MANUAL DE UTILIZACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO:

OUTLOOK EXPRESS Y MICROSOFT OUTLOOK

“EMPEZAR A UTILIZAR EL CORREO ELECTRÓNICO”

Con una conexión a internet, un programa que nos gestione el correo electrónico y una dirección de correo, podemos empezar a intercambiar mensajes de correo electrónico con cualquier persona en Internet.

En nuestro caso los gestores de correo que vamos a ver en este manual son: “Microsoft Outlook Express” y “Microsoft Outlook”; ni decir tiene que existen otros gestores de correo como Mozilla, Eudora.. etc y que su funcionamiento es similar al que vamos a describir.

“CÓMO FUNCIONA EL CORREO EN INTERNET”

Disponer de una dirección de correo, supone tener dirección de correo del tipo usario@servidor.dominio; (en minúsculas y siempre con ‘@’)

Todos los mensajes de correo electrónico se mueven por la red utilizando un formato especial llamado SMTP (Protocolo Simple de Transferencias de Ficheros).

Cuando se utiliza un programa de correo, los mensajes que se van recibiendo, son guardados en el “Buzón de Correo” del “Servidor” a la espera que el usuario se conecte a internet, ejecute su programa de correo y descargue los mensajes nuevos. En ese momento los mensajes se copian en el gestor de correo y se borran del Buzón. Pues bien, la comunicación entre el gestor de correo del usuario y el buzón del servidor de

SERVIDOR DE CORREO

USUARIO

BUZON

POP3 SMPT

SMPT

correo no se lleva a cabo por el proocolo SMTP sino que se realiza por el POP (Protocolo de la Oficina de Correos, en inglés Post Office Protocol); hoy en día se utiliza la tercera versión de este protocolo por lo que lo llamamos POP3.

Hay que señalar que el correo que nosotros enviamos a otra persona, se guarda en el buzón del destinatario a través del protocolo SMTP.

“Conceptos generales de OUTLOOK EXPRESS”

Los programas de corrreo, se pueden configurar a gusto de cada usuario, por ejemplo, que reciban los mensajes automáticamente y envíe también los escritos por nosotros; (esta opción sería interesante si disponemos de ADSL o nuestro ordenador se encuentra en un entorno de red de ordenadores en una empresa), sin embargo para el usuario que utiliza la línea de teléfono para conectarse a internet, tendría que utilizar manualmente la opción de recibir nuestro correo y enviar los escritos por nosotros. Para hacer esto, esiste la opción conocida como “enviar y recibir mensajes”; los mensajes recibidos se guardan automáticamente en la “bandeja de entrada” y los enviados, se guardan en la carpeta “enviados”.

Cuando queremos enviar un mensaje, lo primero que tenemos que hacer es escribir un “mensaje nuevo” y una vez escrito, se utiliza la función “enviar” para enviar el mensaje al/los destinatario/s.

Si tenemos que contestar al mensaje leído, nuestro gestor de correo nos permite “responder” al remitente. Incluso puede incluir en la respuesta parte o la totalidad del mensaje que hemos recibido, incluso podemos “reenviar” el mensaje a un destinatario distinto.

Si el mensaje recibido es interesante para nosotros lo podemos guardar en un archivo independiente utlizando la función “exportar” o traslandándolo a una carpeta previamente creada por nosotros, si por el contrario ,no nos interesa, lo podremos “borrar”

“Conceptos generales de MICROSOFT OUTLOOK 2000”

Los conceptos para el envío-recepción de mensajes son los mismos que los de Outlook Express exceptuando la forma que tienen los iconos y que Microsoft Outlook 2000 funciona también como “Organizador”, “Agenda”, ...etc

En esta fig. se pueden ver las diferencias respecto a Outlook Express:

ResponderNuevo Correo Reenviar Enviar

Bandeja de salida, Entrada, Enviados...

Es obvia, la similitud entre los dos Gestores de Correo

“Partes de un Mensaje ”

Outlook Express

Los mensajes pueden ser “enviados (Para:)” para uno o varios destinatarios y al mismo tiempo, mandar “copias (CC:)” o a otros destiantarios e incluso “ocultar copias (CCO:)” para que un destinatario no sepa que ese mismo mensaje lo está recibiendo otra persona.

Outlook 2000

TEXTO A ENVIAR

TEXTO A ENVIAR

1

1

3

3

5

2

2

6

56 6

1.- Para: (dirección del destinatario)2.- CC: (destinatario que recibe copia)3.- Asunto: (asunto / tema del mensaje)4.- Texto / Cuerpo del mensaje5.- Enviar Mensaje6.- Adjuntar o Insertar Archivo/s *

“¿Qué es insertar archivos? ”

En un mensaje además de incluir un texto, podemos enviar todo tipo de archivos, como fotos, videos, hojas de cálculo y texto....etc

¿Cómo se adjuntan estos ficheros?

Mediante el botón que indicamos en el punto “6” Arrastrando el icono dentro del mensaje Copiando y pegando el objeto en el mensaje

Estos ficheros, pueden aparecer en el mensaje formando parte de él, (p. ej: nos mandan una hoja de cálculo), o como un icono ... Si forma parte de él, podemos trabajar sobre él modificando o rellenando un formulario.

ejemplo práctico: Nos mandan un formulario adjunto a un correo para rellenar nuestros datos personales para formar parte de su base de datos de clientes. Y nos piden también que le enviemos una foto nuestra para identificarnos cuando vayamos a la reunión del sábado.

Abrimos en este caso "Outlook Express” Pulsamos en “Enviar y Recibir” ; nos aparecerá una ventana de

progreso de descarga - envío

Vamos a “Bandeja de Entrada” y vemos los correos descargados, hacemos doble clic en el que nos interesa

Éste es el mail que nos interesa y que tenemos que rellenar:

A tener en cuenta que la forma de introducir los datos es como si estuviéramos trabajando con las celdas de una hoja de calculo o celdas de un procesador de textos.

Pinchamos en responder al remitente y después rellenamos los datos

Vemos que delante del campo asunto de mensaje aparece las siglas RE: (indica respuesta del correo)

Ahora le insertamos el archivo de nuestra foto, que se encuentra en “mis documentos”. Pulsamos el botón de insertar/adjuntar archivo-

Nos aparece la ventana con la ruta donde está el archivo; lo seleccionamos y aceptamos y vemos cómo aparece el icono en este campo del mensaje.

Ahora bien, el correo está listo para enviarlo, si hubiéramos querido enviar unas tablas adjuntas como el formulario visto, tendríamos que utilizar desde el Procesador de Textos o Hoja de Cálculo el comando Copiar y pegar.

Del mismo modo desde cualquier programa en el menú de Archivo, siempre nos aparece la opción de enviar por mail. Y el archivo nos aparecería ya insertado.

Para finalizar, les remitimos al menú de ayuda de ambos Outlook en caso de tener alguna duda.