normas

legales aplicables a la entidad hasta los conceptos jurdicos , atencin de demandas y

emisin de polticas institucionales o de aplicacin general.

6.3.7. PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL

El objetivo de este proceso es valorar de forma permanente la efectividad del Control

Interno del Instituto , la efectividad , eficiencia y eficacia de los procesos , el nivel de

ejecucin de los planes y programas , los resultados de la gestin , detectar desviaciones,




FECHA VIGENCIA:

17/Ago/2011

5

establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de

mejoramiento del Instituto.


INSTITUCIONAL POLTICAS DE OPERACIN POR

PROCESO

MN-DIR-001- CAPTULO 7

FECHA VIGENCIA:17/Ago/2011

1

7. POLITICAS DE OPERACIN POR PROCESO

7.1. PROCESOS ESTRATEGICOS 7.1.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

a. Los planes, programas y proyectos de la Entidad estn enmarcados en la Misin y Visin Institucional.

b. El plan estratgico y el plan operativo de la Entidad se construye con la participacin de los funcionarios de los diferentes niveles de la organizacin.

c. Los planes, programas y proyectos se construyen de acuerdo a las metodologas y formatos establecidos por la Oficina Asesora de Planeacin.

d. Es responsabilidad de los procesos reportar oportunamente los indicadores de gestin y sus soportes a la Oficina Asesora de Planeacin, de acuerdo a lo establecido en la hoja de vida del indicador.

e. El plan operativo institucional se tendr construido antes de iniciar la vigencia de su operacin

7.1.2. PROCESO DE IMPLEMENTACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE GESTIN INSTITUCIONAL

Todos los proyectos de implementacin de sistemas de gestin deben estar coordinados y liderarse por la Oficina Asesora de Planeacin.

a. Es deber de los servidores pblicos consultar y aplicar toda la documentacin que se encuentra en ISOLUCION que tenga que ver con sus actividades y con las del Sistema de Gestin Institucional

b. Es deber de los servidores pblicos de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO participar activamente en la implementacin, desarrollo y mejora de los Sistemas de Gestin.

c. Los lderes de proceso deben asistir y participar en las diferentes actividades de implementacin y mantenimiento del Sistema de Gestin Institucional y difundir la informacin entre su equipo de trabajo.

d. Est estrictamente prohibido requerir la aplicacin o utilizacin de Procedimientos, Formatos, Instructivos o cualquier otro tipo de documento que no haya sido debidamente aprobado y formalizado en el Sistema de Gestin y que no se encuentre publicado en ISOLUCION.

ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: HERNNDEZ PEA LIDA C CARGO : PROFESIONAL CONTRATISTA OAP FECHA: 29/Jul/2011





PROCESO



2

e. La totalidad de las actividades desarrolladas en la Entidad deben estar incluidas y aprobadas en el Sistema de Gestin.

f. La actualizacin, divulgacin y uso de la documentacin del proceso, el reporte de las acciones correctivas, preventivas y de mejora y el cumplimiento de los planes de accin son responsabilidad de los lderes de los procesos.

g. La publicacin y divulgacin de los documentos del Sistema de Gestin Institucional (Caracterizacin de procesos, procedimientos, formatos, polticas de operacin, fichas de producto, etc.) ser siempre posterior a su aprobacin y publicacin en ISOLUCION.

h. Las tareas del sistema de gestin se entregan sin excepcin en las fechas pactadas.

i. Se debe presentar anticipadamente justificacin aprobada por el jefe inmediato, de la no asistencia a los talleres y cursos del Sistema de Gestin Institucional

j. La delegacin de las actividades del Sistema de Gestin Institucional, debe dirigirse hacia los procesos y no hacia reas funcionales.

k. Cualquier iniciativa de cualquier proceso, debe gestionarse como una oportunidad de mejoramiento.

7.1.3. PROCESO DE COMUNICACIONES Y PARTICIPACIN CIUDADANA

Poltica de Comunicacin Organizacional

a. La informacin divulgada por la entidad deber cumplir con los parmetros de confiabilidad, claridad y veracidad que garanticen la interaccin con las partes interesadas.

b. La divulgacin de los planes, programas, proyectos e iniciativas que presenten las diferentes reas de la entidad, al igual que la elaboracin de publicaciones, sern canalizadas a travs del grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones.

c. Los servidores pblicos de la entidad debern dar estricto cumplimento con el manual de imagen.

d. Se consultar peridicamente la opinin de los servidores pblicos sobre el funcionamiento de las herramientas y los canales de comunicacin y divulgacin.

e. Las direcciones y dependencias de la entidad debern informar al grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones sobre la organizacin o participacin de eventos pblicos.



PROCESO



3

f. El grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones, coordinar con las diferentes dependencias de la Entidad, la informacin estratgica y estadstica sobre los puntos de atencin al ciudadano.

g. El direccionamiento, seguimiento y control de los derechos de peticin, quejas y reclamos se realizar a travs del grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones.

h. El Grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones, fomentar al interior de la entidad la cultura hacia el concepto del Servicio al Cliente Ciudadano.

i. El grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones, convocar a un equipo interdisciplinario en cabeza de la Direccin General en caso de presentarse algn tipo de situacin de crisis o emergencia para la entidad.

Poltica de Comunicacin Informativa

a. La normatividad e informacin de inters a la ciudadana deber ser

publicada en la pgina web para conocimiento de la ciudadana.

b. La atencin al ciudadano deber realizarse bajo los parmetros de orientacin, apoyo y efectividad.

c. El SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO presentar anualmente un informe a la ciudadana sobre la gestin adelantada por la entidad durante el ltimo periodo

Poltica de Medios de Comunicacin

a. Cuando un medio de comunicacin requiera alguna informacin o contactarse con un servidor pblico de la entidad, debe ser atendido en primera instancia por la coordinadora del Grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones.

b. El Grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones ser el nico autorizado para divulgar y realizar comunicados de prensa.

c. El vocero oficial de la entidad es el Director General, con vocera delegada en el titular de la Direccin Del Servicio Geolgico para los temas de esta direccin. El Director General podr delegar la vocera en los funcionarios que estime pertinentes de acuerdo a las temticas por tratar y en coordinacin con Ministerio de Minas y Energa.

d. El Grupo de Participacin Ciudadana y Comunicaciones desarrollar las estrategias y establecer los diferentes canales de comunicacin y divulgacin que se deban aplicar en la entidad.



PROCESO



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7.2. PROCESOS MISIONALES

7.2.1.PROCESO DE INVESTIGACION Y CARTOGRAFIA GEOLOGICA

a. Dar cumplimiento a las polticas y planes nacionales e institucionales.

b. El plan estratgico y el plan operativo de Geologa Bsica se construye con la participacin de Profesionales de la Subdireccin, enmarcados en la Misin y Visin Institucional.

c. Los productos realizados en la Subdireccin de Geologa Bsica estarn enmarcados en los principios de calidad establecidos.

d. Cada etapa del desarrollo del proceso de la investigacin y cartografa geolgica debe contar con la documentacin asociada.

e. Son prioritarios los proyectos de cartografa geolgica y geomorfolgica, los cuales se desarrollarn a escala regional.

f. Antes de iniciar cualquier investigacin, es necesario informar al respecto a la comunidad.

g. Toda comisin debe ser solicitada por el coordinador del proyecto con el visto bueno del Subdirector y acatando las polticas institucionales.

h. Asumir un comportamiento adecuado y responsable en las comisiones de campo ya que se est en representacin del Instituto Colombiano de Geologa y Minera.

i. Cada funcionario es responsable del uso adecuado de los recursos financieros, informticos y equipos que le han sido asignados.

j. Se deben utilizar los elementos de proteccin personal, ropa de trabajo y equipos, para las actividades de campo, suministrados por el Instituto.

k. Propiciar el desarrollo profesional por medio de la capacitacin y entrenamiento permanente.

l. El personal profesional asignado a las actividades, procesos y servicios de geologa, geomorfologa y patrimonio paleontolgico sern responsables por la captura, interpretacin, atencin y orientacin bsica general siguiendo los estndares institucionales.

m. Todos los funcionarios de la Subdireccin procurarn establecer un clima laboral favorable.

n. No se debe suministrar informacin tcnica de carcter confidencial a terceros, a menos que est autorizado por el Director Tcnico del Servicio Geolgico.

o. El Subdirector o quien l delegue ser el responsable de dar respuesta formal a todas las solicitudes realizadas con respecto a temas geolgicos.



PROCESO



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p. No debe ingresar ni permanecer personal ajeno a la Subdireccin sin la autorizacin correspondiente.

q. La entrega de los productos estar de acuerdo con la concertacin definida con el subdirector.

r. En el proyecto de Patrimonio Paleontolgico - Museos, se busca la satisfaccin y confianza de nuestros clientes mediante el cumplimiento de los requisitos de calidad y oportunidad en la prestacin del servicio.

s. Terminada una investigacin todos los profesionales estn obligados a entregar mapas, informes, libretas de campo, testigos de roca y secciones delgadas de roca al Subdirector de Geologa Bsica.

t. Finalizada una investigacin se debe entregar, divulgar y socializar la informacin ante las comunidades.

7.2.2. PROCESO DE INVESTIGACION Y EVALUACION DE RECURSOS DEL SUBSUELO

a. Para la seleccin de reas objetivo, tener en cuenta y priorizar de acuerdo con:

o Planes de gobierno y sectoriales (econmicos, productivos y sociales) o Condiciones de mercado (recursos estratgicos) o Zonas de reserva o Condiciones sociopolticas o Plan estratgico de la Subdireccin de Recursos del Subsuelo o Plan Nacional de Desarrollo o Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa o Documento "Desarrollo de la investigacin y aplicaciones de

tecnologa nuclear", del OIEA o Iniciativa para la Transparencia de las Industrias Extractivas

b. A partir de los resultados de los proyectos y de las condiciones geogrficas, sociopolticas, ambientales y econmicas, entre otros criterios, se definen reas para realizar estudios de exploracin ms detallados.

c. El procedimiento de socializacin podr hacerse en varias etapas del proyecto y retroalimentarse hasta lograr el acuerdo entre las partes. La divulgacin de resultados tcnicos se realizar a travs de publicaciones especializadas institucionales, con artculos cientficos en revistas tcnicas reconocidas y en medios electrnicos disponibles, as como con la organizacin y participacin en eventos cientficos nacionales e internacionales.

d. Para la realizacin de actividades tcnicas se buscar el acompaamiento de instituciones pares, universidades y centros de investigacin a nivel nacional e internacional con el fin de optimizar y compartir los recursos fsicos y personal altamente calificado para la obtencin de resultados tcnicos de calidad.



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e. Considerar el resultado de la socializacin. Si no hay acuerdo entre las partes, el procedimiento no podr continuar.

7.2.3. PROCESO DE MONITOREO, INVESTIGACION Y EVALUACION DE AMENAZAS GEOLOGICAS

a. El Monitoreo de sismos y volcanes es permanente 24 horas durante 365 das al ao. b. El monitoreo de movimientos en masa se realiza nicamente en los casos donde se instala instrumentacin, se realiza durante la ejecucin del proyecto especfico y es entregada a la autoridad local que debe continuar con dicho monitoreo. c. Para el caso de sismos y volcanes es necesario que un analista permanezca en la sede de la RSNC y en cada uno de los observatorios para garantizar el monitoreo permanente. d. Para el monitoreo de la actividad ssmica es necesario asignar un sismlogo de turno, el cual debe estar disponible 24 horas durante todos los das del mes al cual fue asignado. e. Para garantizar el ptimo funcionamiento de la RSNC, la RNA y las redes de monitoreo de los diferentes observatorios, es necesario programar comisiones de mantenimiento durante todo el ao y realizar comisiones extraordinarias para arreglar estaciones que han salido de funcionamiento por razones no previsibles. f. Es necesario contar con un grupo consolidado de electrnica para garantizar un mantenimiento adecuado de los componentes de las redes de monitoreo. g. Para garantizar el almacenamiento adecuado y la disponibilidad de la informacin tomada por medio de las redes de monitoreo es necesario consolidar un grupo de sistemas. h. Las redes de monitoreo deben tener un programa de actualizacin permanente de los equipos. i. La ejecucin de los planes de comisin para realizar el mantenimiento de las estaciones y la instalacin de nuevas estaciones, debe realizarse con los elementos de proteccin adecuados al clima y localizacin geogrfica. j. Para la instalacin de estaciones de monitoreo se deben realizar los trmites necesarios con los propietarios de los predios en donde se localizarn los instrumentos, de tal manera que se cuente con los respectivos permisos. k. La ejecucin de las comisiones realizadas a los volcanes debern realizarse con los elementos de proteccin personal adecuados a las condiciones del mismo (calzado y ropa para alta montaa, arneses de



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proteccin para escalar, entre otros). l. No acceder a zonas de amenaza volcnica alta en niveles de actividad I (Rojo) Erupcin inminente o en curso, tomar las medidas de precaucin necesarias en niveles de actividad II (Naranja) Erupcin probable en trmino de das o semanas. Sugerir la prohibicin o restriccin de acceso en dichos niveles a la comunidad en general. m. En el caso de crisis ssmicas y volcnicas se siguen los protocolos estandarizados de planes de contingencia desarrollados por el SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO para tal fin. n. Para la evaluacin de la amenaza por movimientos en masa es necesario realizar trabajos de campo, los cuales obedecen a planes de comisin establecidos de acuerdo con el alcance y escala de trabajo de cada proyecto. o. Las comisiones de los funcionarios que evalan amenaza por movimientos en masa se deben realizar con los elementos de proteccin necesarios y los equipos de campo que permitan una captura de datos completos y sistemticos. p. En el caso de crisis por movimientos en masa es necesario realizar comisiones extraordinarias, con el fin de hacer un diagnstico rpido que permita a las autoridades tomar decisiones para la proteccin de la vida de los habitantes del sector afectado. q. Con la informacin recopilada a travs de las redes de monitoreo se realizan estudios de evaluacin de la amenaza ssmica y volcnica. r. Como integrantes del SNPAD, en el caso de crisis ssmica, volcnica o de movimientos en masa, se trabaja de manera coordinada con las autoridades locales, regionales y nacionales, suministrando informacin tcnica que permita la toma de decisiones.

s. La evaluacin de la amenaza por movimientos en masa se efecta a diferentes escalas y con diferente alcance, de acuerdo con los requerimientos de los clientes. t. Para la evaluacin de la amenaza ssmica, las investigaciones sismolgicas, la evaluacin de la actividad y la amenaza volcnica y la evaluacin y zonificacin de amenaza por movimientos en masa se realizan intercambios tcnicos con entidades del orden nacional e internacional. u. Se debe en todos los casos socializar la informacin sobre actividad y amenaza ssmica, volcnica y por movimientos en masa, con nfasis en la educacin para la prevencin y la transformacin del conocimiento en acciones concretas que redunden en mejorar la calidad de vida de los habitantes del sector estudiado. v. Facilitar el intercambio de informacin con clientes internos y externos. w. Se debe garantizar la proteccin de los equipos, mediante el almacenamiento adecuado, el establecimiento de protocolos de



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mantenimiento y operacin y el control de inventarios en la sede y en campo. x. En todo momento se debe garantizar la proyeccin de una buena imagen de la institucin por medio de la calidad de nuestro trabajo, el compromiso y la colaboracin con la comunidad.

7.2.4. PROCESO DE GESTIN DE LA INFORMACIN GEOCIENTFICA

a. La nacin colombiana, representada por el Estado, es la propietaria de la informacin geogrfica producida o adquirida por las entidades pblicas, en cumplimiento de sus funciones misionales. En consecuencia, el Estado ser el administrador de dicha informacin por considerarse como uno de los activos ms importantes del pas, dada la multiplicidad de aplicaciones que ella ofrece.

b. Sobre los productos generados, SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO es la

nica entidad que puede realizar, prohibir o autorizar la reproduccin de su obra por cualquier forma o procedimiento (Derecho de reproduccin), permitir la comunicacin al pblico por cualquier medio (Derecho de comunicacin pblica), la distribucin pblica de ejemplares o copias mediante venta arrendamiento o alquiler (Derecho de distribucin), y la transformacin de la obra como su traduccin, adaptacin, arreglo u otra transformacin o cualquier otra forma de explotacin ( Derecho de transformacin), siendo autnoma en definir si otorga la licencia de uso de forma gratuita u onerosa.

c. SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO velar por el respeto de la propiedad

intelectual, en el mbito del derecho de autor, con el fin de salvaguardar la titularidad de las entidades productoras y/o transformadoras de la informacin Geocientfica, reconociendo los respectivos derechos morales y derechos patrimoniales de terceros y, de igual manera, sin desconocer los derechos de propiedad industrial a que haya lugar.

d. La produccin de informacin geocientfica, tiene en cuenta las necesidades

de sus principales clientes, tendr como objetivo primordial los aspectos nacionales, para luego concentrarse en lo regional y finalmente en lo local.

e. La competitividad de la entidad tendr como elemento clave la fuerza

laboral altamente calificada, con amplio conocimiento sobre la aplicacin de la tecnologa de la informacin.

f. De manera sistemtica se utilizaran las tecnologas de la informacin para

la modernizacin de la prestacin de los servicios orientados al cliente, con el fin de reducir los costos operativos y elevar el nivel y la calidad de esos servicios, facilitando la integracin de la entidad en las redes de generacin, difusin y aplicacin del conocimiento.

Generacin de informacin geocientfica

a. SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO producir, capturar, compilar, procesar y validar la informacin Geocientfica generada por el instituto y



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otras entidades, con criterios de calidad, eficiencia, eficacia, precisin, economa y oportunidad, ampliando el conocimiento y potencializando el desarrollo del pas. La generacin de la informacin geocientfica ser primordialmente de carcter digital, y deber estar documentada. Los productos geocientficos deben ser oficializados antes de ser publicados.

b. Se mantendr actualizado el inventario de la informacin geocientfica que

generan sus reas tcnicas. La informacin debe estar catalogada y almacenada en las bases de datos, o los repositorios de datos e informacin institucionales.

c. Los productos a oficializar cumplirn con actividades de validacin as: Validacin tcnica (revisin del cumplimiento de las actividades y los

objetivos del producto, concretos, medibles. valorando el nivel de calidad del mismo).

Validacin de presentacin (cumplimiento de los estndares existentes en cuanto al formato de presentacin del producto).

Validacin informtica (los datos y productos estarn en formatos apropiados para ser manejados con herramientas informticas).

Validacin integral (revisin de manera integrada de todos los elementos que un cliente o usuario podra esperar de un determinado producto o servicio).

Proteccin de la informacin.

SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO, mantendr la integridad del contenido de sus

productos de informacin realizando los anlisis de riesgos pertinentes y tomando las acciones que disminuyan la vulnerabilidad de la informacin frente a amenazas provenientes de personal interno o externo no autorizado, evitando la alteracin y robo de la informacin y prdida de la confidencialidad y privacidad de la misma. Gestin de datos SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO considera a la gestin de datos e informacin como un proceso "extremo a extremo". Siendo esta una filosofa para mejorar la adquisicin, el procesamiento, el archivo y el intercambio de datos e informacin, con la que se busca: acelerar la coleccin de datos relevantes, garantizar la calidad de los datos, reducir los retrasos y la prdida de datos, minimizar operaciones redundantes, promover que los custodios y los usuarios compartan datos y programas, y mantener metadatos crticos sobre la procedencia, el procesamiento y el control de calidad de los datos.

7.2.5. PROCESO DE FOMENTO MINERO:

a. Son prioritarios los proyectos de Fomento Minero que se ejecuten en los Distritos Mineros.

b. Son prioritarios los proyectos de Fomento que se desarrollaran en zonas de explotacin de pequea y mediana minera.



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c. El Fomento Minero busca la transformacin de la minera tradicional o de subsistencia.

d. Los proyectos de promocin deben ser presentados con quince (15) das de antelacin para su evaluacin.

e. Los proyectos de promocin debern ser presentados hasta el 1 de marzo de cada ao.

f. Una vez emitida la resolucin de aprobacin SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO debe firmar mximo dentro de los diez (10) das siguientes a la emisin de la misma.

g. La Interventora debe contratarse externamente en aquellos lugares de difcil acceso

7.2.6. PROCESO DE CONTRATACION MINERA

a. Dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 16 de la Ley 685 de 2001, el cual establece que: "La primera solicitud o propuesta de concesin, mientras se halle en trmite, no confiere, por s sola, frente al Estado, derecho a la celebracin del contrato de concesin. Frente a otras solicitudes o frente a terceros, slo confiere al interesado, un derecho de prelacin o preferencia para obtener dicha concesin si rene para el efecto, los requisitos legales".

b. Dar un tratamiento igualitario al usuario minero, independiente del tamao de su rea o proyecto, de su procedencia geogrfica y de su condicin.

c. Cumplir con las funciones otorgadas, sin espera de ninguna retribucin.

d. Dar cumplimiento a los tiempos establecidos en la Ley o Resolucin para resolver los diferentes trmites mineros.

e. Dar respuesta formal a todas las solicitudes realizadas por los usuarios mineros.

f. Guardar reserva respecto de la informacin tcnica de carcter confidencial, a menos que medie autorizacin expresa del solicitante.

7.2.7. PROCESO DE FISCALIZACION MINERA.

a. Asegurar que las explotaciones mineras bajo competencia de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO se ejecuten en condiciones tcnicas, econmicas, sociales y ambientalmente sostenibles.

b. Las actividades de seguimiento y control a los ttulos mineros se desarrollan con transparencia y en el marco de la Ley.

c. La proyeccin de conceptos tcnicos y jurdicos y de actos administrativos se realiza con criterios de calidad y responsabilidad



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d. La actualizacin acadmica y la unificacin de conceptos son objetivos permanentes para lograr un mejor desempeo en el ejercicio de las funciones.

e. Se busca la seguridad jurdica y confianza de los titulares mineros mediante el cumplimiento de los requisitos de calidad y oportunidad en el ejercicio de nuestras funciones.

f. La atencin a los usuarios se realiza de manera igualitaria, imparcial, respetuosa y diligente.

g. El trabajo de campo se desarrolla con el cumplimiento de los protocolos establecidos y la adopcin de criterios de tica y profesionalismo.

h. Se busca la consolidacin de un equipo idneo, competente y con buena prctica profesional.

i. Todos los miembros del grupo de trabajo procuran un clima laboral armnico.

j. El respeto por los compaeros, jefes y subalternos se constituye en la base para un adecuado trabajo en equipo.

k. Se busca garantizar la integridad fsica de los expedientes de ttulos mineros mediante prcticas adecuadas de custodia y manipulacin.

7.2.8. PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LA SEGURIDAD NUCLEAR Y PROTECCION RADIOLOGICA.

a. Hacer cumplir lo establecido en la normatividad Colombiana respecto al uso seguro de las fuentes radiactivas en las diferentes prcticas en el territorio Nacional.

b. Dar cumplimiento a los tiempos de respuesta descritos en las resoluciones emitidas por el Ministerio de Minas y Energa.

c. Dar con celeridad respuesta a los usuarios del grupo de Seguridad Nuclear y Proteccin Radiolgica.

d. Realizar las actividades que implican exposicin a la radiacin ionizante (de forma segura) de acuerdo a los protocolos establecidos.

e. Dar cumplimiento a las polticas y planes ambientales institucionales.

f. Garantizar la proteccin radiolgica del pueblo colombiano durante el uso de las fuentes radiactivas en el Territorio Nacional.



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7.2.9. PROCESO DE ENSAYOS Y SERVICIOS GEOLGICO MINEROS

a. Los datos de laboratorio producto de la caracterizacin (qumica, fsica, mineralgica, metalrgica y geotcnica) y del procesamiento de materiales geolgicos, son de responsabilidad integral de este proceso misional, bien sea que su obtencin se realice mediante la utilizacin de facilidades analticas propias o externas, de naturaleza convencional o no convencional.

b. Cuando se subcontraten ensayos se seleccionar un laboratorio competente

que evidencie un sistema de gestin de calidad fundamentado y operante. c. El aseguramiento de la calidad de los datos es una prioridad y por ello el

laboratorio se compromete con la implementacin de un Sistema de Gestin, para la obtencin de resultados confiables y oportunos, orientado hacia la mejora continua y bajo los lineamientos de la Norma NTC ISO/IEC 17025.

d. El Servicio al Cliente se ejecuta en las mejores condiciones en cuanto a la

atencin, concertacin, oportunidad, confiabilidad y respeto por los clientes, usuarios y dems partes interesadas.

e. La actualizacin tecnolgica de los Laboratorios e Instalaciones es una actividad

permanente orientada a alcanzar los mejores niveles de desempeo en la prestacin del servicio y en acrecentar el conocimiento geocientfico.

f. Se mantiene un equipo humano idneo, competente y motivado, mediante la

definicin de perfiles y funciones, la continua aplicacin de programas de capacitacin, entrenamiento e induccin y la difusin de procedimientos, y documentos relativos al sistema de gestin. Se reconoce su fortaleza en la especialidad tcnica y en el permanente dialogo de saberes; espacio amplio para la reflexin, la crtica constructiva y la accin participativa.

g. El trabajo se desarrolla cumpliendo a cabalidad con todas las normas y

protocolos de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. h. La proteccin del Medio Ambiente y de sus caractersticas, es inherente a la

realizacin de las actividades de este proceso misional. Se tienen establecidas acciones para prevenir, mitigar y, eventualmente, compensar cualquier afectacin que se produzca sobre el entorno natural como resultado de nuestras actividades y se garantiza el cumplimiento de la legislacin y reglamentos tcnicos relacionados.

i. Se tienen implementados controles para garantizar la confidencialidad de los

datos e informacin generados, reconociendo los derechos a la propiedad de la misma.



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j. Cada uno de los funcionarios comprometidos en las actividades de este

proceso, es garante del cumplimiento de lo preceptuado en los Cdigos de tica y de Buen Gobierno de la institucin. Sus actividades cotidianas igualmente esta sujetas al cumplimiento de las condiciones de inhabilidades e incompatibilidades dispuestas por la Carta Poltica y dems normas que la desarrollan.

k. Se reconoce una Responsabilidad Social Empresarial, RSE, de este proceso

como el conjunto de prcticas, principios y valores que implican un compromiso del SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO en observar un comportamiento tico y en contribuir al desarrollo y calidad de vida de sus grupos de inters.

l. El ingreso de personal ajeno a las prcticas e instalaciones debe ser autorizado

por los estamentos correspondientes y se restringe el ingreso de menores de edad, y mujeres gestantes en cumplimiento de la legislacin laboral vigente.

7.3. PROCESOS DE APOYO 7.3.1. PROCESO DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO

a. Las novedades para liquidar la nmina debe presentarse mximo los diez (10) primeros das de cada mes, de los contrario se liquidarn para el prximo mes.

b. Para el personal de planta que se desvincula debe entregar el certificado de verificacin de asuntos administrativos debidamente diligenciado con la entrega del carn de identificacin.

c. Las historias laborales no se pueden retirar del archivo de la oficina de talento humano, la consulta debe efectuarse dentro de la dependencia.

d. La entrega de informacin de tipo nominal a terceros sea suministrada previo visto bueno de la Direccin general o Secretaria General.

e. Para efectuar los descuentos no autorizados por Ley se requiere como mnimo que represente el 5% de la planta de personal.

f. Es de carcter obligatorio para el personal que requiera implementos o elementos de seguridad su utilizacin.

g. Es de carcter obligatorio el porte del carn de identificacin en un lugar visible para todo el personal que labore en el SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO.



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7.3.2. PROCESO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

El ingreso de personal externo diario a las instalaciones del Instituto debe registrarse en el sistema con la respectiva verificacin de huella y documento de identificacin, solicitando la informacin correspondiente a: dependencia donde se dirige o persona a visitar y asunto a tratar. El personal slo podr ingresar previa autorizacin de dicha dependencia y en el horario de 8:00 am a 5:00 pm, a menos que la autorizacin as lo especifique.

Los funcionarios del SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO para el ingreso a las instalaciones, deben mostrar el carn que los acredita como funcionarios del Instituto, ya sea como personal de planta o como contratista. En caso de encontrarse tramitando el carn, deber registrarse en el libro de ingreso de funcionarios o en el sistema.

El Ingreso de bienes propiedad de particulares deben ser registrados en el sistema, si se trata de bienes de propiedad de SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO debe realizarse la verificacin de la orden, contrato o autorizacin de ingreso por el funcionario encargado. La salida de equipos de propiedad de particulares se realiza verificando los datos de ingreso y se libera del sistema, en caso de no aparecer registrado el ingreso, el funcionario o visitante no podr retirarlo de las instalaciones del Instituto hasta que pueda comprobar la propiedad. Si el equipo pertenece a SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO su salida debe estar autorizada por el Coordinador de Servicios Administrativos, usando el formato de Orden Para Retirar Elementos.

El ingreso de armas por parte de los visitantes a las instalaciones del Instituto est prohibido, todas las personas que ingresen al Instituto deben someterse a requisa y en caso de portar armas deben dejarlas en un casillero del Instituto.

Los funcionarios que requieran ingresar al Instituto los fines de semana, debern presentar una solicitud por escrito, a la coordinacin de Servicios Administrativos, firmado por el Jefe de la Dependencia, para la aprobacin. Una vez firmada por el Coordinador de Servicios Administrativos, el funcionario solicitante deber dejar la autorizacin en la portera principal del Instituto.

El ingreso del personal al Instituto debe hacerse de 5:40 am a 5:30 pm, una vez terminada la jornada la laboral, aquellos funcionarios que requieran ingresar al Instituto debern estar autorizados por el jefe de la dependencia y por el coordinador de servicios administrativos.

La solicitud del servicio de transporte debe realizarse con anticipacin (1 Hora), teniendo en cuenta que no siempre se tienen vehculos disponibles de manera inmediata. En caso de requerirse un vehculo en horario nocturno, el funcionario deber solicitar a la Coordinacin de Servicios Administrativos, el vehculo en el transcurso del da para programar un conductor que cubra el servicio.



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La empresa contratada para la prestacin de los servicios de vigilancia y seguridad privada, deber garantizar el cumplimiento de los turnos en la Sede Central, sede CAN y los Grupos de Trabajo Regional. No puede dejar puestos vacos en ninguna circunstancia. Los turnos instalados deben coincidir con los solicitados por SERVICIO GEOLGICO COLOMBIANO en el momento de iniciar el proceso de seleccin.

Todos los bienes que se encuentren en las instalaciones del Instituto en las diferentes sedes quedan bajo la custodia de la compaa de vigilancia. El contratista responder directamente por cualquier reclamacin que efecte el Instituto por siniestros ocurridos con ocasin de la prestacin del servicio de vigilancia.

Velar por el cuidado y custodia de las instalaciones fsicas y elementos que se encuentren dentro de ellas.

Controlar la entrada y salida de elementos de las instalaciones.

Llevar control de acceso de los funcionarios a las dependencias, en horarios diferentes a la jornada laboral (Horas Nocturnas y Fines de Semana), as como el ingreso de particulares a las instalaciones.

Controlar el parqueadero, el ingreso y salida de los vehculos, deber emplear elementos que apoyen la labor de seguridad.

La empresa contratada para la prestacin del los servicios de aseo y cafetera, asignar un supervisor (a), que debe encargarse de la coordinar, informar y realizar el seguimiento de las actividades asignadas y del cumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa contratada, con el fin de evitar la retencin del pago de a cuerdo a los plazos establecidos para stos.

En el espacio asignado para la prestacin de los servicios el operario debe realizar las siguientes actividades:

o Inicia labor de limpieza. o Recogen elementos de loza y cristalera. o Realizan limpieza de loza y cristalera. o Llena los termos de caf / Aromtica, segn requerimientos del rea. o Distribuye los termos, la loza y cristalera. o Reanuda la labor de limpieza (segn programacin de actividades). o Si tiene asignado un espacio exterior, realiza limpieza general. Si se

trata de Baos, debe encargarse de la desinfeccin de los mismos. o Segn las basuras resultantes, separa el material reciclable del no

reciclable. o Acopia temporalmente el material reciclable y lo almacena en el

espacio asignado para el mismo.

El acceso a la cafetera de la direccin es restringido, por esta razn solo podrn ingresar las operarias asignadas para esta rea.



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En caso de requerirse los servicios por parte de alguno de los operarios deber solicitarse con anterioridad al Coordinador de Servicios Administrativos, sin que afecte la prestacin de los servicios diarios de su trabajo.

Las personas contratadas por la empresa de Aseo y Cafetera solo deben realizar las labores propias de la naturaleza de su contrato.

La reclamacin de los siniestros que afecten la pliza de seguros adquirida por el Instituto se efectuara de manera inmediata, tan pronto se tengan conocimiento de los hechos.

los trmites de importaciones se realizaran de manera inmediata, tan pronto se conozca que los bienes adquiridos en el exterior se encuentran en las bodegas autorizadas para le recepcin de las mercancas.

Solo se realizarn traslados de elementos entre funcionarios, reintegro a bodega de bienes usados los jueves y viernes de cada semana hasta el da 25 de cada mes.

El Grupo de Inventarios estar entregando el informe de depreciacin y los soportes de los comprobantes al Grupo de Contabilidad en los primeros 7 das de cada mes.

El Grupo de Inventarios mantendr actualizada la carpeta individual de inventarios de cada uno de los funcionarios.

Realizar toma fsica general de inventarios cada 3 aos con su respectivo avalo de bienes muebles e inmuebles y anualmente hacer una selectiva de inventarios.

El reemplazo de plaquetas de identificacin de los elementos se realizar por

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