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Unidad de Supervisión MANUAL DE USUARIO

Planillas Web

Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA)

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Introducción

El presente Manual, está diseñado con el objetivo de que el usuario encargado de

la elaborar las planilla del Centro Educativo, cuente con una herramienta

informática que le permita ejecutar este proceso de forma oportuna y

eficientemente; además, el presente documento será una guía documental que

oriente paso a paso al usuario en los diferentes requerimientos para la confección

de la planilla.

La información contenida en este instructivo está estructurado de forma ordenada

detallando cada paso y su adecuada aplicación, lo anterior cuando exista alguna

duda que impida realizar el proceso de elaboración de planillas, en forma normal.


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Glosario

RCC: Régimen de Capitalización Colectiva.

RTR: Régimen Transitorio de Reparto.

USUARIO: Persona encargada de utilizar el sistema de planillas WEB.

JUPEMA: Junta de Pensiones del Magisterio Nacional.

PLANILLAS WEB: Sistema facilitado por la Junta de Pensiones, para realizar el pago de las planillas por Internet.

ICONO O BOTÓN: Imagen que representa una función o acción.

FUNCIONARIO: Persona que labora en el Centro Educativo (Docente o Administrativo).

DOCENTE: Según el artículo 54 de la ley de carrera docente se considera como docente a quienes impartan lecciones, realicen funciones técnicas propias de la docencia o sirvan en puestos para cuyo desempeño se requiera poseer título o certificado que acredite para ejercer la función docente.

ADMINISTRATIVO: Funcionario del Centro Educativo que no se dedica a la docencia.

PASSWORD: Clave de acceso al sistema de planillas.

SEM: Seguro Enfermedad y Maternidad de la CCSS.

LPT: Ley de Protección al Trabajador.

IVM: Régimen de Invalidez Vejez y Muerte de la CCSS.

SRP: Sistema de Recaudación de Planillas

Siglas

Tipos de identificación

N Cédula Nacional

P Pasaporte Nacional

R Cédula de Residencia

I Indefinido

Tipos de salario

SO Salario Ordinario

SE Salario Escolar

PE Pago Especial

PA Pago Adicional

PD Pago por Diferencia


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Certificados de seguridad en la Web

Certificado pagado a la empresa especialista en la certificación de comercio electrónico, en seguridad de información y protección contra virus.

Certificado pagado a la empresa especialista en la certificación de comercio electrónico, en seguridad de información.

Índice

CAPITULO 1 .................................................................................................................... 7

Ingreso a la aplicación ................................................................................................................... 7 1.1 Función principal ................................................................................................................. 7

1.2 Proceso ................................................................................................................................. 7 CAPITULO 2 .................................................................................................................... 8

División del menú principal .......................................................................................................... 8

2.1 Función principal ................................................................................................................. 8 2.1.2 Procesos operativos: ......................................................................................................... 8 2.1.3 Consultas: ......................................................................................................................... 8

2.1.4 Formularios: ...................................................................................................................... 9 2.1.5 Otras Opciones: ................................................................................................................ 9 CAPITULO 3 .................................................................................................................... 9

PASO 1, CARGA DE PLANILLA ............................................................................................... 9

3.1 Función principal ................................................................................................................. 9

3.2 Proceso ............................................................................................................................... 10

CAPITULO 4 .................................................................................................................. 10

PASO 2, CONFECCIÓN DE PLANILLA .................................................................................. 10

4.1 Función principal ............................................................................................................... 10 4.2 Modificación de la planilla ................................................................................................ 11

4.2.1 Opción modificar ............................................................................................................ 11 4.2.2 Definición de los campos ............................................................................................... 12 4.2.3 Nuevo Funcionario ......................................................................................................... 13

4.2.4 Eliminar .......................................................................................................................... 14 CAPITULO 5 .................................................................................................................. 14

PASO 3, CIERRE DE PLANILLA ............................................................................................. 14 5.1 Función principal ............................................................................................................... 14 5.2 Proceso ............................................................................................................................... 15


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5.2.1 Impresión de Reportes .................................................................................................... 15 5.2.2 Descripción de reportes .................................................................................................. 15 5.2.3 Pago de Planilla. ............................................................................................................. 16

CAPITULO 6 .................................................................................................................. 16

PASO 4, ENVIO DE PLANILLA ............................................................................................... 16 6.1 Función principal ............................................................................................................... 16 6.2 Proceso ............................................................................................................................... 16

6.2.1 Definición de campos ..................................................................................................... 17 CAPITULO 7 .................................................................................................................. 17

Porcentajes de Cotización ............................................................................................................ 17 CAPITULO 8 .................................................................................................................. 18

Histórico de Topes Salariales ...................................................................................................... 18

8.1 Función principal ............................................................................................................... 18 CAPITULO 9 .................................................................................................................. 20

Montos totales de pago ................................................................................................................ 20

9.1 Función principal ............................................................................................................... 20 CAPITULO 10 ................................................................................................................ 20

Reportes ....................................................................................................................................... 20

10.1 Función principal ............................................................................................................. 20 CAPITULO 11 ................................................................................................................ 21

Información de Créditos .............................................................................................................. 21 11.1 Función principal ............................................................................................................. 21

11.2 Inclusión de información de créditos ............................................................................... 21 CAPITULO 12 ................................................................................................................ 21

Histórico de envío de planillas .................................................................................................... 21 12.1 Función principal ............................................................................................................. 21

12.2 Definición de campos ...................................................................................................... 22

CAPITULO 13 ................................................................................................................ 23

Instructivo Elaboración de Planillas ............................................................................................ 23 13.1 Función principal ............................................................................................................. 23 CAPITULO 14 ................................................................................................................ 23





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Cambio de contraseña .................................................................................................................. 24 17. Función principal ............................................................................................................... 24 17.2 Procedimiento .................................................................................................................. 24

Aspectos importantes a considerar .................................................................................. 24

ANEXOS ......................................................................................................................... 27


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CAPITULO 1

Ingreso a la aplicación

1.1 Función principal

Mostrarle al usuario encargado de generar la planilla del Centro Educativo, la forma correcta de ingresar al módulo de planillas Web.

1.2 Proceso

Para ingresar a la página de la Junta debe abrir un explorador de Internet, y digitar la dirección www.juntadepensiones.cr, e ir al link de Pago de Planillas. Como se muestra en la siguiente pantalla:

Una vez que el usuario ha ingresado a la página de la Junta, le aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación:

http://www.juntadepensiones.cr/


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Para poder ingresar, al sistema, el encargado de planillas tiene que haber recibo y firmado previamente, el convenio de compromiso y aceptación de Claves de Acceso para el registro y carga de las Planillas por medio de la página Web, seguidamente, se deben completar el campo usuario y contraseña con la información que se recibió por parte del inspector de la Junta de Pensiones y oprimir el botón Ingresar.

CAPITULO 2

División del menú principal


Mostrar al usuario encargado de planillas las diferentes opciones que tiene el menú general del sistema. Este menú se divide en:

2.1.2 Procesos operativos:

En este menú, el encargado de planillas, puede realizar el proceso de carga y confección, cierre-pago y envío de planilla, los cuales van enlazados uno con otros, lo que significa que el usuario no podrá pasar por ejemplo del paso 1 al paso 4, sino ha completado los pasos 2 y 3.

2.1.3 Consultas:


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Con este menú, se pueden realizar las consultas que sean necesarias para el proceso de carga y confección de planillas, así como las planillas enviadas por el Sistema de Recaudación de Planillas de la Junta de Pensiones del Magisterio.

2.1.4 Formularios:

Con esta opción, el encargado de planillas de los centros educativos, puede accesar a los diferentes formularios e instructivo de planillas que el usuario encargado de planillas podría necesitar.

2.1.5 Otras Opciones:

Con esta opción, el encargado de planillas de los centros educativos, puede cambiar la contraseña.

MENÚ PROCESO DE CARGA Y ENVÍO

CAPITULO 3

PASO 1, CARGA DE PLANILLA


Cargar la planilla del Centro Educativo que se va a enviar a la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional.


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3.2 Proceso

Para cargar los datos de la planilla, el usuario tiene que escoger el mes y el año del corte de la misma, que se va a cancelar y presionar el icono o botón “Cargar”. Es importante resaltar que el usuario solo podrá cargar una planilla por periodo, si intenta cargar nuevamente la planilla el sistema le indicará que tiene que comunicarse con el departamento de supervisión, para que estos realicen la carga.

Si la planilla está correcta (no requiere ninguna modificación), el usuario procederá a cerrar la planilla.

CAPITULO 4

PASO 2, CONFECCIÓN DE PLANILLA


Mostrar al encargado de planillas el proceso correcto para confeccionar la planilla del Centro Educativo que se va a enviar a la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional. Cuando el usuario ingresa al detalle de la planilla, el sistema mostrará a todos los funcionarios que se encuentran en la planilla previamente cargada. Además, el sistema le permitirá al usuario poder exportar la información a Excel, o Word, como se muestra en la siguiente pantalla:


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4.2 Modificación de la planilla

Si el usuario necesita realiza modificaciones en la planilla que se cargó, lo puede realizar mediante las siguientes opciones:

4.2.1 Opción modificar

Con esta opción el usuario puede modificar los datos personales de los funcionarios del Centro Educativo. Antes de modificar a un funcionario, el usuario podrá buscar al empleado con la opción “Buscar información de cotizante”. Una vez que se realizaron los cambios, el usuario tiene que guardarlos para que el sistema los pueda validar.


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4.2.2 Definición de los campos

Tipo de institución: Define el tipo de institución.

Número de identificación: Define el número de identificación del funcionario, el usuario digitará el número de cédula correspondiente, colocando ceros en lugar de los guiones, una vez incluido el número de identificación y el mismo coincida con la información del Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), no podrá ser modificado por el usuario. En el caso de extranjero, se debe incluir el número de identificación provisional y modificarse las veces que sea necesario.

Tipo identificación: Sirve para definir el tipo de identificación del número de identificación digitado. (Se tiene que digitar manualmente en el caso de extranjeros).

Nombre, Apellido 1, Apellido 2: Los campos Apellido 1 y Nombre son requeridos, en el caso de los extranjeros que solo tiene un apellido, se debe dejar el campo Apellido 2 en blanco, en el caso de nacionales no es modificable ya que como se mencionó anteriormente la información se toma del padrón electoral, por lo que con solo digitar el número de identificación y escoger el Tipo Identificación como “Cédula física de Nacional” estos espacios serán actualizados automáticamente.


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Fondo: Identifica el fondo al cual pertenece el funcionario, dependiendo de la fecha de ingreso, RTR antes del 14 de julio de 1992, RCC después del 14 de julio de 1992.

Salario: Define la cantidad de ingresos que percibe el funcionario, se puede modificar solamente incluyendo el monto de salario (sin comas ni puntos) y se presiona el botón “calcular”.

Cuota Obrera, Cuota Patronal, Cinco por mil, Total: Estos espacios calculan el monto de rebajo por cada uno de los rubros mencionados, no es modificable, ya que el sistema es quien realiza el cálculo por aporte, con solo que el usuario haya digitado el salario que percibe el funcionario.

Porcentaje de Jornada Laboral: Sirve para indicar cuál porcentaje de la jornada laboral corresponde el monto de salario señalado, esto porque si una persona se incapacitó 15 días, solamente percibiría el 50% de la jornada mensual. Cuota de Préstamo: Con esta opción, se puede incluir la cuota del préstamo (que el funcionario tenga con la JUPEMA) dentro del pago mensual que realiza el Centro Educativo.

Periodo de Pago: Define el mes que el Centro Educativo está pagando.

Tipo de planilla: Indica el tipo de planilla que percibe el funcionario. Correo Electrónico 1: En este espacio se tiene que ingresar el correo electrónico 1 del funcionario. Correo Electrónico 2: En este espacio se tiene que ingresar el correo electrónico 2 del funcionario.

Observaciones: En este espacio se puede incluir cualquier tipo de información adicional, que el usuario encargado de generar las planillas del Centro Educativo considere necesario.

4.2.3 Nuevo Funcionario

Está opción sirve para incluir a un nuevo funcionario que se haya incorporado al Centro Educativo, para esto el usuario tiene que utilizar el botón que está sobre el detalle de la planilla cargada como se muestra en la siguiente pantalla: Una vez que se haya seleccionado ésta opción, el sistema desplegara una pantalla como la que se muestra a continuación.


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Para incluir un nuevo funcionario, el usuario tiene que completar todos los espacios, como se definió en el capítulo 4.2.2. , y darle un clic en guardar.

4.2.4 Eliminar

Está opción sirve para eliminar a un funcionario que ya no labora para el Centro Educativo, para esto el usuario tiene que utilizar el botón que está sobre el detalle de la planilla cargada.

CAPITULO 5

PASO 3, CIERRE DE PLANILLA


Mostrar al encargado de Planillas de los centros educativos el proceso correcto para cerrar la planilla.


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Nota: El proceso de cierre de planilla se realiza una vez que se ha revisado y corregido la planilla del periodo al cobro y que no se van a realizar más cambios.

5.2 Proceso

Para cerrar la planilla el usuario encargado de planillas tiene que ir al menú 3- Cierre y Pago de Planilla, en el que le aparecería un mensaje como el siguiente:

5.2.1 Impresión de Reportes

Una vez que se ha cerrado la planilla, el sistema habilitará los reportes, para que el encargado de planillas pueda imprimir los mismos, para lo que el sistema mostrará una pantalla como la siguiente:

5.2.2 Descripción de reportes

En esta pantalla se pueden generar los siguientes reportes: Imprimir planilla: Con esta opción el usuario puede imprimir la planilla que previamente se cargó y modificó.

Reporte de Resumen (Totales): Con esta opción el usuario puede imprimir el resumen de lo que se está pagando por cada fondo de pensión.


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Reporte de Créditos: Con esta opción el usuario puede imprimir el resumen de lo que se está pagando por concepto de cuotas de préstamos con la Junta de Pensiones del Magisterio.

5.2.3 Pago de Planilla.

Cuando el encargado de planilla imprime el “Reporte de Resumen (Totales), obtendrá el resumen de lo que tiene que cancelar, y procederá a pagar la planilla por cualquiera de los siguientes medios:

o Depósito Bancario (Efectivo o Cheque) o Transferencia (SINPE) o Caja JUPEMA

CAPITULO 6

PASO 4, ENVIO DE PLANILLA


Mostrar al encargado de Planillas de los centros educativos el proceso correcto para enviar la planilla.

6.2 Proceso

Para enviar la planilla, el encargado de las mismas en los centros educativos, tiene que haber cancelado la misma con anticipación, y ubicarse en el menú, envío de planilla. Una vez ubicado en este menú, el sistema le mostrará una pantalla como la que a continuación se muestra.


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En la primera parte de la pantalla, el usuario encargado de planillas tiene que completar los espacios que el sistema solicita para enviar la planilla.

6.2.1 Definición de campos

Forma de pago: Se deberá indicar la forma que se utilizó para pagar la planilla, según se indicó en el punto 5.2.3 Si la forma de pago es Banco, ó, transferencia, el sistema habilitará un espacio para que se escoja el banco que se utilizó para cancelar la planilla. Fecha que realizó el pago: En este espacio se indicará la fecha en que se canceló la planilla. Monto Pagado: El encargado de planillas deberá digitar el monto que se canceló, según lo que se indica en el comprobante de pago. No. de Documento: Se deberá indicar el número de documento, ó, referencia se da al momento de cancelar la planilla, por cualquiera de los medios indicados anteriormente. Observaciones: En este espacio se podrá indicar todo lo necesario que el usuario encargado de planillas consideré pertinente para respaldar el pago. Pago Adicional: Si al momento de realizar el pago, el usuario se percató de que pago de menos, el mismo podría realizar un segundo depósito para completar el pago, para lo que utilizar esta opción. Con solo darle un Clic sobre la opción Pago Adicional, el sistema habilitará una segunda opción de pago, para que el usuario encargado de las planillas incluya la información que el sistema le solicita.

MENÚ CONSULTAS

CAPITULO 7

Porcentajes de Cotización

7.1 Función principal Mostrarle al usuario encargado de generar la planilla del Centro Educativo, una opción de consulta a la información de porcentajes de cotización del RCC y del RTR.


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CAPITULO 8

Histórico de Topes Salariales


Mostrarle al usuario encargado de generar la planilla del Centro Educativo, una opción de consulta, a la información de los topes salariales que históricamente ha mantenido el RTR.


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Nota: La pantalla de Porcentajes de Cotización y la pantalla de Histórico de topes salariales, son solamente informativas, el usuario encargado de generar las planillas en los centros educativos, no podrá realizar ninguna acción en estas opciones del sistema, solamente el Departamento de Informática de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, puede realizar las modificaciones y actualizaciones correspondientes.


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CAPITULO 9

Montos totales de pago


Mostrar al usuario encargado de planillas del Centro Educativo, el monto total a pagar por cada Fondo.

En esta pantalla el usuario no puede realizar ninguna modificación ya que es una pantalla de consulta.

CAPITULO 10

Reportes


Proporcionar al usuario encargado de planillas una opción para que pueda generar los reportes de las planillas.


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CAPITULO 11

Información de Créditos


Proporcionar al funcionario encargado de la elaboración de las planillas, una herramienta para poder visualizar la información de préstamos de los funcionarios del Centro Educativo.

11.2 Inclusión de información de créditos

La inclusión de cuotas de préstamos, se debe realizar desde la opción del menú llamada “Detalle de Planilla”. Una vez que el usuario se encuentre en ese menú, tiene que seleccionar la opción “modificar” para que pueda incluir la información del crédito. Ver capítulo 5.2.2 paso #9. Nota: La información de las cuotas de los préstamos que se incluyen en el sistema, corresponde al crédito que otorga la Junta de Pensiones del Magisterio Nacional a los funcionarios del Magisterio Nacional, y se realiza contra el documento que envían los encargados del Área de Cobro de esta Junta. No se incluyen cuotas de crédito de otras instituciones.

CAPITULO 12

Histórico de envío de planillas


Proporcionar al usuario encargado de la generación de las planillas del Centro Educativo, una herramienta para que pueda revisar las planillas que se han enviado por medio de la página Web de JUPEMA.


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12.2 Definición de campos

En esta pantalla se puede visualizar la siguiente información:

1. Consultar: Con esta opción el usuario encargado de los Centros Educativos puede visualizar

las planillas enviadas.

2. Planilla: Identifica el número de consecutivo de envío de planilla de todos los centros

educativos.

3. Periodo de pago: Muestra el corte de la planilla que se está enviando.

4. Enviado por: Identifica el usuario que envío la planilla.

5. Fecha de envío: Corresponde al día en que se envió la planilla

6. Forma de pago: Muestra el medio por el que se realizó el pago de la planilla.

7. Número de documento: Corresponde al número de comprobante con el que se realizó el

depósito o transferencia.

8. Observaciones: Indica cualquier observación que el usuario considere importante.

9. Estado: Indica el estado en el que se encuentra la planilla enviada, estos pueden ser:

Enviada: Esta es la planilla que recién se envió.

Aprobada: En este estado el departamento de cobros de la Junta revisó y aprobó la

planilla enviada.

NOTA: es importante revisar antes de cargar un nuevo periodo que la planilla anteriormente

enviada por este sistema esté en estado de aprobada.

Rechaza para modificación: En este estado van a ingresar las planillas que el Centro

Educativo haya solicitado, que la rechazaran la planilla enviada para poder modificarla.

Rechazada: Se ubicaran en este estado las planillas que tengan alguna incongruencia

entre lo que se tenía que pagar según el resumen de totales del sistema y el monto

cancelado.


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MENÚ FORMULARIOS

CAPITULO 13

Instructivo Elaboración de Planillas


Proporcionar al usuario encargado de la generación de las planillas del Centro Educativo, una herramienta de consulta a la hora de realizar el proceso de generación y pago de planillas.

CAPITULO 14

Datos Institución Cotizante Instructivo Elaboración de Planillas


Proporcionar al usuario encargado de la generación de las planillas del Centro Educativo, un formulario electrónico con el que se puedan actualizar los datos del Centro Educativo.

CAPITULO 15

Formulario de periodos de inactividad Formula 3


Proporcionar al usuario encargado de la generación de las planillas del Centro Educativo, un formulario electrónico con el que se puedan actualizar los periodos de Inactividad del Centro Educativo, esto para que no se genere un cobro sobre los mismos.

CAPITULO 16

Declaración Jurada


Proporcionar al usuario encargado de la generación de las planillas del Centro Educativo, un formulario electrónico con el que se puedan actualizar la información de cada uno de los funcionarios que trabajan para el Centro Educativo.


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MENÚ OTRAS OPCIONES

CAPITULO 17

Cambio de contraseña

17. Función principal

Proporcionar al usuario encargado de la generación de las planillas del Centro Educativo, una herramienta para poder cambiar su contraseña.

17.2 Procedimiento

El usuario, ingresa el Password o contraseña actual, para que el sistema valide el cambio, posteriormente, tiene que ingresar la contraseña nueva, previamente definida por el usuario, luego confirma la nueva contraseña, y presiona el botón aceptar.

Aspectos importantes a considerar

1. Los pagos de las planillas se tienen que realizar los primeros 10 días naturales del mes. En el

caso de que el día 10 cayera en sábado o domingo, automáticamente se podrá realizar el

pago de la planilla el lunes siguiente.

2. No es permitida la presentación de planillas adelantadas, que no correspondan al mes al

cobro.


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3. Es responsabilidad del Patrono, realizar los cambios respectivos en el sistema de

recaudación de la CCSS. (SICERE), para que los trabajadores solo coticen lo correspondiente a

Seguro de enfermedad y maternidad (SEM) y (Ley de Protección al Trabajador) LPT, no así el

IVM, ya que por ley, los aportes para pensión serán cotizados para JUPEMA (Ver Anexo2 y

Anexo 3).

4. Es obligación del Centro Educativo, notificar a JUPEMA cuando exista un error en el módulo

de planillas o planillas Web, que impida la elaboración de planillas.

5. El no contar con el módulo de planillas, o planillas Web, no exenta al Centro Educativo a no

realizar los pagos correspondientes.


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Información de Contacto

Área de inspección y Supervisión

Nombre Email Teléfono

Greivin Arroniz Obando

Inspector [email protected] 2284-6439

Graciela Burga Jiménez


Viviana Mora Hernández


Elsie Mayorga Ramos [email protected] 2284-6519

Francisco Viquez Salazar

Encargado del área de

Supervisión

[email protected] 2284-6529

Área de Cobros

Nombre Email Teléfono

Steven Duran Ortiz

Encargado de cobros [email protected] 2284-6515

Mariela Arias Solis

Encargada de cobros [email protected] 2284-6592

José Ramón Ganados

Encargado del Área de Cobros [email protected] 2284-6598

mailto:[email protected]







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ANEXOS


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ANEXO 1

Cuentas para realizar los pagos y transferencias

Banco Nacional de Costa Rica N° Cuenta Corriente: N°100-01-000-164695-9 N° Cuenta Cliente: N°15100010011646951

Banco de Costa Rica N° Cuenta Corriente: N°001-0255956-0 N° Cuenta Cliente: N°15201001025595600

BAC – San José N° Cuenta Corriente: N° 900556242 N° Cuenta Cliente: N° 1020000900556242-0

Cédula Jurídica JUPEMA 3-007-117191-15

Importante

Al momento de realizar el depósito, en las diferentes entidades bancarias, es indispensable que en el detalle del depósito: se indique en primera instancia el código asignado la institución y seguido el nombre del Centro Educativo.

Ejemplo:

Detalle: 4897- Colegio del Norte

De esta forma se podrá identificar fácilmente en el estado de cuenta bancario.


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ANEXO 2


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ANEXO 3


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Resumen ejecutivo carga y envío de planilla

Cargar la planilla

Se realiza con el menú CARGA DE PLANILLA y esta se tiene que realizar una vez por periodo.

Confeccionar de planilla

Se realiza con el menú CONFECCIÓN DE PLANILLA, en esta opción se tiene que revisar la planilla previamente cargada, (empleados), y tiene corresponder al periodo a cancelar.

Cierre y pago de Planillas

A-Cierre: se realiza con la opción cierre de planilla. (La planilla se cierra una vez que el encargado de planillas esta seguro de que la planilla no necesita más modificaciones). B-Pago: Una vez que se ha realizado el cierre de la planilla, el sistema habilitará los iconos para imprimir los reportes con los que el usuario encargado de planillas puede pagar las cotizaciones de los empleados por los medios que la Junta de Pensiones dispuso para este fin.

Enviar la Planilla

Se realiza con el menú ENVIO DE PLANILLA, y es en esta opción donde se envía la planilla al departamento de cobro de la Junta de Pensiones, de no realizar este proceso, no se podrían aplicar los dineros depositados en la cuentas de la JUNTA y por consecuencia no se podría aplicar las cotizaciones a los empleados del Centro Educativo para ese periodo.


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JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL

Departamento Plataforma de Servicios Área Base de Datos

Guía Didáctica para Centros Educativos en el Reporte de Cotizantes

Setiembre, 2013


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Objetivo:

Facilitar el registro de los administrados del Régimen de Capitalización Colectiva en el ingreso de

planillas mensuales que realizan los Centros Educativos, mediante una guía.

Proceso:

Es importante que en el momento de reportar los cotizantes se tomen en consideración los

siguientes puntos:

Personas nacionales:

Se debe reportar al administrado tal y como aparece en la Página del Tribunal Supremo de

Elecciones, sin variar letras ni el número de identificación, el cual requiere que registre los nueve

dígitos correspondientes a las cédulas nacionales sin espacios y guiones, tal y como se muestra a

continuación:

Cédula Correcta: 114910605

Cédulas Incorrectas: 11491605 11491-0605

Es necesario tomar en cuenta que se deben reportar, primer y segundo apellido, primer nombre

y fecha de nacimiento. Asimismo, tener en consideración al digitar letras como: n y ñ, s y z, b y v

para la correcta escritura del nombre del cotizante. No se deben indicar tíldes en el nombre ni

apellidos. La información se puede verificar por medio de la página de internet que brinda el

Tribunal Supremo de Elecciones

(http://www.consulta.tse.go.cr/consulta_persona/menu.htm).

Personas extranjeras:

Para estos efectos, el patrono debe utilizar los doce dígitos del Documento de Identidad

Migratorio para Extranjeros (DIMEX), el cual debe ser tramitado ante la Dirección General de

Migración y Extranjería. La Dirección General de Tributación Directa publicó en la Gaceta 204 del

25 de octubre del 2011, la Resolución DGT-R-031-2011, mediante la cual se estableció lo

siguiente:

“Artículo 1º—Obligatoriedad del uso del DIMEX para personas físicas extranjeras: Se establece

como de uso obligatorio el número de Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros

(DIMEX), asignado por el Ministerio de Gobernación y Policía, a través de la Dirección General de

Migración y Extranjería…”

http://www.consulta.tse.go.cr/consulta_persona/menu.htm


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El objetivo del proceso es igualar el tratamiento que actualmente se da a los clientes físicos

nacionales con los clientes físicos extranjeros, de modo que, tal y como actualmente se le exige a

un nacional que en sus transacciones financieras se incluya el número de identificación (cédula

física).

¿Cómo reportar a los extranjeros que cuyo DIMEX se encuentra en trámite?

Todos los extranjeros que residan temporal o permanentemente en Costa Rica están en la

obligación de tramitar el DIMEX, pero dadas las limitaciones operativas de la tramitación del

mismo, la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, es consciente de que se

requiere un plazo prudencial para la gestión del mismo.

Para ello, el extranjero que se encuentre en esta situación, deberá ser reportado en planillas con

el número de SICERE (número de asegurado). No se aceptarán trabajadores extranjeros

reportados con el Pasaporte o cualquier otro número distintos a los aquí estipulados.

Por otra parte, es fundamental reportar al trabajador con un mismo número de identificación

mientras se tramita su número de identificación, ya que dificulta el control de los aportes al

momento de acceder al derecho jubilatorio.

Una vez, que la persona obtiene su DIMEX se debe:

1. Modificar la planilla: Para las próximas planillas se debe reportar a la persona con el

nuevo número, es decir con el número de cédula que brinda Migración y Extranjería, el cual

consta de 12 dígitos. Al reportar este número, debe registrarse completo.

2. Notificar a Base de Datos: Comunicar a la Unidad de Base de Datos el cambio de

número de identificación, aportando: Imagen escaneada de identificación actual y nota

aclaratoria del cambio de número.

Para ello dispone del correo electrónico a [email protected] o a los números

telefónicos 2284-6596 o 2547-9530, también por correo certificado.

Las modificaciones en los números de identificación pueden variar por los siguientes motivos:

Porque se incurrió en un error de digitación al reportar a la persona.

Por nacionalización de un extranjero.


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