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MANUAL DE USUARIO SISTEMA INTEGRAL PENITENCIARIO

SIP-GA (Modulo -Trámite Documentario)

2011

Instituto Nacional Penitenciario

Oficina de Sistemas de Información

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Información General

I. Introducción

El Manual de Usuario del Sistema Integrado Penitenciario (SIP) – GA, Modulo Trámite Documentario pretende dar a conocer las características y formas de su funcionamiento paso a paso, guardando la secuencia de acciones sobre las ventanas, para lograr los resultados esperados en cuanto al tratamiento documentario. Sin embargo, al dominar el manejo del Sistema, podrá seguir el orden que desee de acuerdo a sus necesidades y recurrir al Manual para consultas específicas. Asegúrese de leer íntegramente el manual.

II. Objetivo del Manual

El presente manual tiene como objetivo servir al usuario, como herramienta básica para el manejo operativo del sistema.

El usuario encontrará en este manual, la descripción detallada de las ventanas de cada módulo, soluciones frente a problemas que se pudieran presentar en el momento de la operatividad del Sub Sistema Trámite Documentario y sugerencias para poder realizar los pasos correctos al momento de registrar, ubicar y visualizar el estado de la documentación respectiva.

III. Requerimientos del Sistema

Hardware

La configuración mínima para el funcionamiento correcto de SIP-GA, Modulo de Trámite Documentario es la siguiente:

• Procesador de 3.0 GHZ o superior, disco duro 80 gb, memoria Ram 1 gb, Unidad de

DVD R o CDR, tarjeta de red 10/100/1000 mbps • Monitor a color SVGA. • Resolución Gráfica de 1024 x 800 píxeles • Mouse de 2 botones. Software • Sistema Operativo de Estación (Windows XP, Windows 7 32 bits). • Software antivirus actualizado • Internet Information server

CAPÍTULO

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IV. Menú del Sistema 1.- Ventana Principal

La ventana principal está compuesta de las siguientes áreas como se indica en el gráfico siguiente:

Cabecera: Compuesto por el logo institucional, nombre del Sistema y en la parte superior derecha el Nombre de usuario que está accediendo al sistema, y la fecha actualizada.

Logo Institución Módulos del Sistema Nombre del Sistema Perfil del Usuario

Pantalla de inicio: Muestra el directorio telefónico, los datos con la foto del usuario, un calendario mensual que marca la fecha actual y la hora, la Normatividad y los subsistemas a los cuales tiene acceso el usuario.

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2.- Panel de Acciones

Grupo de botones o iconos de función que estará visible en la parte inferior y extremo derecho de las pantallas del sistema, lo que nos permitirá realizar las acciones de registro, derivación, recepción, responder, exportar o realizar Búsqueda según parámetro, así como vínculos que permitirán visualizar la guía de destino, reportes de documentos enviados y recibidos, e impresión de estos.

En este panel se visualizará la bandeja de entrada de documentos así como la bandeja de salida de documentos.

Bandeja de Entrada: - Pendientes : Documentos pendientes de recepcionar - Recibidos : Documentos recepcionados sin atender

Bandeja de Salida:

- Por Enviar: Documentos registrados, sin embargo aún no han sido enviados por el sistema.

- Entregados/Enviados: Documentos registrados que ya fueron enviados por el sistema y entregados físicamente.

- Courier : Documentos registrados que ya fueron enviados por el sistema y entregados al Courier físicamente (opción válida solo para el menú Tramite)

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A continuación describiremos las funciones específicas de cada botón:

Botón Nombre Descripción

Registrar

Al hacer clic con el ratón, activará la ventana de Mantenimiento de Documento lo que permitirá el registro de un nuevo documento.

Recepcionar

Al hacer clic con el ratón, activará la ventana de diálogo que permitirá recepcionar el o los documentos seleccionados.

Responder

Al hacer clic con el ratón, activará la ventana de Respuesta del Documento lo que permitirá registrar el documento de respuesta en el registro del documento seleccionado.

Exportar Al hacer clic con el ratón, permitirá exportar la lista del registro de

los documentos visualizada.

Derivar Al hacer clic con el ratón, permitirá realizar la derivación del documento seleccionado

Enviar Al hacer clic con el ratón, permitirá enviar los documentos que se encuentran en la bandeja de salida - por enviar

Anular

Movimiento

Al hacer clic con el ratón, permitirá anular el movimiento (derivación) realizado.

Archivar Al hacer clic con el ratón, activará la ventana que permitirá hacer una observación antes de archivar el documento.

Grabar Al hacer clic con el ratón, se grabarán los datos registrados

Cancelar Al hacer clic con el ratón, cancelará las acciones realizadas

3.- Tipo de Atención

Se puede apreciar que, los documentos Muy urgentes se encuentran seleccionados en rojo, los documentos Urgentes se encuentran seleccionados en verde, los documentos normales se encuentran seleccionados en blanco y los documentos Históricos en gris

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Ingreso al Sistema

El ingreso al sistema es a través del icono que estará visible en el escritorio de su PC. Esta ventana nos permitirá ingresar al sistema utilizando un usuario y password personal, el cual le permitirá acceder a los menús del sistema de acuerdo al perfil que pertenece.

Para el uso del sistema SIP-GA, Modulo de Trámite Documentario necesita contar con un usuario y una clave la cual le será asignada por la Oficina de Sistemas de su Región. Dicha clave debe ser cambiada al inicio del uso del sistema mediante el siguiente procedimiento:

CAPÍTULO

2

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Al hacer clic en el botón cambiar clave se visualizará la siguiente ventana:

NOTA: La clave es personal e intransferible, por lo cual cada usuario deberá cambiar su clave (password) al inicio del uso del sistema y de manera frecuente.

Una vez cambiada la clave Ingresará su usuario y la clave, como se muestra en la pantalla.

Luego presionará el botón , proceso en el cual se verificará la información ingresada, en

caso los datos sean correctos ingresará al menú principal que le permitirá realizar operaciones de

acuerdo al perfil del usuario registrado, en caso que la información ingresada usuario o clave sean

incorrectos el sistema no permitirá su ingreso.

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La pantalla de Ingreso al sistema consta de 3 secciones:

a. Sección cabecera

En la cual se encuentran los logotipos del Ministerio de Justicia y el Instituto Nacional

Penitenciario.

b. Sección de acceso

Es la sección donde se ingresa el usuario y clave, asimismo contiene los botones de

acción que permite ingresar al sistema y que permite cancelar la

acción, procediendo a cerrar el módulo de ingreso al sistema.

c. Sección de pie de Pagina

En dicha sección se visualiza los teléfonos a los cuales puede comunicarse para reportar

o absolver cualquier duda, Así como el correo electrónico de contacto.

1.- Pantalla del Menú Principal

Al seleccionar el ícono del Modulo Trámite Doc. , ubicado en la parte superior de la Pantalla de

Inicio, ingresará a la pantalla del Menú principal.

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Las opciones de la pantalla del Menú Principal según los usuarios, son las siguientes;

a. Trámite.- Esta opción estará disponible para los usuarios del Centro de

Documentación y Archivo, quienes podrá realizar las tareas, tales como registro de

nuevos documentos de tipo externo, derivar un documento, impresión de guía de

destino y reporte diario de ingresos.

b. Bandeja.- Esta opción estará disponible para todos los usuarios del SIP–GA Modulo

de Trámite Documentario, por la cual el responsable visualizará la bandeja de la

Oficina a la que pertenece donde podrá realizar Registro de documentos,

derivaciones, respuestas e impresiones.

c. Seguimiento.- Permite visualizar el Panel de seguimiento de documentos, opción que

estará disponible para todos los usuarios del SIP-GA Modulo de Trámite

Documentario, quienes podrán realizar búsqueda de documentos provenientes de

otras oficinas.

d. Bandeja Resp.- Permite realizar el mantenimiento del ingreso y egreso de los

trabajadores a su Bandeja (Oficina).

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Menú: Trámite

A través de este módulo se registra toda la información de los documentos externos que ingresan a la institución, permite la generación de la Guía de Destino y la emisión de varios reportes.

I.- Filtros búsqueda Permite realizar la búsqueda de los documentos por diferentes parámetros;

a. Filtrar por Fecha.- Permite filtrar la búsqueda de documentos por fecha de documento, de envío o de recepción.

b. Rango de fechas.- Permite la búsqueda de documentos por el rango entre fecha inicial y fecha final.

c. Nro. De Documento.- Permite la Búsqueda por Nro. del documento. d. Tipo de Documento.- Permite la Búsqueda por Tipo de documento, ejemplo Oficio,

Carta, Oficio Múltiple, Memorándum, Memo Múltiple, etc. e. Nro. Guía.- Permite la búsqueda por el número de guía. f. Asunto.- Permite la búsqueda por el asunto del documento. g. Firmante.- Permite la búsqueda por el firmante del documento. h. Dependencia.- Permite la búsqueda de los documentos recibidos por oficinas. i. Por tipo de atención.- Permite la búsqueda del documento por tipo de atención:

Normal, urgente, Muy Urgente, Todos.

CAPÍTULO

3

Sección Búsqueda

Sección Listado de

Documentos

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j. Activos.- Seleccionándolo muestra la relación de documentos que no han sido atendidos.

k. Históricos.- Muestra la relación de los documentos atendidos l. Todos.- Muestra la relación de todos los documentos

II.- Listado de documentos En esta sección se muestra la relación de los documentos ya sea recibidos (bandeja de entrada) o emitidos (bandeja de salida). Recuerde seleccionar una opción a fin de visualizar la documentación, Pendiente, Recibidos, Por enviar o Entregados/Enviados, según los campos seleccionados por el usuario.

Para habilitar la ventana de selección de campos, hacer clic derecho en cualquier parte del listado de documentos, nos mostrará una ventana emergente, en esta ventana seleccionaremos los campos adicionales de acuerdo a nuestras necesidades.

III.- Registro de Nuevos Documentos

Para registrar un nuevo documento, hacer clic en el ícono , desde la pantalla principal, lo que conllevará a la apertura del módulo Mantenimiento de Documentos, permitiendo registrar el nuevo documento y realizar la derivación, en este módulo encontraremos dos pestañas: Documento y Derivaciones.

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1.- Pestaña Documentos Los campos a ingresar en esta pestaña son:

1.1- Origen

Remitente.- Con solo digitar las tres primeras letras y presionar la tecla [enter], muestra una lista con las alternativas disponibles de entidades que envían el documento, al hacer doble clic en la entidad seleccionada nos conllevará a una ventana donde se puede registrar los datos del remitente (opcional).

Tipo de Documento.- Seleccione un documento de la lista mostrada, el tipo de documento a registrar.

Núm. Doc.- Número de documento, el número es generado automáticamente por el sistema, cuando se grabe documento.

Fecha Doc.- Ingrese la fecha de elaboración del documento.

Folder.- Ingrese la cantidad de folder.

Nº Folio.- Ingrese la cantidad de folios que tiene el documento y sus anexos.

Fecha Recep.- Ingrese la fecha de recepción del documento, según sello de recepción.

Sumilla/Asunto.- Ingrese el asunto del documento.

Documento

Derivaciones

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Confidencialidad.- Indique el tipo de confidencialidad del documento, secreto, reservado, normal.

Tipo de atención.- Indique el tipo de atención que se le debe brindar al documento, Urgente, Muy Urgente, Normal. Si elige Normal se habilita el campo días, lo que permite ingresar los días para la atención del documento.

Documento de referencia.- Al seleccionar nos habilita los campos Nº Doc, Nº Guía, Cambiar Año, si conoce el número de Doc. o Guía lo indica para ser referenciada.

De lo contrario, si no conoces el número de guía o documento, hacer clic en botón [?] y se mostrara la ventana de búsqueda de Documentos/Guía, donde podrá escoger y seleccionar la guía que guarde relación entre sí.

1.2- Destinatario

Mi Oficina.- Permitirá filtrar los destinatarios (usuarios) de mi oficina, a quien va dirigido la documentación.

Oficina.- Permitirá filtrar los oficinas que tienen bandeja del local de establecimiento

Nombre.- Con solo digitar tres letras y presionar la letra [enter], muestra una lista con los destinatarios u oficinas (dependiendo de la opción seleccionada anteriormente)

Para.- Al hacer clic nos muestra la lista de destinatarios u oficinas (dependiendo de la opción seleccionada; Mi Oficina, Oficina), que serán registradas en la lista [Para] como originales, se puede agregar más de un original siempre y cuando el tipo de documento seleccionado sea múltiple.

CC.- Al hacer clic nos muestra la lista de destinatarios u oficinas (dependiendo de la opción seleccionada; Mi Oficina, Oficina), que serán registradas en la lista [CC] como copias, se puede agregar más de una copia en cualquier tipo de documento seleccionado.

Nº de Doc. o Guía

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Con la finalidad de visualizar o modificar los datos del destinatario hacer clic , lo que mostrará la siguiente ventana, aquí podrá elegir la acción a tomar.

Adjuntar Doc.: Permite adjuntar un documento (archivo Word, imagen JPG, archivo pdf, etc.) escaneado al documento enviado.

Al activar la opción [Solicitar notificación de lectura], cuando el documento sea leído por el destinatario, automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico a nuestro correo, con los datos del documento así como la fecha y hora de lectura del documento leído. Al activar la opción [Solicitar notificación de recepción], cuando el documento sea recepcionado por el destinatario, automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico a nuestro correo, con los datos del documento así como la fecha y hora de recepción del documento. Al activar la opción [Enviar e-mail al Destinatario], cuando el documento sea enviado por el remitente , automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico al correo del destinatario, con los datos del documento así como la fecha y hora de envio del documento.

Adjuntar Archivo

Adjuntar Archivo, desde la biblioteca Ver Archivo

Limpiar Archivo

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1.3.- Documentos Referenciados Permite visualizar los documentos ya registrados y que están relacionados al documento actual, recuerde que pueden existir varios documentos que guarden relación, en este caso se agregarán haciendo clic en y te llevará a la ventana de búsqueda de Documentos/Guía, donde podrá escoger y seleccionar la guía que guarde relación entre sí.

1.4.- Botones de Acción

1.4.1.- Botón [Grabar] Permite grabar los datos registrados anteriormente. Al grabar los datos se mostrara el siguiente mensaje [Desea enviar en este momento el documento actual].

De seleccionar la Opción , el documento será enviado inmediatamente y pasará a la bandeja

Entregados/Enviados, de lo contrario si selecciona la opción el documento pasará a la bandeja Por Enviar.

1.4.2.- Botón [Anular Doc.] Permite anular el documento y todos sus movimientos generados, siempre y cuando los destinatarios no hayan recepcionado el documento.

1.4.3.- Botón [Cancelar] Permite cancelar todas las acciones realizadas dentro del registro.

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1.4.4.- Botón [Imprimir] Permite imprimir la guía de destino del documento.

1.4.5.- Botón [Salir] Permite cerrar la ventana actual.

1.4.6.- Botón [Nuevo Doc.]

Permite registrar un documento nuevo.

1.2.- Pestaña Derivaciones En esta pestaña se visualizará todos los movimientos realizados y/o derivaciones que contenga el documento. Recuerde que usted puede seleccionar los campos que desea visualizar de acuerdo a sus necesidades.

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IV.- Recepcionar / Atender Documentos Pendientes Recuerde que solo se podrá ver el listado de documentos pendientes o por atender cuando se encuentre en la [Bandeja Entrada/Pendientes].

Para atender un documento, primero seleccionamos uno o más documentos (hacemos check en la columna de selección, que se encuentra al lado izquierdo de la columna remitente).

Luego hacer clic en botón [Recepcionar], el o los documentos seleccionado(s) pasaran de la [Bandeja de Pendientes] a la [Bandeja de Recibidos]

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V.- Archivar un Documento

Para archivar un documento, se debe seleccionar la [Bandeja de Recibidos], en esta opción se activara el botón [Archivar]. Para archivar un documento, primero seleccionamos el documento. Luego hacemos clic en el botón

[Archivar] Se mostrara la siguiente ventana, emitiendo el siguiente mensaje [Desea archivar el movimiento

actual]

De seleccionar la Opción, nos llevará a la ventana [Archivar…] donde se podrá registrar el

nombre del folder y cualquier observación del documento antes de archivar, de lo contrario si

selecciona la opción el documento no se archivará.

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VI.- Enviar Documento(s) a Courier Para enviar un documento a Courier, debe seleccionar la [Bandeja de Recibidos], en esta opción se activara el botón [Enviar a Courier]. Al enviar un documento a Courier, primero seleccionamos uno o más documentos (hacemos check en la columna de selección, que se encuentra al lado izquierdo de la columna remitente).

Luego hacer clic en el botón [Enviar a Courier] El o los documento(s) seleccionados pasaran de la [Bandeja de Recibidos] a la [Bandeja de Courier]

VII.- Archivar Doc. Courier

Para archivar un documento de Courier, debe seleccionar la [Bandeja de Salida/Courier], en esta opción se activara el botón [Archivar Courier]. Primero seleccionamos uno o más documentos (hacemos check en la columna de selección, que se encuentra al lado izquierdo de la columna remitente).

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Luego hacer clic en el botón [Archivar Courier] Se mostrara la siguiente ventana, hacemos clic en el botón [Si], para confirmar la acción a realizar.

Al aceptar la ventana anterior, se mostrará la siguiente ventana, donde ingresaremos datos como fecha, folder y observación.

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Menú: Bandeja

A través de esta opción se registra todos los documentos que son generados internamente, en este módulo visualizará la Oficina a la que pertenece y el usuario responsable.

I.- Registro de Nuevos Documentos

Para registrar un nuevo documento, hacer clic en el botón [Registrar] , desde la pantalla principal, lo que conllevará a la ventana de Mantenimiento de Documentos, permitiendo registrar el nuevo documento, en este módulo encontraremos dos pestañas: Documento y Derivaciones.

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1.- Pestaña Documentos Los campos a ingresar en esta pestaña son:

1.1- Origen

Responsable.- Debe seleccionar un responsable del combo desplegable que se muestra en la pantalla.

Tipo de Documento.- Seleccione un documento de la lista mostrada, el tipo de documento a registrar.

Núm. Doc.- Número de documento, el número es generado automáticamente por el sistema, cuando se grabe documento.

Fecha Doc.- Ingrese la fecha de elaboración del documento.

Folder.- Ingrese la cantidad de folder.

Nº Folio.- Ingrese la cantidad de folios que tiene el documento y sus anexos.

Sumilla/Asunto.- Ingrese el asunto del documento.

Confidencialidad.- Indique el tipo de confidencialidad del documento, secreto, reservado, normal.

Tipo de atención.- Indique el tipo de atención que se le debe brindar al documento, Urgente, Muy Urgente, Normal. Si elige Normal se habilita el campo días, lo que permite ingresar los días para la atención del documento.

Documento

Derivaciones

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Documento de referencia.- Al seleccionar nos habilita los campos Nº Doc, Nº Guía, Cambiar Año, si conoce el número de Doc. o Guía lo indica para ser referenciada.

De lo contrario, si no conoces el número de guía o documento, hacer clic en botón [?] y se mostrara la ventana de búsqueda de Documentos/Guía, donde podrá escoger y seleccionar la guía que guarde relación entre sí.

1.2- Destinatario

Interno.- Permitirá filtrar los destinatarios internos (usuarios, oficinas y sede regionales) de la institución, a quien va dirigido la documentación. Dentro de esta característica se encuentran las siguientes opciones; Mi Oficina.- Permitirá filtrar los destinatarios (usuarios) de mi oficina, a quien va

dirigido la documentación. Oficina.- Permitirá filtrar las oficinas que tienen bandeja del local de establecimiento. Regiones.- Permitirá filtrar las regiones que tienen bandeja. Oficinas Externas .- Permite enviar a las oficinas de la Región (previamente

seleccionado) que tienen bandeja.

Externo.- Permitirá filtrar los destinatarios externos (instituciones externas y empresas privadas), a quien va dirigido la documentación. Dentro de esta característica se encuentran las siguientes opciones;

Privado.- Permitirá filtrar los destinatarios de todas las empresas privadas (que se

encuentren registrados previamente), ha quien va dirigido la documentación. Estatal.- Permitirá filtrar los destinatarios de todas las instituciones públicas, a quien

va dirigido la documentación.

Nombre.- Con solo digitar tres letras y presionar la letra [enter], muestra una lista con los destinatarios, oficinas y regiones (dependiendo de la opción seleccionada anteriormente)

Para.- Al hacer clic nos muestra la lista de destinatarios (dependiendo de la opción seleccionada; mi oficina, oficina, regiones, etc.), que serán registradas en la lista [Para] como originales, se puede agregar más de un original siempre y cuando el tipo de documento seleccionado sea múltiple.

CC.- Al hacer clic nos muestra la lista de destinatarios (dependiendo de la opción seleccionada; mi oficina, oficina, etc.), que serán registradas en la lista [CC] como copias, se puede agregar más de una copia en cualquier tipo de documento seleccionado.

Nº de Doc. o Guía

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Con la finalidad de visualizar o modificar los datos del destinatario hacer clic , lo que mostrará la siguiente ventana, aquí podrá elegir la acción a tomar.

Adjuntar Doc.: Permite adjuntar un documento (archivo Word, imagen JPG, archivo pdf, etc.) escaneado al documento enviado.

Al activar la opción [Solicitar notificación de lectura], cuando el documento sea leído por el destinatario, automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico a nuestro correo, con los datos del documento así como la fecha y hora de lectura del documento leído. Al activar la opción [Solicitar notificación de recepción], cuando el documento sea recepcionado por el destinatario, automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico a nuestro correo, con los datos del documento así como la fecha y hora de recepción del documento. Al activar la opción [Enviar e-mail al Destinatario], cuando el documento sea enviado por el remitente , automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico al correo del destinatario, con los datos del documento así como la fecha y hora de envio del documento.

Adjuntar Archivo

Adjuntar Archivo, desde la biblioteca Ver Archivo

Limpiar Archivo

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1.3.- Documentos Referenciados Permite visualizar los documentos ya registrados y que están relacionados al documento actual, recuerde que pueden existir varios documentos que guarden relación, en este caso se agregarán haciendo clic en y te llevará a la ventana de búsqueda de Documentos/Guía, donde podrá escoger y seleccionar la guía que guarde relación entre sí.

1.4.- Botones de Acción

1.4.1.- Botón [Grabar] Permite grabar los datos registrados anteriormente. Al grabar los datos se mostrara el siguiente mensaje [Desea enviar en este momento el documento actual].

De seleccionar la Opción , el documento será enviado inmediatamente y pasará a la bandeja

Entregados/Enviados, de lo contrario si selecciona la opción el documento pasará a la bandeja Por Enviar.

1.4.2.- Botón [Anular Doc.] Permite anular el documento y todos sus movimientos generados, siempre y cuando los destinatarios no hayan recepcionado el documento.

1.4.3.- Botón [Cancelar] Permite cancelar todas las acciones realizadas dentro del registro.

1.4.4.- Botón [Imprimir] Permite imprimir la guía de destino del documento.

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1.4.5.- Botón [Salir] Permite cerrar la ventana actual.

1.4.6.- Botón [Nuevo Doc.]

Permite registrar un documento nuevo.

1.2.- Pestaña Derivaciones En esta pestaña se visualizará todos los movimientos realizados y/o derivaciones que contenga el documento. Recuerde que usted puede seleccionar los campos que desea visualizar de acuerdo a sus necesidades.

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II.- Enviar (Documentos por Enviar) Recuerde que solo se podrá ver el listado de documentos por enviar cuando se encuentre en la [Bandeja Salida/Por Enviar] y cuando al momento de guardar los datos de un nuevo documento usted seleccionó la opción [No]

Primero seleccionamos uno o más documentos (hacemos check en la columna de selección, que se encuentra en la primera columna del lado izquierdo).

Luego hacer clic en el botón [Enviar]. Y confirmamos en envió del documento

III.- Recepcionar / Atender Documentos Recuerde que solo se podrá ver el listado de documentos pendientes o por atender cuando se encuentre en la [Bandeja Entrada/Pendientes].

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Para atender un documento, primero seleccionamos uno o más documentos (hacemos check en la columna de selección, encuentra en la primera columna del lado izquierdo).

Luego hacer clic en botón [Recepcionar], el o los documentos seleccionado(s) pasaran de la [Bandeja de Pendientes] a la [Bandeja de Recibidos]

IV.- Responder / Atender Documentos Recuerde que solo se podrá responder un documento, cuando se encuentre en la [Bandeja Entrada/Recibidos].

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Para dar respuesta a un documento se deberá seleccionar la Opción Recibidos, seleccione el

documento a responder, luego clic en el botón [Responder], lo que activará la

ventana Respuesta del Documento (Ej. Respuesta del Documento 015-2010-INPE/21). Como

se puede apreciar al recuperar el documento, el sistema mostrará la bandeja y la Guía del

documento que se responderá así como en la pestaña Documento los documentos

referenciados y en la pestaña Derivaciones las derivaciones que tiene el documento hasta ese

momento.

1.- Pestaña Documentos Los campos a ingresar en esta pestaña son:

1.1- Origen

Responsable.- Debe seleccionar un responsable del combo desplegable que se muestra en la pantalla.

Tipo de Documento.- Seleccione un documento de la lista mostrada, el tipo de documento a registrar.

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Núm. Doc.- Número de documento, el número es generado automáticamente por el sistema, cuando se grabe documento.

Fecha Doc.- Ingrese la fecha de elaboración del documento.

Folder.- Ingrese la cantidad de folder.

Nº Folio.- Ingrese la cantidad de folios que tiene el documento y sus anexos.

Sumilla/Asunto.- Ingrese el asunto del documento.

Confidencialidad.- Indique el tipo de confidencialidad del documento, secreto, reservado, normal.

Tipo de atención.- Indique el tipo de atención que se le debe brindar al documento, Urgente, Muy Urgente, Normal. Si elige Normal se habilita el campo días, lo que permite ingresar los días para la atención del documento.

Documento de referencia.- Al seleccionar nos habilita los campos Nº Doc, Nº Guía, Cambiar Año, si conoce el número de Doc. o Guía lo indica para ser referenciada.

De lo contrario, si no conoces el número de guía o documento, hacer clic en botón [?] y se mostrara la ventana de búsqueda de Documentos/Guía, donde podrá escoger y seleccionar la guía que guarde relación entre sí.

1.2- Destinatario

Interno.- Permitirá filtrar los destinatarios internos (usuarios, oficinas y sede regionales) de la institución, a quien va dirigido la documentación. Dentro de esta característica se encuentran las siguientes opciones; Mi Oficina.- Permitirá filtrar los destinatarios (usuarios) de mi oficina, a quien va

dirigido la documentación. Oficina.- Permitirá filtrar las oficinas que tienen bandeja del local de establecimiento. Regiones.- Permitirá filtrar las regiones que tienen bandeja. Oficinas Externas .- Permite enviar a las oficinas de la Región (previamente

seleccionado) que tienen bandeja.

Externo.- Permitirá filtrar los destinatarios externos (instituciones externas y empresas privadas), a quien va dirigido la documentación. Dentro de esta característica se encuentran las siguientes opciones;

Privado.- Permitirá filtrar los destinatarios de todas las empresas privadas (que se

encuentren registrados previamente), a quien va dirigido la documentación. Estatal.- Permitirá filtrar los destinatarios de todas las instituciones públicas, a quien

va dirigido la documentación.

Nº de Doc. o Guía

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Nombre.- Con solo digitar tres letras y presionar la letra [Enter], muestra una lista con los destinatarios, oficinas y regiones (dependiendo de la opción seleccionada anteriormente)

Para.- Al hacer clic nos muestra la lista de destinatarios (dependiendo de la opción seleccionada; mi oficina, oficina, regiones, etc.), que serán registradas en la lista [Para] como originales, se puede agregar más de un original siempre y cuando el tipo de documento seleccionado sea múltiple.

CC.- Al hacer clic nos muestra la lista de destinatarios (dependiendo de la opción seleccionada; mi oficina, oficina, etc.), que serán registradas en la lista [CC] como copias, se puede agregar más de una copia en cualquier tipo de documento seleccionado.

Con la finalidad de visualizar o modificar los datos del destinatario hacer clic , lo que mostrará la siguiente ventana, aquí podrá elegir la acción a tomar.

Al activar la opción [Solicitar notificación de lectura], cuando el documento sea leído por el destinatario, automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico a nuestro correo, con los datos del documento así como la fecha y hora de lectura del documento leído. Al activar la opción [Solicitar notificación de recepción], cuando el documento sea recepcionado por el destinatario, automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico a nuestro correo, con los datos del documento así como la fecha y hora de recepción del documento. Al activar la opción [Enviar e-mail al Destinatario], cuando el documento sea enviado por el remitente , automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico al correo del destinatario, con los datos del documento así como la fecha y hora de envio del documento.

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Adjuntar Doc.: Permite adjuntar un documento (archivo Word, imagen JPG, archivo pdf, etc.) escaneado al documento enviado.

Al momento de grabar los datos del documento de respuesta, en el caso que existan más de una Guía referenciada, se mostrará un mensaje que indicará que se han detectado múltiples documentos de referencia.

Si desea crear una nuevo un numero Guía seleccione , si por el contrario desea escoger entre las Guías agregadas (referenciadas) con la cual saldrá el documento de respuesta

seleccione , lo que activará la ventana de Seleccione el Número de Guía.

Adjuntar Archivo

Adjuntar Archivo, desde la biblioteca Ver Archivo

Limpiar Archivo

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1.2.- Pestaña Derivaciones En esta pestaña se visualizará todos los movimientos realizados y/o derivaciones que contenga el documento. Recuerde que usted puede seleccionar los campos que desea visualizar de acuerdo a sus necesidades.

V.- Derivar / Atender Documentos

Para derivar un documento se deberá seleccionar en la [Bandeja de Recibidos], luego seleccionar

el documento a derivar, luego clic en el botón, lo que activará la ventana Derivar Documento. En esta ventana registraremos el destinatario a quien va dirigida un original o copia del documento según corresponda, asimismo permite realizar los proveídos y las observaciones para la derivación.

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Con la finalidad de visualizar o modificar los datos del destinatario hacer clic , lo que mostrará la siguiente ventana, aquí podrá elegir la acción a tomar.

VI.- Archivar un Documento

Para archivar un documento se deberá seleccionar la [Bandeja de Recibidos], luego seleccionar el

documento que se desea archivar, luego clic en el botón [Archivar].

Después nos mostrara una un mensaje de confirmación para archivar, confirmamos el mensaje,

luego se mostrara la siguiente ventana. Donde ingresaremos el nombre del folder y alguna

observación antes de archivar el documento.

Al activar la opción [Solicitar notificación de lectura], cuando el documento sea leído por el destinatario, automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico a nuestro correo, con los datos del documento así como la fecha y hora de lectura del documento leído. Al activar la opción [Solicitar notificación de recepción], cuando el documento sea recepcionado por el destinatario, automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico a nuestro correo, con los datos del documento así como la fecha y hora de recepción del documento.

Al activar la opción [Enviar e-mail al Destinatario], cuando el documento sea enviado por el remitente , automáticamente el sistema remitirá un mensaje de correo electrónico al correo del destinatario, con los datos del documento así como la fecha y hora de envio del documento.

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VII.- Botones de Acción

1.- Botón [Exportar] Permite exportar los documentos registrados hacia un documento Excel, de acuerdo a los filtros realizados resultados.

2.- Botón [Anular Doc.] Permite anular el o los movimientos generados, siempre y cuando los destinatarios no hayan recepcionado el documento.

3.- Botón [Activar Mov.] Permite activar el movimiento del documento, cuando este fue anulado por error del usuario.

4.- Botón [Cambiar Responsable] Permite cambiar el responsable del movimiento de documento, a otra persona. Solo está activo en la Bandeja Pendientes.

5.- Botón [Derivación Responsable.] Permite derivar el responsable del movimiento de documento, a otra persona. Solo está activo en la Bandeja Recibidos.

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Módulo Seguimiento

Este módulo está disponible para todos los usuarios, a través de éste se puede realizar la consulta

de los movimientos que tiene un documento ya sea tipo externos (que viene de otras instituciones) o

de tipo internos (que son generados dentro de la institución).

Este módulo tiene dos (02) secciones: Búsqueda y Listado de Documentos.

I.- Filtros búsqueda

Permite realizar el seguimiento de los movimientos del documento por diferentes parámetros:

Filtrar por Institución.- Permite la búsqueda por la institución que remite el documento.

Procedencia.- Permite filtrar los documentos de tipo interno, externo o todos.

Tipo de Documento.- Permite la Búsqueda por Tipo de documento, ejemplo Oficio, Carta, oficio Múltiple, Memorándum, Memo Múltiple, etc.

Nro. De Documento.- Permite la Búsqueda por Nro. del documento.

Nro. Guía.- Permite la búsqueda por el número de guía.

Firmante.- Permite buscar el documento por la persona que lo emite (el firmante).

CAPÍTULO

5

Sección filtros de

búsqueda

Sección listado de

documentos

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Asunto.- Permite la búsqueda por el asunto del documento.

Rango de fechas.- Permite la búsqueda de documentos por el rango entre fecha inicial y fecha final.

Tipo de Atención.- Permite la Búsqueda por Tipo de atención, esto quiere decir documentos: Normal, Urgente, Muy Urgente y Todos.

Por Confidencialidad.- Permite la Búsqueda por el grado de confidencialidad: Normal Reservado, Secreto y Todos.

Por Estado.- Permite la Búsqueda por el Estado en que se encuentra el documento: Pendiente, Terminado, Anulado y Todos.

Unidad Ejecutora.- Permite la búsqueda de los documentos que provienen de las Órganos Desconcentrados.

Dependencia.- Permite la búsqueda de los documentos recibidos de las Oficinas y/o Direcciones.

Área.- Permite la búsqueda de los documentos recibidos de las áreas

II.- Listado de Documentos

En esta sección se muestra la relación de los documentos que coincidan con los parámetros de la búsqueda.

Para poder visualizar los movimientos realizados y/o derivaciones que contenga la Guía de Destino, deberá hacer doble clic en el documento seleccionado, lo que nos conllevará a la ventana Movimientos del Documento, recuerde que usted puede seleccionar los campos que desea visualizar de acuerdo a sus necesidades.

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Modulo: Mantenimiento

I.- Bandeja Responsable

Este módulo se encargará de ingresar o eliminar trabajadores (usuarios) a la bandeja de su oficina

que le corresponde. Dependiendo de los permisos asignados a su usuario podrá visualizar el menú

[Bandeja Resp.]

1.- Ingresar Trabajadores a su bandeja Para realizar este procedimiento debe seguir los siguientes pasos; seleccione la bandeja, en donde se agregaran los nuevos trabajadores. Tal como se ve en la siguiente ventana.

CAPÍTULO

6

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Luego haga clic en el botón [Agregar], se mostrara la siguiente ventana. En esta ventana buscara al trabajador a agregar a la bandeja seleccionada anteriormente. (Para agregar hacer doble clic sobre los datos trabajador a agregar)

2.- Eliminar Trabajadores de su bandeja Para eliminar un trabajador de su bandeja, debe seleccionar el trabajador, luego hacer un clic en el

botón [eliminar]. Se mostrara un mensaje de confirmación, si deseamos eliminar el registro hacemos clic en el botón [SI].

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II.- Tipo Documento

Este módulo se encargará de ingresar o eliminar Documentos a la bandeja de su oficina que le

corresponde.

1.- Ingresar un documento a la bandeja de oficina Para realizar este procedimiento debe seguir los siguientes pasos; seleccione la bandeja, en donde se agregaran los nuevos documentos. Tal como se ve en la siguiente ventana.

Luego haga clic en el botón [Nuevo], se mostrara la siguiente ventana.

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En esta ventana se buscara el tipo de documento a agregar a la bandeja seleccionada anteriormente. (Para agregar seleccionar uno o más documentos y luego hacer clic en el botón [Aceptar])

2.- Eliminar un documento de la bandeja de Oficina Para eliminar un documento de su bandeja, debe seleccionar el documento, luego presionar la tecla [suprimir o delete]. Se mostrara un mensaje de confirmación, si deseamos eliminar el registro hacemos clic en el botón [SI].

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Reportes

En esta sección se explicara los pasos a realizar, para generar los diversos reportes que existe en

todo el modulo de Tramite Documentario.

I.- Reportes del Modulo Tramite. 1.- Reporte Guía Destino

Seleccione el documento que desea visualizar su guía de destino, luego haga clic en el botón [Guía

de Destino]

CAPÍTULO

7

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2.- Reporte Documentos Enviados

Haga clic en el botón [Doc. Enviados] Se mostrara la siguiente ventana, donde seleccionaremos los filtros de acuerdo a las necesidades de cada usuario, Unidad Ejecutora (Región), la dependencia, tipo de documento, rango de fechas, etc. Luego de aplicar los filtros hacemos clic en el botón [Aceptar].

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3.- Reporte Documentos Recibidos

Haga clic en el botón [Doc. Recibidos] Se mostrara la siguiente ventana, donde seleccionaremos los filtros de acuerdo a las necesidades de cada usuario, Unidad Ejecutora (Región), la dependencia, tipo de documento, rango de fechas, etc. Luego de aplicar los filtros hacemos clic en el botón [Aceptar].

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4.- Reporte Courier

Haga clic en el botón [Courier] Se mostrara la siguiente ventana, donde seleccionaremos los filtros de acuerdo a las necesidades de cada usuario, Courier, Unidad Ejecutora (Región), la dependencia, tipo de documento, rango de fechas, etc. Luego de aplicar los filtros hacemos clic en el botón [Aceptar].

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II.- Reportes del Modulo Bandeja

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1.- Reporte Guía Destino

Seleccione el documento que desea visualizar su guía de destino, luego haga clic en el botón [Guía

de Destino]

2.- Reporte Documentos Enviados

Haga clic en el botón [Doc. Enviados] Se mostrara la siguiente ventana, donde seleccionaremos los filtros de acuerdo a las necesidades de cada usuario, Unidad Ejecutora (Región), la dependencia, tipo de documento, rango de fechas, etc. Luego de aplicar los filtros hacemos clic en el botón [Aceptar].

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3.- Reporte Documentos Recibidos

Haga clic en el botón [Doc. Recibidos] Se mostrara la siguiente ventana, donde seleccionaremos los filtros de acuerdo a las necesidades de cada usuario, Unidad Ejecutora (Región), la dependencia, tipo de documento, rango de fechas, etc. Luego de aplicar los filtros hacemos clic en el botón [Aceptar].

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4.- Reporte Listado Documentos Correlativos

Haga clic en el botón [Doc. Correlativo] Se mostrara la siguiente ventana, donde seleccionaremos los filtros de acuerdo a las necesidades de cada usuario, tipo de documento, rango de fechas, etc. Luego de aplicar los filtros hacemos clic en el botón [Aceptar].

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