Manual Del Administrador Sharepoint

SHAREPOINT (Manual de administrador)

ELABORADO Y APROBADO POR: SANDRA SEGUEL

1 Introducción..........................................................................................................................................2

2 Crear y configurar listas y bibliotecas...................................................................................................2

2.1 Crear una lista ..........................................................................................................................3

2.2 Configurar una lista ..................................................................................................................4

2.3 Crear una biblioteca .................................................................................................................7

2.4 Configurar una biblioteca..........................................................................................................7

3 Editar y crear páginas ..........................................................................................................................8

3.1 Editar una página .....................................................................................................................8

3.2 Crear una nueva página...........................................................................................................9

4 Configurar el sitio ...............................................................................................................................10

4.1 Usuarios y permisos:..............................................................................................................10

4.2 Aspecto: .................................................................................................................................11

4.3 Administración de sitios:.........................................................................................................11

4.4 Administración de la colección de sitos: .................................................................................12

5 Configurar los permisos de acceso....................................................................................................12

6 Papelera de reciclaje..........................................................................................................................12

7 Crear flujos de trabajo ........................................................................................................................13



1 Introducción

SharePoint es una herramienta Web para el trabajo colaborativo. SharePoint dispone de varias listas y bibliotecas que permiten almacenar y compartir información:

Bibliotecas Listas

Biblioteca de documentos: un contenedor de ficheros.

Tareas: una lista de tareas compartidas.

Biblioteca de imágenes: un contenedor de imágenes.

Calendario: un calendario compartido

Biblioteca de formularios: un contenedor de formularios

Contactos: una lista de contactos

Encuestas, discusiones, blogs, wikis,…

.

Este manual de administrador de SharePoint está dirigido a las personas que han solicitado el sitio, y deseen personalizar las listas y bibliotecas de SharePoint. En concreto se va a explicar cómo:

− Crear y configurar listas y bibliotecas − Crear, configurar y editar páginas − Configurar el sitio − Configurar los permisos de acceso − Usar la papelera de reciclaje − Crear flujos de trabajo Se aconseja leer primero el “manual de usuario”, donde se detalla cómo empezar a trabajar con SharePoint.

2 Crear y configurar listas y bibliotecas

Listas: Una lista es un repositorio donde se puede almacenar y compartir información. Hay varios tipos de listas (calendario, contactos, encuestas,…). Una lista tiene varias columnas para almacenar la información (nombre, fecha inicio, asunto, descripción,…). SharePoint dispone de varias listas predefinidas, pero nosotros podemos modificar estas listas o crear unas a medida.

Bibliotecas: Una biblioteca es como una lista pero para almacenar ficheros.



2.1 Crear una lista

Para crear una lista seleccionamos “Acciones del sitio -> Crear”

y seleccionamos una lista:

Comunicaciones: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden modificar (quitar y añadir columnas).

Seguimiento: Son unas listas preconfiguradas de SharePoint. Una vez creadas se pueden modificar (quitar y añadir columnas).

Listas personalizadas: Son unas listas “en blanco”. El usuario añade las columnas que necesita. También se puede crear una lista que esté basada en una hoja de cálculo. Esta opción es muy interesante en el caso de que tengamos que hacer una importación masiva de contactos, tareas, etc.

Cuando seleccionamos una lista debemos introducir un nombre para la lista, y si queremos que aparezca en el “inicio rápido”. El “inicio rápido” es el menú que está ubicado en la parte izquierda de la página principal.



NOTA: La creación de una lista no implica que ésta se muestre en la página principal (en el apartado 3 se explica cómo realizar esto). Para acceder a la lista pinchamos en “Inicio Ver todo el contenido del sitio” y posteriormente seleccionamos la lista que queremos ver.

2.2 Configurar una lista

Todas las listas tienen un menú con 3 opciones: nuevo, acciones y configuración. Las opciones nuevo y acciones se describen en el “manual de usuario”.

En la opción configuración seleccionamos “configuración de lista”



y accedemos a la página de la configuración de la lista. Las opciones que disponemos son las siguientes:

Configuración general:

− Titulo, descripción y exploración: El nombre de la lista y si es visible o no del “inicio rápido”.

− Configuración de versiones: Por una parte tenemos la aprobación de contenidos. Si una lista tiene “aprobación de contenidos”, cualquier usuario que tiene derechos de edición puede añadir una entrada a la lista, pero no será publicada hasta que el administrador de la lista lo apruebe. Por otra parte tenemos el versionado de elementos. Si se activa el versionado, cada vez que un elemento de la lista cambie se crea una nueva versión. Las versiones antiguas pueden ser vistas y recuperadas.

− − − − Configuración avanzada: Por una parte tenemos los permisos a nivel de elementos. Estos permisos determinan si un usuario puede leer/escribir los elementos propios o los de todos los integrantes de la lista (no confundir con los permisos de acceso a la lista, eso se configura en “permisos y administración��permisos para esta lista”). Por otra parte podemos habilitar/deshabilitar los adjuntos en esta lista, y permitir/denegar que el motor de búsqueda de SharePoint indexe los contenidos de esta lista.

Permisos y administración:

− Eliminar esta lista: Elimina la lista y todo el contenido de la lista. Una vez que se elimine la lista, ésta va a la papelera de reciclaje (más información de la papelera de reciclaje en el punto 6 de este manual).

− Guardar lista como plantilla: Se puede guardar la lista (con o sin contenido) como una plantilla para poder crear nuevas listas que se basan en esta lista. Si guardamos una lista como plantilla, si vamos a “acciones del sitio -> crear”, podremos ver la nueva lista que hemos creado.



− Permisos para esta lista : Establece los permisos de acceso para esta lista.

Por defecto los permisos son:

− Administradores: Administrador de la lista − Escritores: Colaborador de la lista (editar, borrar, añadir) − Lectores: Lector de la lista (sólo leer).

Los permisos de todas las listas vienen heredados de los permisos del sitio. Así, cada vez que se cambia un permiso en el sitio, también se cambia en la lista.

Si se quieren tener unos permisos diferentes en una lista en concreto, iremos al

menú “acciones -> editar permisos” y se nos mostrará un aviso que dice que se va a romper la herencia, por lo que un cambio de permisos en el sitio, no afectará a esta lista.

Si aceptamos el mensaje, podemos personalizar los permisos de la lista. Podemos añadir nuevos usuarios para que puedan acceder a esta lista, quitar usuarios que ya pueden acceder a esta lista, o podemos volver a la situación inicial, con la opción “acciones -> heredar permisos” (que restablece los permisos del sitio a la lista).

− Configuración del flujo de trabajo: Se puede establecer un flujo de trabajo para una lista. Para saber cómo crear un flujo de trabajo ver el punto 6 de este manual.

Comunicaciones:

Configuración RSS: Habilita/deshabilita fuentes RSS para esta lista.

Columnas:

Se pueden agregar/modificar/eliminar las columnas. Se puede seleccionar qué columnas van a tener campos indizados para que la búsqueda sea más rápida.



Vistas:

Cada lista tiene una o varias vistas por defecto. Se pueden crear nuevas y/o modificar las ya existentes.

2.3 Crear una biblioteca

Para crear una biblioteca seleccionamos “Acciones del sitio -> Crear”

y seleccionamos una biblioteca:

2.4 Configurar una biblioteca

Las opciones de configuración de una biblioteca son las mismas que las opciones de configuración de las listas. Ver el apartado 2.2.



3 Editar y crear páginas

3.1 Editar una página

Para editar una página en SharePoint seleccionamos “Acciones de sitio -> Editar página”

Una vez que hayamos editado la página, podemos agregar “elementos Web”

y añadir la lista o biblioteca que deseemos:



Cuando hayamos terminado de editar la página, seleccionamos “salir del modo de edición”:

3.2 Crear una nueva página

En SharePoint se pueden crear 3 tipos de páginas Web:

− − − − Página básica : es una página en blanco (sin elementos Web) y tiene un editor WYSYWYG.

− − − − Página de elementos Web: es una página con varios elementos Web (listas o bibliotecas). Se pueden elegir varias plantillas de diseño.

− − − − Área de trabajo y sitios : es un subsitio que cuelga del sitio principal.

Para crear una nueva página seleccionamos “Acciones del sitio -> Crear”

y seleccionamos una página:



4 Configurar el sitio

Para configurar el sitio accedemos a “Acciones del sitio -> Configuración del sitio”

Desde esta página se puede configurar todo lo relativo a la seguridad de acceso al sitio, nombre del sitio, barras de navegación, informes de uso, espacio usado, etc.

4.1 Usuarios y permisos:

− − − − Personas y grupos: Muestra una lista de todas las personas que han accedido al sitio (si alguien tiene permiso de acceso, pero aún no ha accedido, no aparece en esta lista).

− − − − Administradores de la colección de sitios: Muestra el nombre del administrador del sitio. Por defecto es la persona que ha solicitado el sitio SharePoint

− − − − Permisos avanzados: Este apartado muestra los permisos que tienen los grupos. Por defecto:

Nombre grupo SharePoint Nivel de permiso

Administradores Control Total

Escritores Escritura (Colaborar)

Lectores Lectura



4.2 Aspecto:

− − − − Título, descripción e icono: Establece el título del sitio y el icono.

− − − − Vista en árbol: Permite habilitar/deshabilitar el “inicio rápido” (el menú que aparece en la parte izquierda del sitio). Permite asimismo habilitar/deshabilitar otro tipo de vista en árbol jerárquico.

− − − − Tema del sitio: Establece el tema o aspecto (color) del sitio.

− − − − Barra de vínculos superior: Permite crear solapas del tipo “inicio” para poner una “página básica” o una “página de elementos Web” (ver apartado 3.2)

− − − − Inicio rápido: Permite personalizar el “inicio rápido” (el menú que aparece a la izquierda del sitio). Podemos crear/eliminar cabeceras y elementos.

− − − − Guardar sitio como plantilla: Permite personalizar el sitio actual y guardarlo como una plantilla para su posterior utilización.

− − − − Restablecer a definición de sitio: Permite restablecer la página al defecto.

4.3 Administración de sitios:

− − − − Configuración regional: Establece la zona horaria y el calendario. No permite cambiar de idioma.

− − − − Bibliotecas y listas del sitio: Enumera las bibliotecas y listas de nuestro sitio.

− − − − Informe de uso del sitio: Podemos visualizar un informe del uso que ha tenido nuestro sitio.

− − − − Alertas de usuario: Podemos ver y eliminar las alertas de los usuarios.

− − − − RSS: Permite habilitar/deshabilitar fuentes RSS en este sitio. Si se habilitan las fuentes RSS en el sitio, todas las listas y bibliotecas tendrán las fuentes habilitadas. Se puede deshabilitar las fuentes RSS de una lista en concreto, yendo a la configuración de la lista.

− − − − Visibilidad de la búsqueda: Permite que el motor de búsqueda catalogue o no estas páginas.

− − − − Áreas de trabajo y sitios: Enumera las áreas y subsitios del sitio.

− − − − Características del sitio: Permite activar/desactivar “features” (avanzado)

− − − − Eliminar este sitio: Elimina permanentemente el sitio, y todas las listas bibliotecas y contenido.



4.4 Administración de la colección de sitos:

− − − − Papelera de reciclaje : Accede a la papelera de reciclaje (ver apartado 6).

− − − − Resumen de uso: Detalla el uso del sitio, ocupación actual,…

− − − − Asignación del espacio de almacenamiento: Muestra el tamaño que ocupan las listas y bibliotecas y el tamaño total del sitio.

− − − − Características de la colección de sitios: Permite activar/desactivar “features” de la colección de sitios (avanzado)

− − − − Jerarquía de sitios: Muestra la jerarquía de nuestro sitio.

− − − − Conexión del sitio del portal: Puede establecer una conexión a un portal SharePoint Portal Server (avanzado).

5 Configurar los permisos de acceso

Hay tres perfiles de acceso a un sitio de SharePoint: lectura, escritura (colaborador) y administrador.

Por cada sitio SharePoint del que seamos administradores, tendremos 3 perfiles de acceso:

− Perfil administrador de SharePoint

− Perfil colaborador de SharePoint

− Perfil lector de SharePoint

6 Papelera de reciclaje

SharePoint dispone de 2 niveles de papelera de reciclaje:

1º nivel: es la papelera de reciclaje del usuario. Cuando un usuario elimina un elemento va a su papelera de reciclaje y permanece aquí durante 30 días. Puede restaurarlo en cualquier momento. Una vez pasados 30 días, este elemento pasa a la papelera de 2º nivel. Para acceder a la papelera de reciclaje del usuario, seleccionamos “papelera de reciclaje” en la página principal de nuestro sitio SharePoint:



2º nivel: es la papelera de reciclaje del administrador. En esta papelera tenemos todos los elementos eliminados de la papelera de los usuarios. Esta papelera de reciclaje tiene un tamaño del 50% del espacio libre del sitio. Para acceder a la papelera de reciclaje del administrador, vamos a “Acciones del sitio -> Configuración del sitio”

y seleccionamos “papelera de reciclaje”

En esta papelera de reciclaje tenemos 2 vistas:

− “Elementos de la papelera de reciclaje del usuario final” es la vista de la papelera de reciclaje de 1º nivel de todos los usuarios.

− “Eliminado de la papelera de reciclaje del usuario final” es la vista de la papelera de reciclaje de 2º nivel.

7 Crear flujos de trabajo

Con SharePoint se pueden realizar flujos de trabajo para automatizar una tarea. Para crear un flujo de trabajo hace falta tener instalado “SharePoint Designer” (para ejecutar



el flujo de trabajo no). Un ejemplo de flujo de trabajo puede ser el aviso mediante correo electrónico cuando un documento suba a una biblioteca de documentos y la creación automática de tareas en función del estado del documento. Para crear un flujo de trabajo hay que seguir estos pasos:

1. Desde nuestro sitio SharePoint, seleccionar “Archivo�Editar con Microsoft Office SharePoint Designer”

2. Abrimos un nuevo flujo de trabajo: “Archivo -> Nuevo -> Flujo de trabajo”

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− En los flujos de trabajo podemos crear varios pasos que a su vez pueden contener varias acciones. Para más información consultar la ayuda de SharePoint Designer.

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